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Este post faz parte da série GTD e Estudos. Hoje vamos falar sobre como revisar o que você precisa fazer semanalmente. No GTD, esse processo é chamado de Revisão Semanal.

Pelo menos uma vez por semana, vale a pena você fazer uma espécie de pit-stop, parar durante uma ou duas horas, e revisar todo o seu sistema (que tem as coisas que você precisa fazer) para ficar tranquilo(a) durante os próximos sete dias, até a próxima revisão. O propósito é atualizar as informações e obter perspectiva.

Escolha um dia da semana e um horário que sejam mais tranquilos para você fazer essa revisão. Um dia comum é sexta de manhã (antes de sair para o final de semana). Dependendo de como for a sua rotina (se você trabalha e estuda, por exemplo), talvez o único período disponível seja aos finais de semana. Eu mesma prefiro fazer a minha revisão semanal aos domingos de manhã, quando acordo, porque todos estão dormindo ainda e é um período tranquilo para mim.

Checklist da revisão semanal (passo a passo):

  1. Capture papéis perdidos e materiais diversos e coloque na sua caixa de entrada. Cadernos, notas de aula da semana, notas de reuniões, recibos, coisas que estiverem na sua mochila, papelada no geral que você recebeu nos últimos dias. Aqui não é pra pegar aquela pilha imensa de revistas velhas que você tem e colocar na caixa de entrada – é para lidar apenas com o que for corrente. Quando seu GTD estiver rodando bem, aqui você vai ter praticamente só coisas da semana que ainda não tenha colocado na sua caixa de entrada física porque deixou passar mesmo (acontece!).
  2. Esclareça suas caixas de entrada. A caixa de entrada física, seus e-mails, ferramentas de captura no geral, caixa do What’s App etc. Perceba que o “esclarecer” precisa fazer parte do seu dia a dia, como falei no post anterior. Se não fizer, quando você chegar na revisão semanal, essa parte vai demorar pra caramba. A ideia não é essa! O “ideal”, quando seu GTD estiver rodando bem, é que nessa hora você esclareça apenas as coisas que agrupo no passo anterior e coisas do dia anterior até aqui.
  3. Esvazie sua mente. Será que, depois de ter esclarecido todas as suas caixas de entrada, ainda sobrou alguma pendência ou preocupação na sua mente? Capture, esclareça e organize adequadamente.
  4. Revise suas listas de Próximas Ações. Aqui começa a revisão propriamente dita. Neste passo, você vai revisar suas listas de próximas ações para ver se estão atualizadas, marcar aquelas que já concluiu (caso não tenha marcado à medida que foi concluindo), deixar as ações mais claras etc. Vamos falar em posts futuros sobre cada uma das listas que vamos revisar a partir daqui.
  5. Revise seu calendário passado. Dê uma olhada no seu calendário para a semana que está acabando (e algumas antes) para ver se algo ficou pendente. Se ficou, capture, esclareça e organize adequadamente para repriorizar.
  6. Revise seu calendário futuro. Esta é a parte da revisão semanal que mais se assemelha a um planejamento. Veja seu calendário para a semana que vem e as próximas (até onde sentir necessidade, onde tiver compromissos) para coletar providências com relação aos seus compromissos.
  7. Revise sua lista de Aguardando Resposta. Defina próximas ações para cobrar pessoas, se for o caso.
  8. Revise sua lista de Projetos (e resultados maiores). Garanta que todos os seus projetos tenham pelo menos uma próxima ação definida. Revise planos de projetos e arquivos de suporte em busca de novas próximas ações. Mova os projetos que não estejam em andamento para Algum Dia / Talvez, se achar necessário. Os “resultados maiores” aqui se referem aos outros horizontes do GTD (objetivos, visão etc), que você pode querer revisar (ou não) se já os tiver definidos. Se não tiver, nem se preocupe com eles agora.
  9. Revise checklists relevantes. Se usar checklists, revise-as em busca de próximas ações.
  10. Revise a lista de Algum Dia / Talvez. Será que algum projeto dessa lista pode entrar para a lista de projetos em andamento no momento? Se sim, jogue-o para a lista de projetos e defina pelo menos uma próxima ação. Delete itens que não te interessem mais.
  11. Será que você tem alguma ideia ousada, nova, criativa que ainda não tenha capturado dentro do seu sistema? Sonhar grande dá o mesmo trabalho que sonhar pequeno. Capture essa ideia!

Uma boa maneira de adquirir o hábito da Revisão Semanal é bloquear um tempo no seu calendário, com recorrência semanal, e ir fazendo toda semana. Fazer as revisões semanais é o que vai fazer seu GTD funcionar. Uma semana sem fazer já vai deixar seu sistema desatualizado e você pode desanimar! Portanto, é muito importante buscar estabelecer esse hábito.

Dúvidas, favor postar nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
21/07/2017
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GTD e Estudos: A importância da Revisão Semanal
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Evolução do escritório (cuidado, bagunça!)

Este post faz parte da série GTD e Estudos. Hoje vamos falar sobre o que fazer com cada uma das coisas que você captura, novos inputs e informações que chegam até você em formato de aulas, textos, notas e outros formatos.

A captura é um processo ativo, que você faz, quando toma notas em sala de aula, registra coisas que não pode esquecer ou traz um novo texto para ler, por exemplo, mas também é algo que acontece por você, quando você recebe e-mails, mensagens, demandas, interrupções etc. Por isso vimos, no primeiro post da série, a importância de ter lugares apropriados para fazer essa captura, através de caixas de entrada. Tenha sempre uma ferramenta de captura com você, que seja um caderninho ou algum aplicativo no celular.

Mas não basta apenas capturar esses inputs. Você precisa processar e esclarecer com uma frequência diária. Esclarecer diariamente é o ideal, pois não deixa que o volume acumule. Esclareça, no máximo, em até 48 horas, caso não consiga esclarecer no dia.

Esvaziar suas caixas de entrada não significa fazer ou resolver tudo o que você capturou. Significa apenas que você pegou cada um dos itens e esclareceu o que ele significa para você, organizando no lugar mais adequado do seu sistema. E como fazer isso?

Como esclarecer qualquer item da sua caixa de entrada

O GTD tem um fluxo que basta seguir e dá tudo certo! Veja a seguir:

Pegue o primeiro item da sua caixa de entrada ou ferramenta de captura e pergunte-se: o que é isso? Ou seja, o que significa para você? Responder, mesmo em voz alta, ajuda a deixar mais claro. Nunca volte nenhum item para a caixa de entrada. Esclareça assim que o pegar.

Depois pergunte-se: demanda ação? Você está comprometido(a) a agir com relação a esse item no momento? Porque isso é uma decisão. Você pode perfeitamente não saber também, ou não querer decidir no momento.

Caso o item não demande ação no momento, você tem três opções:

  1. Jogar fora, porque não vai mais precisar dele
  2. Arquivar, porque você quer guardar como referência
  3. Incubar, caso não demande ação no momento, mas pode ser que no futuro sim

Na sequência eu vou explicar como organizar cada uma dessas opções.

Caso demande ação, você precisa identificar: qual é a próxima ação? Qual é a primeira coisa que eu tenho que fazer para mover esse item adiante? Uma vez definida essa ação, que deve estar super clara, com verbos adequados, você tem também três opções:

  1. Fazer na hora, se levar menos de 2 minutos (mesmo que seja de baixa prioridade)
  2. Delegar, se você não for a pessoa mais apropriada para fazer
  3. Adiar para fazer no momento mais apropriado para você (ou seja, isso sim entra nas suas listas de coisas a fazer)

Na sequência eu também vou explicar como organizar cada uma dessas opções.

Sempre que você se deparar com algum item que por si só não conclua o todo, aquilo que você precisa fazer, é importante você se perguntar: qual o resultado desejado? Porque provavelmente você terá um projeto. Projeto, para o GTD, é todo resultado desejado que demande múltiplos passos para ser concluído, geralmente dentro do período de um ano. Então você vai ter projetos mais simples como “Finalizar disciplina X para o semestre” como projetos mais complexos como “Finalizar o TCC”.

Se você já usa GTD, minha dica aqui é que você pense sempre no cenário maior. Tenha bom-senso ao definir projetos. “Finalizar trabalho para semana que vem da disciplina Y” pode parecer um projeto, mas na verdade ele é um sub-projeto que faz parte do cenário maior, que é “Concluir disciplina Y no semestre”. Usar esse horizonte de um ano ajuda bastante a definir o que é ou não um projeto. Outro critério a se considerar é: preciso revisar esse projeto toda semana na minha revisão semanal? Esse é o acompanhamento dos projetos.

Onde organizar o que foi esclarecido

O post anterior foi uma orientação para a escolha de ferramentas. Use sua ferramenta de escolha então para criar as listas.

Como organizar o que não demanda ação

Lixo = Auto-explicativo.

Arquivo = Use ferramentas de armazenamento (📁 pastas físicas ou eletrônicas). As boas práticas para arquivar são: crie pastas em ordem alfabética, sem muitas sub-pastas. Por exemplo, em vez de fazer assim:

  • 📁 Metodologia
    • 📁 Trabalhos
    • 📁 Provas
    • 📁 Artigos
  • 📁 Português
    • 📁 Trabalhos
    • 📁 Provas
    • 📁 Artigos

A recomendação é fazer assim:

  • 📁 Metodologia – Trabalhos
  • 📁 Metodologia – Provas
  • 📁 Metodologia – Artigos
  • 📁 Português – Trabalhos
  • 📁 Português – Provas
  • 📁 Português – Artigos

Pois assim as coisas não ficam ocultas e você encontra com mais facilidade. Siga esse padrão sempre e mesmo que você tenha ferramentas diferentes será muito fácil arquivar e depois resgatar o que você precisar.

Incubar = Você pode colocar em uma lista chamada 🗒 Algum dia / talvez (se precisar revisar regularmente o item) ou inserir um lembrete dele no 📅 Calendário (se precisar revisar esse item apenas em uma época específica, e não toda semana).

Como organizar o que demanda ação

O que leva menos de 2 minutos = Faça na hora e não precisa organizar em lugar nenhum. O objetivo de fazer na hora é justamente que é mais fácil resolver que inserir em uma lista para resolver depois.

O que você delegou = Insira o item na lista🗒 Aguardando resposta. Uma boa prática é inserir o nome da pessoa, o que foi delegado e desde quando. Assim: Bruno – Finalizar redação do TCC – desde 12/06/17.

O que você adiou para fazer no momento mais apropriado = Se precisar ser feito em um dia ou horário específico, insira no seu 📅 Calendário. Se não tiver que ser feito em um dia ou horário específico, ou seja, só precisa ser feito o quanto antes, insira em uma lista de🗒 Próximas ações organizada por contextos. Por exemplo, se você precisa ter um computador para executar determinada ação, ela entraria na lista @Computador. Essa ação também pode ter um prazo (seja criterioso aqui com os prazos reais). Se não tiver, deixe sem prazo.

Caso você identifique um projeto, insira-o em uma lista de🗒 Projetos.

Em posts futuros, falarei mais sobre outras listas citadas no post anterior, como os resultados maiores e checklists. Por hora, você precisa conhecer as orientações acima para esclarecer tudo o que foi capturado.

Fica de lição de casa então:

  • Esclarecer tudo o que você já capturou
  • Esclarecer diariamente para pegar o hábito
  • Testar a organização das suas ferramentas através das práticas ensinadas neste post
  • Fazer uma super captura (se quiser) para treinar o esclarecer

Até o próximo post, quando falaremos sobre a revisão semanal. Se tiver dúvidas, por favor, poste nos comentários.

Thais Godinho
14/07/2017
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Documentos: por quanto tempo guardar e como armazenar
Dica do leitor: usando o GTD

Este post faz parte da série GTD e Estudos. Hoje vamos falar sobre a escolha de ferramentas para se organizar.

Muitas pessoas costumam dizer que o GTD é um método de organização, mas na verdade é um método de produtividade, cuja organização é um dos passos.

O GTD tem 5 passos:

  1. Capturar
  2. Esclarecer
  3. Organizar
  4. Refletir
  5. Engajar

Um erro comum que as pessoas cometem é organizar sem antes ter esclarecido as informações. Vejo muitos usuários dizendo que algo é um projeto sem mesmo ter processado aquela informação. Ou então, que considera as disciplinas da faculdade um projeto cada uma, ou que a leitura de um livro não é um projeto nunca. Como saber? Cada item deve ser processado individualmente e não devemos “achar” que algo é isso ou aquilo sem antes termos esclarecido, processado.

E aí a consequência disso é que as listas de próximas ações das pessoas na verdade são apenas listas de coisas incompletas que elas não conseguem executar porque, toda vez que abrem a lista, precisam repensar o que precisa ser feito. O negócio não foi esclarecido antes de entrar lá. O organizar não deve nunca vir antes do esclarecer, senão você corre o risco de prejudicar toda a sua execução.

Também é importante dizer que a organização não é algo que você faz de uma vez (ex: implementar o sistema) e nunca mais mexe. No! A organização é algo vivo e, sempre que você identificar possíveis melhorias, é legal fazê-las. Não se preocupe em criar o sistema perfeito, porque, para começar, ele não existe! Segundo, porque ele ainda vai mudar muito, e isso é normal. Faz parte da construção e da adaptação dele à sua vida.

No próximo post, eu vou falar sobre o tema do esclarecimento = como esvaziar as caixas de entrada. Mas, hoje, quis orientar sobre a escolha de ferramentas, pois essa escolha é necessária para que você possa esclarecer o que quer que seja depois, para ter onde organizar as informações.

Basicamente, tudo o que você precisa são listas e pastas. Portanto, o que você realmente precisa avaliar ao escolher uma ferramenta são os seguintes parâmetros:

  • Gosto de tecnologia ou prefiro papel?
  • Tenho que ter acesso offline a uma ferramenta digital ou fico o tempo todo online?
  • Estou disposto a pagar por uma ferramenta legal?

O GTD não tem “uma ferramenta específica” pois o foco é você aprender o método em si, que te permite aplicá-lo em qualquer ferramenta. Se existisse uma única ferramenta, isso limitaria muito o uso do método. O David Allen quer que você use o que você achar mais confortável e melhor para você.

Ferramentas de papel que funcionam bem:

  • Um único caderno com divisórias (cadernos tipo Arc são ótimos, para substituir folhas usadas)
  • Fichário ou pasta com divisórias
  • Fichas 3×5 pautadas

Ferramentas de papel que atendem apenas alguns pontos do GTD (são incompletas – pode usar mas precisa complementar com outras):

  • Agendas de papel
  • Planners
  • Bullet journals

Ferramentas digitais que fucionam bem:

  • Outlook combinado com One Note
  • Gmail combinado com Google Drive e Google Agenda
  • Evernote
  • Todoist
  • OmniFocus
  • Things
  • 2Do
  • Toodledo
  • Remember the milk
  • Nirvana
  • Asana
  • Trello
  • Facile things
  • Etc!

Basicamente, você pode escolher qualquer uma dessas ferramentas ou fazer um mix de várias que gostar para montar sua configuração básica do GTD, que vai contemplar as seguintes listas:

  • O uso de um calendário
  • Listas de próximas ações organizadas por contexto (ex: em casa, na faculdade, no trabalho)
  • Listas de assuntos a tratar com pessoas e em reuniões recorrentes
  • Lista de tudo o que estiver aguardando resposta de terceiros
  • Lista de projetos
  • Lista de algum dia / talvez
  • Listas de resultados maiores (ex: objetivos)
  • Checklists de apoio

Além dessas listas que gerenciam resultados, vamos trabalhar com muitos arquivos, textos etc. Então é bom que você tenha boas ferramentas para armazenamento, como:

  • Evernote
  • One Note
  • Dropbox
  • Google Drive
  • HD externo
  • Ferramenta para mapas mentais (ex: Free mind)
  • Cadernos diversos
  • Papel e caneta
  • Pastas diversas

Outra boa ferramenta que você pode querer adquirir é uma rotuladora, para gerar etiquetas impressas com rapidez e facilidade.

A lição de casa deste post então é você escolher que ferramentas pretende utilizar para as listas do GTD citadas acima e também as que pretende usar para armazenamento. Por favor, poste nos comentários o que você escolheu usar e também dúvidas, caso as tenha. Obrigada!

Thais Godinho
06/07/2017
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