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Posts na categoria Você.

23 Apr 2014

Enquete: Como você trabalha?

Gosto de realizar algumas pesquisas com os leitores do blog para conhecê-los melhor e elaborar temas que agradem ao escrever os textos. Desta vez, gostaria de fazer algumas perguntas sobre qualidade de vida no trabalho, e agradeço de antemão a disponibilidade de cada um para responder! É bem rapidinho e as perguntas são de múltipla escolha. Obrigada!

Clique aqui para acessar o formulário, caso não esteja visualizando-o acima.

08 Apr 2014

O que é o tickler e como funciona?

Tenho recebido essa pergunta constantemente, então resolvi escrever um post explicando do que se trata, pois assim pode ficar como referência no blog e ajudar os outros leitores.

Tickler é um termo utilizado pelo David Allen em seu livro “A arte de fazer acontecer” (Getting things done) e uma técnica aplicada ao método GTD de organização.

O que é?

Imagem: homesteadrevival.blogspot.com

Imagem: homesteadrevival.blogspot.com

É um conjunto formado por 43 pastas que representam 12 meses e 31 dias. Você pode ter essas pastas físicas (em um arquivo de pastas suspensas, por exemplo) ou em formato digital (em pastas ou no Evernote). A ideia é colocar dentro da pasta do mês ou do dia arquivos, papéis, contas, pautas de reunião e muitos outros tipos de documentos que você precisará utilizar naquele dia ou mês em questão. Vale lembrar que no livro do David Allen ele explica e mostra direitinho como fazer, então tenha o livro como referência sempre.

Como eu utilizo

Já tive um arquivo físico, mas hoje já não o uso. Utilizo somente a versão digital, que montei no Evernote através de uma estrutura de tags.

agenda-gtd-evernote

Eu marco as notas com as tags necessárias (do mês ou do dia) sempre que eu precisar acessá-la por qualquer motivo naquela data. Se eu souber o dia específico, já marco com o dia. Se não sei, mas sei o mês em que devo precisar, marco com a tag do mês.

Uso para tarefas, pautas de reunião, contas a pagar, documentos a revisar e muitos outros.

Você precisa ter somente 31 tags para os dias porque, à medida que os dias passam, você as transfere para o mês seguinte. Por exemplo, hoje é dia 8. Eu abri a tag de hoje, peguei o que precisava, e a arrastei para a tag de maio, depois do dia 7, que já coloquei ontem. Agora, minha tag de abril tem somente as tags de 9 a 30, enquanto a tag de maio já tem as tags de 1 a 8.

Quando abril acabar, todas as divisórias do dia estarão já na pasta de maio. E assim vai indo, mês após mês, ano após ano.

Pode parecer complicado mas, na prática, é muito rápido. O GTD tem uma rotina de priorização diária e a primeira coisa é conferir o que precisa ser feito naquele dia, de compromissos a tarefas. No Evernote, esse sistema funciona muito bem para mim porque é muito fácil tagear uma nota que eu vá precisar acessar em determinado dia. Trabalho muito com eventos, então já fui salva diversas vezes tageando a nota com o discurso de abertura, por exemplo, além de outras informações que eu precisaria naquele dia e não ia ter tempo de ficar procurando. Como diz o próprio David Allen, não sei mais viver sem isso!

O David Allen até incentiva o uso para deixar recados para você mesmo, mensagens motivacionais, enfim, coisas que seriam importantes você ver naquele determinado momento que a pasta ou a aba representa. Por exemplo, você pode ter uma prova difícil na faculdade, aí deixa uma nota com uma frase que te motive bastante para você ler naquele dia.

Também pode usar para guardar a lista do supermercado no dia das compras. Ou uma lista das perguntas que você quer fazer para a professora do seu filho no dia da reunião de pais. Ou os exames que precisa levar em uma consulta médica. A lista é infinita!

Como saber o que vai para o tickler

Aí você pode se perguntar como saber o que vai para o tickler. Bom, o GTD também tem a resposta para isso!

Imagem retirada do livro do David Allen

Imagem retirada do livro do David Allen

Toda vez que você for processar alguma informação que estiver dentro da sua caixa de entrada, você vai se perguntar se aquilo demanda uma ação. Por exemplo, limpar a mesa do escritório demanda uma ação. Uma nota sobre como limpar a mesa do escritório não, é uma referência que você vai precisar usar somente no dia em que for limpar a mesa. O exemplo foi meio bobo, mas resume bem porque é essencial no GTD entender o que demanda ação e o que não demanda, pois é separando essas duas coisas que você vai conseguir se organizar no sistema.

Se a info não demanda ação, você tem três opções: ou você descarta, ou você arquiva como algo para fazer algum dia, talvez, ou você joga para uma data específica, lá na frente, pois não é algo que você vai precisar agora, exatamente, mas já sabe quando vai precisar. Se você não sabe quando vai precisar, ela vai para a pasta “algum dia/talvez”.

Aqui eu já estou indo longe demais! Para entender melhor, precisa ler o livro ou conhecer o método inteiro.

Como montar um tickler file?

Imagem: http://demeyere.com

Imagem: http://demeyere.com

Fisicamente - Tenha um arquivo de pastas suspensas e crie 12 pastas para os meses e 31 pastas para os dias. Coloque as pastas dos dias dentro do mês em questão e, a cada dia que passa, cheque-a, esvazie-a, e coloque-a na pasta do mês seguinte. Todo começo de mês, verifique a pasta mensal e distribua os arquivos ao longo dos dias, se necessário. Algumas pessoas preferem manter uma pasta com 12 divisórias para os meses, somente, por ser mais prático. Escolha o que for do seu gosto pessoal mesmo.

Virtualmente - Recomendo usar o Evernote. Crie uma tag chamada “Tickler” e, dentro dela, as tags para os 12 meses. Da mesma forma que com a pasta física, crie tags para os dias. Para ficar na ordem, eu coloco assim as tags: “Dia 01″, “Dia 02″ etc, senão elas ficam fora de ordem. O mesmo vale para os meses (“01 – Janeiro”). Você também pode criar um caderno para o seu tickler file, com a mesma estrutura, mas eu não recomendo, pois cada nota só pode estar dentro de um único caderno e isso pode bagunçar o seu esquema.

O que vai no tickler e o que vai na agenda?

GcalEvernote2

A agenda é para anotar compromissos.
A agenda é para anotar compromissos.
A agenda é para anotar compromissos.

Você anda com um monte de papéis na agenda? Não né. Ou, pelo menos, não deveria, pois o risco de perder ou esquecer algo é enorme.

Imagine que você abra a sua agenda e tem um monte de papéis grampeados em cada página, com informações que você precisará acessar naquele dia. Isso é o tickler. Mas você não faz na agenda, porque é inviável. Você faz em outro lugar, que pode ser física ou virtualmente. Depende de como você se dá melhor por aí.

Pode colocar tarefas no tickler?

No tickler físico eu não recomendo. No Evernote, sim. Se você gerencia suas tarefas no Evernote, use o tickler para isso. Se utiliza outra ferramenta para gerenciar tarefas, deixe-as onde estão.

Mais alguma dúvida sobre o tickler file? Poste nos comentários!

03 Apr 2014

Vale a pena comprar um leitor de e-book mesmo já tendo um tablet?

Imagem: Ars Technica

Imagem: Ars Technica

Essa é uma pergunta que chega até mim constantemente, e eu espero esclarecer as principais dúvidas de quem também se pergunta isso.

Eu já tinha um tablet quando comprei meu Kindle em setembro do ano passado. Por que eu quis comprar um Kindle? Basicamente, porque um tablet tem outras funções. Ele serve para ter mobilidade de acesso e auxiliar na produtividade em frentes diversas (trabalho, estudos etc). Para ler, a tela é brilhante, o que pode atrapalhar um pouco. O iPad 3 tem tela retina, o que ajuda, mas não é a mesma coisa que ler em um leitor de e-books como o Kindle.

Outro ponto importante é que eu leio MUITO. Eu me considero até bibliófila. Então o ato de ler é uma constante na minha vida. Logo, eu curto coisas relacionadas, e o Kindle é uma delas.

Só pegando um Kindle na mão para saber. Parece que você está lendo um livro de papel mesmo. Além disso, a bateria dura MUITO, coisa de um mês. A do tablet, se ficar ligada, dura um dia todo, mais ou menos. Porque o Kindle você usa só para uma finalidade. Além do que, é legal centralizar em um único lugar todos os seus e-books.

Se eu leio e-books somente no Kindle? Não. Muitas vezes, em uma fila de banco ou outros lugares, não estou com o Kindle, e leio no celular ou no tablet. Já consultei muitas vezes alguns livros (tipo o GTD) no trabalho, quando não estava com o Kindle. Eu penso que o Kindle é mais legal de levar em viagens, especialmente se você quiser ficar longe de tecnologia e se concentrar somente na leitura.

Não é um gadget absolutamente necessário. Então, se você está em dúvida(o) entre comprar um Kindle e um tablet (que usará para outras coisas), veja o que você precisa mais no momento. Um tablet pode ser prioritário. E não é qualquer um que pode gastar de 200 a 600 reais em um leitor de e-books no Brasil.

Dá para usar o Kindle para outras coisas, como acesso à Internet? Sim, mas é muito limitado. Eu não compraria um Kindle pensando nisso. Compre para ler livros. Para todo o resto, um tablet é melhor.

Também me perguntam qual é o melhor: Kindle ou Kobo. Eu só tenho o Kindle. Pelo que eu testei do Kobo, são muito parecidos. Eu preferi o Kindle pela comodidade da Amazon.

Outra pergunta é sobre o modelo. Eu escolhi o Kindle básico (sem touchscreen) porque achei o touchscreen do Paperwhite meio fraco, mas eu recomendo o Paperwhite, por causa da luz interna. Existem capas para o Kindle com lanterninhas que resolvem o problema, no entanto. Isso não foi problema para mim também. Eu tenho que usar luz para ler livros. =)

Espero que eu tenha esclarecido algumas dúvidas com este post. Podem postar outras nos comentários que, se eu souber, eu ajudo.

20 Feb 2014

Dica da leitora: Evernote + Agenda + E-mail

A leitora Camila Cabete enviou:

Oi Thais!! me senti tão inspirada que resolvi colocar no papel minha organização. Pelo que vi, o evernote+agenda+email para mim se aplica muito bem. Segue imagem da minha organização. Obrigada pelas dicas e textos
Só conseguiria com organização…

Sou a publisher relations da Kobo no Brasil, tenho minha própria empresa de consultoria editorial, sou síndica, estudo espanhol, pratico Método DeRose, tenho casa e marido (que me ajuda muito)…ufa! Mais uma vez obrigada por compartilhar tudo conosco.
Beijocas

200214-leitora1 200214-leitora2

Gostaram do esquema e das reflexões da Camila? =)

Você também pode participar enviando sua dica, foto de um cantinho organizado ou dúvida para ser respondida no blog. Envie por mensagem na fan page do Facebook, por favor. Obrigada!

02 Jan 2014

Deixe seu depoimento

Oi pessoal,

Recebo muitos e-mails e mensagens bacanas sobre como o blog tem ajudado cada um de vocês. Por isso, muito obrigada!

Alguns textos são tão bonitos que eu fico com vontade de publicá-los aqui, pois tenho certeza que podem inspirar muitos de vocês.

Por esse motivo, criei este formulário para que vocês possam enviar seus depoimentos. Vocês podem colocar o nome ou enviar anonimamente, citando apenas suas iniciais. Também há a opção de não querer que seja publicado, caso você queira enviar somente para mim.

Mais uma vez, muito obrigada pelo retorno.

Caso não esteja visualizando o formulário, por favor, acesse através deste link.

Obrigada!

29 Dec 2013

Dúvida respondida: como começar no GTD?

Participando do grupo GTD no Facebook, uma pessoa estava com dúvidas sobre como começar no método GTD. Escrevi tanto na resposta a ele que resolvi transformar o texto em post, pois pensei que talvez outras pessoas pudessem se beneficiar da resposta. Segue:

Dúvida: Então, estou quase chegando no meio do livro e ansioso pra começar a pratica mas não compreendi ainda algumas coisas, por exemplo: em um Caderno (papel) tentei criar alguns contextos como Casa,Trabalho,Rua e supermercado, ai me dei conta que precisava dividir as coisas em casa_telefone Casa_computador Trabalho_computador trabalho_telefone etc, agora me vejo com varias listas do que fazer, no caso agora tenho que todo dia preparar a lista das tarefas a serem executadas do dia seguinte? é isso ?

Resposta: O livro pode parecer confuso, porque tem muita informação ao mesmo tempo! É super normal ficar meio perdido no começo, porque o GTD vai funcionando à medida que você vai amadurecendo no sistema.

O David diz o que vc tem que ter para começar que, se não me falha a memória, é isso:

- uma caixa de entrada
- uma agenda
- um lugar para organizar as listas de ações e projetos
- um arquivo de referência
- um arquivo de suporte a projetos
- uma lista de algum dia / talvez

A caixa de entrada vc pode usar um caderno qualquer para anotar ideias e tarefas que vêm à sua mente. Algumas pessoas usam bloquinhos, outras post-its, outras folhas de sulfite inteiras. Lembre-se que suas caixas de entrada de e-mails também são caixas de entrada.

Você precisa de uma agenda para colocar compromissos, lembretes e tarefas pontuais. Você pode usar uma agenda de papel, a agenda do Google, a do celular, ou mesmo montar uma agenda no Evernote. O David também recomenda uma agenda física, que ele chama de “arquivo de referência rápida”, com 43 pastas, mas já é mais avançado no livro. Não vale a pena entrar na discussão agora.

Um gerenciador de tarefas e projetos, que pode ser tanto em papel como no computador ou no celular. Fica à sua escolha. É aqui que vc vai organizar as tarefas por contextos, tantos quantos necessitar, mas tente não exagerar. Eu tenho um contexto @trabalho que funciona como @computador_trabalho, @escritorio etc. Tudo o que eu faço no trabalho. Se detalhar muito pode ficar complicado nesse começo. Sugiro que tente simplificar o máximo possível enquanto vai pegando o jeito.

Um arquivo de referência são as pastas onde vc guarda a sua papelada. O David recomenda que a gente guarde por assuntos em ordem alfabética, mas também é pessoal. Muita gente usa o Evernote para isso.

O arquivo de suporte a projetos é o mesmo do de cima, mas para projetos em andamento. Ou seja, você não vai arquivar com reportagens de revista a pauta que precisará para uma reunião em breve.

Uma lista de projetos e tarefas que você não quer perder de vista, mas não quer ou não pode fazer no momento, vão para a lista algum dia / talvez.

Diante disso, você trabalha de acordo com as 5 fases do GTD, que são:

1 – Coletar (sempre coletar infos na sua caixa de entrada. quando chega um e-mail, isso é uma coleta)

2 – Processar -> decidir o que fazer com cada item que entra na sua caixa de entrada. O David oferece um fluxograma prático para isso (tem no livro). Vá seguindo as perguntas e colocando no lugar certo. Com o tempo, vc fará rapidamente e de cabeça, não se preocupe.

3 – Organizar -> basicamente, colocar em ordem as informações processadas. Por ex, se vc vai arquivar um papel, vc vai colocar na pasta certa, e não deixar jogada por aí. Se é uma tarefa, vai colocar no seu sistema de tarefas. É só uma extensão do Processar.

4 – Executar -> o que interessa! O David sugere o seguinte para vc executar diariamente:
- Verifique sua agenda. Veja o que tem de compromissos, o tempo livre, as tarefas do dia. Trabalhe nelas.
- Quando acabar as tarefas do dia, trabalhe nas listas de contexto. Se estiver no trabalho, verifique a lista @trabalho ou a que tiver designado para isso.
- Como saber o que fazer primeiro? Veja a lista e selecione rapidamente o que for prioridade e a que dá para fazer no tempo que vc tem disponível. Alguns programas gerenciadores de tarefas, como o Toodledo, já permitem que vc coloque esses dados ao processar cada tarefa, o que facilita muito para filtrar no dia a dia.
Também pode valer a pena saber em que período do dia vc rende mais, e deixar para esse período as tarefas que demandam mais sua atenção. Aí as de rotina vc deixa para os períodos de menor energia. Vc que vai definindo seu ritmo.
Assim funciona a execução. 

5 – Revisão -> parte fundamental da metodologia. A revisão diária vc já faz na parte da execução, acima. Mas o que vai realmente mudar sua vida é a revisão semanal, quando vc vê um panorama geral da sua semana, define prioridades, aloca tarefas para dias em questão, se for o caso etc. Mais para a frente, no livro, vc vai aprender a linkar seus projetos com seus objetivos de vida, o que, para mim, é o grande triunfo do GTD.

Sobre preparar todos os dias as listas, não é assim que funciona. Vc está coletando tarefas o tempo todo. Pode eleger uma vez por dia para processar e organizar essas tarefas. Execução, todo dia. Na revisão semanal que vc dá essa olhada geral e prioriza as tarefas. A ideia é que, no dia a dia, vc esteja tão tranquilo com seu sistema, que basta acessar suas listas de tarefas e ir executando, sem o receio de estar deixando algo para trás.

21 Feb 2013

Dúvida da leitora: qual o melhor horário para fazer a lição de casa com os filhos?

Bom dia, Thaís! Tudo bem?
Adorei a novidade dos temas por mês. Gostaria de sugerir um post para orientar as mães de filhos que estão começando a levar lição para casa. Esse é o meu caso. A minha filha está entrando no 1º ano do ensino fundamental e a partir de agora trará lições de casa todos os dias. Ela estuda à tarde, porém às terças e quintas tem que ir para a escola no período da manhã também.
Sempre achei que fazer lições de casa à noite não seria muito produtivo pois as crianças costumam chegar cansadas, sem contar que a rotina noturna é corrida. Jantar, banho, e quando vemos já são 20h00. Super tarde para as lições de casa, concorda?
Além disso, os médicos indicam atividades físicas para as crianças pelo menos 3 vezes por dia o que todos nós sabemos que é importante e muito saudável. Ou seja, que tempo sobra para as lições e estudos em casa para uma criança de 6 anos em diante?
Sei que o seu filhinho ainda não está nessa fase, mas você vai ver que dilema é esse, Thaís. Uma loucura!
Beijinhos e muito obrigada por tudo o que você tem feito de bom na minha vida e na de tantos leitores do seu blog.

Queria leitora,

Nossa vida é uma correria, não é mesmo?

A pergunta é: pela manhã, você está disponível para ficar com ela? Se sim, certamente esse horário é o melhor para fazer as lições. Quando ela tiver aula pela manhã, excepcionalmente será necessário fazer as lições à noite. Cheguem em casa, tomem um banho e, logo após o jantar, façam a lição. Mas explique direitinho para ela como as coisas funcionarão. Já viu aquele quadro de rotina da Supernanny? Talvez seja uma boa ter um desses em casa. Eu sou louca para fazer, mas meu filho ainda não entende.

Será cansativo fazer a lição à noite? Sim, mas são dias excepcionais. Nunca, nunca tome situação que são exceção como regra geral para pensamentos e preocupações na sua família. Existirá uma regra geral, que é fazer a lição pela manhã e, quando não for possível, e somente se houver lição, esta será feita à noite.

Quanto à atividade física, ela já não faz aulas na escola? Em muitos casos, essas aulas são suficientes. Se não, talvez seja o caso de fazer algo de curta duração pela manhã – mas tente não complicar!

Certamente outros leitores ficarão muito contentes em te dar mais sugestões pelos comentários. =)

Obrigada por ter escrito.