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capa-gtd-todoist

Continuamos hoje com nossa série de implementação do GTD no Todoist. Ela servirá como exemplo de aprendizado da parte Organização da série Aprenda GTD. Ou seja, você que vem acompanhando a série, aprenderá agora a organizar todo o seu sistema com o exemplo do Todoist. Hoje vamos falar sobre projetos.

Acompanhe todos os posts desta série através da tag Guia GTD e Todoist.
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Por gentileza, leia antes o post Como usar o GTD no Todoist – uma introdução, que traz conceitos básicos sobre a ferramenta. Para conhecer o GTD, recomendo que leia todos os posts da série Aprenda GTD até aqui, pois é onde abordo didaticamente todos os conceitos do método. Nossa série abordará a implementação direta, sem esclarecer conceitos básicos que já foram vistos nesses posts anteriores.

Lista de projetos X Algum dia / talvez

Já gostaria de começar este post desmistificando a lista Algum dia / talvez que, para quem já conhece um pouco sobre GTD, pode parecer ser uma lista apenas para os sonhos mais loucos e quase impossíveis que você possa vir a ter.

Nos últimos materiais publicados, especialmente cursos, o David pega um pouco mais leve com essa lista. Ele diz que, na verdade, tudo aquilo que você não está fazendo no momento “é algum dia / talvez”.

Isso nos leva a entender que há dois tipos de projetos apenas: ou eles estão em andamento ou não estão. E a ideia com isso então é poder usar a lista de Algum dia / talvez para deixar os projetos que não estejam em andamento e revisar semanalmente, promovendo uma “dança dos projetos” com mais leveza.

Como organizar seus projetos no Todoist

Como o foco desta série é na organização do seus sistema no Todoist, não vou me aprofundar tanto nos conceitos como venho fazendo na série Aprenda GTD. A explicação acima foi apenas para contextualizar a aplicação que vem a seguir.

Existem diversas maneiras de organizar os projetos no Todoist, todas de acordo com as recomendações da DAC (David Allen Company).

A primeira delas é criando um “projeto” (lista) chamado “Projetos” e, dentro, inserindo cada projeto como se fosse uma tarefa. Assim:

projetos-todoist

Todo o plano do projeto pode ser criado nos comentários do projeto, assim:

projeto-plano-comentario

As próximas ações podem ser listadas aqui se você quiser ter esse controle, mas não precisa. Elas entram nas listas de próximas ações por contextos, como vimos anteriormente.

A segunda maneira é criando um “projeto” (lista) por projeto e deixando todos embaixo de um chamado “Projetos”. Assim:

projetos-indentados

E, dentro do projeto, você pode inserir as próximas ações e demais informações que quiser. Perceba o truque lindo do Todoist aqui, que é o de tirar a bolinha de check da tarefa, tornando o texto um parágrafo.

Captura de tela 2016-01-27 14.32.20

=Captura de tela 2016-01-27 14.32.27

Você pode deixar as próximas ações dentro do projeto e trabalhar nelas como se o projeto fosse o seu contexto. Isso funciona bem para quem tem ações em um único contexto (computador, por exemplo). Do contrário, pode te confundir. É um terreno perigoso, digamos. Ou você pode colocar as próximas ações nas listas por contextos, assim como no exemplo anterior.

acao-no-projeto

ou

acaoavulsanocontexto

Percebam a mudança na descrição da próxima ação para ela ficar mais clara.

A outra maneira diz respeito ao uso do Todoist Premium, onde você pode usar etiquetas. Se você tiver a versão Premium do Todoist, pode manter as próximas ações dentro do projeto e usar etiquetas para os contextos. Vou explicar com mais detalhes essa opção no último post da série, mas quis pincelar aqui como fazer para projetos.

acao-dentro-projeto-contexto

Como organizar a lista de Algum dia / talvez

Essa lista pode e deve ser mais simples que a sua lista de projetos, mas você pode querer inserir tantos detalhes quanto. Não é porque algum projeto está em Algum dia / talvez que você deva deixar de lado. Ele só está em Algum dia / talvez porque, no momento, você não pode ou não quer ter nenhuma próxima ação vinculada a ele para se engajar.

Você pode ter uma única lista de Algum dia / talvez e, dentro dela, listar tudo:

listaunica-algumdia

Assim como pode ter listas de Algum dia / talvez separadas por categorias, como o David cita no livro (A arte de fazer acontecer):

categorias-algumdia

Dica: crie categorias apenas se sua lista principal estiver ficando muito grande. E não precisa copiar as categorias que ele sugere no livro – crie as suas. Por exemplo, eu tenho uma chamada “Posts para o blog”.

Como essas listas conversam entre si?

Quando falarmos sobre a revisão semanal, ficará mais claro. O que você deve saber é a diferenciação entre uma lista e outra (projetos em andamento X projetos que não estão em andamento).

Na revisão semanal, você revisará ambas as listas – ambas com focos diferentes. E, se identificar algum projeto em Algum dia / talvez que você queira ou possa se engajar agora, ele pode entrar para a sua lista de projetos em andamento. Veremos na revisão semanal como podemos fazer isso.

Arquivos de suporte aos projetos

Existem arquivos, informações e notas de suporte ao projeto (ou não – há projetos super simples, que não têm nada de suporte).

Onde você vai inserir esses arquivos, depende de como você organiza seu arquivo de referência.

Você pode subir arquivos dentro do seu projeto no Todoist? Pode. Existe esse recurso. Fica totalmente a seu critério. A vantagem de subir no Todoist é que, se você quiser compartilhar seu projeto, está tudo ali.

arquivo-projeto

Veja acima que, ao adicionar um comentário, você pode inserir um arquivo (computador, Dropbox, G Drive), um arquivo de áudio (especialmente útil para mais orientações) e emoticons. <3

Ou você pode simplesmente inserir o link ou a informação de onde está o arquivo dentro do seu plano do projeto. Tanto faz. Use o que funcionar melhor para você.

docs-indicacao-projeto

Conclusão

O Todoist promove uma visualização simples e eficaz para projetos no GTD. Atualmente, deixei de organizar meus projetos no Evernote para passar todos para o Todoist. Tem funcionado muito bem.

Lembre-se que ter uma lista de projetos completa é uma das coisas que deixam sua mente tranquila. Também te dão material para fazer a revisão semanal. Uma coisa conversa com a outra no GTD.

Mais uma vez: este post não é sobre conceitualização de projetos. Na série Aprenda GTD estamos falando sobre os conceitos e ainda falaremos bastante sobre projetos lá. Aqui estamos aprendendo apenas a organizá-los no Todoist.

Caso tenha qualquer dúvida sobre esse processo, por favor, deixe um comentário. Obrigada!

Thais Godinho
28/01/2016
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Aprenda GTD: Introdução
Resumo do mês de fevereiro 2015 aqui no blog
Aprenda GTD – Parte 4: Entenda os níveis do GTD e o que você fará em cada um deles

Este post foi baseado em uma dúvida enviada por leitora por e-mail. Quando eu percebo que a resposta possa ajudar outros leitores também, eu posto a resposta no blog, além de enviar por e-mail. Muitos leitores também gostam de ajudar a pessoa que enviou a dúvida. Todos ganham. 🙂

Estou recorrendo ao seu site diariamente.
Sendo bem simplista minha vida em todos os campos esta de cabeça para baixo.
Trabalho 12 horas por dia, e sei que não estou gerenciando bem meu tempo.
Moro com meu marido há quase dois anos, mas acabamos que fazer 4 meses de casado.
E fui surpreendia por ele que é absolutamente organizado que está pensando seriamente em divorcio devido a minha dificuldade de organização e que não sabe como seria se ainda houvesse um filho. Durante o tempo da organização do casamento estava tão voltada para isso q meio que acordamos que ele ficaria um tempo responsável pela casa… casamos e eu continuei deixando com ele ( sem me dar conta)
Minha casa é bem “maquiada” (não há nada fora do lugar), mas semana passada fui seguir sua orientação de limpar cada cômodo…. estou há 4 dias na cozinha tamanha bagunça e sujeira (escondida).
Isso atrasou meu cronograma, até agora só fiz limpeza completa no banheiro e estou nessa odisseia na cozinha. E ainda me resta, sala, 2 quartos e uma pequena varanda.
Sem falar que enquanto isso não posso parar com os demais cômodos que é a rotina semanal.
O local de maior caos real, não maquiado é meu armário e onde coloco meus sapatos. Quando abro tudo vem em cima de mim.
Não tenho empregada e não temos agora condições de fazer isso.
Ele é muito parceiro, lava roupa e eu passo… temos divisões, mas tem dia que estou tão cansada que não dou conta de tudo… e ele sempre dá.
Sem falar que tive empregada a vida toda, e nunca tive a rotina de ter que cuidar de tudo… moro sozinha desde 19 anos, mas sempre tive diarista semanal…. e nunca percebi até então o caos que gero na minha vida e como isso se transmite ao meu dia a dia.
Estou buscando o livro que indicou “A arte de fazer acontecer” David Allen. Pois, me dei conta de que preciso e quero me modificar, ainda que me divorcie (que esta longe de ser minha vontade), contudo, minha vontade de mudar é para mim, não por ele.
Não sei por onde começo… já comecei…. banheiro e cozinha…. mas o fato que não sei como transformar a minha vida… criar uma rotina… to bem perdida… tenho lido muito, mas a pratica é algo que está sendo complicado para mim.
É isso… direção por favor!

Oi Amanda, tudo bem?

Em primeiro lugar, obrigada por me escrever e pela confiança em compartilhar um pouco sobre a sua vida pessoal.

Sei que não é fácil tudo isso que você falou.

Se você me permite um conselho, e acho que sim, por isso me escreveu. Você disse que está procurando o livro do David Allen. Apesar de eu sempre recomendar esse livro, penso que você deva começar com outras coisas mais práticas e efetivas.

Eu sugiro que você comece destralhando a casa, doando, vendendo, se desfazendo daquilo que não precisa ter. Isso deve se tornar um hábito. Todos os dias temos alguma embalagem que ficou vazia, um alimento que estragou na despensa e por aí vai. Quando o “destralhar” virar um hábito, você poderá começar a pensar em todas as outras coisas. Não dá para organizar tralha.

Não sei como é a sua rotina, mas o destralhe vale para ela também. Por que você trabalha 12h? E por aí vai.

Organizar é encontrar soluções. Isso significa entender como funciona a rotina da sua casa. Não tem problema nenhum seu marido cuidar da limpeza, se ele gosta de fazer isso e há um acordo entre vocês dois. A situação ruim é quando um é obrigado a fazer enquanto o outro não faz. Não sei se é o caso de vocês!

Se seu marido pode cuidar da limpeza da casa, você pode se dedicar a outras atividades relacionadas, como fazer uma limpeza mais detalhada (como você comentou sobre a cozinha), cuidar das roupas, da alimentação… sempre há muito a se fazer em uma casa! Nesse momento, identificando o que precisa ser feito, você pode começar a organizar a sua rotina.

Aí sim eu recomendo que você entre com o GTD (e a leitura do livro do David Allen), porque vai te ajudar especialmente a fazer um planejamento semanal legal, levando em conta a realidade de vocês.

No mais, o que me chamou atenção no seu e-mail é como você se cobra. Não se cobre tanto! Pelo que você disse, sua casa parece maquiada para você, então você precisa saber qual seria a situação suficiente para se sentir confortável com ela e buscar soluções para essa situação.

Acompanhando as dicas diárias aqui no blog, aplicando o que serve na sua vida, bem aos poucos, você vai se organizando.

Boa sorte. <3

Thais Godinho
27/01/2016
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Por onde começar quando está tudo um caos?
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Estevão é um homem que trabalha muito e nunca tem tempo. Na véspera de Natal, ele estava aproveitando que todos estavam de folga para zerar sua caixa de entrada de e-mails. Ele ama o seu trabalho. É casado, tem quatro filhos. Mas nunca tem muito tempo para eles. “Um dia vou ter mais tempo – preciso me dedicar agora”, ele sempre dizia. Estavam todos conformados com aquele estilo de vida dedicado.

No ano passado, Estevão perdeu seu sócio, Marcos, que teve um infarto e morreu. Naquele dia, Estevão sonhou com seu ex-sócio e amigo. Ele disse que não estava conseguindo descansar nem depois de morto, mas que Estevão ainda tinha chance de fazer diferente, e que três espíritos o visitariam naquele sonho.

O primeiro espírito chega, pegando Estevão de surpresa. Ele tem uma luz forte emanando do seu corpo e representa os anos anteriores de sua vida. Mostra como ele brincava sentado no chão da sala de casa, com seus carrinhos, ou correndo atrás do cachorro, dando risada. Seus pais estavam ao redor, prestando atenção em suas proezas. Quanto tempo livre!, ele pensa. Perturbado por essa visão, coloca um saco de papel na cabeça do espírito para tampar sua luz e pede que ele vá embora.

O segundo espírito chega risonho e com uma tocha na mão. Ele mostra para Estevão que seu funcionário, o sr. Carlos, que faz a limpeza da companhia e ganha 10 vezes menos que Estevão, está comemorando o Natal com a sua família. É uma ceia simples, porém muito feliz, e estão todos juntos. A tocha na mão do espírito tem a utilidade de dar um sabor especial à ceia daqueles que fossem “contemplados” com a sua luz. Depois disso, vai embora.

O terceiro espírito veste um manto negro e chega sem falar nada. Em sua mão, está um relógio. Sem dizer uma única palavra, o espírito mostra para Estevão um futuro solitário, sem família e amigos. Estão todos se divertindo em outro lugar. Aprenderam a ser felizes sem ele, com o passar dos anos.

Após a visita do terceiro espírito, Estevão acorda chocado, ainda encostado na cadeira do seu home-office, onde adormeceu enquanto organizava seus e-mails. Desde o momento que pegou no sono, mesmo sendo véspera de Natal, notou que havia mais 4 e-mails novos. Sem querer saber do que se tratavam, fechou a tela do notebook e foi para a sala encontrar sua família.

Sua esposa se mostrou surpresa, pois achou que ele não gostaria de sair e comemorar com eles. Os filhos fizeram piadinhas sobre “o notebook do papai ter ficado sem bateria”.

Estevão sentou-se no sofá e, com os olhos marejados, disse que não perderia mais nenhum momento da vida da família em que tivesse a oportunidade de realmente estar presente. Os filhos nunca o viram falar desse jeito. Sua esposa colocou a mão em seu ombro e apertou, em um gesto encorajador.

Estevão poderia ser qualquer um de nós. Poderia ser a mãe. Poderia ser o filho.

Ele poderia tranquilamente trocar o seu notebook por um celular.

Estevão não precisa passar o Natal respondendo e-mails, porque ele já faz isso todos os dias, quando usa o celular enquanto está na mesa almoçando com a sua esposa ou respondendo o What’s App enquanto assiste um filme com os seus filhos.

Ele também não precisa ter esse sonho para perceber determinadas coisas um tanto quanto óbvias.

Nem você.

celular-loucura

Este post foi baseado no famoso conto A Christmas Carol, de Charles Dickens.

Thais Godinho
24/01/2016
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