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É muito frequente ler, em sites de notícias e até blogs de pessoas que trabalham com produtividade, a recomendação: “faça uma lista diária de suas tarefas”. Neste post, eu vou mostrar porque isso não funciona. Pelo menos, não a médio e longo prazo.

Uma lista de coisas a se fazer no dia tem efeito terapêutico quase que imediato. Tirar as coisas da mente e passar para o papel, ou para qualquer outro lugar fora dela, traz alívio. Dá a sensação de que não vamos nos esquecer de nada e que as coisas estão sob controle.

O problema aqui são vários.

Primeiro, que essa lista é de um único dia. À medida que os dias passam, ela vai aumentando de volume consideravelmente. Então, se você anotou 12 coisas e conseguiu fazer apenas 8, essas 4 que sobraram vão se somar com as de amanhã e assim por diante.

Segundo, porque essa lista foi praticamente um desabafo, e não expressa claramente as ações que você precisa fazer. Muitas vezes ela pode conter coisas como “campanha próximo trimestre” ou “evento semana que vem”.

Terceiro, porque ela mistura coisas de diferentes categorias. Você vai ter pendências suas, pendências dos outros, coisas que você tem que decidir, projetos, compromissos. E isso, associado ao item anterior, faz com que você tenha que reler diversas vezes a mesma lista para definir o que precisa ser feito. É um retrabalho cognitivo que sobrecarrega a mente.

Quarto, que uma lista como essa te força a ver só o imediato. Você acaba trabalhando em cima do que for mais urgente e do que grita mais alto, perdendo a perspectiva. Você se mantém ocupado, mas não necessariamente produtivo.

A gente não precisa só de controle, a gente precisa de controle, perspectiva e foco. (obrigada, Titãs)

Brasil – São Paulo (SP) – 10/12/86 – Titãs.
Foto: Juvenal Pereira/AE

As listas diarias funcionam a curto prazo, mas se tornam insustentáveis com o passar do tempo. Acredite em mim: eu já fiz isso. Durante anos. Até que eu me vi estressada, fazendo hora extra e sem ter taaaanto controle assim do que eu estava fazendo.

Você precisa de um sistema completo para lidar com as múltiplas facetas da sua vida. Parece um nome chique demais para isso, mas é verdade. Não tem como você deixar tudo acontecendo sem ter o menor controle e, de vez em quando, fazer uma lista de tarefas para se sentir mais tranquilo(a). Também não adianta fazer uma lista de tarefas todos os dias durante 30 anos, porque pode ser que aquilo que você realmente quer fazer, seus projetos mais significativos, podem acabar não saindo do papel.

E vejam: não estou dizendo que não pode fazer. Eu só digo que tem muitos contras consideráveis, e que a escolha é sua, sabendo deles. Pode continuar fazendo, se isso funcionar para você.

É saudável tirar da mente e passar para o papel o que você precisa fazer. Mas isso não é uma lista de tarefas. Você precisa esclarecer o que aquilo significa e organizar em compartimentos apropriados. Você pode ter ações que devem ser feitas em dias específicos, que entrariam em um calendário, assim como ações para fazer o quanto antes, que entrariam em uma lista de próximas ações. Você pode ter coisas que levam mais de um passo para serem concluídas, que você poderia ter uma lista de projetos. Assim como você vai ter aquilo pendente ou que foi delegado para outras pessoas em uma lista de tudo o que estiver aguardando resposta. Seja como for, a sua vida é legal demais para você resumir em um único ato.

Você tem fome de quê?

Thais Godinho
16/03/2017
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Este post faz parte de uma série que explicará como conciliar os dois métodos.

FLY Lady é um método de cuidados com a casa – clique aqui para saber mais.
GTD é um método de produtividade – clique aqui para saber mais.

A FLY Lady recomenda termos listas detalhadas de limpeza que, em resumo, são o seguinte: para você ter um cômodo da casa limpo dentro que você considera perfeito, qual a lista de coisas a fazer nesse cômodo? Por exemplo, no banheiro, pode incluir: limpar e esfregar o vaso, limpar espelhos, lavar o box e por aí vai.

No site ela disponibiliza modelos, mas a ideia é personalizar para a sua própria casa. Ou seja, você pegar seu caderninho e ir de cômodo em cômodo listando o que precisa fazer em cada um deles.

Para o GTD, a lista de limpeza detalhada é uma checklist. E checklists são listas de referência que você revisa na sua Revisão Semanal e, se algo demandar algum tipo de ação, você define uma próxima ação, que vai entrar nas suas listas por contextos.

Visualização de exemplo no Todoist:

Você pode montar essas listas em qualquer aplicativo que suporte listas, textos ou até mesmo em um caderno ou fichário.

Quando você estiver na zona da semana, pode se concentrar em “zerar” todas essas ações dos cômodos específicos. Mas tem muita coisa nessas listas que acabamos fazendo espontaneamente.

Vale a pena verificar essas listas semanalmente, na revisão semanal, porque tem coisas que você faz só uma vez por mês (ou com uma frequência mais espaçada), mas tem outros que você pode querer fazer semanalmente ou até mais de uma vez por semana. Nesse caso, você pode personalizar checklists diárias ou inserir ações com recorrência em seu calendário, se tiver um dia específico para fazer (por ex: colocar o lixo para fora no dia do lixeiro).

Algumas pessoas gostam de dedicar um período inteiro da semana (por ex: segunda de noite ou sábado de manhã) para fazer todas as atividades da lista de limpeza detalhada. Pode fazer, mas não precisa. Você também pode ir fazendo aos poucos todos os dias, dependendo apenas de estar no contexto apropriado.

Existe algum assunto que você gostaria de ver nessa série? No próximo post, vamos falar sobre os “baby steps” – o guia para implementar o método FLY Lady.

Thais Godinho
15/03/2017
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Ontem eu postei uma foto no Instagram com uma legenda que levantava uma questão que acho fundamental: o ritmo de cada um. Como na foto as pessoas pensaram que eu estava me referindo a horários de trabalho (o que também pode ser, mas não é o ponto), resolvi explorar mais a ideia aqui.

Quero dizer que cada pessoa tem um ritmo. Vou falar um pouco sobre o meu.

Eu sou uma pessoa que gosta de fazer as coisas com significado. Mente plena. Atenção apropriada. Não gosto de coisas de última hora, mal feitas, desorganizadas, urgentes, porque sei que elas tiram a minha atenção apropriada e não é necessário que sejam feitas assim. Poderiam ter sido melhor planejadas em 99% das vezes. Portanto, acredito que todos possam se beneficiar da organização. É um ato de respeito com você, sua família, seus colegas de trabalho, cientes e todos que são impactados pelos seus atos.

Nem todo mundo trabalha o dia inteiro com a caixa de entrada dos e-mails aberta, respondendo cada mensagem que chega como se fosse um rebate do jogo de tênis. Nem todo mundo gosta de ficar o tempo inteiro batucando teclado. Nem todo mundo verifica o What’s App a cada três minutos. Nem todo mundo acompanha todas as atualizações e mensagens do Facebook diariamente.

Meu trabalho não se resume a isso. Eu sou escritora, e preciso de tempos de concentração, distração e descanso. Prefiro tornar todos os meus dias calmos, porém com atividades coerentes com a minha vida, que trabalhar de maneira insana de segunda a sexta e desmaiar no sofá durante o final de semana inteiro. Não é um “modo certo” de viver – é como eu vivo. Se existe um modo certo de viver, do meu ponto de vista, é aquele que você construiu para si.

Para mim, é importante ficar longe do computador muitas vezes, por exemplo. Minha criatividade (que é fundamental para o meu trabalho) depende disso. É muito comum eu escolher dedicar um ou dois dias, ou mais, para me concentrar em outra coisa. Meu trabalho (minha saúde, minha sanidade mental) depende de momentos como um passeio aleatório pela livraria ou regar as plantas no meio da tarde. Aí coloco uma resposta automática no meu e-mail, se ficar muito tempo fora, porque as pessoas precisam de um retorno. Eu respeito quem faz esse contato.

Também é muito comum eu não responder um e-mail no minuto em que ele entra na minha caixa de entrada, porque eu o acesso com uma determinada frequência. Eu tenho muitas atividades na vida que gosto muito de fazer, mas elas me tomam bastante tempo. Se eu não for rígida com o que for prioridade para mim, minha vida vai ficar extremamente tumultuada. E eu já fui assim. Não quero mais.

É extremamente comum eu ser convidada a participar de muitas, muitas atividades. Eventos, parcerias, cursos, reuniões, viagens. E isso tudo é muito maravilhoso e importante, mas eu tenho outras coisas importantes na minha vida também – meu filho, minha saúde, minha escrita. Coisas que são prioridades. E definir prioridades é ter que dizer muito “não”. Quando alguém não aceita um “não” meu, ficando desapontado(a) ou irritado(a), eu fico me perguntando que mundo é esse que as pessoas simplesmente não aceitam que existem ritmos diferentes de se levar a vida.

Para mim, é muito gratificante poder, em uma segunda-feira de manhã, acordar mais tarde, porque fiquei escrevendo no domingo de noite. Ou adiantar alguns e-mails no domingo, se isso me fizer ganhar horas na segunda-feira. Ou ir ao cinema na quarta-feira à tarde. “Mas Thais, a grande maioria das pessoas não pode”. Isso significa que eu não posso? Eu também não podia até alguns anos atrás, e fui construindo (ainda estou) um estilo de vida que me permitisse viver assim. E nem estou dizendo que é o certo. É o certo para mim, hoje. Posso mudar.

Quando eu falo que cada pessoa vive em um fuso horário diferente, estou me referindo ao tempo, ao ritmo de cada um. Eu gosto de sentar no Starbucks da Av. Paulista e ficar vendo as pessoas passarem, enquanto ouço música no celular. Eu não gosto de correria. Mas eu também sei aproveitar o meu tempo de trabalho – e sei que, muitas vezes, o que fazemos em 8 horas pode ser feito em 3 ou 4. Por eu saber aproveitar o meu tempo, consigo criar espaço na minha vida para tudo aquilo que considero importante.

Foi o que me permitiu, ontem à tarde, terminar uma sessão de coaching e ir passear com a minha cachorrinha. Voltei e continuei trabalhando. É o que me deixa super ok para estudar uma apostila de curso de noite, se meu marido estiver assistindo um jogo de futebol. Ou que me atenta ir dormir mais cedo ou mais tarde em alguns dias, porque depende do que quero fazer mais (dormir ou fazer algo). Eu só aproveito o meu tempo.

Aprendi, com os anos, e cada vez mais venho exercitando, a importância de alternar períodos de relaxamento com períodos de esforço. Já falei sobre isso aqui no blog (leia o post – é importante). É acordar 15 minutos mais cedo só para poder tomar o café-da-manhã devagar. Beber um chá.

Por favor, pare de correr em direção a uma estafa mental. Aproveite o dia. Sei que nem todo mundo vai mudar isso do dia para a noite, mas inicie nessa direção. Se todos iniciarmos, mudaremos o mundo que nossos filhos irão viver. Tudo a seu tempo, e cada um ao seu.

Thais Godinho
14/03/2017
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