22 Sep 2014

7 tarefas que me ajudam a ir dormir mais tranquila todos os dias

Existem algumas tarefinhas da minha rotina noturna que já viraram hábitos e me ajudam a ter um dia seguinte melhor, além da própria noite de sono mais tranquila. São elas:

1. Beber chá

Sei que é inverno, mas gosto de beber chá mesmo quando está calor. Meu organismo fica bem, eu fico mais calma e é um momento comigo mesma, onde paro alguns minutinhos em estado contemplativo para saborear minha caneca de chá. Toda semana, quando vou ao mercado, compro uma caixinha diferente para experimentar ao longo dos dias. Ajuda muito a acalmar a mente (e o corpo), além de ser delicioso.

2. Ler

Tenho uma meta diária de leitura que é: ler pelo menos 100 páginas. Claro que há dias em que não consigo ler tudo isso, assim como há dias em que consigo ler bem mais. O fato é que eu adoro ler e fazer isso é um dos meus momentos preferidos do dia. Claro que, se deixar, eu vou lendo sem parar e não durmo na hora certa, mas ultimamente tenho conseguido me controlar bem!

3. Não usar a Internet

Eu tinha o péssimo hábito de, ao deitar na cama e colocar o despertador para tocar no dia seguinte, dar uma olhada no meu Instagram, pois era o único momento do dia em que eu conseguia parar para fazer isso. Agora, não faço mais, porque fico muito agitada. Também procuro desligar o computador pelo menos uma hora antes de dormir.

4. Meditar

Minha mente fica muito mais agitada à noite que pela manhã, quando medito também. Por isso, é essencial meditar. Faço uma meditação respiratória simples, para acalmar a mente mesmo, e assim consigo entrar em um ritmo um pouco melhor antes de ir para a cama.

5. Organizar minhas coisas para o dia seguinte

Tem gente que não gosta, mas eu me sinto tão mais tranquila quando deixo a roupa separada e a bolsa arrumada para o dia seguinte, especialmente se vou sair bem cedo de casa. Eu definitivamente não sou uma pessoa diurna, então prefiro adiantar tudo no dia anterior e dormir alguns minutinhos a mais pela manhã (além de eu ficar como um zumbi durante algum tempo e correr o risco de esquecer alguma coisa). Eu não gosto de estresse antes de sair de casa e descobri que, para mim, funciona deixar tudo separado na noite anterior.

6. Deixar um caderninho ao lado da cama

Não sei vocês mas, eu, basta deitar na cama que começo a ter algumas ideias. Para não ficar investindo muito tempo naquilo e tirando minha mente de um estado tranquilo, anoto tudo nesse caderninho que deixo no criado-mudo e fico tranquilo por saber que não vou esquecer aquela ideia que eu tive.

7. Dormir com meias de lã e uma touca

Pode parecer bobo (minha amiga disse que eu pareço ter 80 anos de idade ao fazer isso), mas eu descobri que, quando meus pés e minha cabeça estão quentinhos, eu durmo muito mais rápido e com uma qualidade de sono melhor. Por isso, neste inverno tem sido um hábito muito bom. Já deixo meu “kit sono” embaixo do meu travesseiro e, toda noite, durmo toda equipada para conseguir ficar bem.

E você, faz alguma coisa que te garante uma noite de sono mais tranquila? Escreva nos comentários!

21 Sep 2014

Os 6 melhores vídeos do Christian Barbosa que você precisa ver agora

Christian Barbosa é um consultor de gestão do tempo bem conhecido no Brasil, autor de livros como “A tríade do tempo” (já resenhado aqui no blog – clique no link para ler). Ele faz vídeos curtos e ótimos com dicas bem pontuais sobre produtividade, e eu selecionei os seis melhores que você realmente precisa ver antes de fazer qualquer coisa esta semana:

1. Lotando a agenda com o que é gratuito

Eu acho que é muito comum, quando a gente está em início de carreira, aceitar propostas gratuitas de trabalho “porque são boas oportunidades”, mas realmente chega um momento da nossa vida profissional que a gente tem que fazer escolhas. O Christian diz TUDO nesse vídeo. Dispensa comentários. Que tal rever tudo o que você está colocando de graça na sua agenda? Você trabalha de graça? Valorize seu tempo.

2. Tempo livre não é tempo disponível

Quando vejo um espaço em branco na agenda, fico muito contente, pois sei que vou conseguir trabalhar nas minhas listas. Não tem nada mais angustiante que olhar para a agenda e ver que o tempo inteiro está ocupado. Estou tentando fugir disso e o Christian fala exatamente sobre esse problema que muitas vezes a gente acaba abraçando sem se dar conta de que, por isso, apenas sobreviveremos ao longo da semana. Tem que tomar cuidado.

3. Planejamento de urgências e pessoas mal planejadas

É normal ter urgências no dia a dia, então não podemos dizer que os imprevistos nos pegaram de surpresa. Veja neste vídeo algumas dicas para lidar com esse tipo de interrupção e planeje-se para não deixar de fazer o que precisa porque aparecem imprevistos.

4. Lista da clareza: uma estratégia para você dizer não

Dizer “não” não é uma coisa natural para a gente, mas precisamos aprender a usar bem nosso tempo e fazer isso algumas vezes, senão não conseguiremos nunca fazer o que é importante. Não dá para dizer “sim” para tudo! Mas então, quais são os parâmetros? Veja o que o Christian fala neste vídeo sobre a lista da clareza.

5. Equilíbrio e resultado

Hoje temos tantas ideias de coisas para fazer que acabamos ficando confusos e sem saber que caminho tomar. É fundamental encontrar a maneira certa de fazer isso, e o Christian diz que o parâmetro de decisão é optar pelo que te traz resultado e equilíbrio. Saiba mais vendo o vídeo acima.

6. A diferença entre o importante e o urgente

Se deixarmos para decidir diariamente o que a gente precisa fazer, fatalmente trabalharemos em cima do que é urgente, apenas. É fundamental entender a diferença do urgente para o importante para conseguir ter mais tempo.

Já fez sua revisão semanal? Que tal aplicar alguns desses conceitos e tentar ter uma semana mais tranquila e organizada?

(Obrigada, Christian!)

21 Sep 2014

Linkagem de domingo {94}

linkagem-de-domingo

No blog da Call Daniel

Boa semana para vocês!

18 Sep 2014

Novidades: meu site pessoal + perguntas respondidas

Depois de tantas mudanças e projetos em andamento, finalmente consegui priorizar e olhar com um pouco mais de carinho meu site pessoal, no domínio ThaisGodinho.com, que estava um pouco deixado de lado para arrumar “quando desse”. Está bem simples, mas pelo menos consegui arrumá-lo e deixá-lo com informação suficiente para quem quiser saber mais sobre mim e meus trabalhos. E, na parte do blog, pretendo falar sobre assuntos diversos que eu gosto, incluindo meu trabalho, é claro! Porque ele é grande parte de tudo o que eu amo.

print-thaisgodinhowww.thaisgodinho.com

Aproveito para responder algumas perguntas que tenho recebido frequentemente sobre o blog, que podem ser dúvidas de vocês também:

Vai ter lançamento do livro no Rio de Janeiro / Salvador / Cutiriba / outra cidade?

Como comentei em alguns posts anteriores, depende da livraria local organizar o evento e contatar a editora, para que possa custear a minha viagem. Infelizmente, não depende de mim. Eu adoraria ir em todas as cidades com leitores tão queridos para fazer um evento do livro, mas não tenho como ir se a própria livraria da sua cidade não me convidar. Por isso, pode valer a pena conversar com o gerente da loja, se for sua vontade, e pedir para levar um evento de lançamento do livro até aí! Muito obrigada a quem fizer isso.

O livro vai ter versão em e-book? Quando vai estar à venda na Amazon?

A última informação que recebi da editora é que estaria à venda no dia 30 de agosto na Amazon. Como isso não aconteceu, estamos esperando uma resposta da Amazon para colocar no site. Estou no aguardo também e, assim que souber alguma novidade, postarei aqui!

Por que você não respondeu meu comentário / e-mail / mensagem?

Os comentários do blog são moderados porque esta é a única maneira que tenho de controlar o que já li e respondi e posso demorar um pouco para fazer isso, pois tem dias que passo o tempo todo em cursos e eventos. Procuro responder dúvidas de todos os leitores. Não costumo responder dúvidas relacionadas a posts que já existem, pois o trabalho que tenho para procurar o post de 80 perguntas é maior que o do leitor procurar o post para apenas 1. Questão de gestão do tempo, pessoal. Infelizmente não tenho como passar o dia todo pesquisando posts que já existem para copiar + colar o link em cada comentário. A busca do blog é muito boa e eu recomendo que vocês usem para buscar algum material antigo. O blog existe desde 2006 e muita coisa já foi publicada. Eu vinha fazendo isso com o maior prazer até pouco tempo atrás, quando percebi que estava cuidando mais disso que dos textos do blog e de outras coisas também importantes na minha vida.

Recebo, por dia, uma média de 60 e-mails de leitores com dúvidas ou pedindo minha ajuda em determinadas questões. Como gosto de responder todos com o respeito que merecem, não tenho como responder tão rapidamente. Apesar de o blog ser meu meio de trabalho, tenho outras atividades, além dos cuidados com a minha casa, a minha família e projetos pessoais, e não tenho como passar muito tempo dedicada a isso. Respondo todos, mas devagar mesmo. Não tem como.

Mensagens em redes sociais, já comentei muitas vezes aqui que estou evitando ler. As redes sociais hoje são o maior fator de distração no dia a dia e apenas mais canais para checarmos mensagens e notificações o dia todo, o que estressa muito. Como recomendação de gestão do tempo (e, se eu não fizer isso, quem fará?), peço que não me enviem mensagens pelas redes sociais. Quem quiser falar comigo, pode me contatar via comentários no blog ou formulário na página de contato, se não quiser se expôr.

Por que você não varia mais os posts do blog? Não aguento mais ler sobre GTD e Evernote!

Pessoal, o blog tem um calendário editorial estudado e produzido com MUITO carinho, o que demanda tempo e dedicação. O blog hoje conta com uma série de 10 a 12 posts POR SEMANA. O blog tem seis macro temas e todos eles estão equilibrados nesses 12 posts. Atualmente, tem-se falado muito sobre GTD e Evernote porque 1) foi uma demanda dos próprios leitores e 2) estou postando uma série importante para aplicação do GTD no Evernote, que tem ajudado muitas pessoas. Todos os outros posts são sobre assuntos diversos envolvendo casa, família, finanças, lazer, bem-estar e produtividade no geral.

Além do que, o blog sempre refletiu o que acontece na minha vida. Na época em que meu filho nasceu, também tive muitos posts sobre maternidade, o que é super normal. E acho que isso é, inclusive, um diferencial do blog.

Atualmente, além de estar muito envolvida com o GTD (por causa dos treinamentos da Call Daniel), eu estou muito envolvida com o Evernote, realizando diversos trabalhos relacionados, e não quero deixar de fluir minha criatividade em um blog que sempre será um trabalho autoral.

Mesmo assim, o equilíbrio existe e faço questão de mantê-lo no blog. Peço um pouquinho de compreensão por parte dos leitores. Não dá para agradar todo mundo. ;D E podem continuar mandando suas sugestões e críticas – citei aqui apenas para explicar no blog, em vez de enviar uma resposta um a um.

Cadê você esta semana?

Esta semana estou descansando um pouquinho e escrevendo menos, porque meu cérebro estava um pouquinho cansado. Não parei todo o resto, mas achei importante descansar um pouco em termos de escrita. Vou viajar daqui a alguns dias e tenho trabalhado muito. Se não priorizar algumas coisas, vou ficar doente e ninguém quer isso, não é mesmo? Estou aos poucos encontrando o equilíbrio na minha vida profissional e conto com o apoio de vocês aqui no blog também.

Obrigada por tudo.

16 Sep 2014

Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote – Parte 8 – Gerenciando notas na prática

vidaorganizada-gtd-evernote

Hoje o post traz a Parte 8 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Hoje finalmente falaremos sobre como gerenciar as notas na prática, depois da explicação de todos os níveis e uso das tags.

Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

Como funciona o processamento de notas nesta estrutura

Eu criei uma nota que servia como guia no início do meu uso dentro dessa estrutura. Hoje, o processo já se tornou dedutivo para mim, mas a nota ficou guardada como referência, para ajudar neste post. Portanto, vou falar adiante como eu processo cada tipo de nota: tarefa, projeto, arquivo de suporte a projeto, área de foco, objetivo e lembretes.

Como processar tarefas

A orientação é criar uma nota por tarefa, pois desta forma consegue-se manusear livremente cada tarefa.

Ao processar, cada tarefa deve ter as seguintes tags:

  • Contexto*
  • Prioridade
  • Duração*

Se for uma nota avulsa, tagear também com a tag da Área de foco.
Se fizer parte de um projeto, tagear com a tag do projeto.

Ou seja: ou a nota é avulsa, ou ela faz parte de um projeto. Se for avulsa, a tag deve ser a da área de foco. Se for parte de um projeto, em vez da tag da área de foco, deve ser a tag do projeto.

Nomenclatura título tarefa: “- Fazer tal coisa”. Eu uso o hífen no começo para, visualmente, a tarefa se diferenciar das outras notas. Funciona muito bem para mim, mas é opcional.

* Nem todas as tarefas são próximas ações. Elas podem estar Aguardando resposta ou estar na Revisão pessoal, com tags como “Ler”, “Comprar” etc. Próximas ações são tarefas que não dependem de mais nada para serem realizadas – apenas fazer.

Muitos leitores me perguntaram se eu tageio as notas com “Próximas ações” também. Não acho necessário. Eu prefiro usar o mínimo de tags possível – somente o que for preciso para entender do que se trata a nota mesmo. Se vocês utilizarem o modelo com sete cadernos proposto no post anterior (parte 7), já terão uma lista com todas as suas tarefas. Se usarem o modelo com dois cadernos e quiserem ter uma lista com todas as tarefas, para referência, podem usar a tag Próximas ações. Ok? Fica a critério de cada um. Eu não vejo necessidade de ter uma lista com todas as minhas tarefas (não tem finalidade alguma), mas apenas por contexto, curação, prioridade ou projeto. Algumas notas, como projetos, objetivos, eu gosto de ter todos listados juntos porque são necessários ao fazer a revisão semanal. Tarefas, não. Mas, mais uma vez, trata-se de uma escolha pessoal.

Tarefas concluídas

  1. Quando uma tarefa for concluída, mudar nomenclatura para “00/00/00 – Tarefa X”.
  2. Trocar para a tag “Tarefas concluídas”
  3. Tirar tags de contexto, prioridade e duração
  4. Manter as outras (área de foco ou projeto)

Dentro de um projeto, gosto de mesclar as notas de tarefas concluídas em uma única nota, que chamo “Tarefas concluídas – Projeto X”. A vantagem de colocar a data no início do assunto de cada uma delas é que, ao mesclar, elas ficam como um registro de quando foram feitas.

Como processar projetos

Todo projeto deve ter uma nota master do projeto, que chamo de MPN (master project plan). É nesta nota que você vai inserir as informações sobre o seu projeto (todas as que você quiser e achar necessárias). A ideia da MPN é a seguinte: se alguém (seu gestor, sócio, subordinado ou outra pessoa) quiser saber um status do projeto, você compartilha esta nota com ele, pois ela terá todas as informações necessárias. O que cada um inserirá é pessoal e depende das necessidades do projeto, da equipe, do profissional e por aí vai.

Para cada novo projeto, crie então uma nota master e a tageie com as seguintes etiquetas:

  • 10.000ft – Projetos em andamento – Aqui, o objetivo é ter uma tag que liste todos os seus projetos em andamento. Você precisará dessa relação ao fazer a sua revisão semanal.
  • Área de foco
  • Objetivo relacionado
  • Tag do projeto

Nomenclatura título projeto: “[MPN] Projeto”. Gosto de colocar “[MPN]” no título da nota porque é fácil de identificar visualmente.

Crie uma tag específica para o projeto. Exemplo de tag: “! Projeto”. O uso do ponto de exclamação é aleatório e poderia ser qualquer outro caractere especial. Eu apenas optei pelo ponto.

Projetos concluídos

Ao concluir um projeto, deve-se mudar a tag do mesmo para “2014 – Projeto concluído” e arrastá-la para dentro de “Projetos concluídos”. Ao fazer isso, verifique quais notas deseja tagear como notas de referência, pois muitas delas podem servir no futuro para outra coisa. Notas de reuniões, mapas mentais, arquivos digitalizados e por aí vai. Essas notas deixam de ser arquivos de suporte a projetos para se tornarem referência.

Fundamental entender o que está em andamento e o que está arquivado no GTD. Quando usamos tags, estamos definindo isso. Logo, se uma tag de tarefa tem um contexto, é porque ainda não foi concluída. Ao ser concluída, ela não pode mais ter a tag de contexto, somente a de tarefas concluídas. O mesmo vale para projetos. Não mantenha tags de coisas em andamento para não se confundir. Sempre mude as tags.

Como processar arquivos de suporte a projeto

Quando um projeto está em andamento, tudo o que for relacionado a ele (e não for nem MPN, nem tarefa) é considerado arquivo de suporte a projeto. O David Allen utiliza este termo para diferenciar o que está em andamento do que está arquivado.

Notas que já estão arquivadas em referência geral podem ser usadas como arquivos de suporte a projetos? Claro que sim. Não precisa tirar de referência – apenas coloque nela também a tag do projeto em questão, para ficar fácil de acessá-la junto com os outros arquivos do projeto.

Uma nota que seja arquivo de suporte a projeto deve ter somente a tag do projeto. Quando o projeto for concluído, caso haja interesse em arquivá-la como referência geral, utilize as tags adequadas. Pode manter a tag do projeto concluído, se você achar necessário ter como referência futura. A escolha é sua. Não há regras escritas em pedra aqui, apenas sugestões.

Como processar áreas de foco

Ao definir uma área de foco da sua vida, vale a pena criar uma nota sobre ela, explicando do que se trata. Nada muito complexo – apenas uma definição. Esta nota deve ser tageada com “20.000 ft – Áreas de foco”, pois assim você pode ter uma visão geral ao fazer a sua revisão semanal.

Crie também uma tag para a sua área de foco, dentro da tag citada acima. A tag deve ser assim: “= Família”. O uso do sinal de igual é aleatório e poderia ser qualquer outro caractere especial. Eu apenas optei por ele.

Como processar objetivos

Crie uma nota master para o objetivo. Eu utilizo a nomenclatura com um asterisco na frente apenas para facilitar. Exemplo: * Objetivo Z. Nesta nota, eu escrevo informações que descrevam o objetivo. Nada muito complicado também – é apenas para saber do que se trata, quando pretendo alcançar, o que espero dele etc.

Crie uma tag específica para o objetivo. Falei mais sobre essas tags na parte 6 deste guia. Favor ler, para entender melhor como fazer.

Tagear, além disso, com a área de foco relacionada.

Objetivo concluído

Mantenha somente a nota do objetivo arquivada (exclua a tag). Tageie em “Objetivos concluídos”.

  • Mude título da nota para “2014 + Objetivo concluído”
  • Mantenha as outras tags
  • Linke notas afins (projetos, tarefas avulsas relacionadas)

Nem toda tarefa e nem todo projeto estará relacionado a um objetivo – vale lembrar. Também fazemos coisas que não contribuem com objetivos que temos.

Como processar lembretes

Sempre que precisar inserir algum lembrete no sistema, utilize somente a tag do dia ou do mês dentro do Tickler. Não utilize o sistema de lemberetes do Evernote. Além de ficar poluído visualmente, o GTD não propôe o uso de alertas, mas sim uma revisão diária e semanal para facilitar a execução. Isso será assunto do nosso próximo post.

Pessoal, estamos quase acabando esta série de posts. Espero conseguir concluí-la ainda esta semana. Nos próximos dois posts, falarei sobre como funciona a execução diária e a revisão semanal dentro desse sistema, e então encerraremos.

Obrigada por tudo e espero que muitas das dúvidas de vocês tenham sido esclarecidas com o post de hoje (acredito que sim). Até o próximo.

11 Sep 2014

Book Haul de Agosto ’14

O Book Haul do mês de agosto foi um verdadeiro “book porn”, de tantos livros comprados! Neste vídeo, eu falo um pouco sobre como foi participar da Bienal do Livro de SP em 2014 e mostro todos os 56 (!) livros que eu comprei ao longo do mês e durante a feira.

Não gravei vídeo para os livros lidos porque finalizei apenas um em agosto, então falarei sobre ele no vídeo de livros lidos de setembro. Eu estava lendo muitos livros ao mesmo tempo e acabei não terminando quase nenhum no mês passado. Esse é um hábito que eu venho tentando corrigir, para terminar de ler cada livro mais rápido, mas às vezes ele acontece.

Espero que gostem do vídeo e, por favor: dêem um joinha no vídeo e sigam o canal no YouTube para receberem as atualizações antes e também prestigiar o meu trabalho. Obrigada!

10 Sep 2014

Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote – Parte 7 – Processando notas e adendo sobre cadernos

vidaorganizada-gtd-evernote

Hoje o post traz a Parte 7 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Hoje falaremos sobre o processamento das notas e farei um adendo quanto ao uso de cadernos.

Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

Entendendo o processamento

Processar é um passo básico do GTD mas, como tenho recebido muitas dúvidas sobre o processo, achei importante fazer uma explicação breve aqui.

Quando nós coletamos informações, sejam quais forem (lembretes, anotações, tarefas, ideias etc), elas devem entrar na nossa caixa de entrada que, no caso do Evernote, é no caderno Entrada. Para fazer isso, não é necessário inserir tag alguma – estamos apenas coletando. A ideia aqui é ser rápido e prático, apenas inserindo as informações ali para que a gente não esqueça nem perca pelo caminho.

Também usamos uma nota por informação para facilitar o manuseio das notas, como veremos a seguir.

Essa coleta é feita durante o dia inteiro. Sempre que tivermos alguma ideia, anotamos para não esquecer. O caderno Entrada também agrupa o que entra enviado através de e-mails ou aplicativos como o Clearly ou Web Clipper do Evernote.

Sempre que tivermos um tempinho, ao longo do dia, devemos processar as notas que estão no caderno Entrada.

O que significa processar? Significa pegar nota por nota e se perguntar: O que é isso? É uma ação (tarefa)? É um projeto? É apenas referência? É um arquivo de suporte a projeto? E por aí vai.

Ao fazer esse processamento, nós vamos classificar cada nota, atribuindo-lhe tags, ou etiquetas. Quando fazemos isso (colocamos tags ou etiquetas), estamos processando uma nota. Logo, quando terminamos de inserir as etiquetas, a nota deve ser transferida para o caderno Processadas.

Não deverá existir nenhuma nota dentro de Entrada com tags. Se você já classificou a nota com tags, significa que ela já foi processada e, portanto, deverá ser transferida para o caderno Processadas.

É assim que você saberá diferenciar o que está processado (e organizado) do que o que ainda não foi e, portanto, precisa da sua análise.

Adendo sobre o uso de cadernos

Ao montar este guia, pude prestar muito mais atenção ao meu sistema e promover melhorias.

Uma melhoria que identifiquei é com relação ao uso de cadernos. Portanto, montei outras duas versões, alternativas ao uso de somente dois cadernos. Com que objetivo? Principalmente, pelo seguinte: o uso de dois cadernos é minimalista e simples, atendendo a maioria dos mortais. Se você trabalha exclusivamente com computador e notebook, deve funcionar lindamente. Porém, para quem utiliza mais dispositivos móveis, pode ficar complicado.

O Evernote tem uma funcionalidade que se trata de escolher alguns cadernos para manter offline no seu dispositivo. No começo, tudo bem manter o caderno Processadas no seu dispositivo como offline, mas o que acontece quando se tem mais de 10 mil notas? Sim, além de ocupar a memória do seu dispositivo, a sincronização fica lenta e ninguém quer perder praticidade esperando o aplicativo sincronizar. Outro ponto é com relação ao compartilhamento. E quando compartilhamos cadernos com outras pessoas? Não dá para compartilhar o caderno Processadas inteiro, porque senão as pessoas terão acesso a todas as nossas informações e ninguém quer isso.

Eu tenho duas soluções para apresentar nesse caso, e então vocês poderão escolher a que mais agrada a vocês dentre as três apresentadas neste guia. Nenhuma delas foge do nosso sistema de organização por tags. Isso nunca vai mudar, independentemente do uso que você fará dos cadernos.

A primeira solução é a seguinte: manter uma pilha (veja o que são pilhas) de cadernos que você pode nomear como “Projetos em andamento” ou “Cadernos compartilhados”, dependendo da sua necessidade. A ideia é manter todos os cadernos compartilhados em uma única pilha, deixando assim, visualmente:

Entrada
Processadas
Cadernos compartilhados (pilha)

Um adendo sobre compartilhamento de cadernos, que descobri somente esta semana: se você compartilhar cadernos que tenham notas com tags, a pessoa com a qual você compartilhou também receberá as tags, bagunçando o sistema dela. Portanto, se for compartilhar um caderno, procure não usar tags, pois gera um bug e não é possível para a pessoa apagar as tags que vieram migradas do seu sistema. Está bem? Ou seja: se compartilhar cadernos, tenha em mente que precisará fazer de forma diferente da apresentada neste guia para as notas que estarão lá dentro. Eu não compartilho cadernos com notas tageadas. Quando preciso compartilhar, minhas notas não têm tags. Eu prefiro criar um caderno com informações novas e que sejam suficientes para a pessoa que estará recebendo, em vez de compartilhar todo um caderno com notas pessoais e outras anotações que eu preferiria manter de modo privado.

Outra ideia é criar cadernos temporários para projetos específicos em que você precisará baixar as notas para deixá-las offline com antecedência, como no caso de viagens (especialmente internacionais). A mesma regra dos cadernos compartilhados se aplica aqui: crie uma pilha para esses cadernos específicos e, quando concluir o que for relacionado, arquive dentro de Referência geral e delete o caderno. Ficará assim:

Entrada
Processadas
Cadernos offline (pilha)
– Viagem para Acapulco
– Viagem para OZ

A vantagem de ter cadernos específicos é a de não precisar baixar todo o conteúdo do seu caderno Processadas para o seu dispositivo. Mais uma vez, isso é opcional. Se sentir essa necessidade, não precisa desfazer todo o seu sistema com tags aprendido neste guia – apenas crie cadernos temporários.

A segunda solução, para mim, se tornou mais viável e confesso que acho a melhor alternativa ao uso de apenas dois cadernos. Lembrem-se: a estrutura de tags continua a mesma. Não estamos mexendo em tags, mas otimizando o uso de cadernos, apenas. É a seguinte estrutura de cadernos:

1. Entrada
2. Tickler
3. Tarefas
4. Projetos
5. Suporte a projetos
6. Big picture
7. Referência geral

Wow, grande mudança, não? Qual a ideia aqui?

Continuamos com um caderno padrão, que é o 1. Entrada. Os cadernos estão numerados para ficarem nessa ordem específica. Tudo o que inserimos no Evernote deverá entrar nesse caderno primeiro, até processamos as notas, como expliquei lá em cima.

Ao processar cada nota, atribuiremos etiquetas de acordo com a sua finalidade, como já fazíamos antes. A diferença aqui é que não teremos um único caderno para guardar tudo, mas outros seis. E o que vai em cada um deles?

Em 2. Tickler, colocaremos tudo o que for lembrete ou informação que não caixa em absolutamente nenhum outro caderno. Se você quiser montar sua agenda no Evernote, pode inserir aqui todos os seus compromissos.

Em 3. Tarefas, colocaremos todas as tarefas, próximos passos. Não é para colocar tarefas concluídas, mas apenas tarefas que você ainda precisa fazer. É fundamental, no GTD, ter a noção do que está ativo e do que está inativo. A ideia aqui é ter uma lista com todas as suas tarefas, facilmente acessível e que você possa deixar offline, se quiser.

Em 4. Projetos, ficarão todos os projetos em andamento. Atenção: quando eu for falar sobre o gerenciamento das notas, no próximo post, introduzirei o conceito de MPN (master project note, ou nota master do projeto), que basicamente é uma nota com todas as informações sobre o projeto. Somente esta nota deve ficar neste caderno, e não todas as notas relacionadas a projetos (arquivos de suporte, tarefas etc). Vai ficar mais fácil de entender no próximo post. Da mesma forma, o objetivo aqui é ter uma lista separada com todos os seus projetos em andamento. Isso facilitará muito quando você fizer a sua revisão semanal ou se precisar compartilhar essas informações com alguém. Uma ideia inclusive é fazer deste caderno uma pilha (uma pilha com o nome 4. Projetos) e, dentro dela, inserir um caderno para projetos compartilhados. Assim, em vez de criar uma pilha para isso, você pode organizar dentro dessa estrutura. Fica a dica!

Em 5. Suporte a projetos, devem entrar todas as notas que são relacionadas a projetos em andamento. Esta é uma alternativa ao uso de um caderno por projeto para deixar off-line. Este caderno não ficará tão pesado quanto um único (Processadas) para você manter offline e ter fácil acesso a todos os seus arquivos de suporte a projetos quando precisar. Também é mais prático que ter um caderno por projeto. Uma nota de suporte a projeto é uma nota que não é MPN nem tarefa, que é útil enquanto você trabalha em um projeto (notas de reuniões, brainstorms, ideias, arquivos digitalizados, planilhas, ppts, relatórios e uma infinidade de opções). São arquivos que, quando você finalizar o projeto, poderão ser arquivados dentro da sua referência geral. Veremos mais sobre essa dinâmica no próximo post.

Em 6. Big picture, vamos inserir todas as notas relacionadas a objetivos, que vimos na parte 6 deste guia.

Em 7. Referência geral, ficarão todas as notas arquivadas – ou seja, que não estão em uso. Basicamente, tudo o que já entra com as tags específicas de referência geral mesmo.

Se você também tiver cadernos compartilhados, pode organizar os sete cadernos acima em uma pilha chamada GTD e deixar outra pilha para os cadernos compartilhados. Assim:

* GTD (use o asterisco para ela ficar como primeira da lista)
Cadernos compartilhados

Pessoal, isto aqui são apenas alternativas para o uso dos cadernos. Em resumo, você pode usar os seus cadernos de três maneiras neste guia:

  1. Apenas dois cadernos, Entrada e Processadas. Formato padrão, que facilita o manuseio. O ponto contra é sobrecarregar um único caderno e, se quiser manter dados offline ou compartilhá-los, teria que fazer essa configuração com o caderno inteiro, o que não é viável. Porém, se você não precisa compartilhar com ninguém nem manter cadernos offline em dispositivos móveis, é o mais indicado.
  2. Manter a estrutura de dois cadernos, mas criar uma pilha para cadernos compartilhados e outra para cadernos offline temporários, para utilizar em dispositivos móveis quando tiver necessidade. Lembre-se sempre do adendo sobre as tags, para não bagunçar o sistema do seu amigo.
  3. Usar a estrutura com sete cadernos, de modo que possa deixar apenas alguns dele offline em seus dispositivos, pesando menos. A estrutura de sete cadernos também possibilita uma visão mais prática do que é tarefa, do que é projeto e por aí vai.

A estrutura de tags nunca muda – ela continua a mesma, com base nos seis níveis, como explicado até então. Achei importante oferecer essas opções para cadernos porque é um gap do sistema, e fatalmente teremos que lidar com essa questão uma hora ou outra, quando estivermos usando intensamente o aplicativo.

No próximo post, vou falar finalmente sobre o gerenciamento das notas e como fazer tudo funcionar na prática. Já estamos finalizando e prevejo somente mais dois ou três posts até o fim da série. Dúvidas, por favor, postem nos comentários. Obrigada!