12 Jul 2007

Como organizar seus arquivos no escritório

>Nem tudo é informática. O escritório sem papel – em nossa opinião – é uma utopia. Portanto, seja craque no assunto “Arquivamento”, tanto para a execução do trabalho quanto para a orientação de sua eventual assessora/equipe. Periodicamente você obterá nesta pasta do nosso site algumas dicas valiosas para uma boa prestação de serviços nesta área.

Comecemos por alguns itens que podem aumentar sua produtividade e a qualidade do trabalho:

1) Padronização: Este é um item vital para garantir produtividade e qualidade. Separe cada assunto por cores. Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas. Garanta que haja títulos claros e procure manter um padrão inclusive nos tipos de letras usadas. Rotule pastas, gavetas e armários com etiquetas de boa qualidade.

2) Planejamento: Separe toda a papelada e documentação previamente. Se for necessário um tempo antes do arquivamento. Deixe tudo separado por clipes com indicações claras do local destinado para arquivo.

3) Regularidade: Não deixe acumular a papelada. Mantendo um sistema de arquivo diário você e seus colaboradores e colegas vão se sentir melhor. O acúmulo de papéis sem arquivo aumenta o risco de perdas e conturba o ambiente.

4) Pastas: Dê preferência às pastas tipo caixa. É mais fácil a identificação e o posicionamento. Faça uso também das pastas suspensas. Aplique subtítulos, dividindo em seções, por assunto.

5) Tamanhos: Evite sobrecarregar pastas de forma a que elas mal possam ser arquivadas. Procure manter pastas de até 3 cm de espessura na quantidade de papéis.

6) Atualização: Descubra um sistema de atualização, de tal forma que você possa periodicamente fazer uma “limpeza” e não sobrecarregar o arquivo. Veja se há papéis cujo conteúdo está no computador e, portanto, dependendo do caso, ele é desnecessário.

5 comentários . Comentar via blog

  1. Taty

    Thais, vc tb escreve no Secretaria Moderna? Esse post seu está lá sem nenhum crédito… Achei ao buscar o q é uma pasta do tipo caixa… segue o link! http://www.secretariamoderna.com.br/NewNoticia.php?pChv===AUWZFWV5mTXJFbaNVTWJVU

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    1. Thais Godinho
      Thais Godinho

      Taty, não escrevo não. Obrigada por avisar.

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  2. Débora Santos

    Sou menor aprendiz no RH de uma obra civil, a mesa da minha chefe é cheio de papel e ela sempre usa a desculpa de que não tem tempo e para ajudar queria pelo menos deixar as coisas organizadas mesmo não sabendo do que esses papeis se tratam. Mais tenho dificuldade por onde começar.

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    1. Thais Godinho

      Se a pessoa não me pede ajuda eu não interfiro.

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    2. Debora Santos, voce poderia organizar a sua mesa com as ideias que acredita que tambem seriam boas para organizar a mesa da sua chefe. Separe seus papeis por assunto, canetas, clipes, etc. Assim, ao ver a sua mesa organizada, pode despertar na sua chefe a vontade de que o mesmo seja feito na mesa dela. =)

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