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Uma leitora postou um comentário em outro post e eu resolvi responder em formato de post porque acredito que seja a dúvida de outros leitores também.

Nesse atual momento, eu tenho uma pergunta: Thais, como fazer pra definir o meu trabalho, sabendo eu que ficarei responsável pelo trabalho de outra pessoa que sairá de licença maternidade e que é de outro setor? *no caso, ficarei com o eu, e com o da pessoa). Estou surtando com isso, mesmo fazendo treinamentos. Pra me ajudar, perdi o rumo da minha casa (fazia flylady e saí bastante dele…), voltei a faculdade, as aulas da filha voltarão e os horários estão apertados… e preciso ainda por cima emagrecer pois está afetando a minha saúde… estou surtando!!! Eu faço duas listas (meu trabalho, trabalho da outra pessoa) ou coloco todas as atividades em uma lista só, incluindo casa, filha, etc? Help!!!

Querida leitora,

Existem tipos diferentes de sobrecarga de trabalho. Um tipo é a sobrecarga temporária, como é o caso do seu trabalho. Você ficará responsável pelas atividades de uma pessoa que é de outro setor e que sairá de licença maternidade. No “mundo ideal”, o gestor dessa pessoa listaria suas atividades e alocaria a diferentes pessoas, de modo que não sobrecarregasse ninguém, e também de acordo com as habilidades de cada funcionário. Toda vez que alguém sai de licença maternidade, eu acredito que esse deveria ser o procedimento, mas sei que as coisas não funcionam assim na realidade. É muito mais fácil dizer: “olha, todo aquele trabalho vai para você mesmo, então se vire com todo o trabalho que você já tem, além desse”.

Nesse caso, minha recomendação é que você se comunique. Converse com a pessoa, com o gestor dela e com o seu gestor sobre tais atividades. Procure entender o máximo possível o que ela faz e também listar quais são as atividades essenciais que ela deve fazer diariamente e semanalmente (mais como processos), para não deixar esses pratinhos caírem, e entender de que projetos ela faz parte, para poder contribuir da melhor maneira. Muitas coisas, especialmente se envolverem conhecimento que você não tem, provavelmente devem ser passadas a outras pessoas ou mesmo adiadas até que ela volte.

Veja, não deveria ser você a responsável por isso. Então procure se comunicar com todos os envolvidos, para que essa expectativa fique clara.

Agora, com relação a todas as atividades que você poderá de fato abrigar, pense apenas em passar bem por esses meses todos. Analise essas novas atividades e as suas e verifique aquilo que é essencial que você faça diariamente, semanalmente e mensalmente, para garantir que “o básico” seja feito de qualquer maneira. Depois, analise os seus projetos em andamento para decidir, junto com o seu gestor, o que é prioritário e o que pode esperar alguns meses. Veja, é humanamente impossível dobrar a carga de trabalho de uma hora para a outra. Você precisa deixar isso claro para o seu gestor. Então, mesmo que ele diga “se vira, faz tudo”, você não vai conseguir fazer. Então vale a pena ter uma conversa honesta para que sejam definidas prioridades e você trabalhe em cima delas, dizendo que há determinadas atividades que talvez não seja possível fazer.

Se isso está interferindo na sua vida pessoal, busque soluções. Lembre-se que tudo é temporário, então se você puder aceitar um pouco de caos durante esses meses, aceite internamente e não se cobre. Agora, se não puder lidar com isso, busque soluções. Não reclame mais de uma vez da mesma coisa – ou resolva ou desencane (tem sido meu lema ultimamente, e tem me ajudado!). Distribua atividades em casa pela família ou contrate ajuda. Verifique seu orçamento e a possibilidade de fazer isso, lembrando que é temporário.

Você diz que está afetando a sua saúde, porque precisa emagrecer, além de tudo. Muita calma nessa hora. Pelo que entendi, o problema do emagrecimento já estava aí antes de tudo isso acontecer, então por que quer correr para resolver isso agora, quando as coisas tendem a se intensificar durante um tempo? Não se cobre tanto, deixe as coisas começarem a entrar nos eixos. Isso não significa não tomar nenhuma atitude a respeito – procure se alimentar de maneira mais saudável, consulte uma nutricionista, e todo o resto que demanda mais tempo (como exercícios físicos, por exemplo), veja o que pode fazer agora e o que simplesmente não dá. Quando as atividades se intensificam temporariamente, não é hora de adicionar coisas novas na vida.

Sobre colocar as coisas em uma lista só ou em três, eu iria além nessa questão. Não se trata de ter uma única lista. Você tem diversas facetas na sua vida, diversas áreas de foco, projetos, responsabilidades. Não dá pra ter “uma lista” porque são categorias diferentes de coisas. Se você gosta do GTD, a proposta são 4 listas para ações: Próximas Ações, Projetos, Aguardando Resposta e Calendário. Agora, se você me perguntar se compensa separar “trabalho, pessoal e o trabalho da outra pessoa”, não concordo. Eu usaria a separação que faz sentido para mim (descrita nas 4 listas acima), como faço para tudo. Porque o que me importa é ver o que eu *tenho* que fazer no dia e na semana, para ser meu foco (Calendário), trabalhar nas “tarefas” que preciso executar nos intervalos entre os meus compromissos (Próximas Ações), revisar semanalmente os meus compromissos e entregas de curto prazo (Projetos) e saber tudo o que outras pessoas precisam me entregar, ou que deleguei (Aguardando Resposta). Isso coloca a vida em ordem.

Quando a gente pensa no volume, no montante, tende a ficar travada porque não sabe nem por onde começar. Por isso recomendo pegar uma coisa de cada vez e ter mais clareza sobre o que cada uma delas significa e como organizar de modo que faça sentido para você.

Então, voltando no post onde você comentou, lembrar que você terá que descobrir uma proporção adequada durante os próximos meses para o trabalho já definido (nessas listas), o trabalho que aparece no dia e o tempo que você passa definindo todas essas coisas. Isso não muda – só muda a proporção.

Espero ter ajudado. Boa sorte nos próximos meses, e pegue leve com você mesma. Liste o essencial, foque nele e deixe o restante como “se der, ótimo. se não der, não vou me martirizar por isso”.

Thais Godinho
13/02/2017
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Deveria ser proibido a gente abrir uma caixa de mudança na casa nova e descartar algo que estava dentro. É importante fazer essa seleção antes de se mudar – ideal mesmo é fazer antes de começar a encaixotar seus pertences. Se a gente deixar para decidir enquanto já está colocando dentro de caixas, a tendência é colocar tudo dentro porque é mais fácil fazer isso que decidir dar outro fim ao objeto (“só quero me livrar disso”). Portanto, antes mesmo de começar a empacotar tudo, destralhe. Aliás, vou além: mesmo que não tenha uma mudança em vista, destralhe como se tivesse. Porque a tendência do ser humano sempre é a de acumular coisas enquanto houver espaço para elas.

Segue então uma checklists do destralhamento para mudanças:

  • Comece com as SUAS coisas, e não com tudo de todo mundo da casa:
    • Materiais de referência: arquivos, documentos, material no geral, papelada no geral
    • Equipamentos: gadgets, eletrônicos
    • Decoração: quadros, bibelôs, lembranças, presentes, tapetes etc
    • Móveis: O que você precisa levar? O que pode doar ou vender?
    • Suprimentos: artigos de escritório, cadernos, canetas, cosméticos, remédios e outros
    • Roupas, sapatos, acessórios (bolsas, cintos, lenços)
    • Livros, revistas, CDs, filmes, discos
  • Passe para as coisas de uso comum:
    • Decoração
    • Móveis
    • Panelas, itens de cozinha, itens de área de serviço e relacionados
    • Eletrodomésticos, eletrônicos, equipamentos
    • Papelada
  • Auxilie nos objetos de uso individual das outras pessoas que moram com você, mas sem forçar – deixe a pessoa decidir:
    • Brinquedos dos filhos
    • Roupas do marido ou da esposa ou de outro familiar
    • Artigos pessoais de outras pessoas

Há muitos objetos que podem ser doados ou até mesmo vendidos. Hoje, com tantas opções de canais online para isso (OLX, Bom Negócio, o próprio Facebook), é bobeira ficar com coisas em casa que já não sirvam mais para a gente. Quem não quiser vender pode ajudar alguém fazendo uma doação, pois sempre tem alguém que precisa de algo que a gente não use mais. Portanto:

  1. Venda
  2. Presenteie alguém
  3. Doe para quem precisa
  4. Reaproveite para outros usos
  5. Recicle
  6. Jogue no lixo

Além de diminuir a quantidade de coisas que precisarão ser encaixotadas, você se liberta. É libertador viver com o que for necessário ou amamos muito, sem tralhas. No final das contas, a mudança vem antes.

Thais Godinho
07/02/2017
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Este é um exercício que tenho feito ultimamente e que gostaria de compartilhar com vocês.

Destralhar a minha casa tem sido uma constante ao longo dos anos. Sempre tem coisa para tirar, o que não deixa de ser impressionante.

Atualmente, tenho sido ainda mais criteriosa com tudo o que fica. Procuro manter o que o David Allen (autor do método GTD) recomenda como “coisas que normalmente têm seu lugar na casa”: referência, equipamentos, decoração e suprimentos. Mas, mesmo entre esses, tenho feito o interessante exercício de pensar: e se me chamassem para trabalhar em outro continente e eu precisasse me mudar em um mês? Eu levaria este objeto?

Pode parecer besteira, mas eu funciono bem com esse tipo de raciocínio.

O resultado é que tenho me desapegado de muito mais coisas, se pensar no trabalhão que seria me mudar com elas para outro lugar tão distante. E tenho ficado cada vez mais apenas com o essencial.

Mesmo as quatro categorias citadas lá em cima me fazem pensar na vida, porque todas elas podem ser digitalizadas (referência), vendidas (equipamentos, decoração) ou doadas (suprimentos).

Eu acredito que o fato de ter passado por muitas mudanças nos últimos anos me deixou assim. Acabei começando a gostar das mudanças, porque elas me dão a oportunidade de reavaliar tudo sempre. Mas você não precisa passar por uma mudança de casa real para fazer esse destralhe – fica a dica então para, como eu, tentar pensar assim no dia a dia.

Me conte nos comentários como foi.

Thais Godinho
28/01/2017
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