ou

O seu sistema de organização deve ser simples o suficiente para que você se mantenha organizada(o) mesmo nas situações mais extremas.

Algum tempo atrás (quase dois anos!), eu fui surpreendida com uma pneumonia e fiquei dez dias no hospital. O que me permitiu renegociar tudo o que eu tinha para fazer foi ter um sistema de organização simples.

Renegociar é uma ótima palavra para se ter sempre em mente. Não dá pra fazer tudo e cumprir todos os prazos o tempo todo. Eu faço o meu melhor, mas mesmo assim tem dias em que algo acontece (como ficar doente ou qualquer outro imprevisto) e eu não consigo cumprir prazos. Então eu renegocio, sempre.

Renegociar significa ser honesta(o) consigo mesma(o) e assumir que você infelizmente não conseguirá fazer aquilo. Talvez você tenha definido muitos prazos para um mesmo dia. Talvez o prazo que te deram não tenha sido factível. O fato é que a produtividade é um aprendizado que nunca acaba – a gente vai cada vez entendendo o que dá e o que não dá para fazer, e mesmo o que dá pode precisar ser renegociado algumas vezes.

Quando eu estava no hospital, o que me permitiu ficar tranquila foi pegar o meu celular e ver todos os compromissos que eu tinha no meu calendário para as próximas duas semanas. Eu tinha treinamentos, eventos, prazos importantes de atividades, coisas em casa que envolviam nosso filho (ex: trabalho da escola, reunião de pais). Em meia hora, por ter um calendário simples, eu resolvi tudo o que tinha ali. Enviei uma mensagem para a pessoa que aloca instrutores para os treinamentos dizendo que eu não poderia fazer, deleguei muitas coisas para o meu marido, enviei mensagens a algumas pessoas dizendo que não poderia estar em determinados compromissos e assim tudo foi se ajeitando.

Depois, no outro dia, com mais calma, acessei minhas listas de projetos e ações pelo meu celular, para ver se algo ali tinha a minha atenção e se precisaria ser renegociado. Estava tudo tranquilo. E vejam, sou empresária, consultora, mãe, escritora, blogueira, instrutora. Tenho coisas pacas para fazer. Mas em pouco tempo resolvi a minha vida por quê? Porque sou organizada. É para isso que a organização serve – para dar segurança e tranquilidade nesses momentos mais difíceis.

Por isso é importante ser catedrática(o) com o que entra no seu calendário. Não é para colocar coisas desejáveis, e sim o prazo real das atividades – tudo aquilo que eu tenho que fazer em determinado dia ou horário. Se eu encher de coisas que simplesmente pretendo fazer, a confiança no que está ali cai por terra.

“Seu sistema deve ser mais simples que a sua mente para você conseguir usá-lo”, David Allen, autor do método GTD, diz. E é bem parecido com o que eu falo sobre a bagunça: a organização tem que ser mais fácil que a bagunça para você manter sua casa arrumada. Não adianta reclamar do filho que joga a roupa suja no chão do banheiro – coloque um cesto ali. Eu proponho que hoje você analise “que cestos de roupa suja” estão faltando em seu sistema de organização, de modo que para você ele se torne simples e intuitivo para você.

Quando eu fui para Amsterdam realizar o curso de Fundamentos do GTD, no comecinho de 2015, eu jamais imaginaria que eu aprenderia tanto. Afinal, eu já usava GTD há nove anos. Mas o que eu aprendi lá é que as listas, tudo, devem ser simples, cada vez mais, pois de complexa já basta a nossa vida. E “simplificar” tem sido meu lema desde então. Se eu complicar as minhas listas, minha mente inconscientemente vai querer reter tudo dentro dela, pois sentirá uma repulsa pelo complexo.

Hoje eu estou escrevendo este post na minha cama. Sim, uma gripe forte me pegou, mas pelo menos serviu de inspiração para o post. Há prazos vencendo esta semana que provavelmente não conseguirei cumprir. Mas estou ok com relação a isso. E acho que esse “estar ok” tem muito a ver com a aceitação das coisas em seu estado mais simples. Pode não ser poético, mas assumir uma postura pragmática pode ser muito útil. Demanda ação? Não. Então delete, arquive ou incube. E assim vamos vivendo.

Thais Godinho
22/02/2017
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Qual a diferença entre um projeto que tem prazo e um projeto que tem tempo livre de conclusão no GTD?

Nenhuma. Ambos entram no sistema. A diferença não está no projeto em si, mas no CALENDÁRIO, que é onde entram os prazos e ações com prazo, sejam de projetos ou avulsas, e nas listas de Próximas Ações, que é onde entram as ações de projetos ou avulsas também, para fazer o quanto antes.

Se a execução do GTD diz respeito ao calendário + listas de Próximas Ações nos intervalos, tudo que tem prazo será executado no tempo certo e o que não tem prazo também será, dependendo apenas de você estar no contexto certo.

Uma coisa incrivelmente importante é que você pode ter projetos mais complexos que tenham cronogramas de execução. Um cronograma, montado em uma planilha ou em um arquivo robusto do MS Project, é apenas um arquivo de suporte ao projeto. Você revisa semanalmente para identificar próximas ações. Uma vez identificadas:

  1. Faça na hora, se levar menos de 2 minutos
  2. Delegue, se for para outra pessoa fazer
  3. Adie para você fazer no momento mais apropriado, se não puder delegar – e esse “momento mais apropriado” pode ser 1) em um dia ou horário específico, então você colocaria no seu calendário, ou 2) apenas estar no contexto apropriado, o quanto antes, então você colocaria em uma lista de Próximas Ações por contexto.

Perceba que você não “executa” projetos, mas apenas as ações relacionadas a cada um deles. Então o que vai te dar controle dos cronogramas não é revisar cada um dos seus projetos diariamente (que loucura!), mas sim fazer uma boa Revisão Semanal e garantir que o que já pode ser feito foi destinado ao lugar correto – seja fazendo na hora (< 2 minutos), delegando (lista Aguardando Resposta) ou adiando (Calendário ou Próximas Ações). Uma boa Revisão Semanal te deixa tranquilo até a próxima.

E ei! Nada impede que você acesse um projeto ou outro antes da próxima Revisão Semanal se você sentir necessidade. Só não precisa ser regra ficar preocupado com todos eles todos os dias, ao mesmo tempo.

Essa é a maravilha do GTD: todos os projetos caminham. O que tem prazo você faz, e o que não tem prazo você também faz, com liberdade de escolha. Você não precisa simular prazos nos que não têm. Basta entrar no fluxo de execução.

Thais Godinho
16/02/2017
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Editorial: Foque
Orientação diária para executar tarefas
Organizando projetos no Evernote – o processo

Quis postar logo sobre o calendário porque ele é um dos assuntos que mais geram dúvidas quando se fala da organização no GTD.

Primeira coisa: calendário ou agenda?

Pessoal, esse assunto uma vez gerou uma polêmica enooorme no grupo GTD Brasil. O que é importante entender é que, quando falamos em calendário dentro do método GTD, não estamos falando apenas da ferramenta calendário, que aqui no Brasil é também conhecida como agenda, mas do recurso calendário – uma lista com datas atreladas aos itens.

Logo, se você usa uma agenda, um calendário de parede ou no computador para gerenciar o calendário do GTD, tanto faz. Mas não troque o nome calendário que é um conceito muito importante do David Allen para o método GTD.

Além do que, o termo Agendas, também usado no método GTD, tem outra conotação, que veremos em posts mais adiante.

Para que serve o calendário no GTD?

Em resumo, para informações relacionadas a datas ou horários específicos. Vamos ver que, no GTD, inserimos muito mais do que compromissos no calendário e essa é uma das coisas que fazem com o que GTD seja super útil e legal para tanta gente.

O calendário servirá como um guia para a sua execução diária, tamanha a confiança que você desenvolverá aos poucos, usando-o corretamente.

Como gerenciar o calendário no GTD

A forma mais comum de gerenciar o calendário é através de uma agenda, seja ela de papel ou eletrônica. Se for de papel, recomendo as agendas com visão semanal. Para as eletrônicas, recomendo o Google Agenda (que eu uso), a agenda do Outlook (excelente) ou o aplicativo Sunrise, apesar de este apresentar alguns problemas de sincronização para algumas pessoas.

Alguns aplicativos, como o Todoist e o Evernote, permitem que você atribua datas às suas tarefas e notas. Isso também é uma forma de gerenciamento de calendário no GTD. No próximo post da série Guia do GTD no Todoist, o assunto será justamente esse.

O David Allen também sugere um sistema chamado tickler, que basicamente é um arquivo de referência rápida, onde você pode acessar informações através de suas datas. Vou falar com mais detalhes aqui no post também.

O que entra no calendário

Lembre-se que, analisando o fluxograma do processamento do GTD, o calendário é uma das duas opções quando você define que algo demanda uma ação, leva mais de 2 minutos e não pode ser delegada. Ou você coloca uma coisa no calendário, ou coloca na sua lista de próximas ações.

workflow-map-pessoal

O calendário deve ser um retrato fiel do que você precisa fazer ao longo da semana, e não uma lista de desejos que se mistura com prazos reais e te confunde.

Existem três tipos de coisas que vão para o calendário:

  1. Ações para fazer em horários específicos – Os famosos compromissos: consultas médicas, reuniões, aulas… tudo isso são ações com horário específico. Porém, temos aqui também um telefone que você tenha que dar para alguém que estará no escritório só até determinado horário, por exemplo, assim como os remédios controlados que você precisa tomar em tal hora.
  2. Ações para fazer em dias específicos – Existem coisas que precisamos fazer em um determinado dia, mas podem ser feitas em qualquer horário. Por exemplo, você pode ter que cobrar uma pessoa que vai te enviar um relatório na quinta, mas ela não terá terminado o relatório até quarta, então você coloca um lembrete na quinta para cobrá-la. Aqui entra um conceito muito interessante, que é a diferenciação entre o que deve ir no calendário e o que deve ir na lista de próximas ações com prazo (veja um post explicando isso com detalhes).
  3. Informações relacionadas a dias específicos – Para mim, essa é a parte “novidade” do GTD. Inserir compromissos e tarefas no calendário já é algo que todos sabemos como fazer, mas inserir determinados tipos de informações é uma prática muito bacana que o David nos recomenda. O calendário também é uma excelente forma de acompanhar coisas que você pode querer vir a saber em dias específicos – não são necessariamente ações que você precisará executar, mas informações que podem ser úteis. Por exemplo: roteiro para chegar em um local, informações sobre o seu vôo, lembrete de que seu chefe estará fora do escritório em tal dia, atividades que outras pessoas estarão envolvidas (e isso afeta de alguma maneira seu dia a dia). Você também pode colocar um lembrete para si mesmo(a) para começar a pensar sobre um projeto futuro e por aí vai.

Usando o calendário para opções futuras

Como eu comentei no item 3 acima, você pode inserir gatilhos no seu calendário para acessar futuramente. Isso é demais! Seu calendário pode ser uma ferramenta excelente para lembrar você de coisas que você queira fazer no futuro – ou seja, para incubar alguns itens. Quando apresento esse recurso para as pessoas, geralmente elas ficam surpresas com a quantidade de coisas que podem entrar no calendário e que são extremamente úteis para o decorrer dos dias.

O item 3 descrito acima é para informações relacionadas a dias específicos, e isso inclui uma infinidade de coisas. Porém, um dos usos mais legais é realmente para inserir coisas que você pode querer tirar da sua mente hoje e reacessar em algum ponto no futuro (na verdade, esta é essencialmente a definição de incubar).

Veja algumas coisas que o David sugere como interessantes para colocar no calendário:

  • Gatilhos para ativar projetos – Conheço muitos usuários de GTD que têm uma lista chamada “projetos adiados” ou “projetos em espera”, onde colocam projetos que não estão em andamento agora, mas também não são para algum dia / talvez. Em vez de mantê-los ali, você pode inserir no seu calendário um lembrete para começar a trabalhar neles. No meu emprego anterior, eu costumava organizar um evento que acontecia todo mês de agosto. Para não perder o prazo de começar a trabalhar nele, eu inseria um pequeno lembrete no meu calendário em novembro do ano anterior: “Lembrete: Iniciar planejamento do evento X”. Mas você não precisa fazer essa prática apenas para grandes projetos não, mas para coisas como: lançamento de produtos, arrecadação de fundos, projetos recorrentes (planejamento anual, volta às aulas das crianças), decidir se vai a um casamento em outra cidade, se vai participar de um evento em outro país. Você também pode inserir datas-chave que você pode querer fazer algo para pessoas que são importantes para você: aniversários, festas, comprar presentes de Natal etc).
  • Eventos que você pode querer participar – Essa eu adoro! Você provavelmente deve receber muitos convites ou divulgações de eventos, cursos, palestras, webinars, conferências, e eventos culturais e sociais no geral que você ainda não decidiu exatamente se quer participar ou não. O David diz que é ok não decidir agora, contanto que o negócio em si esteja sob controle – ou seja, no seu sistema. Então alguns exemplos: “Vamos à final do campeonato brasileiro juntos?” “Ingressos para o show do Coldplay começam a ser vendidos hoje”. “Final do Masterchef Kids”. “Clube do Livro no próximo sábado”. Esses são tipos de lembretes que você pode querer colocar.
  • Catalisadores de decisões – Outro tipo de informação legal de colocar no calendário é um lembrete para pensar em um assunto que, no momento, você não está afim ou não tem tempo para pensar a respeito. Você pode estar com um problema no casamento e colocar um lembrete para daqui a seis meses como “As coisas ainda não se resolveram?”. Ou você pode ter um funcionário difícil em sua empresa, que você está tentando ajudar a melhorar e se deu um prazo de 3 meses para decidir o que fazer. “O funcionário X apresentou melhoras?”. Tire da sua cabeça qualquer tipo de preocupação – externalize. Você pode não conseguir ver uma saída agora, mas esse tipo de lembrete pode ajudar a te deixar mais tranquilo(a) no momento sabendo que voltará a essa questão. Outras áreas da vida que podem ter lembretes do tipo: demitir ou contratar alguém, adquirir / fundir / vender sua empresa, mudar de carreira / emprego, redirecionar estrategicamente sua carreira. Pense da seguinte forma: “Existe alguma grande decisão que eu quero me lembrar futuramente, assim eu consigo me sentir confortável para deixar esse negócio sair da minha cabeça no momento e eu possa ter um pouco mais de paz para fazer minhas coisas?”. Se tiver, insira em seu seu calendário para revisitar no futuro.

O arquivo “tickler”

Tickler é um sistema onde você atribui datas a informações específicas. Ele pode ser feito em formato digital ou físico, com papel.

Tickler não é uma ferramenta, mas um sistema. Existem diversas ferramentas que você pode usar para o seu tickler, como pastas suspensas, pastas regulares de plástico, lembretes do Evernote, etiquetas, agendas eletrônicas e por aí vai.

O tickler basicamente é uma maneira elegante de organizar informações acionáveis ou não atreladas a alguma data específica no futuro, ou a um mês específico. É como se fosse uma versão 3D do calendário.

Funciona da seguinte forma: você insere as informações que vai precisar no dia ou no mês específico e, quando ele chegar, essa informação automaticamente aparecerá para você.

Você pode ver um post aqui no blog bastante completo sobre o que é o tickler e para que serve, para não nos repetirmos aqui (clique aqui para ler o texto). Todos os textos indicados aqui na série são importantes para o aprendizado do GTD, que é o seu objetivo ao acompanhar esta série, certo? Portanto recomendo fortemente a leitura desses textos complementares. Mesmo que você já os tenha lido, ler com novas lentes pode trazer insights interessantes.

O que não deve entrar no seu calendário

Resista fortemente ao impulso de inserir no seu calendário aquilo que não tem prazo real ou não se enquadre nas informações acima. Não tem nada de errado você querer organizar o seu guarda-roupa no sábado mas, se esse prazo não for real, inserir “Organizar guarda-roupa” das 14 às 16 horas vai fazer com que isso e “Buscar edredom na lavanderia” fiquem na mesma cesta, podendo te confundir. Para ações desse tipo, temos nossa lista de próximas ações, que nada mais são que listas de coisas para fazermos o mais breve possível.

Eu sei que é um hábito para muitas pessoas abrir a agenda na segunda-feira e listar tudo aquilo que lembra que precisa fazer. O que você está fazendo é uma coleta dentro da agenda. Não há nada de errado em se fazer assim, mas no GTD as coisas são feitas de outro modo. No GTD, buscamos a confiança em nosso sistema como um todo e, para isso, inserimos no calendário o que faz sentido ser do calendário. A ideia é que você confie em seu calendário como se fosse um território sagrado – o que está ali é o que precisa ser feito e respeitado. Se você olha para o seu calendário e vê itens que não precisavam estar ali, provavelmente não deveriam estar mesmo. É até uma maneira de priorizar as suas atividades.

Quando você insere em seu calendário ‘apenas” as coisas que o David recomenda que você insira, já é bastante informação. Porém, tendo esses critérios, você sabe que o que está dentro do seu calendário é realmente fiel, sem achismos. Quando seu calendário está apropriadamente organizado, isso causa uma melhoria significativa em sua produtividade, porque você sabe o que acessar quando estiver se sentindo um pouco perdido(a). Você sabe que pode trabalhar no que quiser, desde que tenha terminado o que está no seu calendário. Vamos ver mais sobre isso quando falarmos sobre a execução.

Exemplos do uso do calendário no GTD

Criei um dia fictício na minha agenda para mostrar para vocês os conceitos explicados acima. Veja qual a recomendação da DAC para o uso do calendário, a escrita dos termos e compromissos etc:

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Tenho certeza que você ficou com vontade de trabalhar no seu calendário depois desse post. 🙂

Dúvidas? Por favor, postem nos comentários.

Fontes deste post:

Livro “A arte de fazer acontecer” – David Allen
Livro “Ready for anything” – David Allen
Material do curso da certificação Level 1: Fundamentals – David Allen Company
Webinar “Calendar vs. Tasks” – GTD Connect

Thais Godinho
21/11/2015
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Documentos: por quanto tempo guardar e como armazenar
Ações com prazo devem entrar no calendário ou na lista de tarefas?
Resumo do mês de setembro 2015 aqui no blog