15 Aug 2013

Como usar o Evernote para organizar projetos

Tenho usado bastante o Evernote para organizar as minhas informações de projetos. Para quem não sabe, o Evernote é um serviço na nuvem de armazenamento de notas que pode ser acessado pelo computador, pelo smartphone e pelo tablet. Basta ter uma conta e configurar.

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Como eu uso o método GTD, o Evernote acaba servindo como meu arquivo de referência para projetos. O que isso significa? Que uso o Toodledo para gerenciar projetos e tarefas (veja aqui um post onde explico direitinho como eu faço) e o Evernote para juntar todas as informações que preciso ter referente a projetos. Uma pauta de reunião, por exemplo, não é uma ação, mas pode estar vinculada a um projeto. Isso é um exemplo de arquivo de referência de projeto.

Eu divido o Evernote em Projetos pessoais, Projetos profissionais, Rotinas e Control journal. As pastas de projetos têm sub-pastas com nomes das áreas da minha vida e, dentro delas, os arquivos de referência. As pastas com rotinas e meu control journal não têm sub-pastas, somente arquivos.

Por que dá certo? Porque é prático e acessível. Costumo deixar o Evernote sempre aberto quando estou no computador para consultá-lo ou editá-lo com frequência.

A pasta de rotinas é recente. Antes eu utilizava o Toodledo para as tarefas de rotina, mas percebi que estava atrapalhando a minha visão das tarefas prioritárias nas minhas listas de contexto (no post lá em cima eu explico sobre essas coisas todas direitinho). Exemplos de rotinas: Revisão diária, Revisão semanal, Rotina diária de limpeza em casa etc.

Control journal, muito resumidamente, é uma ferramenta que a FLY Lady recomenda que a gente tenha como uma espécie de “agenda da casa”. Ali, salvo listas de limpeza detalhadas do apartamento inteiro e outras informações relevantes. Leia um post específico sobre o control journal para entender melhor como ele funciona. Eu usei um control journal de papel durante muitos anos, mas percebi que, estando online, facilita a minha vida. Eu também estou tentando reduzir as coisas físicas ao máximo ultimamente.

Outros usos para o GTD

Algumas pessoas costumam usar o Evernote inclusive para controlar suas listas de tarefas. Como eu disse acima, eu uso o Toodledo para isso, então não faço esse uso do Evernote. Mesmo assim, achei legal indicar, caso alguém se adapte dessa forma. Basta criar pastas com o “@” antes, como nas listas do GTD (ex: “@casa”) para deixar claro que ali você centralizará as tarefas e projetos daquele contexto, e está tudo certo. Se alguém que estiver lendo o post quiser falar sobre a sua experiência com relação a esse uso, eu agradeço.

Outra forma de usar o Evernote é como caixa de entrada para coletar informações, ideias e tarefas antes de processá-las. Pode ser uma boa para quem prefere tecnologia a papel. Para isso, você pode criar uma pasta chamada “Entrada” ou mesmo uma única nota para isso, ou até uma nota por dia. Cada um deve fazer de acordo com as suas necessidades.

Encontrei a imagem abaixo pesquisando para o post e dá para ter uma ideia de como usar para organizar projetos:

Imagem: Hanami Design

Imagem: Hanami Design

Ele usa uma Inbox (“entrada”), uma pasta para as revisões diária e semanal (Reviews), uma pasta para arquivo de referência rápida (veja mais aqui sobre isso), uma pasta para projetos (divididos por Ativos, Incubados, Delegados, Aguardando etc), uma pasta para as áreas de foco (ou os papéis que exercemos na vida), outra para objetivos, visão etc. Achei muito boa a organização do menino, bem aplicada ao GTD mesmo. Fica como exemplo de uso. =)

Acho que vou começar a usar algumas pastinhas inspiradas nesse modelo, especialmente referente às áreas de foco e objetivos.

Mais alguém utiliza o Evernote para gerenciar projetos? Como você faz?

46 comentários . Comentar via blog

  1. Priscila

    Já ouviu falar do doit.im? Uso a versão free mas tento aplicar o GTD por ele.

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  2. Acho o Evernote altamente útil. Foi a única ferramenta tecnológica que realmente me serviu. Ou que eu consigo usar mais facilmente. Uso como ‘caixa de entrada’ e me é bastante funcional. Indico muito (:

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  3. Vanessa

    Uso demais. Uma ferramenta muito legal, inclusive para tirar fotos e guardá-las como notas. Interessante também o sistema de compartilhamento de notas e de busca… Para aprender a usá-lo, já que não sou muito chegada nessas ferramentas, li o livro “Organizando a Vida com o Evernote, do Vladimir Campos. Vale a pena! Leitura simples, fácil e explicativa.

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    1. Camila

      Eu só consegui me entender com o Evernote depois de ler o livro do Vlad. Ele é mestre e dá várias ideias de uso pro elefante.
      Vicie e n vivo mais sem. Além de indicar pra td mundo :)

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      1. marsh

        Qual é o livro, Camila? :)

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        1. Fernanda

          O nome do livro é Organizando a vida com Evernote. Ele lançou outro: Planejando viagem com Evernote, mas esse só é possível ler no iPad. Já o primeiro está disponivel na Amazon também

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  4. Valéria Vieira

    o meu evernote eu uso como um “brainstorm”…
    lá eu coloco tudo o que penso, o que encontro de interessante na rede, ou simplesmente coisas que quero arquivar para ver quando precisar. Exemplos: receitas, dicas para bebês, to do list, lista de compras, lembretes de pagamentos, e qualquer anotação que eu precise fazer, já que depois é só sincronizar e vai tudo para a nuvem.
    foi o melhor aplicativo que já instalei no cel e note!!
    Agora ainda descobri mais uma utilidade, que me rendeu economia na última vez em que fui fazer o supermercado: liguei a função “ditar” (que ele escreve o que vc fala), passeei por um mercado por 10 minutos falando o preço de tudo o que eu queria comprar – isso enquanto esperava ficar pronto um almoço que eu tinha encomendado – e quando fui ao outro mercado, mais tarde, pude comparar os preços e decidir onde comprar…
    parece perda de tempo, mas esses 10 minutos me permitiram uma economia de uns quase R$100!!!!! e sem exageros, pq antes o meu vale alimentação acabava na 1ª compra que eu fazia com ele, e nesse mês, já fui 3 vezes ao mercado sem precisar pagar nada em dinheiro!!
    Fiquei muito feliz com essa utilidade do Evernote, que eu recomendo!!!

    Mais uma vez seu post, Thais, ficou muito legal!

    Um bjo!

    PS: vc melhorou do ombro?

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    1. Adorei sua ideia de ir ditando tudo, Valéria. Vou testar da próxima vez em que for ao mercado.

      Beijos e sucesso!!!

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      1. Valéria Vieira

        Oi Sabrina!
        Depois de muito tempo, vim aqui olhar se tinha alguma novidade… rs

        Chegou a usar a função “ditar” do Evernote?
        o que achou?

        eu acabei não usando mais… por falta de tempo de ir num mercado e em outro… rs
        mas pretendo arrumar isso!

        bjos!

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        1. Thais Godinho

          Não entendi a pergunta. :(

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  5. Resolvi testar ontem o Evernote, quero ver se consigo me adaptar :)
    Ótimo post!

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  6. Marcella

    Queria muito aprender a usar o Evernote mas acho ele complexo… Queria que você fizesse um vídeo demonstrando como usar-lo de maneira eficiente segundo sua experiência, que tal? Abraços!

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    1. Adriana

      Olá Thaís tb gostei da dica da Marcella, se vc puder fazer vai ser ótimo, de qualquer maneira está de parabéns pelo post! abçs

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  7. Boa dica!!!

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  8. Erik

    Thais,Adoro o seu trabalho! Parabéns! Primeira vez que comento aqui, utilizo muito o evernote para anotações em geral, artigos interessantes, resumos etc… Utilizo muito também encaminhando meus emails importantes para o email do evernote com a #etiqueta para encaminhar diretamente para uma etiqueta especifica.

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    1. Nossa, ótima dica, Erik!

      Vou experimentar encaminhar meus e-mails também para o Evernote.

      Beijos e sucesso!!!

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  9. Karla Torres

    Eu simplesmente estou amando o Evernote… Ele está me guiando muito bem. Fiz como a Tahis citou no post acima: criei um caderno como Caixa de entrada e alguns outros com o @casa, @telefonar e foi ótimo… Notei que quando tenho a ideia clara sobre qual lista de tarefa a nota deve integrar nem passo pela caixa de entrada, executo o fase processamento (citada no método GTD) no momento da criação da nota e já jogo para um caderno específico. Isso já me faz pular uma etapa e economizar tempo. Depois fico revisitando as listas quando estou no trabalho ou no metro, via celular e em casa no meu notebook. Sem falar que quando não posso digitar o que estou pensando, simplesmente crio uma nota através de uma nota de áudio, gravando minha propria voz… Depois é só detalhar mais se vai para a lista de tarefas ou se trata de um novo projeto. Criei um caderno que eles chamam de “pilha” chamado Projetos e abaixo dele descrevo todos os meus projetos em mente independente de estarem ativos ou não. Adorei o Evernote e em menos de um mês já estou com mais de 100 notas criadas sendo que já consegui executar muitas e com isso vou deletando para não ficar acumulando muita informação a acabar poluindo o banco de dados. Pra completar baixei, a dois dias mais ou menos, o Ever Note Web Cliper que é simplesmente o “must” pois ele digitaliza a tela do seu nevegador em forma de texto, ou seja, ele passa um email ou um artigo qualquer coisa que esteja na tela para dentro do programa pois ai vc levar com você no celular caso não tenha tempo de ler naquele momento e com isso vc mantem a caixa de entrada do email sempre limpa ou evita de gravar um link da internet nos favoritos para ler ou retornar algum dia. Está sendo extremamente útil pois recebo uma avalanche de informações por dia e nem sempre tenho como processá-las de uma única só vez. Fica a recomendação do aplicativo. Espero que seja útil para vocês, assim como está sendo para mim. Tornou minha vida muito mais organizada e como a Thais falou certa vez, não preciso guardar tudo na cabeça, né … bj grande a todos!!! Karla Torres

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    1. Evely Solange

      Olá, Karla. também comecei a usar o Evernote Web Clipper hoje e achei sensacional. Acaba com aquela história de ficar procurando sites na barra infindável de “favotiros”. Realmente, foi um achado, e você ainda tem a opção de salvar a página inteira, o link ou só a URL. Para quem trabalha com pesquisas, para quem tem sites, blogs, ou faz uso de muitos conteúdos diariamente é um achado!

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      1. Karla Torres

        Com certeza Evely!! Eu mesma, fico guardando varios emails em pastas para depois ler e depois acabo me perdendo … Agora ele fica disponivel pra gente mesmo offline como um texto … Muito bom mesmo!

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  10. Dilmara

    Olá Thais,

    Veja esta notícia sobre o Evernote

    http://www.techtudo.com.br/noticias/noticia/2013/08/evernote-premium-sera-de-graca-por-um-ano-para-qualquer-cliente-da-vivo.html

    Eu fiz o upgrade com sucesso e sem complicação, sou usuária da Vivo.

    Não precisa publicar este comentário, na verdade queria lhe mandar um e-mail, mas não achei. Não uso o Facebook.

    Um abraço,

    Dilmara

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    1. Karla Torres

      Olá Dilmara! Recebi uma mensagem hj pelo smartphone informando que eu poderia migrar para a versão premium por um ano e já estou usando! Muita sorte ser da vivo neste momento rsrsrs

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  11. Larissa

    http://coisasfutteis.blogspot.com.br/2012/11/como-eu-organizo-meus-estudos.html

    Esse texto é igual ao que você fez para quem quer se organizar os estudos na faculdade. Estranho..

    Responder
  12. Larissa

    se organizar na faculdade*

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  13. Paulina Reys

    Olá!
    Durante um tempo tentei usar o Evernote mas não consegui empatia com o programa. Passei a usar o Gnotes que acho mais simples de usar e com visual mais clean. Também dá para se fazer as pastas que quisermos.
    Tudo de bom.

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  14. Excelente Post! De fato os organizadores pessoais são muito úteis para as pessoas que já conseguiram se adaptar à “rotina digital”, trazendo essas funcionalidades ao dia-a-dia.
    Com certeza o Evernote é uma ótima opção. Uso-o constantemente. Excelentes dicas.

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  15. Ana Paula Marques Souto

    Thais o inicio do meu comentário será pra fazer uma declaração de amor à vc…estava eu toda atribulada, procurando na internet uma maneira de me organizar, digitei no google: preciso me organizar e me apareceu vc…as mudanças que fiz depois que conheci seu blog estão sendo refletidas no meu trabalho e na vida pessoal, tipo eu qd chegava em casa mais cedo que o usual podendo aproveitar meu tempo livre, eu me sentia mal, mal mesmo, inquieta, com a sensação de coisas a fazer, dessa maneira não conseguia aproveitar o tempo livre, horrível… Sou muito apegada ao trabalho e chego a colocar minha vida pessoal em segundo plano.
    Bem, li seu blog todo, desde o começo e fui tentando adequar as ferramentas que vc usava a mim e nessa procura encontrei o Evernote, vou explicar como estou fazendo uso dele e postar dúvidas que ainda tenho e se vc puder me dizer se tem alguma coisa a melhorar e outras dicas, agradeço, agradeço desde já todas as mudanças que implantei na minha vida através do seu blog!!!!!!!!!!!!!!!! Obrigado!!!!!!!!!!!!!!
    EVERNOTE
    Fiz os seguintes cadernos:
    CAIXA DE ENTRADA
    TRABALHO
    OBRAS
    CASA
    PESSOAL
    SAUDE
    FILHOS (tenho dois cachorros lindos!!!!)
    PROJETOS PESSOAIS
    PROJETOS PROFISSIONAIS
    RECEITAS (pois baixei o evernote food que direciona as receitas para a caixa de entrada)

    Fiz as seguintes etiquetas:
    COMPUTADOR
    PRA AMANHA
    PRA HOJE
    RUA
    TELEFONE
    UM DIA QUEM SABE
    URGENTE

    Dessa maneira com essas etiquetas, no inicio do meu dia, acesso as urgentes e já tenho ideia do que tenho pra fazer, estou no computador acesso a etiqueta e providencio rapidinho o que tinha pra fazer, separo uns minutinhos e vou a etiqueta telefone e faço as ligações de uma vez…vou pra rua, sei o que tenho que fazer…

    Minhas dúvidas:
    Não sei fazer sub pastas ou pilha como falam.
    Não sei acessar o modo ditar.

    Bem é só, beijosssssssssssss grandes pra vc!!!!!

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  16. May

    Thaís, você usa o Evernote Free ou Premium? Eu uso o Toodledo Premium porque sou igual você e uso como principal ferramenta. Você acha que vale à pena o Evernote premium?

    Responder
  17. Thais adorei!! Uso muito o ONeNote você conhece? é bem semelhante ao Evernote, mas confesso usando os 2 me adaptei melhor ao ONeNote, posso fazer um post sobre ele depois e te mostro. Beijos

    Responder
    1. Larissa

      Oi!

      Como você utiliza o OneNote?

      Obrigada

      Responder
      1. Thais Godinho

        Olá Larissa, no momento estou usando somente o Evernote. Nunca usei o One Note, mas há um texto legal aqui:
        http://www.calldaniel.com.br/blog/bid/337942/GTD-Outlook-OneNote

        Responder
  18. Eu uso Evernote e adoro. Uso tb o Evernote Web clipper que é uma aplicação que salva páginas da internet no Evernote. Organizo apenas o essencial lá, incluindo textos e trabalhos e faço ligação entre o computador e o iphone =) Muito bom, aconselho!

    Responder
  19. Aline

    Olá Thais! Conheci seu blog há poucos dias. Parabéns pela dedicação e pelo trabalho! Então, adoro o Evernote e o utilizo há uns três anos, também como um brainstorming, para registros de ideias, referências e listas em geral.

    Outra ferramenta que venho utilizando desde janeiro é o NEOTRIAD, juntamente com a metodologia “A tríade do tempo”, do especialista em gerenciamento de tempo Christian Barbosa. Porém, acho que minha ansiedade está aumentando rsrsrs… O tempo voa! Tenho muitos planos/tarefas na cabeça! Tanta coisa para organizar! Não sei por onde começar…

    Estou lendo algumas coisas no seu blog para conseguir me organizar melhor, mas será que é melhor fazer a leitura do livro do David Allen também??

    beijos e espero que possa me responder :)

    Responder
    1. Thais Godinho

      Não curti muito a Neotriad. Particularmente, não gosto de ferramentas que não dão autonomia ao usuário e que priorizam coisas para você.

      Sempre recomendo a leitura do David Allen. =)

      Responder
      1. Aline

        Legal!! Pois comprei o livro, falta só começar a leitura. bjs

        Responder
  20. katiane

    Quero tentar organizar minha tese no evernote, mas tenho medo de que as informações sejam hackeadas. Será que é mesmo confiável?

    Responder
    1. Thais Godinho

      Uai, para isso serve a criptografia. =)

      Responder
  21. Fabiana

    Thais, só é possível a sincronização de notas com a conta premium? Os cadernos sincronizam, mas as notas ficam indisponíveis. (obs: Eu fiz o trabalho tono no computador)

    Responder
    1. Thais Godinho

      Para sincronizar tem que estar conectado à internet.

      Responder
  22. Adorei a proposta do site, já estou divulgando no meu face. parabéns aos “organizadores”.

    Responder
    1. Thais Godinho

      Obrigada, Pedro!

      Responder
  23. beatriz

    essas pastas que voce diz são o que? notas? cadernos? to começando… (:

    Responder
    1. Thais Godinho

      São os cadernos.

      Responder
  24. Humberto

    Olá Thais,

    Gostei tanto desse espaço digital que cadastrei meu e-mail para receber atualizações dos posts. Parabéns pelo excelente blog contendo dicas “da hora”. Aproveitando, gostaria de solicitar uma informação, você lembra o link de onde achou a imagem para organizar projetos? Eu utilizo o evernote e fiquei interessado no processo de organização que a imagem apresenta (no caso, a pessoa que gerou essa organização).

    Responder
    1. Thais Godinho

      Oi Humberto, tudo bem? Abaixo da imagem tem o nome do site com a fonte dela.

      Responder
  25. Carlos Markennedy

    Olá Thais,

    Eu também uso o Evernote já faz um tempo e acho fantástico. Estou sempre buscando na NET mais informações e dicas de usuários sobre formas interessantes de utilizarem no dia a dia. Acabei chegando no seu blog através dessas buscas. Achei o blog muito bom e a parabenizo por tudo. Tenho duas perguntas: você usa qual versão? acha que vale a pena pagar pela Premium?

    Sou fã das técnicas de GTD e tento sempre me organizar para me tornar mais produtivo.

    Abraço e tudo de bom.

    Responder
    1. Thais Godinho

      Oi Carlos, muito obrigada! Eu uso a Premium. Recomendo começar com a gratuita e passar para a premium se o limite mensal estiver quase sendo atingido.

      Responder

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