ou

Para o GTD, projeto é todo resultado desejado que leva mais de um passo para concluir, geralmente dentro do período de um ano.

Uma dúvida que eu tive com o passar do tempo usando GTD e que vejo que muitas pessoas ainda têm é sobre “sub-projetos”. Exemplo claro: “Organizar um casamento” pode ser um projeto, mas “Finalizar decoração da igreja” e “Alugar vestido de noiva” podem ser sub-projetos. A dúvida que paira é: devo ter um único projeto com todas essas etapas ou devo ter um projeto separado para cada uma delas? Este post serve para detalharmos mais essa discussão.

O que o David Allen diz é que, na verdade, tanto faz, contanto que você revise com a mesma regularidade todos os seus projetos e garanta que eles estejam atualizados. Não existe uma ferramenta perfeita e completa que gerencie tudo isso (não porque não criaram, mas porque não tem como fazer esse link vertical e horizontal com efetividade – por isso é importante que você conheça o método e, através das revisões, faça essa conexão).

Quando a gente revisa todos os projetos durante a Revisão Semanal, por exemplo, isso serve para que a gente tenha a consciência do todo e que esse todo seja coerente com tudo o que a gente quer concluir em até um ano (horizonte dos projetos). Então “ter uma lista de projetos” significa apenas ter essa visão integrada. Partindo desse princípio, sinceramente tanto faz como você organiza os seus projetos.

Agora, tem pontos importantes que podemos levantar aqui, e isso é muito pessoal. Vou trazer outro exemplo: “Reformar a cozinha”. Para reformar a cozinha, você já definiu que vai trocar o piso, instalar armários embutidos novos, trocar os azulejos, comprar novos eletrodomésticos. Cada uma dessas etapas poderia ser um sub-projeto numa boa. A grande questão aqui é: dá (ou quero) instalar os armários antes de trocar o piso? Às vezes não. Por questão de tempo, prioridade, recursos financeiros, você quer fazer uma coisa de cada vez. Isso significa que você não vai definir uma próxima ação para aquilo que não quer mover agora, mas ao mesmo tempo não quer perder a visão do todo. Afinal, quando você finalizar o piso, já quer ir para os armários. Isso pode significar (e é apenas sugestão) que vale mais a pena ter um único macro-projeto chamado “Reformar a cozinha” e ter cada uma dessas etapas definidas dentro do plano do projeto em vez de tratá-las como projetos individuais. Agora, caso seu projeto seja “Reformar a casa inteira”, pode valer a pena ter “Reformar a cozinha” como um projeto separado, pois você quer definir próximas ações para esse projeto mesmo que outros (como “Reformar o banheiro”) não as tenham.

Outra coisa: seu sistema é dinâmico. O David mesmo dá um exemplo no livro que, quando começou a organizar sua mudança da Califórnia para Amsterdam, ele tinha um único projeto chamado “Mudar para Amsterdam”. Mas, aos poucos, cada frente teve sua necessidade de desdobramento e ele fez com que esse único projeto se “pipocasse” em 15 novos, desde “Abrir conta no banco holandês” até “Terminar de armazenar as obras de arte da casa da Califórnia”. Porque depende do que você quer acompanhar regularmente como resultado. E isso é muito pessoal. O GTD certo é aquele que você molda à sua vida.

O David recomenda: na dúvida, não tenha sub-projetos. Tenha uma lista com todos os seus projetos e, no plano deles, insira essas etapas. Mas o que seria o “plano do projeto”?

O plano do projeto se baseia no Modelo de Planejamento Natural que o David destrincha no capítulo 3 do livro do GTD (“A arte de fazer acontecer”). Mas não é nada mais complicado do que criar uma lista com todas as etapas do projeto. Algo como:

  • Piso
    • Pesquisa de preço
    • Compra
    • Instalação
  • Armários
    • Tirar medidas
    • Pesquisa de preço e orçamentos
    • Compra
    • Instalação
  • Azulejos
    • Pesquisa de preço
    • Compra
    • Instalação
  • Eletrodomésticos
    • Pesquisa de preço
    • Compra
      • Geladeira
      • Microondas
      • Fogão
      • Lava-louça

Só de ter as etapas listadas assim já pode te dar um controle maior sobre o projeto como um todo.

“Mas Thais, onde eu listo isso?”. Depende do programa que você usa. Se você se organiza em papel, pode ser em uma folha de sulfite, em um caderno. Se for no Evernote ou no One Note, na descrição da nota do projeto. Se for no Todoist, você pode inserir uma nota no próprio projeto. Depende, mas em qualquer ferramenta você pode criar uma nota e inserir isso.

Outro ponto importante: os projetos não são iguais, então não adianta querer padronizar todos em um mesmo formato. Alguns terão etapas, enquanto outros serão tão simples quanto definir uma próxima ação depois da outra, enquanto outros terão cronogramas super complexos, que envolvem times de 26 pessoas. Para o GTD, a única coisa que você tem que fazer é ter uma lista completa com os seus projetos, que seja revisada regularmente, de modo que as próximas ações estejam definidas (e alocadas nos lugares apropriados) e funcionando em seu sistema de execução no térreo (calendário, próximas ações, assuntos a tratar e aguardando resposta).

Todo esse material de plano de projeto, além de cronogramas e arquivos diversos, são chamados de suporte / apoio ao projeto e devem ser revisados semanalmente (junto com o projeto) apenas para verificar se você pode identificar novas próximas ações. Eles não são as ações em si.

Thais Godinho
18/04/2017
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Projetos
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Spotify é um programa de streaming de música. Gosto muito. Não sei mais viver sem. Adoro ver e seguir as playlists já existentes, além de criar as minhas.

Então eu descobri que dá para criar pastas nas playlists, me obrigando a organizar da minha maneira tradicional:

E não é que faz sentido?

Playlists de referência

Nas playlists de referência (“reference playlists”), eu coloco as listas gerais que vou montando ou que gosto, tais como:

  • Minhas TOP 100 preferidas
  • Melhores músicas do rock com mulheres no vocal
  • 50 melhores do periódo barroco
  • Para conhecer Bach
  • etc!

Playlists de suporte a projetos

Nas playlists de suporte a projetos (“projects support playlists”), no momento estão as playlists de dois projetos meus em andamento:

  • Repertório da banda definido e rodando (playlist compartilhada com os outros meninos da banda)
  • Aprender a tocar bandolim basicamente (todas as músicas que quero tocar para considerar esse projeto concluído)

Playlists de algum dia / talvez

Nas playlists de algum dia / talvez (“someday maybe playlists”), insiro listas de projetos que quero tocar algum dia, como repertórios de possíveis bandas (principalmente isso):

  • Repertório para uma banda cover de George Harrison
  • Repertório para interpretar o Gene Simmons em uma banda cover de KISS
  • Repertório para violão e voz

Playlists de suporte ao dia a dia

As playlists acima podem ser especialmente úteis para quem trabalha diretamente com música.

Já as playlists de suporte ao meu dia a dia (“daily support playlists”) provavelmente são as mais interessantes para vocês. Ali, organizo as playlists que uso nos diversos contextos do meu dia a dia, tais como:

  • Uma playlist para cada estação (vou alimentando sempre que descubro músicas novas que combinem com o outono, inverno etc.)
  • Músicas para ouvir de manhã
  • Músicas para foco
  • Músicas para ficar com sono
  • Músicas para limpar a casa
  • Fim de semana em casa
  • Fazendo comida
  • etc!

Já escrevi um post aqui no blog com sugestões de playlists para trabalhar em diferentes contextos, que traz algumas ideias legais.

Vocês sabiam que dava pra organizar as playlists em pastas? Que ideias você já teve? Por favor, compartilhe comigo nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
13/04/2017
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Lá vou eu com mais uma das coisas que a prática do método GTD vem trazendo para a minha vida.

Ontem cheguei em casa com a cabeça cheia. Foi um dia cheio de compromissos e muitas trocas de mensagens com pessoas de diversos níveis de relacionamento na minha vida. Senti uma necessidade instantânea de pôr todos os meus pensamentos no papel antes de dormir.

Hoje eu acordei mais cedo, porque a inquietude que falei em um post anterior me tirou da cama. E resolvi substituir o post que eu já tinha agendado por este, porque às vezes algum tema vem à minha mente e sinto uma necessidade latente de compartilhar meus pensamentos por aqui.

O que o GTD me proporciona é pegar cada um desses pensamentos e perguntar: “o que isso significa para mim?”. O que, de certa maneira, é como se eu perguntasse: “como eu quero me engajar com isso?”. E é um questionamento que apliquei ontem a cada mensagem que eu recebi. Sabe aquele dia que o What’s App bomba? Mensagens urgentes de clientes, mensagens importantes de amigos, outros passando por dificuldades e querendo conversar, enquanto seu próprio dia está bastante cheio?

E eu me senti satisfeita porque, ao fazer essa pergunta a mim mesma, isso me deu a chance de ter uma relação legal com cada um desses “inputs”. Consegui ver claramente o que eu poderia dizer “não” e deixar de lado sem me sentir mal, por quaisquer motivos – ou porque não dava para abrigar isso na minha vida agora, ou porque não era o momento de lidar com o assunto porque não me sentia preparada.

Isso tornou meu dia perfeito? “Menos cheio”? Evitou conflitos? Não. Mas me permitiu lidar com eles com tranquilidade. Me permitiu pensar com calma antes de responder uma mensagem – pensar no propósito de cada conversa. Eu não tinha isso antes, então para mim é uma grande mudança.

Sei lá. Às vezes penso, de verdade, que a vida se resume aos relacionamentos. E fico refletindo de que maneiras a organização pessoal pode ajudar nisso tudo. Ter a mente em paz e com os assuntos em ordem faz muita diferença. Tirar as coisas da cabeça, esclarecer como quero me engajar em cada uma delas. E efetivamente fazer isso.

Thais Godinho
11/04/2017
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