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Limpe seu espaço de trabalho para conseguir trabalhar melhor

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Todas as quartas, eu pretendo postar uma dica anti-procrastinação.

Acredito que a primeira e principal atividade que todo mundo costuma procrastinar é a arrumação da própria mesa de trabalho. Mesmo arrumando hoje, mantê-la assim é um desafio.

Portanto, hoje eu gostaria de pedir que você arrumasse a sua mesa.

Siga os seguintes passos:

  1. Tire de cima da mesa todos os objetos. Se você tiver um computador desktop, deixe-o, claro. Não quero ninguém perdendo tempo desligando fios.
  2. Limpe a sua mesa com um pano úmido com água. Tire o pó do monitor e do computador com um pano seco também.
  3. Coloque de volta somente aquilo que você usa diariamente. Minhas recomendações:
    • Caixa de entrada
    • Porta-canetas
    • Bloco de notas e/ou folhas para anotações
    • Luminária

Você verá que, fazendo isso, conseguirá trabalhar melhor. Depois me conte nos comentários como se sentiu.

Resenha: Não diga SIM quando quer dizer NÃO

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Recentemente li este livro e quis fazer a resenha para o blog porque tem tudo a ver com o tema (para definir prioridades). Confesso que o livro foi muito além do que eu pensava e se constitui em um verdadeiro aliado para quem tem dificuldades reais em dizer não e já percebeu que isso atrapalha a própria vida.

O dr. Herbert Fensterheim, autor do livro junto com a sua esposa, Jean Baer, dá verdadeiras aulas de psicologia ao longo do livro, o que também pode ser interessante para profissionais da área.

Basicamente, o livro se divide nos seguintes tópicos:

  • A questão da autoafirmação como dificuldade individual
  • Como formar um círculo de relações sociais
  • As dificuldades para dizer não em um relacionamento íntimo
  • Fala inclusive sobre dizer não no sexo!
  • Autoafirmação através do autodomínio, ou empoderamento
  • Um guia para modificação dos hábitos -> este capítulo já valeria o livro inteiro
  • Ausência de reforços resulta em depressão
  • Como emagrecer e permanecer magro -> resoluções muito diferentes do que costumamos ler por aí
  • A autoafirmação no trabalho

O que me chamou a atenção é que o livro não tem dramas e trata todas essas dificuldades com muito foco na parte prática, então é mais ou menos assim: você tem dificuldade em se relacionar no trabalho, faça essas 32 coisas, ou escolha as que estiver mais confortável para fazer em um primeiro momento. É realmente muito bom, tanto que tem muitas edições publicadas. Esta edição é a primeira pela editora Viva Livros (e é uma gracinha! essa capa é linda e o formato menor são apaixonantes), mas o livro originalmente foi publicado em 1975 e, no Skoob, há muitas edições diferentes. Isso quer dizer que o livro vende e, se vende, tem algum valor. Eu reafirmo essa condição!

Os capítulos que mais me chamaram a atenção foram os capítulos sobre relacionamentos íntimos (acho que é muito importante falar sobre esse assunto), o guia para mudar hábitos (incrível, deveria ser utilidade pública), o capítulo sobre emagrecimento e o último, sobre trabalho, que acho que é o maior de todos. Tem muito conteúdo bom. Uma resenha não seria suficiente para abordar todos os temas discutidos pelo livro de forma justa, então recomendo a leitura fortemente.

Se você comprar pelo link abaixo da Amazon, eu ganho uma pequena comissão. ;D

Não Diga Sim Quando Quer Dizer Não

Alguém já leu esse livro? O que achou?

O que eu aprendi sobre produtividade com Tim Ferriss – Parte 5

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Esta é uma série que foi iniciada no blog Vida Organizada, mas trouxe para cá porque tem mais a ver com o conteúdo daqui. Trata-se de uma série de posts onde conto um pouco sobre o que aprendi sobre produtividade com Tim Ferriss através de seus três livros: Trabalhe 4 horas por semana, O corpo de 4 horas e The 4-hour chef (ainda sem versão em português).

Excesso de informação

Não é novidade para ninguém que hoje sofremos com o excesso de informações. O Tim diz que não assiste mais noticiários (estou com ele), porque não acrescentam em nada e são pura perda de tempo. Se for algo importante, você ouvirá alguém comentando e pode exercitar seu poder de relacionamento conversando com ela e deixando que ela explique o que houve. Você também pode aproveitar, quando passar em frente a uma banca de jornal, para dar uma olhada nas manchetes de capa, e isso é o suficiente.

Antes mesmo do Tim, eu já vinha fazendo isso. Primeiro, porque percebi que as notícias são sempre ruins e me fazem ficar meio sem esperança com relação ao mundo e os seres humanos. Percebi que não estava me agregando em nada. Segundo, que perde-se tempo consumindo esse tipo de conteúdo. Quando você vê, se envolveu tanto que está escrevendo textão no Facebook. Eu não tenho interesse nisso. Acho que é de fundamental importância estarmos informados sobre o nosso trabalho, o nosso mercado, mas isso são informações de nicho que podemos fazer acompanhando feeds que nos interessam na Internet, por exemplo. Agora, ler ou assistir um jornal do começo ao fim como meu avô fazia, isso eu não faço há muito tempo.

O Tim diz que a gente tem que cultivar a ignorância seletiva. “A maior parte das informações gasta o seu tempo, é negativa, irrelevante para os seus objetivos e fora do seu âmbito de influência”, diz ele.

Emergências no trabalho

Tim checa seus e-mails de trabalho às segundas-feiras, durante o período de uma hora. E só. Ele já orientou as pessoas que trabalham para ele que não quer saber de urgências – então as urgências são resolvidas sem chegar até ele. Ele diz que ou as urgências pararam de acontecer, ou o pessoal está dando conta do recado. Nós ficamos muito dependentes dessas urgências no dia a dia, justificando o uso do celular na praia, viajando com a família, ou mesmo de noite, depois do horário de trabalho. Via de regra, muitos problemas se resolvem sozinhos mas as pessoas ficam desesperadas demais para esperar isso acontecer ou resolverem por si mesmas, e começam a contatar todo mundo ao redor. O Tim diz que a gente tem que se eliminar sempre que possível como gargalo de informações e delegar o máximo que puder.

Tem muito a ver com o GTD quando a gente para e se pergunta se é a melhor pessoa para fazer aquela atividade. Se você já se pegou no dia a dia executando uma tarefa que sabe que poderia ser feita de maneira muito melhor por outra pessoa, por que você está fazendo? Não se trata de ser mimado e fazer apenas o que gosta, mas de investir seu tempo, talento e energia de forma correta.

Leituras

Adoro quando ele fala sobre leituras, porque existe uma espécie de culto ao intelecto que, de verdade, é maravilhoso se o seu negócio for acadêmico. Para quem trabalha com negócios, o Tim define dois tipos de leituras necessárias: a leitura de trabalho, voltada para resultados, e a leitura para relaxar. Basicamente, a leitura voltada para resultados é aquela que você lê o que te interessa. Não precisa ler o livro do começo ao fim – leia os capítulos que precisa, rabisque, pesquise, alterne entre uma ideia e outra. Ele acha absurdo alguém ler um livro chato ou desnecessário apenas para dizer que leu o livro inteiro! “Começar alguma coisa não significa automaticamente que você tem que terminá-la”, diz. “Desenvolva o hábito de não acabar o que for chato ou improdutivo, a menos que seu chefe mande você terminar”.

Leitura para relaxar, no entanto, é aquela que você faz sem compromisso – senta no sofá e curte o que está lendo, sem pressa.

Ele tem até um roteiro sobre como aprender alguma coisa super bem sendo autodidata. Na verdade, o livro 4-hour chef é inteiro sobre esse assunto, mas no Trabalhe 4 horas ele também fala um pouco, que é:

1 – Se você quer aprender a fazer algo, não vá atrás de livros “como fazer isso”. Encontre os melhores do mundo que fizeram o que você quer aprender e leia seus relatos auto-biográficos.

2 – Utilize o livro para gerar perguntas inteligentes e específicas, contate os autores via telefone e e-mail e bata um papo. Ele disse que conseguiu sucesso em 80% dos casos.

3 – Leia apenas as partes do livro que forem relevantes para os passos imediatamente próximos, o que leva cerca de 2 horas. Ele já tinha um modelo (que criou) para contatar os autores tanto via e-mail quanto via telefone.

Dicas finais

  • Entre em jejum de mídia durante uma semana.
  • Não leia jornais, revistas.
  • Não ouça audiobooks ou rádios que não sejam musicais. Música é ok.
  • Não assista TV, a não ser um filme, para se distrair.
  • Não leia livros, a não ser algum de ficção antes de dormir, para se distrair.
  • Não navegue na Internet enquanto estiver trabalhando.
  • Todos os dias, na hora do almoço, pergunte a um colega ou ao garçom do restaurante se aconteceu alguma coisa importante hoje no mundo, porque você não conseguiu ler o jornal. Pare de fazer isso assim que perceber que a resposta não afeta em nada a sua vida.

Faça o teste durante uma semana e depois me conte como se sentiu. Spoiler: você ficará chocado como conseguirá trabalhar mais e ter tempo, além de não ficar tão cansado mentalmente. Experimente!

 

 

 

Rotina noturna do filhote

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Aqui em casa nós temos rotinas para facilitar o dia a dia. Para o nosso filho, achamos que elas são fundamentais, pois ele se sente seguro e sabe o que esperar. Isso já é feito com ele desde que era bebê e ajudou muito a construir um ambiente acolhedor.

Somos pouco rígidos com rotinas, no entanto. Gosto de montar o que é necessário. Pela manhã, como ele estuda à tarde (e não tem aquela correria de sair para a escola logo cedo), não temos uma rotina tão certinha quanto a noturna, de antes de dormir. De noite, é diferente, porque a rotina noturna serve como uma espécie de ritual de transição entre o período de atividade e o período de descanso.

Apesar de mudar um pouco de tempos em tempos, a rotina noturna atual é esta aqui:

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Gosto de fazer à mão porque sou da turma do papel. O Paul também adora os meus desenhos, então prefiro fazer assim. Você pode fazer o mesmo em um documento do word, com imagens pegas na internet, e imprimir.

Essa rotina é para aquele momento em que paramos as atividades e vamos dormir. Apesar de ele já saber a sequência de cor, a rotina fica colada na parede do quarto dele e ele questiona se trocarmos alguma coisa de ordem. XD

Você tem uma rotina noturna com os seus filhos? Como vocês lidam com isso? Deixe um comentário!

10 itens que você precisa comprar BEM quando você monta a sua casa

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Todo mundo que foi morar fora da casa dos pais pela primeira vez já deve ter se pego pensando em qual seria a melhor maneira de montar a casa nova praticamente do zero. Como geralmente o orçamento é apertado, ficamos em dúvida sobre o que é necessário pagar mais caro e o que pode ser uma barganha. Portanto, este post é para listar aqueles itens que você realmente deve escolher bem quando for montar a sua primeira casa – e que também são itens que você deve ter sempre com você, de qualidade, mesmo morando sozinho (ou casado) já há mais tempo.

Atenção: Esta não é uma lista com os itens necessários! É uma lista sobre aquilo que vale você investir (pagar mais caro por algo de qualidade e que vá durar) quando você estiver montando sua casa. Por isso não tem itens como fogão, mesa, cadeira, porque eu entendo – e essa lista é pessoal – que tais itens não precisam ser um investimento nesse momento (não significa que você não vai comprar! apenas que não precisa pagar caro por eles). Se for para gastar, gaste com o que precisa ser bom, que são os itens da lista abaixo. Todo o resto, que também precisa ser comprado, pode ser comprado de segunda mão ou em lojas mais baratas, sem preocupação com a qualidade, porque a qualidade não interfere na sua qualidade de vida. 

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1. Uma cadeira decente para usar o computador

Especialmente se você passa longos períodos sentado/a nela trabalhando ou mesmo utilizando o computador para outros fins, sua coluna não ficará mais jovem com o passar do tempo – você precisa de um bom apoio. Existem modelos mais caros e modelos mais simples, como as tradicionais cadeiras retas – que podem não ser tão ergonômicas quanto suas versões executivas mais modernas e caríssimas, mas servem. O que é importante é que você tenha uma boa cadeira para se sentar, de modo que fique confortável, com pés no chão e cotovelo na altura da mesa.

2. Um sofá confortável

Ou apenas um lugar onde você possa se sentar confortavelmente, seja um sofá ou uma poltrona. Já vivi uma época sem sofá achando que a cama e as mesas da cozinha seriam suficientes e me fez muita falta! Fora que, se você não mora sozinha/o ou recebe visitas com frequência, ter um lugar confortável para receber todo mundo faz bastante diferença.

3. Um bom colchão

Dormir bem é um dos grandes fatores (se não o maior) que influencia em nossa produtividade e energia no dia a dia. Não adianta nada comprar o colchão mais barato ou aquele que tem a densidade inadequada ao seu peso e tamanho. Você pode até comprar uma cama mais barata, uma base para cama box mais baratinha, mas o colchão deve ser bem escolhido.

4. Roupa de cama macia

Já que estamos falando sobre dormir bem, nada de lençol com elástico feito de poliéster e fronhas que arranham o seu rosto enquanto você tenta dormir. Invista em dois bons pares de roupa de cama para começar, e talvez eles sejam suficientes por um bom tempo. Procure comprar lençóis com mais de 150 fios (pelo menos), sempre de tecidos naturais.

5. Toalhas brancas

Pode parecer estranho o que eu vou falar, mas já notei que as toalhas coloridas, além de desbotarem e ficarem parecendo surradas com mais facilidade, também ficam menos macias que as toalhas brancas. Deve ser algo a ver com a tinta utilizada, mas o que importa é que boas toalhas brancas (ou em tons naturais, como bege e cru) garantem um contato mais suave com a sua pele depois do banho e isso, no dia a dia, é um detalhe que não passa despercebido.

6. Uma peça de design ou obra de arte

Geralmente aqui temos objetos que são herança de família ou algo que você sempre quis muito e aproveitou a oportunidade para comprar quando se mudou. Se recebeu de herança, veja se está em boas condições. Se não estiver, que tal restaurar?

7. Ferramentas

Você já é bem grandinho/a e ter boas ferramentas em casa fará parte de sua vida daqui em diante. Não adianta pedir toda vez emprestado, porque você vai usar sempre – vale a pena investir no seu próprio kit, que pode ser comprado pronto ou em partes (o que eu particularmente recomendo, porque nem sempre todas as peças que vêm nos kits são boas).

8. Um lugar para guardar o seu dinheiro

Você pode utilizar seu cartão de débito para tudo, mas ainda precisa de dinheiro em muitas situações do dia a dia. Se você não o deixa na carteira, onde o armazena? Embaixo do colchão? Na gaveta de meias? Embaixo do pote de biscoitos? Por favor, arranje uma solução eficiente. Pode ser uma boa ter um cofre não apenas para dinheiro, mas para outros artigos de valor (documentos, jóias etc).

9. Um bom chuveiro

Nada como trabalhar o dia inteiro, chegar em casa e conseguir tomar um bom banho sem reclamar da pouca pressão da água, do pinguinho de água gelada que você nunca providenciou o conserto, da ducha que nunca esquenta muito, entre outros pequenos problemas do dia a dia. Ter um bom chuveiro garante nosso bem-estar, mesmo que por poucos minutos.

10. Uma máquina de lavar e/ou secar que atenda suas necessidades

Já vivi sem máquina de lavar, com máquina de lavar, com tanquinho, com máquina de secar, e posso dizer que não existe nada pior que você ter que cuidar da sua roupa com perrengues diversos como roupa mal-cheirosa porque não seca direito em apartamento ou óleo que vaza de máquina nas roupas. Escolha uma boa máquina que atenda suas suas necessidades e seja econômica da maneira que você precisa.

Vale lembrar que este post é apenas uma sugestão baseada em minha própria experiência, que pode servir como referência para você. Viva como quiser e se sentir mais confortável. ;D

Dica de segunda: As 3 tarefas mais importantes do dia

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As 3 tarefas mais importantes do dia são aquelas tarefas que, se você fizer, pode dar seu dia como satisfatoriamente produtivo. Se você chegar ao final do dia de hoje e se perguntar: “O que eu gostaria de ter feito para dizer que o dia rendeu?”, a resposta para essa pergunta devem ser as suas 3 tarefas mais importantes – ou MITs (most important tasks).

Você terá outras coisas para fazer, claro. Porém, as 3 tarefas mais importantes devem ser realizadas com prioridade. Você pode até mesmo trabalhar primeiro em uma delas antes de verificar seus e-mails pela manhã, por exemplo.

Uma vez por dia, idealmente no dia anterior, verifique as tarefas que precisará executar no dia seguinte e veja, entre elas, quais seriam as 3 mais importantes. Você pode sinalizar como quiser – com uma estrela, grifando com marca-texto etc. O importante é que elas fiquem claras para você. Ao chegar no trabalho, no dia seguinte, foque nelas.

Com o tempo, você pode ir além e determinar que pelo menos uma das 3 tarefas mais importantes está relacionada a um objetivo seu.

Nesta segunda-feira, examine suas listas de tarefas e determine aquelas 3 mais importantes que você precisa fazer hoje. Eu sei que você precisa fazer muitas coisas hoje – apenas determine as 3 top top e trabalhe nelas primeiro.

Bom começo de semana para você!

 

Resultado do desafio de organização – Março 2015

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Oi pessoal, tudo bem? Hoje vou postar o resultado do desafio de organização de março – organizar a agenda da casa. Obrigada a todos que participaram!

Vale lembrar que este é um post com o resultado dos desafios! Para acompanhar o “antes” e o “durante” dos leitores, é necessário participar e interagir no grupo do leitor no Facebook. 🙂

Vamos ver como ficaram as agendas da casa dos leitores?

Checklist: Abril 2015

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Segue uma sugestão de checklist para você não se esquecer de nada neste mês de abril:

  • Revisar seus objetivos de curto prazo, já que encerramos o primeiro trimestre
  • Se ainda não fez isso, declarar o Imposto de Renda
  • Organizar o armário de acordo com a chegada da nova estação, se necessário
  • Verificar que roupas precisa comprar para toda a família para o próximo inverno
  • Começar a aquecer a casa com mantas, tapetes, cortinas e almofadas
  • Destralhar os produtos de limpeza na área de serviço
  • Reforçar a segurança da sua casa
  • Planejar o feriado de 1º de maio
  • Planejar as férias escolares de julho
Checklists são apenas lembretes. Aqui no Vida Organizada, costumo sugerir atividades que são comuns em cada mês, geralmente associadas a datas, feriados e estações. Caso você tenha alguma sugestão legal para este mês, deixe nos comentários! Com certeza ajudará outros leitores. Obrigada!

Editorial: Foque

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Se tem algo que eu venho fazendo de uns tempos para cá, é focar mais no que é importante para mim. Percebi que eu consigo fazer tudo aquilo que eu quiser se diminuir as expectativas, me pressionar menos e ser menos perfeccionista. Muitas vezes me vi cobrando coisas que eram humanamente impossíveis de se conseguir – cobrando de mim mesma. Estou bastante interessada, no momento, em viver uma vida tranquila, estabilizar as minhas conquistas, aperfeiçoar o que estou fazendo no momento. Tenho uma família para cuidar – o que, por si só, já é um mundo inteiro de atividades. Filhote na escola, o acompanhamento que faço diariamente, tempo de qualidade, recreação, diversão, saúde, alimentação. Meu marido, apesar de adulto, precisa da companheira ao lado dele, apoiando, dando risadas, assistindo um filme, dando conselhos.

Minha casa, como você bem deve saber, tem sempre muita coisa para fazer. Louça, roupa, faxina, organização, arrumação, decoração, reparos. Nos mudamos há pouco tempo e eu sinto que as coisas estão se encaixando, mas os problemas não param de surgir. Sempre tem uma coisinha aqui ou ali para mexer. O importante é buscar soluções rapidamente, sem neuras. Minha vida pessoal, que envolve saúde, espiritualidade, hobbies e outros assuntos, também é uma infinidade de possibilidades legais.

Se eu começar a falar sobre o meu trabalho, vou longe aqui! Mas eu tenho todo o meu trabalho com a editora, que envolve a divulgação do livro aqui no Brasil e em Portugal, a produção de novos conteúdos, o segundo livro para o ano que vem. Tenho os workshops, com um tema diferente por mês – o que envolve pesquisa de um tema diferente, produção de material de tema diferente, planejamento da dinâmica do curso para cada mês um tema diferente. Isso está me tomando um tempão, e preciso dedicar esse tempo, porque é uma iniciativa importante. Tenho todo o meu trabalho envolvendo o GTD – livro novo do David Allen sendo estudado, treinamentos, capacitação dos instrutores, melhorias nas apostilas dos cursos, entre outros projetos. Nem falei do blog ainda. É bastante coisa.

Frequentemente me perguntam como eu consigo fazer tudo. Posso dizer que estou aprendendo a delegar mais e estou dizendo não a bastante coisa. Muitas delas, até com dor no coração. Já disse não para muita iniciativa legal que eu simplesmente não conseguiria abraçar porque estou cuidando de outras coisas bem legais também. Hoje, estou buscando cada vez mais automatizar o meu trabalho, e isso está altamente relacionado ao ato de delegar tarefas. Será que, para tudo o que eu faço, eu sou a melhor pessoa para fazer? Quando eu me pego perdendo muito tempo com algo menos importante que algo realmente importante, eu me pergunto como posso automatizar aquilo. Tomar essa decisão é fundamental porque, senão, o que eu realmente gosto de fazer – e onde eu sou melhor – vai ficar de lado ou sendo mal feito. Ou pior: vou ter que trabalhar mais horas, tirando tempo que é da minha família, ou meu pessoal. Não acho isso certo.

Os temas de todos os meses foram definidos no ano passado, mas o tema de abril não poderia ser mais certeiro. Se tem algo que eu vou fazer agora em abril, é focar no que é mais importante. Espero que os novos posts do blog ajudem você a conseguirem focar também.

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Como organizar: Rotina matinal de trabalho

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Eu sou aquela pessoa que demora naturalmente para acordar e pegar o ritmo de trabalho pela manhã, então precisei criar uma espécie de checklist de atividades que me colocam naquele estado de produtividade, pronta para enfim começar a trabalhar nas minhas tarefas do dia em questão. Esta é uma rotina que eu aplico todos os dias de trabalho e que me ajuda a entrar nesse modo mental para produzir com foco depois.

O que eu recomendo é que você tenha uma sequência de atividades que te ajudem a chegar lá também. Pode ser que, ao chegar no trabalho, já funcione para você começar a trabalhar em uma tarefa específica. Isso é ótimo! Essa pode ser a sua rotina diária: chegar, ligar o computador e fazer tal tarefa importante. Eu preciso de um tempo para despertar e focar.

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Como vocês sabem, eu trabalho em casa. Porém, mesmo antes, quando eu trabalhava em um escritório externo, precisava de uma rotina para começar a trabalhar. A rotina que eu tenho hoje está em formato de checklist e é a seguinte:

  • Ligar o computador
  • Abrir o Spotify
  • Checar meus feeds
  • Processar caixa de entrada física

Vou comentar cada um dos itens.

Meu computador, como todos que existem, demora alguns minutos para entrar e estabilizar – ou seja, estar pronto para clicar em qualquer programa e abrir imediatamente. Nesses poucos minutos, acabo preparando um chá ou lendo o trecho de algum livro que eu esteja lendo no momento, que costumo deixar na minha mesa de trabalho para ler nesses momentos de demora do computador.

Quando o computador está ok, abro o Spotify (um programa de streaming de músicas) e coloco para tocar a trilha sonora mais adequada ao meu mood naquele dia. No geral, acabo preferindo músicas mais calmas, porque senão fico com dor de cabeça. Invisto em um folk, MPB ou música clássica.

Na sequência, eu checo meus feeds através do Feedly, um agregador. Isso me ajuda a ter inspiração logo cedo, ver o que outros blogueiros postaram de um dia para o outro e tirar ideias para os meus blogs. Eu já fico com muita vontade de começar a trabalhar lendo os meus feeds!

Processar a caixa de entrada física me faz voltar a atenção para alguns aspectos da vida real que não podem esperar até o final do dia para serem levados em consideração (ao final do dia, faço um processamento bastante focado da minha caixa de entrada). Processar é uma atividade relacionada ao método GTD. É aquele momento quando pego cada item que coletei e decido o que vou fazer com ele. Uma simples anotação, por exemplo, pode virar um projeto gigantesco.

Ao terminar de processar a minha caixa de entrada, eu já estou com a energia boa para trabalhar nas minhas atividades.

Essa rotina eu aplico começando a trabalhar às 6h da manhã ou às 10h. Me ajuda a “começar”. Acho importante inserir atividades que me dêem prazer, como ouvir música e ler meus feeds, porque senão vira uma rotina obrigatória e chata, que não ajuda em nada.

Como organizar

Eu criei uma lista na seção de Outlines do Toodledo, que é a ferramenta que gosto de usar para gerenciar minhas ações. Sua checklist pode ser organizada em qualquer lugar. Pode ser uma nota no celular, uma nota no Evernote (que você pode colocar na área de atalhos), um compromisso na agenda com a checklist na descrição, ou até mesmo um pequeno post-it colado no seu monitor. Faã como funcionar melhor para você.

Você já tem alguma espécie de rotina matinal para começar a trabalhar? Como você faz? Poste nos comentários!

Temos objetivos demais?

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Estou em uma fase de total conexão com a versão 2015 do livro do David Allen sobre o método GTD, como vocês podem ter percebido pelos últimos posts, e hoje cheguei em um ponto do livro onde ele faz uma reflexão tão tocante que me senti impelida a escrever sobre.

Em tradução livre, ele diz algo como: “Mais metas não são necessárias para você agora – você precisa se sentir confortável com o que você já colocou em ação, e a confiança de que pode executar elegantemente qualquer nova meta que tiver”. Pare e pense por um momento nesse trecho.

O que ele diz, no capítulo sobre a revisão e o planejamento, é que muitas vezes ficamos tão preocupados com o objetivo lá na frente, que não percebemos nem damos atenção devida ao que está acontecendo agora. O que está acontecendo agora deixa de ter importância porque já começou a ser executado – então ficamos buscando alcançar mais e mais objetivos.

Não me entendam mal – sou fã de ter objetivos. Acho que eles movem a vida, de verdade. Mas o que ele quer dizer, e eu concordo, é que não podemos achar que a nossa motivação só vem de termos esses objetivos, sem curtir o caminho que nos leva até eles.

É muito legal sentar e pensar em objetivos novos. O que eu quero fazer ano que vem? Para onde quero viajar nas minhas próximas férias? Mas de que adianta pensar lá na frente se nossos e-mails estão uma bagunça, não sabemos por onde começar o dia ou todo o resto está um caos? Não parece meio contraditório fantasiar com um objetivo sendo que tem outras coisas demandando a nossa atenção agora?

E essa acaba sendo a importância de a gente se organizar, né? Porque, quando a gente se organiza, domina o caos, por assim dizer. Faz as coisas com mais calma e encontra significado no dia a dia. Muito do que estamos fazendo hoje eram objetivos no passado. Curta-os. Vivencie-os bem.

É ótimo querer sempre mais, mas a vida não é feita apenas de coisas novas. Celebre suas conquistas. Valorize sua vida hoje, as pessoas ao seu redor, os seus momentos. Tem muita coisa para colocar em ordem antes de ficar apenas imaginando outras iniciativas.

Se você valorizar o que está acontecendo no momento – suas ações, seus projetos -, quando vierem outras, será muito mais tranquilo planejar, priorizar, executar. É um processo de aprendizado. Ter objetivos não significa começar a cumprí-los, mas também finalizar antes de partir para o próximo. Estabilizar, aprender com eles. E tem coisa que não dá para apressar – requer experiência.

O que você fez hoje?

13 boas práticas de e-mails que nem sempre lemos por aí

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Hoje eu gostaria de listar algumas práticas relacionadas a e-mails que não são muito comuns de serem vistas, mas venho compilando há algum tempo e gostaria de compartilhar com vocês.

Enviar e-mail se tornou quase a forma de comunicação oficial entre as pessoas. Apesar de as redes sociais agilizarem esse processo, muitas empresas ainda não adotaram esse meio de comunicação, então o e-mail acaba sendo o canal mais utilizado. Isso, por um lado, diminui o número de telefonemas (o que é bom) mas, por outro, faz com que, se deixar, a gente trabalhe o dia inteiro apenas respondendo e-mails (o que é ruim). Com uma demanda tão grande, é super necessário que a gente aprenda boas práticas pensando sempre em facilitar para o outro que está recebendo, a fim de que a nossa resposta seja mais ágil também. Essas são as melhores práticas que, ao meu ver, funcionam:

  1. Seja o mais específico possível no assunto. Nunca, nunca, nunca envie um e-mail sem assunto ou algo genérico como “Queria pedir uma coisa”. Coloque o assunto da melhor maneira possível, como “Envio do relatório X da empresa Y” ou “Agendar reunião dia tal”. Ao usar termos específicos no assunto, você faz com que a pessoa saiba imediatamente do que se trata e isso pode fazer com que ela dê mais importância ao seu e-mail (que, em outros casos, poderia passar desapercebido). Além disso, facilita a busca futura por esse e-mail, caso você precise buscá-lo na pasta de e-mails enviados (e a pessoa também).
  2. Não envie e-mails com anexos gigantescos. Algumas pessoas têm limite em sua caixa de entrada e seu e-mail enorme ou pode não ser recebido ou pode simplesmente fazer com que ela não receba mais nenhum e-mail depois do seu. Se precisar enviar algum arquivo grande, coloque-o em algum serviço na nuvem e envie o link para a pessoa fazer download.
  3. Não envie e-mail com “urgente” no assunto. Urgente é tudo aquilo que deveria ter sido feito em tempo hábil e você quer fazer em tempo recorde. Independente da demanda desorganizada ter partido de você ou não, jogar o urgente para cima de outra pessoa é errado. Se é urgente, contate a pessoa de modo mais ágil, como telefonando ou enviando uma mensagem via What’s App. Se não é tão urgente que demande esse contato mais próximo, não coloque o assunto urgente no e-mail.
  4. Não “avise” a pessoa que você enviou um e-mail para ela. A caixa de entrada já mostra os e-mails novos – o seu e de mais um monte de gente, alguns (pasme) mais importantes que o seu. Não adianta enviar um e-mail para a pessoa e ligar na sequência perguntando “você viu meu e-mail?” ou enviar mensagens via What’s App ou Facebook dizendo “te mandei um e-mail”. Se é urgente, ligue. Se não for urgente, a pessoa vai responder no tempo dela. Cobrar leitura de e-mail é desagradável e desnecessário. Já recebemos muitas informações, cobranças e demandas diariamente. Imaginem se todo mundo que nos envia e-mail fizesse isso?
  5. Não envie e-mails que não são claros. Eu sei que, hoje em dia, todo mundo tem pressa e pouco tempo para escrever e-mails que expliquem detalhadamente o que precisa ser feito. Porém, eles precisam ter o mínimo de coerência. Antes de clicar em “Enviar”, revise seu e-mail para verificar se ele está sendo claro e solicitando exatamente aquilo que você precisa. Muitas pessoas acabam fazendo o trabalho errado ou tendo retrabalho apenas porque não entenderam o que foi pedido. E não adianta colocar a culpa no coitado – se comunicar é se fazer entender. Se as pessoas não entendem o que você solicita, aprenda a ser mais claro. Mas cuidado com o excesso de didatismo!
  6. Uma vez por semana, cheque sua pasta anti-spam. Muitos e-mails podem acabar indo erroneamente para essa pasta, o que pode deixar clientes (geralmente são pessoas de fora da organização ou que nunca te enviam e-mails que sofrem com isso) sem resposta. Tenha a prática de verificar ao menos uma vez por semana essa pasta, dependendo do volume de e-mails que você recebe diariamente. Não seria nada legal perder um cliente importante só porque o e-mail dele foi considerado spam pelo seu programa de e-mails.
  7. Não peça favores a pessoas que não são do seu convívio. Nada pior que receber um e-mail de alguém que você não conhece (ou conhece muito pouco) solicitando algo para você. Quando precisar solicitar algo assim, telefone, estabeleça outro tipo de contato mais próximo com a pessoa antes de pedir. Ou então, peça para serem apresentados (via e-mail mesmo, em cópia). Nunca envie um e-mail diretamente dizendo que você é o Fulano e que está precisando de determinada coisa. É chato se relacionar e responder demanda de gente que você não conhece.
  8. Não faça solicitações diferentes em um mesmo e-mail. Às vezes, a pessoa que o recebe pode tratar de uma solicitação mas, com relação à outra, ela precisará encaminhar o e-mail à pessoa responsável. Isso complica o trabalho dela, que terá que praticamente reescrever o e-mail solicitando. Peça uma coisa por e-mail. Não precisa “aproveitar” o espaço. Quanto mais objetivo um e-mail for, melhor.
  9. Não responda um e-mail sobre um assunto com outro. Isso é uma continuação da prática acima. Se precisa solicitar algo diferente, não diga “Aproveitando, queria pedir aquela OUTRA coisa…”. Envie OUTRO e-mail para aquela OUTRA coisa, ou ao menos altere o assunto do e-mail.
  10. Não espere que as pessoas tenham a mesma frequência de leitura de e-mails que você. Algumas pessoas recebem 10 e-mails por dia, enquanto outra recebem 100 ou mais. Se apenas respondermos e-mails, nossa vida se resumirá a isso. Para priorizar outras atividades importantes, o e-mail provavelmente será lido com determinada frequência. Se o assunto demandar uma resposta em até 24 horas e você não recebê-la nesse tempo, contate a pessoa de outra forma. Por favor, não reenvie o e-mail por cima do que você enviou como se a pessoa fosse boba e não tivesse lido (isso é extremamente irritante), ou então escrevendo “você recebeu este e-mail??”. Sim, ela recebeu – apenas não conseguiu te responder ainda. Se você precisar da resposta, ligue, mande mensagem. Não envie outro e-mail. No geral, a maioria das pessoas responde entre 24 e 48 horas qualquer e-mail com demandas. Se não for demanda, deixe a pessoa responder dentro das prioridades dela e relaxe.
  11. Por outro lado, se você recebeu um e-mail com uma demanda e sabe que não conseguirá responder rápido, é de bom tom ser sincero/a e responder falando exatamente isso: “Fulano, recebi seu e-mail mas só conseguirei responder em X tempo”. É um retorno.
  12. Não envie confirmação de leitura. Isso já virou até falta de educação. As pessoas lêem e respondem os e-mails no tempo delas.
  13. Mantenha sua assinatura em formato de texto, não de imagem. Muitos programas de e-mails bloqueiam imagens ou precisam que você clique para baixar os anexos ou exibir as imagens para que elas apareçam. Não faça isso com a coisa mais importante do e-mail – sua assinatura com informações de contato. Especialmente se você trabalha com vendas ou assessoria de imprensa, tome cuidado com esse ponto. Uma assinatura bonita que não é prática não adianta nada.

Pequenas atitudes que podem fazer do mundo dos e-mails um mundo mais colorido e melhor de se conviver.

E você, costuma sofrer com e-mails ruins? Compartilhe nos comentários o que mais te incomoda com relação a esse assunto! 🙂

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