Trabalho

27 Apr 2015

Aprenda GTD: O caminho do faixa preta

Continuando a nossa série Aprenda GTD, hoje gostaria de falar um pouco sobre o caminho do faixa-preta, ou seja: onde o GTD pode nos levar e como fazer para chegar até lá. A analogia vem do karatê (que o David Allen praticava), assim como outras analogias à sabedoria ocidental que existem em toda a metodologia GTD.

Nem todo mundo que começa a usar o GTD se encontra no caos. Muitas pessoas, como eu, já eram organizadas ou gostavam do assunto, e por fim acabam se interessando. Assim, o ponto do start, de onde as pessoas começam, é variável. O que podemos estabelecer é um pequeno padrão que o próprio David encontrou observando os praticantes com o passar dos anos. Para uma analogia completa, confira o texto completo no blog da Call Daniel.

É importante conhecer esse caminho porque ele vai guiar bastante a nossa série. Afinal, por onde começar? O que eu tenho que fazer primeiro se eu quiser usar o GTD? Todas essas perguntas serão respondidas ao longo dos textos publicados.

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Quanto tempo leva para uma pessoa implementar o GTD? O David Allen sugere dois dias. Eu já vi de tudo. Tem gente que gosta de ler o livro inteiro e ir fazendo o que ele orienta aos poucos, à medida que for lendo, então pode demorar mais. Outras pessoas preferem ler o livro primeiro, e só então começar. Outras ainda preferem começar seguindo apenas guias e textos que encontrou na Internet, sem ler o livro. Não existe prazo certo para implementar o GTD. A partir do momento que você começa a usar um ou outro recurso da metodologia, já entrou no esquema e pode ir apenas aprimorando com o tempo.

O fato é que o GTD tem um caminho a ser percorrido, que os mais experientes dizem levar aí belos dois anos para você chegar em um estado considerado o de faixa-preta – ou seja, super evoluído na metodologia e com poucos pontos a melhorar sempre, porque é uma eterna construção. Você não precisa mirar nesse ideal – ele é consequência. Não se trata de status, mas de sentimentos com relação à sua produtividade. Prepare-se que tem bastante coisa para fazer! Todas muito legais e que dizem respeito a colocar sua vida em ordem e depois ir além, pensando em projetos, objetivos, áreas de foco e propósito de vida.

Abaixo, a minha releitura das faixas no caminho do faixa-preta no GTD. Os prazos são aproximados e podem demorar mais ou menos dependendo de cada um.

  • Faixa branca (de 0 a 1 mês utilizando o método todos os dias)
    • Você tem um fluxo de atividades consciente através do uso de listas e agenda (ou calendário). Não está totalmente sob controle, mas você consegue identificar quando algo não está bom e precisa melhorar. Já consegue usar efetivamente uma agenda, anotando seus compromissos e lembretes nela.
    • Mesmo que isso não aconteça sempre, você já se sentiu produtivo e tranquilo algumas vezes desde que começou a implementar o GTD.
    • Você está familiarizado com o conceito de caixa de entrada e sabe que o que está ali dentro são materiais ainda não processados. Porém, ainda não sabe com certeza se está processando da melhor maneira.
    • Você tem anotado todas as ideias e lembretes de coisas que tem para fazer e colocado na caixa de entrada.
    • Está testando alguma ferramenta recomendada por outros usuários para organizar as suas listas de tarefas.
  • Faixa verde (de 1 a 8 meses)
    • Suas listas de próximas ações estão sob controle. Você já sabe o que deve entrar em cada uma e consegue executá-las bem ao longo dos dias.
    • Você tem projetos! E sabe diferenciar os projetos ativos dos projetos para algum dia, talvez.
    • Já conseguiu processar toda a sua caixa de entrada algumas vezes e sabe como isso te deixa tranquilo por saber que não tem nada pendente.
    • Você conseguiu montar uma primeira versão de arquivo físico e digital de referência que faz sentido, mesmo que ainda precise melhorar algumas coisas.
    • Alguma área da sua vida que estava chamando a atenção antes de usar o GTD já está com algum projeto em andamento que você estabeleceu depois de começar a usar a metodologia.
    • Você já conseguiu fazer pelo menos uma revisão semanal e, apesar de ter dúvidas sobre se está fazendo da maneira certa, se sentiu tranquilo ao tê-la feito.
    • Você tem aplicado a regra dos 2 minutos no seu dia a dia e confessa que está bastante empolgado com ela!
    • Você tem sempre um bloquinho ou caderno com você para anotar o que lembrar, ou usa algum aplicativo no celular para isso.
    • Você já usa termos do GTD no seu dia a dia (próxima ação, revisão semanal) e tem comentado com as pessoas que a metodologia tem te ajudado muito.
  • Faixa marrom (de 9 a 18 meses)
    • O hábito de coletar faz parte da sua vida. Você não titubeia em anotar qualquer coisa que venha à sua mente, seja uma ideia ou lembrete. As coisas não ficam pipocando na sua cabeça sem que você as anote.
    • Seu trabalho e sua vida pessoal estão razoavelmente sob controle.
    • Criar listas de tarefas e projetos já é uma atividade recorrente para você.
    • Sua caixa de entrada não fica cheia de coisas por muito tempo.
    • Você pode olhar para a sua lista de projetos e saber que pelo menos 80% do que você tem para fazer está ali sob controle.
    • Você consegue aproveitar as janelas de tempo do seu dia a dia para executar pequenas coisinhas, em vez de ficar entediado na fila ou esperando o tempo passar.
    • Você fica extremamente satisfeito quando consegue completar todas as ações que tinha que completar naquele dia.
    • Você começou a ficar um pouco intolerante com as pessoas que são menos organizadas que você.
    • Você já aprendeu a definir uma próxima ação de verdade, sem que ela fique parada ali por ter sido processada errada.
    • Seu foco está em fazer coisas, não pensar nelas.
  • Faixa preta (de 18 a 24 meses)
    • Você já está acostumado a se guiar pelas suas listas para saber o que precisa fazer, para quem precisa ligar e qual tópico precisa ser abordado em determinada reunião. Não consulta mais nada de cabeça.
    • Não existem mais veios soltos. As coisas estão sob controle.
    • A revisão semanal é um hábito. Você fica, no máximo, duas semanas sem fazer uma revisão.
    • Você consegue capturar todas as suas ideias sem tirar a concentração do seu trabalho.
    • Você não diz mais que não tem tempo.
    • Sua caixa de entrada pode estar cheia, mas você está tranquilo porque sabe que tudo aquilo será processado em breve.
    • Você já conseguiu pegar alguns projetos que antes pareciam inviáveis, que estavam em sua lista de algum dia, talvez.
    • Você adora começar novos projetos e tem um esquema para planejamento que facilita as suas ações.
    • Seus sistemas estão facilmente acessíveis. Você consegue encontrar qualquer tipo de informação rapidamente.
    • Você sabe lidar facilmente com imprevistos e interrupções sem que isso atrapalhe o seu fluxo de trabalho.
    • Você não reclama mais da sobrecarga porque sabe que, quando se sente assim, basta tomar providências para voltar ao estado de produtividade tranquila.
  • Faixa preta de 2º grau (depois de 24 meses)
    • O tempo flui para você com tranquilidade.
    • Tem dias que você faz tantas coisas que fica admirado como não se sentiu sobrecarregado um só minuto.
    • Toda vez que você tem dúvidas sobre a vida ou sobre seus projetos, você sabe analisar suas prioridades de acordo com seu propósito e horizontes de foco.
    • Você tem uma vida plena e com significado, tendo muito menos esforço que antes, quando não usava o GTD.

Eu utilizo o método há quase nove anos e errei e acertei muito ao longo do tempo. Hoje, me considero faixa-preta, mas vivo revisitando os níveis menores para promover melhorias.

Apesar de existir esse caminho, você já sente os benefícios do GTD assim que começa a utilizar o método. A melhoria da aplicação não tem fim, porque é uma habilidade para toda a vida, como você leu no primeiro post.

No próximo post, falarei sobre o fundamental do GTD, que é o que você precisa saber para começar. Até mais!

21 Apr 2015

O que eu aprendi sobre produtividade com Tim Ferriss: parte 6

Continuando a série, hoje vem a parte 6!

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Um dos assuntos que o Tim fala em seu livro “Trabalhe 4 horas por semana” é sobre como estamos reféns das interrupções em nossa vida. Foi ele que me ensinou a desligar de todas as notificações possíveis da vida e passar a ser rebelde com o celular, deixando-o desligado ou sequer levando ao sair de casa. Algumas dicas pontuais que ele dá sobre tais questões:

  • Desligue os alertas de e-mails.
  • Desligue as notificações de novas mensagens e e-mails no seu celular.
  • Confira seus e-mails uma vez depois do almoço e outra antes do fim do expediente.
  • Não confira seus e-mails logo que começa a trabalhar. Em vez disso, trabalhe em coisas importantes.
  • Crie uma resposta automática dizendo sua frequência de leitura até treinar as pessoas que convivem com você.
  • Tenha um celular para chamadas não urgentes e uma linha para as urgentes. Use seu correio de voz para deixar recado para as outras pessoas que te ligarem quando você não pode atender.
  • Se alguém ligar no seu celular, trate como urgência (porque deveria ser). Diga que está ocupado, mas tem 1 minuto. Não deixe a pessoa ligar mais tarde – force-a a ser objetiva. Se ela ligar depois, vai presumir que agora sim você terá tempo para bater papo!
  • Evite reuniões, pessoal ou remotamente, que não tenham objetivos claros. “9 em cada 10 vezes você pode responder perguntas via e-mail em vez de fazer uma reunião”.
  • A ordem de comunicação, para o Tim, é: e-mail, telefone e encontro pessoal.
  • Responda os recados de sua caixa de voz via e-mail para treinar as pessoas a serem concisas e mostrar que meio de comunicação você prefere.
  • Quando a reunião for inevitável e a pessoas perguntar quando você pode, sugira três opções de horários para evitar o ping-pong interminável de e-mails com “nesse dia eu não posso, que tal nesse?”.
  • Não permita visitantes casuais em seu espaço de trabalho. Use avisos de “não perturbe”, coloque fones de ouvido, mostre que está ocupado.
  • Raramente há emergências verdadeiras. Dizem por aí que urgente é tudo aquilo que o responsável não fez em tempo hábil e quer que você faça em tempo recorde.

O contato improdutivo desperdiça tempo e as pessoas ficam ocupando seu tempo com detalhes sem importância. Elas não leram o livro do Tim. Se você leu, ou está aplicando as dicas dele, precisa entender que, para tais pessoas, as dicas podem soar como heresia. Logo, tenha paciência também para ensiná-las como é o seu novo modo de trabalhar. Um dos principais desafios é ensinar as pessoas que quem interrompe precisa aprender a esperar – seja por e-mail, por mensagem ou pelo telefone. “Faz parte do seu trabalho ensinar as pessoas a serem eficazes e eficientes – ninguém mais o fará para você”, ele diz.

Ele ensina também a famosa “tática do cachorrinho de estimação”, que se trata do seguinte: Você já foi criança e tentou levar um cachorrinho para casa? E não prometeu à sua mãe que limparia o cocô e cuidaria dele? O vendedor da loja não disse que, se você não se adaptasse, poderia devolver para a loja? Use a mesma tática com relação às reuniões – não mostre nunca como algo definitivo. Em vez de dizer “não vou mais a essas reuniões porque estão sendo improdutivas”, diga “preciso terminar algumas coisas importantes – posso não ir à reunião apenas hoje? eu prometo me atualizar com fulano sobre os pontos mais importantes depois”. É muito mais fácil de conseguir e você ganhará horas preciosas para trabalhar no que importa.

Para aproveitar melhor o seu tempo, o que o Tim recomenda é que você crie lotes de tarefas semelhantes para fazer tudo de uma vez. Para você entender o raciocínio, imagine o seguinte cenário: você tem 10 coisas para comprar no supermercado esta semana. Você pode ir ao mercado todos os dias e comprar 2 coisas ou ir uma única vez e comprar tudo. De que maneira você economiza mais tempo? O mesmo vale para tarefas semelhantes, como responder e-mails, desenvolver relatórios, digitalizar documentos, fazer telefonemas. Isso tem tudo a ver com as listas de contextos do GTD, porque é isso o que elas fazem: agrupam itens que podem ser feitos dentro de um mesmo contexto, a fim de otimizar o tempo. No mais, existe um tempo de preparação para começar a executar determinada tarefa (que seja abrir um programa no computador). Agrupando tarefas semelhantes, você passará por esse processo apenas uma vez. Tente! “Fazer as coisas em lotes me economizou centenas de horas de trabalho redundante”.

No próximo post, vou começar com uma parte que gosto muito, que são as dicas para delegar e terceirizar muitas atividades na vida. Por enquanto, compartilhe nos comentários o que achou das dicas do Tim para interrupções! Obrigada!

 

20 Apr 2015

Dica de segunda: ouça as pessoas de fato

Você já parou para prestar atenção à maneira como você ouve as outras pessoas? Ao reparar, você pode identificar muitos problemas relacionados à produtividade e ao relacionamento de vocês. Portanto, nesta segunda eu gostaria de dar dicas pontuais para que você ouça as pessoas de fato no seu dia a dia:

  1. Esteja presente. Nada de ficar mexendo no celular ou no computador enquanto a outra pessoa estiver falando. Pare e preste atenção.
  2. Se ficar em dúvida, pergunte. Isso vale não só para demandas que chegam até você (e envolvem sua responsabilidade) mas para demonstrar interesse em uma conversa que não seja “útil”. Quando você faz perguntas, a pessoa sente que o que ela está dizendo é importante.
  3. Não ouça uma conversa formulando uma resposta em sua cabeça. Isso é terrível e pode fazer com que você nem espere a pessoa terminar de falar para você já responder. Além do que, se você estiver pensando em uma resposta, sua mente não prestará atenção totalmente à conversa. Não seja reativo. Conversa não é competição.

Algumas dicas para testar e depois comentar se funcionaram. Boa segunda-feira!

17 Apr 2015

Dá para ser produtivo e criativo?

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Eu já ouvi muitas vezes essa comparação, como se criatividade e produtividade não pudessem caminhar juntas. Como se, para a gente conseguir dar conta de tantas demandas, tivesse qye deixar a criatividade de lado. Ou ainda, para conseguir criar, somente ficando no famoso ócio criativo.

Ser produtivo é aproveitar o tempo da melhor maneira possível. É executar com significado.

Se você sabe que no período da noite você costuma ter as suas melhores ideias, pode deixar reservado um tempinho às vezes nesse período para fazer um brainstorm para algum projeto, ou mesmo rabiscar ideias para outro projeto já em andamento. Se você trabalhar com artes, ser produtivo é descobrir o horário que você consegue exercer mais a sua criatividade e usá-lo sempre para produzir.

Faz parte do meu trabalho escrever muito – produzir conteúdo. Eu precisei identificar o momento (ou os vários momentos) do meu dia quando eu consigo ficar em um estado mental de foco e criatividade para sempre acioná-lo quando eu precisar escrever.

Você pode desenvolver alguns rituais para chegar a esse estado – ouvir determinado tipo de música, tomar um chá, ir a uma cafeteria ou livraria. Cada pessoa certamente tem os seus hacks pessoais que usa mesmo inconscientemente para conseguir chegar a esse estado de criação.

No GTD fala-se muito de trabalhar dentro de contextos, então esse momento de criatividade pode ser um contexto, o que na verdade é um estado mental – uma predisposição do seu nível de energia. E, se conhecendo, você pode programar esses momentos ao longo da sua semana e se dedicar a eles sem deixar de executar outras tarefas que também precisam ser feitas – mas não demandam tanta criatividade.

Se por acaso alguma ideia vier quando você não estiver em determinado contexto, não precisa parar tudo o que está fazendo e ir trabalhar. Anote em um bloquinho que levará sempre com você, ou mesmo no Evernote, que é fantástico para isso. Grave um áudio, tire foto das anotações que fez no guardanapo do restaurante – mas não perca sua ideias – nem o momento! Registrando suas ideias, você poderá trabalhar com elas mais tarde, com o foco necessário.

Dá para ser criativo e produtivo se você ajustar pequenas peças do seu dia a dia para fazer tudo isso acontecer. Produtividade é um trabalho de auto-conhecimento e de construção do nosso trabalho. Se envolve criatividade, envolve produtividade.

Boa sexta-feira.

16 Apr 2015

Frase: Trabalhar direito te coloca no caminho

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15 Apr 2015

Levante e alongue-se para melhorar a sua produtividade

A dica anti-procrastinação de hoje é a seguinte: toda vez que sentir que sua energia está baixa enquanto estiver trabalhando, levante e alongue-se para oxigenar o corpo. Ficar sentado/a por longos períodos prejudica o seu corpo de diversas maneiras e não é todo mundo que pode se dar ao luxo de fazer uma atividade física mais entusiasta no meio do expediente. Porém, há alguns exercícios simples que você pode fazer ao lado de sua mesa mesmo:

  • Junte as duas pernas, pés firmes no chão. Abaixe-se e tente encostar a ponta dos dedos das mãos na ponta dos seus pés. Fique nessa posição durante 10 segundos.
  • Como um jogador de futebol antes de começar o jogo, bata levemente a ponta do pé no chão durante 30 segundos, com movimentos rápidos. Faça isso com os dois pés.
  • Apoie o braço em uma parede e, com o outro, segure a perna dobrada para trás, encostando o pé no bumbum. Fique assim durante 10 segundos, então repita com a outra perna.

E existem alguns exercícios que você pode até mesmo fazer sentado/a. Veja:

  • Levante o braço direito atrás da cabeça, abaixe a mão (como se quisesse tocar o ombro esquerdo) e, com a mão esquerda, “puxe” o cotovelo para a esquerda. Fiquei assim durante 15 segundos e então repita com o braço esquerdo.
  • Levante a perna esquerda, dobrada, com o joelho encostando no seu peito. Procure chegar o mais perto possível do seu peito com a perna (não dobre a coluna – mantenha-se reto/a). Use os braços para segurar a perna. Segure por 10 segundos. Depois, repita com a perna direita.
  • Estique as duas pernas para a frente e tente alcançar seus pés com os braços esticados. Fique assim durante 5 segundos.
  • Faça um movimento de rotação com seus ombros, para frente e para trás. Deixe os braços esticados para baixo ao fazer isso.
  • Com a coluna reta, vire a cabeça para o lado esquerdo e segure por 10 segundos. Depois, repita para o lado direito.
  • Com a mão esquerda, segure sua cabeça e incline-a para o lado esquerdo, forçando levemente o pescoço. Mantenha a coluna reta. Segure por 10 segundos e, então, faça com a mão direita.

Você não precisa fazer todos esses exercícios de uma vez. Escolha um ou dois e vá alternando ao longo do dia. Você verá como melhorará sua energia e conseguirá trabalhar mais animado/a.

Veja na imagem abaixo a demonstração de alguns exercícios citados e outros:

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14 Apr 2015

Aprenda GTD: Introdução

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Um dia eu descobri uma metodologia de produtividade que mudou a minha vida. Agora, eu quero que todo mundo mude a sua também.

A ideia desta série é ensinar você a usar o método GTD (Getting Things Done, criado por David Allen) e chegar ao estado de mente tranquila como água. Se eu pudesse resumir o GTD em poucas palavras, diria que sua essência é alcançar um estado mental tranquilo, sem distrações, em qualquer situação, que ensina cada pessoa a aproveitar melhor seu nível de energia e criatividade. Você não se esquecerá mais de enviar convites, não chegará mais atrasado em compromissos nem deixará de passar tempo ao lado de sua família para ficar trabalhando.

O livro original, Getting Things Done, foi publicado no Brasil pela Ed. Campus com o título A arte de fazer acontecer. David Allen, ao escrever essa primeira versão do livro, admitiu ele mesmo ter tentado colocar o máximo possível de informações, o que pode ter sido “demais” para a maioria das pessoas. Quando eu comecei a praticar o GTD, em 2006, tinha somente o livro como referência. Não posso dizer que foi difícil, mas me ajudaria muito se eu tivesse, como temos hoje, uma ampla rede de usuários da metodologia discutindo boas práticas, posts em blog esclarecendo como fazer, vídeos, podcasts, cursos da própria David Allen Co. e da Call Daniel no Brasil. Em 2015, temos uma nova versão do livro, reescrito totalmente pelo David, que busca tornar o caminho mais fácil a todos. O texto flui muito melhor e as informações estão mais fáceis de serem absorvidas.

Por isso, como parte dessa expansão do GTD pelo mundo, e por receber muitos pedidos no blog, eu resolvi criar uma série para iniciantes, mas que também pode ser encarada como uma espécie de revisão para praticantes mais experientes. Nela, quero falar sobre os ensinamentos do David e trazer um pouco da minha experiência com relação ao método. Espero conseguir ser o mais fiel possível e esclarecer todas as dúvidas que surgirem. Na verdade, o que eu quero é que todo mundo use o GTD, porque realmente acredito que seja algo que transforme a vida das pessoas.

Einstein já dizia que a gente tem que buscar fazer as coisas de forma simples, porém não simplista. Eu penso que isso tem muito a ver com o GTD. Tirar as coisas da cabeça, definir as ações que você precisa tomar com relação a elas e organizá-las de forma que consiga revisar frequentemente não são passos difíceis de se fazer, mas são hábitos. Eu sei que hábitos não são fáceis de adquirir. Eu mesma demorei anos para entender a importância de fazer a revisão semanal toda semana, e demorei também para encontrar meu ritmo certo para fazê-la. O GTD é realmente uma habilidade a ser desenvolvida e que a gente vai aperfeiçoando com o tempo. Fazer as coisas acontecerem não é um processo automático – demanda certo esforço de nossa parte. Porém, esse esforço é um compromisso que temos com nós mesmos a partir do dia em que nascemos. Afinal, estamos neste mundo para quê? Para executar sem critério e enlouquecidamente? Eu tenho certeza que não.

O GTD propôe cinco passos para chegarmos a um nível de claridade mental que nos ajude a executar com significado. Nesta série, você aprenderá quais são eles e como funciona esse fluxo que faz do GTD a melhor metodologia de produtividade do mundo. Além dos cinco passos, o GTD tem o nível de complexidade que você quiser. Eu vou começar do básico, porque quero desbravar esse mar de informações que eu mesma contribuí para espalhar ao redor da web. Quis juntar tudo em um guia conciso, fácil e intuitivo, que ajudará aquele que nunca ouviu falar em GTD a implementar.

Meu plano é fazer um novo post a cada 15 dias, para que ele seja criado com qualidade e bom planejamento, mas pode ser que eu encurte ou prolongue essa frequência, de acordo com o grau de complexidade de cada post. Você pode preencher o formulário abaixo e receber as atualizações por e-mail, se preferir.

Seja bem-vindo/a ao caminho da maestria no GTD.