15 Apr 2014

Organização atual: agenda + Evernote

Vira e mexe eu escrevo por aqui como estou me organizando atualmente, pois vivo fazendo testes para chegar a uma estrutura “ideal” para mim, ou que pelo menos chegue perto. Acho engraçado porque, analisando os posts anteriores sobre esse assunto, nos últimos meses, vejo que estou apenas refinando algo que já vem sendo construído há algum tempo, que é a minha organização quase inteira no Evernote.

Imagem: Daily Case

Imagem: Daily Case

Peço desculpas que algumas vezes os posts pareçam repetitivos, mas na última pesquisa que fiz no blog, cerca de 90% dos leitores pediram mais posts sobre o Evernote, então fico com a consciência mais tranquila. Você também pode participar da pesquisa sugerindo temas e enviando suas opiniões.

Vou contar um pouco sobre a minha organização atual, então.

Tenho usado o Evernote para administrar tudo relacionado à minha vida. O método de organização que utilizado para me organizar chama-se GTD. O blog tem um montão de posts sobre isso, se você se interessar em saber mais.

Voltei para a estrutura de somente dois cadernos/notebooks, pois ela é simples e funciona melhor para mim. Os dois cadernos que utilizo são: Inbox e Processed. inbox é o caderno padrão/default, minha caixa de entrada, para onde vão todas as notas novas antes de serem processadas (termo do GTD). Em Processed ficam todas as notas depois que eu as processei, ou seja – apliquei o fluxograma do GTD.

Imagem retirada do livro do David Allen

Imagem retirada do livro do David Allen

Todo o restante eu organizo por tags.

Uma coisa muito importante que eu fui aprendendo com o tempo no trabalho com o Evernote é que a maneira como você nomeia as notas faz toda a diferença quando fizer buscas específicas. Portanto, se eu puder dar um conselho nesse momento, ele é: nomeie direitinho suas notas, da maneira mais intuitiva possível, com palavras-chave que descrevam bem o conteúdo dela. Fica bem fácil de visualizar e simplifica todo o processo.

Sobre as tags, tenho utilizado a seguinte estrutura:

GTD Manager

Nível 1 – Tarefas
Nível 2 – Projetos
Nível 3 – Objetivos
Nível 4 – Áreas de foco
Nível 5 – Visão

Reference

Absolutamente todas as minhas notas estão processadas aí dentro. Atualmente, tenho 5082 notas. Considerando que eu mesclo muitas delas e já deletei um monte, considero até bastante.

Detalhando o que tem dentro de cada tag:

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Voltei a organizar minhas tarefas no Evernote porque assim consigo ter um controle mais integrado dos meus projetos. Não existe fórmula perfeita, eu acho. Já testei diversas maneiras e, no momento, tem funcionado bem para mim fazer desse jeito. É legal cada um fazer o mesmo e descobrir o que funciona em cada caso.

Uma dica que eu posso dar e que tem feito diferença visualmente é colocar um bullet no título da nota, quando ela for uma tarefa. Por exemplo, uma nota cujo título seja “Limpar o freezer” fica como “- Limpar o freezer”. Pode parecer bobagem, mas para mim mudou bastante coisa, pois fica fácil diferenciar, na visão geral da ferramenta, o que é tarefa do que é nota normal.

Já tentei também criar uma nota para cada projeto e, dentro dela, colocar as tarefas com o campo de checklist, para marcar. Funciona bem, mas só se você não usar o GTD. O grande hack do GTD é a lista de tarefas por contextos, e essa maneira de fazer invalida o formato do David Allen. Mas dá para usar!

Eu vivo mudando a estrutura de tags, visando facilitar a minha vida, mas algo que tenho feito atualmente e que me ajudou foi criar listas diferentes de contextos de acordo com a atividade. Por exemplo, “Falar com” e “Revisão pessoal” poderiam estar dentro de “Contextos”, mas achei melhor separar, no meu caso. Dentro de “Revisão pessoal”, tenho as tags de contextos relacionados a ações, tipo “Imprimir”, “Ler/Revisar” etc.

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Essa estrutura de níveis é sugerida pelo próprio David Allen – eu apenas adaptei. Aqui, estão as tags dos projetos. Eu acredito que esses prints todos sejam auto-explicativos, mas fiquem à vontade para fazer perguntas nos comentários do post, abaixo.

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Organizei minhas áreas de foco com a divisão perfeita da vida (olha a pretensão) que apliquei também aqui no blog, e por enquanto tem funcionado, apesar de não saber se é a ideal.

Para compromissos, tenho utilizado a agenda do Google com uma divisão por cores, que em breve pretendo falar mais a respeito no blog.

Também passei um período usando agenda de papel para relatar a experiência aqui no blog e ajudar quem prefere esse formato (em breve).

120314-agendadepapel

Apesar de gostar da agenda de papel, continuo achando a agenda do Google a melhor opção em termos de agenda. Tanto que a agenda do meu marido e do meu filho estão lá, e eu preciso manter os compromissos mais importantes lá também (ex: viagens), porque meu marido tem um certo controle do que está acontecendo e para ele poder agendar compromissos pessoais também.

Usar agenda de papel é interessante porque dá para usar a criatividade, fazer anotações, escrever quanto gastou, coisas assim. Mas não é um registro virtual, que facilitaria bastante caso eu precisasse buscar algum dado.

Outro recurso que tenho utilizado muito já há algum tempo são as fichas pautadas para notas de reunião e no dia a dia. Elas têm um formato excelente para limitar a quantidade de texto e, depois, é fácil digitalizar e arquivar no Evernote. Eu dei uma olhada nas minhas notas com fichas digitalizadas para trazer um modelo aqui, mas não achei nada que pudesse ser publicado (por causa do meu trabalho). Depois eu crio um exemplo e fotografo para mostrar, mas é bem simples – são apenas anotações.

Vale lembrar que o que faz a organização funcionar é o hábito de passar pelas fases do GTD diariamente: coletar (o tempo todo), processar (uma a três vezes por dia), organizar (uma a três vezes por dia), executar (o dia todo) e revisar (diversas frequências).

40 comentários . Comentar via blog

  1. Carol

    Thais, as notas em níveis é um recurso do Evernote Premium ou eu consigo fazer isso na versão gratuita? Não consegui descobrir como faz.

    Obrigada! Beijos!

    Responder
    1. Thais Godinho

      Como assim notas em níveis?

      Responder
    2. Acho que você quis falar das tags, né? É só arrastar uma para dentro da outra. :D

      Responder
  2. Camila Primasi

    Toodledo na gaveta, por enquanto? =(

    Responder
  3. Marcelo Kannami Gimenez

    Olá Thaís!

    Mais uma vez parabenizo pelo blog e agradeço toda ajuda que tem nos dado!

    Para as tarefas continuo usando o Toodledo, para mim foi muito mais efetivo na hora da execução do que o Evernote.

    Falando no Elefante, gostaria de perguntar: com essa grande quantidade de notas, você não tem tido problemas de sincronização?

    Infelizmente eu tive muitos, inclusive no trabalho onde utilizava cadernos compartilhados com os colegas. Muitas notas desapareceram e entrei em desespero! O suporte não conseguiu me ajudar e no final das contas acabei migrando para o OneNote da Microsoft, que agora é gratuito. Tem substituído o Evernote à altura, recomendo que faça um teste se tiver curiosidade.

    Abraços!

    Responder
    1. Thais Godinho

      Oi Marcelo,
      Nunca tive. O que eu tenho feito é controlar o sync – não deixo no automático. Assim, se algo teoricamente se perder (ainda não aconteceu, mas se), eu tenho a estrutura salva em outro dispositivo.
      Vale lembrar que as notas ficam armazenadas em seu computador, na pasta do programa, para eventual consulta nesses casos.
      Abs!

      Responder
  4. Ellen Rodrigues

    Thaís, desde que acessei seu blog a primeira vez, venho tentando me organizar.
    Não é fácil! Como você mesma está sempre dizendo, se organizar é um processo, principalmente quando nosso desejo é ter uma VIDA ORGANIZADA, e eu venho buscando aprender pois organização não é o meu forte, acredito até que seja meu grande ponto fraco.
    Pensando em melhorar e de tanto ler seu blog, acabei de baixar o evernote no meu celular e no tablet (ambos tem Android), e estou amando, apesar de ainda estar aprendendo, mas já me livrei de andar com uma agenda e seis cadernos. Por isso: OBRIGADO MESMO!!!!!
    Só tem um problema, ainda não sei excluir cadernos no Evernote, na empolgação criei alguns que agora são desnecessários, por isso gostaria que me ajudasse, pois já entrei no site deles mas encontrei muito conteúdo que não me serviu de nada, e o que eu realmente precisava saber não estava lá. Parece bobagem, mas se puder ajudar fico grata.
    E desde já Obrigada por existir, por criar esse blog perfeito e por ser minha inspiração todos os dias.

    Responder
    1. Thais Godinho

      Ellen, eu ACHO que só é possível excluir nas versões web ou no próprio computador. No aplicativo, eu não tenho certeza.

      Obrigada por comentar!

      Responder
      1. Ellen Rodrigues

        Obrigado Thaís, você é muito atenciosa! Vou começar a usar no computador para ter mais recursos, apesar de o aplicativo estar me servindo bem, acredito que ambos se complementem.

        Responder
        1. Thais Godinho

          Acredito que sim também.

          Responder
  5. Lucia

    Embora eu não aprecie este tema e não leia sobre o assunto, acredito que tem muita gente interessada, eu gostaria de me interessar mais, mas ainda não consegui um ponto de partida. Já tentei usar estas ferramentas, mas prefiro a moda antiga, o caderno me atende bem. Vejo que o blog tem muito espaço para este assunto, mas tbm respeito o gosto dos outros leitores. Obrigada como sempre, Thais!

    Responder
  6. jéssica

    Olá Thais, você acha importante o sistema operacional do celular? digo em relação ao evernote, baixei mas não consigo usar, estou super frustada, não sei se isso tem ver com o modelo, quanto mais robusto melhor… enfim, você já teve de mudar de celular pra usar mais os recursos que ele oferecia principalmente a internet? acho que tenho que ter ou um tablet ou um celular mais moderninho, adoro seu blog, abraços!

    Responder
    1. Thais Godinho

      Jéssica, eu quase não uso no celular. Uso mais no computador e no tablet. No celular, uso geralmente para inserir notas rapidamente (e processar depois) ou consultar alguma informação através do sistema de busca.

      Responder
  7. Eduardo Celso

    Olá Thaís ótimo post. Parabéns!!! Quanto as tarefas, você abandonou o Toodledo? Ou fez alguma receita no IFTT para sincronizar com evernote?

    Responder
    1. Thais Godinho

      Tentei as recipes, mas preferi simplificar e manter tudo em uma única ferramenta.

      Ainda pretendo migrar minha agenda inteira para lá – quem sabe um dia?

      Responder
  8. Gustavo Justo

    Depois que li seu post de 19/2/14 (Como eu estou me organizando atualmente – versão fevereiro 2014), achei que você não largaria mais o toodledo 😄 ;-) .
    Acho bem legal essas adaptações, sempre usei o Omnifocus para aplicar o GTD (mesmo que parcialmente, venho adaptando cada vez mais) e evernote para todo o resto.
    Essas diversas mudanças (em tão pouco espaço de tempo), não “bagunçam” um pouco teus fluxos?
    Parabéns! 👏👏

    Responder
    1. Thais Godinho

      Bagunçam sim. Acho que nunca fiquei tanto tempo em processo de transição. Mas acho que vale a pena mudar sempre que não esteja atendendo. Quando voltei para o Toodledo, me senti fraquejando um pouco quanto ao uso do Evernote, pois sempre soube que dava para centralizar tudo lá. Foi me estruturando aos poucos e agora é o que me atende melhor, mas não tenho medo de mudar!

      Responder
  9. Robson

    Também já tentei colocar tudo no Evernote, mas falhei miseravelmente: não sou lá tão disciplinado assim, então ter que “executar o fluxo” manualmente complicou bastante.

    Hoje mantenho o arquivo de referencia no Evernote e as tarefas no Toodledo, e quando as tarefas são completadas viram notas no elefante, via IFTTT. Tarefas com data no Toodledo viram compromisso no Google Agenda, assim como notas com tags especificas e data também vão parar no Google, então considero que a parte de “consultar” meu sistema GTD está bem resolvida, mas tenho problemas na coleta e no processamento. Como você faz esses dois itens? Quando uma nota da Inbox vai para o Processed por exemplo, quando você realiza a ação ou quando processa? E você utiliza algum tipo de classificação já na coleta? Quando você utilizava o Toodledo, quando os itens coletados eram criados lá?

    Responder
    1. Thais Godinho

      Separo alguns períodos do dia para fazer o processamento. Antes eu deixava para fazer só uma vez por dia, em um período maior, mas era estafante.

      Coleta não é para classificar, é só para tirar da mente, senão complica. ;D

      Responder
  10. FÁBIO

    Pessoal, o Evernote no PC tem mais recursos de gerenciamento e configuração do programa que na forma de App para smartphone. No smartphone é mais simples. Deletar, mover, enfim organizar o próprio Evernote, é melhor usar o PC. Agora, o smartphone eu acho importante, você tira uma foto de um cupom fiscal de algo que comprou, ou comprovante de pagamento, e já “upa” rapidamente para o cardeno específico.

    Responder
  11. Thiago Dória

    Thais, você não tem uma estrutura de tags dentro de “Reference”?

    Responder
    1. Thais Godinho

      Sim, alfabética. =)

      Responder
      1. Thiago Dória

        Bacana. Mas nela estão só as letras do alfabeto ou etiquetas específicas, como “Hotéis”, “Imposto de Renda”, “Receita”, “Exame”, etc.?

        Responder
        1. Thais Godinho

          Thiago, eu sigo a recomendação do David Allen para o GTD, então se eu tenho uma tag chamada “Beatles”, em referência, ela entra como subtag de “B”, e assim vai para todos os outros assuntos. Em outros posts sobre o Evernote eu detalho melhor, se tiver interesse.

          Responder
          1. Thiago Dória

            Muito obrigado, Thais! Tenho interesse, sim.
            Parabéns pela participação no Hangout!

            Responder
      2. Manuela Rodrigues

        Olá Thais,

        Lendo o post e esse comentário do Thiago, sobre a tag REFERENCE, eu não identifiquei onde se encontra essa tag na sua estrutura atual. Ela está dentro de algum nível do caderno Processed (estrutura GTD)?

        Responder
        1. Thais Godinho

          Tenho dois cadernos: Inbox e Processed.

          No Processed, só entram as notas processadas, ou seja, que receberam tags.

          Existem duas macro tags: Gerenciamento GTD e Reference. Dentro disso tudo, as sub-tags descritas no post.

          ;D

          Responder
  12. Gabriela

    Olá Thais,

    Faz um tempo que acompanho seu blog, e comecei a usar o GTD com base nas suas dicas, estou com uma duvida. Eu estou no segundo ano do ensino médio, e os professores passam muitos trabalhos, lições de casa com datas para serem entregues. Eu fico em duvida, se esses trabalhos e lições devem ser inseridos na agenda como compromissos, pois tem datas para serem cumpridas, ou se eu arquivo como terefa no Evernote, pois normalmente tem muitas especificações, anotações de como devem serem feitos etc. Gostaria de uma dica.

    Muito obrigada, adoro seu blog!

    Responder
    1. Thais Godinho

      Eu trataria cada disciplina como um projeto e cada trabalho ou assunto como subprojeto. É bem pessoal e cabe a você escolher como funciona melhor na sua estrutura.

      Prazos são lembretes. Ou você coloca na agenda, ou coloca no tickler – mais uma vez, está com você. =)

      Responder
    2. Thais Godinho

      No mais, para usar o GTD, vale a pena ler e reler o livro, para conhecer bem o método. É importante diferenciar tarefa de projeto etc. ;D

      Responder
  13. Michelle

    Oi Thais,

    Você pode explicar melhor sobre as áreas de foco? Qual a diferença entre elas e o contexto?

    Responder
    1. Thais Godinho

      Uma coisa não tem nada a ver com a outra, basicamente. ;D

      Como estou no celular, recomendo duas opções:

      1 – Ler o livro do GTD, a melhor fonte do método. Vale a pena se quiser aplica-lo, pois aqui eu só dou a minha visão a respeito.

      2 – Ler posts anteriores do blog onde já foi escrito um montão sobre isso e talvez ajude.

      Obrigada por comentar!

      Responder
  14. Viviani

    Thais acompanho suas publicações a algum tempo , e fui tentando te acompanhar no auge da empolgação evernote , mas quando em um belo dia vc jogou balde água fria ao retornar ao gerenciador de tarefas toodledo confesso fiquei um pouco desorientada e até sem entender , agora vc voltou a gerenciar tarefas no evernote ??? Nossa !!! Agora fiquei sem entender mesmo principalmente após ler sua publicação defendendo o uso do aplicativo toodledo … Desculpa a sinceridade e até entendo que seu compromisso e com sua própria busca da melhor forma de se organizar mas são mudanças de opinião em muito pouco tempo , não que isso tire sua credibilidade mas me leva a dúvidas , desculpa mas só lhe digo porque admiro muito suas idéias , matérias e profissionalismo.
    Abraço
    Viviani

    Responder
    1. Thais Godinho

      Viviani, então você deve ter lido meu post onde abordei justamente esse tema. Estou aqui para testar. Esse é meu papel como blogueira que fala de produtividade, gestão do tempo etc. O que eu falo não é regra – é um blog pessoal com sugestões.

      Se a gente tem todo o direito de voltar a tentar um relacionamento com um ex-amor, por que não poderia voltar a testar outra ferramenta? E tipo, é muito menos importante.

      O que eu venho descrevendo e a maioria dos leitores interessados têm acompanhado é que tem sido um caminho cheio de descobertas, que compartilho com vocês. Ainda bem que eu mudo de ideia. Brigue comigo quando isso não acontecer. ;D

      Responder
  15. Manuela Rodrigues

    Agoooora sim, tudo fez sentido rsrs. Obrigada ;)

    Responder
  16. Marcus Vinicius Pinheiro

    Bom dia, Thaís. Quatro horas atrás, encontrei seu blog e venho lendo alguns posts e abriu totalmente a minha mente para o uso do Evernote. Sempre o tive, porém para uso bem simples. Decidi colocar a minha vida dentro dele. Acabei de comprar o livro do GTD e ainda vou lê-lo.

    Mas lendo seus posts e conhecendo agora a sua estrutura de tags no Evernote, me veio algumas perguntas: Na hora do processamento de uma nota, com essa quantidade de tags que você possui, como colocar as tags certas na nota? Como lembrar de todas as tags que possui? Coloco apenas a ultima subtag?

    Sem querer abusar, poderia dar um exemplo de processamento de uma nota.

    Obrigado e parabéns pelo blog.

    Responder
    1. Thais Godinho

      Oi Marcus Vinicius,

      Em outros posts, expliquei bastante sobre esse assunto. Existe um post com o fluxograma do GTD no Evernote, que pode te ajudar de forma mais específica. Recomendo que leia pois, se eu explicar por aqui, não ficará tão completo quanto o post que preparei sobre o assunto.

      Obrigada!

      Responder
  17. Erika Rodrigues

    Olá Thais, eu de novo por aqui. É que seu blog é bom demais! Já virou meu guia de referência de leitura diária. <3
    Como já comentei antes, estou implementando o GTD no evernote baseando-me nas suas dicas (e no livro do David Allen, obviamente) e estou com a seguinte dúvida: como taggear as notas de suporte a projetos?
    Pensei em colocar simplesmente a tag do projeto, mas com o tempo a tendência é ter muitas notas ficará tudo misturado e difícil de visualizar.
    Pensei agora: tag do projeto + tag 'suporte' (ou equivalente). Nesse caso seria só usar as 2 tags no filtro que eu conseguiria visualizar todas as notas de suporte àquele projeto.
    Ou ainda simplesmente usar as tags do grupo de referências (mas aí perco a referência ao projeto, a menos que use alguma indicação no título da nota).

    Acho que só o fato de te escrever já me ajudou rs… estou bem inclinada pela 2a opção (tag do projeto + tag suporte).

    Como vc faz? Provavelmente algo incrivelmente simples que não me ocorreu. rs
    Obrigada pela presteza de sempre.
    Beijo!

    Responder
    1. Thais Godinho

      Erika, eu mudei bastante o sistema e estou planejando uma série de posts para mostrar direitinho como estou fazendo.
      Com relacao a arquivos de suporte a projeto, eu uso somente a tag do projeto. Depois, quando ele é concluído, eu decido se arquivo em referência (se for algo que valha a pena guardar) ou se continuo mantendo somente naquela tag.
      Tenho buscado simplificar e, para mim, quanto menos tags, melhor, mas pode ser que para você funcione de outro jeito.
      Bjo

      Responder

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