Você sente que poderia se organizar melhor no trabalho? Veja cinco dicas rápidas e certeiras que você pode implementar AGORA:

1. E-mails. Os e-mails podem se tornar os grandes vilões da produtividade se a gente não tiver uma maneira simples e rápida de lidar com eles. Veja como estou organizando meus e-mails atualmente, pois a organização que utilizo com relação a horários e pastas funciona muito bem e pode ser que funcione para você. Para aplicar agora: desligue seus alertas de novas mensagens. Estabeleça horários para acessar seus e-mails, se possível, senão você perderá o seu dia inteiro sendo reativo e atendendo cada demanda que chegar, interrompendo seu trabalho de verdade. Não é todo mundo que pode fazer isso mas, se você puder, recomendo que o faça.

2. Arquivo e materiais de referência. Toda pessoa deve ter um sistema de arquivo que funcione bem para ela, o que significa que não existem regras nesse setor. A maneira mais simples de organizar é a alfabética, sem hierarquias. Assim, use o que for mais intuitivo para você. Para itens em papel, você pode usar pastas de plástico ou pastas suspensas. Se puder digitalizar, recomendo o Evernote. Eu utilizo tags para categorizar esse material. A vantagem do Evernote é a busca altamente eficiente e o acesso a partir de diversos dispositivos, além de liberar espaço físico.

3. Informações sobre projetos em andamento. Você pode utilizar uma única pasta para guardar esses papéis, que podem ficar dentro de plásticos (por projeto) ou separados por clipes. Também pode usar uma pasta menor ou um arquivo de pastas suspensas. Eu digitalizo todos os papéis (ou não os imprimo, simplesmente) e guardo no Evernote. Veja aqui como organizo meus projetos.

4. Cartões de visita. Você pode ter uma pequena caixinha própria para guardar cartões de visita, ou mesmo uma pasta, que são itens comumente vendidos em papelarias e lojas de materiais para escritório. Outra maneira de organizar cartões de visitas é digitalizá-los com a câmera do celular (recomendo o aplicativo CamScanner) e exportar para o Evernote. Assim, seus cartões ficarão organizados e facilmente acessíveis a partir de qualquer dispositivo.

5. Correspondência. Recebemos enormes quantidades de papéis diariamente. Para administrá-los, vale a pena ter uma caixa de entrada em sua mesa, com pelo menos duas divisórias: entrada e saída. Na entrada, você coloca tudo o que chega até você. Na saída, você coloca o que precisa arquivar, pagar, enviar por fax e outras providências. É uma maneira simples de organizar a correspondência que chega e, se você não tiver como providenciar uma caixa de entrada agora, separe os papéis em duas pilhas na sua mesa até conseguir. Já ajuda a categorizar.

Nosso trabalho toma muito tempo de nossa vida e, se não nos organizarmos, podemos nos atrapalhar muito e prejudicar nossa produtividade, fazendo a gente perder tempo. Por isso, tente se organizar aos poucos, e as cinco dicas acima são uma maneira de começar.