23 Jan 2008

Como eu utilizo a minha agenda

Já mais de uma vez me perguntaram como eu atualizo a minha agenda, então resolvi colocar um passo-a-passo para mostrar a quem tiver interesse nesse método.

Em primeiro lugar, descobri que trabalhar com cores é altamente eficaz. Assim, eu anoto os eventos diariamente divididos por cores, formando categorias. Ela são as seguintes:

Preto = tarefas relacionadas ao trabalho;
Azul = tarefas relacionadas a trabalhos paralelos (sites, blogs, bandas);
Verde = tarefas pessoais (em casa, compras, estudos);
Vermelho = compromissos (consultas médicas, shows, vencimento de contas);

Você pode usar outras cores se achar necessário. Anotações diversas eu faço a lápis (número de gastos, por exemplo). Depende da sua necessidade. Se você tem alguma atividade que requer muitas tarefas (exemplos: faculdade, banda, um site que você atualiza), talvez seja conveniente ter uma cor de caneta só para isso. Eu, no entanto, acredito que, nesse caso, quanto menos, melhor, senão complica muito. E essas quatro cores de caneta que eu uso são fáceis de achar, além de existir a clássica caneta com quatro cores.

Eu sempre anoto as tarefas com um quadrado ao lado, para atualizar seu status. Veja abaixo como faço:

Esses são os risquinhos que eu faço nos quadradinhos que ficam ao lado das tarefas. No final do dia, eles me dão uma boa orientação.

Quando a tarefa é adiada para outro dia, eu sempre anoto, à lápis, na frente da tarefa, a data para a qual eu a designei. Isso me ajuda a localizar na agenda, mais para a frente. Quando a tarefa é delegada, eu coloco entre parênteses o nome da pessoa que agora está cuidando do assunto, para que eu possa ter controle.

Outros símbolos simples que eu uso são esses:


Círculo = tarefas que devem ser realizadas no período da manhã;
Quadrado = tarefas que devem ser realizadas no período da tarde;
Triângulo = tarefas que devem ser realizadas no período da noite;

Isso também facilita muito a minha vida, pois quando bato o olho na agenda, já sei o que deve ser feito, quando, onde e a que horas. Por exemplo, se antes de sair de casa eu olho a agenda, vejo direto as tarefas em verde (que são as pessoais) e que têm o círculo, pois sei que são as tarefas que devo fazer de manhã em casa, como colocar o lixo para fora, ligar para alguém ou coisas do tipo.

Agora, uma questão muito importante: a freqüência de atualização da agenda.

É fundamental que a sua agenda seja atualizada sempre que você conseguir fazer isso. Ela deve ser uma fonte confiável de seus compromissos e tarefas, por isso não pode ter informações antigas. Para sua agenda não se tornar uma bagunça que arrasta as tarefas de um dia para o outro, você terá ao seu lado outro grande aliado: o caderninho de anotações!

 

Esse é o caderninho que eu uso atualmente.
Ele é da marca Tilibra e custa $2!


O seu caderninho de anotações deve andar sempre com você. Sempre. Na rua, no mercado, no shopping, na fila do banco, no cinema, ao lado da cama quando for dormir. Nele, você irá anotar tudo o que vier à sua cabeça. Eu costumo chamá-lo de “penseira”, pois é nele que eu faço um verdadeiro “descarrego mental” antes de dormir, anotando tudo o que tenho em mente, para que eu fique mais tranquila e consiga pegar no sono. Isso dá uma aliviada, porque quando encosto a cabeça no travesseiro, minha mente começa a trabalhar incessantemente, pensando nas coisas que tenho que fazer no dia seguinte, durante a semana, enfim, qualquer coisa!

E então, você terá que investir alguns minutos do seu dia na manutenção das suas tarefas. Eu garanto: é a melhor forma de aproveitar o tempo, pois você renderá horrores otimizando as suas tarefas.

Suponhamos que você possa atualizar a sua agenda todos os dias à noite, antes de dormir.

1. Você pegará então a sua agenda, suas canetas e o seu caderno de anotações.


2. Fará uma revisão do seu dia (na agenda) e anotará o que fez, o que adiou, o que não tem mais necessidade.


3. Verificará o dia seguinte.


4. Fará uma revisão do seu caderno de anotações. Se executou alguma tarefa que está lá e sequer conseguiu passar para a agenda, risque-a imediatamente.


5. Veja, no caderninho, as tarefas que podem ser feitas no dia seguinte. Anote-as na agenda. Risque no caderninho e coloque a informação “NA” (“na agenda”, que significa que a tarefa foi colocada na agenda).


6. Depois, distribua algumas tarefas pela sua semana, também na agenda. importante: seja realista! Ninguém consegue fazer um milhão de coisas em um só dia!


7. Atualize, no decorrer do dia, a sua agenda, com o status das tarefas. Se novas tarefas surgirem, anote primeiro noc aderno de notas para não se esquecer delas, e assim que tiver um tempinho, passe-as para a agenda.

Bom, é assim que eu me organizo no dia-a-dia, com a agenda e o bloco de notas. Espero que este pequeno e rápido tutorial tenha sido útil e, se tiver alguma dúvida, deixe nos comentários deste post, logo abaixo.

33 comentários . Comentar via blog

  1. >Nossa, quanta organização…Você é pior (ou melhor) que eu!!!hehe. Sabe que essa coisa de não dormir porque ficam todas as tarefas vindo à mente (dentre outros sintomas) foi um fator decisivo pra diagnosticarem que eu tenho TAG (Transtorno de Ansiedade Generalizada)…então de repente além daquele seu comentário do TOC podia lançar um sobre TAG também, aposto que muitos se identificariam… O sistema de revisar o caderninho já tenho usado (e tem me ajudado a dormir melhor), mas a agenda será bem melhor utilizada com suas dicas. Parabéns pelo blog. Beijos

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  2. >Nunca consegui usar uma agenda, sempre comecei, mas nunca consegui usá-la efetivamente, e vejo que realmente sabendo usar, a agenda é de grande utilidade, com suas dicas resolvi tentar novamente, espero que dessa vez eu consiga de fato.Parabéns pelo blog,cada post é de grande utilidade.Beijos

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  3. >Olá.. nao nos conhecemos, mas lendo seu post fiquei aterrorizado com seu metodismo, rs.. isso é bom, claro.. fiquei com vontade de te dar um palm treo, foi com ele que aposentei de vez minha agenda.Até mais

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  4. >Adorei a organização por cores e símbulos!!Eu uso agenda a 1 ano e isso me ajuda muito, mas essas idéias de cores, definitivamente vou adotar!!!Já usava os símbulos, mas não tantos.Ajudou muito esse post!Valeu =]

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  5. >Nossa, minhas agendas eu nunca consegui usá-las direito, e minha cabeça vive a mil pensando nos compromissos;Fiquei lendo seu post e organizando a minha nova agenda desse ano, você me ajudou muito, obrigado =]Você é bem organizada, parabéns ^^

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  6. >Puxa Thais, você é muito organizada mesmo, adorei essa ideia de organizar a agenda por cores.

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  7. >Oi, ThaisComo você faz com as tarefas que você não conseguiu cumprir? Reescreve-as para o dia seguinte? Se sim, você não acha muito trabalhoso?

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  8. >deb, eu só anoto as tarefas que precisam ser feitas naquele dia, invariavelmente. para isso tenho o caderninho de notas – para anotar as tarefas que preciso fazer independente do dia. então toda semana eu vejo a timeline das tarefas. tipo: "preciso pagar tal conta até quinta". então vou lá e anoto que preciso pagar na quarta. ou então: "separar carteira de vacinas para consulta na pediatra". são tarefas com datas marcadas. tarefas sem data ficam no caderninho.

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  9. >Legal, Thais, então se entendi é basicamente o uso de agenda recomendado pelo GTD, certo? É que como você falou que precisa de agenda diária porque escreve muita coisa, achei que colocava todas as tarefas pendentes todos os dias. Obrigada e abs!

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  10. >Adorei! Vivo às voltas com agendas confusas e um caderninho que acaba virando um repositário de quinquilharias, onde tudo entra e nada sai! Obrigadíssima pelas dicas.

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  11. >Estou começando 2011 com este novo método! É a melhor forma de organizar uma agenda que eu já vi na vida!! Obrigada por compartilhar!!!!

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  12. >Também estou começando 2011 com esse novo método. Já tinha usado esse método em 2007 e abandonei não sei porquê… ele me ajudava e muito, visualiza muito melhor as tarefas. Voltarei a usar agora em 2011, até porque tenho muito mais o que fazer do que em 2007; agora, sim, preciso, rs.Mas Thais, me responde uma coisa: você acha necessário ter 2 agendas, uma deixo em casa e outra ando com ela, ou não é necessário? Acho que já vi alguém usando 2 agendas, mas sempre me perguntei pra quê.Abraços e parabéns pelo blog.

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  13. >vou deixar uma sugestao:www.projetomicosoft.comAbraços!

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  14. >Adorei, so uso a agenda e eu sempre ficava naquela… o que eu faco com as atividades que náo cumpri no dia, dai sempre escrevia novamente em outro dia.Valeu, eu adoro suas dicas.

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  15. >Meu Deuuuuuuuuuuus!Amiga, você existe mesmo? rsrsrsrsEu já fui muito desorganizada, pedi até pra rezarem por mim pra deixar de ser, consegui um pouquinho, mas ainda continuo. Não consigo usar agenda porque não sou disciplinada, começo a anotar as coisas e depois, no meio do caminho eu acabo esquecendo e fazendo a meu modo… será que isso é doença??? talvez vá precisar de análise pra resolver… rsrsrsrsMas, adorei seu blog e em especial as dicas que você postou aqui sobre organização de agenda.Vou tentar colocar em prática… espero não enlouquecer… rsrsrsrs… brincadeira! Valeu tudo e principalmente conhecer seu blog que é um amor!Beijos!

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  16. Lilian

    Thaís, antes de mais nada, parabéns pelo blog! Ultimamente ando super interessada sobre métodos e tudo relacionado à organização e o seu blog surge como mais excelente fonte de aprendizado! Quando ao esquema de agenda, achei ótima a idéia dos símbolos (já uso algo similar, mas achei a sua mais prática), assim como a das cores, mas devo discordar quanto ao uso do caderno de anotações para complementar a agenda. Sinceramente, acho que é um desperdício de tempo! Por que não detalhar essas informações na própria agenda só que de forma resumida? Faço isso em tópicos e remeto à informações anteriores na própria agenda, indicando a data em que foi anotada entre parênteses. Então, se tenho consulta médica no dia x e só coloquei o nome da dra. com a data da consulta anteriore entre (), basta eu ir para essa data e ver as primeiras informações anotadas como endereço, tel, secretária, etc, caso eu precise. Acho mais prático. Reescrever as tarefas e manter duas fontes de informação, como a agenda e o caderno de anotações, é trabalhoso e desnecessário a meu ver. Ou um ou outro. Bem, fica minha dica! Parabéns e sucesso com o blog! Beijos!

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  17. Cau

    Vc realmente escreve todos seus afazeres na agenda? Até mesmos os pequenos/detalhes, como por exemplo jogar o lixo fora?
    Parabéns!!!

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    1. Thais Godinho
      Thais Godinho

      Oi Cau, esse post é antiguinho, de 2008. Hoje eu utilizo mais a agenda do Google, onde separo por categorias (incluindo rotinas), e sim, costumo anotar tudo. Como a repetição é automática, não dá trabalho algum. =)

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      1. Paulo Brasil

        Dizer como é sua agenda no Google!! Voce já tem sido tão especial nas outras dicas de agenda que fico vermelhinho em pedir qualquer coisa a mais. Mas, (mesmo vermelho) Thais, QUAIS SÃO OS TOPICOS DE SUA AGENDA NO GOOGLE???
        Parabens por sua capacidade de compartilhar o que importa de sua vida para a humanidade.
        Paulo Brasil
        Esperantina-Piauí-Brasil

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  18. Adoro o seu blog, e aprendo muitíssimo com ele.Como tal vou referencia-la lá no meu blog, que não tem nada a haver com organização. Culinária é mais a minha praia. Estou usando este sistema e adoro!!! Beijinho

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  19. Adriana

    Olá Thaís, estou amando teu blog. Gostei muito da dica dos quadradinhos ao lados de cada tarefa, certamente usarei.
    Concordo com a Adriana Matos, que diz que seu blog “vicia” a gente, e é verdade, é impossível ler um artigo só!!
    Na verdade estou preparando alguns artigos para montar um blog também sobre organização, mas pretendo colocar bastante vídeos com as dicas. Sei que vai dar mais trabalho mas isso é um desejo antigo e um alvo cada vez mais próximo, e como sempre leio muito sobre organização, faço questão de te dizer que seu blog é um dos melhores. Gosto do carinho com que vc escreve os posts. É muito legal! Através do teu blog, acabei de conhecer tb o da Rita (sobre a agenda) e também amei, e é bom pq posso treinar meu inglês lá. Enfim… PARABÉNS!! Espero também poder ajudar muitas pessoas com meus vídeos e dicas, e certamente seu blog será sempre citado como referência e complemento.
    Um abraço,
    Adriana Lira

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  20. miriam

    Amo o seu blog, te admiro muito, e este ano a minha meta é tentar fazer essas mudanças que vc fala tao bem obrigada

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  21. Bruna Lima

    Olá Thaís! Primeiramente parabéns pelo excelente site, que na minha opinião é mais um salva vida pras pessoas do que apenas um site.
    Sou universitária e isso significa, inumeras tarefas e tempo… bom, eu acho que nem sei mais o que é isso xD
    Suas dicas me ajudaram muito, li post atras de post e ja estou há algumas horas aqui. Pretendo usar o método GTD, não tenho nenhum smartphone, então vai no caderninho mesmo. Mas o meu grande problema foi: Eu vi leitoras “anexar” o caderno de tarefas como uma divisória do caderno inbox. Então, é assim que você faz também? Ou tem um caderno separado?
    Eu entendo a utilidade da divisória onde pode ser colocado diretamente as tarefas, e consultadas facilmente, mas meu medo de ficar confuso e esquecer alguma tarefa me deixou nessa dúvida.
    Muito obrigada!!
    Parabéns novamente!!
    Bruna Lima

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    1. Thais Godinho

      Eu não faço assim porque, se o espaço acabar, tenho que mudar de caderno só por causa disso.

      Eu explico como faço em um post chamado “Como eu utilizo o método GTD e o Toodledo”.

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  22. Camila Franzini

    Nossa! Parabéns por tamanha organização! Assim como a Bruna, eu tb sou universitária, e passo por vários apertos devido a falta de tempo.
    Muito obrigada por compartilhar isso conosco! Todo ano eu tento usar agenda, mas paro por alguns meses, dps volto a usa-la…percebo que qdo uso a agenda, td fica mais claro, e parece que sobra tempo pra outras tarefas…mas não sou muito disciplinada para isso. Com essa dica das cores, acho que minha vida vai melhorar muito! uahsuahsuahs

    Só uma perguntinha…vc não carrega a sua agenda com vc o dia todo? Só o caderninho? Ou eu entendi errado? auhsuahsuahsauhsu

    Bjxx

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    1. Thais Godinho

      Só o caderno. Para agenda, atualmente uso o Google Calendar.

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  23. Obrigada Thaís! Espero que estas dicas me ajudem mesmo, porque os meus planos nao davam certo! No final do dia verificava que nada fiz! Por esse motivo entrei no google procurando ajuda, daí ví o teu blog e gostei muito, vou implementar. Amanha comprarei nova agenda e novo caderno. Se tiveres mais dicas podes mandar para o meu e-mail. Obrigada mesmo! Bjnhos

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  24. Jailson

    Esse
    blog
    e
    show!

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  25. Amanda

    Oi Thais! Tive algumas dúvidas. Tenho muito, mas MUITO MESMO, problema com organização, hehe. Estou fazendo umas sessões de coaching, e uma das minhas tarefas foi entrar aqui, e procurar uma forma de organizar a agenda e tarefas diárias. Quando eu tenho que comprar um presente, ou fazer coisas pontuais assim, eu me organizo como? Ponho no caderninho?? Fiquei um pouco perdida nisso, organização é realmente complexo pra minha cabeça! Obrigada!

    Responder
    1. Thais Godinho

      Oi Amanda,

      Obrigada pela honra de vir procurar aqui as soluções. :)

      Veja, tudo o que tem prazo deve ir para a agenda.

      O que não tem prazo vai para uma lista de tarefas.

      Espero ter ajudado!

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