27 Aug 2013

Como eu estou usando o arquivo de referência rápida do GTD atualmente

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Arquivo de referência rápida é outro termo do método GTD.

Basicamente, trata-se um sistema de 43 pastas (12 pastas para os meses e 31 pastas para os dias) para salvar documentos e informações relacionadas a datas.

Há diversas maneiras de implementar esse sistema. A que eu estou usando atualmente envolve um arquivo físico e o Evernote.

O meu arquivo físico é composto por um arquivo de plástico (marca Ordene) comprado na Kalunga com pastas suspensas cor de rosa para os meses (acima) e divisórias de plástico para fichário para os dias (abaixo).

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No Evernote, tenho uma estrutura de tags assim:

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Funciona da seguinte maneira: se eu tiver um documento, uma nota ou uma informação específica para determinado dia ou mês, eu a coloco na pasta específica.

Eu tenho o arquivo físico pois ainda preciso entregar muita coisa em papel. Exemplos: entregar atestados médicos na empresa no dia 2 de setembro – os atestados ficam na aba 2, na pasta de setembro. Quando for dia 2, eu abro a pasta e vejo tudo o que tem lá dentro, que certamente é o que eu vou precisar no dia.

Ingressos de teatro comprados antecipadamente, sem ser pela Internet. A peça é no dia 21 de outubro. Como ainda estamos em agosto (então estou usando somente as pastas de agosto e setembro para os dias – abaixo explico melhor), coloco dentro da pasta de outubro, sem dia específico. Quando chegar outubro, eu avalio o que tem dentro dessa pasta sem dia determinado e redistribuo.

Você precisa ter somente 31 abas para os dias porque, à medida que os dias passam, você as transfere para o mês seguinte. Por exemplo, hoje é dia 27. Eu abri a aba de hoje, peguei o que precisava, e joguei a aba do dia 27 para a pasta de setembro, depois do dia 26, que já coloquei ontem. Agora, minha pasta de agosto tem somente as abas de 28, 29, 30 e 31, enquanto a pasta de setembro já tem as abas de 1 a 27.

Quando agosto acabar, todas as divisórias do dia estarão já na pasta de setembro. Então eu jogo a pasta de agosto para o fim da fila, de modo que a pasta de setembro seja a primeira que eu vejo quando acesso meu arquivo (ver na imagem acima). E assim vai indo, mês após mês, ano após ano.

Pode parecer complicado mas, na prática, é muito rápido. Já incorporei esse hábito na minha rotina noturna, quando arrumo minha bolsa para o trabalho no dia seguinte. Pego a aba do dia seguinte, tiro o que tem lá e coloco em uma pastinha de saída, que vai comigo para o trabalho. Trata-se de uma pasta transparente com elástico, daquelas bem simples, compradas em papelaria, onde eu guardo os papéis que preciso carregar comigo ao longo do dia. Uso isso somente para não deixar os papéis soltos dentro da bolsa ou mochila.

No Evernote, funciona da mesma maneira, mas com notas. Um exemplo é pauta de reunião. Imagine que você tenha uma reunião no dia 30 de agosto e sabe que irá precisar da pauta e do modelo de ata para ir escrevendo ao longo da reunião. Bem, você já deixa essas notas tageadas no Dia 30. Quando o dia acabar, você tira a tag da nota e a arquiva da melhor forma dentro do seu sistema de organização.

A grande vantagem de usar o arquivo de referência rápida é ter as coisas que você precisa exatamente quando você precisa. Se você recebe um documento ou uma informação que só vai precisar lá na frente, daqui a 20 dias, ou daqui a quatro meses, o arquivo de referência rápida pode funcionar para você.

O David Allen até incentiva o uso para deixar recados para você mesmo, mensagens motivacionais, enfim, coisas que seriam importantes você ver naquele determinado momento que a pasta ou a aba representa.

Um uso interessante que pode ser feito é para pagar contas. Se você vai toda quinta ao banco pagar as contas (ou paga pela Internet), já pode deixar as contas a serem pagas na aba da próxima quinta-feira. Assim, quando a quinta chegar, e você olhar a abinha referente, lá estarão as contas.

Também pode usar para guardar a lista do supermercado no dia das compras. Ou uma lista das perguntas que você quer fazer para a professora do seu filho no dia da reunião de pais. Ou os exames que precisa levar em uma consulta médica. A lista é infinita!

Aí você pode se perguntar como saber o que vai para o arquivo de referência rápida. Bom, o GTD também tem a resposta para isso!

Toda vez que você for processar alguma informação que estiver dentro da sua caixa de entrada, você vai se perguntar se aquilo demanda uma ação. Por exemplo, limpar a mesa do escritório demanda uma ação. Uma nota sobre como limpar a mesa do escritório não, é uma referência que você vai precisar usar somente no dia em que for limpar a mesa. O exemplo foi meio bobo, mas resume bem porque é essencial no GTD entender o que demanda ação e o que não demanda, pois é separando essas duas coisas que você vai conseguir se organizar no sistema.

Se a info não demanda ação, você tem três opções: ou você descarta, ou você arquiva como algo para fazer algum dia, talvez, ou você joga para uma data específica, lá na frente, pois não é algo que você vai precisar agora, exatamente, mas já sabe quando vai precisar. Se você não sabe quando vai precisar, ela vai para a pasta “algum dia/talvez”.

Aqui eu já estou indo longe demais! Para entender melhor, precisa ler o livro ou conhecer o método inteiro. O post foi para mostrar como eu tenho usado o arquivo de referência rápida no momento, que é uma das ferramentas que o David Allen recomenda ter para se organizar.

Mais alguém que utilize o método GTD faz assim com o arquivo de referência rápida? Se não, como organiza essa parte?

28 comentários . Comentar via blog

  1. Joyce

    Desde que li pela primeira vez aqui no blog sobre esse sistema das 43 pastas me apaixonei!
    Ainda não coloquei em prática, mas acho uma sacada tão genial!

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  2. Aimara Crepaldi

    Querida Thais,
    eu também estou por aqui organizando Evernote + GTD e por isso, mais uma vez, muito obrigada por mais esse post! Eu tb estou organizando o meu arquivo de referencia rápida, pois acho que realmente pode ser muito util, mas fiquei com uma duvida e nao deu pra ver direito nas suas fotos… Voce tem as pastas suspensas cor de rosa para os meses e dentro de cada uma delas (no caso do mes vigente, agosto/setembro), voce tem as pastas de plastico para os dias, é isso? E daí voce vai colocando no mes seguinte, isso ficou claro. O que eu nao entendi muito bem é a localizacao fisica das pastas diarias…será que vc pode me clarear um pouco mais? Muito grata e um grande beijo pra vc! :)

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    1. Thais Godinho

      Ficam dentro de cada pasta do mês.

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  3. May

    Thais, essa é uma das coisas que eu acho mais incríveis no GTD! A gente não esquece NADA! Gostei também de você ter colocado como faz no Evernote, pois vejo muitas pessoas que gostariam MUITO de ler o livro sobre o mesmo (e eu sou uma delas) mas não tem como comprar com cartão de crédito. Tem muita gente pedindo versão impressa ou algum outro meio pra poder adquirir e ler o livro, mas tá difícil. :(

    Mudar um sistema todo de organização não é fácil, eu ainda não consegui centralizar tudo num sistema só e estou com esperanças no Evernote! Eu já utilizo a ferramenta há algum tempo, mas não consegui centralizar tudo nela ainda por não saber mesmo como “manusear” melhor as ferramentas dentro do Evernote. Atualmente eu uso caderno (na bolsa), Toodledo para coisas pessoais, ToDoIst para o trabalho e Evernote para clipar páginas (sites) diversos (serve como caderno de receitas, inspiração, etc).

    Espero ver mais sobre o Evernote por aqui!

    Beijão!

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  4. William Araujo

    Não sei, mas acho bem prático a de guardar todos na do mês. Se bem que dá um certo trabalho né, procurar depois! rs
    Mas de todo modo, gostei bastante do modo de arquivamento, só achei meio complicado… Como gosto de simplificar bastante, já utilizo a do mês mesmo =)

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  5. Náthali

    Adorei! Acho que vou implementar!

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  6. Fabiana

    Olá Thais, como vai? Gostaria de saber se a versão do Evernote que você utiliza é a básica (grátis) ou a premium. E caso seja a premium: há muita diferença? Vale o investimento?

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    1. Thais Godinho

      Premium. Comento no outro post sobre isso… acho que para a maioria das pessoas a versão free basta.

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  7. Olá Thaís! Descobri o método GTD através de seu blog. Há alguns dias estou tentando aplicar no meu cotidiano junto com a Técnica Pomodoro e estou percebendo grandes avanços em relação, principalmente, a produtividade. Ainda não li o livro do David Allen, mas já está na minha “Caixa de entrada” (para não esquecer! rs). Ao longo do tempo espero poder ir adaptando o método à minha necessidade. Acho que é isso que tem que acontecer mesmo né?! Mas enfim, o objetivo do meu comentário é lhe agradecer por compartilhar conosco sempre algo que possa melhorar nossa organização, dia a dia e vida. ;)

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  8. Conceição Tomaz

    Oi, Thaís!

    O meu arquivo de referência rápida funciona muito bem numa pasta sanfonada com 12 divisórias (meses) e 31 separadores (dias) de folhas coloridas mais durinhas com etiquetas na aba (coladas uma a uma por mim mesma). Percebo que funciona muito bem pra mim porque não tenho um grande volume de informações para serem processadas e/ou organizadas.

    Mas a diferença entre TER e NÃO TER um arquivo de referência rápida é surpreendente e muito muito muito gratificante. Quando li o livro do David Allen, fiquei maluca pensando onde iria colocar tantas pastas como no exemplo citado, mas depois, com calma, lendo e estudando BASTANTE por aqui, percebi que para mim bastaria algo mais simples e ai coloquei em prática uma das máximas do blog que é “usar o que já temos e não ficar inventando muito e testando infinitamente”.

    Hoje, de fato e verdadeiramente, não me vejo como um indivíduo produtivo sem um arquivo de referência rápida. Aliado à agenda e a caixa de entrada, me deixa assim, leve e feliz mesmo. Entendi perfeitamente quando você falou outro dia da sensação de saber exatamente onde está qualquer documento: a anotação do cheque pré-datado, a anotação do aniversário do amigo com sugestão de presente e tudo, a conta de luz… É fácil? Não. Dá trabalho? Sim. Mas os 10 dias que passei organizando a minha vida todo dia à noite quando chegava do trabalho durante 3 horas diárias, valeram à pena DEMAIS!!! Faria e faço tudo de novo esse tipo de “fechado para balanço”, sabe?

    À você só tenho a agradecer. Estou pesquisando uma maneira de te “pagar” (projeto 37) por isso mas não há $$$ que compense (à mim) o que você me ajudou nesse 1 ano e meio .

    Em tempo: estou adorando o seu movimento para o Evernote e me preparando para o incorporá-lo aos poucos (projeto nº 53) ano que vem, no 2º semestre. Quero primeiro consolidar o meu sistema e depois, mais segura, migrá-lo. Ou não… rs.

    Obrigada, Thaís. Mesmo. De verdade. Do fundo do meu coração. Você me salvou.

    Um beijo.

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    1. Thais Godinho

      Obrigada você, Conceição. Você não tem ideia de como fico feliz quando leio um comentário como o seu. =)

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  9. Célia

    Thais, tem algum link ou post para orientar um be-a-bá para usar o Evernote? Obrigada. Célia.

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    1. Thais Godinho

      Tem sim, Célia. No outro post indiquei o livro “Como se organizar com o Evernote”, do Vladimir Campos, que é excelente.

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  10. Max

    Oh Thais, quando eu crescer quero ser organizada igual a você! Ok, estou com 37 anos, kkk!

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  11. Adriana

    Ótimo post!!!!

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  12. Meu sonho de consumo GTD é ter um arquivo de referências rápidas. Você já escreveu sobre isso por aqui, mas este post ficou sensacional, parabéns.
    Mas me tira uma dúvida (que tbm tive quando li o livro): no exemplo de limpar a mesa, se eu tenho um papel com a nota sobre como limpar a mesa, e não tenho previsão de limpar a mesa, onde eu a guardo (considerando uma nota física, e não virtual)? Numa pasta/arquivo Um dia/Talvez? Você tem uma assim? Organiza ela como?
    Acho que parei de usar o protótipo de arquivo de referências que montei porque não vi a utilidade dela. Acho que sou desocupada demais, rs.
    E também acabei fazendo dela uma agenda, colando nas datas post-its com tarefas para aquele dia. Segundo David Allen, “tarefa” com dia certo é compromisso, né? Rs!
    :*

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    1. Thais Godinho

      O fluxograma do GTD ajuda bastante a decidir o que é cada coisa e onde guardá-la.

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  13. Hilda

    Oi Thais
    Você usa as 43 pastas suspenses (esse modelo de arquivo suportas todas as pastas) ou as pastas tem as divisórias para os dias do mês correspondente?
    Obrigada pela colaboração sempre.
    Abraços.

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    1. Thais Godinho

      Oi Hilda, tá descrito no post. =)

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  14. Gislaine

    Thaís, estou cansada de ser desorganizada… Acabo dando conta de fazer o que preciso, sabe? Mas é as custas de muita correria, de dormir mega-tarde, de zero tempo para dedicar a mim mesma. Sabe a imagem daquele cachorro correndo atrás do próprio rabo? Brinco que essa sou eu, rsrs… :(
    Teu blog foi um alento, já usava uma ferramenta de notas, numa tentativa… Com tuas dicas, espero conseguir me tornar alguém minimamente organizada!
    Imagino que seja difícil pra você ler todos os comments, mas saiba que tem mais uma seguidora. Obrigada :)

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    1. Thais Godinho

      Leio todos! ;D

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  15. Lu

    AMEI o posto, Thaís! Também uso o arquivo físico de referências rápidas!
    Acho imprescindível pois ainda tenho que lidar diariamente com papéis (e muitos!).
    Só que eu utilizava um fichário com aqueles plásticos, sabe como? O resto é como vc disse mesmo, vou reorganizando-os conforme o passar dos dias e meses. COM CTZA vou mudar do fichário pra um arquivo similar ao seu, pois sempre me estresso com esses envelopes plásticos no fichário..
    Muito obrigada pela dica! AMO seu blog!

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  16. Kelli Feck

    Thais, em primeiro lugar, obrigada e obrigada.
    Acompanho o blog diariamente há alguns meses e vinha protelando a leitura do livro do Allen, pois bem, quem li seu texto sobre sua migração pro Evernote, eu tentei fazer o mesmo, e me vi perdida justamente porque não li o livro e então não tinha base alguma pra se organizar segundo o método. No mesmo dia comprei o livro e estou amando lê-lo. O livro é incrível, daqueles que você se pergunta: Como eu não conhecia esse livro/método antes? Quero te agradecer imensamente pela indicação deste livro, quem sabe se não fosse você eu demorasse ou até nunca conhecesse este livro. Te agradeço e não canso de agradecer.
    Amei esse seu posto sobre os arquivos de referência rápida, vou fazer igual.

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    1. Thais Godinho

      Obrigada, Kelli. Fico contente. Eu amo o GTD. =)

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  17. Amanda

    Olá,
    Só agora me dei conta que na empresa onde trabalho utilizo este sistema no contas a pagar (rs). Arquivo as duplicatas por data de vencimento (antes disto, agendo os vencimentos conforme as notas fiscais) e aproveito as idas ao banco p/o pagamento de várias delas. No meio disto tudo, tenho alguns cartões que servem de lembrete c/as despesas fixas (água, luz, telefone, celular, internet e alguns depósitos p/os fornecedores). Assim q são pagos, encaixo no mês anterior…
    Agora só falta trazer este método p/o emaranhado de tarefas q tenho em casa – rs
    Bjos,
    Amanda

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  18. Mateus T. Foina

    Olá Thais tudo bom?
    Gostei muito dessa técnica das pastas divididas no Evernote.
    Só não consigo empilhar os cadernos em 3 níveis, tipo assim: Caderno 1 Agenda, Caderno 2 Setembro, Caderno 3 6° Dia.
    Gostaria de saber como você organizou esses cadernos.
    Grato!

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    1. Thais Godinho

      Só uso dois cadernos: Inbox e Processed. O resto é tudo tag.

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  19. Victor Fernandes

    Este método é o que mais funciona com o Evernote.

    Fiz alguns testes, criando a nota com a data como título, por exemplo: 23/09/2013, mas não funcionou. Mesmo ordenando por Título (Crescente), as notas não ficam ordenadas como um calendário, até porque 01/10 sempre virá antes de 23/09.

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