25 Mar 2015

13 boas práticas de e-mails que nem sempre lemos por aí

Hoje eu gostaria de listar algumas práticas relacionadas a e-mails que não são muito comuns de serem vistas, mas venho compilando há algum tempo e gostaria de compartilhar com vocês.

Enviar e-mail se tornou quase a forma de comunicação oficial entre as pessoas. Apesar de as redes sociais agilizarem esse processo, muitas empresas ainda não adotaram esse meio de comunicação, então o e-mail acaba sendo o canal mais utilizado. Isso, por um lado, diminui o número de telefonemas (o que é bom) mas, por outro, faz com que, se deixar, a gente trabalhe o dia inteiro apenas respondendo e-mails (o que é ruim). Com uma demanda tão grande, é super necessário que a gente aprenda boas práticas pensando sempre em facilitar para o outro que está recebendo, a fim de que a nossa resposta seja mais ágil também. Essas são as melhores práticas que, ao meu ver, funcionam:

  1. Seja o mais específico possível no assunto. Nunca, nunca, nunca envie um e-mail sem assunto ou algo genérico como “Queria pedir uma coisa”. Coloque o assunto da melhor maneira possível, como “Envio do relatório X da empresa Y” ou “Agendar reunião dia tal”. Ao usar termos específicos no assunto, você faz com que a pessoa saiba imediatamente do que se trata e isso pode fazer com que ela dê mais importância ao seu e-mail (que, em outros casos, poderia passar desapercebido). Além disso, facilita a busca futura por esse e-mail, caso você precise buscá-lo na pasta de e-mails enviados (e a pessoa também).
  2. Não envie e-mails com anexos gigantescos. Algumas pessoas têm limite em sua caixa de entrada e seu e-mail enorme ou pode não ser recebido ou pode simplesmente fazer com que ela não receba mais nenhum e-mail depois do seu. Se precisar enviar algum arquivo grande, coloque-o em algum serviço na nuvem e envie o link para a pessoa fazer download.
  3. Não envie e-mail com “urgente” no assunto. Urgente é tudo aquilo que deveria ter sido feito em tempo hábil e você quer fazer em tempo recorde. Independente da demanda desorganizada ter partido de você ou não, jogar o urgente para cima de outra pessoa é errado. Se é urgente, contate a pessoa de modo mais ágil, como telefonando ou enviando uma mensagem via What’s App. Se não é tão urgente que demande esse contato mais próximo, não coloque o assunto urgente no e-mail.
  4. Não “avise” a pessoa que você enviou um e-mail para ela. A caixa de entrada já mostra os e-mails novos – o seu e de mais um monte de gente, alguns (pasme) mais importantes que o seu. Não adianta enviar um e-mail para a pessoa e ligar na sequência perguntando “você viu meu e-mail?” ou enviar mensagens via What’s App ou Facebook dizendo “te mandei um e-mail”. Se é urgente, ligue. Se não for urgente, a pessoa vai responder no tempo dela. Cobrar leitura de e-mail é desagradável e desnecessário. Já recebemos muitas informações, cobranças e demandas diariamente. Imaginem se todo mundo que nos envia e-mail fizesse isso?
  5. Não envie e-mails que não são claros. Eu sei que, hoje em dia, todo mundo tem pressa e pouco tempo para escrever e-mails que expliquem detalhadamente o que precisa ser feito. Porém, eles precisam ter o mínimo de coerência. Antes de clicar em “Enviar”, revise seu e-mail para verificar se ele está sendo claro e solicitando exatamente aquilo que você precisa. Muitas pessoas acabam fazendo o trabalho errado ou tendo retrabalho apenas porque não entenderam o que foi pedido. E não adianta colocar a culpa no coitado – se comunicar é se fazer entender. Se as pessoas não entendem o que você solicita, aprenda a ser mais claro. Mas cuidado com o excesso de didatismo!
  6. Uma vez por semana, cheque sua pasta anti-spam. Muitos e-mails podem acabar indo erroneamente para essa pasta, o que pode deixar clientes (geralmente são pessoas de fora da organização ou que nunca te enviam e-mails que sofrem com isso) sem resposta. Tenha a prática de verificar ao menos uma vez por semana essa pasta, dependendo do volume de e-mails que você recebe diariamente. Não seria nada legal perder um cliente importante só porque o e-mail dele foi considerado spam pelo seu programa de e-mails.
  7. Não peça favores a pessoas que não são do seu convívio. Nada pior que receber um e-mail de alguém que você não conhece (ou conhece muito pouco) solicitando algo para você. Quando precisar solicitar algo assim, telefone, estabeleça outro tipo de contato mais próximo com a pessoa antes de pedir. Ou então, peça para serem apresentados (via e-mail mesmo, em cópia). Nunca envie um e-mail diretamente dizendo que você é o Fulano e que está precisando de determinada coisa. É chato se relacionar e responder demanda de gente que você não conhece.
  8. Não faça solicitações diferentes em um mesmo e-mail. Às vezes, a pessoa que o recebe pode tratar de uma solicitação mas, com relação à outra, ela precisará encaminhar o e-mail à pessoa responsável. Isso complica o trabalho dela, que terá que praticamente reescrever o e-mail solicitando. Peça uma coisa por e-mail. Não precisa “aproveitar” o espaço. Quanto mais objetivo um e-mail for, melhor.
  9. Não responda um e-mail sobre um assunto com outro. Isso é uma continuação da prática acima. Se precisa solicitar algo diferente, não diga “Aproveitando, queria pedir aquela OUTRA coisa…”. Envie OUTRO e-mail para aquela OUTRA coisa, ou ao menos altere o assunto do e-mail.
  10. Não espere que as pessoas tenham a mesma frequência de leitura de e-mails que você. Algumas pessoas recebem 10 e-mails por dia, enquanto outra recebem 100 ou mais. Se apenas respondermos e-mails, nossa vida se resumirá a isso. Para priorizar outras atividades importantes, o e-mail provavelmente será lido com determinada frequência. Se o assunto demandar uma resposta em até 24 horas e você não recebê-la nesse tempo, contate a pessoa de outra forma. Por favor, não reenvie o e-mail por cima do que você enviou como se a pessoa fosse boba e não tivesse lido (isso é extremamente irritante), ou então escrevendo “você recebeu este e-mail??”. Sim, ela recebeu – apenas não conseguiu te responder ainda. Se você precisar da resposta, ligue, mande mensagem. Não envie outro e-mail. No geral, a maioria das pessoas responde entre 24 e 48 horas qualquer e-mail com demandas. Se não for demanda, deixe a pessoa responder dentro das prioridades dela e relaxe.
  11. Por outro lado, se você recebeu um e-mail com uma demanda e sabe que não conseguirá responder rápido, é de bom tom ser sincero/a e responder falando exatamente isso: “Fulano, recebi seu e-mail mas só conseguirei responder em X tempo”. É um retorno.
  12. Não envie confirmação de leitura. Isso já virou até falta de educação. As pessoas lêem e respondem os e-mails no tempo delas.
  13. Mantenha sua assinatura em formato de texto, não de imagem. Muitos programas de e-mails bloqueiam imagens ou precisam que você clique para baixar os anexos ou exibir as imagens para que elas apareçam. Não faça isso com a coisa mais importante do e-mail – sua assinatura com informações de contato. Especialmente se você trabalha com vendas ou assessoria de imprensa, tome cuidado com esse ponto. Uma assinatura bonita que não é prática não adianta nada.

Pequenas atitudes que podem fazer do mundo dos e-mails um mundo mais colorido e melhor de se conviver.

E você, costuma sofrer com e-mails ruins? Compartilhe nos comentários o que mais te incomoda com relação a esse assunto! :)

24 Mar 2015

Recadinho

Pessoal, nos últimos dias têm acontecido algumas coisas que me mantiveram um pouco afastada do blog. Quis postar apenas para dar satisfação aos leitores, porque sei que vocês esperam ansiosos novos posts.

  • Como comentei no post anterior, estou devorando o livro novo do David Allen, que preciso ler asap para meu trabalho com a Call Daniel, então preciso me dedicar a isso. Tem sido bom porque estou vivendo as modificações no livro, refazendo a coleta, processando tudo, organizando meu sistema. Eu aprendo melhor fazendo e tem sido ótimo fazer assim. Isso leva tempo e, além da leitura, tenho minhas outras atividades. Preciso me dedicar a elas.
  • Não estou muito bem de saúde desde o final de semana, provavelmente por uma intoxicação alimentar. Alguns leitores do blog sabem que eu tenho algumas restrições alimentares e vira e mexe acontece algo parecido. Desta vez me pegou em cheio e fiquei de cama durante dois dias, e só hoje consegui levantar um pouco e me dedicar a outras coisas.
  • O blog será reformulado em junho e estou estudando essa reformulação. Virão muitas novidades com relação às categorias, colaboradores, design, e gosto de fazer tudo com bastante carinho para ser um trabalho legal para vocês. Estou um pouco desanimada de postar dentro do formato atual (mesmo com os temas), pois parece que nenhuma categoria serve, sabem? Já passaram por isso, de enjoar de tudo o que vocês têm no guarda-roupa, por exemplo? Acho que é o mesmo sentimento.

Tenho alguns comentários pendentes para aprovar porque demandam respostas maiores, então estou pensando em fazer um “VO responde” com alguns deles nos próximos dias.

Fiquem bem. Volto logo.

23 Mar 2015

Outono é tempo de…

Usar cores que remetam a tons terrosos, como verde, marrom… Que tal dar uma olhada no seu guarda-roupa para aplicar as cores no que você usa no dia a dia? O mesmo vale para a decoração.

Trazer as roupas de frio para o armário e guardar as roupas de calor.

Investir seu tempo no estudo (e na prática!) de algo ligado à sua espiritualidade. Eu tendo a ficar mais introspectiva no outono e gosto de me aprofundar em assuntos assim, que remetam ao auto-conhecimento. E vocês?

Tomar um chá curtindo a chuva ou ir a uma cafeteria aconchegante ver as pessoas passarem na rua.

Ler alguns daqueles livros que você comprou e ainda não arranjou tempo para ler. No frio, sempre é gostoso ler sentada no sofá, no banco do parque ou em qualquer lugar.

Preparar refeições assadas.

Tomar sopa.

Ferver água na panela com maçã e canela para deixar um aroma maravilhoso na casa.

Curtir a melhor estação do ano. <3