Como organizar: Arquivos no escritório

>Nem tudo é informática. O escritório sem papel – em nossa opinião – é uma utopia. Portanto, seja craque no assunto “Arquivamento”, tanto para a execução do trabalho quanto para a orientação de sua eventual assessora/equipe. Periodicamente você obterá nesta pasta do nosso site algumas dicas valiosas para uma boa prestação de serviços nesta área.

Comecemos por alguns itens que podem aumentar sua produtividade e a qualidade do trabalho:

1) Padronização: Este é um item vital para garantir produtividade e qualidade. Separe cada assunto por cores. Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas. Garanta que haja títulos claros e procure manter um padrão inclusive nos tipos de letras usadas. Rotule pastas, gavetas e armários com etiquetas de boa qualidade.

2) Planejamento: Separe toda a papelada e documentação previamente. Se for necessário um tempo antes do arquivamento. Deixe tudo separado por clipes com indicações claras do local destinado para arquivo.

3) Regularidade: Não deixe acumular a papelada. Mantendo um sistema de arquivo diário você e seus colaboradores e colegas vão se sentir melhor. O acúmulo de papéis sem arquivo aumenta o risco de perdas e conturba o ambiente.

4) Pastas: Dê preferência às pastas tipo caixa. É mais fácil a identificação e o posicionamento. Faça uso também das pastas suspensas. Aplique subtítulos, dividindo em seções, por assunto.

5) Tamanhos: Evite sobrecarregar pastas de forma a que elas mal possam ser arquivadas. Procure manter pastas de até 3 cm de espessura na quantidade de papéis.

6) Atualização: Descubra um sistema de atualização, de tal forma que você possa periodicamente fazer uma “limpeza” e não sobrecarregar o arquivo. Veja se há papéis cujo conteúdo está no computador e, portanto, dependendo do caso, ele é desnecessário.

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Comentários

Comentários via Site

  1. Taty comentou em June 1, 2012

    Thais, vc tb escreve no Secretaria Moderna? Esse post seu está lá sem nenhum crédito… Achei ao buscar o q é uma pasta do tipo caixa… segue o link! http://www.secretariamoderna.com.br/NewNoticia.php?pChv===AUWZFWV5mTXJFbaNVTWJVU

    1. Thais Godinho
      Thais Godinho respondeu Taty em June 22, 2012

      Taty, não escrevo não. Obrigada por avisar.

  2. Débora Santos comentou em December 4, 2013

    Sou menor aprendiz no RH de uma obra civil, a mesa da minha chefe é cheio de papel e ela sempre usa a desculpa de que não tem tempo e para ajudar queria pelo menos deixar as coisas organizadas mesmo não sabendo do que esses papeis se tratam. Mais tenho dificuldade por onde começar.

    1. Thais Godinho
      Thais Godinho respondeu Débora Santos em December 4, 2013

      Se a pessoa não me pede ajuda eu não interfiro.

    2. Wendy Louise respondeu Débora Santos em April 27, 2014

      Debora Santos, voce poderia organizar a sua mesa com as ideias que acredita que tambem seriam boas para organizar a mesa da sua chefe. Separe seus papeis por assunto, canetas, clipes, etc. Assim, ao ver a sua mesa organizada, pode despertar na sua chefe a vontade de que o mesmo seja feito na mesa dela. =)