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Uma leitora postou um comentário em outro post e eu resolvi responder em formato de post porque acredito que seja a dúvida de outros leitores também.

Nesse atual momento, eu tenho uma pergunta: Thais, como fazer pra definir o meu trabalho, sabendo eu que ficarei responsável pelo trabalho de outra pessoa que sairá de licença maternidade e que é de outro setor? *no caso, ficarei com o eu, e com o da pessoa). Estou surtando com isso, mesmo fazendo treinamentos. Pra me ajudar, perdi o rumo da minha casa (fazia flylady e saí bastante dele…), voltei a faculdade, as aulas da filha voltarão e os horários estão apertados… e preciso ainda por cima emagrecer pois está afetando a minha saúde… estou surtando!!! Eu faço duas listas (meu trabalho, trabalho da outra pessoa) ou coloco todas as atividades em uma lista só, incluindo casa, filha, etc? Help!!!

Querida leitora,

Existem tipos diferentes de sobrecarga de trabalho. Um tipo é a sobrecarga temporária, como é o caso do seu trabalho. Você ficará responsável pelas atividades de uma pessoa que é de outro setor e que sairá de licença maternidade. No “mundo ideal”, o gestor dessa pessoa listaria suas atividades e alocaria a diferentes pessoas, de modo que não sobrecarregasse ninguém, e também de acordo com as habilidades de cada funcionário. Toda vez que alguém sai de licença maternidade, eu acredito que esse deveria ser o procedimento, mas sei que as coisas não funcionam assim na realidade. É muito mais fácil dizer: “olha, todo aquele trabalho vai para você mesmo, então se vire com todo o trabalho que você já tem, além desse”.

Nesse caso, minha recomendação é que você se comunique. Converse com a pessoa, com o gestor dela e com o seu gestor sobre tais atividades. Procure entender o máximo possível o que ela faz e também listar quais são as atividades essenciais que ela deve fazer diariamente e semanalmente (mais como processos), para não deixar esses pratinhos caírem, e entender de que projetos ela faz parte, para poder contribuir da melhor maneira. Muitas coisas, especialmente se envolverem conhecimento que você não tem, provavelmente devem ser passadas a outras pessoas ou mesmo adiadas até que ela volte.

Veja, não deveria ser você a responsável por isso. Então procure se comunicar com todos os envolvidos, para que essa expectativa fique clara.

Agora, com relação a todas as atividades que você poderá de fato abrigar, pense apenas em passar bem por esses meses todos. Analise essas novas atividades e as suas e verifique aquilo que é essencial que você faça diariamente, semanalmente e mensalmente, para garantir que “o básico” seja feito de qualquer maneira. Depois, analise os seus projetos em andamento para decidir, junto com o seu gestor, o que é prioritário e o que pode esperar alguns meses. Veja, é humanamente impossível dobrar a carga de trabalho de uma hora para a outra. Você precisa deixar isso claro para o seu gestor. Então, mesmo que ele diga “se vira, faz tudo”, você não vai conseguir fazer. Então vale a pena ter uma conversa honesta para que sejam definidas prioridades e você trabalhe em cima delas, dizendo que há determinadas atividades que talvez não seja possível fazer.

Se isso está interferindo na sua vida pessoal, busque soluções. Lembre-se que tudo é temporário, então se você puder aceitar um pouco de caos durante esses meses, aceite internamente e não se cobre. Agora, se não puder lidar com isso, busque soluções. Não reclame mais de uma vez da mesma coisa – ou resolva ou desencane (tem sido meu lema ultimamente, e tem me ajudado!). Distribua atividades em casa pela família ou contrate ajuda. Verifique seu orçamento e a possibilidade de fazer isso, lembrando que é temporário.

Você diz que está afetando a sua saúde, porque precisa emagrecer, além de tudo. Muita calma nessa hora. Pelo que entendi, o problema do emagrecimento já estava aí antes de tudo isso acontecer, então por que quer correr para resolver isso agora, quando as coisas tendem a se intensificar durante um tempo? Não se cobre tanto, deixe as coisas começarem a entrar nos eixos. Isso não significa não tomar nenhuma atitude a respeito – procure se alimentar de maneira mais saudável, consulte uma nutricionista, e todo o resto que demanda mais tempo (como exercícios físicos, por exemplo), veja o que pode fazer agora e o que simplesmente não dá. Quando as atividades se intensificam temporariamente, não é hora de adicionar coisas novas na vida.

Sobre colocar as coisas em uma lista só ou em três, eu iria além nessa questão. Não se trata de ter uma única lista. Você tem diversas facetas na sua vida, diversas áreas de foco, projetos, responsabilidades. Não dá pra ter “uma lista” porque são categorias diferentes de coisas. Se você gosta do GTD, a proposta são 4 listas para ações: Próximas Ações, Projetos, Aguardando Resposta e Calendário. Agora, se você me perguntar se compensa separar “trabalho, pessoal e o trabalho da outra pessoa”, não concordo. Eu usaria a separação que faz sentido para mim (descrita nas 4 listas acima), como faço para tudo. Porque o que me importa é ver o que eu *tenho* que fazer no dia e na semana, para ser meu foco (Calendário), trabalhar nas “tarefas” que preciso executar nos intervalos entre os meus compromissos (Próximas Ações), revisar semanalmente os meus compromissos e entregas de curto prazo (Projetos) e saber tudo o que outras pessoas precisam me entregar, ou que deleguei (Aguardando Resposta). Isso coloca a vida em ordem.

Quando a gente pensa no volume, no montante, tende a ficar travada porque não sabe nem por onde começar. Por isso recomendo pegar uma coisa de cada vez e ter mais clareza sobre o que cada uma delas significa e como organizar de modo que faça sentido para você.

Então, voltando no post onde você comentou, lembrar que você terá que descobrir uma proporção adequada durante os próximos meses para o trabalho já definido (nessas listas), o trabalho que aparece no dia e o tempo que você passa definindo todas essas coisas. Isso não muda – só muda a proporção.

Espero ter ajudado. Boa sorte nos próximos meses, e pegue leve com você mesma. Liste o essencial, foque nele e deixe o restante como “se der, ótimo. se não der, não vou me martirizar por isso”.

Thais Godinho
13/02/2017
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20 dicas de produtividade para mães que trabalham em casa
Dúvida da leitora: Colega sairá em licença maternidade e vou abrigar todas as atividades dela

Nessa transição de um ano para o outro, é comum pensarmos mais nos nossos objetivos. O que é tudo bem mas, será que eles estão coerentes entre si? Ou seja, o que você quer a curto prazo tem a ver com o que você quer a longo prazo? Seus projetos atuais refletem tais objetivos? Neste post, você vai aprender a identificar e refletir sobre o que quer alcançar em curto, médio e longo prazo na sua vida, sem pressão. A ideia é entender se o seu tempo está sendo aproveitado de uma maneira que te deixa feliz.

A vida é uma aventura. Definir objetivos significa ter um mapa em mãos quando se coloca o pé na estrada. Você pode até mudar um pouco um percurso mas, se se perder, você sabe que o seu mapa está ali para te ajudar. A ideia de ter objetivos listados é a mesma. Eles não são engessados, cravados em pedra. Você pode mudá-los, se sua vida caminhar para isso. Mas, uma vez que você os tenha definido, isso te ajuda a não perder coisas que não tenham a ver com você e com a vida que você quer viver.

Às vezes é mais fácil pensar em objetivos de longo prazo, pois eles denunciam valores importantes. Por isso, podem ser um ponto de partida. No entanto, não existe jeito certo de definir objetivos. Você pode simplesmente identificá-los.

Vamos às definições:

  • Um objetivo de curto prazo é um objetivo que você pode querer alcançar em até dois anos. Essa definição tem muito a ver com o GTD (método de produtividade). O que você quer que seja verdade até o fim do ano que vem? Essa abordagem é interessante porque permite que a gente reflita sobre estados que não temos hoje em nossa vida. Analisando todas as áreas da minha vida, o que eu quero que seja verdade em cada uma delas? Em Finanças, por exemplo, pode ser algo como “Guardar X reais para dar entrada em um apartamento”. Em Saúde, pode ser “Emagrecer 10kg”. Em Carreira, pode ser “Mudar de emprego”. Perceba que todos esses objetivos podem levar menos tempo que até dois anos, por isso que falamos em “até”, e não “em”. Os objetivos de curto prazo expressam vontades.
  • Um objetivo de longo prazo é aquele objetivo de vida, que você vê lá na frente, como algo que você quer conquistar na sua vida. Pode ser “Comprar um apartamento no bairro desejado” ou “Ter uma família grande e unida”. Os objetivos de longo prazo expressam valores.
  • Já o objetivo de médio prazo é aquele no meio termo, que engloba a maior parte da sua vida. De 3 a 10, 20 anos adiante, você pode ter objetivos de médio prazo. Os objetivos de médio prazo expressam seu estilo de vida. Como eu quero estar vivendo daqui a 10, 15 anos? Como eu quero que seja o meu trabalho daqui a 20 anos? E, uma vez identificados, você consegue trazer metas intermediárias para mais perto, que talvez vão gerar projetos.

O exercício aqui só pode ficar mais personalizado se nós trabalharmos juntos no processo de coaching. <3 Porque a ideia é você exercitar esse raciocínio em cada uma dessas esferas e aí comparar um com o outro. Por exemplo: se eu quero ter uma família grande e unida, o que precisa acontecer antes? Casar, ter um, dois filhos, ou adotar. E para isso acontecer, o que tenho que fazer? Como isso impacta no meu hoje? Exemplo prático:

Objetivo de longo prazo: Comprar um apartamento no bairro desejado
Objetivo de médio prazo: Comprar um apartamento
Objetivo de curto prazo: Guardar X reais para dar entrada em um apartamento
Projetos que podem ter a ver: Buscar investimentos com lucratividade X por mês, Buscar uma segunda atividade remunerada, Definir o tipo de apartamento que consigo comprar e por aí vai.

Dá pra tirar uma tarde para pensar nisso, não? 😉

Thais Godinho
16/01/2017
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Faça as pazes com sua vida pessoal e profissional
Seus objetivos conversam entre si?
Pergunta do dia: qual a sua paixão?

“Quantas horas você trabalha por semana?”. Costumo ouvir essa pergunta sempre que comento que esvaziei minha caixa de entrada em um domingo de manhã ou quando faço um webinar durante a semana, à noite. E eu sempre respondo com outra pergunta: “Quantas horas por semana você é mãe ou pai?” ou “Quantas horas por semana você cuida da sua saúde?”.

Outra pergunta que também ouço sempre é: “Devo organizar minhas listas de projetos para fazer no trabalho e ter outra para a minha vida pessoal?”. E eu também replico com perguntas como: “Se você vai fazer uma viagem a trabalho e isso impacta na sua rotina em casa, esse é um projeto pessoal ou profissional?”. O que gera um certo bug mental sempre que faço essa e as perguntas acima.

Agora, por quê? Porque somos uma só pessoa, com diversas áreas na nossa vida. Não se trata de “pessoal X profissional” mais. Você se preocupa e trata de problemas “pessoais” enquanto está no trabalho, assim como tem ideias sensacionais para projetos “de trabalho” quando está de férias ou em casa, descansando.

Este post é uma proposta para você. Afinal, estamos em clima de ano novo, e pode ser propício. Faça as pazes com a sua vida pessoal e profissional. Você tem UMA vida, e essa vida tem múltiplas facetas, múltiplos interesses, múltiplas áreas que devem ser equilibrados da melhor maneira para você. 

Atenção: isso não é uma permissão para se desfazer de limites. Não significa que é ok trabalhar 20 horas por dia e deixar de lado outras coisas. Muito pelo contrário. Significa que é ok você querer planejar um projeto “de trabalho” em um final de semana, se você estiver a fim de fazer isso. Sem neuras. Assim como é ok você fazer a lista de supermercado enquanto estiver no horário de trabalho.

Se a gente parar para analisar, a separação entre pessoal e profissional é recente na história da humanidade. Essa coisa de “deixar o trabalho no trabalho” ou “bato o cartão às 17:00 – depois disso esqueço do trabalho” é algo que a revolução industrial trouxe para a vida das pessoas. Pergunte a um fazendeiro se ele separa a vida pessoal da vida profissional. Não existe – é uma vida. Tudo se relaciona e se equilibra.

Antigamente os pais chegavam em casa do trabalho e a família nem sabia o que ele fazia no trabalho. Isso não existe mais hoje, porque as pessoas estão buscando engajamento com propósito. O que é ótimo. Estamos vivendo uma época que tudo está se misturando novamente. A partir do momento que você vai conquistando propósito na sua vida, é natural curtir as coisas do seu trabalho mesmo fora dele.

Mas atenção novamente: não estou dizendo que todo mundo tem que ser workaholic. Muito pelo contrário! Estou dizendo que cada vez mais as pessoas estão buscando trabalhos que permitam que, em uma terça-feira à tarde, elas possam parar para ler um livro. Ou pintar um quadro. As regras não estão mudando – elas estão voltando a um estado natural da humanidade. Então a gente precisa entender isso, se cobrar menos e equilibrar todas as áreas da nossa vida de acordo com o que faz sentido.

Uma vez que você tenha controle de todas as coisas que você precisa fazer, não importa se elas são pessoais ou profissionais – você vai realizá-las no contexto mais adequado. Mas vai economizar horas. O modelo de oito horas diárias de trabalho pode ser reduzido a três, quatro. Porque você aproveita melhor o seu tempo.

E, uma vez que você tenha algo a fazer, sua mente só consegue focar naquela coisa. Se você não tiver controle sobre tudo aquilo que não está fazendo, aquilo vai ficar te interrompendo mentalmente, seja pessoal ou profissional. E isso independe do lugar onde você esteja – em casa ou no escritório.

ANOTE tudo o que precisa fazer!

Fazer as pazes com a sua vida pessoal e profissional começa entendendo que não existem duas vidas diferentes, mas uma única vida com diversas áreas de foco que você vai aprendendo a equilibrar. Afinal, seu trabalho no escritório é tão importante quanto a sua saúde, seus cuidados com a casa, com a família, suas horas de lazer, de sono, tudo. Então nada deve ser negligenciado em detrimento de outra coisa.

Fala-se tanto hoje em “home-office como tendência” ou “usar ferramentas que tornem a nossa vida mais produtiva”, mas o núcleo da questão é outro: estamos vivendo em um mundo 24/7 que não pediu permissão para chegar e cada um tem as suas próprias regras sobre o que deve ser feito. Enquanto para uma pessoa é normal enviar uma mensagem no What’s App sobre um projeto no trabalho às onze da noite, para outra isso é o cúmulo, inadmissível. Enquanto o mundo se adapta a essa nova realidade, precisamos estabelecer limites próprios, e esses limites nascem apenas de uma busca por uma vida mais equilibrada, em todos os setores. Afinal, qual a diferença entre um What’s App de trabalho às 23h e um What’s App de um amigo? São interferências do mesmo jeito.

Se você costuma dividir a sua vida entre pessoal e profissional porque não quer ser interrompido quando está fazendo uma coisa ou outra, aqui vai uma notícia para você: você vai ficar chateado(a) se brigou com a sua mãe mesmo tentando se concentrar na reunião com o cliente. Você vai continuar tendo ideias para os seus projetos enquanto estiver tomando banho ou de férias. Não se cobre por isso. Faça as pazes com a sua mente e aprenda a capturar essas ideias e organizá-las adequadamente, de modo que, depois, você possa lidar com elas no momento que considerar mais apropriado. O ideal, na realidade, é que você possa fazer uma coisa de cada vez, sem ser interrompido especialmente pelos seus pensamentos. E é aqui que a organização te ajuda, porque te permite ter o controle de tudo o que você não está fazendo naquele momento, o que te dá tranquilidade.

Mas, sinceramente, sua vida é o seu trabalho. Viver é um trabalho. A qualquer momento, estando em casa, no escritório, na academia, na faculdade, você deve ser capaz de deixar todo o resto, seja o que for, de lado, e se concentrar no que precisa ser feito. E isso não tem nada a ver com uma separação simplista como “pessoal X profissional”. A pergunta a se fazer é: quais são as áreas da sua vida que demandam atenção e como você tem lidado com as demandas de cada uma delas? Isso é equilíbrio.

Responder e-mails em um domingo de manhã é super ok se foi uma escolha sua – e não algo que você está fazendo porque não deu conta durante a semana, te obrigando a deixar coisas mais importantes – como descansar ou ficar com a família – de lado.  Optar pela melhor escolha naquele momento, para você, é a chave.

Thais Godinho
07/01/2017
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Seus objetivos conversam entre si?
Pergunta do dia: qual a sua paixão?
Faça as pazes com sua vida pessoal e profissional