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Se você não mora em uma cidade que tem praia e, pelo contrário, tem prédios e mais prédios (ok, alguns parques!), você sabe o que é passar por um verão escaldante precisando bater perna e ir trabalhar pegando metrô, ônibus, ou mesmo de carro. Por isso, vou trazer aqui algumas dicas que funcionam comigo quando se trata de montar um guarda-roupa versátil para usar nessa estação tão quente.

Eu venho passando por um processo profundo de conscientização sobre moda e meu estilo e gostaria de compartilhar essas dicas com vocês, como sempre fiz no blog. <3

Privilegie compras que você vai usar agora

Imagem: College Fashion

Imagem: College Fashion

Estamos em época de grandes liquidações. Se não tivermos foco, nosso orçamento vai por água abaixo. É claro que podemos encontrar excelentes achados de inverno nessas liquidações? Sim! Podemos comprar alguma peça que achamos incrível e que vestiu de maneira espetacular em nosso corpo? Lógico! Mas o que estou querendo dizer aqui é que aprendi com o tempo, depois de anos de consumo de moda, que as roupas nunca vão acabar. Sempre existirão lojas, coleções novas, opções mil. Se eu sair comprando de tudo apenas porque ficou fantástico, não vai ter fim.

Por isso, neste verão eu fiz uma análise do meu guarda-roupa e pensei: o que eu estou realmente precisando neste momento? E lá, em meio a camisas de manga 3/4 ou compridas, cheia de blusinhas de malha que não fazem diferença, eu constatei: preciso de boas blusas e camisetas fresquinhas para trabalhar. Então esse tem sido o meu foco. O seu poderia ser comprar saias, por exemplo.

O que estou querendo dizer aqui é para você questionar se precisa mesmo comprar aquela camisa verde militar de sarja na liquidação sendo que não tem uma blusa de manga curta decente para usar hoje no trabalho.

Não deixe no seu guarda-roupa nada quente demais

Eu se que em algumas cidades do Brasil a gente tem quatro estações no mesmo dia, mas não dá para deixar um sobretudo de lã no armário quando temos um verão de 40 graus (para mais!) na maior parte do tempo.

Guarde as peças mais quentes na parte de cima do armário e deixe suas peças respirarem também. Mantenha sempre à mão apenas aquilo que você pode usar nessa época, sem complicações.

Você pode precisar de um cardiganzinho ou de uma camisa de manga comprida em algum dia? Pode. Mas não são peças que precisam estar tão acessíveis como camisetas, blusas de manga curta, vestidos, entre outras. Otimize a organização do seu guarda-roupa para a estação também.

Preste atenção aos tecidos

Tecidos naturais como linho, algodão e viscose fazem com que você transpire menos, então são ideias para os dias mais quentes. Mesmo uma calça de linho é mais leve que uma camisa de manga curta de poliéster, por exemplo! Poliéster é plástico! Logo, faz seu corpo transpirar muito mais porque não deixa o ar sair, fica abafado. No verão, procure usar peças com tecidos naturais. Isso pode (e deve) até mesmo direcionar as suas compras para cada estação.

Invista em bons curingas

Fui eu que desenhei :)

Fui eu que desenhei 🙂

E, para os meninos:

  • Mocassins em vez de sapatos fechados.
  • Camisas de manga curta de algodão ou linho.
  • Calças de alfaiataria em cores como cáqui e cru.
  • Cores mais claras no geral.

Espero que as dicas sejam úteis. 🙂

Thais Godinho
13/01/2016
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Muitos leitores do blog me perguntam se eu deixei de usar o Toodledo porque me tornei embaixadora do Todoist e a resposta é não. Na verdade, foi o contrário. Eu migrei para o Todoist e, por isso, um tempo depois, fui contatada por eles com o convite para ser embaixadora da ferramenta.

Eu ainda considero o Toodledo uma das ferramentas mais completas para o GTD. Ele foi construído seguindo as diretrizes do GTD e ainda é a melhor opção para muitas pessoas. Foram vários motivos que me levaram a abandonar a ferramenta.

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O primeiro foi que eu realmente precisava de acesso offline, especialmente para os meus projetos. Eu viajo bastante de avião e gosto de aproveitar esse meio-tempo para fazer minha revisão semanal e revisar outros aspectos do meu sistema. Com tudo no Toodledo, eu me sentia cega. Era como se eu não tivesse um sistema. Cheguei a imprimir algumas vezes para levar, mas achei contraproducente (afinal, se eu quisesse alterar alguma coisa, teria que escrever e ter o retrabalho de atualizar quando chegasse ao meu destino).

Outra coisa que eu notei também é que, como influenciadora do GTD, muitas pessoas se baseavam nas minhas escolhas pessoais para tomar como base para começarem seus próprios sistemas. E, por isso, quando começavam com o Toodledo, abandonavam o GTD por acharem o Toodledo muito complicado. De fato, ele tem tanta coisa que, para quem está aprendendo GTD, pode ser demais.

Nos treinamentos que eu estava fazendo, eu já sentia a necessidade de indicar uma ferramenta mais simples para começar. Mesmo o Evernote, que eu ainda uso, é complicado para ações. Eu queria indicar uma ferramenta segura, com boa sincronização, intuitiva etc.

Alguns instrutores da Call Daniel gostam de indicar o Wunderlist, que sim, é uma boa ferramenta, mas teve muitos problemas com banco de dados no passado e, por isso, eu sempre fiquei com o pé meio atrás. Mas, mais do que isso, eu não gosto da interface. E ferramenta a gente tem que gostar, senão não rola. Existem várias outras, dezenas: Any.do, Tick Tick, Todo, Remember the milk, Swipes. Todas são ferramentas excelentes para gerenciar ações, sem nenhuma grande diferença (na minha opinião) entre elas.

Quando eu conheci o Todoist, fiquei impressionada com sua simplicidade, interface limpa, as cores das bolinhas (sou visual!), o conceito de carma, a caixa de entrada, a visualização de ações para até 7 dias e, acima de tudo, sua sincronização incrível, quase em tempo real. No celular, ele aparece lindamente. Comecei a fazer alguns testes e, desde então, virou minha ferramenta de indicação preferida. Sempre indicava nos meus cursos e treinamentos, e todo mundo gostava muito.

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Com o tempo, e a necessidade de ir offline, passei meus projetos para o Evernote. Ao tirá-los do Toodledo, percebi que não queria gerenciar as próximas ações dentro do Evernote também. Foi quando eu resolvi fazer um teste com o Todoist apenas para as próximas ações.

E nossa, deu muito certo! Desde então, mal consigo ver graça em outras ferramentas. Ele tem funcionado muito bem para mim. Também calhou com a fase que estou de simplificar meu sistema. Desde que vi as listas do David Allen, fiquei um pouco surpresa com o fato de a gente querer complicar tanto as coisas. Quanto mais simples, melhor. E eu simplifiquei muito meu GTD no último ano. O Todoist foi meu grande braço direito nesse processo. Amadureci demais no método depois que eu fiz isso.

Outro dia entrei no Toodledo para fazer uns testes, ver a nova interface, e realmente o achei poluído demais desta vez. Fiquei pensando em como organizaria meu sistema se voltasse para lá e eram tantas opções que eu mesma fiquei um pouco confusa, indecisa. E me lembro que, quando eu o usava como ferramenta principal, essa reestruturação do sistema era frequente mesmo. Hoje, sinceramente, eu nem penso no meu sistema. Ele funciona. E acho que isso é o sinal de que você encontrou um caminho legal para se organizar.

Eu também vejo como a equipe do Todoist é dedicada e está trabalhando para trazer sempre muitas melhorias para a ferramenta. Agora que sou embaixadora, converso muito com eles, sei das novidades que virão, e admiro a quantidade de coisas legais que eles estão planejando colocar em execução. Ver isso acontecendo é muito bacana e ter essa perspectiva de melhorias constantes faz muita diferença quando você se engaja a ponto de ser embaixadora de uma ferramenta.

Isso não me impede, obviamente, de testar e até mesmo indicar outras ferramentas bacanas. Só quer dizer que, dentre todas, hoje é a que funciona melhor para mim, assim como outras. Também uso Evernote, Dropbox, Mind Meister, Google. O mais legal de termos tantas opções é que podemos personalizar todo o nosso sistema de acordo com o que gostamos e com as nossas necessidades. Que época boa para se viver, com tantas escolhas. 🙂

Thais Godinho
12/01/2016
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O tema de hoje é: e-mails. Quais as recomendações da David Allen Co. (DAC) para e-mails? O objetivo é aprender a estruturar seu programa de e-mails para maximizar seu uso como uma ferramenta de comunicação eficiente, assim como para referência e próximas ações.

É importante saber que gerenciar e-mails faz parte do escopo do seu trabalho. Através deles, diversas demandas chegam até você. O tempo que você dedica diariamente aos seus e-mails depende muito da natureza do seu trabalho – tema que será abordado em posts futuros mas, se você tiver curiosidade, está no capítulo sobre “Engajar” no livro “A arte de fazer acontecer”.

Lidando com seu backlog de e-mails

Backlog é tudo aquilo que ainda não foi processado, esclarecido. Logo, se você tem muitos e-mails na caixa de entrada, eis seu backlog. Você também pode ter muitos e-mails ocultos em pastas, com decisões pendentes. Vamos lidar com esse backlog aos poucos. É um desafio para a maior parte das pessoas.

É importante saber que sua caixa de entrada é uma ferramenta de captura que precisa ser processada como qualquer outra. O objetivo é esvaziá-la sempre que puder.

Sei que é fácil deixar e-mails na caixa de entrada porque eles ficam em seu campo de vista. No entanto, toda vez que você precisa olhar seus e-mails buscando por algo, você precisa repensar qual a pendência relacionada. E isso não é nada produtivo quando você tem muitos e-mails na caixa de entrada. Além disso, na correria do dia a dia, a chance de esquecer algo ali é imensa.

Existem duas boas práticas para lidar com o backlog de e-mails:

  1. Escolher uma data de corte (por ex: 30/11/15) e jogar em uma pasta “Para processar”. Assim, você limpa sua caixa de entrada e consegue processar apenas os restantes. O que colocou nessa pasta, pode ir processando aos poucos. Esta opção pode ser uma boa caso você tenha muitos e-mails.
  2. Ir limpando aos poucos todos os e-mails irrelevantes da sua caixa de entrada. Esta opção pode ser uma boa se você não tiver tantos e-mails assim.

Por enquanto, deixe os e-mails que demandam qualquer tipo de ação na caixa de entrada – vamos lidar com eles depois. Agora, delete da sua caixa de entrada (ou arquive, fica a seu critério) todos os e-mails irrelevantes, desatualizados e que não demandem qualquer tipo de ação.

Deletou? Vamos ver como lidar com os e-mails que demandam ação e com os e-mails que poderão ser referência futura.

Estruturando seus e-mails para gerenciar ações

Lembre-se que o e-mail é uma ferramenta de captura. Ela precisa ser esvaziada regularmente para ser funcional.

Caixa de entrada vazia não significa que você “resolveu” tudo o que estava nela – significa apenas que você tomou decisões sobre o que cada e-mail significa e o alocou no lugar correto.

Então para onde devemos enviar os e-mails que demandam ação? Vamos explorar as opções da DAC:

Opção 1: Usar o próprio e-mail como lembrete

Você pode utilizar o próprio e-mail como lembrete do que precisa ser feito. Para isso, você pode criar pastas como:

@ Ação
@ Aguardando resposta

Esses e-mails ficam nas pastas – você não os coloca duplicados nas suas listas de próximas ações ou no calendário, por exemplo. Isso significa que você precisa trabalhar nessas pastas com a mesma frequência com que trabalha em suas outras listas.

Muitas pessoas optam por essa alternativa porque é mais fácil processar toda a caixa de entrada. O lado “ruim” é que, muitas vezes, você não consegue editar o título do e-mail para que ele deixe claro qual é a ação a ser realizada (alguns programas, como Outlook e Lotus Notes, permitem essa edição). De qualquer forma, fazer assim ainda é melhor do que apenas deixar na caixa de entrada, quando fica tudo junto. Aqui, pelo menos você sabe o que demanda ação e o que está aguardando resposta de outras pessoas.

O uso do @ antes do nome de cada pasta serve para deixar a pasta no topo da sua lista. Alguns programas funcionam com um hífen em vez do arroba, e outros, como o Gmail, você pode simplesmente clicar e arrastar para a posição desejada.

Você pode personalizar essas pastas com o tempo. Comece com as duas simples e, depois, pode ser que você sinta a necessidade de criar pastas como @ Aguardando resposta – convites de reuniões ou @ Ação – esta semana.

Opção 2: Usar seu calendário e listas de próximas ações como lembretes

Com essa alternativa, você pode criar pastas de suporte para guardar os e-mails e processar as ações para suas listas correspondentes, em seu sistema. As pastas ficariam assim:

@ Suporte a ação
@ Suporte a aguardando resposta

Ou, se você tiver pastas de suporte a projetos, também pode criá-las para e-mails relacionados a projetos. Por exemplo:

Suporte a projetos
– Projeto X
– Projeto Y

Para arquivos de suporte a projeto, você também pode enviar seus e-mails para o programa onde você gerencia seus projetos, como o Evernote, o OmniFocus, entre outros. Consulte o campo de ajuda do seu programa para descobrir como fazer (praticamente todos os programas oferecem esse recurso).

Nesta opção, você não precisa revisar sempre essas pastas, já que o lembrete que você precisa ter acesso estará em seu calendário ou na sua lista de próximas ações. Quando você for responder ou cobrar a pessoa, basta acessar o e-mail nas pastas de suporte.

Algumas pessoas gostam dessa opção porque significa que elas não precisam olhar em diversos lugares para saber o que precisa ser feito.

Não existe certo ou errado – faça testes. Vejo o que funciona melhor no seu caso.

Com essas dicas em mente, crie a melhor estrutura atual para as suas pastas.

Estruturando seu e-mail para guardar referências

Guardar com efetividade e-mails que você pode precisar para referência futura é um fator crítico de sucesso quando se fala na organização do seu sistema no GTD.

Muitas vezes, as pessoas mantêm e-mails de referência em sua caixa de entrada apenas porque não têm um sistema de arquivamento confiável. Vamos mudar isso.

As melhores práticas para criar pastas de referência em seu e-mail são:

  • Não arquivar nelas nada que demande ação
  • Os e-mails arquivados devem ser claros e devem estar atualizados
  • Seu sistema deve ser rápido e funcional
  • Organize as pastas em ordem alfabética
  • Pelo menos uma vez por ano, revise o seu sistema para deletar ou arquivar e-mails que já não sejam relevantes

Com essas dicas em mente, crie suas pastas de arquivos de modo que lhe sirvam bem.

Processando e-mails

Um e-mail deve ser processado assim como qualquer outro item capturado em sua caixa de entrada.

Use o fluxograma do GTD para processar os seus e-mails.

Clique no primeiro e-mail da caixa de entrada e pergunte-se: demanda ação? Se não, delete, arquive ou incube. Se sim, faça na hora (menos de 2 minutos), delegue (e coloque uma cópia desse e-mail na pasta @ Aguardando resposta) ou adie para fazer assim que terminar o processamento (e coloque esse e-mail na pasta @ Ação).

Esse é um processo rápido e mecânico.

Pense antes de organizar. Não crie pastas antes de ter a demanda para elas, especialmente quando se trata de arquivos de referência.

Essas são as recomendações da DAC para gerenciamento de e-mails e algumas dicas pessoais minhas, que observo nos treinamentos e trabalhos diversos que faço com as pessoas. Espero que sejam úteis.

Qualquer dúvida, favor deixar um comentário. Obrigada!

Thais Godinho
11/01/2016
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