ou

Para o GTD, projeto é todo resultado desejado que leva mais de um passo para concluir, geralmente dentro do período de um ano.

Uma dúvida que eu tive com o passar do tempo usando GTD e que vejo que muitas pessoas ainda têm é sobre “sub-projetos”. Exemplo claro: “Organizar um casamento” pode ser um projeto, mas “Finalizar decoração da igreja” e “Alugar vestido de noiva” podem ser sub-projetos. A dúvida que paira é: devo ter um único projeto com todas essas etapas ou devo ter um projeto separado para cada uma delas? Este post serve para detalharmos mais essa discussão.

O que o David Allen diz é que, na verdade, tanto faz, contanto que você revise com a mesma regularidade todos os seus projetos e garanta que eles estejam atualizados. Não existe uma ferramenta perfeita e completa que gerencie tudo isso (não porque não criaram, mas porque não tem como fazer esse link vertical e horizontal com efetividade – por isso é importante que você conheça o método e, através das revisões, faça essa conexão).

Quando a gente revisa todos os projetos durante a Revisão Semanal, por exemplo, isso serve para que a gente tenha a consciência do todo e que esse todo seja coerente com tudo o que a gente quer concluir em até um ano (horizonte dos projetos). Então “ter uma lista de projetos” significa apenas ter essa visão integrada. Partindo desse princípio, sinceramente tanto faz como você organiza os seus projetos.

Agora, tem pontos importantes que podemos levantar aqui, e isso é muito pessoal. Vou trazer outro exemplo: “Reformar a cozinha”. Para reformar a cozinha, você já definiu que vai trocar o piso, instalar armários embutidos novos, trocar os azulejos, comprar novos eletrodomésticos. Cada uma dessas etapas poderia ser um sub-projeto numa boa. A grande questão aqui é: dá (ou quero) instalar os armários antes de trocar o piso? Às vezes não. Por questão de tempo, prioridade, recursos financeiros, você quer fazer uma coisa de cada vez. Isso significa que você não vai definir uma próxima ação para aquilo que não quer mover agora, mas ao mesmo tempo não quer perder a visão do todo. Afinal, quando você finalizar o piso, já quer ir para os armários. Isso pode significar (e é apenas sugestão) que vale mais a pena ter um único macro-projeto chamado “Reformar a cozinha” e ter cada uma dessas etapas definidas dentro do plano do projeto em vez de tratá-las como projetos individuais. Agora, caso seu projeto seja “Reformar a casa inteira”, pode valer a pena ter “Reformar a cozinha” como um projeto separado, pois você quer definir próximas ações para esse projeto mesmo que outros (como “Reformar o banheiro”) não as tenham.

Outra coisa: seu sistema é dinâmico. O David mesmo dá um exemplo no livro que, quando começou a organizar sua mudança da Califórnia para Amsterdam, ele tinha um único projeto chamado “Mudar para Amsterdam”. Mas, aos poucos, cada frente teve sua necessidade de desdobramento e ele fez com que esse único projeto se “pipocasse” em 15 novos, desde “Abrir conta no banco holandês” até “Terminar de armazenar as obras de arte da casa da Califórnia”. Porque depende do que você quer acompanhar regularmente como resultado. E isso é muito pessoal. O GTD certo é aquele que você molda à sua vida.

O David recomenda: na dúvida, não tenha sub-projetos. Tenha uma lista com todos os seus projetos e, no plano deles, insira essas etapas. Mas o que seria o “plano do projeto”?

O plano do projeto se baseia no Modelo de Planejamento Natural que o David destrincha no capítulo 3 do livro do GTD (“A arte de fazer acontecer”). Mas não é nada mais complicado do que criar uma lista com todas as etapas do projeto. Algo como:

  • Piso
    • Pesquisa de preço
    • Compra
    • Instalação
  • Armários
    • Tirar medidas
    • Pesquisa de preço e orçamentos
    • Compra
    • Instalação
  • Azulejos
    • Pesquisa de preço
    • Compra
    • Instalação
  • Eletrodomésticos
    • Pesquisa de preço
    • Compra
      • Geladeira
      • Microondas
      • Fogão
      • Lava-louça

Só de ter as etapas listadas assim já pode te dar um controle maior sobre o projeto como um todo.

“Mas Thais, onde eu listo isso?”. Depende do programa que você usa. Se você se organiza em papel, pode ser em uma folha de sulfite, em um caderno. Se for no Evernote ou no One Note, na descrição da nota do projeto. Se for no Todoist, você pode inserir uma nota no próprio projeto. Depende, mas em qualquer ferramenta você pode criar uma nota e inserir isso.

Outro ponto importante: os projetos não são iguais, então não adianta querer padronizar todos em um mesmo formato. Alguns terão etapas, enquanto outros serão tão simples quanto definir uma próxima ação depois da outra, enquanto outros terão cronogramas super complexos, que envolvem times de 26 pessoas. Para o GTD, a única coisa que você tem que fazer é ter uma lista completa com os seus projetos, que seja revisada regularmente, de modo que as próximas ações estejam definidas (e alocadas nos lugares apropriados) e funcionando em seu sistema de execução no térreo (calendário, próximas ações, assuntos a tratar e aguardando resposta).

Todo esse material de plano de projeto, além de cronogramas e arquivos diversos, são chamados de suporte / apoio ao projeto e devem ser revisados semanalmente (junto com o projeto) apenas para verificar se você pode identificar novas próximas ações. Eles não são as ações em si.

Thais Godinho
18/04/2017
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Esta semana comentei nas minhas redes sociais que estava com mais de 90 projetos em andamento, e a maioria das pessoas ficou chocada com a quantidade. Resolvi então escrever um post para comentar mais a respeito. Todos os exemplos que usarei aqui estão na minha lista de projetos.

Em primeiro lugar, o conceito que eu uso para projetos vem do GTD: todo resultado desejado que demanda múltiplos passos para ser concluído, geralmente dentro do período de até um ano. Estima-se que cada pessoa tenha uma média entre 30 e 100 (pra menos ou pra mais). Existem projetos simples e complexos, assim como projetos óbvios e projetos ocultos. É por isso que muitas pessoas acham que têm 3 ou 4 projetos, mas certamente podem ter mais, se elas forem adeptas do método GTD.

Um inventário completo de projetos tem, então, tudo o que você quer concluir em até um ano e que você consegue alocar contexto, tempo e recursos no momento.

Se eu tenho ações diversas que preciso executar, mas uma ação em si não conclui o que precisa ser feito, pode ser que valha a pena definir um projeto. Ele não deixa de existir só porque eu não identifiquei o resultado desejado – porque eu resisto em chamá-lo de projeto. Ele continua existindo, porém apenas em minha mente. E eu já sei que minha mente serve para ter ideias, não para armazená-las. “Finalizar tratamento com a dentista”, então, é um projeto, pois, se eu sair da última consulta precisando remarcar uma próxima para finalizar um procedimento, ainda não está finalizado. E, se eu não identificar isso, minha mente vai ficar me lembrando a qualquer momento. E eu não quero isso. Quero paz e tranquilidade para focar nas coisas certas.

Identificar tais resultados me permite acompanhar semanalmente cada um dos meus projetos, durante a Revisão Semanal. Eu levo de 30 a 40 minutos para revisar todos esses projetos, com uma única finalidade: garantir que todos eles tenham pelo menos uma próxima ação definida. Tendo, está ótimo.

Nessa revisão, eu posso sentir a necessidade de planejar mais o projeto. O que eu faço então é definir uma próxima ação para detalhar o planejamento dele. Tem funcionado muito bem ao longo dos anos.

Uma lista completa com todos os seus projetos em andamento é essencial para que você tenha não só controle, como foco. Afinal, quando eu olho para a minha lista de projetos, me dá uma tranquilidade imensa saber que tudo o que tenho que concluir em até um ano está ali. E o mais curioso é que é uma lista dinâmica. É comum eu dar uma mudada no nome do projeto, deixa-lo mais claro com o tempo (até porque o resultado ficou mais claro para mim), usar verbos e termos melhores e mais fortes.

Também me permite ter uma visão integrada da minha vida. Eu vejo que tenho projetos caminhando não só na vida profissional (exemplos: “Desenhar novo processo para os cursos de GTD” ou “Submeter primeira versão do meu terceiro livro para a editora”), como também na vida pessoal (exemplos: “Renovar meu passaporte” ou “Organizar as festas de 7 anos do Paul”).

Um ponto que é essencial falar, é que não se “executa projetos” – nós executamos as ações dos projetos, que podem ser simples e rápidas. Com isso, todos os projetos caminham juntos, dependendo apenas de prazos e janelas de tempo otimizadas no dia a dia. O acompanhamento do resultado final de cada um deles, no entanto, eu faço semanalmente.

Você pode ter projetos ocultos em sua vida que envolvam suas atividades atuais, compromissos na agenda, reuniões que geram outras atividades, viagens vindo por aí, assim como pode ter objetivos de vida que, para serem alcançados, demandam projetos. Além disso, você pode ter problemas e questões diversas para resolver, procedimentos e processos a melhorar, oportunidades criativas para aproveitar, competências e habilidades que você quer construir. Se você não pensar sobre essas coisas, sua vida vai passar. Mas, sinceramente, ainda poderá te deixar estressado(a), porque no fim das contas você não está lidando com coisas do seu mundo que te deixaria satisfeito(a) saber que está.

Aliás, essa é uma grande característica da maestria no GTD: saber identificar um problema ou qualquer outra questão como um projeto. Muitas pessoas não fazem isso porque não sabem como implementar. Por isso, a recomendação sempre é voltar aos fundamentos: identifique a próxima ação e esclareça o resultado desejado. Só isso. E vá fazendo as revisões semanais.

O propósito do GTD é criar espaço na sua vida para as coisas que realmente importam, te dando foco. Permite que você seja criativo(a), divirta-se, descanse, faça entregas legais no trabalho, não se sobrecarregue, seja inovador(a), seja saudável. O primeiro passo é reconhecer quando você tem uma tensão na mente e dar-lhe a atenção que merece. Não tem motivo para se pensar duas vezes em uma mesma coisa, a não ser que você queira pensar nela.

Na prática, eu faço assim:

Tenho um projeto por nota dentro do meu Evernote. Ou seja, cada nota representa um projeto. Logo, no print acima você pode ver que eu tenho hoje 94 projetos. O título da nota representa o nome do projeto e, dentro da nota, eu insiro informações de planejamento ou de suporte. Tem projeto que é tão simples que nem precisa disso – basta definir as próximas ações, que eu jogo no Todoist.

As próximas ações ficam listadas nas listas de acordo com o contexto em que eu preciso estar para executá-las. Ou seja, se eu estiver na fila do correio esperando para ser atendida, eu posso rapidamente pegar o meu celular e, com a lista de telefonemas, resolver as ações que tenho dentro dela. Essas ações podem ser (e geralmente são) relacionadas a diversos projetos diferentes ou até mesmo não terem a ver com nenhum projeto.

Na minha agenda do Google, eu coloco tudo aquilo que tenho que saber ou fazer em um dia específico, o que também inclui coisas relacionadas a projetos. No GTD, a gente não organiza as coisas por assunto, mas por categorias (ações, calendário, projetos, aguardando resposta, referência, suporte, incubados). O que eu preciso ver e quando? Isso faz uma diferença enorme no meu foco.

O que entra no planejamento do projeto, ou seja, no corpo da nota no Evernote, é o que o David Allen ensina sobre Modelo de Planejamento Natural de projetos, no capítulo 3 do livro do GTD (A Arte de Fazer Acontecer, Ed. Sextante). Eu tenho uma nota de template, que deixo nos meus atalhos do Evernote, e uso nos projetos sempre que sentir necessidade (não uso em todos – é um recurso, não uma obrigatoriedade).

Como eu faço para caminhar com tantos projetos? Mais uma vez: eu não executo os projetos. Eu acesso hoje a minha agenda e vou ter coisas que preciso fazer e saber lá, e isso será meu foco. Terá coisas relativas a projetos e outras não mas, aquelas relativas a projetos, já farão com que o projeto avance. Nos intervalos da minha agenda, acesso as minhas listas de próximas ações por contexto, aproveitando qualquer janela de tempo que eu tiver ao longo do dia, de 15 minutos a duas horas. E, mais uma vez, executo uma série de ações que fazem os projetos avançarem.

Eu olho os projetos uma vez por semana ou quando sentir necessidade. Mas já percebi que, se eu olhar bem uma vez por semana (identificando todas as próximas ações), ao longo da semana basta ir executando.

Por dia, eu executo de 6 a 8 ações que estão no Todoist, além de umas 3 a 6 que estejam na minha agenda do Google. Tem dias que têm mais mais, tem dias que têm menos.

Vale lembrar que eu não insiro tarefas que eu já faço no piloto automático, tanto no trabalho (exemplo: “processar e-mails”) quanto na vida pessoal (exemplo: “preparar o jantar”). Tenho simplificado cada vez mais a minha vida com relação a essas atividades e deixado minha mente tratar de coisas mais significativas para mim, com foco adequado. Então, se eu tivesse uma “lista de tarefas diárias”, eu estaria executando de 9 a 14 delas por dia, o que não é muito, se você levar em conta que algumas delas são feitas em 15 minutos. É isso que me permite trabalhar menos horas por dia, ir ao cinema em uma segunda-feira, tocar meu bandolim todos os dias, ser criativa nos meus textos e projetos diversos, participar de forma organizada de reuniões e todo o resto que só uma vida organizada pode proporcionar.

Volume, ou seja, quantidade de projetos, não tem nada a ver. O importante é que eles estejam claros e definidos, revisados, atualizados, de modo que você consiga identificar todas as ações que já consegue tocar com relação a todos eles, tendo prazos ou não. Porque você não vai trabalhar nos projetos, e sim nessas pequenas ações. Aos poucos, os projetos vão sendo concluídos.

A quantidade de projetos concluídos por semana também varia muito. Tem semanas que eu concluo de 10 a 12, assim como tem semanas que eu concluo de 2 a 3. Depende muito pois, como já falei, existem projetos de diversos graus de complexidade, e alguns são mais longos mesmo.

Espero que o post tenha esclarecido o que significa trabalhar com 94 projetos em andamento mas, caso tenham dúvidas, por favor, deixem nos comentários.

Thais Godinho
21/03/2017
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Sempre que eu posto o meu setup atual no Todoist, surgem muitas dúvidas especialmente com relação a projetos, então já há algum tempo venho planejando este post, que tem até um vídeo demonstrando como fazer no Todoist e esclarecendo as principais dúvidas. Assista aqui:

Não existe forma certa ou errada de gerenciar projetos no Todoist. Eu passo a minha abordagem, que é a do método que eu uso (GTD). Você pode não utilizar GTD ou usar outras metodologias, então seu uso e organização serão diferentes.

O David Allen ensina primeiro o que é um projeto: um resultado que leva mais de um passo para concluir, geralmente dentro do período de um ano. E diz que cada projeto deve ter pelo menos uma próxima ação – a próxima ação física e visível que vai mover alguma situação adiante.

Isso significa que, se eu tiver um projeto “Organizar viagem para a Disney”, “reservar hotel” não é uma próxima ação, mas “pesquisar preços de hotéis na região” é. Esse esclarecimento é chave.

Uma vez que você tenha o resultado definido (“Organizar viagem para a Disney”) e uma próxima ação identificada (“pesquisar preços de hotéis na região”), cada um desses dois elementos (que são diferentes) deve ser organizado em uma lista respectiva – uma lista de Projetos e uma lista de Próximas Ações.

Uma lista de Projetos deve ter apenas o título dos projetos em andamento. Serve para te dar uma visão geral de tudo aquilo que você quer concluir, não perder de vista os resultados, especialmente em sua Revisão Semanal (outro ponto que tem que ser hábito para tudo funcionar com seu sistema).

A lista de Próximas Ações pode ser quebrada em outras listas de acordo com o contexto onde você precisa (ou prefere) estar para se engajar naquela ação. Então, em vez de acessar uma única lista de próximas ações, você acessaria listas como Computador, Telefonemas, Escritório, Casa etc.

Você terá ações relacionadas a projetos e ações avulsas nessas listas. A ideia é que, estando no contexto X, você consegue executar com agilidade todas as ações que estão ali, andando com diversos projetos ao mesmo tempo. Se você colocar as ações dentro de cada projeto, terá que entrar de projeto em projeto para saber o que precisa fazer. Além de perder mais tempo, isso te tira da agilidade de execução e cognitivamente te coloca no terreno do planejamento. Se você tiver déficit de atenção, lascou-se! Aí que você dispersa e não volta à execução das ações.

Você não executa projetos – você executa apenas as ações dos projetos.

Então há várias dúvidas quando explico isso nos posts, como: “mas como posso saber que uma ação pertence a um determinado projeto?”. Bem, se a ação estiver clara, você saberá. Além disso, o projeto não é composto apenas de próximas ações. Existe o planejamento do projeto, que inclui diversos elementos, inclusive as “to-dos” do projeto, que não são próximas ações ainda – você as usa para identificar próximas ações.

Além disso, a Revisão Semanal te dará essa visão atualizada dos seus projetos, pois você começa revisando as suas próximas ações.

Enfim, como falei no outro post sobre o tema (listas separadas), é questão de testar e ver a diferença. Eu falando fica muito teórico.

Se tiver a oportunidade, veja o vídeo, onde explico todas essas questões e procuro responder essas dúvidas mais comuns.

Obrigada!

Thais Godinho
21/02/2017
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