28 Aug 2014

Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote – Parte 5 – Áreas de responsabilidade

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Hoje o post traz a Parte 5 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Hoje falaremos sobre áreas de responsabilidade.

Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

O que são e como definir áreas de responsabilidade?

Nossa vida é uma só. Nós também. Isso não significa, no entanto, que a gente seja somente de um jeito, ou tenha uma única atividade. Todos somos múltiplos – trabalhamos, temos uma família, amigos, hobbies. Exercemos diversos papéis ao longo da vida, mas é importante refletir sobre os papéis que exercemos no momento. São os papéis em andamento. E é sobre eles que falaremos aqui neste post.

A primeira coisa que você deve fazer é listar suas áreas de responsabilidade, que são justamente esses papéis que exercemos. Pegue uma folha de papel. No centro, coloque seu nome ou faço um desenho que represente você. Ao seu redor, escreva cada área de foco na sua vida. Trabalho, família, estudos etc. Quando terminar, ligue cada uma dessas palavras ao centro do papel – você.

Não pense no passado nem no futuro que você gostaria de ter – foque no presente. Por exemplo, eu poderia ter colocado “música”, porque a minha vida inteira eu tive banda. Porém, isso, hoje, não é algo que eu esteja desempenhando, pois não é minha prioridade. Não tenho qualquer projeto de vida em andamento com relação a esse papel. Logo, eu não o incluí, apesar de ele existir. Faça o mesmo. Reflita sobre todos os projetos em andamento na sua vida e liste os papéis que você desempenha.

Essa reflexão pode ser feita constantemente – geralmente, quando você achar que está desempenhando um novo papel ou deixando um deles de lado.

Inserindo as áreas no Evernote

Para gerenciar as áreas de responsabilidade, nós vamos criar tags dentro do Evernote. Assim:

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O caractere especial escolhido para representar as tags de áreas de responsabilidade foi o = (igual). Isso faz com que, quando a gente digitar na nota um “=”, já sejam listadas todas as áreas de responsabilidade que temos na vida.

Como usaremos as áreas de responsabilidade?

Vamos criar uma nota para cada área, assim:

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Em cada nota, falaremos um pouco sobre o que significa aquela área de responsabilidade na nossa vida. Pode ficar à vontade para escrever o que quiser.

Para processá-la, use a tag “20.000 ft – Áreas de responsabilidade”. Isso significa que, quando você clicar nessa tag, terá uma visão completa de todos os seus papéis sem precisar ficar clicando em cada uma das tags.

Com relação às tags de cada área em específico, nós vamos usar nas seguintes notas:

  • Metas e objetivos relacionados à área
  • Projetos da área
  • Tarefas avulsas relacionadas à área

Mais uma vez, o que estamos vendo aqui é a explicação para o uso de cada nível do GTD no Evernote. Quando terminarmos de ver todos os níveis, entraremos na execução, quando veremos como tudo funcionará na prática.

Fica como lição de casa para vocês definirem quais são suas áreas de responsabilidade e já criarem essas tags.

Até o próximo post.

27 Aug 2014

Organizando fotos no dia a dia: dicas práticas de como tenho feito

Muitos leitores me perguntam como eu faço para organizar as minhas fotos e eu percebi que nunca tinha feito um post explicando direitinho. Por isso, hoje eu gostaria de falar um pouco sobre como organizo minhas fotos, tanto em formato digital quanto as impressas.

Em formato digital, costumo organizar no computador e, uma vez por mês, fazer backup em um HD externo. Funciona bem assim. A organização em si não tem segredo – organizo uma pasta “Fotos” e, dentro dela, pastas com os anos (2014, 2013 etc).

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Dentro de cada pasta de ano, eu tenho uma pasta para cada mês. Coloco o número no começo, em vez do nome do mês, para ficar na ordem certa.

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Por fim, dentro de cada mês, vou criando as pastas por temas, de acordo com a necessidade. Não crio pastas sem ter fotos para colocar dentro, por exemplo.

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Quanto à nomenclatura dos arquivos de cada foto, antes eu costumava renomear todos, mas parei de fazer com o tempo. Não acho prático e não tem muita utilidade. É mais útil quando não categorizamos e usamos bastante a busca.

Gosto de organizar por ano porque facilita para mim ao procurar algum arquivo que eu esteja precisando. Já tentei apenas categorizar por temas, mas fica confuso. Organizando por anos e meses, consigo ver a evolução clara das fotos também.

Uma dica que gosto sempre de dar é a de selecionar as fotos que vai arquivar. Com os celulares e câmeras digitais, temos o costume de guardar tudo – fotos borradas, duplicadas, feias. O ideal é que a gente fique com o mínimo possível, então vale a pena fazer essa seleção.

Não imprimo fotos há bastante tempo. Imprimi algumas do Paul há alguns anos e tenho um álbum só para ele, especialmente para a família ver, quando viesse em casa. Quando recebemos visitas, ninguém olha fotos! Todo mundo vê pelo Facebook. Então, não imprimimos mais. Mas acho que vale a pena para montar murais e colocar em porta-retratos.

Tenho uma caixa organizadora pequena onde coloco os álbuns com fotos antigas, mas estou pensando em digitalizá-las e guardar 20% do que está lá. Não tenho grandes álbuns porque acho que ocupam muito espaço.

E é assim que eu organizo minhas fotos! Espero que tenham gostado.

26 Aug 2014

Perguntas e respostas sobre o livro Vida Organizada

Tenho recebido um retorno enorme dos leitores sobre o livro Vida Organizada e só tenho a agradecer! Como muitas mensagens e comentários contêm dúvidas comuns, resolvi montar uma espécie de F.A.Q. sobre o livro para responder as mais frequentes.

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Quantas páginas tem o livro?

224 páginas.

Onde posso comprá-lo?

O livro já está à venda nas principais livrarias virtuais, como Cultura, Saraiva, Submarino e Americanas. Nas lojas físicas, ainda está chegando aos poucos. O lançamento oficial será somente em 3 de setembro.

Seu livro será vendido online? Terá versão para Kindle?

Sim. A previsão é que esteja à venda a partir de 30 de agosto na Amazon.

Qual o preço do seu livro?

R$29,90 em média. Já vi promoções chegarem até R$15.

Quando será o evento de lançamento oficial?

Dia 3 de setembro, às 19h30, na Saraiva do Shopping Paulista.

O evento de lançamento é de graça? Qualquer um pode ir? Você estará lá autografando os livros?

Sim, sim e sim. :)

Você pode vir na minha cidade fazer um evento de lançamento?

A livraria deve entrar em contato com a editora e custear a viagem. Se houver disponibilidade de data, posso ir sim.

O livro tem textos originais ou é só uma compilação de textos do blog?

O livro foi escrito originalmente do começo ao fim. Inseri alguns trechos do blog que achei que já estavam explicando bem o que eu queria dizer, mas não se trata de uma compilação.

Quando você publicará um segundo livro?

Já estou trabalhando em dois outros projetos de livros e vendo com a editora como faremos. A ideia é publicar novamente em 2015, mas o projeto ainda não foi oficialmente iniciado.

Você estará novamente na Bienal?

Fui durante três dias na Bienal e fiquei no estande da Editora Gente, fiz palestras, conversei com muitos leitores e foi ótimo. Infelizmente, em detrimento de outros compromissos pessoais, não sei se conseguirei ir novamente.

Posso comprar seu livro na Bienal? Onde?

Sim, no estande da Editora Gente, com 50% de desconto. Qualquer outra dúvida, por favor, postem nos comentários. Obrigada!

26 Aug 2014

5 ideias de armazenamento para o inverno

Armazenar qualquer tipo de objeto no inverno requer alguns cuidados específicos, dependendo da região. Por isso, escrevi este post com algumas dicas que podem facilitar esse procedimento na sua casa.

1. Sachês para evitar traças

Uma maneira natural de repelir traças e outros insetos é montar um sachê de lavanda e armazenar dentro de armários ou estantes. Você pode criar um sachê simples cortando uma meia-calça velha e colocando dentro alguns ingredientes, a saber: cravo, hortelã, lascas de cedro, tomilho seco, alecrim e lavanda. Coloque todos dentro de uma vasilha e misture-os com algumas gotas de óleo de lavanda, que pode ser comprado em lojas de produtos naturais ou esotéricos. Faça um nó em um lado do pedaço da meia-calça e, com um funil, coloque sua misturinha dentro da meia. Quando terminar, dê um nó do outro lado. Pronto! Agora, baste colocar dentro de gavetas e armários para repelir traças e outras pestinhas.

2. Proteja roupas com um saco apropriado

É muito comum vermos em lojas de artigos para casa e organizadores aqueles sacos de poliéster para cobrirmos roupas, especialmente vestidos e casacos. Eles podem ser muito úteis principalmente no inverno e com tecidos que juntem mais poeira, como lãs e veludos. Verifique em seu armário quantas peças demandam esse tipo de cuidado e faça sua encomenda para garantir uma melhor durabilidade e cuidado com suas roupas.

3. Guarde em outro lugar as roupas de verão

Em vez de deixar suas roupas de calor com fácil acesso, libere espaço para suas roupas de inverno. Você pode armazená-las na parte de cima do guarda-roupa, em malas ou caixas organizadoras. É claro que esta dica só funciona se você morar em regiões onde faz frio no inverno. Se na sua região faz calor mesmo durante esta estação, mantenha algumas (ou muitas peças), de acordo com sua necessidade.

4. Tenha sempre à mão rolinhos de tirar bolinhas

Como usamos mais as roupas de frio nesta estação, podemos precisar ter sempre à mão os famosos rolinhos adesivos que tiram bolinhas das peças de lã, algodão, entre outras. Mantenha em seu armário para usar sempre que for necessário.

5. Reserve espaço para peças grandes

No inverno, usamos muitos cobertores, mantas e edredons. Se você tiver a possibilidade de colocar um baú no seu quarto, é uma excelente solução para manter esses itens sempre à mão e deixar o quarto com cara de arrumado. Se não tem essa possibilidade, reserve um espaço em seu guarda-roupa, então, com o mesmo objetivo. O que não vale é dobrar as peças e deixá-las em cima da cadeira ou poltrona, se você não gostar da aparência.

6. Utilize sapateiras para guardar itens de frio

Imagem: The DIY Village

Imagem: The DIY Village

Sempre devemos cuidar das nossas coisas para que elas durem mais e economizemos. No inverno, essas dicas específicas podem ajudar. Se você tiver mais alguma, por favor, compartilhe nos comentários!

25 Aug 2014

Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote – Parte 4 – Projetos

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Hoje o post traz a Parte 4 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Hoje falaremos sobre o uso das tags para gerenciar projetos.

Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

O que são projetos?

Dentro do GTD, projeto é toda tarefa com mais uma ação para ser concluída. Ou seja, se basta uma ação pontual, é uma tarefa. Se demanda mais de um passo, é projeto. Esse conceito é um pouco diferente do consenso que temos para projetos, mas no GTD essa é a sugestão do David Allen. Então, quando falar sobre projetos, significa que são tarefas que demandem mais de uma ação para serem concluídas e geralmente têm começo, meio e fim. Nós não executamos projetos – executamos as ações relacionadas aos projetos, e ao final da lista teremos um projeto concluído.

Para um entendimento melhor, vale a pena ler os tópicos relacionados no livro do David Allen, “A arte de fazer acontecer” (Ed. Campus Elsevier).

Taxonomia de projetos no Evernote

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Minha taxonomia de projetos ainda está em teste, mas não tem sido muito diferente do print acima. O que mudam são detalhes, que comentarei ao explicar cada uma das tags. Não explicarei na ordem alfabética que aparece acima, mas em uma ordem que acredito que facilite o entendimento por parte do leitor.

Projetos em andamento

Projetos em andamento são todos os projetos em que você está trabalhando no momento, em todas as áreas da sua vida. Para gerenciá-los, eu utilizo o caractere ! antes do nome do projeto, na tag. Assim, quando crio uma nota e clico para adicionar uma tag, basta digitar ! que o Evernote listará todos os projetos em andamento. Fica mais prático.

Para organizar os projetos, estou fazendo testes. No geral, recomendo deixar todos embaixo da tag Projetos em andamento, sem uma categorização, pois assim você pode tê-los sempre em vista. Já tentei separar assim, com os projetos de cada área dentro dessas outras tags:

! Projetos pessoais
! Projetos profissionais

Pode funcionar para você. Para mim, significa um clique a mais para verificar o que tenho em andamento ao fazer a revisão semanal. É bem pessoal e, se você preferir separar, faça e teste para ver se funciona com você.

Outra maneira de categorizar é através das áreas de responsabilidade, assim:

! Casa
! Família
! Trabalho 1
! Trabalho 2

Mais uma vez, teste. O que eu recomendo é que, se você tiver poucos projetos (menos de 60), pode valer a pena deixá-los todos juntos sob a mesma tag. Se forem muitos, categorizar pode ajudar. Mas atenção: cuidado para não dar mais foco a uma categoria do que à outra. Isso pode acontecer especialmente quando separamos em pessoais e profissionais.

Quando crio um novo projeto, eu monto o seu planejamento. Sobre planejamento de projetos, eu farei um post a parte, pois envolve bastante coisa. Hoje, vou apenas explicar o funcionamento das tags.

Por que usar uma tag por projeto?

A ideia aqui é agrupar dentro desta tag tudo o que for relacionado ao projeto, de tarefas a notas de referência. Tudo o que puder auxiliar o projeto pode receber a sua tag. Dessa maneira, quando você precisar acessar as tarefas e arquivos de suporte ao projeto em questão, bastará clicar na tag e verificar as notas selecionadas. Como eu expliquei no post anterior, é possível aplicar filtros nas buscas para que visualizemos apenas tarefas, por exemplo, ou outras notas que desejemos.

Projetos concluídos

Quando um projeto é concluído, a tag deve ser renomeada e ser arrastada para a macro-tag Projetos concluídos.

Eu gosto de categorizar por anos, pois assim consigo visualizar os projetos que foram concluídos este ano, no ano passado e por aí vai. Se você não quiser, pode deixar todos os projetos concluídos embaixo da tag Projetos concluídos e apenas renomear.

Eu renomeio para tirar o ! do começo (que significa que se trata de um projeto em andamento) e substituo pelo ano e mês de conclusão.

Então se um projeto em andamento assim:

! Viagem para Acapulco

For concluído agora em agosto, eu vou renomear a tag assim:

2014 – Ago – Viagem para Acapulco

E arrastar a tag para dentro de Projetos concluídos.

Por que eu coloco o ano e o mês no começo da tag?

Porque, se eu arquivar como “Viagem a Acapulco”, simplesmente, pode acontecer de eu repetir essa tag no futuro como um projeto concluído, e isso me confundir. Também não dá para ter duas tags com o mesmo nome. Eu já trabalhei com muitos projetos com nomes iguais ao longo dos anos e organizar por ano e mês é o que funciona para mim. Na outra empresa onde trabalhava, eu fazia frequentes viagens para as filiais. Se eu arquivasse como 2014 – Viagem para Brasília, como eu arquivaria as outras viagens que fizesse para lá ao longo do ano? Então colocar o mês funciona, mas depende da necessidade de cada um. Talvez, para você, pode valer a pena até colocar o dia, assim: 2014 – Ago – 20 – Viagem X, dependendo do seu trabalho e número de projetos parecidos.

Por exemplo, nós da Call Daniel realizamos muitos treinamentos diferentes na mesma empresa. Suponhamos que, em um mesmo mês, um instrutor tenha oito treinamentos no mesmo lugar. Se ele arquivar a tag como 2014 – Ago – Treinamento Empresa Y, ele “queima” o nome da tag e não teria como arquivar outros treinamentos na mesma empresa e no mesmo mês. Lembrem-se que estamos falando de uma tag por projeto. Nesse caso, se ele tiver treinamentos nos dias 5, 12, 14 e 18, ele deve arquivar assim:

2014 – Ago – 05 – Treinamento Empresa Y
2014 – Ago – 12 – Treinamento Empresa Y
2014 – Ago – 14 – Treinamento Empresa Y
2014 – Ago – 18 – Treinamento Empresa Y

Por que arquivamos projetos? Não é mais fácil excluir quando conclui cada um deles?

Mais uma vez, é pessoal. Eu gosto de arquivar projetos porque eles ficam como referência rápida. Se eu precisar montar um planejamento novo, posso consultar projetos semelhantes anteriores e ver o passo a passo, arquivos relacionados e tudo o mais. Se alguém me pedir algo relacionado a um projeto já concluído, também tenho fácil acesso.

Se você não tiver essa necessidade, pode excluir as notas. Realmente, vai do gosto e das necessidades de cada um. ;D

Projetos a executar

Muitas vezes, existe um projeto em vista, mas que ainda não está em andamento. Ele não se trata de um projeto Algum dia / Talvez (que ainda vou explicar em um futuro post), mas de um projeto que é certeza que acontecerá e que será gerenciado por você.

Por exemplo, eu sabia, lá em abril, que realizaria eventos de lançamento do meu livro na Bienal do Livro de SP em agosto. O projeto estava em andamento? Não, mas eu tinha ele em vista. Assim, eu criei uma nota preliminar para este projeto e inseri nesta tag de Projetos a executar.

Semanalmente, quando faço meu planejamento (falarei sobre ele na revisão semanal), reviso esta pasta e vejo se algum desses projetos já deve entrar nos projetos em andamento, e então posso me planejar.

Atenção: Não crio tags aqui, apenas notas. Porém, está em construção. Nada impede que seja criada uma sub-tag para cada projeto a executar, caso você queira juntar algum material necessário para ele com bastante antecedência. Você pode inserir um (A exec) no início da tag, para nomeá-la e saber que são projetos a serem executados.

Projetos adiados

Aqui eu agrupo todos os projetos em que comecei a trabalhar mas, por algum motivo, foram adiados. É muito comum, quando priorizamos nossas atividades, perceber que temos muito o que fazer e que precisamos adiar alguns projetos e tarefas. Para não perder de vista, eu os agrupo aqui.

Para não perder todos os arquivos e notas que já relacionei ao projeto, eu apenas renomeio a tag para (Ad) Nome do projeto. Diferente do caso acima (de projetos a executar), aqui eu já comecei o projeto e tenho notas relacionadas – às vezes, até tarefas. Por isso, não teria como ter somente uma nota por projeto, pois não quero perder o que já fiz.

Vale lembrar que, quando mudo o status de um projeto para adiado, cancelado ou concluído, as notas de tarefas não podem estar com tags “ativas”, como de próximas ações, contextos e outras comentadas no post anterior. É necessário alterar as tags das tarefas. É bem prático selecionar todas as notas e modificar as tags uma única vez, então este procedimento não dá trabalho algum.

Projetos cancelados

Assim como há projetos adiados, há projetos que infelizmente são cancelados. Eu poderia simplesmente excluí-los – e você pode fazer assim, se preferir. Mas gosto de arquivá-los justamente para verificar quantos projetos eu comecei a planejar e precisei deixar de lado. Muitas vezes, percebo que um projeto importante foi cancelado e, se eu o tivesse excluído, não teria essa log. Com o projeto listado aqui, posso fazer essa verificação. Também pode ser útil em reuniões de planejamento ou de status de equipe, por exemplo. Você pode até inserir os motivos pelos quais um projeto foi cancelado, arquivar um e-mail do seu gestor dizendo que priorizasse outros etc.

Eu costumo renomear a tag como (Cancel) Nome do projeto e arrastá-lo para dentro desta tag.

Projetos em espera (aguardando resposta)

Quem é gestor ou delega projetos sabe como é gerenciar projetos que outras pessoas estão tocando. Como ter controle sobre eles? Eu os agrupo nesta tag para revisar sempre que necessário.

A nomenclatura usada para cada tag de projeto em espera (aguardando resposta) é (Ag) Nome do projeto.

Projetos para acompanhar

Existem projetos que não estão sob a nossa responsabilidade, nem que delegamos a outras pessoas (e precisamos acompanhar, como no item anterior), mas mesmo assim é interessante fazermos uma companhamento.

Por exemplo, um gestor de RH pode acompanhar um projeto da diretoria que definirá a aprovação de orçamento para a contratação de 100 novos funcionários em 2015. Não se trata de um projeto em andamento da responsabilidade dele (do gestor), nem um projeto que ele delegou aos diretores. Trata-se simplesmente de um projeto que deve ficar no radar, para companhar os resultados, pois pode ter qualquer tipo de implicação em seu trabalho em um futuro próximo ou distante.

Da mesma forma como faço em Projetos a executar, aqui eu apenas crio uma nota por projeto, onde insiro as informações, e não tags.

Manuseando projetos e tarefas

Depois de explicar todas as tags dos níveis do GTD, entrarei com mais profundidade no manuseio das tags para tarefas, projetos, metas etc. Essa explicação conceitual anterior é importante para que, depois, o manuseio seja compreendido. Você pode criar as tags citadas e listar seus projetos, enquanto isso. No próximo post, falarei sobre os outros quatro níveis, que são mais simples que os níveis de tarefas e projetos.

Pretendo postar o próximo ainda esta semana, para fechar a explicação da taxonomia de tags. Depois, escreverei outros posts demonstrando como fazer, na prática, o manuseio das notas dentro do GTD. Também pretendo escrever sobre o planejamento e a revisão semanal.

Obrigada por tudo, pessoal. Já sabem: dúvidas, podem deixar comentários.