Como organizar: Documentos

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Todos nós temos documentos e, quando não os organizamos, corremos o risco não só de perdê-los e estragá-los, mas também de nunca encontrá-los quando mais precisamos deles. Veja os documentos que você deve guardar a sete chaves, com muito cuidado:

  • Escrituras
  • Certidão de casamento
  • Certidão de nascimento
  • Certidão de óbito
  • Apólice e cartão do seguro do carro
  • Registro e títulos do carro
  • Cópia da carteira de motorista
  • Certificado de reservista
  • Cartões do INSS
  • Passaportes
  • Documentos legais de todos os tipos (divórcios, por exemplo)

Esses documentos podem ser guardados em uma caixa ou pasta rotulada como “documentos importantes”, ou mesmo em um arquivos de pastas suspensas ou em um cofre (se você tiver). O importante é que esses documentos devem ser guardados de forma diferente de todos os outros, de modo que você sempre saiba com absoluta certeza onde todos estão, e que estão seguros.

Para arquivos médicos, tais como receitas, exames e atestados, veja minha outra sugestão.

Se você tiver um control journal (fichário de gerenciamento da casa e da família), pode guardar também as seguintes informações importantes:

  • Números de contas bancárias e senhas
  • Endereços de e-mail e senhas
  • Logins de sites e senhas
  • Registros de investimentos
  • Lista de endereço e telefone de parentes, amigos e outros úteis no geral
  • Senhas de cartões de crédito e débito, com telefones para emergências
  • Registros de impostos
  • Inventários dos bens domésticos

Muitas pessoas também ficam com dúvidas com relação ao tempo que precisam guardar cada documento. O ideal é que você converse com o seu contador (caso tenha um) e discuta suas necessidades individuais, que podem variar bastante, dependendo do que você tem. Via de regra, os prazos são os seguintes:

1 mês

  • Recibos do cartão de crédito
  • Recibos de pequenas compras
  • Comprovantes de depósitos bancários

1 ano

  • Canhotos do talão de cheques
  • Extratos bancários
  • Extratos dos cartões de crédito
  • Extratos de investimentos
  • Propostas, apólices e declarações de pagamento de seguros devem ser guardadas por um ano depois do término do serviço

5 anos

  • Contas de água, telefone, luz e outros serviços essenciais
  • Recibos de pagamento de convênio médico
  • Mensalidade escolar
  • Pagamento de cursos livres
  • Comprovantes de pagamento de cartões de crédito
  • Comprovantes de pagamento de aluguel (devem ser guardados enquanto você estiver no imóvel e durante mais cinco anos depois que sair)
  • Recibos de diárias de hotéis
10 anos
  • Contas de condomínio (devem ser guardadas por todo o tempo em que você morar no imóvel e, depois que sair, durante mais 10 anos)

Para sempre

  • Declarações do imposto de renda
  • Registros de imóveis
  • Testamento
  • Hollerites
  • Carnê do INSS
Outros
  • Documentos de consórcios (devem ser guardados até acabarem as transações)
  • Notas fiscais de compra de produtos (guardar durante a vida útil do produto)
  • Certificados de garantia (idem ao item acima)
  • Contratos (devem ser guardados até que o vínculo entre as partes seja desfeito)

Certamente, você pode ter documentos e comprovantes que não estão nesta lista e não sabe o que fazer com eles. Por isso é importante conversar com um contador, pois cada caso é um caso, especialmente para quem tem firma aberta ou outras necessidades mais específicas.

Existem diversas maneiras de organizar essa papelada. A forma mais comum é utilizar um arquivo de pastas suspensas por categorias. Você também pode preferir arquivar por anos (as contas) ou guardar em pastas separadas por categorias também. Não importa como você irá organizá-los, desde que respeite os prazos e os mantenha com você e sabendo onde estão.

Muitas pessoas sugerem a digitalização de alguns documentos e comprovantes, a fim de reduzir espaço. Minha opinião sobre isso é a seguinte: alguns papéis precisam necessariamente ser físicos (certidões, por exemplo), então eu acho mais organizado guardar tudo junto que ter metade em papel e metade no computador. Fora que, em papel, o risco de perder é menor. Logo, eu não recomendo.

42 comentários

  1. Olá, sou tua fã, sempre passo no teu blog, é só que sou quietinha e fico no meu cantinho.

    Uma dica para você passar adiante, guarde com muito cuidado as carteirinhas de vacinas e o ‘exame do pezinho’ das crianças também.

    Meu sobrinho de 19 anos precisou do ‘exame do pezinho’para matricular-se em escola militar.

    E o meu filho de 22 anos precisou da carteirinha de vacina ao começar as aulas práticas na faculdade de medicina como um comprovante para não tomar vacina repetida.

    Abraço de luz e paz da tua ‘vizinha do interior de SP.’

  2. Thaís por que você recomenda guardar a declaração de imposto de renda pra sempre se os prazos da Receita são de 5 anos??

    • Fernanda, como comentaram aqui, tudo o que é relacionado ao Governo deve ser guardado, pois já vi muita gente ter dor de cabeça com isso no final da vida, e ninguém merece.

  3. Thais, parabéns pelo post excelente e super-útil. Estou estou preparando um post sobre este assunto para o meu blog e tinha já algumas informações, mas esse post só veio complementar para que fique mais recheadinho, rsrsr.
    Mas o que gostei mesmo, foi da ideia que você deu de consultar um contador. Você crê que eu tenho um mas nunca me ocorreu de consultá-lo?
    Obrigada pela dica. Foi muito útil mesmo, e creio que não só para mim, porque este assunto é meio raro na internet, e justo por isso que quis escrever a respeito.
    Um abração, querida. Ótima semana!

  4. Concordo com a fernanda quanto aos prazos da receita. E os comprovantes de pgto da fatura do cartão de crédito eu só guardo até chegar a próxima. Como valores eventualmente não pagos integram a parcela do mês seguinte, a própria fatura atualizada comprova o pagamento integral ou parcial da fatura anterior. Pode parecer pouco, mas para quem trabalha com maisde um cartão, é uma papelada a menos pra guardar… Imagine em 5 anos!

  5. Ah, e apenas para complementar.. O prazo para ingressar com ação trabalhista, por exemplo, é de 2 anos após a saída da empresa para cobrar até 5 anos anteriores. A menos que tenha algum equívoco quanto ao fgts, que dá para consultar periodicamente, também não vejo razão para guardar as folhas de pagamento de uma vida inteira…

  6. Por lei as contas de tarifas publicas servem de nada-consta. Quando chega uma, pode mandar as outras fora, a nao ser que haja debitos. Tempos modernos, nao ha nem pq receber em papel as contas/extratos de banco, cartao etc… a Receita tambem tem todos seus registros de declaracoes no site, e so imprimir se precisar. Porque guardar tanta coisa? Bjs!

  7. Recomendo ter,também, uma cópia simples dos documentos de identificação dos familiares de 1o grau (mãe,pai,irmãos,filhos) e do parceiro. Parece bobo , pois achamos que sempre teremos fácil acesso a estes documentos….Mas não é bem assim. Facilita desde uma simples consulta numérica até a identificação em caso de acidentes.

    E com relação às contas, podemos substituí-las pela declaração de quitação anual,quando enviada pela empresa. Aqui recebo estas declarações da faculdade do meu marido, da conta de luz,de água e do plano de saúde.

  8. Lais, apesar do prazo para ingressar com ação trabalhista ser de 2 anos, é sim necessário pra sempre por conta de aposentadoria. Quando a pessoa vai se aposentar o INSS muitas vezes pede holerits antigos, e algumas empresas podem não existir mais, ou simplesmente não fornecer cópias.

  9. O que mais me foi útil foi a ideia do control journal. Eu já deveria ter posto isso em prática. É realmente necessário, uma vez que nunca sabemos quando vamos precisar de informações confidenciais de nossa família. Há dois anos, o pai de uma amiga faleceu repentinamente e a família ficou louca porque não sabia senha de banco, cartão de crédito, senha de e-mail, NADA dele e elas precisam dessas informações. Foi uma luta pra descobrir tudo isso. Desde lá, tenho consciência de que um control journal é essencial para esses casos.

    Porém saliento uma coisa, infelizmente há pessoas e famílias desajustadas. Se você tem ou mora com uma família que, infelizmente, não é confiável, não é interessante ter informações confidenciais como senhas de banco num lugar em todo mundo saiba. Infelizmente, existem famílias em que uns não podem confiar nos outros, então pra esses casos, não indico mesmo ter esse tipo de informação à fácil mão.

    Beijo, Thais. Muito obrigada pela dica.

  10. Thais,
    Vc saberia dizer se há necessidade de se manter as caixas de produtos eletrônicos novos por algum tempo? Eu acho que não, para mim são apenas mais tralhas,já que o importante mesmo são as notas ficais, mas meu marido acha importante mantê-las.
    P.S.: Vc é ótima! Estou “viciada” no seu blog.

    • Elaine, eu só guardo se for algo que pode demandar troca. Mas a maioria eu jogo fora depois de chegar em casa, testar e ver que está tudo bem.

      • Eu particularmente guardo as caixas, desde que pequenas, de eletrônicos que eu possa vender mais adiante. Já vendi dois telefones celulares assim, com a nota fiscal, na Caixa e com manual e acessórios. É mais fácil de vender.

  11. Thais e Caros Leitores,
    Suas recomendações são válidas, e além delas, acrescento:
    Guardem para sempre todos os documentos e comprovantes de suas relações diretas ou indiretas com os poderes públicos Federal, Estadual e Municipal, pelo simples motivo de que tais poderes são “burrocráticos”, desorganizados, relapsos, cobradores e outras coisas mais que estamos cansados de ver como nunca antes neste país. Mesmo você sendo 100% cumpridor dos seus deveres de cidadão, em caso de processos administrativos ou judiciais contra você, é você que tem que comprovar o óbvio, e se não puder, você será culpado e condenado. Tenham sempre em mente: nesta terra dominada pelos bandidos, a culpa é sempre da vítima… no caso, nós contribuintes espoliados.

  12. O que o Arnaldo comentou é muito pertinente, concordo em gênero, número e grau.
    Detesto guardar coisas inúteis, mas realmente, tudo que se refere a governo, multas pagas, coisas relacionadas a imposto de renda, iptu, ipva, inss, e outros, eu guardo mesmo. É ruim, mas evita-se problemas grandes.

  13. Thais … Adorei o post e é sempre muito bom relembrar estes prazos para reorganizar a papelada. Aqui em casa somos meios neuróticos com esta questão de organização da papelada, sou contadora e desde a época que eu tinha o escritória eu precisei aprender a manter o caos da papelada e me encontrar depois no meio de tudo isso, daí trouxe um pouco dessa disciplina aqui para casa.

    Só vou fazer algumas ponderações sobre o que você falou e como coloco em prática hoje.
    – Sobre as contas de água, luz, telefone, cartão de crédito … = Guardamos apenas por um ano, na verdade fica no movimento anual (uma pasta com 12 plásticos de jan a dez), encerrado o ano eu revejo a papelada e me desfaço dessas contas. Na verdade hoje já existe a certidão de quitação de débito, então bastaria eu guardar esta certidão o que me pouparia tanto papel.
    – Sobre a DIRPF ou PJ é necessário que se guarde para a vida toda sim como vc mesma disse, acho que com o fisco não se brinca e não custa nada facilitar a nossa vida ou dos herdeiros para o futuro. Falo isso pois já vi inúmeras velhinhas viúvas “desesperadas” no atendimento da SRF tentando resolver problemas de declaração de mil novecentos e estrelhinha de seus maridos (digo por experiência: mexer com a receita federal não é tão simples como citaram nos comentários: ” … a receita federal fica com todas as informações, se precisar é só pedir …”. E tem outra coisa: o prazo prescricional de 5 anos é para a SRF reconhecer a dívida e inscrevê-la em dívida ativa (o que sempre acontece), uma vez inscrito em dívida ativa perdura para a vida toda. Resumindo: Guarde todas as declarações de IR e ainda resalto para a importância de salvar o arquivo e guardar junto.
    Outra coisa que vc citou e está certissima e guardar os contra-cheques ou holerites até a aposentadoria ou até depois dela (caso precise pedir revisões), apesar do INSS ser informado mensalmente pelas empresas sobre as informações do empregado, pode ocorrer da empresa deixar de recolher a contribuição social e daí caberá a vc provar que recebeu mensalmente a remuneração com o desconto da contribuição. Imagina a situação de ter que comprovar recebimentos do seu primeito emprego ??! … Com certeza nesmomento lembraremos de suas dicas rss : “Ahhh porque eu não ouvi a Thais ” rss

    Bjs

  14. Thais, uma coisa que eu faço com senhas de sites e logins é enviar pra mim por e-mail e arquivar em uma pasta que chamei de cadastros. É claro que senhas bancárias por exemplo não confio de colocar no meu e-mail, mas para o resto é bem prático!

  15. É meio mórbido, mas só comecei a organizar esses documentos quando comecei a viajar sozinha, uma dia antes da primeira viagem eu pensei “e se eu morrer?” rs
    Comprei uma pasta sanfonada, agora tudo fica lá e quando viajo, como a casa fica vazia, informa à família onde tudo está.
    Eu trabalho com atendimento ao público e vejo o que as famílias passam quando um familiar não deixe nem pistas do que tinha, do que devia… como disse é meio mórbido, mas eu acho que é obrigação poupar a família de certo trabalhos e foi o que me fez organizar essa parte da minha vida.

  16. Thais, eu adoro o blog! É inspirador ver a sua dedicação e determinação!
    Sempre fui uma pessoa organizada, mas o blog me ajuda a organizar de formas diferentes, que eu não havia testado ou pensado antes…:)
    Achei muito, muito, muito útil este post! Hoje algumas empresas, como as de cartão de crédito enviam pra gente um documento que é o comprovante de pagamento de faturas do ano! Se não me engano é lei! O que poupa a gente de guardar muitos e muitos papéis!
    Parabéns!

  17. THAIS,eu gosto muito do seu blog! Estou me esforçando ao máximo para me tornar organizada,mas confesso que não é nada fácil.
    Depois de ler esse post vou organizar meus documentos.

  18. Thais, eu adoro sou blog e tenho lido e acompanhado desde o ano passado. Já implementei algumas de suas sugestões e estou sempre relendo posts de determinados assuntos quando pretendo organizar algum setor da minha vida. Nesse momento estou tentando organizar os documentos (cópias extras, originais) individuais, da casa, atestados, contratos, toda essa papelada. Li e reli vários dos seus posts para chegar em alguma forma ideal.
    Atualmente toda essa papelada está arquivada em várias pastas sanfonadas. Mas estou surtando com elas já faz tempo. Elas estão gordas e o elástico laceado. Ou seja, nem fecham direito. E tb não estão mais encaixando direito na prateleira do armário. Não quero sair comprando material de papelaria a não ser que eu tenha plena certeza de que vai dar certo. Vi sugestão sua de usar caixas com pastas suspensas. Mas fico com receio delas ficarem soltas, abertas. Não sei se dou um jeito de comprar elastico para substituir e compro mais pastas sanfonadas para tirar a carga das atuais….Na sua experiência, que formato vc achou melhor?
    bjs

    • Estou mantendo em papel somente o necessário em fichários e digitalizando o resto no Evernote. Ainda não fiz um post sobre isso porque ainda estou formatando o sistema.

      • THAIS ME AJUDA AI, FUI CONTRATA PARA COLOCAR EMORDEM UMA OFICINA FUNILARIA E PINTURA…..RAPAIZZZZZZZZZZ QUE BAGUNCA… PORONDE COMECO? COMO POSSO ORGANIZAR O CONTAS A RECEBER E A PAGAR, EU TENHO UM SISTEMA GERENCIAL DA EMPRESA POREM…. ESSES PAPEIS TEM QUE FICAREM ORGANIZADO COMO DEVO ORGANIZAR EM AJUDAI AI!!
        VALEU

  19. Estou aproveitando as férias pra fazer uma faxina geral em casa… tenho muuuuuuuuuuita papelada e suas dicas estão me ajudando mto nesse desapego, rs!!

    Tenho dúvidas quanto a documentos de antigos empregos, como holerites (já vi que vou guardar todos, rs), contrato de trabalho, rescisão de contrato, extrato fgts e seguro desemprego, etc..

    Obrigada! vou mandar uma foto do meu “antes” e “depois”

  20. Maioria das contas vem com a declaração anual de quitação, lá pelo mês de maio, dizendo que esta conta substitui todas as anteriores. É uma boa para evitar o acumulo desses papéis.
    Conta de luz, telefone, água, faturas de cartão de crédito, todas elas possuem esse aviso uma vez por ano.
    Hipercard, por exemplo, tem o aviso todo mês, melhor ainda.

  21. Estou procurando uma forma de organizar tudo isso, mas como todos esses documentos estão em varios lugares diferentes para poder centralizar todos eles pensei em digitalizar. Queria saber a sua opinião sobre guardar todos no Evernote em um caderno. “Todos eles” – estou incluindo scanner de RG, passaporte, carteira de habilitação etc- tudo menos contas bancarias.

    Obrigado e parabéns pelo blog, é sensacional!

  22. Thaís, eu geralmente pago meus boletos pelo Internet Banking e envio os comprovantes de pagamento para meu e-mail. Mesmo assim, é necessário guardar os boletos físicos que recebo?

  23. Oi, Thais!

    Gostaria de uma orientação sua quanto à melhor forma de guardar alguns documentos importantes como Certidão de Nascimento, de Casamento e Diploma, por exemplo. Eu queria saber a melhor forma de conservação; colocar em plástico, envelope ou ourra maneira antes de guardar na pasta.

    Adorei seu blog e aguardo suas dicas.

    Abs

  24. Miki e Thais,

    Na minha opinião, não acho o ideal o uso de pasta sanfonada, pois apesar das divisórias serem interessantes, ela ocupa muito espaço, com a inserção de muitos documentos fica toda disforme e não tem espaço adequado para etiqueta-la e colocar na estante.

    Por experiência própria, cheguei a conclusão de que o melhor método para documentos de arquivo morto são o uso de pastas grossas comuns, com colocação de sacos plásticos de fichários para separação por tipos, etiquetando cada pasta grossa com o gênero que vai ser arquivado nesta pasta.

    Tenho boas dicas, mas é muita coisa pra postar aqui.

    Parabéns pela iniciativa, seu blog é excelente.

  25. Thais, estou precisando de uma ideia para organizar guias de remessa no meu trabalho. São guias de remessa para vários lugares, os remetentes são também de vários setores. Atualmente são arquivadas no protocolo, como vamos receber uma quantidade maior de procedimento no protocolo e não tem lugar para arquivar tanta guia. Essas guias são arquivadas em pastas gekas. Arquivamos por mês. Será melhor que cada setor arquive sua guia de remessa recibada?

    ILKA

  26. Pergunta: qual a melhor maneira de guardar documentos como passaporte, carteira de vacinação, carteirinhas diversas, etc.? São documentos que precisamos mas só de vez em quando.

    Até a pouco tempo mantinha muitos em vários porta-documentos, mas nem todos os documentos cabem.

    Recentemente coloquei tudo numa pasta sanfonada pequena, mas que não fecha direito por conta da grossura de alguns documentos, como passaportes.

    Alguém dá uma dica?

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