ou

Qual a diferença entre um projeto que tem prazo e um projeto que tem tempo livre de conclusão no GTD?

Nenhuma. Ambos entram no sistema. A diferença não está no projeto em si, mas no CALENDÁRIO, que é onde entram os prazos e ações com prazo, sejam de projetos ou avulsas, e nas listas de Próximas Ações, que é onde entram as ações de projetos ou avulsas também, para fazer o quanto antes.

Se a execução do GTD diz respeito ao calendário + listas de Próximas Ações nos intervalos, tudo que tem prazo será executado no tempo certo e o que não tem prazo também será, dependendo apenas de você estar no contexto certo.

Uma coisa incrivelmente importante é que você pode ter projetos mais complexos que tenham cronogramas de execução. Um cronograma, montado em uma planilha ou em um arquivo robusto do MS Project, é apenas um arquivo de suporte ao projeto. Você revisa semanalmente para identificar próximas ações. Uma vez identificadas:

  1. Faça na hora, se levar menos de 2 minutos
  2. Delegue, se for para outra pessoa fazer
  3. Adie para você fazer no momento mais apropriado, se não puder delegar – e esse “momento mais apropriado” pode ser 1) em um dia ou horário específico, então você colocaria no seu calendário, ou 2) apenas estar no contexto apropriado, o quanto antes, então você colocaria em uma lista de Próximas Ações por contexto.

Perceba que você não “executa” projetos, mas apenas as ações relacionadas a cada um deles. Então o que vai te dar controle dos cronogramas não é revisar cada um dos seus projetos diariamente (que loucura!), mas sim fazer uma boa Revisão Semanal e garantir que o que já pode ser feito foi destinado ao lugar correto – seja fazendo na hora (< 2 minutos), delegando (lista Aguardando Resposta) ou adiando (Calendário ou Próximas Ações). Uma boa Revisão Semanal te deixa tranquilo até a próxima.

E ei! Nada impede que você acesse um projeto ou outro antes da próxima Revisão Semanal se você sentir necessidade. Só não precisa ser regra ficar preocupado com todos eles todos os dias, ao mesmo tempo.

Essa é a maravilha do GTD: todos os projetos caminham. O que tem prazo você faz, e o que não tem prazo você também faz, com liberdade de escolha. Você não precisa simular prazos nos que não têm. Basta entrar no fluxo de execução.

Thais Godinho
16/02/2017
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GTD (Getting Things Done) – ou a melhor metodologia de produtividade que existe
Notícias de uma semana pré-férias
Organize-se para os piores dias, não para os melhores

Frequentemente eu faço um post mostrando como está o meu sistema GTD. Eu postei em dezembro como estava meu setup e tive poucas mudanças desde então, mas sempre há pedidos dos leitores para que eu mostre como está a versão mais atual, então lá vai.

Para agenda e tickler, eu não utilizo o Todoist, e sim o Google Calendar. Prefiro a forma de visualização. Eu ainda coloco ações com prazo no Todoist e explico a diferenciação direitinho aqui.

Meu setup atual no Todoist está assim:

Pontos importantes a colocar:

  • Não uso mais etiquetas nem filtros. Não sinto necessidade. O objetivo é simplificar cada vez mais.
  • Está em inglês para eu treinar o idioma.
  • O único elemento diferente é a nova lista chamada “Reference lists” (listas de referência), que vou explicar mais para baixo.

Para quem não sabe, eu utilizo o método GTD (Getting Things Done) como método de produtividade pessoal. Você encontra mais sobre o método aqui.

Setup em detalhes:

Enxuguei um pouco os contextos das próximas ações:

Enxuguei um pouco os itens de Aguardando Resposta:

Organizei os projetos por macro-áreas que fazem sentido hoje para mim:

Enxuguei um pouco as listas de Algum dia / Talvez:

Não mudei nada aqui em Horizontes de Foco:

Enxuguei um pouco as checklists:

Criei essa categoria de listas de referências para diferenciar de checklists:

O que são listas de referência e como elas são diferentes de checklists?

Checklists são listas de referência também. Em teoria, elas poderiam ficar todas juntas. Em teoria (2), toda lista é uma checklist. Eu separei (e isso é coisa minha, não do GTD) porque eu queria ter uma visão de listas que eu verifico para saber se tenho feito determinadas coisas em piloto automático com a qualidade que eu espero em cada uma dessas áreas, enquanto as listas de referência são listas que apenas consulto em situações específicas. Vou citar alguns exemplos de checklists e de listas de referência:

Checklists:

  • Meu dia ideal (coisas que eu gostaria de fazer diariamente para ter um dia legal)
  • Contas a pagar todo mês
  • Rotina diária essencial em casa
  • Lista de compras de mercado
  • Manutenção do carro
  • Volta às aulas
  • Como planejar a minha semana
  • Revisão semanal
  • O que levar para uma reunião

Listas de referência:

  • Contatos importantes
  • Tamanhos de roupas da família
  • Livros lidos
  • Horários das aulas do Paul
  • Receitas favoritas
  • Shows que eu já assisti
  • Gadgets que eu tenho e números de série
  • Piadas divertidas
  • Frases preferidas

Faz sentido dando exemplos? Para mim, essa separação tem feito sentido por enquanto.

Rápido glossário para entendimento:

  • Next actions = Próximas ações: O GTD não lida com “tarefas”, mas sim próximas ações claras e visíveis do que você deve fazer. Por exemplo: você não escreve “trocar pneus” em uma lista, mas sim “comparar preços de pneus na web”, que é uma próxima ação.
  • Contextos: As listas de próximas ações no GTD podem (não disse devem, percebam) ser categorizadas por contextos, ou seja, o lugar que você tem que estar para realizar aquela ação. Uma lista de mercado é uma lista por contexto – você tem que estar no mercado para comprar aqueles itens. Para o GTD, a lógica funciona com todo o resto, com coisas que você precisa fazer quando estiver em casa, ao computador, na rua, com um telefone em mãos etc. Dessa forma, você confere agilidade na execução, agrupando ações semelhantes. Por isso, na minha lista de próximas ações, você pode ver as divisões por contextos, que podem ser personalizados para cada pessoa.
  • Waiting for = Aguardando resposta: Tudo aquilo que estou aguardando resposta de terceiros.
  • Projects = Projetos: Tudo o que demanda mais de um passo para ser concluído em até um ano. Você terá projetos simples e complexos, desde “Trocar os pneus do carro” até “Implementar o novo sistema de intranet na empresa”.
  • Someday maybe = Algum dia / talvez: Tudo aquilo que não demanda ação agora, mas pode ser que no futuro sim. Está incubado.
  • Horizons of focus = Horizontes de foco: Maneira holística de dividir nossa vida em camadas, de acordo com os resultados que queremos alcançar dentro de horizontes de foco mesmo. As coisas formam uma escadinha que representa prioridades.
  • Checklists: Listas de verificação, não de lembretes. São coisas que já fazemos no piloto automático, mas valem a pena listar apenas para verificar para quando for fazer novamente. Exemplos: checklists de viagens, processos etc.

Qualquer dúvida, por favor, postem nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
15/02/2017
Veja mais sobre:
, Meu uso do GTD
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Listas são complicadas?
Dica do leitor: caderno GTD
O que eu aprendi com o David Allen em Amsterdam

Muitos leitores têm me pedido para postar sobre a casa nova, falar sobre a decoração, fazer novo tour em vídeo (se não viu o vídeo com o tour da casa ainda vazia, clique aqui!). Gostaria de dizer que está em meus planos, mas passei por alguns períodos um pouco desanimada com esse assunto, porque temos tido muitos problemas com a casa desde que nos mudamos. São muitos problemas que não contávamos, que beiram o inacreditável em alguns casos, e nos últimos meses temos tentado lidar com eles e resolver aqueles que são possíveis de se resolver. Isso me desanimou a postar a respeito aqui, então espero que entendam.

Desde que nos mudamos, no início de setembro, eu tenho feito *muitas* coisas pela casa – resolvendo problemas de encanamento, infiltração do ralo do terraço, ligações elétricas com problemas, janela emperrada, rachaduras aparecendo toda semana. Esse tipo de coisa, para vocês terem ideia do que eu estou falando. Além disso, tentando tornar nossa casa um lugar agradável de se viver, o que inclui a decoração e todo o projeto de Feng Shui desenhado pela Wanice e pela Érika do Armazém da Energia, que estou muito ansiosa para compartilhar com vocês. (Aliás, vem novidade sobre isso em breve, fiquem ligados!). Salve o GTD que me mantém sã com uma lista de coisas que estão em andamento e as outras que podem esperar, mas muitas coisas são projetos de médio prazo que, sinceramente, nos questionamos se vale a pena investir tempo e dinheiro, sendo que a casa não é nossa.

Com tudo isso que está acontecendo, não dá para priorizar a decoração, tirar fotos e fingir que as coisas estão maravilhosas. Eu faço questão de ser bastante autêntica em tudo o que eu posto e, enquanto não solucionarmos esses problemas, não me sinto confortável para postar a respeito.

Um pequeno toque na escada…

Nós estamos cuidando da casa e arrumando o que precisa ser arrumado, mas uma coisa de cada vez, que é como tem que ser.

Thais Godinho
14/02/2017
Veja mais sobre:
, Nossa casa com terraço
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Minha checklist diária
Blog fora do ar e um fim de semana proveitoso
Reflexões sobre o meu trabalho atual