ou
Gerenciando informações

Há cerca de um ano tive um insight sobre um assunto que permeia toda a minha organização pessoal e produtividade e, ao longo dos últimos meses, venho fazendo testes e conversando com pessoas para poder trazer esse conteúdo de maneira mais fundamentada para vocês. É a diferenciação entre três ações relacionadas à produtividade, a saber: organizar, planejar e registrar. E, por serem ações diferentes, demandam ferramentas, técnicas e comportamentos diferentes.

Vamos às definições:

Organizar, segundo o método GTD (minha visão, de acordo com o que o David Allen ensina), é colocar as coisas no lugar que combine com o significado de cada item. A organização é algo que você (1) pensa, esclarece, (2) encontra uma solução e (3) armazena. Isso serve tanto para objetos em casa quanto para projetos em uma lista. É a organização que permite você consultar, acessar muito rapidamente qualquer tipo de informação que seja confiável para você. Por exemplo: estou no telefone agendando uma consulta e preciso saber se tenho tempo quarta para ir ao dentista? Eu acesso minha agenda e sei com certeza se posso agendar ou não, porque as informações organizadas ali são confiáveis. Eu confio que posso ou não agendar. O mesmo vale para listas de ações e outras que, depois de esclarecer, eu organizo em um lugar adequado.

Planejar tem a seguinte definição:

Ok, tenho as minhas informações organizadas. Porém, quero elaborar um plano para executá-las. Por exemplo: se eu tenho uma prova na quinta-feira na faculdade, como posso me programar para estudar todos os tópicos? Posso distribuir isso ao longo dos dias? Posso criar “cronogramas internos”, meus, para executar aquela atividade bem? Isso vale para os planejamentos diários, semanais, distribuição do tempo para atividades semelhantes, planejar deslocamentos. O planejamento é algo que se baseia nas informações organizadas, mas você usa como recurso seu, pessoal, intransferível, para fazer as coisas acontecerem. E será diferente da pessoa ao lado. Outro exemplo: quero dedicar minha noite de segunda para estudar inglês, mas sei que esse compromisso é diferente de um agendamento que tenho para o dia seguinte para uma reunião com o meu chefe. Geralmente, planejamentos têm mais mobilidade que informações organizadas. Isso não significa que daremos menos importância – apenas que têm natureza diferente.

Muitas pessoas se desorganizam porque confudem uma coisa com outra. Colocam, no mesmo lugar (ex: agenda), tanto as informações organizadas quanto as informações planejadas. Aí você se depara com um dia cheio de 26 “tarefas” e não sabe por onde começar. Isso te sobrecarregada e te confunde. Algumas precisam ser feitas naquele dia invariavelmente, outras não. Toda vez que alguém mistura organização com planejamento se sente sobrecarregado, e não é à toa. No fundo, nosso inconsciente sabe que tem coisa errada lá distraindo nossa atenção.

Registrar significa montar uma biblioteca pessoal, de referência, para consultas específicas. Aqui entram os diários, logs de atividades, registros de projetos concluídos e um mundo de outras coisas que queremos armazenar como referência, mas não são ações. Ouço muito perguntas como: “mas Thais, uma vez que eu conclua um compromisso, como posso deixá-lo no meu calendário?”. E eu rebato: Seu calendário é o melhor local para registro? Ou o registro deve ou pode ser feito em outro lugar? Como você pretende consultar essa informação depois? O que faz sentido?

Todas essas questões são relevantes para todo mundo e, para cada pessoa, existirão respostas diferentes. Se você precisar prestar contas de atividades realizadas em seu emprego para o seu chefe, precisa elaborar uma forma de registro efetiva que ele tenha acesso e que você consiga registrar diariamente com facilidade. Me pego muito pensando no caso dos diários, por exemplo. Se eu quero escrever um diário pessoal, faz sentido agrupar dezenas de cadernos ao longo da vida, sendo que pessoas podem ter acesso e, quando eu morrer, eles servirão a quem? Por isso que, para mim, um diário pessoal no Evernote faz mais sentido. Só eu tenho acesso e, quando eu morrer, não darei trabalho pra ninguém com papelada, nem deixarei uma vida inteira exposta com informações que talvez não queira compartilhar. Mas talvez commonplace books possam ser úteis de deixar como “legado”. Então, nesse caso, cadernos são melhores.

Essa reflexão veio enquanto eu estava pensando sobre os diversos usos do bullet journal. De certa maneira, o bullet journal é um mix dessas três ações. No entanto, será que é efetivo manter as três em um único lugar? Porque existe a questão do foco. E o foco é importante.

Por exemplo: se eu tenho na minha agenda todos os meus compromissos para hoje, além de ações que preciso fazer hoje (não ontem nem amanhã – exatamente hoje) e informações relevantes para o dia de hoje, isso me dá confiança para focar no meu calendário até finalizar o que tem ali. O bullet journal, por exemplo, pode ser excelente para montar um planejamento diário das atividades, pois assim eu pego as informações organizadas em outro lugar e monto meu planejamento. Eu dou gritinhos cada vez que vejo pessoas que acompanho chegando a essa mesma conclusão. A Kara (Boho Berry), por exemplo (super conhecida pelo seu bullet journal). Ela agora concilia seu bullet journal com um sistema organizado no OmniFocus, que ela usa como “base” (e isso seria o organizar) para planejar seu bullet journal, onde faz seu planejamento.

E sim, eu poderia ficar uma vida inteira escrevendo sobre isso. Os casos são inúmeros e, os exemplos, infinitos.

Meu propósito com este post é apenas explicar esse insight. Dizer que, na minha concepção, existem três ações relacionadas à produtividade, e são três ações distintas, que devem ter tratamento distinto. Pretendo explorar mais esse assunto em posts futuros, mas tenho especialmente trabalhado nesse conteúdo para o meu terceiro livro, que sairá ano que vem e terá como foco trabalho e produtividade.

Cada vez que misturamos esses três tipos de ações, isso causa sobrecarga e confusão. Entender como cada ação funciona nos leva a entender melhor como é a nossa vida e como podemos organizar, planejar e registrar nossas informações pessoais.

Thais Godinho
14/08/2017
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7 ideias de presentes para o Dia das Mães

Em junho, postei aqui no blog sobre o meu armário-cápsula da estação, com fotos e observações. Hoje gostaria de contar um pouquinho como tem sido a experiência com esse armário, pois ela tem sido curiosa. Tenho perdido bastante peso e muitas roupas do armário deixaram de me servir, então a técnica que usei foi comprar substituindo uma peça por outra semelhante. Por exemplo: se perdi uma calça jeans, compro outra calça jeans, se isso fizer sentido de acordo com o meu estilo (não vou comprar apenas para substituir se for algo que eu não quero mais usar).

De modo geral, tem funcionado bem, mas acredito que o armário-cápsula de primavera será um pouco diferente. Estou caminhando mais para o guarda-roupa “cápsula por si só”, com peças essenciais que atendam as diversas estações, e não vejo sentido em guardar aquilo que não vou usar no momento. Eu quero usar tudo o que tenho enquanto ainda me serve – basicamente isso. Talvez, quando meu peso estabilizar, eu pense diferente.

Algumas pessoas me perguntaram sobre a mudança da cartela de cores. A mudança se deu porque fui para uma paleta neutra (em termos de temperatura) e com maior profundidade, porque meu cabelo está mais escuro. São termos técnicos de quem faz análise de cores. Mais uma vez, quem fez esse trabalho incrível foi a Ana Soares. Ainda estou em época de redescoberta dos tons que ficam bem em mim, e um hobbie interessante é visitar algumas lojas quando tenho um tempinho para esse passeio descompromissado e experimentar peças sem a intenção de comprar, apenas para testar os tons e estilos diferentes em mim. Tem sido uma experiência bem legal e que recomendo a quem estiver buscando suas cores (e não puder/quiser pagar um profissional para fazer a análise) ou estiver buscando seu próprio estilo.

 

Gostaria de reafirmar esse trecho que escrevi no post anterior: “(…) eu acho que meu estilo é mais clássico mesmo, uma coisa meio french rocker tomboy, com muitas listras, trench coats, sapatos oxford e tecidos naturais contrastando com tecidos mais estruturados. E eu meio que quero aceitar isso, porém aprendendo a fazer boas misturas – uma calça de linho com uma linda blusa colorida de seda, talvez? Esse é o tipo de coisa que vou explorar um pouco mais adiante”. Esses dois meses de armário-cápsula de inverno têm servido para me mostrar como esse é o estilo que me sinto mais “eu” mesma. Tem sido um barato brincar com isso, com essas misturas. Outro dia eu estava com uma calça jeans e bota marrom, com cinto marrom, um pacote meio country. Experimentei uma blusinha de renda em uma loja e adorei a mistura (um boho menos afetado)! Quando eu faço esse mix, fico bem feliz – acho que meu estilo é por aí mesmo. E tem sido muito gostoso não descobrir, mas reafirmá-lo pra mim mesma.

Vou revisitar as peças do armário para falar para vocês como tem sido trabalhar com elas:

Das calças acima, duas não servem mais. Comentei que eu tinha também uma calça jeans que estava lavando (também já não serve). Comprei uma calça preta e duas calças jeans para substituir as três que deixaram de servir. Resgatei uma calça mostarda que estava guardada, que não servia antes e agora já estou quase perdendo, então estou aproveitando para usar.

Dos vestidos acima, dois já não servem. O azul do meio ainda estou usando, e resgatei dois que estavam guardados que antes não serviam, para substituir os dois que saíram.

Dos casacos pretos, todos estão servindo, com exceção do blazer. Substituí por um blazer branco, que comprei mês passado.

A blusa e os casacos acima ainda estão servindo, ainda que largos. Porém, dá para usar até o final do inverno.

Todas as camisas estão largas, mas a verde e a florida ainda podem ser usadas. A preta não. Resgatei algumas camisas que estavam guardadas e que eu preciso usar antes que elas não sirvam mais: uma vermelha, uma branca e uma rosa pastel.

Das camisetas acima, duas ficaram grandes demais. O restante estou usando.

A blusa bege está extremamente larga. Todas as outras ainda estou usando.

Outras compras da estação: duas blusinhas para fazer treinamentos (estava completamente sem opções), um cinto preto (perdi o meu também), uma pashmina cor de canela, um anel e um colar.

Mais alguém está fazendo armário-cápsula de inverno? Como vocês têm se saído?

Thais Godinho
07/08/2017
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Faça você mesmo(a): sousplat de MDF

Aqui vai uma coletânea de erros que eu cometi ou vi colegas cometendo ao empreenderem em suas carreiras ou empresas. O objetivo é te ajudar a reconhecer se você está cometendo algum deles e mudar o curso o quanto antes!

Erro 1: Se distrair ficando ocupado

É muito comum, no dia a dia, a gente se perder em ocupações diversas – responder e-mails, assinar documentos, rever contratos, retornar ligações. Tome cuidado para não achar que isso é sinônimo do seu trabalho. Atividades assim fazem parte do dia a dia, mas se você ficar apenas nelas e não dedicar tempo àquilo que realmente importa e vai impactar o seu negócio, a tendência é você ir perdendo relevância (para o mercado e para você mesmo) sem nem perceber.

Erro 2: Cair no microgerenciamento

Detalhes sobre projetos, datas, arquivos organizados, pastinhas e tudo o mais que inventamos achando que isso vai nos dar uma sensação maior de controle – e até dá, mas não basta. Se você cair no microgerenciamento, não vai conseguir ter em vista a perspectiva das coisas, que é: por que estou fazendo isso? o que quero entregar? Controle é importante, mas não é tudo.

Erro 3: Abrigar tarefas que podem ser feitas por outras pessoas

Sei que nem todo mundo que empreende pode delegar tarefas ou contratar outras pessoas. Porém, essa deve ser uma das suas principais metas. Identifique tudo aquilo que só você pode fazer (pelo seu conhecimento ou talento) e busque maneiras de delegar todo o resto. Sempre pergunte-se se você é a pessoa mais apropriada para realizar determinada atividade. Muitas vezes não é, mas você ocupa seu tempo com ela e, com isso, deixa de fazer outras mais importantes. Que custo isso está tendo no seu negócio?

Erro 4: Remediar falta de treinamento com “ajudinha”

Eu adoro ajudar as pessoas e me sinto bem por estar disponível para determinadas orientações. Porém, ajudar uma mesma pessoa (ou várias) mais de uma vez sobre determinado assunto pode ser falta de treinamento, e sua ajuda nunca terá fim. Se isso acontecer, identifique de imediato e direcione adequadamente. Você pode promover um treinamento, gravar uma vídeo-aula ou terceirizar essa ação. Se forem pessoas que trabalham para você, pode ser útil criar regras, checklists e outros documentos de apoio.

Erro 5: Investir em coisas novas sem pavimentar o que já existe

A ânsia por lançamentos pode levar empreendedores a deixarem de lado bons produtos e serviços já existentes. Uma coisa não exclui a outra. Aperfeiçoe continuamente o que já existe, em paralelo com o lançamento de novos produtos ou versões. Você pode diminuir a quantidade de lançamentos? Sim, mas aumentará a quantidade de clientes retidos já satisfeitos, que podem comprar novamente de você.

Erro 6: Responder e-mails que podem ser automatizados

Respostas automáticas deveriam ser padrão para a maioria dos empreendedores! Muitas pessoas que te contatam precisam apenas de respostas que você já deu em outras ocasiões, ou que você tem em algum lugar do seu site. Desenhe respostas automáticas que você possa configurar em suas contas de e-mail ou tenha templates onde poderá facilmente copiar e colar a resposta, sem perder tempo digitando a mesma coisa pela enésima vez.

Erro 7: Trabalhar em casa

Home-office funciona se você tiver um local realmente separado de todo o resto da sua casa. Se você usar a mesa da sala ou um cantinho no quarto, pode funcionar apenas se for temporário. Agora, se você realmente estiver investindo em seu negócio, uma hora você vai ter que sair de casa ou separar em um cômodo diverso mesmo. Espaços de coworking são fantásticos para isso e oferecem uma alternativa com menor custo que uma sala própria comercial. Considere também visitas de clientes, se isso fizer parte do seu negócio.

Erro 8: Não revisar com frequência suas responsabilidades

O ideal é que a cada duas ou quatro semanas você revise as suas responsabilidades e passe um filtro em tudo aquilo que não deveria estar fazendo, para conseguir focar naquilo que só você pode fazer e terá um impacto significativo em todas as suas áreas de atuação.

Erro 9: Ser perfeccionista

Feito é melhor que o perfeito não feito. Analise suas entregas e, se você já deixou de entregar algo no prazo por buscar a perfeição, talvez seja hora ou de delegar ou de baixar as expectativas com relação ao seu produto. Entregue um arroz com feijão delicioso e vá refinando depois. Nem sempre um empreendedor sozinho tem estrutura para entregar caviar desde o começo.

Erro 10: Usar crises como desculpa

“Qualquer idiota pode enfrentar uma crise. O que é desgastante é a vida do dia-a-dia.” – Anton Chekhov. Apagar incêndios traz resultado e satisfação imediata, mas também serve como desculpa para deixar todo o resto de lado. Não use essa desculpa. Seja o rei (ou a rainha) do dia a dia.

Erro 11: Bloquear a agenda

Bloquear sua agenda inteira para se forçar a fazer algo traz um sentimento opressor e não deixa você livre para fazer escolhas espontâneas e abrigar imprevistos. Essas duas coisas acontecerão de qualquer maneira, com a diferença que você burlará sua agenda ou ficará sobrecarregada(o). Você pode se programar para realizar determinadas atividades, mas seja criterioso(a) – não planeje o dia inteiro. Deixe espaço para as atividades não planejadas.

Erro 12: Achar que você é o seu trabalho

Geralmente quem empreende o faz porque ama o que faz. Mas você não é o seu trabalho. Você tem outras coisas incríveis na vida que fazem com que você seja uma pessoa inteira, completa, e que fique bem para realizar todas as atividades que quiser – inclusive as do trabalho. Tire um pouco da pressão do sentimento de ser o salvador da pátria e abra espaço na vida para pequenas recompensas do dia a dia, como fazer uma caminhada ou simplesmente ficar sem fazer nada um pouco.

Se você quiser saber mais sobre como lidar com esses erros, estou desenvolvendo um curso com foco em organização para empreendedores, que iniciará em setembro, e que vai ensinar você a consertar todos os tópicos acima. As inscrições estão com valor promocional de pré-venda. Confira aqui.

Thais Godinho
12/07/2017
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Utilizando o Toodledo para gerenciar a rotina de limpeza da casa
Guia para ler o blog
6 dicas para facilitar a arrumação diária

Um dos trabalhos que venho fazendo com mais significado nos últimos anos é o de estudar, pesquisar, conversar com as pessoas e testar técnicas que sejam relacionadas à otimização da rotina doméstica, especialmente para pessoas que trabalham fora e têm uma vida absurda de corrida, com muitas atividades, e geralmente sem contar com empregados em casa. Por isso, eu resolvi reunir todo esse conhecimento para lançar um workshop online (cuja primeira aula começa sábado agora) com foco em organização da rotina doméstica.

As aulas serão todas gravadas e você terá acesso durante 1 ano para assistir o curso quantas vezes quiser.

Veja o que você irá aprender:

• O que significa cuidar da casa
• Como cuidar da casa mesmo trabalhando fora?
• Hábitos indispensáveis para manter a casa nos eixos
• Organize um cronograma de limpeza para a sua casa
• Entenda as necessidades da sua família e da sua residência
• Aprenda a planejar um menu semanal e preparar as refeições sem estresse
• Saiba como fazer boas compras e aproveitar seu tempo no mercado, na farmácia e na feira
• Aprenda como lidar com suas roupas
• Crie uma rotina de lavanderia
• Como simplificar seus cuidados com a casa e ainda assim ter bons resultados
• Como inserir crianças, adolescentes e outras pessoas da família na organização
• Como criar rotinas diária, semanal, quinzenal, mensal e outras para manutenção da casa
• Rotina em família com filhos, casamento, amigos e parentes: como fazer
• Implementando um centro de comando na sua casa
• Tenha uma agenda para a sua casa

Esse curso está sendo preparado com muito carinho e o objetivo é que você aprenda de vez como organizar sua rotina doméstica, não importam os desafios, e que você consiga fazer isso em equipe, diminuindo o estresse e o cansaço.

A primeira aula entrará no ar sábado agora e, na página do curso, você pode conferir a programação das aulas. Não é necessário estar online no dia para assistir as aulas. Como comentei, elas são gravadas, e você pode assistir quando quiser.

Thais Godinho
10/07/2017
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4 coisas que fiz que me ajudaram a fazer uma viagem mais organizada para outro país
Thais no Rio de Janeiro em 2016
Casais inteligentes conversam sobre finanças juntos

Esta semana tenho duas viagens a trabalho e tinha uma lista de ações que precisava concluir antes de viajar. Quis fazer uma experiência, analisando essa lista. De todas as ações que eu precisava fazer, quantas delas poderiam ser feitas apenas por mim? Ou seja: se eu tivesse uma equipe de 10, 12 pessoas, e pudesse delegar, quais dessas eu não poderia delegar, pois somente eu sou a pessoa qualificada a fazê-las?

Esse exercício foi interessante porque, de 19 ações, 8 poderiam ser feitas por outras pessoas. No momento eu (ainda) não tenho uma equipe abaixo de mim para delegar ações como “gerar notas fiscais” ou “enviar proposta comercial”, mas esse exercício me fez ver as seguintes condições:

  • Quase 50% do meu trabalho poderia ser delegado. E, se fosse, eu teria 50% a mais de tempo para trabalhar naquilo que só eu posso fazer (meu talento).
  • Eu já sei quais ações podem ser delegadas, então isso vai facilitar muito quando eu for contratar alguém. Terei claro o escopo da pessoas e as competências que ela precisará ter.
  • Isso também me deu mais certeza de que devo contratar alguém. 🙂 Esse deve ser um bom foco então.
  • As ações que só eu posso fazer me dão um indicativo do que é realmente prioridade, pois resumem o meu trabalho. Eram ações como escrever, me capacitar, capacitar outras pessoas.

A dica de hoje é para você fazer a mesma análise com a sua lista de afazeres. Será que todas as tarefas da sua lista realmente precisariam ser feitas por você? Você é a pessoa mais apropriada? Talvez você não possa delegar no momento, mas essa análise te dará um forte indicativo de qual deve ser o seu foco para crescer.

Faça o teste e me conte. 😉

Thais Godinho
28/06/2017
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Então é Natal…
Como foi o sábado
Contadora norte-americana economiza 8 mil reais por mês vivendo como desempregada

Um dos temas mais abordados nos comentários dos posts aqui no blog é sobre a eterna questão: eu organizo a casa, mas meus familiares não. Como motivá-los? Então o post de hoje é para a gente bater um papinho sobre esse assunto.

Eu já tenho o blog há quase 11 anos e, durante esse tempo, aprendi muitas coisas conversando com as pessoas e estudando materiais relacionados a esse assunto. Minha opinião vai se pautar em um dos valores mais fortes do Vida Organizada, que é a questão da Autonomia. Eu acredito que, para uma pessoa se organizar, ela precisa ter autonomia. Não dá para obrigar ou tentar convencer ninguém.

Mas então como nós, que gostamos do assunto, podemos conviver com outras pessoas desse jeito? Acho que é aqui que reside a chave do problema.

Organização X Arrumação

Primeiro, vamos falar sobre a diferença entre organizar e arrumar. Organizar é encontrar soluções práticas para a casa. Arrumar é colocar no lugar. Se você arrumar uma casa que não esteja organizada, fatalmente as coisas não terão suas casinhas certas, não terão lugar certo, e mesmo guardadas, pode ficar aquela sensação de bagunça.

Muitas vezes, os membros da família não fazem bagunça ou deixam as coisas espalhadas porque querem, mas porque é mais fácil. Eles não sabem exatamente onde colocar tal coisa, ou arrumar determinado objeto é muito difícil (uma gaveta entupida de toalhas é completamente desanimadora).

Destralhe

Muitas vezes, o simples fato de destralhar já ajuda a aliviar a pressão, pois envolve a diminuição da quantidade de objetos. Comece destralhando os seus objetos pessoais: roupas, acessórios, cosméticos, livros, DVDs etc, e só depois passe para as áreas de uso comum da casa, sempre respeitando os objetos dos outros. Geralmente, esse movimento chama a atenção e, quando as pessoas passam a ver os benefícios, elas querem fazer parte. Se isso acontecer, ofereça apoio. Nunca, em hipótese alguma, saia doando ou jogando fora as coisas dos outros, mesmo que a outra pessoa seja uma acumuladora compulsiva. Não são as suas coisas.

Aceite

Pode acontecer de a pessoa não se manifestar e continuar lidando com a sua própria bagunça. Se ela não fizer isso com o ambiente de uso comum de todos, tudo bem. Deixe que ela tenha seu quarto como quiser, com a bagunça que ela quiser. Vejo especialmente pais e mães de adolescentes que ficam malucos com a bagunça no quarto dos filhos, chegando a entrar e querer limpar tudo. Precisa mesmo? Questione-se. Aqui envolve a autonomia de maneira geral. Afinal, esse adolescente um dia vai morar sozinho. Deixe ele se virar.

Por outro lado, deixe claro que essa regra serve apenas para o quarto dele ou dela. Nas áreas de convivência em comum, valem as regras dos adultos.

“Ah, mas o problema são os adultos”. Então voltamos no primeiro tópico deste post: a casa está organizada e possibilitando a arrumação? Porque, se não houver lugar certo para as coisas, ninguém vai se motivar a arrumar o que estiver fora do lugar. Então aqui pode entrar o seu papel de observar as pistas deixadas pela bagunça. É melhor e menos cansativo que você se responsabilize por essas soluções que perder tempo diariamente arrumando a bagunça dos outros e se estressando por conta disso. Uma coisa é certa: se a arrumação for mais fácil que a bagunça, ninguém vai bagunçar. E, se bagunçar, será exceção.

Pense na organização como uma benção que você pode dar aos moradores da sua casa – algo que você está ensinando a eles e a si mesma. A organização é algo que deve servir você e a sua família, não o contrário. Senão, vale mais a pena manter a bagunça e ter uma família feliz. Tá bem? o objetivo da organização é ajudar e simplificar o dia-a-dia, não torná-lo mais estressante. Se isso estiver acontecendo, veja se você está está fazendo tudo o que eu falei acima. Será que você não está:

– Focando na arrumação, em vez de prestar atenção na organização?

– Deixando de perceber as pistas que a bagunça dá?

– Comprando brigas desnecessárias?

– Se entregando à bagunça dos outros?

– Pirando na organização e esquecendo das outras pessoas?

Faça uma análise da sua situação de maneira geral e lembre-se que, no final das contas, relacionamentos são importantes, especialmente com as pessoas com quem vivemos dentro de casa.

Thais Godinho
26/06/2017
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