ou
Todoist

Uma das integrações que os usuários de Todoist mais pediam era a integração entre a ferramenta e a agenda do Google. Finalmente ela está no ar! Uma vez que você sincronize seu Todoist com a agenda do Google, tudo o que tiver prazo no Todoist aparecerá na agenda do Google (e vice-versa). Qualquer atualização que você fizer em um ou em outro se refletirá na outra ferramenta. Veja neste post como fazer.

Essa integração vai permitir que você visualize suas ações do Todoist em forma de “agenda” no Google:

Você também pode escolher que calendários e que projetos (pastas) do Todoist quer sincronizar. Isso serve muito bem para acompanhar o cronograma de um projeto, por exemplo.

Como sincronizar o Todoist com o Google Calendar

  1. Faça login no seu aplicativo do Todoist (precisa ser feito na versão web!)
  2. Clique no ícone de Configurações no canto superior direito
  3. Clique em Integrações
  4. Clique em Conectar onde aparece a opção do Google Calendar

Depois de clicar em Conectar, o Todoist vai te fazer algumas perguntas para personalizar sua integração:

  • Em que calendário você quer que suas tarefas sejam mostradas?
  • Você quer sincronizar tudo ou apenas um projeto (pasta) específico?
  • Que projeto (pasta) do Todoist você quer que apareçam os seus compromissos inseridos na agenda do Google?
  • Qual será a duração padrão de cada evento? (você sempre pode mudar depois no G. Calendar se quiser)
  • Você quer sincronizar tarefas que tenham data ou que tenham data e horário?

Dá para integrar isso com quem usa GTD?

Fica totalmente a critério de que ferramentas você usa. Toda essa integração diz respeito ao que o David Allen chama de calendário: ações a serem feitas em um horário específico, ações a serem feitas em um dia específico e informações importantes de saber em um dia específico. Se para você for importante visualizar isso diferente da sua lista de ações (ou de todas as outras listas), pode valer a pena manter tudo só na agenda do Google mesmo.

Agora, se você quiser organizar a maior parte do seu sistema (as listas, essencialmente) no Todoist, essa integração pode ser uma boa, pois eventos agendados na agenda do Google aparecerão para você no Todoist, te dando um painel de controle único de onde está tudo. Minha recomendação é criar um projeto (pasta) chamado Calendário e o mesmo nome para a agenda no Google, para sincronizarem. Caso você queira ter uma visão dos blocos de tempo e distribuição ao longo da semana, você acessa pelo Google para ter essa visualização.

Também pode valer a pena ter uma agenda no Google para sincronizar as Próximas Ações, apenas para ter uma noção de volume em cada dia, se você achar necessário. Enfim, a integração serve para análise, principalmente!

Para quem gosta de usar uma única ferramenta para tudo, certamente é um ganho! Recomendo fazer o teste e ver como se sente.

Ouça as dicas no nosso podcast:

Ou faça nosso curso online:

Thais Godinho
17/05/2017
Veja mais sobre:
Calendário
2
Como organizar projetos no Todoist
Como sincronizar Todoist e Google Agenda
Novidade Todoist: Calendário das ações de um projeto

Na última semana, a Microsoft anunciou que vai transformar o Wunderlist no Microsoft To-Do – uma ferramenta de gerenciamento de tarefas totalmente integrada ao Outlook e todo o ecossistema da Microsoft, o que vai mudar a ferramenta Wunderlist como ela é hoje. Desde então, tenho recebido muitas mensagens de usuários do programa perguntando se é possível migrar do Wunderlist para o Todoist. Sim! Veja neste post como fazer.

Clique no link Wunderlist Importer e você verá uma página como a imagem acima. É uma ferramenta do próprio Todoist para realizar essa importação.

Siga os passos de login em sua conta no Wunderlist.

Autorize a migração. Você pode revogar esse acesso a qualquer momento em suas configurações do Wunderlist, se quiser.

Aguarde alguns minutos até que a importação seja finalizada.

E pronto! Basta abrir seu Todoist e visualizar as tarefas importadas. Vai aparecer assim:

Ou seja: todas as suas listas do Wunderlist serão transformadas em “projetos” (pastinhas) no Todoist, com os itens respectivos dentro.

Caso queira aperfeiçoar seu uso na ferramenta, acesse este link no site oficial do Todoist ou faça nosso curso online: Organize-se com Todoist.

 

Thais Godinho
24/04/2017
Veja mais sobre:
9
Novos recursos nos filtros do Todoist
Como montar um planner 2017 no Todoist
Como migrar do Wunderlist para o Todoist

Há alguns dias, o Todoist lançou alguns recursos novos para os seus filtros. Os filtros permitem que você crie e salve qualquer visualização de tarefas para que você possa focar nos afazeres certos na hora certa. Isso permite que você continue mantendo tudo organizado, sem deixar que as listas saiam do controle. Os filtros são bastante úteis para quem tem muitas tarefas ou precisa ter um controle maior do que precisa ser feito.

Saiba mais sobre o que são filtros e os seus recursos básicos aqui.

Os novos recursos permitem que você:

  • Saiba quais tarefas foram delegadas a uma determinada pessoa;
  • Saiba quais tarefas foram delegadas a outras pessoas, nnao importa quais ou quantas;
  • Personalize esses filtros sabendo, por exemplo, quais as tarefas delegadas para determinada pessoa com prazo para esta semana, este mês etc.;
  • Veja quais tarefas estão compartilhadas com o time mas ainda nnao foram delegadas a ninguém;
  • Saiba quais são as tarefas que não têm prazo;
  • Veja tarefas de projetos ou de sub-projetos;
  • E o meu preferido: veja as tarefas de acordo com a data em que foram criadas, para saber há quanto tempo estão ali sem que você as tenha executado!

Saiba como fazer tudo isso nesta página do Todoist.

Lembrando que filtros são um recurso da versão paga da ferramenta, que você pode experimentar aqui.

Me conte nos comentários se você já fez o teste!

Thais Godinho
03/03/2017
Veja mais sobre:
, Filtros
4
Como sincronizar Todoist e Google Agenda
Como montar um planner 2017 no Todoist
Como migrar do Wunderlist para o Todoist

Sempre que eu posto o meu setup atual no Todoist, surgem muitas dúvidas especialmente com relação a projetos, então já há algum tempo venho planejando este post, que tem até um vídeo demonstrando como fazer no Todoist e esclarecendo as principais dúvidas. Assista aqui:

Não existe forma certa ou errada de gerenciar projetos no Todoist. Eu passo a minha abordagem, que é a do método que eu uso (GTD). Você pode não utilizar GTD ou usar outras metodologias, então seu uso e organização serão diferentes.

O David Allen ensina primeiro o que é um projeto: um resultado que leva mais de um passo para concluir, geralmente dentro do período de um ano. E diz que cada projeto deve ter pelo menos uma próxima ação – a próxima ação física e visível que vai mover alguma situação adiante.

Isso significa que, se eu tiver um projeto “Organizar viagem para a Disney”, “reservar hotel” não é uma próxima ação, mas “pesquisar preços de hotéis na região” é. Esse esclarecimento é chave.

Uma vez que você tenha o resultado definido (“Organizar viagem para a Disney”) e uma próxima ação identificada (“pesquisar preços de hotéis na região”), cada um desses dois elementos (que são diferentes) deve ser organizado em uma lista respectiva – uma lista de Projetos e uma lista de Próximas Ações.

Uma lista de Projetos deve ter apenas o título dos projetos em andamento. Serve para te dar uma visão geral de tudo aquilo que você quer concluir, não perder de vista os resultados, especialmente em sua Revisão Semanal (outro ponto que tem que ser hábito para tudo funcionar com seu sistema).

A lista de Próximas Ações pode ser quebrada em outras listas de acordo com o contexto onde você precisa (ou prefere) estar para se engajar naquela ação. Então, em vez de acessar uma única lista de próximas ações, você acessaria listas como Computador, Telefonemas, Escritório, Casa etc.

Você terá ações relacionadas a projetos e ações avulsas nessas listas. A ideia é que, estando no contexto X, você consegue executar com agilidade todas as ações que estão ali, andando com diversos projetos ao mesmo tempo. Se você colocar as ações dentro de cada projeto, terá que entrar de projeto em projeto para saber o que precisa fazer. Além de perder mais tempo, isso te tira da agilidade de execução e cognitivamente te coloca no terreno do planejamento. Se você tiver déficit de atenção, lascou-se! Aí que você dispersa e não volta à execução das ações.

Você não executa projetos – você executa apenas as ações dos projetos.

Então há várias dúvidas quando explico isso nos posts, como: “mas como posso saber que uma ação pertence a um determinado projeto?”. Bem, se a ação estiver clara, você saberá. Além disso, o projeto não é composto apenas de próximas ações. Existe o planejamento do projeto, que inclui diversos elementos, inclusive as “to-dos” do projeto, que não são próximas ações ainda – você as usa para identificar próximas ações.

Além disso, a Revisão Semanal te dará essa visão atualizada dos seus projetos, pois você começa revisando as suas próximas ações.

Enfim, como falei no outro post sobre o tema (listas separadas), é questão de testar e ver a diferença. Eu falando fica muito teórico.

Se tiver a oportunidade, veja o vídeo, onde explico todas essas questões e procuro responder essas dúvidas mais comuns.

Obrigada!

Thais Godinho
21/02/2017
Veja mais sobre:
, Projetos
26
Documentos: por quanto tempo guardar e como armazenar
Turma aberta: Treinamento GTD
Habits, a nova ferramenta do Toodledo

Todoist é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas. Eu utilizo o Todoist há quase dois anos e me tornei embaixadora da ferramenta no Brasil. 😊 Saiba mais em: www.todoist.com

O Todoist tem um recurso que serve para atribuir prioridades nas tarefas criadas. Ao criar uma tarefa, você pode clicar em um ícone de “bandeirinha” e definir entre prioridades 0, 1, 2 ou 3.

Mas como usar?

Bem, eu recomendo que você estabeleça critérios pessoais. Como por exemplo:

Prioridade 1 (bandeirinha vermelha): urgente
Prioridade 2 (bandeirinha laranja): importante
Prioridade 3 (bandeirinha amarela): circunstancial
(exemplo acima baseado na metodologia Tríade do Tempo, do Christian Barbosa)

Ou outros:

Prioridade 1 (bandeirinha vermelha): para esta semana
Prioridade 2 (bandeirinha laranja): para este mês
Prioridade 3 (bandeirinha amarela): rapidinhas

Se você utilizar o método GTD (como eu), uma ideia é usar o recurso de prioridades assim:

Prioridade 1 (bandeirinha vermelha): ação relacionada aos horizontes mais elevados (objetivos, visão, propósito)
Prioridade 2 (bandeirinha laranja): ação que impacta em suas áreas de foco, como checklists
Prioridade 3 (bandeirinha amarela): ação relacionada a um projeto
Prioridade 4 (bandeirinha branca): ação avulsa, não relacionada a nenhum horizonte mais elevado

Procure não burocratizar muito! Se complicar, não precisa usar!

Outra coisa legal de usar esse recurso de prioridades é poder personalizar os Filtros, se você tiver a versão Premium ou Business do Todoist. Você pode criar filtros como:

  • Tarefas urgentes para terminar esta semana
  • Ações relacionadas a projetos para fazer este mês
  • Tarefas rápidas para fazer antes de o mês acabar
  • E muitos outros! Deixe a criatividade fluir!

O legal de usar uma ferramenta como o Todoist para inserir seu inventário de ações (como eu faço) é que você tem lá o cenário completo de tudo aquilo que precisa fazer e que está no “terreno de ações”, sem precisar pensar muito (você já pensou e já definiu antes de colocar ali) – basta executar de acordo com o que fizer mais sentido no momento. (Veja meu último post com meu setup de GTD no Todoist – dezembro 2016)

No caso das prioridades, eu faço uso do método GTD, então sempre associo prioridades aos horizontes mais elevados. Isso me ajuda a ver que mesmo uma atividade que pode parecer trivial (como “trocar as toalhas dos banheiros”) na verdade faz parte de algo maior, que é manter minha casa limpa e arrumada para a minha família viver bem.

Você já utiliza esse recurso de prioridades? Como você faz?

Thais Godinho
06/02/2017
Veja mais sobre:
5
Novidade Todoist: Calendário das ações de um projeto
Novos recursos nos filtros do Todoist
Como organizar projetos no Todoist

Se você utiliza o Todoist, você pode verificar o relatório anual de produtividade que foi publicado *ontem* e ver como foi sua execução de tarefas ao longo do ano passado. Clique aqui para ver!

A retrospectiva mostra quantas tarefas você concluiu, quando concluiu mais tarefas, o horário, o dia da semana, a evolução do seu carma, enfim, muito legal!

Eu não coloco todas as minhas atividades no Todoist. Muitas estão na minha agenda do Google ou aparecem no dia e sequer chego a colocar no Todoist. E uma tarefa pode ser enorme, enquanto outra é menor. Enfim, não avalio tanto a quantidade, e sim os resultados que eu concluí, quando analiso meus projetos em andamento, áreas da vida e objetivos que quero alcançar, mas mesmo assim tem umas curiosidades bacanas.

Isso me deixou muito curiosa! Achei interessante

Sexta é o dia da minha revisão semanal 🙂

Geralmente eu trabalho nos prazos do Todoist à tarde, então isso foi coerente!

Muito legal! Confira a sua retrospectiva aqui.

Thais Godinho
20/01/2017
Veja mais sobre:
14
Como migrar do Wunderlist para o Todoist
Como usar o recurso de prioridades no Todoist
Novidade Todoist: Calendário das ações de um projeto