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Ao tomar a iniciativa de organizar nossos arquivos, seja nas empresas ou nas residências, uma questão muito importante a ser levada em conta, e que pode ajudar muito no processo de racionalização é compreender que os documentos que entram em nossa vida atravessam momentos distintos com o passar do tempo.

É o que os estudiosos denominaram de Ciclo de Vida dos Documentos, composto de três fases, que apresentam características bem distintas entre si, e que dão pistas muito interessantes sobre a melhor forma de organizá-los, que tipo de materiais utilizar, onde armazenar, como localizar, etc.

Num primeiro momento, assim que surgem, e até que cumpram sua função inicial, os documentos constituem o que chamamos de Arquivo Corrente. É aquela fase em que, por serem muito manipulados,  devem permanecer o mais próximo possível de seus usuários, ao alcance da mão, de preferência em algum tipo de pasta que possa ser facilmente acessada.

Arquivo Corrente: Alta frequência de uso indica manutenção próxima a usuário para acesso rápido

Arquivo Corrente: Alta frequência de uso indica manutenção próxima a usuário para acesso rápido

Uma vez que sua missão inicial foi cumprida e gerou os devidos efeitos, a frequência de uso deste documento cai rapidamente, e muitas vezes ele já pode ser eliminado sem causar nenhum problema. Em outros casos, no entanto, alguns elementos presentes naquela ação inicial que já foi concluída podem gerar outras demandas de natureza administrativa ou legal. Isso indica que aquele documento seja mantido por mais algum tempo, em geral 5 ou 6 anos, podendo chegar até a algumas décadas, por precaução.

Essa necessidade de guarda por prazo mais longo, e pouca frequência de uso são as características da segunda fase do ciclo de vida dos documentos: o Arquivo Intermediário, em que os documentos podem ocupar locais um pouco mais afastados, aguardando sua destinação final em caixas-arquivo bem identificadas, de modo que possam liberar espaço para novos documentos no arquivo corrente.

Arquivo Intermediário: A guarda em caixas é justificada pela baixa frequência de uso

Arquivo Intermediário: A guarda em caixas é justificada pela baixa frequência de uso

De todo aquele acervo que um dia foi produzido, apenas uma pequena parte constitui a memória do indivíduo ou da instituição. Estes vão constituir a terceira fase do ciclo de vida do documento: O arquivo histórico ou permanente. Aqui, a preocupação com cumprimento de prazos já não existe, dando lugar a iniciativas voltadas à preservação, e em alguns casos, à divulgação do acervo.

(Imagem: StudyNotes.ie) Arquivo Histórico: Pequenos conjuntos destinados à preservação da memória

(Imagem: StudyNotes.ie) Arquivo Histórico: Pequenos conjuntos destinados à preservação da memória

Compreendendo o ciclo de vida do documento, temos condições muito melhores para gerenciar com eficiência tudo o que produzimos e acumulamos de informação em casa ou no trabalho, podendo retirar de nossos arquivos o máximo que eles podem fornecer.

Tadeu Motta
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Este post foi originalmente uma resposta a uma dúvida postada no grupo do Facebook GTD Brasil, que resolvi postar aqui porque acredito que possa ajudar outra pessoas.

Se você não sabe o que é GTD, clique aqui.

Muitos usuários do método GTD se confundem um pouco sobre a organização dos arquivos de suporte a projetos. Os arquivos de suporte são arquivos, acima de tudo, então devem ser armazenados como armazenamos arquivos de referência.

A diferença é que eles estão vinculados a projetos, então pode ser que, temporariamente, especialmente para arquivos em papel (para facilitar o acesso), você queira criar compartimentos específicos para eles (ex: uma pasta para arquivos do projeto tal). Mas, no geral, funciona muito bem manter no arquivo de referência geral.

Eu costumo criar pastas específicas apenas para viagens, na maioria das vezes. Outro caso que também costuma merecer sua própria pasta é uma mudança residencial, pois envolve documentos e muitos papéis. Mas, no geral, é muito difícil ter um projeto que demande uma pasta física inteira para um projeto hoje em dia na minha vida. A maioria é digital.

A dúvida que surge entre os usuários é sobre essa vinculação com os projetos mesmo. Então a dúvida postada pela participante foi:

“Thais, tenho uma dúvida: preciso fazer um post sobre a evolução da arrumação da secretaria paroquial. O post irá ao ar quando a arrumação estiver concluída, imagino que no fim deste mês. Porém, estou tirando fotos do processo e armazenando numa nota do Evernote. A questão é, como organizar isto, ou seja, estas fotos se enquadram onde? “Suporte para projetos” ou dentro do projeto em si. Ou crio um projeto no Todoist “postar relato da arrumação da secretria” e deixar as fotos no Evernote. Enfim, não estou sabendo organizar da melhor maneira. Fraterno abraço.”

Minha resposta foi:

“É difícil responder porque cada pessoa processa e organiza as coisas de um jeito de acordo com sua rotina, seu trabalho etc.

Por ex, minha rotina de produção de conteúdo é diferente da sua, então o que vou recomendar pode não funcionar para você. Você precisa buscar uma solução que se adeque à sua rotina de trabalho.

Se eu tivesse que fazer um post no final do mês que demandasse uma série de coisas assim, eu nem trataria isso como projeto porque tenho um processo diário de produção de conteúdo onde vou criando diariamente. Não é algo pontual. Se fosse algo pontual eu criaria um projeto (como parece ser o caso, mas pode não ser – não conheço seu trabalho).

Para eu ter um projeto, eu preciso ter claro qual é o meu resultado desejado – quando eu posso riscar esse projeto da minha lista. Assim eu sei que concluí o projeto.

Entre a primeira próxima ação e o resultado desejado, vai ter uma infinidade de coisas acontecendo, e para dar suporte a todas essas ações eu posso ter materiais, imagens, textos inspiracionais, reuniões, notas, ideias. Isso o David chama de arquivos de suporte ao projeto. Você pode guardar isso em cadernos, papéis, pastas, e-mails, Evernote, onde quiser – da mesma maneira como guarda seus arquivos de referência. A única diferença é que, de alguma maneira, eles estão vinculados ao seu projeto.

Como se cria esse vínculo? Através do plano do projeto, na prática. Isso está no fluxograma do GTD. Você vai escrever, no plano do projeto, onde estão esses materiais de suporte. Se usar o Evernote, você pode linkar esses materiais. Se usar qualquer ferramenta eletrônica, como o Todoist, pode fazer o mesmo. Se não quiser usar links ou fizer esse plano no papel, pode só escrever onde está (ex: “Cronograma do projeto: Google Drive, na pasta tal”).

O importante é que você saiba onde estão as coisas, de modo que, quando for revisar o seu projeto, possa acessar esses materiais e revisar para ver se existem próximas ações que podem ser desencadeadas através dessa revisão deles.

Você pode ter milhões de arquivos em centenas de lugares diferentes. Não precisa centralizar em um único lugar. O que vai indicar e organizar onde estão essas informações é uma espécie de “índice” no seu plano do projeto.

Espero ter ajudado! Mas qualquer coisa, comente! Bjo.”

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Veja um post anterior sobre como organizar os planos de projetos no Evernote

Thais Godinho
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Resumo do mês de setembro 2015 aqui no blog

Uma compilação dos favoritos do mês, onde nós estivemos, o que fizemos, o que vimos, para onde vamos e outras ideias bacanas. <3

Li e gostei:
“Olá, meninas e meninos” (Taciele Alcolea, Editora Objetiva)

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Ultimamente, muitos blogueiros e YouTubers têm lançado livros. Isso é muito bom, porque esquenta o mercado editorial. Algumas pessoas torcem o nariz, mas a grande verdade é que, além de esses livros levarem algumas pessoas que nunca leram um único livro na vida a gostarem de ler (são porta de entrada), a venda de livros populares assim serve para investir na produção de outros tipos de livros, de autores que não sejam tão conhecidos. Todos saem ganhando, então é importante sim que essas publicações existam.

Sobre ter ou não conteúdo, sobre gostar ou não, cada caso é um caso. Acredito que vá muito da questão da identificação. Já li livros de YouTubers que não curti muito, outros que não consegui sequer chegar até o fim, assim como alguns que eu li de uma só vez e saí suspirando, como foi com esse da Taci.

E eu acho muito engraçado porque a Taci é uma moça dez ou mais anos mais nova do que eu e ela me inspira muito. Considero que temos muitas coisas em comum. Tudo o que falo aqui no Vida Organizada, sobre se organizar para alcançar objetivos, é algo que ela sempre tomou pra vida e a levou para onde está hoje. Ela fala muito sobre isso e é uma mensagem muito legal que passa aos seus seguidores.

Além do que, a Taci é uma pessoa alegre e positiva, o que é importante. Uma vez compartilhei aqui no blog um vídeo incrível em que ela fala sobre se essa felicidade dela é “real assim”, porque muitas pessoas comentam que ela “é meio fake”. E nossa, o vídeo é sensacional. O que ela diz é lindo – eu já assisti umas três vezes e sempre me emociono quando me lembro dele. Porque a mensagem que ela passa é muito importante para o público que ela atinge. Vale a pena assistir.

No livro, ela conta a história dela e a trajetória até se tornar a YouTuber famosa que é hoje. Para quem trabalha com Internet, é essencial. Mas o que mais me chamou atenção foi como ela mostra que, com propósito, organização e foco, você consegue ser o que você quiser. E isso tem tudo a ver com o Vida Organizada. Portanto, essa sem dúvida foi a minha leitura e grande achado do mês.

Lançamento do mês
“Boa noite” (Pam Gonçalves, Editora Galera)

boanoite-pamA Pam é uma fofa <3 e ela tem um canal muito legal no YouTube sobre livros. Agora ela lança seu primeiro livro de ficção sobre uma garota que ingressa na universidade e quer se enturmar, mas acaba enfrentando alguns problemas. Ela só não contava que os desafios estariam muito além da sua vida social. Quando decide deixar de vez o rótulo de nerd para trás, tudo se complica. Além de festas, bebida e azaração, uma página de fofocas é criada na internet, e mensagens sobre abusos e drogas começam a pipocar. De uma hora para outra, parece que o que ela mais quer é voltar para casa.

Agenda da Thais

Agenda do pessoal do Vida Organizada

Favoritos do mês

Gravei um vídeo contando quais são os meus itens de organização e itens pessoais favoritos este mês. Veja abaixo:

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Thais Godinho
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