Trabalho

12 May 2015

Como preparar uma palestra

Desde que comecei a ministrar palestras, entre 2011 e 2012, recebi alguns comentários de leitores pedindo para falar um pouco sobre como se organizar para fazer uma palestra. Amanhã vou realizar uma palestra e, enquanto revisava minha apresentação pela última vez, me veio a ideia de escrever este texto.

Muitas pessoas pensam que, para criar uma palestra, é necessário abrir um documento do Power Point e começar a inserir informações ali. Na verdade, eu acho que esse é um dos últimos passos.

#1 O que realmente faz diferença para mim é, em primeiro lugar, saber quem será o público dessa palestra. Nem sempre a gente sabe, especialmente quando é um evento aberto ao público em geral, mas sempre dá para ter uma ideia. Se um cliente me contrata, eu recebo um briefing dizendo o que esperam de mim, então posso trabalhar em cima disso.

#2 Saber quem é o público me leva a um dos pontos principais, que é definir o propósito da minha palestra. O que eu quero alcançar com ela? O que eu quero que os participantes entendam quando nos comunicarmos?

#3 Depois, é fundamental saber o tempo disponível, o formato, se haverá espaço para perguntas, se teremos uma hora de conversa e uma hora de exposição, se serão duas horas de bate-papo, qual a estrutura do loca, se haverá microfone, se haverá projeção e outros recursos técnicos. Tudo isso direciona o formato da palestra.

#4 Com esses dados em mãos, dá para bolar uma estratégia para a palestra. Que pontos vou abordar? Não dá para falar de tudo! Então gosto de trabalhar três pontos fortes ao longo de todo o conteúdo, porque gosto do poder das tríades (abraços para o Christian). Ter três pontos me faz ter um norte e, a partir deles, destrincho um mapa mental com ideias no geral. Eu fico estudando essas ideias durante um tempão, porque acho esse processo criativo importante, além de adorar fazer.

#5 Algo que acho super importante é o todo ter coerência com o que já falo quando abordo outros temas. Por exemplo, não vou falar que sou contra mulher ser dona de casa se eu defendo o feminismo no blog e em outros materiais. O exemplo foi drástico, mas serve para ilustrar. Vejo muitos bons profissionais entrando em contradição diariamente. Essa coerência inclusive delineia a sua palestra, pois você a usa como princípio (“será que isso que eu estou falando corresponde àquela outra coisa?”).

#6 Com tudo isso já pensado, eu abro um arquivo PPT e monto um template que tenha a minha identidade visual. Crio os slides “fixos” que, no meu caso, são apenas dois: um slide onde me apresento, falo do meu livro, quem eu sou, e o slide final, com o “obrigada!” e os meus contatos. Todo o resto, eu gosto de criar do zero, pois acredito que toda palestra, mesmo que eu já tenha falado sobre o assunto antes, seja única. Não apenas por respeito ao público e ao cliente, mas porque eu mesma mudo também. Conceitos são amadurecidos, ideias se renovam, e acho legal ter esse cuidado com a coerência do meu discurso mesmo, que é uma impressão de quem eu sou e do meu trabalho.

#7 Eu gosto de ser expressiva com imagens ou poucas palavras, o que tem a ver com a minha missão (“inspirar”…), então esse é uma espécie de estilo pessoal nas minhas apresentações. Acho importante que cada palestrante encontre o seu. Sua apresentação tem que ter a sua cara. Se você revisar seu PPT e achar que não está legal ou está entediante, provavelmente está mesmo! O negócio é seu – mexa até ficar bom para você.

#8 Por fim, revise, ensaie, releia suas anotações. Quanto mais familiarizado você estiver com a sua apresentação, mais fluida ela será no momento da sua palestra.

#9 Salve em diversas mídias para não ficar na mão na hora. Computador que vai usar, pendrive e Dropbox costumam bastar, mas você pode usar outras.

No geral, eu costumo levar de uma a duas semanas para organizar uma palestra, dependendo da quantidade de tempo trabalhada nela diariamente. Muitas vezes, a maior parte do tempo está apenas na maturação do conteúdo mesmo. Existe a parte trabalhosa de montar o PPT, colher as imagens certas, acertar as fontes de maneira proporcional etc. Eu gosto de trabalhar com antecedência para ter certeza da qualidade.

E é assim que eu me organizo para preparar uma palestra atualmente. :) Fiquei com vontade de escrever um texto sobre como me organizo como palestrante, como me tornei palestrante e outros assuntos relacionados, que já me pediram também, mas isso eu deixo para outro post.

Temos leitores que também fazem palestras? Se você já fez uma apresentação no seu trabalho ou na faculdade, pode até não trabalhar diretamente com isso, mas já deve ter percebido que algumas dicas servem para você. Por favor, poste suas impressões nos comentários. Obrigada!

17 Mar 2015

O que eu aprendi sobre produtividade com Tim Ferriss: parte 4

Sei que estou em dívida com vocês com relação a esta série. Apesar de não ter escrito a respeito, tenho revivido muitos dos ensinamentos do Tim deste livro no meu dia a dia. Eu estava bastante ocupada e trabalhando em muitos projetos quando resolvi que seria necessário tomar uma atitude antes que a atitude fosse tomada pelo meu corpo ou por outras situações ao meu redor. Portanto, o post de hoje é para falar exclusivamente sobre produtividade e qual a visão do Tim sobre o assunto.

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Tim Ferriss é autor do livro “Trabalhe quatro horas por semana”.

O Tim comenta em um determinado capítulo do livro que a gente deveria esquecer tudo o que a gente aprendeu até então sobre produtividade. Ele diz que podemos nos tornar especialistas em embaralhar pastinhas e batucar o teclado do computador apenas para disfarçar que não estamos sendo produtivos, mas apenas ocupados. Aliás, fazer a si mesmo/a essa pergunta ao longo do dia ajuda bastante a manter a produtividade: você está sendo produtivo ou está apenas ocupado?

Isso tem tudo a ver com a execução no GTD, que diz que precisamos fazer as coisas com significado. Fazer apenas por fazer não faz diferença alguma. Todo mundo consegue executar com uma lista na mão.

O Tim propôe o seguinte desafio: se o seu médico te disser que você vai ter um infarto e só pode trabalhar quatro horas por dia (meio expediente), o que você priorizaria? Certamente, você conseguiria dar conta de tudo o que era mais importante e precisaria fazer. O que ficou de fora foi simplesmente resultado da sua priorização.

Agora, e se alguém colocar uma arma na sua cabeça e disser que você pode trabalhar apenas duas horas por dia? O que você faria? Sim, você também conseguiria priorizar. Essa “mágica” vem do princípio de Paretto, que afirma que 80% dos nossos resultados vêm de 20% dos nossos esforços. Quem curte o assunto produtividade gosta de executar, mas será que o que está sendo executado era realmente a prioridade ou você está executando um montão de coisas que não importam para disfarçar aquela coisa mais importante que você não está fazendo?

E outra: não é para aumentar a quantidade de coisas que você está fazendo, mas diminuir! A visão do Tim sobre o trabalho é que a gente possa automatizá-lo da melhor forma possível. O livro todo é sobre isso. É sobre como você consegue ganhar dinheiro, trabalhar de forma suficiente e viver a vida – em vez de esperar para fazer isso na aposentadoria. Não foi a toa que o livro ficou na lista dos mais vendidos do NY Times durante tanto tempo e o Tim virou uma espécie de guru da produtividade no mundo inteiro.

Voltando ao princípio de Paretto, aplique ao seu dia a dia perguntando-se:

  • Quais são os 20% do meu trabalho responsáveis pelos 80% dos meus resultados?
  • Quais são os 20% das causas responsáveis por 80% da minha infelicidade?

Isso se aplica a clientes, colegas de trabalho, projetos e atividades pessoais da nossa vida. Faça uma reflexão a respeito. Pare de investir seu tempo em atividades que não trazem qualquer resultado (vale lembrar que descansar e se sentir bem também são resultados! revise seu conceito de utilidade). Ser seletivo e fazer menos coisas é o caminho da produtividade.

Falta de tempo é apenas falta de prioridades. Priorizar é gerenciar seu tempo.

Alguns aforismos:

  • “Noventa e nove por cento das pessoas no mundo estão convencidas de que são incapazes de conquistar coisas grandes, de modo que passam a objetivar coisas medíocres.”
  • “O oposto da felicidade é o tédio.”
  • “Amanhã vira nunca.”
  • “As ações mais importantes nunca são confortáveis.”
  • “Não se trata de aumento diário, mas de perda diária.”
  • “Fazer bem algo desimportante não o torna importante.”
  • “A maior parte das coisas não faz diferença nenhuma.”

Gostaria de falar também sobre outro conceito que ele explora no livro, que é a Lei de Parkinson. Não, não tem a ver com a doença – é outro Parkinson. Basicamente, a Lei de Parkinson diz que a gente desperdiça tempo porque tem muito tempo disponível. Uma tarefa aumentará de importância e de complexidade em relação ao tempo alocado para sua realização. É o que o cômico John Perry fala em seu livro “A arte da procrastinação”: não é que o procrastinador não faz as coisas, mas ele deixa para a última hora porque sabe, no fundo, que ele não precisa investir tanto tempo naquela atividade.

Especialmente quem curte organização pode ter a tendência de planejar demais porque gosta de planejar e fazer as coisas com antecedência. Eu, por ser autora do blog Vida Organizada, adoro trabalhar com antecedência e tranquilidade. Porém, é preciso avaliar se você não está apenas perdendo tempo. Não é para deixar para a última hora, mas executar as ações como se fosse a última hora – sem perder tempo. Se você cortar todas as suas atividades e manter apenas o essencial, ainda vai restar bastante coisa. Porém, por que ainda assim deixamos de fazer o essencial no nosso dia a dia e fazemos tais outras coisas? Encurte seus prazos para forçar uma concentração maior e evitar a procrastinação.

A recomendação do Tim é: identifique as poucas tarefas críticas que contribuem para a maior parte da sua renda e planeje realizá-las com um prazo bem curto e bem definido. Não invente coisas para evitar fazer o que realmente importa. Ou seja: definir o que você deve fazer é tão importante quanto definir o que você não deve fazer.

No GTD, fazemos a revisão dos nossos projetos semanalmente. Para integrar esse conceito ao que o Tim ensina, faça o seguinte (é como estou fazendo e recomendo no momento): revise seus projetos e determine aqueles que você pretende concluir na próxima semana (sua prioridade). Ao analisar as próximas ações dos seus projetos, verifique quais são aquelas que você fará ao longo da semana também. Todos os dias, veja sua lista de tarefas para o dia seguinte e priorize-as. No “dia seguinte”, apenas trabalhe nelas da forma mais produtiva possível.

No próximo post eu vou falar sobre como lidar no dia a dia com notícias, acontecimentos do mundo, leituras, interrupções e a arte de dizer não segundo o Tim. Até lá!

04 Oct 2014

Desculpas que nos damos quando adiamos nossos sonhos (e como contornar cada uma delas)

Tenho pensado muito ultimamente sobre as mudanças que vêm acontecendo na minha vida e como eu poderia escrever sobre elas aqui no blog. Mudanças internas, eu quero dizer. Porque, por mais que a gente mude por fora, significa que existiu uma revolução por dentro. E hoje eu gostaria de comentar sobre as principais desculpas que costumamos nos dar diariamente para não fazermos aquilo que queremos fazer, seja o que for.

A primeira desculpa é a velha “eu não tenho tempo”. Todas as pessoas do mundo têm a mesma quantidade de tempo – 24 horas por dia e 168 horas por semana. Precisamos aprender a gerenciar nosso tempo de vida o melhor possível, e para isso existe a organização. É justamente para pararmos algumas vezes ao longo do ano e pensar: “ok, onde eu quero chegar? porque preciso me organizar para chegar até lá”. É só isso. É simples, mas um trabalho que deve ser feito dedicado, ocasionalmente, para que a gente não perca nossos objetivos de vista. Se a gente continuar dizendo que não tem tempo, nunca vai ter mesmo. Ninguém vai chegar até você e dizer: “senhor, você foi contemplado com 30 horas a mais todos os dias para trabalhar em seus sonhos”. Portanto, precisamos aprender a fazer bom uso do tempo que todos nós temos.

A segunda desculpa é “eu não tenho dinheiro”. Geralmente, quando queremos mudar de carreira, de cidade, de país, fazer um mestrado, viajar ou qualquer outro projeto assim, vamos adiando dizendo que não temos dinheiro. Dinheiro é como tempo – a gente não tem, a gente providencia. Precisa gerenciar bem o que ganha, parar de gastar com bobagens e ter metas. Muitas vezes, quando pararmos para listar o quanto precisamos de dinheiro para realizar aquele sonho, percebemos que não é tanto quanto imaginávamos. Só de colocar no papel já ajuda a ter uma visão mais realista do que a gente pretende. E, com isso, vira um objetivo a ser alcançado, e podemos buscar outros meios para chegar até lá (bicos, investimentos e por aí vai).

A terceira desculpa, e a que mais me entristece, por ser tão comum, é “nunca vou conseguir fazer isso”. As pessoas costumam dar esse tipo de desculpa porque nasceram em uma família pobre (de dinheiro), ou porque não concluíram uma faculdade, ou porque nunca saíram do país, ou porque tem filhos e por aí vai. As desculpas vão alimentando umas às outras para chegar à conclusão mental de que nunca conseguirá o que quer. Supere o comodismo e busque soluções. Pare de falar que nunca conseguirá e monte um plano. Qual seria o primeiro passo? Às vezes é necessário apenas agir, colocar as coisas em movimento, que o resto você vai fazendo.

A quarta desculpa é “melhor um pássaro na mão do que dois voando”. Meus amigos, eu fiquei com essa desculpa em mente durante tanto tempo! Até que percebi que o que estava trocando não era um pássaro voando por um na mão, mas dois pássaros na mão por um só. Entenderam a diferença? Toda mudança envolve algum tipo de risco, mas ficar onde está também envolve – especialmente se estivermos falando de sonhos! Diminua os riscos o tanto quanto possível e simplesmente acredite que conseguirá o resultado que deseja, porque é provável que ele ainda supere as suas expectativas.

A quinta desculpa é a simples “eu tenho medo”, que a gente acaba confessando só lá no fundo, pra gente mesmo. É normal ter medo! De verdade. Porém, não deixe que esse medo paralise você. Como eu comentei na desculpa anterior, muitas vezes estamos trocando algo muito melhor pela situação em que nos acomodamos agora. Use o medo como parâmetro para decisões bem pensadas, mas de nada adianta decidir sem agir.

Apenas alguns pitacos sobre essas questões que estavam na minha cabeça e quis passar para vocês.