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Você encontra toda a referência sobre o aprendizado do método GTD nesta página.

No post de hoje, vamos falar sobre o quinto passo do GTD, que é o engajar. Quando falamos sobre passos, estamos falando sobre hábitos. Leia este texto para uma compreensão melhor deste entendimento.

Eu adoro falar sobre o quinto passo porque é sobre o que realmente importa, não é mesmo? Executar com significado. Porque convenhamos: riscar coisas da lista qualquer um pode fazer. Agora: será que o que você está riscando da sua lista é realmente a coisa certa, a mais importante, a sua prioridade? Você está aproveitando seu tempo da melhor maneira? Você está apropriadamente engajado com a sua vida? Foi por isso que o David Allen alterou o nome do quinto passo de executar para engajar. Tem mais a ver.

Se você parar para analisar seu nível de produtividade nas últimas semanas, se sentirá satisfeita(o)? Se sim, por quê? Certamente algo certo vem fazendo. Se não, há pontos de melhoria. Então vamos analisar um pouquinho como promover tais melhorias. Você pode estar ocupado(a) o tempo todo, riscando loucamente itens da sua lista, e ainda assim não se sentir produtiva(o). E acho que você já percebeu isso. Isso acontece porque estar ocupado é diferente de ser produtivo.

E essa experiência vem de você confiar na decisão que você tomou a respeito daquilo que acredita ser a melhor coisa a ser feita naquele determinado momento. Mas de onde vem essa confiança? Intuição? Talvez? Mas o que dá base a essa intuição? Aha, essa é a grande pergunta. O David Allen desenvolveu uma série de respostas para ela.

Critério limitador

A primeira resposta é o que o David chamada de critério limitador. Você vê tudo o que você tem para fazer e começa a limitar suas escolhas com base em:

  • Que contexto você está? Que ações você consegue executar nesse momento, com as ferramentas que tem disponíveis ou no local onde se encontra?
  • Quanto tempo você tem?
  • Qual seu nível de energia? Você tem todos os recursos que precisa?

A ideia é filtrar as suas ações com base nos critérios acima.

Por exemplo: Você está em frente ao seu computador (contexto). Tem 15 minutos antes da próxima reunião (tempo). E está se sentindo calma(o) e relaxada(o) (energia). Portanto, consegue responder um e-mail complicado que demanda uma resposta com concentração ou outra tarefa que se encaixe nessas condições. O critério limitador é simples assim. Te permite fazer escolhas.

Então, se você tem um sistema legal onde todas as suas próximas ações estão claras o suficiente e organizadas de modo que façam sentido para você, basta acessá-las e fazer essas escolhas. A execução se torna fácil, porém engajada e tranquila. Você consegue tirar vantagem das pequenas janelas de tempo do seu dia a dia e, mesmo quando não estiver no seu melhor nível de criatividade, ainda assim você poderá fazer progresso em algumas coisas.

Horizontes de foco

Se você levar em conta o contexto em que está, o tempo que tem e o seu nível de energia, e ainda assim tiver dúvidas sobre o que deve fazer, como você consegue escolher?

Se você estiver buscando confiar na decisão sobre o que é a coisa certa a ser feita a seguir, você precisa considerar todos os níveis dos seus compromissos. E as suas listas de ações são o nível mais mundano – podem não deixar claras essas prioridades. Portanto, quando a gente fala sobre prioridades no GTD, a gente está falando sobre esses níveis mais elevados.

Os níveis mais elevados não são complexos. Nossa vida é complexa. Eles apenas refletem essa complexidade.

Existem seis horizontes que afetam as suas escolhas todos os dias:

  • Térreo: Calendário / Ações
  • Horizonte 1: Projetos
  • Horizonte 2: Áreas de foco e responsabilidade
  • Horizonte 3: Metas e objetivos
  • Horizonte 4: Visão
  • Horizonte 5: Propósito e princípios

Na prática, é assim: entre duas ações, se uma ação é avulsa mas a outra fará um projeto caminhar, provavelmente você preferirá executar a ação relacionada ao projeto, por considerá-la mais importante. Se tiver que escolher entre dois projetos, escolherá aquele que impactará mais uma área de foco, e por aí vai. Não é tão simples a ponto de se resumir em um único parágrafo assim (daria para escrever um livro inteiro sobre isso), mas ao mesmo tempo é.

A coisa mais importante sobre os horizontes de foco é simplesmente lembrar que eles existem. Aos poucos, você vai obtendo coerência em toda a sua vida ao revisar todos eles ao trabalhar em suas atividades. Isso é uma das coisas que o GTD proporciona.

Prioridades

Mas vamos explorar um pouco mais o assunto “prioridades”. O David Allen costuma dizer que nós não definimos prioridades – nós as temos. E a coisa acontece tão rápida na sua cabeça que você nem percebe. Por exemplo: você está trabalhando em um documento importante, seu telefone toca e é da escola do seu filho, que caiu na aula de educação física e quebrou o braço. Em questão de segundos, suas prioridades mudaram mas ainda assim estão super claras.

Uma maneira simples de pensar em prioridades é responder a seguinte pergunta: Por quê? Por que eu estou fazendo esta atividade agora? Por que eu preciso participar dessa reunião? Por que eu estou trabalhando nesse projeto? Por que eu estou planejando essa viagem? Perguntar por que você está fazendo as coisas, sempre e sempre, vai fazer com que você chegue, sem perceber, no Horizonte 5 das coisas. E essa é a sua prioridade. É o propósito.

As três naturezas do trabalho

O terceiro fator a se considerar são as três naturezas do trabalho. Tudo o que você faz em termos de trabalho se encaixa em três categorias de atividades: planejadas, não planejadas e o trabalho de definir efetivamente o que precisa ser feito.

As atividades planejadas são aquelas que você já sabe que precisa fazer. São as atividades que já estão no seu calendário e/ou nas suas listas de próximas ações.

As atividades não planejadas são as coisas que não estão nas suas listas e aparecem no dia a dia – as urgências, os imprevistos, as reuniões de última hora (acho que você conhece bem!).

E definir o que precisa ser feito é lidar com tudo o que chega de novo em termos de ideias que você capturou e e-mails na sua caixa de entrada (reveja o passo 1 – capturar, se tiver dúvidas). É o tempo que você passa esclarecendo suas caixas de entrada (definindo ações e projetos), planejando suas atividades etc.

Esses três tipos de atividades acontecem diariamente no seu trabalho, quer você queira ou não. A ideia é que você conheça a natureza do seu trabalho e respeite a proporção adequada para não entrar no caos. Por exemplo: não dá para planejar um dia inteiro de atividades sem deixar tempo livre para as atividades não planejadas, porque elas aparecerão de toda forma e “atrapalharão” todo o seu planejamento. Assim como você terá que ter um tempinho para processar suas ideias e e-mails diariamente para que não se acumulem e te mantenham atualizada(o) sobre o que está acontecendo no seu mundo.

E é claro que a natureza do trabalho de um gestor é diferente da natureza do trabalho de um estagiário, que é diferente da de uma coordenadora de projetos, que é diferente da de um professor e por aí vai. Conheça a sua. Analise o seu dia a dia, não tem segredo. Na prática, significa: passei a manhã toda em reunião, então agora vou aproveitar meu tempo livre para processar uns e-mails, senão de tarde podem aparecer algumas atividades não planejadas e posso não conseguir ver minhas mensagens. É um equilíbrio.

Concluindo

Quando se trata de escolher “o que fazer”, queremos ficar tranquilos sabendo que escolhemos fazer a coisa certa, a mais importante, o que é prioridade. E isso depende de:

  • Estar no contexto apropriado, com tempo disponível e a energia correta para fazer aquilo;
  • Como aquela atividade se relaciona com os meus diferentes horizontes de foco;
  • O quão completo está o meu inventário de projetos e próximas ações, porque é isso que vai garantir a eficácia das escolhas acima.

É importante ter consciência dos três tipos de natureza do seu trabalho para saber se você tem equilibrado seu dia a dia adequadamente. A maioria das pessoas é muito boa em atender o que chega no dia, atender demandas e se manter ocupada – mas será que esse é o melhor uso do seu tempo? Será que embaralhar pastinhas e batucar o teclado é o trabalho mais importante que você deveria estar fazendo hoje?

Estar apropriadamente engajado(a) com o que você está fazendo está diretamente relacionado a confiar nas suas escolhas, e o que o GTD promove é um método para fazer escolhas com com mais segurança, a fim de se sentir mais produtivo(a) e, com isso, liberar sua criatividade.

Thais Godinho
13/05/2016
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Senta que lá vem história!

Vou passar um café fresquinho pra gente, que o bolo já está pronto! Hummm…dá pra sentir o cheirinho? Vem, gente!
Ela é a protagonista das casas, não há quem não goste, até quem não aprecia cozinhar não resiste. De quem estou falando? De Dona Cozinha, claro, a rainha do lar!

E qual é a história? Bem, tudo começou quando há aproximadamente 250 mil anos atrás, o homem aprendeu a usar o fogo e descobriu seu poder alquímico, transformador e aquecedor. A primeira cozinha era basicamente uma fogueira cercada por pedras. E quando o homem aprendeu a lidar com esse fogo externo, acendeu simultaneamente o seu fogo interno, psicológico, dos saberes, da criatividade.

Está no nosso DNA, na nossa memória ancestral – cozinha nos remete ao compartilhar, à reunião, à conversa em volta do fogo, um lugar que nos acolhe e conforta.

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Para o Feng Shui, a cozinha é um ambiente sagrado, abençoado, onde abrigamos e preparamos os nossos alimentos, que nos trarão saúde, disposição e, portanto, prosperidade. A cozinha é uma grande geradora de energia!

Como já foi dito, o elemento FOGO é o dominante na cozinha. Ele é representado pelo fogão, forno, microondas, torradeira, enfim, tudo que aquece e transforma os alimentos. Temos também um elemento coadjuvante, que é a água e que se contrapõe ao fogo. Ela é representada pela pia, geladeira, filtro de água, lava-louças – a turma da limpeza e higienização. E aí entra a nossa dica: procure agrupar o pessoal do fogo numa banda e da água noutra, se for possível. Fogão de frente para a geladeira, por exemplo, é uma briga energética constante que vai afetar o seu bolso! No ciclo destrutivo, a água apaga o fogo e isso afasta a prosperidade. E quando não há o que fazer? Vou dar dicas mágicas de harmonização.

Aliás, o FOGÃO no Feng Shui é o cofre da casa! Precisa estar sempre limpo, funcionando perfeitamente e é preciso usar todas as bocas e o forno (se houver) para ativar a energia yang do fogo e fazer crescer o nosso financeiro. Há quem coloque um espelho atrás do fogão duplicando a imagem da chama das bocas, porque duplicar o fogo é dobrar a nossa sorte.

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E o que mais precisa ter uma cozinha para ter uma boa energia?

– Precisa estar sempre limpa e organizada.

– Cozinha que gera energia é cozinha ativa. Panelas, frigideiras e utensílios pendurados, potes à vista, transmitem a ideia de uma cozinha operante, que chama as pessoas para usá-la.

– Uma boa iluminação é imprescindível. Se for natural, melhor, mas o importante é deixar o espaço bem claro.

– A geladeira não deve ficar muito vazia, pois estará ”chamando” a escassez. O mesmo acontece com os armários – precisamos abastecê-los, mas com o cuidado de não estocar alimentos demais, pois tudo que fica parado, sem uso, acaba gerando energia estagnada. E desperdício é outra coisa contrária à prosperidade. Manter ambos limpos e em ordem.

– Coisas que trazem um fluxo energético positivo: frutas frescas, flores naturais, plantas, com destaque para as ervas aromáticas. Quadros com imagens ou fotos de coisas gostosas, que lembrem o lado bom da vida.

– Vidros transparentes com grãos, sementes, nozes e castanhas, assim como os temperos – visíveis, saltando aos nossos olhos, o que cria um efeito “abundância em 3D”. Isso nos passa uma mensagem de que temos bastante, de que somos prósperos e agradecidos.

– Livros de culinária num cantinho especial, preservados e ao mesmo tempo acessíveis para consultas.

– E os carrinhos auxiliares para a cozinha? Dão uma super ajuda na organização e são móveis (com rodinhas), agregando versatilidade ao ambiente.

– Ímãs que ganhamos de presente ou que foram adquiridos em viagens e eventos memoráveis. Aqui só alegria! Colocar na porta da geladeira “contas a pagar” também é algo que tem um efeito subliminar nada positivo…

– Quem cozinha precisa também estar em harmonia. Os alimentos absorvem energia e a comida pode não ficar boa ou até fazer mal a quem a consome. Antes de manipular a comida, se uma emoção tóxica estiver dominando você, vá dar uma caminhada, ouça uma música, dance, brinque com seu bicho de estimação, enfim, dê um tempo…

– E também não é bom cozinhar de costas para a porta da cozinha, sem ver quem está se aproximando. Essa posição não tem poder e sim vulnerabilidade. Faça a cura usando um espelho decorativo atrás do fogão. Aí o cozinheiro fica todo poderoso!

– Cuide para não ter aparelhos quebrados, relógio parado, louça lascada, trincada, faltando pedaço e use sempre o melhor – ninguém é mais importante do que você e companhia para merecer sempre um bonito prato, uma louça chique, um copo de cristal. Lembre-se: a vida te trata como você se trata! 😉

– Cuidado com cozinha visível logo na entrada da casa (a gente falou sobre isso no post anterior) e com banheiros próximos – ele é o grande vilão que adora roubar energia de dona cozinha! E transformar um lavabo/WC em despensa, adega, por favor…nem pensar!

Agora conta uma história pra mim…o que tem de diferente na sua cozinha?

Ah… mas antes veja esse vídeo que eu preparei especialmente para você, falando do que é bom ter na cozinha e o que não é, de jeito nenhum!

Wanice Bon'ávígo
12/05/2016
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A caixa de entrada

Antes eu confesso que não usava tanto, porque gosto de capturar notas no papel (o que ainda faço). Porém, hoje abortei completamente a coisa de ficar preocupada em levar um bloquinho de papel toda vez que saio de casa porque certamente levarei meu celular e, se precisar capturar algo, uso a caixa de entrada do Todoist. Tenho usado muito mais atualmente.

A visualização para os próximos sete dias

Me ajuda demais ver a quantidade de ações para os próximos dias ali na lateral esquerda e a visualização de todas as ações depois que faço a minha revisão semanal do GTD. Dá para ter uma boa ideia do cenário, bater com o meu calendário e ver se será uma semana factível. Afinal, se na terça eu passarei o dia todo em um evento, será que conseguirei executar as 12 ações que estão ali? Isso me ajuda a redistribuir.

Visualizar ações por dia

Eu posso ir no campo de busca e digitar “maio 25”, que o Todoist vai me mostrar todas as ações destinadas para esse dia. É fantástico. Acho bastante útil pelos mesmos motivos do item anterior.

A possibilidade de criar tópicos

Se você inserir um asterisco * antes da ação ao criar uma nova tarefa, você tira o bullet (a bolinha) de tarefa, e ele vira um tópico. Isso é excelente para criar seções e listas não-tickáveis, recurso que utilizo muito.

Cores nos projetos

Pode parecer perfumaria para muitas pessoas, mas eu sou extremamente visual e, para mim, faz muita diferença ter cores diferentes nas pastas de projetos, especialmente quando vou verificar o gráfico de execução (canto superior direito), que me mostra a cor das coisas concluídas.

A cor da ferramenta

Também é possível alternar a cor do Todoist como um todo (alguns detalhes, como a barra superior) para azul, roxo, dourado etc. No geral, eu costumo deixar as cores mais neutras, porque sou mais minimalista, mas às vezes tenho vontade de mudar para azul, roxo, amarelo. Depende muito e sinto que influencia no meu astral. Gosto de mudar de vez em quando e é legal ter essa opção.

Um milhão de projetos arquivados

O Todoist tem um certo limite para projetos em andamento, mas você pode arquivar quantos projetos quiser. Poder arquivar os projetos já concluídos ou que não estão em andamento dá uma tranquilidade tremenda. Sei que não vou perder nada e, se precisar novamente, basta resgatar.

Log de tarefas concluídas

A possibilidade de ver todas as tarefas que concluí, por projeto, por tag, por data, é um recurso maravilhoso. Dá para ter uma ideia de como eu estava engajada naquele dia, se eu estava produtiva, se eu estava meio para baixo, se eu estava me sentindo criativa, pelo tipo de coisas que eu executei. Também é um recurso que uso de vez em quando para fazer esse tipo de análise da minha vida.

Thais Godinho
11/05/2016
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