28 Jan 2015

A matemática do planejamento no GTD

Eu acho que é muito importante a gente ir buscando melhorias e aprendendo cada vez mais quando diz respeito à produtividade e à gestão do tempo que temos.

Estava estudando sobre a definição do trabalho de acordo com três categorias, que o David Allen ensina no GTD, que são categorias que usamos para dividir o nosso dia. Ou seja, cada um dos nossos dias tem apenas três tipos de atividades e uma execução tranquila depende de um planejamento bem sucedido levando em conta essas particularidades.

Basicamente, qualquer pessoa pode ter suas atividades diárias definidas em:

  1. Atividades pré-definidas - Ou seja, os compromissos que já estão no seu calendário, o que você programou para o seu dia em questão e o que você tem nas suas listas, mesmo que sem data. São tarefas e projetos pré-definidos, já listados.
  2. Demandas do dia - Todos os dias recebemos coisas para fazer e entregar no mesmo dia, ou então temos imprevistos que impactam em nossa rotina de trabalho e em casa.
  3. Processando - Todos os dias precisamos dedicar um tempinho para a nossa organização pessoal. Faz parte. Ser organizado não vem de milagre, mas de disciplina.

Particularmente, quando comecei a dar mais atenção ao processar (ou CLARIFY – esclarecer) no dia a dia, as coisas começaram a fluir de maneira muito melhor. Tenho me sentido na posição do capitão/comandante o tempo todo, sem ser pega de surpresa e com tudo sob controle. O negócio é investir mais inteligência ao processamento.

Nos últimos treinamentos que fiz na Call Daniel, levantei essa necessidade de dividir as atividades das pessoas nesses três tipos para que o planejamento fosse o mais factível possível.

No geral, o que tenho observado (e que aprendi no curso do David em Amsterdam) é que, quanto mais gestor você se torna, mais tempo passará processando. Quando mais júnior você for, mais tempo passará executando as demandas do dia. Isso como regra geral. É claro que há pessoas e pessoas, cada uma com um nível de complexidade de trabalho.

Observação do meu dia a dia

O que eu fiz foi analisar o meu dia a dia, de acordo com as atividades das últimas semanas, e pude perceber que meu padrão tem sido mais ou menos assim:

  1. Atividades pré-definidas – 50% do meu tempo de trabalho
  2. Demandas do dia – 30% do meu tempo de trabalho
  3. Processando – 20% do meu tempo de trabalho

Com isso, eu pude ir além e planejar o meu dia inteiro, não só no profissional.

Tenho como meta dormir nove horas por noite (entre deitar, dormir efetivamente e acordar – o que dá umas oito horas, em média). Por isso, sei que, em uma semana, posso dormir 63 horas no total. Isso significa que, se eu dormir cinco horas em uma noite, terei que compensar essas outras quatro horas em algum momento. (É claro que eu não recomendo isso, porque não é saudável, mas pode acontecer.)

Na prática

Imaginem um dia típico meu que comece às nove e termine à meia-noite. Tenho 15 horas no total. Dessas 15 horas, entende-se que:

  • 7,5 horas são dedicadas a atividades pré-definidas
  • 5 horas são dedicadas às demandas do dia
  • 3 horas são dedicadas ao processamento

Só que, olhando assim, fica confuso. Resolvi dividir entre o horário de trabalho e o horário dedicado a atividades pessoais, então.

Se dessas 15 eu trabalhar 8, tenho:

  • 50% – 4 horas (atividades pré-definidas)
  • 30% – 2 horas (demandas do dia)
  • 20% – 1 hora (processando)

Sobram 7 horas para atividades pessoais:

  • 50% – 3,5 horas (atividades pré-definidas)
  • 30% – 2,5 horas (demandas do dia)
  • 20% – 1 hora (processando)

Ou seja, de hora de trabalho, posso planejar 28 horas por semana (contando final de semana).
De hora pessoal, posso planejar 24,5 horas por semana (contando final de semana).

Preciso dedicar 14 horas da minha semana para demandas do dia no trabalho.
Preciso dedicar 16,5 horas por semana para as demandas do dia em atividades pessoais.

O tempo de processamento total semanal tem que ser de 14 horas (pessoal e profissional).

Qual a utilidade?

Aí você pensa: “Nossa, Thais, que baita complicação! Qual a vantagem prática disso tudo?”. A vantagem é saber quanto da sua semana você pode planejar. Exemplos?

Suponhamos que eu tenha uma segunda-feira com um compromisso profissional que dure oito horas + três horas de deslocamento (11 no total). Isso já “estoura” a cota de atividades profissionais planejadas para o meu dia, que é de quatro horas. Na verdade, eu estou estourando a cota de quase três dias. Isso significa que, ao longo da semana, eu precisarei deixar essa folga de sete horas em alguns dias, já que estou tirando deles essas horas em que estaria trabalhando em atividades pré-definidas.

Peguei um print da agenda desta minha semana, que está bem truncadinha e cheia de compromissos, para usar como outro exemplo.

280115-semana

Total de atividades pessoais pré-definidas já agendadas antes de a semana acontecer: 12,5 horas (sobram 12). Essas atividades que sobraram podem servir para limpar a casa, almoçar, ficar com o Paul, ir ao mercado, ver um filme com o meu marido etc.

Total de atividades profissionais pré-definidas já agendadas antes de a semana acontecer: 34 horas (passei em seis horas a quantidade que poderia! essas horas gerarão um desequilíbrio em algum lugar). Isso mostra que a minha agenda está com compromissos profissionais demais, visto que não está sobrando tempo para lidar com as minhas listas de contextos ou tarefas para o dia, já que estou usando todas as minhas horas de trabalho pré-definido para compromissos, incluindo deslocamentos!

Total de processamento já agendado antes de a semana ocorrer: 13 horas (sobra uma hora).

Das duas uma: ou eu não tenho tenho tanta demanda diária assim para dedicar duas horas (eu trabalho nas minhas listas quando não há demandas do dia; elas servem apenas em caso de imprevistos mesmo) ou estou com atividades pré-definidas demais. Se esse tempo de processamento (20%) é necessário, não posso mexer nele. Tenho que mexer ou na quantidade diária de atividades pré-definidas ou na quantidade de horas diárias livres para as demandas do dia. Também entra outra questão, que é dedicar mais tempo por dia trabalhando e menos tempo para o pessoal? Não sei. Mesmo porque, a quantidade total de horas semanais seria a mesma caso eu trabalhasse mais durante a semana para ter mais atividades pessoais aos finais de semana (para equilibrar).

Meu remanejamento

Decidi dedicar mais horas do meu dia a atividades pré-definidas e deixar menos tempo para as demandas do dia, que são menos frequentes mesmo. Aumentei o tempo de processamento para ter mais controle. Ficou assim:

  1. Atividades pré-definidas – 60%
  2. Demandas do dia – 10%
  3. Processando – 30%

Lembrem-se que, se não houver nenhuma demanda do dia, as horas ficam livres. Em horas, essas porcentagens significam:

15 horas no total em um dia que comece às nove e termine à meia-noite (arredondando):

  • 9 horas são dedicadas a atividades pré-definidas
  • 2 horas são dedicadas às demandas do dia
  • 4 horas são dedicadas ao processamento

Se dessas 15 eu trabalhar 8, tenho:

  • 60% – 5 horas (atividades pré-definidas)
  • 10% – 1 hora (demandas do dia)
  • 30% – 2 horas (processando)

Sobram 7 horas para atividades pessoais:

  • 60% – 4 horas (atividades pré-definidas)
  • 10% – 1 hora (demandas do dia)
  • 30% – 2 horas (processando)

Não sei se é o modelo ideal, mas vou testar. Soa mais realista, pelo menos.

Parece complicado mas, na prática, mostra como a gente está investindo o nosso tempo e gera uma reflexão para que possamos fazer mudanças. É claro que o caminho mais fácil é não fazer nada disso e simplesmente ir montando o planejamento de maneira intuitiva, o que não é errado! É somente outra forma de fazer.

E o seu equilíbrio, como é? Qual sua porcentagem diária de atividades pré-definidas, demandas do dia e processamento?

27 Jan 2015

Organize seus arquivos para a declaração do Imposto de Renda este ano

Talvez você pense que abril esteja muito longe, mas tudo o que dá para antecipar, é legal antecipar. Para que deixar para organizar seus arquivos somente daqui a três meses, sem saber como estará sua situação até lá? E se você estiver com muitas atribuições no trabalho ou precisar fazer uma viagem? Vale a pena se programar e começar a organizar o quanto antes para fazer a declaração.

A entrega da declaração do IR começa apenas em março, mas o ano-base é o anterior. Logo, com a chegada de janeiro, já dá para começar a se organizar com relação a isso. “As regras deste ano ainda não foram anunciadas pelo governo mas, segundo Antonio Teixeira, da consultoria IOB Sage, terá que fazer a declaração quem tiver recebido, em 2014, renda tributável acima de R$ 26.816,55.”, segundo o site da Folha de São Paulo.

Em novembro, a Receita Federal lançou um aplicativo que serve para você lançar um rascunho da sua declaração, para não ter que fazer tudo somente em março, quando o programa foi lançado. Quem quiser se adiantar, basta baixar o aplicativo e depois migrar as informações inseridas para o sistema oficial.

Veja o que você já pode ir providenciando

  1. Crie uma pasta no seu computador (ou um caderno no Evernote) para inserir os arquivos que serão usados em sua declaração de 2015.
  2. Encontre sua declaração de renda do ano anterior. Já deixe salva na pasta, pois será necessária. Se você estiver declarando pela primeira vez, não é necessário. Caso tenha dúvidas, vale a pena consultar um especialista (um contador, por exemplo). Se você não tiver uma cópia ou não lembrar onde colocou, pode baixar uma cópia no site da Receita Federal.
  3. Se você mudou de emprego no ano passado, vendeu um imóvel ou trocou de carro, é importante resgatar os documentos que comprovem a renda recebida, recisões ou o valor dos bens. Guarde-os na mesma pastinha.
  4. Guarde todos os comprovantes gastos com saúde e educação, que são os comprovantes que ajudam na restituição.
  5. O mesmo vale para compra ou venda de bens.
  6. No geral, as empresas fornecem uma declaração do IR até o final de fevereiro para os seus funcionários. Solicite assim que possível. No caso dos bancos, é possível pegar no próprio caixa eletrônico.

Para a declaração de 2016, vale a pena já deixar esses documentos e comprovantes de 2015 salvos em uma pasta ou no Evernote, para facilitar futuramente.

26 Jan 2015

Últimas vagas para o workshop de fevereiro: organize seus estudos

Sábado passado aconteceu a terceira e última turma do workshop “Organize-se em 2015″, o que foi um momento muito significativo para mim. Foram muitas pessoas, a maioria leitoras do blog, que estavam ali, comigo, trocando ideias e discutindo melhorias para conseguir se organizar em 2015. O formato deu tão certo que eu pretendo formatar o workshop para que ele se torne um curso mais completo de organização mesmo, a ser divulgado em breve.

Muitas pessoas também têm me solicitado para fazer cursos online e em outros estados, e gostaria de dizer que esses pedidos serão atendidos. Está tudo em planejamento, ainda que por enquanto sem previsão imediata, tá bem?

260115-vagas

Como já comentei anteriormente, a ideia com os workshops é realizar um por mês, de acordo com temas específicos, para que todos possam participar. O próximo workshop, de fevereiro, é sobre como organizar seus estudos para concursos, faculdade, idiomas e outros cursos. Estamos com as vagas quase esgotadas, mas vários leitores estão me enviando mensagens perguntando se ainda podem se inscrever, e a resposta é sim! Portanto, este post é para avisar sobre as últimas vagas.

Também retomamos o pagamento via PagSeguro. Havia tido um problema com eles, que foi um caso isolado e que já foi resolvido, então achei que valia a pena voltar a utilizar o recurso. Quem quiser fazer o workshop então agora pode pagar via boleto ou parcelar no cartão em até 18x!

Veja aqui o escopo completo do workshop de fevereiro e acesse o link para inscrição.

Obrigada por tudo, pessoal!