30 May 2011

Como definir prioridades e executar tarefas

Prioridades devem guiar as suas escolhas, mas quando temos tantas atividades no dia-a-dia, pode ser difícil decidir o que é mais importante e deve ser feito primeiro. E, para descobrir, você precisa atribuir à tudo na sua vida algum significado. Afinal, por que você está fazendo determinadas coisas?

Por que você está trabalhando nesse emprego atual? Por que você escolheu determinado curso de especialização para fazer? Por que você comprou uma moto em vez de um carro?

David Allen utiliza uma analogia espacial para ajudar quem usa o método GTD:

  • 50.000 pés: Vida (longo prazo)
  • 40.000 pés: Visão de 3 a 5 anos (médio prazo)
  • 30.000 pés: Objetivos atuais a 2 anos (curto prazo)
  • 20.000 pés: Áreas de responsabilidade
  • 10.000 pés: Projetos em andamento
  • No chão: Ações em andamento

Começando de baixo:

No chão: Ações em andamento

Aqui está a sua mais que conhecida lista de tarefas a concluir: todas as ligações que precisa fazer, os e-mails que precisa responder, as pendências na rua, os comunicados que você precisa dar ao seu chefe e os compromissos que precisa cumprir. Se você pudesse parar o mundo agora, você conseguiria resolver todas as suas pendências em cerca de poucas horas.

10.000 pés: Projetos em andamento

Todos nós sempre temos projetos em andamento para resolver. Projeto é toda tarefa que demanda mais de uma etapa. Exemplos: consertar o computador, preparar a noite do Dia dos Namorados (incluindo comprar presente), livrar a casa da tralha, mudar de emprego, mudar de casa, emagrecer 10kg, arrumar o guarda-roupa, pintar a garagem. David Allen diz que uma pessoa comum tem, em média, 60 projetos em andamento na sua vida, e você provavelmente não deve fugir a essa regra.

20.000 pés: Áreas de responsabilidade

Você tem projetos e tarefas em andamento porque é responsável por diversas áreas em sua vida. Você tem determinadas funções em seu emprego, em casa, na faculdade, no grupo de estudos, no time de futebol, no seu círculo de amigos. Uma pessoa tem cerca de 15 áreas de responsabilidade, tais como: saúde, família, trabalho, finanças, espiritualidade, educação etc. Fazer uma revisão dessas responsabilidades pode ajudá-lo(a) a encontrar foco na sua lista de projetos.

30.000 pés: Objetivos atuais a 2 anos (curto prazo)

O que você espera fazer e/ou concluir atualmente ou no máximo em dois anos pode te dar uma dimensão para definir seu trabalho no dia-a-dia. Muitas vezes ficamos desanimados com a rotina porque nos esquecemos desses objetivos. Lembrar deles pode repôr a verve. Ficar de olho nessas metas também nos ajuda a lembrar do que já fizemos e do que falta fazer, guiando as próximas ações e nos ajudando a planejá-las com mais antecedência.

40.000 pés: Visão de 3 a 5 anos (médio prazo)

Saber o que você pretende estar fazendo daqui a cinco anos não é só uma pergunta comum em entrevista de emprego; é um exercício constante de revisão de metas e do que é importante para você. Planos estratégicos para a empresa, o nascimento de um filho, uma viagem mais longa, um mestrado. Todas essas são decisões importantes que podem guiar suas ações ainda hoje.

50.000 pés: Vida (longo prazo)

Esse é o grande cenário – o que você gostaria de dizer que fez quando se der por satisfeito. Envolve seus valores, sua missão de vida. Quem você é? Onde gostaria de chegar? Se estivesse com 100 anos de idade e olhasse para trás, gostaria de ver o quê? Ter feito o quê? Ter sido o quê? Um bom pai, por exemplo? Então traga para o presente: o que você tem feito hoje para contribuir com esse objetivo de vida?

As analogias acima podem parecer arbitrárias, mas elas estão interligadas. Por exemplo: você pode trabalhar em um emprego que não tenha nada a ver com seus objetivos de médio a longo prazo, então talvez seja a hora de mudar. Ou então, você trabalha erm algo que aparentemente não tem conexão alguma com os mesmos objetivos, mas você tem um plano. O importante é que tudo o que você faz hoje deve estar ligado aos seus objetivos de longo prazo, pois definirá quem você é.

Estabelecer prioridades nada mais é do que viver uma vida coerente, de acordo com os seus valores e o que acredita ser o certo. E o que isso tem a ver com organização? Tudo! Saber quem você é e para onde vai é a única maneira de ter uma vida organizada.

“Tudo o que temos de decidir é o que fazer com o tempo que nos é dado.”
– Gandalf, em O Senhor dos Anéis, por J. R. R. Tolkien

46 comentários . Comentar via blog

  1. analu

    Oi Thaís, começei a te acompanhar a pouco tempo mas já virei fã. Amo seu blog! E acredite, depois que conheci minha casa ficou muito mais organizada. Até meu maridão já notou. Obrigada querida e parabéns pelo trabalho. Qndo tiver um tempinho passe no meu blog para conhecer: http://baratoebembacana.blogspot.com.
    Bjks

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  2. Thais Godinho
    Thais Godinho

    Oi Analu, obrigada. =)

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  3. Thaís,

    Cheguei ate aqui pelo Google e uma coisa eu digo: – seus posts sobre o GTD são os melhores que já achei sobre o assunto.

    Você consegue explicar o método com um pragmatismo incrível!!

    Abraços

    Caio

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  4. Thais Godinho
    Thais Godinho

    Caio, muito obrigada!

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  5. minha casa e toda desarrumada vor começar pela sala de estar tem um sofas tv estat e algus quadro sala de jata um mesa e cadeira cozinha uma pia outra pia pra lavar roupa um fugão e o banheiro pia velha rachada um chuveiro nãõ tem box e a privada e um espalho mais nada quarto meu e da minha mana tem 2 camas e apertado um gadar roupa um espelho um vetilador uma comoda o quarto do meu pais e uma tv pequena um mesinha uma mesa de computador um vetilador um guadar roupa e uma cama

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  6. rosangela maria martucci

    meu marido sofre de TDAH e apenas há alguns meses, depois de 25 anos de casados, foi que tomamos ciencia do distúrbio. a esta altura, depois de grandes perdas e dilaceracoes para toda a familia, sem restar pedra sobre pedra, numa busca por um recomeço, vivendo em casas separadas, quero ajudá-lo a se reorganizar, seguir algumas regras, uma vez que a medicacao parece estar permitindo que ele fique mais tempo nas emocoes, nos acontecimentos, podendo ter mais consciencia das coisas. porém, o que acontece, é que a medicaçao nao faz milagres e nem modifica a forma desregrada em que a pessoa vive. sinto que é preciso “reeducá-lo”. ele mesmo parecer querer sem, no entanto, saber por onde comecar.
    acha que tenho como ajudá-lo com algumas “orientacoes praticas”?
    o que poderia ser?
    muito obrigada pela atenção

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  7. Marcela Palassi

    Esse blog tem me ensinado bastante. Estou conseguindo ter a casa arrumada e limpa sem precisar de empregada (estou limpando melhor do que elas) sendo como vocês que são esposa, filhos e trabalha o dia inteiro. Essas dicas tem sido muito importantes para mim.

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  8. miriam

    gosto muito do seu blog ele tem me ajudado muito.

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  9. Lucimeire

    Oi Thais!!!
    Descobri seu blog há poucas semanas e confesso estar viciada!!! Estou lendo as páginas do sentido mais antigo, para conseguir seguir toda a sua evolução.
    Estou amando e já coloquei muita coisa em prática. Estou me sentindo super feliz!!!
    Amei o post “Como definir prioridades e executar tarefas” e realmente pensar a longo prazo e trazer para o presente faz T-O-D-A a diferença! Vou começar já meu planejamento de vida.
    Obrigada por se dedicar ao blog e fazer dele um instrumento para ajudar pessoas e torná-las feliz!!!
    Sucesso sempre!!!
    Beijos,
    Lucimeire Zago de Brito
    17/12/2012

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  10. Daiane

    Ola Thais achei o seu blog por acaso quando estava procurando dicas de organização, foi oque mais gostei logo de cara e lendo os post anteriores vi esse método GTD e me interessei e li um pouco sobre ele e quero comprar o livro que vc sugere mais eu me interessei sobre o caderno que vc faz com as tarefas e organizações eu gostaria de saber um pouco mais sobre isso e que vc me desse uma orientação de como fazer isso. Desde já obrigado. Bjs.

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  11. Eliana

    Olá Thais, tenho uma dúvida – na parte de objetivos (goal) ele tem a opção “contribute to”. Em frente há uma aba para selecionar alguma coisa, que no meu caso, está em branco.
    Do que se trata? Aonde devo inserir informações para relacionar a este campo?
    Obrigada.
    Eliana

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  12. Vanessa

    Oi Thais, tudo bem? Adorei o site, vou visitar sempre!
    Tõ super perdida com as contas, horários para estudar e procurar novo emprego pois fui demitida e estou recebendo os direitos aos poucos. Mas, minhas contas estão atrasadas, sou professora, quero estudar para o Mestrado, só que não tenho cabeça pra nada! bjos e obrigada!

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  13. Oi Thais, descobri seu blog há pouco tempo, mas tem sido muito útil para várias mudanças de vida que venho planejando, porém com dificuldades para executar! Gostaria de propor um tema para um post (se ele já tiver sido abordado, me desculpe, são muitos posts não consegui ler todos). Acredito que muita gente nos seus vinte anos tenta se organizar para sair da casa dos pais, mas encontra enormes dificuldades e burocracias. É o meu caso, tenho 22 anos e estou terminando a graduação, minha ideia é ir me organizando para conseguir essa autonomia daqui há um ano, um ano e meio, mas são tantas coisas para se pensar que nem sei por onde começar! Eu sei que você escreve sobre temas pessoais e não é está nessa fase da vida, mas acredito que você já deve ter passado por isso também. É isso!
    Um beijo

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    1. Thais Godinho

      Tem um post sim só com dicas para quem quer morar sozinho, Taís! Ele já é mais antiguinho, mas está bem completo.

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  14. Larissa

    Olá Thaís, hoje descobri seu blog e achei muito interessante, pois desde que tive meus um de 4 anos e outro de 2 anos, não consegui mais organizar minha vida, acabei perdendo meu foco pessoal.
    Espero conseguir com essa ajuda me reorganizar, pois estou começando a ficar triste.

    Abraços,

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  15. Suelen

    Olá!

    Gostei muito das dicas de planejamento de vida,to precisando de me organizar….
    Vou começar e deixo notícia aqui.

    Beijos!!!!

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  16. Muito bem explicado! Parabéns. Lí o GTD e passei um pouco batido nessa parte, que é bem importante. Lembro que tinha ficado muito claro para mim.

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  17. admirador

    Velho, muito show seu blog !!
    gostei de ver e boa sorte ai , ta TOP !!

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  18. Teresa Ferreira

    Thaís, Bom dia e Uma Rosa de Luz para TI

    Quero deixar aqui um abraço bem apertado do tamanho do atlântico e agradecer pelo seu BLOG.

    Sou praticante e estou militando por uma melhoria contínua e seu blog me dá muita força de vontade para me reinventar a cada momento do meu dia.

    Bjs e até sempre

    Teresa

    P.S. na minha saudação Uma Rosa de Luz para TI, com todo o respeito me dirijo assim, porque saudamos e tratamos com familiaridade.

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    1. Thais Godinho

      Agradeço muito!

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