Você já leu sobre o GTD (Getting Things Done) neste blog: trata-se de um método de organização criado por David Allen, autor do livro homí´nimo (cujo link para o Submarino você encontra na lateral). Hoje eu quero falar sobre como você pode adequá-lo ao seu programa de e-mails para não ter mais pí¢nico ao acessá-lo e ver aquele monte de mensagens se acumulando na caixa de entrada.
Você vai precisar criar as seguintes pastas:
- @actions
- @responder
- @ligar
- @ler/revisar
- @espera
- @trí¢nsito
- @delegados
- Projetos
- Algum Dia / Talvez / Prospects
- Referência
As pastas com @ no começo são as pastas de contextos, onde você guardará os e-mails que necessitam de alguma ação.
A pasta de Projetos deve conter subpastas com o nome dos projetos em andamento. Você deve guardar itens que já foram ações, mas agora estão concluídas.
A pasta Algum Dia ou com nomes semelhantes (escolha um que mais se adeque ao seu caso) deve conter os projetos que não estão em andamento, mas pode ser que venham a estar logo mais.
A pasta de Referência também deve conter subpastas com arquivamento normal – o que você costumava fazer antes. Você deve utilizar para arquivar somente itens que não demandem ações. Ex: banco de currículos, dados de servidores, clippings etc.
Pastas de contextos
@actions – Guarde aqui e-mails que demandam ações que você pode executar sem obstáculos, mas não pode ser exatamente no momento. Uma das principais regras do GTD é: se recebeu uma tarefa que demande menos de 2 minutos, faça no ato. Se não, ela pode entrar nesta pasta para você fazer assim que liberar alguns minutos em sua vida.  Ex: “Montar cronograma XPTO”.
@responder – Guarde aqui e-mails que precisam ser respondidos em mais de 2 minutos. Quando puder, tire 15 minutos e vá respondendo um atrás do outro, até terminar seu “tempo livre”. Estando todos separados, fica mais fácil saber os que precisam de resposta. Ex: “Você sabe me dizer quando começa a pessoa nova na sua equipe?”.
@ligar – Guarde aqui e-mails que peçam uma ligação ao telefone. A ideia é pegar alguns minutos, abrir essa lista e resolver todos os telefonemas pendentes. Ex: “í‰ necessário pedir um suprimento de cartuchos para o pessoal do almoxarifado”.
@ler/revisar – Guarde aqui e-mail que precisam de revisão. Ex: “Preciso que você confira este cronograma para mim” e “Um cliente postou um elogio em seu blog pessoal, cujo link segue abaixo”.
@espera – Guarde aqui e-mails que demandam ações de outras pessoas e suas próximas ações dependem delas. Ex: “Já encaminhei seu e-mail para fulano e ele vai nos mandar os arquivos”. A ideia é revisar essa lista e entrar em ação, caso não tenha tido retorno do que está ali.
@trí¢nsito – Guarde aqui ações que precisam ser executadas quando você estiver na rua. Ex: “Buscar casaco na lavanderia” ou “Comprar a edição especial da revista X”.
@delegados – Diferente da pasta @espera, nesta pasta você deve guardar o que você delegou para outras pessoas. Imagine que você receba um e-mail pedindo uma ação que não deve ser executada por você. Você encaminha para outra pessoa e guarda o e-mail nesta pasta. A ideia é revisá-la e conferir se as tarefas estão em andamento ou já foram concluídas.
O grande truque
A grande sacada desse sistema é que você pode enviar e-mails para si mesmo com tarefas no título. Isso confere uma mobilidade enorme! Imagine você no trí¢nsito, tendo uma ideia e sem ter onde anotar? Grave uma mensagem de voz pelo celular e envie para o seu e-mail! Ou então, mande um e-mail mesmo. A coisa de centralizar as tarefas na sua caixa de entrada é a melhor maneira de você se organizar porque é algo que você visualiza diversas vezes por dia e não corre o risco de esquecer.
A organização das pastas por contexto facilita a sua rotina e garante que nada seja esquecido. Com o passar do tempo, você terá o hábito de enviar e-mails a si mesmo e organizará melhor tudo.
Sua cabeça está cheia?
Se a sua cabeça está cheia, você precisa esvaziá-la em um sistema eficiente que lhe permita pensar em coisas mais importantes, como estratégias de negócios. Sua caixa de entrada é um reflexo da sua mente. O objetivo é esvaziar ambas. E como fazer isso? Processando seus e-mails nas pastas adequadas, citadas lá em cima. Isso é o que você fazer no decorrer do dia, sempre que abrir seu e-mail. Apenas processe, processe e processe! E, no decorrer do dia, vá realizando as ações das pastas.
Muito importante: desligue o notificador de novos e-mails. Abra a caixa de entrada quando puder.
Quando você esvaziar sua caixa de entrada pela primeira vez, terá uma sensação indescritível.
Quando passar a executar melhor seus projetos em decorrência disso, terá mudado sua vida.
Boa sorte!
>Olá, Thais.Parabéns pelo blog. Acompanho há 2 meses e gostei bastante.Sugestão para futuro artigo: Evernote.Um abraço!
>oi,Muito bom seu blog,achei ele pq to numa fase em q a desorganizacao me estressa.Sempre fui desorganizado mas agora que to na faculdade isso ta pesando muito.Gostaria de um post de como otimizar isso,sem uso de PC.Ando pra la e pra ca com coisas da faculdade mas tbm queria tempo para mim mas nenhuma das 2 coisas to conseguindo fazer.Se puder me ajudar?Tenho varias datas de provas e compromissos,alem de contas para pagar,projetos,pesquisas e tudo to perdendo pq tem aulas de laboratorio que sao de 15 em 15 dias e outras a cada 30 dias.Fora meu blog (www.cuecapublica.com) que ta um lixo e nao tenho tempo para pesquisar sobre algo especifico e soh fica no papel como teste.Espero q me ajude,obrigado.
>Sugestões anotadas!
>"Como organizar os papéis da faculdade"http://www.vidaorganizada.com/2007/06/organizando-os-papis-da-faculdade.html
>Super dica!Adorei
guria, MUITO obrigada pela dica.
fiz isso com minha caixa de e-mails quando voltei das férias, e estou tendo uma semana de retorno produtiva e mais calma 🙂
obrigadÃssima!!!
Thais, já adotei o método de organização, mas fiquei com uma dúvida sobre o seguinte: na empresa onde trabalho, todo e-mail enviado ao meu setor vai com cópia para todos os integrantes do setor, ou seja, eu recebo muitos e-mails que não são direcionados a mim, dos assuntos mais variados possÃveis. Isso não me permite, por exemplo, saber em qual contexto eu devo colocá-lo, uma vez que, como o assunto não me diz respeito, não faço ideia do ‘status’ do mesmo.
Como devo proceder nesse caso?
Cria um filtro que manda direto para uma pasta sem passar pela entrada.
Uhn… boa ideia, mas preciso otimizá-la. Porque a maioria dos e-mails que eu preciso realizar alguma @ação ou @responder (rs) não vem diretamente para o meu e-mail, mas sim para o e-mail do setor (que vai com cópia para todos). TENSO.
Mas já valeu a ideia do filtro!!! Vou tentar! 🙂
Olá Thais.
Amei o seu blog. Ele tem me inspirado a ser uma pessoa mais organizada.
No momento estou uma dúvidas:
tenho muitas contas de e-mail, sendo 2 pessoais (um gmail que acaba recebendo muito spam e um hotmail que é o que mais utilizo, pois é o meu e-mail mais antigo), 3 emails profissionais, sendo: gmail (pq tem agenda e grande capacidade de espaço), um insititucional (cartografico@arquivoestado.sp.gov.br – trabalho no estado) do núcleo que dirijo e um institucional com meu nome, por exemplo: jyamamoto@sp.gov.br. Como faço? Basicamente eu fico entrando em várias caixas de email e muitas vezes eu como bola, deixo passar algumas coisas…e pretendo usar a agenda do google, mas não sei nem por onde começar…me dá uma luz?
Muito obrigada!!
Janaina
Dicas bem legais, estou adorando seu site..
Outra ferramenta legal se você usar o Gmail, é o uso do “não lido” e “demais”, ou organizar os emails por caixa de prioridade… E tem também os itens marcados com estrela, que você pode usar vários Ãcones…
Acabo usando muito essas duas ferramentas pois meu email principal é de trabalho, pessoal e da faculdade, é muito tema diferente.
Abraço!!
Gosto bastante desse método de organização. Conheci há uns três anos e desde então sempre apliquei. Suas dicas foram muito úteis! 🙂
andarilhominimalista.blogspot.com.br