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Os feriados prolongados são bons porque nos dão a oportunidade de fazer viagens um pouco maiores que um único final de semana ou pelo menos descansar um pouco mais. Seja como for, é inevitável voltar depois dele um pouco desorientado(a), então seguem as minhas dicas para tornar esta terça-feira bem mais produtiva:

  • Não abra seu e-mail assim que chegar no trabalho. Em vez disso, dê uma olhada na sua agenda da semana e veja o que tem pela frente: reuniões, compromissos, lembretes. Com isso, você já saberá quanto tem de tempo disponível para o trabalho propriamente dito. Já anote também providências que você precisa tomar, como criar e enviar a pauta de uma reunião que acontecerá na sexta-feira.
  • Veja como foi a sua semana anterior. Verifique sua agenda da semana passada, as reuniões, os prazos e o que ficou pendente. Se você tiver deixado anotações, melhor. Se tiver um sistema de gerenciamento de tarefas, excelente! Pois assim você terá controle do que foi feito e do que ficou para a semana que está começando agora.
  • Defina suas 3 “big rocks” para o dia. “Big rocks” é um termo comum utilizado quando se fala em produtividade, que significa as 3 coisas mais importantes para fazer em cada dia. Ou seja, o mundo pode acabar, mas aquelas três coisas têm que estar concluídas até a meia-noite. Uma delas pode ser “organizar a semana”, que é o que você está fazendo agora. As outras duas podem ser pendências urgentes que ficaram da semana passada. Por isso é importante conhecer o cenário, o que descrevi nos dois primeiros itens. Ao final do dia, defina as 3 big rocks do dia seguinte. A ideia é fazer isso diariamente.
  • Trabalhe nas suas big rocks. Quero que você tenha concluído suas três principais tarefas ainda pela manhã.
  • Confira seus e-mails. Somente depois de concluir as big rocks, é hora de checar seus e-mails. Para fazer isso de maneira otimizada, veja como eu faço aqui.
  • Faça uma pausa para o almoço. Depois de conferir seus e-mails e processá-los (explicação do termo no link acima), pare um pouco para almoçar. Coloquei este item porque muitas pessoas vêem a quantidade de coisas que têm para fazer e deixam de almoçar acreditando que, assim, serão mais produtivas, mas isso não é verdade. Precisamos descansar. Faça a sua pausa para o almoço e volte com a cabeça um pouco mais descansada para o segundo período de trabalho.
  • Trabalhe em suas tarefas de rotinas. Todos temos as nossas.
  • Cumpra seus compromissos agendados. Verifique na sua agenda.
  • Realize as outras tarefas agendadas para este dia.
  • Verifique seus e-mails novamente faltando 1h para ir embora. A ideia é resolver problemas antes do fim do dia útil. Também aconselho a desligar todos os alertas de chegada de e-mails ao longo do dia, para focar no que realmente interessa.
  • Estabeleça as 3 big rocks do dia seguinte.
  • Vá embora no horário. Nada de fazer hora extra só porque teve alguns dias de folga. Ser produtivo é lidar com o tempo que tem.

Boa semana para você!

Observação: Dias 18 e 21 foram feriados aqui no Brasil. Se você morar em outro país, pode não ter entendido direito o tema deste post, mas é por isso. =)

Thais Godinho
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Revista Vida Simples
25 bons motivos para você se organizar
… vem a vida e muda todas as regras

 

  1. Bruna Zampieri 22/04/2014

    Essa parte do email pra mim não funciona. Faço estágio no setor de compras de um órgão público de manhã e a tarde trabalho em uma agência de intercâmbio, em ambos, posso dizer que 80% do trabalho está nos emails.
    O que eu faço é o contrário, chego e já vou conferindo as caixas de entrada pra ver os orçamentos que chegaram dos fornecedores e respostas dos meus clientes. Disso depende todo o resto. Se meus fornecedores responderam, posso fechar a compra, senão, tenho que ficar ligando pra cobrar. Da mesma forma com os clientes, se eles não responderam meu email, agendo um novo contato.
    De resto, a parte de revisar e planejar eu faço, é essencial.

  2. Marcelo 22/04/2014

    Perfeito.. como foi bom ter lido isso antes de trabalhar! Vou colocar tudo isso em prática.. (até a última dica – “Vá embora no horário”)

  3. Fernanda Scafi 22/04/2014

    E como eu preciso disso!! Tô correndo aqui hj entre o feriado e uma viagem para uma feira amanhã e nem sei o q fazer primeiro! Pelo menos no próximo que tá chegando eu já me organizo melhor!

  4. Jess 22/04/2014

    estou tentando colocar em prática isso, mas a questão do e-mail não dá.
    Sou freelancer e se não respondo logo perco clientes :/

    Fiquei a manhã toda respondendo e-mails e não fiz o que tinha de fazer.
    mas minha meta é implementar as dicas de ler e-mails 2x no dia. Só não sei como fazer sendo freela. :/

    beijos e valeu as dicas

    • Thais Godinho respondeu Jess 22/04/2014

      O negócio é adaptar ao melhor intervalo para você. O que não dá é para ficar o dia todo com a caixa aberta, pois isso mata a produtividade. A não ser que você trabalhe com help desk, não recomendo.

      • FairyBlack respondeu Thais Godinho 23/04/2014

        No meu serviço, trabalho com helpdesk, então a parte dos emails realmente não dá para evitar.. O que faço quando vejo que tenho muitas coisas para fazer (a exemplo de um pós-feriado) é, antes de abrir o email, unificar as tarefas do dia e os compromissos em uma única lista (tarefas separadas de compromissos, mas em um único papel ou bloco de notas) e deixar bem à vista, para eu ter uma ideia geral das coisas que preciso fazer por fora dos atendimentos. Então vou fazendo nos intervalos, dando prioridade aos compromissos, depois às tarefas… Não é o meio mais produtivo como você mesma disse, mas é o melhor que dá para fazer com um serviço em que se tem tantas “interrupções” /:

  5. Tatiana 22/04/2014

    Procuro sempre deixar as tarefas organizadas e a agenda organizada antes do feriadão. Assim, quando chegar ao trabalho depois desse período, já sei logo por onde começar.
    Thais, e quais suas dicas quando existe um dia de trabalho no meio do feriado? Por exemplo, no Rio de Janeiro amanhã (quarta, 23/04) é feriado do Dia de São Jorge. Imagina a produtividade da galera depois de um feriadão de 4 dias e a expectativa pela folga do dia seguinte…
    Também vai ter o 1º de maio, Dia do Trabalho, cairá na quinta-feira. Aqui no trabalho, não vão enforcar a sexta-feira. Eu mantenho meu ritmo e minhas rotinas, mas sempre existe aquele colega que fica enrolando até o expediente acabar, rs.
    Um abraço!

  6. Sibelle 22/04/2014

    usando a partir de hj e para todo sempre o termo “Big Rocks” … adorei!

  7. Jonas Ribeiro 26/04/2014

    Olá Thais, tenho acompanhado seu blog e gosto muito. Estou lendo o livro Trabalhe 4 horas por dia (que conheci através do seu blog) e percebi que algumas dicas que vc postou aqui são mencionadas no livro, também estou neste dilema quanto da leitura dos e-mails duas vezes por dia… Gosto muito desta técnica das “big rocks”, ficou um post muito bom, parabéns.

    • Thais Godinho respondeu Jonas Ribeiro 27/04/2014

      Esse livro deu uma chacoalhada na minha vida; é assim que eu gosto. Dicas maravilhosas e uma filosofia de vida que certamente estou adotando. Obrigada por comentar!

  8. Bruno David 12/02/2016

    Thaís,

    Muito obrigado por mais uma ótima postagem.

    Utilizo a técnica das big rocks para projetos. Penso em usar também para as 3 principais ações do dia. Achei legal que você sugeriu que a decisão das ações big rocks sejam feitas no dia anterior. Gosto de reservar minha energia para agir. Quando concentro muitos processos de decisão no começo do dia, acabo gastando energia demais.

    O que você sugere para o meu caso. Tenho muitas chefias. Eles improvisam muito e a agenda muda toda hora. Alguns trabalhos entrego direto para presidência.

    Muitas vezes perco compromissos médicos porque são agendadas reuniões fora de hora de apresentação de trabalhos que eu coordeno ou executo. As tarefas agendadas anteriormente ou são remarcadas ou devem ser executadas do jeito que der. E eu gosto e me sinto bem fazendo o trabalho bem feito. Qualidade é importante para mim.

    Percebi que tenho que ser flexível. Mas ajustes de horários constantes são complicados, já que cada chefe tem suas preferências.

    Esse ano não quero sair depois do horário. Porém, num período de cortes, não ando recusando trabalhos.

    O que me sugere?

    Abraço!

    • Thais Godinho respondeu Bruno David 16/02/2016

      Vou dar algumas dicas que espero que ajudem:

      – Faça uma lista das chefias e das suas responsabilidades para cada uma delas. Tudo aquilo que você precisa prestar contas a cada chefia. Isso é o escopo do seu trabalho.

      – Deixe reservadas algumas horas do seu dia “sem planejar”, apenas para essas mudanças e imprevistos.

      – Tenha uma lista completa das suas prioridades e, sempre que se sentir sobrecarregado, negocie com seus chefes o que eles sugerem que você tire da lista para abrigar demandas novas.

      • Bruno david respondeu Thais Godinho 29/02/2016

        Thaís, muito obrigado pelas dicas.

        Estou implementando algo bem parecido. Preciso aprimorar a lista de chefias e responsabilidades com cada uma delas.

        Preciso separar aquilo que eu acho que é minha responsabilidade daquilo que realmente é. Acho que é algo que deverá ser construído aos poucos. Fiz a minha “impressão de responsabilidades” e irei refinar com o tempo. De preferência, com ajuda dos meus superiores.

        Estou aprendendo a negociar de forma mais leve. Percebi que eu queria sempre um trabalho de qualidade, mas pecava ao buscar fortemente conversas mais frequentes sobre o andamento das tarefas. Quando iria negocias algo, tinha muito peso/carga negativa envolvida. Estou melhorando graças ao blog e aos comentários de colegas no grupo do GTD.