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Tecnologia

Hoje a dica é para que você saiba como gerenciar projetos recorrentes. Alguns exemplos de projetos recorrentes (que acontecem com frequência):

  • Declaração do Imposto de Renda
  • Comprar presentes de Natal
  • Organizar viagem de férias
  • Concluir check-up médico anual
  • Organizar festa de aniversário

O primeiro passo é identificar projetos recorrentes que você já tenha em andamento, pois isso te ajudará a entender melhor como fazer o planejamento. O planejamento de um projeto pode virar uma checklist do que deve ser feito quando esse projeto for realizado novamente no futuro.

A ideia é que, uma vez que você planeje um projeto, não precise fazer isso uma segunda vez. Você vai usar o mesmo planejamento e, assim, ir complementando o modelo.

Você pode então, dependendo das ferramentas que usa para se organizar, criar pastas para guardar esses planejamentos. Por exemplo, no Dropbox você pode ter uma pasta chamada “Templates para projetos recorrentes” ou, no Evernote, uma etiqueta que agrupe todos esses templates.

Se você usar o Todoist, na versão premium ele permite que você crie templates para os projetos, exporte como um arquivo .csv e depois importe em outro projeto, aproveitando a mesma estrutura. Todos esses arquivos .csv podem ser salvos em uma pasta no seu computador ou no Dropbox, por exemplo. Confira um passo a passo na página do Todoist (em português).

Se você utilizar o Evernote, basta copiar e colar a estrutura da nota em outra diferente, aproveitando o planejamento de um projeto anterior.

A ideia é que, a cada recorrência do projeto, você aperfeiçoe sua checklist, tornando-a cada vez mais útil para você.

A cereja no bolo vai agora: para se lembrar de ativar projetos recorrentes, você pode ter um lembrete no seu calendário que te avise que está na hora de iniciar o planejamento de um determinado projeto. Isso vale para projetos sazonais, como a declaração do Imposto de Renda, a volta às aulas ou o planejamento das férias de final de ano.

Como você costuma organizar projetos recorrentes? Compartilhe nos comentários!

Thais Godinho
19/09/2017
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Tenho recebido uma quantidade enorme de mensagens com essa pergunta, então achei que seria mais eficiente escrever um post a respeito e usá-lo sempre como referência. Assim também tenho a oportunidade de esclarecer de maneira geral.

Queria dizer que não existe muito motivo para uma pessoa migrar de ferramenta. No meu caso, às vezes simplesmente dá vontade. Canso da cara de um aplicativo e quero testar outro. Foi mais ou menos o que aconteceu com o Todoist. Eu já estava usando a ferramenta há quase três anos e enjoei um pouco. Porém, vou ser sincera: não há um dia que passe que eu não sinta saudade de todas as funcionalidades do Todoist. Ainda acho que é uma das melhores ferramentas para ser utilizada por quem usa e por quem não usa o método GTD.

Eu quis voltar para o Evernote por dois motivos em especial:

  1. A versão instalada do Evernote me passa mais segurança que a versão instalada do Todoist (no Macbook). Pode ser algum bug para Macbook que até já pode ter sido consertado, mas às vezes eu acessava o Todoist offline em meu computador, e ele não abria. Nos computadores com Windows, ele abria normalmente (mas não uso computador com Windows). Então isso me chateava um pouco. Pode ser que eles já tenham consertado…
  2. Gosto muito da possibilidade de você inserir qualquer formato de informação dentro de uma nota do Evernote. Por exemplo: outro dia tirei uma foto com o celular de um produto em uma revista, que fiquei a fim de pesquisar mais a respeito. Essa nota no Evernote foi processada muito facilmente e fica claro para mim, ao acessá-la, do que se trata, porque a fotinho está ali. Você pode me dizer que no Todoist também dá para salvar anexos (e dá), mas a visualização é diferente. Eu sou uma pessoa essencialmente visual e essa variedade de visualizações faz diferença para mim.

Então, por hora estou usando o Evernote. Criei uma série inteira de posts para mostrar meu sistema nele, que você pode ver clicando aqui.

Agora, sinto muito a falta de alguns pontos infalíveis do Todoist, a saber:

  • Log de tarefas concluídas. Sei que dá para fazer no Evernote, mas optei por não fazer. No Todoist era automatizado e a consulta depois era bem fácil e rápida. É o que eu mais sinto falta. Porém, me pergunto se não existem maneiras mais eficazes de se fazer um log de atividades de maneira geral, e acho que é isso que preciso melhorar, e não sentir falta de uma funcionalidade do Todoist.
  • Marcar as tarefas como concluídas. Era tão gostosinho “tickar” uma tarefa!
  • As visualizações de ações com prazo para hoje e para sete dias. Imbatível. Me dava uma boa visão da semana como um todo. No Evernote eu consigo visualizar com os lembretes, mas não é igual.
  • A facilidade ao inserir informações. A sincronização do Todoist é fantástica. O visual é clean. Então, ao acessar pelo computador ou pelo celular, era muito fácil inserir, buscar e alterar informações de maneira geral. Eu sinto que o Evernote é mais robusto e pesado.
  • As cores das coisas (etiquetas, projetos, filtros). Quem usa o Evernote para Windows consegue manusear cores nos cadernos e etiquetas, mas eu uso Macbook e essa possibilidade ainda não é real lá. Logo, as listas ficam muito iguais, muito sóbrias. Sei que é totalmente subjetivo, mas sinto falta das cores.
  • A organização de um plano do projeto de acordo com o Modelo de Planejamento Natural do GTD ficava fantástica no Todoist. No Evernote, como a estrutura da nota é muito solta (e essa também é uma grande qualidade), às vezes fico incomodada pela falta de estrutura.

Quando as pessoas me perguntam que aplicativo elas devem usar para começar a se organizar, sempre recomendo o Todoist. Continuo acreditando demais no poder da ferramenta. Tanto que tenho até um curso bem completo para se organizar com a ferramenta. Já fiz testes de aprendizado com as pessoas usando ferramentas diversas, e nunca vi ferramenta mais fácil de se acostumar que o Todoist. Porém, preferências pessoais são muito particulares, e eu sou uma pessoa que gosta sempre de mudar.

Caso você tenha alguma dúvida sobre o tema, por favor, poste nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
04/08/2017
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Things é um aplicativo antigo, disponível apenas para dispositivos da Apple, que foi totalmente redesenhado recentemente. Não aguentei de curiosidade, pois achei a interface muito linda, e comprei o aplicativo para testar e fazer uma resenha simples para vocês.

O Things custa US$39,90 para Macbook ou US$19,90 para iPad/iPhone e você pode comprar na App Store ou no site.

O que mais me chamou a atenção no redesenho foi o visual simples, porém com detalhes refinados. Na barra lateral, o menu tem uma caixa de entrada, mostra o que tem para hoje (que inclusive integra com o calendário), vindo por aí (aqui mostra os próximos 7 dias e os próximos 6 meses), anytime (que mostra aquilo que não tem data) e someday. Abaixo, você pode criar áreas, ou seções, e inserir as listas dentro (que eles chamam de projetos). No logbook, temos tudo o que foi concluído. E, em trash, o que foi deletado.

Quando você cria uma nova lista ou um novo projeto (acima), você pode inserir notas, criar seções e to-do lists. Dentro de cada “tarefa”, você pode personalizar prazo, colocar etiquetas (que eles sugerem usar como contextos), notas também, além de criar checklists internas. Então você pode ter, por exemplo, uma tarefa que seja “ir ao mercado” e, dentro dela, inserir os itens em formato de checklist.

É um aplicativo muito simples e intuitivo e que recomendo bastante para o GTD, especialmente para quem estiver começando.

Um detalhe que eu gostei muito foi que, quando você for colocar prazo na tarefa, ele te dá a opção de “hoje” e “hoje à noite”, por exemplo, o que pode ser uma boa para separar coisas de trabalho das coisas para se fazer em casa. Para quem usa GTD, isso não importa tanto (afinal, usamos contextos), mas visualmente fica bem bonitinho, porque aparece uma luazinha nessas tarefas.

Do que eu senti falta: algumas coisas. Em primeiro lugar, reduzir a visualização na barra lateral. Por exemplo, se eu criar uma área para projetos, e tiver 90 projetos, eu sou obrigada a rolar a barra de rolagem sempre – não consigo minimizar a área de projetos para ficar visualmente mais limpa. Em segundo lugar, senti falta de ter sub-projetos e sub-tarefas. Em terceiro, não dá para criar tarefas recorrentes. De resto, é um excelente aplicativo.

O que eu gostei muito dessa versão é que ela tem uma carinha de bullet journal e um visual elegante. Certamente ainda há muito a se explorar uma vez que você comece a usar o aplicativo todos os dias, além dos desenvolvimentos futuros que podem vir por aí. Eu acho que finalmente temos um concorrente à altura do Todoist, apesar de ele ter a limitação da plataforma (não funciona para Windows). Porém, em comparativo, o Todoist ainda tem mais funcionalidades.

Você já testou o novo Things? O que achou? Deixe um comentário! Obrigada.

Thais Godinho
24/05/2017
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O David Allen recomendou e disse que está usando um aplicativo chamado Braintoss para captura, então lá fui eu testar e vim aqui comentar com vocês.

Trata-se de um aplicativo onde você cadastra um e-mail e pode tirar foto, gravar vídeo e enviar áudio e, com um único clique, isso vai para o seu e-mail.

E outros recursos que já existem, com Evernote ou a Siri no iPhone? A proposta do Braintoss é ser o aplicativo mais fácil de todos de tirar algo da mente e capturar, sem ter que ficar categorizando ou executando muitos movimentos – você apenas captura e esquece daquilo.

Eu venho testando há algumas semanas e confesso que gosto da rapidez especialmente para fotos e vídeos mais rápidos. Quando preciso digitalizar documentos, por exemplo, uso o próprio Evernote porque a ferramenta de “escanear” do Evernote é excelente.

Conclusão: serve para quem gosta de capturar coisas por e-mail. Para quem já usa outro aplicativo para fazer isso, como o Evernote, pode parecer redundante. Mesmo assim, eu recomendo o teste, pela agilidade do aplicativo.

Alguém já testou? Por favor, deixe um comentário.

Thais Godinho
29/04/2017
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Spotify é um programa de streaming de música. Gosto muito. Não sei mais viver sem. Adoro ver e seguir as playlists já existentes, além de criar as minhas.

Então eu descobri que dá para criar pastas nas playlists, me obrigando a organizar da minha maneira tradicional:

E não é que faz sentido?

Playlists de referência

Nas playlists de referência (“reference playlists”), eu coloco as listas gerais que vou montando ou que gosto, tais como:

  • Minhas TOP 100 preferidas
  • Melhores músicas do rock com mulheres no vocal
  • 50 melhores do periódo barroco
  • Para conhecer Bach
  • etc!

Playlists de suporte a projetos

Nas playlists de suporte a projetos (“projects support playlists”), no momento estão as playlists de dois projetos meus em andamento:

  • Repertório da banda definido e rodando (playlist compartilhada com os outros meninos da banda)
  • Aprender a tocar bandolim basicamente (todas as músicas que quero tocar para considerar esse projeto concluído)

Playlists de algum dia / talvez

Nas playlists de algum dia / talvez (“someday maybe playlists”), insiro listas de projetos que quero tocar algum dia, como repertórios de possíveis bandas (principalmente isso):

  • Repertório para uma banda cover de George Harrison
  • Repertório para interpretar o Gene Simmons em uma banda cover de KISS
  • Repertório para violão e voz

Playlists de suporte ao dia a dia

As playlists acima podem ser especialmente úteis para quem trabalha diretamente com música.

Já as playlists de suporte ao meu dia a dia (“daily support playlists”) provavelmente são as mais interessantes para vocês. Ali, organizo as playlists que uso nos diversos contextos do meu dia a dia, tais como:

  • Uma playlist para cada estação (vou alimentando sempre que descubro músicas novas que combinem com o outono, inverno etc.)
  • Músicas para ouvir de manhã
  • Músicas para foco
  • Músicas para ficar com sono
  • Músicas para limpar a casa
  • Fim de semana em casa
  • Fazendo comida
  • etc!

Já escrevi um post aqui no blog com sugestões de playlists para trabalhar em diferentes contextos, que traz algumas ideias legais.

Vocês sabiam que dava pra organizar as playlists em pastas? Que ideias você já teve? Por favor, compartilhe comigo nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
13/04/2017
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Um novo aplicativo para projetos e tarefas tem sido citado em algumas redes sociais e eu resolvi criar uma conta para fazer um teste e mostrar aqui para vocês. O nome dele é Task World e você pode testar a versão grátis durante 15 dias. Tem em português!

Você pode fazer login com a sua conta do Google, o que eu sempre acho ótimo em qualquer ferramenta porque não gosto de perder tempo com o cadastro.

Você pode criar “espaços de trabalho” e, dentro deles, projetos e tarefas. de cara, achei muito parecido com o Trello. Tem até o mesmo formato de canvas e de arrastar tarefas para os blocos ao lado. E eles até oferecem a configuração de importação dos quadros do Trello. Que ousados! rs

Um ponto diferente que já se vê logo ao iniciar o manuseio é que, ao criar um projeto, você pode escolher entre alguns templates. Achei isso um diferencial interessante. Ou seja: você pode escolher se quer visualizar o projeto em modelo Kanban, por departamentos, por equipe, por dia útil ou até com uma configuração em branco para personalizar como quiser. Se tivesse um template de GTD, ganharia meu coração, mas não tem.

Um recurso que achei muito interessante é que ele mostra a linha do tempo do projeto, como se fosse um cronograma. Basta clicar no menu superior, dentro do projeto.

Além da linha do tempo, você pode clicar em “análise” e ver tudo o que foi feito do projeto. 😱 Isso é absolutamente incrível e dá uma visão excelente, especialmente para gestores.

Outros recursos interessantes dentro do projeto são a possibilidade de subir arquivos e de conversar via chat.

Eu criei um projeto fictício só para mostrar como fica a visualização. Em ordem: tarefas, linha do tempo e análise:

Outra coisa legal é que, se você clicar em “visão geral”, no menu principal, o Task World te dá uma visão geral mesmo de tudo o que você precisa fazer dentro daquele painel de controle.

Se todo mundo preencher o cadastro direitinho, dá para clicar no nome da pessoa e ver informações sobre ela, além de atribuir tarefas.

Dentro de cada tarefa, você consegue atribuir uma série de parâmetros que geralmente encontramos já em outros programas similares, como prazo, responsável e etiquetas. Você também consegue personalizar a cor da etiqueta e atribuir “pontos” àquela tarefa (ou seja, você pode ter tarefas com pontuação menor ou maior, o que pode ser um recurso interessante se você trabalha com bônus e recompensas na sua empresa, por exemplo).

Achei que o programa tem uma interface amigável, dedutiva, e as carinhas e cores ajudam a tornar o visual mais agradável, sem deixar de ser um ambiente sóbrio. Ou seja, funciona para uma agência de publicidade mas também para um escritório de advocacia.

O preço varia de acordo com a quantidade de usuários que você queira inserir no sistema. Para um único usuário, o plano anual custa 96 reais (cerca de 8 reais por mês). Não consegui escolher a opção de pagamento mensal para ver a diferença.

Veredito

Uma boa ferramenta para gestão de equipes que precisam de uma mãozinha na parte do controle de prazos e responsabilidades. Para equipes com mais autonomia, vale testar e tirar suas próprias conclusões.

A possibilidade de separar os espaços de trabalho é uma boa para quem trabalha com diferentes equipes e não quer que todos tenham acesso a tudo.

Para GTD, funcionaria especialmente bem para planos de projetos mais complexos, tanto individuais quanto em equipe. Eu usaria em vez do Asana ou do Basecamp, por exemplo.

Você já testou esse programa? Poste nos comentários.

Thais Godinho
31/03/2017
Veja mais sobre:
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