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Sempre que eu posto o meu setup atual no Todoist, surgem muitas dúvidas especialmente com relação a projetos, então já há algum tempo venho planejando este post, que tem até um vídeo demonstrando como fazer no Todoist e esclarecendo as principais dúvidas. Assista aqui:

Não existe forma certa ou errada de gerenciar projetos no Todoist. Eu passo a minha abordagem, que é a do método que eu uso (GTD). Você pode não utilizar GTD ou usar outras metodologias, então seu uso e organização serão diferentes.

O David Allen ensina primeiro o que é um projeto: um resultado que leva mais de um passo para concluir, geralmente dentro do período de um ano. E diz que cada projeto deve ter pelo menos uma próxima ação – a próxima ação física e visível que vai mover alguma situação adiante.

Isso significa que, se eu tiver um projeto “Organizar viagem para a Disney”, “reservar hotel” não é uma próxima ação, mas “pesquisar preços de hotéis na região” é. Esse esclarecimento é chave.

Uma vez que você tenha o resultado definido (“Organizar viagem para a Disney”) e uma próxima ação identificada (“pesquisar preços de hotéis na região”), cada um desses dois elementos (que são diferentes) deve ser organizado em uma lista respectiva – uma lista de Projetos e uma lista de Próximas Ações.

Uma lista de Projetos deve ter apenas o título dos projetos em andamento. Serve para te dar uma visão geral de tudo aquilo que você quer concluir, não perder de vista os resultados, especialmente em sua Revisão Semanal (outro ponto que tem que ser hábito para tudo funcionar com seu sistema).

A lista de Próximas Ações pode ser quebrada em outras listas de acordo com o contexto onde você precisa (ou prefere) estar para se engajar naquela ação. Então, em vez de acessar uma única lista de próximas ações, você acessaria listas como Computador, Telefonemas, Escritório, Casa etc.

Você terá ações relacionadas a projetos e ações avulsas nessas listas. A ideia é que, estando no contexto X, você consegue executar com agilidade todas as ações que estão ali, andando com diversos projetos ao mesmo tempo. Se você colocar as ações dentro de cada projeto, terá que entrar de projeto em projeto para saber o que precisa fazer. Além de perder mais tempo, isso te tira da agilidade de execução e cognitivamente te coloca no terreno do planejamento. Se você tiver déficit de atenção, lascou-se! Aí que você dispersa e não volta à execução das ações.

Você não executa projetos – você executa apenas as ações dos projetos.

Então há várias dúvidas quando explico isso nos posts, como: “mas como posso saber que uma ação pertence a um determinado projeto?”. Bem, se a ação estiver clara, você saberá. Além disso, o projeto não é composto apenas de próximas ações. Existe o planejamento do projeto, que inclui diversos elementos, inclusive as “to-dos” do projeto, que não são próximas ações ainda – você as usa para identificar próximas ações.

Além disso, a Revisão Semanal te dará essa visão atualizada dos seus projetos, pois você começa revisando as suas próximas ações.

Enfim, como falei no outro post sobre o tema (listas separadas), é questão de testar e ver a diferença. Eu falando fica muito teórico.

Se tiver a oportunidade, veja o vídeo, onde explico todas essas questões e procuro responder essas dúvidas mais comuns.

Obrigada!

Thais Godinho
21/02/2017
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Qual a diferença entre um projeto que tem prazo e um projeto que tem tempo livre de conclusão no GTD?

Nenhuma. Ambos entram no sistema. A diferença não está no projeto em si, mas no CALENDÁRIO, que é onde entram os prazos e ações com prazo, sejam de projetos ou avulsas, e nas listas de Próximas Ações, que é onde entram as ações de projetos ou avulsas também, para fazer o quanto antes.

Se a execução do GTD diz respeito ao calendário + listas de Próximas Ações nos intervalos, tudo que tem prazo será executado no tempo certo e o que não tem prazo também será, dependendo apenas de você estar no contexto certo.

Uma coisa incrivelmente importante é que você pode ter projetos mais complexos que tenham cronogramas de execução. Um cronograma, montado em uma planilha ou em um arquivo robusto do MS Project, é apenas um arquivo de suporte ao projeto. Você revisa semanalmente para identificar próximas ações. Uma vez identificadas:

  1. Faça na hora, se levar menos de 2 minutos
  2. Delegue, se for para outra pessoa fazer
  3. Adie para você fazer no momento mais apropriado, se não puder delegar – e esse “momento mais apropriado” pode ser 1) em um dia ou horário específico, então você colocaria no seu calendário, ou 2) apenas estar no contexto apropriado, o quanto antes, então você colocaria em uma lista de Próximas Ações por contexto.

Perceba que você não “executa” projetos, mas apenas as ações relacionadas a cada um deles. Então o que vai te dar controle dos cronogramas não é revisar cada um dos seus projetos diariamente (que loucura!), mas sim fazer uma boa Revisão Semanal e garantir que o que já pode ser feito foi destinado ao lugar correto – seja fazendo na hora (< 2 minutos), delegando (lista Aguardando Resposta) ou adiando (Calendário ou Próximas Ações). Uma boa Revisão Semanal te deixa tranquilo até a próxima.

E ei! Nada impede que você acesse um projeto ou outro antes da próxima Revisão Semanal se você sentir necessidade. Só não precisa ser regra ficar preocupado com todos eles todos os dias, ao mesmo tempo.

Essa é a maravilha do GTD: todos os projetos caminham. O que tem prazo você faz, e o que não tem prazo você também faz, com liberdade de escolha. Você não precisa simular prazos nos que não têm. Basta entrar no fluxo de execução.

Thais Godinho
16/02/2017
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Quando eu tenho muitos projetos em andamento, eu os organizo por prazo de conclusão. Essa foi uma dica que recebi no curso de GTD Nível 2: Projetos e Prioridades, quando eu o fiz há um ano como parte do meu processo de certificação no GTD.

Vamos lembrar o que são projetos para o GTD? Tudo aquilo que leva mais de um passo para ser concluído e que eu posso concluir em até um ano.

A minha organização no GTD é muito dinâmica – mudo sempre para adequar minhas necessidades. Porém, eu percebi que ajuda muito, quando tenho muitos projetos em andamento, listá-los por ordem de conclusão. Por isso, no Todoist, eu fiz assim:

projetos-conclusao-todoist

Eu gosto de escrever em inglês para aprimorar meus estudos no idioma. Mas, basicamente, lá em cima estou dizendo que são minhas diretrizes para um ano: de setembro 2016 a setembro 2017. Se meus projetos são tudo aquilo que eu quero concluir em até um ano, ter essa frase (que vou atualizando na virada dos meses) me ajuda a ter esse cenário em vista.

Então eu organizo os projetos de acordo com o que tem que ser finalizado ainda este mês, mês que vem, até o final do ano, até o primeiro trimestre do ano que vem, até o segundo trimestre e até setembro, daqui a um ano. De modo geral, a organização fica assim: este mês, mês que vem e, depois, por trimestres, até a conclusão de um ano.

Coloco uma fogueirinha nos projetos do mês atual porque sei que eles são mais urgentes, digamos assim. Não gosto muito do uso da palavra “urgente” mas acho que, neste caso, explicita bem o que quero dizer.

significado-urgente

No ano passado, eu fiz um post falando um pouco sobre organizar projetos por prazo de conclusão e uma priorização que estava fazendo para eles caminharem bem. Essa tal priorização que eu cito não é padrão do GTD, ok? É uma coisa minha mesmo. Hoje já não faço daquele jeito. Estou fazendo assim:

Quando for uma ação relacionada a um dos projetos que eu preciso terminar no mês atual, eu marco com prioridade 1, pra tarefa ficar vermelhinha. Quando for uma ação para projetos do mês que vem, marco como prioridade 2 (laranja). Demais ações de projetos marco como prioridade 3 (amarelo) e, ações avulsas, prioridade 4 (branco). Funciona bem para mim porque sou uma pessoa visual e esse tipo de “bobagem” (não acho que seja bobagem – é um termo carinhoso) me ajuda no dia a dia.

acao-prioritaria

Outra coisa que tenho feito é revisar os projetos deste mês com mais frequência, para garantir o foco. Não que eu foque apenas neles (isso fugiria do conceito de próxima ação do GTD, que é você aproveitar suas janelas de tempo para ir executando o que puder, dentro do contexto apropriado), mas eu gosto de garantir, sempre que possível, que eles estejam “correndo”. Eles são mais prioritários que os outros porque precisam ser concluídos logo, e isso é algo que tem a ver com o GTD (prioridades / horizontes mais elevados).

Muito do que eu estou falando pode parecer grego ou muito avançado para quem está começando. Por favor, não queira comparar o uso e modelo de personalização de uma pessoa que usa GTD há dez anos e trabalho com isso com o início da sua implementação. No começo, tudo o que você precisa ter é uma lista de projetos.

Thais Godinho
26/09/2016
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