17 Apr 2014

2 dicas incríveis de produtividade que mudaram a minha vida

Imagem: Agent Evolution

Imagem: Agent Evolution

1. Cheque seus e-mails somente duas vezes por dia. Eu faço isso ao meio-dia e às quatro da tarde. Por quê? Porque pela manhã eu posso trabalhar nas minhas tarefas principais daquele dia (as chamadas big rocks) e, à tarde, ainda tenho tempo de disparar e-mails antes do fim do horário comercial. Eu costumava conferir e-mails logo quando chegava ao trabalho ou até mesmo antes de dormir, e isso era ruim porque, no primeiro caso, eu passava a manhã resolvendo pendências associadas a e-mails. E, no segundo, eu ia dormir com a cabeça cheia e, muitas vezes, tinha vontade de levantar da cama e ir resolver os problemas. Primeiramente, estipulei que dedicaria 2h por dia para todas as minhas contas de e-mails (tenho 4). No primeiro dia em que comecei a checar as caixas de entrada somente em dois horários, ficou muito e-mail pendente. No segundo, em meia hora eu já tinha conseguido resolver tudo. Não vejo meus e-mails em mais nenhum momento do dia mas, naquelas 2h em que me dedico a eles, fico totalmente focada (veja como eu organizo meus e-mails). Incrível como o fato de ficar com o e-mail aberto o tempo todo nos distrai e nos torna reféns dele. O fato de checar os e-mails duas vezes por dia significa desligar todos os alertas de mensagens e e-mails que existem em todos os seus gadgets: versão web, computador, tablet e celular. “Ah, mas e se algo urgente acontecer?”. Aí você cai na próxima dica, que é o pulo do gato, meus amigos.

2. Habilite uma resposta automática para as suas contas de e-mails. Sabe a mensagem de férias, que as pessoas recebem quando te mandam um e-mail? A ideia é mantê-la habilitada o tempo todo (com uma mensagem diferente, claro). Você explica, na mensagem automática, que para melhorar sua produtividade, você agora checa seus e-mails duas vezes por dia, em tal e tal horário, e agradece a consideração por esperarem uma resposta ou que você tome providências. “Caso seja algo realmente urgente”, você diz, “você pode me contatar via What’s App (número do celular) ou via Skype (usuário)”. Se quiser simplificar, mantenha somente um canal alternativo, como o celular. Isso proporciona o seguinte: 1) As pessoas vão começar a te mandar menos e-mails, porque sabem que vão receber essa resposta automática chata quando isso acontecer. Isso vai fazer com que elas pensem bem antes de te copiar em e-mails desnecessários ou então juntar todas as perguntas em um e-mail só (acreditem, funciona). 2) Se algo for urgente, a pessoa vai te contatar de qualquer forma, então você não precisa ficar desesperado achando que precisa checar seus e-mails a cada 5 minutos. 3) Dificilmente as pessoas vão te contatar nesse outro canal, porque pasme: pouca coisa é realmente urgente! A sua mensagem acaba servindo até como um aconselhamento espiritual, porque as pessoas param, pensam e chegam à conclusão que estão correndo com algo que não precisa. Claro que, se for algo que realmente precise ser resolvido imediatamente, elas vão te ligar. Mas, se o trabalho de fazer isso for maior que o prazo até sua próxima leitura de e-mails, elas não vão fazer.

Essas duas sugestões foram tiradas do livro “Trabalhe 4 horas por semana”, que em breve eu vou resenhar para o blog. Teste e veja a mágica acontecer. ;D

17 Apr 2014

HOJE: Hangout sobre o uso do Evernote para projetos e tarefas

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HOJE  à noite participarei de um Google Hangout organizado pelo Vladimir Campos (Embaixador de Viagens do Evernote) para bater um papo sobre como organizar projetos e tarefas na ferramenta. Todos podem participar!

Hangout: Evernote® para Tarefas e Projetos
Data: 17/04/2014
Início: 20:00h

Participantes:
Francisco Teodorico
Paulo Nogarol
Thais Godinho
Vladimir Campos (moderador)

Clique aqui para acessar e confirmar sua participação!

Veja aqui como usar o Google Hangout.

* Este post não é um publieditorial.

16 Apr 2014

Rapidinhas: Organizando calças em nichos

Imagem: The Nest

Imagem: The Nest

Para quem tem pouco espaço no guarda-roupa, fica a dica: arrumar calças enroladas dentro de um nicho, que além de tudo pode virar prateleira para colocar outras coisas em cima.

15 Apr 2014

Instagram da semana {2}

Resumo da semana no Instagram:

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Acompanhe o blog no Instagram:

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15 Apr 2014

Organização atual: agenda + Evernote

Vira e mexe eu escrevo por aqui como estou me organizando atualmente, pois vivo fazendo testes para chegar a uma estrutura “ideal” para mim, ou que pelo menos chegue perto. Acho engraçado porque, analisando os posts anteriores sobre esse assunto, nos últimos meses, vejo que estou apenas refinando algo que já vem sendo construído há algum tempo, que é a minha organização quase inteira no Evernote.

Imagem: Daily Case

Imagem: Daily Case

Peço desculpas que algumas vezes os posts pareçam repetitivos, mas na última pesquisa que fiz no blog, cerca de 90% dos leitores pediram mais posts sobre o Evernote, então fico com a consciência mais tranquila. Você também pode participar da pesquisa sugerindo temas e enviando suas opiniões.

Vou contar um pouco sobre a minha organização atual, então.

Tenho usado o Evernote para administrar tudo relacionado à minha vida. O método de organização que utilizado para me organizar chama-se GTD. O blog tem um montão de posts sobre isso, se você se interessar em saber mais.

Voltei para a estrutura de somente dois cadernos/notebooks, pois ela é simples e funciona melhor para mim. Os dois cadernos que utilizo são: Inbox e Processed. inbox é o caderno padrão/default, minha caixa de entrada, para onde vão todas as notas novas antes de serem processadas (termo do GTD). Em Processed ficam todas as notas depois que eu as processei, ou seja – apliquei o fluxograma do GTD.

Imagem retirada do livro do David Allen

Imagem retirada do livro do David Allen

Todo o restante eu organizo por tags.

Uma coisa muito importante que eu fui aprendendo com o tempo no trabalho com o Evernote é que a maneira como você nomeia as notas faz toda a diferença quando fizer buscas específicas. Portanto, se eu puder dar um conselho nesse momento, ele é: nomeie direitinho suas notas, da maneira mais intuitiva possível, com palavras-chave que descrevam bem o conteúdo dela. Fica bem fácil de visualizar e simplifica todo o processo.

Sobre as tags, tenho utilizado a seguinte estrutura:

GTD Manager

Nível 1 – Tarefas
Nível 2 – Projetos
Nível 3 – Objetivos
Nível 4 – Áreas de foco
Nível 5 – Visão

Reference

Absolutamente todas as minhas notas estão processadas aí dentro. Atualmente, tenho 5082 notas. Considerando que eu mesclo muitas delas e já deletei um monte, considero até bastante.

Detalhando o que tem dentro de cada tag:

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Voltei a organizar minhas tarefas no Evernote porque assim consigo ter um controle mais integrado dos meus projetos. Não existe fórmula perfeita, eu acho. Já testei diversas maneiras e, no momento, tem funcionado bem para mim fazer desse jeito. É legal cada um fazer o mesmo e descobrir o que funciona em cada caso.

Uma dica que eu posso dar e que tem feito diferença visualmente é colocar um bullet no título da nota, quando ela for uma tarefa. Por exemplo, uma nota cujo título seja “Limpar o freezer” fica como “- Limpar o freezer”. Pode parecer bobagem, mas para mim mudou bastante coisa, pois fica fácil diferenciar, na visão geral da ferramenta, o que é tarefa do que é nota normal.

Já tentei também criar uma nota para cada projeto e, dentro dela, colocar as tarefas com o campo de checklist, para marcar. Funciona bem, mas só se você não usar o GTD. O grande hack do GTD é a lista de tarefas por contextos, e essa maneira de fazer invalida o formato do David Allen. Mas dá para usar!

Eu vivo mudando a estrutura de tags, visando facilitar a minha vida, mas algo que tenho feito atualmente e que me ajudou foi criar listas diferentes de contextos de acordo com a atividade. Por exemplo, “Falar com” e “Revisão pessoal” poderiam estar dentro de “Contextos”, mas achei melhor separar, no meu caso. Dentro de “Revisão pessoal”, tenho as tags de contextos relacionados a ações, tipo “Imprimir”, “Ler/Revisar” etc.

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Essa estrutura de níveis é sugerida pelo próprio David Allen – eu apenas adaptei. Aqui, estão as tags dos projetos. Eu acredito que esses prints todos sejam auto-explicativos, mas fiquem à vontade para fazer perguntas nos comentários do post, abaixo.

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Organizei minhas áreas de foco com a divisão perfeita da vida (olha a pretensão) que apliquei também aqui no blog, e por enquanto tem funcionado, apesar de não saber se é a ideal.

Para compromissos, tenho utilizado a agenda do Google com uma divisão por cores, que em breve pretendo falar mais a respeito no blog.

Também passei um período usando agenda de papel para relatar a experiência aqui no blog e ajudar quem prefere esse formato (em breve).

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Apesar de gostar da agenda de papel, continuo achando a agenda do Google a melhor opção em termos de agenda. Tanto que a agenda do meu marido e do meu filho estão lá, e eu preciso manter os compromissos mais importantes lá também (ex: viagens), porque meu marido tem um certo controle do que está acontecendo e para ele poder agendar compromissos pessoais também.

Usar agenda de papel é interessante porque dá para usar a criatividade, fazer anotações, escrever quanto gastou, coisas assim. Mas não é um registro virtual, que facilitaria bastante caso eu precisasse buscar algum dado.

Outro recurso que tenho utilizado muito já há algum tempo são as fichas pautadas para notas de reunião e no dia a dia. Elas têm um formato excelente para limitar a quantidade de texto e, depois, é fácil digitalizar e arquivar no Evernote. Eu dei uma olhada nas minhas notas com fichas digitalizadas para trazer um modelo aqui, mas não achei nada que pudesse ser publicado (por causa do meu trabalho). Depois eu crio um exemplo e fotografo para mostrar, mas é bem simples – são apenas anotações.

Vale lembrar que o que faz a organização funcionar é o hábito de passar pelas fases do GTD diariamente: coletar (o tempo todo), processar (uma a três vezes por dia), organizar (uma a três vezes por dia), executar (o dia todo) e revisar (diversas frequências).