11 Sep 2013

Organizando o GTD no Evernote – dicas!

Como comentei há alguns dias, venho migrando todos os meus projetos para o Evernote, e finalmente posso dizer que a migração, apesar de não estar completa (não veeenço escanear coisas), finalmente está tranquila e o sistema está funcionando bem. Este post contém algumas dicas bem pontuais para quem já conhece o Evernote e já conhece o GTD.

# Realmente, o fato de usar somente dois cadernos facilita muito a vida. Eu cheguei a pensar em usar um caderno para cada área de foco, mas a verdade é que há projetos que se encaixam em mais de uma área de foco, mas no Evernote uma nota só pode ficar dentro de um único caderno. Logo, as tags são mais práticas nesse sentido.

# Um ponto que estava pegando bastante era a questão dos arquivos de suporte a projetos, pois eu estava em dúvida onde deveria guardá-los. Relendo o livro do David Allen, encontrei um trecho onde ele me ajudou muito, e basicamente agora faço assim: enquanto um projeto está ativo, os arquivos referentes a ele ficam tageados somente com a tag do projeto. Quando ele é concluído, analiso o que devo arquivar junto com ele e o que devo arquivar para referência futura. Tem funcionado lindamente.

# Tarefas recorrentes estão sendo administradas nas tags do arquivo de referência rápida, que é aquele com as 43 pastas (tags, nesse caso). Se eu preciso fazer uma tarefa X no dia 5, basta arrastar a tag do dia 5 para o mês seguinte e a tarefa continua vinculada a ela.

# Não estou usando o recurso de lembretes do Evernote. Não senti necessidade e, pelo que eu li por aí, é um serviço beta que ainda tem uns bugs. Eu preciso confiar no meu sistema, senão ele não dá certo.

# Procuro processar a Inbox ao menos uma vez por dia. Se eu tiver tempo, processo mais de uma vez, até ela estar vazia. Ajuda bastante não deixar acumular.

# Para facilitar a visualização dos projetos, eu precisei fazer uma outra hierarquia de tags, pois estava ficando maluca ao procurá-los. Então agora a estrutura, na tag Projetos em andamento, é a seguinte: Projetos – (nome da área de foco). E, dentro dessa tag, as tags de projetos daquela área. Facilitou muito. Para tagear uma nota, eu uso como estava fazendo: ! Área de foco – Nome do projeto. Tem funcionado bem.

# Escanear coisas dá um pouco de trabalho, mas é hábito! O bom é que assim, se não vale a pena escanear, também não vale a pena guardar, então jogo fora. O filtro ficou mais simples do que antes, quando eu costumava guardar papéis porque poderia precisar deles depois. Eu utilizo um aplicativo chamado CamScanner HD. Tiro foto com o tablet, ele ajusta a imagem e posso enviar diretamente uma nota para o Evernote, processando depois. Não sei se esse é o melhor aplicativo, mas foi o primeiro que testei e acabei gostando.

# De todos os meus acessos, prefiro utilizar o aplicativo para Windows do Evernote. Uso mac em casa e o aplicativo tem algumas coisas que me irritam. Tanto no celular quanto no tablet ele funciona bem. Também gosto de usar a versão web (especialmente quando estou no mac e sem paciência para algumas coisas que não gosto nele).

# Criei uma tag especial chamada Rotinas, que fica em 0ft – Runway (favor ler os posts anteriores para entender essas expressões; expliquei tudo direitinho neles). Lá, estou montando todas as minhas rotinas de trabalho, em casa etc. Ainda estou testando o modelo para ver se funciona bem, porque eu preciso abrir todos os dias a nota tal referente à rotina no contexto em que eu estiver.

Apenas alguns comentários sobre o uso recente do Evernote com o GTD.

10 Sep 2013

Quando eu decidi virar uma pessoa organizada

Eu tinha apenas 13 anos quando repeti de ano na escola. Foi uma mistura de coisas erradas – perdi aulas por fazer parte do time de vôlei, perdi provas, fui mal em algumas matérias. Minha mãe sequer brigou comigo porque sabe que não foi tanto culpa minha, mas o professor de educação física foi demitido (outras meninas também perderam o ano) e eu mudei para uma escola particular. Quando fiz minha matrícula, eu prometi a mim mesma que nunca mais deixaria algo assim acontecer na minha vida. E aí eu passei a me organizar.

Parece que foi de repente, e foi mesmo. Bastou a minha mudança de atitude. Foi nessa época que eu comecei a pegar gosto por métodos de estudo (assunto que eu adoro até hoje) e a procurar livros sobre organização no geral. Quando eu tinha 13 anos de idade, eu não tinha acesso à Internet. Porém, tinha acesso à biblioteca da escola, às livrarias dos shoppings e às coleções da minha família. E foi assim, bem aos poucos, que eu fui adquirindo meu arsenal de livros sobre organização. Comprava revistas que tinham matérias a respeito, guardava em uma pasta – tudo lá desde o começo.

Para a escola, eu organizava meu material, meus livros, cadernos, canetas, etiquetas. Tinha agenda para provas e trabalhos, anotava tudo. Nem preciso dizer que sempre passei com boas notas em todas as matérias – exceto matemática, que precisei fazer até aula particular! Hoje em dia fico me perguntando por que a dificuldade era tão grande, visto que na época do vestibular eu adorava matemática e fui muito bem nas provas da disciplina. Mas enfim, é uma matéria polêmica para muitas pessoas.

Uma vez uma amiga minha comentou uma coisa em seu blog: “meu quarto pode ser uma bagunça, mas meus projetos são organizados”. Gente, e eu super entendo esse conceito, viu? Quando eu era adolescente e comecei a me organizar, eu não tinha muito espaço só meu. Meu guarda-roupa era bem bagunçado. Com relação à arrumação da casa, eu certamente estou longe do ideal ainda hoje. Não me preocupo muito com isso, porque sei que vou acabar arrumando, e acabo priorizando fazer outras coisas. Mas quanto a organizar todo o resto – inclusive a casa – nossa, eu sempre amei fazer isso, desde então. Complexo? Para mim funciona.

Meu objetivo com esse texto foi mostrar que não existe conceito de organização ideal e que qualquer pessoal pode começar a se organizar quando quiser, bastando ter essa mudança de atitude. Independente da idade. Independente das condições financeiras ou de espaço. Não adie mais uma decisão que vai facilitar sua vida em todos os sentidos. Organize-se! ;D

Precisa de ajuda? Comece por aqui.

09 Sep 2013

Reflexões sobre a compra do apartamento

Meu marido e eu estamos fazendo algumas reflexões sobre a compra do apartamento e, como envolvem organização, eu gostaria de compartilhar com vocês. Pessoal, quando eu compartilho coisas pessoais aqui no blog, o faço porque acredito que certos pontos possam ser úteis para quem lê, pois esse é o propósito do blog. Não posto nada para “me mostrar” ou ser julgada, especialmente porque o blog é sobre como ter uma vida organizada, não uma vida ideal. Deixo esse aviso porque muitas vezes tenho a impressão que blogueiro é confundido com pessoa pública, e as pessoas não medem palavras para fazer críticas, e algumas acabam me chateando. Sei que quem tem blog está dando a cara a tapa, mas é importante a gente lembrar que tem uma pessoa do outro lado escrevendo, e sempre é bom ser gentil e ter um pouco de consideração e respeito. Não estou dirigindo essa mensagem a ninguém em especial, mesmo porque os leitores do blog são super bacanas – mas é que venho acompanhando outros blogs e ficando um pouco chocada com o nível de críticas que as pessoas recebem por simplesmente terem um blog famoso na Internet. Aqui no blog são muito, muito minoria, mas acontecem também. Enfim.

Aspectos financeiros

A primeira reflexão é financeira, e é a seguinte: eu acredito que a melhor maneira de se comprar um imóvel é conseguir economizar um bom dinheiro para dar como entrada, de modo que as prestações fiquem mais leves. Conheço poucas pessoas que conseguiram comprar um imóvel à vista, que certamente é o ideal, mas no geral a maioria de nós não tem esse valor total e acaba entrando em um financiamento ou consórcio. Algumas pessoas me perguntaram se a gente não teria interesse em fazer um consórcio, e minha resposta é que consórcio é uma solução excelente para quem não precisa do imóvel agora. No nosso caso, gostaríamos de trocar o aluguel pelo financiamento, pois não dá para ficar com as duas despesas ao mesmo tempo.

O fato é o seguinte: um imóvel pelo qual você pagaria, por exemplo, 800 reais de aluguel, em um financiamento pode ter uma parcela de uns 2 mil reais. Isso é triste, mas é a realidade. Logo, você acabará escolhendo um imóvel menor do que o que você mora (de aluguel), pois desta forma as parcelas cabem dentro do seu orçamento.

Aqui em casa, o que decidimos foi o seguinte: não vamos comprar um apartamento cuja parcela fuja muito do que pagamos de aluguel. Assim, vemos como uma troca mesmo. Se você está passando pelo mesmo que eu, o raciocínio pode ser válido.

No geral, o recomendado pelos especialistas em finanças é que você more de aluguel em um lugar barato (ou equivalente ao que você poderia comprar) e economize dinheiro para dar como entrada. Posso falar pelo nosso caso aqui que esse sistema não funciona por alguns motivos. Primeiro, que podemos contar somente com a minha renda, praticamente. Meu marido é autônomo, está passando por uma reformulação de carreira, enfim, não vem ao caso – mas contamos praticamente só com a minha renda. Então assim, não sobra muito, né minha gente. O que eu consigo guardar, se fôssemos esperar para dar como entrada, levaria muito tempo (segundo). (Terceiro) eu prefiro guardar nosso dinheiro para ter uma reserva financeira de emergência, isso sim mais importante que comprar qualquer bem, especialmente apartamento.

Para quem não tem muitos gastos, consegue guardar um bom dinheiro todo mês e não tem interesse em financiar um imóvel no momento, com certeza a melhor coisa é guardar esse dinheiro para ter uma boa entrada para dar lá na frente. Se você estiver fazendo isso, com certeza é o ideal. Não gaste seu dinheiro com muitas bobagens.

Então temos a seguinte decisão: pagar o financiamento do apartamento, mesmo com juros, é mais interessante no momento que guardar dinheiro para dar como entrada daqui a cinco ou dez anos. O que estamos pagando de aluguel + guardar dinheiro é um valor que preferimos converter na compra já do nosso imóvel. Foi uma escolha pessoal, não digo que seja certa para todas as pessoas, mas para nós se tornou a melhor opção.

Tenho um amigo que diz que, se a gente pensar no que vai pagar de juros, a gente acaba não comprando. Entendo o ponto de vista dele que é o de focar nas parcelas e esperar pelo melhor. Porém, há algo a se considerar, que é ter uma reserva financeira para se manter caso fique desempregado etc etc. Entrar em um financiamento dá um certo medinho, porque é uma dívida longa e enorme, então é importante estar preparado para isso.

Por fim, nós pretendemos comprar um apartamento cuja parcela seja equivalente ao que pagamos de aluguel. Nossa carta de crédito nem é tão alta, então o valor das parcelas fica parecido com o que pagamos mesmo. Mas aí entra outra questão, que é a espacial.

Aspectos espaciais

É muito chato descobrir que, com a parcela do seu financiamento, você poderia morar de aluguel em um imóvel muito melhor. Meu conselho com relação a isso é: desapega! No final das contas, trata-se de um choque de realidade, pois mostra que você vive dentro de um padrão de vida que não condiz com as suas possibilidades.

Nós moramos em um apartamento bacana, com três quartos e cerca de 70 metros quadrados, em um bairro bom. Nós escolhemos essa localização por ser perto do meu trabalho, mas também perto da região central, e a opção pelo terceiro quarto foi porque eu trabalho bastante em casa e preciso de um canto meu para guardar minhas coisas de escritório e trabalhar com a porta fechada quando necessário. Porém, com toda a sinceridade, estou começando a repensar esse modelo. Fico me perguntando se não temos coisas demais e se não poderíamos viver em um imóvel menor, com menos coisas, menos complicações. E mais barato, claro.

Meu marido é muito mais radical que eu nesse ponto e, por ele, já estaríamos morando em um apartamento menor. Sei lá, há alguns anos eu acreditava que a maioria das pessoas poderia morar tranquilamente em kitnets – afinal, o ser humano precisa somente de abrigo e um lugar para se alimentar. Eu sinceramente ainda penso dessa forma, mas com um filho, as coisas ficam diferentes. Ele dorme mais cedo, tem outras necessidades, enfim. Mas aí, quando paro realmente para pensar, vejo que dois quartos são suficientes, e a coisa do escritório é contornável. Posso fazer um canto na sala e, quando precisar fazer alguma atividade reservada (reuniões, por exemplo), posso ir para o quarto, pois trabalho com um notebook, não com um computador de mesa.

E aí vocês podem imaginar o santo desapegador baixando na Thais, né? Já comecei a enxergar tudo com outros olhos, e até mesa de jantar está indo para a lista de itens desnecessários. Estou diminuindo a papelada, questionando a manutenção de certas coisas até então consideradas sagradas (discos, livros) e pensando que, no final das contas, o importante é o bem-estar da minha família. Quem diria que uma decisão como essa (de comprar o apartamento) levantaria tantas reflexões interessantes. Vale a pena se questionar sobre a quantidade de coisas que tem, sobre o quanto paga de aluguel, de faxineira (porque o imóvel é grande), entre outros aspectos.

Tem sido um desafio e tanto para a gente esse momento, pois estamos procurando imóveis, visitando, conhecendo outros bairros que até então não tínhamos levado em conta. Não temos pressa, pois estamos bem onde moramos. Só vamos sair se realmente valer a pena, e eu espero poder escrever sempre sobre todo o processo aqui para vocês.

Obrigada por tudo, pessoal.