29 Dec 2013

Dúvida respondida: como começar no GTD?

Participando do grupo GTD no Facebook, uma pessoa estava com dúvidas sobre como começar no método GTD. Escrevi tanto na resposta a ele que resolvi transformar o texto em post, pois pensei que talvez outras pessoas pudessem se beneficiar da resposta. Segue:

Dúvida: Então, estou quase chegando no meio do livro e ansioso pra começar a pratica mas não compreendi ainda algumas coisas, por exemplo: em um Caderno (papel) tentei criar alguns contextos como Casa,Trabalho,Rua e supermercado, ai me dei conta que precisava dividir as coisas em casa_telefone Casa_computador Trabalho_computador trabalho_telefone etc, agora me vejo com varias listas do que fazer, no caso agora tenho que todo dia preparar a lista das tarefas a serem executadas do dia seguinte? é isso ?

Resposta: O livro pode parecer confuso, porque tem muita informação ao mesmo tempo! É super normal ficar meio perdido no começo, porque o GTD vai funcionando à medida que você vai amadurecendo no sistema.

O David diz o que vc tem que ter para começar que, se não me falha a memória, é isso:

- uma caixa de entrada
- uma agenda
- um lugar para organizar as listas de ações e projetos
- um arquivo de referência
- um arquivo de suporte a projetos
- uma lista de algum dia / talvez

A caixa de entrada vc pode usar um caderno qualquer para anotar ideias e tarefas que vêm à sua mente. Algumas pessoas usam bloquinhos, outras post-its, outras folhas de sulfite inteiras. Lembre-se que suas caixas de entrada de e-mails também são caixas de entrada.

Você precisa de uma agenda para colocar compromissos, lembretes e tarefas pontuais. Você pode usar uma agenda de papel, a agenda do Google, a do celular, ou mesmo montar uma agenda no Evernote. O David também recomenda uma agenda física, que ele chama de “arquivo de referência rápida”, com 43 pastas, mas já é mais avançado no livro. Não vale a pena entrar na discussão agora.

Um gerenciador de tarefas e projetos, que pode ser tanto em papel como no computador ou no celular. Fica à sua escolha. É aqui que vc vai organizar as tarefas por contextos, tantos quantos necessitar, mas tente não exagerar. Eu tenho um contexto @trabalho que funciona como @computador_trabalho, @escritorio etc. Tudo o que eu faço no trabalho. Se detalhar muito pode ficar complicado nesse começo. Sugiro que tente simplificar o máximo possível enquanto vai pegando o jeito.

Um arquivo de referência são as pastas onde vc guarda a sua papelada. O David recomenda que a gente guarde por assuntos em ordem alfabética, mas também é pessoal. Muita gente usa o Evernote para isso.

O arquivo de suporte a projetos é o mesmo do de cima, mas para projetos em andamento. Ou seja, você não vai arquivar com reportagens de revista a pauta que precisará para uma reunião em breve.

Uma lista de projetos e tarefas que você não quer perder de vista, mas não quer ou não pode fazer no momento, vão para a lista algum dia / talvez.

Diante disso, você trabalha de acordo com as 5 fases do GTD, que são:

1 – Coletar (sempre coletar infos na sua caixa de entrada. quando chega um e-mail, isso é uma coleta)

2 – Processar -> decidir o que fazer com cada item que entra na sua caixa de entrada. O David oferece um fluxograma prático para isso (tem no livro). Vá seguindo as perguntas e colocando no lugar certo. Com o tempo, vc fará rapidamente e de cabeça, não se preocupe.

3 – Organizar -> basicamente, colocar em ordem as informações processadas. Por ex, se vc vai arquivar um papel, vc vai colocar na pasta certa, e não deixar jogada por aí. Se é uma tarefa, vai colocar no seu sistema de tarefas. É só uma extensão do Processar.

4 – Executar -> o que interessa! O David sugere o seguinte para vc executar diariamente:
- Verifique sua agenda. Veja o que tem de compromissos, o tempo livre, as tarefas do dia. Trabalhe nelas.
- Quando acabar as tarefas do dia, trabalhe nas listas de contexto. Se estiver no trabalho, verifique a lista @trabalho ou a que tiver designado para isso.
- Como saber o que fazer primeiro? Veja a lista e selecione rapidamente o que for prioridade e a que dá para fazer no tempo que vc tem disponível. Alguns programas gerenciadores de tarefas, como o Toodledo, já permitem que vc coloque esses dados ao processar cada tarefa, o que facilita muito para filtrar no dia a dia.
Também pode valer a pena saber em que período do dia vc rende mais, e deixar para esse período as tarefas que demandam mais sua atenção. Aí as de rotina vc deixa para os períodos de menor energia. Vc que vai definindo seu ritmo.
Assim funciona a execução. 

5 – Revisão -> parte fundamental da metodologia. A revisão diária vc já faz na parte da execução, acima. Mas o que vai realmente mudar sua vida é a revisão semanal, quando vc vê um panorama geral da sua semana, define prioridades, aloca tarefas para dias em questão, se for o caso etc. Mais para a frente, no livro, vc vai aprender a linkar seus projetos com seus objetivos de vida, o que, para mim, é o grande triunfo do GTD.

Sobre preparar todos os dias as listas, não é assim que funciona. Vc está coletando tarefas o tempo todo. Pode eleger uma vez por dia para processar e organizar essas tarefas. Execução, todo dia. Na revisão semanal que vc dá essa olhada geral e prioriza as tarefas. A ideia é que, no dia a dia, vc esteja tão tranquilo com seu sistema, que basta acessar suas listas de tarefas e ir executando, sem o receio de estar deixando algo para trás.

28 Dec 2013

1ª Conferência de Profissionais de Organização no Brasil

Pessoal, este post não é um publieditorial. =) Gostaria apenas de divulgar esse evento muito bacana para todo mundo que amam organização, apesar de ter foco em organizadores profissionais.

conferenciadeorganizacao

Participe do primeiro e maior evento para Personal Organizers no Brasil e faça parte dessa história.

Nessa oportunidade única, você poderá conhecer e ouvir Barry Izsak, grande incentivador da profissão e 2 vezes presidente da NAPO nos EUA, além de outros importantes nomes do mercado de organização no nosso país.

Quem pode participar

Personal Organizers ou profissionais com habilidades para ajudar as pessoas nas mais diversas áreas da organização residencial e corporativa, ou nos processos para a melhoria da gestão do tempo e aumento da produtividade pessoal.

Pessoas em busca de conhecimento e que pensam em iniciar uma nova carreira como Profissional de Organização.

Esta conferência foi desenvolvida para atender tanto a novatos como veteranos, com diversos tópicos e assuntos que vão ajudar no desenvolvimento da sua carreira.

Porque participar

Você vai conhecer e trocar ideias com outros profissionais da área da organização. Um momento único para fazer networking de alta relevância para a sua carreira.

Vai aprender com profissionais experientes, ampliar a base do seu conhecimento e dar um upgrade no seu negócio.

Descubra as tendências, aprenda e tire dúvidas sobre sua atividade e conheça novos produtos e soluções apresentados pelas principais empresas especialistas em organização no país.

Se você quer ficar por dentro de tudo que acontece no mundo da organização e ainda dar um upgrade no seu negócio, essa é a chance que você estava esperando.

Clique aqui para ver a programação completa.

27 Dec 2013

Como montar uma agenda no Evernote

Descobri que existe um fórum do Evernote e, em um dos tópicos, uma pessoa perguntou como poderia montar uma agenda na ferramenta. Dei uma sugestão que eu mesma fiquei super a fim de fazer, então reproduzo aqui para vocês. Espero que gostem!

Minha sugestão:

Criar uma tag “Agenda” e, dentro dela, sub-tags com os meses.

Então crie as notas para cada dia do ano. “01 Janeiro 2014″, algo assim. Coloque nas tags dos meses.

Crie uma nota para cada mês (“Janeiro 2014″) e coloque as 12 notas na tag “Agenda”.

Linke as notas dos dias nessas notas dos meses.

Nas notas dos dias, você pode bolar o template que servir mais a você. Colocar compromissos por horário, listas de ação (vi que você usa o GTD), notas no geral, até despesas gastas, enfim. O que você quiser.

Pode ser uma boa ideia até para fazer um log das tarefas executadas, atas de reuniões realizadas etc.

Vai dar um trabalhinho? Com certeza, mas o resultado vai ser MUITO legal. Aliás, fiquei até com vontade de fazer. hahaha

Espero ter ajudado.

Tópico original aqui.

Ideia de template para a nota diária, mas a ideia é que cada um personalize como quiser, de acordo com as suas necessidades:

Lembrete!
- Escrever aqui lembrete, se houver! Podem ser frases, aniversários etc.
Frase inspiracional

Compromissos

07:00 – Aula de yoga (link para nota com informações)
11:00 – Reunião X (link para nota com a pauta)
20:30 – Jantar com fulano

Plano geral / Log

06:00 – Acordar
07:00 – Praticar yoga
08:00 – Passar no mercado
09:00 – Limpar a casa
(aqui você pode montar um plano geral do que pretende fazer e ir substituindo, quando possível, por links de notas, formando um log)


Menu do dia

Café – tal coisa
Almoço – tal coisa
Janta – tal coisa
Lanches – tal coisa


FLY Lady
Zona da semana -
Missão do dia -

@online
- Tarefas de projetos que precisam ser feitas nesse dia
(inserir somente contextos que tenham tarefas)


@trabalho
- Tarefas de projetos que precisam ser feitas nesse dia

@rua
- Tarefas de projetos que precisam ser feitas nesse dia


@telefonemas
- Tarefas de projetos que precisam ser feitas nesse dia


Gastos
25,00 – Almoço na Casa da Moqueca
32,75 – Farmácia (remédios)


27 Dec 2013

Ideias de decoração para a noite de ano novo

Todas tiradas do site da Martha Stewart:

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Mais simples do que isso, impossível: velinhas dentro de copos. E o efeito é tão bonito…

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Em vez de decorar o centro da mesa com flores, use frutas cítricas, que representem o verão! Na foto acima, limões.

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Super fácil de fazer: passar cola ao longo das velas e depois rolar cada uma delas em uma superfície com glitter. Dá outra cara!

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Reaproveite a decoração de Natal na mesa.

26 Dec 2013

Como reduzir a papelada em 3 passos

Só quando a gente começa a prestar atenção nisso é que percebe como recebe uma quantidade massiva de papel diariamente. Veja três dicas super simples para reduzir essa quantidade:

1. Restrinja a quantidade que chega até você

Não pegue folhetos na rua, recuse papéis diversos no dia a dia, tire cópias e devolva, cancele assinaturas de propagandas, não pegue papéis de serviços que entregam em casa (vire foto), não peça o recibo das compras a débito etc.

Todos os dias, papéis vêm até nós. Restrinja o máximo que puder. Se você colocar limites, vai diminuir pelo menos um pouco a quantidade.

Outro dia um amigo me trouxe um monte de materiais em papel de um curso que ele fez e que poderiam ser interessantes para mim, e eram! Digitalizei tudo, agradeci e devolvi para ele, que reciclou. Eu poderia ter guardado aquela pilha de papéis, assim como poderia guardar tudo o que chega até mim diariamente. Não faça isso! Não guarde o que não for necessário.

Não imprima nada que não precise, especialmente e-mails. Habitue-se a ler no computador.

2. Organize o que você já tem

Tenha um sistema prático, simples e fácil de acessar para organizar os seus papéis. Seja um arquivo morto, de caixas suspensas, pastas, fichários ou na nuvem (Dropbox, Evernote, Google Drive, entre outros).

Há papéis que não podem ser reciclados, então esses devem ser guardados em um lugar apropriado. Mas são muito poucos e não fazem tanto volume! A maioria pode ser digitalizada e reciclada em seguida.

Veja aqui todos os posts na categoria Lidando com a papelada.

3. Revise e recicle de vez em quando

A melhor maneira de reduzir aos poucos e não deixar novos papéis acumularem é revisando de tempos em tempos. A frequência depende da quantidade de papel que você tem e/ou recebe diariamente.

Eu reviso semanalmente ou sempre que sinto necessidade. Procuro digitalizar os papéis no dia a dia, mas nem sempre consigo e muitas vezes eles acumulam. É um hábito que ainda estou tentando implementar totalmente na minha rotina.

E você, como lida com o excesso de papéis?

25 Dec 2013

Agradecimentos e feliz Natal

Imagem: 79 Ideas

Imagem: 79 Ideas

Gostaria de desejar um feliz Natal a todos que acompanharam o blog em 2013 e que pretendem continuar por aqui em 2014. Obrigada pelas visitas, pelos comentários, pelas críticas, pelas mensagens de incentivo, pelos relatos maravilhosos… Sinto imensa gratidão pelo contato de vocês, e por saber que, com um simples blog, posso ajudar outras pessoas. Muito obrigada!

24 Dec 2013

Então é Natal…

Imagem: Apartment Therapy

Imagem: Apartment Therapy

Algumas dicas pontuais para você curtir a véspera de Natal e o dia em si:

1Decoração de Natal vapt-vupt
Não tem tempo? Não curte? Veja dicas rápidas para receber o pessoal na ceia de Natal.

2Ceia de Natal: recebendo sem estresse
A tia Martha Stewart listou tudo o que um anfitrião deve e não deve fazer, e eu gostaria de compartilhar com vocês.

3Como entreter as crianças durante a ceia de Natal
Preocupada(o) com a bagunça? Veja algumas dicas para entreter as crianças e garantir a sanidade das mães e pais (mesmo que por apenas alguns minutos).

E, caso você não tenha comprado todos os presentes, veja este post com dicas de presentes fáceis de encontrar e que agradam todos os gostos.

Feliz Natal!

23 Dec 2013

Orientação diária para executar tarefas

Post simples e direto sobre como executar tarefas diariamente. Como eu faço:

1 – Chego no trabalho e verifico a minha agenda no Google. Lá, já dá para ter uma ideia da quantidade de compromissos e reuniões, e quanto tempo terei disponível para executar tarefas.

2 – Vejo na agenda do Evernote o que está marcado na tag do dia em questão (explicação aqui). Se tiver alguma tarefa, dou prioridade a ela (ou elas).

3 – Depois de executar as tarefas do dia, verifico minhas listas de ação (tarefas) dependendo do contexto, prioridade, tempo disponível e energia. Contexto significa: estar no trabalho, estar online, estar em casa, estar na rua etc. Prioridade (top, alta, média e baixa, começando pelas top, claro). Tempo, porque não vou começar uma tarefa que dura 1h se eu tenho somente 15 minutos. E energia, porque sei que de manhã rendo de um jeito diferente que à tarde, por exemplo. Essa organização pode ser feita se você segue o GTD (leia mais aqui).

4 – Depois de executar as tarefas do dia e as mais importantes, eu realizo as tarefas de rotina. Tenho listas de rotinas diária, semanal, mensal etc, onde vou coordenando as tarefas que precisam ser feitas com essa frequência. Não existe regra entre priorizar o que for rotina ou tarefas das listas de ação acima. Eu faço o que for prioridade, sendo rotina ou não. Você pode fazer dessa forma também.

Se eu seguir esses quatro passos, meu dia será tranquilo e produtivo. É importante também fazer duas coisas:

1 – Coletar sempre o que você precisa fazer na sua caixa de entrada (seja um caderno, seu e-mail ou o que mais você quiser utilizar).
2 – Pelo menos uma vez por dia, processar essas informações e tarefas (veja o que é processar).

Tudo o que está escrito neste post me ajuda a ter um dia organizado. Espero que ajude vocês também. =)

22 Dec 2013

Linkagem de domingo {75}

Estamos chegando ao final do ano! Vejam as escolhas para esta linkagem de domingo:

Eu, por aí:

Bom domingo! hohoho

21 Dec 2013

Atualizações sobre a mudança

Obrigada pelos votos de boa mudança no outro post!

Fazer a mudança em uma semana foi complicado. Demoramos quase uma semana a mais para acertar tudo, e ainda estamos organizando o apartamento. O que acontece é que mudamos para um apartamento de apenas dois quartos, que era um desafio pessoal, e assim tem realmente sido.

Apesar de ter um quarto a menos, o apartamento tem a metragem muito maior (o anterior tinha 67m e o atual tem 80m). Ele também tem piso laminado, imitando madeira, e tem o mesmo ar de casa, já que os cômodos são grandes. Ainda não carreguei as fotos no computador, pois não parei em casa, praticamente. Tive um compromisso em São Paulo no fim de semana posterior à mudança e terei somente um tempinho nos próximos dias, quando vou tentar reduzir ainda mais a quantidade de coisas que temos. Pode parecer que não, mas ainda temos bastante coisa, e mudar para um apartamento com menos opções de armazenamento deixou isso explícito.

Nós temos feito uma série de adaptações porque nosso apartamento atual é mais antigo, com todas as coisas boas e ruins que vêm com apartamentos assim. Tivemos que converter o fogão, por exemplo, porque aqui não tem gás encanado – e aí precisa do espaço para o bujão de gás também. A área de serviço não foi projetada para ter máquina de lavar, então fica um pouco estranha a disposição, e eu vou ter um varal à moda antiga!

Para mim, os grandes pontos fortes do apartamento são os seguintes:

1 – A sala é menor que a anterior, o que eu acho mais aconchegante. Não gosto de sala muito grande.

2 – O banheiro é grande e coube até uma estante e o cesto de roupas, que maravilha. E inédito: dá para todo mundo circular dentro dele ao mesmo tempo. No nosso banheiro anterior, eu quase não conseguia fechar a porta de tão estreito.

3 – A cozinha quadrada, em vez das modernas cozinhas de corredor, onde até a nossa mesa de jantar grande coube sem apertar muito.

4 – O piso que não é branco. Que revolução, gente.

5 – A simplicidade dos vizinhos. Morávamos em um apartamento cujo condomínio tinha um pessoal mais classe média-alta e algumas pessoas simplesmente não cumprimentavam, aquele horror. Aqui, já recebi as boas-vindas da senhorinha ao lado, já nos ofereceram kit de ferramentas caso a gente precise, outra história. Existe um senso muito maior de comunidade, ainda que cada um na sua.

Tem um outro ponto também, que é ele ser mais perto do meu trabalho. Não tanto, mas mais perto que o outro, e isso tem feito diferença na hora de voltar do trabalho, pois pego menos trânsito.

Tudo vem correndo bem, mas não consegui tirar fotos e não sei onde está a maioria das coisas por aqui. Muita coisa ainda está em caixas que estão embaixo de outras e não pretendo mexer no final de um cansativo dia de trabalho, por exemplo, pois tenho outras atividades também (que não param).

O principal ponto relacionado à organização é realmente a questão do apego a tralhas. Eu um apartamento pequeno, não há como manter coisas como revistas de coleção, por exemplo. Mas eu chego lá.