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Aprenda GTD: Passo 3 – Organizar

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Ser organizado nada mais é do que colocar as coisas certas nos lugares certos.
No post de hoje, vamos falar sobre o terceiro passo do método GTD, que é o organizar. Muitos usuários iniciantes do método confundem o esclarecer (passo 2) com o organizar (passo 3), e eles são muito interligados mesmo. Porém, totalmente diferentes.

O passo 2 é quando esclarecemos o que aquilo que coletamos significa – se demanda ação ou não. Somente após essa definição é que vamos organizar as informações que restaram.

GTD não é só sobre organização

“Eu me concentrei em alcançar resultados específicos ao tirar as coisas da minha cabeça e fazê-las acontecerem de forma fácil em vez de me concentrar em ‘me organizar’.” – David Allen
Muitas pessoas costumam dizer que o GTD é um método de organização (e, dentro do que eu considero organização, ligado à coerência da vida, ele é sim), mas na verdade é um método de produtividade, cuja organização é um dos passos. Tanto que o David, meio já cansado de esclarecer isso, escreveu um texto em seu segundo livro (“Ready for anything”, não publicado em português – Capt. 41 – Too controled is out of control), em que ele fala sobre os fãs da organização (“organization groupies”), que são justamente aquelas pessoas tão preocupadas em organizar o sistema que acabam não executando nada.

Um erro comum que as pessoas cometem é organizar sem antes ter esclarecido as informações. Vejo muitos usuários dizendo que algo é um projeto sem mesmo ter processado aquela informação. Ou então, que considera as disciplinas da faculdade um projeto cada uma, ou que a leitura de um livro não é um projeto nunca. Como saber? Cada item deve ser processado individualmente e não devemos “achar” que algo é isso ou aquilo sem antes termos esclarecido, processado.

E aí a consequência disso é que as listas de próximas ações das pessoas na verdade são apenas listas de coisas incompletas que elas não conseguem executar porque, toda vez que abrem a lista, precisam repensar o que precisa ser feito. O negócio não foi esclarecido antes de entrar lá. O organizar não deve nunca vir antes do esclarecer, senão você corre o risco de prejudicar toda a sua execução.

Também é importante dizer que a organização não é algo que você faz de uma vez (ex: implementar o sistema) e nunca mais mexe. No! A organização é algo vivo e, sempre que você identificar possíveis melhorias, é legal fazê-las. Não se preocupe em criar o sistema perfeito, porque, para começar, ele não existe! Segundo, porque ele ainda vai mudar muito, e isso é normal. Faz parte da construção e da adaptação dele à sua vida.

As 4 listas primárias do GTD

Se você pegar o fluxograma do GTD, verá que existem seis alternativas para todos os itens que você coleta:

workflow-map-pessoal

Se não demanda ação: lixo, incubar ou referência.

Se demanda ação: fazer na hora, delegar ou adiar para fazer depois.

Todos os itens do fluxograma, a qualquer momento, podem desencadear projetos. Acaba sendo um raciocínio que nos ajuda quando a gente define a próxima ação. Se ela se encerra em si mesma, é apenas uma ação. Se faz parte de algo maior, se o resultado desejado é maior que aquela única ação, pode se tratar de um projeto.

Por isso o GTD apresenta quatro listas primárias para lidar com essas ações. São elas:

  • Projetos
  • Próximas ações
  • Aguardando resposta
  • Calendário

Nós ainda vamos ter (falaremos em outros posts):

  • Uma lista de Algum dia / Talvez para o que for incubado
  • Material de referência
  • Arquivos de suporte

Essas categorias precisam ser mantidas separadas, fisicamente, visualmente e psicologicamente, para promover claridade.  Se você negligenciar essa categorização, vai se perder.

Organizando as categorias

“Quando eu me refiro a ‘lista’, tenha em mente que eu me refiro a nada mais que um grupo de itens com características similares.” – David Allen
Aí o David diz que tudo o que a gente precisa para organizar essas categorias são listas e pastas.

Listas para:

  • Algum dia / talvez
  • Aguardando resposta
  • Próximas ações
  • Calendário
  • Projetos

Pastas para:

  • Material de referência
  • Arquivos de suporte
  • Arquivos ligados a datas (tickler)

Vejam como, com essa definição, fica fácil aplicar essa estrutura a absolutamente qualquer ferramenta ou material que você quiser, seja usando papéis ou meios eletrônicos.

 

Questões a se considerar ao escolher ferramentas

  • O que seria mais fácil para que você use hoje? Quais as ferramentas que você utiliza na empresa em que trabalha (ex: Outlook) ou está mais familiarizada(o) em sua vida pessoal? (ex: Gmail)
  • Onde está o seu e-mail? Não que isso seja necessário, mas uma conta de e-mail em uma ferramenta específica pode ajudar a escolher a ferramenta para inserir todo o resto.
  • Você gosta mais de usar papel ou dispositivos eletrônicos?
  • Se você gosta de usar mais papel, você se sente confortável carregando uma agenda pesada ou um fichário todos os dias com você?
  • Se você gosta mais de usar dispositivos eletrônicos, como é a sua conexão com a Internet?
  • Segurança é uma questão importante? Você compartilha informações? Seu computador pode ser acessado por outras pessoas? Seu dispositivo é de uso corporativo?
  • Você tem um processo estabelecido de backup de informações? Suas ferramentas sincronizam com outras?
  • Você está disposto a pagar para usar alguma ferramenta?

Por que o David Allen não indica ferramentas?

Você deve ter notado que nada no livro do GTD (“A arte de fazer acontecer”) faz referência a Outlook, Omni Focus, Todoist, Google Calendar, filofax e outras ferramentas. Isso porque o GTD é um método totalmente desvinculado de qualquer uma delas, que pode ser adaptado para a vida de cada um. Ferramentas vem e vão, mas o método de fazer as coisas acontecerem não. Entenda quais são as diferentes categorias, e você saberá aplicar em qualquer ferramenta. Isso é o necessário de saber.

Você não precisa ter uma única ferramenta para tudo, assim como não precisa ter uma ferramenta para cada coisa. Realmente, depende de você, do seu gosto, das suas necessidades. O que importa é saber o que cada categoria significa e como acessá-las nos momentos certos.

Uma vez que você entenda o método GTD, todo esse drama de escolha das ferramentas vai se tornar insignificante. A única coisa que eu recomendo é: se você está aprendendo GTD, não queira começar a implementá-lo em uma ferramenta que você não conhece, senão você vai se confundir tanto com o aprendizado do método quanto da ferramenta em si.

Algumas considerações sobre o processo de organização no GTD antes de encerrar:

  • Quando você consegue se organizar e ter seu dia a dia sob controle, você fica livre para ser mais criativo(a). Muitas pessoas pensam que estruturar e organizar as faz perder tempo, mas geralmente quem diz isso são pessoas pouco produtivas ou desorganizadas. Quem tem um sistema que consegue acessar facilmente e usa para tomar boas decisões de execução sabe qual a importância de se ter algo assim. Quando você experimentar a sensação de não ter absolutamente nada te preocupando e você puder simplesmente fazer o que precisa ser feito, você entenderá o poder do GTD.
  • Uma coisa é você ter suas informações organizadas, outra coisa é tê-las organizadas em função de seus objetivos e propósito. É o que você vai alcançar com o uso do GTD ao longo do tempo.
  • Seu sistema precisa ser melhor que a sua mente para você desencanar de guardar as coisas na cabeça. Se o sistema estiver complicado ou chato, você vai deixá-lo de lado. Por isso, no GTD é muito importante você usar para organizar algo que seja fácil e dedutivo para você – que seja um caderno. Tentar usar uma ferramenta X só porque todo mundo usa não ajudará em nada, a não ser que você goste da ferramenta também. O outro ponto é que, quando você começa a coletar tudo e a inserir essas informações no seu sistema (seja qual for), você fica mais tranquilo(a) porque sabe onde encontrar as informações quando precisar delas – e sua mente estará livre.
  • Se houver inconsistência, nem o melhor sistema do mundo funcionará. Isso significa que o GTD não faz milagres e que você precisa fazer a sua parte – coletando, esclarecendo, organizando, refletindo e engajando. Se você inserir hoje todas as informações no seu sistema e só olhá-lo novamente daqui a um mês, qual a efetividade disso?
  • Você sabe que seu sistema está funcionando bem quando você não pensa sobre ele. É profunda essa!
  • Sua execução será facilitada por um sistema que funcione direito. Se você quer fazer ginástica, precisa colocar uma roupa apropriada. O que você precisa fazer para tirar algo da sua cabeça? Como fazer com que seu trabalho seja executado da mesma forma que, ao colocar uma roupa de ginástica, isso e estimula a ir fazer uma atividade física? Ou então, o que te faz lembrar que precisa levar algo para o trabalho só porque deixou essa coisa junto com a sua carteira, na entrada de casa? Esses pequenos “gatilhos cerebrais” funcionam. O que estamos buscando aqui é transformar seu sistema nessa mesma espécie de gatilho, que você usa naturalmente e te ajuda a executar porque você confia no que está ali.
  • O problema não é ter muita coisa para fazer – o problema é ter um monte de coisas para fazer mas não ter ideia de quais são, vivendo à deriva, sob demanda. Você pode ter muita coisa para fazer mas, a partir do momento que tem controle sobre elas, pode tomar boas decisões. Se você tiver essas informações organizadas, fica fácil de comparar uma com a outra e identificar prioridades. Um sistema organizado ajuda nisso.
  • Se você não tem um sistema com as suas informações organizadas, você ficará preocupado(a) com elas o tempo todo, e a sua mente não estará livre para criar, pensar, resolver problemas, trabalhar.
  • Veja todas as ferramentas que você tem e não está usando e pense em uma maneira de eliminá-las. Nesse momento, especialmente se você estiver começando a se organizar no GTD, menos é mais. Escolha uma boa ferramenta para cada categoria (ou uma para várias categorias, a seu critério) e foque nelas até o GTD começar a fluir. Você pode até trocar de ferramenta ou inserir outras depois, se isso não for complicar o seu processo. Por hora, simplifique. Aliás, mesmo para usuários avançados essa é uma excelente prática. Simplifique sempre que puder. E o legal é que, com a prática do GTD, você vai simplificando mais mesmo, porque já “entrou no ritmo”.
  • Organize sob demanda. Crie listas à medida que processar seu material e identificar a necessidade.
  • A complexidade do seu sistema é inversamente proporcional ao horizonte de foco que você está gerenciando. No nível Ground, que é o seu dia a dia, é natural tudo ser mais detalhado e você ter que revisar diariamente, ter mais controle, justamente porque ele é o nível mais baixo e onde a maioria das pessoas “perde o jogo”. À medida que você vai subindo os horizontes, a complexidade vai diminuindo. É por isso que as pessoas têm entre 150 a 200 próximas ações e cerca de 2 ou 3 objetivos, por exemplo.

Você é a única pessoa jogando o jogo da sua vida. Já assumiu o controle?

Dúvidas, já sabem: postem nos comentários. 🙂

Linkagem de domingo {66}

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A linkagem de domingo é uma coletânea de posts que eu li e gostei durante a semana anterior. Os assuntos não necessariamente têm a ver com organização, mas definitivamente sempre são relacionados ao blog. Os deste domingo são os seguintes:

Bom domingo!

Se você tem dificuldades para dormir, pare hoje mesmo de fazer essas coisas

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Há algum tempo publiquei aqui no blog um post sobre como organizei o meu sono e muitos leitores pediram um help sobre como lidar com a insônia ou a dificuldade de pegarem no sono. Fiz algumas pesquisas e trago aqui algumas coisas que você precisa fazer hoje mesmo e testar durante alguns dias para ver se dá resultado (e eu acredito piamente que sim!):

Conversar com alguém pelo celular

Estabeleça um horário limite (por ex: uma hora antes de ir dormir) e pare de enviar mensagens de texto para as pessoas – especialmente What’s App. Procure inclusive desabilitar as notificações de novas mensagens a partir desse horário. Acordar de noite com o PLIM do celular para verificar uma nova mensagem? Jamais! Veja só a que ponto chegamos: interromper o sono à noite por causa de mensagens eletrônicas? Avise as pessoas que passará a dormir mais cedo e que não responderá mais mensagens de noite.

O problema de ficar conversando não é apenas ficar com a telinha ligada no seu rosto (o que por si só já atrapalha sua produção de melatonina), mas é que a conversa mexe com a sua mente e a deixa agitada. Se rolar uma discussão, então, adeus sono!

Jogar joguinhos tipo Candy Crush

Não, o celular não é o grande vilão do sono prejudicado, mas ele contribui muito. Este tópico vale não apenas para celular, como para tablets, computadores e jogos na tv. Games são ótimos para desenvolver nosso lado lógico e até para nos ensinar muitas coisas legais, como estratégia, trabalhar em equipe, saber perder… Mas, de noite, tudo o que eles fazem é deixar a sua mente alerta e agitada, prejudicando o sono. Parece óbvio, mas…

Ficar preocupado(a)

Só existem dois tipos de problemas: aqueles que têm solução e aqueles que não têm. Se o problema tem solução, então você não precisa se preocupar com ele. Se o problema não tem solução, não adianta se preocupar. Desapegue e siga adiante.

Não adianta ficar preocupada(o) com qualquer coisa que seja. Independentemente da gravidade do problema, não será antes de dormir que você vai conseguir resolvê-lo. Pare de pensar no assunto, procure relaxar e durma. Se for necessário, escrever sobre o problema pode ajudar a tirar da cabeça.

Se você tem problemas para dormir, eu recomendo parar de fazer essas três coisas acima durante alguns dias. Depois você me conta como foi.

Checklist de outubro 2015

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Todo mês eu posto uma sugestão de checklist para os leitores do blog. São ideias de atividades que podem ter a ver com seu momento atual. Segue a checklist de outubro:

Tarefas para fazer ao longo do mês

  • Limpar o ventilador para se preparar para o calor!
  • Destralhar suas revistas e jornais
  • Ajustar o relógio para o horário de verão dia 18
  • Participar de uma festa de Halloween
  • Guardar as roupas de inverno (inclusive roupas de cama)

Projetos para trabalhar neste mês

  • Organizar a área de serviço
  • Planejar algo legal para o Dia das Crianças
  • Planejar o Natal
  • Planejar o que fazer na folga entre o Natal e o Ano Novo
  • Planejar o que vai fazer no verão

Para fazer todo mês

  • Analisar os marcos do mês anterior
  • Analisar áreas de foco e ver se algo precisa da sua atenção
  • Checar a pasta do mês no tickler
  • Definir metas para o mês
  • Checar aniversariantes do mês
  • Checar agenda do mês e compromissos já agendados
  • Controlar as contas pagas e a pagar
  • Fazer backup de fotos e arquivos do computador
  • Fazer backup de fotos do celular
  • Escolher um passeio legal e gratuito para fazer com a família este mês
E você, o que pretende fazer em outubro? Deixe um comentário contando!

Editorial de outubro 2015: Crie

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O tema do mês de outubro pode parecer inusitado para quem não acompanha o blog há muito, mas o fato é que algumas pessoas pensam que não é possível ser criativo sendo organizado e produtivo. Acreditam que ou você uma coisa, ou é outra. Portanto, ao longo deste mês eu vou tentar mostrar como a organização não apenas tem a ver com a criatividade, como proporciona espaço para que ela aflore!

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Eu acredito que um dos maiores benefícios de ser uma pessoa organizada, para a criatividade, é o fato de que, quando você se organiza, você tem tranquilidade mental e espaço para criar. Você também libera mais tempo no seu dia a dia para fazer coisas criativas. Quando estamos no caos, ficamos tão sobrecarregados respondendo e-mails e fazendo atividades burocráticas urgentes que não dá para ser criativo nem que se queira! Portanto, ser organizado traz tranquilidade para que sua mente fique livre para criar.

O outro ponto relacionado à organização é o aproveitamento do seu nível de energia. Que horas eu me sinto mais criativo? Que horas eu me sinto mais produtivo? Essa percepção, aliada a uma rotina organizada, nos permite alocar o tempo certo para os momentos que podemos criar. Eu sei que a criatividade não tem hora para surgir mas, se eu sei que escrevo melhor pela manhã, se eu puder me programar para estar pronta para escrever de manhã, com certeza as coisas funcionarão bem!

Quando você organiza as suas atividades e identifica suas prioridades, consegue focar no que é mais importante. Ao focar no que é mais importante, você direciona toda a sua energia para trabalhar em algum assunto, que pode demandar criatividade ou não. Nada pior que precisar criar, escrever, pintar, fotografar, e não conseguir se concentrar nisso simplesmente porque tem coisas diversas para resolver por pura falta de organização!

Outra coisa que é muito importante, no processo criativo, a gente conseguir destrinchar projetos mais complexos em tarefas menores, para assim conseguir completar e finalizar muitos deles, em vez de apenas começar loucamente uma série de projetos apenas porque a cabeça não para de ter ideias. Aliás, ser organizado também é útil para organizar as nossas próprias ideias – nunca sabemos quando uma ideia pode mudar a nossa vida e não queremos perdê-la, certo?

Também dá para ser criativo no próprio processo de organização. Organizar é encontrar soluções. Se eu estou organizando os meus livros, posso exercer minha criatividade para que eles fiquem organizados de uma maneira funcional, bonita e diferente do comum. Isso vale para qualquer outra coisa que eu queira organizar.

Será que eu consegui convencer você da relação indiscutível que há entre organização em criatividade? Pois neste mês vamos explorar mais esse tema.

E ah! O verbo “Crie” foi escolhido para este mês por estar associado não só ao mês das crianças como também à primavera, então divirta-se!

Resumo do mês de setembro 2015 aqui no blog

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Hoje é o último dia do mês e, com ele, o resumo de tudo o que aconteceu aqui no blog. O tema de setembro foi Priorize, de acordo com a linha editorial para 2015 (os verbos da organização).

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No blog

Para saber mais sobre o tema de setembro, leia o editorial. Este mês não teve checklist. Na primeira semana, estava viajando (falarei mais para baixo) e, depois, tivemos problemas de instabilidade com o servidor do blog, o que acabou dificultando algumas postagens. Aparentemente, está tudo resolvido já, oba!

Veja os posts que foram publicados aqui no blog durante o mês de setembro:

Outras atividades

Setembro foi um mês cheio de coisas felizes e eu gostaria de compartilhar algumas delas com vocês!

No final de agosto e início do mês, eu estive em Amsterdam para fazer meu segundo curso com o David Allen em sala, o Level 2 – Projects & Priorities, certificação nível 2 do GTD. Não consegui aproveitar muito a cidade (choveu todos os dias), mas o curso foi estonteante (na falta de uma palavra melhor). Eu demorei boas semanas para processar tudo aquilo que tinha aprendido, mexi muito nos meus projetos e tirei várias dúvidas sobre GTD. Além de, é claro, passar bons momentos com o David, Kathryn (sua esposa), Ana Maria (instrutora) e os outros participantes do mundo inteiro.

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Um privilégio encontrar o David pela terceira vez este ano e vê-lo demonstrar de forma tão rápida e simples o modelo de planejamento natural de projetos no GTD. E sim, se vocês repararem na mesa, eu tenho um estojo em formato de tubarão.

Não tive muito tempo para descansar porque, dois dias após chegar de viagem, com um feriado no meio ainda, precisei entregar a revisão técnica final-final do livro novo do GTD aqui no Brasil (que, aliás, já está em pré-venda com disponibilidade prevista para 13/10). Esse era um projeto que eu já vinha me dedicando há outras boas semanas.

Tive algumas reuniões e, no sábado, dia 12, teve o workshop Organize sua vida aqui em São Paulo, cujo acontecimento eu já comentei em um outro post, com fotos e tudo!

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Um dos projetos mais bacanas que eu venho trabalhando desde agosto é na formatação de alguns cursos do Vida Organizada para empresas, mas sobre isso eu conto mais em um futuro post! Estou comentando porque foi um passo importante e eu chamei uma pessoa que gosto muito e tem tudo a ver com a minha filosofia de organização pessoal para trabalhar comigo nesse projeto.

Nos dias 16 e 17, fiz um treinamento de GTD em uma empresa chamada XL Group – turma muito legal e engajada. No sábado (19), teve o IV GTD Happy-Hour, que acontece a cada dois meses entre usuários de GTD que amam trocar ideias sobre as últimas novidades relacionadas.

Foto gentilmente cedida pela Milena Teles
Foto gentilmente cedida pela Milena Teles

Também tive a honra de participar de um treinamento piloto do Daniel na segunda (21) de redução do estresse. Na terça (22), foi realizado o primeiro webinar da Call Daniel sobre GTD, moderado por mim. O tema foi “Modelo de Planejamento Natural de projetos no GTD”. Ele em breve estará disponível no site da Call Daniel para download. Os webinars são gratuitos e acontecem uma vez por mês. Para participar, é necessário se inscrever no grupo GTD Brasil no Facebook – as inscrições exclusivas são uma forma de valorizar quem faz parte do grupo.

Como se não bastasse (manda mais de GTD que tá pouco!), no dia 23 o Daniel e eu realizamos a primeira turma piloto do novo curso da David Allen Company, o Nível 1 – Fundamental. Ainda realizaremos mais algumas turmas e, quando as inscrições estiverem abertas, divulgarei aqui. Como são turmas piloto, elas estão sendo realizadas apenas a preço de custo, para pagarmos sala, material, coffee e outros custos. Vale muito a pena fazer! As turmas precisam ser reduzidas, então são poucas vagas para cada uma.

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Esse também foi o feliz dia em que chegaram as minhas estantes da Evolukit, que eu usei para resolver de vez o problema de armazenamento que eu tinha no meu home-office.

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A outra novidade do mês é que eu comecei a trabalhar em um espaço de coworking algumas horas por mês! Falo sobre isso e as estantes neste post.

No dia 24, eu participei de um webinar da David Allen Company sobre implementação do GTD nas ferramentas do Google. Esses webinars são disponibilizados para assinantes do site GTD Connect – uma rede virtual para usuários de GTD (em inglês). Dia 25 foi o meu aniversário e eu fiz uma série de comemorações: em família, com amigas, em casa. Foi um final de semana delicioso!

O mês de setembro parece ter passado rápido, mas teve tantos eventos que fiquei até surpresa ao redigir esse resumo aqui! Além do que mostrei, tenho trabalhado muito “nos bastidores” em todos os meus projetos, o que envolve produção de materiais para cursos e muitas outras coisas bastante trabalhosas e que envolvem estudo, concentração, tempo para execução etc.

Falei sobre prioridades em setembro e foi um mês extremamente focado, que me trouxe aprendizados maravilhosos para implementar tanto no meu negócio quanto na vida, e eu estou vivendo isso com muita alegria.

Espero que o mês de vocês tenha sido legal também! Obrigada por tudo, pessoal, e que venha outubro!

Sobre prioridades

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Os temas do mês no blog este ano estão me pegando em cheio. Setembro realmente tem me ensinado sobre prioridades, porque o mês inteiro eu precisei tomar uma série de decisões e muita coisa vem acontecendo. Hoje eu li uma frase (no livro “Incrivelmente simples” – Ken Segall, sobre a Apple) que fala que a complexidade é sedutora porque traz mil possibilidades. E é verdade. Mas aí, o que acontece se você se deixa seduzir?

A gente vive num mundo hoje em que é possível escolher muitos caminhos. É claro que estou falando de pessoas que vivem em uma situação privilegiada, com acesso à Internet, morando em um lar e com condições mínimas para fazer acontecer. Se temos essas condições, temos muitas possibilidades. Vemos pessoas começando um negócio na Internet e serem muito bem-sucedidas – começando só com uma ideia. Pessoas que se reinventam depois de aposentadas, aos 70 anos. Jovens que, com 26, 28 anos, estão fazendo uma terceira faculdade. Tem de tudo.

Nesse mundo onde tudo é possível, cadê o foco? E qual a importância dele? Afinal, foco é a consequência de ter prioridades definidas ou identificadas.

Tenho lido muita coisa ultimamente, e outro dia li outra frase também, não me lembro em que livro, que dizia algo como: “só se sente sobrecarregado aquele que não sabe o que está fazendo”.

E aproveitando a onda de frases, vou com outro conceito, desta vez do David Allen, que diz que a coisa mais importante da vida é definir o seu trabalho. Tem mais alguém, talvez Gandhi, que também dizia isso. Que o mais importante é você descobrir o que é “essa coisa” para a qual você quer se dedicar e, então, ir à luta. Tudo é questão de foco, prioridades.

Eu falo tudo isso e pode parecer óbvio mas, quando eu paro para pensar nas pessoas à minha volta, eu não vejo isso acontecendo. Não vejo quase ninguém focado (há poucas exceções). Mesmo as pessoas muito produtivas estão trabalhando sem foco, executando e executando.

Eu sou a favor da execução. Sou a favor de ir sempre em frente. Me pergunto apenas se vale mais a pena fazer 100 movimentos de 1 passo ou dar 1 passo que equivalha a 100 movimentos. Isso, para mim, é a definição de priorizar.

Estou lendo um livro também (gente, sei que tem muita referência aqui neste post hoje!) chamado “Seja o melhor no que realmente importa” (Joe Calloway) que me deu uma chacoalhada no seguinte ponto: todo mundo quer inovar e fazer tantas coisas legais! Isso é louvável! Todo mundo quer pensar fora da caixa e inovar, o que é muito bacana. Mas, muitas vezes, algumas vitórias são perdidas dentro da caixa. O cara deixa de fazer o básico buscando o extraordinário e, aí, não existem consistência, melhorias e construção real de relacionamentos. Não precisamos dizer qual o futuro de uma empresa ou profissional que faça isso.

Não deixo de notar como é engraçado perceber que em meu último ano (de setembro 2014 a setembro 2015) eu aprendi mais sobre administração e marketing do que em todos os outros anos em que trabalhei “no mercado”. Tenho aprendido tanto nesses últimos meses que isso tem me dado uma segurança legal para tomar decisões que me deixem mais confortável quando se trata do meu trabalho e da minha carreira profissional.

E prioridades têm muito disso, não é? Trata-se de fazer a melhor escolha, mesmo que por hoje. Se a gente tiver uma visão um pouco maior do que se busca, pode ajudar.

Hoje eu vejo que não vale a pena começar novas iniciativas quando ainda há muito o que aprimorar no arroz com feijão que já existe. Existem coisas bem legais que eu já coloquei em prática há algum tempo e que, agora, eu quero não apenas consolidar, mas melhorar e, acima de tudo, curtir. As novas ideias são sempre bem-vindas, mas é importante ter o foco de… será que elas condizem com meus objetivos? Têm a ver com quem eu quero ser daqui a alguns anos? Estão relacionadas com o meu propósito? E, se sim, são sempre muito bem-vindas, mas serão tocadas com calma, planejamento, qualidade e, acima de tudo, coerência.

Sei que não é fácil decidir estando no “olho do furacão” e quando todas as oportunidades parecem aparecer ao mesmo tempo, mas eu fico feliz por estar conseguindo ter essa cabeça com menos de 40 anos de idade. Nosso trabalho é uma construção mesmo.

Como foi: Workshop Organize sua vida em São Paulo

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Estou com um montão de posts pendentes para publicar aqui no blog! O servidor ficou um pouco instável ao longo do mês e isso acaba dificultando um pouco as coisas. Espero que se resolva logo!

O workshop de setembro aqui em São Paulo foi o Organize sua vida, que é o workshop carro-chefe do blog. Gostaria de contar um pouco neste post como foi!

O que eu mais gosto nos workshops é mudar o status do relacionamento com os leitores para presencial. É muito legal conversar por aqui e, mesmo agora, que estou planejando os cursos online, penso que uma coisa não exlui a outra. Quero continuar com os workshops presenciais também, porque a troca que existe é muito gostosa. Eu me sinto super bem quando faço os workshops. Aprendo muito, trocamos muitas ideias, e todos saem felizes. 🙂

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O workshop Organize sua vida traz temas como: organize seu dia a dia, organize suas ideias, gerencie seus projetos de vida, transforme sonhos em objetivos, com muitos exercícios, muitas dicas. Não é incomum alguns participantes saírem até emocionados do workshop porque conseguiram ver uma forma de mudar. Não tenho palavras para descrever como isso me toca!

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Uma foto com a turma toda
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As felizes ganhadoras do kit BIC / Pimaco, parceira dos workshops

Obrigada por tudo, pessoal!

3 maneiras de valorizar a presença do seu filho quando estiver com ele

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Uma preocupação constante que tenho é em aproveitar o melhor possível o tempo que eu passo com o meu filho. Quando nós, mães, começamos a empreender, o trabalho acaba tomando grande parte da nossa vida e, por isso, mesmo tendo pouco tempo para os filhos, precisamos aproveitar esse tempo com mais qualidade. Não adianta nada ficar com os filhos vendo um filme e, enquanto eles assistem, você ficar mexendo no celular! Sua mente não está plena naquele momento e nem eles nem você se sentirão bem com isso.

Eu listei três maneiras que me deixam feliz por estar aproveitando o tempo com o meu filhote e acredito que elas possam inspirar você a fazer o mesmo.

1. Mude o astral antes de chegar em casa

Eu montei uma checklist de coisas que gosto de ler antes de chegar em casa ou parar de trabalhar e ir encontrar o meu filho. São afirmações pessoais como “por mais que você esteja cansada, seu filho precisa de você” e “você precisa mostrar que trabalho é algo bom e louvável, não algo que te deixa longe dele”. Um dos itens mais significativos para mim é “sorria!”. Sim, eu sempre sorrio quando vejo o meu filho, mas eu preciso me lembrar disso quando estiver cansada. Ele precisa de mim bem.

2. Fale baixo e calmamente

Eu tenho a tendência a ficar muito agitada. Quando percebo esse estado, prefiro passar 2 minutos sozinha me recompondo, respirando calmamente, me reequilibrando, que deixar esse ciclo se completar e eu perder a paciência ou falar alto com o meu filho.

3. Peça ajuda

Muitas vezes, ainda temos bastante coisa para fazer em casa depois do trabalho. Em vez de deixá-lo de lado enquanto eu faço, costumo pedir para ele me ajudar, mesmo que minimamente. Quando preciso pendurar roupa para secar no varal, ele me ajuda entregando os pregadores. Quando precisei montar uma estante outro dia, ele me ajudou com o manual de instruções (mesmo que eu já tivesse lido antes rsrs). Seus filhos gostam de passar um tempo com você, qualquer tempo. Eles fazem parte da sua vida e devem compartilhar todos os momentos possíveis com você, mesmo que não pareçam ter tanta graça, como eventos do cotidiano. Mas, para eles, faz muita diferença apenas estar junto.

Essas três coisas mudaram bastante a relação com o meu filho desde que eu comecei a trabalhar por conta própria, e eu me sinto feliz por saber que consigo atender toda a atenção que ele demanda de mim.

Algumas mudanças na dinâmica do meu home-office e trabalho

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Gostaria de compartilhar com vocês algumas mudanças significativas que fiz no meu home-office e na minha dinâmica de trabalho no dia a dia.

Quem acompanha o blog sabe que passei por muitas mudanças de residência nos últimos dois anos e, quem já passou por algo assim, deve imaginar que eu fiquei um pouco maluca com a questão dos móveis e configuração das coisas que eu já tenho. Trabalhar em casa não é fácil – você precisa ter o espaço reservado (especialmente com filho pequeno) e, a cada mudança, não é viável financeiramente redecorar tudo.

Então, desde a última mudança em fevereiro, eu priorizei as providências de compras do restante da casa, para que todos nós pudéssemos viver bem. Ainda falta bastante coisa, mas este mês consegui investir um pouco no meu home-office e gostaria de compartilhar com vocês.

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Meu home-office atual tem um formato um pouco diferente do que era nos ouros apartamentos onde morei: ele é um formato meio em L. Parece bom mas, no geral, o espaço para circulação é pequeno e os móveis ficam um pouco exagerados. Eu penso, no futuro, em trocar a minha mesa por uma menor. Por enquanto, fica como está mesmo até porque ela me atende.

Eu estava com um problema muito sério de armazenamento. Por mais que eu tente manter apenas o essencial e destralhar tudo, depois que comecei a trabalhar com treinamentos, cursos e palestras, percebi que precisava de espaço para armazenar meus materiais: isso inclui muitos equipamentos, projetor, cabos de diversos tipos, estoque dos meus livros, estoque de apostilas, folhas, canetas, pastas, materiais de demonstração etc. Tudo isso ocupa muito espaço e eu não via a hora de organizar.

Outra característica importante do meu home-office é a estante cheia de livros. Não sei se vocês sabem, mas eu sou bibliófila e, como tal, coleciono edições de livros – não apenas o conteúdo importa, mas as edições. Mesmo rotacionando bastante os meus livros, ainda tenho muitos. Além da coleção em si, tenho livros de trabalho que manuseio e prefiro o formato impresso. Outro dia postei aqui no blog alguns critérios que estou estabelecendo para não comprar livros físicos, e tem funcionado. Porém, mesmo assim ainda tenho bastante (cerca de 800 livros).

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A grande aquisição do mês foram os dois armários com porta acima, comprados na Evolukit (comprei pelo site). Chegaram antes do prazo – recomendo a compra. Os dois armários estão cheios dos materiais que eu citei acima, além dos suprimentos para o meu escritório (canetas, clipes, folha de sulfite para a impressora, etiquetas, pilhas e por aí vai).

Tenho um arquivo físico que já mostrei em outro post para vocês, onde guardo todos os meus documentos e arquivos de referência impressos, além de usar a primeira gaveta como tickler do GTD.

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Esse momento é importante porque eu consegui deixar o meu escritório como o meu home-office mesmo, e não estação de trabalho permanente. Explico: há algum tempo, venho questionando a minha efetividade no home-office. E isso não acontece por falta de disciplina não, mas pelo meu astral mesmo. Há algum tempo venho alimentando a ideia de trabalhar em um espaço de coworking e, recentemente, comecei a fazer isso. Isso tirou um peso enorme do meu home-office, que agora fica principalmente para armazenamento dos meus materiais de cursos e um local para estudo e concentração, dependendo da minha necessidade.

As principais motivações para trabalhar em um espaço de coworking foram:

  • Gosto de ver gente quando estou trabalhando. Acho que trabalhar tantos anos em agência me deixou mal-acostumada com esse ritmo de pessoas indo para lá e para cá.
  • Eu tenho muitas interrupções quando estou em casa. Por mais que minha família entenda que eu estou trabalhando, é frequente. Isso me atrapalha muitas vezes e eu já estava começando a perder o humor em algumas ocasiões! Não queria que isso de alguma forma se refletisse na convivência com eles.
  • Por trabalhar em casa, muitas vezes eu ficava com preguiça de sair para fazer alguma coisa na rua – coisas simples, como ir ao banco – porque não é muito perto da minha casa.
  • Muitas vezes eu estou me deslocando pela cidade, indo de um evento para o outro, ou, quando saio de um treinamento, está no horário de pico para ir embora (trânsito, transporte público lotado), e eu acabava esperando em algum lugar, jantando fora ou passeando. Querendo ou não, perdia um tempo com isso, que poderia ser investido de forma mais útil.

Foi então que eu decidi procurar um espaço de coworking ou na região da Paulista ou na região da Faria Lima (o escritório da Call Daniel fica em Pinheiros), e acabei optando pela Paulista. É perto do metrô, perto do banco, perto do cartório, perto da Livraria Cultura (sintam o cheiro do perigo kkk), perto de tudo.

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Foto retirada do site do espaço de coworking

Eu escolhi um plano de poucas horas para testar, mas acho que vai me atender (não faz um mês que estou testando). Não quer dizer que eu vá todos os dias para lá, mas consigo gerenciar melhor meu trabalho. Por exemplo: quando tenho reuniões, gravações de webinars, vídeos, trabalho em casa no período em que meu filho vai para a escola. Quando tenho uma reunião que acaba às 17h, por exemplo, fico no espaço de coworking trabalhando até passar o horário de pico do trânsito. Quando tenho um compromisso das 13 às 16h, vou mais cedo e fico trabalhando lá, e por aí vai.

Eu já senti uma melhora significativa na minha produtividade com essa mudança, porque consigo organizar melhor meu trabalho no dia a dia. Quando vou ficar em casa, já me programo para fazer determinado tipo de atividade. Quando vou para o coworking, idem.

Essas mudanças foram significativas para mim – conseguir organizar o home-office, resolvendo o problema que eu tinha com o armazenamento dos materiais para treinamentos, além de ter um espaço em uma região mais central para trabalhar melhor.

“Problemas? Oba!” (Roberto Shinyashiki)

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problemas-obaEu li esse livro já há algum tempo (aliás, tem outros muito legais na fila para fazer resenha aqui para o blog!) e gostaria de fazer uma leve resenha sobre ele, porque acho que tem tudo a ver com o tema do nosso mês (“Priorize”). É um livro simples, de leitura rápida, mas com frases e momentos impactantes. Vou falar um pouco sobre ele então aqui.

“Problemas? Oba!” (Ed. Gente) é um livro de Roberto Shinyashiki que ficou durante muito tempo na lista dos mais vendidos da revista Veja, mas eu li somente este ano. Trata-se de um livro que conta a história de Roberto aconselhando um amigo que tinha sido demitido e não sabia como se recolocar no mercado. Apesar de eu não gostar de livros com narrativa de história, a leitura não é nem um pouco cansativa (pelo contrário!).

Roberto começa nos explicando os vários benefícios dos problemas. Dentre eles, ser um profissional melhor e ganhar mais dinheiro (afinal, sua solução pode gerar algum lucro!). Você também tem a oportunidade de ajudar outras pessoas e ajudar a construir um mundo mais justo.

No livro, também aprendemos:

  • a maneira certa e a errada de lidar com os problemas
  • como resolver problemas
  • como lidar com problemas recorrentes
  • qual deve ser o foco correto durante a resolução de problemas
  • “método OBA” para resolução de problemas
  • como ficar rico ajudando outras pessoas

Por ser um livro inteiro sobre um mesmo tema, pode parecer repetitivo em alguns momentos, mas sempre que eu começava a pensar assim, me surpreendia com um conteúdo original e inspirador. Vale a leitura!

Para mim, trouxe muitos aprendizados novos que eu posso incorporar na prática que eu já tenho no dia a dia (de produtividade, especialmente útil para projetos no GTD) e me fez ver o trabalho de forma totalmente diferente. Será que estou levando problemas para as outras pessoas ou resolvendo os problemas delas – inclusive de clientes? Recomendo para todos os profissionais e até mesmo para quem está apenas começando no mercado de trabalho, porque já pode começar com o foco correto (inclusive o livro traz dicas para entrevistas de emprego).

Mais alguém já leu esse livro? O que achou?

Esta semana

Guia do blog para começar a se organizar

Um dos grandes desafios que nós enfrentamos por aqui é montar algo simples e didático para ajudar as pessoas a se organizarem. Por isso,...