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Gostaria de compartilhar com vocês 10 coisas que eu considero atitudes simples mas que fazem toda diferença na minha produtividade. Depois que eu comecei a fazer tudo isso (e não foi de uma vez – fui incorporando aos poucos na minha vida), minha vida passou a ser muito mais tranquila mesmo tendo tantas áreas para administrar.

1. Dormir bem todas as noites

Entenda-se por “dormir bem” buscar dormir sempre pelo menos oito horas seguidas. Consigo sempre? Não, mas no geral sim. Vez ou outra saio da rotina e durmo menos, mas são situações excepcionais. De modo geral, me forço a dormir as oito horas mesmo quando eu gostaria de ficar até mais tarde fazendo qualquer besteira (assistindo o terceiro episódio de uma série ou qualquer coisa que eu preciso colocar limites a mim mesma).

É muito fácil dar conselhos como ‘acorde mais cedo para aproveitar o dia”, mas o grande segredo do acordar cedo é a noite anterior. Se alimentar de forma leve, não abusar da tecnologia, fazer atividades tranquilas e dormir cedo.

durma-bem

2. Zerar meu calendário até 11h da manhã

Eu utilizo um método de produtividade chamado GTD e, de acordo com ele, só deve entrar em nosso calendário aquilo que realmente deve ser feito no dia (nada de aleatoriedades – tenho outra lista para ações avulsas).

Obviamente, compromissos só podem acontecer no horário certo (uma reunião, por exemplo). Mas quaisquer outras atividades que possam ser feitas ao longo do dia, com prazo para o dia em questão, eu gosto de terminar antes da hora do almoço. Isso, é claro, quando eu estou trabalhando em meu home-office e tenho condições de ajustar o meu dia, o que acaba sendo a maior parte dos meus dias. Chegar até a hora do almoço com a sensação de que cumpri minhas metas do dia e fiz o que era mais importante é de uma tranquilidade impagável.

agenda

3. Trabalhar em ações por contexto

Outra técnica que o GTD ensina é a organizar as ações de acordo com o contexto que eu preciso estar para que possa executá-las. Por exemplo, se estou na fila do correio e vou ter que esperar uns 40 minutos, como eu posso aproveitar esse tempo? Eu abro minha lista de ações @telefonemas no Todoist e trabalho nela. Consigo adiantar muita coisa em qualquer janela de tempo, sejam 15 ou 90 minutos.

e-mail

4. Descansar e não forçar a barra

Toda vez que sinto uma queda de energia, prefiro parar e descansar um pouco que continuar forçando. Sei que não vou ser produtiva assim. É muito comum, no final da tarde, umas 16 horas, minha energia cair bastante, especialmente se eu comecei a trabalhar antes das 8h. Sempre que possível, ajusto o alarme do celular para 30 minutos e consigo dar uma relaxada no sofá. É revigorante! Parece pouco, mas eu acordo com outra energia! Levanto, faço um lanchinho e volto a trabalhar.

Muitas vezes, a coisa mais produtiva que você pode fazer é parar, respirar, meditar, dar uma volta, tirar uma soneca. Descansar é tão importante quanto trabalhar duro. O que acontece com um elástico que a gente só estica, sem relaxá-lo?

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5. Revisar meus projetos semanalmente

Tenho uma lista completa e atualizada com todos os meus projetos em andamento e os reviso semanalmente. Garanto que todos eles tenham ações definidas para que eu aproveite meu trabalho até a próxima revisão. Isso faz com que eu conclua projetos muito rapidamente, além de me dar uma sensação de controle e de perspectiva muito satisfatória.

projetos

6. Conhecer a natureza do meu trabalho

A partir do momento que descobri e passei a aceitar que meu trabalho é feito não só das atividades que eu me planejo para fazer, como de imprevistos e tempo para organizar tudo em si, as coisas começaram a fluir. Hoje sei que não posso planejar o meu dia inteiro, porque os imprevistos fatalmente acontecerão.

Da mesma maneira, se eu fico o dia todo em reuniões ou em sala de aula, ministrando um curso, sei que não posso agendar nada para a manhã seguinte, porque tenho materiais a processar (e-mails, notas, papéis). Isso me permitiu fazer um planejamento muito melhor das minhas atividades e a ter critérios para dizer “não”.

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7. Focar no que eu estou fazendo

Não há vilão maior para a produtividade que o mito da multitarefa. Uma coisa é ouvir música enquanto trabalha – outra é tentar escrever um documento alternando com a janela de um e-mail que você precisa responder.

Hoje eu sei a importância de começar uma atividade e focar somente nela até acabar. Se algum imprevisto me interromper – não tem problema, depois volto exatamente de onde parei. Mas, de modo geral, evito muitas interrupções deixando o celular no silencioso e basicamente silenciando o barulho interno, que é o maior. Foco é um exercício.

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8. Usar checklists para garantir a qualidade do meu trabalho

Minhas checklists servem apenas para eu verificar se as coisas que eu tenho feito no piloto automático estão realmente sendo feitas, sem me esquecer de nada. E eu comecei há cerca de um ano a usar muitas delas: para rotinas, para situações específicas, para referência geral. Elas são parte de um mapa de orientação para mim.

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9. Aprender a renegociar acordos

Não dá para fazer tudo e, às vezes, eu cometo erros de planejamento. Acho que vou conseguir fazer ou entregar algo, mas não consigo. Parei de me culpar por isso porque sei que não é a regra e que eu sempre dou o meu melhor, especialmente ao planejar as minhas atividades. Quando isso acontece, vejo a mim mesma com compaixão e renegocio com praticidade, sem melindres. Pergunto novamente “qual é a próxima ação?”, realoco no lugar certo e sigo em frente.

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10. Usar tecnologia apenas para atividades específicas

Vocês já perceberam como a gente acessa a tecnologia meio no piloto automático? Fica no computador mesmo que esteja sem foco, liga a tv, saca o celular do bolso quando está com tédio… Eu resolvi restringir minhas atividades ao uso da tecnologia apenas quando for algo realmente específico. Se percebo que estou meio à toa, paro na hora. Essa percepção é recente e tem me ajudado demais. Sinto que estou até me cansando menos e dormindo melhor. Alternar os tipos de atividades também auxilia nisso – se trabalhei no computador, alterno para o papel e vice-versa. Tem me feito muito bem.

tecnologia

É isso! Foi uma compilação de práticas que eu achei muito legal e que refletem bem como eu tenho vivido a minha vida ultimamente, e eu espero que os inspire de alguma maneira. Tudo o que eu faço bebe na fonte do GTD, então vocês podem encontrar muito mais disso no próprio livro do método, que se chama “A arte de fazer acontecer” (David Allen). Obrigada!

Thais Godinho
06/09/2016
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Oi gente, tudo bem? Gostaria de compartilhar com vocês que estou relendo o livro do Tim Ferriss (“Trabalhe 4 horas por semana”), em sua nova edição, revista e atualizada, que tem a capa diferente (abaixo).

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Se você não conhece o Tim Ferriss, veja o que já foi publicado no blog sobre ele (link).

Eu sou muito fã do Tim e tive a oportunidade de vê-lo pessoalmente no evento do Evernote que participei em 2013. Foi muito legal, porque ele influenciou demais a minha produtividade e tudo o que eu ensino nos meus cursos. Ninguém me influenciou tanto nesse sentido quanto o David Allen e ele (e quem me conhece sabe que isso é MUITA coisa, visto que eu respiro GTD).

Polêmicas à parte (relacionadas à sua vida pessoal), os livros do Tim são referência, na minha opinião, sobre produtividade. Esse primeiro, “Trabalhe 4 horas por semana”, é fenomenal. Mesmo que você não implemente tudo, o que quer que você implemente já vai te ajudar demais.

Estou relendo na época certa, porque estava me sentindo ocupada (não no bom sentido). E é tão bom fazer essa reavaliação de tempos em tempos! Porque a tendência é a gente ir agregando atividades na vida e, quando mal percebe, já está inserido num furacão. Tem sido excelente aproveitar essa leitura com novos olhos.

Essa versão é revisada e atualizada, com cerca de 100 páginas com conteúdo novo. Ele indica aplicativos (tipo o Evernote), traz depoimentos de leitores, e tudo isso enriquece demais a leitura. Fiquei muito feliz com essa atualização, que comprei na Bienal (por 35 reais – na Amazon está 31, pelo que vi ontem).

Postei no YouTube também um vídeo falando um pouco sobre esse livro e os outros que comprei na Bienal. Caso queira ver, clique aqui ou veja abaixo. Aproveite para se inscrever no canal!

O mais maravilhoso da produtividade é essa capacidade de modelarmos nossa própria vida e nosso dia a dia, e isso é uma eterna construção. Sou grata pela possibilidade de estar viva e poder fazer isso.

Thais Godinho
05/09/2016
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Uma das coisas mais legais quando entra um mês novo é fazer o seu planejamento. Eu mesma estou em uma fase de migração de uma série de ferramentas de organização no momento, utilizando mais papel para me organizar e deixando um pouco a tecnologia para usos específicos, e começar assim em uma mês novo é excelente.

Fica a dica inicial então, que na verdade é uma mudança de hábito enorme: use uma agenda. Não importa quantas você tenha que consultar para executar o seu trabalho ou lidar com os compromissos da família, mas é importante que você tenha uma só sua, onde você vai inserir seu planejamento pessoal.

agenda-semanal

Eu verifico todos os compromissos do mês, especialmente quando envolvem viagens (vou para Recife e Porto Alegre este mês!), e já me programo para espaçar os dias ao redor e não ficar muito sobrecarregada, na medida do possível. Eu sinceramente estou em um momento que preciso sentar, avaliar tudo e dar uma destralhada, porque me sinto muito ocupada e acho que as coisas poderiam ser melhores. Vou compartilhando com vocês!

Algo que acho fantástico fazer todo mês e tem me ajudado bastante nisso é revisar as minhas áreas de foco. São as áreas da minha vida, tanto eu como pessoa (foco pessoal) quanto eu como profissional (foco profissional). A ideia é listar todas as áreas e verificar se elas estão ok, em equilíbrio, ou se, ao ver uma delas, eu me lembro de algo que precisa ser feito.

Imagem: Life Hacker

Imagem: Life Hacker

Essa análise me permite conclusões como:

  • Uma área está tomando tempo das demais
  • Uma área está meio abandonada – preciso tomar providências
  • Uma área está com problemas – preciso definir projetos para resolvê-los
  • E por aí vai

E analisar mensalmente me permite redesenhar as próximas quatro ou cinco semanas, de modo que meu foco seja realmente naquilo que eu queira alcançar a partir de tal análise. Por ex, se preciso fazer mais atividade física, esse será meu foco no próximo mês, a fim de alimentar um hábito.

Meus 650 livros... e contando.

Outra coisa que pude retomar em setembro foram as minhas leituras. Eu cheguei a gravar um vídeo sobre o meu projeto de ler 100 livros em 2016 e por que parei com ele, e isso me deu tranquilidade para focar melhor nas leituras que ainda quero terminar este ano. Por isso, o que gosto de fazer é separar livros que tenham a ver com as áreas que pretendo focar mais ao longo do mês para ler e “entrar na vibe”. As leituras me ajudam muito a me empolgar com algum assunto em específico.

Outro ponto importante é que setembro é o final do terceiro trimestre. 😱 E, apesar de parecer que o tempo corre (ele corre mesmo, por isso precisamos aproveitar a vida!), ainda dá tempo de fazer muita coisa, como eu falei no editorial do mês. Por isso, eu gosto de analisar como tem sido esse trimestre, reviso meus objetivos de curto prazo e ajusto o foco. Planejar entregas por trimestre foi algo que me ajudou muito em 2016 e, nesse terceiro trimestre, quis fazer um teste deixando esse modo de lado, e não gostei! Vou voltar para ele rapidinho e já desenhar todas as entregas para o último trimestre de 2016 ainda este mês.

Eu tenho uma checklist com tudo o que preciso fazer mensalmente (no Todoist), então nesse começo do mês eu reviso essa checklist e distribuo ações e atividades quando necessário.

checklis-mensal-todoist

Eu adoro essa lista porque vou montando ao longo do tempo e, aos poucos, ela vai ficando totalmente personalizada de acordo com as minhas necessidades. E é isso o que eu recomendo que você faça também: personalize. É importante que o seu sistema sirva a você. Não insira coisas que não fazem sentido e/ou você não sabe como usar, apenas por ter visto em algum lugar.

Como agora estou usando agenda de papel novamente, estou aproveitando uma dica que a Carol (que trabalha comigo) me deu, de usar post-its para ações recorrentes relacionadas a dias da semana ou do mês. Assim, quando eu executo a ação, basta mover o post-it. Obrigada, Carol!

Estou tentando pegar um pouco mais leve com as listas de maneira geral, até as de mercado, e procurando usar mais os contextos do GTD. Então, o que antes eu costumava revisar e já sair planejando compras para o mês inteiro eu não pretendo fazer este mês. Vamos testar!

110414-flylady

Um projeto bacana que estou trabalhando atualmente é em personalizar o sistema FLY Lady para a casa nova, porque são muitas listas de limpeza detalhadas diferentes, menu semanal, enfim, muita coisa nova de novo, então achei legal compartilhar com vocês.

De modo geral, estou usando como ferramentas para me organizar: agenda de papel, Todoist, sempre, e pastas. Mas isso está em transição e, quando eu chegar em um estado mais equilibrado de tudo isso, farei um post mostrando como está o meu sistema atualmente.

Espero que este post inspire você a planejar o seu mês de setembro! Dia 25 é o meu aniversário, então é um mês que eu gosto muito.

Obrigada por tudo, pessoal!

Thais Godinho
03/09/2016
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