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Uma das habilidades existentes em produtividade é a habilidade de renegociar acordos. Tudo o que a gente coloca em uma lista e diz que vai fazer é um acordo que a gente fez consigo mesmo ou com outras pessoas. E, se não conseguimos cumprir esse acordo (ex: fazer determinada tarefa em determinado dia), isso gera frustração de todos os lados. Mais frustrante que não fazer, é a frustração por ter quebrado o acordo. Então, quando vemos que algo ficou atrasado de um dia para o outro ou que não vamos conseguir fazer dentro do prazo estipulado, o ideal é renegociar esse prazo e reagendar da maneira mais adequada e factível – avisando se outra pessoa estiver envolvida, é claro.

Quem usa o Todoist poderá ter uma mãozinha para fazer isso. O novo recurso, de reagendamento inteligente, usa a inteligência do aplicativo para sugerir novas datas de acordo com seus comportamentos anteriores. Ou seja: ele sugere datas que, de acordo com o que você já reagendou antes, podem funcionar para você.

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Ah, e você pode agendar uma a uma ou um bloco de várias tarefas ao mesmo tempo. Para fazer esse reagendamento, o Todoist se baseia em alguns critérios como:

  • Seus hábitos. Você costuma executar tarefas como “ler meus e-mails” na segunda de manhã? Ou “planejar o menu da semana” na quinta? O Todoist vai sugerir esse reagendamento de acordo com hábitos que você tenha.
  • Urgência da tarefa. Usando informação anônima de outros usuários do Todoist, uma data será sugerida para você.
  • Dias úteis X finais de semana. O Todoist entende que tipo de tarefa deve ser reagendada para um dia útil e que tarefas podem ser melhor reagendadas para os finais de semana.
  • Tarefas que estão chegando. Se você tiver uma segunda-feira lotada de tarefas já agendadas e uma terça-feira livre, o Todoist vai sugerir um equilíbrio.
  • Sua meta diária do carma. O Todoist vai ver qual sua meta diária de execução e usar essa informação também para sugerir uma data legal para você completar aquela tarefa que está atrasada.

Vale lembrar que nenhuma ferramenta faz milagres e que o principal fator para otimização da sua produtividade sempre será você mesmo(a). Porém, o que torna o Todoist tão fantástico são justamente esses recursos sendo implementados, pois eles nos ajudam justamente a pensar sobre os nossos hábitos, o que é urgente ou não, se estamos trabalhando aos finais de semana e outras reflexões do tipo. A nova data sugerida não é automática – você precisa aprová-la. Mas vale testar para ver como o seu Todoist se comporta, que sugestões ele te dá, porque ele pode dar sugestões certeiras. E, quem sabe, com o tempo, esse aprendizado não faça com que você não precise mais reagendar tanta coisa?

Ah, e olha só que interessante: você pode utilizar esse recurso mesmo se suas tarefas ainda não estiverem atrasadas. Se perceber que o prazo que você estipulou não é muito realista, você pode clicar para editar a data da tarefa e haverá a opção de reagendar mesmo assim.

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Alguém aqui já testou? Deixe suas impressões nos comentários!

Todas as imagens deste post são oficiais do Todoist, retiradas no site da ferramenta.

Thais Godinho
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Meu sistema foi amadurecendo com o tempo e hoje eu trato listas de compras no geral como checklists, pois são listas que preciso verificar de vez em quando para garantir que eu esteja comprando tudo o que precisa comprar sempre.

Quando se trata de uma compra específica, mais pontual, ela entra como uma ação mesmo de acordo com a necessidade que eu tenho dentro de algum projeto ou como ação avulsa.

No Todoist, eu tenho uma checklist chamada Lista de compras, que é onde eu organizo as minhas listas de compras para:

  • Mercado
  • Açougue
  • Feira
  • Loja de produtos naturais
  • Padaria
  • Farmácia
  • Kalunga
  • Loja de cosméticos

Vale lembrar então que a lista acima é para compras recorrentes. Para compras pontuais em lojas como Leroy Merlin, Tok&Stok, livrarias, o procedimento é outro. Ou entram como ação, ou entram em listas de algum dia / talvez.

A grande vantagem de ter as listas no Todoist é o compartilhamento. Posso compartilhar com o meu marido e, se ele quiser consultar, basta ver o que precisa comprar.

Outra vantagem de ter as listas no Todoist é que, como o aplicativo é multiplataforma, basta acessar a lista pelo celular e verificar. Muitas pessoas, antes do celular, reclamavam comigo que até conseguiam fazer listas de mercado, mas esqueciam a lista em casa… Ninguém esquece o celular.

A operacionalização das listas em si não tem muito segredo – basta inserir os itens.

No geral, na lista do mercado eu gosto de inserir a “lista básica”, que eu verifico sempre que vou, e adiciono um ou outro item que não estava na lista quando for o caso. Gosto de organizar pelos corredores, pois acho mais fácil de consultar quando estou circulando pelo estabelecimento.

lista-mercado

Todas as outras listas são simples, sem categorizações.

Eu costumo inserir em cada uma delas o que eu já sei que gosto de comprar em cada uma. Por exemplo, apesar de ir ao açougue, prefiro comprar determinado tipo de carne no mercado do bairro, pois gosto do fornecedor. Coisas assim.

Tenho buscado simplificar meu sistema ao máximo ultimamente e acredito que, em termos de listas de compras, esse formato atual me atende bem.

Thais Godinho
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Uma das coisas que mais me perguntam nos treinamentos que ministro em empresas ou mesmo pessoas que acessam o blog e gerenciam empresas, é como utilizar o Todoist não apenas para a sua vida pessoal, mas para organizar projetos profissionais. Para todas essas pessoas que gerenciam equipes existe o Todoist Business, que lançou ontem algumas novidades bacanas (algumas também para a versão Premium) que eu gostaria de compartilhar com vocês.

Um dos grandes diferenciais do Todoist para gerenciar projetos é a integração entre as pessoas, e esse foi o foco das atualizações. Organizar o seu trabalho e o trabalho dos outros pode ser muito chato se isso for algo trabalhoso de se fazer, e acho que a simplicidade do Todoist é chave nesse quesito.

Vamos ver quais foram essas mudanças:

Log de atividades mais completo

Activity_Log

Acho que esse é um dos recursos mais pedidos pelas pessoas em sala de aula, especialmente gestores: eles querem saber o status dos projetos e das tarefas, sem ter que ficar perguntando para todos na equipe o tempo todo. Então agora o Todoist tem esse log de atividades muito mais claro e completo, que mostra quem fez o que e quando.

Basta abrir o Registro de Atividades clicando em “Ações da tarefa” ao topo da lista de tarefas de qualquer projeto, escolher “Registro de Atividades” e ver o fluxo das atividades mais recentes através dos seus projetos. Você ainda poderá filtrar essas atividades:

  • Por Colaborador – para se atualizar sobre o status do trabalho de um determinado colaborador
  • Por Projeto – para ver tudo o que está acontecendo em um determinado projeto ou
  • Por Ação – para ver todas as atualizações de tarefas ou comentários adicionados

Dá para ver pelo celular também.

Comentários em projetos

Ah! Esse recurso eu mesma estava esperando com ansiedade! Agora cada projeto (e não apenas cada tarefa) pode ter seus próprios comentários, facilitando a centralização das informações sobre o projeto em questão.

Project_Comments_android

Você pode inserir o propósito do projeto, o resultado desejado (alô, GTD lovers!), arquivos com o orçamento alocado, por exemplo, e o que mais considerar útil centralizar sobre o projeto para a sua equipe visualizar.

Notificações inteligentes

Nada mais chato que notificações. Notificações em excesso são as grandes vilãs da produtividade. Por isso, você precisa usar de maneira inteligente, fazendo sentido. Aqui, essa atualização do Todoist faz o seguinte: as notificações foram inteligentemente colapsadas, dando as informações de que você precisa para saber o que está acontecendo em seus projetos compartilhados rapidamente, seja consultando-as no seu computador ou no seu aparelho celular a caminho de casa.

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Simplificação do compartilhamento de projetos

Aqui são detalhes que, para quem já usa a ferramenta, vai ver bastante diferença. Para compartilhar um projeto com alguém, basta adicionar com um toque diretamente de sua lista de contatos ou de pessoas que você já adicionou em outros projetos.

Você também pode optar por auto-aceitar convites de projetos de colaboradores conhecidos, de modo que você possa começar a colaborar imediatamente assim que for convidado para um projeto.

Adição rápida de tarefas

Adicionar e delegar tarefas no Todoist agora ficou ainda mais rápido: você pode agora adicionar uma tarefa com data de vencimento em um projeto específico, adicionar uma etiqueta e ainda delegar a um colaborador ao digitar tudo em uma única linha.

Veja essa planilha de “cola” disponibilizada no próprio site do Todoist:

cola-business

Vale lembrar que todos os recursos do Todoist Business são disponibilizados também para quem é usuário Premium (tirando, claro, os que envolvem gerenciamento da equipe, que é o diferencial do plano Business).

A grande verdade é que o Todoist, hoje, é certamente a plataforma mais simples e ao mesmo tempo mais customizável para gerenciamento de projetos pessoais e de projetos de equipes. Vale a pena explorar mais os recursos da versão Business, se for o seu caso.

Espero que tenham gostado das novidades!

As imagens deste post foram retiradas do site oficial do Todoist. Thais Godinho é embaixadora oficial do Todoist no Brasil e pode utilizar as imagens em seu blog.

Thais Godinho
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