Algumas dicas do David Allen

Eu estava lendo uma entrevista com o David Allen (autor do GTD) e pensei que poderia escrever algumas dicas aqui.

• Ele diz que a maioria das pessoas se perde em um buraco-negro de tarefas no mundo corporativo simplesmente porque não sabe como processar as informações que recebe. Alguém pede algo, a pessoa diz “ok, vamos fazer!”, mas não registra nada e a tarefa cai no esquecimento.
• Outro ponto interessante é quando o entrevistador o indaga sobre “listas esmagadoras”. Para quem é desorganizado, ver listas enormes de tarefas pode parecer uma loucura, mas a verdade é que é a melhor forma de se organizar (e a mais simples). Tudo o que você precisa fazer está listado e nada cai no esquecimento. Ele também disse que se pergunta porque as pessoas usam tanto agendas, pois elas são improdutivas da forma que costumam ser usadas, enquanto as listas são muito mais fáceis.
• Ele também fala da importí¢ncia de “quebrar” grandes tarefas em tarefas menores, caracterizando-as como projetos e facilitando a execução de cada etapa. As tarefas nos confundem. Sabemos que precisamos “comprar o presente de Dia das Mães”, mas a tarefa é postergada porque ela contém umas três tarefinhas ocultas dentro dela que fazem o nosso inconsciente deixar para depois. Antes de comprar o presente, você precisa escolher o item, escolher uma loja e finalmente agendar um dia para comprar. Se você escreve que precisa simplesmente comprar o presente, não sabe por onde começar, e a pobre mamãe fica sem presente.
• A importí¢ncia de se fazer uma coisa de cada vez substituindo a crença de que muitas tarefas devem ser executadas ao mesmo tempo. Fazer muita coisa ao mesmo tempo gera dispersão. Se você puder se concentrar em algo, será melhor. Por exemplo: quando você está trabalhando concentrado e recebe um alerta de e-mail, você já se desconcentrou. Desligue o alerta de e-mail, por favor! Estabeleça um horário para ver seus e-mails, nem que seja a cada meia hora, se você for muito requisitado. Mas, enquanto estiver trabalhando concentrado, mantenha-se no foco.
• Se você é um gestor ou coordenador, é importante ser organizado para facilitar o trabalho das pessoas que trabalham com você. Se os projetos não são claros, certamente aparecerão erros uma hora ou outra.
• Todo mundo precisa de um sistema. Essa é para você pensar no dia de hoje.