23 Apr 2012

Como eu utilizo o método GTD e o Toodledo

Finalmente o post que muita gente vem me pedindo há um tempão! =)

Como ele está enorme, eu o dividi pelas quatro etapas do método GTD (coleta, processamento, ação e revisão), pois achei que ficou mais fácil de explicar.

O método GTD se baseia nessas quatro etapas: coleta, processamento, ação e revisão. Eu já venho usando o método há uns seis anos e passei por diversas fases de amadurecimento de lá para cá – comprei MUITA coisa que acabei não usando depois (lendo o livro, você se sente compelido a usar fichas 3×4, 43 pastas, entre outras coisas) e hoje cheguei a um grau que considero ideal para mim. Uma das coisas que eu já notei com o GTD é que quem lê o livro acaba ficando com uma certa ansiedade para fazer exatamente como ele recomenda. Eu passei por tudo aquilo e achei bem estressante, nada comparado ao que eu faço hoje.

1. Coleta

Eu ando para todo lugar com meu caderno e uma caneta dentro dele na bolsa ou na mochila. Uso somente um caderno por vez, até acabar. Uma das orientações do David Allen é que a gente tenha somente uma caixa de entrada (ou o mínimo possível delas), e eu utilizo o caderno.

O que é a caixa de entrada? Onde entram todas as informações, ideias, tarefas, solicitações, lembretes, TUDO o que chegar de informação na sua vida a todo momento.

David Allen diz que a melhor maneira de coletar tudo na sua vida no momento em que você começa a querer aplicar o GTD é tirar dois dias (!!!) para separar tudo, mas tudo mesmo que estiver na sua cabeça ou na sua casa ou no seu trabalho, juntar em cima de uma mesa e só depois começar a processar esse material. É claro essa é uma versão simplificada do processo e eu recomendo que você leia o capítulo correspondente no livro para (muito) mais detalhes. Quem tem dois dias para fazer isso? E outra: depois de coletar tudo, um dia que você fique sem processar aquilo, já vira bagunça de novo. Sou a favor de ir coletando aos poucos, a partir do momento em que você está vivendo, o que já vai gerar muitos projetos e tarefas.

Como eu faço - Eu escrevo a data na lateral da página no caderno e vou anotando ali tudo o que me chega de informação naquele dia. Não é para usar a agenda como lista de tarefas – é para usar um caderno comum mesmo. A data que eu coloco é a data do dia de hoje. Exemplos: “comprar fraldas”, “dia 25 tenho dentista e preciso avisar minha chefe”, “lembrar de levar tal coisa tal dia” e por aí vai. Não é para fazer essas coisas no dia – é que eu recebi essas informações no dia em questão, e só depois vou organizar quando será feito (vou explicar mais para a frente). Ninguém merece ter tudo na cabeça. Liberte-se! Passe para o papel e seja uma pessoa mais tranquila. Eu escrevo tudo mesmo o que me chega e que não posso esquecer. Sempre que vejo algum cantinho com bagunça (papéis amontoados sobre a mesa de trabalho, por exemplo), verifico um por um e anoto no caderno o que preciso saber com relação a eles (“guardar papel X pois precisará para Y”, “assinar documento Z” etc). A coisa de pegar dois dias para mim é impossível e não é nada prática, então não recomendo, apesar de poder dar certo para outras pessoas.

Eu tenho quatro caixas de entrada, basicamente: meu caderno, meu e-mail pessoal, meu e-mail profissional e o meu celular (onde recebo mensagens). Nessa ordem. O caderno sem dúvida é o principal, pois anoto de tudo nele (ideias, listas, tarefas, lembretes etc). Geralmente anoto nele também as tarefas que entram por meio das outras caixas de entrada, para centralizar as informações.

2. Processamento

É aqui que entra o meu querido Toodledo. O Toodledo é um site (e aplicativo para celular e iPad) que organiza suas tarefas por contexto, pastas, status, localidade, objetivos de vida etc. Eu já usei MUITAS ferramentas de to-do lists e posso dizer que, para mim, é a que funciona melhor. O Toodledo tem três versões: uma free, uma paga e uma que você paga um pouco mais para funcionalidades como carregar arquivos. A versão free me atendeu bem durante muitos anos e somente ano passado passei para a versão paga para ter mais funcionalidades.

A melhor maneira de aprender a usar o Toodledo é ler a FAQ deles. É muito completo e eu frequentemente dou uma olhada lá para ver se não estou deixando de usar algum recurso que pode me ser útil.

Como eu faço - Diariamente, sempre que dá tempo (e aos pouquinhos, nunca tudo de uma vez), eu vejo o que anotei no meu caderno e passo as tarefas para a ferramenta.

Quando clico em “Add task” (adicionar tarefa), abre uma pequena janela com detalhes para acrescentar. Como vocês podem ver na imagem acima, são eles:

- Task (tarefa)
- Folder (pasta)
- Context (contexto)
- Goal (objetivo)
- Location (local)
- Start date/time (data e hora de início)
- Due date/time (data e hora de término)
- Repeat (repetição)
- Repeat from (repete de)
- Lenght (duração)
- Priority (prioridade)
- Status
- Note (notas)

Você pode deixar em branco os campos que quiser, mas quanto mais detalhado, melhor. Tirando os campos de prioridade e status, todos são customizáveis – ou seja, você pode escrever o que quiser ali. Para determinar que campos aparecerão ao adicionar uma tarefa, vá à página de configurações e marque os que considerar importantes. Alguns campos (como Status) só estão disponíveis na versão pro.

No menu lateral do site, você pode selecionar suas opções:

Na página principal (main), aparece o menu acima. Ao clicar em cada um dos itens, as tarefas aparecem para ser visualizadas de acordo com o conteúdo de cada item. Complicado? Vou dar um exemplo clicando em Folder:

Ao clicar em folder, aparecem as minhas pastas, que são as áreas da minha vida onde eu tenho projetos.

O que são essas áreas? São as áreas de responsabilidade da sua vida, onde você tem papéis a desempenhar. Para entender melhor, leia o artigo Como definir prioridades e executar tarefas. Muitos conceitos essenciais do GTD estão explicadinhos lá.

Embaixo, um link para editar as pastas que leva a uma página para mudar a ordem de exibição, renomear e adicionar novas. (Antes que vocês me perguntem, em “Minha imagem” tenho projetos como emagrecer, rotina de beleza (pintar cabelo, fazer as unhas), roupas para comprar etc).

Cada vez que você clica em um item do menu, aparecem as tarefas correspondentes ao lado. Dessa forma, você pode filtrar o máximo possível o que você está vendo. Toda vez que você clicar em algum item do menu superior, aparecerão as tarefas relacionadas àquela categoria em questão. Em Due date, por exemplo, você pode selecionar Overdue (atrasadas), Today (hoje), Tomorrow (amanhã) e assim por diante. Vale a pena dar uma explorada em todas as opções para saber como elas são disponibilizadas.

Como começar a usar o Toodledo

1º passo - Faça seu cadastro no site.

2º passo - Clique em Folder > Edit folders para adicionar as área de atuação em sua vida.

3º passo - Clique em Goal > Edit goals para adicionar seus objetivos de curto, médio e longo prazo. Para saber como fazer isso, leia este texto.

4º passo - Clique em Context > Edit contexts e adicione os contextos onde você executa tarefas. Aqui entra um dos conceitos mais bacanas do GTD! David Allen diz que nossas listas de tarefas devem ser organizadas por contexto, pois assim priorizamos o que for necessário naquele momento. Exemplo de contexto: computador (coisas para fazer quando estiver no computador). Outro: casa (coisas para fazer quando estiver em casa). Trabalho (coisas para fazer no trabalho). Rua (coisas para fazer na rua, como comprar algo). telefone (ligações que precisam ser feitas). E por aí vai. Os meus contextos são esses e alguns outros, como @pós-graduação (coisas que eu preciso fazer enquanto estiver na faculdade) e @vó (coisas que eu preciso fazer quando estiver na casa da minha avó, em outra cidade). Atenção: não é para colocar a cidade! Mas os contextos (por exemplo, você pode usar o computador em vários lugares diferentes, em casa, no trabalho etc).

5º passo - Clique em Locations > Edit locations para adicionar as cidades onde você pode executar tarefas. Não confunda com contextos! Lugares no sentido de cidades mesmo. Para quem viaja bastante ou vive entre duas cidades, é um campo muito útil. Se você fica sempre em somente uma cidade, esse campo pode ser inútil e você pode ocultá-lo nas configurações.

Agora é só adicionar tarefas selecionando os campos pré-selecionados por você!

Importante: Nunca adicione uma tarefa com data de conclusão, a não ser que ela necessariamente precise ser realizada naquela data em questão. Isso funciona mais ou menos como o arquivo de referência rápida do David Allen (ele explica melhor no livro). Eu costumo colocar somente a data de início para saber quando eu processei aquela tarefa, para ter um controle de quanto tempo ela ficou ali antes de eu completá-la.

Importante 2: No status das tarefas, só é executável o que estiver em “Next action” (próxima ação). Se a tarefa não estiver com esse status, eu não coloco contexto nela para que ela não entre na minha to-do list.

O Toodledo oferece mil funcionalidades. Você pode criar tarefas para sua rotina diária de limpeza em casa, por exemplo, e colocar no campo “Repeat” (repetir) para repetir diariamente, a cada semana, a cada dois dias, a cada três anos etc. Não existe muito como dizer exatamente quais são todos os “modos de uso” porque dependem muito de cada pessoa, seus projetos, prioridades e acessibilidade. Por isso a melhor maneira de aprender mesmo é mexer na ferramenta!

Importante 3: Compromissos não são tarefas! Compromissos devem ser anotados na sua agenda, não nas suas listinhas. Da mesma forma, não confunda tarefas com compromissos. Por isso você não deve utilizar sua agenda para anotar tarefas! Eu uso a agenda do Google Calendar (falei um pouco sobre como você pode usá-la aqui) para anotar meus compromissos.

Como saber o que é uma tarefa?

Quando você analisar o que coletou em sua caixa de entrada, pergunte-se: preciso fazer algo a respeito disso? Essa anotação requer alguma ação de minha parte? Se não, risque/jogue fora, guarde como referência (se for o caso) ou arquive como “Someday” (algum dia), no Toodledo, dentro da área de responsabilidade específica.

Se for uma tarefa

1 – Se levar menos de dois minutos para realizar, faça imediatamente.
2 – Se levar mais de dois minutos, processe para as listas e projetos.
3 – Se outra pessoa deve fazer, delegue-a.
4 – Se precisa ser feita, mas só em outro dia específico, processe com a “Due date” marcada.

3. Ação

O mais importante de tudo isso é conseguir executar as tarefas, correto? Bem, e como você pode fazer isso? Quando você estabelece um contexto para a tarefa em questão (casa, trabalho, telefone etc), ela se torna executável. Isso significa que você não depende de nada nem ninguém para executá-la.

Passos para executar as tarefas:

1 – Veja a lista por contexto, dependendo do contexto que você está no momento.
2 – Veja quanto tempo você tem para executar as tarefas dentro daquele determinado contexto.
3 – Veja as prioridades.

David Allen diz para pegarmos uma lista e ir executando as tarefas na sequência. Isso dá muito certo se as prioridades estiverem bem definidas, senão você pode acabar fazendo coisas menos importantes que outras primeiro. O bom do Toodledo é que você pode filtrar as tarefas da forma que quiser. Para fazer esses passos acima, basta você:

1 – Clicar em “Context”.
2 – Selecionar o contexto em que você está (por exemplo: “computador”).
3 – No campo das tarefas, clicar em “Priority”. Isso fará com que as prioridades mais altas fiquem listadas lá em cima, e então fica fácil visualizar o que precisa ser feito primeiro (lembrando que é você quem determina as prioridades na hora de incluir a tarefa – é um dos campos).

Importante: Se uma tarefa demandar menos de dois minutos para ser realizada, você não precisa sequer processá-la – execute-a imediatamente. Muitos projetos ficam parados por conta de gargalos ocasionados por essas pequenas e rápidas tarefas (encaminhar um e-mail, por exemplo, ou avisar alguém por telefone sobre uma reunião que foi cancelada). A regra é essa: se demorar menos de dois minutos, faça imediatamente. Senão, anote no seu caderno e depois processe a tarefa normalmente como faz com as outras, e ela entrará para a lista de executáveis de acordo com o contexto e a prioridade. Por que isso é importante? Porque FREQUENTEMENTE recebemos demandas que temos vontade de executar na hora, mas elas têm prioridade menor que outras que também precisam ser executadas e acabam tomando um tempão do nosso dia. Anotar e processar dá um controle maior das prioridades e garante que você não fique disperso(a) nem perca tempo com algo que não precisa ser feito naquele momento.

4. Revisão

A revisão é a parte mais importante do GTD, na minha opinião, pois é ela que garante que você esteja executando todas as tarefas e concluindo os seus projetos.

A revisão deve/pode ser feita da seguinte forma: diariamente, semanalmente e ocasionalmente. Vou explicar como funciona cada uma delas.

Diariamente

O importante da revisão diária é saber o que precisa ser feito mais rápido e focar naquelas atividades para não perder prazos. É a primeira coisa que eu faço de manhã, ao chegar no trabalho.

1 – Veja seu calendário para conferir os compromissos do dia.
2 – Abra sua lista de tarefas para o dia em questão para ver o que precisa ser feito naquele dia, invariavelmente. No Toodledo, clique em “Due Date” > “Today” e, na lista de tarefas, em “Context” para listá-las por contexto. Analise as tarefas dentro do contexto onde estiver e vá executando por ordem de prioridade.
3 – Depois, abra suas listas por contexto e vá executando também por ordem de prioridade. A diferença desta lista para a de cima é que esta não tinha como data de execução hoje – as tarefas podem estar com datas adiante ou sem data alguma, para executar assim que puder mesmo.
4 – Verifique a lista de tarefas em espera, clicando em “Status” > “Waiting” e “Delegated” para ter controle do que estão devendo para você. Se algo estiver atrasado, cobre as pessoas.

Semanalmente

O importante da revisão semanal é acompanhar o andamento dos projetos como um todo. No Toodledo, eu organizo meus projetos dentro das áreas. Crio uma tarefa com o nome do projeto e listo sub-tarefas nela (funcionalidade disponível somente na versão pro). Mais ou menos assim:

Tarefa: Consertar a pia do banheiro
Sub-tarefa 1: Procurar o telefone de um encanador na região
Sub-tarefa 2: Agendar visita com encanador

Definição de projeto e tarefa segundo o GTD: projeto é toda tarefa que precisa de mais de um passo para ser realizada.

Enfim, voltando à revisão semanal. Toda semana (eu faço na segunda de manhã e na sexta à tarde):

1 – Abra cada área de responsabilidade e revise os projetos. Veja se existe alguma tarefa que foi concluída e você não marcou, se alguma se tornou insignificante perto de outras resoluções, o que está atrasado, os prazos e programe tarefas para a próxima semana, se precisarem de datas específicas.
2 – Faça anotações sempre que precisar, sobre os projetos.
3 – Veja com calma os projetos e as suas anotações para ter uma visão mais analítica do conjunto. As decisões erradas são tomadas na correria do dia-a-dia, quando não temos tempo para parar e pensar um pouco. Esse é o momento de fazer isso.

Ocasionalmente

De vez em quando (eu faço de uma a duas vezes por mês), analise seus objetivos de curto, médio e longo prazo e verifique se está fazendo algo para alcançá-los. No Toodledo, clique em “Goal” > “Edit goals”. O legal dessa revisão é que te dá uma visão geral da sua vida e de onde você está investindo o seu tempo.

Também é importante dar uma olhada em todos os projetos e tarefas marcados como “Someday” (algum dia) no Status, pois pode ser que eles tenham se tornado mais importantes ou então talvez você tenha arranjado um tempo para se dedicar a eles. Frequentemente eu excluo alguns projetos que, quando eu registrei, pareciam uma ótima ideia, mas depois de um tempo se tornaram  irrelevantes para mim.

Importante: Por mais tentador que seja, não faça a revisão semanal todos os dias, nem a revisão ocasional muitas vezes. Isso fará você perder tempo. Se todas as etapas estiverem sendo cumpridas direitinho, basta confiar na sua lista atualizada e fazer as revisões no tempo certo. =)

Outras funcionalidades do Toodledo

O Toodledo apresenta diversas funcionalidades que incrementam o dia-a-dia e facilitam a produtividade, dentre elas:

  • “Sharing” – a possibilidade de adicionar pessoas para acompanhar ou editar os projetos. Nunca utilizei, mas pode ser interessante para pequenas empresas, por exemplo. Eu considero a ferramenta extremamente pessoal para abrí-la assim a outras pessoas, mas existem diversas formas de usá-la.
  • “Scheduler” – uma das maiores invenções da humanidade! Você seleciona uma pasta (área de responsabilidade), o contexto e o tempo disponível e o Toodledo te dá uma lista de tarefas para fazer naquele período! Claro que só funciona bem se você tiver especificado quanto tempo demora para executar cada tarefa (mesmo que estimado).
  • “Statistics” – estatísticas de onde você está investindo mais o seu tempo de acordo com as tarefas que vem realizando.
  • “Alarms” – ferramenta que envia alarmes via e-mail e sms para a execução de tarefas. Nunca usei, mas é útil.
  • “Import / Export” – ferramenta essencial para fazer backup das tarefas em diversos formatos. Eu faço semanalmente para garantir que nada se perderá. Mas olha: em praticamente seis anos de uso do Toodledo, eu nunca vi o site fora do ar.
  • Integração com o Google Calendar – você pode inserir suas tarefas na agenda do Google, bastando clicar em um pequeno ícone no dia em questão para visualizá-las.
  • “Printable booklets” – como se já não bastasse tudo isso acima, o Toodledo ainda oferece um recurso para você imprimir as suas listinhas e montar como se fosse um caderninho. Eu não uso muito porque atualizo o tempo todo, mas confesso que quebra um galhão quando preciso resolver muitas coisas na rua e vou ficar sem acessar a internet por qualquer motivo.

Leituras adicionais

Uma dica de leitura para quem já conhece o GTD e se sente estressado com o seu uso: Zen To Done. É uma espécie de simplificação do método. Eu não o utilizo (como disse neste post, adaptei o GTD à minha organização pessoal), mas sempre me serve como fonte de consulta também.

A Rita também postou semana passada sobre como ela utiliza o Toodledo, e o post é super útil por dar outro ponto de vista do uso da ferramenta.

E é claro que eu sempre vou recomendar a leitura do livro do David Allen, a razão disso tudo: “Getting Things Done – A Arte de Fazer Acontecer”. Só lendo o livro para conhecer o método completo e sem falhas, mas é o que eu digo: o mais importante de qualquer método de organização é como você o adapta à sua realidade. E fazer dele um hábito. Se não for um hábito, não é solução. Nada acontece da noite para o dia e tocar projetos de vida é uma arte. ;D

91 comentários . Comentar via blog

  1. Li

    Thais,
    Depois de uma semana tentando implantar o GTD no Evernote…. concluí que para mim o Toodledo funciona melhor!!! Aí, acabei voltando neste post! Acho que, para quem está num nível “iniciante” no GTD, a dificuldade de montar todo o sistema manualmente no Evernote pode causar uma certa confusão! Acho que o fato de estar tudo prontinho ali no Toodledo está facilitando bastante, pelo menos até chegar numa fase em que a classificação fique mais automática. Tinha deixado de lado o Toodledo pois não tinha gostado muito do aplicativo…. aí resolvi dar uma nova chance essa semana e estou achando bem mais simples. Vou deixar o Evernote como caixa de entrada (sempre estou com o celular, ao contrário do caderninho) e também para os lembretes que gosto de deixar para mim mesma (para serem lidos ao longo do dia ou em situações mais delicadas, quando percebo que estou estressada, comendo demais, etc), pois acho que ele funciona melhor para esses tipos de nota.
    De qualquer forma, quero dizer que todas as informações que li aqui no blog nos últimos dias a respeito do assunto estão me ajudando bastante a avançar no GTD! Obrigada! :-)

    Responder
    1. Thais Godinho

      Concordo… Eu usei o Toodledo por muitos anos, atende muito bem.

      Responder
  2. é a primeira vez que li seu blog e já gostei. A organização do dia-a-dia é importantíssima e muito difícil de fazer se não for regular. Parabéns pelas dicas.

    Responder
    1. Thais Godinho

      Obrigada.

      Responder
  3. daniely

    você sabe de um organizador bom em português????

    Responder
  4. Vera

    Como toda pessoa que vive e respira nos dias de hoje cuido de diversas coisas ao mesmo tempo, casa, filhos, marido, trabalho, blog de viagem, minhas incursões culinárias, entre outras, mas tenho um grande problema: falta de foco. O GTD é perfeito para mim, mas seria complicado para mim chegar nesse ponto em que você está. O seu blog é fantástico, tenho lido seus posts quase que diariamente. Esse post sobre o Toodledo está fantástico, já baixei, ajustei a configuração criando pastas, contextos, etc, o caderno de entrada já está preparado e não vejo a hora de colocar a mão na massa, ou melhor, nas listas. Muito obrigada ! 😘👏

    Responder
    1. Thais Godinho

      Sempre é hora de começar! Boa sorte.

      Responder
  5. Rita de Cassia do Rosário Nunes

    Oi Thaís,
    comecei a usar o Toodledo e estou amando!!! Para os compromissos estou usando o Google agenda e conseguindo aumentar muito a minha produtividade, muitíssimo obrigada!
    Não gostei muito do Evernote, achei que dá muito trabalho, o Toodledo é muito mais prático…
    mas não sei como fazer com os projetos de múltiplos passos e arquivos de referência, cada passo do projeto estará como próxima ação no Toodledo, mas e o projeto como um todo para ter uma visão global do processo, como você faz? O que me sugere?
    E mais uma vez obrigada

    Responder
    1. Thais Godinho

      Para isso mesmo que eu migrei para o Evernote. ;D

      Responder
  6. Milene

    Taís, estou me batendo pra integrar o web com o celular (android) e com o ipad, sabe me dizer como fazer isso? Outra coisa que não consigo fazer é editar as tarefas, tem como fazer isso?

    Responder
    1. Thais Godinho

      Não entendi suas dúvidas, Milene. Poderia especificar melhor o problema?

      Responder
      1. Milene

        Thais, estava me batendo com o programa agora já me entendi. Eu tinha que sincronizar pra pudesse integrar a ferramenta no computador, ipad e celular. Em princípio, quando eu acessava do ipad e do celular não aparecia nada do que eu tinha feito via web.

        A outra dúvida era sobre como editar as notas para alguma modificação posterior. Mas já descobri como fazer isso.

        Obrigada pela atenção!

        Responder
  7. EDNA LUCIA GOMES

    Estou entrando hoje pela primeira vez em seu blog , pois entrei por acaso depois de uma volta de final de semana estressante com tantos afazeres, coisas amontoadas que me vejo sem saber por onde começar a arrumar e por acso comecei a ler seu post aqui no escritório mas com a certeza de que vou me aprofundar mais em casa, pois ando muito “enrolada” com tantas coisa á fazer e sem saber como iniciar e atitudes a tomar. O pouco que lí já me identifiquei e sei que irei gostar muito e irá me ajudar.

    Responder
  8. Cindy

    Olá, acabei de conhecer o Site! Parabéns!
    Fiz um curso ontem sobre Administração do Tempo e conheci o método GTD. Baixei o Doit.im, mas antes de colocar TODA a minha vida organizada nele, estou pesquisando sobre funcionalidades a mais ou a menos! Você conhece este app que falei? Gostei muito do seu review sobre o Toodledo!

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