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Veja por que as pessoas perdem prazos e como resolver esse problema

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Você não estima prazos – você os têm. Mesmo assim, todos os dias as pessoas perdem prazos ou deixam de cumprí-los. Veja quais são os principais motivos e como contornar essa situação.

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Motivo 1: Subestimar o tempo necessário para executar alguma tarefa

O problema: Geralmente, pessoas que não sabem dizer “não” acabam se sobrecarregando porque não conseguem estimar com muita exatidão quanto tempo elas levarão para executar suas tarefas. Aceitam sem critério para mostrarem que podem entregar e, no meio do caminho, outras coisas aparecem e ela se perde, quando não se estressa.

A solução: Sempre que se programar para executar alguma atividade, estime o dobro do tempo. Pode parecer um exercício quase infantil, mas quando você faz algo, especialmente pela primeira vez, não tem noção real de quanto tempo leva. Vale sempre a pena estimar mais tempo que fazer as coisas correndo e com risco maior de errar.

A solução 2: Com o tempo, se organizando, você aprenderá a identificar melhor as suas prioridades. Quando isso estiver acontecendo, ficará mais fácil dizer “não”. Quando você diz “sim” para tudo, não há organização que faça milagres – especialmente porque esse filtro faz parte da organização.

Motivo 2: Não inserir os prazos no calendário

O problema: Projetos, atividades, eventos e diversas ações podem ter prazos. Se você não anota esses prazos em algum lugar, eles certamente se perderão na sua cabeça. Ou você pode até mesmo anotar, mas uma coisa em seu caderno, outra em seu post-it – sem uma ordem. Aí os prazos se perdem mesmo.

A solução: Centralize todos os seus prazos em um único calendário, que pode ser uma agenda de papel ou o calendário do seu Outlook, por exemplo. O importante é centralizar todos os prazos em um único lugar para que você possa revisá-los sempre. Uma vez por semana, revise os prazos para as próximas semanas e antecipe-se no que puder.

Motivo 3: Valorizar mais o cliente que a sua própria equipe

O problema: Não existem critérios e um plano de negócios, então a pessoa se sente ansiosa para aceitar toda e qualquer requisição vinda de um cliente. Com isso, ignora a capacidade de produção da própria equipe e, além de prejudicar a qualidade da entrega, pode acontecer de ela simplesmente não acontecer, perdendo o prazo. Não preciso dizer que a equipe trabalha infeliz e estressada, sentindo-se desvalorizada e sem conseguir fazer um trabalho de qualidade.

A solução: Clientes são importantes, mas sua galinha de ovos de ouro também. Se você tiver um plano de negócios e seu workflow organizado, conseguirá abrigar novas demandas dos clientes e distribuir efetivamente entre a sua equipe. Pode ser necessário contratar mais pessoas ou treinar as que já estão com você. Aprender a dizer “não” para o cliente também é libertador. Se você tiver compromisso com a entrega, 90% dos clientes vão entender. Questione se os 10% valem a pena. Não dá para aceitar tudo sem critério, prejudicando todo o seu fluxo. Veja se sua equipe não está sobrecarregada e pense um pouco mais antes de aceitar tudo sem critério e distribuição de atividades.

Motivo 4: Não ouvir as pessoas que trabalham com você

O problema: Você é um gestor ou trabalha em equipe e acredita que ninguém tem tanta competência quanto você para gerenciar as entregas. Com isso, acaba se distanciando de seus colegas, conversando e acompanhando pouco. As pessoas sentem isso e a falta de controle de prazos se mostra no dia a dia.

A solução: Converse com sua equipe, discutam prazos em conjunto, vejam como conseguem se organizar com sugestões de todos.

Motivo 5: Deixar as coisas para a última hora

O problema: Tudo é urgente e não há qualquer tipo de priorização de atividades. Com isso, aquilo que era importante antes acaba sendo realizado um dia antes ou, muitas vezes, alguns minutos antes do limite do prazo de entrega! Isso gera um estresse enorme e pode causar mais problemas ainda caso haja algum imprevisto e você não consiga executar a atividade de última hora.

A solução: Revise seus prazos semanalmente e antecipe-se no que puder. Deixe sempre uma margem de alguns dias para conclusão. Se seu prazo é na quinta, procure terminar na terça. E por aí vai. Não tem muito segredo nesse caso, a não ser antecipar sempre que puder.

E você, identifica algum problema com relação a prazos na sua vida, com pessoas da sua equipe ou até mesmo conhecidos? Por favor, comente abaixo para trocarmos ideias e buscarmos soluções.

Fazendo uma experiência: dividindo minha semana por tipos de atividade

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Gostaria de compartilhar com vocês algo que vou testar esta semana para melhorar minha produtividade e conseguir conciliar minhas diversas atividades.

Estou relendo o livro “Ready for anything”, do David Allen, e em determinado momento ele comenta que, um dia, fez um mapa de onde gostaria de estar em 10 anos. Nesse mapa, ele colocou:

  • O quanto gostaria de estar trabalhando
  • Que tipo de liberdade de recursos e financeira ele gostaria de ter
  • O quanto de sucesso
  • Outros aspectos de estilo de vida que gostaria de ter

Eu estava no avião enquanto li essa parte, então peguei um papel e fiz um esboço parecido. Esse simples exercício me deu uma claridade que não experimentava há bastante tempo, mesmo sendo usuária do GTD e professora da metodologia. Para os conhecedores de GTD, é um exercício de visão (Horizonte 4). Foi muito legal fazer.

Eu estou em uma fase de certas definições profissionais e precisando de mais claridade, então o exercício me deu foco.

Uma das iniciativas que resultou dele foi querer dividir minha semana de acordo com as minhas atividades, que hoje são:

  • Gerenciamento do produto GTD e capacitação dos instrutores na Call Daniel
  • Produção de conteúdo para os meus blogs, redes sociais e livros
  • Treinamentos de GTD
  • Meus workshops, treinamentos, cursos e palestras no geral
  • Pendências gerais, como gerenciamento do CNPJ e outras

Vou tentar, esta semana, dividir essas atividades – uma por dia.

Achei interessante e promissor porque não tinha estabelecido um critério para dividir minhas atividades e algumas delas (importantes para onde eu quero chegar) acabavam ficando de lado. Ao mesmo tempo, outras tomavam mais tempo do que o necessário.

Não é nada fixo, como “Conteúdo – toda terça”. Vou distribuir semanalmente, na revisão semanal do GTD, de acordo com meus compromissos. Por exemplo, se em um dia eu já tenho reuniões agendadas, vou me basear na área daquela reunião para distribuir as outras atividades ao longo do dia. Isso é legal até mesmo para questionar o tempo dedicado a reuniões.

Quis compartilhar com vocês o teste que farei esta semana e depois conto o resultado.

Alguém já tentou distribuir suas atividades assim? Como foi?

Embaixadora Todoist

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Fui convidada pela equipe Todoist Brasil a ser embaixadora da ferramenta e aceitei!

O Todoist é um aplicativo de tarefas, o melhor que existe em português, e já há alguns meses venho utilizando para gerenciar meu workflow no GTD. Falei sobre isso em um post sobre como estou organizando meu sistema GTD atualmente.

O Todoist estava buscando profissionais de produtividade influentes na área para chamar para seu programa de embaixadores e eu acabei me tornando a primeira brasileira a ser convidada! Fiquei muito feliz com a oportunidade.

O que eu mais gosto no Todoist:

  • Visualização clean e com bolinhas coloridas (acho fofo isso!)
  • Sincronização maravilhosa, quase em tempo real
  • O recurso de karma à medida que você vai executando as tarefas

Com essa parceria, a ideia é ajudar vocês a usarem de forma cada vez melhor a ferramenta, com dicas e técnicas para aplicação.

Imagem: Blog Todoist Brasil
Imagem: Blog Todoist Brasil

Quis compartilhar essa novidade com vocês e dizer que tem uma entrevista minha sobre produtividade no blog do Todoist Brasil – confiram!

Obrigada por tudo, pessoal! Obrigada, equipe Todoist Brasil! É uma grande honra ser embaixadora de vocês. 🙂

Ajude a levar os workshops do Vida Organizada para a sua cidade!

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Estou procurando parceiros para me ajudar a levar os workshops do Vida Organizada para outras cidades (inicialmente, as capitais). Procuro locais que tenham estrutura para receber um curso de 4 a 6 horas, com disponibilidade para coffee, estrutura de projetor, telão etc, com capacidade para até 35 pessoas e cadeiras com mesas.

Tenho interesse especial em espaços de coworking. Podemos inclusive fazer uma parceria para usuários locais também.

Se você conhecer um lugar legal para indicar ou for o proprietário, por favor, entre em contato! Tenho tido um pouco de dificuldades para encontrar esses lugares em outras cidades.

Workshop "Construa seu estilo e organize seu guarda-roupa" no Rio de Janeiro, com Ana Soares
Workshop “Construa seu estilo e organize seu guarda-roupa” no Rio de Janeiro, com Ana Soares
Workshop "Construa seu estilo e organize seu guarda-roupa" no Rio de Janeiro, com Ana Soares
Workshop “Construa seu estilo e organize seu guarda-roupa” no Rio de Janeiro, com Ana Soares

Nós também estamos buscando parceiros com relação a outras ideias, como sorteio de brindes nos workshops e até mesmo patrocínio. É uma maneira bem legal de levar sua marca a um público segmentado.

Workshops disponíveis:

  • Organize sua vida
  • Construa seu estilo e organize seu guarda-roupa, com Ana Soares, consultora de estilo e blogueira do Hoje Vou Assim OFF, um dos melhores blogs de moda do Brasil

São workshops sucesso de público total em SP e no RJ, que queremos levar a outras cidades para conhecer leitores de todos os estados e, assim, poder ajudá-los a se organizarem para terem mais qualidade de vida.

Se puder e quiser ajudar, por favor, entre em contato através do e-mail workshop@vidaorganizada.com. Obrigada!

Reavaliando todas as minhas roupas depois da análise de cores

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Como eu contei no post anterior, fiz a análise de cores com a Ana Soares (consultora de estilo e blogueira do Hoje Vou Assim OFF) e, depois disso, resolvi abandonar o conceito atual de armário-cápsula e reavaliar todas as minhas roupas de acordo com a cartela que funciona bem para mim, que é a Outono puro.

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Fiz a análise de cores na sexta, fizemos nosso workshop no sábado e, no domingo de manhã, eu peguei a mala onde tinha guardado todas as roupas que não selecionei para o meu armário-cápsula de inverno e levei para o quarto para analisar peça a peça. Eu já tinha algumas peças em mente que estavam guardadas mas, no geral, foi uma agradável surpresa abrir a mala e me deparar com roupas que eu não lembrava que eu tinha! Afinal, foram mais de dois meses usando somente as peças do armário-cápsula. Foi como comprar muitas roupas novas de uma só vez! Essa é uma vantagem legal do armário-cápsula, eu acho – essa “redescoberta” divertida.

Munida da minha cartela de cores (acima), eu separei todas as minhas roupas (as da mala + as do armário-cápsula) em três pilhas:

  1. Roupas com as cores da minha cartela favorável
  2. Roupas que não têm cores da minha cartela
  3. Roupas que não têm cores da minha cartela, mas quero usar, gosto e quero “dar um jeito”
Sim, eu também fiquei meio "OMG" colocando essa quantidade enorme de roupas na cama
Sim, eu também fiquei meio “OMG” colocando essa quantidade enorme de roupas na cama

Incrível a quantidade de roupas. Juro que fiquei chocada. Acima, vocês podem ver à direita a pilha com as peças que têm a ver com a minha cartela de cores. Ainda não recebi a cartela impressa com as cores e usei meu tablet para comparar, mas pretendo fazer uma nova análise com mais precisão quando tiver a cartela impressa.

Meu primeiro sentimento foi: puxa, eu tenho até que bastante roupas com as cores da cartela. Daria até para montar um armário-cápsula só com elas. 🙂 Então o que eu fiz foi guardá-las no guarda-roupa, já para ter uma noção do volume.

Analisando tais peças, também já percebi escolhas melhores que eu poderia fazer. Uma blusinha de tal cor com um tecido mais natural, um caimento melhor. Pensar sobre o nosso inventário de roupas é um exercício muito legal.

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Depois eu peguei a pilha de roupas que não tinha nada a ver com a cartela nem achava que valeria a pena investir e guardei de novo na mala. Daqui a três meses eu avalio de novo, com mais calma, e então separo para doar aquilo que realmente não tem mais nada a ver comigo.

Da pilha de roupas com cores que não são da cartela, mas eu queria manter, eu fiz o seguinte:

  • Peguei as partes de baixo (saias, vestidos, calças) e vesti, buscando fazer aquela combinação que a Ana ensina, da proporção de 5 partes de cima para 1 parte de baixo.
  • Se a parte de baixo não tivesse muitas partes de cima combinando, ela iria para a mala também. Esse exercício foi surpreendente porque a maioria acabou não combinando mesmo, então eu guardei. Ou seja, eu iria manter por simples apego ao negócio e nunca ia usar!
  • Eu tenho muitas camisetas de bandas (a maioria preta) e de serviços que eu divulgo, como o Hootsuite, o Todoist e o Evernote. Eu achei legal manter, mesmo sendo de cores que não componham a cartela.
  • Eu também tenho algumas partes de cima de outras cores não tão favoráveis que eu vou tentar usar fazendo aqueles truques de usar um acessório ou a maquiagem. Porém, quando arrumei no guarda-roupa, já fiquei um pouco desanimada de cara, pensando: “puxa, não combina mesmo com o restante”. Mas vou dar uma chance. No geral, o que eu vejo é que algumas peças que não são da cartela combinam apenas com outras que também não sejam, tipo uma camisa azul pastel com uma calça cinza chumbo.

Guardei essas roupas identificando, com um adesivo laranja, que elas não pertencem à minha cartela de cores. Com isso, pretendo no dia a dia tentar perceber o uso e combinação delas com as outras peças, para tentar substituir aos poucos (ex: trocar a jaqueta de couro preta por uma marrom) e observar se elas estão realmente sendo usadas. Trata-se apenas de um uso mais consciente das minhas peças. Estou adorando fazer!

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Agora se trata de uma construção do estilo mesmo, buscando entender essas cores e fazer novas combinações. Engraçado que, quando uso preto, já não me sinto da mesma maneira. Estou louca por um laranja, verde, amarelo. Fazer a análise de cores abriu muito o meu leque de opções e tem me ajudado a valorizar mais meu estilo ao me vestir.

Essa análise continua. Aguardem cenas dos próximos capítulos. 🙂

Eu fiz: análise de cores em consultoria de estilo

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Na semana passada, aproveitei a vinda da Ana para São Paulo para nosso workshop Construa seu estilo e organize seu guarda-roupa (vou falar mais sobre ele nos próximos dias!) e agendei para fazermos uma análise de cores – um serviço específico oferecido por ela, que é consultora de estilo. Foi tão legal e impactante na minha vida que quis escrever um post contando para vocês!

Vale começar explicando o que é essa análise de cores e para que serve.

A análise de cores é um método que identifica quais são as melhores cores e tonalidades para cada pessoa. Há cores que rejuvenescem, suavizam a textura da pele, valorizam os traços nos deixam com carinha mais descansada e até iluminam o rosto. Outras salientam manchas, rugas e olheiras, e até nos deixam mais apagadas, com carinha de cansadas. As cores não reagem da mesma maneira em cada pessoa e a análise da coloração pessoal identifica temperatura (quente ou fria), profundidade (delicada ou suave) e intensidade (mais viva ou mais opaca) de cores na gente, dando o direcionamento das coordenações!

O sentido é o de encontrar as melhores cores que vão acompanhar as cores que a gente já tem: nossa pele, cabelo e personalidade e guiar na construção do guarda-roupa. A cor tem que harmonizar e valorizar esse conjunto e não se destacar mais que o nosso rosto! Normalmente a própria cliente já tem um feeling das cores que mais funcionam, por exemplo: quem se sente bem de azulão, lilás e pink pode ter coloração fria e quem se curte de laranja, salmão e vermelho pode ter coloração quente.

Quem quiser usar alguma cor que não esteja na cartela pode driblar isso reforçando cores da cartela na maquiagem, usar algum acessório como colar, brinco ou um lenço próximo ao rosto na cor que favoreça ou usar essa cor mais distante do rosto, na parte de baixo do look e em menor proporção no caso de estampas.

Texto: Ana Soares

Quem convive comigo já me ouviu falar pelo menos uma vez sobre o assunto e, no workshop de sábado, muitas participantes ficaram curiosas, então este post é para explicar como foi o processo e tirar dúvidas!

Em primeiro lugar, queria contar de onde surgiu a motivação para fazer a análise. Eu trabalho com a minha imagem, então estou em um processo de construção do meu estilo, de saber o que fica bem, o que não fica, e como posso valorizar mais quem eu sou externamente através de algumas “técnicas”, por assim dizer.

No passar dos anos, eu já comprei muitas roupas e itens de maquiagem que acabava não usando e não sabia por quê. Muitas vezes, achava uma cor maravilhosa mas, ao vestir, não conseguia usar. Não me sentia bem.

Eu já tinha percebido que algumas cores ficavam bem em mim e outras nem tanto, mas não tinha qualquer parâmetro para escolha. Já tinha lido diversos textos na Internet sobre temperatura das cores mas, libriana que sou, achava cada hora que uma cartela de cores combinava mais! Eu precisava de ajuda profissional!

Foi aí que perguntei à Ana se poderíamos aproveitar a presença dela em São Paulo para realizar este trabalho, e ela topou.

Nos encontramos durante o dia, porque a análise precisa ser feita com a luz natural.

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Como explicado no texto acima, são observadas muitas variáveis, todas envolvendo seu tom de pele, cabelo, íris. A Ana faz uma observação atenta e minuciosa, compara, faz perguntas. O processo todo levou cerca de 1h30 a 2 horas.

Ela “neutralizou” o cabelo e a roupa que eu estava usando com uns paninhos, assim pôde analisar criteriosamente meu tom de pele. Ah, vale dizer que ela me pediu para não usar nadinha de maquiagem nesse dia, pois senão isso poderia prejudicar a análise. Ao cobrir cabelo e roupa, ela foi testando diversas cores de tecidos perto do meu rosto para observar e comparar.

Ela foi vendo se o meu tom de pele era quente, frio ou neutro. Meu tom de pele é quente, meio amarelado, então depois desse diagnóstico ela foi testando possíveis cores que combinassem mais (ou não!) comigo, para me mostrar na prática aquilo que ela estava vendo.

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No geral, existem 12 cartelas de cores possíveis, baseadas nas estações do ano. A minha cartela de cores boas é a Outono puro, o que, como falei para a Ana, não poderia ser mais propícia – eu sou totalmente “outono puro”!

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De cara, o que logo me chamou a atenção foi: não tem preto! E quem me conhece sabe como eu gosto de usar preto – talvez pela viés roqueira ou algo assim. A Ana disse que já tinha reparado que o preto não ficava tão bem em mim (inclusive eu estava de preto nesse dia).

E aí eu pergunto para vocês, né minha gente: como você faz quando descobre que só duas das quase 40 peças do seu armário-cápsula têm cores da sua cartela? Conselho da Ana: “Thais, o armário-cápsula é um exercício legal para você começar a pensar sobre o que combina, o que não combina, a descobrir como comprar de forma mais consciente e fazer combinações. Mas se você já aprendeu isso, chega. Eu não acho legal nada proibitivo – sou a favor da educação e conscientização na moda?”. E não é?

Eu não quero ficar usando peças de roupas que não me valorizem apenas porque me propus a fazer o armário-cápsula. Naquele dia, eu decidi que faria uma análise apurada de todas as minhas peças e me ateria à cartela de cores que a Ana analisou como a melhor para mim. Já digo que foi o dia que decidi não usar mais o armário-cápsula, o que passei a mudar no domingo.

O legal de analisar a cartela acima (já estou apaixonada por ela!) é ver como posso usar tons neutros que tenham mais a ver. O branco fica super contrastante em mim, mas um amarelinho ou bege não! Mesmo os tons mais escuros – marrons, verdes, azuis, são mais amarelados. Eu saí da análise de cores já querendo mudar tudo!

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Sobre o preto: posso usar? Gente, nada é proibido! Poder eu posso, mas preciso saber que não é a cor mais adequada, apenas, ou que me valoriza mais. E então posso compensar usando acessórios com as cores certas próximos ao meu rosto (colares, brincos, lenços) ou caprichando na maquiagem com o mesmo objetivo. Ou até mesmo usando uma roupa preta estampada, cuja estampa tenha as cores que me favoreçam.

“O mais bacana de saber a sua cartela de cores, é perceber que a cor certa pra você te ilumina; você recebe elogios, destaca o olhar. A cor que não favorece ressalta possíveis manchinhas e refletem tons na pele que nos deixam apagadas. Mas o melhor foi também saber que nada é impeditivo! Se você ama determinada cor que não te favorece, alguns artifícios podem ser empregados.”

Ana Soares

Naquele dia eu cheguei em casa e já fui analisar meu armário-cápsula (só tinha duas peças favoráveis…) e os acessórios que eu tinha que poderiam ser usados, e descobri que as roupas que eu mais gostava de usar (tirando o preto, que já me acostumei!) tinham cores da cartela. Verde militar, azul petróleo, abóbora, mostarda. E fiquei me sentindo meio boba porque, puxa, internamente eu já sabia disso. Por que passei tantos anos da minha vida comprando roupa preta, branca, azul marinho, porque pensei que eram os tons básicos que serviam para todo mundo? Falta de conhecimento de moda mesmo.

E aí você vê como moda é uma coisa importante não apenas para como você se mostra para o mundo, mas para fazer você se sentir melhor, aumentar sua auto-estima e, com isso, sua confiança para lidar com o mundo. Se todo mundo soubesse a importância de um trabalho como esse, pensaria um pouco mais antes de sair comprando qualquer peça em liquidações.

Depois do workshop de sábado, onde já avisei todo mundo sobre a transformação, eu decidi reservar minha manhã de domingo para pegar minhas roupas que estavam guardadas + as roupas do armário-cápsula e fazer uma nova seleção. O resultado foi surpreendente, mas vou contar em um próximo post!

Muitas pessoas ficaram interessadas no sábado sobre esse serviço que a Ana oferece, então quero deixar aqui o contato dela para quem quiser saber mais e contatá-la para fazer um orçamento: hojevouassimoff@gmail.com ou através de seu blog Hoje Vou Assim OFF. A Ana vem bastante a São Paulo e pode atender clientes daqui sem qualquer problema, basta combinar! Eu recomendo MUITO. Obrigada, Ana. <3

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Oi pessoal! Passando rapidinho para contar que os livros da Editora Gente estão em promoção na Amazon e o Vida Organizada está entre eles por R$16,90! Ótima oportunidade para quem ainda não comprou ou queira presentear alguém.

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Esta semana estou cheia de novidades e preparando posts bem bacanas, que vocês verão nos próximos dias!

Obrigada por tudo, pessoal.

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