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Eu utilizo a agenda do Google para me organizar. A agenda do Google é gratuita, bastando você ter uma conta do Gmail para usá-la. Ela sincroniza com todos os aparelhos celulares e pode ser importadas por ferramentas como o Microsoft Outlook, caso você utilize. Veja Como organizar: agenda do Google.

Tentei voltar a usar agenda de papel nesse meio tempo para tentar me manter mais focada no uso da tecnologia para atividades específicas, mas voltei para a agenda do Google pouco tempo depois. Aceitei que ainda é a ferramenta que mais gosto de usar. Não apenas pela praticidade, mas porque gosto dela visualmente.

O fato de poder criar múltiplas agendas me ajuda a visualizar alguns “mapas”. Vejam: eu utilizo apenas uma agenda como guia. Porém, crio outras agendas dentro da mesma conta para ajudar em planejamentos diversos que eu faço. Vou falar um pouco sobre eles.

Esta é a minha agenda, que visualizo diariamente:

agenda-cores

Para ela aparecer desse jeito, existem alguns “truques” de planejamento que na verdade apenas refletem boas práticas de produtividade de modo geral.

O “truque” de só colocar o que realmente pertence ao calendário

Apenas três tipos de coisas entram no meu calendário:

  1. Ações para fazer em um horário específico, o que inclui compromissos
  2. Ações para fazer em dia específico (só posso fazer naquele dia)
  3. Informações relevantes para aquele dia específico

Eu não trato o meu calendário como se fosse uma “lista de desejos”, e sim como um território sagrado onde entra apenas o que efetivamente precisa estar lá.

Leia mais: O que efetivamente entra no calendário

O “truque” da semana ideal

Tenho uma agenda chamada “Semana ideal”, onde divido minha semana por blocos de compromissos de acordo com a dedicação de horas que acredito ser mais enriquecedora de acordo com as minhas responsabilidades profissionais.

distribuicao-agenda

Eu não uso os blocos para engessar ou bloquear os horários, mas apenas como referência ao marcar compromissos. Por exemplo, se eu sei que posso dedicar 4 horas por semana para reuniões, sempre que alguém procura agendar uma reunião comigo eu busco respeitar esse tempo. Não significa que eu vou, efetivamente, fazer reuniões apenas às segundas e sextas pela manhã. Infelizmente a vida real não funciona assim. 🙂 Mas eu uso para fazer projeções e equilibrar as minhas atividades. E, se possível, agendar as reuniões nesses horários. 😉

Vale lembrar: essa não é a agenda que eu visualizo diariamente. Ela serve como referência. A agenda que visualizo diariamente é a que postei acima, neste mesmo post.

Leia mais: Planejando uma semana ideal.

O “truque” do planejamento semanal

Nada torna uma semana mais organizada que fazer esse planejamento, que me toma de 15 a 30 minutos na sexta-feira.

A ideia é planejar semana a semana meus compromissos e garantir que todas as providências para cada um deles seja devidamente tomada.

Leia mais: Como planejar a semana (com vídeo).

O “truque” do planejamento de deslocamentos

Faz parte desse planejamento semanal planejar também meus deslocamentos. Isso faz toda a diferença para economizar tempo no dia a dia e apenas executar com tranquilidade. Eu sou uma pessoa que viaja muito e que vive se deslocando por São Paulo (que tem várias cidades dentro de uma só, praticamente). Por isso, planejar meus deslocamentos é fundamental!

Imagem: Designed by Ross

Imagem: Designed by Ross

Leia mais: Planeje seus deslocamentos.

O “truque” das cores

Para saber se minha semana está equilibrada em torno das atividades profissionais principais, eu tenho colocado cor nos compromissos (azul = Vida Organizada, turquesa = coaching, laranja = GTD). Isso me ajuda a ver como estou alocando meu tempo durante a semana, de modo geral. Tem sido ótimo!

Você pode ver no exemplo que postei lá no começo do post como isso aparece na prática.

O “truque” do foco

Todos os dias, basta abrir o meu calendário e ver o que é necessário fazer. Primeiro, trabalho nos compromissos que têm horário. Caso o primeiro seja muito adiante, trabalho no que está na parte superior do dia, que geralmente são prazos. (Veja a imagem lá em cima para entender)

Terminando o que eu tenho para o dia, ou nos intervalos do calendário, trabalho nas minhas listas que estão no Todoist – assunto para um próximo post.

Por enquanto, leia mais: O que entra no calendário X o que entra no Todoist.

Como vocês podem ver, o segredo da produtividade não está em truques, mas em você encontrar propósito no que precisa ser feito e simplesmente fazer. Não copie – entenda suas necessidades e adapte aquilo que funcionar para você. Agendas não servem apenas para nos lembrarmos das coisas, mas também para nos dar estimativas de tempo nos planejamentos que fazemos. Aproveite esse recurso.

Thais Godinho
25/10/2016
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Aproveite a chegada do calor para investir tempo em atividades domésticas prazeirosas! Se estiver sem ideias, seguem algumas sugestões:

  1. Lavar o box dos banheiros
  2. Lavar a louça
  3. Limpar a pia
  4. Lavar o tanque
  5. Lavar roupas na mão
  6. Lavar os pisos
  7. Preparar chá gelado com limão
  8. Lavar os azulejos da cozinha e dos banheiros
  9. Regar as plantas
  10. Lavar as lixeiras
  11. Limpar a geladeira
  12. Limpar o freezer ou congelador
  13. Lavar tapetes
  14. Dar banho nos cachorros
  15. Aprender a fazer sorvete
  16. Fazer picolés caseiros com frutas
  17. Esfregar os rejuntes dos banheiros
  18. Limpar vidros e janelas
  19. Limpar o ventilador ou condicionador de ar
  20. Limpar marcas nas paredes
  21. Limpar os batentes das portas
  22. Revisar artigos de praia para ver o que precisa manter ou descartar
  23. Lavar roupa de cama
  24. Lavar cortinas
  25. Lavar paredes externas

Conseguiu pegar algumas ideias para fazer nas próximas semanas? Aproveite o calor e faça do limão uma deliciosa limonada, bem fresquinha e gelada!

Thais Godinho
22/10/2016
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Eu falo muito aqui no blog sobre “destralhar” – um termo que aportuguesei do “declutter”, em inglês. Destralhar, dentro do método Vida Organizada, é o primeiro passo da organização. Significa não apenas descartar o que não se usa mais ou não se ama, mas também manter somente aquilo que realmente importa. Isso vale para a casa, para a vida, para os seus projetos de trabalho.

No entanto, após anos trabalhando com muitas pessoas, visitando a casa de clientes, eu percebi que existe um tipo de tralha que costuma ser guardada que é muito específica e que lida com questões maiores, que são as tralhas que representam um passado que a pessoa ainda não percebeu que é passado. Vou explicar melhor.

Em primeiro lugar, vejam como a organização física apenas reflete a organização da mente, e vice-versa. Existe uma relação inegável entre ambas.

Hoje em dia, especialmente nas grandes cidades, todo mundo tem a tendência a viver na correria, porque realmente existe muita coisa a ser feita. Porém, eu noto que, com algumas pessoas, esse tipo de tralha do passado é mais comum. A jovem que acabou de se formar na universidade e ainda guarda materiais de estudo que não vai mais usar. O pai que continua guardando seu equipamento de camping, mesmo sem usar há anos, desde que seus dois filhos nasceram. A avó que guarda livros profissionais mesmo depois de aposentada e não lidar mais com aquilo.

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Esses objetos são guardados porque eles representam mais do que objetos sem uso. Eles representam uma vida que elas não queriam que tivesse acabado. Parece que, se o objeto for embora, a esperança de viver aquilo novamente irá embora para sempre também, e essa expectativa pode gerar grande tristeza.

Mas vamos examinar a raiz da questão aqui. Estou querendo dizer que tais objetos devam ir embora? Não necessariamente. Estou sugerindo que você talvez deva analisar de perto seus sentimentos com relação a eles para que possa tirar aprendizados.

Por exemplo, o pai que guarda o equipamento de camping que nunca mais usou. Se ele gosta tanto da prática de camping, como ele poderia aproveitá-la, de acordo com sua situação atual, com os recursos que dispõe no momento? Pode ser que o simples fato de encarar esse sentimento já desperte variadas soluções, de ir acampar com a família a trocar por outro hobby parecido. Mas só assim ele vai conseguir confrontar a tralha guardada (na casa e dentro dele) para poder endereçá-la corretamente.

A jovem que se formou e ainda guarda os materiais da faculdade, achando que um dia ainda poderá usá-los. Em que sentido? Talvez em uma pós-graduação? Esse é o tipo de pensamento que nos leva adiante. Se você não o tiver, aquelas coisas ficarão abandonadas ali, sem uso algum, apenas causando sobrecarga mental desnecessária. A partir do momento que você sabe que quer guardar para uma possível pós-graduação, consegue até selecionar e reduzir, guardar menos, só o que pretende usar mesmo. E não tem problema algum chegar à conclusão, depois de alguns anos, que não vai usar nada daquilo ou que quer seguir por outro caminho na sua especialização profissional. Mas, por hora, você tirou aquelas coisas da sua mente.

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Mesmo a vovó que ainda guarda livros do trabalho pode perceber que os guarda porque gosta de consultá-los ocasionalmente, para manter o cérebro ativo. Ou ela pode perceber que gostaria de trocar por versões mais recentes, para se manter atualizada. Ou pode até mesmo buscar um hobby com relação ao seu trabalho anterior, ensinando estudantes da mesma profissão, revisando textos ou prestando consultoria.

O fato é que nada volta ao mesmo lugar. Você pode retomar atividades relacionadas aos objetos que estão guardados, mas sua vida não é mais a mesma. Apenas guardar os objetos na esperança que eles revivam um momento passado da sua vida não fará com que isso instantaneamente aconteça, porque a lembrança está em você, não nos objetos. O segredo aqui está em identificar esse sentimento dentro de você e reavivá-lo de acordo com a sua nova situação, até para dar sentido àqueles objetos. Porque, se eles representam algo tão importante, mas estão parados, significa que esses sentimentos dentro de você estão parados também.

Veja exemplos de objetos que podem se encaixar nessa situação:

  • Sobras de reforma
  • Livros que foram importantes em uma época, mas não geram mais interesse agora
  • Materiais escolares, da faculdade e outros
  • Artigos de artesanato
  • Instrumentos musicais
  • Itens de decoração de uma casa anterior
  • Itens que não fazem mais sentido depois de uma mudança para um imóvel novo
  • Objetos relacionados a hobbies ou esportes que você não pratica mais
  • Brinquedos
  • Roupas

Situações diversas que podem promover essa reflexão:

  • Mudança de casa
  • Mudança de emprego
  • Conclusão de algum curso
  • Aposentadoria
  • Mudança de interesses
  • Mudança de hobbies
  • Você comprou um item mais novo ou atualizado

perguntas-destralhar

Destralhar é muito mais do que circular pela casa com um saco preto de plástico ou uma caixa para recolher itens que não usa mais. Se analisarmos o propósito de cada coisa que entra na nossa vida – de objetos a pensamentos -, ficará mais fácil ter critérios para o que deve permanecer ou não. No entanto, quando deixamos objetos de lado, estamos deixando nossos sentimentos com relação àquela época de lado também. E, uma hora ou outra, eles serão colocados à sua frente. Se você não esclarecer isso agora, todos os dias se deparará com aqueles objetos que vão gerar um barulho mental que você não precisava ter. Lide com eles e experimente o gosto de uma vida com mais significado e cheia de coisas – e sentimentos – que te fazem bem.

Thais Godinho
21/10/2016
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