17 Mar 2015

O que eu aprendi sobre produtividade com Tim Ferriss: parte 4

Sei que estou em dívida com vocês com relação a esta série. Apesar de não ter escrito a respeito, tenho revivido muitos dos ensinamentos do Tim deste livro no meu dia a dia. Eu estava bastante ocupada e trabalhando em muitos projetos quando resolvi que seria necessário tomar uma atitude antes que a atitude fosse tomada pelo meu corpo ou por outras situações ao meu redor. Portanto, o post de hoje é para falar exclusivamente sobre produtividade e qual a visão do Tim sobre o assunto.

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Tim Ferriss é autor do livro “Trabalhe quatro horas por semana”.

O Tim comenta em um determinado capítulo do livro que a gente deveria esquecer tudo o que a gente aprendeu até então sobre produtividade. Ele diz que podemos nos tornar especialistas em embaralhar pastinhas e batucar o teclado do computador apenas para disfarçar que não estamos sendo produtivos, mas apenas ocupados. Aliás, fazer a si mesmo/a essa pergunta ao longo do dia ajuda bastante a manter a produtividade: você está sendo produtivo ou está apenas ocupado?

Isso tem tudo a ver com a execução no GTD, que diz que precisamos fazer as coisas com significado. Fazer apenas por fazer não faz diferença alguma. Todo mundo consegue executar com uma lista na mão.

O Tim propôe o seguinte desafio: se o seu médico te disser que você vai ter um infarto e só pode trabalhar quatro horas por dia (meio expediente), o que você priorizaria? Certamente, você conseguiria dar conta de tudo o que era mais importante e precisaria fazer. O que ficou de fora foi simplesmente resultado da sua priorização.

Agora, e se alguém colocar uma arma na sua cabeça e disser que você pode trabalhar apenas duas horas por dia? O que você faria? Sim, você também conseguiria priorizar. Essa “mágica” vem do princípio de Paretto, que afirma que 80% dos nossos resultados vêm de 20% dos nossos esforços. Quem curte o assunto produtividade gosta de executar, mas será que o que está sendo executado era realmente a prioridade ou você está executando um montão de coisas que não importam para disfarçar aquela coisa mais importante que você não está fazendo?

E outra: não é para aumentar a quantidade de coisas que você está fazendo, mas diminuir! A visão do Tim sobre o trabalho é que a gente possa automatizá-lo da melhor forma possível. O livro todo é sobre isso. É sobre como você consegue ganhar dinheiro, trabalhar de forma suficiente e viver a vida – em vez de esperar para fazer isso na aposentadoria. Não foi a toa que o livro ficou na lista dos mais vendidos do NY Times durante tanto tempo e o Tim virou uma espécie de guru da produtividade no mundo inteiro.

Voltando ao princípio de Paretto, aplique ao seu dia a dia perguntando-se:

  • Quais são os 20% do meu trabalho responsáveis pelos 80% dos meus resultados?
  • Quais são os 20% das causas responsáveis por 80% da minha infelicidade?

Isso se aplica a clientes, colegas de trabalho, projetos e atividades pessoais da nossa vida. Faça uma reflexão a respeito. Pare de investir seu tempo em atividades que não trazem qualquer resultado (vale lembrar que descansar e se sentir bem também são resultados! revise seu conceito de utilidade). Ser seletivo e fazer menos coisas é o caminho da produtividade.

Falta de tempo é apenas falta de prioridades. Priorizar é gerenciar seu tempo.

Alguns aforismos:

  • “Noventa e nove por cento das pessoas no mundo estão convencidas de que são incapazes de conquistar coisas grandes, de modo que passam a objetivar coisas medíocres.”
  • “O oposto da felicidade é o tédio.”
  • “Amanhã vira nunca.”
  • “As ações mais importantes nunca são confortáveis.”
  • “Não se trata de aumento diário, mas de perda diária.”
  • “Fazer bem algo desimportante não o torna importante.”
  • “A maior parte das coisas não faz diferença nenhuma.”

Gostaria de falar também sobre outro conceito que ele explora no livro, que é a Lei de Parkinson. Não, não tem a ver com a doença – é outro Parkinson. Basicamente, a Lei de Parkinson diz que a gente desperdiça tempo porque tem muito tempo disponível. Uma tarefa aumentará de importância e de complexidade em relação ao tempo alocado para sua realização. É o que o cômico John Perry fala em seu livro “A arte da procrastinação”: não é que o procrastinador não faz as coisas, mas ele deixa para a última hora porque sabe, no fundo, que ele não precisa investir tanto tempo naquela atividade.

Especialmente quem curte organização pode ter a tendência de planejar demais porque gosta de planejar e fazer as coisas com antecedência. Eu, por ser autora do blog Vida Organizada, adoro trabalhar com antecedência e tranquilidade. Porém, é preciso avaliar se você não está apenas perdendo tempo. Não é para deixar para a última hora, mas executar as ações como se fosse a última hora – sem perder tempo. Se você cortar todas as suas atividades e manter apenas o essencial, ainda vai restar bastante coisa. Porém, por que ainda assim deixamos de fazer o essencial no nosso dia a dia e fazemos tais outras coisas? Encurte seus prazos para forçar uma concentração maior e evitar a procrastinação.

A recomendação do Tim é: identifique as poucas tarefas críticas que contribuem para a maior parte da sua renda e planeje realizá-las com um prazo bem curto e bem definido. Não invente coisas para evitar fazer o que realmente importa. Ou seja: definir o que você deve fazer é tão importante quanto definir o que você não deve fazer.

No GTD, fazemos a revisão dos nossos projetos semanalmente. Para integrar esse conceito ao que o Tim ensina, faça o seguinte (é como estou fazendo e recomendo no momento): revise seus projetos e determine aqueles que você pretende concluir na próxima semana (sua prioridade). Ao analisar as próximas ações dos seus projetos, verifique quais são aquelas que você fará ao longo da semana também. Todos os dias, veja sua lista de tarefas para o dia seguinte e priorize-as. No “dia seguinte”, apenas trabalhe nelas da forma mais produtiva possível.

No próximo post eu vou falar sobre como lidar no dia a dia com notícias, acontecimentos do mundo, leituras, interrupções e a arte de dizer não segundo o Tim. Até lá!

16 Mar 2015

Como ajudar o Brasil no seu dia a dia

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As manifestações de ontem mostraram que muitos brasileiros estão dispostos e com força de vontade para ajudar o Brasil a ser um país melhor. O que podemos fazer além das manifestações? Resolvi escrever um post sobre isso porque acredito que tem muito de a gente se organizar no dia a dia para fazer as coisas acontecerem. Seguem dicas:

  • Estude História. Eu sempre amei estudar História e ouvia muitos colegas de classe questionando os professores sobre a importância de estudar a disciplina. Bem, é o conhecimento de quem somos, de onde viemos e para onde podemos ir, se não aprendermos com as experiências anteriores. A história não se repete, mas pode caminhar em um rumo muito esquisito se não nos interessarmos por ela, pois perdemos a autonomia de pensamento. A história do Brasil e do mundo tem muito a nos ensinar. Vale a pena ler sobre a formação do Brasil colonial, para entender como nosso país chegou onde está agora, sobre o Império e, principalmente, sobre o período mais conturbado do país, que foi a época da ditadura militar.
  • Saiba em quem você está votando. Pesquise sobre os candidatos e faça escolhas conscientes (ou seja, que você sabe o que está fazendo). E, depois disso, acompanhe os resultados das suas escolhas. O que o deputado está fazendo? O que o governador ou o prefeito estão fazendo? E os senadores? E a presidente? Contate essas pessoas. É claro que a presidente ou o governador não responderão pessoalmente seus e-mails, mas é provável que os deputados, senadores e sub-prefeitos até consigam. Por incrível que pareça, mesmo o melhor profissional do mundo não sabe o que fazer às vezes, e receber um feedback de fora, especialmente de um cidadão consciente, pode ser uma luz no caminho. Ajude ativamente.
  • Seja honesto/a no seu dia a dia. Isso inclui as mais variadas atitudes – desde ser ético em ambiente de trabalho até declarar o imposto de renda direitinho, devolver a carteira que você encontrou na rua ou não oferecer propina ao policial que te para depois da balada.
  • Se você sentir que tem vocação e gostaria de ir além, pesquise sobre cargos políticos. Você não precisa almejar ser presidente, mas pode ajudar muito auxiliando pessoas que trabalhem com isso. Visite a sub-prefeitura de sua cidade. O que você pode fazer lá? Será que haverá algum evento para crianças, por exemplo, onde você poderia ajudar de alguma maneira, nem que seja divulgando para os seus amigos? Existe uma praça abandonada que você pode ajudar a conseguir patrocínio para restaurar? Sim, tudo isso é obrigação do Governo, eu concordo. Porém, se o Governo não a cumpre, por milhões de razões, vamos deixar como está? O que é mais importante: ver o Governo “se ferrar” para provar que minhas críticas estão certas ou ajudar o próximo?
  • Ajude as pessoas. Qualquer um sempre tem condições de ajudar alguém em uma situação pior. O que você poderia fazer hoje para ajudar alguém, o mínimo que seja? Procure por ONGs em sua cidade, faça trabalho voluntário. O Governo não atende todas as pessoas que precisam, mas elas continuam precisando de assistência. Ajude como puder. Um pouco que você fizer já será melhor do que não ajudar de maneira nenhuma.
  • Eduque seus filhos de maneira consciente, para que eles sejam seres pensantes, trabalhem de maneira significativa e respeitem as pessoas.
  • Tome uma atitude sempre que se incomodar com alguma coisa, mas busque os meios certos para fazer isso. O metrô está lotado? Não adianta xingar a presidente no Facebook. A água está acabando? Não adianta reclamar sobre o governador com o melhor amigo. Busque informações, entre em contato com as autoridades, informe-se sobre o tema, veja o que pode ser feito para ajudar.
  • Não alimente a violência verbal e/ou física. Isso não gera uma vibe legal para ninguém e não ajuda em nada também.
  • Trabalhe por você, pela sua família, pelo seu bairro, pela sua cidade, pelo mundo. Não fique de braços cruzados. Seja um bom trabalhador para prosperar e gerar mais empregos ou ajudar outras pessoas a empreenderem.

Hoje é segunda-feira. O que você está fazendo?

14 Mar 2015

Encontrando seu estilo de decoração e como isso influencia na organização da casa

Não sou arquiteta nem designer de interiores – apenas adoro o assunto decoração e pesquiso sobre isso para postar aqui. Logo, leitores do ramo, se eu falar qualquer besteira, fiquem à vontade para me corrigir nos comentários. :)

Imagem: Binti Home

Imagem: Binti Home

Eu venho pensando no assunto “estilo de decoração” desde que conheci o blog da Nicole, Making it lovely (em inglês), por volta de 2009. Na época, achava o estilo dela tão formado, tão certinho, que anseava por encontrar o meu estilo de decoração para casa também. E por quê? Bem, nos últimos quatro anos, nossa família teve cinco casas diferentes. Nesse meio tempo, eu percebi algumas coisas com relação à decoração e ao por que é legal encontrar seu próprio estilo para decorar:

  • Não dá para ficar fazendo aquisições permanentes caras para o imóvel que você mora de aluguel, a não ser que isso seja descontado no valor mensal. Mas, mesmo assim, acho que isso só vale para aquisições práticas, como instalar as portas do box, por exemplo, ou fechar a varanda com vidro. Não vale a pena, por exemplo, trocar o piso ou instalar um painel de parede que vai servir somente nessa residência. Porém, aquisições precisam ser feitas. Como saber no que investir e no que não investir?
  • Ter um estilo de decoração pode ajudar você a fazer boas compras para a sua casa, assim como saber o que pode ser comprado “mais baratinho” (ou sem ser um investimento). Você sabe seu estilo e pode comprar uma cadeira que tenha a ver com ele, fazendo um investimento, pois poderá tê-la para sempre com você, mesmo se mudar de casa muitas vezes. Você não precisa pagar caro por um guarda-roupa, por exemplo, que pode precisar ser vendido quando você se mudar e já tiver um guarda-roupa embutido no local. Como saber quais são esses objetos que você vai querer para sempre?

Eu notei também que, enquanto eu não tinha um estilo de decoração muito definido, ficava mais confusa ao fazer compras para a minha casa. Eu acabava comprando algo pelo meu gosto pessoal mas nem sempre um objeto combinava com o outro e mesmo a mistura de estilos tem que ter uma ordenação para ficar legal. Tinha muita coisa que eu achava linda também mas que, na prática, não tinha nada a ver comigo. Eu estava perdida.

A utilidade real do Pinterest

No decorrer dos anos, então, eu fiquei em busca do meu estilo de decoração, observando o que eu gostava mais e tendo isso como referência. O Pinterest foi muito útil porque, quando você começa a alimentar seu canal com bastante conteúdo, aquilo vira um grande álbum de referências que você pode sempre consultar e se inspirar.

Então, quando eu pinava alguma imagem relacionada à decoração, eu me obrigava a pensar: Por que eu gosto desta imagem? É a disposição do sofá ou simplesmente as cores? Será que não é apenas a luz do ambiente que me agrada? Perguntas simples como essa me fizeram pensar sobre o que eu realmente gostava.

Deu muito certo porque comecei a ver que meu marido e eu tínhamos muitos gostos em comum (e várias coisas não, haha, mas faz parte). Então começamos a prestar atenção nessas referências que gostávamos em comum para pensarmos no que seria legal fazer em casa. Chegamos a algumas palavras-chave: industrial, rústico, urbano, contemporâneo, vintage. Alguns termos parecem se contradizer, mas de algum modo expressam o que consideramos nosso estilo de decoração preferido.

Imagem: The Grounds of Alexandria by nicoalaryjr

Imagem: The Grounds of Alexandria by nicoalaryjr

Isso também se reflete nos materiais que mais gostamos, que são: madeira, concreto, metais, vidro, tecidos naturais.

Imagem: Second Shout Out

Imagem: Second Shout Out

Além dos materiais, observamos também as cores que mais gostávamos quando compramos alguma coisa para a nossa casa: preto, branco, cinza, metais no geral, tons terrosos.

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Com base nessas informações, começamos a apurar melhor o que gostaríamos de fazer e ter em casa. Isso foi bom para não comprarmos e gastarmos dinheiro à toa. Também nos ajuda a ter um lar que nos agrade e nos deixe feliz.

Estou compartilhando isso com vocês porque notei que, depois que nosso estilo ficou claro para a gente, passamos a fazer aquisições mais certeiras e a economizar também, porque poderíamos buscar referências de transformações de objetos, por exemplo.  Recentemente, apliquei um papel contact de madeira na minha mesa do escritório e aproveitei para arrumá-la com alguns itens que eu já tinha e que expressam bem o que eu sou hoje.

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Tirando o papel contact que precisei comprar e paguei R$13,90 pelo rolo na Kalunga, todo o resto eu já tinha. Eu simplesmente precisava apenas “me encontrar” e passar a usar melhor os meus objetos. Ali no canto superior esquerdo da mesa vocês podem ver um cestinho de metal com os roteadores de Internet dentro. Sabem o que era isso? Um cesto para produtos de banho, que eu comprei há uns quatro anos.

E não é para sair comprando e gastando só porque descobriu seu estilo de decoração. Não! A ideia é que, sempre que você precisar comprar algo, agora você tem uma referência e a escolha fica mais fácil, mais certeira. Além disso, quando você precisar encontrar soluções diversas (como eu precisei para organizar os roteadores), ter um estilo pessoal pode te ajudar a reaproveitar objetos que você tem em sua própria casa e que provavelmente já foram comprados porque, no fundo, você sabe do que gosta.

E vale lembrar que a decoração da nossa casa expressa a nossa personalidade, assim como a expressamos nas roupas que usamos, por exemplo. Construir esse estilo pessoal é o trabalho de uma vida inteira mas, quando você sente que entrou no caminho certo, o restante fica mais tranquilo e direcionado. Eu me sinto à vontade no dia a dia porque sei que estou sendo autêntica até mesmo nessas coisas materiais do cotidiano.

E você, tem um estilo de decoração? Fale um pouco sobre a sua experiência nos comentários!

13 Mar 2015

Os erros mais comuns que as pessoas cometem quando começam a usar o GTD

Este post foi uma sugestão da leitora Malu Ribeiro (obrigada!).

O GTD é uma metodologia simples mas, por ter tanto conteúdo no livro base (“A arte de fazer acontecer”, Ed. Campus), isso pode levar as pessoas a ficarem confusas quanto à sua implementação. Eu mesma demorei um tempo em alguns aspectos para implementar e só depois de alguns anos consegui entender de verdade algumas aplicações – não porque seja complicado, mas porque, apenas lendo o livro, falta uma orientação, um “pega na mão e me leva”, que felizmente hoje temos em maior quantidade. Na minha época (cof!), quase não se tinha material sobre o GTD em português disponível na Internet. Eu acredito que, de certa forma, o blog tenha colaborado um pouco com esse cenário. Há seis anos temos também a Call Daniel ministrando cursos, oficialmente certificada pela David Allen Co, o que encurta o caminho para quem estiver a fim de aprender sobre a metodologia.

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Nesses anos todos de estudos e práticas do GTD, eu identifiquei alguns erros comuns que não só eu cometi, como vi outras pessoas cometendo. Gostaria de falar sobre eles para ajudar quem estiver passando por algum dos probleminhas citados aqui, a fim de ajudá-los da melhor maneira possível a ver o GTD como a metodologia simples que é.

Erro nº1: Perder muito tempo organizando o seu sistema

O GTD não é uma metodologia de organização, mas de produtividade. Organizar seu sistema é apenas um dos passos, e todos os outros quatro são importantes. Se você estiver organizando demais e executando de menos, alguma coisa está errada.

Muitas pessoas caem nesse círculo vicioso da organização (é gostoso mesmo organizar, eu sei disso) e desistem do GTD dizendo “eu perdia mais tempo organizando o meu sistema que fazendo as coisas”. Se você passou por esse problema comum (vejam até que ele é o primeiro da lista), a culpa não foi do GTD, mas da sua aplicação. É necessário fazer alguns ajustes.

O David é catedrático no seguinte: cuide do que estiver chamando mais a sua atenção. Execute. Se, na execução, você perceber que gostaria de ter mais informações sobre os projetos, insira informações sobre os projetos. Se você percebe que passou metade do dia apenas organizando seu sistema, pare a vá cuidar das suas listas de execução. O que não pode fazer é usar a organização como desculpa para procrastinar e culpar o David, que está lá ensinando pessoas há mais de 20 anos a usarem uma metodologia que já foi considerada a mais eficaz de produtividade por muitos veículos consagrados.

Vou contar um exemplo pessoal para vocês entenderem como eu já fiz muito isso. Ano retrasado, quando comecei a montar todo o meu sistema no Evernote (veja aqui o guia), eu parei o mundo para organizar minhas informações lá. Foi a melhor maneira de fazer? Com certeza não! As demandas não param de chegar e eu fiquei bastante estressada lidando com tudo enquanto o sistema ainda não estava organizado. E eu me pergunto o motivo, exatamente. Dava pra ter migrado aos poucos. Não preciso parar o mundo durante dois dias para me organizar. Isso é legal, com toda a certeza, mas não podemos nos dar a esse luxo no dia a dia. Se você vai sair de férias e quer fazer, ótimo! De verdade! Mas não é necessário. Dá para organizar seu sistema aos poucos, sob demanda. Ou seja: hoje vou inserir este novo projeto, amanhã passo as informações daquele outro, e por aí vai.

Outro ponto que vale a pena citar é que a organização é parte do GTD e, como os outros passos, deve ser feita diariamente. Se você sempre precisar de um ou dois dias para se organizar, não vai conseguir fazer mais nada! Não caia nessa cilada. A organização é um processo e é feita todos os dias, sempre buscando as melhorias no seu sistema. Nunca vai terminar, pois você sempre encontrará algo que pode otimizar mais e fazer de uma maneira melhor.

Erro nº2: Buscar a ferramenta perfeita que centralize tudo

Essa é praticamente uma unanimidade: todo mundo que usa o GTD já foi mordido pelo bichinho que fica te perguntando mentalmente “qual a melhor ferramenta para usar o GTD?”. A melhor ferramenta não existe. Outro ponto que o David fala também é que você não precisa centralizar tudo em uma ferramenta só – use boas ferramentas que atendam ao propósito que você precisa. Outro ponto extremamente libertador é que você não precisa manter absolutamente tudo em um único sistema. Facilita, claro, mas não é necessário. Isso significa que você pode ter projetos em seu Evernote e outros tipos de projetos no Todoist, por exemplo. Ou checklists nos lembretes do iPhone e outras em um documento do Word que fica na sua área de trabalho no desktop. O formato não importa. O que chama a sua atenção? O que facilitaria para você? O que faz mais sentido? Isso é o GTD aplicado a qualquer ferramenta.

Um ponto que sempre costumo ouvir e ler por aí é sobre a integração entre as diversas ferramentas. A integração quem faz somos nós. Por exemplo, eu utilizo o Toodledo para gerenciar minhas próximas ações. Quando crio um projeto ali dentro, utilizo o recurso de nota dele para inserir URLs de arquivos que estejam em outros lugares, como o Evernote e o Dropbox. Essa integração é ilimitada, porque qualquer arquivo em computador pode ter uma URL vinculada (clique com o botão direito e em “Salvar link” ou “Copiar URL do arquivo”). Se o arquivo estiver na nuvem e você tiver acesso a ele através do seu celular ou outro computador, conseguirá visualizá-lo ou editá-lo de qualquer maneira. Portanto, busque as soluções que façam sentido para você.

Eu acredito que a ferramenta hoje mais completa para utilizar o GTD seja o Evernote, porque já está tudo ali. Aqui no blog você encontra um guia completo para aplicação do GTD na ferramenta, mas a verdade é que o GTD pode ser aplicado em qualquer lugar que suporte listas – até mesmo papel. Aliás, o GTD original foi criado para ser usado com papel. Qualquer aplicativo, programa de e-mail e arquivo de texto pode ser usado. Tem gente que gerencia suas próximas ações em notas.txt. Outras, em planilhas do Excel, com filtros. Se você gosta de papel, use um caderninho. E por aí vai. Não fique em busca da ferramenta perfeita – identifique onde funcionam melhor para você esses recursos.

Erro nº3: Não fazer a revisão semanal ou demorar muito tempo fazendo

Mais uma vez: todos os passos do GTD devem ser levados em conta para fazer a metodologia funcionar, se não não funcionará e abrirá falhas na sua aplicação. A revisão semanal é a cola que une tudo – é quando você analisa seus projetos, define prioridades para as próximas ações, vê se suas áreas de foco estão equilibradas e muito mais. Se você não faz sua revisão semanal toda semana, você não está usando o GTD. Ela é fundamental.

Outro erro que juntei aqui porque é relacionado é demorar muito para fazer a revisão semanal. É extremamente comum ouvir usuários do GTD falando algo como “perco muito tempo na minha revisão semanal então acabo não fazendo!”. Pela minha experiência, se você está demorando, é porque está executando. A revisão semanal é uma análise, não é para sair fazendo as coisas que estão ali. Se seu sistema está organizado, você pode ficar tranquilo/a de que aquilo que é super importante será feito – você não precisa parar tudo para fazer. Lembrou de algo importante durante a revisão semanal? Anote em um papel e lide com aquilo depois, como você faz com todo o resto das suas atividades.

Uma recomendação que pode ajudar é dividir a revisão semanal em blocos. “Ah, mas pode?” Pode! Você pode apenas revisar a agenda da sua próxima semana em um momento, depois revisar seus projetos, depois mudar as prioridades das suas próximas ações, depois revisar a lista de algum dia / talvez…. nada é engessado. O que não pode é deixar de fazer a revisão semanal porque “não tem tempo”. Se você acha que não tem tempo, mais do que nunca você está precisando dela.

Erro nº4: Achar que não pode fazer outras revisões que não a semanal

Cuide do que está chamando a sua atenção. Se você sente que um projeto está meio “solto” entre as suas prioridades, pare e revise o projeto. Não precisa esperar até a revisão semanal para isso.

Programe revisões diferentes além da semanal, como uma revisão mensal (para analisar suas áreas de foco com mais calma), uma revisão sazonal (para verificar se seus objetivos de curto prazo estão sendo alcançados), uma revisão anual, uma revisão de e-mails e por aí vai. As revisões não precisam se resumir à revisão semanal.

Algo que tenho feito atualmente e que tem me ajudado bastante é fazer uma revisão diária das próximas ações com prazo para o dia seguinte, antes do término do meu dia de trabalho. As prioridades podem ter mudado, assim como prazos, ou podem ter havido cancelamentos. Bater o olho na lista de coisas que eu preciso fazer amanhã já me dá uma ideia de como será o meu dia e o que vou ter que priorizar caso tenha muitos imprevistos.

As revisões fazem parte do GTD e não se limitam às revisões semanais. Crie rotinas de revisões para aquilo que funciona para você.

Erro nº5: Desistir de implementar porque não funcionou do dia para a noite

O GTD mastery é uma habilidade, como tocar violino. Assim como ninguém aprende a tocar um instrumento da noite para o dia e demora algum tempo para amadurecer, o mesmo acontece com o GTD. O estudo e prática tornam a sua aplicação cada vez mais confiável e ajustada à sua vida. Precisa insistir, corrigir os erros, buscar soluções para otimizar o que você está fazendo. O GTD não foi eleito como a melhor metodologia de produtividade do mundo por acaso. Dê uma chance.

No mais, é importante atentar para o que o próprio David fala, que é: “o GTD é para todos, mas não é para todo mundo”. Se você não tem absolutamente nada a melhorar em termos de produtividade, não conserte o que não está quebrado. Talvez o GTD te ajude, talvez não. No entanto, se você vê oportunidades para melhorias, busque saber mais. Você só tem a ganhar.

Erro nº6: Acumular coisas na caixa de entrada e tornar o processamento chato

O processamento só fica chato se você fica postergando-o até não querer mais. Isso te prejudica porque, além de você perder um tempão quando for processar, muita coisa importante que você coletou vai se perder ali e você pode esquecer prazos. Encontre seu melhor ritmo para processar. Eu gosto de fazer isso uma hora antes do fim do meu expediente, onde me sento com uma música calma e analiso cada item da minha caixa de entrada para processar e organizar no lugar certo. Se eu fizer isso todos os dias, vou confiar no meu sistema e vou me incentivar a coletar mais (e tirar as coisas da minha cabeça).

Vale pontuar também que processar (ou esclarecer) é um passo do GTD onde você deve investir muita inteligência e foco. Se você processar algo errado, sua execução vai falhar. Logo, vale a pena ter esses minutos de concentração nas suas atividades para definir seu trabalho com significado.

Erro nº7: Se prender ao conteúdo do livro em português

O livro “A arte de fazer acontecer” foi publicado no Brasil pela editora Campus e só. A versão em inglês já foi atualizada e tem mais conteúdo, prints de tela, depoimentos, enfim, mais coisa. A versão em português é a base e tem muito a explorar ali antes de partir para outros lugares, mas o David Allen nunca parou de atualizar o GTD. Ele tem mais dois livros, publicados por enquanto apenas em inglês (dá para baixar na Amazon), chamados “Ready for anything” e “Making it all work”, onde ele expande seus conhecimentos sobre a metodologia. Além disso, ele mantém o site GTD Connect (apenas para membros, pago), com fóruns e muitos materiais riquíssimos em conteúdo como guias, webinars e outros. Ele também promove cursos ao redor do mundo e, no Brasil, há os próprios cursos da Call Daniel. Você também pode trocar ideias com pessoas em grupos no Facebook e buscar depoimentos de quem usa o GTD em blogs pela Internet afora. Há muita coisa para fazer depois de ler o livro – inclusive relê-lo várias vezes. Tem conceitos que a gente só pega quando lê pela segunda ou terceira vez (eu que já li umas 200 vezes ainda me surpreendo com coisas que não tinha me atentado antes).

Erro nº8: Querer subir os níveis antes de ter organizado o básico

O GTD tem níveis de horizonte de foco (leia mais sobre isso aqui). Em resumo, não adianta você querer organizar seus objetivos de vida se sua caixa de entrada de e-mails estiver um caos ou se você estiver esquecendo compromissos. Comece do nível mais baixo e vá subindo, lembrando de sempre voltar se algo estiver chamando a sua atenção.

Erro nº9: Parar de coletar e processar direto

Quando você já usa o GTD há algum tempo, pode achar bobeira coletar tudo no papel para depois processar e pode querer já processar de uma vez. O problema de fazer isso é que você vai ter sempre que parar para processar e, além de perder tempo e o foco, pode processar rápido, sem a inteligência necessária. Processar errado pode atrapalhar na execução e você pode priorizar pelo critério da urgência as suas atividades. Não precisa fazer as coisas de forma afobada: colete ao longo do dia e, ao processar, faça isso com carinho e atenção. Eu juro que compensa.

Erro nº10: Não conseguir usar o GTD, “encontrar” o ZTD e sair falando que o GTD é muito complicado

Por favor, não seja essa pessoa. Corrija os erros acima e continue usando o GTD, se quiser. Se não quiser, por quaisquer motivos que sejam, não culpe o GTD, que é a melhor metodologia de produtividade do mundo. Nem use metodologias baseadas fracamente nele com a desculpa de que são “mais simples”, porque não é bem o caso! Se você não acredita em mim, acredite no Einstein:

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Dúvidas? Deixem comentários!

Obrigada por tudo, pessoal.

12 Mar 2015

Testando o novo Kobo Aura H20, um e-reader à prova d’água (sim, você leu direito)

Recebi há alguns dias como presente da Livraria Cultura o novo Kobo Aura H20. Para quem não sabe, o Kobo é um leitor de e-books, e essa nova versão é simplesmente… à prova d’água! Como assim, gente? Fiz a mesma pergunta mentalmente, mas eis como funciona:

O Kobo Aura H2O é o primeiro e-reader com design à prova de poeira e à prova d’água do Brasil (por até 30 minutos, sob 1m de água, com a tampa de vedação fechada), que você pode levar para a praia ou piscina sem precisar se preocupar. Se molhar ou derramar bebida sobre ele, ainda funcionará normalmente. Você pode secar com um pano e retomar a leitura. Quem mora em apartamento, frequenta muito a piscina ou vai à praia, já deve ter pensado que seria terrível se o e-reader molhasse e estragasse. Mesmo que o e-reader fique submerso, com esse novo Kobo nada vai acontecer. Achei meio incrível!

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Como vocês sabem, eu já tenho um Kindle simples, que foi o meu primeiro e-book. Sempre tive vontade de ter um Kobo para testar, além de ser da Livraria Cultura. <3 Quando o Kobo chegou, fiquei impressionada pela qualidade da imagem na tela. Apesar de ser em preto e branco (como a maioria dos e-readers), a resolução faz muita diferença. Pesquisei e descobri que ele tem uma tela diferente mesmo, com a tecnologia Tela Carta E-Ink HD.

Pois bem, tomei coragem e deixei ele deslizar para dentro de um balde água e, quando tirei, o resultado foi esse:

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Aparece uma mensagem dizendo que água foi identificada no aparelho, pedindo para limpar rapidamente. Eu fiz isso para tirar a foto, mas vocês podem ver a tela acima.

O novo Kobo Aura H20 pesa apenas 233g e possui capacidade para armazenar até 3 mil e-books (!), ou 30 mil (!!!), se você aumentar a capacidade com um cartão SD. Aliás, o fato de poder usar cartão SD é uma grande vantagem, se compararmos com outros modelos de e-readers.

A touchscreen desse novo Kobo é rápida como em um tablet, o que contou muitos pontos a favor. Não sei como era nos Kobos anteriores, mas achei bem rápida nesse modelo.

Outra característica que faz diferença é a luz interna, que não incomoda a vista e pode ser ajustada de acordo com o nível de luminosidade do ambiente. Se você não precisar, pode deixar totalmente sem luz, economizando ainda mais a bateria. Aliás, a bateria é um capítulo a parte – ele promete a duração de até 2 meses sem precisar carregar. Eu ainda não fiquei com ele todo esse tempo para postar aqui, mas vou comentando sobre a minha experiência nas redes sociais.

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Confira todas as vantagens incríveis do novo Kobo Aura H20 clicando aqui.

Eu acho que chegou o tempo que todos nós, bibliófilos de plantão, precisamos pensar em ter menos livros em casa e considerar o uso de um bom dispositivo desses como nosso aliado. Gosto de ter e ler livros físicos, mas percebo que muitos livros que eu tenho eu não precisaria ter em formato físico. É muito chato quando termino de ler um livro e não quero mantê-lo, porque tenho o leve trabalho de doar, dar de presente, vender ou trocar no Skoob Plus, por exemplo. Pode parecer mimimi mas, para quem compra e lê muito livro, gera um trabalhinho. É muito prático poder ter uma alternativa legal e de qualidade para armazenar e-books.

A organização que pretendo fazer com o Kobo será a seguinte: tenho um projeto de vida que é ler os grandes clássicos da literatura (obras de ficção). No geral, os livros que gosto de ter em formato físico são livros de não-ficção, que uso para estudar, grifar, estudar. Livros de ficção eu compro e leio uma, duas, três vezes, mas não interajo com o papel em si, mas com o texto. Por isso, vale a pena então utilizar o Kobo para os meus livros de ficção. É assim que pretendo me organizar daqui em diante.

Obrigada, Livraria Cultura, pelo super presente. <3 Agora vou atrás da minha capinha na loja para personalizá-lo e protegê-lo. Já estou apaixonada.

Para quem quiser adquirir o seu, a Livraria Cultura começa a vendê-lo hoje no site. Clique aqui para conferir.

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11 Mar 2015

Próximas datas dos workshops Vida Organizada em outros estados

Há alguns dias eu realizei uma pesquisa aqui no blog para saber o interesse dos leitores pelos workshops do blog em outros estados. Este é um projeto meu que está em planejamento e quis conhecer o interesse de vocês para definir os próximos passos. Gostaria de agradecer a opinião de todos que participaram e mostrar para vocês quais foram os resultados.

Inicialmente, pretendo realizar os workshops apenas nas capitais. Não tenho planos de visitar outras cidades, mesmo no estado de São Paulo. Entendam que, toda vez que viajo para fazer um workshop, fico longe da minha família, então não tenho como realizar o workshop em todas as cidades que eu gostaria. Nos workshops realizados aqui em São Paulo, tivemos participantes que vieram do Amazonas, de Minas Gerais, de Curitiba e de outros estados. Espero que todos que tenham interesse consigam ir até a capital participar!

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O estado com maior pedidos, disparado, foi o Rio de Janeiro, com cerca de 100 solicitações de interesse (formulários enviados). Para vocês, eu já tenho novidades:

  • No dia 27 de junho, será realizado o workshop “Estilo pessoal e organização do armário”, em parceria com a linda Ana Soares do blog Hoje Vou Assim OFF. Vamos falar sobre como encontrar seu estilo pessoal tem a ver com a organização do guarda-roupa no dia a dia, pois isso define as suas compras, como você vai economizar dinheiro e comprar bem, como montar um inventário de peças que combinem entre si, e muito mais! Em breve divulgaremos mais informações, mas será maravilhoso!
  • Em setembro, estarei no Rio para a Bienal do Livro e gostaria de aproveitar a ida para realizar o workshop “Organize sua vida”, que é o workshop básico do blog, para que você aprenda tudo para se organizar. A data estimada (mas ainda não fechada) é 5 de setembro.

Se você tiver interesse por um desses dois workshops, envie desde já sua solicitação de interesse para receber mais informações a respeito:

Seu nome (obrigatório)

Seu e-mail (obrigatório)

Seu telefone (obrigatório - só usaremos se o seu e-mail voltar)

Workshop(s) de interesse (obrigatório)

Em segundo lugar, vieram outras cidades do estado de São Paulo. Como comentei, não tenho planos em sair da capital por enquanto. Os próximos workshops programados para São Paulo são:

  • “Organize sua rotina doméstica”, dia 14 de março, com vagas esgotadas mas lista de espera. Entre em contato pois pode haver desistências de última hora!
  • “Organize-se no trabalho”, dia 11 de abril.
  • “Organize sua casa”, dia 16 de maio.
  • “Estilo pessoal e organização do armário”, também com a Ana, desta vez em São Paulo, no dia 20 de junho.
  • “Organização para blogueiros”, dia 18 de julho.

As próximas datas previstas (ainda a confirmar, mas estimadas) para os workshops “Organize sua vida” em outros estados são:

  • 11 de julho – Porto Alegre (RS)
  • 8 de agosto – Curitiba (PR)
  • 10 de outubro – Recife (PE) – Estarei na cidade por ocasião da Bienal do Livro!
  • 21 de novembro – Brasília (DF)
  • 23 de janeiro – Belo Horizonte (MG)

Quem tiver interesse em alguma dessas turmas também pode entrar em contato através do formulário abaixo, por favor. O número de contatos fará diferença no fechamentos das datas:

Seu nome (obrigatório)

Seu e-mail (obrigatório)

Seu telefone (obrigatório - só usaremos se o seu e-mail voltar)

Workshop(s) de interesse (obrigatório)

Aceito sugestões de lugares para realizar os workshops, propostas e dicas de hospedagem. :)

Gostaria de dizer que recebi algumas solicitações para realizar o workshop em Portugal. Eu adoraria! Se alguém tiver algum lugar conhecido para oferecer o espaço ou outras recomendações, vou adorar receber. Pode enviar como comentário mesmo neste post!

Obrigada por tudo, pessoal!

11 Mar 2015

Como a meditação pode nos ajudar na conexão com nós mesmos e os outros

Venho praticando meditação todos os dias há cerca de um ano e meio. Posso dizer sinceramente que aprender a meditar mudou a minha vida. Eu não alcancei a iluminação nem levitei (ao menos, literalmente!), mas é uma prática que faz parte do meu dia a dia e faz toda a diferença no meu estado mental para realizar minhas atividades.

A meditação nos ajuda nessa conexão com nós mesmos porque é um momento em que estamos sozinhos, prestando atenção em nosso corpo, respiração, pensamentos. Já encontrei soluções para problemas complexos e fiquei mais calma em algumas situações que achei que “não teria jeito”. Como meditação nos ajuda na concentração e a ter foco, e como ter essa consciência, essa execução com significado no dia a dia, tem tudo a ver com produtividade, é um tema que sempre acho valer a pena tratar no blog.

Veja como a meditação pode nos ajudar no dia a dia, de maneira prática:

Você encontra mais significado nas suas atividades

Qual é a sua motivação? Por que você levanta todos os dias de manhã para ir trabalhar? O que te mantém motivado/a ou criativo/a? A não ser que você esteja em um estado de consciência atento, você não tem como observar suas ações. A meditação traz a oportunidade de refletir sobre seus pensamentos e trazer foco, ou mesmo acalmar sua respiração para que você conheça melhor o ritmo do seu corpo. Você consegue se concentrar no momento presente, nem que seja por alguns poucos minutos. Em um mundo onde tudo é feito com tanta pressa, encontrar esse tempinho de grande significância no dia a dia é precioso.

Você diminui seu nível de estresse

Doenças como síndrome do pânico são simplesmente estados de alteração da respiração. O estresse também está associado ao ritmo que respiramos. Quando nos sentamos, fechamos os olhos e prestamos atenção em nossa respiração, nossa mente se acalma junto com o ritmo natural que respiramos. Mesmo as situações mais estressantes podem ser controladas com a atenção à respiração. Quando você se sentir nervoso/a ou ansioso/a, pare durante alguns minutos e simplesmente respire.

A meditação não precisa ser feita em um período específico do dia (apesar de algumas pessoas gostarem de meditar pela manhã ou antes de dormir) nem com uma determinada duração. Você pode fazer uma meditação a qualquer hora do dia, de um a cinco minutos, ou até mais, se quiser. um minuto de meditação já fará toda a diferença.

Você aprende a controlar suas emoções e a tomar melhores decisões

No Budismo, aprendemos que todos os problemas são causados pela nossa mente. Quando você medita, além de se acalmar, consegue refletir sobre os seus sentimentos e emoções. Será que estou tomando a atitude certa? Às vezes, no cotidiano, não conseguimos entender se escolhemos o melhor caminho. Ao meditar, conseguimos observar um pouco mais de perto tais emoções e aprendemos a controlá-las de forma consciente – “não vou me sentir mal por determinada situação porque entendo que isso e aquilo”.

Você aprende a lidar melhor com as pessoas

Como você diminuirá seu nível de estresse, aprenderá a controlar suas emoções e a tomar melhores decisões, é natural que consiga refletir isso em atitudes relacionadas às outras pessoas. Todos sentirão a diferença, inclusive você.

Você vai melhorando sua meditação com a prática

É muito difícil conseguir meditar quando você tenta pela primeira vez – parece que sua mente fica ainda mais agitada, com todos aqueles pensamentos vindo à tona! Na verdade, o que acontece é que você simplesmente para para prestar atenção à sua mente – ela está agitada e cheia de pensamentos assim o tempo todo. Quando você começa a desenvolver essa atenção, aprende a controlar um pouco mais os seus pensamentos.

No mais, com o tempo muitas coisas vão melhorando com a meditação. Você acostuma seu corpo a ficar mais tempo na mesma posição, aprende a meditar por mais tempo, a respirar melhor, enfim, uma série de mudanças que só a prática constante pode trazer. Meditar demanda treino assim como andar de bicicleta ou tocar um instrumento – não acontece sem treino e dedicação diários.

Você pode meditar em casa, no trabalho, no carro, na natureza, nos 15 minutos antes de voltar ao trabalho na hora do almoço. Aproveite esse momento consigo mesmo/a e traga mais paz e significado ao seu dia a dia.