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Você encontra toda a referência sobre o aprendizado do método GTD nesta página.

No post de hoje, vamos falar sobre o quinto passo do GTD, que é o engajar. Quando falamos sobre passos, estamos falando sobre hábitos. Leia este texto para uma compreensão melhor deste entendimento.

Eu adoro falar sobre o quinto passo porque é sobre o que realmente importa, não é mesmo? Executar com significado. Porque convenhamos: riscar coisas da lista qualquer um pode fazer. Agora: será que o que você está riscando da sua lista é realmente a coisa certa, a mais importante, a sua prioridade? Você está aproveitando seu tempo da melhor maneira? Você está apropriadamente engajado com a sua vida? Foi por isso que o David Allen alterou o nome do quinto passo de executar para engajar. Tem mais a ver.

Se você parar para analisar seu nível de produtividade nas últimas semanas, se sentirá satisfeita(o)? Se sim, por quê? Certamente algo certo vem fazendo. Se não, há pontos de melhoria. Então vamos analisar um pouquinho como promover tais melhorias. Você pode estar ocupado(a) o tempo todo, riscando loucamente itens da sua lista, e ainda assim não se sentir produtiva(o). E acho que você já percebeu isso. Isso acontece porque estar ocupado é diferente de ser produtivo.

E essa experiência vem de você confiar na decisão que você tomou a respeito daquilo que acredita ser a melhor coisa a ser feita naquele determinado momento. Mas de onde vem essa confiança? Intuição? Talvez? Mas o que dá base a essa intuição? Aha, essa é a grande pergunta. O David Allen desenvolveu uma série de respostas para ela.

Critério limitador

A primeira resposta é o que o David chamada de critério limitador. Você vê tudo o que você tem para fazer e começa a limitar suas escolhas com base em:

  • Que contexto você está? Que ações você consegue executar nesse momento, com as ferramentas que tem disponíveis ou no local onde se encontra?
  • Quanto tempo você tem?
  • Qual seu nível de energia? Você tem todos os recursos que precisa?

A ideia é filtrar as suas ações com base nos critérios acima.

Por exemplo: Você está em frente ao seu computador (contexto). Tem 15 minutos antes da próxima reunião (tempo). E está se sentindo calma(o) e relaxada(o) (energia). Portanto, consegue responder um e-mail complicado que demanda uma resposta com concentração ou outra tarefa que se encaixe nessas condições. O critério limitador é simples assim. Te permite fazer escolhas.

Então, se você tem um sistema legal onde todas as suas próximas ações estão claras o suficiente e organizadas de modo que façam sentido para você, basta acessá-las e fazer essas escolhas. A execução se torna fácil, porém engajada e tranquila. Você consegue tirar vantagem das pequenas janelas de tempo do seu dia a dia e, mesmo quando não estiver no seu melhor nível de criatividade, ainda assim você poderá fazer progresso em algumas coisas.

Horizontes de foco

Se você levar em conta o contexto em que está, o tempo que tem e o seu nível de energia, e ainda assim tiver dúvidas sobre o que deve fazer, como você consegue escolher?

Se você estiver buscando confiar na decisão sobre o que é a coisa certa a ser feita a seguir, você precisa considerar todos os níveis dos seus compromissos. E as suas listas de ações são o nível mais mundano – podem não deixar claras essas prioridades. Portanto, quando a gente fala sobre prioridades no GTD, a gente está falando sobre esses níveis mais elevados.

Os níveis mais elevados não são complexos. Nossa vida é complexa. Eles apenas refletem essa complexidade.

Existem seis horizontes que afetam as suas escolhas todos os dias:

  • Térreo: Calendário / Ações
  • Horizonte 1: Projetos
  • Horizonte 2: Áreas de foco e responsabilidade
  • Horizonte 3: Metas e objetivos
  • Horizonte 4: Visão
  • Horizonte 5: Propósito e princípios

Na prática, é assim: entre duas ações, se uma ação é avulsa mas a outra fará um projeto caminhar, provavelmente você preferirá executar a ação relacionada ao projeto, por considerá-la mais importante. Se tiver que escolher entre dois projetos, escolherá aquele que impactará mais uma área de foco, e por aí vai. Não é tão simples a ponto de se resumir em um único parágrafo assim (daria para escrever um livro inteiro sobre isso), mas ao mesmo tempo é.

A coisa mais importante sobre os horizontes de foco é simplesmente lembrar que eles existem. Aos poucos, você vai obtendo coerência em toda a sua vida ao revisar todos eles ao trabalhar em suas atividades. Isso é uma das coisas que o GTD proporciona.

Prioridades

Mas vamos explorar um pouco mais o assunto “prioridades”. O David Allen costuma dizer que nós não definimos prioridades – nós as temos. E a coisa acontece tão rápida na sua cabeça que você nem percebe. Por exemplo: você está trabalhando em um documento importante, seu telefone toca e é da escola do seu filho, que caiu na aula de educação física e quebrou o braço. Em questão de segundos, suas prioridades mudaram mas ainda assim estão super claras.

Uma maneira simples de pensar em prioridades é responder a seguinte pergunta: Por quê? Por que eu estou fazendo esta atividade agora? Por que eu preciso participar dessa reunião? Por que eu estou trabalhando nesse projeto? Por que eu estou planejando essa viagem? Perguntar por que você está fazendo as coisas, sempre e sempre, vai fazer com que você chegue, sem perceber, no Horizonte 5 das coisas. E essa é a sua prioridade. É o propósito.

As três naturezas do trabalho

O terceiro fator a se considerar são as três naturezas do trabalho. Tudo o que você faz em termos de trabalho se encaixa em três categorias de atividades: planejadas, não planejadas e o trabalho de definir efetivamente o que precisa ser feito.

As atividades planejadas são aquelas que você já sabe que precisa fazer. São as atividades que já estão no seu calendário e/ou nas suas listas de próximas ações.

As atividades não planejadas são as coisas que não estão nas suas listas e aparecem no dia a dia – as urgências, os imprevistos, as reuniões de última hora (acho que você conhece bem!).

E definir o que precisa ser feito é lidar com tudo o que chega de novo em termos de ideias que você capturou e e-mails na sua caixa de entrada (reveja o passo 1 – capturar, se tiver dúvidas). É o tempo que você passa esclarecendo suas caixas de entrada (definindo ações e projetos), planejando suas atividades etc.

Esses três tipos de atividades acontecem diariamente no seu trabalho, quer você queira ou não. A ideia é que você conheça a natureza do seu trabalho e respeite a proporção adequada para não entrar no caos. Por exemplo: não dá para planejar um dia inteiro de atividades sem deixar tempo livre para as atividades não planejadas, porque elas aparecerão de toda forma e “atrapalharão” todo o seu planejamento. Assim como você terá que ter um tempinho para processar suas ideias e e-mails diariamente para que não se acumulem e te mantenham atualizada(o) sobre o que está acontecendo no seu mundo.

E é claro que a natureza do trabalho de um gestor é diferente da natureza do trabalho de um estagiário, que é diferente da de uma coordenadora de projetos, que é diferente da de um professor e por aí vai. Conheça a sua. Analise o seu dia a dia, não tem segredo. Na prática, significa: passei a manhã toda em reunião, então agora vou aproveitar meu tempo livre para processar uns e-mails, senão de tarde podem aparecer algumas atividades não planejadas e posso não conseguir ver minhas mensagens. É um equilíbrio.

Concluindo

Quando se trata de escolher “o que fazer”, queremos ficar tranquilos sabendo que escolhemos fazer a coisa certa, a mais importante, o que é prioridade. E isso depende de:

  • Estar no contexto apropriado, com tempo disponível e a energia correta para fazer aquilo;
  • Como aquela atividade se relaciona com os meus diferentes horizontes de foco;
  • O quão completo está o meu inventário de projetos e próximas ações, porque é isso que vai garantir a eficácia das escolhas acima.

É importante ter consciência dos três tipos de natureza do seu trabalho para saber se você tem equilibrado seu dia a dia adequadamente. A maioria das pessoas é muito boa em atender o que chega no dia, atender demandas e se manter ocupada – mas será que esse é o melhor uso do seu tempo? Será que embaralhar pastinhas e batucar o teclado é o trabalho mais importante que você deveria estar fazendo hoje?

Estar apropriadamente engajado(a) com o que você está fazendo está diretamente relacionado a confiar nas suas escolhas, e o que o GTD promove é um método para fazer escolhas com com mais segurança, a fim de se sentir mais produtivo(a) e, com isso, liberar sua criatividade.

Thais Godinho
13/05/2016
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Continuamos hoje com nossa série de implementação do GTD no Todoist. Ela servirá como exemplo de aprendizado da parte Organização da série Aprenda GTD. Ou seja, você que vem acompanhando a série, aprenderá agora a organizar todo o seu sistema com o exemplo do Todoist. Hoje vamos falar sobre como podemos utilizar os recursos premium da ferramenta para otimizar o nosso sistema GTD. Este é o último post da série.

Acompanhe todos os posts desta série através da tag Guia GTD e Todoist.
Você também pode assinar os feeds do blog ou se cadastrar para receber por e-mail.
Por gentileza, leia antes o post Como usar o GTD no Todoist – uma introdução, que traz conceitos básicos sobre a ferramenta. Para conhecer o GTD, recomendo que leia todos os posts da série Aprenda GTD até aqui, pois é onde abordo didaticamente todos os conceitos do método. Nossa série abordará a implementação direta, sem esclarecer conceitos básicos que já foram vistos nesses posts anteriores.

Quais são os recursos Premium

O Todoist pode ser utilizado em sua versão gratuita sem problemas. Toda esta série foi projetada para que você possa usar o GTD na ferramenta ainda na versão grátis. Este post serve apenas para mostrar os recursos premium e como você pode melhorar o uso da ferramenta se assinar a versão paga (28,99 dólares ao ano / menos de 3 dólares por mês).

  • Inserir comentários nas tarefas
  • Inserir arquivos, anexos e gravações de áudio nas tarefas
  • Inserir lembretes ilimitados nas tarefas (por horário ou geolocalização)
  • Ter backup automático de todo o sistema diariamente
  • Inserir etiquetas nas tarefas e personalizar suas cores
  • Criar filtros para as mais diversas variáveis
  • Pesquisa super eficiente de tarefas e projetos
  • Analisar tarefas concluídas
  • Exportar as tarefas para visualizar em um calendário diferente
  • Adicionar e-mails como tarefas
  • Criar templates de projetos
  • Ter sincronização automática

Compare todos os recursos da versão gratuita com a versão paga aqui.

Vamos ver como alguns recursos premium podem otimizar a aplicação do seu GTD na ferramenta.

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Etiquetas nas próximas ações

Você pode usar etiquetas para qualquer coisa, na verdade, mas nesta série, nossa recomendação é que você use para definir contextos para as próximas ações. Isso é muito útil porque você pode inserir contextos nas ações avulsas e nas ações dos projetos.

Como nós vimos na Parte 2 desta série, a recomendação para quem tem a versão gratuita é criar “projetos” (listas) para os contextos. Eu mesma, que tenho a versão premium, usei assim durante bastante tempo. Porém, as ações dos projetos precisariam ficar separadas deles, o que algumas pessoas não gostam. Se for o seu caso, com as etiquetas você pode manter as ações dentro do seu projeto e, com as etiquetas, atribuir os contextos.

No dia a dia, você acessará apenas a lista de contexto através das etiquetas e poderá executar as ações, sendo elas avulsas ou parte de projetos.

Você pode ainda alterar a cor das etiquetas para personalizar ainda mais o seu sistema, deixando cada uma com a cor que torne o processo mais dedutivo para você. Como eu mostrei aqui, por exemplo.

Algumas pessoas gostam de inserir nas ações não apenas os contextos, mas a duração das ações e nível de energia. Eu não recomendo. Além de ser uma complicação a mais, há o risco de processar errado. Por ex, se eu estiver com a energia boa, tem ações que eu faço em 15 minutos mas, se eu estiver com a energia baixa, para a mesma ação eu levaria 1 hora. Os critérios de tempo e energia são critérios que devem ser avaliados no momento da execução, não do processamento e organização. Por isso, você pode querer usar, mas não é recomendação da DAC (David Allen Company). E pode mais complicar que facilitar.

Enviar informações e ações por e-mail

Em vez de copiar e colar, você pode enviar informações diretamente por e-mail para o seu Todoist. Há um endereço de e-mail para cada projeto ou você pode instalar uma extensão do Google Chrome que serve exatamente para isso.

Eu não costumo enviar e-mails para o meu Todoist direto porque preciso processar individualmente e manualmente (tenho mais controle), mas muitas pessoas utilizam esse recurso e não vivem sem ele.

Inserir notas nas ações

Um dos recursos mais úteis é poder inserir arquivos, notas e gravações de áudio nas ações do Todoist. Para quem compartilha suas listas, então, isso é uma maravilha. Dá para trocar ideias sobre absolutamente tudo ali.

Criar templates para projetos semelhantes

Você pode exportar as ações de um projeto inteiro e depois importar um novo. Isso é muito útil para projetos semelhantes, como a organização de viagens e eventos, por exemplo.

Lembretes nas ações

Se você ainda não estiver acostumado a verificar suas listas quando estiver no contexto adequado, você pode contar com essa pequena ajudinha dos lembretes, especialmente para ações que precisa fazer enquanto estiver na rua. Uma das coisas mais incríveis já inventadas é o lembrete por geolocalização, que faz com que o sistema te avise de um lembrete quando você chega a um determinado lugar.

Filtros

Um dos recursos mais populares do Todoist Premium são os filtros. Eu procuro não complicar muito o meu sistema GTD, inserindo muitas informações, mas algumas pessoas gostam de ter o máximo possível de detalhes sob controle. Uma recomendação de filtros que eu faço é com base em prioridades e com base no prazo de conclusão das ações.

Posso ter novas ideias no futuro mas, hoje, eu recomendo os seguintes filtros:

Captura de tela 2016-02-18 11.54.59

O que é prioridade para o GTD? O David diz que o critério de execução “prioridade” diz respeito aos níveis mais altos, mesmo que inconscientemente. O Todoist tem 4 níveis de prioridade com base em bandeirinhas de cores diferentes:

Captura de tela 2016-02-18 11.57.00

O que eu recomendo com base no GTD:

  • Bandeirinha vermelha – Prioridade 1 – Ações que conversam com os níveis mais altos (horizontes 3 a 5)
  • Bandeirinha laranja – Prioridade 2 – Ações que são muito importantes para manter standards nas áreas de foco (horizonte 2)
  • Bandeirinha amarela – Prioridade 1 – Ações relacionadas a projetos (horizonte 1)

A bandeirinha branca é a prioridade padrão das ações e não vamos mexer nele. Diz respeito às próximas ações avulsas, por assim dizer.

Então, ao criar próximas ações, você pode definir qual a sua prioridade com base nos critérios acima. Isso fará com que você veja essas ações sempre no topo da lista, ao acessar suas listas de contextos.

Você pode então criar um filtro para cada uma delas, como mostrei no print acima, apenas para verificar quais são as ações que você selecionou com tais prioridades.

O último filtro que criei foi um filtro para visualizar todas as ações com prazos para o mês em questão. Acho isso bastante útil para ter uma visão geral do mês e poder adiantar as ações que eu conseguir.

Conclusão

E é isso! Esses são os recursos premium que eu acredito otimizarem bastante o uso do GTD dentro do Todoist! Existe um post no blog do Todoist que fala sobre recursos (premium e gratuito) extras muito bacanas – vale a pena a leitura.

Toda esta série do Todoist foi construída para complementar a série Aprenda GTD. Com a conclusão de nossa série do Todoist aqui, voltaremos aos conceitos do GTD por lá.

Obrigada por terem acompanhado e, qualquer dúvida, por favor, postem nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
18/02/2016
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Deixe o volante do GTD guiar a sua vida
Linkagem de domingo {52}
Dúvidas da leitora: GTD, agenda e coisas mais

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Continuamos hoje com nossa série de implementação do GTD no Todoist. Ela servirá como exemplo de aprendizado da parte Organização da série Aprenda GTD. Ou seja, você que vem acompanhando a série, aprenderá agora a organizar todo o seu sistema com o exemplo do Todoist. Hoje vamos falar sobre como organizar os níveis mais elevados. Para saber mais sobre eles, pode ser interessante ler o post da série Aprenda GTD equivalente a este assunto. Se não o leu, sugiro que o faça antes de continuar.

Acompanhe todos os posts desta série através da tag Guia GTD e Todoist.
Você também pode assinar os feeds do blog ou se cadastrar para receber por e-mail.
Por gentileza, leia antes o post Como usar o GTD no Todoist – uma introdução, que traz conceitos básicos sobre a ferramenta. Para conhecer o GTD, recomendo que leia todos os posts da série Aprenda GTD até aqui, pois é onde abordo didaticamente todos os conceitos do método. Nossa série abordará a implementação direta, sem esclarecer conceitos básicos que já foram vistos nesses posts anteriores.

Organizando os níveis mais elevados

No Todoist, toda organização é feita em formato de listas. Portanto, a organização apresentada aqui para os níveis mais elevados terá esse formato. Pode parecer óbvio, mas você pode organizar qualquer informação em outros formatos também (painéis, mapas mentais etc). Aqui, vamos focar no uso das listas, pois assim é a ferramenta que estamos trabalhando.

Os níveis mais elevados que vamos organizar são:

  • Áreas de foco
  • Objetivos
  • Visão
  • Propósito

Como organizar os níveis mais elevados: passo a passo

Crie um “projeto” (lista do Todoist) para cada um dos itens acima.

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Clique em “Áreas de foco”.

Dentro desse “projeto” (lista), vamos fazer assim:

Captura de tela 2016-02-10 14.01.35

Lembrando que, para tirar a bolinha de tarefa do começo da frase, basta colocar asterisco + espaço antes. Veja acima.

Dentro de “Pessoal”, insira as áreas de foco da sua vida pessoal: finanças, família, casa, saúde, carreira, espiritualidade, lazer, enfim, as que quiser.

Captura de tela 2016-02-10 14.02.44

Dentro de “Profissional”, insira todas as suas áreas de atuação em seu trabalho, como: planejamento, gerenciamento da equipe, atendimento ao cliente, gerenciamento de produto X etc.

Captura de tela 2016-02-10 14.03.30

Como você vai trabalhar cada área de foco é muito pessoal. Para que servem essas listas? Para você revisar sempre que estiver precisando equilibrar melhor as diversas áreas da sua vida e/ou se sentir sobrecarregada(o). A ideia é que, vendo todos os itens, você consiga ter insights. Só isso.

Algumas ideias para inserir informações dentro de cada área (vejam: só ideias, dentre várias que você pode ter e criar de acordo com as suas necessidades) são:

  • Inserir o propósito da área (por que ela é importante para você?)
  • Inserir uma lista dos domínios que você precisa obter para ter essa área dentro dos padrões de excelência que você tem com relação a ela
  • Inserir uma lista com todas as pessoas pelas quais você é responsável ou para quem você presta contas dentro de cada área
  • Inserir uma lista com os projetos relacionados
  • Inserir uma lista com os objetivos relacionados
  • Escrever um parágrafo que descreva como você vê essa área da maneira ideal para você

Lembre-se: a lista de áreas de foco é uma ferramenta de análise.

Clique em “Objetivos”.

Dentro desse “projeto” (lista), você pode inserir os objetivos de curto prazo (hoje a dois anos) que deseja alcançar.

Captura de tela 2016-02-10 14.05.03

Essa lista deverá ser revisada sempre que você quiser ter certeza de que está caminhando em direção a tais objetivos. Não é necessário fazer links nem nada disso.

Mais uma vez, a quantidade de informações que você vai colocar ali dentro depende de você. Objetivos nada mais são que grandes, grandes projetos, então você pode montar o modelo de planejamento natural para cada um deles também, se quiser, substituindo as próximas ações por projetos relacionados.

Captura de tela 2016-02-10 14.06.06

Quando um objetivo for alcançado, coloque o ano na frente e clique na bolinha para “tická-lo”. Se você clicar no reloginho que fica no canto inferior direito, embaixo das “tarefas” (itens da lista), você conseguirá ver todos os itens concluídos.

Captura de tela 2016-02-10 14.07.22 Captura de tela 2016-02-10 14.07.39

Clique em “Visão”.

Na visão, entra a visão da sua vida para esse período acima de dois anos. Apesar de o David Allen sugerir no livro que seja para entre 3 e 5 anos, tudo o que temos à nossa frente é apenas uma visão. Portanto, aqui podem entrar objetivos de médio a longo prazo e coisas do tipo.

Eis um print do que eu tenho no momento, que é totalmente pessoal e é recomendável que você personalize de acordo com as suas necessidades e sua vida:

Captura de tela 2016-02-10 14.08.33

Clique em “Propósito”.

Assim como em “Áreas de foco”, a lista do “Propósito” não é de resultados desejados, mas relacionada a padrões e princípios da sua vida que você quer seguir e olhar de vez em quando. Princípios, missão pessoal, valores, são informações que você vai construindo ao longo da vida, identificando-os à medida que a sua vida acontece. E é importante reconhecê-los e tê-los listados em algum lugar para que você revise sempre que estiver se sentindo meio para baixo ou precisando tomar uma decisão importante.

Captura de tela 2016-02-10 14.09.13

Como vocês podem ver, a implementação do GTD em qualquer ferramenta é super simples – trata-se apenas de criar listas. No Todoist, isso fica ainda mais fácil porque a ferramenta em si é simples e visualmente muito interessante.

No próximo e último post, vamos ver como usar recursos extras da ferramenta para incrementar ainda mais o seu uso. Tudo o que você precisava saber para implementar o GTD no Todoist já foi postado até este post! Depois do fim da série do Todoist, voltaremos às atualizações da série Aprenda GTD, quando falaremos dos outros passos além da organização.

Se tiver dúvidas, deixe um comentário! Obrigada!

Thais Godinho
12/02/2016
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