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Linkagem de domingo

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Frequentemente, eu gosto de postar no blog alguns links que li durante a semana e que possam ter a ver com os assuntos que eu trato aqui. Os desta semana foram:

Boa semana!

Organizando os projetos por áreas de foco no Todoist

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Dica rápida para organizar seus projetos por áreas de foco dentro do Todoist.

Crie uma pasta (“projeto”) chamada “Projetos”.

Dentro dessa pasta, crie outras duas: Pessoais e Profissionais.

Dentro tanto de pessoal quanto de profissional, crie uma pasta para cada área de foco. Abaixo, você vê as minhas. Por gentileza, personalize as suas de acordo com as suas áreas respectivas. Se precisar de explicações adicionais, leia este post.

O Todoist chama de projetos as pastas que ele cria. Por favor, não confunda com o conceito de projeto que eu uso (que vem do GTD): resultados que quero concluir em até um ano e que demandam mais de um passo para essa conclusão.

Cada projeto meu eu adiciono ao meu sistema adicionando o que o Todoist chama de “tarefa” (por favor, não deixe a semântica te confundir – são apenas itens).

Todo o plano do projeto – ou seja, informações, planejamentos, ações futuras e tudo o mais que ainda não forem próximas ações – entra na parte de notas do projeto. As ações eu coloco nas pastinhas correspondentes de contextos, em aguardando resposta ou no calendário. (Se você tem dúvidas sobre toda essa nomenclatura, recomendo este post).

Organizar meus projetos dessa forma permite que eu veja quantos projetos tenho no total:

Assim como quantos eu tenho para pessoal e profissional:

E também por área:

A outra vantagem é que, quando eu concluo algum projeto, o Todoist salva no log de “tarefas concluídas”, e posso ver quando concluí e, se precisar resgatar informações do projeto, estão todas agrupadas dentro do campo de anotações da “tarefa”. Outra vantagem é que, se eu precisar incubar o projeto por algum tempo, basta movê-lo para a pasta de incubados. Não preciso criar pastas diferentes ou transferir informações de outra maneira. É bem prático.

Vale lembrar que nem sempre haverá projetos para todas as áreas em andamento. Essa recomendação fica para quem realmente gosta de visualizar seus projetos por áreas. Existem outras maneiras de organizar, como apenas dividindo pessoal x profissional, ou por prazo de conclusão, entre outras personalizadas.

Se tiver dúvidas, por favor, deixe um comentário aqui neste post.

Um robô vai roubar seu emprego?

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Sim, existe um site que fala se a sua profissão será roubada por um robô em um futuro muito próximo. Chama-se “Will Robots Take My Job?” e você pode acessar aqui.

Basta inserir o nome da sua profissão (em inglês) e ele vai te dizer.

Apesar de a minha (“teachers and intructors”) apresentar um risco de apenas 0,95%, não vamos nos iludir: até 2030, um terço dos empregos pode acabar por conta dessa substituição social do trabalho.

Todos passaremos por esse processo e todos teremos que nos adequar. As profissões vão mudar muito nos próximos anos. Máquinas farão o que humanos fazem, mas sempre haverá trabalho para os humanos – talvez sejam trabalhos diferentes.

O site é só uma brincadeirinha, mas talvez uma brincadeira com um fundo de verdade. E eu trouxe porque, se você pretende estar trabalhando pelos próximos 10, 20, 30 anos, talvez esteja mais do que na hora de você ver a sua profissão com um pouco mais de longo prazo. 😉

Como eu uso o Trello

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Muitas pessoas me pedem para falar sobre o Trello e, apesar de ele não integrar minhas listas do GTD, eu o utilizo para outros assuntos. Como muitos leitores me perguntam, este post de hoje serve para mostrar como eu utilizo a ferramenta.

Uso a versão gratuita mesmo. Cheguei a assinar a versão paga um tempo atrás para testar, mas não vi necessidade, já que não uso tanto a ferramenta.

O que gosto do Trello é a visualização em quadros, que pode ser útil para algumas situações específicas.

Eu tenho a seguinte divisão de quadros por “equipes” (terminologia do programa):

  • Quadros pessoais
  • Conteúdo
  • Planejamento
  • Suporte a proejtos

Nos meus quadros pessoais, monto quadros de preparação para reuniões.

O que eu mais gosto do Trello é do uso de imagens de fundo. Sou uma pessoa muito visual e isso me ajuda a ambientar o que estou tratando em cada quadro. Na imagem acima, mostro o quadro de uma reunião do Vida Organizada, com os temas separados por assunto. Isso é bem legal porque, no dia, posso acessar facilmente através do celular, no aplicativo, além de poder compartilhar com as pessoas, se eu quiser.

Quando vim escrever esse post tentei chegar a uma conclusão sobre qual meu propósito usando o Trello, e concluí que o propósito é me ajudar a pensar. Sempre que quero ter um panorama geral de algo e preciso colocar isso de maneira visual (e mais prática que apenas desenhar no papel, o que também gosto de fazer), tenho usado o Trello para isso.

O que não funcionou: já tentei usar o Trello para estocar ideias para posts, por exemplo, e aí ir desenvolvendo colunas no quadro como: ideias, em desenvolvimento, publicados (para posts). Não funcionou. O que é de fluxo de trabalho realmente, para mim, fica melhor onde gerencio minhas listas (no caso, o Todoist).

Outro quadro que tenho é o do foco da semana, que montei pela primeira vez no papel, mas depois passei para a ferramenta. É legal para olhar de vez em quando.

Outro quadro que também gosto de ter é o do planejamento do ano. Eu não faço planejamento de ano de acordo com o ano civil, mas sim entre um aniversário e outro, pois levo em conta aspectos de auto-conhecimento envolvendo astrologia e numerologia. Além do que, através das revisões semanais do GTD, a cada semana “planejo o ano” entre uma semana X e a mesma semana daqui a um ano. Esse quadro me mostra basicamente o foco entre um aniversário e outro, e gosto de revisar periodicamente para me dar um direcionamento light e até a tomar algumas decisões.

Em termos de projetos, crio se houver necessidade, e não para todos – assim como crio materiais em outras ferramentas, como o Mind Meister. Os projetos eu gerencio no Todoist. Tudo o que for material de apoio, de suporte, pode estar em várias ferramentas. Se por acaso o Trello for a melhor maneira de gerenciar algumas informações, eu o utilizo. Por exemplo, abaixo eu mostro como tem sido útil usar para o armário-cápsula de primavera. Ficará ainda mais legal usando imagens das peças, depois.

Basicamente, é assim que eu utilizo o Trello hoje. Apenas como uma ferramenta de suporte aos meus projetos e outras atividades.

Se tiver alguma dúvida, por favor, deixe um comentário. Obrigada!

Muito controle = fora de controle

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Microgerenciamento pode ser uma armadilha! Não dedique um tempo desnecessário preocupado em organizar demais suas tarefas e detalhes de projetos!

Quando você foca em apenas se tornar uma pessoa mais organizada, fica faltando um ponto crucial: a necessidade de pensar e o poder de decisão intuitivo para realmente ver o trabalho feito.

Não adianta achar que você vai construir ou chegar a ter um sistema que vai automatizar tudo a ponto de você poder dizer: “ufa! agora não preciso pensar mais!”. Isso não vai rolar! E, mesmo que rolasse – mesmo que um sistema incrível te dissesse que sua próxima ação é ligar para o fulano – ainda assim você você teria que considerar uma porção de outras coisas que talvez tenham chegado depois e que você tenha que lidar ao mesmo tempo.

NENHUM SISTEMA SUBSTITUI A NECESSIDADE DE ESCLARECER O QUE VOCÊ TIROU DA MENTE!

O David diz que ele recebe dezenas de e-mails e mensagens e de pessoas perguntando “qual a melhor ferramenta para organizar projetos?”. E, em 99% do tempo, a resposta dele é: “Uma vez por semana, faça uma revisão total de todos os seus projetos em andamento. Se você fizer isso, seus sistemas funcionarão. Se não fizer, mesmo o sistema mais fantásico do universo não fará nada.”

Não deixe que seu engajamento com a forma (organização) tire seu foco da sua função (resultado).

Cheers!

Criatividade no dia a dia: decoração

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Para mim, uma das maneiras de mais exercitar a criatividade no dia a dia é deixando a nossa cara com a nossa cara. Acredito que decoração não se finalize. A gente vai construindo aos poucos, colocando um quadro ali, um enfeite ali, pintando uma parede de acordo com o que se sente naquele momento, acrescentando uma planta nova, trocando as cortinas quando dê na telha. Vejo um paralelo muito próximo da decoração com o estilo pessoal, em termos de moda. Suas roupas são quem você quer mostrar ao mundo. É o seu cérebro por fora (Coco Chanel disse isso? Alguém disse isso, não fui eu!). Eu vejo a decoração da mesma maneira.

Gosto da abordagem da Marie Kondo de perguntar se um objeto me traz alegria. Não acho que deva ser o único critério de seleção, mas ele é importante. Se eu não gosto de algo que eu tenho na minha casa, por que mantê-lo afinal?

Se eu preciso comprar um abajour para o meu criado-mudo no quarto, eu vou buscar aquele abajour que tenha mais a ver comigo. Mas que também tenha a ver com os objetos ao seu redor – o estilo da casa. Vou querer equilibrar as cores. E tudo isso mexe muito com a minha criatividade, porque vira um jogo. Não se trata de ir simplesmente na Tok&Stok e comprar um abahour (apesar de isso muitas vezes acontecer!), mas de olhar para um e dizer: “esse não!”. Duas semanas depois, ir em uma feira de objetos usados e dizer: “hmmm, quase!”. Vira um jogo que, pelo menos para mim, estimula a criatividade.

Eu também gosto de pesquisar referências na Internet. O Pinterest me ajuda muito. E, com essas referências, gosto de fazer desenhos de como quero que fiquem as coisas, um ambiente, um cômodo, um armário.

Fazer exercício me ajuda a economizar muito também. Quando montamos nosso primeiro apartamento, precisávamos de TUDO. E, para ter TUDO logo, deixamos a qualidade de lado em algumas coisas, para pagar mais barato e ter logo tudo o que precisávamos. Acredito que ficamos com uns 30% daquilo que compramos para o nosso primeiro apartamento, depois que nos mudamos. Porque muita coisa estragou, quebrou, sem possibilidade de conserto. Mas aquelas que comprei com significado, fazendo o exercício que citei acima, ficaram.

Tem que ter paciência. Tanto para encontrar o que procura quanto para pagar mais barato em liquidações de grandes lojas. Mas isso torna a brincadeira ainda mais divertida.

É claro que você pode permitir que a criatividade vá para o artesanato também, se você for chegada(o). Ter em casa um quadro que você pintou, montar um mural com desenhos dos filhos, ter uma toalhinha de crochê feita pela avó sempre são toques únicos e que dão mais vida ao ambiente.

Nossa casa é o nosso santuário. O lugar que vivemos, convivemos com quem amamos, buscamos refúgio depois de sair e voltar. Precisa ser agradável. Não é para ser padrão, comum, ou triste. Traga mais de você para as suas coisas do dia a dia e você verá como isso pode revelar aspectos bem bacanas da sua própria personalidade, que talvez você não estivesse prestando atenção antes.

Pesquisa Vida Organizada 2017

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Para ajudar a construir um conteúdo cada vez mais legal para vocês, anualmente gosto de fazer uma pesquisa para saber o que os leitores gostam mais e o que gostam menos. A pesquisa é:

  • Rápida
  • Completamente anônima
  • Composta apenas de perguntas de múltipla escolha (não precisa escrever nada)

Se você puder tirar 2 minutinhos do seu dia para responder e me ajudar, agradecerei muito!

Obrigada!

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