08 May 2015

Novas versões de planos do Evernote – e agora, qual escolher?

Muitos leitores têm me perguntado sobre as novas versões de planos do Evernote, então resolvi escrever um post falando a respeito. O pessoal da Evernote Brasil me enviou algumas informações, que compartilho:

“Oferecer uma ferramenta eficiente e acessível sempre foi uma prioridade do Evernote, por isso a plataforma apresenta novos níveis de produtividade que vão ajudar as pessoas a escrever, pesquisar, compartilhar e apresentar o trabalho da sua vida em um só lugar. A mudança vem acompanhada de uma redução nos valores dos planos para se adaptar ao atual cenário econômico brasileiro e auxiliar no rendimento de seus usuários.

Evernote Basic: Permite organizar e acessar informações em diferentes dispositivos, além de capturar páginas da web e compartilhar notas. Esta é versão gratuita da plataforma.

Evernote Plus: Nova versão do Evernote, com o Plus é possível acessar aos conteúdos armazenados em qualquer dispositivo, independentemente da conexão. Ela funciona offline, além de disponibilizar um 1 GB de espaço e possuir mais ferramentas de segurança. O plano dessa opção custará R$ 4,50 por mês ou R$ 40,00 por ano.

Evernote Premium: Nesta versão, que tem o objetivo de elevar sua produtividade ao máximo, além de todas as funcionalidades, o armazenamento de informações é ilimitado. Com o preço reduzido, este plano agora custa R$ 9 por mês ou R$ 80 por ano.

“Queremos que cada vez mais pessoas possam utilizar nossa ferramenta para aumentar a organização, eficiência e criatividade. Os momentos de instabilidade econômica pedem as melhores ferramentas para elevar o nível de produtividade e é por isso que criamos estes três níveis mais acessíveis aos brasileiros”, explicou Luís Samra, gerente geral de Evernote para América Latina.”

Comparando as três novas versões, temos:

# A versão Basic, gratuita, atende perfeitamente a maioria dos usuários que criaram uma conta e ainda querem explorar melhor a ferramenta antes de decidir se serve para eles ou não. Se o Evernote faz parte do seu workflow, vale a pena investir em um plano pago. O Basic oferece funcionalidades básicas para organizar suas informações, criar notas e coletar ideias. Existem algumas limitações, porém nada que impeça o uso e a possibilidade de ter uma experiência satisfatória com o Evernote. Dá para usar o Web Clipper, compartilhar notas, criar listas de tarefas, sincronizar as notas com todos os seus dispositivos e usar o Work Chat. O limite de transferência mensal continua sendo de 60Mb, como era antes.

# A versão Plus custa apenas R$4,50 por mês e foi desenhada para usuários ativos do Evernote que já estejam familiarizados com as funções básicas da ferramenta e procuram mais espaço para armazenamento, entre outras funcionalidades. O principal recurso deste plano é poder ter acesso às notas offline, além de salvar e-mails e outros recursos de proteção no acesso. Pode transferir até 1Gb de arquivos por mês, o que atende bem a maioria das pessoas.

# A versão Premium custa R$9,00 por mês e é a versão mais avançada do Evernote, com mais funcionalidades para levar sua produtividade ao máximo. Com o Evernote Premium você obtém todas as funções do Plus, além de contar com armazenamento ilimitado, captura de cartões de visitas e buscas avançadas. Com este produto, todas as funções para trabalhar de forma produtiva estão em seu alcance. Ou seja, se você usa MUITO o Evernote, vale a pena ter a versão Premium. Para mim, o grande diferencial é não ter mais limites de uploads mensais! Lembrem-se que antes o valor do Premium era R$9,90 por mês e havia o limite de 4Gb, então acho bastante sensato para quem era Premium continuar sendo agora. um recurso legal do Premium é ter o log de alterações em cada nota.

planos-evernote

Enfim, resumão:

Nunca usou o Evernote, mas quer testar para ver se funciona para você? Vá de Basic.

Já usa o Evernote no seu dia a dia, mas não extensivamente? Vá de Plus.

O Evernote faz parte do seu dia a dia e você usa para tudo, sem conseguir imaginar sua vida sem a ferramenta? Vá de Premium.

Eu sou Premium até 2018. :)

Existe ainda a versão Business, que custa R$24,00 por usuário/mês, recomendada para quem quer ter um controle maior das informações compartilhadas em equipe.

planos-faq

Espero ter ajudado a esclarecer quem estava com dúvidas sobre que novo plano escolher. Para baixar ou usar o Evernote, acesse o site deles aqui.

07 May 2015

[Workshop] Construa seu estilo e organize seu armário em SP e RJ!

Rufem os tambores que vem uma notícia maravilhosa para vocês hoje. <3

A linda Ana Soares, do blog Hoje Vou Assim OFF, e eu, estamos preparando um workshop incrível para os nossos leitores sobre como construir seu estilo pessoal e organizar seu armário. Vai ser praticamente uma junção das nossas duas expertises e eu estou bastante empolgada para ambos os dias. Porque sim! Será em São Paulo e também no Rio de Janeiro!

workshop-estilo-armario

Vamos falar sobre como a construção do seu estilo pode ajudar você a organizar o que você tem de roupas, definir o que comprar, como comprar bem, como organizar o seu inventário no seu guarda-roupa, como cuidar das peças, e ver se a imagem pessoal que está imprimindo para o mundo é coerente com quem você é de verdade. A Ana é consultora de estilo e especialista em moda acessível e, juntas, vamos fazer com que você saia desse workshop dando um boost na sua auto-estima e na sua inspiração para se organizar!

As inscrições já estão abertas e as vagas são limitadíssimas, então corra para se inscrever! Eu estou super empolgada com esses dois eventos porque tenho certeza que os leitores vão amar o trabalho que a gente vem fazendo juntas. Vem!

06 May 2015

Aprenda GTD: O fundamental do GTD

O David Allen dividiu recentemente o aprendizado do GTD em três níveis: o fundamental (com base nos 5 passos), projetos e prioridades e foco / direção. Os dois primeiros são cursos que já existem, e ele está trabalhando no terceiro, que deve ser disponibilizado até 2016. Todo esse conhecimento está em seus livros e materiais publicados (não são novidade). Os cursos são uma maneira de ele deixar seu legado nas mãos dos “filhos” – ou seja, instrutores multiplicadores treinados ao redor do mundo para continuar espalhando o GTD depois que ele morrer. Falei um pouco mais sobre isso em um texto anterior (O que eu aprendi com David Allen em Amsterdam).

Por que eu quis comentar sobre essa divisão do GTD em três níveis? Porque ela vai delinear muito esta série que vou postar aqui no blog. O GTD é uma habilidade para toda a vida, com níveis múltiplos de maestria. Existem muitas técnicas para aprender e implementar, e não existe fim onde você pode chegar. No post anterior, eu falei um pouco sobre o caminho do faixa-preta, que pode servir como referência para quem está chegando agora aqui para acompanhar esta série.

O fundamental do GTD, que começaremos a ver hoje, diz respeito ao controle do seu workflow atual: agenda, compromissos, interrupções, e-mails, tarefas, rotinas. É tão a base de tudo que o David chama de ground (chão) – ou seja, não adianta você ter objetivos mais elevados se não consegue pensar neles porque sua mente está ocupada com o e-mail que você deveria ter enviado na sexta-feira. Logo, você precisa colocar primeiro esse nível em ordem, para depois focar no resto.

Vamos conhecer os cinco passos do GTD então:

Passo 1: Capturar

Colete o que tem a sua atenção. Use uma caixa de entrada, um caderno, um bloco de notas ou meios digitais (Evernote, e-mails) para capturar 100% daquilo que tem sua atenção. O objetivo aqui é tirar as coisas da sua cabeça para que ela fique livre para pensar. Pequenas coisas, grandes coisas, pessoais e profissionais.

Passo 2: Esclarecer

Tome uma decisão com relação a cada item que você coletou. Pegue cada item capturado e pergunte-se: isso demanda algum tipo de ação? Se não, jogue fora, incube para referência futura ou arquive. Se sim, decida qual é a próxima ação requerida. Se levar menos de 2 minutos, faça na hora. Se não, delegue se puder. Se você mesmo tiver que fazer, coloque em sua lista de tarefas ou de projetos, se tiver mais de um passo para ser concluído.

Passo 3: Organizar

Coloque cada coisa em seu lugar. Nada de deixar post-its no projetor. Crie listas em categorias que façam sentido para você. Por exemplo: ligações para fazer, coisas para resolver na rua, e-mails para enviar etc. Organize seu arquivo de referência (ex: documentos). Suas informações devem ser organizadas de modo que sejam fáceis de ser encontradas. Perceba que Organizar é apenas um dos passos do GTD. GTD não é uma metodologia de organização, mas de produtividade.

Passo 4: Refletir

Revise frequentemente suas listas para definir prioridades. Assim, você nunca perderá nada de vista. Faça uma revisão semanal para se planejar, atualizar suas listas e recuperar seu foco.

Passo 5: Engajar

Simplesmente execute. Use seu sistema confiável para executar com tranquilidade, sabendo que o que está fazendo é realmente a coisa certa na hora certa. Todo o GTD é voltado para a execução com significado.

Ao longo da série, vamos explorar com calma todos esses cinco passos.

Mão na massa

Este é o nosso terceiro post e eu gostaria de já entrar na parte prática para que vocês não fiquem apenas lendo, lendo e lendo. A ideia é que o aprendizado teórico entre junto em cada fase abordada aqui.

O objetivo desta série é fazer com que você aprenda a usar o método GTD. Primeiro, vamos fazer um passo-a-passo para saber o que você precisa ter para implantar a metodologia, quanto tempo e o que fazer inicialmente. Então, começaremos a trabalhar nos cinco passos descritos acima, de modo que você possa ir se habituando a cada uma das práticas que vamos expôr.

É importante saber que você não precisa de habilidades extraordinárias para ser mais produtivo nem gastar dinheiro com coisas. O que você pode precisar, no entanto, é de um guia encorajador, então é para isso que estou aqui nesse momento. Eu espero que esta série cumpra com seu papel.

Quanto tempo vou precisar investir nesse começo?

A ideia é que você invista de duas a três horas para fazer a sua primeira captura completa. Você pode fazer em um final de semana ou feriado, “se não tiver tempo”. Lembre-se que este é um investimento em você. Se achar que não vale a pena, não é obrigado a fazer.

Depois, você precisará processar todo esse material capturado, o que pode levar de seis a oito horas. O processo demora porque serão muito itens e a ideia é que você pense com inteligência sobre eles. Você quer ter controle sobre a sua vida, certo?

É importante saber que, no dia a dia do GTD, não será necessário gastar tudo isso de tempo. Estamos falando do começo, para quem nunca fez uma coleta na vida. Se você já coleta seus itens habitualmente e está utilizando a série como guia para revisão, não precisa passar novamente por este passo. Por experiência própria, gosto de uma vez por ano repetir esse processo para garantir que não esteja me escapando nada.

Procure não fazer esse processo depois de um dia de trabalho, quando sua mente estará cansada. Você precisa de concentração para lidar com essas informações.

Tente também não deixar passar muito tempo entre a captura e o processamento, porque você pode perder mais informações nesse meio-tempo. Se lembrar de mais coisas, continue capturando.

Que materiais eu vou precisar?

Basicamente, itens rotineiros de escritório:

  • papéis para anotar (muitos)
  • canetas
  • post-its
  • clips
  • grampeador
  • fita adesiva
  • elásticos
  • rotuladora (opcional, mas recomendo pela praticidade)
  • uma agenda ou calendário
  • uma lixeira vazia

Também serão necessárias ferramentas de captura. No geral, as pessoas costumam ter as seguintes ferramentas utilizadas como caixa de entrada:

  • caixa de entrada física, daquelas de plástico, madeira, couro ou qualquer outra similar
  • cadernos, blocos de notas, post-its
  • computador, smartphone, tablet
  • dispositivos de gravaçãod e voz
  • e-mails

O que é importante é que você estabeleça um lugar para ser a sua caixa de entrada. Recomendo que seja um lugar físico, para simplificar.

Providencie os itens citados acima para que possamos começar.

1. Organize seu espaço de trabalho

A primeira coisa que você vai fazer para começar a usar o GTD é organizar o seu espaço de trabalho. Ele precisa estar organizado para começarmos de fato, pois não dá para trabalhar em um lugar bagunçado.

É importante que esse seja um espaço pessoal seu, e não dividido com um colega de trabalho ou membro da família. Não precisa ser um cômodo inteiro ou uma mesa – mas os limites precisam estar definidos.

O que você precisará ter nesse espaço: superfície suficiente para escrever e uma caixa de entrada. Só.

Você também pode querer ter:

  • um telefone
  • um computador
  • uma bandeja para ser a caixa de entrada
  • gavetas para pastas suspensas
  • estantes ou prateleiras

Dica legal: se você trabalha bastante fora ou viaja muito, vale a pena ter (também) um “escritório em trânsito”. Você pode providenciar uma pasta ou mochila com pastas e todos os itens que você precisa.

2. Organize um arquivo de referência

Depois de organizar o seu espaço de trabalho, é fundamental organizar um arquivo de referência, onde você guardará documentos e toda sorte de arquivos que precisam ser mantidos.

Você pode criar esse arquivo digital ou fisico, ou ter os dois. Como o David diz, “quando eu não precisar mais usar cartão de crédito e passaporte, terei um arquivo só digital”. Infelizmente, ainda usamos muitos itens físicos e de papel na nossa vida, mas você pode digitalizar o máximo que você puder.

Dicas para o arquivamento digital

  • Use uma boa ferramenta, como o Evernote, Dropbox ou Google Drive. Procure ter uma única ferramenta de referência para não confundir, mas é importante que faça sentido para você, então faça como achar melhor. Você também pode usar HDs externos, CDs e outros dispositivos. Eu utilizo o Evernote atualmente.
  • Nomeie os arquivos de maneira inteligente, em vez de apenas inserí-los na ferramenta. Nomear direito facilita a busca.
  • Estabeleça rotinas para saber o que entra ali e como será a logística de manutenção. É importante que o arquivo fique atualizado e você descarte o que não precisa mais com uma certa frequência.

Dicas para arquivar papel

  • Digitalize o que puder. Mantenha em papel somente o que precisa ser de papel mesmo. Fica a seu critério, mas no geral são documentos, comprovantes, assinaturas.
  • Estabeleça um lugar para arquivar o que você tem. Pastas suspensas, caixas, pastas em prateleiras, fichários – depende do seu gosto pessoal. Atualmente eu utilizo um móvel com três gavetas para pastas suspensas (uma das gavetas é usada para outra finalidade).
  • Não complique ao arquivar e use um sistema de ordem alfabética. Se você organizar com vários temas, pode se perder na hora de arquivar. Aqui você precisa ser o mais dedutivo possível para você. Também não existe a necessidade de usar cores – isso é complicação.
  • Criar pastas novas deve ser algo muito fácil de se fazer, senão com o tempo seu sistema será chato de atualizar. Por isso eu recomendo você ter uma rotuladora lá em cima – ela facilita bastante no dia a dia. Tenha também pastas reservas prontas para o uso.
  • Uma vez por ano, mais ou menos, revise seu arquivo para jogar fora o que não precisa mais, digitalizar algumas informações e fazer uma atualização geral.
  • Trabalhe com tempo no seu arquivo de referência. Geralmente, quando o montamos pela primeira vez, leva um tempinho até que ele esteja em ordem.
  • Não deixe suas gavetas cheias, senão o manuseio fica difícil e você vai se irritar. Seu sistema deve ser o mais simples possível.
  • Se usar pastas suspensas, facilite o manuseio dos papéis dentro delas também com o uso adicional de pastas em L, clips e elásticos.

Muito bem! Isso é tudo o que você tem que fazer até o próximo post, daqui a duas ou três semanas. Quero dar esse tempo maior para que você consiga organizar tudo o que listei acima, para que possamos finalmente começar a usar o GTD.

Dúvidas, favor postar nos comentários. Obrigada!