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Os 5 passos da organização em ilustração original

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A leitora Paula Ayumi fez essa ilustração linda dos 5 passos da organização do método do Vida Organizada e permitiu que eu compartilhasse aqui no blog para os outros leitores. Ficou lindo. Obrigada, Paula!

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Habitica: A minha produtividade me tornou um mago nível 30!

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Este guest-post foi escrito pelo Victor Menna especialmente para os leitores do blog Vida Organizada. Obrigada, Victor!

O título deste post pode parecer um pouco estranho mas juro que é verdade! Estou me referindo ao aplicativo Habitica, uma plataforma de gerenciamento de hábitos e tarefas que transforma sua vida em um game.

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Neste app, disponível para Android, IOS e Web*, você adiciona os hábitos que deseja desenvolver, bem como suas ações diárias e tarefas, cria o seu personagem e começa a jogar.

Ao marcar hábitos positivos, tarefas e ações diárias você ganha experiência e ouro, que pode usar para comprar diversos itens no jogo como equipamentos, vestimentas e missões. Com as realizações positivas, você também pode ganhar diversos Pets, que tornam o jogo ainda mais divertido e viciante.

Ao marcar hábitos negativos ou deixar de fazer tarefas e ações diárias, seu personagem perde pontos de vida e pode até morrer (cuide bem dele!)

*Para que tem Windows Phone, é possível utilizar o “Habit RPG Metro”, um aplicativo de terceiros que sincroniza com sua conta do Habitica.

Social

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Você pode ir à Taberna conversar sobre produtividade, se juntar a grupos temáticos (guildas) para discutir assuntos mais específicos*, aceitar desafios em troca de pedras preciosas ou ainda se juntar a um grupo de amigos para enfrentarem em diversas missões juntos, enfrentando monstros e resolvendo problemas. As ações dos personagens refletem a sua produtividade no aplicativo, isto lhe permite compartilhar sua produtividade com os amigos, para que se motivem mutuamente. Na primeira foto do post, vocês podem ver meu querido grupo. Saudações para o “Mundrungo Robô do Espaço”!

*Criei uma Guilda chamada GTD Users, para quem estiver afim de aplicar o GTD no Habitica.

Honestidade

O Habitica pode te ajudar a desenvolver hábitos positivos como exercícios, economizar ou se alimentar bem e eliminar negativos como comer besteiras, roer unhas, entre muitos outros. Para isso, é essencial ser honesto com o aplicativo (e com você mesmo!)

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Habitica para o GTD

Atualmente estou usando o Habitica mais intensamente para o gerenciamento do hábitos e com um papel mais motivacional nas próximas ações. Quando sento para iniciar um fluxo de trabalho, passo as próximas ações do contexto para o Habitica e começo a me engajar.

Para ir além e usar o Habitica como gerenciador das próximas ações (substituindo o Todoist, que uso no momento) o aplicativo oferece o uso de Tags, que podem marcar os @contextos, projetos e o que mais você quiser.

O slogan do Habitica é “Motive-se a fazer qualquer coisa” e estou tendendo a concordar! Experimente e conte-nos o que achou!

Empreendedor: aprenda a gerenciar o seu tempo

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Já faz quase dois anos que eu saí do meu último emprego para empreender e, de lá para cá, percebi que existem algumas armadilhas de tempo para as pessoas que gostam do que fazem e que precisam trabalhar muito para fazer as coisas acontecer. Portanto, este post traz dicas para você que é empreendedor e realmente tem muita coisa para fazer e uma agenda cheia.

1. Conheça suas responsabilidades e papéis que desempenha

É necessário fazer uma lista honesta de todas as suas responsabilidades na vida profissional. Qual seu escopo de trabalho hoje? Quais são os papéis que você desempenha? “Ah Thais, mas eu sou empreendedor. Eu faço de tudo!”. Ok, mas o que é “tudo”? Mesmo sendo muito, certamente há algumas delimitações, tais como:

  • Administrador de empresa
  • Gestor de equipe
  • Especialista em ____________
  • Relacionamento profissional
  • Gerente de produto
  • Blogueiro

Liste todos os seus papéis. Esse exercício serve para duas coisas: para dar uma clareada sobre todos os seus papéis e para que você defina quanto tempo em média se dedicará a cada um deles durante a semana.

Quantas horas você trabalha por semana?
Quantas horas você gostaria de trabalhar?

Defina esses números para usar como indicativo e analisar semanalmente. Se você deseja trabalhar 50 horas por semana, analise seus papéis listados e veja como fará essa distribuição de horas para cada um deles, em média.

Por exemplo, você pode perceber que gasta mais de 20h por semana em relacionamentos profissionais (reuniões e almoços, por exemplo), enquanto deveria dedicar mais tempo para outras atividades importantes, como a gestão das finanças da empresa ou outras. Mas, se você não fizer essa listagem e análise em primeiro lugar, conseguirá ter pelo menos uma noção. E, com ela, poderá tomar decisões com relação aos compromissos da sua semana.

2. Entenda que é necessário dedicar um tempo todos os dias para definir o seu trabalho e se organizar

Processar e-mails, delegar tarefas, planejar suas atividades, processar suas anotações são atividades que devem fazer parte do seu dia a dia. Não são “perda de tempo”. É o famoso “afiar o machado”. Não adianta passar o dia inteiro tentando cortar uma árvore com o machado cego. Você vai perder muito mais tempo. Se dedicar um tempo a afiar o seu machado, cortará não só uma árvore mais rápido, como poderá cortará outras na mesma quantidade de tempo.

3. Priorize

Se você tiver ciência de todas as suas responsabilidades (listadas acima) e do tempo que você precisa se dedicar diariamente a cada uma delas e à sua organização pessoal, fica mais fácil dizer não para o que não for prioridade.

Dizer não não é fácil. Mas torna menos difícil se você tiver parâmetros claros. Se você atuar sempre em cima do que for urgente, perderá essa noção. Por isso, conhecer suas responsabilidades é importante para te dar uma visão geral do que precisa ser feito. Te dá uma noção clara do que é prioridade e do que não é.

Por exemplo, pode ser maravilhoso dedicar algum tempo para um novo projeto que você está cheio de ideias, mas você não conseguirá se concentrar nisso se tiver pendências diversas relacionadas às suas prioridades para tratar antes. Ter suas prioridades claras te dá tranquilidade ao tomar decisões.

4. A coisa mais importante

A todo instante, pergunte-se: qual é a coisa mais importante que eu deveria estar fazendo agora? Essa pergunta é chave para evitar a procrastinação. Às vezes a coisa mais importante é descansar 20 minutinhos para voltar com pique total na sequência. Faça essa pergunta sempre que sentir que precisa de mais foco.

5. Delegue mais

Se você estiver lamentando ter que executar alguns procedimentos no seu dia a dia por achar que não é a pessoa certa a fazer aquilo, ou sentir que outra pessoa deveria fazer melhor, ou até mesmo achar que está perdendo tempo com algo que não deveria, avalie suas opções de delegação. É possível delegar? Para quem? Você já tem uma equipe trabalhando com você? Se não, será que não é hora de ter?

Quando você delega atividades que podem ser feitas por outras pessoas, você dá a elas a chance de aprender e crescer e consegue liberar espaço na sua agenda para se dedicar a atividades mais estratégicas e relevantes para o seu negócio.

6. Faca mais reuniões virtuais

Calcule o tempo gasto em deslocamentos para reuniões e veja se é possível aproveitá-los de alguma maneira. Se, pelo contrário, o gasto de tempo não estiver compensando, considere realizar reuniões virtuais.

Eu sei que algumas reuniões podem e devem ser feitas presencialmente, mas essa não deve ser a regra. Hoje, ninguém tem tempo a perder. Facilitar essa comunicação é essencial.

Existem muitos recursos para realizar reuniões remotas, do bom e velho telefone a aplicativos como Skype, Google Hang-outs e Go to meeting. Abuse deles.

7. Desabilite notificações e dê folga ao telefone de vez em quando

Apesar de a comunicação ser estritamente necessária, sabemos que muitas vezes ela pode nos distrair mais do que ajudar. É normal e saudável querer dar um tempo e deixar o telefone no silencioso quando precisar trabalhar mais concentrado em alguma atividade. Exercite isso.

8. Faça pausas ao longo do dia

Sei que essa dica é óbvia, mas é importante descansar da mesma maneira que é importante trabalhar. Não seja daqueles empreendedores que dizem com certa frustração que “não tiram férias há três anos” (ou mais). Faça do seu dia a dia uma rotina viável, até mesmo para não adoecer. Explore pequenos momentos de lazer e de descanso ao longo do dia, nem que isso realmente signifique depois trabalhar em horários alternativos. Não existem certo e errado. Adapte suas atividades às suas necessidades, faça experiências, adote o que funciona e descarte o que não serve.

A organização não acontece por acaso. Faca acontecer! Tome controle do seu tempo.

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Organizando minhas leituras em 2016

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Eu já comentei aqui no blog que costumo organizar as minhas leituras em um site chamado Skoob.

Os anos passam e, por mais que eu tente organizar de outra maneira, acabo sempre voltando para ele.

Ter um sistema para organizar leituras pode ser complexo porque, quando eu entrei no Skoob, eu cadastrei muitos livros que não estavam lá. Posso dizer que deu um certo trabalhinho (delicioso de fazer, mas que levou um certo tempo).

Por isso, toda vez que eu penso em mudar, isso vem à minha mente.

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Este ano, tenho a audaciosa meta de ler 100 livros. Ano passado foi o ano que eu menos li livros. Ok, sei que me dediquei bastante às certificações do GTD, então fiquei bastante concentrada na leitura de materiais da metodologia. Porém, eu acho que relaxei um pouco com as minhas leituras. Em resumo, a vida é curta, eu tenho muitos livros para ler, esse é um grande hobby para mim, e eu queria esquentar mais as coisas.

Decidida a ler 100 livros em 2016, arranjei um caderninho pequeno, formato A6, para registrar as minhas leituras. Vídeos como o da Tati Feltrin, com seu caderno de organização, me inspiraram. Em outros anos, já tinha tentado fazer um caderno, mas não o atualizava. Já tentei organizar em outros sistemas, como o Good Reads, o Toodledo e o Evernote, sem sucesso. Eu precisava de um processo!

Foi por isso que, em 2016, eu resolvi que oficialmente o Skoob continuaria a ser a minha forma de organizar as minhas leituras, mas algo que me chamava a atenção é: se um dia o site sair do ar, vou perder todas essas informações.

Então eu resolvi que faria um backup simples delas no Evernote. Criei uma nota “Livros lidos – 2016”, onde registro, por mês, os livros lidos. Para mim, esse controle basta.

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Antes eu fazia essa mesma organização com os livros novos, mas percebi que esse tipo de coisa dava trabalho e não tinha objetivo nenhum, a não ser gravar vídeos de book hauls (que eu não gravo mais).

Para mim, o mais importante desse processo tem sido conseguir efetivamente ler mais. Tenho sempre um livro comigo, levo realmente para todo lugar que eu vou, valorizo os tempos de leitura em casa (especialmente antes de dormir), aproveito pequenas janelas de tempo. Com isso, estou conseguindo cumprir a minha meta sem forçar qualquer tipo de leitura.

Eu pensei que a maioria dos livros que eu leria este ano seriam aqueles inacabados que eu comecei a ler e ainda não terminei, por qualquer motivo, mas quando analiso as minhas leituras, vejo que eles foram minoria, o que é ótimo.

Outra coisa que venho tentado este ano é variar um pouco mais o que estou lendo. Ano passado, quase não li ficção – foram só livros sobre negócios, auto-ajuda, desenvolvimento pessoal. Temas que adoro, mas também quero variar.

Já tentei também estabelecer metas, do tipo: dos 9 livros que lerei este mês, 1 será de ficção, 1 será de história etc, mas isso não funciona para mim. Aí já acho que é controle demais e acabo não seguindo.

Bom, é isso. Quis compartilhar com vocês como venho organizando as minhas leituras este ano.

As 10 barreiras que te impedem de atingir produtividade máxima

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Esse artigo foi escrito pelo Leonardo Puchetti Polak, editor do blog LP Produtividade, especialmente para os leitores do Vida Organizada.

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Quais são as barreiras que te impedem de atingir produtividade máxima? Facebook, Twitter, reuniões, e-mails, a tentação de ficar navegando na internet? Por um momento que seja, você já parou para refletir se é isso mesmo que está causando seus problemas relacionados a sua produtividade? É possível que essas tarefas correspondam apenas à ponta do iceberg?

Nesse artigo eu busquei agrupar os principais motivos que impedem que as pessoas atinjam produtividade máxima. Tire um momento do seu dia para refletir sobre cada um deles, e se assegurar de que você está conseguindo sobrepor cada uma dessas barreiras.

Mentalidade incorreta

Muitas pessoas iniciam seus estudos de produtividade buscando aplicativos que prometem fazer milagre, além de técnicas de produtividade que servem a todos os gostos. Passam um tempão procurando o aplicativo que possui as melhores funcionalidades, e montam um sistema cheio de pormenores para utilizá-lo. Contudo, em poucas semanas, essas pessoas percebem que não houve progresso na sua produtividade, e que a utilização do aplicativo foi apenas um entusiasmo passageiro. Em seguida, vão em busca de um novo aplicativo, ou de um novo sistema, e reiniciam esse ciclo, que volta a se repetir por diversas vezes, fazendo com que você acredite que não tem jeito, e que esse tipo de problema só acontece com você.

Mas eu te pergunto: Será mesmo que não tem jeito? Me diga o que aconteceria se você tivesse mais criatividade, confiança, visão de futuro, motivação, coragem, determinação, comprometimento e ambição? Se você possuísse todos esses atributos, ainda assim acredita que não conseguiria?

O problema de muitas pessoas é acreditar que precisam de mais recursos externos para passarem a ser mais produtivos. Precisam de mais aplicativos, de computadores mais rápidos, de uma equipe mais engajada e de menos reuniões durante o expediente. Contudo, se você refletiu sobre a pergunta que eu lhe fiz logo acima, você consegue perceber que são os nossos sentimentos e nossas motivações intrínsecas que determinam nossos resultados.

Como eu sempre digo para meus clientes, “Seja lá o que você quer mudar, comesse mudando sua mentalidade. Se já estivesse tudo certo dentro da sua cabeça, você inevitavelmente já estaria tendo melhores resultados”.

Cérebro sobrecarregado

Se você acompanha o blog Vida Organizada a algum tempo, ou já tentou praticar a metodologia GTD (Getting Things Done) por algum tempo, você provavelmente já está ciente dos benefícios de retirar as informações da sua cabeça, e passar elas para sistema confiável. Ainda assim, acho sempre bom frisar a importância desse conceito.

O motivo disso acontecer é que nossa cabeça apenas consegue reter uma quantidade limitada de informações na memória de curto prazo.

Em 1956, o professor George Miller publicou um estudo onde defendia que nossa cabeça consegue processar ou armazenar em média sete informações a qualquer momento. Entretanto, em 2001 o pesquisador Nelson Cowan refutou os resultados de Miller, e apresentou um novo estudo, relatando suas conclusões sobre uma coletânea de experimentos feitos até então. Cowan concluiu que nossa cabeça consegue reter apenas quatro informações na memória de curto prazo, sendo que para cada nova informação que gravamos, nosso cérebro precisaria abrir mão de alguma das informações gravadas anteriormente.

(Vale ressaltar que isso apenas é válido para memória de curto prazo, já que podemos armazenar uma quantia quase que infinita de informações na memória de longo prazo).

Mas não pense que isso é tudo. Segundo o neurocientista Dr. Andrew Hill, todos os estudos que procuraram aumentar essa capacidade falharam. Isso significa que independente de suas experiências passadas, e de quanto você treine seu cérebro para reter mais informações, sua memória de curto prazo não se altera. Meu conselho, portanto, é para que tire da sua cabeça o máximo de informações possível, e crie um sistema que você confia para armazenar essas informações para você.

Ausência de reflexão diária

Outro conceito também discutido dentro da metodologia GTD, e que faz toda a diferença na nossa produtividade, são as revisões ou reflexões diárias.

Por experiência própria, eu percebo que muitas pessoas subestimam a importância de estar diariamente refletindo sobre seu trabalho. Para muitas pessoas, essa seria apenas mais uma tarefa em um dia já cheio de afazeres e compromissos. É por isso que eu gosto de falar sobre este artigo publicado pela Harvard Business School.

Nesse estudo, participantes que passaram os últimos 15 minutos de seu expediente refletindo sobre seu trabalho tiveram desempenho superior (22,8%) quando comparados com os demais participantes, os quais passaram os mesmos 15 minutos trabalhando.

O estudo defende que refletir sobre as tarefas finalizadas no dia permite aos indivíduos construírem maior confiança quanto a habilidade de lidar com as suas tarefas, a qual é traduzida em melhor performance quando voltam a trabalhar.

Muitas interrupções durante o dia

É incrível a capacidade que hoje as mídias sociais e a internet de maneira geral possuem de nos distrair. Como se não fosse o suficiente, nosso trabalho é constantemente interrompido por colegas, fornecedores, ou por outros funcionários.

As interrupções são tantas que algumas pessoas não gostam nem mesmo de planejar seu dia, pois sabem que todas essas interrupções mudarão o rumo do dia, e tudo que foi inicialmente proposto será perdido.

Por outro lado, existem pessoas que possuem uma capacidade excelente de driblar todas essas interrupções e por fim acabam fazendo seu trabalho acontecer. Essas pessoas possuem uma visão muito mais estratégica e proativa do seu trabalho, e estão constantemente desenvolvendo novos métodos para trabalhar naquilo que realmente importa.

Se você ainda não é uma dessas pessoas, recomendo a leitura do artigo “Como gerenciar interrupções no ambiente empresarial”.

Autoestima baixa

Outro grande problema que eu encontro durante minhas sessões de consultoria é que as pessoas possuem o costume de dizer “Ah, mas isso eu nunca vou conseguir”, sem nem mesmo tentar. O que essas pessoas não percebem é que estão fazendo uma profecia autorrealizável. Se você acredita que não consegue, e por isso nem mesmo tenta, é óbvio que você não vai conseguir.

Autoestima muito alta

Nenhuma frase é tão perigosa no português como “isso eu já sei”. Tenho certeza de que muitas pessoas estão lendo os tópicos desse artigo, e mentalmente estão apenas falando que já entendem todo o conteúdo. Mas para essas pessoas, eu faço as seguintes perguntas:

  • O sucesso do seu negócio prova que você sabe de tudo isso?
  • Os seus relacionamentos provam que você sabe de tudo isso?
  • As suas atitudes diárias provam que você sabe de tudo isso?
  • A sua carteira prova que você sabe de tudo isso?

Saber não é o suficiente. Você precisa aplicar todo esse conteúdo, e para maximizar sua produtividade, você precisa fazer o possível para se tornar um verdadeiro mestre nos temas discutidos até agora.

Noites mal dormidas

Nada consegue reduzir mais sua produtividade que uma série de noites mal dormidas. Segundo um estudo realizado na Universidade da Pensilvânia, participantes que passaram duas semanas dormindo por apenas 4 horas por noite, possuíam desempenho equivalente ao de pessoas que já estavam a 48 horas seguidas sem dormir. Isso mesmo! A privação de algumas horas de sono, pelo período de duas semanas, já é capaz de reduzir significativamente a performance dos participantes do estudo. Como se isso não pudesse ficar pior, o estudo ainda reporta que esses participantes não possuíam total consciência do quanto seu desempenho estava sendo reduzido.

Eu não sei você, mas eu gosto de proteger os meus períodos de descanso, e fazer todo o possível para que meus hábitos promovam uma noite bem dormida.

Artigo relacionado: “Como dormir melhor: 10 dicas para uma melhor noite de sono”.

Priorização inadequada de tarefas

Com que frequência você reflete sobre suas prioridades? Com que frequência você pensa sobre aquilo que realmente está te trazendo resultados?

Segundo o princípio de Paretto, 20% dos seus esforços lhe trazem 80% dos seus resultados. Ainda assim, grande parte das pessoas passam a vida sem refletir sobre quais são esses 20%, e sobre o que podem fazer para atingir resultados ainda melhores.

Pessoalmente, gosto de utilizar meu tempo hoje trabalhando em tarefas que sei que me trarão mais tempo depois. Alguns exemplos disso são priorização de bons relacionamentos, priorização da minha saúde, reflexão e eliminação de tarefas desnecessárias, automatização de tarefas repetitivas e construção de uma plataforma de divulgação de conteúdo online.

E você? Também prioriza aquilo que lhe trará mais tempo?

Artigo relacionado: “Por que menos é mais? O Poder do Essencial”.

Círculo de influência inconsistente com suas metas

“Você é a média das cinco pessoas com quem mais convive” Jim Rohn

Se você convive com cinco pessoas inteligentes, você será a sexta. Se você convive com cinco pessoas confiantes, você será a sexta. Se você convive com cinco pessoas produtivas, você será a sexta. Agora, se você convive com cinco pessoas que possuem péssimos hábitos, e que não estão dispostas a mudar, então você também não terá muita escolha.

Para atingir máxima produtividade, as pessoas com quem você mais convive precisam também refletir esse seu desejo. Seus relacionamentos possuem uma grande influência no seu trabalho. Não é possível se manter eficiente quando você está cercado de pessoas tóxicas, que apenas esgotam suas reservas de energia física e emocional.    

Ausência de hábitos produtivos

Cerca de 95% de todas as suas atitudes durante o dia são ditadas pelos seus hábitos. Você já imaginou o quão difícil seria se todos os dias precisasse ficar tomando cada uma das pequenas decisões que precisam ser feitas ao dirigir? Ligar o carro, olhar nos retrovisores, pisar na embreagem, trocar de marcha, pisar no acelerador. Embora tenha sido difícil quando ainda estava aprendendo, tenho certeza que você faz isso hoje sem pensar.

Hábitos são uma forma de economizar energia, e fazem com que nosso corpo e mente tomem decisões automaticamente, de acordo o que já aprendemos no passado. Hábitos são extremamente importantes na nossa vida, mas ainda assim poucas pessoas tiram o tempo para aprender como eles funcionam, e como podem fazer para desenvolver hábitos e rotinas ainda mais produtivas. Se você quer uma vida mais produtiva, é essencial que você entenda como criar bons hábitos, e como você pode desmantelar maus hábitos que estão apenas atrapalhando seu dia-a-dia.

Artigo Relacionado: “Como criar (e manter) novos hábitos? ”

Sobreponha suas barreiras

Seguindo os passos listados no artigo, tenho certeza que você conseguirá ser mais produtivo que 99% das pessoas. Lembre-se que produtividade não está relacionada a fazer mais em pouco tempo, mas a fazer mais daquelas tarefas que realmente importam, no menor tempo possível.

Como trazer os seus objetivos para o dia a dia

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Eu acredito que conseguimos trabalhar mais fortemente os objetivos de curto prazo, pois eles podem fazer com que trabalhemos em projetos e ações no dia a dia, o que efetivamente faz com que os alcancemos.

Isso não quer dizer que eu não tenha uma perspectiva mais ampla. Claro que sim. Mas os objetivos de curto prazo, de hoje a dois anos, estão mais presentes, mais palpáveis. E eles também ajudam na construção dos objetivos de médio e longo prazo que eu quero alcançar.

Uma maneira de descobrir seus objetivos de curto prazo é pensar: o que eu gostaria que fosse verdade até o final do ano que vem?

Com base nessa resposta (e você pode ter várias), você pode explorar:

  • Qual é o propósito desse objetivo? Por que eu quero alcançá-lo? Isso me dá foco.
  • Como esse objetivo contribui para a pessoa que eu quero ser daqui a alguns anos? Ou seja, como ele conversa com os meus objetivos de médio e longo prazo?
  • Que área da minha vida será impactada pelo alcance desse objetivo? Pode ser mais de uma. Dica: quanto mais áreas impactar, mais importante ele é.
  • Que projetos eu tenho hoje sendo desenvolvidos para alcançar esse objetivo? Esses projetos têm ações claras definidas? Eu consigo acessá-las no meu dia a dia, de modo que eu possa trabalhar em tais projetos sem nem que eu perceba, de tão fácil que é?
  • Eu tenho algum compromisso no meu calendário que me conduza em direção à realização desse projeto ou ao alcance desse objetivo?
  • Se eu não tenho um projeto, ação ou compromisso relacionado, o que eu posso fazer para que eles existam?

Todas essas perguntas me ajudam a montar um plano para cada objetivo e garantem que ele faça parte da minha realidade, em vez de ser algo distante que eu olho de vez em quando e dificilmente faço algo a respeito.

Espero que ajude você também a pensar mais sobre os seus.

Log de tarefas no Todoist

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O post de hoje é simples, apenas para compartilhar um recurso muito legal do Todoist, que é o log de tarefas executadas.

Abra seu Todoist e clique no número relativo ao seu carma, na parte superior direita.

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Ao clicar, vai aparecer um menu com alguns gráficos e informações. Procure por Tarefas concluídas e clique no link ao lado, “Exibir tudo”.

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Ao clicar nesse link, o Todoist mostra todas as tarefas que foram concluídas e o horário em que foram “tickadas”.

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Se você tiver o Todoist Premium, pode filtrar a visualização por projeto e por etiqueta.

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Eu achei esse recurso muito útil para fazer uma análise de vez em quando e ver não apenas a quantidade de tarefas que já executei (o que afeta o carma do Todoist), mas também se eu avancei nos projetos, quando executei a última tarefa de um determinado projeto e por aí vai.

Guia do Vida Organizada para aplicar o GTD no Todoist – Parte 8 – Opções avançadas para usuários Premium do Todoist

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Continuamos hoje com nossa série de implementação do GTD no Todoist. Ela servirá como exemplo de aprendizado da parte Organização da série Aprenda GTD. Ou seja, você que vem acompanhando a série, aprenderá agora a organizar todo o seu sistema com o exemplo do Todoist. Hoje vamos falar sobre como podemos utilizar os recursos premium da ferramenta para otimizar o nosso sistema GTD. Este é o último post da série.

Acompanhe todos os posts desta série através da tag Guia GTD e Todoist.
Você também pode assinar os feeds do blog ou se cadastrar para receber por e-mail.
Por gentileza, leia antes o post Como usar o GTD no Todoist – uma introdução, que traz conceitos básicos sobre a ferramenta. Para conhecer o GTD, recomendo que leia todos os posts da série Aprenda GTD até aqui, pois é onde abordo didaticamente todos os conceitos do método. Nossa série abordará a implementação direta, sem esclarecer conceitos básicos que já foram vistos nesses posts anteriores.

Quais são os recursos Premium

O Todoist pode ser utilizado em sua versão gratuita sem problemas. Toda esta série foi projetada para que você possa usar o GTD na ferramenta ainda na versão grátis. Este post serve apenas para mostrar os recursos premium e como você pode melhorar o uso da ferramenta se assinar a versão paga (28,99 dólares ao ano / menos de 3 dólares por mês).

  • Inserir comentários nas tarefas
  • Inserir arquivos, anexos e gravações de áudio nas tarefas
  • Inserir lembretes ilimitados nas tarefas (por horário ou geolocalização)
  • Ter backup automático de todo o sistema diariamente
  • Inserir etiquetas nas tarefas e personalizar suas cores
  • Criar filtros para as mais diversas variáveis
  • Pesquisa super eficiente de tarefas e projetos
  • Analisar tarefas concluídas
  • Exportar as tarefas para visualizar em um calendário diferente
  • Adicionar e-mails como tarefas
  • Criar templates de projetos
  • Ter sincronização automática

Compare todos os recursos da versão gratuita com a versão paga aqui.

Vamos ver como alguns recursos premium podem otimizar a aplicação do seu GTD na ferramenta.

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Etiquetas nas próximas ações

Você pode usar etiquetas para qualquer coisa, na verdade, mas nesta série, nossa recomendação é que você use para definir contextos para as próximas ações. Isso é muito útil porque você pode inserir contextos nas ações avulsas e nas ações dos projetos.

Como nós vimos na Parte 2 desta série, a recomendação para quem tem a versão gratuita é criar “projetos” (listas) para os contextos. Eu mesma, que tenho a versão premium, usei assim durante bastante tempo. Porém, as ações dos projetos precisariam ficar separadas deles, o que algumas pessoas não gostam. Se for o seu caso, com as etiquetas você pode manter as ações dentro do seu projeto e, com as etiquetas, atribuir os contextos.

No dia a dia, você acessará apenas a lista de contexto através das etiquetas e poderá executar as ações, sendo elas avulsas ou parte de projetos.

Você pode ainda alterar a cor das etiquetas para personalizar ainda mais o seu sistema, deixando cada uma com a cor que torne o processo mais dedutivo para você. Como eu mostrei aqui, por exemplo.

Algumas pessoas gostam de inserir nas ações não apenas os contextos, mas a duração das ações e nível de energia. Eu não recomendo. Além de ser uma complicação a mais, há o risco de processar errado. Por ex, se eu estiver com a energia boa, tem ações que eu faço em 15 minutos mas, se eu estiver com a energia baixa, para a mesma ação eu levaria 1 hora. Os critérios de tempo e energia são critérios que devem ser avaliados no momento da execução, não do processamento e organização. Por isso, você pode querer usar, mas não é recomendação da DAC (David Allen Company). E pode mais complicar que facilitar.

Enviar informações e ações por e-mail

Em vez de copiar e colar, você pode enviar informações diretamente por e-mail para o seu Todoist. Há um endereço de e-mail para cada projeto ou você pode instalar uma extensão do Google Chrome que serve exatamente para isso.

Eu não costumo enviar e-mails para o meu Todoist direto porque preciso processar individualmente e manualmente (tenho mais controle), mas muitas pessoas utilizam esse recurso e não vivem sem ele.

Inserir notas nas ações

Um dos recursos mais úteis é poder inserir arquivos, notas e gravações de áudio nas ações do Todoist. Para quem compartilha suas listas, então, isso é uma maravilha. Dá para trocar ideias sobre absolutamente tudo ali.

Criar templates para projetos semelhantes

Você pode exportar as ações de um projeto inteiro e depois importar um novo. Isso é muito útil para projetos semelhantes, como a organização de viagens e eventos, por exemplo.

Lembretes nas ações

Se você ainda não estiver acostumado a verificar suas listas quando estiver no contexto adequado, você pode contar com essa pequena ajudinha dos lembretes, especialmente para ações que precisa fazer enquanto estiver na rua. Uma das coisas mais incríveis já inventadas é o lembrete por geolocalização, que faz com que o sistema te avise de um lembrete quando você chega a um determinado lugar.

Filtros

Um dos recursos mais populares do Todoist Premium são os filtros. Eu procuro não complicar muito o meu sistema GTD, inserindo muitas informações, mas algumas pessoas gostam de ter o máximo possível de detalhes sob controle. Uma recomendação de filtros que eu faço é com base em prioridades e com base no prazo de conclusão das ações.

Posso ter novas ideias no futuro mas, hoje, eu recomendo os seguintes filtros:

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O que é prioridade para o GTD? O David diz que o critério de execução “prioridade” diz respeito aos níveis mais altos, mesmo que inconscientemente. O Todoist tem 4 níveis de prioridade com base em bandeirinhas de cores diferentes:

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O que eu recomendo com base no GTD:

  • Bandeirinha vermelha – Prioridade 1 – Ações que conversam com os níveis mais altos (horizontes 3 a 5)
  • Bandeirinha laranja – Prioridade 2 – Ações que são muito importantes para manter standards nas áreas de foco (horizonte 2)
  • Bandeirinha amarela – Prioridade 1 – Ações relacionadas a projetos (horizonte 1)

A bandeirinha branca é a prioridade padrão das ações e não vamos mexer nele. Diz respeito às próximas ações avulsas, por assim dizer.

Então, ao criar próximas ações, você pode definir qual a sua prioridade com base nos critérios acima. Isso fará com que você veja essas ações sempre no topo da lista, ao acessar suas listas de contextos.

Você pode então criar um filtro para cada uma delas, como mostrei no print acima, apenas para verificar quais são as ações que você selecionou com tais prioridades.

O último filtro que criei foi um filtro para visualizar todas as ações com prazos para o mês em questão. Acho isso bastante útil para ter uma visão geral do mês e poder adiantar as ações que eu conseguir.

Conclusão

E é isso! Esses são os recursos premium que eu acredito otimizarem bastante o uso do GTD dentro do Todoist! Existe um post no blog do Todoist que fala sobre recursos (premium e gratuito) extras muito bacanas – vale a pena a leitura.

Toda esta série do Todoist foi construída para complementar a série Aprenda GTD. Com a conclusão de nossa série do Todoist aqui, voltaremos aos conceitos do GTD por lá.

Obrigada por terem acompanhado e, qualquer dúvida, por favor, postem nos comentários. Obrigada!

Checklist para quando estiver se sentindo meio para baixo

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O assunto surgiu no meu Twitter e eu achei que seria útil trazer para o blog também. 🙂

Eu comentei que tenha uma checklist que gosto de verificar quando me sinto meio desanimada, para baixo ou naquele tradicional estado de “bleh”. São coisas que eu posso fazer que geralmente me animam novamente.

Eis o que tem na minha checklist:

  • Tirar uma soneca (muitas vezes, o motivo do desânimo é ter tido uma noite não muito boa de sono)
  • Brincar com a minha cachorrinha
  • Assistir FRIENDS
  • Navegar nos Facebooks do Flavio Augusto (Geração de Valor) e do Conrado Adolpho
  • Lembrar que o meu filho precisa de mim bem
  • Revisar meus valores pessoais e o propósito do meu trabalho
  • Ler depoimentos dos leitores do blog
  • Navegar no Tumblr (amo meu Tumblr!)
  • Lembrar que ter uma vida humana é algo precioso

É bem simples, mas me ajuda a ficar bem.

Vocês têm algo parecido? O que costumam fazer quando se sentem meio para baixo?

Meu sistema GTD atual – Fevereiro 2016

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Regularmente eu costumo postar no blog uma atualização sobre como estou operacionalizando o meu sistema GTD. Muitos leitores me perguntam, então o post acaba virando uma referência que eu indico sempre que alguém me pergunta como faço com projetos, calendário etc.

Vou tentar fazer este post mais simples e mais rápido que os anteriores, apenas indicando o que estou usando.

Calendário

Utilizo o Google Calendar, agenda do Google, para operacionalizar os meus calendários (veja como funciona o recurso de calendário no GTD).

Tenho uma agenda principal, “Calendar – Thais”, onde eu deixo meus compromissos (geralmente ações com hora específica). O critério é poder revisar mês a mês e ver viagens, cursos e outros eventos.

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Em “Calendar – Tickler”, coloco lembretes, prazos e ações pontuais. Veja aqui a diferença entre ação pontual e próxima ação.

Essa agenda “Learning – Vida Organizada” é a agenda com os cursos e treinamentos do Vida Organizada, para controle do time. É uma agenda compartilhada que mostra as indisponibilidades dos instrutores, quando acontecem os cursos do Vida Organizada etc.

Em “Log”, venho tentando registrar, sempre que trabalho ao computador, o que vou fazendo ao longo do dia. Não serve tanto como registro, mas como exercício.

Em “Planejamento do dia”, eu diariamente, ao começar o meu dia, vejo tudo o que tenho para fazer em termos de prazos e me programo ao longo de todo o dia, para saber se terei tempo para fazer tudo, o que preciso otimizar, quando vou acessar meus e-mails etc. É algo bem pessoal que sempre gostei de fazer.

Não estou mais compartilhando ou visualizando a agenda do meu marido porque, quando ele vai fazer algo que impacta no meu dia, eu coloco na minha agenda mesmo.

Minhas listas no Todoist

Eu decidi migrar tudo para o Todoist porque me acostumei com a interface da ferramenta e queria ter tudo acionável ou relacionado aos horizontes do GTD ali. Para mim tem sido muito bom porque, quando me sinto um pouco ansiosa, aflita ou pensativa sobre alguma decisão, acesso rapidamente as minhas listas e consigo ver o que coloquei em propósito, minhas áreas de foco, meus objetivos etc.

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Talvez seja desnecessário dizer que eu não tenho 242 projetos – esse é o total de itens dentro da lista, que o Todoist mostra.

Eu deixei os nomes das listas em inglês porque estou estudando para as certificações e treinando o meu inglês, então para mim faz sentido. O conteúdo está misturado português / inglês kkk

Os contextos das próximas ações estão organizados nas etiquetas.

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O código das cores é o mais rudimentar possível: verdinho para tudo o que significa estar ao computador (como a bolinha que indica quando a gente está online nos comunicadores); verde porque a minha casa é verde; aguardando resposta em vermelho porque é item de atenção; coisas na rua e assuntos a tratar em azul porque, bem… quando saio na rua eu fico ao ar livre, vendo o céu. Bobo, eu sei. Mas, de alguma maneira, faz sentido para mim!

Quero falar ainda sobre contextos que eles mudam bastante, são bem dinâmicos. Crio e deleto à medida que tenho ações dentro deles. Busco sempre ter a menor quantidade possível.

Não utilizo o recurso de prioridades no Todoist porque não tem muito a ver com o GTD, mas há maneiras de usar (associando a projetos ou níveis mais elevados, por exemplo). Eu apenas não estou usando no momento, nem o recurso de filtros. Minhas listas são simples. :)

Checklists

Dentro de checklists, eu ainda estou migrando o que estava no Evernote. Por enquanto, está assim:

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As checklists mais utilizadas, que são as de periodicidade, já estão no meu Todoist. As outras, de referência, estou migrando aos poucos.

Os leitores sempre me perguntam o que eu insiro nas minhas checklists. Vivo mudando e otimizando. Eu pretendo fazer um post mostrando todas as minhas checklists atuais, pois muitas pessoas me pedem.

Veja aqui um texto que explica o que são e para que servem checklists. Lembre-se que são listas de referência, para verificação. Eu tenho usado muito no meu dia a dia e sinceramente não saberia mais viver sem elas. Elas tiraram uma grande sobrecarga do meu sistema, especialmente no que diz respeito a tarefas recorrentes. Por ex, se antes eu tinha uma lista com 10 a 12 ações para fazer todos os dias, hoje elas estão na checklist e não são “tickáveis”. O que fica “tickável” são as próximas ações com prazo no dia mesmo, e isso me deixa mais tranquila, ao mesmo tempo que dá um controle maior.

Projetos

Dentro de projetos, eu decidi mais uma vez ir pela simplicidade da DAC (David Allen Company) e me surpreendi com a efetividade.

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Em “Projects”, eu tenho uma lista básica com todos os meus projetos, o que me permite ver a quantidade que eu tenho no momento. Como vocês podem ver acima (agora sim), atualmente eu tenho 36 projetos.

O legal de manter essa lista é que, quando um projeto é concluído, eu edito o seu nome, coloco um “2016 -” na frente e “ticko” o projeto. Dessa forma, ele fica arquivado no Todoist como um projeto concluído e o ano indicando quando. Eu gosto de ver esse tipo de controle. Basta clicar no reloginho que fica no canto inferior direito, abaixo da lista.

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Em “Planos de projeto”, crio uma “pastinha” por projeto e, dentro dele, coloco o plano do projeto segundo a DAC. Basicamente, tudo o que o David Allen ensina sobre modelo de planejamento natural de projetos, o que você encontra no capítulo 3 do livro “A arte de fazer acontecer”.

Eu queria poder compartilhar algum modelo meu de projeto mas são todos bastante pessoais ou contêm informações que não podem ser compartilhadas, de trabalho, então criei um projeto fictício só para demonstrar como estou fazendo.

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As próximas ações do projeto ficam dentro dele mas, no dia a dia, acesso apenas as listas de contextos para saber o que eu tenho que fazer. Ao acessá-las, consigo ver se são próximas ações avulsas ou se fazem parte de projetos, então posso priorizar.

“Lista de incubação” foi uma lista sugerida no meu processo de coaching da DAC porque fiz um teste cognitivo e algumas sessões com um especialista que me mostrou a importância de manter uma lista assim para o meu tipo de personalidade. Ficaria difícil explicar em poucas palavras, mas tem funcionado muito bem.

Tenho essa lista de “Projetos aguardando resposta” que gosto de revisar de vez em quando para verificar o andamento dos projetos que estão ali, que podem me interessar.

Dentro de “Algum dia / talvez”, tenho sub-listas com categorias diversas. Eu também sinto que ainda vou mudar algumas coisas aqui.

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Níveis mais elevados

Nos níveis restantes, mais elevados, não há sub-listas, mas apenas listas simples.

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Uma percepção legal da diferenciação entre áreas de foco pessoais e profissionais nesses últimos meses é que as pessoais se referem à pessoa, o indivíduo, e não à “vida pessoal”, que é um conceito complicado. Já as áreas profissionais dizem respeito ao seu escopo de trabalho.

Dentro de “Goals and objectives”, tenho uma lista como a lista de projetos, com o mesmo objetivo: ao cumprir, eu coloco um “2016 -” na frente e “ticko”, para assim ficar registrado de acordo com o ano de conclusão.

Em “Vision” e “Purpose” tenho listas simples também.

Arquivos de referência

Uma coisa que tem feito muuuita diferença ultimamente foi padronizar meus arquivos de referência. Acreditem ou não, eu não fazia isso. Então agora estou seguindo a dica do Tadeu Motta (O Organizador) e organizando segundo “os meus três eus” absolutamente tudo. Antes eu achava não ser possível porque algumas áreas se misturavam, mas hoje acho que essa separação física é necessária até mesmo para se refletir no campo das ideias.

Costumo utilizar como ferramentas de referência: Dropbox, Google Drive e Evernote.

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E-mails

Sobre e-mails, eu explico como eu faço aqui. Utilizo a alternativa de inserir no meu sistema a próxima ação e, dentro das contas de e-mails, armazeno por pastas de suporte. Ao ler o texto, ficará mais claro. :)

Não queria que o texto ficasse grande, então tentei dividí-lo por tópicos – me dêem um feedback nos comentários sobre esse formato!

Espero que tenha ilustrado bem como estou fazendo. Dúvidas, por favor, postem nos comentários. Obrigada!

Linkagem de domingo {78}

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A linkagem de domingo é uma coletânea de posts que eu li e gostei durante a semana anterior. Os assuntos não necessariamente têm a ver com organização, mas definitivamente sempre são relacionados ao blog. Os deste domingo são os seguintes:

Boa semana!

Guia do Vida Organizada para aplicar o GTD no Todoist – Parte 7 – Organizando os níveis mais altos: opções

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Continuamos hoje com nossa série de implementação do GTD no Todoist. Ela servirá como exemplo de aprendizado da parte Organização da série Aprenda GTD. Ou seja, você que vem acompanhando a série, aprenderá agora a organizar todo o seu sistema com o exemplo do Todoist. Hoje vamos falar sobre como organizar os níveis mais elevados. Para saber mais sobre eles, pode ser interessante ler o post da série Aprenda GTD equivalente a este assunto. Se não o leu, sugiro que o faça antes de continuar.

Acompanhe todos os posts desta série através da tag Guia GTD e Todoist.
Você também pode assinar os feeds do blog ou se cadastrar para receber por e-mail.
Por gentileza, leia antes o post Como usar o GTD no Todoist – uma introdução, que traz conceitos básicos sobre a ferramenta. Para conhecer o GTD, recomendo que leia todos os posts da série Aprenda GTD até aqui, pois é onde abordo didaticamente todos os conceitos do método. Nossa série abordará a implementação direta, sem esclarecer conceitos básicos que já foram vistos nesses posts anteriores.

Organizando os níveis mais elevados

No Todoist, toda organização é feita em formato de listas. Portanto, a organização apresentada aqui para os níveis mais elevados terá esse formato. Pode parecer óbvio, mas você pode organizar qualquer informação em outros formatos também (painéis, mapas mentais etc). Aqui, vamos focar no uso das listas, pois assim é a ferramenta que estamos trabalhando.

Os níveis mais elevados que vamos organizar são:

  • Áreas de foco
  • Objetivos
  • Visão
  • Propósito

Como organizar os níveis mais elevados: passo a passo

Crie um “projeto” (lista do Todoist) para cada um dos itens acima.

niveis-elevados

Clique em “Áreas de foco”.

Dentro desse “projeto” (lista), vamos fazer assim:

Captura de tela 2016-02-10 14.01.35

Lembrando que, para tirar a bolinha de tarefa do começo da frase, basta colocar asterisco + espaço antes. Veja acima.

Dentro de “Pessoal”, insira as áreas de foco da sua vida pessoal: finanças, família, casa, saúde, carreira, espiritualidade, lazer, enfim, as que quiser.

Captura de tela 2016-02-10 14.02.44

Dentro de “Profissional”, insira todas as suas áreas de atuação em seu trabalho, como: planejamento, gerenciamento da equipe, atendimento ao cliente, gerenciamento de produto X etc.

Captura de tela 2016-02-10 14.03.30

Como você vai trabalhar cada área de foco é muito pessoal. Para que servem essas listas? Para você revisar sempre que estiver precisando equilibrar melhor as diversas áreas da sua vida e/ou se sentir sobrecarregada(o). A ideia é que, vendo todos os itens, você consiga ter insights. Só isso.

Algumas ideias para inserir informações dentro de cada área (vejam: só ideias, dentre várias que você pode ter e criar de acordo com as suas necessidades) são:

  • Inserir o propósito da área (por que ela é importante para você?)
  • Inserir uma lista dos domínios que você precisa obter para ter essa área dentro dos padrões de excelência que você tem com relação a ela
  • Inserir uma lista com todas as pessoas pelas quais você é responsável ou para quem você presta contas dentro de cada área
  • Inserir uma lista com os projetos relacionados
  • Inserir uma lista com os objetivos relacionados
  • Escrever um parágrafo que descreva como você vê essa área da maneira ideal para você

Lembre-se: a lista de áreas de foco é uma ferramenta de análise.

Clique em “Objetivos”.

Dentro desse “projeto” (lista), você pode inserir os objetivos de curto prazo (hoje a dois anos) que deseja alcançar.

Captura de tela 2016-02-10 14.05.03

Essa lista deverá ser revisada sempre que você quiser ter certeza de que está caminhando em direção a tais objetivos. Não é necessário fazer links nem nada disso.

Mais uma vez, a quantidade de informações que você vai colocar ali dentro depende de você. Objetivos nada mais são que grandes, grandes projetos, então você pode montar o modelo de planejamento natural para cada um deles também, se quiser, substituindo as próximas ações por projetos relacionados.

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Quando um objetivo for alcançado, coloque o ano na frente e clique na bolinha para “tická-lo”. Se você clicar no reloginho que fica no canto inferior direito, embaixo das “tarefas” (itens da lista), você conseguirá ver todos os itens concluídos.

Captura de tela 2016-02-10 14.07.22 Captura de tela 2016-02-10 14.07.39

Clique em “Visão”.

Na visão, entra a visão da sua vida para esse período acima de dois anos. Apesar de o David Allen sugerir no livro que seja para entre 3 e 5 anos, tudo o que temos à nossa frente é apenas uma visão. Portanto, aqui podem entrar objetivos de médio a longo prazo e coisas do tipo.

Eis um print do que eu tenho no momento, que é totalmente pessoal e é recomendável que você personalize de acordo com as suas necessidades e sua vida:

Captura de tela 2016-02-10 14.08.33

Clique em “Propósito”.

Assim como em “Áreas de foco”, a lista do “Propósito” não é de resultados desejados, mas relacionada a padrões e princípios da sua vida que você quer seguir e olhar de vez em quando. Princípios, missão pessoal, valores, são informações que você vai construindo ao longo da vida, identificando-os à medida que a sua vida acontece. E é importante reconhecê-los e tê-los listados em algum lugar para que você revise sempre que estiver se sentindo meio para baixo ou precisando tomar uma decisão importante.

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Como vocês podem ver, a implementação do GTD em qualquer ferramenta é super simples – trata-se apenas de criar listas. No Todoist, isso fica ainda mais fácil porque a ferramenta em si é simples e visualmente muito interessante.

No próximo e último post, vamos ver como usar recursos extras da ferramenta para incrementar ainda mais o seu uso. Tudo o que você precisava saber para implementar o GTD no Todoist já foi postado até este post! Depois do fim da série do Todoist, voltaremos às atualizações da série Aprenda GTD, quando falaremos dos outros passos além da organização.

Se tiver dúvidas, deixe um comentário! Obrigada!

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Resenha: Isso me traz alegria (Marie Kondo)

Alguns livros acabam passando na frente dos outros na fila de livros que quero ler porque eu sei que a resenha deles é importante...