ou
Todoist

Uma leitora me pediu nos comentários de outro post para falar um pouco sobre as diferenças entre os três planos do Todoist: Free, Premium e Business. Gravei um vídeo e escrevi um post para ficar como referência para vocês então. Obrigada, querida leitora. <3 Aliás, vocês podem sempre sugerir ideias para posts, se quiserem. Agradeço muito!

Vale citar que eu não recebo absolutamente nada do Todoist para falar sobre a ferramenta aqui. Há vários meses deixei de ser embaixadora deles porque o programa foi encerrado mundialmente. Então este não é um publieditorial. 😉 Escrevo sobre isso porque gosto da ferramenta e sei que as dicas podem ajudar muitas pessoas.

Todoist é uma ferramenta gerenciadora de afazeres, muito boa, simples e funcional, que uso pessoalmente e recomendo em meus cursos porque considero uma boa ferramenta. Você pode criar sua conta aqui e usar na versão web, em seu computador ou em qualquer outro dispositivo (celular, tablet etc).

Recursos que têm em todas as versões (inclusive a gratuita):

  • Acesso em mais de 10 plataformas diferentes
  • Datas recorrentes (ex: tarefa que precisa ser feita diariamente)
  • Conexão segura SSL
  • Sub-tarefas e sub-projetos
  • Prioridades nas tarefas
  • Quantidade de pessoas por projeto: 5 na gratuita, 25 na premium e 50 na business
  • Quantidade de projetos permitida: 80 na gratuita e 200 na premium e na business

Recursos que só tem nas versões pagas (tanto na premium quanto na business):

  • Etiquetas e lembretes nas tarefas
  • Notificações com base em geolocalização
  • Adicionar tarefas via e-mail
  • Comentários nas tarefas e upload de arquivos anexos
  • Backups automáticos
  • Acompanhamento de tarefas concluídas e gráficos de produtividade
  • Sincronização com o iCal
  • Templates de projetos

Recursos que só a versão business tem:

  • Centralização de contas a pagar da equipe
  • Gerenciamento de membros com facilidade
  • Prioridade no suporte
  • Acompanhamento de logins

As versões pagas custam em torno de 29 dólares por ano e, se você assinar a versão premium, paga esse valor de uma só vez no cartão mas, na versão business, consegue faturar mensalmente e ter acesso aos mesmos recursos.

Veja o vídeo abaixo para mais detalhes e também as minhas recomendações: que plano vale a pena escolher? (se não estiver vendo o vídeo abaixo, clique aqui)

Eu também tenho tenho um curso online de organização baseado na ferramenta, caso você tenha interesse. Obrigada!

Thais Godinho
26/09/2017
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Novos recursos nos filtros do Todoist
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Retrospectiva Todoist da sua produtividade em 2016

Nas últimas duas semanas, eu passei por um período de transição importante envolvendo novas responsabilidades no trabalho + minha mudança de escritório. E, nesses períodos mais críticos (em que temos que lidar com várias frentes diferentes junto com projetos temporários), que a gente coloca o nosso sistema à prova.

Eu gosto muito de uma definição que o David Allen (autor do método GTD) tem sobre sistema, que é algo como: quando você não pensa no seu sistema – apenas o usa – é porque ele está bem. E eu percebi que o meu sistema de listas no Evernote, apesar de eu gostar muito, não tinha tanta fluidez quanto tinha quando eu usava o Todoist. E aí, naturalmente, eu comecei a organizar algumas ações no Todoist, especialmente para controlar as que tinham prazo, até definitivamente, em uma Revisão Semanal, migrar rapidamente tudo de volta para lá.

E as reações foram ótimas!

Se vocês lerem um post que escrevi há algum tempo (“por que você saiu do Todoist e voltou para o Evernote?”), vocês verão que eu listo alguns features que me faziam bastante falta. Bem, continuaram fazendo. Apesar de eu ter um controle de ações concluídas em uma planilha (para algumas frentes apenas, que preciso registrar), isso não estava muito prático. Com o Todoist, é muito prático voltar e ver o log do que foi feito.

Existe todo um prazer interno em marcar as ações como concluídas no Todoist (rs). Eu sentia falta disso. Pode parecer besteira… mas eu achava melhor e tudo o que impacta na qualidade da nossa produtividade deve ser feito, eu acho. Além do que, a visualização de “hoje” e “7 dias” é muito importante para mim, pois me dá uma noção melhor de volume. “Ah, mas no Evernote também dá pra ver”. Eu sei que dá, mas aí é muito questão de gosto estético mesmo.

Ainda não migrei tudo. Já migrei todos os projetos, as ações, algumas checklists e objetivos, e o restante ainda mantenho no Evernote. O Evernote continua sendo uma ferramenta fantástica. Se eu fosse obrigada a escolher apenas uma ferramenta para usar e centralizar tudo, certamente escolheria o Evernote. Porém, não é o caso, e eu fico feliz que nós tenhamos boas ferramentas para testar e voltar quando preferimos.

Nos meus cursos de GTD, as pessoas vinham em particular me perguntar por que eu deixei de usar o Todoist porque, quando eu demonstro os recursos e a facilidade da ferramenta, eu mostro estar muito apaixonada. E sou mesmo. Sempre que eu demonstrava, eu me perguntava: “poxa, por que deixei de usar uma ferramenta tão boa?”. Então é isso. Voltei, o fluxo está muito eficiente e rápido, e a combinação com o Evernote voltou a ser eficaz.

Ainda não organizei 100% ambas a ponto de fazer um post mostrando tudo para vocês, mas quis contar a novidade.

Viva o Todoist! <3

Thais Godinho
16/09/2017
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Como organizar projetos no Todoist
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Minha vida com o GTD e de que forma o método me ajuda a manter a vida organizada

Uma das integrações que os usuários de Todoist mais pediam era a integração entre a ferramenta e a agenda do Google. Finalmente ela está no ar! Uma vez que você sincronize seu Todoist com a agenda do Google, tudo o que tiver prazo no Todoist aparecerá na agenda do Google (e vice-versa). Qualquer atualização que você fizer em um ou em outro se refletirá na outra ferramenta. Veja neste post como fazer.

Essa integração vai permitir que você visualize suas ações do Todoist em forma de “agenda” no Google:

Você também pode escolher que calendários e que projetos (pastas) do Todoist quer sincronizar. Isso serve muito bem para acompanhar o cronograma de um projeto, por exemplo.

Como sincronizar o Todoist com o Google Calendar

  1. Faça login no seu aplicativo do Todoist (precisa ser feito na versão web!)
  2. Clique no ícone de Configurações no canto superior direito
  3. Clique em Integrações
  4. Clique em Conectar onde aparece a opção do Google Calendar

Depois de clicar em Conectar, o Todoist vai te fazer algumas perguntas para personalizar sua integração:

  • Em que calendário você quer que suas tarefas sejam mostradas?
  • Você quer sincronizar tudo ou apenas um projeto (pasta) específico?
  • Que projeto (pasta) do Todoist você quer que apareçam os seus compromissos inseridos na agenda do Google?
  • Qual será a duração padrão de cada evento? (você sempre pode mudar depois no G. Calendar se quiser)
  • Você quer sincronizar tarefas que tenham data ou que tenham data e horário?

Dá para integrar isso com quem usa GTD?

Fica totalmente a critério de que ferramentas você usa. Toda essa integração diz respeito ao que o David Allen chama de calendário: ações a serem feitas em um horário específico, ações a serem feitas em um dia específico e informações importantes de saber em um dia específico. Se para você for importante visualizar isso diferente da sua lista de ações (ou de todas as outras listas), pode valer a pena manter tudo só na agenda do Google mesmo.

Agora, se você quiser organizar a maior parte do seu sistema (as listas, essencialmente) no Todoist, essa integração pode ser uma boa, pois eventos agendados na agenda do Google aparecerão para você no Todoist, te dando um painel de controle único de onde está tudo. Minha recomendação é criar um projeto (pasta) chamado Calendário e o mesmo nome para a agenda no Google, para sincronizarem. Caso você queira ter uma visão dos blocos de tempo e distribuição ao longo da semana, você acessa pelo Google para ter essa visualização.

Também pode valer a pena ter uma agenda no Google para sincronizar as Próximas Ações, apenas para ter uma noção de volume em cada dia, se você achar necessário. Enfim, a integração serve para análise, principalmente!

Para quem gosta de usar uma única ferramenta para tudo, certamente é um ganho! Recomendo fazer o teste e ver como se sente.

Ouça as dicas no nosso podcast:

Ou faça nosso curso online:

Thais Godinho
17/05/2017
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Calendário
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Novos recursos nos filtros do Todoist
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Como usar o recurso de prioridades no Todoist

Na última semana, a Microsoft anunciou que vai transformar o Wunderlist no Microsoft To-Do – uma ferramenta de gerenciamento de tarefas totalmente integrada ao Outlook e todo o ecossistema da Microsoft, o que vai mudar a ferramenta Wunderlist como ela é hoje. Desde então, tenho recebido muitas mensagens de usuários do programa perguntando se é possível migrar do Wunderlist para o Todoist. Sim! Veja neste post como fazer.

Clique no link Wunderlist Importer e você verá uma página como a imagem acima. É uma ferramenta do próprio Todoist para realizar essa importação.

Siga os passos de login em sua conta no Wunderlist.

Autorize a migração. Você pode revogar esse acesso a qualquer momento em suas configurações do Wunderlist, se quiser.

Aguarde alguns minutos até que a importação seja finalizada.

E pronto! Basta abrir seu Todoist e visualizar as tarefas importadas. Vai aparecer assim:

Ou seja: todas as suas listas do Wunderlist serão transformadas em “projetos” (pastinhas) no Todoist, com os itens respectivos dentro.

Caso queira aperfeiçoar seu uso na ferramenta, acesse este link no site oficial do Todoist ou faça nosso curso online: Organize-se com Todoist.

 

Thais Godinho
24/04/2017
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Novos recursos nos filtros do Todoist
FYI: Voltei para o Todoist
Como montar um planner 2017 no Todoist

Há alguns dias, o Todoist lançou alguns recursos novos para os seus filtros. Os filtros permitem que você crie e salve qualquer visualização de tarefas para que você possa focar nos afazeres certos na hora certa. Isso permite que você continue mantendo tudo organizado, sem deixar que as listas saiam do controle. Os filtros são bastante úteis para quem tem muitas tarefas ou precisa ter um controle maior do que precisa ser feito.

Saiba mais sobre o que são filtros e os seus recursos básicos aqui.

Os novos recursos permitem que você:

  • Saiba quais tarefas foram delegadas a uma determinada pessoa;
  • Saiba quais tarefas foram delegadas a outras pessoas, nnao importa quais ou quantas;
  • Personalize esses filtros sabendo, por exemplo, quais as tarefas delegadas para determinada pessoa com prazo para esta semana, este mês etc.;
  • Veja quais tarefas estão compartilhadas com o time mas ainda nnao foram delegadas a ninguém;
  • Saiba quais são as tarefas que não têm prazo;
  • Veja tarefas de projetos ou de sub-projetos;
  • E o meu preferido: veja as tarefas de acordo com a data em que foram criadas, para saber há quanto tempo estão ali sem que você as tenha executado!

Saiba como fazer tudo isso nesta página do Todoist.

Lembrando que filtros são um recurso da versão paga da ferramenta, que você pode experimentar aqui.

Me conte nos comentários se você já fez o teste!

Thais Godinho
03/03/2017
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, Filtros
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Retrospectiva Todoist da sua produtividade em 2016
FYI: Voltei para o Todoist
Como organizar projetos no Todoist

Sempre que eu posto o meu setup atual no Todoist, surgem muitas dúvidas especialmente com relação a projetos, então já há algum tempo venho planejando este post, que tem até um vídeo demonstrando como fazer no Todoist e esclarecendo as principais dúvidas. Assista aqui:

Não existe forma certa ou errada de gerenciar projetos no Todoist. Eu passo a minha abordagem, que é a do método que eu uso (GTD). Você pode não utilizar GTD ou usar outras metodologias, então seu uso e organização serão diferentes.

O David Allen ensina primeiro o que é um projeto: um resultado que leva mais de um passo para concluir, geralmente dentro do período de um ano. E diz que cada projeto deve ter pelo menos uma próxima ação – a próxima ação física e visível que vai mover alguma situação adiante.

Isso significa que, se eu tiver um projeto “Organizar viagem para a Disney”, “reservar hotel” não é uma próxima ação, mas “pesquisar preços de hotéis na região” é. Esse esclarecimento é chave.

Uma vez que você tenha o resultado definido (“Organizar viagem para a Disney”) e uma próxima ação identificada (“pesquisar preços de hotéis na região”), cada um desses dois elementos (que são diferentes) deve ser organizado em uma lista respectiva – uma lista de Projetos e uma lista de Próximas Ações.

Uma lista de Projetos deve ter apenas o título dos projetos em andamento. Serve para te dar uma visão geral de tudo aquilo que você quer concluir, não perder de vista os resultados, especialmente em sua Revisão Semanal (outro ponto que tem que ser hábito para tudo funcionar com seu sistema).

A lista de Próximas Ações pode ser quebrada em outras listas de acordo com o contexto onde você precisa (ou prefere) estar para se engajar naquela ação. Então, em vez de acessar uma única lista de próximas ações, você acessaria listas como Computador, Telefonemas, Escritório, Casa etc.

Você terá ações relacionadas a projetos e ações avulsas nessas listas. A ideia é que, estando no contexto X, você consegue executar com agilidade todas as ações que estão ali, andando com diversos projetos ao mesmo tempo. Se você colocar as ações dentro de cada projeto, terá que entrar de projeto em projeto para saber o que precisa fazer. Além de perder mais tempo, isso te tira da agilidade de execução e cognitivamente te coloca no terreno do planejamento. Se você tiver déficit de atenção, lascou-se! Aí que você dispersa e não volta à execução das ações.

Você não executa projetos – você executa apenas as ações dos projetos.

Então há várias dúvidas quando explico isso nos posts, como: “mas como posso saber que uma ação pertence a um determinado projeto?”. Bem, se a ação estiver clara, você saberá. Além disso, o projeto não é composto apenas de próximas ações. Existe o planejamento do projeto, que inclui diversos elementos, inclusive as “to-dos” do projeto, que não são próximas ações ainda – você as usa para identificar próximas ações.

Além disso, a Revisão Semanal te dará essa visão atualizada dos seus projetos, pois você começa revisando as suas próximas ações.

Enfim, como falei no outro post sobre o tema (listas separadas), é questão de testar e ver a diferença. Eu falando fica muito teórico.

Se tiver a oportunidade, veja o vídeo, onde explico todas essas questões e procuro responder essas dúvidas mais comuns.

Obrigada!

Thais Godinho
21/02/2017
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, Projetos
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