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18 Jun 2014

Organizando as contas da nova empresa

Como comentei em alguns posts anteriores, estou começando a trabalhar por conta própria e, assim, uma das providências que precisei tomar foi formalizar a abertura da minha empresa. Com isso, existe toda uma sorte de novas coisas que precisam ser organizadas – o que eu adoro – mas, sem experiência, pode ser bastante difícil descobrir sozinha como fazer tudo certo, especialmente a parte financeira do negócio. Afinal, é muito comum se perder com tantas contas, regras e burocracias novas.

O primeiro passo foi falar com um contador, que me explicou direitinho os planos que existem para abertura de empresa (microempreendedor individual, micro e pequena empresa etc). No momento, optei pelo MEI (microempreendedor individual). O processo foi bem simples e pode ser feito pela Internet pela pessoa comum. Você escolhe as categorias que tenham mais a ver com o seu negócio, envia o formulário e, então, basta imprimir as guias de pagamento. Fica por volta de 40 reais por mês e, com isso, você consegue gerar nota fiscal eletrônica, tem um CNPJ próprio e pode formalizar uma série de outras coisas, além das vantagens (convênio médico familiar mais barato, por ter CNPJ, por exemplo).

Eu percebi que, para gerenciar tudo sozinha, seria complicado. É a primeira vez que abro uma empresa e toco um negócio próprio. Sem experiência, fiquei com bastante medo de me enrolar nas contas e não conseguir organizar direito as partes administrativa e financeira. Afinal, eu trabalho com a criatividade! Se eu me enrolar com o lado burocrático da coisa, pode ser que eu não consiga me dedicar tão bem àquilo que faço de melhor.

Foi então que eu conheci o site ContaAzul, um sistema de gestão de empresas online. Com ele você controla seu financeiro, suas vendas, seu estoque e emite nota fiscal eletrônica sem complicação e a um preço justo. Sinceramente, eu sou bastante organizada, mas o sistema foi a_descoberta do ano para mim.

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Veja tudo o que essa fantástica ferramenta gerencia para quem tem um negócio:

- Contas a pagar e a receber
- Receitas e despesas
- Conciliação bancária
- Fluxo de caixa online
- Contas bancárias
- Planos de contas
- Controle de inventário e compras
- Emissão de nota fiscal de entrada
- Gerenciamento de produtos, transportadoras e fornecedores
- Controle de vendas
- Propostas comerciais
- Vendedores e comissões
- Emissão de boletos
- Controle de clientes
- Relatórios de todos os tipos (inclusive DRE)
- Rankings de produtos e clientes

Tudo isso com garantia de segurança dos dados.

Eu recebi um contato deles para testar a ferramenta para o blog e ela já é a melhor descoberta do ano para mim. Organiza tudo aquilo que eu estava com dificuldade, por não ter experiência, e funciona bem até mesmo para quem já tem mais anos de estrada (recomendei para conhecidos que são empreendedores e todos disseram que é uma ferramenta completa e bem fácil de usar).

Como sei que o blog tem muitos leitores e leitoras empreendedores, achei que seria uma boa fazer uma ação com a empresa, a fim de experimentar melhor o produto e trazer um pouco dessa experiência para vocês. Logo, este é o primeiro de uma série de posts que mostrarão como é o dia a dia de uso da ContaAzul, como ela pode ser útil para quem tem empresa, usos, sugestões e muito mais.

Quem estiver curioso e quiser começar a testar antes mesmo dos próximos posts, pode acessar o site ou baixar o aplicativo (disponível para todas as plataformas abaixo), que tem uma versão trial gratuita para testes.

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Achei muito bom que tenha versão tanto para iOS quanto para Android, pois uso os dois sistemas em tablets. Ajuda bastante no quesito mobilidade, porque nem sempre estamos com nossos computadores por perto quando precisamos acessar ou mostrar alguma informação para algum cliente ou outra pessoa. E, sinceramente, quanto mais eu puder ficar longe de planilhas, melhor!

Acessem também o blog da Conta Azul, que tem um montão de dicas e novidades sobre a ferramenta e o dia a dia de quem é empreendedor.

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03 Jun 2014

Dica rápida de finanças: vidrinho com objetivos

Eu vi essa imagem no Pinterest e tive a ideia para este post: ter vidrinhos com objetivos relacionados a finanças e, aos poucos, ir colocando um pouco de dinheiro em cada um deles. Eu já tinha falado um pouco antes sobre fazer o mesmo com envelopes (que, aliás, foi dica da leitora) e a ideia é a mesma, mas fazer com vidrinhos também interfere na decoração, além de se tornar um jogo que até as crianças podem participar. Afinal, pode existir um vidrinho para aquele brinquedo que ela quer muito ou para a festinha de aniversário.

Imagem: Homemade by Jaci

Imagem: Homemade by Jaci

Na imagem acima, os vidrinhos estão com tags para contas (gás, telefone, luz e água, no caso), mas você pode usar não só para as contas, como para objetivos diversos de finanças.

Eu gostei muito da ideia!

10 Apr 2014

Tarefas relacionadas a finanças para fazer em abril

Imagem: Economic Times

Imagem: Economic Times

Aproveitando que estamos falando sobre finanças (por causa do imposto de renda, cujo prazo é dia 30 – veja como fazer), gostaria de sugerir algumas tarefinhas de finanças para o mês de abril. Pelo menos é o que eu pretendo fazer nas próximas duas semanas, e talvez seja útil para outras pessoas.

Isso é o que eu vou fazer em abril relacionado a finanças:

Planejar as próximas férias em termos financeiros

Minha próximas férias serão em novembro e eu já tenho planos para elas. Vou planejar direitinho e me programar para conseguir fazer o que eu pretendo. Pode parecer que está longe, mas quando envolve economizar e guardar determinada quantia, preciso me planejar com antecedência.

Economizar mais dinheiro

Eu recém voltei de férias e infelizmente tive gastos não previstos, então preciso economizar bastante para não entrar no vermelho este mês. :( Por isso, estou almoçando menos fora, comprando somente o que for necessário e evitando pequenos gastos. Sim, eu sei que isso é o que a gente deve fazer sempre, mas este mês eu estou apertando legal porque, além de tudo, tem a festinha de aniversário do nosso filho. Ela será simples, mas mesmo assim tem seus gastos.

Reorganizar o planejamento financeiro para 2014

Quase na metade do semestre, acho importante fazer um balanço do nosso orçamento até agora e prever o que vai acontecer até o final do ano. Quero implementar algumas rotinas novas e voltar a anotar todos os meus gastos, porque tinha parado de fazer isso há uns dois meses e faz muita diferença.

Separar algumas coisas para doar e para vender

Estou em um momento em que acho que tenho coisas demais e querendo simplificar mais ainda o nosso apartamento. A mudança de um apartamento de três para dois dormitórios fez muita diferença na administração das coisas todas em casa, e ainda estamos nos adaptando. Este mês, portanto, eu ainda pretendo fazer uma limpa geral e doar e vender algumas coisas.

Arquivar melhor as contas pagas

Quero reduzir a papelada que tenho em casa, verificar o arquivamento corretamente no Evernote e garantir que tudo esteja sob controle. Comecei a digitalizar meus papéis na metade do ano passado, mas ainda tenho bastante coisa arquivada em papel, especialmente contas. É bem chato digitalizar tudo de uma vez, então faço aos pouquinhos. Pretendo terminar em breve e deixar o arquivo fácil e intuitivo para o meu marido também, e não só para mim. Enfim, vou encontrar soluções para melhorar nesse sentido.

07 Mar 2014

Como declarar o imposto de renda

Imagem: Ridgewood Bank

Imagem: Ridgewood Bank

Chegou o mês de março e, com ele, o início do período para fazer a declaração do imposto de renda no Brasil.

Quem está obrigado a entregar a declaração de imposto de renda

- Quem recebeu rendimentos tributáveis (como salários e aluguéis) em valor superior a R$ 25.661,70;

- Quem recebeu rendimentos isentos, não tributáveis ou tributados exclusivamente na fonte (como indenizações trabalhistas, prêmios de loteria, saques do FGTS, caderneta de poupança ou doações) em valor superior a R$ 40 mil;

- Quem, em 31 de dezembro de 2013, tinha bens ou aplicações de valor total superior a R$ 300 mil reais;

- Quem realizou operações em bolsas de valores ou obteve lucro na venda de bens ou direitos;

- Quem somou uma receita bruta superior a R$ 128.308,50 com atividade rural;

- Quem passou à condição de residente no Brasil em qualquer mês e se encontrava nesta condição em 31 de dezembro de 2013 (nesse caso independente do rendimento);

- Quem optou pela isenção do imposto de renda sobre o ganho de capital oriundo da venda de imóveis residenciais cujo produto da venda seja destinado à aquisição de imóveis residenciais localizados no país, no prazo de 180 dias contados a partir da celebração do contrato de venda;

* Basta se enquadrar em apenas uma das condições citadas acima para ser obrigado a declarar o IR em 2014.

Quem não precisa declarar o imposto de renda

- Pessoa física que tem mais de R$ 300 mil em bens ou direitos mas que possui parte do seu patrimônio em conjunto com um cônjuge ou companheiro de união estável em regime parcial de bens (desde que a pessoa não se enquadre em nenhuma outra regra de obrigatoriedade das já citadas acima). Os bens comuns devem ser declarados integralmente pelo outro cônjuge ou companheiro;

- Pessoa que consta como dependente na declaração de outra pessoa, ainda que se enquadre em alguma das regras de obrigatoriedade de entrega da declaração. (Quem declarar o dependente terá de informar todos os eventuais bens do mesmo).

Se você nunca declarou IR e vai fazê-lo pela primeira vez em 2014, veja a seguir algumas dicas para se organizar e preencher a declaração corretamente.

Reúna os comprovantes

O primeiro passo para correr menos risco de errar no preenchimento da declaração e acabar caindo na malha fina é reunir todos os comprovantes de pagamentos recebidos e efetuados em 2013.

A empresa onde você trabalha ou para a qual presta serviços precisa lhe enviar ou disponibilizar online o informe de rendimentos referente ao ano passado.

O mesmo se aplica aos bancos e outras instituições onde você tem depósitos, financiamentos e investimentos. Elas devem lhe enviar um informe com o saldo de seus depósitos e aplicações, bem como eventuais rendimentos com investimentos, empréstimos e financiamentos e outros valores pagos ou recebidos.

Se você paga ou recebe aluguéis, você pode reunir os comprovantes de depósitos bancários ou solicitar um resumo dos pagamentos feitos ou recebidos à imobiliária, se houver. Isso se seu locador ou locatário for pessoa física.

Já se você alugar um imóvel para uma pessoa jurídica, ela deverá enviar o informe de rendimentos com os aluguéis que pagou a você.

Para aproveitar as deduções de gastos com educação e saúde é preciso também ter os recibos e notas fiscais, contendo todos os dados das instituições e pessoas que receberam os pagamentos que você fez em benefício próprio ou de seus dependentes.

No caso de recibos e notas fiscais, eles devem trazer o nome, o endereço e o CPF ou CNPJ de quem recebeu seus pagamentos, bem como os dados do beneficiário do serviço (você ou seus dependentes).

Planos de saúde enviam seus próprios informes. Caso você tenha plano de saúde pela empresa onde trabalha, os dados do plano virão no informe da própria empresa.

Para comprovar pagamento de pensão alimentícia, os depósitos bancários também são válidos como comprovantes.

Na falta de documentação, o cheque nominativo que tenha sido usado para o pagamento pode ser utilizado para comprovação dos gastos dedutíveis.

Os recibos de compra e venda de imóveis, carros e ações também devem ser guardados, para comprovar, junto à Receita Federal, que esses bens passaram ou deixaram de fazer parte do seu patrimônio em 2013. Também é preciso informar sobre eventual lucro com a venda desses bens.

Se você tiver bens que precisem ser declarados, você precisa ter algum documento que comprove a sua posse, como a escritura do seu imóvel em seu nome ou o documento que comprove que determinado bem foi doado formalmente a você em 2013 etc.

Faça o download do Programa Gerador da Declaração (PGD)

O Programa Gerador da Declaração 2014, fornecido pela Receita Federal, já está disponível para download no site do Fisco.

Você deve baixá-lo para seu computador pessoal e seguir as instruções do programa, que é bastante intuitivo e conta com um vasto tutorial.

Também é possível preencher a declaração de IR por meio do app Pessoa Física, da Receita Federal, disponível para Android e iOS.

A funcionalidade m-IRPF permite a alguns contribuintes preencher e transmitir a declaração em tablets e smartphones com esses sistemas operacionais.

Ao final do preenchimento, você enviará a declaração pelo próprio programa, que gerará um recibo. É aconselhável imprimir o comprovante de envio, com o número do recibo e a própria declaração.

Esses documentos servem como comprovantes para a Receita Federal. Além disso, o número de recibo é fundamental para acessar certas funcionalidades no site da Receita e retificar a declaração no futuro, caso seja necessário.

Preencha a declaração conforme os comprovantes

De maneira geral, a declaração de imposto de renda é uma fotografia da sua situação patrimonial no início e no fim de determinado ano.

É por isso que você deverá preenchê-la somente com a situação em 31/12/2012 e em 31/12/2013, com relação a tudo que precisa ser declarado.

Siga as instruções dos informes de rendimentos, pois eles já dispõem as informações da forma que você precisa preencher.

Bens devem sempre ser declarados pelo seu valor de aquisição, não importando sua valorização ou desvalorização ao longo do tempo.

Se algum deles tiver sido vendido em 2013, você deverá declarar o ganho de capital ou ganho líquido obtido, que é a diferença entre seu preço de aquisição e seu preço de venda, bem como o valor recebido na venda.

Você poderá optar pela declaração completa ou simplificada. Mas não se preocupe, não é preciso fazer contas: se você preencher a declaração com todas as eventuais despesas dedutíveis, o próprio programa calculará qual o tipo mais vantajoso para você.

A escolha só é feita quando você termina de preencher a declaração, logo antes de enviá-la. Pode ser, por exemplo, que um tipo gere mais imposto a pagar, enquanto o outro gerará imposto a restituir.

O modelo simplificado permite o abatimento de 20% sobre a renda tributável, limitado a um valor de 15.197,02 reais. Em geral, este é o formulário mais vantajoso para quem tem apenas uma renda tributável, não tem dependentes e não investe quantias vultosas em educação e saúde.

Ou seja, independentemente de quais tenham sido suas despesas em 2013, você receberá um desconto de 20% sobre a quantia usada para o cálculo do IR. Desta forma, é provável que a entrega da sua declaração resulte em restituição.

Caso suas despesas dedutíveis tenham superado 20% de seus rendimentos tributáveis ou passarem de 15.197,02 reais, será melhor optar pela declaração completa.

Como enviar e retificar as informações, se necessário

A declaração pôde ser enviada desde ontem (quinta) até as 23h59min59s do dia 30 de abril de 2014. Quanto mais cedo você enviar a sua declaração, mais cedo receberá sua restituição; quanto mais tarde a enviar, maior será o valor da correção da restituição que você eventualmente tenha a receber, que é corrigida pela taxa Selic do período.

Se houver mais imposto a pagar, o próprio programa irá indicar o valor e emitir o DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) para que ele possa ser pago nos diversos canais bancários.

O imposto pode ser parcelado em até oito cotas (com juros), com vencimento no último dia útil de cada mês, ou pago em cota única até 30 de abril, data em que também vence a primeira cota.

Para escolher a opção de débito automático para a cota única ou a partir da primeira cota é preciso entregar a declaração até 31 de março.

Se depois de entregar a declaração você perceber que cometeu um erro ou se esqueceu de alguma coisa, é possível corrigi-la por meio da declaração retificadora.

Para isso, basta acessar novamente o Programa Gerador da Declaração, informar o número do recibo e informar que aquela declaração é retificadora.

Todas as informações podem ser alteradas. Porém, quem fizer a retificação depois do dia 30 de abril não poderá mais mudar o modelo da declaração de completo para simplificado ou vice-versa.

Feitas as alterações, a retificadora deve ser enviada à Receita, e substituirá integralmente a declaração original.

Vale lembrar que quem for obrigado a declarar e não apresentar a declaração dentro do prazo será punido com multa de 1% ao mês (ou fração) de atraso, incidente sobre o total do imposto de renda devido em 2013.

A multa para não apresentação da declaração terá valor mínimo de 165,74 reais e máximo de 20% do total de IR devido. Quem tiver IR a restituir terá a multa inicialmente descontada do valor da restituição.

A Receita Federal espera receber neste ano aproximadamente 27 milhões de declarações. Em 2013, 26 milhões de contribuintes enviaram o documento. Os contribuintes têm até o dia 30 de abril para acertar as contas com o Leão. Quem tiver dúvida no preenchimento da declaração, deve buscar ajuda da Receita Federal ou de um serviço especializado.

Fontes: Exame, R7, Jornal Pequeno

19 Feb 2014

O modelo tríplice para avaliar o seu trabalho diário

Imagem: Cleaner Secrets

Imagem: Cleaner Secrets

Este texto foi inspirado no livro do David Allen, “A arte de fazer acontecer”.

Qualquer coisa que você se comprometa a fazer na vida é um trabalho, não só no contexto profissional.

Em um dia comum, suas ações poderão ser divididas nesses três tipos:

  1. Fazer trabalhos predefinidos
  2. Fazer os trabalhos à medida que aparecem
  3. Definir o seu trabalho

A maioria das pessoas fica no item 2., executando tudo à medida que aparecem. O que acontece é que, assim, você acaba perdendo o senso de importância e trabalhando só em cima do urgente. Talvez, inconscientemente, você acredite que seja mais fácil lidar com demandas e incêndios que organizar seu trabalho, simplesmente porque você não sabe como fazer isso. É fácil ficar no modo “ocupado” porque, para os outros, parece que você é muito eficiente. A realidade é outra: seu trabalho está fora de controle.

As prioridades mudam a cada dia e, sim, muitas vezes precisamos atender urgências. Porém, a partir do momento que isso passa a guiar nosso trabalho diário, quem somos nós? Qual o sentido da vida? Executar sem significado?

Trabalhar em cima da urgência é uma prática comum que, teoricamente, não teria tanto problema. O problema não é os projetos não estarem organizados, mas você estar deixando de fazer algo importante só porque ainda não se tornou urgente. E o problema disso é prejudicar pessoas, perder prazos, dinheiro, além da qualidade que você teria se tivesse se dedicado a isso com um tempo maior. E você tem consciência desse problema – por isso está ansiosa(o) e preocupada(o).

É muito comum culpar as “surpresas” para justificar seu estresse e baixa produtividade. Porque, afinal, se você não tem controle sobre o seu trabalho, as urgências são a única forma de mostrar o que você sabe fazer. É mais fácil se manter ocupado que administrar tudo o que se tem a fazer. No fundo, você sabe que é só uma forma de não lidar com aquela pilha de itens não resolvidos que você não sabe bem como resolver. Você está fugindo.

Isso é um cenário comum no mercado de trabalho porque não somos treinados para gerenciar o nosso tempo e os nossos projetos. Crescemos deixando veios abertos. Como a maioria das pessoas que trabalha conosco também é assim, o ciclo se desenvolve com uma rapidez impressionante, e de repente estamos todos trabalhando em cima do que é urgente.

Quando você desenvolver uma maneira de controlar seu trabalho, vai ficar muito mais fácil confiar nas suas decisões pessoais sobre o que deve fazer em tal dia, justamente porque envolve uma disciplina que você precisa adquirir. É isso em troca de todo o resto. É uma disciplina que beneficia sua tranquilidade.

O legal do GTD é que você tem lá a sua caixa de entrada “acumulando problemas” enquanto você está trabalhando. Você sabe que, na pior das hipóteses, as coisas estão centralizadas ali, e não perdidas em pensamentos, e-mails não respondidos ou posts-its na parede de casa. Quando você tiver um tempo, você processará as informações aos poucos. Esse “tempo que você perde” é MUITO menor que o tempo desperdiçado executando tarefas sem direcionamento no seu dia a dia. Quando você se organiza, seu sistema se torna confiável e, mesmo que algo teoricamente urgente espere um pouco mais, há a confiança de que você não está tirando de foco o que é importante e, uma hora ou outra, tudo vai sendo executado – inclusive as urgências. Mas, se você não tiver esse sistema, como poderá saber o que foi feito ou não? Se o que era importante foi realizado?

Toda a questão sobre o foco é irrelevante se você não sabe o que precisa fazer. Quando as informações estão disponíveis para você de maneira prática e fácil, o foco vem naturalmente. Você pega uma tarefa e executa. Mas você precisa ter um método para isso, além da disciplina de manter seu sistema atualizado, funcionando.

Da mesma forma que as pessoas reclamam das “urgências” que chegam, elas reclamam das interrupções. O mundo não vai parar enquanto você estiver trabalhando, essa é a verdade. Você precisa aprender a se virar. O que não pode é usar isso como desculpa para não se organizar e executar. Ok, talvez a habilidade de “apagar incêndios” seja sua melhor capacidade hoje. Mas será? Às vezes, você simplesmente não experimentou o outro lado.

08 Jan 2014

25 dicas para ser frugal na cozinha

Continuando nossa temática de simplicidade, minimalismo e frugalidade de janeiro, hoje eu gostaria de dar algumas dicas para ser mais frugal na cozinha. Seguem:

  1. Aprenda a fazer massa caseira. Além de ser uma delícia fazer, obriga a gente a parar um pouco, ir mais devagar, além de aprender a fazer algo novo.
  2. Faça mais refeições vegetarianas. Carne custa caro.
  3. Coma menos. Faça porções menores. No geral, costumamos comer demais.
  4. Cultive ervas em uma pequena horta em casa. Até quem mora em apartamento pode fazer com ervas mais comuns, como manjericão, pimenta, coentro etc.
  5. Substitua doces por frutas.
  6. Substitua refrigerantes por água com rodelas de limão e deixe na geladeira.
  7. Compre alimentos nos mercados menores do seu bairro. Os produtos, além de mais baratos, podem ser mais frescos.
  8. Consuma alimentos sazonais. Os alimentos de época são mais baratos e você ainda se alinha com o ritmo da natureza ao se alimentar.
  9. Melhor ir mais vezes ao mercado e comprar somente o necessário que ir poucas vezes, chutar o que vai consumir e desperdiçar.
  10. Faça café em casa. Tome o café-da-manhã em casa. Jante em casa. Leve comida de casa para o almoço.
  11. Use ingredientes simples.
  12. Faça receitas rápidas. Recomendo o livro “15 Minutos” do chef Jaime Oliver, cheio de receitas saudáveis e deliciosas para fazer em até 15 minutos.
  13. Faça sua própria geléia. É fácil e ainda tem os mesmos argumentos do item 1.
  14. Reaproveite os restos dos alimentos, como as bananas maduras com as cascas, carnes e arroz. Na Internet, há uma série de receitas ensinando como reaproveitar para fazer receitas bem gostosas!
  15. Frequente o mercado municipal da sua cidade.
  16. Aliás, compre menos em grandes mercados. Geralmente, eles são muito mais caros. Deixe como última opção.
  17. Compre vegetais congelados. Muitas vezes, eles têm mais nutrientes que os vegetais colhidos e vendidos em banca.
  18. Aprenda a fazer pão.
  19. Faça um bolo toda semana, se tiver pique para isso! Vale a pena se tiver filhos, especialmente para o café-da-manhã.
  20. Faça misturas e ensopados aproveitando algumas sobras. Além de reaproveitar alimentos, são pratos de volume que servem muitas porções.
  21. Se não se importa de comer comida congelada e requentada, faça e congele algumas porções para não precisar cozinhar ao longo da semana.
  22. Compre mais peixes na feira e menos no setor de congelados dos hipermercados.
  23. Vá a pé fazer compras. Isso fará com que você pense melhor no que vai precisar carregar até em casa – consequentemente, comprará menos.
  24. Substitua os grãos habituais para variar e economizar! Por exemplo, faça lentilha em vez de feijão.
  25. Congele hortaliças para evitar o desperdício. Na hora de cozinhar, basta salpicar, congeladas mesmo, em cima da comida, que elas voltam ao seu aspecto normal.

Algumas dicas de alimentos baratos (e saudáveis) para ter sempre na despensa:

  • arroz
  • lentilha
  • feijões
  • frutas
  • verduras
  • legumes
  • massas
  • temperos e ervas
  • farináceos (para fazer bolos, pães e biscoitos)
  • alho
  • cebola

E você, tem alguma dica para ser frugal na cozinha?

25 Nov 2013

25 coisas para fazer se ficar sem Internet

Hoje em dia, dependemos demais da internet! Tanto que, quanto ficamos sem, algumas empresas até dispensam seus funcionários para ir embora, pois não há o que fazer. Veja algumas ideias de tarefas para executar quando ficarmos sem essa bendita (dá para fazer muita coisa!):

  1. Destralhe o computador deletando arquivos desnecessários.
  2. Organize os arquivos nas pastas corretas.
  3. Se não tiver pastas corretas, organize-as.
  4. Crie notas no Evernote (ou no One Note, Google Drive etc) com arquivos que estavam em seu computador e delete-os da máquina.
  5. Organize suas notas e tags no Evernote (ou no One Note, Google Drive etc).
  6. Limpe a sua mesa no escritório.
  7. Limpe as gavetas da sua mesa no escritório.
  8. Tire da sua mesa no escritório tudo o que não for absolutamente necessário estar ali. Guarde essas coisas em outro lugar. Deixe na mesa somente o que usa diariamente.
  9. Faça uma lista de itens que precisa providenciar, como grampos ou post-its.
  10. Mude seu mural, caso tenha um. Tire informações irrelevantes, atualize com informações novas, coloque uma imagem que inspire, uma frase motivadora, entre outros.
  11. Faça telefonemas que estavam pendentes. Se você utiliza o GTD, basta acessar sua lista @telefone e mandar ver.
  12. Depois de fazer as ligações a trabalho, faça ligações pessoais. Marcar uma consulta médica, conversar com um amigo que não fala há muito tempo etc.
  13. Leia um livro relacionado ao seu trabalho. Certamente você tem uma estante na sua sala com um montão deles que você sempre olhou e quis ler, mas nunca teve tempo.
  14. Treine algum idioma com algum colega.
  15. Faça uma lista com seus objetivos de vida.
  16. Reflita sobre as suas áreas de foco criando um mind map com todas elas.
  17. Faça uma lista com as compras que precisa fazer no supermercado da próxima vez que você for até lá.
  18. Faça uma lista com tudo o que precisa fazer e que ainda está na sua cabeça, não no papel. Descarregue!
  19. Faça um balanço da sua carreira desde que começou no trabalho atual. O que melhorou? O que mudou? O que ainda pode ser feito? Quais os desafios?
  20. Faça uma sequência de exercícios de alongamento.
  21. Converse com seus colegas no corredor. Pergunte em que estão trabalhando no momento.
  22. Dê uma volta pela empresa. Pelo networking, pela distração e pela atividade física.
  23. Beba água.
  24. Faça backup dos seus arquivos.
  25. Monte uma lista com sua rotina diária de tarefas essenciais no trabalho e em casa, para revisar e fazer diariamente.

Tenho certeza que a Internet vai voltar antes de você terminar essa lista. =) E, se não voltar, pelo menos você terá feito esse tantão de coisas e otimizado demais o seu tempo.

O que você costuma fazer quando fica sem Internet no trabalho? Poste nos comentários!

05 Nov 2013

Dicas para quem vai comprar os presentes de Natal em novembro

Algumas dicas rápidas e pontuais para quem está comprando seus presentes de Natal neste mês:

  1. Aproveite as liquidações ocasionais das lojas de departamentos, moda e decoração para conseguir bons achados. A economia pode chegar a 80%. Antes de dezembro chegar, algumas lojas ainda mantêm suas liquidações, para aumentar os preços novamente com a proximidade do Natal.
  2. Dê prioridade aos produtos nacionais, que não sofrem com a variação do dólar. Como o dólar sobe e desce loucamente hoje em dia, as lojas mantêm os preços mais altos para compensar possíveis prejuízos que tenham com a venda desses produtos. Logo, optar por produtos nacionais corta esse risco e pode garantir que você esteja pagando menos por um produto similar.
  3. Procure não financiar ou comprar nada parcelado no momento. Desde abril, a taxa Selic passou de 7,25% a 9% ao ano (dados: revista Você S/A, outubro/2013). Isso inclui o uso do cartão de crédito, também ligado a essa taxa.
  4. Invista em produtos artesanais, que não só garantem presentes exclusivos como também incentivam o comércio local, o trabalhos dos artesãos e possibilita a negociação de preços, quando pagos à vista ou comprados em quantidades maiores. Todo mundo tem um amigo que faz e vende artigos artesanais, ou conhece uma feira na cidade que tenha tais produtos. Aproveite!
  5. Não comprometa seu orçamento com presentes! Prefira presentear menos pessoas que comprar presentes para um batalhão, na maioria das vezes, com itens insignificantes. E, se mesmo assim comprometer seu orçamento, reflita sobre a necessidade de compras nesse período. Se você tirar dinheiro de necessidades básicas da sua família para comprar presentes, é sinal de que algo está errado. Se presentear, no entanto, for algo importante para você, vale a pena esperar pelo reforço do décimo terceiro. =)

Boas compras!

18 Oct 2013

Lidando com duas (ou mais) carreiras

Não sei se vocês já repararam, mas muita gente hoje em dia tem mais de uma atividade profissional. Virou comum. As oportunidades vêm aos montes junto com a democratização de tudo na internet, então as pessoas podem divulgar mais seus trabalhos ou criar novos (como os blogueiros, por exemplo).

Desde que eu comentei aqui que comecei a trabalhar com o Daniel (Call Daniel é uma empresa de consultoria em produtividade, com foco no GTD, e eu coordeno as ações de marketing digital deles), algumas pessoas me pediram para escrever um post contando um pouco sobre como é conciliar dois empregos e eu mesma tinha vontade de escrever a respeito, porque acho curioso.

No meu caso, as coisas são um pouco diferentes porque eu tenho muitas frentes de trabalho. Tenho meu emprego em segurança da informação, onde basicamente sou responsável por campanhas de conscientização e eventos, além do meu trabalho com a Call Daniel, que já expliquei acima. Além deles, tenho o blog, que envolve muitas outras coisas: palestras, livro. Também comecei a dar aulas na pós-graduação, este ano, e faço parte da comissão organizadora do Social Media SP, um evento itinerante que roda o estado falando sobre mídias sociais. Ficou tonta(o) só de ler? Pois é, eu também!

Muitas vezes fico me perguntando como foi que tanta coisa resolveu acontecer ao mesmo tempo na minha vida. É claro que tudo isso é resultado de anos de trabalho e dedicação a tudo que faço, mas realmente as coisas vieram de uma só vez. E não dá para dizer não porque são todas realmente importantes para mim. A solução, então, foi me organizar para conciliar tudo.

O primeiro passo foi conversar com o meu marido, que é um verdadeiro companheiro e me apoia em tudo o que eu faço. Depois que eu comecei a trabalhar com o Daniel, ele aumentou muito mais a responsabilidade dele aqui em casa, porque sabe que meu tempo é escasso. Mas o mais interessante, pelo menos no meu caso, é que, quanto mais coisa eu tenho para fazer, parece que organizo meu tempo melhor. Como tenho pouco tempo para fazer as coisas, acabo otimizando tudo e fazendo muito mais do que faria se tivesse mais tempo disponível. Fico muito mais tempo com o meu filho agora, por exemplo, pois me organizei melhor.

Outra coisa que mudou é que agora priorizo muito mais o meu descanso do que antes. Era comum ficar até de madrugada trabalhando ou estudando (e confesso que, vez ou outra, ainda fico, mas em raríssimas vezes). Agora me forço a dormir cedo e, aos finais de semana, dormir um pouco no final do dia, para aguentar ficar acordada até um pouco mais tarde (meia-noite). Durante a semana, se eu estiver muito cansada, durmo um pouco junto com o nosso filho (por volta das 20:00), acordo às 21:00 e vou cuidar da vida. Tem feito muita diferença!

Não preciso dizer que ser organizada é fundamental. Mesmo assim, tem coisas que simplesmente escapam do meu controle e não dou conta. Sim, acreditem! Aí o negócio é não me estressar e fazer o possível. Quando isso acontece, eu procuro avaliar o que deu errado no meu dia, e geralmente foi alguma coisa que acabei deixando um pouco para última hora, e conserto para antecipar mais da próxima vez. Dá certo!

O mais difícil de conciliar nessas atividades todas, para mim, é a questão dos horários. Inevitavelmente, trabalho aos finais de semana. O que eu tento fazer é dividir bem o meu tempo, de forma que eu consiga descansar, ficar com o filhote, ver um filme ou sair para passear com o meu marido, cuidar da casa etc. E tem funcionado por enquanto.

O que eu digo é que conciliar duas carreiras (ou mais) não é para qualquer um e, sinceramente, não é um estado que eu pretenda ficar para sempre. É cansativo sim, especialmente para quem não for organizado. Entendo que seja uma fase, estou me dedicando durante um tempo, mas aos poucos vou diminuindo. Por exemplo, não pretendo pegar uma nova turma para dar aulas tão em breve. Também não sei como ficará minha participação na equipe do evento. O blog, já que não é meio meio de vida, precisa ter um pouco menos da minha atenção (mas não consigo – eu amo o blog). Essas coisas.

Não preciso dizer que jamais conseguiria fazer isso se não fosse pelo meu marido me apoiando e dando conta de muita coisa. Eu ainda faço tudo aquilo: cuido do filhote, limpo e arrumo a casa, lavo roupa, limpo geladeira. Só tive que diminuir minhas expectativas de limpeza, diminuir o ritmo e otimizar meu tempo para não desperdiçá-lo com coisas que não eram para ser demoradas. Por exemplo, hoje eu sei que em determinado dia eu preciso fazer tal coisa em casa. Antes eu tinha listas e ia fazendo à medida que dava.

O que mais sinto falta, sinceramente, é de fazer uma atividade física. Desde que desloquei meu braço, não consegui voltar a fazer. Precisei sair da natação, não dei certo com a hidroginástica (achei meio entendiante) e fui poucas vezes à academia fazer exercícios aeróbicos. Estou buscando algo que eu possa fazer em casa e todos os dias, pois acho que se encaixa melhor na minha rotina. Pretendo voltar a tocar bateria (vocês não têm ideia do exercício físico que é!) e estou muito tentada a estudar yoga, por influência da Rita. Esse é um dos meus projetos atualmente.

A revista Você S/A de julho trouxe uma matéria de capa sobre o assunto e ela veio bem a calhar, pois foi logo depois de eu ter aceitado começar a trabalhar com o Daniel e ainda estava começando a me estruturar. Confesso que fiquei aliviada ao ler e saber que eu não sou a única maluca a fazer isso. Vale a pena a leitura se você passa por situação semelhante.

16 Oct 2013

A pressão para fazer o máximo

Comprei a revista Você S/A de setembro (como sabem, gosto muito da revista) e, ao ler a coluna do Eugênio Mussak, tive a ideia para escrever este post. Ela já tinha sido estartada quando assisti um programa Saia Justa, no canal GNT, outro dia, quando falava um pouco sobre esse tema também.

O Eugênio escreve muito bem, e nesta coluna ele compara os conceitos matemáticos de MMC (mínimo múltiplo comum) com o novo conceito de MDA (mínimo desempenho aceitável) no trabalho. Basicamente, esse MDA é o nível de conforto que alguns profissionais atuam nas empresas – o mínimo de trabalho que você tem que fazer para não ser mandado embora. E, segundo o Eugênio, há muitos profissionais que fazem esse pacto com a mediocridade, trabalhando e fazendo esse mínimo, em vez de buscar o máximo (chamado de MDP – máximo desempenho possível).

Eu acho que vale a gente falar sobre esse assunto porque vem sendo criada uma pressão do protagonismo, ou seja – o mundo pressiona para que você seja o melhor, o mais feliz, o mais produtivo, o protagonista da sua vida, do seu trabalho. Confesso que já me senti muito assim. Eu tenho a séria tendência de me tornar workaholic porque amo trabalhar e costumo somente aceitar trabalhos que eu possa fazer com paixão, pois não funciono de outro modo. E estou sempre pensando em projetos novos, em melhorias para os já existentes, enfim… sou daquelas pessoas que não podem tomar muito café no escritório porque senão acaba sendo barrada pelo excesso de atividades.

Mas, no programa Saia Justa, levantou-se a questão: se o mundo é feito de protagonistas, onde eles atuam? Porque, para uma pessoa ser protagonista, significa que ela tem ao seu redor um montão de outras pessoas que não sejam. E é ok ser simplesmente o motorista de táxi que é feliz no dia a dia sem ter a ambição de ter uma frota inteira! Também é ok ser feliz em um trabalho sem que queira chegar a ser presidente da empresa.

Será que não estamos criando pessoas com expectativas altas demais? Especialmente quando falamos dessa geração mais nova, chamada de “mememe” (jogo de letras entre “mimimi” e “eueueu”), que são pessoas que estão crescendo com foco na felicidade e no “fazer somente o que eu quiser”? Essa geração já tem a tendência a se achar a última bolacha do pacote, mas com essa pressão para ser sempre o protagonista, será que não estamos, na verdade, criando uma geração de pessoas frustradas e com tendências depressivas?

Eu recebo muitas solicitações de entrevistas e consultoria para veículos de comunicação por causa do blog, e tento sempre fazer os próprios jornalistas refletirem um pouco antes de disseminarem ideias equivocadas. Sempre me perguntam: “Thais, como um profissional pode aumentar a sua produtividade?”. E eu sempre rebato com a questão: será que precisamos mesmo aumentar a produtividade dessas pobres pessoas? Já não estamos produzindo demais, trabalhando demais, vivendo de menos? Então sempre peço para que seja usado o termo melhorar a produtividade, porque, do meu ponto de vista, significa exatamente isso: saber gerenciar melhor o tempo, usá-lo para atividades úteis e atividades de descanso também, assim como atividades prazerosas ou simplesmente nenhuma atividade! O ócio também pode ser bom para nos trazer ideias, assim como a desconexão.

Entendo o ponto de vista do Eugênio porque certamente tem muito profissional que não sai de sua zona de conforto e isso prejudica não só as entregas da empresa e a falta de inovação, mas a própria carreira dele, que não evolui. Mas ele não precisa fazer o máximo, somente melhorar sua produtividade. Acho que é um ponto de atenção que devemos ter, pois talvez essa pressão para fazermos sempre mais mais mais, buscar sempre o máximo, pode nos levar a um resultado não tão legal (um infarto, por exemplo). Todo mundo já está sofrendo pressão demais. Quem tem a verve de trabalhar pra caramba e fazer acontecer, ao ler uma coisa dessas, pode ficar sempre se frustrando, achando que nunca está fazendo o suficiente. Não sei se vale a pena perpetuar esse pensamento em detrimento de um grupo que talvez sequer tenha interesse em comprar uma revista sobre seu trabalho (como no caso da Você S/A).

Em um mundo onde todo mundo quer ser protagonista, onde ficam as pessoas comuns? Elas também existem, é um equilíbrio. E tudo bem! Essa pressão por ser sempre o máximo ou o melhor acaba se tornando um desserviço à humanidade e até à saúde pública. Sou a favor da produtividade para termos realização pessoal, mas quando o foco deixa de ser essa realização para ser a produtividade em si, acredito que algo tenha se perdido pelo caminho.