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Hoje é o último post da série em que mostro como está meu sistema atual do GTD atualmente. No post de hoje, vou falar sobre o material de referência de modo geral.

Estamos em O que é isso? Demanda ação? Não > Referência.

Referência pode ter materiais de todos os tipos: em papel, digitais, em formatos variados. Eu ainda utilizo pastas para armazenar papel, especialmente no que diz respeito a contratos, comprovantes, certidões, diplomas, certificados e o que mais realmente preciso ter em formato físico. A “regrinha” para organizar isso é simples (no GTD): ordem alfabética, apenas.

Eu hoje tenho dois móveis para armazenamento no meu escritório: um arquivo com três gavetas e um armário com porta onde uso uma das prateleiras para as pastas. Mas, se você parar para pensar, uma estante com livros lidos também é material de referência. Então tudo isso se enquadra como meu material de arquivo.

No computador, uso algumas ferramentas específicas:

  • Google Drive para referências da Call Daniel (é a ferramenta oficial da empresa) e também para materiais de referência que sejam planilhas, documentos etc compartilhados. Auxilia bastante ter isso armazenado lá.
  • Dropbox para arquivos maiores, de fotos a apostilas fechadas para impressão.
  • Evernote para textos de maneira geral, comprovantes, recibos e tudo o mais que eu puder digitalizar.

Já mostrei em posts anteriores e a organização de tudo isso continua seguindo o que o David recomenda: ordem alfabética, apenas.

Dropbox

Google Drive

No Evernote, tenho algumas pilhas e cadernos para referência, e todos os assuntos eu categorizo por tags (etiquetas). Não “organizo” as tags de nenhuma maneira – apenas crio e elas já ficam em ordem alfabética, de forma prática.

Eu explico *em detalhes* o que são checklists neste post. Por gentileza, leia se tiver dúvidas ou não estiver familiarizado com o tema.

Estou explorando cada vez mais minhas checklists e elas me ajudam muito a manter meu trabalho cada vez mais integrado.

A diferença de checklists para listas de referência é que checklists são mais funcionais, se é que posso chamar assim. Nas listas de referência, coloco coisas como “livros lidos”, “shows que já fui” e outros do tipo. Mas lembre-se que, em teoria, “tudo é checklist” (o David diz isso). Então é só uma diferenciação minha e que faz sentido dentro do meu sistema.

Eu tenho um caderno de referência geral onde entra a maioria das notas. O que tenho como caderno separado nessa pilha são cadernos que ou compartilho com outra pessoa, ou que prefiro deixar offline em certos dispositivos. É só por isso. Senão, de modo geral, categorizaria com etiquetas como todo o resto.

Em “grande cenário”, tenho uma nota para cada ano da minha vida, onde faço registro de grandes marcos. Falo mais sobre isso neste post.

A parte das etiquetas não tem segredo. Vou criando à medida que vou organizando o material de referência, sem “sub-etiquetas” (fica tudo em uma mesma hierarquia). Lembrem-se que só coloco aqui o que não demanda mais ação:

Eu também costumo arquivar como referência projetos e objetivos concluídos, pois gosto de ter um histórico de sua conclusão, assim como um histórico de seu planejamento, descrito dentro da nota. Não arquivo ações concluídas pois não vejo necessidade. As tags que uso para arquivar são “projetos concluídos” e “objetivos concluídos”. Como podem perceber, não complico as coisas. A taxonomia pessoal deve ser dedutiva.

Caso tenham dúvidas sobre meu arquivo de referência, por favor, postem nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
31/07/2017
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Neste post, vou mostrar para vocês como estou organizando as minhas listas de Algum dia / talvez no Evernote.

Tenho uma pilha de cadernos:

Esta é a lista que eu ainda não terminei de passar tudo para o Evernote. Tenho notas a processar na pilha de backlog e também em formato de papel. Porém, uso as categorias acima, a saber:

  • Filmes para assistir: Auto-explicativa! Salvo muio rapidamente indicações de filmes e resenhas que leio na web para filmes aqui.
  • Gadgets para comprar: Coisas eletrônicas, apetrechos e equipamentos diversos entram aqui. Exemplo: fragmentadora de papel.
  • Ideias para podcasts / posts / vídeos: Aqui eu vou agrupando ideias diversas que vou tendo para esses formatos de conteúdos. Quando vou montar um calendário editorial novo ou quero planejar algo diferente a cada semana, consulto essas listas.
  • Incubados (next): É só uma maneira de colocar projetos que vão entrar na sequência de alguns que estejam em andamento e não quis classificar em nenhuma outra categoria. Geralmente estão associados a eventos no calendário, como viagens mais distantes ou eventos a serem organizados.
  • Para fazer antes de morrer: Coisas que quero fazer pelo menos uma vez na vida antes de morrer. Exemplo: ver a aurora boreal. Ainda falta bastante coisa aqui!
  • Receitas para testar: Eu tenho uma categoria de referência para receitas também, mas aqui criei esta lista para revisar semanalmente para ver se estou a fim de testar alguma dessas receitas no menu da semana. Percebam que o que diferencia uma categoria de outra é simplesmente o quanto quero revisar aquilo.
  • Casa e família: Coisas para fazer em casa ou envolvendo a minha família. Exemplo: trocar as janelas de casa.
  • Criatividade: Aprender a tocar violoncelo, fazer um curso de aquarela e outros estão aqui.
  • Estilo de vida: Coisas que têm a ver com o estilo de vida que estou construindo para mim, mas não estão em andamento no momento simplesmente porque não quero ou não posso alocar recursos no momento. Exemplo: fazer aulas de tênis.
  • Habilidades: Habilidades que quero desenvolver tanto pessoal quanto profissionalmente. Exemplo: fazer aulas de francês.
  • Oportunidades: Minha cabeça fervilha de ideias o tempo todo. Se eu não tiver uma categoria como essa para despejar as oportunidades que descubro no dia a dia, eu vou querer fazer tudo ao mesmo tempo e não terei foco. Que seja abençoada essa categoria! Exemplo: desenvolver um curso sobre assunto X.
  • Problemas: Todos os problemas que eu quero resolver mas que ainda não disponho de energia ou vontade de trabalhar neles no momento. Exemplo: cancelar uma das minhas contas no banco.
  • Processos: Processos ou procedimentos que podem ser melhores, mas no momento não tenho como alocar tempo e/ou recursos para melhorá-los. Exemplo: catalogar meus livros em uma outra ferramenta.
  • Viagens: Todas as viagens que ainda quero fazer nesta vida. Exemplo: conhecer Liverpool.
  • Travados por algum motivo: Projetos que estavam caminhando mas, por motivos diversos (ex: corte de orçamento), precisaram ser incubados até segunda ordem.

A lista de Algum dia / talvez é a melhor coisa dentro do sistema para aliviar a lista de projetos em andamento. Ela pode ser entendida como “agora não”. Nela, você pode inserir todos os projetos que não precisa ou não quer tocar no momento, mas pode ser que algum dia queira fazer isso. Reviso semanalmente e, muitas vezes, levo projetos dela para a lista de projetos em andamento, assim como deleto aqueles que já não me interessam.

Um ponto legal de reflexão aqui, é que é natural essa lista ser enorme (significa tudo o que já me chamou a atenção mas não está em andamento, mas pode ser que um dia sim). Mas essa lista hoje já é muito menor do que já foi. Eu acredito que seja pela idade e noção de quanto tempo de vida eu possa ter. Não dá pra fazer tudo. Penso de verdade que, com o passar dos anos, ela vá ficando mais focada e mais enxuta mesmo.

Caso tenham dúvidas, por gentileza, postem nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
27/07/2017
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No post de hoje, vou mostrar como organizo meus horizontes mais elevados em meu sistema atual.

Os horizontes mais elevados são: metas e objetivos (horizonte 3), visão (horizonte 4) e propósito e princípios (horizonte 5).

Como os outros, eu organizo através de pilhas, cadernos e notas no Evernote.

Eu não separava em pessoal e profissional e passei a fazê-lo recentemente só para seguir a mesma linha das áreas de foco (que falei em um post anterior – dê uma olhada). Para mim também é interessante fazer assim porque, quando mostro meu sistema para os alunos nos treinamentos, as coisas pessoais eu não clico para mostrar porque são muito pessoais.

Ainda não fiz o curso de Nível 3 com o David Allen para aprender boas práticas sobre planejamento desses horizontes, então é muito provável que essa organização mude quando fizer o curso, no ano que vem. O que implemento tem a ver com o que aprendi nesses anos, estudando o material já disponível publicado por ele.

Objetivos

Gosto de planejar meus objetivos usando o modelo de planejamento natural para projetos (que explico mais aqui). Como se tratam de resultados desejados também, porém em um horizonte mais elevado (até dois anos), para mim faz sentido e fica legal. Infelizmente não tem como mostrar um exemplo de como eu faço porque objetivo é algo muito pessoal e eu acredito que a gente não deva publicar objetivos até que sejam alcançados. Mas basta ver o modelo que inseri para projetos no post linkado acima, que é a mesma coisa. A única coisa que incluo a mais é o item “projetos relacionados”.

Pode parecer que eu tenho muitos objetivos (e isso soar como algo ruim), mas o fato é que, pra mim, objetivos são como “macro projetos”. Por exemplo: eu tinha um projeto que era traduzir todos os guias de configuração da David Allen Co. para o português. O fato é que isso não levará apenas um ano, e demorei alguns meses para perceber isso. Logo, subi um horizonte. Tenho esse objetivo listado e, nos projetos, tenho o meu projeto em andamento, que é traduzir o guia do Evernote para Mac, assim como tenho projetos delegados, que outras pessoas estão traduzindo (e estão em Aguardando Resposta – Projetos). O objetivo virou “garantir que todos os guias sejam traduzidos”. Me deu mais clareza. Então tenho vários objetivos assim, que não são coisas etéreas.

Aliás, isso é importante. Procuro aplicar a técnica SMART a todos os meus objetivos (isso não é do GTD, mas dá total apoio): S (específico), M (mensurável), A (alcançável), R (realista) e T (tem prazo).

Visão

Em visão, eu tenho um tickler para o Paul (nosso filho) até ele completar 18 anos, que reviso anualmente. A ideia é ir inserindo ideias e informações úteis que posso querer acessar quando ele tiver determinada idade. Por exemplo, para este ano (em que ele completou sete anos), eu tinha anotado que gostaria de colocá-lo nas aulas de futebol, então fiz isso em fevereiro.

O que caracteriza o horionte 4 de maneira geral é o estilo de vida que você está construindo para você mesmo e de que modo isso impacta nos seus objetivos de curto prazo, projetos e ações. É mais fácil de desenhar porque é “a vida ideal”, digamos assim. O mais fantástico é que, à medida que você vai vivendo e envelhecendo, algumas visões também amadurecem, outras mudam, e outras permanecem. Essas, se a gente prestar atenção, denunciam valores, princípios e propósito, que é o horizonte seguinte.

O que eu gostaria realmente de passar para vocês aqui neste post é sobre as infinitas possibilidades que a nossa mente criativa pode dar. Você não precisa escrever as coisas em formato de texto ou mapa mental, por exemplo. Pode desenhar. No caso da visão, eu gosto muito dessa abordagem. De maneira geral, sou uma pessoa muito visual e usar imagens me permite imaginar melhor. E poder de visualização é TUDO.

Por exemplo, eu fiz um mapa com desenhos e expressões que me ajudam a ver qual a vida que eu quero viver daqui a cinco, 10, 15 anos. Fiz esse desenho baseado na ideia de “treasure map” (“mapa do tesouro”) que o David traz no livro “Making it all work” (o terceiro dele, só em inglês). Digitalizei e arquivei nas minhas visões pessoais, no Evernote. Sempre que tenho algo que se enquadre em visão, crio uma nota e insiro, com imagens ou não. Também vale áudio, vídeo etc. Seja criativo!

Você pode desenvolver sua visão para as diversas áreas da sua vida, se quiser. Gosto de pensar assim: “qual a visão da vida que eu tenho ao lado do Paul até ele completar 18 anos?”. O resultado disso entra no horizonte 4 e é incrível, porque isso me permite planejar, pensar sobre as coisas e ter mais coerência nas minhas decisões.

Propósito

Algumas coisas que eu tenho no caderno de propósito pessoal: minha missão (que eu descobri quando fiz coaching), meus princípios pessoais, valores importantes, afirmações pessoais (que leio no meu milagre da manhã), definições que vou tomando ao longo da vida (sempre registro) e imagens inspiradoras, que refletem quem eu sou.

No caderno de propósito profissional, tenho a missão da David Allen Co., a missão do Vida Organizada, valores profissionais e inspirações diversas. Por exemplo, tenho uma frase que o David falou uma vez em um encontro de instrutores que me tocou muito (e ainda toca forte!), e que sempre vejo quando fico meio desanimada ou cansada de algumas coisas, ou precisando tomar decisões importantes.

E não é para isso que o propósito serve? ❤️

Thais Godinho
25/07/2017
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Organize as to-do lists por contexto, não por assunto
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