ou

Resolvi escrever este post agora pois tenho compartilhado alguns prints e dicas nas redes sociais e muitas pessoas me pedem para mostrar como está o sistema. Eu tenho ficado bastante estável com uma ou duas ferramentas principais para as listas de ações, nos últimos anos, e frequentemente alterno entre elas. Atualmente tenho usado um formato que foi intuitivo para mim e que tem funcionado bem, que é usar o Todoist para as listas do dia a dia (especialmente do térreo – ver horizontes de foco) e o Evernote para os horizontes mais elevados.

Como sempre, vale dizer que tais mudanças e melhorias são constantes, pois o sistema deve ser flexível o suficiente para atender as minhas necessidades no momento. O que nunca muda é o método (GTD), as listas, então é basicamente uma mesma estrutura que apenas muda de ferramenta de vez em quando.

Vou expôr o sistema de acordo com os horizontes, então:

Horizonte 5: Propósito & Princípios

Tenho um caderno único no Evernote para esse horizonte, onde insiro notas que tenham a ver com ele. São conteúdos como: minha missão pessoal, valores, princípios que vou descobrindo ao longo do tempo, frases que me inspiram, missão da empresa e outros relacionados.

Horizonte 4: Visão

Aqui já vira uma pilha de cadernos porque cada um tem uma função diferente e atrelada a visão.

Então eu tenho coisas importantes aqui. Tenho a visão da empresa, bem descrita em como eu vejo o Vida Organizada a médio e longo prazo. Em “Grande Cenário”, tenho uma nota para cada ano da minha vida, onde registro os principais marcos de cada ano. Tem mais a ver com Referência, certamente, mas nas notas de anos futuros eu costumo inserir coisas que espero que aconteçam, então por isso ficam aqui em visão. Visão do GTD é para o legado do David Allen, que me sinto parte responsável. Visão pessoal é a visão para a minha vida mesmo – os objetivos mais de longo prazo, coisas que sei que vão acontecer e que impactam meu engajamento hoje de alguma maneira. Tenho um tickler para o Paul até ele completar 18 anos (ele está com 6, por isso tem 12 notas), com ideias de coisas que quero explorar com ele em cada idade até ele se tornar maior de idade.

Horizonte 3: Metas & Objetivos

Aqui eu também tenho uma pilha de cadernos relacionados.

Objetivos da equipe só tem uma nota porque foi um assunto que explorei apenas com uma das pessoas. Agora nossa equipe está crescendo e, em breve, teremos mais notas, o que é muito bom. Gosto de acompanhar para ver como posso ajudar a alcançar, especialmente profissionalmente. Não tem muito o que escrever sobre os outros dois (objetivos pessoais e da empresa), porque são mais óbvios. Cada nota se refere a um objetivo e, dentro dele, faço anotações pertinentes, quando sinto necessidade.

Horizonte 2: Áreas de Foco

Eu tenho um caderno no Evernote onde coloco uma nota para cada mapa (pessoal e profissional). Continuo usando o Mind Meister para as áreas de foco, mas pretendo mudar para o Free Mind, pois assim eu consigo deixar o mapa offline dentro do Evernote.

Horizonte 1: Projetos

Aqui tenho uma pilha de cadernos e cada projeto vai em uma nota.

Não tomem a setorização acima como algo fixo porque ela é a que mais muda para atender revisões orientadas. Ou seja, se em uma revisão semanal eu entender que faz mais sentido setorizar de determinada maneira, mudo facilmente. O objetivo é facilitar a comunicação, os relacionamentos e as minhas revisões pessoais.

Por exemplo, é bom ter a setorização de projetos de casa e família, pois reviso facilmente com o meu marido. Ter separados os projetos que são os coachings em andamento, assim como os treinamentos e cursos que estou desenvolvendo, também. Enfim, essa setorização é feita não com base em “áreas da vida”, mas em revisões que fazem sentido para mim – que projetos eu quero ver agrupados e com quem?

Dentro do projeto, eu tenho uma estrutura baseada no Modelo de Planejamento Natural do GTD, que uso como recurso em alguns projetos. Tenho uma nota que é um template, que fica nos atalhos do Evernote, e que uso sempre que necessário.

Térreo: Calendário, Próximas Ações, Aguardando Resposta e Assuntos a Tratar

Para calendário, costumo utilizar as seguintes ferramentas:

Agenda do Google para ações a serem feitas em hora específica, ações a serem feitas em dia específico ou informações relacionadas a dia específico.

Tickler físico para materiais impressos ou semelhantes relacionados a datas específicas. Uso pastas suspensas em um arquivo móvel om três gavetas – a do tickler é a primeira.

Também atribuo prazos a ações, coisas que estão aguardando resposta e assuntos a tratar no Todoist, quando for o caso. Tudo que atrelamos data é “calendário” para o GTD.

As outras listas, então, (Próximas Ações, Aguardando Resposta e Assuntos a Tratar) estão no Todoist.

Como já comentei anteriormente, não uso etiquetas nem filtros porque gosto de mostrar que a versão gratuita do Todoist é acessível para o uso do GTD. Além disso, estou fazendo um trabalho interno já há alguns anos de abandonar o microgerenciamento, que só me fazia perder tempo, e focar em resultados maiores a cada revisão semanal.

Dentro de cada categoria, eu tenho as divisões que, mais uma vez, são totalmente personalizadas à minha vida e que mudo sempre que sentir necessidade de tal personalização. Atualmente, as próximas ações estão com os seguintes contextos:

Inclusive pretendo criar alguns contextos novos porque as listas de computador estão grandes. Não tem sido tão trabalhoso visualizar o que tem em cada uma delas, mas prefiro ver menos itens e criar contextos mais adequados. Por exemplo: muitos dos itens dentro de computador-offline são textos e materiais para revisão, em que preciso estar mais concentrada, então esse é um contexto que faz sentido para mim. Portanto, pretendo criá-lo.

As listas de contextos são as listas que reviso quando estou em determinado contexto, a fim de fazer algumas coisas dependendo do tempo disponível e da minha energia. Ontem, por exemplo, não me senti muito bem e acabei não trabalhando algumas horas durante a manhã. Porém, quando comecei a me sentir melhor, peguei o computador e vi a lista de coisas a fazer quando estivesse online, e resolvi nada menos do que quatro coisas, sem esforço! Achei impressionante (até postei no Twitter) porque eu movi basicamente quatro projetos adiante sem esforço algum. E acho que isso é uma das maravilhas do GTD. Desde o começo, a lista por contexto é mágica para mim.

Perdoem o “no brincadeira”. Eu sou muito ruinzinha digitando pelo celular. rs

Na lista de aguardando resposta, gosto de separar por categorias de revisão também.

Eu já me questionei se não valeria a pena organizar o que está aguardando resposta no Evernote, já que reviso basicamente uma vez por semana, mas deixo no Todoist por alguns motivos: 1) é mais ágil; 2) o controle dos prazos é mais efetivo; 3) salvo do Gmail muito facilmente.

Em Assuntos a tratar, divido por pessoas ou reuniões que, mais uma vez, fazem sentido ver de maneira separada.

Eu gosto muito de manter essa lista de assuntos a tratar no Todoist por causa do histórico que ele mantém no “projeto” (pastinha). Basta clicar em “ações concluídas” para ver o que já foi conversado e quando. Eu também acho muito interessante ter essa referência no Evernote. Deixo no Todoist apenas pela agilidade da inserção de informações e acesso quando estou com tais pessoais ou em determinadas reuniões.

Vejam então que aqui entra um diferencial das duas ferramentas: Todoist para o que for mais ágil e Evernote para o que for mais robusto, exigir linkagens entre notas, mais referências etc. Tenho gostado de trabalhar desse jeito.

Caixas de entrada

Tenho uma caixa de entrada física na minha mesa no home-office e uma pasta em cada bolsa / pasta / mochila quando saio de casa para eventos externos. Chegando em casa, coloco o conteúdo dela na caixa de entrada que fica na mesa.

Em formato eletrônico, uso tanto a caixa de entrada do Todoist quanto a do Evernote e o segredo é processar as duas diariamente. No geral, coloco no Todoist o que for mais pontual e, no Evernote, informações, textos. Mas para falar a verdade o que dita onde vai o que é o que estiver mais fácil no momento. Como processo ambas diariamente, tanto faz.

Para e-mails, tenho duas caixas de entrada: a do Gmail, que é a minha principal, e uma do Outlook 365, para e-mails da Call Daniel. Também tenho mantido ambas sob controle diariamente. Quando sei que não vou conseguir processar em até 24 horas (porque estarei viajando ou em eventos externos), coloco uma mensagem automática de ausência. Priorizo esse processamento quando “volto”.

O legal do Gmail é a extensão do Todoist para o Google Chrome, que me permite enviar próximas ações e itens aguardando resposta muito facilmente para o Todoist. Explore aqui.

Gosto de falar sobre caixas de entrada porque percebi, nos últimos meses, a importância que se tem de capturar com significado e processar diariamente. É extremamente prioritário para mim processar essa quantidade imensa de informação que gero e recebo porque, quando faço isso, sei que estou apenas definindo o meu trabalho. Não dá para deixar de lado nem fazer na pressa. E eu percebo que, muitas pessoas que se sentem sobrecarregadas, no final das contas é porque estão deixando de fazer isso.

Algum dia / talvez e incubados no geral

Tenho uma pilha de cadernos no Evernote onde coloco os itens para algum dia / talvez.

Eu vivo trabalhando nessas listas a fim de melhorá-las. Por exemplo, livros e filmes são algo que, provavelmente, vou mover para referências em breve, pois para mim fará mais sentido ter ações e projetos aqui em algum dia. No geral, insiro um item por nota em cada um dos cadernos e gosto de setorizar por temas porque, dependendo da revisão semanal, nem olho alguns deles. Por exemplo, se não pretendo viajar, não preciso olhar o que tem no caderno de viagens. A lista “Próximos” foi uma tentativa de agrupar os projetos que vão entrar a seguir, mas também pretendo extinguí-la, pois são projetos que podem ser distribuídos em outras categorias.

Como vocês podem ver, tudo no meu sistema é muito orgânico e eu vou mudando e personalizando de acordo com a necessidade. Eu faço esse post mais para mostrar a estrutura, mas esses pequenos pedaços mudam bastante.

Material de suporte a ações e projetos

Para materiais físicos, uso pastas em L, basicamente. Cada vez menos tenho usado material em papel para suporte, mas ainda tem bastante. Renovação de passaporte, declaração do imposto de renda, comprovantes de viagens são sempre coisas que geram papéis.

No computador, varia bastante. A diferença entre referência e suporte a projetos / ações é que os materiais de suporte estão associados a coisas em andamento, então pode fazer sentido agrupá-los para facilitar o acesso a cada um deles.

Eu tenho muitos materiais individuais que ficam em lugares diverssos: Google Drive, Dropbox, Evernote. Então o que eu faço é sempre linkar essas notas e arquivos ao plano do projeto que tenho no Evernote – me ajuda a me organizar. Mas há casos de projetos mais complexos que eu gosto de ter um caderno mesmo no Evernote para agrupar e, muitas vezes, até compartilhar com outras pessoas, se precisar. É o caso de viagens, certificações, processos de coaching.

Depende muito do volume de coisas e informações em um determinado projeto e de se eu quero compartilhar com alguém, deixar essas informações offl-line em um caderno etc.

Material de referência

Mais uma vez, tenho pastas de plástico onde organizo o material de referência em papel. Estou abandonando as pastas suspensas porque acho que elas estragam muito rapidamente, mas acredito que ainda mantenha alguns materiais assim com a mudança que farei do escritório. Está em andamento!

Para o material eletrônico, como falei, alterno entre três ferramentas: Dropbox, Evernote e Google Drive. Qual a diferença entre elas? – você pode me perguntar.

Basicamente, no Dropbox eu tenho o plano pago para inserir toda a minha organização “de computador” – ou seja, em vez de deixar no computador, eu coloco no Dropbox. Eu gosto muito do Dropbox porque eu uso para organizar arquivos mais pesados, especialmente para compartilhar com outras pessoas.

Organização simples e dedutiva, com base em palavras-chave. Já tentei organizar de outra maneira (por ex: macro áreas), mas não funciona. Gosto de ver tudo em uma única hierarquia em ordem alfabética, o que também é uma recomendação do David Allen.

O Google Drive eu uso por dois motivos: 1) a organização de referências da Call Daniel fica lá, então obrigatoriamente preciso usar bastante, e 2) gosto de criar planilhas, formulários e documentos que podem facilmente ser editados por lá. Sigo o mesmo padrão do Dropbox para pastas.

Eu gosto mais do Evernote. Acho que ele é o que tem melhores recursos e é mais flexível. Porém, a limitação de 100Mb por nota me faz precisar utilizar outros programas, como o Dropbox. No entanto, a imensa maioria dos meus arquivos de referência fica lá.

No geral, tenho uma pilha de referências e organizo os assuntos por etiquetas. o legal de criar etiquetas é que o programa já organiza automaticamente em ordem alfabética e, para mim, fica muito fácil de pesquisar e encontrar o que eu preciso.

Os prontuários médicos estão em cadernos separados para que eu possa compartilhá-los com o meu marido.

O portfolio estou montando recentemente – faz parte de um projeto. A ideia é poder compartilhar com clientes que me pedirem.

O caderno do livro estou usando para inserir a tradução dos textos e depois compartilhar com os instrutores.

Enfim, sempre que tenho um caderno separado, geralmente é porque quero compartilhá-lo ou deixá-lo offline, se necessário.

Uma pilha diferente de referência que tenho é de checklists.

De verdade, eu acredito que um bom arquivo de referência seja algo para a vida e tenho muitas melhorias que quero fazer no meu nos próximos meses e anos. É um trabalho constante de refinamento e curadoria.

Visão geral do Evernote:

Bom, é isso. Acredito que eu tenha contemplado o sistema inteiro nesse post. Caso tenham dúvidas, por favor, postem nos comentários.

O propósito deste post não é ensinar GTD, mas mostrar como eu tenho me organizado. Para aprender GTD e entender muitos dos conceitos que cito aqui (por ex: “o que é projeto?” ou “o que entra em aguardando resposta?”), por favor, veja os posts já publicados aqui no blog a respeito. Tem bastante coisa! Além disso, tenho um guia para implementar o método de maneira geral. Espero que ajude.

Obrigada pela leitura!

Thais Godinho
28/03/2017
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Resenha: Getting Things Done, David Allen (a nova versão 2015)
Confira as ideias novas para 2016 no Vida Organizada
Projetos em andamento – Julho 2014

Regularmente eu escrevo um post mostrando para vocês como eu estou usando meu GTD atualmente. Esta é a versão de julho 2015 (quase agosto) e é um bom momento para escrevê-la porque, depois de algumas mudanças, me sinto bastante confortável com o modelo atual.

Vou descrever então o que eu estou usando e, na medida do possível, detalhes do “como”. Para conhecer a metodologia como um todo, clique aqui.

Estou tentando ficar o mais fiel possível às recomendações da David Allen Company depois de fazer o curso para tirar a certificação, então simplifiquei muito o meu sistema. Tem funcionado lindamente!

Calendário

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Ferramenta utilizada: Google Calendar (Veja dicas para usar a agenda do Google aqui)
Agendas criadas: Agenda – Thais, Tickler, Log

Na agenda principal, insiro meus compromissos com data e hora e tempos de deslocamento. Ou seja, minha real disponibilidade. Como meu marido tem acesso a essa agenda, facilita para ele saber os horários em que estarei disponível ou não, consultar meus compromissos futuros etc.

A agenda em cinza eu costumava chamar antes de Thais – Funcional, mas mudei para Tickler. Nela, agora eu coloco prazos, atividades que posso deslocar e lembretes. (Leia mais sobre o uso do Tickler aqui)

Criei uma nova agenda chamada Log, onde registro minhas atividades. Isso tem sido legal porque consigo ver o que fiz ao longo dos dias. Não coloquei print por ser bem particular, mas a cor dela é um cinza mais escuro. Eu uso apenas para fazer análises, e não no dia a dia.

Quando eu inicio o meu dia, a primeira coisa que eu faço é abrir o meu calendário para verificar se tenho compromissos, prazos, lembretes e outras informações. Ao final do dia, também gosto de ver o que me espera no dia seguinte, para eu me preparar psicologicamente.

O calendário é alimentado à medida que eu processo as minhas informações (saiba mais sobre o processamento aqui). Durante a revisão semanal, faço o planejamento dos compromissos e insiro os tempos de deslocamento. Coleto providências do que preciso fazer (ex: preparar pauta para reunião X ou fazer check-in um dia antes do vôo Y) para depois processar.

Segue minha checklist para planejamento da semana no calendário que tenho na minha revisão semanal:

  • Inserir horários nos compromissos que ainda não estão com o horário
  • Verificar calendário da Call Daniel para treinamentos e reuniões
  • Inserir tempos de deslocamento ao longo da semana
  • Inserir tempo para CLARIFY toda manhã depois de treinamentos, reuniões e compromissos externos
  • Garantir que há tempo para descansar, dormir 8h por dia, fazer atividades de lazer
  • Coletar providências para os eventos da semana
  • Checar calendário para as próximas 6 semanas para capturar qual será meu foco e atenção
  • Checar calendário para os próximos meses para ter uma visão e coletar algumas providências

E-mails

Ferramenta utilizada: Gmail (principal)

Consegui centralizar a maioria dos meus e-mails em minha conta do Gmail e agora acesso menos contas. Como tenho contas específicas do blog para gerenciar (e que são acessadas também por outras pessoas), elas acabam ficando separadas. Comento isso porque foi um grande ganho de produtividade fazer assim.

Hoje eu tenho uma rotina de checagem de e-mails duas vezes por dia. Funciona muito bem. No geral, checo meus e-mails depois do almoço e antes do final do horário comercial. Quando fico fora o dia inteiro, checo meus e-mails na manhã do dia seguinte.

A minha configuração geral de pastas (aplicada a todas as contas de maneira igual) é:

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No Gmail as pastas são chamadas de marcadores. O print acima é do Gmail.

@ Action Support – Demandas que chegaram por e-mail e eu capturei para inserir na minha lista de próximas ações. Eu já tentei usar uma pasta chamada @ Action, para gerenciar as demandas no próprio e-mail, mas prefiro fazer assim hoje em dia. A recomendação da DAC é que seja optado por um desses dois caminhos que citei, de acordo com o que funciona melhor para cada um.

@ Just reply with calm – Este marcador não é recomendação da DAC – é coisa minha mesmo. Recebo muitos e-mails com dúvidas de leitores e participantes de treinamentos e cursos que precisam apenas da minha concentração para responder com calma, pois geralmente são e-mails grandes. Eu não recomendo criar uma pasta dessas no seu e-mail se você não tem essa demanda, pois a tendência pode ser acumular e-mails. Eu tenho um processo para responder um pouco todos os dias.

@ Waiting for – Muitas vezes eu envio e-mails que espero resposta, mas não é necessário capturar essa informação e jogar em outro lugar – a própria pasta por si só é suficiente para organizar esses e-mails. Então coloco aqui.

@ Waiting for Support – Quando envio e-mails solicitando alguma coisa ou delego alguma atividade, se ela for mais substanciosa ou ligada a um projeto, eu gosto de capturar (no papel) essa informação e depois processar para o meu sistema.

Archive 2015 – Como a busca do Gmail é muito boa, eu arquivo por ano. No e-mail comercial do blog, eu arquivo por pastas com o nome de clientes, marcas e lojas que entram em contato.

Próximas ações

Ferramenta utilizada: Todoist

Vira e mexe eu gosto de trocar o meu sistema e usar outro durante um tempo para poder montar um guia para uso dos leitores (fiz isso com o Evernote). Desta vez, já faz algum tempo que eu estou testando o Todoist. Para implementar o GTD em um novo sistema, o David Allen recomenda a verticalização (ou seja, começar do nível mais básico, que são as próximas ações), e depois inserir projetos, áreas de foco etc. Por isso, por enquanto eu tenho utilizado o Todoist para gerenciar o meu workflow, apenas.

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Versão expandida:

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Próximas ações avulsas – Todas as próximas ações que precisam ser feitas mas não estão vinculadas a nenhum projeto específico.

Próximas ações de projetos – Todas as próximas ações ligadas a projetos.

Tarefas recorrentes – Ainda não passei todas as tarefas recorrentes para ele porque estou organizando sob demanda. Ou seja, sem “inventar moda” e inserir muitas atividades sem necessidade.

Todas as próximas ações acima podem ser acessadas no dia a dia através das listas de contextos, que gerencio com etiquetas.

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São os contextos que eu estou usando atualmente e que funcionam para mim.

Tentei usar outras etiquetas nesse processo (inserindo a duração da tarefa, por exemplo, assim como o nível de energia), mas achei que estava complicando e deixei apenas o contexto. Tem funcionado muito bem porque, estando no contexto adequado, posso fazer escolhas com base no tempo e energia disponíveis.

Aguardando resposta avulsos – Lista de tudo o que estou esperando resposta de outras pessoas e que não está associado a nenhum projeto. Eu insiro na lista assim:

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Essa NÃO foi uma indireta para o meu querido gerente do banco

Essa recomendação foi da DAC e acho super simples e eficaz. Os elementos são basicamente os seguintes:

  • Você insere no início o nome da pessoa ou área de quem está aguardando a resposta;
  • Você insere o “RE:” se isso foi uma solicitação sua. Muitas vezes não precisa, porque foi algo que a pessoa disse que te enviaria;
  • Você insere a data desde quando está esperando. Isso é importante porque, na revisão semanal, você consegue identificar quem precisa de uma leve lembrança.

Aguardando resposta de projetos – Mesma função da lista acima, mas com atividades que eu estou aguardando resposta ligada a projetos que tenho em andamento.

Agendas – Listo o que preciso falar com pessoas específicas ou em reuniões recorrentes. Tentei migrar essa lista para o Evernote, mas gosto de mantê-la aqui (acho mais prático). No momento, estou nessa definição. No Evernote, fica bem legal o registro de toda a conversa e todas as reuniões já realizadas.

Compras – Listo as compras diversas, de livros a mercado (lista que compartilho com o marido, mas ele ainda prefere o papel mesmo). Também me questiono se vale a pena manter essa lista aqui ou no Evernote. Por enquanto estou mantendo aqui, mas sinto que não “encaixou”, sabem esse sentimento?

No dia a dia, clico na guia “Hoje” e vejo as próximas ações que preciso fazer no dia. Trabalho nelas e, quando acabo, passo para a etiqueta de contextos, para próximas ações sem data.

Utilizo o recurso “Caixa de entrada” apenas quando não tenho uma ferramenta de captura tradicional (papel) e estou só com o celular.

Insiro as próximas ações de projetos no Todoist semanalmente. Tenho preferido gerenciar os projetos como um todo (por enquanto) no Evernote.

Vale dizer que utilizo a versão Premium do Todoist. No geral, qualquer ferramenta que você use bastante, é recomendável o uso de Premium.

Projetos

Ferramenta utilizada – Evernote

Antes eu estava organizando meu sistema no Toodledo através das áreas de foco. Hoje, prefiro simplificar. Todos os meus projetos estão no Evernote em uma pilha chamada “Current projects” (meu sistema está metade em inglês e metade em português por causa do curso, da certificação, do coaching com o pessoal da DAC, que é em inglês, além do meu próprio treino pessoal mesmo – essa mistura não me atrapalha).

Dentro da pilha “Current projects”, tenho um caderno para cada projeto em andamento.

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Atualmente, tenho 44 projetos. O David diz que a média das pessoas é entre 30 e 60.

Eu tenho aprendido muito sobre projetos no GTD nos últimos meses e tenho aplicado tudo isso no meu sistema. Vale a pena um post mais aprofundado, que prometo fazer na série Aprenda GTD.

Gosto de ter um caderno por projeto porque as informações ficam todas juntas. Dentro de cada caderno, tenho a nota master do projeto, que é o que o David chamada de “plano de projeto”, onde insiro todas as informações relevantes para o projeto em questão.

Na revisão semanal, eu vejo cada nota de cada projeto e vejo se todos eles têm uma próxima ação definida. Se percebo que preciso dar mais atenção a um projeto específico, essa pode ser uma próxima ação com relação a ele.

Quando eu defino uma (ou mais) próximas ações de um projeto, eu insiro na lista “Próximas ações de projetos” no Todoist. Não é automático e é bastante semelhante a aplicar o GTD no papel. Não me atrapalha em nada e posso dizer que nunca tive meus projetos tão bem encaminhados como hoje em dia.

No dia a dia, acesso apenas minhas listas de próximas ações (recomendação da DAC). Isso faz os projetos andarem muito rapidamente. Acesso um projeto apenas para processar informações ou quando estou trabalhando especificamente nele. Não vale a pena revisar todos os projetos todos os dias, senão enlouquecemos e ficamos sobrecarregados.

Na revisão semanal, por exemplo, eu reviso todos os prazos (que devem estar no calendário) e tomo providências específicas. Por exemplo:

31 de julho – Prazo final para enviar relatório para não sei quem (Informação que está no meu calendário)

Eu não vou deixar para ver isso no dia 31. Na revisão semanal, vejo todos os prazos não apenas da minha semana, mas das próximas seis. Logo, se eu tiver que antecipar algo, eu coleto e processo com prazo próprio da próxima ação. Se você fizer o processamento direitinho, não precisa ficar olhando o projeto o tempo todo. Isso MUDOU a minha vida.

Outra tática importante que tem me ajudado é definir apenas as próximas ações da semana. Ou seja, existem muitas próximas ações que podem esperar mais uma revisão semanal. Se isso acontecer, jogo apenas as próximas ações da semana no Todoist. Isso garante que o sistema não se sobrecarregue e eu consiga focar no que for importante e prioridade para a semana em questão. Está ó: funcionando que é uma beleza.

No Evernote, também tenho um caderno chamado “Coming soon projects” para todos os projetos que preciso revisar semanalmente porque logo precisam entrar no radar. Workshops futuros, cursos que preciso iniciar o planejamento só daqui a seis ou oito meses e por aí vai. Isso também não é recomendação da DAC, mas minha. A recomendação do David é inserir esse tipo de projeto na lista de “Algum dia / Talvez”. (Segundo ele, algum dia / talvez significa simplesmente “não agora” – eu chego lá). Por enquanto, assim tem funcionado para mim.

Ainda sobre projetos, quando um projeto é concluído, eu analiso todas as notas que estão dentro do seu caderno correspondente e vejo o que é necessário manter (e aí arquivo com tags por assunto, no caderno “Reference”). Posso mesclar notas, excluir ou editá-las. Reviso a nota master do projeto para ver se ela tem as informações completas sobre o projeto que foi concluído, insiro o ano de conclusão no título (ex: “2015 – Projeto X”) e a tag “Projetos concluídos”. Vai para o caderno “Reference” também. Afinal, um projeto concluído é isso mesmo – apenas referência. Esse procedimento tem me ajudado a organizar melhor as notas no Evernote, porque antes eu jogava tudo meio sem filtro lá.

Outros cadernos usados no Evernote para o GTD

Tenho uma pilha chamada “GTD” com alguns cadernos específicos, a saber:

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Em *Inbox (caderno padrão) entra tudo o que eu envio para o Evernote via e-mail, WebClipper ou manualmente. São sempre notas de referência (não adiciono ações nunca aqui) que vou processando bemmm lentamenteee, um pouco por dia ou sob demanda, e sem pressa. Digitalizo muitas revistas e reportagens e isso leva bastante tempo para processar. Meu compromisso é todos os dias trabalhar um pouco no que tem ali, mas vai facilmente para mais de 100 notas toda vez que me animo a digitalizar e fazer pesquisas. Não dá para adiar esse processamento se você insere tarefa no Evernote.

Em Agendas, como falei, estou testando aqui e no Todoist para ver o que funciona melhor. Tenho uma nota por pessoa ou reunião.

Em Big Picture, tenho uma nota para cada ano de vida (com marcos e acontecimentos) e outras notas com a minha missão pessoal, valor e princípios etc.

Em Checklists, tenho minhas checklists do GTD.

Expliquei acima o caderno Coming soon projects.

Em Read / Review, insiro reportagens, notícias etc que quero ler com mais atenção. Como trabalho com conteúdo, sempre tenho bastante coisa aqui. Mantenho esse caderno offline para sempre conseguir ler alguma coisa quando estou viajando, por exemplo. Depois que leio, ou jogo fora ou arquivo como referência (se for interessante).

Em Recurrent projects, tenho uma lista de projetos que acontecem sempre (todo mês, todo ano), apenas para me programar. Está quase em desuso porque tenho usado mais prazos no calendário para me lembrar. É provável que eu me livre desse caderno nos próximos dias.

Em Reference, guardo todo o meu arquivo de referência. É o maior caderno do Evernote, com mais de 9 mil notas.

Em Someday maybe, guardo todas as ideias e atividades que quero fazer um dia, mas não estão no radar agora. Estou em um trabalho atual de unificar notas (ex: uma nota só para viagens que eu quero fazer, em vez de ter uma nota por atividade, o que torna a revisão mais lenta.

Todo o meu arquivo de referência é organizado por tags sem hierarquia específica. Crio sob demanda quando preciso identificar um assunto e insiro a tag na nota, mudando-a para o caderno “Reference”. Regularmente reviso as tags para ver se posso juntar algumas informações em uma só e, assim, diminuir a quantidade. Não tem muito segredo e eu sigo a recomendação da DAC para arquivos de referência: acessível e intuitivo, em ordem alfabética.

Quando comento que estou com essa estrutura no Evernote,sempre tem alguém que me pergunta: “Mas Thais, você não usa mais a estrutura do Guia?”. Pessoal, eu usei aquela estrutura durante mais de um ano apenas para montar o guia para o blog. O meu papel é esse: sempre mudar e testar, e vou mudar sempre que achar isso interessante ou necessário. Por isso posto regularmente um post como este aqui no blog, para mostrar como estou fazendo. Eu posto no blog as recomendações para que cada um conheça as possibilidades que existem e possam ter tutoriais e passo-a-passos que ajudem e apliquem de acordo com as suas próprias necessidades.

Os outros horizontes

Ferramenta utilizada: Mind Meister

Os outros horizontes do GTD (áreas de foco, objetivos, visão, propósito) eu gosto de organizar através de mapas mentais e a ferramenta utilizada para isso é o Mind Meister. É a minha preferida para mapas mentais já há algum tempo.

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Tenho um mapa mental para cada nível, que gosto de revisar de acordo com as recomendações do David:

Áreas de foco: Uma vez por mês ou sempre que sentir necessidade de equilibrar melhor essas áreas
Objetivos: A cada 4 meses ou sempre que quiser sentir que estou no caminho certo para alcançar o que desejo
Visão: Uma vez por ano ou sempre que precisar de inspiração a médio e longo prazo
Propósito e objetivos de vida: Uma vez por ano ou sempre que eu precisar tomar decisões importantes

Os mapas mentais servem para brainstorm e análise, então não tenho filtros ao inserir as informações ali. Quando reviso cada um deles, gosto de inserir qualquer tipo de informação que me ajude a pensar sobre aquele tema em específico. É muito comum fazer uma grande coleta ao analisar esses mapas, porque eles dão ideias e direcionamento sobre o que eu quero ou preciso fazer.

Captura

Ferramenta utilizada: Papel e caneta

Gosto de coletar em papel porque acho mais rápido e acessível. Todos os papéis que coleto no dia, coloco na minha caixa de entrada que fica na mesa do escritório (em casa). Tenho também a caixa de entrada do Evernote e a do Todoist, além das caixas de entrada de e-mails, cujo uso expliquei acima.

Considero a pasta “Transferências” do meu computador como uma caixa de entrada para tudo que salvo, especialmente imagens e documentos. Ela é processada como as outras.

Também tenho uma pasta para coletar papéis quando estou em trânsito, que mostrei em um vídeo (clique aqui para ver).

Arquivos de referência

Ferramentas utilizadas: Arquivo físico com pastas suspensas, Evernote, Dropbox e Google Drive

Como uso muitos arquivos de referência em diferentes formatos, é necessário manter o mesmo padrão em todos para não enlouquecer. O padrão da DAC foi o que comentei acima: acessível e dedutivo, em ordem alfabética. Sem complicações.

O arquivo físico para pastas suspensas uso mais para documentos, certidões e outros papéis que ainda prefiro manter. A maioria das coisas vai para o Evernote. Arquivos em uso ou mais pesados vão para o Dropbox. O Google Drive é usado pela Call Daniel, então arquivo algumas coisas por lá também.

Não é necessário usar uma única ferramenta (além de a busca por esse ideal ser contraproducente). Use boas ferramentas que te atendam naquilo que você precisa. Essa recomendação também é do próprio David. 🙂

Dúvidas? Poste nos comentários. 🙂

Thais Godinho
30/07/2015
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Ferramentas de organização que estou usando atualmente
Sobre prioridades
Organizando projetos