Organizando projetos no Evernote – o processo

48
510

Como eu comentei no post anterior, estou mudando todo o meu sistema de organização para o Evernote. Incrível como eu era ignorante com relação à ferramenta, pois poderia estar usando de forma mais otimizada há muito tempo. Como estou estruturando a minha organização com ela esta semana, resolvi escrever no blog como tem sido o processo, para não deixar para escrever tudo de uma vez depois e, quem sabe, ir inspirando vocês.

Para quem está chegando agora, vou fazer uma pequena introdução sobre tudo, para ninguém ficar muito perdido.

Eu utilizo como método de organização um sistema chamado GTD. Leia sobre ele aqui.

Durante muitos anos, eu venho organizando os meus projetos em uma ferramenta chamada Toodledo. Também falei sobre como faço aqui.

O Evernote é uma ferramenta que pode ser acessada via web, tablet e celular. Antes eu estava usando como meu arquivo de referências para projetos (este é um termo do GTD). Porém, o grande diferencial do Evernote é que ele pode ser o centralizador de tudo, absolutamente tudo. E, com isso em mente, comecei a explorar mais a ferramenta.

De cara digo que o Evernote é totalmente diferente do Toodledo. Quando falei sobre ele no outro post, algumas pessoas me perguntaram qual deveriam utilizar. Uma coisa é uma coisa, outra coisa é outra coisa. Não espere comparações, porque realmente cada ferramenta tem a sua função. O Toodledo serve para gerenciar tarefas, especialmente, enquanto que o Evernote organiza notas, arquivos etc. Como você vai organizar as tarefas nele é uma coisa um pouco mais ninja. É manual, então demanda um esforço maior. Para quem está começando e precisa de uma ferramenta exclusivamente para gerenciar tarefas, eu recomendo o Toodledo, assim como o Wunderlist e tantos outros que existem.

Para quem quiser começar a usar o Evernote para se organizar, independente de usar o GTD ou não, recomendo a leitura do livro do Vladimir Campos (embaixador do EN no Brasil), chamado Organizando a vida com o Evernote. Li o livro de uma vez só, ontem à noite, enquanto ia mexendo no Evernote no computador ao lado. Eu fiz praticamente tudo o que ele ensina no livro.

O resultado disso é que agora virei a louca do Evernote e já quero sair escaneando tudo para colocar na ferramenta. Hoje pela manhã já peguei alguns papéis que estavam na bolsa (dois comprovantes de pagamento e um atestado médico), escaneei com o tablet e enviei direto para o Evernote. Mas aí, como organizar tudo né? Eu estou fazendo assim:

  1. Tenho somente dois cadernos: Inbox e Processed, sendo que o Inbox é o caderno default. Ou seja, quando eu crio uma nota, automaticamente ela entra no Inbox para depois eu processar, quando tiver um tempinho. Quando ela for processada (veja o fluxograma do GTD para entender o que é processar uma nota), eu mudo seu caderno para Processed. Isso é muito rápido de fazer.
  2. Todo o controle de conteúdo é feito por tags. Tenho 4 macro categorias de tags, que são: GTD, Reference, MPN e Compartilhados. Sim, eu misturo inglês com português. Ainda estou adequando a ferramenta.
  3. Em GTD eu faço como o Matt ensinou nos vídeos, mas ainda pretendo adaptar. Aqui entram as tags de contextos, por exemplo, que organizam as tarefas, assim como as tags de projetos, goals etc.
  4. Eu comentei no outro post que estava com dificuldades para encontrar os projetos nas tags, mas é porque eu tenho MUITOS projetos (87 no momento). A solução que encontrei foi colocar a área de foco no início, assim: “! Trabalho – Fazer tal coisa”. Resolveu o problema, mas essa foi uma solução que encontrei para mim. Para você, pode ser melhor fazer de outro jeito.
  5. Em Reference está a grande sacada, que é a criação de tags em ordem alfabética para arquivos de referências de projetos. Para dar certo, tem que ser intuitivo. Assim, se eu escaneio um atestado, por exemplo, ele vai para a tag “A – Atestados”. Mas o grande tcham do Evernote é que o sistema de busca é tão eficiente que, se você não quiser usar tags, nem precisa se preocupar muito porque, se você descrever bem do que se trata a sua nota, você a encontra rapidamente. Mas eu gosto de usar as tags para esse arquivamento porque utilizo o método GTD. Em Reference, entram todas as informações que não demandam qualquer tipo de ação. Isso é importante. É o que diferencia o que vai para o sistema GTD do que vai para o arquivo.
  6. MPN significa “master project note” (nota mestre de projeto), que o Matt ensina em um dos seus vídeos. Nessa tag, ficam todas as notas mestre dos projetos – ou seja, onde eu escrevo sobre o projeto no geral. Ainda estou organizando isso, mas é como se fosse um mapa do projeto mesmo, como a gente faz no GTD para usar na revisão semanal. Fica difícil explicar para quem não tem familiaridade com os conceitos.
  7. Na tag Compartilhados eu controlo as notas que compartilhei com terceiros, para não correr o risco de editar com informações particulares notas que eu compartilhei. Essa dica foi do Vladimir no seu livro.

Atualmente eu tenho menos de 500 notas, que são basicamente as notas que eu processei essa semana. Ainda nem fiz minha revisão semanal, quando vou adicionar muito mais coisas com toda a certeza. Mas o bom é que, para alcançar o limite mensal do Evernote, precisa ser muito hard user. Eu uso a conta Premium, que tem bandwidth maior mensal, mas a maioria das pessoas pode usar a versão gratuita sem ter qualquer tipo de problema.

Uma leitora também perguntou se as notas ficam disponíveis offline, e eu descobri ontem que isso só é possível para os usuários premium. Custa 10 reais por mês. E quem é cliente Vivo ganha um ano de graça, seguindo uma promoção atual. Tem um Moleskine à venda também que oferece três meses de graça. Enfim, vale a pena para testar.

Em menos de uma semana eu consegui organizar minhas tarefas lá e, hoje, não consigo me imaginar usando outra ferramenta. Acho que a última vez que me empolguei tanto com algo relacionado à organização foi quando eu descobri o GTD, há sete anos. Pela primeira vez, senti vontade de me livrar de absolutamente tudo de papel, até agenda, para ter tudo na nuvem. No final das contas, quando eu não estiver com acesso online (raramente), estou com meu tablet ou celular, e posso me virar para escanear recibos e outros papéis.

Ah, esqueci de citar que estou usando um aplicativo muito bom (para Android) chamado CamScanner HD. Tiro foto com o tablet, ele ajusta a imagem e posso enviar diretamente uma nota para o Evernote, processando depois. Não sei se esse é o melhor aplicativo, mas foi o primeiro que testei e acabei gostando.

É isso! Espero que esse post tenha ajudado quem esteja implementando o GTD no Evernote (ou tentando se organizar independente de métodos). Leiam as indicações acima, pois eu não indicaria se não fossem essenciais. =) E é isso. Obrigada por tudo, pessoal.

48 Comentários

  1. Thaís… vc é de um tipo tão especial de pessoa, que no final do post vc ainda coloca: “Obrigada por tudo, pessoal”. Imagiiiina, quem tem que agradecer somos nós!!! Tbm li o livro do Vladimir ontem e resolvi nem tentar o Toodledo e já começar como o Evernote! Mas como não to 100% “afiada” no GTD vejo que vou demorar bem mais que vc até ajustar tudo.. rss.. mas td bem, o importante é começar, né?! rs… Obrigada mesmo por compartilhar conosco, está sendo bem importante! Um abraço!

  2. Comprei ante-ontem o livro do Vladimir (tá em promoção por 5,99 na amazon.com.br, versão kindle) e comecei a ler, mas não consegui terminar de ler ontem. Já tinha usado o Evernote há alguns anos e desistido, mas a necessidade de diminuir papelada e ter tudo a mão em um único lugar, acessível do notebook pessoal, do trabalho, do meu pc, tablet e telefone me fez dar mais uma chance. Ganhei 3 meses de premium grátis quando o ativei essa semana na minha Tablet Samsung, que também tinha promoção, e provavelmente continuarei com o premium depois pela parte de poder acessar offline.
    Geralmente pago contas online e salvo os comprovantes em pdf, e aí mandava pra uma pasta no google drive e tinha que ficar sincronizando entre pc e notebook, agora a idéia é jogar tudo pro evernote.
    Outra coisa que comecei a fazer foi escanear revistas, as partes que me interessam pelo menos, pra depois me desfazer delas, e salvar como pdf e fazer backup num hd externo. O plano, agora, é também mandar tudo pro evernote as matérias que guardei.
    Estava usando o Springpad pra criar cadernos de receitas, inspirações, wishlist, dicas de organização, sites favoritos, listas de livros e filmes lidos, vistos, a ler e ver, etc.
    Mas o Evernote sincroniza melhor, e esse fim de semana quero me dedicar ao livro do Vladimir e testar as possibilidades.
    Confesso que foi seu post anterior que me fez dar mais uma chance ao Evernote.:) Também uso programas no tablet e celular pra escanear documentos, uso um diferente do seu, e salvo como pdf. Vejo tb a possibilidade de escanear com a tablet cartões de visitas e montar um porta cartões no evernote também. Pelo que andei mexendo nele essa semana, dá pra fazer horrores de coisa.
    Aliás, uma das coisas que achei mais interessantes, mas acho que só tem na versão premium, é que a busca dele tb reconhece textos em imagens e pdfs feitos de imagens, não só texto.
    Na Amazon tem um outro livro digital bem interessante sobre Paperless Home Organization (http://www.amazon.com.br/Paperless-Home-Organization-Management-ebook/dp/B00B37H2MI/ref=sr_1_2?ie=UTF8&qid=1377269631&sr=8-2&keywords=paperless), que trata de gmail, remember the milk e evernote, que pretendo comprar e recomendo a leitura também, Thais.:) E tem esse site com idéias interessantes e sugestão de ferramentas pra facilitar esse processo: http://www.apaperlesslife.com/, a quem interessar possa.:)

      • Pois é, no comentário anterior comentei sobre continuar com premium pela questão de poder ter tudo offline, mas pelo vistos também é possível na versão grátis, porém, ainda assim, eu certamente ultrapasso fácil os 60MB grátis mensais, e por esse recurso dele de ler inclusive texto em imagens. Com a quantidade de coisa e scans que pretendo guardar ali, vai ser muito útil.

    • “Geralmente pago contas online e salvo os comprovantes em pdf, e aí mandava pra uma pasta no google drive e tinha que ficar sincronizando entre pc e notebook, agora a idéia é jogar tudo pro evernote.”

      Olá, Viviane. Eu também acabei de descobrir isso hoje (agorinha mesmo- rs). Eu pago as minhas contas e as da empresa via on-line. E na hora de salvar os comprovantes e enviá-los para as respectivas pastas, já abre a opção “capturar pela web” e já vai direto para o Evernote. Achei ótimo.

      • Não é, Evely? Também descobri isso essa semana, entre outras coisas, sobre o Evernote. Algumas contas ainda preciso pagar no banco ou casa lotérica, ou seja, mais papel, e guardar o comprovante em papel também, mas com os apps que “escaneiam” e convertem pra PDF, os transformarei nesse formato pra manter um cópia no Evernote também, até porque estes extratos e comprovantes, com o tempo, vão desbotando e o texto vai apagando.
        A cada momento do dia penso em alguma outra opção de uso pra ele, é incrível.:) Essa noite vou ver se termino de ler o livro do Vladimir e começo a migrar mais coisas pro Evernote. Esse programinha é danado, mesmo.:) Não fosse o post anterior da Thais sobre o Evernote, não teria dado uma nova chance pra ele.:)

  3. Eu estou começando a usar o evernote agora. Vc sabia que tem uma versão Food? E achei ótima pq deixo só para minhas receitas. Uma dica boa é scannear todos os seus documentos e das crianças. Pode ser útil em casa de roubo e principalmente em viagens. Vou comprar esse livro que vc indicou.

  4. Taís eu uso o gratuito e as minhas notas aparecem para mim off line, depois quando eu adiciono mais, quando estou off line, quando tenho acesso a internet eu sincronizo, pois uso no celular, notebook e computador do escritório.

    Também passei essa fase de ser a louca do evernote, me identifiquei com a sua frase.

    Desde que comecei a usar o GTD uso no evernote pela facilidade de clicar no elefantinho e ir para lá, assim como a parte de gravar o recado, sempre lembro que tenho que fazer alguma coisa nas horas mais impróprias, assim, gravo e deixo minha mente clara como a água.

    bj

    • Pelo que eu entendi, aparecem off as últimas atualizações das notas. Se você mudou algo online no computador do trabalho, por exemplo, e em casa acessa off, sem sincronizar, não vão aparecer as atualizações.

      • Mas ai nem teria como né? E se você alterar o mesmo arquivo sem sincronizar ele indica conflito na hora.

        Dúvida, se alguém souber. No pc tenho que abrir o internet explorer para conseguir sincronizar pq se não o elefante diz que tá off.

        • Eu clico no sincronizar do evernote e aparece tudo que fiz off line.

          Já aconteceu de eu usar o evernote off line no escritório, depois off line em casa e quando pedi para sincronizar juntou tudo, ou seja, deu certo.

  5. Thaís, usar o EN realmente é muito fácil. Às vezes eu uso, quando são coisas que preciso ver toda hora, fim de semana ou se estiver na rua e como tudo fica no escritório, ou no HD, fica mais fácil ter acesso pela nuvem.

    Foi lendo seus posts esta semana que me despertou maior interesse na ferramenta. Porém quando fala no seu dia-a-dia e principalmente neste que falou em escrever 6 páginas num dia, gostaria de visualizar através de foto se possível, pois uma imagem muitas vezes nos dá uma ideia muito melhor do que fazer.

    Em relação ao Scanner, nunca tinha passado na cabeça procurar este tipo de app, sempre usei a câmera mesmo, fotografo e guardo o que preciso. Vou testar o uso para comparar.

    No mais, obrigado por contribuir com a gente, passando seu super conhecimento de várias coisas que sempre nos ajudam. Valeu d+!
    bjs
    Janine

  6. Mais uma dica excelente, Thais! Adoro seu blog, compartilho com meus amigos e clientes. Não precisa reinventar a roda, já está tudo aqui! Parabéns!

  7. Sarah Argollo Santos
    Oi Thais, tudo bom? Você já ouviu falar no The Secret Weapon? É um site onde um grupo de caras publicou um “manifesto” (é assim que eles chamam) ensinando como eles aplicaram o GTD ao Evernote. Você pode baixar o arquivo em pdf, como um livrinho, e ele ensina passo a passo como formatar o seu Evernote. É um poquinho diferente do método que você está seguindo, mas pra mim tem servido muito bem. E olha que eu sou heavy user de Evernote há uns bons anos!
    Fica a sugestão http://www.thesecretweapon.org/
    Parabéns, eu adoro o seu blog.
    Bjs, Sarah.

  8. Nossa, vi você falando do Evernote e resolvi baixar no celular e no iPad. To louca aqui, desde ontem colocando tudo lá. To amando!
    E obrigada pelas dicas.

  9. Thais, só uma alteração, ou dúvida, sei lá: eu tenho o Evernote na verão grátis do Android e as minhas notas ficam disponíveis offline, sim. tanto no smart quanto no PC. Inclusive foi por isso que o baixei, há mais de 1 ano, já. Assim posso consultar minhas notas onde eu estiver e sem internet, já que não tenho plano de dados e só uso WiFi.

    Mas talvez para algum outro OS é diferente, será isso?

    Fiquei na dúvida…

    Estou adorando acompanhar sua transição, e cheia de ideias para mim, também.

    Por enquanto eu o uso como um arquivo ambulante e caderno de anotações.
    Agora que há lembretes com alarme, ficou perfeito para mim, e também uso muito essa ferramenta.
    Já disse antes que uso bastante a ferramenta “ditar”, mas nesse caso é obrigatória a conexão de dados.

    Bom, amoooo o Evernote, de paixão!
    Espero que goste tanto quanto a mim, e continue compartilhando suas experiências, para aprendermos mais sobre ele! Bjoks!

  10. Oi,
    Eu tenho dificuldade de dividir áreas de minha vida na parte de tags, coloquei em caderno, acho mais pertinente, vc acha que vai atrapalhar depois? Por que no sistema GTD ele divide áreas da vida( work , life) em tag? Coloquei em tag contextos e waiting , future, delegate. Vai atrapalhar?

    • Faça o teste. Eu não gosto porque faço coisas que se enquadram em duas ou mais áreas da minha vida, mas só posso colocar em um caderno no Evernote, por isso prefiro as tags.

  11. Olá, Thais! Sempre venho conferir as atualizações do seu blog. Parabéns pelo post. O mesmo serve como um “caminho das pedras” para quem deseja se organizar, melhorar seus métodos ou, ainda, conhecer novas formas de organização.

    Eu gosto do Evernote, mas o abandonei quando conheci o Spring Pad. Gosto dele por julgar mais completo que o primeiro. Se tiver a oportunidade, dá uma olhada no youtube.

    Abs!

  12. Comecei a usar (do meu jeitinho, rs) e estou gostando bastante. Tinha começado a usar o Toodledo e abandonei… O Evernote tem sido útil especialmente para as coisas da obra e da casa nova.

    Bjo

  13. Oi Thaís! Também já adotei e me apaixonei pelo Evernote há alguns anos e não vivo mais sem 🙂 Já tive uma época de organizar todas as tarefas por lá também, mas no fim percebi que perdia muito tempo no processo de organizar e voltei aos aplicativos de tarefas (no momento estou usando o wunderlist), deixando o Evernote para as demais anotações. Tenho cadernos de acordo com as áreas da minha vida e por lá guardo tudo. De rotinas e receitas, a artigos e resenhas, fotos de inspiração, listas de usuários, etc… Ele e o dropbox facilitam muito a minha vida!
    Abraço,

  14. Olá, Thais.
    Estou passando de uma pessoa desleixada para uma pessoa que descobriu os benefícios de uma vida organizada e se apaixonou com isso. A minha casa, o meu trabalho, as minhas contas, a minha cabeça e o meu rendimento estão sendo reflexo disso. E muita coisa muda, impressionante! Seu blog está sendo essencial nessa minha mudança. =)
    Estou lendo o livro do Vladimir também, e compartilho a empolgação pelo Evernote.
    Muito obrigada por tudo, você é uma referência para mim.
    Beijo.
    Natália

  15. Eu instalei o evernote no meu pc há uns 2 meses, mas não testei nenhuma funcionalidade além dos cadernos, e como não tenho smartphone não costumo acessar a não ser no meu notebook. Antes de conhecer o Evernote, e mesmo antes de conhecer seu blog, eu tentava me organizar por notas auto adesivas, o notepad e o excel, sendo que o que deu mais certo foi o último e para controle financeiro ainda o uso.
    Eu uso cadernos, um eu uso para afazeres da casa, onde tenho uma lista para cada cômodo de coisas que são necessárias periodicamente, e mais uma lista com coisas corriqueiras para dias em que estou com pouco tempo.
    Outro eu uso para assuntos referentes ao meu blog, com cadernos específicos a rotinas que quero seguir.
    Outro é pessoal, com notas para listar médicos, nota para lista de compras pendentes, compras de supermercado, programação de estudos e leituras e assim por diante.
    Li muito por cima sobre o GTD e preciso me aprofundar mais, e preciso aprender mais sobre o Evernote para extrair o melhor dele. Porém já acho que assim ele me quebra um bom galho, já que meu maior problema está sendo o de memória e com ele eu prganizo meus pensamentos também.
    Fora isso, eu tenho um e-mail, onde eu apenas armazeno documentos e os organizo por pastas, mas ele não serve para receber e-mails de ouras pessoas e só como um arquivo pessoal on-line bem seguro. Além de também estar experimentando o Dropbox.

  16. thaís, o onenote do office não teria a mesma função/ vc já usou ele? O evernote não abre no meu computador, dá erro com o servidor.

  17. Thais,

    Quando eu comecei a usar o EN, criei muitos cadernos e pouquíssimas tags. Hoje tento implementar o GTD e usar as tags, com base naqueles vídeos sugeridos por você. Mas confesso que ainda fiquei com algumas dúvidas, principalmente sobre como usar as “áreas de responsabilidade” dos 20.000 pés. Como vi que vc postou as suas schedule tags, será que vc não nos daria uma visão geral das suas outras tags?
    Bjo e obrigada

  18. Eu baixei o evernote tem alguns dias, pois quero organizar meu dia a dia numa agenda que eu possa acessar do cel e os seus esclarecimentos sobre a ferramenta me deixou muito animada para me organizar melhor, aliás seu blog é uma inspiração e um grande aconselhador pra mim. 🙂

  19. Oi Thais,

    Muito bom seu site, acompanho sempre , sou usuário fanático pelo Evernote, minha noiva inclusive já fala comigo(coloca la no seu evernote) nome dela é Thais tambem ahhahhahaa
    So uma dica que eu acho que pode ser interessante, estou utilizando o aplicativo http://www.jam-software.com/treesize_free/ o que ele faz? Ele faz um relatorio de alguma pasta ou hd inteiro por exemplo, com esse relatorio pronto eu jogo no evernote todo o caminho das minhas pastas entao quando procuro por um arquivo especifico consulto tambem pelo evernote, por exemplo: ebooks.

    Parabens pelo excelente trabalho
    Francismar Erik

  20. Oi Thais! Primeiramente, obrigadíssima por todas as dicas que vc compartilha conosco ! Adoro seu blog !
    Comecei a usar o EN há pouco e ainda sou meio leiga. Tenho uma dúvida GRANDE que pode me convencer de abandonar ou adotar de vez o EN se vc puder me ajudar aqui: Criei uma nota no Ipad, mas não consigo editá-la no computador (para completar a nota). A mensagem aparece assim: “This note was created in another application. To edit this note, open it in the app where it was created.”
    Vc sabe como resolver ou isso é uma limitação mesmo do EN ?
    Obrigada pela sua ajuda.

  21. Olá Thais! Sou super fã do Evernote e agora fã do seu Blog 🙂

    Ainda estou lendo o livro sobre o GTD (A arte de fazer acontecer), como lhe disse, não sei se lembra! rs e comecei a me organizar com o Toodledo. Estou adorando os posts sobre o GTD no Evernote, era o que eu precisava! Mas antes continuarei acompanhando seus posts, terminarei a leitura do GTD e depois lerei o livro do Vladimir, para então me arriscar a implantar o método no Evernote.

    Outra dica muito boa que redescobri esses dias no seu Blog, foi o método de estudo por Ciclos (conheci há uns 5 anos, mas havia esquecido completamente). Tenho que estudar várias matérias da pós graduação, o inglês e outros assuntos, mas nunca consigo me organizar e decidir o que estudar em determinado momento. Agora sim, achei um método adequado.

    Obrigada! Parabéns pelo Blog!

  22. Thaís, a sua caixa de entrada está apenas no aplicativo? Quando pensa em algo durante o dia, você escreve na inbox que está no evernote do celular/tablet?

  23. Você é demais thaís! adoro seu blog, leio a uns meses já e hoje tomei coragem pra comentar! Haha
    To num dilema: não consigo deletar etiquetas no evernote pelo celular (só uso por ele)..e sim, já fucei tudo quanto é site e ainda não achei como fazer!
    Obrigada por compartilhar conosco todo esse conteúdo inteligente ♥

  24. Thais eu estou trabalhando em um projeto com data de inicio e fim e gostaria de programar isso para acompanhar o tempo do desenvolvimento.

    1- No Evernote ou alguma outra ferramenta que eu possa utilizar tem como eu programar essas datas como lembretes?
    2- E também lembretes nas tarefas a serem realizadas?

    Obrigada 🙂

    • Você pode usar o próprio sistema de lembretes do Evernote ou o conceito de tickler do GTD. Dê uma olhadinha no guia do GTD no Evernote aqui no blog que tá explicado passo a passo como fazer. Espero que ajude!

      • O Tickler acho que não vai me ajudar muito, mesmo no Evernote. Vou dar uma olhada no guia do GTD, quem sabe pode ser. O que eu preciso é de algo bem simples, criar o projeto, colocar data de inicio e fim para controlar o tempo e lembrete nas tarefas. No Evernote posso colocar lembrete nas tarefas individualmente + não no projeto como um todo.

DEIXE UMA RESPOSTA