Como definir prioridades e executar tarefas

Prioridades devem guiar as suas escolhas, mas quando temos tantas atividades no dia-a-dia, pode ser difícil decidir o que é mais importante e deve ser feito primeiro. E, para descobrir, você precisa atribuir à tudo na sua vida algum significado. Afinal, por que você está fazendo determinadas coisas?

Por que você está trabalhando nesse emprego atual? Por que você escolheu determinado curso de especialização para fazer? Por que você comprou uma moto em vez de um carro?

David Allen utiliza uma analogia espacial para ajudar quem usa o método GTD:

  • 50.000 pés: Vida (longo prazo)
  • 40.000 pés: Visão de 3 a 5 anos (médio prazo)
  • 30.000 pés: Objetivos atuais a 2 anos (curto prazo)
  • 20.000 pés: Áreas de responsabilidade
  • 10.000 pés: Projetos em andamento
  • No chão: Ações em andamento

Começando de baixo:

No chão: Ações em andamento

Aqui está a sua mais que conhecida lista de tarefas a concluir: todas as ligações que precisa fazer, os e-mails que precisa responder, as pendências na rua, os comunicados que você precisa dar ao seu chefe e os compromissos que precisa cumprir. Se você pudesse parar o mundo agora, você conseguiria resolver todas as suas pendências em cerca de poucas horas.

10.000 pés: Projetos em andamento

Todos nós sempre temos projetos em andamento para resolver. Projeto é toda tarefa que demanda mais de uma etapa. Exemplos: consertar o computador, preparar a noite do Dia dos Namorados (incluindo comprar presente), livrar a casa da tralha, mudar de emprego, mudar de casa, emagrecer 10kg, arrumar o guarda-roupa, pintar a garagem. David Allen diz que uma pessoa comum tem, em média, 60 projetos em andamento na sua vida, e você provavelmente não deve fugir a essa regra.

20.000 pés: Áreas de responsabilidade

Você tem projetos e tarefas em andamento porque é responsável por diversas áreas em sua vida. Você tem determinadas funções em seu emprego, em casa, na faculdade, no grupo de estudos, no time de futebol, no seu círculo de amigos. Uma pessoa tem cerca de 15 áreas de responsabilidade, tais como: saúde, família, trabalho, finanças, espiritualidade, educação etc. Fazer uma revisão dessas responsabilidades pode ajudá-lo(a) a encontrar foco na sua lista de projetos.

30.000 pés: Objetivos atuais a 2 anos (curto prazo)

O que você espera fazer e/ou concluir atualmente ou no máximo em dois anos pode te dar uma dimensão para definir seu trabalho no dia-a-dia. Muitas vezes ficamos desanimados com a rotina porque nos esquecemos desses objetivos. Lembrar deles pode repôr a verve. Ficar de olho nessas metas também nos ajuda a lembrar do que já fizemos e do que falta fazer, guiando as próximas ações e nos ajudando a planejá-las com mais antecedência.

40.000 pés: Visão de 3 a 5 anos (médio prazo)

Saber o que você pretende estar fazendo daqui a cinco anos não é só uma pergunta comum em entrevista de emprego; é um exercício constante de revisão de metas e do que é importante para você. Planos estratégicos para a empresa, o nascimento de um filho, uma viagem mais longa, um mestrado. Todas essas são decisões importantes que podem guiar suas ações ainda hoje.

50.000 pés: Vida (longo prazo)

Esse é o grande cenário – o que você gostaria de dizer que fez quando se der por satisfeito. Envolve seus valores, sua missão de vida. Quem você é? Onde gostaria de chegar? Se estivesse com 100 anos de idade e olhasse para trás, gostaria de ver o quê? Ter feito o quê? Ter sido o quê? Um bom pai, por exemplo? Então traga para o presente: o que você tem feito hoje para contribuir com esse objetivo de vida?

As analogias acima podem parecer arbitrárias, mas elas estão interligadas. Por exemplo: você pode trabalhar em um emprego que não tenha nada a ver com seus objetivos de médio a longo prazo, então talvez seja a hora de mudar. Ou então, você trabalha erm algo que aparentemente não tem conexão alguma com os mesmos objetivos, mas você tem um plano. O importante é que tudo o que você faz hoje deve estar ligado aos seus objetivos de longo prazo, pois definirá quem você é.

Estabelecer prioridades nada mais é do que viver uma vida coerente, de acordo com os seus valores e o que acredita ser o certo. E o que isso tem a ver com organização? Tudo! Saber quem você é e para onde vai é a única maneira de ter uma vida organizada.

“Tudo o que temos de decidir é o que fazer com o tempo que nos é dado.”
– Gandalf, em O Senhor dos Anéis, por J. R. R. Tolkien

Thais Godinho

Organizadora profissional e publicitária, criou o blog para ajudar as pessoas a se organizarem.

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