16 Jul 2013

Tente esvaziar todos os dias a caixa de entrada do seu e-mail

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Outro dia eu postei a imagem acima no meu Facebook e muitas pessoas disseram que gostariam de ter a caixa de entrada vazia do e-mail assim. Minha meta é esvaziá-la diariamente. Neste post, vou dizer como eu faço e dar dicas para que você faça também.

Para começar, tente minimizar seu número de caixas de entrada de e-mail. Eu tenho cinco, (três do trabalho, uma do blog e uma pessoal). Tenha como rotina acessar suas caixas de entrada diariamente. A frequência depende da sua necessidade. A única coisa que eu nunca recomendo é que você trabalhe com a sua caixa de e-mails aberta, para não se distrair a cada e-mail que chega. A não ser, é claro, que esse seja o seu trabalho – receber chamados por e-mail ou prestar serviço de atendimento. Mas, na maioria dos casos, não precisamos ficar com a caixa de e-mail aberta enquanto estamos trabalhando. Se você não tem uma ideia de frequência, eu sugiro a seguinte: uma no início da manhã, uma antes do almoço, uma depois do almoço, uma faltando uma hora para o fim do expediente e uma antes de ir embora. Mais para baixo vou dizer o que você vai fazer em cada uma dessas aberturas de e-mail.

Para quem está chegando no blog agora, eu digo que utilizo um método de organização chamado GTD. Para saber mais sobre ele, veja este vídeo do Daniel Burd, que tem 1h de duração e explica de forma bem didática o básico do método – inclusive com algumas dicas que darei aqui para esvaziar sua caixa de entrada.

O primeiro passo é criar, em cada caixa de entrada, três pastas:

  • Aguardando
  • Arquivamento
  • Itens de ação

Todo e-mail que demande uma ação (responder, ligar para alguém, imprimir etc) deve ser enviado para a pasta Itens de ação. O nome dessa ação é processamento. O método GTD tem algumas fases, e esse é o nome da segunda delas. Se quiser conhecer mais, por favor, veja o vídeo indicado acima.

Todo e-mail que seja uma resposta a alguma solicitação sua, e que você até precisa tomar alguma ação no futuro, mas está aguardando alguma coisa, ou alguma pessoa resolver algo, deve ir para a pasta Aguardando. Por exemplo: você envia um e-mail para alguém da sua equipe pedindo que ela escreva um relatório sobre o projeto X. Ela responde dizendo: “Thais, já estou trabalhando nisso. Vou finalizar amanhã.” Esse e-mail deve ir para a pasta Aguardando.

Todo e-mail que não demande qualquer ação, ou você exclui, por que não precisa guardar, ou manda para a pasta Arquivamento. Você pode usar essa única pasta ou criar sub-pastas com categorias dentro dela (como eu faço). Mas tente manter poucas categorias, para não ficar confuso. Eu costumo separar pelas áreas da minha vida (veja aqui o que isso significa).

Pastas criadas, agora sim começa a brincadeira. =)

Quando você acessar seu e-mail pela manhã…

Para começar, não acesse o seu e-mail assim que chegar ao trabalho. Se tiver algo realmente urgente para resolver, faça isso primeiro. Senão, você pode se perder em novos e-mails urgentes e deixar aquela outra tarefa de lado. Se não tiver nenhuma tarefa urgente para finalizar, pode acessar seu e-mail direto.

Analise um e-mail por vez. É claro que, se você nunca fez essa triagem, deve ter uns 10.000 e-mails na caixa de entrada. Nesse caso, você terá um pouco mais de trabalho inicialmente, mas uma hora esse trabalho terminará e você passará para a manutenção. Vá fazendo aos pouquinhos, até conseguir chegar às demandas do dia em questão.

Selecione de cara o que é spam e exclua. Nem precisa abrir.

Depois, abra um por um para ler e ver do que se trata. Vá distribuindo nas pastas como descrito ali em cima. Se um e-mail demandar uma ação rápida, que pode ser feita em menos de 2 minutos, faça. Assim, você já tira esse e-mail da sua lista e libera o gargalo para a outra pessoa que solicitou. Se demorar mais de 2 minutos, leve o e-mail para a pasta Itens de ação. Responda o que tiver que responder; faça o que precisar ser feito.

A ideia é que, quando você terminar essa triagem, sua caixa de entrada já esteja vazia. Simples, não? Agora você sabe o que demanda alguma ação, o que está esperando e o que é só para arquivar. Demandas importantes não se perdem em meio a outros e-mails que não significam muita coisa.

Quando terminar essa primeira etapa, comece a trabalhar nos seus e-mails que demandam ação, então.

Levo cerca de 30 minutos para essa triagem inicial.

Quando você acessar seu e-mail antes do almoço…

Depois de ver meus e-mails pela manhã (por volta das 08:30), vou acessá-los novamente somente por volta do meio-dia. Ou seja, eu tive mais de três horas para trabalhar sem ter qualquer interrupção de e-mail. E, mesmo que eu tenha recebido alguma demanda importante, não há nada que não possa esperar um par de horas enquanto estou trabalhando em outros projetos.

Quando acessar seu e-mail antes de ir almoçar, vale o mesmo processo de triagem feito pela manhã. Claro que agora isso será muito rápido, pois você já analisou a maioria quando chegou pela manhã. Você responde ou executa o que levar menos de 2 minutos, arquiva o resto e sai para almoçar.

Levo cerca de 1o minutos para fazer a triagem nesse horário.

Quando você acessar seu e-mail depois do almoço…

Gosto de acessar meus e-mails logo depois do almoço porque muitas pessoas ocupadas costumam responder seus e-mails antes de sair para almoçar, quando têm algum sossego sem outros membros da equipe por perto. Logo, pode ser que tenha chegado algum e-mail importante. Mas vejam vocês que faço isso porque meu trabalho tem muitas demandas. Se fosse mais tranquilo, eu não precisaria checar novamente a essa hora. Minha recomendação aqui é para pessoas que também tem um trabalho assim e que têm dificuldade de administrar tudo o que chega ao longo do dia.

Mais uma vez, faça o mesmo processo e, depois, trabalhe em mais alguns itens da pasta Itens de ação.

Levo cerca de 10 minutos nessa fase.

Quando você acessar seu e-mail faltando 1h para ir embora…

Gosto de acessar faltando 1h para sair porque, se houver algo urgente que eu ainda possa resolver nesse mesmo dia, dá tempo.

Sempre, sempre que eu acesso meus e-mails, eu faço a mesma coisa: analiso cada um deles e excluo ou mando para as pastinhas específicas. É isso o que mantém minhas caixas de entrada vazias e em ordem, com a clareza do que precisa ser feito.

A revisão da pasta Aguardando deve ser feita diariamente. A da pasta Itens de ação deve ser feita sempre que você tiver um tempo para trabalhar nessas demandas, várias vezes por dia.

Fazer essa triagem é fundamental para separar o joio do trigo. Eu deleto cerca de 40% dos meus e-mails antes de começar a trabalhar naqueles que realmente importam. E, desses, certamente 80% não são itens que demandam qualquer ação, mas arquivamento ou itens em espera. Se, de 400 e-mails, eu selecionei 50 que realmente demandam alguma ação, pelo menos eu tenho consciência do tamanho do problema e sei onde eles estão armazenados. Eu não preciso ficar vasculhando a caixa de entrada em meio a spams e e-mails informativos. E, se eu levar em conta que, desses 50, 20 eu consiga resolver em menos de 2 minutos, serão somente 30 e-mails (de 400!) que eu preciso de fato tomar alguma providência a respeito.

Vale a pena ou não?

Faça o teste e veja como organizar seu e-mail e ter sua caixa de entrada vazia ajuda a ter mais clareza diante das suas demandas.

Se tiver dúvidas, por favor, poste nos comentários.

21 comentários . Comentar via blog

  1. Daniela

    Olá Taise,
    Muito legal o seu post. O meu trabalho depende unica e exclusivamente do e-mail, tenho uma função de pricing dentro de uma empresa prestadora de serviço, o que quer dizer que tudo o que entra na minha caixa de entrada demanda alguma ação da minha parte, pois eu supro todo o departamento comercial. Pois bem, para não me perder em meio ao mar de e-mail que recebo todos os dias, para não deixar ninguém sem resposta e, principalmente para não ficar pirada, levando trabalho p/ casa, lendo mensagens fora do horário comercial, etc eu TIVE

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  2. Daniela

    …. desculpe – “dedada” :-( – então continuando: eu TIVE que encontrar um meio de me organizar. Na empresa em que trabalho usamos o Outlook como ferramenta de trabalho e eu comecei a usar o acompanhamento e sinalizador (que é uma bandeirinha vermelhinha) em todas as minhas mensagens, colocando datas e horários p/ responder, cobrar resposta, dar feedback de algum assunto e assim por diante. Deixo na minha caixa de entrada tudo o que está pendente – creio que a minha caixa de entrada é tratada como uma junção das suas caixas aguardando e ítens de ação. Como eu leio o limpo a minha caixa o tempo todo, é fácil de gerenciar. O meu critério é que nada pode ficar ali sem ter uma bandeirinha sinalizadora. Eu não abro as mensagens “ticadas” ao longo do dia, somente quando o Outlook me “lembra” de acordo com os horários que eu pus p/ “despertar” cada mensagem. Depois de lida, respondida, cobrada, etc – dou o assunto por encerrado e mando cada mensagem para a sua pasta de arquivamento – aqui sim eu tenho algumas subpastas que me permitem fazer pesquisas posteriores – por assunto, por exemplo.
    Eu nunca saio do trabalho sem ter lido todos os meus e-mail e sem ter sinalizado ou arquivado todos eles. Olha que eu já tive épocas de receber 600, 800 mensagens por dia e ainda assim, deixar no final do dia 20, 30 mensagens somente na minha caixa de entrada. Saio sempre no meu horário e nunca deixo de me dedicar às minhas outras atividades – família, academia, saidinha com as amigas, etc.
    Beijos, Adoro o Blog – Parabéns

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  3. Esse era um dos meus grandes problemas. A pouca produtividade, pouca concentração e prioridades todas trocadas levavam a uma caixa de email cheia, a transbordar.

    Com uma melhor organização e tarefas priorizadas tenho conseguido deixar, todos os dias, as minhas caixas de correio em ordem.

    Bjs e obrigada pelas dicas

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  4. Joyce

    Muito bom esse vídeo que você linkou, Thais! Já tinha lido seus e-mails e entendido bem, mas o vídeo terminou por consolidar as informações sobre o GTD. Vou começar a usar o método!

    E quanto à e-mails, também não recebo demandas por eles – ainda bem. Mas gostei bastante das informações, quem sabe uso num futuro trabalho?

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  5. Gabi

    Oi Thais!

    Assunto super pertinente, e arrisco que vai para além do ema organização: passa pela psicologia! Explico o porquê:

    Comecei a trabalhar no início da popularização da internet, e confesso que demorei pra entender a real função do email (acho que todos dessa época demoramos, né?). Houve um tempo que eu tinha pânico de abrir email, chegava a chorar e ter taquicardia, tudo por conta de uma equipe de trabalho que não sabia usar email, disseminava brigas e ordens sem nenhum critério…Um dia, fiquei quase 1 hor olhando a caixa postal pensando se deveria abrir ou não o email X, porque sabia que dali sairia uma grosseria sem tamanho…Pasmem.

    Depois de muito “tomar na cabeça” e me chatear, sigo alguns princípios básicos para não encher a minha caixa postal:

    - não enviar emails à toa, pois pode se tornar uma rede sem fim – você manda, ele volta…

    - se o assunto é chato ou delicado, escrevo primeiro no rascunho, deixo “descansar” por um tempo, bebo uma água e depois volto e releio. Fazendo isso, já deixei de enviar emails que percebi que seriam inúteis, ou que poderiam provcar alguma briga ou desconforto entre as partes — e encheriam a minha caixa postal;

    - cancelei todas as newsletters. Ajuda a reduzir o meu consumo, economiza meu tempo. Antes eu pensava “ah, mas se eu estiver precisando de….”, mas entendi que se eu estiver precisando mesmo, não preciso da newsletter, eu mesma vou saber.

    - usar muito bem a linha de assunto e ser bem clara a objetiva, para não receber emails de volta com “não entendi”, ou respondendo algo que não perguntei. Também não usar a palavra URGENTE no assunto se o email realmente não for urgente.

    - tentar avaliar o que realmente deve ser mandado por email.

    Obrigada pelo post, Thais! ;)

    Bjs!

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    1. Gabi

      …quis dizer “vai para além do TEMA organização”…

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    2. Thais Godinho

      Boas dicas. Obrigada.

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  6. gostei muito ,vc tem uma dica para quer organizar roupas,acessórios ,sapatos,os armários.Tudo em geral.
    Beijinhos da Iza

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    1. Thais Godinho

      Oi Izabelle, outro dia mesmo entrou um post sobre como organizar o guarda-roupa – dê uma olhadinha!

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  7. ronise

    Thais, estou lendo o livro do David Allen e tentando implementar o GTD aos poucos na minha vida, depois de ler sempre sobre ele aqui no seu blog. Com os recentes problemas no wunderlist, comecei a usar o Nirvana HQ que é baseado n GTD, está sendo bem legal. Então antes de tudo te agradeço por suas dicas.

    Sobre a caixa de emails, tenho um imenso problema que estou desde o ano passado tentando resolver, mas agora sinto que estou no caminho certo e em poucas semanas acho que vou conseguir zerar meus inbox e manter assim. Adorei as dicas desse post.

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  8. Gisele

    Deixar a caixa de emails zeradas ( trabalho e particular ) me faz até dormir melhor :)

    Quanto ao comentário da Gabi, concordo plenamente. Trabalho com a intermediação do cliente com a empresa e recebo cada email bizarro rs. Rara são as vezes que respondo de imediato.
    Tomo uma água um ar e volto para não gerar mais conflitos que os já existentes.

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  9. Sabe que sou viciada em assinar news? Todos os sites/blogs que visito e gosto, assino. Com isso, minha cx fica super lotada, tanto desses tipos de e-mails qto de diversos outros. Suas dicas chegaram na hora certa. Super obrigada, Thaís, querida! Bjs!

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    1. Karin

      Karin,

      eu também tinha este problema: recebia trocentos e-mails todos os dias e perdia muito tempo separando o joio do trigo, ou seja, o que realmente interessava daquilo que precisava apenas ser deletado e destes, a maioria eram Newsletter. Resolvi o problema simplesmente usando o “Filtro” do Gmail. Defini que todos os e-mails que contém as palavras Newsletter, News, Werbung (propaganda), devem ir direto para a pasta Newsletter e “tcharan”, de repente minha caixa de entrada deixou de ficar tao lotada; agora só vai pra caixa de entrada e-mails com relacao aos quais eu realmente preciso tomar alguma medida, como por exemplo: tomar conhecimento e arquivar ou responder. :-)

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  10. Oi Thais, muito bom o texto! Uma das coisas que mais melhoraram minha produtividade foi trabalhar com a caixa de entrada de e-mails vazia!

    Escrevi um artigo com algumas dicas bem práticas pra se manter focado no que é importante, dentre elas a centralização de tarefas, que significa “agendar” seus e-mails, organizando-os por prioridades. Acho que pode ser mais produtivo do que manter todos juntos em uma pasta.

    Quando puder, dá uma lida no artigo e me diz o que você acha! http://rafaeldanigno.com.br/produtividade/7-taticas-para-se-manter-focado-no-mais-importante/

    Vou agora ver o vídeo do GTD! :)

    Abraços

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  11. Cristina Oliveira

    Olá Thais… excelente texto.. já acompanho seu bloig há algum tempo e posso disser que ele mudou muito minha vida… organização é fundamental e implementei em diversas áreas.. como é libertador!! :-) A caixa de entrada ainda estava pendente porque toda vez que tentava me sentia afogada em um mar de e-mails, parece que pipocavam para todos os lados… mas essas semana fui firme e consegui :-) caixa de entrada vazia e pouco mais de 150 e-mails entre ação e arquivo.. excelente pra quem tinha mais de 1000.. :P Muito obrigada pelo seu lindo trabalho! Bjs

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  12. Eliana

    Thais, eu realmente tenho problema com caixa de e-mail, e pior, comecei com um metodo de organização baseado no banco de dados de outra pessoa que ocupava meu cargo e agora está um caos. Uma das minhas funções é organizar turmas para treinamentos, tenho grande dificuldade em organizar os calendários =/

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  13. Karla Torres

    Thais, decidi que quero mudar para o gmail pois ele sincroniza muito facilmente com meu android, porém estou com uma duvida. Como vc consegue arquivar as mensagens nas pastas que vc citou acima se lá não tem como vc criar pastas. Vejo que lá existem os recursos : marcadores e filtros. Não achei uma forma de arquivar em pastas… Grata. Karla

    Responder
    1. Daniel

      Cara Karla,
      As “pastas” do Gmail são justamente os marcadores. A única diferença de um marcador para uma pasta de um email convencional, é que é possível colocar um mesmo email em mais de um marcador, quando as pastas só permitem que um email esteja associado a uma única pasta.
      Daniel

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    2. Karla Torres

      Obrigada pela dica Daniel!!! :)

      Responder
  14. Daniel

    Olá Thais,

    Gostei bastante desta postagem e estou tentando colocá-lo em prática.
    Tenho uma dúvida, contudo, com relação às listas (grupos) de emails. Como lidar com emails deste tipo? Removê-los da caixa de entrada e arquivá-os numa categoria a parte, para que se possa lê-los mais tarde?

    Grato,

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  15. Karen Ramires

    Não li toda a Postagem, mas me chamou a atenção o assunto. até ano passado eu sempre deixava minha caixa vazia, esse ano com a correria da Faculdade acabou acumulando muito email de sites (que quando tinha tempo eu gostava de ver). Com a a organização de entrada do gmail, tem duas categorias que eu nem abro quase, tentei criar marcadores para cada site e armazenar as mensagens nos marcadores, quem sabe um dia zero ela (ou apenas deleto todos os emails recebidos de alguns)…

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