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Resolvi escrever este post agora pois tenho compartilhado alguns prints e dicas nas redes sociais e muitas pessoas me pedem para mostrar como está o sistema. Eu tenho ficado bastante estável com uma ou duas ferramentas principais para as listas de ações, nos últimos anos, e frequentemente alterno entre elas. Atualmente tenho usado um formato que foi intuitivo para mim e que tem funcionado bem, que é usar o Todoist para as listas do dia a dia (especialmente do térreo – ver horizontes de foco) e o Evernote para os horizontes mais elevados.

Como sempre, vale dizer que tais mudanças e melhorias são constantes, pois o sistema deve ser flexível o suficiente para atender as minhas necessidades no momento. O que nunca muda é o método (GTD), as listas, então é basicamente uma mesma estrutura que apenas muda de ferramenta de vez em quando.

Vou expôr o sistema de acordo com os horizontes, então:

Horizonte 5: Propósito & Princípios

Tenho um caderno único no Evernote para esse horizonte, onde insiro notas que tenham a ver com ele. São conteúdos como: minha missão pessoal, valores, princípios que vou descobrindo ao longo do tempo, frases que me inspiram, missão da empresa e outros relacionados.

Horizonte 4: Visão

Aqui já vira uma pilha de cadernos porque cada um tem uma função diferente e atrelada a visão.

Então eu tenho coisas importantes aqui. Tenho a visão da empresa, bem descrita em como eu vejo o Vida Organizada a médio e longo prazo. Em “Grande Cenário”, tenho uma nota para cada ano da minha vida, onde registro os principais marcos de cada ano. Tem mais a ver com Referência, certamente, mas nas notas de anos futuros eu costumo inserir coisas que espero que aconteçam, então por isso ficam aqui em visão. Visão do GTD é para o legado do David Allen, que me sinto parte responsável. Visão pessoal é a visão para a minha vida mesmo – os objetivos mais de longo prazo, coisas que sei que vão acontecer e que impactam meu engajamento hoje de alguma maneira. Tenho um tickler para o Paul até ele completar 18 anos (ele está com 6, por isso tem 12 notas), com ideias de coisas que quero explorar com ele em cada idade até ele se tornar maior de idade.

Horizonte 3: Metas & Objetivos

Aqui eu também tenho uma pilha de cadernos relacionados.

Objetivos da equipe só tem uma nota porque foi um assunto que explorei apenas com uma das pessoas. Agora nossa equipe está crescendo e, em breve, teremos mais notas, o que é muito bom. Gosto de acompanhar para ver como posso ajudar a alcançar, especialmente profissionalmente. Não tem muito o que escrever sobre os outros dois (objetivos pessoais e da empresa), porque são mais óbvios. Cada nota se refere a um objetivo e, dentro dele, faço anotações pertinentes, quando sinto necessidade.

Horizonte 2: Áreas de Foco

Eu tenho um caderno no Evernote onde coloco uma nota para cada mapa (pessoal e profissional). Continuo usando o Mind Meister para as áreas de foco, mas pretendo mudar para o Free Mind, pois assim eu consigo deixar o mapa offline dentro do Evernote.

Horizonte 1: Projetos

Aqui tenho uma pilha de cadernos e cada projeto vai em uma nota.

Não tomem a setorização acima como algo fixo porque ela é a que mais muda para atender revisões orientadas. Ou seja, se em uma revisão semanal eu entender que faz mais sentido setorizar de determinada maneira, mudo facilmente. O objetivo é facilitar a comunicação, os relacionamentos e as minhas revisões pessoais.

Por exemplo, é bom ter a setorização de projetos de casa e família, pois reviso facilmente com o meu marido. Ter separados os projetos que são os coachings em andamento, assim como os treinamentos e cursos que estou desenvolvendo, também. Enfim, essa setorização é feita não com base em “áreas da vida”, mas em revisões que fazem sentido para mim – que projetos eu quero ver agrupados e com quem?

Dentro do projeto, eu tenho uma estrutura baseada no Modelo de Planejamento Natural do GTD, que uso como recurso em alguns projetos. Tenho uma nota que é um template, que fica nos atalhos do Evernote, e que uso sempre que necessário.

Térreo: Calendário, Próximas Ações, Aguardando Resposta e Assuntos a Tratar

Para calendário, costumo utilizar as seguintes ferramentas:

Agenda do Google para ações a serem feitas em hora específica, ações a serem feitas em dia específico ou informações relacionadas a dia específico.

Tickler físico para materiais impressos ou semelhantes relacionados a datas específicas. Uso pastas suspensas em um arquivo móvel om três gavetas – a do tickler é a primeira.

Também atribuo prazos a ações, coisas que estão aguardando resposta e assuntos a tratar no Todoist, quando for o caso. Tudo que atrelamos data é “calendário” para o GTD.

As outras listas, então, (Próximas Ações, Aguardando Resposta e Assuntos a Tratar) estão no Todoist.

Como já comentei anteriormente, não uso etiquetas nem filtros porque gosto de mostrar que a versão gratuita do Todoist é acessível para o uso do GTD. Além disso, estou fazendo um trabalho interno já há alguns anos de abandonar o microgerenciamento, que só me fazia perder tempo, e focar em resultados maiores a cada revisão semanal.

Dentro de cada categoria, eu tenho as divisões que, mais uma vez, são totalmente personalizadas à minha vida e que mudo sempre que sentir necessidade de tal personalização. Atualmente, as próximas ações estão com os seguintes contextos:

Inclusive pretendo criar alguns contextos novos porque as listas de computador estão grandes. Não tem sido tão trabalhoso visualizar o que tem em cada uma delas, mas prefiro ver menos itens e criar contextos mais adequados. Por exemplo: muitos dos itens dentro de computador-offline são textos e materiais para revisão, em que preciso estar mais concentrada, então esse é um contexto que faz sentido para mim. Portanto, pretendo criá-lo.

As listas de contextos são as listas que reviso quando estou em determinado contexto, a fim de fazer algumas coisas dependendo do tempo disponível e da minha energia. Ontem, por exemplo, não me senti muito bem e acabei não trabalhando algumas horas durante a manhã. Porém, quando comecei a me sentir melhor, peguei o computador e vi a lista de coisas a fazer quando estivesse online, e resolvi nada menos do que quatro coisas, sem esforço! Achei impressionante (até postei no Twitter) porque eu movi basicamente quatro projetos adiante sem esforço algum. E acho que isso é uma das maravilhas do GTD. Desde o começo, a lista por contexto é mágica para mim.

Perdoem o “no brincadeira”. Eu sou muito ruinzinha digitando pelo celular. rs

Na lista de aguardando resposta, gosto de separar por categorias de revisão também.

Eu já me questionei se não valeria a pena organizar o que está aguardando resposta no Evernote, já que reviso basicamente uma vez por semana, mas deixo no Todoist por alguns motivos: 1) é mais ágil; 2) o controle dos prazos é mais efetivo; 3) salvo do Gmail muito facilmente.

Em Assuntos a tratar, divido por pessoas ou reuniões que, mais uma vez, fazem sentido ver de maneira separada.

Eu gosto muito de manter essa lista de assuntos a tratar no Todoist por causa do histórico que ele mantém no “projeto” (pastinha). Basta clicar em “ações concluídas” para ver o que já foi conversado e quando. Eu também acho muito interessante ter essa referência no Evernote. Deixo no Todoist apenas pela agilidade da inserção de informações e acesso quando estou com tais pessoais ou em determinadas reuniões.

Vejam então que aqui entra um diferencial das duas ferramentas: Todoist para o que for mais ágil e Evernote para o que for mais robusto, exigir linkagens entre notas, mais referências etc. Tenho gostado de trabalhar desse jeito.

Caixas de entrada

Tenho uma caixa de entrada física na minha mesa no home-office e uma pasta em cada bolsa / pasta / mochila quando saio de casa para eventos externos. Chegando em casa, coloco o conteúdo dela na caixa de entrada que fica na mesa.

Em formato eletrônico, uso tanto a caixa de entrada do Todoist quanto a do Evernote e o segredo é processar as duas diariamente. No geral, coloco no Todoist o que for mais pontual e, no Evernote, informações, textos. Mas para falar a verdade o que dita onde vai o que é o que estiver mais fácil no momento. Como processo ambas diariamente, tanto faz.

Para e-mails, tenho duas caixas de entrada: a do Gmail, que é a minha principal, e uma do Outlook 365, para e-mails da Call Daniel. Também tenho mantido ambas sob controle diariamente. Quando sei que não vou conseguir processar em até 24 horas (porque estarei viajando ou em eventos externos), coloco uma mensagem automática de ausência. Priorizo esse processamento quando “volto”.

O legal do Gmail é a extensão do Todoist para o Google Chrome, que me permite enviar próximas ações e itens aguardando resposta muito facilmente para o Todoist. Explore aqui.

Gosto de falar sobre caixas de entrada porque percebi, nos últimos meses, a importância que se tem de capturar com significado e processar diariamente. É extremamente prioritário para mim processar essa quantidade imensa de informação que gero e recebo porque, quando faço isso, sei que estou apenas definindo o meu trabalho. Não dá para deixar de lado nem fazer na pressa. E eu percebo que, muitas pessoas que se sentem sobrecarregadas, no final das contas é porque estão deixando de fazer isso.

Algum dia / talvez e incubados no geral

Tenho uma pilha de cadernos no Evernote onde coloco os itens para algum dia / talvez.

Eu vivo trabalhando nessas listas a fim de melhorá-las. Por exemplo, livros e filmes são algo que, provavelmente, vou mover para referências em breve, pois para mim fará mais sentido ter ações e projetos aqui em algum dia. No geral, insiro um item por nota em cada um dos cadernos e gosto de setorizar por temas porque, dependendo da revisão semanal, nem olho alguns deles. Por exemplo, se não pretendo viajar, não preciso olhar o que tem no caderno de viagens. A lista “Próximos” foi uma tentativa de agrupar os projetos que vão entrar a seguir, mas também pretendo extinguí-la, pois são projetos que podem ser distribuídos em outras categorias.

Como vocês podem ver, tudo no meu sistema é muito orgânico e eu vou mudando e personalizando de acordo com a necessidade. Eu faço esse post mais para mostrar a estrutura, mas esses pequenos pedaços mudam bastante.

Material de suporte a ações e projetos

Para materiais físicos, uso pastas em L, basicamente. Cada vez menos tenho usado material em papel para suporte, mas ainda tem bastante. Renovação de passaporte, declaração do imposto de renda, comprovantes de viagens são sempre coisas que geram papéis.

No computador, varia bastante. A diferença entre referência e suporte a projetos / ações é que os materiais de suporte estão associados a coisas em andamento, então pode fazer sentido agrupá-los para facilitar o acesso a cada um deles.

Eu tenho muitos materiais individuais que ficam em lugares diverssos: Google Drive, Dropbox, Evernote. Então o que eu faço é sempre linkar essas notas e arquivos ao plano do projeto que tenho no Evernote – me ajuda a me organizar. Mas há casos de projetos mais complexos que eu gosto de ter um caderno mesmo no Evernote para agrupar e, muitas vezes, até compartilhar com outras pessoas, se precisar. É o caso de viagens, certificações, processos de coaching.

Depende muito do volume de coisas e informações em um determinado projeto e de se eu quero compartilhar com alguém, deixar essas informações offl-line em um caderno etc.

Material de referência

Mais uma vez, tenho pastas de plástico onde organizo o material de referência em papel. Estou abandonando as pastas suspensas porque acho que elas estragam muito rapidamente, mas acredito que ainda mantenha alguns materiais assim com a mudança que farei do escritório. Está em andamento!

Para o material eletrônico, como falei, alterno entre três ferramentas: Dropbox, Evernote e Google Drive. Qual a diferença entre elas? – você pode me perguntar.

Basicamente, no Dropbox eu tenho o plano pago para inserir toda a minha organização “de computador” – ou seja, em vez de deixar no computador, eu coloco no Dropbox. Eu gosto muito do Dropbox porque eu uso para organizar arquivos mais pesados, especialmente para compartilhar com outras pessoas.

Organização simples e dedutiva, com base em palavras-chave. Já tentei organizar de outra maneira (por ex: macro áreas), mas não funciona. Gosto de ver tudo em uma única hierarquia em ordem alfabética, o que também é uma recomendação do David Allen.

O Google Drive eu uso por dois motivos: 1) a organização de referências da Call Daniel fica lá, então obrigatoriamente preciso usar bastante, e 2) gosto de criar planilhas, formulários e documentos que podem facilmente ser editados por lá. Sigo o mesmo padrão do Dropbox para pastas.

Eu gosto mais do Evernote. Acho que ele é o que tem melhores recursos e é mais flexível. Porém, a limitação de 100Mb por nota me faz precisar utilizar outros programas, como o Dropbox. No entanto, a imensa maioria dos meus arquivos de referência fica lá.

No geral, tenho uma pilha de referências e organizo os assuntos por etiquetas. o legal de criar etiquetas é que o programa já organiza automaticamente em ordem alfabética e, para mim, fica muito fácil de pesquisar e encontrar o que eu preciso.

Os prontuários médicos estão em cadernos separados para que eu possa compartilhá-los com o meu marido.

O portfolio estou montando recentemente – faz parte de um projeto. A ideia é poder compartilhar com clientes que me pedirem.

O caderno do livro estou usando para inserir a tradução dos textos e depois compartilhar com os instrutores.

Enfim, sempre que tenho um caderno separado, geralmente é porque quero compartilhá-lo ou deixá-lo offline, se necessário.

Uma pilha diferente de referência que tenho é de checklists.

De verdade, eu acredito que um bom arquivo de referência seja algo para a vida e tenho muitas melhorias que quero fazer no meu nos próximos meses e anos. É um trabalho constante de refinamento e curadoria.

Visão geral do Evernote:

Bom, é isso. Acredito que eu tenha contemplado o sistema inteiro nesse post. Caso tenham dúvidas, por favor, postem nos comentários.

O propósito deste post não é ensinar GTD, mas mostrar como eu tenho me organizado. Para aprender GTD e entender muitos dos conceitos que cito aqui (por ex: “o que é projeto?” ou “o que entra em aguardando resposta?”), por favor, veja os posts já publicados aqui no blog a respeito. Tem bastante coisa! Além disso, tenho um guia para implementar o método de maneira geral. Espero que ajude.

Obrigada pela leitura!

Thais Godinho
28/03/2017
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Como organizar: Pós-graduação (2)
Para entender um pouco da Thais como blogueira e do Vida Organizada
Guia do Vida Organizada para aplicar o GTD no Todoist – Parte 5 – Usando checklists de apoio

Frequentemente eu faço um post mostrando como está o meu sistema GTD. Eu postei em dezembro como estava meu setup e tive poucas mudanças desde então, mas sempre há pedidos dos leitores para que eu mostre como está a versão mais atual, então lá vai.

Para agenda e tickler, eu não utilizo o Todoist, e sim o Google Calendar. Prefiro a forma de visualização. Eu ainda coloco ações com prazo no Todoist e explico a diferenciação direitinho aqui.

Meu setup atual no Todoist está assim:

Pontos importantes a colocar:

  • Não uso mais etiquetas nem filtros. Não sinto necessidade. O objetivo é simplificar cada vez mais.
  • Está em inglês para eu treinar o idioma.
  • O único elemento diferente é a nova lista chamada “Reference lists” (listas de referência), que vou explicar mais para baixo.

Para quem não sabe, eu utilizo o método GTD (Getting Things Done) como método de produtividade pessoal. Você encontra mais sobre o método aqui.

Setup em detalhes:

Enxuguei um pouco os contextos das próximas ações:

Enxuguei um pouco os itens de Aguardando Resposta:

Organizei os projetos por macro-áreas que fazem sentido hoje para mim:

Enxuguei um pouco as listas de Algum dia / Talvez:

Não mudei nada aqui em Horizontes de Foco:

Enxuguei um pouco as checklists:

Criei essa categoria de listas de referências para diferenciar de checklists:

O que são listas de referência e como elas são diferentes de checklists?

Checklists são listas de referência também. Em teoria, elas poderiam ficar todas juntas. Em teoria (2), toda lista é uma checklist. Eu separei (e isso é coisa minha, não do GTD) porque eu queria ter uma visão de listas que eu verifico para saber se tenho feito determinadas coisas em piloto automático com a qualidade que eu espero em cada uma dessas áreas, enquanto as listas de referência são listas que apenas consulto em situações específicas. Vou citar alguns exemplos de checklists e de listas de referência:

Checklists:

  • Meu dia ideal (coisas que eu gostaria de fazer diariamente para ter um dia legal)
  • Contas a pagar todo mês
  • Rotina diária essencial em casa
  • Lista de compras de mercado
  • Manutenção do carro
  • Volta às aulas
  • Como planejar a minha semana
  • Revisão semanal
  • O que levar para uma reunião

Listas de referência:

  • Contatos importantes
  • Tamanhos de roupas da família
  • Livros lidos
  • Horários das aulas do Paul
  • Receitas favoritas
  • Shows que eu já assisti
  • Gadgets que eu tenho e números de série
  • Piadas divertidas
  • Frases preferidas

Faz sentido dando exemplos? Para mim, essa separação tem feito sentido por enquanto.

Rápido glossário para entendimento:

  • Next actions = Próximas ações: O GTD não lida com “tarefas”, mas sim próximas ações claras e visíveis do que você deve fazer. Por exemplo: você não escreve “trocar pneus” em uma lista, mas sim “comparar preços de pneus na web”, que é uma próxima ação.
  • Contextos: As listas de próximas ações no GTD podem (não disse devem, percebam) ser categorizadas por contextos, ou seja, o lugar que você tem que estar para realizar aquela ação. Uma lista de mercado é uma lista por contexto – você tem que estar no mercado para comprar aqueles itens. Para o GTD, a lógica funciona com todo o resto, com coisas que você precisa fazer quando estiver em casa, ao computador, na rua, com um telefone em mãos etc. Dessa forma, você confere agilidade na execução, agrupando ações semelhantes. Por isso, na minha lista de próximas ações, você pode ver as divisões por contextos, que podem ser personalizados para cada pessoa.
  • Waiting for = Aguardando resposta: Tudo aquilo que estou aguardando resposta de terceiros.
  • Projects = Projetos: Tudo o que demanda mais de um passo para ser concluído em até um ano. Você terá projetos simples e complexos, desde “Trocar os pneus do carro” até “Implementar o novo sistema de intranet na empresa”.
  • Someday maybe = Algum dia / talvez: Tudo aquilo que não demanda ação agora, mas pode ser que no futuro sim. Está incubado.
  • Horizons of focus = Horizontes de foco: Maneira holística de dividir nossa vida em camadas, de acordo com os resultados que queremos alcançar dentro de horizontes de foco mesmo. As coisas formam uma escadinha que representa prioridades.
  • Checklists: Listas de verificação, não de lembretes. São coisas que já fazemos no piloto automático, mas valem a pena listar apenas para verificar para quando for fazer novamente. Exemplos: checklists de viagens, processos etc.

Qualquer dúvida, por favor, postem nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
15/02/2017
Veja mais sobre:
, Meu uso do GTD
39
O poder de definir o seu trabalho
Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote – Parte 3 – Ações
O que eu aprendi sobre produtividade com Tim Ferriss – Parte 5

Frequentemente eu costumo escrever um post mostrando como estou aplicando o GTD porque mudo constantemente. Você pode conferir todos os posts já publicados sobre esse assunto na tag: Meu uso do GTD.

Faz parte do meu trabalho testar diversas formas de fazer o GTD funcionar e também é parte do caminho da maestria no GTD buscar sempre melhorias no seu sistema. Eu vivo procurando maneiras de simplificar cada vez mais o que faço, ou pelo menos sempre trazer sentido ao gerenciamento da minha vida. Quando algo não está funcionando muito bem, sei que é hora de mudar. Quando a mudança é significativa, eu escrevo este post no blog. 🙂

Desta vez o que motivou a mudança foi perceber que eu estava acessando muitos sistemas de uma só vez, sem um processo claro entre eles. Como minha cabeça já funciona em “modo GTD”, isso é ok, mas sempre acho que posso simplificar mais. Por isso, decidi, como regra geral, utilizar a seguinte indicação para as ferramentas:

  • Todoist, Google Calendar e e-mails: para acessar todos os dias, gerenciando meu workflow diário
  • Evernote: para acessar semanalmente, revisando projetos e checklists necessárias, ou sempre que preciso consultar algo no meu arquivo de referência, sem frequência definida – sob demanda
  • Mind Meister: para acessar com frequência maior (um mês, 3 meses, 6 meses, 1 ano), revisando os horizontes mais altos do GTD

Essa indicação foi baseada nos três níveis do aprendizado no GTD (1: Fundamental, 2: Projetos e prioridades e 3: Foco e direção). Você pode ler mais sobre isso no capítulo 15 do novo livro do GTD em português (“A arte de fazer acontecer”, Ed. Sextante).

O objetivo é precisar olhar menos ferramentas no meu dia a dia, para não me distrair com o que não precisa (não quero ficar olhando para projetos e objetivos sendo que tenho coisas no nível mais mundano de todos para focar antes). Isso também direcionou a organização de cada um desses sistemas, que vou mostrar a seguir.

Calendário

O Google Calendar continua seguindo o meu hack de duas cores (mostrado aqui). Em vez de duas cores, uso duas agendas com cores diferentes (Agenda – Thais e Tickler). O motivo para usar duas agendas é apenas porque meu marido acessa a minha agenda principal e não quero confundí-lo com um monte de informações que ele não precisa ver. Se não fosse por isso, usaria apenas uma agenda (o que inclusive recomendo). A regra que eu sigo para o que entra em uma ou em outra está explicada no post linkado acima.

E-mails

Tenho várias contas de e-mails por ter trabalhos diferentes e já me conformei com isso. Para facilitar, aplico o mesmo padrão de pastas em todas as contas, a saber:

  • Inbox – Onde ficam todos os e-mails novos e ainda não processados
  • @ Action – E-mails que podem ser resolvidos dentro do próprio e-mail (e levam mais de 2 minutos); trabalho diariamente nessa pastinha
  • @ Action Support – E-mails que demandam alguma ação que leve mais de 2 minutos mas que eu prefiro gerenciar nas minhas listas de ações – ou porque penso serem mais importantes, ou porque preciso nomear adequadamente a ação (e o e-mail não deixa isso claro) ou porque fazem parte de um projeto
  • @ Waiting for – E-mails que estou aguardando resposta e não precisam de acompanhamento adicional além de aguardar a resposta no próprio e-mail ou cobrar as respostas uma vez por semana (ex: envio de convites ou respostas rápidas)
  • @ Waiting for support – Mesmo raciocínio da pasta @ Action support, mas para e-mails que estão aguardando resposta
  • Reference – Todos os e-mails que não demandam qualquer tipo de ação mas eu acho melhor guardar para referência futura

Esse padrão não é invenção minha, mas recomendação da David Allen Company.

Workflow diário

No Todoist entram próximas ações, que reviso diariamente de acordo com seus contextos, checklists importantes para verificar no dia a dia, assuntos a tratar (agendas) em reuniões ou com pessoas específicas, ações que estão aguardando resposta ou situações diversas e listas de compras que posso resolver no meu dia a dia, como mercado, farmácia, papelaria etc.

Tirei um print de cada categoria para ficar mais claro:

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Estou organizando os contextos como se fossem listas, em vez de etiquetas, porque acho a visualização melhor e o manuseio mais simples. Também pode ser aplicado por quem tem a versão gratuita do programa, pois não depende de etiquetas (disponíveis apenas na versão paga). Como embaixadora da ferramenta, acho importante democratizar o seu uso.

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Também simplifiquei meus contextos ao máximo para simplificar o meu dia a dia. Geralmente se um contexto tem mais de 40 ou 50 ações, eu já busco destrinchar mais.

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As checklists não são listas de próximas ações – elas são listas de referência, para você verificar (por isso o nome – check – list) procedimentos, padrões, tarefas diversas que precisam ser feitas e, a partir dessa verificação, definir próximas ações ou não. Muitas vezes, uma checklist serve apenas para você ler e ficar esperta(o). Outras deixam de existir quando determinadas ações se tornam hábitos. O David fala mais sobre elas no livro novo e também existe um livro chamado “Checklist” (Atul Gawande) que é apenas sobre esse assunto.

Eu tenho checklists também em outros lugares mas, no Todoist, mantenho apenas aquelas que uso no dia a dia – esse é o objetivo. Isso também me ajuda a verificar sempre o que tem ali. Antes eu deixava todas no Evernote e não lembrava de verificar sempre. Sabendo que as checklists do dia a dia estão no Todoist, isso me força a verificar sempre o que tem por lá.

Por exemplo, as checklists com tarefas diárias e semanais eu vejo sempre, mas a checklist com coisas para fazer quando eu quiser me sentir criativa eu acesso apenas se estiver nessa situação.

Eu não “ticko” essas tarefas das checklists – elas estão ali apenas para verificação, ao contrário das próximas ações.

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Aqui eu tenho duas listas: uma para acompanhar ações que estão aguardando resposta de terceiros e outra para listar ações que preciso fazer mas dependem de situações diversas (exemplo: preciso agendar uma reunião com Fulano, mas só depois que eu voltar de viagem). Eu poderia inserir esse lembrete no meu calendário (o GTD recomenda as duas formas), mas para mim funciona melhor assim nesse momento.

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Sem muito segredo, apenas listo assuntos a tratar em reuniões periódicas ou com pessoas específicas (nível pessoal e profissional). Isso facilita quando estou em determinada reunião ou conversando com aquela pessoa, presencialmente ou via telefone.

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Aqui listo apenas as compras que posso fazer no meu dia a dia, como mercado, farmácia, cosméticos, artigos para casa, papelaria e livros. Tenho outras listas de compras que ficam no Evernote e acesso apenas regularmente (por exemplo: coisas para comprar quando for para os Estados Unidos – não preciso ver isso no meu dia a dia porque não faz parte da minha rotina diária ir para o outro país – ao mercado, sim).

Evernote

Vou postar um print dos meus cadernos atuais no Evernote para ficar mais fácil de explicar coisa por coisa:

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A minha pasta “Ler / Revisar” virtual fica no Evernote porque coleto muitos textos via Evernote Web Clipper, um aplicativo de captura do próprio Evernote (clique aqui para conhecer e baixar a extensão para o seu navegador). Esse caderno costuma ficar offline no meu tablet e celular e o acesso sempre que estou em alguma fila ou situação de espera do tipo. Apesar de guardar muitos textos, dou bastante vasão à ela. São textos interessantes que acho pela web e quero ler com calma, mas não no momento que o salvei.

O caderno @ Posts em rascunho foi criado apenas porque muitas vezes estou offline (por exemplo: viajando de avião) e quero escrever algum texto, post para o blog, trecho para algum livro, e prefiro ter isso no Evernote que salvar no Word e em outro lugar, por exemplo. É apenas um caderno de ação – por isso o uso do @ na nomenclatura. Gerencio semanalmente o que estiver ali porque jogo do rascunho para o WordPress, por exemplo, para já criar os posts no blog para aquela semana.

Tenha essa pilha @ Verificar semanalmente onde estão a caixa de entrada do Evernote (um caderno chamado . Inbox), Agendas e conversas arquivadas e Checklists.

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Na caixa de entrada do Evernote eu jogo apenas arquivos de referência que, no geral, não precisam ser processados a cada 24 horas e posso levar até uma semana para processar.

No caderno de Agendas e conversas arquivadas eu mantenho um histórico de todas as reuniões e assuntos tratados ao longo da semana. Tenho um índice (uma nota com link para outras notas) para cada pessoa ou reunião e, assim, mantenho um histórico do que foi conversado nessas situações. Aprendi isso com o Daniel e acho o máximo ter esse registro. Acredito que sirva bem para médicos e vendedores que trabalham com histórico de clientes, mas para qualquer pessoa no geral também.

Em Checklists eu mantenho checklists diversas que eu verifico na minha revisão semanal, para identificar próximas ações possíveis. Além desse caderno, também tenho a tag “Checklists”, onde ficam as checklists de referência, que não precisam ser acessadas semanalmente, mas em situações esporádicas, tais como:

  • Compras para fazer nos Estados Unidos
  • O que fazer se alguém da família falecer
  • Da próxima vez em Curitiba…
  • O que levar em uma viagem internacional
    E por aí vai.

Na pilha Arquivo de referência geral, não tem muito segredo: arquivo tudo aquilo que não demanda nenhum tipo de ação, mas acho valioso guardar. Dentro dessa pilha tenho os seguintes cadernos: Arquivos correntes (para contas, prontuário médico e tudo aquilo que não é “arquivo morto”), Arquivos permanentes (tudo o que não mexo mais, está apenas como referência mesmo), Clipping de matérias legais (para reportagens arquivadas ou digitalizadas), Diário (onde registro fatos legais do meu dia a dia, escrevo, faço diários de viagens etc), Índices (estou montando essa ação do mesmo jeito que faço o registro das agendas, mas com assuntos – ainda em construção) e um caderno chamado Todoist Archive, que arquiva todas as ações concluídas no Todoist (via receita do site IF).

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Evernote – Projetos

Logo abaixo vêm as pilhas de projetos, que organizo como faz sentido para mim em cada momento. Atualmente, organizo pelas áreas de foco que me chamam mais a atenção, não todas as áreas (percebam a diferença). Saúde, Casa e Família e Finanças são áreas que estou focando bastante no momento, então elas não ficam dentro da pilha Pessoais, por exemplo, que tem projetos em áreas como Espiritualidade, Hobbies etc.

PS – Até a publicação deste post, eu resolvi voltar a ter apenas uma pilha de cadernos com projetos, mas resolvi deixar a explicação acima porque acho que a indicação pode ser válida para algumas pessoas.

Tenho um caderno por projeto e estou fazendo algo diferente na nomenclatura de cada um deles, que é alocar o ano ou o ano-mês que vou ou pretendo concluir o projeto em si. Assim: 2015-10 – Concluir projeto X.

Isso me dá uma direção e, quando quero visualizar todos os projetos que preciso terminar este mês, por exemplo, vou na busca de cadernos do Evernote e digito 2015-10. Aí aparecem todos os projetos para terminar em outubro de 2015. Se eu digitar apenas 2015, aparecem todos os projetos para terminar ainda este ano. O mesmo vale para os projetos com prazo em 2016. Isso tem sido um hack bem legal que tenho usado muito para ter foco na minha revisão semanal. Eu reviso todos os projetos, claro, mas isso me ajuda a ver se não tenho coisas demais para um mesmo mês ou se algo demanda mais atenção que outro nesse momento.

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Dentro de cada caderno, estou fazendo exatamente como expliquei no post: Como estou organizando meus projetos no GTD atualmente.

Eu gosto de gerenciar os projetos por cadernos porque o manuseio das notas é mais fácil que por tags, mas fica muito a critério de cada um. O conceito é o mesmo, sinceramente.

Por fim, tenho um caderno com Projetos delegados, que confiro semanalmente para ver se algo precisa da minha atenção, além de uma pilha com projetos e ideias para algum dia / talvez, que também reviso semanalmente. Aliás, tirando o caderno de leitura e os de referência geral, tudo o que está no Evernote é porque precisa ser revisado semanalmente.

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Busco sempre simplificar essa lista e ela vive mudando. No momento, está assim. A “Lista de incubação” é nova e tem a ver com o coaching de GTD que estou fazendo com o pessoal da David Allen Company. Fiz um teste de personalidade para ver que sistemas e técnicas funcionam para mim e essa lista de incubação é importante para ideias que eu realmente preciso maturar antes de decidir onde vão.

Não preciso tirar print das etiquetas, que uso basicamente para o arquivo de referência geral, por assunto, em ordem alfabética, sem outra classificação. Então está mais ou menos assim:

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Mind Meister

Eu cheguei a usar o aplicativo Free Mind durante um tempo porque ele gera mapas mentais com a extensão “universal” para mapas .mm, mas voltei a usar o Mind Meister porque gosto mais dos seus recursos. Mind Meister é um aplicativo na nuvem para criação e gerenciamento de mapas mentais e eu o estou usando para mapas mentais de referência e gerenciamento dos níveis mais altos do GTD.

Acho que esta parte do post é a mais legal para mim porque traz muitas coisas diferentes que eu já gerenciava em outros lugares mas nunca tinha mostrado aqui. Todas elas são fruto dos últimos cursos que fiz em Amsterdam e meus estudos recentes do GTD.

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Eu organizo as pastas com dois critérios do GTD: horizontes e frequência de revisão.

A primeira pasta é H2 – Para revisar mensalmente e tem:

Captura de tela 2015-10-28 17.48.41

Seguem as outras pastas:

Captura de tela 2015-10-28 17.49.32

Captura de tela 2015-10-28 17.50.31

Captura de tela 2015-10-28 17.51.03

Tudo isso está em eterna construção. Novos mapas entram, alguns mapas saem, renomeio, mas acredito que dê para captar a ideia.

Muito do que a DAC ensina é: o que é necessário para tirar isso da sua cabeça? E sua resposta pode ser: se eu revisar isso aqui uma vez por ano, é ok para mim. Aí você pode se organizar dessa maneira. É o que eu tenho feito.

Bom, eu acredito que o post tenha ficado bem completo mas, se você tiver alguma dúvida, por favor, poste nos comentários.

Acho que o mais importante a dizer aqui é que não se trata de uma estrutura que se copia, mas muito pessoal. O que faz a coisa toda funcionar não é ter as listas feitas, mas você entender para que cada uma delas serve e acessá-las no seu dia a dia ou sempre que precisar do que tem dentro delas.

Eu acho que de todas as configurações da VIDA, desde que comecei a usar o GTD, esta é a que realmente me atende melhor. Não tem absolutamente nenhum furo, apesar de sempre ter algo a melhorar, claro. Estou bastante confortável com meu sistema e mal pensando nele, o que é o melhor sinal de que funciona.

Eu gosto de deixar os nomes das listas e pastas bem didáticos porque isso me ajuda a entender e a explicar.

Thais Godinho
11/11/2015
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