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Todoist

Há alguns dias, o Todoist lançou alguns recursos novos para os seus filtros. Os filtros permitem que você crie e salve qualquer visualização de tarefas para que você possa focar nos afazeres certos na hora certa. Isso permite que você continue mantendo tudo organizado, sem deixar que as listas saiam do controle. Os filtros são bastante úteis para quem tem muitas tarefas ou precisa ter um controle maior do que precisa ser feito.

Saiba mais sobre o que são filtros e os seus recursos básicos aqui.

Os novos recursos permitem que você:

  • Saiba quais tarefas foram delegadas a uma determinada pessoa;
  • Saiba quais tarefas foram delegadas a outras pessoas, nnao importa quais ou quantas;
  • Personalize esses filtros sabendo, por exemplo, quais as tarefas delegadas para determinada pessoa com prazo para esta semana, este mês etc.;
  • Veja quais tarefas estão compartilhadas com o time mas ainda nnao foram delegadas a ninguém;
  • Saiba quais são as tarefas que não têm prazo;
  • Veja tarefas de projetos ou de sub-projetos;
  • E o meu preferido: veja as tarefas de acordo com a data em que foram criadas, para saber há quanto tempo estão ali sem que você as tenha executado!

Saiba como fazer tudo isso nesta página do Todoist.

Lembrando que filtros são um recurso da versão paga da ferramenta, que você pode experimentar aqui.

Me conte nos comentários se você já fez o teste!

Thais Godinho
03/03/2017
Veja mais sobre:
Filtros
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Como montar um planner 2017 no Todoist
Retrospectiva Todoist da sua produtividade em 2016
Como usar o recurso de prioridades no Todoist

Sempre que eu posto o meu setup atual no Todoist, surgem muitas dúvidas especialmente com relação a projetos, então já há algum tempo venho planejando este post, que tem até um vídeo demonstrando como fazer no Todoist e esclarecendo as principais dúvidas. Assista aqui:

Não existe forma certa ou errada de gerenciar projetos no Todoist. Eu passo a minha abordagem, que é a do método que eu uso (GTD). Você pode não utilizar GTD ou usar outras metodologias, então seu uso e organização serão diferentes.

O David Allen ensina primeiro o que é um projeto: um resultado que leva mais de um passo para concluir, geralmente dentro do período de um ano. E diz que cada projeto deve ter pelo menos uma próxima ação – a próxima ação física e visível que vai mover alguma situação adiante.

Isso significa que, se eu tiver um projeto “Organizar viagem para a Disney”, “reservar hotel” não é uma próxima ação, mas “pesquisar preços de hotéis na região” é. Esse esclarecimento é chave.

Uma vez que você tenha o resultado definido (“Organizar viagem para a Disney”) e uma próxima ação identificada (“pesquisar preços de hotéis na região”), cada um desses dois elementos (que são diferentes) deve ser organizado em uma lista respectiva – uma lista de Projetos e uma lista de Próximas Ações.

Uma lista de Projetos deve ter apenas o título dos projetos em andamento. Serve para te dar uma visão geral de tudo aquilo que você quer concluir, não perder de vista os resultados, especialmente em sua Revisão Semanal (outro ponto que tem que ser hábito para tudo funcionar com seu sistema).

A lista de Próximas Ações pode ser quebrada em outras listas de acordo com o contexto onde você precisa (ou prefere) estar para se engajar naquela ação. Então, em vez de acessar uma única lista de próximas ações, você acessaria listas como Computador, Telefonemas, Escritório, Casa etc.

Você terá ações relacionadas a projetos e ações avulsas nessas listas. A ideia é que, estando no contexto X, você consegue executar com agilidade todas as ações que estão ali, andando com diversos projetos ao mesmo tempo. Se você colocar as ações dentro de cada projeto, terá que entrar de projeto em projeto para saber o que precisa fazer. Além de perder mais tempo, isso te tira da agilidade de execução e cognitivamente te coloca no terreno do planejamento. Se você tiver déficit de atenção, lascou-se! Aí que você dispersa e não volta à execução das ações.

Você não executa projetos – você executa apenas as ações dos projetos.

Então há várias dúvidas quando explico isso nos posts, como: “mas como posso saber que uma ação pertence a um determinado projeto?”. Bem, se a ação estiver clara, você saberá. Além disso, o projeto não é composto apenas de próximas ações. Existe o planejamento do projeto, que inclui diversos elementos, inclusive as “to-dos” do projeto, que não são próximas ações ainda – você as usa para identificar próximas ações.

Além disso, a Revisão Semanal te dará essa visão atualizada dos seus projetos, pois você começa revisando as suas próximas ações.

Enfim, como falei no outro post sobre o tema (listas separadas), é questão de testar e ver a diferença. Eu falando fica muito teórico.

Se tiver a oportunidade, veja o vídeo, onde explico todas essas questões e procuro responder essas dúvidas mais comuns.

Obrigada!

Thais Godinho
21/02/2017
Veja mais sobre:
, Projetos
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Resumo do mês de setembro 2015 aqui no blog
Analise seus objetivos de curto, médio e longo prazo
Dica para projetos no Evernote: mesclar notas de tarefas

Todoist é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas. Eu utilizo o Todoist há quase dois anos e me tornei embaixadora da ferramenta no Brasil. 😊 Saiba mais em: www.todoist.com

O Todoist tem um recurso que serve para atribuir prioridades nas tarefas criadas. Ao criar uma tarefa, você pode clicar em um ícone de “bandeirinha” e definir entre prioridades 0, 1, 2 ou 3.

Mas como usar?

Bem, eu recomendo que você estabeleça critérios pessoais. Como por exemplo:

Prioridade 1 (bandeirinha vermelha): urgente
Prioridade 2 (bandeirinha laranja): importante
Prioridade 3 (bandeirinha amarela): circunstancial
(exemplo acima baseado na metodologia Tríade do Tempo, do Christian Barbosa)

Ou outros:

Prioridade 1 (bandeirinha vermelha): para esta semana
Prioridade 2 (bandeirinha laranja): para este mês
Prioridade 3 (bandeirinha amarela): rapidinhas

Se você utilizar o método GTD (como eu), uma ideia é usar o recurso de prioridades assim:

Prioridade 1 (bandeirinha vermelha): ação relacionada aos horizontes mais elevados (objetivos, visão, propósito)
Prioridade 2 (bandeirinha laranja): ação que impacta em suas áreas de foco, como checklists
Prioridade 3 (bandeirinha amarela): ação relacionada a um projeto
Prioridade 4 (bandeirinha branca): ação avulsa, não relacionada a nenhum horizonte mais elevado

Procure não burocratizar muito! Se complicar, não precisa usar!

Outra coisa legal de usar esse recurso de prioridades é poder personalizar os Filtros, se você tiver a versão Premium ou Business do Todoist. Você pode criar filtros como:

  • Tarefas urgentes para terminar esta semana
  • Ações relacionadas a projetos para fazer este mês
  • Tarefas rápidas para fazer antes de o mês acabar
  • E muitos outros! Deixe a criatividade fluir!

O legal de usar uma ferramenta como o Todoist para inserir seu inventário de ações (como eu faço) é que você tem lá o cenário completo de tudo aquilo que precisa fazer e que está no “terreno de ações”, sem precisar pensar muito (você já pensou e já definiu antes de colocar ali) – basta executar de acordo com o que fizer mais sentido no momento. (Veja meu último post com meu setup de GTD no Todoist – dezembro 2016)

No caso das prioridades, eu faço uso do método GTD, então sempre associo prioridades aos horizontes mais elevados. Isso me ajuda a ver que mesmo uma atividade que pode parecer trivial (como “trocar as toalhas dos banheiros”) na verdade faz parte de algo maior, que é manter minha casa limpa e arrumada para a minha família viver bem.

Você já utiliza esse recurso de prioridades? Como você faz?

Thais Godinho
06/02/2017
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Como montar um planner 2017 no Todoist
Como usar o recurso de prioridades no Todoist

Se você utiliza o Todoist, você pode verificar o relatório anual de produtividade que foi publicado *ontem* e ver como foi sua execução de tarefas ao longo do ano passado. Clique aqui para ver!

A retrospectiva mostra quantas tarefas você concluiu, quando concluiu mais tarefas, o horário, o dia da semana, a evolução do seu carma, enfim, muito legal!

Eu não coloco todas as minhas atividades no Todoist. Muitas estão na minha agenda do Google ou aparecem no dia e sequer chego a colocar no Todoist. E uma tarefa pode ser enorme, enquanto outra é menor. Enfim, não avalio tanto a quantidade, e sim os resultados que eu concluí, quando analiso meus projetos em andamento, áreas da vida e objetivos que quero alcançar, mas mesmo assim tem umas curiosidades bacanas.

Isso me deixou muito curiosa! Achei interessante

Sexta é o dia da minha revisão semanal 🙂

Geralmente eu trabalho nos prazos do Todoist à tarde, então isso foi coerente!

Muito legal! Confira a sua retrospectiva aqui.

Thais Godinho
20/01/2017
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Retrospectiva Todoist da sua produtividade em 2016

Planners estão na moda. Para quem não conhece o termo, estamos falando de agendas ou fichários que podem ser personalizados para gerenciar não apenas seu calendário, mas também outras informações, como metas, projetos, finanças etc. Mas se você não gosta de carregar um planner ou bullet journal em papel com você e for mais chegado em aplicativos tecnológicos, você pode montar algo semelhante no meio digital também. Vamos ver neste post como fazer isso usando a ferramenta Todoist.

O Todoist é muito intuitivo e possui uma interface simples. Ao longo de quase dois anos trabalhando com a ferramenta e ensinando em sala de aula, pude ver como a curva de aprendizado é simples entre as pessoas. Basta criar uma conta e sair mexendo, que você aprende rapidinho. Para saber o básico sobre os recursos do Todoist, por favor, confira um vídeo que gravei no início de 2016 repassando todos os conceitos.

Basicamente, o Todoist trabalha com Projetos, Etiquetas e Filtros. Hoje vou trabalhar apenas com Projetos, que é como se fossem pastas, listas que criamos na ferramenta.

Para criar o seu planner, eu sugiro a seguinte configuração inicial de listas:

Planejamento

Na sessão Planejamento, você deverá incluir tudo aquilo relacionado ao seu planejamento diário, semanal, mensal e anual. Você pode, obviamente, personalizar como quiser e inserir outras frequências, como quinzenal e semestral – fica a seu critério. Tente não complicar.

O primeiro sub-projeto (ou sub-lista – vou usar esse termo daqui em diante para não confundir) será Visão geral: 2017. A ideia é que você possa registrar e ter uma visão geral do seu ano como um todo, dos principais acontecimentos.

A sub-lista Planejamento mensal pode ser criada sob demanda, mês a mês, como se fosse um bullet journal (ou você pode querer criar todos os meses de uma só vez também). A ideia é listar seus compromissos e tarefas do mês. Você pode adicionar outras seções também, se quiser, claro, como “contas do mês” e outras.

Você não precisa se preocupar com a quantidade de itens aqui porque, à medida que for executando, eles vão sumindo e dando lugar aos outros meses.

No Planejamento semanal, você separará por semana e inserirá tudo aquilo que precisa ser revisado semanalmente.

Por fim, em Rotina diária, você pode colocar hábitos que quer alimentar, além de suas rotinas propriamente ditas. Tudo aquilo que você faz diariamente pode entrar aqui. Lembre-se de deixar a bolinha de “ticar” uma tarefa apenas para as tarefas que você precisa se forçar a lembrar. O que já faz em piloto automático, não precisa.

No final das contas, as sub-listas de Planejamento ficarão assim:

Projetos

Na lista de Projetos, você vai inserir todos os seus projetos pessoais e profissionais. Procure simplificar aqui. Minha recomendação é:

Dentro de cada lista, liste as tarefas e informações relevantes àquele projeto.

O bom de fazer assim é que você pode compartilhar projetos individualmente com outras pessoas que também tenham Todoist.

Outra sugestão de seção é para “projetos incubados”, onde você pode listar projetos que estão em espera.

Objetivos

Ter todos os seus objetivos listados em um único lugar é muito bacana. Aqui, a sugestão de organização é semelhante à dos projetos: insira dentro de cada objetivo as informações e tarefas relacionadas.

Para as sub-listas, recomendo o seguinte:

Referências

Nesta seção, a ideia é inserir informações que não cabem em outros lugares. Algumas ideias:

Você pode inserir aqui seções personalizadas.

Trabalho

Lista aqui tudo o que for importante você deixar em um único lugar, referente ao seu trabalho. Lembre-se que nem tudo é projeto e objetivo. Se você tem rotinas específicas, por exemplo, elas podem entrar aqui.

Se você for blogueira(o), por exemplo, pode querer inserir sua programação de posts e outras informações relacionadas.

Personalize de acordo com suas atividades profissionais.

Pessoal

Aqui, mesmo raciocínio, mas com atividades pessoais.

A ideia é que você possa personalizar seu Todoist assim como você faria com um planner ou bullet journal, mas com tecnologia.

Este post traz ideias básicas, apenas para mostrar como configurar, mas você que deve buscar a personalização adequada que vai te servir.

Estou louca para ver como você configurou! Compartilhe comigo no Instagram! @blogvidaorganizada

Thais Godinho
29/12/2016
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Retrospectiva Todoist da sua produtividade em 2016

Um dos novos recursos do Todoist é possibilitar que você veja todos os prazos de um único projeto em um calendário de sua escolha. Veja como fazer:

project_cal

  1. Clique no ícone de lápis no canto superior direito de qualquer projeto;
  2. Clique no último item (Project calendar feed ou Feed do calendário do projeto);
  3. Escolha o calendário que quer usar para visualizar (Apple, Outlook ou Google Calendar).

Você pode desabilitar essa opção a qualquer momento, quando quiser. O que é legal é que dá para compartilhar com uma equipe, por exemplo, ou com um cliente. Para quem tem blogs, taí uma maneira muito legal de organizar um calendário editorial. <3

Gostou desse recurso? Poste nos comentários!

banner-todoist

Thais Godinho
08/12/2016
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