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Checklist: Abril 2015

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Segue uma sugestão de checklist para você não se esquecer de nada neste mês de abril:

  • Revisar seus objetivos de curto prazo, já que encerramos o primeiro trimestre
  • Se ainda não fez isso, declarar o Imposto de Renda
  • Organizar o armário de acordo com a chegada da nova estação, se necessário
  • Verificar que roupas precisa comprar para toda a família para o próximo inverno
  • Começar a aquecer a casa com mantas, tapetes, cortinas e almofadas
  • Destralhar os produtos de limpeza na área de serviço
  • Reforçar a segurança da sua casa
  • Planejar o feriado de 1º de maio
  • Planejar as férias escolares de julho
Checklists são apenas lembretes. Aqui no Vida Organizada, costumo sugerir atividades que são comuns em cada mês, geralmente associadas a datas, feriados e estações. Caso você tenha alguma sugestão legal para este mês, deixe nos comentários! Com certeza ajudará outros leitores. Obrigada!

Editorial: Foque

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Se tem algo que eu venho fazendo de uns tempos para cá, é focar mais no que é importante para mim. Percebi que eu consigo fazer tudo aquilo que eu quiser se diminuir as expectativas, me pressionar menos e ser menos perfeccionista. Muitas vezes me vi cobrando coisas que eram humanamente impossíveis de se conseguir – cobrando de mim mesma. Estou bastante interessada, no momento, em viver uma vida tranquila, estabilizar as minhas conquistas, aperfeiçoar o que estou fazendo no momento. Tenho uma família para cuidar – o que, por si só, já é um mundo inteiro de atividades. Filhote na escola, o acompanhamento que faço diariamente, tempo de qualidade, recreação, diversão, saúde, alimentação. Meu marido, apesar de adulto, precisa da companheira ao lado dele, apoiando, dando risadas, assistindo um filme, dando conselhos.

Minha casa, como você bem deve saber, tem sempre muita coisa para fazer. Louça, roupa, faxina, organização, arrumação, decoração, reparos. Nos mudamos há pouco tempo e eu sinto que as coisas estão se encaixando, mas os problemas não param de surgir. Sempre tem uma coisinha aqui ou ali para mexer. O importante é buscar soluções rapidamente, sem neuras. Minha vida pessoal, que envolve saúde, espiritualidade, hobbies e outros assuntos, também é uma infinidade de possibilidades legais.

Se eu começar a falar sobre o meu trabalho, vou longe aqui! Mas eu tenho todo o meu trabalho com a editora, que envolve a divulgação do livro aqui no Brasil e em Portugal, a produção de novos conteúdos, o segundo livro para o ano que vem. Tenho os workshops, com um tema diferente por mês – o que envolve pesquisa de um tema diferente, produção de material de tema diferente, planejamento da dinâmica do curso para cada mês um tema diferente. Isso está me tomando um tempão, e preciso dedicar esse tempo, porque é uma iniciativa importante. Tenho todo o meu trabalho envolvendo o GTD – livro novo do David Allen sendo estudado, treinamentos, capacitação dos instrutores, melhorias nas apostilas dos cursos, entre outros projetos. Nem falei do blog ainda. É bastante coisa.

Frequentemente me perguntam como eu consigo fazer tudo. Posso dizer que estou aprendendo a delegar mais e estou dizendo não a bastante coisa. Muitas delas, até com dor no coração. Já disse não para muita iniciativa legal que eu simplesmente não conseguiria abraçar porque estou cuidando de outras coisas bem legais também. Hoje, estou buscando cada vez mais automatizar o meu trabalho, e isso está altamente relacionado ao ato de delegar tarefas. Será que, para tudo o que eu faço, eu sou a melhor pessoa para fazer? Quando eu me pego perdendo muito tempo com algo menos importante que algo realmente importante, eu me pergunto como posso automatizar aquilo. Tomar essa decisão é fundamental porque, senão, o que eu realmente gosto de fazer – e onde eu sou melhor – vai ficar de lado ou sendo mal feito. Ou pior: vou ter que trabalhar mais horas, tirando tempo que é da minha família, ou meu pessoal. Não acho isso certo.

Os temas de todos os meses foram definidos no ano passado, mas o tema de abril não poderia ser mais certeiro. Se tem algo que eu vou fazer agora em abril, é focar no que é mais importante. Espero que os novos posts do blog ajudem você a conseguirem focar também.

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Como organizar: Rotina matinal de trabalho

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Eu sou aquela pessoa que demora naturalmente para acordar e pegar o ritmo de trabalho pela manhã, então precisei criar uma espécie de checklist de atividades que me colocam naquele estado de produtividade, pronta para enfim começar a trabalhar nas minhas tarefas do dia em questão. Esta é uma rotina que eu aplico todos os dias de trabalho e que me ajuda a entrar nesse modo mental para produzir com foco depois.

O que eu recomendo é que você tenha uma sequência de atividades que te ajudem a chegar lá também. Pode ser que, ao chegar no trabalho, já funcione para você começar a trabalhar em uma tarefa específica. Isso é ótimo! Essa pode ser a sua rotina diária: chegar, ligar o computador e fazer tal tarefa importante. Eu preciso de um tempo para despertar e focar.

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Como vocês sabem, eu trabalho em casa. Porém, mesmo antes, quando eu trabalhava em um escritório externo, precisava de uma rotina para começar a trabalhar. A rotina que eu tenho hoje está em formato de checklist e é a seguinte:

  • Ligar o computador
  • Abrir o Spotify
  • Checar meus feeds
  • Processar caixa de entrada física

Vou comentar cada um dos itens.

Meu computador, como todos que existem, demora alguns minutos para entrar e estabilizar – ou seja, estar pronto para clicar em qualquer programa e abrir imediatamente. Nesses poucos minutos, acabo preparando um chá ou lendo o trecho de algum livro que eu esteja lendo no momento, que costumo deixar na minha mesa de trabalho para ler nesses momentos de demora do computador.

Quando o computador está ok, abro o Spotify (um programa de streaming de músicas) e coloco para tocar a trilha sonora mais adequada ao meu mood naquele dia. No geral, acabo preferindo músicas mais calmas, porque senão fico com dor de cabeça. Invisto em um folk, MPB ou música clássica.

Na sequência, eu checo meus feeds através do Feedly, um agregador. Isso me ajuda a ter inspiração logo cedo, ver o que outros blogueiros postaram de um dia para o outro e tirar ideias para os meus blogs. Eu já fico com muita vontade de começar a trabalhar lendo os meus feeds!

Processar a caixa de entrada física me faz voltar a atenção para alguns aspectos da vida real que não podem esperar até o final do dia para serem levados em consideração (ao final do dia, faço um processamento bastante focado da minha caixa de entrada). Processar é uma atividade relacionada ao método GTD. É aquele momento quando pego cada item que coletei e decido o que vou fazer com ele. Uma simples anotação, por exemplo, pode virar um projeto gigantesco.

Ao terminar de processar a minha caixa de entrada, eu já estou com a energia boa para trabalhar nas minhas atividades.

Essa rotina eu aplico começando a trabalhar às 6h da manhã ou às 10h. Me ajuda a “começar”. Acho importante inserir atividades que me dêem prazer, como ouvir música e ler meus feeds, porque senão vira uma rotina obrigatória e chata, que não ajuda em nada.

Como organizar

Eu criei uma lista na seção de Outlines do Toodledo, que é a ferramenta que gosto de usar para gerenciar minhas ações. Sua checklist pode ser organizada em qualquer lugar. Pode ser uma nota no celular, uma nota no Evernote (que você pode colocar na área de atalhos), um compromisso na agenda com a checklist na descrição, ou até mesmo um pequeno post-it colado no seu monitor. Faã como funcionar melhor para você.

Você já tem alguma espécie de rotina matinal para começar a trabalhar? Como você faz? Poste nos comentários!

Temos objetivos demais?

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Estou em uma fase de total conexão com a versão 2015 do livro do David Allen sobre o método GTD, como vocês podem ter percebido pelos últimos posts, e hoje cheguei em um ponto do livro onde ele faz uma reflexão tão tocante que me senti impelida a escrever sobre.

Em tradução livre, ele diz algo como: “Mais metas não são necessárias para você agora – você precisa se sentir confortável com o que você já colocou em ação, e a confiança de que pode executar elegantemente qualquer nova meta que tiver”. Pare e pense por um momento nesse trecho.

O que ele diz, no capítulo sobre a revisão e o planejamento, é que muitas vezes ficamos tão preocupados com o objetivo lá na frente, que não percebemos nem damos atenção devida ao que está acontecendo agora. O que está acontecendo agora deixa de ter importância porque já começou a ser executado – então ficamos buscando alcançar mais e mais objetivos.

Não me entendam mal – sou fã de ter objetivos. Acho que eles movem a vida, de verdade. Mas o que ele quer dizer, e eu concordo, é que não podemos achar que a nossa motivação só vem de termos esses objetivos, sem curtir o caminho que nos leva até eles.

É muito legal sentar e pensar em objetivos novos. O que eu quero fazer ano que vem? Para onde quero viajar nas minhas próximas férias? Mas de que adianta pensar lá na frente se nossos e-mails estão uma bagunça, não sabemos por onde começar o dia ou todo o resto está um caos? Não parece meio contraditório fantasiar com um objetivo sendo que tem outras coisas demandando a nossa atenção agora?

E essa acaba sendo a importância de a gente se organizar, né? Porque, quando a gente se organiza, domina o caos, por assim dizer. Faz as coisas com mais calma e encontra significado no dia a dia. Muito do que estamos fazendo hoje eram objetivos no passado. Curta-os. Vivencie-os bem.

É ótimo querer sempre mais, mas a vida não é feita apenas de coisas novas. Celebre suas conquistas. Valorize sua vida hoje, as pessoas ao seu redor, os seus momentos. Tem muita coisa para colocar em ordem antes de ficar apenas imaginando outras iniciativas.

Se você valorizar o que está acontecendo no momento – suas ações, seus projetos -, quando vierem outras, será muito mais tranquilo planejar, priorizar, executar. É um processo de aprendizado. Ter objetivos não significa começar a cumprí-los, mas também finalizar antes de partir para o próximo. Estabilizar, aprender com eles. E tem coisa que não dá para apressar – requer experiência.

O que você fez hoje?

13 boas práticas de e-mails que nem sempre lemos por aí

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Hoje eu gostaria de listar algumas práticas relacionadas a e-mails que não são muito comuns de serem vistas, mas venho compilando há algum tempo e gostaria de compartilhar com vocês.

Enviar e-mail se tornou quase a forma de comunicação oficial entre as pessoas. Apesar de as redes sociais agilizarem esse processo, muitas empresas ainda não adotaram esse meio de comunicação, então o e-mail acaba sendo o canal mais utilizado. Isso, por um lado, diminui o número de telefonemas (o que é bom) mas, por outro, faz com que, se deixar, a gente trabalhe o dia inteiro apenas respondendo e-mails (o que é ruim). Com uma demanda tão grande, é super necessário que a gente aprenda boas práticas pensando sempre em facilitar para o outro que está recebendo, a fim de que a nossa resposta seja mais ágil também. Essas são as melhores práticas que, ao meu ver, funcionam:

  1. Seja o mais específico possível no assunto. Nunca, nunca, nunca envie um e-mail sem assunto ou algo genérico como “Queria pedir uma coisa”. Coloque o assunto da melhor maneira possível, como “Envio do relatório X da empresa Y” ou “Agendar reunião dia tal”. Ao usar termos específicos no assunto, você faz com que a pessoa saiba imediatamente do que se trata e isso pode fazer com que ela dê mais importância ao seu e-mail (que, em outros casos, poderia passar desapercebido). Além disso, facilita a busca futura por esse e-mail, caso você precise buscá-lo na pasta de e-mails enviados (e a pessoa também).
  2. Não envie e-mails com anexos gigantescos. Algumas pessoas têm limite em sua caixa de entrada e seu e-mail enorme ou pode não ser recebido ou pode simplesmente fazer com que ela não receba mais nenhum e-mail depois do seu. Se precisar enviar algum arquivo grande, coloque-o em algum serviço na nuvem e envie o link para a pessoa fazer download.
  3. Não envie e-mail com “urgente” no assunto. Urgente é tudo aquilo que deveria ter sido feito em tempo hábil e você quer fazer em tempo recorde. Independente da demanda desorganizada ter partido de você ou não, jogar o urgente para cima de outra pessoa é errado. Se é urgente, contate a pessoa de modo mais ágil, como telefonando ou enviando uma mensagem via What’s App. Se não é tão urgente que demande esse contato mais próximo, não coloque o assunto urgente no e-mail.
  4. Não “avise” a pessoa que você enviou um e-mail para ela. A caixa de entrada já mostra os e-mails novos – o seu e de mais um monte de gente, alguns (pasme) mais importantes que o seu. Não adianta enviar um e-mail para a pessoa e ligar na sequência perguntando “você viu meu e-mail?” ou enviar mensagens via What’s App ou Facebook dizendo “te mandei um e-mail”. Se é urgente, ligue. Se não for urgente, a pessoa vai responder no tempo dela. Cobrar leitura de e-mail é desagradável e desnecessário. Já recebemos muitas informações, cobranças e demandas diariamente. Imaginem se todo mundo que nos envia e-mail fizesse isso?
  5. Não envie e-mails que não são claros. Eu sei que, hoje em dia, todo mundo tem pressa e pouco tempo para escrever e-mails que expliquem detalhadamente o que precisa ser feito. Porém, eles precisam ter o mínimo de coerência. Antes de clicar em “Enviar”, revise seu e-mail para verificar se ele está sendo claro e solicitando exatamente aquilo que você precisa. Muitas pessoas acabam fazendo o trabalho errado ou tendo retrabalho apenas porque não entenderam o que foi pedido. E não adianta colocar a culpa no coitado – se comunicar é se fazer entender. Se as pessoas não entendem o que você solicita, aprenda a ser mais claro. Mas cuidado com o excesso de didatismo!
  6. Uma vez por semana, cheque sua pasta anti-spam. Muitos e-mails podem acabar indo erroneamente para essa pasta, o que pode deixar clientes (geralmente são pessoas de fora da organização ou que nunca te enviam e-mails que sofrem com isso) sem resposta. Tenha a prática de verificar ao menos uma vez por semana essa pasta, dependendo do volume de e-mails que você recebe diariamente. Não seria nada legal perder um cliente importante só porque o e-mail dele foi considerado spam pelo seu programa de e-mails.
  7. Não peça favores a pessoas que não são do seu convívio. Nada pior que receber um e-mail de alguém que você não conhece (ou conhece muito pouco) solicitando algo para você. Quando precisar solicitar algo assim, telefone, estabeleça outro tipo de contato mais próximo com a pessoa antes de pedir. Ou então, peça para serem apresentados (via e-mail mesmo, em cópia). Nunca envie um e-mail diretamente dizendo que você é o Fulano e que está precisando de determinada coisa. É chato se relacionar e responder demanda de gente que você não conhece.
  8. Não faça solicitações diferentes em um mesmo e-mail. Às vezes, a pessoa que o recebe pode tratar de uma solicitação mas, com relação à outra, ela precisará encaminhar o e-mail à pessoa responsável. Isso complica o trabalho dela, que terá que praticamente reescrever o e-mail solicitando. Peça uma coisa por e-mail. Não precisa “aproveitar” o espaço. Quanto mais objetivo um e-mail for, melhor.
  9. Não responda um e-mail sobre um assunto com outro. Isso é uma continuação da prática acima. Se precisa solicitar algo diferente, não diga “Aproveitando, queria pedir aquela OUTRA coisa…”. Envie OUTRO e-mail para aquela OUTRA coisa, ou ao menos altere o assunto do e-mail.
  10. Não espere que as pessoas tenham a mesma frequência de leitura de e-mails que você. Algumas pessoas recebem 10 e-mails por dia, enquanto outra recebem 100 ou mais. Se apenas respondermos e-mails, nossa vida se resumirá a isso. Para priorizar outras atividades importantes, o e-mail provavelmente será lido com determinada frequência. Se o assunto demandar uma resposta em até 24 horas e você não recebê-la nesse tempo, contate a pessoa de outra forma. Por favor, não reenvie o e-mail por cima do que você enviou como se a pessoa fosse boba e não tivesse lido (isso é extremamente irritante), ou então escrevendo “você recebeu este e-mail??”. Sim, ela recebeu – apenas não conseguiu te responder ainda. Se você precisar da resposta, ligue, mande mensagem. Não envie outro e-mail. No geral, a maioria das pessoas responde entre 24 e 48 horas qualquer e-mail com demandas. Se não for demanda, deixe a pessoa responder dentro das prioridades dela e relaxe.
  11. Por outro lado, se você recebeu um e-mail com uma demanda e sabe que não conseguirá responder rápido, é de bom tom ser sincero/a e responder falando exatamente isso: “Fulano, recebi seu e-mail mas só conseguirei responder em X tempo”. É um retorno.
  12. Não envie confirmação de leitura. Isso já virou até falta de educação. As pessoas lêem e respondem os e-mails no tempo delas.
  13. Mantenha sua assinatura em formato de texto, não de imagem. Muitos programas de e-mails bloqueiam imagens ou precisam que você clique para baixar os anexos ou exibir as imagens para que elas apareçam. Não faça isso com a coisa mais importante do e-mail – sua assinatura com informações de contato. Especialmente se você trabalha com vendas ou assessoria de imprensa, tome cuidado com esse ponto. Uma assinatura bonita que não é prática não adianta nada.

Pequenas atitudes que podem fazer do mundo dos e-mails um mundo mais colorido e melhor de se conviver.

E você, costuma sofrer com e-mails ruins? Compartilhe nos comentários o que mais te incomoda com relação a esse assunto! 🙂

Recadinho

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Pessoal, nos últimos dias têm acontecido algumas coisas que me mantiveram um pouco afastada do blog. Quis postar apenas para dar satisfação aos leitores, porque sei que vocês esperam ansiosos novos posts.

  • Como comentei no post anterior, estou devorando o livro novo do David Allen, que preciso ler asap para meu trabalho com a Call Daniel, então preciso me dedicar a isso. Tem sido bom porque estou vivendo as modificações no livro, refazendo a coleta, processando tudo, organizando meu sistema. Eu aprendo melhor fazendo e tem sido ótimo fazer assim. Isso leva tempo e, além da leitura, tenho minhas outras atividades. Preciso me dedicar a elas.
  • Não estou muito bem de saúde desde o final de semana, provavelmente por uma intoxicação alimentar. Alguns leitores do blog sabem que eu tenho algumas restrições alimentares e vira e mexe acontece algo parecido. Desta vez me pegou em cheio e fiquei de cama durante dois dias, e só hoje consegui levantar um pouco e me dedicar a outras coisas.
  • O blog será reformulado em junho e estou estudando essa reformulação. Virão muitas novidades com relação às categorias, colaboradores, design, e gosto de fazer tudo com bastante carinho para ser um trabalho legal para vocês. Estou um pouco desanimada de postar dentro do formato atual (mesmo com os temas), pois parece que nenhuma categoria serve, sabem? Já passaram por isso, de enjoar de tudo o que vocês têm no guarda-roupa, por exemplo? Acho que é o mesmo sentimento.

Tenho alguns comentários pendentes para aprovar porque demandam respostas maiores, então estou pensando em fazer um “VO responde” com alguns deles nos próximos dias.

Fiquem bem. Volto logo.

Outono é tempo de…

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Usar cores que remetam a tons terrosos, como verde, marrom… Que tal dar uma olhada no seu guarda-roupa para aplicar as cores no que você usa no dia a dia? O mesmo vale para a decoração.

Trazer as roupas de frio para o armário e guardar as roupas de calor.

Investir seu tempo no estudo (e na prática!) de algo ligado à sua espiritualidade. Eu tendo a ficar mais introspectiva no outono e gosto de me aprofundar em assuntos assim, que remetam ao auto-conhecimento. E vocês?

Tomar um chá curtindo a chuva ou ir a uma cafeteria aconchegante ver as pessoas passarem na rua.

Ler alguns daqueles livros que você comprou e ainda não arranjou tempo para ler. No frio, sempre é gostoso ler sentada no sofá, no banco do parque ou em qualquer lugar.

Preparar refeições assadas.

Tomar sopa.

Ferver água na panela com maçã e canela para deixar um aroma maravilhoso na casa.

Curtir a melhor estação do ano. <3

As 7 listas básicas que você precisa ter para gerenciar seu sistema GTD

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Muito se pergunta qual a melhor ferramenta para gerenciar o GTD. Não precisa escolher a melhor ferramenta que unifique tudo – escolha boas ferramentas, que você goste, para as listas específicas. Você precisa ter:

1. Uma lista de projetos

Ou ao menos conseguir mensurar a quantidade de projetos em andamento (para ver se não está sobrecarregado) e ter uma visão completa para realizar a sua revisão semanal. Qualquer aplicativo ou ferramenta que suporte texto ou listas com sub-tarefas pode gerenciar projetos.

2. Material de suporte a projetos

O material de suporte a projetos é muito parecido com o que você arquiva como referência – a diferença é que eles estão sendo usados no momento. Você pode manter uma pasta para os papéis, ou uma pasta no Dropbox, por exemplo, ou até mesmo um caderno no Evernote – enfim, faça facilitar mais para você. O importante é que você consiga acessar esse material facilmente quando estiver trabalhando em seus projetos e, ao finalizá-los, você os arquive. É um espaço dinâmico.

3. Informações com data e hora

Um calendário ou uma agenda servem, sejam quais forem – de papel, do celular, do Outlook, do Google, os lembretes do Evernote.

4. Lista de próximas ações

As próximas ações, no GTD, são organizadas por contextos. Qualquer aplicativo ou ferramenta que suporte texto ou listas pode servir para gerenciar próximas ações, de um caderno de bolso a um aplicativo no celular. O que é fundamental é que você possa acessar suas listas de onde estiver. Se houver alguma limitação, talvez seja mais adequado buscar uma alternativa que se adapte melhor a você.

5. Uma lista de “aguardando resposta”

Para conseguir monitorar e cobrar tudo o que você pediu para outras pessoas, é necessário registrar em uma lista tudo o que você solicitou, delegou ou está simplesmente vindo de alguém. Vale a pena colocar a data desde quando você delegou ou está esperando, para referência. Exemplo: Fulana – Enviar documentação para projeto tal – desde 12/03/15. Qualquer aplicativo ou ferramenta que suporte texto ou listas pode servir para gerenciar.

6. Material de referência

É legal ter um arquivo físico e um digital para armazenar ser arquivo de referência. O formato vai depender do volume. Para o digital, indico indiscutivelmente o Evernote. Físico, depende do volume que você tem. Talvez você seja tão digitalizado que tudo o que você tem físico se resume a documentos, passaporte, cartões de crédito, certidões… mesmo sendo pouca coisa, você precisa armazenar em algum lugar. Use pastas em uma estante ou arquivos de pastas suspensas. O fundamental desse arquivo é ser fácil de inserir qualquer coisa ali.

7. Uma lista “algum dia / talvez”

Existem coisas que você quer fazer, mas não agora, ou mesmo não tem tanta certeza assim se quer ou não. Você pode adiar essa decisão de decidir colocando em uma lista de “algum dia / talvez”. Qualquer aplicativo ou ferramenta que suporte texto ou listas pode servir para gerenciar.

“É crítico que essas categorias sejam diferenciadas umas das outras.” – David Allen

Estou quietinha nos últimos dias porque estou totalmente imersa no último livro do David Allen, lendo bastante, estudando e aplicando junto com as recomendações dele. 🙂

Lançamento do novo livro do David Allen

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No último dia 17 foi publicado o novo livro do David Allen – uma edição totalmente reescrita do original “Getting things done”, o livro que dá base à metodologia GTD.
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Estou em 30% da leitura, mais ou menos, mas posso dizer o seguinte: o David reescreveu o livro do começo ao fim, enxugando algumas partes e trazendo muitas explicações às principais dúvidas, trazendo muitos cases de coachings que ele fez com o passar dos anos, além de exemplos atuais, citando recursos tecnológicos.

Alguns leitores me perguntaram:

Vale a pena comprar essa versão?

Sim, com toda certeza! O David fez algumas mudanças na metodologia nos últimos anos (mudanças que já se refletiam em seu último livro, “Making it all work”) e é muito bacana ter todas elas no livro original.

Quando será lançado em português?

Sem previsão próxima. Avisarei no blog quando souber.

Não sei / quero ler em inglês – vale a pena comprar o livro que tem a versão em português?

Vale, claro. A metodologia é a mesma – o livro novo só está atualizado. A essência continua a mesma, pode ir em frente.

Eu comprei a versão para Kindle, mas a Amazon entrega no Brasil o livro físico, se quiser. Você também pode importar em sua livraria local (se ela oferecer esse serviço). Sei que a Livraria Cultura, por exemplo, oferece. Vale lembrar que não é necessário ter um Kindle para comprar – a Amazon tem aplicativo para tablet e celular e uma versão que pode ser acessada via web.
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Boa leitura!

Novidades no canal do Vida Organizada no Pinterest

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Pinterest é uma rede social que possibilita a criação de painéis temáticos e compartilhamento de conteúdo atrelado a imagens. Recentemente, li o livro “Pinterest e marketing” (Beth Hayden, editora Best Business) e vim incorporando a alimentação do canal dentro da minha rotina com o blog. Como venho fazendo muitas mudanças e isso faz parte do conteúdo do Vida Organizada, gostaria de mostrar essa novidade para vocês conhecerem:

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Basicamente, a maior mudança é a criação de painéis temáticos atuais, como por exemplo, atualmente: outono, ideias para Páscoa, como estou decorando a minha casa nova, entre outros temas relacionados. Tenho postado diariamente e compartilhado imagens bonitas com dicas para todos.

Quem ainda não segue o canal do Vida Organizada por lá pode clicar aqui e seguir. Por favor, divulguem seus canais aqui nos comentários para que eu também possa conhecer! Essa é uma forma muito bacana de nos conectarmos cada vez mais.

Obrigada por tudo, pessoal.

O que eu aprendi sobre produtividade com Tim Ferriss: parte 4

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Sei que estou em dívida com vocês com relação a esta série. Apesar de não ter escrito a respeito, tenho revivido muitos dos ensinamentos do Tim deste livro no meu dia a dia. Eu estava bastante ocupada e trabalhando em muitos projetos quando resolvi que seria necessário tomar uma atitude antes que a atitude fosse tomada pelo meu corpo ou por outras situações ao meu redor. Portanto, o post de hoje é para falar exclusivamente sobre produtividade e qual a visão do Tim sobre o assunto.

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Tim Ferriss é autor do livro “Trabalhe quatro horas por semana”.

O Tim comenta em um determinado capítulo do livro que a gente deveria esquecer tudo o que a gente aprendeu até então sobre produtividade. Ele diz que podemos nos tornar especialistas em embaralhar pastinhas e batucar o teclado do computador apenas para disfarçar que não estamos sendo produtivos, mas apenas ocupados. Aliás, fazer a si mesmo/a essa pergunta ao longo do dia ajuda bastante a manter a produtividade: você está sendo produtivo ou está apenas ocupado?

Isso tem tudo a ver com a execução no GTD, que diz que precisamos fazer as coisas com significado. Fazer apenas por fazer não faz diferença alguma. Todo mundo consegue executar com uma lista na mão.

O Tim propôe o seguinte desafio: se o seu médico te disser que você vai ter um infarto e só pode trabalhar quatro horas por dia (meio expediente), o que você priorizaria? Certamente, você conseguiria dar conta de tudo o que era mais importante e precisaria fazer. O que ficou de fora foi simplesmente resultado da sua priorização.

Agora, e se alguém colocar uma arma na sua cabeça e disser que você pode trabalhar apenas duas horas por dia? O que você faria? Sim, você também conseguiria priorizar. Essa “mágica” vem do princípio de Paretto, que afirma que 80% dos nossos resultados vêm de 20% dos nossos esforços. Quem curte o assunto produtividade gosta de executar, mas será que o que está sendo executado era realmente a prioridade ou você está executando um montão de coisas que não importam para disfarçar aquela coisa mais importante que você não está fazendo?

E outra: não é para aumentar a quantidade de coisas que você está fazendo, mas diminuir! A visão do Tim sobre o trabalho é que a gente possa automatizá-lo da melhor forma possível. O livro todo é sobre isso. É sobre como você consegue ganhar dinheiro, trabalhar de forma suficiente e viver a vida – em vez de esperar para fazer isso na aposentadoria. Não foi a toa que o livro ficou na lista dos mais vendidos do NY Times durante tanto tempo e o Tim virou uma espécie de guru da produtividade no mundo inteiro.

Voltando ao princípio de Paretto, aplique ao seu dia a dia perguntando-se:

  • Quais são os 20% do meu trabalho responsáveis pelos 80% dos meus resultados?
  • Quais são os 20% das causas responsáveis por 80% da minha infelicidade?

Isso se aplica a clientes, colegas de trabalho, projetos e atividades pessoais da nossa vida. Faça uma reflexão a respeito. Pare de investir seu tempo em atividades que não trazem qualquer resultado (vale lembrar que descansar e se sentir bem também são resultados! revise seu conceito de utilidade). Ser seletivo e fazer menos coisas é o caminho da produtividade.

Falta de tempo é apenas falta de prioridades. Priorizar é gerenciar seu tempo.

Alguns aforismos:

  • “Noventa e nove por cento das pessoas no mundo estão convencidas de que são incapazes de conquistar coisas grandes, de modo que passam a objetivar coisas medíocres.”
  • “O oposto da felicidade é o tédio.”
  • “Amanhã vira nunca.”
  • “As ações mais importantes nunca são confortáveis.”
  • “Não se trata de aumento diário, mas de perda diária.”
  • “Fazer bem algo desimportante não o torna importante.”
  • “A maior parte das coisas não faz diferença nenhuma.”

Gostaria de falar também sobre outro conceito que ele explora no livro, que é a Lei de Parkinson. Não, não tem a ver com a doença – é outro Parkinson. Basicamente, a Lei de Parkinson diz que a gente desperdiça tempo porque tem muito tempo disponível. Uma tarefa aumentará de importância e de complexidade em relação ao tempo alocado para sua realização. É o que o cômico John Perry fala em seu livro “A arte da procrastinação”: não é que o procrastinador não faz as coisas, mas ele deixa para a última hora porque sabe, no fundo, que ele não precisa investir tanto tempo naquela atividade.

Especialmente quem curte organização pode ter a tendência de planejar demais porque gosta de planejar e fazer as coisas com antecedência. Eu, por ser autora do blog Vida Organizada, adoro trabalhar com antecedência e tranquilidade. Porém, é preciso avaliar se você não está apenas perdendo tempo. Não é para deixar para a última hora, mas executar as ações como se fosse a última hora – sem perder tempo. Se você cortar todas as suas atividades e manter apenas o essencial, ainda vai restar bastante coisa. Porém, por que ainda assim deixamos de fazer o essencial no nosso dia a dia e fazemos tais outras coisas? Encurte seus prazos para forçar uma concentração maior e evitar a procrastinação.

A recomendação do Tim é: identifique as poucas tarefas críticas que contribuem para a maior parte da sua renda e planeje realizá-las com um prazo bem curto e bem definido. Não invente coisas para evitar fazer o que realmente importa. Ou seja: definir o que você deve fazer é tão importante quanto definir o que você não deve fazer.

No GTD, fazemos a revisão dos nossos projetos semanalmente. Para integrar esse conceito ao que o Tim ensina, faça o seguinte (é como estou fazendo e recomendo no momento): revise seus projetos e determine aqueles que você pretende concluir na próxima semana (sua prioridade). Ao analisar as próximas ações dos seus projetos, verifique quais são aquelas que você fará ao longo da semana também. Todos os dias, veja sua lista de tarefas para o dia seguinte e priorize-as. No “dia seguinte”, apenas trabalhe nelas da forma mais produtiva possível.

No próximo post eu vou falar sobre como lidar no dia a dia com notícias, acontecimentos do mundo, leituras, interrupções e a arte de dizer não segundo o Tim. Até lá!

Como ajudar o Brasil no seu dia a dia

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As manifestações de ontem mostraram que muitos brasileiros estão dispostos e com força de vontade para ajudar o Brasil a ser um país melhor. O que podemos fazer além das manifestações? Resolvi escrever um post sobre isso porque acredito que tem muito de a gente se organizar no dia a dia para fazer as coisas acontecerem. Seguem dicas:

  • Estude História. Eu sempre amei estudar História e ouvia muitos colegas de classe questionando os professores sobre a importância de estudar a disciplina. Bem, é o conhecimento de quem somos, de onde viemos e para onde podemos ir, se não aprendermos com as experiências anteriores. A história não se repete, mas pode caminhar em um rumo muito esquisito se não nos interessarmos por ela, pois perdemos a autonomia de pensamento. A história do Brasil e do mundo tem muito a nos ensinar. Vale a pena ler sobre a formação do Brasil colonial, para entender como nosso país chegou onde está agora, sobre o Império e, principalmente, sobre o período mais conturbado do país, que foi a época da ditadura militar.
  • Saiba em quem você está votando. Pesquise sobre os candidatos e faça escolhas conscientes (ou seja, que você sabe o que está fazendo). E, depois disso, acompanhe os resultados das suas escolhas. O que o deputado está fazendo? O que o governador ou o prefeito estão fazendo? E os senadores? E a presidente? Contate essas pessoas. É claro que a presidente ou o governador não responderão pessoalmente seus e-mails, mas é provável que os deputados, senadores e sub-prefeitos até consigam. Por incrível que pareça, mesmo o melhor profissional do mundo não sabe o que fazer às vezes, e receber um feedback de fora, especialmente de um cidadão consciente, pode ser uma luz no caminho. Ajude ativamente.
  • Seja honesto/a no seu dia a dia. Isso inclui as mais variadas atitudes – desde ser ético em ambiente de trabalho até declarar o imposto de renda direitinho, devolver a carteira que você encontrou na rua ou não oferecer propina ao policial que te para depois da balada.
  • Se você sentir que tem vocação e gostaria de ir além, pesquise sobre cargos políticos. Você não precisa almejar ser presidente, mas pode ajudar muito auxiliando pessoas que trabalhem com isso. Visite a sub-prefeitura de sua cidade. O que você pode fazer lá? Será que haverá algum evento para crianças, por exemplo, onde você poderia ajudar de alguma maneira, nem que seja divulgando para os seus amigos? Existe uma praça abandonada que você pode ajudar a conseguir patrocínio para restaurar? Sim, tudo isso é obrigação do Governo, eu concordo. Porém, se o Governo não a cumpre, por milhões de razões, vamos deixar como está? O que é mais importante: ver o Governo “se ferrar” para provar que minhas críticas estão certas ou ajudar o próximo?
  • Ajude as pessoas. Qualquer um sempre tem condições de ajudar alguém em uma situação pior. O que você poderia fazer hoje para ajudar alguém, o mínimo que seja? Procure por ONGs em sua cidade, faça trabalho voluntário. O Governo não atende todas as pessoas que precisam, mas elas continuam precisando de assistência. Ajude como puder. Um pouco que você fizer já será melhor do que não ajudar de maneira nenhuma.
  • Eduque seus filhos de maneira consciente, para que eles sejam seres pensantes, trabalhem de maneira significativa e respeitem as pessoas.
  • Tome uma atitude sempre que se incomodar com alguma coisa, mas busque os meios certos para fazer isso. O metrô está lotado? Não adianta xingar a presidente no Facebook. A água está acabando? Não adianta reclamar sobre o governador com o melhor amigo. Busque informações, entre em contato com as autoridades, informe-se sobre o tema, veja o que pode ser feito para ajudar.
  • Não alimente a violência verbal e/ou física. Isso não gera uma vibe legal para ninguém e não ajuda em nada também.
  • Trabalhe por você, pela sua família, pelo seu bairro, pela sua cidade, pelo mundo. Não fique de braços cruzados. Seja um bom trabalhador para prosperar e gerar mais empregos ou ajudar outras pessoas a empreenderem.

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Algumas vezes, eu gosto de reunir alguns posts, vídeos e notícias que li ao longo da semana e que achei que seria legal compartilhar...

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