03 Sep 2013

Ferramentas de organização que estou usando atualmente

Vira e mexe eu faço um post desses para mostrar para vocês como eu venho me organizando. As ferramentas que tenho usado atualmente são as seguintes:

1. Moleskine e caneta

Antes eu usava um caderno maior como caixa de entrada, onde anotava de tudo. Agora, quis simplificar e tem dado certo, e o que eu tenho feito é manter comigo um moleskine para anotar somente tarefas e lembretes. Mantenho um caderno maior no meu trabalho para anotações de reuniões e outros rabiscos, mas não para tarefas. Isso facilita porque uso o moleskine pocket (formato de bolso), então ele pode ir a qualquer lugar comigo.

2. Evernote

Vocês devem estar acompanhando que estou mudando todo o meu sistema de organização do Toodledo para o Evernote. Ainda estou em fase de transição, mas já totalmente dependente da ferramenta.

3. Agenda de papel

Ainda prefiro usar uma agenda de papel para anotar os meus compromissos. Já tentei usar somente a agenda do Google, mas preciso acessar minha agenda quando estou offline, então a versão de papel me atende melhor. Uso uma com visualização semanal, pois prefiro. Ela também é em formato de bolso e não me atrapalha nunca, pois não pesa nem ocupa muito espaço.

4. Google Calendar

Porém, ainda preciso sincronizar as agendas do Google, pois a agenda do meu marido e a do meu filho estão lá. Porém, na minha agenda do Google, eu coloco somente as atividades que possam impactar a vida deles, tipo “Trabalho das 9h às 18h”, e não “Reunião no trabalho às 11h”. É uma versão mais simplificada só para conhecermos os compromissos uns dos outros. Também uso o Google Calendar para registrar minhas atividades no trabalho, pois assim consigo controlar meu tempo investido e também fica mais fácil de montar meu relatório de atividades, que preciso enviar semanalmente.

5. Dropbox

Costumo usar o Dropbox para documentos correntes, que estou acessando atualmente e que preciso ter acesso de diversos dispositivos. Uso especialmente para planilhas, documentos do word e apresentações em Power Point. E, mesmo assim, ainda mantenho uma cópia no Evernote, quando são finalizados (ou seja, quando não farei mais alterações).

6. Celular

Uso demais o meu celular para acessar minhas tarefas e registrar através de imagens tudo o que considerar importante. Também uso bastante o gravador de voz para notas e outras informações que não tenho como anotar no momento.

7. Tablet

Atualmente, posso dizer que uso mais o tablet que qualquer outra ferramenta. Uso em reuniões, uso para escanear documentos (e enviar direto para o Evernote), para verificar meu Evernote, para ler e-books, acessar e-mails, enfim, não vivo mais sem.

E você, tem alguma ferramenta incrível que está te ajudando a se manter organizada(o)?

41 comentários . Comentar via blog

  1. Thais, muito show esse texto. É bom saber o que as pessoas estão usando, afinal só ficar na teoria não leva a nada. É como os chineses dizem: “A conversa não cozinha o arroz”.

    Estou começando a usar agora o GTD, mas fiz uma mescla com o ZTD, e venho seguindo a linha do mais simples possível. Venho cogitando muito o uso de um caderninho, mas estou preferindo usar um sistema digital, me desorganizo muito fácil com papel. Escolhi o Wunderlist para fazer a caixa de entrada e vem dado certo. Utilizo a marcação de importante para as TMI’s e marco a data de inicio no processamento.

    Uso o Evernote para grandes anotações, textos de referências e agora para centralização de documentos, que até então ficavam no meu computador. O Google Calendar uso como agenda para compromissos. E o Dropbox para arquivos de projetos.

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  2. Carolina

    Oi Thais! Tudo bem?
    Gostaria de saber mais como você usa o seu tablete: qual finalidade, quais aplicativos e programas você tem instalado e o que mais você julgar interessante. Tenho um tablet, mas o utilizo muito pouco… Quando você puder, me dê algumas dicas.
    Obrigada!

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    1. Bruna Reis

      Oi Thais,

      Faço minhas as palavras da Carolina… quando puder nos dar algumas dicas…
      Bjus

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      1. Tati

        Tambem gostaria de saber das ferramentas utilizadas no tablet, principalmente a que voce utiliza para scanear documentos para enviar ao evernote.

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  3. Rita

    Olá Thais,

    Comprei um Moleskine, mas confesso que não me adaptei muito bem. Para anotações rápidas, lembretes, eu estou usando o Google Keep. Ele é bem prático e simples. Sincroniza com a conta no Google. Com relação ao Evernote, não fui muito com a cara dele, mas você e outras pessoas falaram com tanto entusiasmo que estou tentando aprender a usá-lo. Para compromissos estava pensando em usar o próprio Evernote, visando concentrar tudo num mesmo lugar, mas não cheguei a uma conclusão. Gostaria de saber qual agenda de bolso você usa, gostaria de testar, já que um formato menos seria bem interessante. Acho o Google Calendar bom para quem tem tablet, o que não é meu caso. Abraços

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  4. Luiza Bocca

    Neste momento eu só tenho usado a agenda! Nela eu anoto todas as coisas que eu tenho que fazer no dia e depois eu coloco números para fazer primeiro as prioridades, para realizar tudo em sequência! Ano que vem eu pretendo continuar usando a agenda de papel e vou inserir o caderninho da organização!
    Adorei o post!!!

    Bjs

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  5. Silvia

    Oi Thais ! Sou fã de tudo que se refere a organização, vivo tenetando me organizar, comecei a usar o gtd agora , pra mim foi uma revelação de Deus, porque ja tentava fazer algo parecido mas no final não dava certo, ainda estou meio que em ajustes , mas ja tenho bons resultados, eu gostaria de saber de voce qual o seu celular, ou qual o melhor pra ser usado , uso muito ipad,google agenda, caderno como cx de entrada, e agenda de papel, e agora “tentando usar Evernote rsr.

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  6. Olá Thaís!
    Qual tablet você usa? Estou querendo comprar um, mas não faço ideia de qual?

    Obrigada, Isabella

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    1. Cris

      Taí também preciso de um Tablet, mas não sei nem por onde começar a minha pesquisa… o que eu devo levar em conta numa pesquisa de compra de um Tablet? Thaís sei que não é muito a linha do blog, mas também tenho essa dúvida e cada dia que passa vejo que não vai ter jeito vou ter que me render a um desses!!!

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      1. Thais Godinho

        Depende muito das suas necessidades, Cris. Mas vou fazer esse post sim contando o que levei em conta para comprar o meu.

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    2. Thais Godinho

      O tablet que eu uso diariamente tem sistema Android. Vou fazer um post sim.

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  7. Sane

    Bem, eu também aderi ao moleskine, e ele me ajuda demais. Uso assim: duas páginas como caixa de entrada, as duas seguintes separo em seis fatias, uma para cada dia da semana e uma para sab/dom. Ou seja, uso para agenda semanal e caixa de entrada, tudo junto no mesmo moleskine, que é a maneira mais viável que eu achei de andar com tudo pra todo lado, já que trabalho usando uma bolsa do tipo cartucheira, então se não estiver tudo num só caderno, não tenho como levar no trabalho.
    Ainda separo no moleskine duas páginas só para dados bancários que eu precise anotar, duas páginas para compromissos agendados a uma certa distância, como consultas, duas para aniversários, duas para compras pessoais, duas para planejar compras do lar, anotando aparelhos ou itens que vejo ser necessário investir. Tem mais outras áreas, e quando venço as duas páginas abro mais duas. Começo pelas primeiras páginas a agenda semanal e caixa de entrada, e as outras anotações começo pelas últimas páginas, e quando elas se encontram é um bom motivo para procurar um novo caderninho divertido( o meu atual é temático Hobbit, sou fã, e já estou de olho em um Star Wars e outro Mickey rsrs…) Uso dica que aprendi com você, Tais, com uma caneta de 4 cores agrupo as tarefas em 4 tipos que deram certo pra mim: tarefas a resolver em casa, tarefas a resolver pelo computador/internet, tarefas a resolver na rua, tarefas a resolver por telefone.
    Bem, acho q escrevi tanto que dava um post, foi mal a empolgação, mas quem sabe pode servir para alguém se inspirar a tentar. Estou mais feliz, mais produtiva, e mantenho a chama lendo o blog diariamente!!!!

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    1. Thais Godinho

      Gostei! Obrigada por compartilhar.

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  8. Thais, teu celular nao é um iPhone? Simcroniza tua agenda do Google com o iCal e vais poder acessá-la offline.
    Beijo.

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    1. Thais Godinho

      Dei o iPhone para o meu marido e agora uso um Galaxy. Sobre agenda, é pessoal – no momento, prefiro de papel. Mas vivo mudando, até mesmo para fazer testes para o blog.

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  9. Thais, seu celular é IOS ou Android (ou Windows)? Seria legal um post falando dos aplicativos que vc usa. Eu para agenda só uso o google calendar, ele sincroniza com a agenda do iphone, entao tenho acesso aos compromissos mesmo sem ter internet. Para tarefas uso o wunderlist, tentei mudar para o nirvanahq que é totalmente voltado ao gtd, mas nao me adaptei e estou voltando ao wunderlist.

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    1. Thais Godinho

      Prometo que farei.

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  10. Livia Gabos

    Oi Thaís, tudo certo?

    É a primeira vez que eu comento no blog (acho), mas acompanho faz muito tempo.
    Eu também uso bastante o Evernote, acho uma das melhores ferramentas do mundo. Muito versátil.
    Uma dúvida que estou é como você faz para mandar as notas direto para o evernote? E depois você processa elas no final do dia?

    Abraços e parabéns pelo blog :)

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    1. Thais Godinho

      Vou criando notas no caderno default (Inbox) e processo uma vez por dia.

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  11. Aimara Crepaldi

    Querida Thais,
    como sempre, amei seu post!
    Como eu ja comentei antes, estou em fase de adaptacao do GTD + Evernote. Gostei muito do Evernote (li o livro do Vladimir Campos) e tenho a meta de concentrar tudo nele. A unica coisa que ainda nao consegui entender é como colocamos as tarefas no Evernote, o que vc mesma disse num outro post “que é uma coisa mais ninja”…como nao me adaptei ao Todleedo, fica aqui um pedido caso vc possa esclarecer um pouco mais a respeito de como gerenciar as tarefas no Evernote. Em relacao ao GTD, consegui montar o meu arquivo de referencia rápida, que tem dado certo e paralelamente estou na fase de processamento…muito trabalho pela frente! Além disso, uso o aCalendar (que sincronizo com o Google) e coloco todos os meus compromissos e os das criancas, direto no celular. O mini iPad tb nao vivo mais sem…leio eBooks, tb vejo o calendario por la e o proprio Evernote. Continue em frente, Thais! Suas dicas sao extremamente valiosas! :)

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    1. Thais Godinho

      Eu uso tags para os contextos: @rua, @trabalho, @casa etc. Tudo o que tem essas tags com arroba na frente são tarefas, então quando estou nesses contextos, acesso a lista de coisas que tenho para fazer.

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      1. Nane

        Mas em qual caderno vc armazena a tarefa?Tô tendo dificuldade com as tarefas no EN tbm… :P

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        1. Thais Godinho

          Quando jogo no Evernote, elas ficam no Inbox até serem processadas. Depois de processadas, vão todas para o caderno Processed.

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  12. Arilene

    Olá Thais!!!

    conheci seu blog a alguns meses, quando entrei de licença maternidade e ficava fuçando a internet, o que deu muito certo, pois adoro falar sobre o assunto de organização e decoração, então decidir ler seu blog inteirinho sem deixar passa nada rsrsr

    e terminei hoje e decidir deixar um comentário, primeiro agradecendo por vc ter essa ideia de auxiliar as pessoas na organização e segundo por ser tão clara e objetiva no seu blog, vc está de parabens!!!

    Estou me organizando para ler o livro sobre o método GTD, ja faço parte do FlyLady e estou amando tudo isso.

    beijus e até mais!

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    1. Thais Godinho

      Muito obrigada, Arilene.

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  13. Willian

    Olá Thaís,

    Que bacana! Estou ansioso pra ver seus comentários futuros sobre a adaptação ao Evernote.
    Estou conhecendo a ferramenta agora e quero e vou me adaptar a ela! Parece ótima!

    Atualmente estou usando o Evernote (assuntos pessoais e da faculdade) e o Wrike (para gerir projetos do trabalho), mas confesso que ainda não consegui DE FATO implementar o GTD nestes formatos.

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  14. Thais

    Uso iphone e ipad pra tudo! Com a propria agenda que vem junto, e eles sincronizam! Bjs

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  15. Valéria Canedo

    tantos assim!? vou tentar também. aproveito para puxar seu saco mais um pouquinho: ADORO!

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  16. Muriel

    Aprendo muito com seu blog e ultimamente uso muito Any.Do! Recomendadíssimo!

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  17. May

    Thais, você acha o Dropbox melhor que o Google Drive? Eu tenho utilizar ao máximo os recursos Google (email, calendário, etc) para centralizar tudo num lugar só (tenho um pouco de neura com segurança de informação. Não temos privacidade em lugar nenhum na rede, então, que pelo menos, fique tudo no mesmo lugar, rs). Eu usava o dropbox, mas atualmente eu estou a usar o Google Drive. Até mesmo por poder compartilhar algumas coisas por lá sem precisar “convidar” ngm (Google Docs), apenas enviando um link pra ‘minha’ página lá.

    O que você acha?

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    1. Thais Godinho

      Hm, acho que é pessoal.Para itens compartilhados, tenho usado o Evernote. O Dropbox uso para planilhas e arquivos word do tipo. Mas muita gente que trabalha comigo usa o Google Drive, então acabo usando porque compartilham comigo. Mas não gosto da interface.

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  18. Giovana paulino

    oi Thais, eu uso também a agenda de papel para detalhar a rotina diária, mas tenho tb a agenda mensal, que esta carrego comigo, no IPOD, é muito bom pq, posso ver os compromissos do mês e dos próximos em qlquer lugar, evitando carregar pesos. Abração… Amo seu Blog

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  19. Patricia

    Eu uso como ferramentas meu celular, que é um Galaxy SIII, que uso para agenda e anotar lembretes, que sincroniza com a minha conta na Microsoft.
    Também uso o Evernote e o SkyDrive, no primeiro armazeno listas e no segundo fotos e arquivos do Office.
    Tenho um tablet também, que uso basicamente para navegar na Internet. Com a aquisição do celular o tablet ficou apenas com esta função… :)

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  20. Carolina

    Oi Thais,

    Descobri seu blog a pouco tempo e estou amando. Venho buscado ser mais organizada há algum tempo, mas sentia falta de métodos. Agora estou começando a implementar algumas das dicas que li aqui e já começo a colher os resultados.
    Uma ferramenta que uso bastante é a agenda do Outlook. Aqui no trabalho usamos esta plataforma para o email corporativo, assim as reuniões já são agendadas diretamente no calendário e há também uma função para tarefas que é bem prática, pois é coordenada com o email – dá para transformar um email em uma tarefa, por exemplo. Acabo usando o calendário para vida pessoal também, pois é sincronizado com o calendário do iPhone e fica bem prático para acessar onde estiver, inclusive offline. Mas as tarefas pessoais prefiro deixar fora do Outlook, e começo agora a me aventurar no Evernote. Fora isso, também uso bastante o dropbox, principalmente para planilhas – adoro!

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  21. Olá Thais!

    Acompanho o seu blog por RSS já faz algum tempo mas é a primeira vez que comento.

    Existe uma forma de usar o Google Calendar offline usando o Chrome, eu utilizo assim atualmente apesar de ter sincronizado com o celular e o tablet também. Veja neste link:
    https://support.google.com/calendar/answer/1340696?hl=pt-BR

    Espero que seja útil :)

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    1. Thais Godinho

      Obrigada, Luiz Gustavo.

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  22. Gislaine

    Tentei o toddedo e venho me arriscando no evernote (comprei o livro do Vla, sou apaixonada pelo “clipper”), além do caderninho na bolsa.

    Mas, por incrível que pareça, minha ferramenta hoje é o Catch Notes, programinha bem mais simples, mas q tbm armazena arquivos em notas, fotos, voz, faz tags, envia por e-mail, etc, etc. (*tbm pode ser instalado off line).

    Tenho vários espaços (o mesmo q os cadernos no EN), e como posso movê-los na ordem que desejo, coloco: segunda, terça, quarta e assim por diante. Quando a “segunda” acaba, eu movo para o fim da fila, e assim por diante.

    Além disso, tenho um espaço “caixa de entrada” (conforme o GTD).

    Depois, espaços de determinada cor são pessoais e, de outra cor, profissionais. Fica tudo visualmente organizado e de fácil acesso, pelo menos pra mim…

    Olha, tem me atendido MUITO bem, queria até te mandar foto da minha telinha, pois acho que é uma ajuda pra quem tá começando e busca algo mais simples…

    Obrigada por ajudar tanto! Um dia serei uma ex-desorganizada. :)

    Bom finde *-*

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  23. Shirlei

    Eu uso o Calendar pro, pra android.
    Dá pra fazer um to-do list com checkbox e coisas assim… muito pratico e bem fofo ^^

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  24. Daniella

    Olá, além de algumas ferramentas que você usa eu estou adorando o aplicativo iVoice. Nele vc faz uma gravação de voz e ele anota, ou seja, escreve o que vc falou. Aí vc manda por e-mail, msg, como quiser. E não escreve errado, pois experimentei outros que transcreviam tudo errado :)

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  25. Márcia Valéria

    Oi Thais! Se tenho uma ferramenta que está me deixando mais atualizada? Sim tenho! O teu site! rsrs.
    Ultimamente um bichinho de ordem me picou e estou sedenta por informações nesse sentido. A propósito foi quando li um artigo teu sobre Evernote, GTD, etc. que fiquei mais atiçada ainda.
    Já acompanhava teu site a muito tempo, mas não tão assiduamente como agora. Comecei a ler o livro do GTD, a estudar melhor como usar o Evernote. Parece que voltei pra faculdade e tenho um mundo de coisas pra ler. Mas tudo bem. Te agradeço por se empenhar em passar essas dicas valiosíssimas pra gente.
    Bjs no teu coração.

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    1. Thais Godinho

      Obrigada! Fico contente que o blog te ajude.

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