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Por que resoluções de ano novo não dão certo ou você não consegue alcançar seus objetivos

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Muito simples.

Porque não adianta ter um objetivo lá na frente se na sua realidade você não faz nada para alcançá-lo.

Mas é fácil para a Thais do Vida Organizada dizer isso. Parece piada pronta.

O que eu quero dizer, e que foi um aprendizado de anos, é que de nada adianta ter um objetivo de vida incrível se você não consegue “domar” o seu dia a dia.

Se sua agenda te devora. Se você está refém dos imprevistos. Se todos os dias se sente estafado/a, como se estivesse faltando tempo o tempo todo.

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O primeiro passo deve ser organizar sua agenda e seus compromissos.

O segundo passo deve ser organizar seus e-mails.

O terceiro passo deve ser aprender a definir prioridades.

Pense assim:

  • Sua agenda deve estar tranquila. Compromissos planejados, tempos para deslocamento estimados, períodos para imprevistos previstos (se não acontecerem, aproveite o tempo livre!).
  • Não dá para fazer tudo de uma vez. Aprenda a priorizar.
  • Negocie suas prioridades com seu chefe, marido/esposa, seja quem for que você “deva” responsabilidades.
  • Seja responsável pelo aproveitamento do tempo da sua vida.
  • Domine seus e-mails.
  • Tenha uma lista de tudo o que precisa fazer. Anote sempre, para não esquecer.

Quando você conseguir controlar o seu dia a dia, vai ficar mais fácil pensar: “ah, agora deixa eu ver qual é o próximo passo deste objetivo aqui”.

Se você não fizer isso, pode se frustrar. E se frustrar é ruim. Faça a coisa certa.

Organização pessoal tem a ver com satisfação e viver a vida como você quer. Não é para engessá-la.

Não adianta traçar objetivos se seu dia a dia não permite que você corra atrás deles – por isso, organize-se. Assuma a responsabilidade. Agora!

Respondendo dúvidas dos leitores sobre o GTD

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Reuni algumas dúvidas enviadas por leitores nos últimos dias e resolvi responder em forma de comentário para ajudar outras pessoas que possam ter as mesmas dúvidas também.

Projetos e outlines no Toodledo

“Estou tentando implementar o GTD e ainda sinto algumas dificuldades. Talvez, por trabalhar na área acadêmica eu tenha estranhado um pouco a terminologia, por exemplo: “projeto”, usamos muito para outra coisa. Enfim, vou errando aqui, acertando ali e sempre seguindo em frente.
Estou usando o Toodledo+Evernote e no Toodledo vi que existe a função outlines, aliás muito parecido com o workflow, como posso usar esta função?” – Letícia

Letícia, o conceito de projeto no GTD é bem mais simples mesmo que o acadêmico ou corporativo. O David considera projeto tudo aquilo que leva mais de um passo para ser concluído e dura até um ano, mais ou menos. Essa diferenciação entre projeto e tarefa é essencial no GTD para conseguir trabalhar sem procrastinação. Se você não destrinchar as ações de um projeto, é muito provável que ele acabe ficando de lado durante muito tempo, porque você nunca terá pique, vontade ou ânimo para trabalhar nele.

Sobre a guia Outlines no Toodledo, eu costumo usar para checklists.

Pastas suspensas

“Olá Thais,
Bom, acompanho o blog já há algum tempo, aplicando várias dicas de organização ao meu dia a dia. Porém, mais recentemente, após ler o seu livro, resolvi comprar o livro do David Allen e tentar aplicar o método GTD à minha vida. Ainda o estou estudando e aprendendo, e apanhando (rsrsrs), mas deixa eu aproveitar o comentário e te perguntar o porque do David criticar as pastas suspensas? Pois eu, infelizmente, não consigo visualizar nenhuma outra estrutura para implementação da sistemática…
As pastas que ele fala, que ficam em pé sozinhas na gaveta, sustentadas por chapa móvel, você tem ideia que pastas seriam essas?
Obrigado e abraço!” – Danniel

São manila folders, pastas que são vendidas apenas nos Estados Unidos. Mais ou menos assim:

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Não se prenda a isso. Não é que ele é contra – é que a maioria das pessoas usa errado. A gente vê aquele monte de pastas em arquivos entupidos de papéis. Fica difícil de atualizar, manusear. O importante é você conseguir montar um arquivo que seja prático para você – ou seja, você consegue atualizar sem problemas, consegue criar novas pastas sem obstáculos, o arquivamento faz sentido etc.

Tanto meu arquivo físico de referência quanto meu tickler estão em formato de pastas suspensas.

Tickler para quem tem pouco espaço

“Primeira vez que comento por aqui e já tenho que te agradecer por compartilhar sempre que pode dicas tão boas para nos organizar! Obrigada!
Então, eu gosto bastante do método GTD e estou tentando aplicá-lo na minha rotina, porém gostaria de sugestões para o uso de um tickler. Não tenho espaço suficiente no meu quarto (ambiente de trabalho/estudo) para ele no momento. Você tem alguma sugestão?” – Beatriz

Bia, quando eu não tinha espaço, providenciei uma caixa para pastas suspensas que ficava em um cantinho e não ocupava quase nada do espaço que eu tinha. No último post da série Aprenda GTD, coloquei uma foto de um modelo que pode servir. Não ocupa mais do que 50x30cm.

Projetos x objetivos

“Olá Thais. Primeiramente, parabéns pelo blog. Eu acompanho faz tempo, apesar de ser a primeira vez a postar algum comentário!rs. Pois bem, estou empolgada a implementar o GTD junto com o seu acompanhamento, porém estou com uma dúvida cruel sobre projetos e como consequência as ferramentas para gerenciar. Nao consigo identificar o que seja um projeto e como que vou gerenciar isso, entende ? Por exemplo, qndo penso em algo que quero da minha vida, acho que caio mais em objetivos (pois são de longo prazo).
Será que vc poderia me dar alguns exemplos e como seria gerenciar tal projeto ??” – Jéssica

Jéssica, vou falar bastante sobre esse temas em próximos postas da série Aprenda GTD. Caso queira estudar a respeito antes disso, recomendo os seguintes passos:

  • Ler o livro do GTD inteiro
  • Estudar o capítulo sobre Processar e o fluxo do processamento até ficar claro
  • Estudar os capítulos 3 e 10, específicos sobre projetos

Espero que ajude!

Demandas do dia

“Estou acompanhando o seu blog e quase terminando de ler o livro do David e me surgiu uma dúvida a respeito do processo de coleta. Normalmente, antes de ler a respeito do método GTD, eu processava imediatamente as tarefas que chegavam até mim em vez de deixar em uma caixa de entrada. A minha dúvida é o que faço, por exemplo, com as demandas que chegam e precisam ser feitas no mesmo dia, mas que não posso concluir no momento em que elas chegam. Qual solução você sugere?? Jogar na caixa de entrada e processar a mesma todo dia? Criar uma lista para tarefas do dia?? Só quero uma alternativa, que como li no livro, me faça confiar no sistema.” – Rhayana

Rhayana, seguir o fluxo do processamento não tem erro. Se leva menos de 2 minutos, faça na hora. Se leva mais, e é para o mesmo dia, coloque na sua agenda ou calendário. Trabalhe com seu calendário aberto, usando-o como guia para execução. Essa é a recomendação do GTD.

Obrigada a todos que sempre enviam comentários e trazem a oportunidade de esclarecer dúvidas como estas do post de hoje. Caso tenha perguntas, por favor, poste nos comentários!

Livro “Vida Organizada” em Portugal

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Já faz algum tempo que o livro Vida Organizada foi publicado também em Portugal, mas percebi que ainda não tinha feito um post a respeito! Eis as informações para os leitores portugueses que possam gostar da novidade então. 🙂

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Funciona assim: eu não me envolvi no processo de produção, adaptação do idioma, capa, nada – a editora Castor de Papel comprou os direitos da editora Gente aqui no Brasil e produziu no tempo dela, de acordo com os seus padrões de qualidade. Eu recebi uma cópia e gostei muito. O formato é um pouco maior que o da edição brasileira, as páginas em papel pólen soft amarelado e a adaptação muito bacana. Adorei o resultado!

Mais informações

Ter uma vida organizada é uma maneira de fazer com que as coisas aconteçam! Está na hora de sair do caos! Pode estar a pensar que não há como, que a sua vida mais o fator organização são uma combinação impossível. Contudo, este livro veio para lhe mostrar um caminho.

Ter organização não significa viver sob uma pressão neurótica de ter de se lembrar de mil coisas, nada disso! Organização tem a ver com criar um sistema que funcione e permita que faça o que tem de ser feito, tenha o que precisa de ter e viva o que sempre sonhou viver. Vai organizar a sua rotina, pessoal e profissional, para que tudo esteja em consonância, definindo prioridades e transformando sonhos em objetivos, criando sistemas que abrem espaço na sua cabeça e não a enchem ainda mais!

Não é uma questão de personalidade, mas de olhar para si mesmo e ter a certeza de que a sua vida é da forma que gostaria que fosse e, principalmente, sentindo a alegria de não ter perdido tempo com coisas não tão importantes. Pelo contrário, cumpriu toda a sua e ainda conquistou muito mais do que imaginava quando começou, desde a limpeza da sua casa, até não perder tempo no trabalho e (finalmente) ler todos os e-mails. Você pode! Então, agora é só começar!

TÍTULO: VIDA Organizada
GÉNERO: Gestão e Sucesso
AUTORA: Thais Godinho
FORMATO: 16 x 24 cm
1.ª EDIÇÃO: janeiro de 2015
PVP s/ IVA: 15,00 €
ISBN: 978-989-99301-0-0
PVP c/IVA: 15,90 €
PÁGINAS: 224
CHANCELA: Castor de Papel
COLECÇÃO: Estação Verão- Gestão e Sucesso

Onde comprar

Você pode encontrar o livro Vida Organizada em diversas livrarias em Portugal ou comprar pelo site da editora Castor de Papel:

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Acredito que seja uma boa alternativa para leitores que morem em outros países da Europa também!

Alguém já leu a edição portuguesa? O que achou? Por favor, deixe um comentário.

Obrigada por tudo, pessoal.

O conceito de armário-cápsula e como ele se aplica no nosso dia a dia

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Às vezes a Internet aparece com uma moda nova e uma das recentes é um conceito de “armário-cápsula”, que consiste no seguinte: escolher uma quantidade limitada de peças para viver durante um tempo, sem comprar nada novo, apenas promovendo combinações com as peças selecionadas.

A coisa tomou grandes proporções e começaram a surgir pequenas variações, como a (minha preferida) organização por estações. Quando vi isso pela primeira vez, pensei: “agora sim fiquei com vontade de brincar com esse negócio”.

Imagem: Un-Fancy.com
Imagem: Un-Fancy.com

Como funciona

Você escolhe algumas peças básicas, versáteis e que você ama usar para o seu guarda-roupa. A cada estação, você vasculha seu guarda-roupa para escolher as peças. Os números (da quantidade de peças) variam entre 15, 30, 45, mas é claro que não precisa ser engessado e você pode escolher um número pessoal como desafio. Vale lembrar que, nesse número, incluem-se também os acessórios como bolsas, lenços e sapatos. Seu guarda-roupa cápsula da estação deve ter peças que combinem entre si e, durante os três meses da estação, você não poderá comprar nada novo nem usar outras peças do seu guarda-roupa. Você pode, inclusive, tirá-las do guarda-roupa e guardar em um compartimento superior, para que não fique tentada a mexer. Quando você montar o armário cápsula, pode perceber que, para a estação corrente, precisa de alguma peça essencial que realmente não tenha (um casaco, por exemplo), então pode comprá-lo. Porém, é a exceção, pois o ideal é que você use peças que já tem. Durante esses três meses, você deve guardar o dinheiro que normalmente usaria para comprar roupas e, no próximo armário cápsula da estação seguinte, pode usar esse dinheiro para fazer boas compras para itens que você realmente precisa. Se não precisar de nada, guarde para a estação seguinte.

Os benefícios

  • Aproveitar melhor as peças que você já tem. Às vezes, temos tantas roupas no guarda-roupa que fica até difícil ser criativa nas combinações. Quando você limita o número de peças, consegue versatilizar o que tem.
  • Economizar dinheiro, pois você não comprará roupas novas nos próximos três meses. Ou mesmo gerenciar compras imediatas com parcelas em 2 ou 3 vezes no cartão apenas (em vez de 5, 8 ou 10). Você organiza seu orçamento destinado a roupas.
  • Usar só peças que ama muito. Isso é um princípio.
  • Otimizar o espaço no seu guarda-roupa, que não ficará cheio de roupas.
  • Economizar com liquidações e peças da estação desnecessárias.
  • Não ter mais aquela sensação de abrir o guarda-roupa e não saber o que vestir.
  • Gerenciar melhor sua variação de peso e como isso afeta a quantidade de roupas novas que você compra.
  • Descobrir o seu estilo, pois montar um armário cápsula nada mais é que um exercício de auto-conhecimento.
Imagem: http://thelovelylauralife.com/
Imagem: http://thelovelylauralife.com/

Como fazer?

  1. Comece pela estação que você está e o clima da sua região (a estação é diferente para brasileiros e portugueses, por exemplo, assim como a temperatura é diferente para quem mora em Porto Alegre e para quem mora em Maceió).
  2. Defina seu número limite de itens. Faça o teste e lembre-se de que você pode mudar esse número para o próximo armário cápsula, se achar necessário. Procure ter a menor quantidade possível de itens, pois essa é a ideia. Mais de 50, já perde um pouco o sentido. Eu vou tentar ficar com umas 40 peças.
  3. Veja que você vai usar esse único armário até a chegada da nova estação. Com base nisso, selecione as peças que acredita serem mais úteis para você durante esse período.
  4. Use a regra da Ana para saber se as peças funcionam entre si: cada parte de baixo deve ter outras 5 partes de cima que combinem com ela. Se perceber que não fez uma boa escolha, você pode trocar ou descobrir que precisa de uma peça que realmente não tem, planejando suas compras.
  5. Leve em conta seus compromissos e estilo de vida ao selecionar as peças.
  6. Quando tiver suas peças selecionadas, guarde todas as outras em uma mala em cima do seu armário, ou onde achar melhor.
  7. Use apenas as peças selecionadas até a estação seguinte.
  8. Cerca de duas semanas antes do início da nova estação, faça essa nova seleção para a estação que vai chegar, para ver se precisa comprar algo ou mudar o número de itens.
  9. Você consegue viver com poucas peças se elas forem as escolhas certas!

Dicas para ajudar no processo de escolha

  • Escolha apenas peças que você realmente ama e ficam bem em você.
  • Defina uma paleta de cores.
  • Leve em conta sua rotina de lavanderia para saber quantas partes de cima são necessárias para passar bem a semana.
  • Priorize os básicos, que combinam com tudo.
  • Verifique se as peças escolhidas proporcionam pelo menos 31 combinações (uma para cada dia do mês).
  • Tire fotos das combinações que criar para usar como catálogo de escolha para o seu dia a dia.
  • Tente incluir também pijamas e roupas de academia, mas não se limite se não conseguir.
  • Se você passar pela segunda vez pela mesma estação (ex: o segundo inverno) e não tiver usado alguma peça de frio que está guardada, vale a pena considerar se vale a pena mantê-la.

Para se inspirar, veja o painel “Armário cápsula” no Pinterest do Vida Organizada e divirta-se!

Como planejar a mala para uma viagem internacional

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Hoje comecei a organizar a mala que vou levar para a minha viagem (10 dias fora) e quis compartilhar com vocês como estou fazendo, pois algumas dicas podem ser úteis.

Saiba seus limites

Quantas malas você pode levar? Qual o limite de peso? Mesmo quando posso levar até duas malas de 32kg, eu gosto de viajar mais leve. É claro que,s e você estiver indo com o objetivo de fazer compras, isso muda de figura. Minha sugestão aqui é para alguém que esteja indo viajar a passeio, possa sim fazer um ou outra comprinha, mas não com esse objetivo final.

Escolha suas malas

Eu gosto de levar sempre uma mala tamanho médio (com extensor), pois acho mais fácil de ficar dentro do peso limite que levar uma muito grande, além de ser mais fácil para carregar. Além dela, levo uma bolsa de mão e minha pasta com notebook, livro etc – isso quando estou trabalhando. Se não, levaria apenas a bolsa de mão.

É importante também avaliar seu percurso com malas ao chegar ao local. Eu vou sair do aeroporto e vou de trem ou bonde para o hotel, então com duas malas isso ficaria extremamente chato de ser feito.

Conheça o tempo

A primeira coisa é saber como estará o tempo no lugar onde você vai. Dá para ter uma ideia pela média do mês, que geralmente pode ser consultado na Internet, pela estação e, uma semana antes, consegue-se ter uma visão um pouco mais precisa com a previsão do tempo mesmo. Eu costumo digitar “weather nome da cidade” no Google para saber a previsão. Isso é importante não só pela temperatura, mas pelo tempo mesmo: se vai chover, se venta muito etc.

Imagem: Tem Wiking
Imagem: Tem Wiking

Escolha 3 partes de baixo básicas

Eu escolhi três. Pode parecer arriscado levar apenas três partes de baixo mas, no meu caso, funciona. Lembre-se que você sempre pode comprar alguma peça em seu destino, caso falte, rasgue ou manche alguma que você levou. Se a gente pensar “e se” para tudo, vai levar o guarda-roupa inteiro.

Eu escolhi uma calça jeans, uma calça preta de sarja com elastano e uma saia preta. Considerei levar uma calça bege também mas, quando fiz as combinações, vi que seria apenas um “plus” não tão necessário (talvez eu ainda mude de ideia).

A calça jeans é um coringa e uso muito no meu dia a dia, então sei que posso fazer muitas combinações. É um jeans mais escuro, que dá para usar tanto para trabalhar quanto para atividades de lazer. A calça preta de elastano é outro coringa que vai com tudo e é confortável – gosto de usar na própria viagem em si, no avião. A saia serve apenas como parte de baixo básica que traz um visual diferente, para não parecer que estou de uniforme.

Eu penso que cada um pode montar sua variação de acordo com o próprio estilo, já impresso no guarda-roupa que tem. Viagem não é hora de inventar roupas que você não usa no dia a dia, a não ser, claro, que você vá para um lugar muito diferente (escalar o Everest ou fazer um safári na África).

O legal de escolher as partes de baixo básicas é que elas são a sua base para todo o resto.

Escolha a paleta de cores que pretende usar

Aqui a coisa começa a ficar divertida. Veja as peças de baixo que escolheu e estabeleça uma paleta de cores. Eu gosto muito de usar preto, branco e marinho – são as cores básicas que já uso muito no meu dia a dia. Que outras cores eu poderia adicionar a essas? E aqui você pode escolher algo que esteja mais a fim de usar no momento, como um verde militar ou um cor de rosa. Isso vai ser importante porque, quanto mais as peças combinarem, mas você vai ter possibilidade de usá-las.

Escolha 5 partes de cima básicas

Eu escolhi: camiseta branca, camiseta preta, camiseta listrada, camisa lisa colorida e camisa estampada. Coloquei em cima da cama.

A camisa lisa já foi em um tom que combina com tudo (azul claro) e, a estampada, preta e branca. A camiseta listrada é marinho e branco (preto e branco funcionaria melhor, mas aí ficaria muito monocromático).

Escolha 1 vestido

A vantagem do vestido é que pode ser usado sozinho, com camiseta, com camisa, como blusa, como saia, além de ser prático e confortável. Como vou ter um jantar em que quero estar mais arrumadinha, estou levando um vestido com estampa sóbria e que combina com a paleta de cores escolhida.

Escolha 3 partes de cima de frio

Eu escolhi: suéter marinho, suéter verde e jaqueta de couro preta. Já escolhi o suéter verde para dar uma cor diferente à minha paleta. O vestido tem nuances de verde também. Vejam como a paleta está se formando.

Escolha os sapatos que combinem com as partes de baixo

Eu vou viajar para uma cidade que pode chover muito ou não (sempre há a possibilidade). Então não posso deixar que meus looks sejam destruídos apenas porque está chovendo. O que fiz então foi escolher dois sapatos que gosto e uso muito – ou seja, são do meu estilo e confortáveis – um marrom e um preto. E estou levando também uma bota marrom e outra preta, ambas impermeáveis. Elas servirão não só para dias de chuva, mas para dias que o tempo esfriar também. Eu já vi na previsão do tempo que existe uma variação grande, então não quero passar frio nem ficar com os pés molhados por lá.

Escolha acessórios que combinem com tudo o que você já pegou até aqui

Eu peguei: cinto preto e três lenços. Um lenço é colorido (rosa bem forte, que faz contraponto com as cores frias da minha paleta), outro estampado (com tons de azul) e outro também estampado, com tons de marinho e branco. Todos eles pareciam combinar com as peças que eu escolhi.

Experimente e faça combinações

Eu visto uma primeira peça de baixo (ex: saia preta) e coloco uma parte de cima (ex: camiseta preta). Aí me pergunto assim:

  • Se esfriar, o que vou usar? Alguma parte de cima de frio tem que combinar;
  • Que outras variações posso fazer com essa mesma base, com os acessórios e outras peças que estou levando?

Com isso, vejo que posso usar a saia + camiseta com oxford, com bota, com jaqueta, com suéter, com lenço, com camisa por cima, entre outras combinações.

Faço isso para todas as partes de baixo. Anoto todas as possibilidades. Você pode querer tirar foto para registrar, se preferir.

Nesse processo, posso perceber que uma blusa combina apenas com uma peça. Isso é um indicativo de que essa peça só vai ocupar espaço e talvez não seja uma boa levá-la. Isso aconteceu quando escolhi a camisa azul (inicialmente, um azul marinho, mais escuro), e acabei trocando por uma camisa azul bem claro, pastel, que combina com mais peças.

Analise as combinações feitas

Com o papel em mãos onde você anotou suas combinações, veja quantas foram formadas. Eu formei 40 combinações com apenas 12 peças, sem contar os acessórios. Isso é muito legal, porque significa que você nunca se arrependerá de ter levado as peças que levou, nem ficará com tédio ao escolher que roupa vai usar, pois todas combinam com todas.

Veja o que falta

Uma coisa que gosto de fazer é usar sempre uma parte de cima por dia, porque em pouco tempo de viagem não dá para lavar e esperar secar. Em alguns hotéis dá, mas não é o caso. Por isso, gosto de ter uma parte de cima para cada dia. Percebi que vou precisar de 11 partes de cima (estou contando o dia da viagem) e tenho apenas 6. Isso significa então que vou escolher mais 5 peças semelhantes (3 camisetas brancas + 2 camisetas pretas) e acrescentar à minha mala. Escolhi essas porque ocupam pouco espaço e vão me deixar mais confortáveis com as minhas escolhas.

Eis a lista de peças que vou levar:

  • jaqueta de couro preta
  • calça jeans
  • calça de sarja preta
  • saia preta
  • suéter verde
  • suéter marinho
  • lenço preto
  • lenço marinho
  • lenço rosa
  • cinto preto
  • camisa azul claro
  • camisa estampada preto e branco
  • camiseta branca (4)
  • camiseta preta (3)
  • camiseta listrada
  • vestido
  • oxford marrom
  • oxford preto
  • bota marrom
  • bora preta

Quanto separei essas peças, elas formaram um pequeno montinho, que caberia até em uma mala de mão. Confesso que fiquei impressionada com a tão pouca quantidade!

É claro que vou acrescentar outras peças a esse montinho, como um pijama, camisete para colocar por baixo das camisas, meias, roupa íntima, mas a base é essa mesma. E eu só vou levar camisetas sobressalentes porque vou em um evento de trabalho porque, se fosse a passeio, eu levaria menos e daria um jeito de lavar mesmo.

Vale lembrar também que algumas dessas peças já irão comigo no próprio dia da viagem, diminuindo o volume na mala em si.

Estou bastante satisfeita com as peças que escolhi e um repertório com 40 possibilidades para 10 dias, podendo escolher livremente de acordo com o meu humor, temperatura e clima.

Espero ter ajudado um pouco quem tem dificuldades para saber o que levar em viagens longe e um pouco mais longas que uma semana.

Pretendo fazer outro sobre como organizar a mala, parte que acho divertidíssima!

Obrigada por tudo, pessoal.

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Aprenda GTD: Tempo, espaço e ferramentas para começar a usar o GTD

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Neste post, vamos falar sobre quanto tempo se leva para implementar o GTD, o que é necessário providenciar no seu espaço físico e as ferramentas utilizadas.

Tempo

Tempo inicial para aprender a teoria. Você pode ler o livro “A arte de fazer acontecer” (David Allen), ler os posts do blog ou fazer um curso.

Depois, de um a dois dias para implementar. Isso significa criar as listas nas ferramentas, providenciar material, arrumar seu espaço físico de trabalho, entre outras atividades.

Para virar um “faixa-preta” no GTD, a média é de dois anos. Porém, o aprendizado do GTD é para a vida inteira, então você só precisa começar.

Quanto tempo vou precisar investir nesse começo?

A ideia é que você invista de duas a três horas para fazer a sua primeira captura completa. Você pode fazer em um final de semana ou feriado, “se não tiver tempo”. Lembre-se que este é um investimento em você. Se achar que não vale a pena, não é obrigado a fazer.

Depois, você precisará processar todo esse material capturado, o que pode levar de seis a oito horas. O processo demora porque serão muito itens e a ideia é que você pense com inteligência sobre eles. Você quer ter controle sobre a sua vida, certo?

É importante saber que, no dia a dia do GTD, não será necessário gastar tudo isso de tempo. Estamos falando do começo, para quem nunca fez uma coleta na vida. Se você já coleta seus itens habitualmente e está utilizando a série como guia para revisão, não precisa passar novamente por este passo. Por experiência própria, gosto de uma vez por ano repetir esse processo para garantir que não esteja me escapando nada.

Procure não fazer esse processo depois de um dia de trabalho, quando sua mente estará cansada. Você precisa de concentração para lidar com essas informações.

Tente também não deixar passar muito tempo entre a captura e o processamento, porque você pode perder mais informações nesse meio-tempo. Se lembrar de mais coisas, continue capturando.

Espaço

A primeira coisa que você vai fazer para começar a usar o GTD é organizar o seu espaço de trabalho. Ele precisa estar organizado para começarmos de fato, pois não dá para trabalhar em um lugar bagunçado.

É importante que esse seja um espaço pessoal seu, e não dividido com um colega de trabalho ou membro da família. Não precisa ser um cômodo inteiro ou uma mesa – mas os limites precisam estar definidos.

O que você precisará ter nesse espaço: superfície suficiente para escrever e uma caixa de entrada. Só.

Você também pode querer ter:

  • um telefone
  • um computador
  • uma bandeja para ser a caixa de entrada
  • gavetas para pastas suspensas
  • estantes ou prateleiras

Dica legal: se você trabalha bastante fora ou viaja muito, vale a pena ter (também) um “escritório em trânsito”. Você pode providenciar uma pasta ou mochila com pastas e todos os itens que você precisa.

Que materiais eu vou precisar?

Basicamente, itens rotineiros de escritório:

  • papéis para anotar (muitos)
  • canetas
  • post-its
  • clips
  • grampeador
  • fita adesiva
  • elásticos
  • rotuladora (opcional, mas recomendo pela praticidade)
  • uma agenda ou calendário
  • uma lixeira vazia

Também serão necessárias ferramentas de captura. No geral, as pessoas costumam ter as seguintes ferramentas utilizadas como caixa de entrada:

  • caixa de entrada física, daquelas de plástico, madeira, couro ou qualquer outra similar
  • cadernos, blocos de notas, post-its
  • computador, smartphone, tablet
  • dispositivos de gravação de voz
  • e-mails

O que é importante é que você estabeleça um lugar para ser a sua caixa de entrada. Recomendo que seja um lugar físico, para simplificar.

Ferramentas

Não precisa usar uma única ferramenta para o GTD. O próprio David diz: escolha boas ferramentas para as diversas funções. Quem faz a sincronização entre uma e outra é você, sem dramas. O GTD vem da época que não existiam apps e nada sincronizava com nada, e sempre funcionou. Não é uma “limitação” técnica que fará com que alguém deixe de usar uma ferramenta ótima para implementar o GTD.

As ferramentas que você precisará são:

Uma ou mais ferramentas para fazer a coleta

É importante que você anote tudo aquilo que não pode esquecer, no GTD. Quando você for começar a usar o método mesmo, vai fazer uma super coleta guiada, que será o tema do próximo post, provavelmente. E a ideia é que essa coleta vire um hábito para você. Portanto, faz sentido que você tenha sempre com você uma ferramenta para coletar.

A ferramenta de coleta mais comum que existe é o papel. Eu acho mais rápido de escrever, transportar, não dependo de bateria nem de limitações como “desligue seus aparelhos eletrônicos”. Minha ferramenta preferida para coletar é um simples bloco de papel e caneta, que tenho sempre comigo.

Você pode comprar bloquinhos ou usar folhas reaproveitadas de trabalhos ou impressões que não usará mais. Eu faço as duas coisas. Gosto de comprar um pacote da marca Spiral que vende na Kalunga, com 10 bloquinhos, e custa uns 9,50 reais. Sempre que sobra algum papel que não será mais usado por aqui, eu recorto cada folha em umas oito partes e utilizo para coleta também.

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É importante fazer a coleta em cada pedaço de papel porque, ao processar, você já se livra dele. Além disso, você consegue se concentrar em um único item de cada vez. Mas claro que isso é a minha prática. Existem outras ferramentas de coleta, tais como:

  • Caderno (usei durante muitos anos)
  • Aplicativos de notas no celular (o próprio Evernote pode ter um caderno chamado “entrada”)
  • Aplicativos de tarefas que tenham uma área para entrada (o Todoist tem)
  • Gravador de voz
  • Enviar e-mail para si mesmo

Além dos bloquinhos, onde anoto ideias, coisas a fazer e lembretes diversos, gosto de usar folhas de sulfite para notas de reuniões e mapas mentais diversos que faço no dia a dia. Como gosto de digitalizar e enviar para o Evernote, a folha de sulfite é a ideal – fica bem certinha digitalizada.

Uma ou mais caixas de entrada físicas

É importante poder centralizar toda a papelada que você coleta em um único lugar, em vez de deixar tudo espalhado – uma coisa na bolsa, outra na mesa da cozinha, outra no escritório. Mesmo que você não faça a coleta do GTD em formato de papel, você ainda vai lidar com muitos deles no seu dia a dia, como contas, documentos, trabalhos dos filhos que vêm da escola, entre outros. É importante ter um lugar para centralizar o que chega até você, e esse lugar é a caixa de entrada física.

O ideal é ter uma em sua mesa de trabalho e outra em casa.

Eu utilizo uma comprada na Kalunga (que, na loja, está classificada como “organizador de escritório”), da marca Acrimet, que custa uns 45 reais:

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Você pode usar uma bandeja de madeira ou de plástico ou até mesmo uma caixa de presente para ser a sua caixa de entrada. O importante é que ela seja de fácil acesso e sem complicações (como uma tampa). E deve ficar na sua mesa.

Como eu me desloco muito, também gosto de ter uma pasta dentro da minha bolsa ou mochila para os papéis, recibos e outros que chegam até mim ao longo do dia. Quando chego em casa, transfiro para a caixa de entrada. Eu uso uma pasta da David Allen Company que o Daniel me deu de presente (comprada nos Estados Unidos), mas você pode usar qualquer pasta.

Eu uso a vermelhinha desse jogo
Eu uso a vermelhinha desse jogo

Uma lixeira para papel

Pode parecer besteira falar assim, mas é importante ter perto de você uma lixeira para jogar fora papel. Eu recomendo que você já a deixe equipada com a sacola verde, que representa o lixo reciclável, e jogue somente papel ali dentro. Você vai usar bastante.

Algumas pessoas gostam de ter uma fragmentadora de papel. Ela não é necessária para o GTD, mas a lixeira sim. Use as variações que quiser.

Um tickler

O tickler é uma espécie de agenda física ou digital onde você insere documentos – bem resumidamente. A ideia é a seguinte: você assinou um documento que vai precisar novamente só daqui a 10 dias – onde você guarda? Você imprimiu o voucher do hotel para uma viagem que acontecerá somente em três dias – onde ele vai ficar? Você começará em um novo emprego no dia 27 e precisa levar muitos documentos – onde os colocará? Enfim, o tickler é para esse tipo de arquivo corrente que você vai precisar nos próximos dias ou meses.

Mais para a frente nesta série eu vou explicar cada uma das funções que estou citando neste post direitinho. O que será necessário você ter, no caso do tickler, é um sistema que acomode 43 pastas – 12 pastas para os meses do ano e 31 pastas para os dias do mês. Eu acredito que a melhor maneira de se fazer isso seja usando um arquivo para pastas suspensas, como este da Ordene:

tickler-ordene

Eu tenho um arquivo (o móvel mesmo) com três gavetas para pastas suspensas e uso apenas uma delas (a primeira) para o meu tickler. Comprei na Tok&Stok (da linha Boss):

bossaq3_cvbr

Algumas pessoas me perguntam se podem usar uma pasta com 12 divisórias apenas para os meses, e eu sempre digo que é melhor usar o que funciona para cada um (melhor isso do que nada, digamos assim). Porém, não é o GTD mesmo. A recomendação de ter divisórias para os dias é importante seguir, e à medida que você for se aprofundando no método vai ficar mais claro o motivo.

Também dá para fazer o tickler em formato digital (é legal ter os dois). Você pode fazer isso de algumas maneiras:

  • Pastas no computador representando os meses e os dias
  • Cadernos, tags ou lembretes no Evernote, com a mesma função
  • Anexando arquivos a um evento no seu calendário (no Google e no Outlook dá para fazer)

Um arquivo de referência

Referência é todo aquele material que, por algum motivo, você quer ou precisa guardar. Certidões, documentos, comprovantes e toda sorte de arquivos. Eu recomendo que você tenha um físico (para tudo aquilo que ainda precisa ser físico – cartões de crédito, passaporte, documentos assinados, certidões) e um digital, para tentar colocar a maioria das coisas e liberar espaço físico em casa e no escritório, além da possibilidade de compartilhar, se necessário.

Para o arquivo físico, você pode usar:

  • Um móvel para pastas suspensas, como o meu ali em cima
  • Um arquivo menor para pastas suspensas
Esse é da marca Dello e vende na Kalunga
Esse é da marca Dello e vende na Kalunga
  • Pastas de plástico
  • Caixas (tipo aquelas de presente, decoradas)
  • Pastas de arquivo morto, de papelão ou de plástico

Para o arquivo de referência digital, você pode utilizar as seguintes ferramentas:

  • Um HD externo
  • As pastas do seu próprio computador
  • Evernote
  • Dropbox
  • Google Drive

Eu utilizo diversas ferramentas dessas, porque cada uma tem uma função diferente. Por exemplo: como regra geral, tudo vai para o Evernote. Porém, trabalho com arquivos mais pesados (vídeos, imagens, áudios) que não cabem no Evernote, então uso o Dropbox. Na Call Daniel, é usado o Google Drive para referência do time, então também preciso manusear por lá. Não precisa ser uma única ferramenta, desde que faça sentido para você. Basta criar processos.

A recomendação do David Allen para o arquivamento é arquivar em ordem alfabética e de uma maneira que seja dedutiva para você.

O que é importante sobre o arquivo de referência é que deve ser muito fácil de armazenar coisas nele e criar pastas. Se houver limitações, você vai acumular coisas fora dele outra vez. Pense nisso!

Uma ferramenta para criar listas

Todo o sistema GTD se baseia no manuseio de listas. Portanto, escolha aquela ferramenta que simplesmente funcione para você ou que você gostar mais. Todas as ferramentas abaixo suportam listas e são recomendadas:

  • Todoist
  • Evernote
  • Toodledo
  • Wunderlist
  • Outlook
  • Google Tasks
  • IQTell
  • Lotus Notes
  • Trello
  • GQueues
  • Remember the milk
  • OmniFocus
  • Things
  • Caderno de papel
  • Fichário
  • Pastas catálogo
  • Fichas 3×5
  • Lembretes do celular
Toodledo
Toodledo

O recomendável é que a ferramenta tenha alguma forma de fazer anotações em um item da lista, para informações diversas e planos de projetos.

Eu acredito que o mais importante, quando se fala em uma ferramenta de listas, é que seja fácil o acesso a ela, para usar sempre que necessário. Não adianta uma lista de mercado, por exemplo, que fica na sua casa, por mais linda que seja, sendo que você vai precisar dela quando estiver no mercado. Da mesma maneira, de nada adianta uma ferramenta incrível que você use no seu computador mas não consegue acessar de outro. Tudo isso deve ser observado.

Um calendário

É necessário utilizar um calendário para ações e lembretes com data e hora no GTD. Todas as ferramentas abaixo podem ser usadas com essa finalidade:

  • Agenda de papel
  • Google Calendar
  • Calendário do Outlook
  • Calendário impresso
  • Filofax
  • Moleskine planner
Google Calendar
Google Calendar

A recomendação do David é que o calendário seja visualizado semanalmente, então busque por essa configuração ao comprar uma agenda de papel, por exemplo.

Uma ou mais ferramentas para manusear arquivos de suporte a projetos

Você vai manusear informações referentes aos seus projetos e é necessário organizá-las. Para isso, você pode ter pastas físicas ou manusear arquivos digitais. Podem ser as mesmas ferramentas que você utilizou para seus arquivos de referência. A função é parecida – a diferença é que os arquivos de suporte a projetos estão em uso corrente e pode ser mais adequado deixá-los com acessibilidade facilitada. No formato físico, isso pode significar uma pasta mais próxima de você do que dentro de um arquivo, por exemplo. Monte a sua configuração!

Algumas ferramentas de listas sincronizam com ferramentas comumente usadas para arquivos de referência. Isso é ok. Porém, uma maneira de “sincronizar” é você simplesmente escrever no campo de anotação da tarefa na sua lista o local onde está esse arquivo, ou inserir uma URL (se o arquivo for digital) no mesmo campo. Não deixe de usar uma ferramenta que você gosta apenas por esse detalhe.

Encontre ferramentas que façam sentido para você! E nada é engessado – você pode mudar depois, especialmente no que diz respeito às listas. Porém, procure desde já encontrar a que gosta mais, porque isso é parte importante do processo.

Dúvidas? Poste nos comentários! 🙂

Como eu organizei o meu sono

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Já comentei em alguns posts anteriores que consegui organizar o meu sono e muitos leitores me pediram para falar sobre como eu fiz. Eu realmente cheguei a uma definição legal nas últimas semanas que, para mim, resolveu o problema que eu sempre tive, que era:

  • Acordar cedo a semana inteira e dormir tarde, porque me sentia criativa à noite e não queria perder aquele tempo
  • Dormir até mais tarde aos finais de semana para recuperar o sono

Desde que meu filho nasceu, há mais de cinco anos, meu sono está bastante irregular. Logo, eu posso dizer que eu venho há cinco anos tentando organizar a minha rotina de sono, que apenas agora deu certo.

E o que eu fiz, por fim? Implementei uma recomendação que já era conhecida, mas achava que seria difícil de fazer, que é levantar todos os dias no mesmo horário. Parece simples demais? E é. Mas veja que tem algumas dicas com relação a isso.

Eu estabeleci que eu acordaria todos os dias às 8 horas da manhã. Era comum ficar até 2, 3 horas da madrugada trabalhando e depois acordar tarde e, no outro dia depois desse, ter um compromisso e precisar acordar cedo – o sono ficava bagunçado. Não preciso dizer também que, por trabalhar em casa, dá vontade de acordar mais tarde, pela liberdade de horário. Existe também um fator MUITO importante, que é ter um filhote que acorda e precisa da minha atenção ao longo do dia, então fazer coisas enquanto ele está dormindo é um tempo fundamental a ser aproveitado. Quem é mãe sabe que não é tão fácil acordar antes do filho acordar, que dá aquela vontade de ficar dormindo mais um pouco, mas isso é essencial.

Na prática, funciona assim: todos os dias, meu alarme está ajustado para às 8 horas. Ou seja: para eu dormir 8 horas toda noite, o ideal é que às 23:30 eu já esteja na cama, para à meia-noite estar dormindo. Isso se eu quiser dormir 8 horas e ficar bem! E esse é o detalhe, ter disciplina. Porque, por exemplo, se eu for dormir às 2 horas porque saí ou fiquei fazendo alguma coisa, eu tenho que acordar às 8 horas de qualquer maneira. Quero ficar sonolenta no dia seguinte? Não? Então tenho que dormir minhas 8 horas diárias. Se por acaso preciso dormir mais tarde, eu aguento somente mais o dia seguinte e, de noite, durmo cedo para descansar. Todos os dias, inclusive finais de semana, eu acordo no mesmo horário.

É claro que, algumas vezes, tenho compromissos em que tenho que estar 8 horas da manhã em algum lugar, ou às vezes até mais cedo. Então me planejo: se vou precisar acordar às 5, que horas preciso dormir para ficar bem? E aí tento me adequar, adequar nossa agenda em casa, para conseguir descansar. Vou sempre dormindo mais cedo, se possível, para acertar os gaps de sono ao longo da semana.

A grande chave é acordar às 8 horas mesmo aos sábados e domingos. Não é fácil no começo, mas depois fica muito natural. Me transformei naquelas pessoas que falam que não precisam de relógio, porque o corpo se acostuma a acordar em determinado horário. E eu tenho acordado bem, porque meu corpo se acostumou. Mas é um gerenciamento diário para garantir que o meu corpo esteja descansado – e a mente também.

Aí acontece a grande mágica: me sinto criativa em diversos momentos do meu dia, não só à noite, como eu achava. Assim como meu corpo se acostumou, minha mente também.

Estou mudando meu horário para acordar às 7 horas, reduzindo aos poucos. Tem funcionado. Eu noto que tenho um dia muito mais produtivo quando acordo cedo e tenho horários mais fixos, pois consigo me programar.

Algumas pessoas sugerem atividades para serem feitas pela manhã, como ir à academia ou meditar, mas o que realmente funciona para mim é ter bastante coisas para fazer e produzir e saber que, se eu não acordar cedo, não vou conseguir fazer tudo. Porque eu tenho o seguinte compromisso: não trabalho mais de noite. Fico com o meu filho até a hora de ele ir dormir e, depois, cuido de algumas coisas em casa ou faço atividades mais leves, como ler, ver um filme, tocar violão. Então eu sei que preciso aproveitar o meu dia. Essa é a minha motivação. Encontre a sua.

E é assim que eu venho organizando a minha rotina de sono com bastante sucesso ultimamente e deixei inclusive de tomar café. 🙂 Deu muito certo e tenho me sentido muito bem. Espero poder ajudar, com a minha experiência, quem esteja como eu há algum tempo, buscando uma solução.

Checklist de junho 2015

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Segue sugestão de checklist para o mês de junho:

Tarefas para fazer ao longo do mês

  • Limpar os batentes da casa
  • Ir a uma quermesse ou festa junina
  • Lavar e guardar roupas de calor (se ainda não fez isso)
  • Limpar ar condicionado, ventilador e coifa
  • Tirar o pó dos móveis com mais frequência
  • Limpar as pastas do seu e-mail para guardar só o que for necessário
  • Fazer backup de fotos
  • Colocar cortinas mais pesadas nos cômodos
  • Visitar um museu
  • Limpar cabos de computador, tv e vídeo-games em casa

Projetos para trabalhar neste mês

  • Organizar as férias escolares das crianças
  • Planejar a limpeza da casa em alguns pontos mais críticos por causa do inverno
  • Planejar uma nova rotina de lavanderia levando em conta que as roupas demoram mais para secar no frio
  • Comprar roupas de inverno para todos na família

Para fazer todo mês

  • Analisar os marcos do mês anterior
  • Analisar áreas de foco e ver se algo precisa da sua atenção
  • Checar a pasta do mês no tickler
  • Definir metas para o mês
  • Checar aniversariantes do mês
  • Checar agenda do mês e compromissos já agendados
  • Controlar as contas pagas e a pagar
  • Fazer backup de fotos e arquivos do computador
  • Fazer backup de fotos do celular
  • Escolher um passeio legal e gratuito para fazer com a família este mês

E você, o que pretende fazer em junho?

Editorial: Ame

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Escrevo este editorial ao som de “Dreams”, dos Cranberries. Aperta o play para ouvir enquanto lê. 🙂

Um dos significados da palavra amor é “afeição baseada em admiração, benevolência ou interesses comuns” e também “devoção de uma pessoa ou um grupo de pessoas por um ideal concreto ou abstrato”. Isso fica muito claro quando a gente tem aquela ideia de “viver do que se ama”. Isso é tão pregado, não é? Faça do que você ama o seu trabalho. Ame o que você faz.

Eu posso dizer que, para mim, isso foi uma construção de anos. E que todos os anos da minha vida me trouxeram aqui, para este momento.

Quando eu era criança, como grande parte das meninas, eu queria ser professora. Mais tarde, fiquei em dúvida entre um curso de licenciatura e jornalismo no vestibular e essa dúvida sempre rondou a minha mente. Tentei fazer faculdade de História duas vezes, porque queria ser professora e gostava de História – fazia sentido. Todo ano que passava me perguntava se deveria investir em uma graduação de Pedagogia. Li Paulo Freire com 17 anos. Eu sempre gostei do assunto.

Quando eu era adolescente, comecei a escrever. Eu escrevia poesias, depois contos. Minhas amigas mais próximas liam, gostavam e me incentivavam. Comecei a gostar de música e bandas, e criei fanzines. Aquela era a minha referência para escrever, sabem? Eu gosto de escrever, então o que faz sentido escrever nesse momento? Fanzines. Eu também sempre tive agendas e diários. Escrever era a minha terapia e eu nunca ficava entediada contanto que tivesse um caderno e uma caneta na mão.

Quando comecei a trabalhar pra valer, percebi que precisava organizar melhor as minhas atividades. Pensando bem, desde muito cedo eu já me interessava pelo assunto organização – apesar de o meu guarda-roupa ser bagunçado, eu gostava de organizar meu material de estudos, fazia cronogramas para provas e trabalhos e buscava soluções para problemas diversos relacionados a como realizar meus afazeres de maneira mais prática e organizada.

Até os meus 22, 23 anos, tudo isso era muito novo e confuso para mim. Eu sabia que gostava dessas coisas, mas não via como poderia “fazer o que eu amo”, sendo que já tinha contas para pagar e não podia ficar de brincadeira. Não que amar seja brincadeira. Não que não seja.

Um dia, eu fui promovida a coordenadora de projetos na agência onde eu trabalhava. Isso significava que, além de mim, eu teria que coordenar o trabalho de outras pessoas. Só que, por ser jovem e sem experiência, que referência eu tinha? Nenhuma. Comecei a pesquisar sobre gerência de projetos e produtividade. Eu já me considerava uma pessoa organizada, mas queria fazer as coisas de uma maneira mais fácil. E aí, por acaso, eu ouvi falar de um negócio chamado GTD.

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Não vou me estender muito no assunto aqui mas, quando eu li o livro, lembro de ter sido amor à primeira vista. Eu já gostava muito do assunto organização, mas aquilo era profissional demais para mim! Queria implementar tudo! Fiz tudo conforme manda o figurino: tirei dois dias, fiz uma super coleta, comecei a processar aquilo, procurei uma ferramenta para armazenar essas informações (fazia no papel, inicialmente). Estava louca para compartilhar tudo e ninguém na minha roda de amigos e colegas de trabalho conhecia! Foi então que eu resolvi criar um blog para falar sobre meu assunto preferido e compartilhar o que eu aprendia com outras pessoas, e assim nasceu o Vida Organizada, em 2006.

Essa foi a primeira iniciativa relacionada a trabalho que eu fiz que atribuo ao GTD. Só que, na época, eu não sabia que tinha a ver com trabalho. Era só um hobby – um lugar na Internet para escrever sobre algo que eu gostava e estava empolgada aprendendo mais.

Anos se passaram até eu perceber que o Vida Organizada era um pouco mais do que isso. Em 2008, fiz um destralhamento radical na minha vida e queria viver da forma mais simples possível. Esta que vos fala pensou seriamente em ir morar no meio do mato e viver de forma sustentável, sem Internet, sem nada, para aproveitar, como dizia o Thoreau, o sumo da vida. Não fui. Desconstruir as coisas foi importante para me ensinar o que eu queria reconstruir de volta. E foi ali, naquele momento, que eu descobri o Budismo e, com ele, o caminho do meio.

Foi quando eu também descobri que o ser humano tem a tendência a mergulhar em um mar de micro-problemas do cotidiano e esquecer as pessoas ao seu redor. Pensar e ajudar o outro é importante. É mais importante que qualquer outra coisa. Quem ligava para os meus dramas pessoais? Canalize essa energia para algo útil, eu me dizia.

Esse ponto foi o verdadeiro momento da virada para mim, porque foi quando eu passei a buscar pelo significado de todas as coisas que eu fazia. Foi quando eu decidi me tornar mãe. E, depois do nascimento do nosso filho, eu percebi que deveria viver uma vida plena não só por mim, mas por ele também. E, depois disso, nada mais me segurou.

Usei o GTD na forma mais pura da coisa estabelecendo um objetivo e, em menos de um ano, ter mudado tanta coisa na minha vida que, quando paro para pensar, acho um pouco inacreditável. Consegui um trabalho legal ganhando cinco vezes mais do que estava ganhando, fiz pós-graduação, mudei de cidade. Meu trabalho novo tinha a ver com ajudar pessoas e eu produzia bastante conteúdo, então já estava buscando essa coerência com os meus valores e as coisas que eu gosto de fazer, o que se mostrou uma decisão correta.

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Quando percebi tudo o que eu poderia fazer, eu passei a querer me conhecer mais. E, nesse processo de auto-conhecimento, decidi profissionalizar o blog, vê-lo como algo mais sério porque ele estava impactando positivamente na vida das pessoas. Em poucos anos, eu estava falando sobre registro de marca, palestrando sobre blogs profissionais e escrevendo um livro sobre o assunto que eu mais gostava.

Mas teve um acontecimento nesse meio tempo que foi extremamente significativo na minha vida.

Um belo dia, recebi o telefone de uma pessoa e, graças a ela, conheci outra. E essas duas pessoas foram (e continuam sendo) muito importantes para mim. Graças a essas duas pessoas, hoje eu trabalho com o GTD. Quem diria, lá no começo, quando eu era coordenadora em uma agência e li esse livro pela primeira vez, que um dia eu trabalharia dedicada a isso?

Hoje eu tenho dois trabalhos: meu trabalho com o GTD e o meu trabalho com o Vida Organizada. Nos últimos meses, estou aprendendo como lidar melhor com essas duas lateralidades. Porém, uma coisa é certa: não importa qual a bandeira que eu carregue, desde que ela esteja associada aos meus valores e propósito pessoal. E estão. Ambas estão.

Meu amor pelo GTD é tão grande que, para mim, ele sem dúvida é mais importante que o Vida Organizada, porque o próprio Vida Organizada faz parte dele. Nasceu dele. Tudo na minha vida e, se sou quem eu sou, foi por causa do GTD. Posso dizer que, hoje, junto todas aquelas coisas que eu disse serem importantes e tão partes de mim desde sempre: ser professora, escrever, ajudar as pessoas, tudo através da organização pessoal. Chegar neste ponto não foi fácil, não foi rápido, e nem é o fim da linha. Mas eu me dou conta de que há algum tempo eu estou no topo dos horizontes de foco do David Allen, vivendo de acordo com o meu propósito maior e tomando decisões com base nele. Isso é de grande valor, e quantas pessoas vivem dessa maneira? Eu quero ajudar todo mundo a chegar lá. É importante. É um compromisso com a nossa vida.

Por isso, quando a gente fala sobre amor, precisa falar que o amor pode ser à primeira vista, mas só os anos o desenvolvem. O conhecimento, a vivência, tudo isso alimenta e te faz reconhecer o que é amor de verdade.

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Um dia o David Allen nos disse que não tem filhos e que, por isso, está investindo todo o seu dinheiro em um programa de certificação para garantir que, quando ele morrer, o GTD continue a ser disseminado pelo mundo. Pensem em como isso é tocante?

Meu marido me disse assim, uma vez: “Você se dedica tanto a esse negócio. Acho que você deveria criar um método de organização seu, para fazer a mesma coisa”. E minha resposta foi… “Mas esse já é o método perfeito! Eu não saberia viver sem o GTD. Eu não quero criar outro método.” Foi nesse momento que eu descobri o que o GTD significa para mim. Acima de todas as coisas, acima do Vida Organizada.

Então o que faltava para eu ser oficialmente a “filha” do David Allen? Sério, além de tudo isso o que eu faço – quantas pessoas não começaram a usar o GTD por causa do Vida Organizada, quantas pessoas não vêm diariamente tirar dúvidas sobre o método comigo, quantos cursos eu não faço, de quantas iniciativas não participo, todas envolvendo o GTD?

O Daniel me disse: “Thais, essa certificação é sua por direito”. E, por isso, este mês eu estou indo para lá, para Amsterdam de novo, desta vez não como convidada, mas como aluna, tirar essa certificação pela Call Daniel. Eu não consigo colocar em palavras o que isso significa para mim, mas espero ter conseguido demonstrar um pouco, com este texto – essa singela declaração de amor pelo método criado pelo David Allen. Para quem não sabe, a certificação te qualifica como “filha” do David (rs) para expandir o GTD pelo mundo – e, no nosso caso, no Brasil. Isso é muito, muito importante. A responsabilidade é imensa. Ao mesmo tempo, não há nada diferente disso que eu queira fazer. Eu quero esse desafio.

Portanto, se tem um verbo para conjugar em junho, que seja esse:

vo-jun-2015

Porque descobrir aquilo que você realmente ama pode mudar a sua vida e a de outras pessoas.

Resumo do mês de maio 2015 aqui no blog

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Chegou o último dia do mês e, com ele, o resumo do que aconteceu no blog e relacionado a ele neste post. O tema de maio no blog foi Descanse e, juro gente: esse foi o meu LEMA este mês. Passei por duas semanas com muitos compromissos em maio e o descanso foi a minha prioridade para conseguir sobreviver. Eu também consegui acertar a questão do meu sono, que acho que é uma coisa que eu venho tentando fazer desde os meus 17 anos… E finalmente consegui! Isso para mim é uma conquista muito importante porque a qualidade do sono influencia muito na produtividade e no próprio bem-estar mesmo. Então eu termino este mês com a sensação de dever cumprido e um objetivo para cumprir até setembro: tirar uma semana de férias!

vo-mai-2015

No blog

Para saber mais sobre o tema do mês, leia o editorial de maio. Eu reli e acho que a reflexão sobre o blog que desenvolvi ali me tomou todo o mês e se expandiu para atividades profissionais como um todo. Eu pretendo falar um pouco mais sobre isso no editorial de junho, que entra no ar amanhã.

Também testei um novo modelo de checklist, mais baseado no GTD. Alguns leitores gostaram e outros não, mas parece que a maioria sim.

No geral, todos os textos tiveram esse foco do tema Descanse, mesmo que esse verbo não estivesse no título. Eu tentei passar, em cada um deles, a oportunidade de como fazer para se organizar para ter mais tempo para descansar, cuidar de si mesmo/a e fazer outras atividades de lazer.

Outros posts interessantes foram orientações sobre os novos planos do Evernote e um post onde os leitores participaram enviando a principal dica de organização que aprenderam com suas mães no Dia das Mães. <3

A série Aprenda GTD teve novos posts e fico muito contente pela receptividade de todos com relação a ela. Estou montando esse material com muito carinho. <3

Eu sempre fico com receio de “falar muito sobre GTD” no blog, mas quando faço esses resumos eu percebo que não falo tanto assim. Está sob controle!

Outras atividades

Meu foco este mês tem sido o planejamento do workshop de junho, que será feito em parceria com a Ana, do blog Hoje Vou Assim OFF. Nós estamos conversando muito, trocando ideias sobre estilo e organização, e o workshop todo está ficando incrível. É muito legal ver como o tema “construa seu estilo” tem TUDO a ver com viver uma vida coerente e organizada. Nós faremos o workshop no Rio e em SP. Clique aqui se quiser saber mais a respeito. Estou muito feliz por finalmente fazer um workshop no Rio!

Ainda com relação aos workshops, eu decidi tirar alguns da minha pipeline justamente para ter mais tempo para a minha família e focar minhas atividades (não tem sido fácil produzir um material todo novo todo mês – o workshop de maio teve praticamente um livro como apostila). No entanto, estou planejando ir a outros estados  no segundo semestre, começando por Curitiba em agosto (inscrições já abertas). Esses workshops têm sido uma oportunidade incrível para mim de conhecer os leitores de perto e discutir ao vivo os temas que venho falando ao longo dos últimos nove anos aqui neste blog.

Falando sobre eventos, este mês eu ministrei uma palestra no Shopping D&D, que foi uma oportunidade legal para muitas pessoas que ainda não me conheciam. Fiz o workshop Organize sua casa, que foi mais um dia incrível, com pessoas maravilhosas e um assunto necessário quando se fala de organização.  Eu viajei para o Rio, para Brasília, para BH e para Curitiba este mês fazendo treinamentos de GTD em empresas como Siemens, Amil e Banco Central. Infelizmente fico muito pouco tempo para fazer qualquer coisa nessas cidades, mas sempre são muito produtivas essas viagens porque leio, escrevo e descanso bastante sempre que tenho oportunidade.

(Foto: Karina Vitângelo)
Eu no Banco Central (Foto: Karina Vitângelo)

Fechei o mês de maio participando do II happy-hour GTD, que aconteceu ontem, em Pinheiros. Tem sido muito legal esse grupinho que a gente está formando com pessoas que amam o GTD. Me sinto privilegiada por poder falar sobre isso com pessoas tão bacanas. Nós criamos um grupo no Facebook chamado GTD Brasil que tem sido muito legal de fazer parte também.

Carol, Karina, eu, Silvia, Márcio, Milena e Luis. Obrigada por irem! (Foto: Milena Teles)
Carol, Karina, eu, Silvia, Márcio, Milena e Luis. Obrigada por irem! (Foto: Milena Teles)

E esse foi o resumo de um mês de maio intenso – mas isso porque vocês ainda não sabem o que vai acontecer em junho! Deixo a novidade para amanhã. 🙂

Como organizar bolsas (em casa)

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Algumas dicas pontuais para organizar bolsas:

Uma maneira muito comum de se organizar bolsas é pendurando em cabides de porta ou ganchos no guarda-roupa:

Imagem: http://deliciouslyorganized.com
Imagem: http://deliciouslyorganized.com
Imagem: http://luchasentevive.com
Imagem: http://luchasentevive.com
Imagem: http://allegro.pl
Imagem: http://allegro.pl

No entanto, essa alternativa não é tão boa para armazenamento permanente, pois pode danificar a alça delas (o ferrinho ou cola que junta a alça com a bolsa, sabe?). Se for para pendurar de um dia para o outro, ainda que não recomendável, não dá tanto problema. Uma alternativa é pendurar apenas sacolas de pano, daquelas tipo totem, mas sempre vazias.

Imagem: http://www.lilikoijoy.com
Imagem: http://www.lilikoijoy.com

Na minha opinião, a melhor maneira de guardar as bolsas é uma ao lado da outra, em uma prateleira. Elas ficam fáceis de visualizar e de pegar. Para manter o seu formato, você pode colocar jornal amassado dentro delas. Outra alternativa é guardar até mesmo bolsas menores dentro, como clutches, carteiras e necéssaires.

Imagem: http://www.bagbiddy.com
Imagem: http://www.bagbiddy.com
Imagem: http://neatlydesigned.com
Imagem: http://neatlydesigned.com

Lembre-se: destralhar e ter somente coisas que você ama ou usa é o primeiro passo antes de organizar. Se notar que as bolsas que você guardou ficam mais guardadas que sendo usadas, considere se desfazer dela.

Depois pretendo fazer um post sobre como organizar as bolsas do lado de dentro.

E você, como organiza as bolsas que tem?

Aprenda GTD – Parte 4: Entenda os níveis do GTD e o que você fará em cada um deles

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Continuando a nossa série Aprenda GTD, hoje vou falar um pouco sobre os níveis do GTD e como isso influencia na sua prática e no seu aprendizado.

O GTD tem seis níveis, que o David Allen chama de horizontes de foco. Os níveis servem como orientação para ajudar você a se organizar com o GTD – dá um caminho a ser seguido.

Isso significa, na prática, uma ordem para você começar a se organizar. Primeiro você organiza isso. Depois que essa primeira fase estiver ok, você começa a organizar o próximo passo. E assim vai.

E quais são esses níveis?

Nível Ground (“pé no chão”)

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Este nível do GTD é responsável por colocar sua vida em ordem. É quando você domina o caos. Ajusta seus prazos, lista o que precisa fazer, organiza seus horários – te ensina a ter um dia a dia mais tranquilo, sabendo que tudo está em seu lugar. É o momento que você pode aproveitar para destralhar sua casa, organizar seu espaço físico e sua mesa de trabalho como parte do processo. Ou seja: tudo o que comumente é ensinado sobre organização e gestão do tempo por aí se resume ao primeiro passo do GTD (rs). Muitas pessoas já se beneficiam inteiramente apenas deixando esse nível sob controle.

O que você deve organizar aqui: 

Próximas ações (tarefas), calendário (compromissos), e-mails, rotinas, reuniões, arquivos de referência, seu workflow, espaço físico.

Para fazer:

– Entender o que é o GTD
– Ler o livro
– Saber como funcionam os 5 passos
– Organizar um arquivo de referência
– Organizar seu espaço de trabalho
– Encontrar as ferramentas legais para implementar
– Fazer uma primeira coleta
– Organizar listas de próximas ações por contexto
– Inserir compromissos com data e hora, lembretes e prazos no calendário
– Organizar as demandas que chegam por e-mail
– Organizar rotinas
– Desenvolver checklists
– Organizar o espaço físico
– Revisar diariamente o que precisa ser feito, utilizando o calendário como guia, depois tarefas por contexto

Somente depois de deixar esse nível sob controle é que você pode começar a se preocupar com a organização do próximo. Na prática, significa apenas que não adianta você quebrar a cabeça com projetos sendo que não consegue domar seus e-mails na caixa de entrada! Você não ficou desorganizado da noite para o dia e não ficará milagrosamente organizado do dia para a noite. Tudo é um processo. Mesmo assim, apenas por tomar algumas providências com relação a este nível, você já verá diferenças significativas na sua vida.

Nível 1: Projetos

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Você provavelmente consegue identificar projetos em andamento na sua vida pessoal e no seu trabalho. No GTD, você vai aprender que a definição de projetos é muito mais simples e facilita a execução de tarefas que até então estávamos procrastinando ou não sabíamos por onde começar. A ideia é que você comece a pensar nisso apenas depois de organizar o Nível Ground, mas é claro que a vida acontece à medida que você está vivendo. Suas demandas não esperam você se organizar, então é necessário que você “se vire”. Porém, confie em mim: só pelo fato de você organizar o Nível Ground, muitos pratinhos vão deixar de cair. Confie no caminho que você está trilhando e faça as coisas com calma, até mesmo para consolidá-las.

O que você deve organizar aqui: 

Tudo o que demanda mais de um passo para ser concluído e pode ser feito no prazo de uma semana a um ano, em média.

Para fazer:

– Construir uma lista com projetos em andamento
– Fazer toda semana a revisão semanal do GTD
– Aprender a definir prioridades para a semana em questão
– Saber diferenciar projetos em andamento de “algum dia / talvez”

Quando você tiver seus projetos em ordem, poderá passar para o nível seguinte, que é onde você presta conta a outras pessoas – do seu chefe ao seu filho.

Nível 2: Áreas de foco

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O que você deve organizar aqui: 

Áreas da sua vida em que você tem diversos tipos de responsabilidades: finanças, família, casa, trabalho etc.

Para fazer:

– Construir um mapa mental com as áreas de foco e responsabilidade (os chapéus que você usa)
– Verificar as áreas que precisam da sua atenção imediata e pensar em projetos para elas
– Usar a lista de projetos para negociar prioridades com o chefe e outras pessoas com as quais se relaciona e presta contas
– Trabalhar aos poucos para garantir que velhos problemas de cada área de foco estão encaminhados para a solução
– Revisar as áreas de foco mensalmente, pelo menos

Nível 3: Objetivos de 0 a 2 anos

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É engraçado pensar que os objetivos devem vir apenas depois de termos organizado nosso workflow, nossos projetos e nossas áreas de foco. Porém, acaba fazendo sentido. De que adianta termos objetivos se não temos tempo para trabalhar neles? E isso não se organiza facilmente – é um processo. Significa o seguinte: antes de pensar em objetivos, vamos organizar a vida, colocar as coisas em ordem, entregar demandas no prazo, antecipar projetos, equilibrar as áreas da vida. Sem isso, como poderíamos saber até mesmo o que a gente quer em curto prazo? Conseguimos tomar melhores decisões. Aí os objetivos deixam de ser resoluções de ano novo aleatórias e passam a ser algo muito mais palpável, porque sua simples definição já veio de um trabalho mais substancioso que você começou a fazer anteriormente! É uma construção.

O que você deve organizar aqui: 

Tudo aquilo que você está trabalhando para alcançar e gera projetos nesse meio tempo.

Para fazer:

– Verificar que projeto ficou maior do que o esperado e pode se dividir em vários sub-projetos – resultando em um objetivo de curto prazo
– Verificar o que deve ser feito no prazo de hoje a 2 anos que contribua para a evolução em algumas áreas de foco
– Verificar se cada objetivo de 0 a 2 anos tem projetos relacionados
– Revisar o andamento desses objetivos a cada 3 ou 4 meses

Nível 4: Visão de 3 a 5 anos

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O que você deve organizar aqui: 

Estimativas que você pode fazer alguns anos a frente, para saber se seus objetivos condizem com onde você quer chegar.

Para fazer:

– Analisar as áreas de foco atuais e refletir sobre o que pretende para cada uma delas nos próximos 3 a 5 anos
– Verificar se o que você tem como visão bate com os objetivos de curto prazo
– Revisar anualmente, pelo menos

Muitas pessoas dizem ter dificuldade em pensar a médio prazo – “ai, não sei o que vou comer amanhã, imagina o que vou fazer daqui a 5 anos”. Ninguém sabe o que vai acontecer amanhã, de fato! Mas nós precisamos trabalhar com uma estimativa que, sim! pode mudar ao longo do tempo. Nada está escrito em pedra. Mas de que adianta eu trabalhar buscando alcançar um objetivo de curto prazo se ele não tem nada a ver com o que eu espero para a minha vida daqui a alguns anos? Estamos perdendo tempo? Então essa reflexão é necessária apenas para que você esteja vivendo uma vida legal para você, de acordo com o que você quer para ela.

Nível 5: Propósito / Vida

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O que você deve organizar aqui: 

Por que você existe? Suas tarefas, projetos, objetivos, áreas de responsabilidade refletem seus valores?

Para fazer:

– Descobrir sua missão pessoal
– Tomar decisões com base no propósito, sempre
– Analisar anualmente o que foi feito e a previsão para os próximos anos

Aqui o GTD te leva longe. Na prática, significa que a reunião que você tem agendada para hoje à tarde está alinhada com seus objetivos de vida, seus valores, sua missão pessoal. Tudo o que você faz é coerente – você não perde tempo com iniciativas nada a ver, nem com relacionamentos, coisas, empregos, cursos, atividades que não dizem respeito a quem você é de verdade, mas sem deixar de lado suas obrigações e responsabilidades.

E o mais legal é que, quando você chegar lá, pode sempre revisitar os níveis abaixo para promover melhorias. Sabe por quê? Porque a vida muda! E isso é maravilhoso! Agora, imagine se não existisse um “caminho a seguir” e, a cada mudança, sua vida voltasse para o caos? O GTD promove essa estabilidade – o estado de mente tranquila como água.

Os passos citados acima nos tópicos “Para fazer” são os assuntos que pretendo tratar nesta série. Nós vamos começar pelo Nível Ground. Logo, suas lições de casa até aqui são:

No próximo post, nós prosseguiremos com os tópicos seguintes.

Qualquer dúvida, por favor, poste nos comentários. Vocês estão conseguindo acompanhar?

Obrigada por tudo, pessoal. 🙂