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Minha checklist semanal

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Continuando o que eu comecei quando mostrei minha checklist diária, hoje quero mostrar minha checklist semanal.

Para quem está chegando no blog agora, eu utilizo um método chamado GTD, que é um método de produtividade, portanto meu uso de checklists se baseia nas recomendações do método. Veja o post onde escrevi sobre isso: o uso de checklists no GTD.

Mais uma vez, é importante dizer que as checklists são bastante dinâmicas e faço modificações sempre que sinto necessidade de melhorias na minha rotina. Há muitos itens que deixo ali temporariamente para checar e, pois de um tempo, acabam saindo. O processo é realmente bastante dinâmico.

Atualmente, mantenho todas as minhas checklists no Todoist.

Lembrando que checklists não são listas de tarefas, mas listas de verificação. Que eu tenho que checar para verificar se aquilo que eu normalmente já faço em piloto automático foi realmente feito, e não para lembrar de fazer coisas. Se eu tenho que lembrar, se são lembretes, são ações, e então devem entrar em outro tipo de listas. Esse conceito é chave.

Minha checklist semanal no Todoist

checklist-semana

Quero esclarecer para vocês porque às vezes posto coisas do meu sistema em inglês. Estou treinando meu idioma, então para mim é importante trazê-lo para o dia a dia. Vou traduzir o que está no print acima:

“Every week” é “toda semana”.

“How to plan my week guide” significa “guia para planejar a minha semana”.

“GTD: weekly review checklist” significa “GTD: checklist da revisão semanal”.

“Weekly recurring actions” significa “ações recorrentes semanais”.

O que entra em cada lista:

Guia para planejar a semana

Aqui eu basicamente faço uma lista passo a passo mesmo para planejar a minha semana. Gosto, toda sexta ou sábado, sempre depois de fazer a minha revisão semanal, de percorrer essa lista para planejar a minha semana seguinte. Isso me ajuda a ter uma semana bastante tranquila. Leva cerca de meia hora – às vezes menos.

  • Revisar o calendário da semana a ser planejada e inserir horários nos compromissos que ainda estão sem horário – Breve explicação: às vezes na correria eu apenas insiro no calendário que eu tenho “treinamento GTD em tal empresa” no dia, mas falta confirmar exatamente o horário. Então nesse momento eu coloco o horário exato.

  • Verificar o calendário da Call Daniel (Outlook) para ver se tem algo que esteja lá e que ainda não esteja no meu – A Call Daniel utiliza uma conta de e-mail no Outlook, que não é a minha principal. Então uma vez por semana eu verifico se por acaso tem alguma coisa lá, algum invite que recebi, que por acaso eu não sincronizei antes. Funciona muito bem assim porque antes já aconteceu de eu perder alguma coisa. Aqui eu recomendo o seguinte: se você tiver outros calendários em que receba convites, verifique também, como eu faço. Eu tenho outros calendários de controle, mas não recebo convites por eles.

  • Inserir informações úteis nos compromissos da semana, como número de reserva em vôos e outras referências – Isso aqui costuma ser meu “pulo do gato” para inúmeras situações – não apenas para vôos, como no exemplo, mas para reuniões e eventos diversos. Às vezes o simples fato de escrever que vou de Uber em um deslocamento já me ajuda a ter um direcionamento no dia a dia, sem precisar ficar pensando na hora. Ou, em uma reunião, eu escrevo assim: “pauta em tal lugar”. Esse tipo de organização funciona demais, e é tão simples.

  • Inserir tempos de deslocamento e planejar trajetos diversos – Como eu me desloco bastante (e tem semanas que são realmente malucas), eu preciso fazer esse planejamento. Eu gosto de inserir os períodos em que estarei me deslocando para não ter que, no dia a dia, pensar que horas tenho que sair de casa, por exemplo. Isso me estressa muito no dia a dia – não estressa vocês? Me ajuda demais olhar no calendário e ter a segurança de saber que já está planejado sair 11h para chegar 12h30 em determinado lugar, então sei que preciso tomar banho e me arrumar até 10h30.

  • Garantir que há tempo para dormir 8h, descansar, fazer atividades de lazer e ficar com a minha família (atividades e passeios com o Paul) – procurar me planejar para acordar cedo (6h) e tirar uma soneca depois do almoço ou no final da tarde – A ideia da soneca é ótima, mas dificilmente eu consigo na prática porque não tenho sono esse horário mesmo. Às vezes consigo, e é excelente. Mas dormir 8 horas é básico. E é engraçado porque, quando eu tinha um emprego fixo, que em teoria me permitiria uma rotina muito mais propensa a isso, eu dormia 6, 7 horas no máximo. Hoje que tenho uma rotina com eventos, viajando, empreendendo, e deveria dormir menos, me policio muito mais para fazer isso, justamente porque sei o quanto o sono afeta a minha produtividade. Então planejar tudo isso, assim como os momentos de lazer com a minha família, é super importante.

  • Planejar processamento de e-mails e caixa de entrada pós reuniões e treinamentos – Ah, essa dica também é excelente! Toda vez que fico o dia inteiro fora ou termino um dia de trabalho com muitas reuniões, reservo a primeira hora do dia seguinte para processar meus papéis e caixa de entrada. Isso me dá uma tranquilidade e sensação de controle tremendas.

  • Coletar providências diversas para os eventos da semana – Vejo todos os eventos, dia por dia, e penso: Está tudo tranquilo com relação a isto aqui? Geralmente está. Às vezes aparece algo como: “Hm, na verdade eu preciso imprimir um documento para levar”. Ótimo! Então eu anoto essa providência para não esquecer de fazer isso antes do evento em si. Funciona lindamente.

Checklist da revisão semanal

Eu não invento muita moda aqui porque, quanto mais estudo GTD, mais volto ao modelo tradicional e simples do David Allen, porque funciona. Então aplico os 11 passos que ele propôe no livro, que você pode ver aqui. Sem tirar nem pôr.

Ações semanais recorrentes

De modo geral, eu vou fazendo essas coisas ao longo da semana e, na sexta, dou uma checada para ver o que ficou pendente e defino próximas ações para as que não fiz. São coisas como:

  • Responder comentários com dúvidas pendentes no blog
  • Enviar convites para reuniões da próxima semana
  • Coletar providências para os posts da semana que vem (algo faltando?)
  • Conferir as estatísticas do blog
  • Processar a caixa de entrada do Evernote (são só arquivos de referência hoje em dia)
  • Processar a pasta onde faço downloads no computador
  • Trocar toalhas e roupas de cama
  • Guardar as roupas limpas
  • Verificar vencimentos de contas da semana e organizar pagamentos
  • Limpar e arrumar a mesa do escritório
  • Planejar o menu da semana
  • Ver eventos culturais diversos que estão acontecendo na cidade

São sinceramente ações que vou fazendo automaticamente ao longo da semana e, quando chega a sexta-feira, tenho duas ou três pendentes que faço à tarde ou no sábado, se faltarem. Lembre-se: se você precisa se lembrar de fazer algo, não é para estar em uma checklist, e sim em uma lista de lembretes – calendário ou próximas ações.

Essas são as minhas checklists semanais!

Você já viu até aqui:

Em um próximo post, pretendo mostrar como eu planejo o meu trimestre. Até mais!

Novo aromatizador Life Scents de Bom Ar Air Wick

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Organizar é encontrar soluções. Da mesma maneira que você encontra as melhores soluções para a sua casa em termos de arrumação, decoração e limpeza, certamente vai querer escolher a melhor combinação de perfumes para deixar o seu lar ainda mais aconchegante.

Além de já ser consumidora da marca, esses dias eu recebi em casa a nova linha de odorizantes Life Scents, desenvolvida pela Bom Ar Air Wick em parceria com a casa de fragrâncias Firmenich. O ponto de partida para a criação dessa linha foram os perfumes e essências do nosso dia-a-dia, que estão presentes na vida real. Os produtos Life Scents são compostos por uma tecnologia de fragrância super diferente; são fragrâncias tridimensionais – ou seja, tem três dimensões de fragrâncias em um único produto. Como isso funciona?

É simples! Sabe quando usamos um perfume e sentimos o cheiro dele no momento que espirramos, mas depois de algum tempo deixamos de senti-lo, enquanto as pessoas que nos encontram ainda sentem? Isso acontece porque como estamos em contato constante com o cheiro, nós nos acostumamos com ele e passamos a não percebê-lo mais, que é quando chegamos na chamada “saturação olfativa”.

A tecnologia dos produtos de Life Scents quis resolver esse problema! Como cada produto da linha possui três dimensões de fragrância, que se alternam constantemente entre si, a cada momento a gente sente um perfume diferente, evitando a tal saturação olfativa e, por consequência, percebemos o produto por mais tempo no ambiente.

Os formatos disponíveis da linha Life Scents no mercado são: Spray Automático (aquele que vem dentro de um aparelho super bonitinho que faz parte da decoração), Óleo Perfumado, Difusor e Vela (que além de perfumar, muda de cor. É linda!). E as fragrâncias são: Doces Dias de Lavanda, composta por pétalas de lavanda, frutas vermelhas e algodão doce, Jardim Místico, composta por marshmallow, framboesa e rosa e Frescor da Cachoeira, composta por blueberry, menta fresca e água de coco.

Você pode saber mais sobre essa nova tecnologia inovadora e os produtos no canal da Bom Ar Air Wick no YouTube: www.youtube.com/AirWickBrasil.

Resenha

Minha opinião ao usar o produto durante alguns dias: como eu comentei, eu já usava outros produtos da Bom Ar Air Wick na minha casa, em diversos formatos. Eu notei que, mesmo deixando o Spray Automático na frequência mínima para o disparo dos aromas, a casa se manteve perfumada por bastante tempo, como se estivesse com a frequência ligada no máximo.

Isso faz muita diferença porque, se a gente parar para pensar, ajuda na economia – tem o mesmo produto, com uma qualidade igual ou melhor, mas que a gente percebe no ar por mais tempo. Além do que, a nova fragrância é deliciosa (eu sempre tenho preferência pelas lavandas), e até o meu filho que não sabia da novidade perguntou que cheirinho bom era esse novo na casa.

Por fim, recomendo!

Sugestões de uso

Life scents ¢leo Perfumado Frescor Cachoeira REF÷L

Óleo Perfumado: Muito bom para quartos, salas e corredores.

Life Scents Freshmatic

Spray Automático: Excelente para deixar na sala ou em cima do armário da cozinha (se ela for grande). Deixe em ambientes que costumam ser mais arejados, para a fragrância não ficar muito forte.

Life scents Jardim M°stico DIFUSOR

Difusor: Bom para banheiros, lavabos e home-office.

Life scents Jardim M°stico VELA

A vela perfumada que muda de cor é ótima para criar um ambiente especial.

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Linkagem de domingo

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Algumas vezes, eu gosto de reunir alguns posts, vídeos e notícias que li ao longo da semana e que achei que seria legal compartilhar com vocês.

Boa semana para todos vocês. <3

curso-blogueiros

O que comprar (roupas) quando você está em processo de emagrecimento?

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Minha área de atuação não é moda, mas eu uso roupas, oras. E, nos últimos anos, tenho vivido um processo de mudanças no corpo que acabou se tornando um grande aprendizado. Perdi peso, ganhei peso e estou em processo de emagrecimento, e recebo muitos comentários de leitoras me pedindo dicas sobre como lidar com essa fase. O que comprar? O que vestir? Como lidar com um guarda-roupa com uma variação tão grande de numerações?

E, apesar de não ser especialista em moda, ter convivido com a Ana nos últimos meses por conta do nosso amado workshop de organização do guarda-roupa (que vai ter edição nova em julho em São Paulo 💙) me fez ter diversos insights preciosos com relação ao que devo investir nesse momento e o que devo esperar para comprar mais para a frente.

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Porque, de certa maneira, penso que todo mundo esteja passando por um momento de conscientização e gastando menos com roupas. Não penso que seja nem só por causa da crise não. É um movimento meio global. Já compramos muito. Estamos querendo usar mais o que já temos, curtir mais, aproveitar mais mesmo.

Eu estou vendo meu guarda-roupa hoje em dia como um inventário de peças mesmo, e fazendo investimentos que quero que durem, senão a vida toda, bastante tempo – ou até eu ficar meio de saco cheio desses itens, porque não fazem mais parte de quem eu sou. Por isso, sequer me lembro qual foi a última vez que eu comprei uma peça de roupa. Faz tempo mesmo. Como comentei outro dia, estou um pouco exigente também.

Que peças comprar?

Essa é uma boa pergunta. Eu tenho uma variação de peso esquisita e detesto roupas apertadas. Por isso – e as consultoras de estilo podem me dar sugestões e até me corrigir se eu estiver falando besteira – o que eu tenho feito é evitar comprar peças de alfaiataria ou que dependam muito de um bom corte, mesmo porque: 1) se, de boa qualidade, serão investimentos mais caros, o que não compensa em um processo de emagrecimento, porque você perderá a médio prazo, e 2) não dá para reformar em uma costureira ou alfaiate caso emagreça muito, pois o corte certamente se perderá.

Se for para comprar peças, invista em dois tipos:

  • Aquelas que poderá reformar, “dar um ponto”, como minha sogra diz, como saias longas, saias mais curtas, calças pantalonas, calças de malha, blusas, vestidos mais soltinhos.
  • Aquelas que vestem bem tanto justinhas quanto larguinhas, como blusas, suéteres, cardigans, alguns tipos de calças, camisetas e por aí vai.

No geral, a qualidade das peças adquiridas vai mais pelo tecido que pelo corte, então invista nisso: seda, algodão, linho, lã, viscose – bons tecidos, de preferência naturais e fluidos (nada de couro, por exemplo, que cai na questão do corte).

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Na prática, funciona assim: no inverno, em vez de comprar um blazer, invista em suéteres, blusas de lã grandonas e outras peças desse tipo.

Que itens comprar?

Aqui a abordagem é diferente, porque eu gostaria de distinguir entre roupas, sapatos e acessórios.

Eu acho que o processo de emagrecimento é um bom momento para investir em acessórios bacanas, se você quiser.

Um lenço bonito, uma bolsa, um bom par de óculos, relógios, colares, braceletes. Tudo aquilo que você talvez não se permitisse comprar antes porque gastava muito dinheiro com roupas em si. Pelo menos é o que eu venho fazendo.

Não que eu tenha comprado um cachecol da Burberry, mas eu chego lá <3
Não que eu tenha comprado um cachecol da Burberry, mas eu chego lá <3

Mesmo sapatos eu não compraria gastando tanto dinheiro porque, dependendo do volume de peso que você perder, pode ser que diminua até mesmo sua numeração e perca alguns pares.

A última peça que eu comprei foi um par de óculos estilo art deco, um lenço da minha cartela de cores e uma carteira, para vocês terem uma ideia. Então é nesse tipo de coisa que tenho investido no meu guarda-roupa e tem funcionado muito bem para atualizar as peças que eu já tenho e ainda comprar coisas legais e de qualidade.

Aproveite para destralhar

Aproveite o processo de emagrecimento para se desfazer de peças que já deram o que tinham que dar e você não quer usar nunca mais, como roupas puídas, que você não gosta ou que não te favorecem. Doe para alguém que fará melhor proveito.

Leia o post: Como destralhar seu guarda-roupa por categorias.

Espero que este post tenha funcionado para inspirar quem esteja passando por esse processo, nem que seja para direcionar algumas decisões de compra no dia a dia.

Achados do Mês – Junho 2016

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Uma compilação dos favoritos do mês, onde nós estivemos, o que fizemos, o que vimos, para onde vamos e outras ideias bacanas. <3

Recomendamos

A segunda quinzena de junho e início de julho nos traz três lançamentos muito especiais na área da organização pessoal e produtividade:
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A edição brasileira do livro do GTD foi inteiramente revisada e agora traz o nome do método na capa. <3 A nova edição será relançada dia 27 de junho e teve a revisão técnica feita por mim.
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O segundo livro da Marie Kondo também está sendo lançado em português este mês e é todo ilustrado!
Lançamento em agosto 2016
Por fim, nosso querido Casa Organizada será lançado também entre o fim de junho e começo de julho, já com pré-venda na Amazon.

Aconteceu por aqui

Onde encontrar a turma do VO

  • Dia 26 de junho acontecerá o curso online ao vivo: Organização para blogueiros (últimas vagas!).
  • Wanice Bon’ávigo ministrará um curso sobre numerologia cabalística. Você não pode perder!
  • Carol e eu estaremos no evento Personal Organizer Brasil nos dias 24 e 25 de junho. Nos vemos lá!
  • Fortaleza, BH e São Paulo nos aguardam para as turmas abertas de GTD em julho! <3
  • Use a hashtag #vidaorganizada no Instagram para postar fotos do seu cantinho organizado e compartilhar conosco! <3

Todos os cursos online do blog agora disponíveis

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Hoje venho trazer uma novidade: todos os cursos online do blog já gravados estão disponíveis em uma plataforma de acesso para vocês. 💙 Esse é um projeto grande, que venho trabalhando há bastante tempo, e eu espero que vocês gostem. É uma grande conquista porque, se vocês me falassem há dois anos que hoje eu estaria fazendo uma coisa dessas, não sei se eu acreditaria. Estou muito feliz por mais essa conquista do Vida Organizada!

cursos-plataforma

Alguns pontos legais de saber:

  • É uma versão beta, então conto com vocês para feedbacks para melhoria em todos os pontos. 🙂
  • Os cursos disponíveis lá são os cursos que foram gravados ao vivo em uma única aula, mas a ideia é que, daqui para a frente, novos cursos sejam lançados em formato de aulas mesmo, com módulos. Não vejo a hora!
  • Quando você se matricula, você tem direito a acesso durante um mês. Durante esse período você pode baixar os arquivos do curso para assistir quando quiser – como era antes. Ou seja, você realmente compra o curso. Achei justo com quem pagou o mesmo valor anteriormente. Os futuros cursos provavelmente terão valores e formatos diferentes.
  • Quem já fez um ou mais desses cursos tem direito a um desconto. Nos próximos dias vou entrar em contato enviando um cupom promocional, então fiquem de olho no seu e-mail. 🙂

Até o final do mês os cursos estão com valor promocional para este lançamento da plataforma, então eu espero de verdade que vocês gostem e aproveitem. Estou super feliz de poder proporcionar isso para os leitores porque é algo que praticamente todos os dias eu recebia algum comentário pedindo, então aqui está!

Obrigada por tudo, pessoal!

Linkagem de domingo

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Algumas vezes, eu gosto de reunir alguns posts, vídeos e notícias que li ao longo da semana e que achei que seria legal compartilhar com vocês.

Boa semana!

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5 filmes no Netflix para assistir no quentinho

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Sem mais delongas, segue minha seleção pessoal de filmes para assistir hoje, amanhã e nos próximos dias curtindo uma boa companhia.

Filme 1: Cartas para Julieta

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É um filme que dá um chacoalhão. Um casal de noivos (que não usam alianças) vai passar uma pré lua-de-mel na Itália e acaba fazendo um monte de programas separado, porque um deles está tão apaixonado pela sua profissão que acaba deixando o outro meio de lado. Mas o outro acaba descobrindo uma coisa fantástica, que leva a outra e outra… É um filme bonito, emocionante, pra assistir namorando, sozinho(a)…

Filme 2: Orgulho e preconceito

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Ok, vamos de clássicos… Orgulho e preconceito é uma história que você precisa simplesmente conhecer para saber por que tanta gente fala desse tal de Mr. Darcy e da tão atrevida Elizabeth. E, se você já assistiu, o Dia dos Namorados é a época perfeita para assistir de novo. Só isso mesmo.

Filme 3: A delicadeza do amor

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Audrey Tatou, mais conhecida como Amelie Poulain para sempre, interpreta aqui o papel de uma moça que é casada com um cara lindo, que a conhece super bem, formando um casal fofo, incrível, de verdade. Mas ele morre (não é spoiler – tá no trailer). E aí ela fica num luto eterno, completamente desnorteada para sempre, até que vai construindo um relacionamento completamente inusitado com um cara do trabalho, “feio” para os olhos da sociedade, e ninguém aceita muito bem isso. O filme mostra como o cara é super sensível, assim como seu ex-marido era, e como ela sempre só viu isso nele. É maravilhoso.

Filme 4: Mesmo se nada der certo

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Eu não gostava muito da Keira Knightley até assistir esse filme, que conta a história de um produtor musical falido, porém extremamente talentoso, e de uma moça que é compositora e que acabou de ser traída pelo seu namorado de anos (também músico, que acabou de chegar ao estrelato). A união inusitada desses dois, com seus corações partidos, é um filme sensível – uma homenagem ao processo criativo e à amizade, com limite tênue ao amor. Recomendo de olhos fechados para quem gosta de música.

Filme 5: Escrito nas estrelas

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Eu sei que tem filmes que parecem bobos, bobos de dar dó, mas são tão lindinhos. É exatamente o caso deste! O que eu mais gosto nesse filme é como eles se reencontram e, se vocês assistirem, vão saber porque eu gostei tanto. 🙂

Boa noite. <3

Livro Casa Organizada em pré-venda na Amazon!

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Quem estiver ansioso e quiser se antecipar já pode encomendar seu livro em pré-venda na Amazon! No site a previsão de lançamento é 30 de junho (já!).

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Clique aqui para comprar

Organizando seus arquivos: por onde começar?

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Antes mesmo de nascer você provavelmente já estava acumulando um exame de imagem, impresso ou em vídeo. Logo que nasceu, a certidão de nascimento deu a partida para uma série de registros, que segue crescendo à medida que a idade avança e você vai se incorporando à vida em sociedade.

Na fase escolar passa a lidar com matrículas, boletins, históricos, provas, etc. A vida profissional te apresenta aos currículuns, contracheques, rescisões, e por aí vai.

Finanças, saúde, lazer, cada aspecto da vida com o qual nos envolvermos será fonte geradora de documentos, de todo tipo e formato, e o desafio de lidar com eles vai nos acompanhar durante toda a vida.

Quanto mais relações estabelecemos com as pessoas, com grupos e instituições, quanto mais complexa fica nossa vida, mais e mais complexos registros serão gerados.

Lidar com este volume de documentos de forma racional e produtiva é preocupação de pessoas e de instituições há décadas.

O avanço da ciência e da tecnologia trouxe respostas muito interessantes, possibilitando a substituição de suportes físicos por digitais, dando muito mais agilidade na produção, na disseminação e no acesso às informações.

O desafio, no entanto, continua sendo o mesmo, independentemente do tipo de suporte onde a informação foi registrada e transformada em documento: O que necessitamos manter? Por quanto tempo? Qual a melhor forma de guardar?

Não há respostas definitivas, nem fórmulas prontas que possam se aplicar de forma indiscriminada a qualquer pessoa ou instituição, em qualquer época. Mas há caminhos já trilhados que produziram resultados muito interessantes, e estão consagrados entre os profissionais da Arquivologia.

O primeiro passo para relacionar-se bem com seus arquivos é conhecê-los. Nas instituições, este levantamento é feito a partir do estudo dos documentos de sua constituição (Estatuto, Contrato Social, Organograma, etc.) que vai permitir identificar cada uma das funções e atividades que lhe dão vida, e os conjuntos documentais produzidos e acumulados em decorrência destas.

O resultado deste trabalho é chamado de Plano de Classificação, uma espécie de mapa da produção documental, que além de visar a distribuição dos documentos de um arquivo, fornece grande parte dos subsídios necessários para que possamos fazer a sua avaliação, definindo o tempo de guarda e a destinação final.

Este mesmo trabalho precisa ser feito por cada um de nós. Cada documento que nos chega deve ser reconhecido imediatamente como relacionado a determinada função ou atividade que realizamos na vida, e que só nós mesmos somos capazes de identificar.

mapa-documentos

De posse deste mapa, podemos criar um recipiente previamente dedicado a cada conjunto. Isso vai fazer com que, no momento em que for necessário localizá-lo, o caminho a percorrer esteja bem mais claro, agilizando o acesso.

Também será possível refletir com mais clareza sobre a necessidade de sua manutenção e a tecnologia mais adequada a adotar.

E você? Já mapeou sua produção documental?

Ame a vida, não suas coisas

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É muito comum a gente ler em blogs e livros sobre organização o conselho: mantenha em casa apenas aquilo que você ama. Aqui no blog você já deve ter lido isso. A Marie Kondo diz para você amar as suas meias, então isso deve ser correto. E sim, amar as coisas no sentido de que elas trazem alegria quando olhamos, interagimos, é ok. Mas isso não quer dizer que estamos substituindo todo o resto – tudo o que importa – pelas coisas. Eu trocaria qualquer “coisa” por uma viagem que eu gostaria de fazer, por momentos a mais com o meu pai que já morreu e por muito mais vida em todos os sentidos. Este post é sim, uma declaração de amor à vida como um todo, e isso inclui o que faz parte dela – incluindo suas meias. Mas vamos pegar leve.

Não quero fazer o papel da vilã aqui. Algumas pessoas sofrem com o problema de acúmulo de objetos em casa – e esse problema deve ser tratado com apoio psicológico, com profissionais qualificados. Se você sofrer com isso ou tiver alguém na família sofrendo, é importante procurar auxílio profissional. Isso não se resolve com “dicas de organização”.

Por outro lado, existem também aqueles objetos que nos trazem alegria, sem dúvida alguma. Um quadro que te deixa feliz sempre que você olha para ele, ou uma roupa que te empodera de tal maneira que transforma um dia péssimo em um dia maravilhoso. Objetos não são ruins – eles fazem parte da nossa vida. Precisamos ter uma relação saudável com eles. Justamente por isso precisamos cuidar daquilo que temos, dando espaço para que eles “durmam”, sejam armazenados e manuseados com cuidado. Quando temos coisas demais, acabamos desperdiçando, quebrando, deixando mofar, enferrujar, estragar. E isso, na maioria das vezes – e aqui entra a experiência da organizadora profissional – na verdade é apenas um reflexo de muita coisa que está acontecendo na vida da pessoa.

Tanto que, quando um profissional de coaching começa a trabalhar com alguém – seja esse profissional uma personal organizer, uma coaching de vida ou uma consultora de estilo, ou mesmo uma nutricionista, ou personal trainer, enfim, alguém que vá fazer um trabalho de transformação na vida daquela pessoa – é muito comum que a transformação em uma área comece a expandir seus efeitos para todas as outras. Você já deve ter vivenciado isso alguma vez – de ter emagrecido e isso te deu vontade de guardar dinheiro, cortar o cabelo, mudar de emprego, arrumar a casa, promover outras mudanças. O ser humano tem um cérebro tão incrível que, quando a gente começa a mudar uma coisa, isso serve como gatilho para querer mudar um monte de outras coisas que pareciam apenas estar esperando esse empurrãozinho.

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E aí quando vem uma pessoa aqui e fala: “destralhe a sua casa”. E você começa a destralhar a sua casa, o que acontece? Você mexe não apenas com aquele monte de papéis e objetos que estavam guardados, mas também com emoções que estavam guardadas. É muito louco. É como se você estivesse fazendo uma faxina mais profunda mesmo.

Portanto, a partir do momento que você começa a ter esse cuidado com as suas coisinhas em casa, organizando seus pertences, organizando a sua agenda, os seus afazeres, se planejando, alcançando objetivos, isso vai te empoderando de uma maneira que você percebe que ninguém mais pode te segurar. Você pode chegar onde você quiser. E isso vai fazer com que você aprenda a se amar mais do que nunca, porque você não vai mais se permitir não se amar dessa maneira.

Veja aqui algumas ideias para trazer um pouco desse amor por você mesma(o) hoje através da organização:

  • Pare um pouquinho de trabalhar ao longo do dia. Não é para sair no meio do expediente, dar tchau para o chefe e ir embora. Mas pare dois minutos, feche os olhos e respire. Você tem esse direito. Ou levante, olhe pela janela. Dê uma devaneada. Pense em algo gostoso, em algum sonho que tenha. Planeje um projeto pessoal que esteja em andamento. Curta um pouco mentalmente algo de fora do trabalho. Respire.
  • Em vez de comprar coisas novas, especialmente roupas e artigos para casa, redescubra o que já tem. Experimente a ideia do armário cápsula. Trabalhe um menu semanal.
  • Nos próximos eventos comemorativos, em vez de presentes, pense em experiências que gostaria de proporcionar na sua vida. O que você gostaria de ter feito antes dos 30? Antes dos 40? Antes dos 70? Pode ser desde fazer um piquenique no parque até passar uma tarde tomando um sorvete de casquinha sentada vendo o movimento de uma grande avenida. Pense em experiências simples, mas significativas.
  • Reconecte-se com as pessoas. Telefone para um amigo ou amiga. Visite parentes.
  • Todo mês, selecione uma categoria de coisas na sua casa para selecionar itens para doação. Funciona assim: escolha uma categoria. Por exemplo: camisetas. Pegue todas as suas camisetas, coloque em cima da cama e selecione aquelas que não usou no último ano, não gosta ou acha que outra pessoa poderia fazer uso melhor. Mantenha apenas aquelas que forem essenciais para você. Doe o restante. Repita nos meses seguintes com panelas, livros, artigos de escritório e o que mais desejar. Você vai se sentir bem por guardar apenas aquilo que tem a ver com você e também por fazer o bem a quem não tem coisas e precisa do que você está doando.
  • Redescubra a beleza em você em pequenas atitudes. Isso não é fácil, pode ser o trabalho de uma vida inteira e certamente é uma batalha diária. Mas olhe-se no espelho e encontre sempre algo positivo para dizer a seu respeito. Evite comentários negativos – mesmo que tenha aquela barriguinha, aquela olheira, o cabelo não esteja tão hidratado. Todos temos problemas, então eles já bastam por si só. As coisas são nossas aliadas – use seu espelho como exemplo disso para se amar todos os dias.

Conceito de produtividade para o GTD

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Vamos entender qual o conceito de produtividade para o GTD porque esse entendimento é importante para sabermos quais os objetivos do próprio trabalho com o método. Para que implementar um método de produtividade? O que é produtividade para o GTD? São essas perguntas que este post pretende responder.

Ser produtivo, de acordo com o método GTD, é estar apropriadamente engajado no que quer que você esteja fazendo – relaxado, com foco e com as coisas sob controle.

É a habilidade de responder, reagir a partir de um estado relaxado ou de prontidão.

Vamos falar sobre esses dois estados (relaxado e prontidão). Existem dezenas de estudos na área das ciências cognitivas que provam que alternar períodos de concentração com períodos de descanso faz com que o nosso cérebro trabalhe melhor.  Ou seja: para que a gente consiga fazer as coisas bem, precisa ter estados regulares de relaxamento, que vêm de momentos de reflexão, devaneios e até de quando estamos dormindo.

Não sei se vocês já ouviram falar em uma história do Paul McCartney, ex-Beatle, da época em que estava envolvidíssimo na Beatlemania (1965), turnê, muitos shows, tendo que gravar um disco e compôr às pressas. O processo criativo não é fácil e não pode ser forçado. Ele estava cansado. Em um belo dia, ele deu uma chutada no balde e foi para a casa da noiva descansar e dormir, e acordou bem, assobiando uma melodia que lhe parecia familiar, mas não muito, e foi para o piano continuar a sua composição mais famosa de todos os tempos: ‘Yesterday’ que, junto com tantas outras, levou os Beatles a outro nível de composição, produção musical e qualidade.

Aqui de boa compondo a música do século
Aqui de boa compondo a música do século

Mas você não precisa ser um Beatle para que isso aconteça com você. Tenho certeza que você já teve uma ideia incrível para algum projeto enquanto estava tomando banho. Ou dirigindo. Ou de férias. Ou colocando a cabeça no travesseiro para dormir. Por que essas coisas acontecem? Sim, você deve ter chutado certo: porque a sua mente está em um estado de relaxamento. Porque, apesar de você estar “colocando a sua mente para relaxar”, ela continua trabalhando em segundo plano, tendo ideias. E o que o GTD propôe, então, é que a gente traga esse estado ótimo para o dia a dia, de modo que nossa mente funcione bem, nesse estado relaxado, não só quando estamos dormindo, tomando banho ou lendo um livro. Trazer essa alternância para o dia a dia faz com que usemos a nossa mente para o que ela faz de melhor: ter ideias, ser criativa, focar quando tem que focar.

Nós precisamos desse estado de relaxamento para criar coisas legais no nosso dia a dia, independente do trabalho que a gente tenha. Seja você publicitária, músico, dono de casa ou diretora de uma multinacional, a criatividade faz parte do seu dia a dia, porque soluções precisam ser tomadas o tempo todo. O foco precisa ser redirecionado. E para isso a gente tem que estar a um clique dessa prontidão.

O “clique” da prontidão representa todas as coisas: um quadro que eu queira pintar, um post que eu vá escrever para o blog, a lição que eu vá fazer com o meu filho, a proposta de trabalho que eu vá redigir, a reunião de trabalho que eu estou entrando com meu cliente, a receita que vou cozinhar para a minha família esta noite, o plano de negócios que vou formular, a conversa definitiva que terei hoje – o resultado de toda energia criativa produzida no mundo.

O que a gente diz ao deus da procrastinação? Hoje não!
O que a gente diz ao deus da procrastinação? Hoje não!

Os estados de relaxamento nos ajudam a ter novas ideias e perspectivas. Se ficarmos o tempo todo concentrados no trabalho ou nas nossas atividades que demandam alta concentração, sem tais períodos de descanso, as ideias não aparecerão. Não temos como recarregar as baterias. Não ganhamos perspectiva. Ambos os estados são importantes igualmente. Muitas vezes, a coisa mais produtiva que você pode fazer em um determinado momento é tirar uma soneca para ficar bem e depois continuar com energia alta o que estava fazendo.

Logo, esteja você relaxado ou em estado de prontidão – você consegue reagir. Você consegue se engajar no que quer que queira se engajar naquele momento, relaxado, focado e com as coisas sob controle.

Todo mundo tem seus hobbies
Todo mundo tem seus hobbies

E um outro ponto muito importante sobre ser produtivo para o GTD é que você não precisa ser produtivo 100% do tempo. Ninguém é. Nem o David Allen é. O grande segredo de tudo é você saber identificar quando você não está sendo produtivo e saber retomar seu estado de produtividade. E aqui que entra a importância de um método – a importância do GTD. Porque aí o David traz o negócio mastigadinho – tó aqui e aplica cinco passos e retoma sua produtividade.

Não se engane: a vida é desenhada pra te tirar dos eixos mesmo! Te fazer cair da prancha, levar um caldo e querer que você desanime, desista o tempo todo. É um 7×1 diário. São imprevistos, urgências, circunstâncias não planejadas e às vezes até oportunidades muito legais – mas que apareceram na hora errada, gerando confusão e aflição – que nos desequilibram.

O GTD foi feito para nos ajudar a voltar para o caminho, aconteça o que acontecer. Com um sistema confiável atrás de você – um sistema que você confie e que possa usar quando você mais precisar (justamente em situações como essas que eu citei) – você vai estar muito mais preparado para encarar qualquer onda que vier na sua vida e no seu trabalho.

Pra falar a verdade, só cai da prancha quem tem coragem de se arriscar a subir nela, então fique feliz por cair e ter a chance de subir de novo.

O GTD é um negócio para a vida, que estará sempre ali com você, dando suporte aos maiores movimentos e às grandes mudanças da sua vida, e te lembrando que você sempre pode subir de novo, não importa o tamanho da onda. Bora!

Imagem: Huffington Post
Imagem: Huffington Post

E ah! Ninguém está buscando qualquer nível de perfeição aqui também. Como eu falei, ninguém se sente produtivo 100% do tempo, nem o David. O ponto chave aqui não é estar sempre produtivo, mas saber reconhecer quando você não está e utilizar isso como meio para voltar a se sentir assim. É igual andar de bicicleta: você tem que ficar meio esperto porque qualquer vacilada para o lado você se equilibra novamente. Com o passar do tempo, você vai aprendendo a ficar mais confortável com essa “volta”, e isso te dá a liberdade de se deixar sair do controle das maneiras mais criativas e produtivas possíveis, se você quiser ou precisar.