ou
Tecnologia

Sempre me perguntam que aplicativos tenho usado para as mais diferentes funções relacionadas a organização, então este post traz os mais recentes.

O que eu faço muita, muita questão que você saiba: usar aplicativos não importa. O importante é que você tenha um método. Sendo assim, qualquer aplicativo servirá, desde que atenda suas necessidades e você goste dele.

Os aplicativos que eu tenho no meu celular e uso hoje são:

  • Guia Bolso: Aplicativo para gerenciar finanças do dia a dia.
  • Dropbox: Para compartilhamento de arquivos pesados.
  • Documentos (Google): Para editar documentos que estejam no Google Drive.
  • Skoob: Para organizar minhas leituras.
  • Google Agenda: Minha agenda.
  • Day One: Para registros diários.
  • Life Cycle: Para ver como estou distribuindo as atividades ao longo dos dias.
  • Water Minder: Para me lembrar de beber água!
  • Tempo (iPhone): Para ver a previsão do tempo.
  • Relax Sounds: Para usar nos meus períodos de meditação no dia a dia.
  • Booking: Para gerenciar hospedagens com agilidade quando estou viajando a trabalho.
  • Sleep Cycle: Despertador e qualidade de sono.
  • Todoist: Para gerenciar minhas próximas ações e assuntos a tratar.
  • Mind Meister: Para acessar meus mapas mentais se estiver em trânsito.
  • Podcasts: Para ouvir podcasts enquanto estou em trânsito.
  • Evernote: Para digitalizar comprovantes e outros documentos com agilidade.
  • Cam Scanner: Para “escanear” e compartilhar documentos.
  • Feedly: Para agregar feeds de blogs que acompanho e ler em trânsito.
  • Planilhas (Google): Para visualizar e editar planilhas que estejam no Google Drive.

Eu tenho outros aplicativos que não são necessariamente sobre organização, mas que também me ajudam muito a manter a vida organizada, como o Uber, Spotify etc, mas os principais que organizam coisas e informações estão aí em cima.

Thais Godinho
31/01/2017
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Você se lembra de todos os gadgets que já usou? Se você gostar de tecnologia como eu, provavelmente vai reconhecer alguns dos itens abaixo. Na sequência, mostro o que uso hoje.

gameboy

Acho que o primeiro gadget que eu tive na vida a ponto de ficar levemente viciada foi o meu Gameboy. Eu adorava vídeo-games quando era mais nova, mas esse foi o primeiro vídeo-game portátil que eu tive, e o levava para todo canto. Eu gostava tanto dele que, sinceramente, se hoje ainda existisse, acho que teria. Eu prefiro jogos mais simples.

palm

Quando eu comecei a usar GTD, há dez anos (…), o palm era o que tinha de mais avançado em termos de tecnologia. Não existiam tablets. Lembro de ter namorado o meu na Fnac durante muitos meses até conseguir guardar dinheiro e comprá-lo. Eu usava muuuito para as minhas listas do GTD e me achava super moderna quando o levava para reuniões.

bip

Sim, eu tive um “bip”! Não me lembro exatamente o ano, mas quando eu comecei a namorar com o meu marido (em 1999), eu já usava, porque ele me mandava mensagens. Foi a minha avó que me deu, para me encontrar e avisar coisas facilmente, pois eu morava com ela e ela trabalhava o dia todo. Eu amava ter esse negócio também e lembro que, na época, era muito útil.

discman

Todo mundo teve um discman? Eu ganhei o meu de aniversário em 1995 e não me desgrudava dele. Mais para a frente, talvez em 2002, eu ganhei um que também tocava mp3 (foi a revolução).

ipodnano

Meu primeiro iPod foi um iPod nano que comprei em 2007 ou 2008. Lembro que foi uma compra cara na época, para mim, mas foi quando me apaixonei pela Apple. Eu levava meu iPod para todo lugar. Ele funciona até hoje! Subi todos os meus CDs de meditação para ele e usava para selecionar os CDs e as músicas e meditações guiadas. Depois, eu cheguei a ganhar um iPod shuffle de presente de uma marca, mas nunca o usei muito, porque eu já usava mais o meu celular para ouvir músicas.

ipad-1

O primeiro notebook que tive na vida comprei em suadas prestações quando fui promovida pela primeira vez, em 2006, a coordenadora de projetos na agência em que eu trabalhava. Era um computador MUITO bom para a época e que durou anos. Em 2011, quando voltei a trabalhar fora depois de o Paul ter nascido, percebi que precisava de algo mais leve para levar para o trabalho. Então eu troquei com a minha mãe o notebook pelo iPad. Foi meu primeiro iPad, mas senti falta do computador. Os teclados bluetooth eram muito incipientes e não cheguei a ter nenhum que realmente funcionasse bem na época a ponto de querer fazer o investimento. Por isso, comecei a guardar dinheiro para, na primeira oportunidade, comprar um notebook novamente.

macbookpro

No final de 2011, quando comecei a trabalhar em Campinas, finalmente me dei de presente o Macbook Pro, que virou meu fiel companheiro durante anos.

iphone3

Apesar de ser fã da Apple, nunca gostei de pagar muito caro por telefones celulares. Meu primeiro iPhone foi o 3S, quando já tinha o iPhone 4 e paguei mais barato por ele. Mas o bom de todos os iPhones é que eles duram muito anos super bem. Eu comprei meu iPhone em 2012, se não me engano, e fiquei com ele até 2015.

Gadgets que eu uso hoje

macbookair

Tenho uma rotina que envolve muitas viagens e levar coisas pesadas (materiais, cabos, apostilas) para ministrar treinamentos e palestras em outros lugares, então ter um Macbook Air foi uma escolha natural e da qual não me arrependo. Ele é levíssimo e com grande performance. No entanto, eu sinto falta de ter outro computador em casa para trabalhar, para não sobrecarregá-lo, que é uma coisa que está nos meus planos para um futuro a médio prazo.

ipadmini

Para não ficar andando muito com o computador por aí, sempre que possível levo apenas meu iPad mini 3. Ele me atende bem em reuniões, que faço muito, e também uso para leituras de livros e revistas no dia a dia, além de estudar textos diversos.

logitechk480

Para me ajudar com o iPad e o celular nas reuniões, tenho um teclado bluetooth da Logitech (k480), que é ótimo. Ele conecta até três aparelhos ao mesmo tempo e tem um suporte para colocar os gadgets – cabem o meu celular e o ipad mini certinhos ali. A única desvantagem dele é ser meio pesado (ele pesa mais que o Macbook Air), mas acho melhor levá-lo que o computador.

kindle

Como eu leio muito e também viajo bastante, tenho um Kindle Paperwhite para armazenar meus e-books. A leitura no Kindle é totalmente diferente da leitura no tablet. Em viagens, não costumo levar o meu iPad, e sim o Kindle. Tenho também um Kobo H20, mas ganhei de presente em uma ação do blog. Ambos são ótimos e eu alterno minhas compras de e-books entre eles, de acordo com os preços mais vantajosos.

iphonese

Meu iPhone atual é o SE com 64Gb, que me atende bem. Preciso de um celular com bastante capacidade de armazenamento porque uso para fazer fotos, vídeos etc no meu trabalho, além de testar aplicativos, digitalizar coisas para o Evernote e por aí vai. Nunca senti necessidade de ter um celular com tela maior e também prefiro celulares menores.

gravadordevoz

Outro gadget que eu tenho é um gravador de voz bem simples que utilizo para gravar os meus treinamentos e palestras. Ele não tem nem marca, mas funciona de maneira satisfatória.

rotuladora

Bom, por fim, vou encerrar com um gadget que tenho há muitos anos – ou seja, é antigo e novo também. Quando comecei a usar o GTD, em 2006, eu comprei uma rotuladora da marca Brother. Ela durou exatos dez anos. Este ano, ela finalmente se aposentou e eu comprei uma nova. De que marca? Brother. É excelente, fácil de manusear e muito prática.

E você, se lembra de todos os gadgets que você já teve? Deixe nos comentários!

Thais Godinho
03/10/2016
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Essa é uma dica bem rápida mas que faz tanta diferença na minha vida que eu acho que vale entrar como formato de post.

Eu sou uma pessoa que viaja muito e que vive se deslocando por São Paulo (que tem várias cidades dentro de uma só, praticamente).

Por isso, planejar meus deslocamentos é fundamental! Faço isso porque:

  • Não gosto de chegar atrasada
  • Não gosto de sair de casa na correria
  • Não gosto de dar sorte ao azar

Semanalmente, eu abro a minha agenda para a semana que vai entrar e vejo todos os compromissos externos que eu tenho. Vôos, treinamentos, palestras, aulas, reuniões.

Abro cada dia da semana e vejo quanto tempo vou levar para chegar em cada lugar. Uso o Google Maps para isso.

Planejo também que horas preciso parar para me arrumar em casa e sair.

O objetivo é não fazer cálculos errados no dia a dia. Não precisar pensar. Só ir.

Imagem: Designed by Ross

Imagem: Designed by Ross

Isso me ajuda DEMAIS, e é tão simples. Você resolve sua vida em meia hora no domingo (ou no dia que quiser fazer esse planejamento). O Google Maps mostra qual o melhor caminho, se vale a pena ir de ônibus, metrô ou carro, e quanto tempo leva. (Eu sempre estimo a mais esse tempo para não ser prejudicada por imprevistos.)

Por exemplo, se eu tiver um vôo às 16:30, eu coloco assim no meu calendário:

13:30 – Em trânsito (porque sei que levo de 30 a 40 minutos para chegar)
14:30 – Despacho de malas (se eu for despachar bagagem)
15:30 – Embarque
16:30 – Vôo

Faço assim porque já peguei trânsitos terríveis para chegar ao aeroporto, em que levei 1 hora em um trajeto que levaria 30 minutos normalmente. Então, para tudo, sempre estimo para mais tempo. Também gosto de deixar 1 hora para o despacho de bagagens porque já tive problemas.

Por fim, se nada acontecer e tudo for rápido, eu aproveito o tempo no aeroporto para responder e-mails, trabalhar um pouco e/ou almoçar com calma. Já estou ali.

Se por acaso algum imprevisto acontecer, meus horários não serão prejudicados, porque eu me programei e espacei bem.

220115-agenda

(Veja aqui porque uso duas cores na minha agenda do Google)

O legal também é que não preciso pensar que horas vou sair de casa. Já pensei antes, planejando a minha semana. No dia, basta olhar e estar pronta naquele horário, que tudo vai dar certo.

E não serve só para vôos não. Serve para reuniões. Nunca marco uma reunião logo depois da outra, mesmo pela Internet (a não ser que realmente não tenha outro jeito), porque 1 minutinho que passar do horário já significa que você está atrasada e é um desrespeito com a outra pessoa. Ou seja, se tenho uma reunião das 14:00 às 15:00, a próxima será às 15:30.

Eu costumo dizer que, se a reunião começa 14:00 e você chega 14:00, você já está atrasado. Porque o certo é chegar antes, de modo que a reunião possa efetivamente começar às 14:00. Valorize o seu tempo e o das outras pessoas.

Enfim, depois que comecei a planejar meus deslocamentos, diminuí minha taxa de atrasos e impacto de imprevistos em 90% (nada é 100% garantido) e isso realmente mudou toda a minha vida. Nada como ter tranquilidade no dia a dia e sair para um compromisso sem correria.

Essa dica é simples mas tem grande impacto! Espero que gostem.

Thais Godinho
12/09/2016
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Comparativo: Evernote e Todoist

Uma das coisas que mais me perguntam nos treinamentos que ministro em empresas ou mesmo pessoas que acessam o blog e gerenciam empresas, é como utilizar o Todoist não apenas para a sua vida pessoal, mas para organizar projetos profissionais. Para todas essas pessoas que gerenciam equipes existe o Todoist Business, que lançou ontem algumas novidades bacanas (algumas também para a versão Premium) que eu gostaria de compartilhar com vocês.

Um dos grandes diferenciais do Todoist para gerenciar projetos é a integração entre as pessoas, e esse foi o foco das atualizações. Organizar o seu trabalho e o trabalho dos outros pode ser muito chato se isso for algo trabalhoso de se fazer, e acho que a simplicidade do Todoist é chave nesse quesito.

Vamos ver quais foram essas mudanças:

Log de atividades mais completo

Activity_Log

Acho que esse é um dos recursos mais pedidos pelas pessoas em sala de aula, especialmente gestores: eles querem saber o status dos projetos e das tarefas, sem ter que ficar perguntando para todos na equipe o tempo todo. Então agora o Todoist tem esse log de atividades muito mais claro e completo, que mostra quem fez o que e quando.

Basta abrir o Registro de Atividades clicando em “Ações da tarefa” ao topo da lista de tarefas de qualquer projeto, escolher “Registro de Atividades” e ver o fluxo das atividades mais recentes através dos seus projetos. Você ainda poderá filtrar essas atividades:

  • Por Colaborador – para se atualizar sobre o status do trabalho de um determinado colaborador
  • Por Projeto – para ver tudo o que está acontecendo em um determinado projeto ou
  • Por Ação – para ver todas as atualizações de tarefas ou comentários adicionados

Dá para ver pelo celular também.

Comentários em projetos

Ah! Esse recurso eu mesma estava esperando com ansiedade! Agora cada projeto (e não apenas cada tarefa) pode ter seus próprios comentários, facilitando a centralização das informações sobre o projeto em questão.

Project_Comments_android

Você pode inserir o propósito do projeto, o resultado desejado (alô, GTD lovers!), arquivos com o orçamento alocado, por exemplo, e o que mais considerar útil centralizar sobre o projeto para a sua equipe visualizar.

Notificações inteligentes

Nada mais chato que notificações. Notificações em excesso são as grandes vilãs da produtividade. Por isso, você precisa usar de maneira inteligente, fazendo sentido. Aqui, essa atualização do Todoist faz o seguinte: as notificações foram inteligentemente colapsadas, dando as informações de que você precisa para saber o que está acontecendo em seus projetos compartilhados rapidamente, seja consultando-as no seu computador ou no seu aparelho celular a caminho de casa.

Notification_Collapsing-GIF

Simplificação do compartilhamento de projetos

Aqui são detalhes que, para quem já usa a ferramenta, vai ver bastante diferença. Para compartilhar um projeto com alguém, basta adicionar com um toque diretamente de sua lista de contatos ou de pessoas que você já adicionou em outros projetos.

Você também pode optar por auto-aceitar convites de projetos de colaboradores conhecidos, de modo que você possa começar a colaborar imediatamente assim que for convidado para um projeto.

Adição rápida de tarefas

Adicionar e delegar tarefas no Todoist agora ficou ainda mais rápido: você pode agora adicionar uma tarefa com data de vencimento em um projeto específico, adicionar uma etiqueta e ainda delegar a um colaborador ao digitar tudo em uma única linha.

Veja essa planilha de “cola” disponibilizada no próprio site do Todoist:

cola-business

Vale lembrar que todos os recursos do Todoist Business são disponibilizados também para quem é usuário Premium (tirando, claro, os que envolvem gerenciamento da equipe, que é o diferencial do plano Business).

A grande verdade é que o Todoist, hoje, é certamente a plataforma mais simples e ao mesmo tempo mais customizável para gerenciamento de projetos pessoais e de projetos de equipes. Vale a pena explorar mais os recursos da versão Business, se for o seu caso.

Espero que tenham gostado das novidades!

As imagens deste post foram retiradas do site oficial do Todoist. Thais Godinho é embaixadora oficial do Todoist no Brasil e pode utilizar as imagens em seu blog.

Thais Godinho
29/06/2016
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recursos-preferidos-todoist

A caixa de entrada

Antes eu confesso que não usava tanto, porque gosto de capturar notas no papel (o que ainda faço). Porém, hoje abortei completamente a coisa de ficar preocupada em levar um bloquinho de papel toda vez que saio de casa porque certamente levarei meu celular e, se precisar capturar algo, uso a caixa de entrada do Todoist. Tenho usado muito mais atualmente.

A visualização para os próximos sete dias

Me ajuda demais ver a quantidade de ações para os próximos dias ali na lateral esquerda e a visualização de todas as ações depois que faço a minha revisão semanal do GTD. Dá para ter uma boa ideia do cenário, bater com o meu calendário e ver se será uma semana factível. Afinal, se na terça eu passarei o dia todo em um evento, será que conseguirei executar as 12 ações que estão ali? Isso me ajuda a redistribuir.

Visualizar ações por dia

Eu posso ir no campo de busca e digitar “maio 25”, que o Todoist vai me mostrar todas as ações destinadas para esse dia. É fantástico. Acho bastante útil pelos mesmos motivos do item anterior.

A possibilidade de criar tópicos

Se você inserir um asterisco * antes da ação ao criar uma nova tarefa, você tira o bullet (a bolinha) de tarefa, e ele vira um tópico. Isso é excelente para criar seções e listas não-tickáveis, recurso que utilizo muito.

Cores nos projetos

Pode parecer perfumaria para muitas pessoas, mas eu sou extremamente visual e, para mim, faz muita diferença ter cores diferentes nas pastas de projetos, especialmente quando vou verificar o gráfico de execução (canto superior direito), que me mostra a cor das coisas concluídas.

A cor da ferramenta

Também é possível alternar a cor do Todoist como um todo (alguns detalhes, como a barra superior) para azul, roxo, dourado etc. No geral, eu costumo deixar as cores mais neutras, porque sou mais minimalista, mas às vezes tenho vontade de mudar para azul, roxo, amarelo. Depende muito e sinto que influencia no meu astral. Gosto de mudar de vez em quando e é legal ter essa opção.

Um milhão de projetos arquivados

O Todoist tem um certo limite para projetos em andamento, mas você pode arquivar quantos projetos quiser. Poder arquivar os projetos já concluídos ou que não estão em andamento dá uma tranquilidade tremenda. Sei que não vou perder nada e, se precisar novamente, basta resgatar.

Log de tarefas concluídas

A possibilidade de ver todas as tarefas que concluí, por projeto, por tag, por data, é um recurso maravilhoso. Dá para ter uma ideia de como eu estava engajada naquele dia, se eu estava produtiva, se eu estava meio para baixo, se eu estava me sentindo criativa, pelo tipo de coisas que eu executei. Também é um recurso que uso de vez em quando para fazer esse tipo de análise da minha vida.

Thais Godinho
11/05/2016
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Gadgets que eu já tive X gadgets que eu uso

Apenas para as versões de celular e tablet no momento (em breve deveremos ter para a versão web e desktop), no Google Agenda podemos inserir compromissos relacionados às nossas metas e objetivos.

Ao criar um compromisso, o aplicativo perguntará se se trata de um evento, lembrete ou meta. Se você clicar em meta, aparecerão algumas opções como: exercícios, aprender algo novo, amigos e família, tempo só para mim e organizar minha vida. E, clicando em cada um desses, abre um leque de escolhas. Por exemplo, se eu clicar em “Organizar minha vida”, aparecem: “Planejar o dia,”, “Limpar”, “Realizar tarefas diárias” e “Personalizar”, onde você consegue customizar qual a meta relacionada.

gcalendar-goals

Se eu selecionar uma dessas atividades, o app vai me perguntar com que frequência em quero realizá-la. Uma vez por semana? Duas? Todos os dias? E depois: Por quanto tempo? 15, 30, 60 minutos? Ele também pergunta se o melhor horário é pela manhã, à tarde ou à noite. Ao selecionar todas essas configurações, o Google automaticamente escolherá os melhores dias na sua agenda para realizar essa meta – e tudo pode ser ajustado por você depois, claro.

Apesar de ser relacionado a metas, eu achei que tem mais a ver com hábitos. Fica aí a dica de mais um recurso para quem utiliza a agenda do Google então.

Thais Godinho
26/04/2016
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