Organizando projetos no Evernote – o processo

Como eu comentei no post anterior, estou mudando todo o meu sistema de organização para o Evernote. Incrível como eu era ignorante com relação à ferramenta, pois poderia estar usando de forma mais otimizada há muito tempo. Como estou estruturando a minha organização com ela esta semana, resolvi escrever no blog como tem sido o processo, para não deixar para escrever tudo de uma vez depois e, quem sabe, ir inspirando vocês.

Para quem está chegando agora, vou fazer uma pequena introdução sobre tudo, para ninguém ficar muito perdido.

Eu utilizo como método de organização um sistema chamado GTD. Leia sobre ele aqui.

Durante muitos anos, eu venho organizando os meus projetos em uma ferramenta chamada Toodledo. Também falei sobre como faço aqui.

O Evernote é uma ferramenta que pode ser acessada via web, tablet e celular. Antes eu estava usando como meu arquivo de referências para projetos (este é um termo do GTD). Porém, o grande diferencial do Evernote é que ele pode ser o centralizador de tudo, absolutamente tudo. E, com isso em mente, comecei a explorar mais a ferramenta.

De cara digo que o Evernote é totalmente diferente do Toodledo. Quando falei sobre ele no outro post, algumas pessoas me perguntaram qual deveriam utilizar. Uma coisa é uma coisa, outra coisa é outra coisa. Não espere comparações, porque realmente cada ferramenta tem a sua função. O Toodledo serve para gerenciar tarefas, especialmente, enquanto que o Evernote organiza notas, arquivos etc. Como você vai organizar as tarefas nele é uma coisa um pouco mais ninja. É manual, então demanda um esforço maior. Para quem está começando e precisa de uma ferramenta exclusivamente para gerenciar tarefas, eu recomendo o Toodledo, assim como o Wunderlist e tantos outros que existem.

Para quem quiser começar a usar o Evernote para se organizar, independente de usar o GTD ou não, recomendo a leitura do livro do Vladimir Campos (embaixador do EN no Brasil), chamado Organizando a vida com o Evernote. Li o livro de uma vez só, ontem à noite, enquanto ia mexendo no Evernote no computador ao lado. Eu fiz praticamente tudo o que ele ensina no livro.

O resultado disso é que agora virei a louca do Evernote e já quero sair escaneando tudo para colocar na ferramenta. Hoje pela manhã já peguei alguns papéis que estavam na bolsa (dois comprovantes de pagamento e um atestado médico), escaneei com o tablet e enviei direto para o Evernote. Mas aí, como organizar tudo né? Eu estou fazendo assim:

  1. Tenho somente dois cadernos: Inbox e Processed, sendo que o Inbox é o caderno default. Ou seja, quando eu crio uma nota, automaticamente ela entra no Inbox para depois eu processar, quando tiver um tempinho. Quando ela for processada (veja o fluxograma do GTD para entender o que é processar uma nota), eu mudo seu caderno para Processed. Isso é muito rápido de fazer.
  2. Todo o controle de conteúdo é feito por tags. Tenho 4 macro categorias de tags, que são: GTD, Reference, MPN e Compartilhados. Sim, eu misturo inglês com português. Ainda estou adequando a ferramenta.
  3. Em GTD eu faço como o Matt ensinou nos vídeos, mas ainda pretendo adaptar. Aqui entram as tags de contextos, por exemplo, que organizam as tarefas, assim como as tags de projetos, goals etc.
  4. Eu comentei no outro post que estava com dificuldades para encontrar os projetos nas tags, mas é porque eu tenho MUITOS projetos (87 no momento). A solução que encontrei foi colocar a área de foco no início, assim: “! Trabalho – Fazer tal coisa”. Resolveu o problema, mas essa foi uma solução que encontrei para mim. Para você, pode ser melhor fazer de outro jeito.
  5. Em Reference está a grande sacada, que é a criação de tags em ordem alfabética para arquivos de referências de projetos. Para dar certo, tem que ser intuitivo. Assim, se eu escaneio um atestado, por exemplo, ele vai para a tag “A – Atestados”. Mas o grande tcham do Evernote é que o sistema de busca é tão eficiente que, se você não quiser usar tags, nem precisa se preocupar muito porque, se você descrever bem do que se trata a sua nota, você a encontra rapidamente. Mas eu gosto de usar as tags para esse arquivamento porque utilizo o método GTD. Em Reference, entram todas as informações que não demandam qualquer tipo de ação. Isso é importante. É o que diferencia o que vai para o sistema GTD do que vai para o arquivo.
  6. MPN significa “master project note” (nota mestre de projeto), que o Matt ensina em um dos seus vídeos. Nessa tag, ficam todas as notas mestre dos projetos – ou seja, onde eu escrevo sobre o projeto no geral. Ainda estou organizando isso, mas é como se fosse um mapa do projeto mesmo, como a gente faz no GTD para usar na revisão semanal. Fica difícil explicar para quem não tem familiaridade com os conceitos.
  7. Na tag Compartilhados eu controlo as notas que compartilhei com terceiros, para não correr o risco de editar com informações particulares notas que eu compartilhei. Essa dica foi do Vladimir no seu livro.

Atualmente eu tenho menos de 500 notas, que são basicamente as notas que eu processei essa semana. Ainda nem fiz minha revisão semanal, quando vou adicionar muito mais coisas com toda a certeza. Mas o bom é que, para alcançar o limite mensal do Evernote, precisa ser muito hard user. Eu uso a conta Premium, que tem bandwidth maior mensal, mas a maioria das pessoas pode usar a versão gratuita sem ter qualquer tipo de problema.

Uma leitora também perguntou se as notas ficam disponíveis offline, e eu descobri ontem que isso só é possível para os usuários premium. Custa 10 reais por mês. E quem é cliente Vivo ganha um ano de graça, seguindo uma promoção atual. Tem um Moleskine à venda também que oferece três meses de graça. Enfim, vale a pena para testar.

Em menos de uma semana eu consegui organizar minhas tarefas lá e, hoje, não consigo me imaginar usando outra ferramenta. Acho que a última vez que me empolguei tanto com algo relacionado à organização foi quando eu descobri o GTD, há sete anos. Pela primeira vez, senti vontade de me livrar de absolutamente tudo de papel, até agenda, para ter tudo na nuvem. No final das contas, quando eu não estiver com acesso online (raramente), estou com meu tablet ou celular, e posso me virar para escanear recibos e outros papéis.

Ah, esqueci de citar que estou usando um aplicativo muito bom (para Android) chamado CamScanner HD. Tiro foto com o tablet, ele ajusta a imagem e posso enviar diretamente uma nota para o Evernote, processando depois. Não sei se esse é o melhor aplicativo, mas foi o primeiro que testei e acabei gostando.

É isso! Espero que esse post tenha ajudado quem esteja implementando o GTD no Evernote (ou tentando se organizar independente de métodos). Leiam as indicações acima, pois eu não indicaria se não fossem essenciais. =) E é isso. Obrigada por tudo, pessoal.

Thais Godinho

Organizadora profissional e publicitária, criou o blog para ajudar as pessoas a se organizarem.

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