13 Nov 2014

Reflexões atuais sobre a coleta no GTD

coletar1

Venho refletindo ultimamente sobre a utilidade da coleta nos mais diversos sentidos. Geralmente pensamos que temos que coletar o que precisamos fazer, mas a lista é infinita. Cada vez mais acredito no poder da coleta ao longo do dia e DOS dias. A partir do momento que paramos de coletar, as coisas voltam a ficar na nossa cabeça e nos perturbam, além de tirar nossa confiança no sistema que organizamos.

Acredito também que é importante selecionar com cuidado a quantidade de caixas de entrada que temos. Gosto de capturar tudo no papel, porque escrever é a forma mais rápida para mim. Gravar áudio também funciona, mas tenho uma preguiça tremenda de ouvir depois e transcrever. O que guardo no celular, seja como for (foto, vídeo) só funciona se eu enviar direto para o Evernote. Se deixei ali, é provável que só resgate quando fizer o backup dos dados, em uma ou duas semanas. Logo, prefiro escrever.

Ando testando diversas ferramentas físicas de coleta. Testei anotar uma coisa em cada papel, como o David recomenda, mas fico com a consciência pesada por estar desperdiçando nossos amigos de celulose. Também testei aqueles caderninhos pequenos, formato A6 (de anotações), mas gosto de ter um espaço maior para escrever. Por fim, o que funciona para mim são cadernos maiores (A5) ou folhas de sulfite, que posso digitalizar inteiras.

O que faço então é usar um caderno para anotar tarefas, ideias, lembretes e coisas esparsas. Quando estou tomando notas em uma reunião, fazendo brainstorm ou mapas mentais, utilizo folhas de sulfite para poder logo digitalizar e arquivar no Evernote. O que foi coletado no caderno, vai ou para a minha agenda (Google) ou para o Toodledo.

Um ponto sobre a recomendação do David de fazer uma coleta gigantesca no início do uso do GTD: acho a ideia incrível, mas pouco prática. Se você realmente tiver dois dias da sua vida para ficar dedicado a isso, tente. Porém, acho extremamente opressor processar muita coisa de uma só vez e sou adepta do fazer um pouco todos os dias. Acho extremamente saudável, no entanto, sentar todos os dias com seu bloquinho em mãos e fazer um verdadeiro “descarrego mental” no papel. Fazendo isso sempre, demorará pouco tempo e a sensação de controle vai aumentando.

Algumas coisas vêm facilmente à nossa mente, mas outras não. Por isso, acho legal utilizar como guia a lista que o David traz no primeiro livro, com o que ele chamada de provocações (na edição da editora Campus, está na página 90). Eu gosto bastante de pelo menos uma vez por semana passar o olho pela lista e ver se não estou me esquecendo de nada.

Outra coisa que vale a pena comentar é sobre duas caixas de entrada inevitáveis, que são a caixa de entrada física e as caixas de entrada de e-mails.

Seja você a pessoa mais digitalizada do mundo, inevitavelmente vai ter que se deparar com papéis ao longo dos dias, sejam documentos assinados, folhetos que chegam, contas e boletos para pagar, desenhos dos seus filhos e por aí vai. Tudo bem você arquivar o que não pode ser descartado em algum lugar ou digitalizar a maioria e descartar. Porém, você precisa deixar isso tudo agrupado em um único lugar para não perder as informações, e esse lugar é a caixa de entrada física. Toda casa deve ter uma, assim como sua mesa do escritório deve ter um lugarzinho para colocar esse tipo de papel.

A outra é a caixa de e-mail. Por muitos anos, pensei que ter uma única caixa de e-mails seria a solução. Apesar de centralizar tudo em um mesmo lugar, gosto muito da agilidade do webmail e de ter assuntos separados por conta. O que é fundamental saber é que a caixa de entrada de e-mails não para um só minuto de coletar, então são informações que precisamos lidar uma hora ou outra.

Minhas caixas de entrada e material para coleta hoje:

  • Caixa de entrada física em casa
  • Caixa de entrada do Evernote
  • Caixa de entrada de e-mails (uso 4)
  • Caderno + caneta
  • Folhas de sulfite
  • Cam Scanner (aplicativo no celular para digitalizar e enviar para o Evernote)
  • Pasta A5 que deixo na bolsa para guardar papéizinhos que chegam ao longo do dia para mim

Eu acho que é importante, da mesma maneira, coletarmos o tempo inteiro. As ideias vêm ao longo do dia, e não quando a gente para com um caderno e caneta em mãos para coletar. Por isso, vale levar sempre seu instrumento de coleta com você e coletar sempre que se lembrar de algo. Além de poder esquecer prazos e outros lembretes importantes, se você não coletar, pode deixar para lá também uma ideia boba e simples que, se você executasse, traria alegria para a sua vida. Portanto, colete!

12 Nov 2014

Onde comprar produtos de organização

Uma leitora solicitou este post no grupo Vida Organizada – Leitor no Facebook. Aliás, você já faz parte? Participe do grupo para sugerir ideias de maneira mais próxima e conversarmos bastante sobre o que acontece no blog.

Vou listar aqui onde comprar produtos organizadores, tentando ao máximo não me ater a lojas locais, para facilitar para quem mora fora de São Paulo. O foco será o Brasil e não outros países.

  • Leroy Merlin - A rede de lojas possui até uma seção inteira sobre organização. É um excelente lugar para comprar caixas, cestos, organizadores de gavetas, porta-roupa de cama, sapateiras, gaveteiros, estantes, prateleiras. É uma loja bastante completa e que oferece muitas opções. Não é das mais baratas mas, com um bom olho, dá para achar produtos em conta. A vantagem é poder fazer diversas compras em um único lugar. Não vende online por enquanto.
  • Tok&Stok - Outra rede de lojas que possui produtos diferenciados – ou seja, originais, diferentes do padrão – e que, por esse diferencial, tem um precinho acima da média também. Para comprar poucas e boas coisas, a Tok&Stok é excelente (e vai muito do poder aquisitivo de cada um também, é claro). Particularmente, gosto de fazer compras na Tok&Stok. Ir à loja é sempre um passeio que adoramos fazer por aqui, pois tem novidades mensalmente. Dá para comprar cestos, caixas, acessórios, colméias organizadoras e outros produtos relacionados. Também vende móveis como estantes, arquivos e gaveteiros. Vende online.
  • Lojas de 1,99 - Hoje em dia essas lojas não vendem mais produtos a 1,99, mas continuam conhecidas assim. Geralmente são lojas de bairro que vendem produtos baratos para casa e uso pessoal. Sempre dá para fazer excelentes compras nessas lojas. Compro cestos, caixas, divisores de gavetas, capas para eletrodomésticos, potes, fruteiras, organizadores de bijous e uma série de outros acessórios. Vale a pena garimpar o que há perto de você e conversar com o proprietário. De repente, ele pode até encomendar produtos específicos de acordo com a sua demanda.
  • Loja da OZ - A Organize Sua Vida – OZ, que ministra cursos profissionalizantes na área de organização, também tem uma loja online que vende muitos produtos de organização. É referência na área e vende para todo o Brasil.
  • Tudo Organizado - A loja já foi parceira do blog e vende muitos produtos organizadores em diversas categorias. Também vende online para todo o Brasil.
  • Revista da Avon Casa - A Avon possui uma revistinha que não é para cosméticos, mas para vender produtos relacionados a casa e uso pessoal. Sempre traz muitos produtos legais para organização e com boas promoções. Dá para comprar em todo o Brasil através do site ou consultando uma revendedora.
  • Alixpress - Este site é uma espécie de lojão da Internet que vende produtos de vendedores específicos (pessoas comuns) do mundo todo. Vale a pena testar e depois indicar, pois indicações são a base das boas compras no site. Dá para comprar de tudo por lá e os produtos saem bem baratos, apesar de a entrega ser mais demorada (os produtos vêm de outros países, como a Coréia).
  • Etna - Assim como a Tok&Stok, a Etna é uma rede de lojas espalhada por todo o Brasil e traz móveis e produtos para casa, o que inclui organizadores. Além de produtos tradicionais (como caixas e cestos), traz produtos com inspiração oriental, como baús e móveis rústicos, que podem ser utilizados para organizar a sua casa. Vende online.
  • Kalunga - Rede de lojas com produtos para escritório, a Kalunga traz sempre muitas opções para organizar a casa também. Caixas de entrada, porta-clipes, divisores de gavetas, pastas, caixas e muita, muita coisa mesmo. Acaba sendo um dos lugares que mais gosto de ir para comprar produtos de organização, tamanha sua utilidade. Vende online.
  • Hipermercados - Seja Carrefour, Extra, Sondas, Záffari ou Walmart, todos esses hipermercados sempre têm sua seção de produtos para casa que costumo dar uma olhada quando faço compras. Dá para encontrar produtos organizadores de todos os tipos, mas principalmente aqueles mais padrão: caixas, cestos, potes, ganchos.
  • Saraiva - É uma grande rede de livrarias, mas traz também alguns produtos que podem ajudar na organização, como capas para tablets (eu uso para os mais diversos fins), pastas, porta-canetas, post-its diferentes, cadernos, agendas e outros. Vende online.
  • Uatt - Rede de lojas com produtos fofos diversos. Dá para comprar acessórios para viagens, caixinhas, agendas diferentes, almofadas para notebooks, capas para tablets e chaveiros. Vende online.
  • Supermercado Digital - Uma loja exclusivamente online que vende diversos produtos organizadores para casa. Tem bastante variedade!

Em São Paulo

Para quem mora em São Paulo, algumas dicas específicas:

  • Região da rua 25 de Março - Mesmo quem não mora aqui já deve ter ouvido falar da rua 25 de Março, que é a maior região comercial de São Paulo, com MUITAS lojas, vendedores ambulantes e galerias com produtos de toda a sorte sendo vendidos. Não há uma loja específica para produtos organizadores, mas consegue-se encontrar alguns deles fazendo um passeio geral. O que você pode encontrar lá: porta-bijous, organizadores de gavetas, potes, cestos, caixas de todos os tipos, muitos organizadores de acrílicos (para maquiagem, por exemplo), saquinhos de pano para usar em viagens e muito mais.
  • Daiso - É uma loja que vende produtos importados do Japão. Tem bastante variedade e produtos de papelaria a produtos para usar em casa. Bentôs, aquelas famosas marmitas japonesas, são vendidos lá, além de ganchinhos, pastas diferentes e outros produtos que facilitam a limpeza da casa, como suporte para esponjas e outros cacarecos úteis do tipo. Vale a visita! Tem em dois endereços: Rua Direita, 247 (Sé) e Shopping Boulevard Tatuapé (Metrô Tatuapé).
  • Região da Liberdade - O bairro da Liberdade é famoso em São Paulo pela feira aos domingos e pela cultura japonesa e chinesa em cada canto do bairro. Há diversas lojas na região que vendem produtos organizadores diversos, mas mais voltados à decoração (caixinhas diferentes, mais decoradas, por exemplo). Uma das minhas preferidas é a Lucky Cat, uma loja pequena que fica na própria Praça da Liberdade e sempre tem muitas novidades, especialmente de papelaria.
  • Zara Home - No Shopping Iguatemi JK, você encontra a versão casa da famosa rede de lojas espanhola, a Zara. Há produtos mais refinados e, apesar de não ter uma seção com produtos organizadores, dá para comprar alguns produtinhos para organizar a sua casa e seu escritório. Vale o passeio, mas prepare o bolso.
  • Pedreira - Esta é uma cidade um pouco afastada, perto de Campinas, que é conhecida por vender muitos produtos de marcenaria e feitos em pedra. Comprei meu criado-mudo lá por 60 reais. É realmente muito barato e dá para encontrar móveis e alguns produtos organizadores voltados para o lado mais artesanal mesmo, como aqueles porta-ovos, painéis para colocar papel-toalha, porta-bijous, nessa linha.
  • Embu das Artes - Outra cidade fora de São Paulo, mas mais perto (dá para ir de ônibus). Também é conhecida pelo seu comércio mais artesanal e semelhante à Pedreira. Tire um dia inteiro para fazer o passeio, de preferência aos domingos, porque tem uma feirinha local também.

Dica final

Muitos produtos organizadores que vemos em sites como o Pinterest podem ser feitos em casa ou podemos mandar fazer em marceneiros de bairro. Saem mais baratos e a gente não precisa comprar exatamente igual. Também dá para encomendar com costureiras ou buscar soluções alternativas. Existem produtos maravilhosos no mercado, mas é necessário comprar aos poucos, porque costumam ser caros. Até lá, busque soluções mais em conta e use sua criatividade para organizar. Aqui no blog, há uma categoria só com dicas de “faça você mesma(o)”. Mãos à massa!

11 Nov 2014

Que agenda usar em 2015?

Quando o final do ano vai se aproximando, começa a bater aquela vontade de comprar uma agenda nova para o ano seguinte. Levante a mão aqui quem já pensou nisso nessa época do ano? Estou escrevendo este post então para dar dicas para que você faça uma boa escolha, de acordo com as suas necessidades.

Papel X Digital

A primeira coisa que você deve levar em conta é se prefere usar uma agenda de papel ou uma agenda em formato digital. Não existe certo ou errado e ambas têm suas vantagens, cabendo a cada um escolher o que prefere mesmo! Vou deixar minhas recomendações aqui neste post para ambos os formatos.

Se você prefere agenda de papel…

agenda-semanal

Sugiro que utilize uma agenda com visualização semanal, e não diária ou mensal. Especialmente para o uso do GTD, é de fundamental importância ter uma visão da sua semana inteira. Quando visualizamos um único dia, perdemos a noção do tempo e das prioridades, porque ficamos naquele micro espaço. Da mesma maneira, uma visualização mensal não é eficaz porque não comporta todas as informações suficientes ali.

Há diversos modelos nas papelarias com visualização semanal, e a vantagem é que são agendas mais finas, que pesam menos.

Outra opção é a agenda da Moleskine, com visualização semanal. Ela é muito boa porque tem a página da esquerda com os dias (para você anotar compromissos) e a página da direita com pauta, para você anotar tarefas, contas a pagar e outras informações. Gosto muito desse formato! Quem for viajar para os Estados Unidos pode inclusive comprar a novidade da Moleskine com o Evernote, que é justamente essa agenda semanal com integração com o aplicativo.

agenda-evernote

Se você prefere agenda digital…

Verifique seu nível de conexão 3G ou 4G. É sério! Se você sofre com esse problema, pode valer mais a pena utilizar a agenda padrão do seu dispositivo, que não precisa de conexão com a Internet para ser atualizada. Se para você conexão não é um problema, você pode testar diversos aplicativos. Eu recomendo o Sunrise, que também se integra ao Evernote.

sunrise-agenda

Atualmente (e já há alguns anos) utilizo a agenda do Google que, além de poder ser usada sozinha, também se integra a praticamente qualquer serviço de agenda disponível em celulares.

Mais dicas para usar a agenda de forma organizada

Esse é um dos meus assuntos preferidos! Veja o que já escrevi no blog a respeito:

Eu continuarei utilizando a agenda do Google e acessando via web e celular, apesar de ter comprado uma Moleskine do Evernote para testar para o blog. Uso o papel para muitas coisas, mas agenda não consigo mais! Como integro minha agenda com a do meu marido e a do meu filho, se tornou o jeito mais fácil de usar.

E você, que agenda pretende usar em 2015?