ou
Gerenciando informações

Backlog é tudo aquilo que você capturou, porém deixou inacabado (não processou) na sua vida. Exemplos: e-mails, papéis, objetos, livros, roupas, arquivos digitais…

Você não vai acabar com o backlog da noite para o dia. Portanto, não deixe que essa quantidade de coisas te desanime em seu processo de organização. Processar backlog vai demandar um ou mais projetos, pois levará mais de um passo para concluir o que precisa ser feito.

Eu recomendo que você crie compartimentos temporários para separar o que for backlog daquilo que já esteja organizado. Como:

  • Pasta “Backlog” ou “Processar com calma” nos e-mails
  • Pasta “Backlog” para seus arquivos no computador
  • Caixa “Backlog” para papelada em casa

Você também pode ver um vídeo que postei no YouTube falando sobre o assunto (se não estiver visualizando abaixo, clique aqui):

E você, tem backlog em sua vida? Conte um pouquinho nos comentários.

Thais Godinho
18/09/2017
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Organizar seus papéis é básico!
Commonplace books
Organizar x Planejar x Registrar

Hoje vim compartilhar uma dica simples e rápida sobre como eu organizo os livros que tenho interesse em comprar.

Crie uma conta na Amazon Brasil e clique em “Lista de Desejos” no menu superior que aparecerá assim que você fizer o seu login.

Você pode adicionar livros na página da Amazon para essa sua lista, que você pode escolher se será pública (outras pessoas podem ver) ou particular. Deixe pública se quiser compartilhar ou ganhar presentes de outras pessoas.

Quando você acessar essa lista, a Amazon vai mostrar quando um livro estiver em promoção. Por exemplo:

Eu gosto de revisar essa lista pelo menos uma vez por semana. Penso que 30% sejam um bom desconto para considerar comprar um livro. Se ele estiver com mais de 50% de desconto, geralmente efetuo a compra sem pestanejar muito.

A lista não serve apenas para compras na Amazon. Por ser de fácil acesso no aplicativo do celular, sempre que estou em alguma livraria, adiciono novos itens descobertos a ela, ou consulto os preços. Se o preço estiver similar ao da loja física ou apenas um pouco mais barato (afinal, ainda teria o frete, se eu pedisse pela Internet, na maioria dos casos), acabo comprando na loja física mesmo.

Antes eu costumava organizar esses livros em uma lista no meu Evernote, mas dentro da Amazon ficou muito mais prático, por essas vantagens que citei acima.

Espero que seja uma dica útil. 🙂

Thais Godinho
30/08/2017
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Organizar x Planejar x Registrar
Como lidar com o backlog
Organizar seus papéis é básico!

Hoje eu gostaria de escrever um pouquinho sobre um assunto que estou apaixonada atualmente, que é o conceito de commonplace books. Commonplace books são basicamente livros ou cadernos criados por uma pessoa onde ela anota ou registra trabalhos de outros, porém com suas próprias palavras, junto com observações pessoais de aprendizado. São basicamente uma maneira de agrupar conhecimento “pessoal” usando um mesmo caderno, até acabar, sobre variados assuntos. Desse modo, ao longo de uma vida, você pode ter um registro cronológico do seu aprendizado e, mais forte que diários, te ajudam a analisar futuramente essas observações e como “a sua cabeça estava funcionando e focando” em cada época da sua vida. Fascinante!

Lewis Carroll

Esses livros têm história – são uma tradição antiga. Grandes nomes da humanidade fizeram os seus. Dentre eles: H.P. Lovecraft, Thomas Jefferson, Thoreau, Ralph Waldo Emerson e outros. Não se trata de um caderno com foco em planejamento, como acontece com os bullet journals, por exemplo. Trata-se de um caderno de referências, onde você registra conhecimento adquirido. Também não são diários. Diários costumam ser mais introspectivos.

Se você gosta de ler e estudar diversos assuntos, pode se interessar pela ideia do CPB (commonplace book). Tudo o que você precisa é de um caderno de sua preferência e uma caneta, e então pode começar a registrar aprendizados, frases preferidas, trechos de livros e o que mais for relacionado.

A Universidade de Harvard define um CPB como “uma coleção de passagens significativas que foram copiadas e organizadas de uma determinada maneira, através de tópicos ou títulos temáticos, para servir como registro de memória ou referência”. Esses cadernos (ou livros) são geralmente escritos à mão e podem conter não apenas textos como imagens e colagens. A informação é organizada de modo que possa facilitar a consulta posterior.

O primeiro registro de um CPB vem da Idade Média, mas o conceito em si vem desde a Roma e a Grécia antiga. Os CPBs se tornaram populares durante o período renascentista, quando os estudantes começaram a registrar seu aprendizado. Apesar de serem registros individuais, os CPBs servem como legado para outras gerações, pois são como “autobiografias da mente”.

Mais uma vez, para criar um CPB você só precisa de um caderno e uma caneta. A maneira como você vai organizar o conteúdo fica totalmente a seu critério. Eu gosto de organizar em ordem cronológica (insiro a data do dia em que farei a anotação e escrevo) e, no início ou no fim do caderno, ter um índice para listar os tópicos principais, com as páginas numeradas. Outra maneira é usar canetas marca-texto para termos importantes ao longo dos textos, pois em uma folheada você consegue ver os tópicos.

Use a abuse da sua imaginação para organizar as informações. Você pode inserir quadros de destaque, desenhos, mapas, mapas mentais, colagens e por aí vai. Usar post-its, canetas coloridas e todas aquelas parafernálias de papelaria que nós amamos. <3

Sobre os cadernos em si, eu acredito que, para CPBs, os cadernos pautados (com linhas) funcionem melhor, mas você também optar por outros formatos se se identificar mais. Outra dica é usar cadernos de capa dura, para que durem mais tempo. Você pode até querer encapá-los. Eu tenho usado Moleskines.

Eu tenho preferido ter um único caderno para registrar os aprendizados de maneira cronológica. Ao longo da vida, tentei fazer cadernos por temas diferentes mas, para mim, não funcionou. Eu sempre acabava abandonando porque, por exemplo: se eu fosse viajar, teria que levar todos os cadernos comigo, caso quisesse registrar algo. Portanto, um único caderno tem funcionado melhor para mim desde então. Quando ele acaba, eu coloco no início (geralmente na contracapa) o período pelo qual eu o usei e começo a usar um novo. Eu nem conhecia o termo commonplace book, mas já naturalmente me identifiquei com ele. Fiquei sabendo do termo recentemente, ao ler um livro sobre bullet journals, e adorei!

E você, já ficou com vontade de fazer o seu? Deixe nos comentários!

Fontes deste post:
http://www.dirgemag.com/bullet-journals-commonplace-books/
http://ocp.hul.harvard.edu/reading/commonplace.html
Thais Godinho
17/08/2017
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Como lidar com o backlog
Organizar seus papéis é básico!
Organizando playlists no Spotify

Há cerca de um ano tive um insight sobre um assunto que permeia toda a minha organização pessoal e produtividade e, ao longo dos últimos meses, venho fazendo testes e conversando com pessoas para poder trazer esse conteúdo de maneira mais fundamentada para vocês. É a diferenciação entre três ações relacionadas à produtividade, a saber: organizar, planejar e registrar. E, por serem ações diferentes, demandam ferramentas, técnicas e comportamentos diferentes.

Vamos às definições:

Organizar, segundo o método GTD (minha visão, de acordo com o que o David Allen ensina), é colocar as coisas no lugar que combine com o significado de cada item. A organização é algo que você (1) pensa, esclarece, (2) encontra uma solução e (3) armazena. Isso serve tanto para objetos em casa quanto para projetos em uma lista. É a organização que permite você consultar, acessar muito rapidamente qualquer tipo de informação que seja confiável para você. Por exemplo: estou no telefone agendando uma consulta e preciso saber se tenho tempo quarta para ir ao dentista? Eu acesso minha agenda e sei com certeza se posso agendar ou não, porque as informações organizadas ali são confiáveis. Eu confio que posso ou não agendar. O mesmo vale para listas de ações e outras que, depois de esclarecer, eu organizo em um lugar adequado.

Planejar tem a seguinte definição:

Ok, tenho as minhas informações organizadas. Porém, quero elaborar um plano para executá-las. Por exemplo: se eu tenho uma prova na quinta-feira na faculdade, como posso me programar para estudar todos os tópicos? Posso distribuir isso ao longo dos dias? Posso criar “cronogramas internos”, meus, para executar aquela atividade bem? Isso vale para os planejamentos diários, semanais, distribuição do tempo para atividades semelhantes, planejar deslocamentos. O planejamento é algo que se baseia nas informações organizadas, mas você usa como recurso seu, pessoal, intransferível, para fazer as coisas acontecerem. E será diferente da pessoa ao lado. Outro exemplo: quero dedicar minha noite de segunda para estudar inglês, mas sei que esse compromisso é diferente de um agendamento que tenho para o dia seguinte para uma reunião com o meu chefe. Geralmente, planejamentos têm mais mobilidade que informações organizadas. Isso não significa que daremos menos importância – apenas que têm natureza diferente.

Muitas pessoas se desorganizam porque confudem uma coisa com outra. Colocam, no mesmo lugar (ex: agenda), tanto as informações organizadas quanto as informações planejadas. Aí você se depara com um dia cheio de 26 “tarefas” e não sabe por onde começar. Isso te sobrecarregada e te confunde. Algumas precisam ser feitas naquele dia invariavelmente, outras não. Toda vez que alguém mistura organização com planejamento se sente sobrecarregado, e não é à toa. No fundo, nosso inconsciente sabe que tem coisa errada lá distraindo nossa atenção.

Registrar significa montar uma biblioteca pessoal, de referência, para consultas específicas. Aqui entram os diários, logs de atividades, registros de projetos concluídos e um mundo de outras coisas que queremos armazenar como referência, mas não são ações. Ouço muito perguntas como: “mas Thais, uma vez que eu conclua um compromisso, como posso deixá-lo no meu calendário?”. E eu rebato: Seu calendário é o melhor local para registro? Ou o registro deve ou pode ser feito em outro lugar? Como você pretende consultar essa informação depois? O que faz sentido?

Todas essas questões são relevantes para todo mundo e, para cada pessoa, existirão respostas diferentes. Se você precisar prestar contas de atividades realizadas em seu emprego para o seu chefe, precisa elaborar uma forma de registro efetiva que ele tenha acesso e que você consiga registrar diariamente com facilidade. Me pego muito pensando no caso dos diários, por exemplo. Se eu quero escrever um diário pessoal, faz sentido agrupar dezenas de cadernos ao longo da vida, sendo que pessoas podem ter acesso e, quando eu morrer, eles servirão a quem? Por isso que, para mim, um diário pessoal no Evernote faz mais sentido. Só eu tenho acesso e, quando eu morrer, não darei trabalho pra ninguém com papelada, nem deixarei uma vida inteira exposta com informações que talvez não queira compartilhar. Mas talvez commonplace books possam ser úteis de deixar como “legado”. Então, nesse caso, cadernos são melhores.

Essa reflexão veio enquanto eu estava pensando sobre os diversos usos do bullet journal. De certa maneira, o bullet journal é um mix dessas três ações. No entanto, será que é efetivo manter as três em um único lugar? Porque existe a questão do foco. E o foco é importante.

Por exemplo: se eu tenho na minha agenda todos os meus compromissos para hoje, além de ações que preciso fazer hoje (não ontem nem amanhã – exatamente hoje) e informações relevantes para o dia de hoje, isso me dá confiança para focar no meu calendário até finalizar o que tem ali. O bullet journal, por exemplo, pode ser excelente para montar um planejamento diário das atividades, pois assim eu pego as informações organizadas em outro lugar e monto meu planejamento. Eu dou gritinhos cada vez que vejo pessoas que acompanho chegando a essa mesma conclusão. A Kara (Boho Berry), por exemplo (super conhecida pelo seu bullet journal). Ela agora concilia seu bullet journal com um sistema organizado no OmniFocus, que ela usa como “base” (e isso seria o organizar) para planejar seu bullet journal, onde faz seu planejamento.

E sim, eu poderia ficar uma vida inteira escrevendo sobre isso. Os casos são inúmeros e, os exemplos, infinitos.

Meu propósito com este post é apenas explicar esse insight. Dizer que, na minha concepção, existem três ações relacionadas à produtividade, e são três ações distintas, que devem ter tratamento distinto. Pretendo explorar mais esse assunto em posts futuros, mas tenho especialmente trabalhado nesse conteúdo para o meu terceiro livro, que sairá ano que vem e terá como foco trabalho e produtividade.

Cada vez que misturamos esses três tipos de ações, isso causa sobrecarga e confusão. Entender como cada ação funciona nos leva a entender melhor como é a nossa vida e como podemos organizar, planejar e registrar nossas informações pessoais.

Thais Godinho
14/08/2017
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Spotify é um programa de streaming de música. Gosto muito. Não sei mais viver sem. Adoro ver e seguir as playlists já existentes, além de criar as minhas.

Então eu descobri que dá para criar pastas nas playlists, me obrigando a organizar da minha maneira tradicional:

E não é que faz sentido?

Playlists de referência

Nas playlists de referência (“reference playlists”), eu coloco as listas gerais que vou montando ou que gosto, tais como:

  • Minhas TOP 100 preferidas
  • Melhores músicas do rock com mulheres no vocal
  • 50 melhores do periódo barroco
  • Para conhecer Bach
  • etc!

Playlists de suporte a projetos

Nas playlists de suporte a projetos (“projects support playlists”), no momento estão as playlists de dois projetos meus em andamento:

  • Repertório da banda definido e rodando (playlist compartilhada com os outros meninos da banda)
  • Aprender a tocar bandolim basicamente (todas as músicas que quero tocar para considerar esse projeto concluído)

Playlists de algum dia / talvez

Nas playlists de algum dia / talvez (“someday maybe playlists”), insiro listas de projetos que quero tocar algum dia, como repertórios de possíveis bandas (principalmente isso):

  • Repertório para uma banda cover de George Harrison
  • Repertório para interpretar o Gene Simmons em uma banda cover de KISS
  • Repertório para violão e voz

Playlists de suporte ao dia a dia

As playlists acima podem ser especialmente úteis para quem trabalha diretamente com música.

Já as playlists de suporte ao meu dia a dia (“daily support playlists”) provavelmente são as mais interessantes para vocês. Ali, organizo as playlists que uso nos diversos contextos do meu dia a dia, tais como:

  • Uma playlist para cada estação (vou alimentando sempre que descubro músicas novas que combinem com o outono, inverno etc.)
  • Músicas para ouvir de manhã
  • Músicas para foco
  • Músicas para ficar com sono
  • Músicas para limpar a casa
  • Fim de semana em casa
  • Fazendo comida
  • etc!

Já escrevi um post aqui no blog com sugestões de playlists para trabalhar em diferentes contextos, que traz algumas ideias legais.

Vocês sabiam que dava pra organizar as playlists em pastas? Que ideias você já teve? Por favor, compartilhe comigo nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
13/04/2017
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Música, Spotify
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Caixa de entrada serve para você capturar informações – sejam ideias, e-mails, notas de reuniões, contas que chegam em casa, trabalho dos filhos, enfim, papel, físico ou digital. Então a recomendação para melhorar a produtividade, e isso obviamente vem do método GTD (como 99% do que eu falo aqui no blog), é que você tenha caixas de entrada suficientes para lidar com essa demanda de coisas que chegam na sua vida. Vamos ver quais são as indispensáveis?

Caixa de entrada para anotar ideias fisicamente

Vulgo papel! Você pode capturar uma ideia sensacional tanto em um Moleskine quanto em um guardanapo, contanto que agrupe todas as informações capturadas em uma caixa de entrada física, que serve justamente para dizer: “olha, eu tenho zilhões de ideias, mas elas estão aqui, e não em outro lugar”. Então tenha uma caixa de entrada física tanto em casa quanto no escritório (se você trabalhar fora) para colocar essa papelada que você mesmo gera.

Na prática, vai funcionar assim: escreveu em um papelzinho algo que não pode esquecer, coloca na bandeja (caixa de entrada). Voltou da reunião com notas escritas em um caderno, coloca o caderno na caixa de entrada. Recebeu um comprovante de pagamento que não pode perder, coloca na caixa de entrada. Uma vez por dia ou mais, classifique os itens que você agrupou e destine aos locais certos.

Caixa de entrada para quando estiver em trânsito

Se você se desloca muito, é recomendável ter uma pasta sempre com você para agrupar os mesmos papéis que você mesmo pode gerar ou que podem chegar até você, em vez de deixar tudo espalhado na bolsa ou na mochila. Boas pastas para fazer isso são as pastas em L, que podem ser encontradas (e são baratíssimas) em qualquer papelaria.

A pasta em L é mais fácil de manusear que pastas com elástico, que precisam ser abertas, gerando movimentos a mais. Se quiser agilidade, a pasta em L é para você. O que importa, no entanto, é que você tenha esse compartimento para quando se deslocar.

Eu utilizo muito em viagens ou quando fico fora o dia inteiro em reuniões ou ministrando treinamentos. Quando chego em casa (no meu escritório), coloco tudo na caixa de entrada física para esclarecer na manhã seguinte, quando estarei mais disposta.

Caixa de entrada para capturar informações via computador

Tudo o que você baixar no seu computador ou um texto que você ler e quiser guardar deve ir para algum lugar. Se você tentar organizar direto, isso vai bagunçar o seu sistema, porque na pressa você pode acabar criando pastas e classificações desnecessárias. Por isso, a minha recomendação é que você tenha uma pasta única para baixar arquivos no computador (geralmente os PCs já têm a pasta “Download” e, no MAC, “Transferências”). Use com sabedoria. Uma vez por dia, classifique o que baixou ali adequadamente.

Para textos, artigos e outras informações no geral, você pode escolher programas que façam esse tipo de armazenamento a um clique do mouse, como o Evernote ou o Pocket. Escolha aquele que te agradar mais. O importante é que, tanto em um quanto o outro, você tenha um compartimento onde centralize os textos que salvou antes de organizar em outro lugar ou categoria. No Evernote, por exemplo, você pode ter um caderno chamado “Caixa de entrada”.

Inclusive o Evernote possui uma extensão para navegadores chamada Web Clipper, que permite que você salve o artigo, a página inteira, só a URL e outras opções diretamente do seu computador, o que facilita muito o trabalho de “copiar e colar”.

Caixa de entrada para capturar informações via celular

O celular é multitarefa e, por isso, permite que você capture imagens, áudios, vídeos e textos. Ou seja, ele por si só é uma “caixa de entrada ambulante” que, se você não classificar o que salvou ali, pode bagunçar e encher a memória do aparelho. Portanto, a recomendação de esclarecer o que você capturou diariamente se mantém, para não virar bagunça.

O que pode ajudar é utilizar aplicativos como o próprio Evernote para centralizar o que você captura via celular, para que não fique espalhado por outros aplicativos. Faça o teste para ver o que funciona melhor no seu caso. O Todoist, por exemplo, tem uma caixa de entrada também. Se você estiver na rua e tiver uma ideia ou se lembrar de algo que precisa fazer, digite no celular rapidinho e volte para o que você estava fazendo. Depois você lida com aquilo.

Caixa de entrada de e-mails e outras mensagens

Perceba que, quanto mais contas de e-mails e canais por onde você recebe mensagens, maior o fluxo de “coisas” que entram na sua vida. Não é à toa que as pessoas estão reduzindo a quantidade de redes sociais que elas participam, porque é difícil acompanhar tudo. Por esse motivo, tenha as caixas de entrada de e-mails e de mensagens que forem realmente necessárias para você, o que varia de profissão para profissão, obviamente.

O importante aqui é entender que uma caixa de entrada não é um local de armazenamento, mas apenas de captura. O que você capturar ali (ou capturarem por você, no caso dos e-mails e mensagens) precisa ser esclarecido e organizado adequadamente com uma frequência praticamente diária, para não criar um volume imenso que te deixará estressado(a) para lidar.

O propósito das caixas de entrada é ter um lugar onde você possa centralizar as informações capturadas, para só então esclarecer o que significam e organizar adequadamente. Uma vez que você capture, você deixa a sua mente livre para ser criativa e trabalhar focada naquilo que você realmente precisa saber.

Estabeleça o hábito da captura mas, para isso, tenha sempre com você ferramentas que te apoiem nesse processo, como as recomendadas neste post. E lembre-se: não confunda captura com organização das informações. A captura é um processo livre, até caótico, que você faz sem pensar ou classificar informações, apenas para não perdê-las. Esse raciocínio para organizar você fará depois, em um segundo momento.

Thais Godinho
24/01/2017
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