Como gerenciar seu e-mail quando você estiver viajando a trabalho

Onde eu trabalho, é bastante comum fazer viagens. Geralmente elas são curtas, de um ou dois dias, mas também acontece de ficar fora de casa durante mais tempo. O fato é que, nessas viagens, costumamos participar de reuniões, cursos ou eventos, mas o mundo continua girando e continuamos recebendo demandas por e-mail. Como fazer para gerenciar isso com tranquilidade?

Use um smartphone

Ter um smartphone com acesso à Internet (3G) é artigo de primeira necessidade para quem costuma viajar muito a trabalho. Eu costumo dar uma olhada nos meus e-mails ainda na sala de embarque do aeroporto, para verificar se não há nada urgente que demande minha atenção antes de viajar. Quando chego ao meu destino, costumo verificar novamente enquanto estou no táxi, a caminho do trabalho.

Claro que todas essas orientações servem para viagens durante o horário de trabalho, quando todos estão trabalhando enquanto você se desloca. Se a viagem for fora do período de trabalho, isso não é necessário (e nem recomendado).

Cheque seus e-mails no intervalo das reuniões ou do curso

Mesmo que esteja em uma reunião ou participando de um curso, é possível verificar seus e-mails durante o intervalo da manhã, na hora do almoço e durante o intervalo da tarde. Esses três períodos são suficientes para apagar incêndios ou responder pessoas que precisam de uma resposta sua rapidamente.

Deixe alguém no seu escritório disponível em caso de urgências da sua área

Sempre tenha alguém no trabalho disponível caso aconteça algo realmente urgente e que você não poderá atender durante algum tempo. Se estiver cuidando de algum projeto específico ou organizando um evento, converse com essa pessoa sobre o que pode ocorrer enquanto estiver fora e dê algumas instruções. Nada que vá atrapalhar a rotina da outra pessoa – é apenas uma precaução.

Essas recomendações costumam ser suficientes para viagens curtas, de um dia. Se você for dormir no local, pode valer a pena verificar os e-mails à noite, quando chegar ao hotel, pois algo pode ter passado por você sem você ter reparado quando checou rapidamente. Mas reserve um tempo para isso, como 15 minutos. Nada de trabalhar fora do horário do expediente. Descanse.

O mesmo vale para e-mails pessoais. Verifique nos intervalos e de noite, rapidamente.

Como você costuma gerenciar seus e-mails quando viaja a trabalho?