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Continuamos hoje com nossa série de implementação do GTD no Todoist. Ela servirá como exemplo de aprendizado da parte Organização da série Aprenda GTD. Ou seja, você que vem acompanhando a série, aprenderá agora a organizar todo o seu sistema com o exemplo do Todoist. O tema do nosso post de hoje é o uso de checklists no GTD.

Acompanhe todos os posts desta série através da tag Guia GTD e Todoist.
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Por gentileza, leia antes o post Como usar o GTD no Todoist – uma introdução, que traz conceitos básicos sobre a ferramenta. Para conhecer o GTD, recomendo que leia todos os posts da série Aprenda GTD até aqui, pois é onde abordo didaticamente todos os conceitos do método. Nossa série abordará a implementação direta, sem esclarecer conceitos básicos que já foram vistos nesses posts anteriores.

O que são checklists?

Checklists são listas de verificação que você usa como referência para garantir que não esteja se esquecendo de nada. Podem ser usadas para projetos, procedimentos, processos e todo tipo de atividade na sua vida. Uma checklist pode mostrar uma simples lista com suas áreas de foco ou uma lista complexa com todos os passos para lançar a campanha de final de ano da sua empresa.

A ideia das checklists é garantir que você não se esqueça de nada importante e te deixe tranquilo(a) sabendo que basta verificá-la para garantir essa qualidade. Você pode usar para definir atividades em uma época específica do ano (por ex: “Todo final de ano, eu devo fazer tais coisas com relação às minhas finanças”) ou em situações que requerem um nível maior de detalhe (por ex: “O que fazer antes de uma viagem internacional”).

Para entender um pouco mais sobre a importância do uso de checklists, você pode ler o livro “Checklist: Como fazer as coisas benfeitas”, de Atual Gawande. Outra fonte indispensável é o próprio livro do GTD, “A arte de fazer acontecer”, do David Allen. Ele fala sobre o uso de checklists no capt. 7.

Checklists são listas de próximas ações?

Em essência, toda lista de verificação é uma checklist. Então, uma lista de próximas ações pode ser chamada de checklist, assim como uma lista de compras, uma lista de coisas a serem feitas em seu calendário etc.

Porém, é importante não confundir uma lista de referência com sua lista de próximas ações. No geral, as listas de referência servem para ajudar a definir próximas ações.

Por exemplo, eu posso ter uma checklist com todas as atividades que preciso fazer na minha casa semanalmente: limpar o fogão, tirar o pó dos móveis, lavar o banheiro etc. São próximas ações? Não. Mas um dos itens da revisão semanal é justamente verificar checklists possivelmente relevantes para que eu possa usar esta semana. Então, na minha revisão semanal, me deparo com essa checklist do exemplo. Dou uma olhada nela e defino próximas ações com base no que está ali. Um dos objetivos da revisão semanal é preparar o cenário que você quer ver durante a próxima semana. Nesse momento, então, eu crio as próximas ações no meu Todoist, inserindo no contexto adequado para realizá-la. Isso pode valer para checklists mensais, semestrais, anuais etc.

Mas não seria mais fácil inserir como ação recorrente?

Fica totalmente a seu critério. Eu não gosto porque acho que sobrecarrega o meu sistema e, além disso, para ser recorrente eu preciso estabelecer uma data específica para fazer, o que vai contra o que o David Allen ensina (data é para prazo real, senão você perde a confiança no seu sistema).

E para projetos?

Dentro de um projeto, por exemplo, você também pode ter checklists (seria a parte da Organização do Modelo de Planejamento Natural – leia o capt. 3 do livro do GTD para mais informações). Na revisão semanal, reviso essa lista e defino próximas ações com base no que está ali.

Por exemplo, posso ter um projeto que seja organizar uma viagem. Na parte da organização desse projeto, tenho uma lista como:

  • Comprar passagens
  • Reservar hotel
  • Montar roteiro
  • Definir orçamento

Isso são próximas ações? Não! Mas, na revisão semanal, posso ver essa lista e definir próximas ações como: “Entrar no site Decolar.com para ver preços das passagens para a data escolhida” ou “Pesquisar na Internet ideias para roteiros na cidade onde vou”. Isso são próximas ações! A lista acima é apenas uma lista de verificação, de referência – uma checklist!

Como gerenciar checklists no Todoist

Você pode criar um “projeto” (pasta) no Todoist chamado “Checklists” e, dentro dele, inserir as checklists que quiser.

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Veja aqui um exemplo:

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Como são listas de verificação, você não vai “tickar” como concluídas, senão elas somem. A não ser que você insira recorrência na data de conclusão, aí tudo bem. Mais uma vez, fica a seu critério. O que é suficiente para você tirar a preocupação com o que tem nessa lista da sua cabeça? De repente vale a pena inserir recorrência até você estabelecer o hábito de verificar essas listas.

Ideias de checklists que você pode criar

  • Áreas de foco
  • Escopo do seu cargo no trabalho
  • Coisas para fazer antes de uma viagem
  • Passos da revisão semanal do GTD
  • Exercícios físicos
  • Lista detalhada de limpeza da casa por cômodos
  • E muitas outras de acordo com suas descobertas no dia a dia!

A ideia é que não exista necessidade de se planejar algo parecido pela segunda vez. Se você está repetindo um procedimento, pode valer a pena criar uma checklist para que libere sua mente da próxima vez.

Atenção: Muitas vezes, as pessoas criam checklists com coisas que têm mais cara de ações ou projetos escondidos. Analise bem para ver se você não está inserindo em sua checklist algo que deveria ir para a caixa de entrada e ser processado adequadamente.

Lembre-se: Checklists são listas de verificação que você pode usar como referência para identificar projetos e próximas ações.

Este post foi um dos mais pedidos até agora na série e espero que tenha esclarecido bem o conceito do uso de checklists para o GTD. Caso tenha dúvidas, por favor, deixe nos comentários abaixo. Obrigada!

Thais Godinho
30/12/2015
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Como organizar tarefas recorrentes e de rotina
Todoist Brasil vai premiar usuários com combos de livros e premium da ferramenta
O que eu estou fazendo

2015 foi um ano muito bom para mim em diversos aspectos. Aconteceram algumas coisas teoricamente ruins, mas todas elas foram muito importantes para a construção de quem eu sou hoje e do que quero para a minha vida daqui em diante. Chamo o ano de paradoxal justamente por causa disso! Foi um mix de emoções!

Eu resolvi fazer este post em forma de tópicos para ser mais fácil a leitura. Procurei resumir todos os acontecimentos relevantes para a minha vida e relacionados ao blog neste post.

resumo-2015

  • Comecei o ano realizando dois sonhos: de conhecer a Europa e de encontrar o David Allen, autor do método GTD. Quem acompanha o blog sabe como sou apaixonada por esse negócio, então isso foi um dos maiores marcos da minha vida. Só tenho a agradecer ao Daniel por essa e por tantas oportunidades que ele proporcionou acreditando em mim.

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  • Fiquei apaixonada por Amsterdam! Depois da primeira vez em janeiro, tive a sorte de voltar lá em junho e em setembro. A Holanda nunca tinha me despertado tanto interesse antes, mas ir para lá, conhecer a história contracultural de Amsterdam, além de saber mais sobre outras cidades holandesas, fez com que muitos conceitos meus a respeito de “lugares maravilhosos” mudasse muito. Eu moraria na Holanda facilmente! Amsterdam é uma cidade lindíssima.
  • Eu tinha três objetivos para 2015 e consegui alcançar todos! <3 Um deles era consolidar os workshops do blog – o que para mim significava estabelecer um processo para ministrá-los, conseguir um local legal, ter sempre leitores em contato comigo e fazer um diferente a cada mês. Foi trabalhoso, confesso! Mas consegui! Realizei 12 workshops no total, impactando presencialmente mais de 300 pessoas. Vários leitores participaram de mais de um workshop e isso me deixou muito feliz, porque é sinal de que estou fazendo alguma coisa certa. Só tenho a agradecer vocês.
  • Workshops realizados: Organize-se em 2015, Organize seus estudos, Organize sua rotina doméstica, Organize-se no trabalho, Organize sua casa, Organização para blogueiros, Construa seu estilo e organize seu armário (em parceria com a linda Ana, do Hoje Vou Assim OFF) e Organize sua vida. Fiz workshops em São Paulo, no Rio e em Curitiba.

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  • O VO também influenciou muitas personal organizers a trabalharem com gestão do tempo (além da organização física, apenas) e a fazerem workshops. É muito legal acompanhar o empreendedorismo de tantas colegas de profissão e saber que o Vida Organizada teve, de certa maneira, grande influência nisso (às vezes até demais rs).
  • Outro objetivo que eu tinha para 2015 era começar a fazer cursos online pelo blog, o que iniciei em outubro. Foi muito adequado pois, quando fiquei doente, precisei diminuir o ritmo de viagens e trabalho em sala de aula com ar condicionado, e os cursos online pareceram a melhor opção para investir meu tempo. Dessa forma, eu também conseguiria atingir mais pessoas, de todo o Brasil, sem precisar do deslocamento. Essa iniciativa me deixou muito feliz e estou contente por todos os cursos estarem sendo um sucesso tanto na participação das pessoas quanto na realização, da minha parte. Não é fácil preparar conteúdo para tantos cursos e ainda conciliar isso com outras atividades, então fico feliz por conseguir ter estabelecido um bom processo para tudo isso.
  • Fui convidada para ser embaixadora do Todoist e do Hootsuite.
  • Meu terceiro objetivo para 2015 era tirar pelo menos uma certificação do GTD, e fui para Amsterdam iniciar o processo para tirar duas! Eu não tenho palavras para agradecer o Daniel por tudo o que ele fez e tem feito por mim. É um privilégio trabalhar com ele e trabalhar com algo que tem tanto significado! Fui em junho participar da turma para a certificação de Nível 1: Fundamentals e, em setembro, para a certificação de Nível 2: Projects & Priorities. Se tudo der certo, quando sair o Nível 3: Focus & Direction, estarei lá também. É maravilhoso receber o conteúdo de GTD direto da fonte nesse novo formato tão certeiro estudado e criado pelo David Allen nos últimos anos.

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  • Realizei muitos treinamentos de GTD pela Call Daniel e tive a oportunidade de começar a coordenar a capacitação dos instrutores, além de ser responsável pela entrega de tudo o que envolva o GTD (até mesmo por isso fui à Amsterdam tirar as certificações). Sou muito envolvida com esse trabalho.

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  • Eu acredito, sem querer parecer metida nem nada disso, que este ano eu finalmente tenha alcançado o nível de maestria no meu GTD. Já uso o método desde 2006 mas, sinceramente, não tinha muito direcionamento além da leitura do livro e das trocas de ideias do grupo GTD-BR do antigo Yahoo! Grupos. Quando eu comecei a trabalhar como instrutora na Call Daniel, em julho de 2014, meu nível de dedicação aos estudos do método se intensificou muito, mas posso dizer que subiu de nível depois de ter conhecido o David Allen e ter feito o curso no novo formato proposto por ele. Todo o acesso que passei a ter aos seus materiais, mil textos, webinars, vídeos, fez com que eu mergulhasse no negócio e pudesse aprimorar ainda mais o meu próprio uso do método. Hoje eu me sinto segura para dizer que realmente uso o GTD, sem gaps. Tenho TUDO a aprender ainda, no entanto. Cada vez que leio seu livro, eu tiro uma lição diferente. É incrível. E saber que sou umas das responsáveis por carregar o legado do David Allen no Brasil é indescritível. Só tenho a agradecer, agradecer e agradecer.

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  • Em outubro, resolvi ir ao médico investigar uma tosse chata que vinha piorando há cerca de dois anos e que sempre achei que fosse por causa do ar condicionado, presente em todos os ambientes onde eu trabalhei. O fato é que eu estava com pneumonia e essa construção da tosse nos últimos anos fez com que eu tivesse complicações nos brônquios, quase chegando a ter uma infecção generalizada (falei mais sobre isso aqui). Fiquei um bom tempo internada e, depois, de molho em casa, e ainda estou me recuperando, porém bem melhor. Ter passado por isso me fez questionar muitas coisas no meu estilo de vida, não só com relação à saúde, mas trabalho, preocupações, tudo. Parece que comecei a ver as coisas com lentes novas.

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  • Uma coisa bem legal que também aconteceu em 2015 foi a consciência de que o Vida Organizada estava indo muito além de ser um blog e estava se tornando uma empresa com um legado. Isso me ajudou a tomar decisões mais coerentes com a minha missão e os valores que tenho para o que penso da organização pessoal como um todo.

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  • Outra iniciativa que aconteceu sob demanda em 2015 foi começar a atender aquelas pessoas que entravam em contato buscando levar um treinamento do Vida Organizada para as suas empresas. No geral, eu sempre recomendava que essas pessoas fizessem o treinamento de GTD, mas muitas diziam que queriam algo baseado no meu livro. Formatei então dois treinamentos (Reuniões produtivas e Gestão do tempo para uma vida organizada), que são iniciativas que já me possibilitaram até mesmo convidar uma pessoa que gosto muito para trabalhar comigo, que é a Carol. 🙂 Ela está se capacitando para se tornar instrutora do Vida Organizada.
  • Ministrei treinamentos em empresas muito legais: Brinks, Johnson & Johnson, Siemens, Shopping D&D, Ouroverde, Banco Central, Amil, Nestlé, STJ, Pão de Açúcar, Assai, XL Group, Pointer, Igreja Adventista. Uma das coisas mais legais de se fazer treinamentos corporativos é conhecer empresas diferentes e a sua cultura.
  • Fiz muitas turmas abertas de GTD, o que eu adoro fazer! Criamos o grupo GTD Brasil no Facebook, que desde maio até hoje já tem quase 3 mil membros. Também começamos a fazer, a cada dois meses, um GTD Happy-Hour em São Paulo, que tem sido sempre muito legal e está gerando boas amizades.
  • Fui no Monster of Rock. Vi o KISS duas vezes: no Brasil e em Amsterdam (o que foi uma coincidência maravilhosa e incrível).
  • Paul mudou para uma escola MUITO melhor e estamos todos mais felizes desde então.

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  • No começo deste ano tivemos que fazer uma mudança de casa às pressas, pois o proprietário do apartamento que morávamos pediu o imóvel porque teve problemas urgentes relacionados a moradia, e nos mudamos para uma casa novamente, depois de morar por quatro anos em apartamento.

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  • Nós resgatamos uma cachorrinha que estava sofrendo maus tratos na rua e estávamos procurando um lar para ela morar, mas nos apaixonamos tanto que ela acabou ficando conosco. Tudo deu muito mais certo quando mudamos para uma casa com quintal e ela ficou bem mais feliz.

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  • O blog completou 9 anos em outubro.
  • Comecei um armário-cápsula e isso despertou em mim uma consciência para a moda e para o meu estilo muito grande. Fiz uma análise de cores com a Ana e venho desenvolvendo muitas coisas legais a partir disso. É importante citar porque todo esse processo gerou uma grande transformação que ainda está em andamento e tem me feito muito bem.
  • Este ano eu também percebi que ter o trabalho dos sonhos é legal, mas pode ser uma armadilha. Eu me envolvo demais e, muitas vezes, não existe limite entre vida pessoal e trabalho. Você pode não perceber os efeitos disso porque ama fazer o que faz, mas eles aparecem com o tempo. Depois de ter ficado doente, eu passei a usar uma afirmação que mudou muitas coisas desde então, que é: meu trabalho é importante, mas as outras áreas da minha vida também são.
  • Voltei a ser picada pelo bichinho do minimalismo e venho destralhando muito desde então. Até meus livros, que eram território sagrado, estão entrando na dança. Eu só quero ser feliz, ter espaço para respirar e não ter tantas coisas para me apegar.
  • Eu viajei para Trindade (RJ). Amo esse lugar e não voltava lá desde antes de o Paul nascer. Foi muito bom e queria ter ficado mais alguns dias.
  • Voltei a estudar História, uma das minhas grandes paixões. Estou fazendo um curso EAD.
  • Completei 34 anos e estou muito feliz, sentindo que estou no caminho certo, sabem?

Muitas pessoas falaram sobre como 2015 as sobrecarregou de diversas maneiras. Eu me senti assim também em alguns momentos (tive algumas decepções com pessoas, por exemplo), mas no geral foi um ano de grandes conquistas e de MUITO aprendizado, estudos etc. Se eu fosse resumir o ano em uma única palavra, certamente seria “GTD”, tamanho meu envolvimento com o assunto este ano.

Me contem se vocês fizeram algum resumo do ano de vocês também. 🙂

Obrigada por tudo, pessoal.

Thais Godinho
29/12/2015
Veja mais sobre:
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Como estou organizando meus projetos atualmente no GTD – Setembro 2015
Administrando o guarda-roupa
O que eu gosto de fazer quando entra um novo mês

2015 está acabando e, antes de fazer uma retrospectiva sobre o que aconteceu na minha vida e com o blog, eu gostaria de fazer uma retrospectiva com os meus posts preferidos ao longo do ano. Foram 290 posts novos e, deles, eis a minha seleção dos Top 5 por mês:

Janeiro

  1. A matemática do planejamento no GTD
  2. Como eu me sinto depois de 7 meses trabalhando em casa como autônoma
  3. Encontrando nosso limite de “ter menos coisas”
  4. O que eu aprendi com o David Allen em Amsterdam
  5. Reduza seus compromissos

Fevereiro

  1. Universidade pessoal: reflexões de uma pessoa autodidata
  2. GTD (Getting Things Done) – ou a melhor metodologia de produtividade que existe
  3. 5 dicas de organização para quem trabalha em casa
  4. Como organizar: curso de faculdade à distância
  5. Eu aprendi sobre: não trabalhar no feriado

Março

  1. Temos objetivos demais?
  2. 13 boas práticas de e-mails que nem sempre lemos por aí
  3. Como ajudar o Brasil no seu dia a dia
  4. Encontrando seu estilo de decoração e como isso influencia na organização da casa
  5. Os erros mais comuns que as pessoas cometem quando começam a usar o GTD

Abril

  1. Dá para ser criativo e produtivo?
  2. A diferença entre estar ocupado e ser produtivo
  3. 10 itens que você precisa comprar BEM quando você monta sua casa
  4. Como controlar as melhorias que você faz em um imóvel alugado
  5. Como decorar e organizar um imóvel pequeno

Maio

  1. Como organizar bolsas (em casa)
  2. 8 dicas para sobreviver a mais de 10 horas em uma viagem na classe econômica
  3. Reflexões sobre o destralhamento radical da Marie Kondo
  4. Atividades que você pode fazer no aeroporto se não tiver Internet
  5. Soluções práticas para quem diz que não tem tempo

Junho

  1. Como organizar as suas ideias
  2. Por que resoluções de ano novo não dão certo ou você não consegue alcançar seus objetivos
  3. O conceito de armário-cápsula e como ele se aplica no nosso dia a dia
  4. Como eu organizei o meu sono
  5. Como planejar a mala para uma viagem internacional

Julho

  1. 25 maneiras de conhecer mais sobre você mesma(o)
  2. Reflexões sobre o armário-cápsula
  3. 50 cadernos para você criar no Evernote
  4. Coisas que você faz quando se fortalece mentalmente
  5. Cuidados com a pele no inverno

Agosto

  1. Ações com prazo devem entrar no calendário ou na lista de tarefas?
  2. Veja por que as pessoas perdem prazos e como resolver esse problema
  3. Eu fiz: análise de cores em consultoria de estilo
  4. Definindo critérios para compra de livros
  5. O que fazer antes de encerrar seu expediente de trabalho todos os dias

Setembro

  1. Sobre prioridades
  2. 3 maneiras de valorizar a presença do seu filho quando estiver com ele
  3. 3 práticas de organização que eu gostaria de ter aprendido 10 anos atrás
  4. O que são prioridades e como identificá-las
  5. Para entender um pouco da Thais como blogueira e do Vida Organizada

Outubro

  1. Minimalismo, armário-cápsula e cuidado com o desperdício
  2. Uma lista de coisas para não fazer
  3. Agrupe tarefas similares
  4. Se você tem dificuldades para dormir, pare hoje mesmo de fazer essas coisas
  5. 40 dias

Novembro

  1. Atividades simples para manter a casa limpa e arrumada todos os dias
  2. Algo que tem me ajudado muito a trabalhar nos meus projetos atualmente
  3. Mitos da organização
  4. 5 lições que eu aprendi com relação a organização de viagens
  5. O que é necessário?

Dezembro

  1. Leia este texto se estiver sem tempo hoje
  2. Coisas que eu estou fazendo e que estão tornando a minha vida legal ultimamente
  3. Como lidar com pessoas tóxicas
  4. Passando bem por momentos difíceis
  5. Mente clara como água?

Obrigada por ter acompanhado o blog ao longo de 2015. Muita coisa legal acontecerá em 2016 e a maior parte delas só acontecerá por causa dessa presença e acompanhamento constantes de vocês. Então, agradeço muito. <3

Thais Godinho
28/12/2015
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Etapa 1 – Concurso cultural: Rubbermaid organiza sua cozinha, sua casa e sua vida!
Organizando um ano novo com os Horizontes de Foco™ do GTD™
Como estou organizando meus projetos atualmente no GTD – Setembro 2015