19 Jan 2015

GTD Fundamentals – aprendizados do curso

Na semana passada, fui convidada pelo Daniel (Call Daniel) para ir à Amsterdam conhecer pessoalmente (!) o David Allen (criador do método GTD) e participar do primeiro dia do curso GTD Fundamentals. Além de me apaixonar pela cidade, pude aprender muito sobre o novo ensino do GTD e quis compartilhar aqui com vocês, como sempre!

Em resumo, David Allen não se contenta em ser o cara que criou o método de produtividade definitivo – ele quer deixar um legado. Às vésperas de completar 70 anos de idade, ele resolveu investir seu dinheiro em uma formação aprofundada de multiplicadores do GTD, com a definição de três cursos (e certificações); Fundamentals, Projects & Priorities, Focus & Direction. Além dos cursos de formação, haverá também turmas abertas com a mesma aplicação, mas para quem quiser simplesmente aprender a usar o GTD, e não ensinar. Por enquanto, a maioria é nos Estados Unidos (clique aqui para ver todas as datas disponíveis).

O Daniel foi para lá para tirar as certificações 1 e 2 (Fundamentals e Projects). O curso do nível 3 ainda não está pronto, mas estará em breve. Eu participei do primeiro dia do Fundamentals como convidada, mas pretendo tirar as duas certificações ainda este ano também, igualmente pela Call Daniel (parceira exclusiva da David Allen Co. no Brasil).

Mesmo participando somente de um único dia, a minha mente ficou fervilhando! Essa viagem foi uma experiência tão incrível para mim que fico brincando que existe a Thais A.D. (antes do David) e D.D. (depois do David). Eu já uso o GTD há oito anos, mas o David deu uma renovada legal no ensinamento do método para este curso, mudando oficialmente o nome dos cinco passos (coletar, processar, organizar, revisar e executar passaram a ser capturar, clarear, organizar, refletir e engajar).

Na entrevista que fiz com ele (os vídeos estão sendo editados e legendados para colocarmos no ar o mais breve possível), perguntei sobre o motivo dessa mudança e a resposta foi bem legal. Ele disse que, antes, a nomenclatura dos passos remetia a algo muito mecânico e operacional (coletar, processar, executar). Agora, eles representam melhor a ideia que ele quis passar. É uma nomenclatura mais intelectual, mais ligada ao trabalho da mente que ao operacional. Realmente, faz muito mais sentido.

190115-david

Márcio, David, eu, Daniel

No geral, foram muitos aprendizados mesmo nesse curso e com os papos que tivemos com o David no geral. Vou tentar resumir neste post alguns pontos específicos, mas com certeza todos eles (e outros) gerarão muitos posts futuros depois.

# Sobre a captura de ideias (antiga coleta), existem mil ferramentas e é ok usar várias, desde que isso faça sentido para você e não te atrapalhe. O David prefere fazer a captura no papel, e eu também (é mais rápido e menos complicado).

# É fundamental ter um instrumento de captura perto de cada telefone e em cada estação de trabalho (no escritório e em casa, por exemplo). E ter sempre com você uma forma de capturar as ideias.

# Ter um escritório móvel faz parte do cotidiano da maioria dos profissionais hoje em dia. A recomendação é você ter uma pasta com seu computador e tudo o mais que for necessário para você se deslocar e conseguir trabalhar onde quer que seja. Na sua pasta, tenha um compartimento para colocar todos os papéis que chegam até você (uma inbox). Eu tenho uma pasta da David Allen Co. (vendida lá fora), mas qualquer pastinha serve. Também pode ser útil ter uma pasta Ler / Revisar para guardar revistas e artigos não digitalizados que você tenha que ler.

# Processar não é chato. Na verdade, é o passo onde a gente deve investir mais inteligência dentro do GTD. Se o processamento for bem feito, todo o resto flui porque as coisas ficam claras. Se a gente processa errado, trata projeto como tarefa e algum dia / talvez como projeto. Isso prejudica todo o esquema. Portanto, vale a pena investir um tempinho todo dia nesse processamento inteligente, feito com foco e atenção.

# Algo que eu sempre me preocupei bastante foi com o fato de tentar unificar todo o meu sistema do GTD em uma única ferramenta. No curso, aprendi a desencanar um pouco disso. É ok usar boas (e diferentes) ferramentas para cada função. Elas nem precisam ser sincronizadas – quem sincroniza tudo é você.

# Outro ponto que o David tocou foi na questão de trocar toda hora de ferramenta, de ficar experimentando várias e tudo o mais. Ele disse que recentemente tentou trocar a ferramenta que ele usava por outra, mas não se adaptou e quis voltar. Só que, em vez de voltar, ele aproveitou a oportunidade para rever todo o seu sistema. Recomeçar do zero. Então, de certa forma, trocar de ferramenta tem o lado positivo de nos fazer revisar a vida e filtrar um pouco mais as informações.

# Também me surpreendi com a formalização de um padrão para aplicar o GTD em qualquer ferramenta da maneira mais simples possível. Isso foi importante porque me deu uma espécie de clique – a gente não precisa inventar a roda toda vez que mudar de ferramenta; tem um básico que a gente pode seguir e depois ir mudando, se quiser e sentir necessidade. Esse padrão é bem legal porque dá para aplicar em qualquer ferramenta, da mais avançada ao bom e velho caderno de papel.

# A divisão da revisão semanal em três passos (get clear, get current e get creative) facilita porque, além de deixar mais claro o que a gente tem que fazer em cada parte, também possibilita a divisão. Acho isso legal porque, muitas vezes, estou muito cansada ao final de uma revisão semanal para “ser criativa”, então posso fazer isso quando estiver com a cabeça mais fresquinha.

# Eu não tinha entendido muito bem a mudança do executar para o engajar, confesso… Mas, na conversa que tivemos, ficou muito claro para mim. Executar, no GTD, significa mais do que fazer – significa que aquilo que eu estou fazendo é a coisa certa a ser feita, na hora certa. Há um significado e uma coerência em todas as coisas que eu faço na minha vida. Isso é muito mais do que simplesmente executar. É uma execução inteligente.

Por fim, meus próximos passos com relação ao meu aprendizado no GTD são realmente tirar essas duas primeiras certificações e, aqui no blog, continuar compartilhando essas experiências com vocês. Como eu comentei no post sobre os planos do blog para 2015, quero falar mais sobre GTD aqui. Uma das ideias é iniciar uma série em breve para que todos aprendam a usar o GTD do zero, implementando tudo aos poucos. Estou preparando essa série com muito carinho e em breve ela começará a ser publicada aqui no blog.

E então, o que acharam dessas últimas reflexões? Geraram mais perguntas do que respostas? Deixe sua dúvida nos comentários.

18 Jan 2015

Linkagem de domingo {97}

A linkagem de domingo é um post que gosto de publicar semanalmente compartilhando com vocês textos, vídeos e outros conteúdos que tenham a ver com o blog, mas que não sejam necessariamente sobre organização. Também aproveito para compartilhar outros conteúdos que eu criei para outros canais, meus e de terceiros.

linkagem97


# “Existem pessoas que merecem o nosso carinho e cuidado, mas precisamos escolher bem quem pertence a esse grupo. O erro é acreditar que devemos agradar o mundo inteiro, quando na verdade existe um pequeno grupo que merece.”

# Esse mês tem muito filme legal estreiando! Eu adoro ir ao cinema com o meu marido (é uma das “nossas” coisas) e já vimos que o mês será agitado. Veja os filmes que estreiam em janeiro.

# Que estratégias você usa para combater a procrastinação? Veja algumas ideias da Rita.

# Como você organiza as suas lembranças? Já pensou em fazer um pote de memórias?

# Um vídeo bem legal que fala sobre a coisa toda de você conciliar o seu emprego com o fato de ter um blog. Passei por isso durante tanto tempo! Achei pertinente a discussão.

# Está em inglês, mas vale o link: tendências de decoração para 2015. Eu também estou em uma fase apaixonada por azul e querendo incorporar mais elementos dessa cor em casa.

# “Uma das maiores dificuldades que tive nesses cinco anos de maternagem, foi aprender a conciliar as pessoas que existem dentro de mim – mulher, mãe, esposa, filha, profissional, dona de casa – seja por falta de tempo, de equilíbrio ou de atenção mesmo. Porque por mais que eu tentasse, sempre uma delas acabava sucumbida pelas demais, sempre sendo julgada como menos importante.”

# Você, que tem mais de um filho, já deve ter pensado sobre o que seria justo entre os dois: comprar as mesmas coisas, os mesmos brinquedos, tratar do mesmo jeito? Uma reflexão legal da Luíza sobre o que seria esse bom-senso e essa justiça na maternidade.

No blog da Call Daniel

# Entrevista com Augusto Campos, do blog Efetividade.net!

Boa semana para vocês!

17 Jan 2015

Encontrando nosso limite de “ter menos coisas”

É muito comum, quando falamos sobre simplicidade voluntária, associar ao conceito minimalista de ter menos coisas. Muitas pessoas chegam até mesmo a dizer que não conseguem simplificar a vida porque não se imaginam vivendo em uma casa vazia, porque gostam das coisas… mas epa, peraí! Quem disse que ser minimalista significa ter poucas coisas?

Ser minimalista significa ter o mínimo necessário para viver bem. Isso varia de pessoa para pessoa.

Outro ponto é que nem todo mundo que busca simplificar a vida precisa necessariamente ser minimalista, apesar de uma coisa estar sim ligada à outra, pelo menos conceitualmente. Afinal, se queremos simplificar, para que vamos complicar tendo coisas além do que precisamos? É mais coisa para limpar, cuidar, guardar, ocupar espaço.

Penso que, por fim, trata-se mais de pensar sobre as coisas que temos. Falo muito aqui no blog que não é possível organizar tralha, justamente porque não adianta organizarmos tudo o que temos dentro de caixas se ali dentro tem objetos que não usamos, embalagens vazias, papéis que deveriam ter ido para o lixo etc. Faz parte do processo de organização essa seleção do que será guardado também. Se não, isso não é organização, é arrumação.

170115-limite

Thoreau disse que se sentia orgulhoso por todas as coisas dele caberem em um único carrinho de mão. Se pararmos para pensar, precisaaar mesmo, só precisamos de poucas coisas. Porém, amplie esse círculo. Há outras coisas que também precisamos. Sim, em teoria, precisamos apenas de um copo em casa, que podemos ir lavando e usando, lavando e usando. Mas isso é confortável para nós? Não. Qual o nosso limite? Aí é que está. Cada um tem o seu. Então o que cada um tem que pensar é: quantos copos eu preciso ter na minha casa? Pode ser que você more sozinho e só precise de um mesmo, ou de quatro, caso receba visitas. Ou talvez você more em uma casa com uma família de 10 pessoas e precise de muitos copos. Ou talvez more apenas com seu companheiro ou companheira mas receba sempre muitos amigos em casa, então precisa de mais. Dei o exemplo do copo porque é o mais simples possível, mas a ideia é ampliar para toda a casa.

Por exemplo, você adora caderninhos. Mesmo amando muito esses objetos adoráveis, no geral, acaba usando um depois do outro, certo? Usa um até acabar e só depois usa o segundo. Então para que manter um estoque com cinco ou seis caderninhos em branco em casa? Não é mais fácil comprar um novo somente quando terminar de preencher um inteiro?

São apenas questionamentos. O mesmo vale para roupas, sapatos, pratos, panelas, computadores.

E aí a gente cai na questão das coleções também. Coleção não é utilidade, mas apreciação. É um hobby. Se você tem uma coleção que gosta muito, é óbvio que se desfazer dela deixará você um pouco infeliz. Ninguém está pedindo para você ter uma casa vazia, sem nada que represente as memórias da sua vida. Não. A ideia é apenas que você repense o que você vem guardando, para avaliar se tem mesmo sentido guardar tudo isso.

Portanto, quando se deparar com algum objeto na sua casa, pergunte-se sempre:

  • Eu uso esse objeto?
  • Em que situações?
  • Há quanto tempo eu usei pela última vez?
  • Pretendo usar no próximo ano, em algum momento?
  • Eu amo esse objeto?
  • Eu abro um sorriso toda vez que olho para ele?
  • Alguém da minha família usa ou gosta muito desse objeto?
  • O espaço que esse objeto ocupa na minha casa vale a pena?

Mesmo que você fique em dúvida com uma série deles e acabe guardando a maioria, você conseguirá selecionar algumas coisas que não se enquadram nas perguntas acima. Aí você pode vender, doar, dar de presente, reciclar, reutilizar ou até mesmo jogar no lixo. Fazendo essa análise de tempos em tempos, você vai fazendo uma curadoria do que precisa ficar na sua casa com o passar dos anos.

Fecho o post com uma frase da Danuza Leão que gosto muito, e que tem tudo a ver com o post: “Passei metade da minha vida usando meu dinheiro para acumular coisas, e agora passo a outra metade me desfazendo delas”. Reflita!