Guia do Vida Organizada para aplicar o GTD no Todoist – Parte 8 – Opções avançadas para usuários Premium do Todoist

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Continuamos hoje com nossa série de implementação do GTD no Todoist. Ela servirá como exemplo de aprendizado da parte Organização da série Aprenda GTD. Ou seja, você que vem acompanhando a série, aprenderá agora a organizar todo o seu sistema com o exemplo do Todoist. Hoje vamos falar sobre como podemos utilizar os recursos premium da ferramenta para otimizar o nosso sistema GTD. Este é o último post da série.

Acompanhe todos os posts desta série através da tag Guia GTD e Todoist.
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Por gentileza, leia antes o post Como usar o GTD no Todoist – uma introdução, que traz conceitos básicos sobre a ferramenta. Para conhecer o GTD, recomendo que leia todos os posts da série Aprenda GTD até aqui, pois é onde abordo didaticamente todos os conceitos do método. Nossa série abordará a implementação direta, sem esclarecer conceitos básicos que já foram vistos nesses posts anteriores.

Quais são os recursos Premium

O Todoist pode ser utilizado em sua versão gratuita sem problemas. Toda esta série foi projetada para que você possa usar o GTD na ferramenta ainda na versão grátis. Este post serve apenas para mostrar os recursos premium e como você pode melhorar o uso da ferramenta se assinar a versão paga (28,99 dólares ao ano / menos de 3 dólares por mês).

  • Inserir comentários nas tarefas
  • Inserir arquivos, anexos e gravações de áudio nas tarefas
  • Inserir lembretes ilimitados nas tarefas (por horário ou geolocalização)
  • Ter backup automático de todo o sistema diariamente
  • Inserir etiquetas nas tarefas e personalizar suas cores
  • Criar filtros para as mais diversas variáveis
  • Pesquisa super eficiente de tarefas e projetos
  • Analisar tarefas concluídas
  • Exportar as tarefas para visualizar em um calendário diferente
  • Adicionar e-mails como tarefas
  • Criar templates de projetos
  • Ter sincronização automática

Compare todos os recursos da versão gratuita com a versão paga aqui.

Vamos ver como alguns recursos premium podem otimizar a aplicação do seu GTD na ferramenta.

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Etiquetas nas próximas ações

Você pode usar etiquetas para qualquer coisa, na verdade, mas nesta série, nossa recomendação é que você use para definir contextos para as próximas ações. Isso é muito útil porque você pode inserir contextos nas ações avulsas e nas ações dos projetos.

Como nós vimos na Parte 2 desta série, a recomendação para quem tem a versão gratuita é criar “projetos” (listas) para os contextos. Eu mesma, que tenho a versão premium, usei assim durante bastante tempo. Porém, as ações dos projetos precisariam ficar separadas deles, o que algumas pessoas não gostam. Se for o seu caso, com as etiquetas você pode manter as ações dentro do seu projeto e, com as etiquetas, atribuir os contextos.

No dia a dia, você acessará apenas a lista de contexto através das etiquetas e poderá executar as ações, sendo elas avulsas ou parte de projetos.

Você pode ainda alterar a cor das etiquetas para personalizar ainda mais o seu sistema, deixando cada uma com a cor que torne o processo mais dedutivo para você. Como eu mostrei aqui, por exemplo.

Algumas pessoas gostam de inserir nas ações não apenas os contextos, mas a duração das ações e nível de energia. Eu não recomendo. Além de ser uma complicação a mais, há o risco de processar errado. Por ex, se eu estiver com a energia boa, tem ações que eu faço em 15 minutos mas, se eu estiver com a energia baixa, para a mesma ação eu levaria 1 hora. Os critérios de tempo e energia são critérios que devem ser avaliados no momento da execução, não do processamento e organização. Por isso, você pode querer usar, mas não é recomendação da DAC (David Allen Company). E pode mais complicar que facilitar.

Enviar informações e ações por e-mail

Em vez de copiar e colar, você pode enviar informações diretamente por e-mail para o seu Todoist. Há um endereço de e-mail para cada projeto ou você pode instalar uma extensão do Google Chrome que serve exatamente para isso.

Eu não costumo enviar e-mails para o meu Todoist direto porque preciso processar individualmente e manualmente (tenho mais controle), mas muitas pessoas utilizam esse recurso e não vivem sem ele.

Inserir notas nas ações

Um dos recursos mais úteis é poder inserir arquivos, notas e gravações de áudio nas ações do Todoist. Para quem compartilha suas listas, então, isso é uma maravilha. Dá para trocar ideias sobre absolutamente tudo ali.

Criar templates para projetos semelhantes

Você pode exportar as ações de um projeto inteiro e depois importar um novo. Isso é muito útil para projetos semelhantes, como a organização de viagens e eventos, por exemplo.

Lembretes nas ações

Se você ainda não estiver acostumado a verificar suas listas quando estiver no contexto adequado, você pode contar com essa pequena ajudinha dos lembretes, especialmente para ações que precisa fazer enquanto estiver na rua. Uma das coisas mais incríveis já inventadas é o lembrete por geolocalização, que faz com que o sistema te avise de um lembrete quando você chega a um determinado lugar.

Filtros

Um dos recursos mais populares do Todoist Premium são os filtros. Eu procuro não complicar muito o meu sistema GTD, inserindo muitas informações, mas algumas pessoas gostam de ter o máximo possível de detalhes sob controle. Uma recomendação de filtros que eu faço é com base em prioridades e com base no prazo de conclusão das ações.

Posso ter novas ideias no futuro mas, hoje, eu recomendo os seguintes filtros:

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O que é prioridade para o GTD? O David diz que o critério de execução “prioridade” diz respeito aos níveis mais altos, mesmo que inconscientemente. O Todoist tem 4 níveis de prioridade com base em bandeirinhas de cores diferentes:

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O que eu recomendo com base no GTD:

  • Bandeirinha vermelha – Prioridade 1 – Ações que conversam com os níveis mais altos (horizontes 3 a 5)
  • Bandeirinha laranja – Prioridade 2 – Ações que são muito importantes para manter standards nas áreas de foco (horizonte 2)
  • Bandeirinha amarela – Prioridade 1 – Ações relacionadas a projetos (horizonte 1)

A bandeirinha branca é a prioridade padrão das ações e não vamos mexer nele. Diz respeito às próximas ações avulsas, por assim dizer.

Então, ao criar próximas ações, você pode definir qual a sua prioridade com base nos critérios acima. Isso fará com que você veja essas ações sempre no topo da lista, ao acessar suas listas de contextos.

Você pode então criar um filtro para cada uma delas, como mostrei no print acima, apenas para verificar quais são as ações que você selecionou com tais prioridades.

O último filtro que criei foi um filtro para visualizar todas as ações com prazos para o mês em questão. Acho isso bastante útil para ter uma visão geral do mês e poder adiantar as ações que eu conseguir.

Conclusão

E é isso! Esses são os recursos premium que eu acredito otimizarem bastante o uso do GTD dentro do Todoist! Existe um post no blog do Todoist que fala sobre recursos (premium e gratuito) extras muito bacanas – vale a pena a leitura.

Toda esta série do Todoist foi construída para complementar a série Aprenda GTD. Com a conclusão de nossa série do Todoist aqui, voltaremos aos conceitos do GTD por lá.

Obrigada por terem acompanhado e, qualquer dúvida, por favor, postem nos comentários. Obrigada!

9 Comentários

  1. Oi Thais, excelente série sobre o Todoist, realmente ajudou a entender melhor a ferramenta.
    Senti falta do resurso de copiar tarefas ou grupo de tarefas, ele existe?
    Obrigada. 😉

    • Sim, está no post como template de projetos.

      Não sei se era exatamente isso o que você procurava. Qualquer coisa me fale.

  2. Thaís, boa noite.
    Sou super fã do seu blog, já fiz curso on line contigo. Enfim…
    Sei que vc gosta de música, como faço para te mostrar nosso trabalho de MPB?
    Bjos

  3. Thais, acabei de ler o livro do David Allen e em seguida li o seu Vida Organizada! Parabéns pelo trabalho, pelo livro e pelos posts super detalhados. Agora acompanho seu blog pelo Feedly (para não sobrecarregar o Gmail rs). Está sendo muito bom me reorganizar na sua companhia. Eu já conhecia o V.O. e cheguei a fazer uma assinatura do Toodledo por sua recomendação. Usei por um ano e os objetivos que escrevi ali me trouxeram muitos frutos até hoje! Agora estou no Todoist. Queria te oferecer uma ilustração de presente. Dê uma passadinha no meu blog e veja se gosta dos desenhos — seria um prazer! 🙂

  4. Thais, sou usuária do Todoist há um ano mas eu estava subutilizando o app por não saber como usar direito as funcionalidades dele. A sua série me abriu os olhos e to simplesmente AMANDO Todoist! Esse recurso dos Templates é sensacional e era tudo que eu precisava. Sou advogada e tenho um passo a passo super repetido quando um cliente me procura desejando ingressar com a ação e volta e meia eu esquecia um ou outro item e tinha q correr contra o tempo q nem uma doida.. rs Agora estou importando o modelo pronto e adaptando uma ou outra tarefa para os clientes específicos. Amei demais! Muito obrigada 🙂

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