Trabalho

25 Mar 2015

13 boas práticas de e-mails que nem sempre lemos por aí

Hoje eu gostaria de listar algumas práticas relacionadas a e-mails que não são muito comuns de serem vistas, mas venho compilando há algum tempo e gostaria de compartilhar com vocês.

Enviar e-mail se tornou quase a forma de comunicação oficial entre as pessoas. Apesar de as redes sociais agilizarem esse processo, muitas empresas ainda não adotaram esse meio de comunicação, então o e-mail acaba sendo o canal mais utilizado. Isso, por um lado, diminui o número de telefonemas (o que é bom) mas, por outro, faz com que, se deixar, a gente trabalhe o dia inteiro apenas respondendo e-mails (o que é ruim). Com uma demanda tão grande, é super necessário que a gente aprenda boas práticas pensando sempre em facilitar para o outro que está recebendo, a fim de que a nossa resposta seja mais ágil também. Essas são as melhores práticas que, ao meu ver, funcionam:

  1. Seja o mais específico possível no assunto. Nunca, nunca, nunca envie um e-mail sem assunto ou algo genérico como “Queria pedir uma coisa”. Coloque o assunto da melhor maneira possível, como “Envio do relatório X da empresa Y” ou “Agendar reunião dia tal”. Ao usar termos específicos no assunto, você faz com que a pessoa saiba imediatamente do que se trata e isso pode fazer com que ela dê mais importância ao seu e-mail (que, em outros casos, poderia passar desapercebido). Além disso, facilita a busca futura por esse e-mail, caso você precise buscá-lo na pasta de e-mails enviados (e a pessoa também).
  2. Não envie e-mails com anexos gigantescos. Algumas pessoas têm limite em sua caixa de entrada e seu e-mail enorme ou pode não ser recebido ou pode simplesmente fazer com que ela não receba mais nenhum e-mail depois do seu. Se precisar enviar algum arquivo grande, coloque-o em algum serviço na nuvem e envie o link para a pessoa fazer download.
  3. Não envie e-mail com “urgente” no assunto. Urgente é tudo aquilo que deveria ter sido feito em tempo hábil e você quer fazer em tempo recorde. Independente da demanda desorganizada ter partido de você ou não, jogar o urgente para cima de outra pessoa é errado. Se é urgente, contate a pessoa de modo mais ágil, como telefonando ou enviando uma mensagem via What’s App. Se não é tão urgente que demande esse contato mais próximo, não coloque o assunto urgente no e-mail.
  4. Não “avise” a pessoa que você enviou um e-mail para ela. A caixa de entrada já mostra os e-mails novos – o seu e de mais um monte de gente, alguns (pasme) mais importantes que o seu. Não adianta enviar um e-mail para a pessoa e ligar na sequência perguntando “você viu meu e-mail?” ou enviar mensagens via What’s App ou Facebook dizendo “te mandei um e-mail”. Se é urgente, ligue. Se não for urgente, a pessoa vai responder no tempo dela. Cobrar leitura de e-mail é desagradável e desnecessário. Já recebemos muitas informações, cobranças e demandas diariamente. Imaginem se todo mundo que nos envia e-mail fizesse isso?
  5. Não envie e-mails que não são claros. Eu sei que, hoje em dia, todo mundo tem pressa e pouco tempo para escrever e-mails que expliquem detalhadamente o que precisa ser feito. Porém, eles precisam ter o mínimo de coerência. Antes de clicar em “Enviar”, revise seu e-mail para verificar se ele está sendo claro e solicitando exatamente aquilo que você precisa. Muitas pessoas acabam fazendo o trabalho errado ou tendo retrabalho apenas porque não entenderam o que foi pedido. E não adianta colocar a culpa no coitado – se comunicar é se fazer entender. Se as pessoas não entendem o que você solicita, aprenda a ser mais claro. Mas cuidado com o excesso de didatismo!
  6. Uma vez por semana, cheque sua pasta anti-spam. Muitos e-mails podem acabar indo erroneamente para essa pasta, o que pode deixar clientes (geralmente são pessoas de fora da organização ou que nunca te enviam e-mails que sofrem com isso) sem resposta. Tenha a prática de verificar ao menos uma vez por semana essa pasta, dependendo do volume de e-mails que você recebe diariamente. Não seria nada legal perder um cliente importante só porque o e-mail dele foi considerado spam pelo seu programa de e-mails.
  7. Não peça favores a pessoas que não são do seu convívio. Nada pior que receber um e-mail de alguém que você não conhece (ou conhece muito pouco) solicitando algo para você. Quando precisar solicitar algo assim, telefone, estabeleça outro tipo de contato mais próximo com a pessoa antes de pedir. Ou então, peça para serem apresentados (via e-mail mesmo, em cópia). Nunca envie um e-mail diretamente dizendo que você é o Fulano e que está precisando de determinada coisa. É chato se relacionar e responder demanda de gente que você não conhece.
  8. Não faça solicitações diferentes em um mesmo e-mail. Às vezes, a pessoa que o recebe pode tratar de uma solicitação mas, com relação à outra, ela precisará encaminhar o e-mail à pessoa responsável. Isso complica o trabalho dela, que terá que praticamente reescrever o e-mail solicitando. Peça uma coisa por e-mail. Não precisa “aproveitar” o espaço. Quanto mais objetivo um e-mail for, melhor.
  9. Não responda um e-mail sobre um assunto com outro. Isso é uma continuação da prática acima. Se precisa solicitar algo diferente, não diga “Aproveitando, queria pedir aquela OUTRA coisa…”. Envie OUTRO e-mail para aquela OUTRA coisa, ou ao menos altere o assunto do e-mail.
  10. Não espere que as pessoas tenham a mesma frequência de leitura de e-mails que você. Algumas pessoas recebem 10 e-mails por dia, enquanto outra recebem 100 ou mais. Se apenas respondermos e-mails, nossa vida se resumirá a isso. Para priorizar outras atividades importantes, o e-mail provavelmente será lido com determinada frequência. Se o assunto demandar uma resposta em até 24 horas e você não recebê-la nesse tempo, contate a pessoa de outra forma. Por favor, não reenvie o e-mail por cima do que você enviou como se a pessoa fosse boba e não tivesse lido (isso é extremamente irritante), ou então escrevendo “você recebeu este e-mail??”. Sim, ela recebeu – apenas não conseguiu te responder ainda. Se você precisar da resposta, ligue, mande mensagem. Não envie outro e-mail. No geral, a maioria das pessoas responde entre 24 e 48 horas qualquer e-mail com demandas. Se não for demanda, deixe a pessoa responder dentro das prioridades dela e relaxe.
  11. Por outro lado, se você recebeu um e-mail com uma demanda e sabe que não conseguirá responder rápido, é de bom tom ser sincero/a e responder falando exatamente isso: “Fulano, recebi seu e-mail mas só conseguirei responder em X tempo”. É um retorno.
  12. Não envie confirmação de leitura. Isso já virou até falta de educação. As pessoas lêem e respondem os e-mails no tempo delas.
  13. Mantenha sua assinatura em formato de texto, não de imagem. Muitos programas de e-mails bloqueiam imagens ou precisam que você clique para baixar os anexos ou exibir as imagens para que elas apareçam. Não faça isso com a coisa mais importante do e-mail – sua assinatura com informações de contato. Especialmente se você trabalha com vendas ou assessoria de imprensa, tome cuidado com esse ponto. Uma assinatura bonita que não é prática não adianta nada.

Pequenas atitudes que podem fazer do mundo dos e-mails um mundo mais colorido e melhor de se conviver.

E você, costuma sofrer com e-mails ruins? Compartilhe nos comentários o que mais te incomoda com relação a esse assunto! :)

21 Mar 2015

As 7 listas básicas que você precisa ter para gerenciar seu sistema GTD

Muito se pergunta qual a melhor ferramenta para gerenciar o GTD. Não precisa escolher a melhor ferramenta que unifique tudo – escolha boas ferramentas, que você goste, para as listas específicas. Você precisa ter:

1. Uma lista de projetos

Ou ao menos conseguir mensurar a quantidade de projetos em andamento (para ver se não está sobrecarregado) e ter uma visão completa para realizar a sua revisão semanal. Qualquer aplicativo ou ferramenta que suporte texto ou listas com sub-tarefas pode gerenciar projetos.

2. Material de suporte a projetos

O material de suporte a projetos é muito parecido com o que você arquiva como referência – a diferença é que eles estão sendo usados no momento. Você pode manter uma pasta para os papéis, ou uma pasta no Dropbox, por exemplo, ou até mesmo um caderno no Evernote – enfim, faça facilitar mais para você. O importante é que você consiga acessar esse material facilmente quando estiver trabalhando em seus projetos e, ao finalizá-los, você os arquive. É um espaço dinâmico.

3. Informações com data e hora

Um calendário ou uma agenda servem, sejam quais forem – de papel, do celular, do Outlook, do Google, os lembretes do Evernote.

4. Lista de próximas ações

As próximas ações, no GTD, são organizadas por contextos. Qualquer aplicativo ou ferramenta que suporte texto ou listas pode servir para gerenciar próximas ações, de um caderno de bolso a um aplicativo no celular. O que é fundamental é que você possa acessar suas listas de onde estiver. Se houver alguma limitação, talvez seja mais adequado buscar uma alternativa que se adapte melhor a você.

5. Uma lista de “aguardando resposta”

Para conseguir monitorar e cobrar tudo o que você pediu para outras pessoas, é necessário registrar em uma lista tudo o que você solicitou, delegou ou está simplesmente vindo de alguém. Vale a pena colocar a data desde quando você delegou ou está esperando, para referência. Exemplo: Fulana – Enviar documentação para projeto tal – desde 12/03/15. Qualquer aplicativo ou ferramenta que suporte texto ou listas pode servir para gerenciar.

6. Material de referência

É legal ter um arquivo físico e um digital para armazenar ser arquivo de referência. O formato vai depender do volume. Para o digital, indico indiscutivelmente o Evernote. Físico, depende do volume que você tem. Talvez você seja tão digitalizado que tudo o que você tem físico se resume a documentos, passaporte, cartões de crédito, certidões… mesmo sendo pouca coisa, você precisa armazenar em algum lugar. Use pastas em uma estante ou arquivos de pastas suspensas. O fundamental desse arquivo é ser fácil de inserir qualquer coisa ali.

7. Uma lista “algum dia / talvez”

Existem coisas que você quer fazer, mas não agora, ou mesmo não tem tanta certeza assim se quer ou não. Você pode adiar essa decisão de decidir colocando em uma lista de “algum dia / talvez”. Qualquer aplicativo ou ferramenta que suporte texto ou listas pode servir para gerenciar.

“É crítico que essas categorias sejam diferenciadas umas das outras.” – David Allen

Estou quietinha nos últimos dias porque estou totalmente imersa no último livro do David Allen, lendo bastante, estudando e aplicando junto com as recomendações dele. :)

19 Mar 2015

Lançamento do novo livro do David Allen

No último dia 17 foi publicado o novo livro do David Allen – uma edição totalmente reescrita do original “Getting things done”, o livro que dá base à metodologia GTD.
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Estou em 30% da leitura, mais ou menos, mas posso dizer o seguinte: o David reescreveu o livro do começo ao fim, enxugando algumas partes e trazendo muitas explicações às principais dúvidas, trazendo muitos cases de coachings que ele fez com o passar dos anos, além de exemplos atuais, citando recursos tecnológicos.

Alguns leitores me perguntaram:

Vale a pena comprar essa versão?

Sim, com toda certeza! O David fez algumas mudanças na metodologia nos últimos anos (mudanças que já se refletiam em seu último livro, “Making it all work”) e é muito bacana ter todas elas no livro original.

Quando será lançado em português?

Sem previsão próxima. Avisarei no blog quando souber.

Não sei / quero ler em inglês – vale a pena comprar o livro que tem a versão em português?

Vale, claro. A metodologia é a mesma – o livro novo só está atualizado. A essência continua a mesma, pode ir em frente.

Eu comprei a versão para Kindle, mas a Amazon entrega no Brasil o livro físico, se quiser. Você também pode importar em sua livraria local (se ela oferecer esse serviço). Sei que a Livraria Cultura, por exemplo, oferece. Vale lembrar que não é necessário ter um Kindle para comprar – a Amazon tem aplicativo para tablet e celular e uma versão que pode ser acessada via web.
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Boa leitura!

17 Mar 2015

O que eu aprendi sobre produtividade com Tim Ferriss: parte 4

Sei que estou em dívida com vocês com relação a esta série. Apesar de não ter escrito a respeito, tenho revivido muitos dos ensinamentos do Tim deste livro no meu dia a dia. Eu estava bastante ocupada e trabalhando em muitos projetos quando resolvi que seria necessário tomar uma atitude antes que a atitude fosse tomada pelo meu corpo ou por outras situações ao meu redor. Portanto, o post de hoje é para falar exclusivamente sobre produtividade e qual a visão do Tim sobre o assunto.

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Tim Ferriss é autor do livro “Trabalhe quatro horas por semana”.

O Tim comenta em um determinado capítulo do livro que a gente deveria esquecer tudo o que a gente aprendeu até então sobre produtividade. Ele diz que podemos nos tornar especialistas em embaralhar pastinhas e batucar o teclado do computador apenas para disfarçar que não estamos sendo produtivos, mas apenas ocupados. Aliás, fazer a si mesmo/a essa pergunta ao longo do dia ajuda bastante a manter a produtividade: você está sendo produtivo ou está apenas ocupado?

Isso tem tudo a ver com a execução no GTD, que diz que precisamos fazer as coisas com significado. Fazer apenas por fazer não faz diferença alguma. Todo mundo consegue executar com uma lista na mão.

O Tim propôe o seguinte desafio: se o seu médico te disser que você vai ter um infarto e só pode trabalhar quatro horas por dia (meio expediente), o que você priorizaria? Certamente, você conseguiria dar conta de tudo o que era mais importante e precisaria fazer. O que ficou de fora foi simplesmente resultado da sua priorização.

Agora, e se alguém colocar uma arma na sua cabeça e disser que você pode trabalhar apenas duas horas por dia? O que você faria? Sim, você também conseguiria priorizar. Essa “mágica” vem do princípio de Paretto, que afirma que 80% dos nossos resultados vêm de 20% dos nossos esforços. Quem curte o assunto produtividade gosta de executar, mas será que o que está sendo executado era realmente a prioridade ou você está executando um montão de coisas que não importam para disfarçar aquela coisa mais importante que você não está fazendo?

E outra: não é para aumentar a quantidade de coisas que você está fazendo, mas diminuir! A visão do Tim sobre o trabalho é que a gente possa automatizá-lo da melhor forma possível. O livro todo é sobre isso. É sobre como você consegue ganhar dinheiro, trabalhar de forma suficiente e viver a vida – em vez de esperar para fazer isso na aposentadoria. Não foi a toa que o livro ficou na lista dos mais vendidos do NY Times durante tanto tempo e o Tim virou uma espécie de guru da produtividade no mundo inteiro.

Voltando ao princípio de Paretto, aplique ao seu dia a dia perguntando-se:

  • Quais são os 20% do meu trabalho responsáveis pelos 80% dos meus resultados?
  • Quais são os 20% das causas responsáveis por 80% da minha infelicidade?

Isso se aplica a clientes, colegas de trabalho, projetos e atividades pessoais da nossa vida. Faça uma reflexão a respeito. Pare de investir seu tempo em atividades que não trazem qualquer resultado (vale lembrar que descansar e se sentir bem também são resultados! revise seu conceito de utilidade). Ser seletivo e fazer menos coisas é o caminho da produtividade.

Falta de tempo é apenas falta de prioridades. Priorizar é gerenciar seu tempo.

Alguns aforismos:

  • “Noventa e nove por cento das pessoas no mundo estão convencidas de que são incapazes de conquistar coisas grandes, de modo que passam a objetivar coisas medíocres.”
  • “O oposto da felicidade é o tédio.”
  • “Amanhã vira nunca.”
  • “As ações mais importantes nunca são confortáveis.”
  • “Não se trata de aumento diário, mas de perda diária.”
  • “Fazer bem algo desimportante não o torna importante.”
  • “A maior parte das coisas não faz diferença nenhuma.”

Gostaria de falar também sobre outro conceito que ele explora no livro, que é a Lei de Parkinson. Não, não tem a ver com a doença – é outro Parkinson. Basicamente, a Lei de Parkinson diz que a gente desperdiça tempo porque tem muito tempo disponível. Uma tarefa aumentará de importância e de complexidade em relação ao tempo alocado para sua realização. É o que o cômico John Perry fala em seu livro “A arte da procrastinação”: não é que o procrastinador não faz as coisas, mas ele deixa para a última hora porque sabe, no fundo, que ele não precisa investir tanto tempo naquela atividade.

Especialmente quem curte organização pode ter a tendência de planejar demais porque gosta de planejar e fazer as coisas com antecedência. Eu, por ser autora do blog Vida Organizada, adoro trabalhar com antecedência e tranquilidade. Porém, é preciso avaliar se você não está apenas perdendo tempo. Não é para deixar para a última hora, mas executar as ações como se fosse a última hora – sem perder tempo. Se você cortar todas as suas atividades e manter apenas o essencial, ainda vai restar bastante coisa. Porém, por que ainda assim deixamos de fazer o essencial no nosso dia a dia e fazemos tais outras coisas? Encurte seus prazos para forçar uma concentração maior e evitar a procrastinação.

A recomendação do Tim é: identifique as poucas tarefas críticas que contribuem para a maior parte da sua renda e planeje realizá-las com um prazo bem curto e bem definido. Não invente coisas para evitar fazer o que realmente importa. Ou seja: definir o que você deve fazer é tão importante quanto definir o que você não deve fazer.

No GTD, fazemos a revisão dos nossos projetos semanalmente. Para integrar esse conceito ao que o Tim ensina, faça o seguinte (é como estou fazendo e recomendo no momento): revise seus projetos e determine aqueles que você pretende concluir na próxima semana (sua prioridade). Ao analisar as próximas ações dos seus projetos, verifique quais são aquelas que você fará ao longo da semana também. Todos os dias, veja sua lista de tarefas para o dia seguinte e priorize-as. No “dia seguinte”, apenas trabalhe nelas da forma mais produtiva possível.

No próximo post eu vou falar sobre como lidar no dia a dia com notícias, acontecimentos do mundo, leituras, interrupções e a arte de dizer não segundo o Tim. Até lá!

13 Mar 2015

Os erros mais comuns que as pessoas cometem quando começam a usar o GTD

Este post foi uma sugestão da leitora Malu Ribeiro (obrigada!).

O GTD é uma metodologia simples mas, por ter tanto conteúdo no livro base (“A arte de fazer acontecer”, Ed. Campus), isso pode levar as pessoas a ficarem confusas quanto à sua implementação. Eu mesma demorei um tempo em alguns aspectos para implementar e só depois de alguns anos consegui entender de verdade algumas aplicações – não porque seja complicado, mas porque, apenas lendo o livro, falta uma orientação, um “pega na mão e me leva”, que felizmente hoje temos em maior quantidade. Na minha época (cof!), quase não se tinha material sobre o GTD em português disponível na Internet. Eu acredito que, de certa forma, o blog tenha colaborado um pouco com esse cenário. Há seis anos temos também a Call Daniel ministrando cursos, oficialmente certificada pela David Allen Co, o que encurta o caminho para quem estiver a fim de aprender sobre a metodologia.

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Nesses anos todos de estudos e práticas do GTD, eu identifiquei alguns erros comuns que não só eu cometi, como vi outras pessoas cometendo. Gostaria de falar sobre eles para ajudar quem estiver passando por algum dos probleminhas citados aqui, a fim de ajudá-los da melhor maneira possível a ver o GTD como a metodologia simples que é.

Erro nº1: Perder muito tempo organizando o seu sistema

O GTD não é uma metodologia de organização, mas de produtividade. Organizar seu sistema é apenas um dos passos, e todos os outros quatro são importantes. Se você estiver organizando demais e executando de menos, alguma coisa está errada.

Muitas pessoas caem nesse círculo vicioso da organização (é gostoso mesmo organizar, eu sei disso) e desistem do GTD dizendo “eu perdia mais tempo organizando o meu sistema que fazendo as coisas”. Se você passou por esse problema comum (vejam até que ele é o primeiro da lista), a culpa não foi do GTD, mas da sua aplicação. É necessário fazer alguns ajustes.

O David é catedrático no seguinte: cuide do que estiver chamando mais a sua atenção. Execute. Se, na execução, você perceber que gostaria de ter mais informações sobre os projetos, insira informações sobre os projetos. Se você percebe que passou metade do dia apenas organizando seu sistema, pare a vá cuidar das suas listas de execução. O que não pode fazer é usar a organização como desculpa para procrastinar e culpar o David, que está lá ensinando pessoas há mais de 20 anos a usarem uma metodologia que já foi considerada a mais eficaz de produtividade por muitos veículos consagrados.

Vou contar um exemplo pessoal para vocês entenderem como eu já fiz muito isso. Ano retrasado, quando comecei a montar todo o meu sistema no Evernote (veja aqui o guia), eu parei o mundo para organizar minhas informações lá. Foi a melhor maneira de fazer? Com certeza não! As demandas não param de chegar e eu fiquei bastante estressada lidando com tudo enquanto o sistema ainda não estava organizado. E eu me pergunto o motivo, exatamente. Dava pra ter migrado aos poucos. Não preciso parar o mundo durante dois dias para me organizar. Isso é legal, com toda a certeza, mas não podemos nos dar a esse luxo no dia a dia. Se você vai sair de férias e quer fazer, ótimo! De verdade! Mas não é necessário. Dá para organizar seu sistema aos poucos, sob demanda. Ou seja: hoje vou inserir este novo projeto, amanhã passo as informações daquele outro, e por aí vai.

Outro ponto que vale a pena citar é que a organização é parte do GTD e, como os outros passos, deve ser feita diariamente. Se você sempre precisar de um ou dois dias para se organizar, não vai conseguir fazer mais nada! Não caia nessa cilada. A organização é um processo e é feita todos os dias, sempre buscando as melhorias no seu sistema. Nunca vai terminar, pois você sempre encontrará algo que pode otimizar mais e fazer de uma maneira melhor.

Erro nº2: Buscar a ferramenta perfeita que centralize tudo

Essa é praticamente uma unanimidade: todo mundo que usa o GTD já foi mordido pelo bichinho que fica te perguntando mentalmente “qual a melhor ferramenta para usar o GTD?”. A melhor ferramenta não existe. Outro ponto que o David fala também é que você não precisa centralizar tudo em uma ferramenta só – use boas ferramentas que atendam ao propósito que você precisa. Outro ponto extremamente libertador é que você não precisa manter absolutamente tudo em um único sistema. Facilita, claro, mas não é necessário. Isso significa que você pode ter projetos em seu Evernote e outros tipos de projetos no Todoist, por exemplo. Ou checklists nos lembretes do iPhone e outras em um documento do Word que fica na sua área de trabalho no desktop. O formato não importa. O que chama a sua atenção? O que facilitaria para você? O que faz mais sentido? Isso é o GTD aplicado a qualquer ferramenta.

Um ponto que sempre costumo ouvir e ler por aí é sobre a integração entre as diversas ferramentas. A integração quem faz somos nós. Por exemplo, eu utilizo o Toodledo para gerenciar minhas próximas ações. Quando crio um projeto ali dentro, utilizo o recurso de nota dele para inserir URLs de arquivos que estejam em outros lugares, como o Evernote e o Dropbox. Essa integração é ilimitada, porque qualquer arquivo em computador pode ter uma URL vinculada (clique com o botão direito e em “Salvar link” ou “Copiar URL do arquivo”). Se o arquivo estiver na nuvem e você tiver acesso a ele através do seu celular ou outro computador, conseguirá visualizá-lo ou editá-lo de qualquer maneira. Portanto, busque as soluções que façam sentido para você.

Eu acredito que a ferramenta hoje mais completa para utilizar o GTD seja o Evernote, porque já está tudo ali. Aqui no blog você encontra um guia completo para aplicação do GTD na ferramenta, mas a verdade é que o GTD pode ser aplicado em qualquer lugar que suporte listas – até mesmo papel. Aliás, o GTD original foi criado para ser usado com papel. Qualquer aplicativo, programa de e-mail e arquivo de texto pode ser usado. Tem gente que gerencia suas próximas ações em notas.txt. Outras, em planilhas do Excel, com filtros. Se você gosta de papel, use um caderninho. E por aí vai. Não fique em busca da ferramenta perfeita – identifique onde funcionam melhor para você esses recursos.

Erro nº3: Não fazer a revisão semanal ou demorar muito tempo fazendo

Mais uma vez: todos os passos do GTD devem ser levados em conta para fazer a metodologia funcionar, se não não funcionará e abrirá falhas na sua aplicação. A revisão semanal é a cola que une tudo – é quando você analisa seus projetos, define prioridades para as próximas ações, vê se suas áreas de foco estão equilibradas e muito mais. Se você não faz sua revisão semanal toda semana, você não está usando o GTD. Ela é fundamental.

Outro erro que juntei aqui porque é relacionado é demorar muito para fazer a revisão semanal. É extremamente comum ouvir usuários do GTD falando algo como “perco muito tempo na minha revisão semanal então acabo não fazendo!”. Pela minha experiência, se você está demorando, é porque está executando. A revisão semanal é uma análise, não é para sair fazendo as coisas que estão ali. Se seu sistema está organizado, você pode ficar tranquilo/a de que aquilo que é super importante será feito – você não precisa parar tudo para fazer. Lembrou de algo importante durante a revisão semanal? Anote em um papel e lide com aquilo depois, como você faz com todo o resto das suas atividades.

Uma recomendação que pode ajudar é dividir a revisão semanal em blocos. “Ah, mas pode?” Pode! Você pode apenas revisar a agenda da sua próxima semana em um momento, depois revisar seus projetos, depois mudar as prioridades das suas próximas ações, depois revisar a lista de algum dia / talvez…. nada é engessado. O que não pode é deixar de fazer a revisão semanal porque “não tem tempo”. Se você acha que não tem tempo, mais do que nunca você está precisando dela.

Erro nº4: Achar que não pode fazer outras revisões que não a semanal

Cuide do que está chamando a sua atenção. Se você sente que um projeto está meio “solto” entre as suas prioridades, pare e revise o projeto. Não precisa esperar até a revisão semanal para isso.

Programe revisões diferentes além da semanal, como uma revisão mensal (para analisar suas áreas de foco com mais calma), uma revisão sazonal (para verificar se seus objetivos de curto prazo estão sendo alcançados), uma revisão anual, uma revisão de e-mails e por aí vai. As revisões não precisam se resumir à revisão semanal.

Algo que tenho feito atualmente e que tem me ajudado bastante é fazer uma revisão diária das próximas ações com prazo para o dia seguinte, antes do término do meu dia de trabalho. As prioridades podem ter mudado, assim como prazos, ou podem ter havido cancelamentos. Bater o olho na lista de coisas que eu preciso fazer amanhã já me dá uma ideia de como será o meu dia e o que vou ter que priorizar caso tenha muitos imprevistos.

As revisões fazem parte do GTD e não se limitam às revisões semanais. Crie rotinas de revisões para aquilo que funciona para você.

Erro nº5: Desistir de implementar porque não funcionou do dia para a noite

O GTD mastery é uma habilidade, como tocar violino. Assim como ninguém aprende a tocar um instrumento da noite para o dia e demora algum tempo para amadurecer, o mesmo acontece com o GTD. O estudo e prática tornam a sua aplicação cada vez mais confiável e ajustada à sua vida. Precisa insistir, corrigir os erros, buscar soluções para otimizar o que você está fazendo. O GTD não foi eleito como a melhor metodologia de produtividade do mundo por acaso. Dê uma chance.

No mais, é importante atentar para o que o próprio David fala, que é: “o GTD é para todos, mas não é para todo mundo”. Se você não tem absolutamente nada a melhorar em termos de produtividade, não conserte o que não está quebrado. Talvez o GTD te ajude, talvez não. No entanto, se você vê oportunidades para melhorias, busque saber mais. Você só tem a ganhar.

Erro nº6: Acumular coisas na caixa de entrada e tornar o processamento chato

O processamento só fica chato se você fica postergando-o até não querer mais. Isso te prejudica porque, além de você perder um tempão quando for processar, muita coisa importante que você coletou vai se perder ali e você pode esquecer prazos. Encontre seu melhor ritmo para processar. Eu gosto de fazer isso uma hora antes do fim do meu expediente, onde me sento com uma música calma e analiso cada item da minha caixa de entrada para processar e organizar no lugar certo. Se eu fizer isso todos os dias, vou confiar no meu sistema e vou me incentivar a coletar mais (e tirar as coisas da minha cabeça).

Vale pontuar também que processar (ou esclarecer) é um passo do GTD onde você deve investir muita inteligência e foco. Se você processar algo errado, sua execução vai falhar. Logo, vale a pena ter esses minutos de concentração nas suas atividades para definir seu trabalho com significado.

Erro nº7: Se prender ao conteúdo do livro em português

O livro “A arte de fazer acontecer” foi publicado no Brasil pela editora Campus e só. A versão em inglês já foi atualizada e tem mais conteúdo, prints de tela, depoimentos, enfim, mais coisa. A versão em português é a base e tem muito a explorar ali antes de partir para outros lugares, mas o David Allen nunca parou de atualizar o GTD. Ele tem mais dois livros, publicados por enquanto apenas em inglês (dá para baixar na Amazon), chamados “Ready for anything” e “Making it all work”, onde ele expande seus conhecimentos sobre a metodologia. Além disso, ele mantém o site GTD Connect (apenas para membros, pago), com fóruns e muitos materiais riquíssimos em conteúdo como guias, webinars e outros. Ele também promove cursos ao redor do mundo e, no Brasil, há os próprios cursos da Call Daniel. Você também pode trocar ideias com pessoas em grupos no Facebook e buscar depoimentos de quem usa o GTD em blogs pela Internet afora. Há muita coisa para fazer depois de ler o livro – inclusive relê-lo várias vezes. Tem conceitos que a gente só pega quando lê pela segunda ou terceira vez (eu que já li umas 200 vezes ainda me surpreendo com coisas que não tinha me atentado antes).

Erro nº8: Querer subir os níveis antes de ter organizado o básico

O GTD tem níveis de horizonte de foco (leia mais sobre isso aqui). Em resumo, não adianta você querer organizar seus objetivos de vida se sua caixa de entrada de e-mails estiver um caos ou se você estiver esquecendo compromissos. Comece do nível mais baixo e vá subindo, lembrando de sempre voltar se algo estiver chamando a sua atenção.

Erro nº9: Parar de coletar e processar direto

Quando você já usa o GTD há algum tempo, pode achar bobeira coletar tudo no papel para depois processar e pode querer já processar de uma vez. O problema de fazer isso é que você vai ter sempre que parar para processar e, além de perder tempo e o foco, pode processar rápido, sem a inteligência necessária. Processar errado pode atrapalhar na execução e você pode priorizar pelo critério da urgência as suas atividades. Não precisa fazer as coisas de forma afobada: colete ao longo do dia e, ao processar, faça isso com carinho e atenção. Eu juro que compensa.

Erro nº10: Não conseguir usar o GTD, “encontrar” o ZTD e sair falando que o GTD é muito complicado

Por favor, não seja essa pessoa. Corrija os erros acima e continue usando o GTD, se quiser. Se não quiser, por quaisquer motivos que sejam, não culpe o GTD, que é a melhor metodologia de produtividade do mundo. Nem use metodologias baseadas fracamente nele com a desculpa de que são “mais simples”, porque não é bem o caso! Se você não acredita em mim, acredite no Einstein:

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Dúvidas? Deixem comentários!

Obrigada por tudo, pessoal.

24 Feb 2015

Como organizar: Curso em faculdade à distância

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Este é um tema que muitos leitores me pedem para escrever a respeito, então seguem dicas pontuais para ajudá-lo(a) a se organizar para estudar em uma faculdade à distância. As dicas servem também para quem estiver fazendo outros cursos online, como idiomas, pós-graduação e cursos livres.

  • Escolha uma boa instituição. Apesar de serem uma realidade (e não só uma tendência), os cursos online são novidade para muitas instituições e a maioria delas ainda não sabe lidar muito bem com essa demanda, tanto em termos de disponibilidade de plataforma quanto de organização para atender os alunos, agendar provas e outras atividades. Para escolher uma boa instituição, a melhor maneira é colher referências com outras pessoas que estudem lá. Converse com amigos ou procure depoimentos na Internet.
  • Tenha uma agenda para anotar os compromissos e datas relacionadas ao seu curso. Dependendo do que você estiver estudando, pode ser necessário entregar atividades diariamente ou diversas vezes por semana. Sem um controle desses prazos, você poderá se perder e deixar de entregar trabalhos.
  • Dedique diariamente um tempo aos seus estudos. Mesmo que você não tenha aulas todos os dias, habitue-se a estudar em um determinado horário para não perder o ritmo.
  • Faça anotações de aulas e resumos em folhas de sulfite e depois digitalize para o Evernote. Eu recomendo isso porque gosto de escrever no papel (me ajuda a estudar), mas você pode fazer diretamente no programa, se não quiser escrever no papel.
  • Utilize outros programas na nuvem como o Dropbox para guardar arquivos que estejam em andamento, como trabalhos e textos que você ainda está produzindo. Quando estiverem prontos, você pode arquivar no Evernote.
  • Utilize o Google Drive como plataforma para fazer trabalhos em grupo, caso seu curso tenha essa demanda.
  • Encontre aquele horário do dia em que você se sente mais disposto(a) e concentrado(a) para estudar. Nada de fazer isso quando estiver cansado(a).
  • Estabeleça limites quando estiver estudando. Avise a família para não interrompê-lo(a) se a porta do quarto estiver fechada, por exemplo. Avise que estudará até o horário X e atenha-se a ele!
  • Organize seu material de modo que fique de fácil acesso quando você estiver estudando. Se usar um notebook para estudar ao redor da casa, mantenha uma caixa com todos os suprimentos (folhas de sulfite, lapiseira, borracha, canetas, marca-textos) e leve-a com você quando mudar de cômodo.
  • Registre suas horas de estudos para analisar uma vez por semana e verificar se investiu seu tempo da melhor maneira possível. Promova mudanças para a semana seguinte, se for o caso.
  • Explore os recursos oferecidos pela instituição. Seu curso pode ser online, mas você pode utilizar a biblioteca presencial para emprestar livros ou estudar em períodos de dificuldades de concentração em casa.

Você já fez algum curso online? Como foi a sua experiência?

23 Feb 2015

Como estou fazendo a revisão semanal atualmente

Toda vez que preciso fazer alguma referência à revisão semanal aqui no blog, vejo que o último post que escrevi sobre ela era muito centrado no Evernote, então poderia não servir como guia geral para quem utiliza outras ferramentas. Ela também poderia parecer muito extensa para quem está aplicando o GTD inicialmente.

Depois de fazer um pouco do curso do David Allen (veja aqui o que eu aprendi com o DA em Amsterdam), eu passei a ver a revisão semanal como um momento para get clear, get current and get creative (algo como esclarecer, se atualizar e ser criativa). O próprio David disse que essas três fases podem ser divididas ao longo da semana, para não “estafar”. Aliás, a melhor coisa do GTD é essa permissão, né? Às vezes a gente ouve alguém falar “tenho duas revisões semanais” e você fica “qqqqq, e pode?”. Tudo pode, se facilita. As três fases descritas para a revisão semanal nada mais são que o agrupamento dos passos para a revisão semanal que já estão no livro, a saber:

Get clear

  • Colete papéis e materiais avulsos na sua caixa de entrada
  • Processe toda a sua caixa de entrada
  • Esvazie sua mente

Get current

  • Revise suas listas de próximas ações
  • Revise os acontecimentos na semana anterior
  • Revise os próximos acontecimentos na sua agenda
  • Revise a sua lista de coisas que estão aguardando resposta
  • Revise suas listas de projetos
  • Revise quaisquer checklists importantes

Get creative

  • Revise as listas de algum dia / talvez
  • Seja criativa e corajosa!

Quando conversamos com ele, perguntei qual seria o único passo que ele deixaria na revisão semanal, se tivesse que escolher. Ele disse: “revisar os projetos”. Yes! Então eu entendo que revisar os projetos seja aquilo que efetivamente tem que ser feito semanalmente, acima de tudo. Ou seja: se acontecer de eu ter meia hora para fazer a minha revisão semanal, o que eu vou olhar são os projetos, claro.

No livro “Making it all work”, ele dá algumas sugestões de revisões além da semanal. Eu tenho, como já postei aqui uma vez (minhas revisões no GTD), revisões diária, semanal, quinzenal, mensal, sazonal, semestral e anual. Todas elas me ajudam a manter meu sistema funcionando e meu dia a dia mais organizado, com tranquilidade. Portanto, o que eu tenho feito na minha revisão semanal é apenas:

1. Checar a agenda da semana e fazer um descarrego mental

Basicamente, isso significa ver a agenda da semana que estou planejando e ver se falta algum compromisso ali. Às vezes, vejo que tenho uma reunião na quarta das 15 às 17 horas, mas não inseri os períodos em que estarei me deslocando. Eu acho importante inserir esses períodos não só para ter a noção de tempo como para bloquear meu calendário, caso queiram agendar algum compromisso comigo naqueles horários. Ou então eu sei que vou jantar na sexta à noite com uma amiga, mas ainda não tinha colocado na agenda. Esse é o momento de inserir esse tipo de informação.

Outra coisa que gosto de fazer é deixar minha semana “pronta”, fluindo. Isso significa, por exemplo:

  • Segunda de manhã tenho uma reunião em um local que preciso pegar dois ônibus para chegar. Já entro no Google Maps, pego o número dos ônibus e deixo essas informações no meu calendário. Também já deixo separado o material que vou aproveitar para ler na condução (fica na minha pasta).
  • Terça de noite vou a um evento que fica perto do metrô X e dá para ir a pé da estação até lá. Eu salvo um print do percurso que fiz no Google Maps e insiro como anexo na minha agenda do Google, para consultar, se necessário.
  • Quarta eu agendei para fazer as unhas no salão Y. Coloco o nome da manicure e o telefone do lugar, caso precise ligar para reagendar, se tiver um imprevisto.
  • Etc.

Em resumo, o que puder ser providenciado para facilitar a minha semana, eu providencio. Essa etapa costuma durar de 10 a 40 minutos, dependendo da complexidade da minha semana (tem semana que eu tenho mais e semana que eu tenho menos compromissos, como todo mundo).

2. Checar as próximas quatro semanas para ver se algo demanda a minha atenção

É quase como uma visão do mês corrente para saber se tenho que antecipar algumas providências. Por exemplo: se daqui a três semanas farei uma viagem, o que falta? Se na segunda-feira da outra semana eu preciso entregar um trabalho, como vou organizar o meu tempo na próxima semana para me dedicar a ele?

O planejamento no GTD é semanal, mas isso não significa perder de vista o que vem a seguir. Não é para planejar o que vai fazer daqui a quatro semanas, mas para ver o que já está marcado e antecipar o que puder, para não deixar nunca nada de última hora. Se tiver algo a ser feito, eu coleto e coloco na minha caixa de entrada.

Esta etapa dura de 5 a 10 minutos, em média.

3. Revisar meus projetos

É neste momento que eu faço a revisão dos meus projetos. Todo projeto em andamento tem que ter pelo menos uma próxima ação definida. Se não tiver, ele muda de status. Como uso o Toodledo, ele pode ir para Someday, Hold, Waiting, enfim, depende do status do projeto mesmo.

Atualmente eu tenho registrado a quantidade de projetos que tenho ao final de cada revisão semanal. Minha meta é chegar sempre aos 30, mas acabo ficando na média de 50 a 60 (o que considero bastante).

Esta é a parte mais demoradinha da revisão semanal e eu costumo levar de 40 a 60 minutos nela. Faço questão que seja feita com atenção, também.

4. Checar o que está como status “Planning”

No Toodledo, quando eu processo algo que é um projeto, eu coloco como “Planning” (no status), porque assim sei que vou planejá-lo na revisão semanal seguinte. É claro que há projetos que já são processados com várias próximas ações, mas alguns não. Exemplo: comprar uma máquina lava e seca. Isso não é urgente – posso planejar daqui a sete dias, no máximo. Logo, coloco o status “Planning” e, na próxima revisão semanal, eu mudo o status para “Active” e insiro as próximas ações. Desta maneira, ele vira um projeto em andamento.

Em média, quando vou fazer minha revisão semanal, me deparo com 3 ou 4 projetos com o status de “Planning” para inserir as próximas ações, o que costuma durar cerca de 10 minutos.

5. Ver as principais próximas ações da semana para estimar o tempo na minha agenda

Esta é uma etapa que faço somente se já não tiver estourado as minhas duras horas de duração para a revisão semanal. Tem vezes que a revisão semanal dura uma hora, uma hora e meia e até duas horas. Nunca durou menos de uma hora, porque é meu momento de atenção a todos os pontos acima. Portanto, se ainda restar um tempinho, eu dou uma olhada no que tenho planejado de próximas ações (que são tarefas, em resumo) para a semana planejada para estimar o tempo. No geral, sempre sobra esse tempo e consigo fazer.

Funciona assim: no Toodledo, é possível colocar o tempo estimado para cada tarefa que você insere no sistema. É chato de fazer toda vez, mas ajuda muito.

Depois da revisão semanal, clico em “Calendar” no próprio Toodledo e vejo as atividades que tenho planejadas para os dias daquela semana. É aqui que eu posso ver, por exemplo, que tenho umas 6 horas planejadas de atividades para a minha segunda-feira mas, na minha agenda, eu vejo que vou passar a segunda-feira inteira fora, em compromissos! Isso me dá uma visão do tempo que eu tenho e posso tomar providências. Vejo o que pode ficar para terça, adianto algo na sexta, excepcionalmente faço hora extra no dia, enfim. Se eu não fizer esse balanço, como saberei?

Pode inserir atividades “sem data” na agenda?

O David Allen é catedrático sobre o que entra na agenda: o que tem data atrelada. Agenda não é lista de desejos. Porém, muitas pessoas gostam, somente na revisão semanal, de inserir as atividades da semana na agenda, para ficar mais fácil de executá-las no dia a dia.

Algumas pessoas gostam de inserir tais atividades na agenda. Eu às vezes faço isso – tenho fases. Atualmente, estou em um período de não inserir. Quando está na agenda, é fato que o compromisso acaba ficando maior porque a gente confia na agenda – deve ter algo de científico nisso. Portanto, se funciona com você, use. Eu recomendo o sistema de duas cores para organizar suas atividades na agenda, que serve justamente para esse manuseio de próximas ações. Essa “inserção” deve ser feita somente na revisão semanal, e não para um mês inteiro, por exemplo, senão vira bagunça mesmo.

Os critérios para inserir tais atividades (que eu recomendo) são os seguintes:

  1. Por tempo, ou seja, atividades que demoram para ser executadas. Penso que de 30 a 90 minutos seja um tempo considerável. Menos do que isso você consegue encaixar ao longo do seu dia e mais do que isso já pode ser quebrada em duas ou mais tarefas.
  2. Por nível de foco, ou seja, atividades que você precisa estar concentrado totalmente (e aí você coloca naqueles períodos do dia em que você vai estar mais disposto) e atividades que podem ser feitas com o cérebro “morto” (que você coloca naqueles períodos em que você geralmente fica exausto ou sem se concentrar direito, normalmente).

Também há a alternativa de colocar as atividades na agenda para ter uma visão da semana e tirá-las na sequência para não ficar uma coisa opressora (como particularmente me sinto às vezes, quando insiro as atividades).

E se tiver muita coisa para um mesmo dia?

Pode acontecer de você ter atividades para um dia que realmente precisam ser feitas naquele dia e tem tempo de menos? Sim, claro. Aliás, é bastante comum. Aí, para decidir o que fazer (sem ter que trabalhar 30 horas), basta aplicar os níveis do GTD:

  • Nível 0: compromissos, próximas ações
  • Nível 1: projetos
  • Nível 2: áreas de foco
  • Nível 3: objetivos de 0 a 2 anos
  • Nível 4: visão de 3 a 5 anos
  • Nível 5: propósito e princípios

Como fazer isso? Vá batendo uma tarefa com a outra utilizando os níveis como critério de decisão. Se você compara duas tarefas e uma delas diz respeito a um projeto e a outra não, você privilegia a do projeto. Se ambas têm a ver com um projeto, você privilegia aquela que contribui para o sucesso nas suas áreas de foco. Se ambas fazem isso, você privilegia a que tem a ver com seus objetivos. E assim vai. Muitas vezes, o critério de desempate é o último nível – seus princípios. Isso é bem legal! Dificilmente duas tarefas continuarão empatadas mesmo depois de terem passado pelo filtro de todos os níveis. É assim que se decide prioridades no GTD.

Existe dia certo para a revisão semanal?

Eu gosto de fazer na sexta de manhã, mas é flexível. Se por acaso eu tiver compromissos o dia inteiro na sexta, faço na quinta. Procuro não deixar para fazer aos finais de semana para não ficar “pensando em trabalho” quando, na teoria, deveria estar descansando. Já fiz muitas revisões semanais aos domingos e eu sentia que a minha semana mal tinha começado e eu já estava pensando no que ia fazer. Sobre fazer às segundas, não gosto (há quem prefira). Para mim, a semana tem que começar com tudo já planejado.

A pessoa começa a escrever sobre a revisão semanal e quer falar sobre o livro inteiro! Enfim, espero que o post possa servir como referência para a revisão semanal, tenha demonstrado como eu faço atualmente e tenha trazido boas dicas. Dúvidas e depoimentos sobre como vocês fazem, por favor, deixem nos comentários. Obrigada!