21 Mar 2015

As 7 listas básicas que você precisa ter para gerenciar seu sistema GTD

Muito se pergunta qual a melhor ferramenta para gerenciar o GTD. Não precisa escolher a melhor ferramenta que unifique tudo – escolha boas ferramentas, que você goste, para as listas específicas. Você precisa ter:

1. Uma lista de projetos

Ou ao menos conseguir mensurar a quantidade de projetos em andamento (para ver se não está sobrecarregado) e ter uma visão completa para realizar a sua revisão semanal. Qualquer aplicativo ou ferramenta que suporte texto ou listas com sub-tarefas pode gerenciar projetos.

2. Material de suporte a projetos

O material de suporte a projetos é muito parecido com o que você arquiva como referência – a diferença é que eles estão sendo usados no momento. Você pode manter uma pasta para os papéis, ou uma pasta no Dropbox, por exemplo, ou até mesmo um caderno no Evernote – enfim, faça facilitar mais para você. O importante é que você consiga acessar esse material facilmente quando estiver trabalhando em seus projetos e, ao finalizá-los, você os arquive. É um espaço dinâmico.

3. Informações com data e hora

Um calendário ou uma agenda servem, sejam quais forem – de papel, do celular, do Outlook, do Google, os lembretes do Evernote.

4. Lista de próximas ações

As próximas ações, no GTD, são organizadas por contextos. Qualquer aplicativo ou ferramenta que suporte texto ou listas pode servir para gerenciar próximas ações, de um caderno de bolso a um aplicativo no celular. O que é fundamental é que você possa acessar suas listas de onde estiver. Se houver alguma limitação, talvez seja mais adequado buscar uma alternativa que se adapte melhor a você.

5. Uma lista de “aguardando resposta”

Para conseguir monitorar e cobrar tudo o que você pediu para outras pessoas, é necessário registrar em uma lista tudo o que você solicitou, delegou ou está simplesmente vindo de alguém. Vale a pena colocar a data desde quando você delegou ou está esperando, para referência. Exemplo: Fulana – Enviar documentação para projeto tal – desde 12/03/15. Qualquer aplicativo ou ferramenta que suporte texto ou listas pode servir para gerenciar.

6. Material de referência

É legal ter um arquivo físico e um digital para armazenar ser arquivo de referência. O formato vai depender do volume. Para o digital, indico indiscutivelmente o Evernote. Físico, depende do volume que você tem. Talvez você seja tão digitalizado que tudo o que você tem físico se resume a documentos, passaporte, cartões de crédito, certidões… mesmo sendo pouca coisa, você precisa armazenar em algum lugar. Use pastas em uma estante ou arquivos de pastas suspensas. O fundamental desse arquivo é ser fácil de inserir qualquer coisa ali.

7. Uma lista “algum dia / talvez”

Existem coisas que você quer fazer, mas não agora, ou mesmo não tem tanta certeza assim se quer ou não. Você pode adiar essa decisão de decidir colocando em uma lista de “algum dia / talvez”. Qualquer aplicativo ou ferramenta que suporte texto ou listas pode servir para gerenciar.

“É crítico que essas categorias sejam diferenciadas umas das outras.” – David Allen

Estou quietinha nos últimos dias porque estou totalmente imersa no último livro do David Allen, lendo bastante, estudando e aplicando junto com as recomendações dele. :)

19 Mar 2015

Lançamento do novo livro do David Allen

No último dia 17 foi publicado o novo livro do David Allen – uma edição totalmente reescrita do original “Getting things done”, o livro que dá base à metodologia GTD.
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Estou em 30% da leitura, mais ou menos, mas posso dizer o seguinte: o David reescreveu o livro do começo ao fim, enxugando algumas partes e trazendo muitas explicações às principais dúvidas, trazendo muitos cases de coachings que ele fez com o passar dos anos, além de exemplos atuais, citando recursos tecnológicos.

Alguns leitores me perguntaram:

Vale a pena comprar essa versão?

Sim, com toda certeza! O David fez algumas mudanças na metodologia nos últimos anos (mudanças que já se refletiam em seu último livro, “Making it all work”) e é muito bacana ter todas elas no livro original.

Quando será lançado em português?

Sem previsão próxima. Avisarei no blog quando souber.

Não sei / quero ler em inglês – vale a pena comprar o livro que tem a versão em português?

Vale, claro. A metodologia é a mesma – o livro novo só está atualizado. A essência continua a mesma, pode ir em frente.

Eu comprei a versão para Kindle, mas a Amazon entrega no Brasil o livro físico, se quiser. Você também pode importar em sua livraria local (se ela oferecer esse serviço). Sei que a Livraria Cultura, por exemplo, oferece. Vale lembrar que não é necessário ter um Kindle para comprar – a Amazon tem aplicativo para tablet e celular e uma versão que pode ser acessada via web.
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Boa leitura!

18 Mar 2015

Novidades no canal do Vida Organizada no Pinterest

Pinterest é uma rede social que possibilita a criação de painéis temáticos e compartilhamento de conteúdo atrelado a imagens. Recentemente, li o livro “Pinterest e marketing” (Beth Hayden, editora Best Business) e vim incorporando a alimentação do canal dentro da minha rotina com o blog. Como venho fazendo muitas mudanças e isso faz parte do conteúdo do Vida Organizada, gostaria de mostrar essa novidade para vocês conhecerem:

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Basicamente, a maior mudança é a criação de painéis temáticos atuais, como por exemplo, atualmente: outono, ideias para Páscoa, como estou decorando a minha casa nova, entre outros temas relacionados. Tenho postado diariamente e compartilhado imagens bonitas com dicas para todos.

Quem ainda não segue o canal do Vida Organizada por lá pode clicar aqui e seguir. Por favor, divulguem seus canais aqui nos comentários para que eu também possa conhecer! Essa é uma forma muito bacana de nos conectarmos cada vez mais.

Obrigada por tudo, pessoal.