26 May 2015

Nesse sábado: venha falar sobre GTD no happy-hour e participe do grupo no Facebook

Hoje venho com uma novidade legal para vocês!

Sábado acontecerá a segunda edição do GTD happy-hour aqui em São Paulo – uma iniciativa que começou no Facebook para trocarmos ideias em um ambiente descontraído sobre o GTD. Se você morar em São Paulo, venha!

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O encontro acontecerá no bairro de Pinheiros, em um bar/restaurante com preços acessíveis e ambiente descontraído, nada de couvert para entrar, tudo gente boa! :) Caso você vá, é imprescindível confirmar presença no evento do Facebook (ou, se não tiver Facebook, aqui nos comentários do post), porque vamos reservar mesa! Clique aqui para confirmar!

Essa é uma chance muito legal de a gente se conhecer e trocar ideias sobre o nosso assunto preferido. :)

Se você também quiser, participe do nosso grupo de GTD no Facebook (clique na imagem para entrar):

capa-facebook-grupo-gtdbrasilNão falei que eram muitas novidades? :) Espero que gostem.

Obrigada por tudo, pessoal.

 

26 May 2015

5 maneiras de usar a agenda do Google para o GTD

Este post não faz exatamente parte da série Aprenda GTD, mas está relacionado. Eu utilizo a agenda do Google no meu sistema GTD e criei este post com dicas para utilizá-la de acordo com a metodologia. Veja como:

1. Configure a visualização semanal

No GTD, o planejamento é feito semanalmente. Logo, faz sentido você visualizar sua semana corrente ao acessar sua agenda. Para fazer isso, vá em Configurações > Visualização padrão > Semana.

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2. Use duas cores

Já dei essa dica aqui, e a ideia é a seguinte: utilize uma cor padrão de destaque para os compromissos com data e hora e uma cor com menos destaque para inserções que podem ser modificadas (uma tarefa que você precisa fazer naquele dia, mas pode ser qualquer horário, por exemplo). Isso ajuda você a bater o olho na sua agenda e ver o que pode ser alterado caso alguém ligue querendo agendar uma reunião com você, por exemplo. Você pode usar essa cor de menos contraste para tarefas e a cor principal para compromissos.

Para alterar, basta clicar no seu compromisso e então em Cor do evento.

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3. Planeje seus compromissos semanalmente

Uma vez por semana, insira as datas e horas exatas dos compromissos que têm essa configuração e pergunte-se: o que tenho que providenciar para cada um desses compromissos? Eu começo no domingo e vou planejando a minha semana até o sábado seguinte.

Por exemplo, se no domingo eu vou pegar um vôo às 16:35, eu insiro o compromisso com a duração exata. Antes dele, insiro o tempo do embarque e, antes ainda, calculo quanto tempo demoro para chegar. Nesse intervalo, insiro o compromisso “em trânsito” para sinalizar que horas preciso sair de casa. Isso é muito útil porque, se não colocar, vou precisar fazer os cálculos no dia e posso me atrapalhar, além de ser mais estressante. Isso também serve como guia para eu poder planejar as outras atividades do meu dia, que preciso fazer antes.

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Dentro do compromisso do vôo, também insiro todas as informações que possam ser úteis, como o número do mesmo, endereço certinho, portão (se já tiver), terminal do aeroporto e por aí vai.

Além de inserir os períodos em trânsito no meu planejamento, eu gosto de inserir também minha rotina matinal, quando acordo, tomo café-da-manhã e me arrumo para sair (bloqueio meia hora no calendário sempre que tenho algum compromisso externo; quando trabalho em casa não preciso), além da quantidade de horas de sono necessária em cada dia. Como estou comprometida a descansar melhor, bloqueio as 8 horas de sono para saber se estou indo dormir no horário certo de acordo com a hora que preciso acordar pela manhã.

Eu também gosto de inserir, semanalmente, algumas atividades de rotina que sei que me requerem tempo, como processar meus e-mails na manhã seguinte a um dia cheio de compromissos (e que eu sei que não vou ver meus e-mails) ou processar com calma as minhas recentes anotações da caixa de entrada.

4. Use a agenda como tickler digital

Pouca gente sabe, mas você pode anexar arquivos aos seus compromissos na agenda do Google. Por isso, se precisar de alguma imagem ou qualquer outro tipo de arquivo em determinado dia, basta anexar no compromisso clicando nele e, depois, em Anexo > Adicionar anexo.

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Saiba mais sobre o tickler e como funciona.

Além dos anexos, você pode simplesmente inserir links para notas no Evernote na descrição, por exemplo, ou as próprias informações diretamente ali, para facilitar.

5. Insira lembretes, prazos e notificações

Não só de compromissos vive a agenda, então você pode inserir vencimento de contas, lembretes para tomar remédios, aviso de quando seu chefe estará de férias, aniversários importantes, entre outros. Para isso, ao criar um evento, marque como dia inteiro e veja como ele aparece no topo do seu dia, sem bloquear seus horários.

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É claro que, se for um lembrete dentro de um horário específico (ligar para alguém, tomar um remédio), vale a pena inserir o horário e uma notificação para alguns minutos antes. Procure não usar notificações para ocasiões diferentes destas.

Para adicionar uma notificação, clique no seu compromisso e em Notificações > Adicionar uma notificação. Particularmente, gosto de selecionar e-mail ou SMS, pois a pop-up já falhou comigo algumas vezes.

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Apesar de ser um post sobre o Google Calendar, a maioria das dicas acima pode ser utilizada em outras ferramentas de calendário eletrônico – algumas até com mais especificidades, como o calendário do Outlook. Vale a pena explorar a agenda que você usa para descobrir ideias legais que podem ajudar muito no seu dia a dia com o GTD.

25 May 2015

Documentos: por quanto tempo guardar e como armazenar

No geral, a maioria das pessoas fica com receio de jogar coisas fora. Algumas já foram desapegadas até precisarem de algum papel que nunca mais encontraram, provavelmente porque se desfizeram dele. Qual o meio-termo, então? Veja neste post algumas dicas para armazenar seus documentos.

O que deve ser guardado

Via de regra, devem ser guardados:

  • Garantias de produtos e serviços enquanto forem válidas;
  • Recibos da declaração do Imposto de Renda;
  • Comprovantes de contas pagas até 5 anos – algumas companhias emitem um certificado anual de quitação que substitui os 12 comprovantes mensais;
  • Documentos assinados no geral;
  • Certidões.
Retirado do site Pense Imóveis:

Guardar por cinco anos:
– os tributos ( IPTU, IPVA, Imposto de Renda e outros);
– contas de água, luz, telefone e gás;
– recibos de assistência medica;
– recibos escolares;
– pagamento de cartões de créditos;
– recibos de pagamentos a profissionais liberais;
– pagamento de condomínios.

Guardar por três anos:
– os recibos de pagamentos de aluguel;
– recibos de diárias de hotéis;
– recibos de pagamento de restaurante.

Guardar pelo período do contrato:
– comprovante de pagamento financiamento imobiliário.

Dar atenção redobrada aos comprovantes abaixo (manter por…):
– seguros em geral (vida, veículos, saúde, residência etc): 1 ano após o término da vigência
– extratos bancários: 1 ano
– recibos de pagamento de aluguéis: 3 anos
– taxas e Impostos Municipais e Estaduais (Lixo, IPTU, IPVA, etc.): 5 anos
– contas de água, luz, gás, telefone (inclusive celulares): 5 anos
– condomínio: 5 anos
– mensalidades escolares: 5 anos
– faturas de cartões de crédito: 5 anos
– contratos e recibos de serviços de profissionais liberais como advogados, médicos, dentistas, etc.: 5 anos
– plano de saúde 5 anos
– declaração de Imposto de Renda e documentos anexados: 6 anos
– comprovantes de pagamento de financiamentos de bens como carros e imóveis até o término do pagamento de todas as parcelas ou após a entrega da escritura definitiva (imóveis) e/ou documento que oficialize a quitação (consórcio)
– notas fiscais até o término da garantia do produto
– documentos comprobatórios para aposentadoria junto ao INSS: 20 anos

Como armazenar

Tenha um sistema de arquivo do tamanho necessário para você. Não adianta comprar um arquivo pequeno para pastas suspensas se você vai utilizar pastas e mais pastas em outro ambiente.

Eu tenho um arquivo para pastas suspensas com três gavetas, onde duas são para arquivos e uma para o tickler do GTD e contas pagas correntes.

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O arquivo geral está em ordem alfabética e crio as pastas da maneira mais intuitiva possível. Isso é bastante pessoal e não existem regras. Nomeie suas pastas de acordo com o que fizer sentido para você.

Você também pode utilizar pastas com elástico, pastas catálogo e fichários. Particularmente, não gosto de deixar alguns papéis em contato com plástico, pois eles podem estragar. Uma alternativa ao arquivo (o móvel) é usar caixas em estantes, por categorias e usando etiquetas para identificar seu conteúdo.

Vale digitalizar?

Sim. Mesmo os documentos que você precise manter em formato de papel valem a pena ter uma cópia digital para consulta e eventualidades diversas. Tudo aquilo que pode ser mantido apenas digitalizado (manuais, apostilas, entre tantos outros) eu tenho o formato digitalizado e descarto o físico. Só mantenho aquilo que realmente precisa estar em formato papel.

Como você organiza seu arquivo de documentos?