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Regularmente eu costumo postar no blog uma atualização sobre como estou operacionalizando o meu sistema GTD. Muitos leitores me perguntam, então o post acaba virando uma referência que eu indico sempre que alguém me pergunta como faço com projetos, calendário etc.

Vou tentar fazer este post mais simples e mais rápido que os anteriores, apenas indicando o que estou usando.

Calendário

Utilizo o Google Calendar, agenda do Google, para operacionalizar os meus calendários (veja como funciona o recurso de calendário no GTD).

Tenho uma agenda principal, “Calendar – Thais”, onde eu deixo meus compromissos (geralmente ações com hora específica). O critério é poder revisar mês a mês e ver viagens, cursos e outros eventos.

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Em “Calendar – Tickler”, coloco lembretes, prazos e ações pontuais. Veja aqui a diferença entre ação pontual e próxima ação.

Essa agenda “Learning – Vida Organizada” é a agenda com os cursos e treinamentos do Vida Organizada, para controle do time. É uma agenda compartilhada que mostra as indisponibilidades dos instrutores, quando acontecem os cursos do Vida Organizada etc.

Em “Log”, venho tentando registrar, sempre que trabalho ao computador, o que vou fazendo ao longo do dia. Não serve tanto como registro, mas como exercício.

Em “Planejamento do dia”, eu diariamente, ao começar o meu dia, vejo tudo o que tenho para fazer em termos de prazos e me programo ao longo de todo o dia, para saber se terei tempo para fazer tudo, o que preciso otimizar, quando vou acessar meus e-mails etc. É algo bem pessoal que sempre gostei de fazer.

Não estou mais compartilhando ou visualizando a agenda do meu marido porque, quando ele vai fazer algo que impacta no meu dia, eu coloco na minha agenda mesmo.

Minhas listas no Todoist

Eu decidi migrar tudo para o Todoist porque me acostumei com a interface da ferramenta e queria ter tudo acionável ou relacionado aos horizontes do GTD ali. Para mim tem sido muito bom porque, quando me sinto um pouco ansiosa, aflita ou pensativa sobre alguma decisão, acesso rapidamente as minhas listas e consigo ver o que coloquei em propósito, minhas áreas de foco, meus objetivos etc.

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Talvez seja desnecessário dizer que eu não tenho 242 projetos – esse é o total de itens dentro da lista, que o Todoist mostra.

Eu deixei os nomes das listas em inglês porque estou estudando para as certificações e treinando o meu inglês, então para mim faz sentido. O conteúdo está misturado português / inglês kkk

Os contextos das próximas ações estão organizados nas etiquetas.

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O código das cores é o mais rudimentar possível: verdinho para tudo o que significa estar ao computador (como a bolinha que indica quando a gente está online nos comunicadores); verde porque a minha casa é verde; aguardando resposta em vermelho porque é item de atenção; coisas na rua e assuntos a tratar em azul porque, bem… quando saio na rua eu fico ao ar livre, vendo o céu. Bobo, eu sei. Mas, de alguma maneira, faz sentido para mim!

Quero falar ainda sobre contextos que eles mudam bastante, são bem dinâmicos. Crio e deleto à medida que tenho ações dentro deles. Busco sempre ter a menor quantidade possível.

Não utilizo o recurso de prioridades no Todoist porque não tem muito a ver com o GTD, mas há maneiras de usar (associando a projetos ou níveis mais elevados, por exemplo). Eu apenas não estou usando no momento, nem o recurso de filtros. Minhas listas são simples. 🙂

Checklists

Dentro de checklists, eu ainda estou migrando o que estava no Evernote. Por enquanto, está assim:

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As checklists mais utilizadas, que são as de periodicidade, já estão no meu Todoist. As outras, de referência, estou migrando aos poucos.

Os leitores sempre me perguntam o que eu insiro nas minhas checklists. Vivo mudando e otimizando. Eu pretendo fazer um post mostrando todas as minhas checklists atuais, pois muitas pessoas me pedem.

Veja aqui um texto que explica o que são e para que servem checklists. Lembre-se que são listas de referência, para verificação. Eu tenho usado muito no meu dia a dia e sinceramente não saberia mais viver sem elas. Elas tiraram uma grande sobrecarga do meu sistema, especialmente no que diz respeito a tarefas recorrentes. Por ex, se antes eu tinha uma lista com 10 a 12 ações para fazer todos os dias, hoje elas estão na checklist e não são “tickáveis”. O que fica “tickável” são as próximas ações com prazo no dia mesmo, e isso me deixa mais tranquila, ao mesmo tempo que dá um controle maior.

Projetos

Dentro de projetos, eu decidi mais uma vez ir pela simplicidade da DAC (David Allen Company) e me surpreendi com a efetividade.

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Em “Projects”, eu tenho uma lista básica com todos os meus projetos, o que me permite ver a quantidade que eu tenho no momento. Como vocês podem ver acima (agora sim), atualmente eu tenho 36 projetos.

O legal de manter essa lista é que, quando um projeto é concluído, eu edito o seu nome, coloco um “2016 -” na frente e “ticko” o projeto. Dessa forma, ele fica arquivado no Todoist como um projeto concluído e o ano indicando quando. Eu gosto de ver esse tipo de controle. Basta clicar no reloginho que fica no canto inferior direito, abaixo da lista.

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Em “Planos de projeto”, crio uma “pastinha” por projeto e, dentro dele, coloco o plano do projeto segundo a DAC. Basicamente, tudo o que o David Allen ensina sobre modelo de planejamento natural de projetos, o que você encontra no capítulo 3 do livro “A arte de fazer acontecer”.

Eu queria poder compartilhar algum modelo meu de projeto mas são todos bastante pessoais ou contêm informações que não podem ser compartilhadas, de trabalho, então criei um projeto fictício só para demonstrar como estou fazendo.

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As próximas ações do projeto ficam dentro dele mas, no dia a dia, acesso apenas as listas de contextos para saber o que eu tenho que fazer. Ao acessá-las, consigo ver se são próximas ações avulsas ou se fazem parte de projetos, então posso priorizar.

“Lista de incubação” foi uma lista sugerida no meu processo de coaching da DAC porque fiz um teste cognitivo e algumas sessões com um especialista que me mostrou a importância de manter uma lista assim para o meu tipo de personalidade. Ficaria difícil explicar em poucas palavras, mas tem funcionado muito bem.

Tenho essa lista de “Projetos aguardando resposta” que gosto de revisar de vez em quando para verificar o andamento dos projetos que estão ali, que podem me interessar.

Dentro de “Algum dia / talvez”, tenho sub-listas com categorias diversas. Eu também sinto que ainda vou mudar algumas coisas aqui.

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Níveis mais elevados

Nos níveis restantes, mais elevados, não há sub-listas, mas apenas listas simples.

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Uma percepção legal da diferenciação entre áreas de foco pessoais e profissionais nesses últimos meses é que as pessoais se referem à pessoa, o indivíduo, e não à “vida pessoal”, que é um conceito complicado. Já as áreas profissionais dizem respeito ao seu escopo de trabalho.

Dentro de “Goals and objectives”, tenho uma lista como a lista de projetos, com o mesmo objetivo: ao cumprir, eu coloco um “2016 -” na frente e “ticko”, para assim ficar registrado de acordo com o ano de conclusão.

Em “Vision” e “Purpose” tenho listas simples também.

Arquivos de referência

Uma coisa que tem feito muuuita diferença ultimamente foi padronizar meus arquivos de referência. Acreditem ou não, eu não fazia isso. Então agora estou seguindo a dica do Tadeu Motta (O Organizador) e organizando segundo “os meus três eus” absolutamente tudo. Antes eu achava não ser possível porque algumas áreas se misturavam, mas hoje acho que essa separação física é necessária até mesmo para se refletir no campo das ideias.

Costumo utilizar como ferramentas de referência: Dropbox, Google Drive e Evernote.

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E-mails

Sobre e-mails, eu explico como eu faço aqui. Utilizo a alternativa de inserir no meu sistema a próxima ação e, dentro das contas de e-mails, armazeno por pastas de suporte. Ao ler o texto, ficará mais claro. 🙂

Não queria que o texto ficasse grande, então tentei dividí-lo por tópicos – me dêem um feedback nos comentários sobre esse formato!

Espero que tenha ilustrado bem como estou fazendo. Dúvidas, por favor, postem nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
16/02/2016
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A linkagem de domingo é uma coletânea de posts que eu li e gostei durante a semana anterior. Os assuntos não necessariamente têm a ver com organização, mas definitivamente sempre são relacionados ao blog. Os deste domingo são os seguintes:

Boa semana!

Thais Godinho
14/02/2016
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Continuamos hoje com nossa série de implementação do GTD no Todoist. Ela servirá como exemplo de aprendizado da parte Organização da série Aprenda GTD. Ou seja, você que vem acompanhando a série, aprenderá agora a organizar todo o seu sistema com o exemplo do Todoist. Hoje vamos falar sobre como organizar os níveis mais elevados. Para saber mais sobre eles, pode ser interessante ler o post da série Aprenda GTD equivalente a este assunto. Se não o leu, sugiro que o faça antes de continuar.

Acompanhe todos os posts desta série através da tag Guia GTD e Todoist.
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Por gentileza, leia antes o post Como usar o GTD no Todoist – uma introdução, que traz conceitos básicos sobre a ferramenta. Para conhecer o GTD, recomendo que leia todos os posts da série Aprenda GTD até aqui, pois é onde abordo didaticamente todos os conceitos do método. Nossa série abordará a implementação direta, sem esclarecer conceitos básicos que já foram vistos nesses posts anteriores.

Organizando os níveis mais elevados

No Todoist, toda organização é feita em formato de listas. Portanto, a organização apresentada aqui para os níveis mais elevados terá esse formato. Pode parecer óbvio, mas você pode organizar qualquer informação em outros formatos também (painéis, mapas mentais etc). Aqui, vamos focar no uso das listas, pois assim é a ferramenta que estamos trabalhando.

Os níveis mais elevados que vamos organizar são:

  • Áreas de foco
  • Objetivos
  • Visão
  • Propósito

Como organizar os níveis mais elevados: passo a passo

Crie um “projeto” (lista do Todoist) para cada um dos itens acima.

niveis-elevados

Clique em “Áreas de foco”.

Dentro desse “projeto” (lista), vamos fazer assim:

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Lembrando que, para tirar a bolinha de tarefa do começo da frase, basta colocar asterisco + espaço antes. Veja acima.

Dentro de “Pessoal”, insira as áreas de foco da sua vida pessoal: finanças, família, casa, saúde, carreira, espiritualidade, lazer, enfim, as que quiser.

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Dentro de “Profissional”, insira todas as suas áreas de atuação em seu trabalho, como: planejamento, gerenciamento da equipe, atendimento ao cliente, gerenciamento de produto X etc.

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Como você vai trabalhar cada área de foco é muito pessoal. Para que servem essas listas? Para você revisar sempre que estiver precisando equilibrar melhor as diversas áreas da sua vida e/ou se sentir sobrecarregada(o). A ideia é que, vendo todos os itens, você consiga ter insights. Só isso.

Algumas ideias para inserir informações dentro de cada área (vejam: só ideias, dentre várias que você pode ter e criar de acordo com as suas necessidades) são:

  • Inserir o propósito da área (por que ela é importante para você?)
  • Inserir uma lista dos domínios que você precisa obter para ter essa área dentro dos padrões de excelência que você tem com relação a ela
  • Inserir uma lista com todas as pessoas pelas quais você é responsável ou para quem você presta contas dentro de cada área
  • Inserir uma lista com os projetos relacionados
  • Inserir uma lista com os objetivos relacionados
  • Escrever um parágrafo que descreva como você vê essa área da maneira ideal para você

Lembre-se: a lista de áreas de foco é uma ferramenta de análise.

Clique em “Objetivos”.

Dentro desse “projeto” (lista), você pode inserir os objetivos de curto prazo (hoje a dois anos) que deseja alcançar.

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Essa lista deverá ser revisada sempre que você quiser ter certeza de que está caminhando em direção a tais objetivos. Não é necessário fazer links nem nada disso.

Mais uma vez, a quantidade de informações que você vai colocar ali dentro depende de você. Objetivos nada mais são que grandes, grandes projetos, então você pode montar o modelo de planejamento natural para cada um deles também, se quiser, substituindo as próximas ações por projetos relacionados.

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Quando um objetivo for alcançado, coloque o ano na frente e clique na bolinha para “tická-lo”. Se você clicar no reloginho que fica no canto inferior direito, embaixo das “tarefas” (itens da lista), você conseguirá ver todos os itens concluídos.

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Clique em “Visão”.

Na visão, entra a visão da sua vida para esse período acima de dois anos. Apesar de o David Allen sugerir no livro que seja para entre 3 e 5 anos, tudo o que temos à nossa frente é apenas uma visão. Portanto, aqui podem entrar objetivos de médio a longo prazo e coisas do tipo.

Eis um print do que eu tenho no momento, que é totalmente pessoal e é recomendável que você personalize de acordo com as suas necessidades e sua vida:

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Clique em “Propósito”.

Assim como em “Áreas de foco”, a lista do “Propósito” não é de resultados desejados, mas relacionada a padrões e princípios da sua vida que você quer seguir e olhar de vez em quando. Princípios, missão pessoal, valores, são informações que você vai construindo ao longo da vida, identificando-os à medida que a sua vida acontece. E é importante reconhecê-los e tê-los listados em algum lugar para que você revise sempre que estiver se sentindo meio para baixo ou precisando tomar uma decisão importante.

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Como vocês podem ver, a implementação do GTD em qualquer ferramenta é super simples – trata-se apenas de criar listas. No Todoist, isso fica ainda mais fácil porque a ferramenta em si é simples e visualmente muito interessante.

No próximo e último post, vamos ver como usar recursos extras da ferramenta para incrementar ainda mais o seu uso. Tudo o que você precisava saber para implementar o GTD no Todoist já foi postado até este post! Depois do fim da série do Todoist, voltaremos às atualizações da série Aprenda GTD, quando falaremos dos outros passos além da organização.

Se tiver dúvidas, deixe um comentário! Obrigada!

Thais Godinho
12/02/2016
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