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Planners estão na moda. Para quem não conhece o termo, estamos falando de agendas ou fichários que podem ser personalizados para gerenciar não apenas seu calendário, mas também outras informações, como metas, projetos, finanças etc. Mas se você não gosta de carregar um planner ou bullet journal em papel com você e for mais chegado em aplicativos tecnológicos, você pode montar algo semelhante no meio digital também. Vamos ver neste post como fazer isso usando a ferramenta Todoist.

O Todoist é muito intuitivo e possui uma interface simples. Ao longo de quase dois anos trabalhando com a ferramenta e ensinando em sala de aula, pude ver como a curva de aprendizado é simples entre as pessoas. Basta criar uma conta e sair mexendo, que você aprende rapidinho. Para saber o básico sobre os recursos do Todoist, por favor, confira um vídeo que gravei no início de 2016 repassando todos os conceitos.

Basicamente, o Todoist trabalha com Projetos, Etiquetas e Filtros. Hoje vou trabalhar apenas com Projetos, que é como se fossem pastas, listas que criamos na ferramenta.

Para criar o seu planner, eu sugiro a seguinte configuração inicial de listas:

Planejamento

Na sessão Planejamento, você deverá incluir tudo aquilo relacionado ao seu planejamento diário, semanal, mensal e anual. Você pode, obviamente, personalizar como quiser e inserir outras frequências, como quinzenal e semestral – fica a seu critério. Tente não complicar.

O primeiro sub-projeto (ou sub-lista – vou usar esse termo daqui em diante para não confundir) será Visão geral: 2017. A ideia é que você possa registrar e ter uma visão geral do seu ano como um todo, dos principais acontecimentos.

A sub-lista Planejamento mensal pode ser criada sob demanda, mês a mês, como se fosse um bullet journal (ou você pode querer criar todos os meses de uma só vez também). A ideia é listar seus compromissos e tarefas do mês. Você pode adicionar outras seções também, se quiser, claro, como “contas do mês” e outras.

Você não precisa se preocupar com a quantidade de itens aqui porque, à medida que for executando, eles vão sumindo e dando lugar aos outros meses.

No Planejamento semanal, você separará por semana e inserirá tudo aquilo que precisa ser revisado semanalmente.

Por fim, em Rotina diária, você pode colocar hábitos que quer alimentar, além de suas rotinas propriamente ditas. Tudo aquilo que você faz diariamente pode entrar aqui. Lembre-se de deixar a bolinha de “ticar” uma tarefa apenas para as tarefas que você precisa se forçar a lembrar. O que já faz em piloto automático, não precisa.

No final das contas, as sub-listas de Planejamento ficarão assim:

Projetos

Na lista de Projetos, você vai inserir todos os seus projetos pessoais e profissionais. Procure simplificar aqui. Minha recomendação é:

Dentro de cada lista, liste as tarefas e informações relevantes àquele projeto.

O bom de fazer assim é que você pode compartilhar projetos individualmente com outras pessoas que também tenham Todoist.

Outra sugestão de seção é para “projetos incubados”, onde você pode listar projetos que estão em espera.

Objetivos

Ter todos os seus objetivos listados em um único lugar é muito bacana. Aqui, a sugestão de organização é semelhante à dos projetos: insira dentro de cada objetivo as informações e tarefas relacionadas.

Para as sub-listas, recomendo o seguinte:

Referências

Nesta seção, a ideia é inserir informações que não cabem em outros lugares. Algumas ideias:

Você pode inserir aqui seções personalizadas.

Trabalho

Lista aqui tudo o que for importante você deixar em um único lugar, referente ao seu trabalho. Lembre-se que nem tudo é projeto e objetivo. Se você tem rotinas específicas, por exemplo, elas podem entrar aqui.

Se você for blogueira(o), por exemplo, pode querer inserir sua programação de posts e outras informações relacionadas.

Personalize de acordo com suas atividades profissionais.

Pessoal

Aqui, mesmo raciocínio, mas com atividades pessoais.

A ideia é que você possa personalizar seu Todoist assim como você faria com um planner ou bullet journal, mas com tecnologia.

Este post traz ideias básicas, apenas para mostrar como configurar, mas você que deve buscar a personalização adequada que vai te servir.

Estou louca para ver como você configurou! Compartilhe comigo no Instagram! @blogvidaorganizada

Thais Godinho
29/12/2016
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FYI: Voltei para o Todoist

Uma das coisas mais legais quando entra um mês novo é fazer o seu planejamento. Eu mesma estou em uma fase de migração de uma série de ferramentas de organização no momento, utilizando mais papel para me organizar e deixando um pouco a tecnologia para usos específicos, e começar assim em uma mês novo é excelente.

Fica a dica inicial então, que na verdade é uma mudança de hábito enorme: use uma agenda. Não importa quantas você tenha que consultar para executar o seu trabalho ou lidar com os compromissos da família, mas é importante que você tenha uma só sua, onde você vai inserir seu planejamento pessoal.

agenda-semanal

Eu verifico todos os compromissos do mês, especialmente quando envolvem viagens (vou para Recife e Porto Alegre este mês!), e já me programo para espaçar os dias ao redor e não ficar muito sobrecarregada, na medida do possível. Eu sinceramente estou em um momento que preciso sentar, avaliar tudo e dar uma destralhada, porque me sinto muito ocupada e acho que as coisas poderiam ser melhores. Vou compartilhando com vocês!

Algo que acho fantástico fazer todo mês e tem me ajudado bastante nisso é revisar as minhas áreas de foco. São as áreas da minha vida, tanto eu como pessoa (foco pessoal) quanto eu como profissional (foco profissional). A ideia é listar todas as áreas e verificar se elas estão ok, em equilíbrio, ou se, ao ver uma delas, eu me lembro de algo que precisa ser feito.

Imagem: Life Hacker

Imagem: Life Hacker

Essa análise me permite conclusões como:

  • Uma área está tomando tempo das demais
  • Uma área está meio abandonada – preciso tomar providências
  • Uma área está com problemas – preciso definir projetos para resolvê-los
  • E por aí vai

E analisar mensalmente me permite redesenhar as próximas quatro ou cinco semanas, de modo que meu foco seja realmente naquilo que eu queira alcançar a partir de tal análise. Por ex, se preciso fazer mais atividade física, esse será meu foco no próximo mês, a fim de alimentar um hábito.

Meus 650 livros... e contando.

Outra coisa que pude retomar em setembro foram as minhas leituras. Eu cheguei a gravar um vídeo sobre o meu projeto de ler 100 livros em 2016 e por que parei com ele, e isso me deu tranquilidade para focar melhor nas leituras que ainda quero terminar este ano. Por isso, o que gosto de fazer é separar livros que tenham a ver com as áreas que pretendo focar mais ao longo do mês para ler e “entrar na vibe”. As leituras me ajudam muito a me empolgar com algum assunto em específico.

Outro ponto importante é que setembro é o final do terceiro trimestre. 😱 E, apesar de parecer que o tempo corre (ele corre mesmo, por isso precisamos aproveitar a vida!), ainda dá tempo de fazer muita coisa, como eu falei no editorial do mês. Por isso, eu gosto de analisar como tem sido esse trimestre, reviso meus objetivos de curto prazo e ajusto o foco. Planejar entregas por trimestre foi algo que me ajudou muito em 2016 e, nesse terceiro trimestre, quis fazer um teste deixando esse modo de lado, e não gostei! Vou voltar para ele rapidinho e já desenhar todas as entregas para o último trimestre de 2016 ainda este mês.

Eu tenho uma checklist com tudo o que preciso fazer mensalmente (no Todoist), então nesse começo do mês eu reviso essa checklist e distribuo ações e atividades quando necessário.

checklis-mensal-todoist

Eu adoro essa lista porque vou montando ao longo do tempo e, aos poucos, ela vai ficando totalmente personalizada de acordo com as minhas necessidades. E é isso o que eu recomendo que você faça também: personalize. É importante que o seu sistema sirva a você. Não insira coisas que não fazem sentido e/ou você não sabe como usar, apenas por ter visto em algum lugar.

Como agora estou usando agenda de papel novamente, estou aproveitando uma dica que a Carol (que trabalha comigo) me deu, de usar post-its para ações recorrentes relacionadas a dias da semana ou do mês. Assim, quando eu executo a ação, basta mover o post-it. Obrigada, Carol!

Estou tentando pegar um pouco mais leve com as listas de maneira geral, até as de mercado, e procurando usar mais os contextos do GTD. Então, o que antes eu costumava revisar e já sair planejando compras para o mês inteiro eu não pretendo fazer este mês. Vamos testar!

110414-flylady

Um projeto bacana que estou trabalhando atualmente é em personalizar o sistema FLY Lady para a casa nova, porque são muitas listas de limpeza detalhadas diferentes, menu semanal, enfim, muita coisa nova de novo, então achei legal compartilhar com vocês.

De modo geral, estou usando como ferramentas para me organizar: agenda de papel, Todoist, sempre, e pastas. Mas isso está em transição e, quando eu chegar em um estado mais equilibrado de tudo isso, farei um post mostrando como está o meu sistema atualmente.

Espero que este post inspire você a planejar o seu mês de setembro! Dia 25 é o meu aniversário, então é um mês que eu gosto muito.

Obrigada por tudo, pessoal!

Thais Godinho
03/09/2016
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Linkagem de domingo

Projetos (segundo o método GTD) são atividades que precisam de mais de uma ação para serem concluídas. Levando isso em conta, eu os organizo dentro das seguintes categorias:

– projetos pessoais
– projetos profissionais
– projetos delegados a outras pessoas

Dentro de cada tipo de projeto, tenho pastas separadas por categorias com os projetos dentro (um em cada folha). Exemplo: nos projetos pessoais, teho pastas para: casa, família, sites, estudos etc.

Esta é uma maneira de organizar, mas você também pode lidar com uma lista única de projetos. Basta ver o que funciona melhor para você.

Thais Godinho
08/09/2010
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Reorganizando projetos
Organizando seus estudos na faculdade de acordo com o GTD
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