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Uma leitora postou um comentário em outro post e eu resolvi responder em formato de post porque acredito que seja a dúvida de outros leitores também.

Nesse atual momento, eu tenho uma pergunta: Thais, como fazer pra definir o meu trabalho, sabendo eu que ficarei responsável pelo trabalho de outra pessoa que sairá de licença maternidade e que é de outro setor? *no caso, ficarei com o eu, e com o da pessoa). Estou surtando com isso, mesmo fazendo treinamentos. Pra me ajudar, perdi o rumo da minha casa (fazia flylady e saí bastante dele…), voltei a faculdade, as aulas da filha voltarão e os horários estão apertados… e preciso ainda por cima emagrecer pois está afetando a minha saúde… estou surtando!!! Eu faço duas listas (meu trabalho, trabalho da outra pessoa) ou coloco todas as atividades em uma lista só, incluindo casa, filha, etc? Help!!!

Querida leitora,

Existem tipos diferentes de sobrecarga de trabalho. Um tipo é a sobrecarga temporária, como é o caso do seu trabalho. Você ficará responsável pelas atividades de uma pessoa que é de outro setor e que sairá de licença maternidade. No “mundo ideal”, o gestor dessa pessoa listaria suas atividades e alocaria a diferentes pessoas, de modo que não sobrecarregasse ninguém, e também de acordo com as habilidades de cada funcionário. Toda vez que alguém sai de licença maternidade, eu acredito que esse deveria ser o procedimento, mas sei que as coisas não funcionam assim na realidade. É muito mais fácil dizer: “olha, todo aquele trabalho vai para você mesmo, então se vire com todo o trabalho que você já tem, além desse”.

Nesse caso, minha recomendação é que você se comunique. Converse com a pessoa, com o gestor dela e com o seu gestor sobre tais atividades. Procure entender o máximo possível o que ela faz e também listar quais são as atividades essenciais que ela deve fazer diariamente e semanalmente (mais como processos), para não deixar esses pratinhos caírem, e entender de que projetos ela faz parte, para poder contribuir da melhor maneira. Muitas coisas, especialmente se envolverem conhecimento que você não tem, provavelmente devem ser passadas a outras pessoas ou mesmo adiadas até que ela volte.

Veja, não deveria ser você a responsável por isso. Então procure se comunicar com todos os envolvidos, para que essa expectativa fique clara.

Agora, com relação a todas as atividades que você poderá de fato abrigar, pense apenas em passar bem por esses meses todos. Analise essas novas atividades e as suas e verifique aquilo que é essencial que você faça diariamente, semanalmente e mensalmente, para garantir que “o básico” seja feito de qualquer maneira. Depois, analise os seus projetos em andamento para decidir, junto com o seu gestor, o que é prioritário e o que pode esperar alguns meses. Veja, é humanamente impossível dobrar a carga de trabalho de uma hora para a outra. Você precisa deixar isso claro para o seu gestor. Então, mesmo que ele diga “se vira, faz tudo”, você não vai conseguir fazer. Então vale a pena ter uma conversa honesta para que sejam definidas prioridades e você trabalhe em cima delas, dizendo que há determinadas atividades que talvez não seja possível fazer.

Se isso está interferindo na sua vida pessoal, busque soluções. Lembre-se que tudo é temporário, então se você puder aceitar um pouco de caos durante esses meses, aceite internamente e não se cobre. Agora, se não puder lidar com isso, busque soluções. Não reclame mais de uma vez da mesma coisa – ou resolva ou desencane (tem sido meu lema ultimamente, e tem me ajudado!). Distribua atividades em casa pela família ou contrate ajuda. Verifique seu orçamento e a possibilidade de fazer isso, lembrando que é temporário.

Você diz que está afetando a sua saúde, porque precisa emagrecer, além de tudo. Muita calma nessa hora. Pelo que entendi, o problema do emagrecimento já estava aí antes de tudo isso acontecer, então por que quer correr para resolver isso agora, quando as coisas tendem a se intensificar durante um tempo? Não se cobre tanto, deixe as coisas começarem a entrar nos eixos. Isso não significa não tomar nenhuma atitude a respeito – procure se alimentar de maneira mais saudável, consulte uma nutricionista, e todo o resto que demanda mais tempo (como exercícios físicos, por exemplo), veja o que pode fazer agora e o que simplesmente não dá. Quando as atividades se intensificam temporariamente, não é hora de adicionar coisas novas na vida.

Sobre colocar as coisas em uma lista só ou em três, eu iria além nessa questão. Não se trata de ter uma única lista. Você tem diversas facetas na sua vida, diversas áreas de foco, projetos, responsabilidades. Não dá pra ter “uma lista” porque são categorias diferentes de coisas. Se você gosta do GTD, a proposta são 4 listas para ações: Próximas Ações, Projetos, Aguardando Resposta e Calendário. Agora, se você me perguntar se compensa separar “trabalho, pessoal e o trabalho da outra pessoa”, não concordo. Eu usaria a separação que faz sentido para mim (descrita nas 4 listas acima), como faço para tudo. Porque o que me importa é ver o que eu *tenho* que fazer no dia e na semana, para ser meu foco (Calendário), trabalhar nas “tarefas” que preciso executar nos intervalos entre os meus compromissos (Próximas Ações), revisar semanalmente os meus compromissos e entregas de curto prazo (Projetos) e saber tudo o que outras pessoas precisam me entregar, ou que deleguei (Aguardando Resposta). Isso coloca a vida em ordem.

Quando a gente pensa no volume, no montante, tende a ficar travada porque não sabe nem por onde começar. Por isso recomendo pegar uma coisa de cada vez e ter mais clareza sobre o que cada uma delas significa e como organizar de modo que faça sentido para você.

Então, voltando no post onde você comentou, lembrar que você terá que descobrir uma proporção adequada durante os próximos meses para o trabalho já definido (nessas listas), o trabalho que aparece no dia e o tempo que você passa definindo todas essas coisas. Isso não muda – só muda a proporção.

Espero ter ajudado. Boa sorte nos próximos meses, e pegue leve com você mesma. Liste o essencial, foque nele e deixe o restante como “se der, ótimo. se não der, não vou me martirizar por isso”.

Thais Godinho
13/02/2017
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Dúvida da leitora: Colega sairá em licença maternidade e vou abrigar todas as atividades dela
Organizando playlists no Spotify
20 dicas de produtividade para mães que trabalham em casa

Nessa transição de um ano para o outro, é comum pensarmos mais nos nossos objetivos. O que é tudo bem mas, será que eles estão coerentes entre si? Ou seja, o que você quer a curto prazo tem a ver com o que você quer a longo prazo? Seus projetos atuais refletem tais objetivos? Neste post, você vai aprender a identificar e refletir sobre o que quer alcançar em curto, médio e longo prazo na sua vida, sem pressão. A ideia é entender se o seu tempo está sendo aproveitado de uma maneira que te deixa feliz.

A vida é uma aventura. Definir objetivos significa ter um mapa em mãos quando se coloca o pé na estrada. Você pode até mudar um pouco um percurso mas, se se perder, você sabe que o seu mapa está ali para te ajudar. A ideia de ter objetivos listados é a mesma. Eles não são engessados, cravados em pedra. Você pode mudá-los, se sua vida caminhar para isso. Mas, uma vez que você os tenha definido, isso te ajuda a não perder coisas que não tenham a ver com você e com a vida que você quer viver.

Às vezes é mais fácil pensar em objetivos de longo prazo, pois eles denunciam valores importantes. Por isso, podem ser um ponto de partida. No entanto, não existe jeito certo de definir objetivos. Você pode simplesmente identificá-los.

Vamos às definições:

  • Um objetivo de curto prazo é um objetivo que você pode querer alcançar em até dois anos. Essa definição tem muito a ver com o GTD (método de produtividade). O que você quer que seja verdade até o fim do ano que vem? Essa abordagem é interessante porque permite que a gente reflita sobre estados que não temos hoje em nossa vida. Analisando todas as áreas da minha vida, o que eu quero que seja verdade em cada uma delas? Em Finanças, por exemplo, pode ser algo como “Guardar X reais para dar entrada em um apartamento”. Em Saúde, pode ser “Emagrecer 10kg”. Em Carreira, pode ser “Mudar de emprego”. Perceba que todos esses objetivos podem levar menos tempo que até dois anos, por isso que falamos em “até”, e não “em”. Os objetivos de curto prazo expressam vontades.
  • Um objetivo de longo prazo é aquele objetivo de vida, que você vê lá na frente, como algo que você quer conquistar na sua vida. Pode ser “Comprar um apartamento no bairro desejado” ou “Ter uma família grande e unida”. Os objetivos de longo prazo expressam valores.
  • Já o objetivo de médio prazo é aquele no meio termo, que engloba a maior parte da sua vida. De 3 a 10, 20 anos adiante, você pode ter objetivos de médio prazo. Os objetivos de médio prazo expressam seu estilo de vida. Como eu quero estar vivendo daqui a 10, 15 anos? Como eu quero que seja o meu trabalho daqui a 20 anos? E, uma vez identificados, você consegue trazer metas intermediárias para mais perto, que talvez vão gerar projetos.

O exercício aqui só pode ficar mais personalizado se nós trabalharmos juntos no processo de coaching. <3 Porque a ideia é você exercitar esse raciocínio em cada uma dessas esferas e aí comparar um com o outro. Por exemplo: se eu quero ter uma família grande e unida, o que precisa acontecer antes? Casar, ter um, dois filhos, ou adotar. E para isso acontecer, o que tenho que fazer? Como isso impacta no meu hoje? Exemplo prático:

Objetivo de longo prazo: Comprar um apartamento no bairro desejado
Objetivo de médio prazo: Comprar um apartamento
Objetivo de curto prazo: Guardar X reais para dar entrada em um apartamento
Projetos que podem ter a ver: Buscar investimentos com lucratividade X por mês, Buscar uma segunda atividade remunerada, Definir o tipo de apartamento que consigo comprar e por aí vai.

Dá pra tirar uma tarde para pensar nisso, não? 😉

Thais Godinho
16/01/2017
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Em que fuso horário você está?
Documentário “Minimalism”
O que é essencial para você hoje?

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  1. Se algo cheira mal na cozinha, jogue fora. Não é só comida não. Serve para aqueles potes antigos, talheres etc.
  2. Tire do seu guarda-roupa tudo o que você não usou no último ano. Doe, venda, dê adeus.
  3. Jogue fora, venda ou doe aquilo que está quebrado e você disse que consertaria, mas nunca consertou.
  4. Se você esconde alguma coisa, é porque tem vergonha de mostrá-la. Por que você a guarda?
  5. Limpe embaixo da cama.
  6. Tire todas as roupas do chão da lavanderia. Dê um jeito nelas, nem que seja apenas transferindo-as para um cesto, provisoriamente.
  7. Processe seu e-mail todos os dias. Separe o que é lixo, o que precisa responder, o que é referência etc. Quando tiver 15 minutos livres, responda o que puder.
  8. Todos os dias, antes de dormir, arrume as mesas da casa. Tire de cima o que não lhes pertence.
  9. Tenha um lugar para guardar artigos de craft (cola, tesoura, papéis, canetas), nem que seja uma caixa de papelão. Melhor do que deixar em cima da mesa de jantar.
  10. Mantenha a pia do banheiro limpa.
Thais Godinho
19/10/2010
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Como organizar: Roupa de cama
Inspiração: entrada organizada para receber as crianças quando chegam da escola
Simplificando: nossa nova rotina de alimentação em casa