Categoria(s) do post: GTD™, Áreas da Vida

Quando eu comecei a utilizar o GTD (um método de organização; clique no link para saber mais), percebi como fazia uso errado da minha agenda. Eu costumava abrí-la na página do dia em questão e ir anotando o que eu precisava fazer. Se você utilizar como caixa de entrada (assim como eu utilizo o caderno; veja mais naquele link acima), tudo bem, mas a grande verdade é que a maioria de nós não utiliza dessa forma. Levante a mão quem aqui não anotou um monte de tarefas em um dia da agenda e, impossibilitado(a) de fazer tudo, copiou as tarefas para o dia seguinte?

Por que isso não funciona: porque nosso dia-a-dia é maluco. Recebemos demandas o dia inteiro e, por mais organizados que sejamos, muitas vezes não conseguimos dar conta de tudo. Foi assim que eu descobri o GTD e passei a organizar meus projetos de outra forma. E foi aí que eu descobri que a agenda deve ser utilizada para compromissos e tarefas extremamente pontuais, que realmente precisam ser feitas em determinado dia. Mas precisamos tomar um cuidado enorme com isso, porque não são tarefas que queremos que sejam feitas naquele dia, mas as que realmente necessitam. Por exemplo, existe uma grande diferença entre uma tarefa como “pagar a conta de luz que vence hoje” com “organizar o armário”. Deu para sentir a diferença? Uma realmente tem um prazo, a outra não. E são somente as que têm um prazo que devem ser anotadas na agenda.

Veja outras informações que você pode usar para anotar na sua agenda, sem atrapalhar seu dia-a-dia e enchê-las de informações desnecessárias:

  • Tarefas pontuais, como eu exemplifiquei acima. Tarefas que tenham um prazo.
  • Prazos em si. Você pode ter uma série de deadlines no trabalho e anotar esses prazos na agenda pode ser bastante útil.
  • Compromissos! Afinal, é para isso que as agendas servem, em primeiro lugar. Anote todos os seus compromissos: reuniões, consultas médicas, festas de aniversário, viagens etc.
  • Se você alugou um filme ou pegou um livro emprestado na biblioteca, anote o prazo na agenda.
  • Mulheres podem anotar o período em que estarão ovulando ou menstruando (para não ficar muito explícito, eu faço uma bolinha vermelha no dia).
  • Se você comprou algo que será entregue na sua casa, anote na agenda o dia em que está prevista a entrega.
  • Informações sobre eventos diversos, como o início da temporada da sua série de tv preferida, por exemplo.

Dica: 43 pastas do David Allen

No GTD, existe a recomendação para que tenhamos um arquivo com 43 pastas, que basicamente são pastas para os 12 meses e para os 31 dias de cada mês. Algumas pessoas simplificam e têm somente 12 pastas, uma para cada mês. Para que servem? Para você organizar a papelada que precisará em datas específicas.

Alguns exemplos:

  • Você terá uma consulta médica no dia 23. Na pasta do dia 23, pode deixar um papel com todas as perguntas que deseja fazer ao médico durante a consulta. Quando chegar nesse dia, você abrirá a pasta e usará o que estiver guardado dentro dela.
  • Você terá uma reunião muito importante no dia 14, para a qual precisa ler mais de 20 páginas para se inteirar. Você deixa então essas folhas de leitura na pasta do dia 13, para ler um dia antes.
  • Seu filho precisa levar uma autorização de passeio para a escola daqui a uma semana. Você pode assinar e deixar a autorização na pasta do dia antes, para ver e guardar na mochila dele.
  • Você precisa entregar um formulário preenchido daqui a quinze dias. Basta guardá-lo na pasta do dia em questão.
  • Seu dia de pagar as contas da semana será na próxima quinta-feira. Você as guarda na pasta desse dia, então.

A ideia é abrir a pasta do dia em questão diariamente e verificar o que precisa usar naquele dia. Como todo sistema de organização, precisa ser mantido como um hábito para que você confie plenamente.

E, como vêem, os usos das 43 pastas são inúmeros. Muitas vezes essa papelada fica tomando nosso espaço sem que saibamos o que fazer com ela, pois não são papéis para arquivarmos, não é? São papéis importantes que precisamos tomar alguma providência. Essa dica das 43 pastas é bastante útil, eu acho. Para organizar, você pode utilizar pastas suspensas ou, como eu disse, uma única pasta com 12 divisórias (para os meses) onde você organiza o conteúdo dos dias com clipes e post-its. Depende do seu espaço.

As 43 pastas acabam funcionando como um arquivo de suporte à sua agenda e os dois devem trabalhar juntos.