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A linkagem de domingo é uma coletânea de posts que eu li e gostei durante a semana anterior. Os assuntos não necessariamente têm a ver com organização, mas definitivamente sempre são relacionados ao blog. Os deste domingo são os seguintes:

Uma boa semana para você! 🙂

Thais Godinho
22/11/2015
Veja mais sobre:
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Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote – Parte 2 – Entendendo os horizontes do GTD
Dúvidas da leitora: GTD, agenda e coisas mais
Como usar o Todoist para o GTD – Uma introdução

Quis postar logo sobre o calendário porque ele é um dos assuntos que mais geram dúvidas quando se fala da organização no GTD.

Primeira coisa: calendário ou agenda?

Pessoal, esse assunto uma vez gerou uma polêmica enooorme no grupo GTD Brasil. O que é importante entender é que, quando falamos em calendário dentro do método GTD, não estamos falando apenas da ferramenta calendário, que aqui no Brasil é também conhecida como agenda, mas do recurso calendário – uma lista com datas atreladas aos itens.

Logo, se você usa uma agenda, um calendário de parede ou no computador para gerenciar o calendário do GTD, tanto faz. Mas não troque o nome calendário que é um conceito muito importante do David Allen para o método GTD.

Além do que, o termo Agendas, também usado no método GTD, tem outra conotação, que veremos em posts mais adiante.

Para que serve o calendário no GTD?

Em resumo, para informações relacionadas a datas ou horários específicos. Vamos ver que, no GTD, inserimos muito mais do que compromissos no calendário e essa é uma das coisas que fazem com o que GTD seja super útil e legal para tanta gente.

O calendário servirá como um guia para a sua execução diária, tamanha a confiança que você desenvolverá aos poucos, usando-o corretamente.

Como gerenciar o calendário no GTD

A forma mais comum de gerenciar o calendário é através de uma agenda, seja ela de papel ou eletrônica. Se for de papel, recomendo as agendas com visão semanal. Para as eletrônicas, recomendo o Google Agenda (que eu uso), a agenda do Outlook (excelente) ou o aplicativo Sunrise, apesar de este apresentar alguns problemas de sincronização para algumas pessoas.

Alguns aplicativos, como o Todoist e o Evernote, permitem que você atribua datas às suas tarefas e notas. Isso também é uma forma de gerenciamento de calendário no GTD. No próximo post da série Guia do GTD no Todoist, o assunto será justamente esse.

O David Allen também sugere um sistema chamado tickler, que basicamente é um arquivo de referência rápida, onde você pode acessar informações através de suas datas. Vou falar com mais detalhes aqui no post também.

O que entra no calendário

Lembre-se que, analisando o fluxograma do processamento do GTD, o calendário é uma das duas opções quando você define que algo demanda uma ação, leva mais de 2 minutos e não pode ser delegada. Ou você coloca uma coisa no calendário, ou coloca na sua lista de próximas ações.

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O calendário deve ser um retrato fiel do que você precisa fazer ao longo da semana, e não uma lista de desejos que se mistura com prazos reais e te confunde.

Existem três tipos de coisas que vão para o calendário:

  1. Ações para fazer em horários específicos – Os famosos compromissos: consultas médicas, reuniões, aulas… tudo isso são ações com horário específico. Porém, temos aqui também um telefone que você tenha que dar para alguém que estará no escritório só até determinado horário, por exemplo, assim como os remédios controlados que você precisa tomar em tal hora.
  2. Ações para fazer em dias específicos – Existem coisas que precisamos fazer em um determinado dia, mas podem ser feitas em qualquer horário. Por exemplo, você pode ter que cobrar uma pessoa que vai te enviar um relatório na quinta, mas ela não terá terminado o relatório até quarta, então você coloca um lembrete na quinta para cobrá-la. Aqui entra um conceito muito interessante, que é a diferenciação entre o que deve ir no calendário e o que deve ir na lista de próximas ações com prazo (veja um post explicando isso com detalhes).
  3. Informações relacionadas a dias específicos – Para mim, essa é a parte “novidade” do GTD. Inserir compromissos e tarefas no calendário já é algo que todos sabemos como fazer, mas inserir determinados tipos de informações é uma prática muito bacana que o David nos recomenda. O calendário também é uma excelente forma de acompanhar coisas que você pode querer vir a saber em dias específicos – não são necessariamente ações que você precisará executar, mas informações que podem ser úteis. Por exemplo: roteiro para chegar em um local, informações sobre o seu vôo, lembrete de que seu chefe estará fora do escritório em tal dia, atividades que outras pessoas estarão envolvidas (e isso afeta de alguma maneira seu dia a dia). Você também pode colocar um lembrete para si mesmo(a) para começar a pensar sobre um projeto futuro e por aí vai.

Usando o calendário para opções futuras

Como eu comentei no item 3 acima, você pode inserir gatilhos no seu calendário para acessar futuramente. Isso é demais! Seu calendário pode ser uma ferramenta excelente para lembrar você de coisas que você queira fazer no futuro – ou seja, para incubar alguns itens. Quando apresento esse recurso para as pessoas, geralmente elas ficam surpresas com a quantidade de coisas que podem entrar no calendário e que são extremamente úteis para o decorrer dos dias.

O item 3 descrito acima é para informações relacionadas a dias específicos, e isso inclui uma infinidade de coisas. Porém, um dos usos mais legais é realmente para inserir coisas que você pode querer tirar da sua mente hoje e reacessar em algum ponto no futuro (na verdade, esta é essencialmente a definição de incubar).

Veja algumas coisas que o David sugere como interessantes para colocar no calendário:

  • Gatilhos para ativar projetos – Conheço muitos usuários de GTD que têm uma lista chamada “projetos adiados” ou “projetos em espera”, onde colocam projetos que não estão em andamento agora, mas também não são para algum dia / talvez. Em vez de mantê-los ali, você pode inserir no seu calendário um lembrete para começar a trabalhar neles. No meu emprego anterior, eu costumava organizar um evento que acontecia todo mês de agosto. Para não perder o prazo de começar a trabalhar nele, eu inseria um pequeno lembrete no meu calendário em novembro do ano anterior: “Lembrete: Iniciar planejamento do evento X”. Mas você não precisa fazer essa prática apenas para grandes projetos não, mas para coisas como: lançamento de produtos, arrecadação de fundos, projetos recorrentes (planejamento anual, volta às aulas das crianças), decidir se vai a um casamento em outra cidade, se vai participar de um evento em outro país. Você também pode inserir datas-chave que você pode querer fazer algo para pessoas que são importantes para você: aniversários, festas, comprar presentes de Natal etc).
  • Eventos que você pode querer participar – Essa eu adoro! Você provavelmente deve receber muitos convites ou divulgações de eventos, cursos, palestras, webinars, conferências, e eventos culturais e sociais no geral que você ainda não decidiu exatamente se quer participar ou não. O David diz que é ok não decidir agora, contanto que o negócio em si esteja sob controle – ou seja, no seu sistema. Então alguns exemplos: “Vamos à final do campeonato brasileiro juntos?” “Ingressos para o show do Coldplay começam a ser vendidos hoje”. “Final do Masterchef Kids”. “Clube do Livro no próximo sábado”. Esses são tipos de lembretes que você pode querer colocar.
  • Catalisadores de decisões – Outro tipo de informação legal de colocar no calendário é um lembrete para pensar em um assunto que, no momento, você não está afim ou não tem tempo para pensar a respeito. Você pode estar com um problema no casamento e colocar um lembrete para daqui a seis meses como “As coisas ainda não se resolveram?”. Ou você pode ter um funcionário difícil em sua empresa, que você está tentando ajudar a melhorar e se deu um prazo de 3 meses para decidir o que fazer. “O funcionário X apresentou melhoras?”. Tire da sua cabeça qualquer tipo de preocupação – externalize. Você pode não conseguir ver uma saída agora, mas esse tipo de lembrete pode ajudar a te deixar mais tranquilo(a) no momento sabendo que voltará a essa questão. Outras áreas da vida que podem ter lembretes do tipo: demitir ou contratar alguém, adquirir / fundir / vender sua empresa, mudar de carreira / emprego, redirecionar estrategicamente sua carreira. Pense da seguinte forma: “Existe alguma grande decisão que eu quero me lembrar futuramente, assim eu consigo me sentir confortável para deixar esse negócio sair da minha cabeça no momento e eu possa ter um pouco mais de paz para fazer minhas coisas?”. Se tiver, insira em seu seu calendário para revisitar no futuro.

O arquivo “tickler”

Tickler é um sistema onde você atribui datas a informações específicas. Ele pode ser feito em formato digital ou físico, com papel.

Tickler não é uma ferramenta, mas um sistema. Existem diversas ferramentas que você pode usar para o seu tickler, como pastas suspensas, pastas regulares de plástico, lembretes do Evernote, etiquetas, agendas eletrônicas e por aí vai.

O tickler basicamente é uma maneira elegante de organizar informações acionáveis ou não atreladas a alguma data específica no futuro, ou a um mês específico. É como se fosse uma versão 3D do calendário.

Funciona da seguinte forma: você insere as informações que vai precisar no dia ou no mês específico e, quando ele chegar, essa informação automaticamente aparecerá para você.

Você pode ver um post aqui no blog bastante completo sobre o que é o tickler e para que serve, para não nos repetirmos aqui (clique aqui para ler o texto). Todos os textos indicados aqui na série são importantes para o aprendizado do GTD, que é o seu objetivo ao acompanhar esta série, certo? Portanto recomendo fortemente a leitura desses textos complementares. Mesmo que você já os tenha lido, ler com novas lentes pode trazer insights interessantes.

O que não deve entrar no seu calendário

Resista fortemente ao impulso de inserir no seu calendário aquilo que não tem prazo real ou não se enquadre nas informações acima. Não tem nada de errado você querer organizar o seu guarda-roupa no sábado mas, se esse prazo não for real, inserir “Organizar guarda-roupa” das 14 às 16 horas vai fazer com que isso e “Buscar edredom na lavanderia” fiquem na mesma cesta, podendo te confundir. Para ações desse tipo, temos nossa lista de próximas ações, que nada mais são que listas de coisas para fazermos o mais breve possível.

Eu sei que é um hábito para muitas pessoas abrir a agenda na segunda-feira e listar tudo aquilo que lembra que precisa fazer. O que você está fazendo é uma coleta dentro da agenda. Não há nada de errado em se fazer assim, mas no GTD as coisas são feitas de outro modo. No GTD, buscamos a confiança em nosso sistema como um todo e, para isso, inserimos no calendário o que faz sentido ser do calendário. A ideia é que você confie em seu calendário como se fosse um território sagrado – o que está ali é o que precisa ser feito e respeitado. Se você olha para o seu calendário e vê itens que não precisavam estar ali, provavelmente não deveriam estar mesmo. É até uma maneira de priorizar as suas atividades.

Quando você insere em seu calendário ‘apenas” as coisas que o David recomenda que você insira, já é bastante informação. Porém, tendo esses critérios, você sabe que o que está dentro do seu calendário é realmente fiel, sem achismos. Quando seu calendário está apropriadamente organizado, isso causa uma melhoria significativa em sua produtividade, porque você sabe o que acessar quando estiver se sentindo um pouco perdido(a). Você sabe que pode trabalhar no que quiser, desde que tenha terminado o que está no seu calendário. Vamos ver mais sobre isso quando falarmos sobre a execução.

Exemplos do uso do calendário no GTD

Criei um dia fictício na minha agenda para mostrar para vocês os conceitos explicados acima. Veja qual a recomendação da DAC para o uso do calendário, a escrita dos termos e compromissos etc:

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Tenho certeza que você ficou com vontade de trabalhar no seu calendário depois desse post. 🙂

Dúvidas? Por favor, postem nos comentários.

Fontes deste post:

Livro “A arte de fazer acontecer” – David Allen
Livro “Ready for anything” – David Allen
Material do curso da certificação Level 1: Fundamentals – David Allen Company
Webinar “Calendar vs. Tasks” – GTD Connect

Thais Godinho
21/11/2015
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Como está meu GTD atualmente – Julho 2015
Notícias de uma semana pré-férias
O que eu aprendi com o David Allen em Amsterdam

Ninguém precisa gastar muito dinheiro para dar presentes legais de Natal. Reuni neste post algumas ideias de presentes que não são tão caros e que podem ser significativos:

  • Porta-retrato com uma foto da família, do casal, enfim, uma foto que signifique algo muito legal para você e a pessoa que está presenteando
  • “Kit spa” com produtinhos e objetos legais para massagem e tratamento de beleza – basta colocar em uma caixa bonita ou cestinho
  • Caderno bonito com dicas pessoais suas para escrever um diário
  • Caneca com tema que a pessoa goste (ex: Star Wars) + potinho de café solúvel
  • Bem semelhante ao primeiro item da lista mas, em vez de um porta-retratos, um álbum de scrapbook com várias fotos
  • Lata decorada e cheia de cookies que você mesmo(a) fez
  • Caixa cheia de temperos exóticos para aquele seu amigo ou amiga que gosta de cozinhar
  • Carta escrita à mão por você
  • Vaso com flores (nunca sai de moda)
  • Camiseta com estampa de algo que a pessoa goste (banda, filme)
  • Algo que você tenha feito à mão, como um cachecol de tricô ou uma caixa com decoupage
  • Pote de vidro com doces dentro
  • Livros (hoje pode-se encontrar ótimas promoções por menos de 15 reais nas livrarias virtuais)
  • Caixa com chás variados

Lembre-se também que presentes não precisam ser fruto de consumo. Você também pode presentear uma pessoa com um vale-spa, um ticket para o show ou cinema, uma passagem para viajar e muitas outras experiências. A melhor maneira de buscar um presente legal é imaginar o que faria aquela pessoa sorrir hoje. Pode ser mais simples do que você imagina. E nem precisa esperar o Natal para fazer.

Thais Godinho
21/11/2015
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