10 Oct 2014

Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote – Parte 9 – Como fazer a revisão semanal e o planejamento das atividades

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Hoje o post traz a Parte 9 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Os posts até a parte 8 já correspondem a todas a estrutura do guia. As partes 9 e 10 falarão mais sobre conceitos do GTD e como eles conversam com a estrutura que montamos no Evernote. Hoje falaremos sobre como utilizar o Evernote para fazer nosso planejamento semanal de maneira eficaz para facilitar a execução no dia a dia – tema do último post.

Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

O que é o planejamento semanal

Uma das técnicas que mais fazem o GTD dar certo é a revisão semanal. Entende-se que planejar a semana é mais eficaz que planejar o mês ou o dia. Em um mês, as prioridades mudam muito rápido, enquanto que, se planejarmos todos os dias, perderemos muito tempo nisso e tenderemos a focar no que for urgente, perdendo a visão macro.

Você deve separar um par de horas em algum dia da semana para fazer isso. O David Allen recomenda que você faça na sexta-feira, pois sua mente ainda está fresquinha com os acontecimentos da semana. Eu gosto da sexta e faço pela manhã, pois ainda tenho o período da tarde para lidar com outras pendências.

Como fazer

A ideia é que você analise a semana que vem a seguir, todos os seus compromissos, para saber onde investirá o seu tempo e como encaixar as tarefas relacionadas a projetos.

A revisão passo a passo no Evernote é a seguinte:

  1. Verifique sua agenda para a semana seguinte, no dispositivo que for (agenda de papel, do Google, do Outlook ou a agenda montada no Evernote). Veja se todos os compromissos da semana que vem estão inseridos lá (reuniões, consultas, deslocamentos, encontros, jantares, almoços com pessoas, festinhas e tudo o mais que tiver data e hora). Feito isso, verifique quanto tempo você tem disponível em cada dia, tanto no horário comercial quanto nas outras horas. Garanta que cada dia tenha um tempo reservado para imprevistos – de 2 a 3 horas, pelo menos. Ou seja, cada dia, dentro do horário de trabalho, deve ter de 2 a 3 horas livres para atender demandas de última hora e imprevistos. É claro que, se você tiver um dia cheio de reuniões, não há o que fazer. Porém, se você tem os dias livres, lembre-se de deixar sempre essa margem para imprevistos.
  2. Dê uma olhada nos seus objetivos de curso prazo e veja se todos eles têm projetos em andamento. Se algum não tiver, questione o objetivo ou pense em projetos (ou simplesmente designe uma ação chamada “Definir projetos para o objetivo X”, para fazer depois do seu planejamento).
  3. Abra a sua lista de Projetos em andamento. O que você precisará analisar aqui: se todos os projetos em andamento têm uma próxima ação relacionada. Se um projeto não tiver próxima ação definida, ele deve ter outro status que não em andamento (aguardando, delegado, algum dia / talvez, adiado, cancelado e por aí vai). Todo projeto em andamento deve ter uma próxima ação para ser considerado um projeto em andamento.
  4. Veja o seu Tickler no Evernote. Veja primeira se tem alguma ação que ficou atrasada da semana que está acabando. Se está atrasada, ou precisa ser feita ainda hoje (na sexta) ou deve ser priorizada na semana seguinte. Logo, você pode atribuir as tags dos dias novos a elas. Aqui fica uma dica legal: se a tarefa levar mais de 25 minutos para ser realizada ou demandar muita atenção de sua parte, vale a pena encaixar um espaço na sua agenda, ou no seu calendário, mas somente depois de ter colocado tudo o que tem prazo (item 1). Também no Tickler, verifique o que está programado para a semana que virá e faça o mesmo procedimento da agenda/calendário. Isso te dará uma dimensão melhor de quanto tempo tem disponível (ou se não tem, precisando rearranjar suas prioridades). Lembre-se de manter as horas para imprevistos livres.
  5. Eu tenho um hack para a agenda que serve para colocar essas tarefas que podem ser flexibilizadas (eu sei que precisarei de meia hora para tarefa X na próxima semana, mas não sei em que dia). Isso ajuda a verificar o que pode ser alterado o dia e horário ou não. Veja aqui.
  6. Depois de verificar seu Tickler, verifique as tarefas que estão na tag Prioridade alta – ou seja, aquelas que você precisa fazer esta semana. O procedimento é o mesmo do item 2, com relação ao calendário/agenda. Se forem tarefas mais rápidas, de menos de meia hora, ou que não demandem tanta atenção, deixe somente com a tag de Prioridade alta mesmo.
  7. Na sequência, veja as tarefas que estão na tag Prioridade média. Essas são as tarefas que você designou para “a semana que vem” – a semana que estamos planejando. Logo, devem ser vistas agora. Talvez algumas virem Prioridade alta. Este é o momento de analisar e alterar as tags, além de inserir no calendário/agenda, se for o caso (explicado no item 2).
  8. À medida que for revisando as tarefas e projetos, altere as tags para concluídos, cancelados, adiados etc, de acordo com o status atual.
  9. Revise as tarefas e projetos que estão delegados a outras pessoas para verificar se precisa fazer algum tipo de cobrança ou acompanhamento mais próximo. Se precisar, colete como ação para fazer depois do planejamento.
  10. Verifique também sua lista de Algum dia / Talvez para ver se há algum projeto ou tarefa que você pode incorporar à sua vida neste momento.

Muitas pessoas que começam no GTD dizem que demoram muito para montar o planejamento semanal, mas eu aprendi (também demorando para fazer) que, quando demora, é porque começamos a executar coisas enquanto fazemos o planejamento. Por isso, se identificar alguma ação enquanto estiver montando seu planejamento, colete para processar depois – não faça no meio do planejamento, interrompendo-o desnecessariamente.

Não precisa complicar muito a revisão. Procure, sempre que possível, ter processado toda a sua caixa de entrada (inclusive as de e-mails e papéis digitalizados) para fazer essa revisão, porque aí você terá todas as informações possíveis para montar seu planejamento. Por isso, vale a pena ir processando todos os dias, aos poucos, ao longo do dia, nas pequenas janelas de tempo, porque isso ajuda a não acumular.

Feito seu planejamento, encerre sua semana com a cabeça tranquila sabendo que conseguiu analisar seus projetos e priorizar tarefas para a semana que vem. E, quando a semana que vem chegar, bastará chegar e executar. A ordem da execução vocês verão no último post da nossa série, que postarei nos próximos dias.

Dúvidas, favor deixar comentários! Obrigada.

09 Oct 2014

O caminho do meio

Em primeiro lugar, eu gostaria de agradecer todos os comentários no editorial de outubro, onde falei sobre produtividade e organização. Venho refletindo muito sobre esse assunto nos últimos dias e, trabalhando em um novo blog, eu me deparei com sentimentos que eu não previa.

Primeiro, que quando a gente trabalha nas nossas características, tem que tomar cuidado com o que a gente tira da nossa vida, porque não sabe qual é o tijolo que sustenta o nosso edifício inteiro.

Segundo, que o Vida Organizada é minha a razão de viver hoje em dia, em termos de trabalho. E não quero enfraquecer a minha marca porque estou há anos construindo o que ela é e o que eu quero que ela seja, em termos de legado.

Terceiro, que não quero dividir o espaço para os leitores. Já acho ok fazer isso com um blog pessoal, onde escrevo sobre coisas minhas, que não têm nada a ver com organização.

Quarto, e principal: o que diferencia o Vida Organizada e todo o conceito de organização que venho passando aqui é justamente a integração entre todas essas coisas. Não falo somente sobre organização disto ou daquilo, mas de uma vida integrada.

Quinto, eu sou budista e, no Budismo, a gente acredita muito que a solução de todas as coisas é sempre o caminho do meio.

Ou seja, pessoal… o negócio não é parar de falar de produtividade aqui, porque isso faz parte de quem eu sou e da troca que quero fazer com vocês. Talvez a solução seja simplesmente balancear melhor os conteúdos (realmente, estava falando só sobre produtividade ultimamente e até eu estava começando a ficar enjoada). Eu fico contente por ter aberto essa reflexão para vocês e termos discutido em conjunto porque todo o blog é construído assim. Ele é um trabalho autoral, com toda certeza, e me dedico muito a ele, mas a grande utilidade é servir – ajudar as pessoas. Então é claro que eu tive que fazer isso contando com a ajuda de vocês.

Acredito que a alteração das categorias já tenha sido uma grande mudança e que traz boas perspectivas. Este é um blog sobre organização da vida no geral, e o assunto produtividade faz parte dele, assim como a organização da casa, os cuidados com a saúde, arrumação no geral e gestão do tempo. Todos eles precisam estar equilibrados.

Também percebi que, depois do post sobre blogs profissionais, vocês estão muito mais presentes, comentando, dando pitacos, interagindo muito. Isso me dá muita força pra continuar e me esforçar para fazer um trabalho cada vez mais legal. Tudo o que vocês falam é levado em consideração, e agradeço demais por isso.

Muito obrigada!

OM MANI PADME HUM

OM MANI PADME HUM

09 Oct 2014

Gerenciando o guarda-roupa das crianças

Imagem: Womenolog

Imagem: Womenolog

Eu recebi uma mensagem de uma leitora que me inspirou a escrever este post:

“Thais, eu queria saber que dica você me dá para gerenciar o guarda-roupa da minha filhinha. Ela tem muitas roupas mas mesmo assim sempre falta alguma coisa na hora de se vestir. Não sei estimar quantidades na hora de comprar nem com que frequência devo fazer isso. Me ajuda, por favor?”

Uma vez eu postei aqui no blog uma planilha que tenho que me ajuda a saber quando devo comprar cada peça de roupa. Não é uma regra, mas uma orientação. Acredito que o mesmo possa ser feito com relação às crianças, com a seguinte exceção: as necessidades mudam de idade para idade e isso precisa ser observado ao manusear os dados. Outro fator que deve ser levado em consideração é a rotina da criança – quanto tempo fica na escola, quantos uniformes têm, que atividades extras ela faz, se viaja muito, se brinca na terra, se fica mais em casa etc. Isso só pode ser observado por cada pai e mãe.

Para o filhote, eu costumo fazer compras sazonalmente (a cada quatro meses) ou sempre que precisa de algo não previsto antes. Hoje, um guarda-roupa de inverno dele inclui:

  • 14 cuecas
  • 14 pares de meias
  • 1 par de luvas
  • 2 toucas
  • 10 camisetas de manga comprida
  • 10 camisetas de manga curta
  • 5 camisetas sem manga (para usar por baixo)
  • 1 blusa de lã com zíper e capuz
  • 1 blusa de lã fechada (tipo suéter)
  • 1 blusa de moletom com zíper e capuz
  • 1 blusa de moletom fechada
  • 1 colete aberto
  • 1 colete fechado
  • 1 casaco
  • 7 conjuntos de pijamas (podem ser camisetas + calças ou shorts)
  • 3 calças legging (para dormir ou pôr por baixo)
  • 5 calças jeans ou de sarja
  • 10 calças de moletom
  • 3 calças de uniforme
  • 5 camisetas de manga curta de uniforme
  • 5 camisetas de manga comprida de uniforme
  • 1 agasalho com capuz de uniforme
  • 1 conjunto de moletom de uniforme
  • 1 par de tênis confortáveis para a escola
  • 1 par de tênis mais bonitinhos para passear
  • 1 par de pantufas
  • 1 par de sandálias (para usar com meias)
  • Pelo menos um conjunto bonitinho para sair

O guarda-roupa de verão:

  • 14 cuecas
  • 10 pares de meias
  • 1 boné
  • 5 camisetas de manga comprida
  • 10 camisetas de manga curta
  • 10 camisetas sem manga
  • 1 blusa de moletom com zíper e capuz
  • 1 colete aberto
  • 7 conjuntos de pijamas (podem ser camisetas + calças de moletom)
  • 3 calças legging (para dormir)
  • 5 calças jeans ou de sarja
  • 5 calças de moletom
  • 7 bermudas
  • 7 shortinhos
  • 2 calças de uniforme
  • 10 camisetas de manga curta de uniforme
  • 3 bermudas de uniforme
  • 1 par de tênis confortáveis para a escola
  • 1 par de tênis mais bonitinhos para passear
  • 1 par de chinelos
  • 1 par de sandálias
  • 2 sungas
  • Pelo menos um conjunto bonitinho para sair

Aí o que acontece: a cada estação, eu tenho que ter mais ou menos essas quantidades acima. Se entrar o inverno e ele tiver só uma blusa de lã, porque a outra ficou pequena, sei que precisarei comprar porque não dá para ele ficar só com uma, por experiência nos invernos anteriores. Muitas roupas duram anos, enquanto outras duram apenas alguns meses. No geral, não precisamos comprar tantos itens porque os guarda-roupas se conversam entre uma estação e outra e muita coisa pode ser aproveitada. O que é bem legal é ter sempre por perto outras mães com filhos em idades diferentes dos seus, para você doar roupas em boa qualidade e elas também. Eu tenho uma prima que tem um filho quase dois anos mais velho que o nosso, então muitas vezes ela doa algumas roupinhas para ele.

Essa análise que eu faço é parecida com a do meu próprio guarda-roupa: vejo o que está poído, velho, o que não dá para consertar, as calças que podem virar bermudas, o que não serve mais, o que ele nunca usou. As roupas em bom estado que não servem mais vão todas para doação. Uma coisa que aprendi depois que ele entrou para a escola é que sempre vale a pena manter alguns itens “velhos” para atividades que envolvam pintura e artesanato. Para isso, tenho uma caixa de plástico no guarda-roupa dele (bem pequena) onde guardo essas peças.

Depois dessa seleção, vem a parte de estabelecer um orçamento para as compras. Quem tem mais de um filho obviamente tem mais dificuldade e precisa fazer escolhas. Eu costumo pensar assim: uniformes são caros, então compensa ter um número suficiente e lavar com uma frequência maior. Camisetinhas e outras peças de malha não precisam ser caras, porque ele perde muito rápido, sujam, ficam encardidas, mancham com substâncias diversas. Aí, compro em lugares mais baratos. Aqui em São Paulo, temos o bairro do Brás, o bairro da Penha, o bairro de Pinheiros – todos bons centros comerciais para roupas infantis mais baratas. Existe uma rede de vestuário por aqui chamada Torra-Torra, com ótimos preços. Agora, é claro que eu gosto de ter sempre algumas roupas mais bonitinhas para ele – quando saímos, quando temos um aniversário, festinhas diversas etc. Acho legal ter algumas camisetas boas, calças jeans bonitinhas, um calçado mais legal. Mas isso não é regra. Esses sim eu compro quando vejo algo bonitinho, sempre tentando não pagar tão caro porque infelizmente ele perde essas roupas depois. Não é como a gente, que compra uma peça que durará muitos anos, se for bem cuidada. Não adianta comprar uma jaqueta de couro na Zara, pagar R$200 e ele perder daqui a seis meses, sendo que nem usou direito porque não esfriou tanto. A gente vai bastante pelo bom-senso.

Todas as roupas dele ficam no guarda-roupa, sem distinção de estação, porque os dois guarda-roupas (verão e inverno) são semelhantes e tem essa alta rotatividade das roupas, então as peças não se acumulam tanto quanto no guarda-roupa dos adultos.

Espero ter ajudado!