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Neste post, vou explorar algumas estratégias para que você consiga fazer tudo o que você precisa fazer no trabalho até quinta-feira e deixar a sexta-feira apenas para planejamento e demandas do dia.

Seja criteriosa(o) com a sua agenda

Nada de ficar enchendo sua agenda para a semana de compromissos e prazos que você gostaria que acontessem. Insira apenas os prazos reais. Para reuniões, procure não agendar nada às sextas-feiras. Se alguém quiser marcar uma reunião na sexta com você, sugira outra data antes, em outro dia. Procure também não agendar mais de 50% de qualquer dia da semana com reuniões, para não te sobrecarregar.

Despache tudo na segunda

Tudo o que você tiver que solicitar a outras pessoas, faça isso na segunda-feira. Tenha uma lista de tudo o que você pediu para outras pessoas fazerem e desde quando (a lista pode se chamar “Aguardando resposta”). Na quinta-feira, revise a lista e veja se precisa cobrar alguém antes de a semana acabar. Se tiver, faça isso.

Defina pequenas metas para a sua semana

Na verdade não é que você vai definir, exatamente. Provavelmente você já tem suas prioridades e precisa apenas ficar ainda mais consciente delas. Veja os prazos na sua agenda para a semana e siga-os religiosamente. Essa deve ser a sua meta. Relatório para terça? Prioridade total. Entrega da primeira fase do projeto na quinta? Outra prioridade. Esses prazos devem ser suas metas. Além disso, pode ser que você queira iniciar um projeto importante ou ter uma conversa que vai impactar no seu trabalho. Pode ser uma boa (se você já não estiver com muita coisa para fazer) agendar para fazer isso ao longo da semana. Antes de sexta.

Aqui você também vai deixar claro tudo aquilo que não precisa ser feito esta semana também. Lide bem com isso. Você pode ter uma lista chamada “se der tempo, gostaria de…” para acessar caso termine tudo antes. Mas o que quero dizer é que você não precisa trabalhar nessa lista antes de concluir os prazos e prioridades reais da semana.

Finalize as pendências da semana na quinta

Se possível, procure deixar a quinta para resolver todas as pendências da semana. Aquelas pequenas atividades que você precisa resolver, como digitalizar um comprovante para enviar para o RH, responder um e-mail importante da diretora e outros afazeres do tipo. Se tiver um dia da semana em que você precisa trabalhar “mais”, digamos assim, faça da quinta este dia.

Zere a sua caixa de e-mails

Outra atividade para fazer na quinta é zerar as anotações e os e-mails da sua caixa de entrada. Pegue seus cadernos de reunião, notas, e processe tudo para ver o que precisa ser feito. Para os e-mails, leia este texto.

O que fazer na sexta?

Revise seus afazeres e responsabilidades

Se possível, chegue um pouco mais cedo no trabalho para fazer uma revisão do que foi feito ao longo da semana, se tem algo ainda pendente, e quais são os prazos da semana que vem para se planejar. Veja se consegue reorganizar alguns compromissos, de modo que seus dias fiquem mais tranquilos e melhor distribuídos. Revise suas listas de coisas a fazer e seus projetos em andamento. Verifique se todos eles têm pelo menos uma próxima ação definida. A ideia é que, ao longo da semana, você possa acessar essa lista de ações e ir movendo adiante diversos projetos ao mesmo tempo. Se quiser, olhe também outras listas de resultados que você tenha, como objetivos de curto a longo prazo. Pode ser legal para dar perspectiva. Essa revisão deve levar cerca de 1 hora. É uma reunião sua consigo mesma(o).

Esteja disponível

Sexta-feira costuma ser o dia mundial de resolver pepinos antes de o final de semana chegar. Por isso, esteja disponível. Se seu chefe te chamar na sala, não vá contrariada(o). Se alguém quiser te chamar para uma conversa, vá numa boa. A organização facilita muito a comunicação. Uma boa ideia para fazer na sexta é organizar listas de assuntos a tratar com as diversas pessoas no seu trabalho. Assim, quando alguém estiver com você, você pode acessar a lista e resolver diversos assuntos.

Exercite atividades mais calmas e concentradas

Se o dia estiver tranquilo e sem tantas interrupções (pode acontecer!), aproveite a sexta para estudar. Leia artigos importantes para o seu trabalho, estude documentos de projetos, assista vídeo-aulas. Faça atividades de concentração como um todo. Outra ideia é dar atenção ao planejamento de um projeto importante, fazer um brainstorm ou mapa mental.

Ao final do dia, dê uma última olhada na programação para a semana que vem (que você fez de manhã) e vá para casa tranquila(o).

Pode ser que você não consiga fazer tudo hoje, que é quinta, mas quem sabe para a próxima semana? Você só precisa começar!

Thais Godinho
11/05/2017
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Este post é uma participação especial da amiga e personal organizer Edeltraut Lüdtke, do blog Transformando Espaços. Obrigada, Edel!

Se uma pessoa religiosa não muito atualizada ler este título irá pensar que esse GTD é um novo Deus, e considerá-lo uma grande heresia, pois poderão dizer “mas é Deus quem guia a nossa vida!”! Só que não é nada disso não, você que já conhece um pouco o método de produtividade, ou bastante, sabe que a verdade é que esse GTD poderia quase ser considerado um segundo livro sagrado essencial nos dias em que vivemos! O primeiro é o seu, de acordo com a sua religião, claro, que também deve pregar dicas sábias e interessantes para viver a vida por aqui rumo ao além…

Não entrando nos méritos e deméritos religiosos de qual base doutrinária é melhor, por mais que cada uma ensine o amor, como viver em paz, o que fazer para ser salvo, a gente precisa de dicas mais práticas sobre como sobreviver com sanidade aqui no planeta Terra, como viver a vida dos nossos sonhos, dar sentido ao que fazemos aqui, neste mundo! “Enfim, é isso o que eu quero, mas qual é a próxima ação?!” E aí o método GTD é pura inspiração, ele realmente ensina a solução para viver a vida com mais sabedoria, na prática, no “vamos ver” do dia a dia, em casa, na vida e no trabalho. Mas chega de blá, blá, blá, vamos entender o que esse esquema de volante quer dizer afinal!

O por que do volante do GTD

Num momento inspiração GTD, comecei a refletir que tudo o que fazemos relacionado aos processos de trabalho é trabalho, todos os cinco passos envolvem ações, atitudes, hábitos, não somente o “simplesmente faça” do 5º passo que é o Engajar. Só que dentro do fluxograma de trabalho padrão, onde se encaixaria cada passo? Assim, redesenhei o fluxograma e comecei a circular os processos de trabalho ali dentro e refletir sobre eles.

Entendendo as cores do desenho

Os destaques em verde são as ações (capturar, arquivar e jogar no lixo também são ações!), em vermelho as perguntas, e cinza os “arquivos de trabalho”, e os escritos com caneta verde é onde estão localizados os meus materiais. O que está em amarelo chama atenção para tralha e para as respostas sim e não, pois a partir destas respostas todo o restante se sucede.

O passo capturar e esclarecer na caixa de entrada

Analisando este fluxograma dentro do volante você pode verificar onde está cada um dos 5 passos de trabalho do GTD. No topo temos os passo 1 capturar e 2 esclarecer, pois nem tudo que você pensa, ou chega até você precisa ser capturado, recolhido, para esclarecer depois. Já pode ser descartado antes de entrar na sua roda de análise. Quantas coisas deixamos entrar, e já sabemos que no final não fará sentido para nós? Quantas ideias poderíamos deixar pra trás, em vez de tentar encontrar um lugar para elas, se nada tem a ver conosco? Menos é mais, também aqui!

O passo esclarecer e as perguntas

No meio do volante tem o passo 2 esclarecer mais detalhado, que consiste em dar significado e respostas às perguntas certas e óbvias da produtividade: O que é isto? Demanda ação? Qual é a próxima ação? Demora menos de 2 minutos? É um projeto?

O porém dos projetos

Na lateral esquerda temos a parte dos projetos, quando a resposta é sim, demanda ação, mas tem a ver com um projeto e não se pode resolver com uma ação pontual. Nesta etapa Projetos, para os não muito entendidos, podem surgir algumas dúvidas e eles acreditarem erroneamente que todo este esquema é furada e não funciona de jeito algum. Até eu já desconfiei disso. Só que Projetos não são tão complexos assim, a medida que você vai testando e aprendendo como funciona. Já ouviu falar de aprender com os fracassos e erros? Não precisa fazer certo da primeira vez, nas próximas se pega o jeito.

Plano de projeto nada mais é do que um plano de ação que não tem todas as ações prontas, como nenhum planejamento tem, mas que precisa de revisão. É no passo 4 Refletir que muitos pecam, desistem, e então os planos fracassam! É aqui também que se acertam as engrenagens, se revisam as ações, se mudam os focos, se cancelam as ações desnecessárias. Por isso o plano não é algo pronto, mas algo que se constrói. Ele muda, e não é errado mudar, é simplesmente revisar! O importante é fazer acontecer na hora certa para isso. Esse fazer acontecer é enfim, visualizar o resultado que se esperava alcançar com o projeto, com todas as ações planejadas, remodeladas, realizadas, e curtir essa glória de marcar com um ok de concluído! Ou cancelado, se for o caso! Já todos os projetos em andamento, precisam ser frequentemente visualizados de alguma forma.

Para arquivar já!

Na lateral direita do volante temos quando a resposta é não demanda ação no momento. Então pode ser considerado lixo, além de não demandar ação, como uma propaganda que você recebeu na rua, a lista de supermercado toda rabiscada, um rascunho que você já passou a limpo da reunião, um e-mail spam. Nessa parte entra você ter uma estrutura de arquivos para armazenar a “papelada” física e virtual. O GTD sugere dois tipos diferentes: um que ele chama de algum dia/talvez, que é uma espécie de incubadora de ideias, ou papeis que você precisa ter em mãos num período específico, e retomar num dado momento, e também o arquivo de referência, que simplesmente irá armazenar informações importantes para consulta, que tem a ver com seus interesses.

Luz, câmera, ação!

Na parte inferior do volante está o passo 5, engajar, que é simplesmente: Faça logo (se levar menos de 2 minutos)! Muitas ações podemos eliminar das listas se criamos o hábito de fazer as coisas rápidas e não deixar a bagunça pequena se acumular. Circular pela casa e devolver os itens aos respectivos cômodos. Idem no espaço de trabalho. É um hábito muito produtivo e que dá grandes resultados no dia a dia.

As ações Delegue ou adie! irão envolver os passos 3 organizar, 4 revisar e 5 engajar novamente, pois se delegamos, precisamos de lembretes para lembrar a pessoa da ação, e se adiarmos, também podemos imediatamente agendar no calendário, ou listar nas próximas ações, para fazer assim que por possível.

E se você se perder pelo caminho?!

Tentamos viver segundo nossos valores, porém ás vezes tombamos, saímos dos trilhos, pegamos o caminho errado. Espiritualmente falando, é a coisa mais normal de acontecer, mas sempre voltamos ao nosso centro, ao nosso eixo, as nossas crenças, pois nosso consciente nos chama de volta, mesmo que agimos de forma insensata. No GTD da mesma forma, se bagunçamos nosso sistema por N coisas que temos a fazer, se marcamos bobeira em alguma etapa, se erramos, estamos a um passo de voltar, e corrigir nossos erros. Não precisamos nos sentir derrotados, “realmente não temos jeito pra coisa”, a coisa mais normal é também sair dos trilhos de vez em quando. Só temos de voltar e retomar o volante no caminho certo.

Já me senti exatamente assim, muitas vezes, e desanimada por não conseguir constância nos meus propósitos e valores. Por fazer coisas nada a ver comigo, e achar que “essa sou eu”. Somos o que queremos ser, o que escolhemos fazer. Todos nós temos duas vozes muito fortes e latentes dentro de nossa consciência, qual ouviremos?

Quando você não souber mais o que fazer, e se deparar com a pergunta, “E agora, qual será a próxima ação?!” você lembrará que o GTD tem as respostas práticas, e que você precisará esclarecer o que não gostaria, como deve ser feito. Dizer sim para o que você quer verdadeiramente dizer sim, vivendo os “casamentos” certos e não para o que merece ser dito não.

GTD dá trabalho implementar, dá trabalho manter, dá trabalho vivenciar no dia a dia, mas antes trabalhar com estes hábitos do que sem eles. Por isso, encare o desafio, deixe o volante do GTD guiar a sua vida, escute mais a sua “sabedoria interior”, o que você acredita, o que você realmente é, e seja feliz!  

Thais Godinho
10/05/2017
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Talvez você já esteja familiarizada(o) com Joshua Fields Millburn e Ryan Nicodemus, autores do blog The Minimalists e alguns e-books sobre o tema. Eles têm uma regra muito interessante para destralhar a casa, que eu gostaria de apresentar para vocês e discutir também a viabilidade. Ela funciona da seguinte forma: se você não usou esse objeto nos últimos 90 dias, qual é a chance de usar nos próximos 90? E, se não há chance, por que mantê-lo afinal?

O que eu acho? Bem, penso em coisas que eu tenho como o casaco de inverno que uso apenas em situações em que faz realmente frio ou quando vou viajar para algum lugar onde faz mais frio que no Brasil. Pretendo usar nos próximos 90 dias? Até que sim, porque estamos nos aproximando do inverno… mas e se eu tivesse feito essa seleção próxima da chegada do verão? Será que não descartaria algo que não deveria? Então vamos dar uma problematizada nessa regrinha.

O poder dessa regra deles é na verdade nos fazer questionar sobre o uso de cada um dos objetos que nós temos em casa, e isso é importante para que a gente tenha um acervo de coisas que realmente façam sentido, atendam as nossas necessidades de vida ou a gente simplesmente curta muito usar.

Não precisa jogar fora algo que você não pretende usar nos próximos 90 dias (como no exemplo que eu dei de uma peça sazonal), mas vale a pena sim considerar se o uso futuro dela ainda faz sentido na sua vida. Isso vale para roupas, livros, itens perecíveis (cosméticos, por exemplo), objetos da casa de forma geral. Eu só não aplicaria essa regra para arquivos de referência, como documentos, porque isso a gente tem que guardar mesmo. Mas, de resto, vale a pena usar a regra como parâmetro, não como regra escrita em pedra. Aí ela pode dar certo!

Para não ser injusta, eles mesmos fazem esse adendo na página onde falam sobre a regra (em inglês). “Qualquer que seja sua regra”, eles dizem, “seja honesto(a) consigo mesmo(a)”.

Ou seja, se você se perguntar: usei isso nos últimos 90 dias (ou a quantidade de tempo coerente para você)? pretendo usar nos próximos 90? e a resposta for NÃO para ambas, questione se vale a pena, para você, dentro do espaço que você tem, manter esse objeto.

Vamos fazer o teste dessa regra e depois trocar ideias? Deixe um comentário aqui no post dizendo se você topa participar e, depois, o que achou! Uma dica é começar com uma categoria específica de coisas (ex: camisas).

Thais Godinho
09/05/2017
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