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Uma das integrações que os usuários de Todoist mais pediam era a integração entre a ferramenta e a agenda do Google. Finalmente ela está no ar! Uma vez que você sincronize seu Todoist com a agenda do Google, tudo o que tiver prazo no Todoist aparecerá na agenda do Google (e vice-versa). Qualquer atualização que você fizer em um ou em outro se refletirá na outra ferramenta. Veja neste post como fazer.

Essa integração vai permitir que você visualize suas ações do Todoist em forma de “agenda” no Google:

Você também pode escolher que calendários e que projetos (pastas) do Todoist quer sincronizar. Isso serve muito bem para acompanhar o cronograma de um projeto, por exemplo.

Como sincronizar o Todoist com o Google Calendar

  1. Faça login no seu aplicativo do Todoist (precisa ser feito na versão web!)
  2. Clique no ícone de Configurações no canto superior direito
  3. Clique em Integrações
  4. Clique em Conectar onde aparece a opção do Google Calendar

Depois de clicar em Conectar, o Todoist vai te fazer algumas perguntas para personalizar sua integração:

  • Em que calendário você quer que suas tarefas sejam mostradas?
  • Você quer sincronizar tudo ou apenas um projeto (pasta) específico?
  • Que projeto (pasta) do Todoist você quer que apareçam os seus compromissos inseridos na agenda do Google?
  • Qual será a duração padrão de cada evento? (você sempre pode mudar depois no G. Calendar se quiser)
  • Você quer sincronizar tarefas que tenham data ou que tenham data e horário?

Dá para integrar isso com quem usa GTD?

Fica totalmente a critério de que ferramentas você usa. Toda essa integração diz respeito ao que o David Allen chama de calendário: ações a serem feitas em um horário específico, ações a serem feitas em um dia específico e informações importantes de saber em um dia específico. Se para você for importante visualizar isso diferente da sua lista de ações (ou de todas as outras listas), pode valer a pena manter tudo só na agenda do Google mesmo.

Agora, se você quiser organizar a maior parte do seu sistema (as listas, essencialmente) no Todoist, essa integração pode ser uma boa, pois eventos agendados na agenda do Google aparecerão para você no Todoist, te dando um painel de controle único de onde está tudo. Minha recomendação é criar um projeto (pasta) chamado Calendário e o mesmo nome para a agenda no Google, para sincronizarem. Caso você queira ter uma visão dos blocos de tempo e distribuição ao longo da semana, você acessa pelo Google para ter essa visualização.

Também pode valer a pena ter uma agenda no Google para sincronizar as Próximas Ações, apenas para ter uma noção de volume em cada dia, se você achar necessário. Enfim, a integração serve para análise, principalmente!

Para quem gosta de usar uma única ferramenta para tudo, certamente é um ganho! Recomendo fazer o teste e ver como se sente.

Ouça as dicas no nosso podcast:

Ou faça nosso curso online:

Thais Godinho
17/05/2017
Veja mais sobre:
Calendário
8
Como migrar do Wunderlist para o Todoist
Como montar um planner 2017 no Todoist
Como sincronizar Todoist e Google Agenda

O seu sistema de organização deve ser simples o suficiente para que você se mantenha organizada(o) mesmo nas situações mais extremas.

Algum tempo atrás (quase dois anos!), eu fui surpreendida com uma pneumonia e fiquei dez dias no hospital. O que me permitiu renegociar tudo o que eu tinha para fazer foi ter um sistema de organização simples.

Renegociar é uma ótima palavra para se ter sempre em mente. Não dá pra fazer tudo e cumprir todos os prazos o tempo todo. Eu faço o meu melhor, mas mesmo assim tem dias em que algo acontece (como ficar doente ou qualquer outro imprevisto) e eu não consigo cumprir prazos. Então eu renegocio, sempre.

Renegociar significa ser honesta(o) consigo mesma(o) e assumir que você infelizmente não conseguirá fazer aquilo. Talvez você tenha definido muitos prazos para um mesmo dia. Talvez o prazo que te deram não tenha sido factível. O fato é que a produtividade é um aprendizado que nunca acaba – a gente vai cada vez entendendo o que dá e o que não dá para fazer, e mesmo o que dá pode precisar ser renegociado algumas vezes.

Quando eu estava no hospital, o que me permitiu ficar tranquila foi pegar o meu celular e ver todos os compromissos que eu tinha no meu calendário para as próximas duas semanas. Eu tinha treinamentos, eventos, prazos importantes de atividades, coisas em casa que envolviam nosso filho (ex: trabalho da escola, reunião de pais). Em meia hora, por ter um calendário simples, eu resolvi tudo o que tinha ali. Enviei uma mensagem para a pessoa que aloca instrutores para os treinamentos dizendo que eu não poderia fazer, deleguei muitas coisas para o meu marido, enviei mensagens a algumas pessoas dizendo que não poderia estar em determinados compromissos e assim tudo foi se ajeitando.

Depois, no outro dia, com mais calma, acessei minhas listas de projetos e ações pelo meu celular, para ver se algo ali tinha a minha atenção e se precisaria ser renegociado. Estava tudo tranquilo. E vejam, sou empresária, consultora, mãe, escritora, blogueira, instrutora. Tenho coisas pacas para fazer. Mas em pouco tempo resolvi a minha vida por quê? Porque sou organizada. É para isso que a organização serve – para dar segurança e tranquilidade nesses momentos mais difíceis.

Por isso é importante ser catedrática(o) com o que entra no seu calendário. Não é para colocar coisas desejáveis, e sim o prazo real das atividades – tudo aquilo que eu tenho que fazer em determinado dia ou horário. Se eu encher de coisas que simplesmente pretendo fazer, a confiança no que está ali cai por terra.

“Seu sistema deve ser mais simples que a sua mente para você conseguir usá-lo”, David Allen, autor do método GTD, diz. E é bem parecido com o que eu falo sobre a bagunça: a organização tem que ser mais fácil que a bagunça para você manter sua casa arrumada. Não adianta reclamar do filho que joga a roupa suja no chão do banheiro – coloque um cesto ali. Eu proponho que hoje você analise “que cestos de roupa suja” estão faltando em seu sistema de organização, de modo que para você ele se torne simples e intuitivo para você.

Quando eu fui para Amsterdam realizar o curso de Fundamentos do GTD, no comecinho de 2015, eu jamais imaginaria que eu aprenderia tanto. Afinal, eu já usava GTD há nove anos. Mas o que eu aprendi lá é que as listas, tudo, devem ser simples, cada vez mais, pois de complexa já basta a nossa vida. E “simplificar” tem sido meu lema desde então. Se eu complicar as minhas listas, minha mente inconscientemente vai querer reter tudo dentro dela, pois sentirá uma repulsa pelo complexo.

Hoje eu estou escrevendo este post na minha cama. Sim, uma gripe forte me pegou, mas pelo menos serviu de inspiração para o post. Há prazos vencendo esta semana que provavelmente não conseguirei cumprir. Mas estou ok com relação a isso. E acho que esse “estar ok” tem muito a ver com a aceitação das coisas em seu estado mais simples. Pode não ser poético, mas assumir uma postura pragmática pode ser muito útil. Demanda ação? Não. Então delete, arquive ou incube. E assim vamos vivendo.

Thais Godinho
22/02/2017
Veja mais sobre:
, Calendário
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O que é o método GTD?
Tríade do tempo: o método de Christian Barbosa
O que te permite largar tudo e ir para o happy-hour hoje?

Qual a diferença entre um projeto que tem prazo e um projeto que tem tempo livre de conclusão no GTD?

Nenhuma. Ambos entram no sistema. A diferença não está no projeto em si, mas no CALENDÁRIO, que é onde entram os prazos e ações com prazo, sejam de projetos ou avulsas, e nas listas de Próximas Ações, que é onde entram as ações de projetos ou avulsas também, para fazer o quanto antes.

Se a execução do GTD diz respeito ao calendário + listas de Próximas Ações nos intervalos, tudo que tem prazo será executado no tempo certo e o que não tem prazo também será, dependendo apenas de você estar no contexto certo.

Uma coisa incrivelmente importante é que você pode ter projetos mais complexos que tenham cronogramas de execução. Um cronograma, montado em uma planilha ou em um arquivo robusto do MS Project, é apenas um arquivo de suporte ao projeto. Você revisa semanalmente para identificar próximas ações. Uma vez identificadas:

  1. Faça na hora, se levar menos de 2 minutos
  2. Delegue, se for para outra pessoa fazer
  3. Adie para você fazer no momento mais apropriado, se não puder delegar – e esse “momento mais apropriado” pode ser 1) em um dia ou horário específico, então você colocaria no seu calendário, ou 2) apenas estar no contexto apropriado, o quanto antes, então você colocaria em uma lista de Próximas Ações por contexto.

Perceba que você não “executa” projetos, mas apenas as ações relacionadas a cada um deles. Então o que vai te dar controle dos cronogramas não é revisar cada um dos seus projetos diariamente (que loucura!), mas sim fazer uma boa Revisão Semanal e garantir que o que já pode ser feito foi destinado ao lugar correto – seja fazendo na hora (< 2 minutos), delegando (lista Aguardando Resposta) ou adiando (Calendário ou Próximas Ações). Uma boa Revisão Semanal te deixa tranquilo até a próxima.

E ei! Nada impede que você acesse um projeto ou outro antes da próxima Revisão Semanal se você sentir necessidade. Só não precisa ser regra ficar preocupado com todos eles todos os dias, ao mesmo tempo.

Essa é a maravilha do GTD: todos os projetos caminham. O que tem prazo você faz, e o que não tem prazo você também faz, com liberdade de escolha. Você não precisa simular prazos nos que não têm. Basta entrar no fluxo de execução.

Thais Godinho
16/02/2017
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Dica do leitor: usando o GTD
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