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Continuamos hoje com nossa série de implementação do GTD no Todoist. Ela servirá como exemplo de aprendizado da parte Organização da série Aprenda GTD. Ou seja, você que vem acompanhando a série, aprenderá agora a organizar todo o seu sistema com o exemplo do Todoist. Hoje vamos falar sobre como podemos utilizar os recursos premium da ferramenta para otimizar o nosso sistema GTD. Este é o último post da série.

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Por gentileza, leia antes o post Como usar o GTD no Todoist – uma introdução, que traz conceitos básicos sobre a ferramenta. Para conhecer o GTD, recomendo que leia todos os posts da série Aprenda GTD até aqui, pois é onde abordo didaticamente todos os conceitos do método. Nossa série abordará a implementação direta, sem esclarecer conceitos básicos que já foram vistos nesses posts anteriores.

Quais são os recursos Premium

O Todoist pode ser utilizado em sua versão gratuita sem problemas. Toda esta série foi projetada para que você possa usar o GTD na ferramenta ainda na versão grátis. Este post serve apenas para mostrar os recursos premium e como você pode melhorar o uso da ferramenta se assinar a versão paga (28,99 dólares ao ano / menos de 3 dólares por mês).

  • Inserir comentários nas tarefas
  • Inserir arquivos, anexos e gravações de áudio nas tarefas
  • Inserir lembretes ilimitados nas tarefas (por horário ou geolocalização)
  • Ter backup automático de todo o sistema diariamente
  • Inserir etiquetas nas tarefas e personalizar suas cores
  • Criar filtros para as mais diversas variáveis
  • Pesquisa super eficiente de tarefas e projetos
  • Analisar tarefas concluídas
  • Exportar as tarefas para visualizar em um calendário diferente
  • Adicionar e-mails como tarefas
  • Criar templates de projetos
  • Ter sincronização automática

Compare todos os recursos da versão gratuita com a versão paga aqui.

Vamos ver como alguns recursos premium podem otimizar a aplicação do seu GTD na ferramenta.

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Etiquetas nas próximas ações

Você pode usar etiquetas para qualquer coisa, na verdade, mas nesta série, nossa recomendação é que você use para definir contextos para as próximas ações. Isso é muito útil porque você pode inserir contextos nas ações avulsas e nas ações dos projetos.

Como nós vimos na Parte 2 desta série, a recomendação para quem tem a versão gratuita é criar “projetos” (listas) para os contextos. Eu mesma, que tenho a versão premium, usei assim durante bastante tempo. Porém, as ações dos projetos precisariam ficar separadas deles, o que algumas pessoas não gostam. Se for o seu caso, com as etiquetas você pode manter as ações dentro do seu projeto e, com as etiquetas, atribuir os contextos.

No dia a dia, você acessará apenas a lista de contexto através das etiquetas e poderá executar as ações, sendo elas avulsas ou parte de projetos.

Você pode ainda alterar a cor das etiquetas para personalizar ainda mais o seu sistema, deixando cada uma com a cor que torne o processo mais dedutivo para você. Como eu mostrei aqui, por exemplo.

Algumas pessoas gostam de inserir nas ações não apenas os contextos, mas a duração das ações e nível de energia. Eu não recomendo. Além de ser uma complicação a mais, há o risco de processar errado. Por ex, se eu estiver com a energia boa, tem ações que eu faço em 15 minutos mas, se eu estiver com a energia baixa, para a mesma ação eu levaria 1 hora. Os critérios de tempo e energia são critérios que devem ser avaliados no momento da execução, não do processamento e organização. Por isso, você pode querer usar, mas não é recomendação da DAC (David Allen Company). E pode mais complicar que facilitar.

Enviar informações e ações por e-mail

Em vez de copiar e colar, você pode enviar informações diretamente por e-mail para o seu Todoist. Há um endereço de e-mail para cada projeto ou você pode instalar uma extensão do Google Chrome que serve exatamente para isso.

Eu não costumo enviar e-mails para o meu Todoist direto porque preciso processar individualmente e manualmente (tenho mais controle), mas muitas pessoas utilizam esse recurso e não vivem sem ele.

Inserir notas nas ações

Um dos recursos mais úteis é poder inserir arquivos, notas e gravações de áudio nas ações do Todoist. Para quem compartilha suas listas, então, isso é uma maravilha. Dá para trocar ideias sobre absolutamente tudo ali.

Criar templates para projetos semelhantes

Você pode exportar as ações de um projeto inteiro e depois importar um novo. Isso é muito útil para projetos semelhantes, como a organização de viagens e eventos, por exemplo.

Lembretes nas ações

Se você ainda não estiver acostumado a verificar suas listas quando estiver no contexto adequado, você pode contar com essa pequena ajudinha dos lembretes, especialmente para ações que precisa fazer enquanto estiver na rua. Uma das coisas mais incríveis já inventadas é o lembrete por geolocalização, que faz com que o sistema te avise de um lembrete quando você chega a um determinado lugar.

Filtros

Um dos recursos mais populares do Todoist Premium são os filtros. Eu procuro não complicar muito o meu sistema GTD, inserindo muitas informações, mas algumas pessoas gostam de ter o máximo possível de detalhes sob controle. Uma recomendação de filtros que eu faço é com base em prioridades e com base no prazo de conclusão das ações.

Posso ter novas ideias no futuro mas, hoje, eu recomendo os seguintes filtros:

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O que é prioridade para o GTD? O David diz que o critério de execução “prioridade” diz respeito aos níveis mais altos, mesmo que inconscientemente. O Todoist tem 4 níveis de prioridade com base em bandeirinhas de cores diferentes:

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O que eu recomendo com base no GTD:

  • Bandeirinha vermelha – Prioridade 1 – Ações que conversam com os níveis mais altos (horizontes 3 a 5)
  • Bandeirinha laranja – Prioridade 2 – Ações que são muito importantes para manter standards nas áreas de foco (horizonte 2)
  • Bandeirinha amarela – Prioridade 1 – Ações relacionadas a projetos (horizonte 1)

A bandeirinha branca é a prioridade padrão das ações e não vamos mexer nele. Diz respeito às próximas ações avulsas, por assim dizer.

Então, ao criar próximas ações, você pode definir qual a sua prioridade com base nos critérios acima. Isso fará com que você veja essas ações sempre no topo da lista, ao acessar suas listas de contextos.

Você pode então criar um filtro para cada uma delas, como mostrei no print acima, apenas para verificar quais são as ações que você selecionou com tais prioridades.

O último filtro que criei foi um filtro para visualizar todas as ações com prazos para o mês em questão. Acho isso bastante útil para ter uma visão geral do mês e poder adiantar as ações que eu conseguir.

Conclusão

E é isso! Esses são os recursos premium que eu acredito otimizarem bastante o uso do GTD dentro do Todoist! Existe um post no blog do Todoist que fala sobre recursos (premium e gratuito) extras muito bacanas – vale a pena a leitura.

Toda esta série do Todoist foi construída para complementar a série Aprenda GTD. Com a conclusão de nossa série do Todoist aqui, voltaremos aos conceitos do GTD por lá.

Obrigada por terem acompanhado e, qualquer dúvida, por favor, postem nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
18/02/2016
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Rotina diária no GTD: foco na execução
Meu sistema GTD atual: Listas do “Ground” (Julho 2017)
Editorial: Simplifique!

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Continuamos hoje com nossa série de implementação do GTD no Todoist. Ela servirá como exemplo de aprendizado da parte Organização da série Aprenda GTD. Ou seja, você que vem acompanhando a série, aprenderá agora a organizar todo o seu sistema com o exemplo do Todoist. Hoje vamos falar sobre como organizar os níveis mais elevados. Para saber mais sobre eles, pode ser interessante ler o post da série Aprenda GTD equivalente a este assunto. Se não o leu, sugiro que o faça antes de continuar.

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Por gentileza, leia antes o post Como usar o GTD no Todoist – uma introdução, que traz conceitos básicos sobre a ferramenta. Para conhecer o GTD, recomendo que leia todos os posts da série Aprenda GTD até aqui, pois é onde abordo didaticamente todos os conceitos do método. Nossa série abordará a implementação direta, sem esclarecer conceitos básicos que já foram vistos nesses posts anteriores.

Organizando os níveis mais elevados

No Todoist, toda organização é feita em formato de listas. Portanto, a organização apresentada aqui para os níveis mais elevados terá esse formato. Pode parecer óbvio, mas você pode organizar qualquer informação em outros formatos também (painéis, mapas mentais etc). Aqui, vamos focar no uso das listas, pois assim é a ferramenta que estamos trabalhando.

Os níveis mais elevados que vamos organizar são:

  • Áreas de foco
  • Objetivos
  • Visão
  • Propósito

Como organizar os níveis mais elevados: passo a passo

Crie um “projeto” (lista do Todoist) para cada um dos itens acima.

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Clique em “Áreas de foco”.

Dentro desse “projeto” (lista), vamos fazer assim:

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Lembrando que, para tirar a bolinha de tarefa do começo da frase, basta colocar asterisco + espaço antes. Veja acima.

Dentro de “Pessoal”, insira as áreas de foco da sua vida pessoal: finanças, família, casa, saúde, carreira, espiritualidade, lazer, enfim, as que quiser.

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Dentro de “Profissional”, insira todas as suas áreas de atuação em seu trabalho, como: planejamento, gerenciamento da equipe, atendimento ao cliente, gerenciamento de produto X etc.

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Como você vai trabalhar cada área de foco é muito pessoal. Para que servem essas listas? Para você revisar sempre que estiver precisando equilibrar melhor as diversas áreas da sua vida e/ou se sentir sobrecarregada(o). A ideia é que, vendo todos os itens, você consiga ter insights. Só isso.

Algumas ideias para inserir informações dentro de cada área (vejam: só ideias, dentre várias que você pode ter e criar de acordo com as suas necessidades) são:

  • Inserir o propósito da área (por que ela é importante para você?)
  • Inserir uma lista dos domínios que você precisa obter para ter essa área dentro dos padrões de excelência que você tem com relação a ela
  • Inserir uma lista com todas as pessoas pelas quais você é responsável ou para quem você presta contas dentro de cada área
  • Inserir uma lista com os projetos relacionados
  • Inserir uma lista com os objetivos relacionados
  • Escrever um parágrafo que descreva como você vê essa área da maneira ideal para você

Lembre-se: a lista de áreas de foco é uma ferramenta de análise.

Clique em “Objetivos”.

Dentro desse “projeto” (lista), você pode inserir os objetivos de curto prazo (hoje a dois anos) que deseja alcançar.

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Essa lista deverá ser revisada sempre que você quiser ter certeza de que está caminhando em direção a tais objetivos. Não é necessário fazer links nem nada disso.

Mais uma vez, a quantidade de informações que você vai colocar ali dentro depende de você. Objetivos nada mais são que grandes, grandes projetos, então você pode montar o modelo de planejamento natural para cada um deles também, se quiser, substituindo as próximas ações por projetos relacionados.

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Quando um objetivo for alcançado, coloque o ano na frente e clique na bolinha para “tická-lo”. Se você clicar no reloginho que fica no canto inferior direito, embaixo das “tarefas” (itens da lista), você conseguirá ver todos os itens concluídos.

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Clique em “Visão”.

Na visão, entra a visão da sua vida para esse período acima de dois anos. Apesar de o David Allen sugerir no livro que seja para entre 3 e 5 anos, tudo o que temos à nossa frente é apenas uma visão. Portanto, aqui podem entrar objetivos de médio a longo prazo e coisas do tipo.

Eis um print do que eu tenho no momento, que é totalmente pessoal e é recomendável que você personalize de acordo com as suas necessidades e sua vida:

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Clique em “Propósito”.

Assim como em “Áreas de foco”, a lista do “Propósito” não é de resultados desejados, mas relacionada a padrões e princípios da sua vida que você quer seguir e olhar de vez em quando. Princípios, missão pessoal, valores, são informações que você vai construindo ao longo da vida, identificando-os à medida que a sua vida acontece. E é importante reconhecê-los e tê-los listados em algum lugar para que você revise sempre que estiver se sentindo meio para baixo ou precisando tomar uma decisão importante.

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Como vocês podem ver, a implementação do GTD em qualquer ferramenta é super simples – trata-se apenas de criar listas. No Todoist, isso fica ainda mais fácil porque a ferramenta em si é simples e visualmente muito interessante.

No próximo e último post, vamos ver como usar recursos extras da ferramenta para incrementar ainda mais o seu uso. Tudo o que você precisava saber para implementar o GTD no Todoist já foi postado até este post! Depois do fim da série do Todoist, voltaremos às atualizações da série Aprenda GTD, quando falaremos dos outros passos além da organização.

Se tiver dúvidas, deixe um comentário! Obrigada!

Thais Godinho
12/02/2016
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Continuamos hoje com nossa série de implementação do GTD no Todoist. Ela servirá como exemplo de aprendizado da parte Organização da série Aprenda GTD. Ou seja, você que vem acompanhando a série, aprenderá agora a organizar todo o seu sistema com o exemplo do Todoist. Hoje vamos falar sobre projetos.

Acompanhe todos os posts desta série através da tag Guia GTD e Todoist.
Você também pode assinar os feeds do blog ou se cadastrar para receber por e-mail.
Por gentileza, leia antes o post Como usar o GTD no Todoist – uma introdução, que traz conceitos básicos sobre a ferramenta. Para conhecer o GTD, recomendo que leia todos os posts da série Aprenda GTD até aqui, pois é onde abordo didaticamente todos os conceitos do método. Nossa série abordará a implementação direta, sem esclarecer conceitos básicos que já foram vistos nesses posts anteriores.

Lista de projetos X Algum dia / talvez

Já gostaria de começar este post desmistificando a lista Algum dia / talvez que, para quem já conhece um pouco sobre GTD, pode parecer ser uma lista apenas para os sonhos mais loucos e quase impossíveis que você possa vir a ter.

Nos últimos materiais publicados, especialmente cursos, o David pega um pouco mais leve com essa lista. Ele diz que, na verdade, tudo aquilo que você não está fazendo no momento “é algum dia / talvez”.

Isso nos leva a entender que há dois tipos de projetos apenas: ou eles estão em andamento ou não estão. E a ideia com isso então é poder usar a lista de Algum dia / talvez para deixar os projetos que não estejam em andamento e revisar semanalmente, promovendo uma “dança dos projetos” com mais leveza.

Como organizar seus projetos no Todoist

Como o foco desta série é na organização do seus sistema no Todoist, não vou me aprofundar tanto nos conceitos como venho fazendo na série Aprenda GTD. A explicação acima foi apenas para contextualizar a aplicação que vem a seguir.

Existem diversas maneiras de organizar os projetos no Todoist, todas de acordo com as recomendações da DAC (David Allen Company).

A primeira delas é criando um “projeto” (lista) chamado “Projetos” e, dentro, inserindo cada projeto como se fosse uma tarefa. Assim:

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Todo o plano do projeto pode ser criado nos comentários do projeto, assim:

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As próximas ações podem ser listadas aqui se você quiser ter esse controle, mas não precisa. Elas entram nas listas de próximas ações por contextos, como vimos anteriormente.

A segunda maneira é criando um “projeto” (lista) por projeto e deixando todos embaixo de um chamado “Projetos”. Assim:

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E, dentro do projeto, você pode inserir as próximas ações e demais informações que quiser. Perceba o truque lindo do Todoist aqui, que é o de tirar a bolinha de check da tarefa, tornando o texto um parágrafo.

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Você pode deixar as próximas ações dentro do projeto e trabalhar nelas como se o projeto fosse o seu contexto. Isso funciona bem para quem tem ações em um único contexto (computador, por exemplo). Do contrário, pode te confundir. É um terreno perigoso, digamos. Ou você pode colocar as próximas ações nas listas por contextos, assim como no exemplo anterior.

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Percebam a mudança na descrição da próxima ação para ela ficar mais clara.

A outra maneira diz respeito ao uso do Todoist Premium, onde você pode usar etiquetas. Se você tiver a versão Premium do Todoist, pode manter as próximas ações dentro do projeto e usar etiquetas para os contextos. Vou explicar com mais detalhes essa opção no último post da série, mas quis pincelar aqui como fazer para projetos.

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Como organizar a lista de Algum dia / talvez

Essa lista pode e deve ser mais simples que a sua lista de projetos, mas você pode querer inserir tantos detalhes quanto. Não é porque algum projeto está em Algum dia / talvez que você deva deixar de lado. Ele só está em Algum dia / talvez porque, no momento, você não pode ou não quer ter nenhuma próxima ação vinculada a ele para se engajar.

Você pode ter uma única lista de Algum dia / talvez e, dentro dela, listar tudo:

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Assim como pode ter listas de Algum dia / talvez separadas por categorias, como o David cita no livro (A arte de fazer acontecer):

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Dica: crie categorias apenas se sua lista principal estiver ficando muito grande. E não precisa copiar as categorias que ele sugere no livro – crie as suas. Por exemplo, eu tenho uma chamada “Posts para o blog”.

Como essas listas conversam entre si?

Quando falarmos sobre a revisão semanal, ficará mais claro. O que você deve saber é a diferenciação entre uma lista e outra (projetos em andamento X projetos que não estão em andamento).

Na revisão semanal, você revisará ambas as listas – ambas com focos diferentes. E, se identificar algum projeto em Algum dia / talvez que você queira ou possa se engajar agora, ele pode entrar para a sua lista de projetos em andamento. Veremos na revisão semanal como podemos fazer isso.

Arquivos de suporte aos projetos

Existem arquivos, informações e notas de suporte ao projeto (ou não – há projetos super simples, que não têm nada de suporte).

Onde você vai inserir esses arquivos, depende de como você organiza seu arquivo de referência.

Você pode subir arquivos dentro do seu projeto no Todoist? Pode. Existe esse recurso. Fica totalmente a seu critério. A vantagem de subir no Todoist é que, se você quiser compartilhar seu projeto, está tudo ali.

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Veja acima que, ao adicionar um comentário, você pode inserir um arquivo (computador, Dropbox, G Drive), um arquivo de áudio (especialmente útil para mais orientações) e emoticons. <3

Ou você pode simplesmente inserir o link ou a informação de onde está o arquivo dentro do seu plano do projeto. Tanto faz. Use o que funcionar melhor para você.

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Conclusão

O Todoist promove uma visualização simples e eficaz para projetos no GTD. Atualmente, deixei de organizar meus projetos no Evernote para passar todos para o Todoist. Tem funcionado muito bem.

Lembre-se que ter uma lista de projetos completa é uma das coisas que deixam sua mente tranquila. Também te dão material para fazer a revisão semanal. Uma coisa conversa com a outra no GTD.

Mais uma vez: este post não é sobre conceitualização de projetos. Na série Aprenda GTD estamos falando sobre os conceitos e ainda falaremos bastante sobre projetos lá. Aqui estamos aprendendo apenas a organizá-los no Todoist.

Caso tenha qualquer dúvida sobre esse processo, por favor, deixe um comentário. Obrigada!

Thais Godinho
28/01/2016
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Como você se engaja com os seus pensamentos?
Simples exercício de visão para ajudar a ter perspectiva
Orientação diária para executar tarefas