ou
Produtividade

Qual a diferença entre um projeto que tem prazo e um projeto que tem tempo livre de conclusão no GTD?

Nenhuma. Ambos entram no sistema. A diferença não está no projeto em si, mas no CALENDÁRIO, que é onde entram os prazos e ações com prazo, sejam de projetos ou avulsas, e nas listas de Próximas Ações, que é onde entram as ações de projetos ou avulsas também, para fazer o quanto antes.

Se a execução do GTD diz respeito ao calendário + listas de Próximas Ações nos intervalos, tudo que tem prazo será executado no tempo certo e o que não tem prazo também será, dependendo apenas de você estar no contexto certo.

Uma coisa incrivelmente importante é que você pode ter projetos mais complexos que tenham cronogramas de execução. Um cronograma, montado em uma planilha ou em um arquivo robusto do MS Project, é apenas um arquivo de suporte ao projeto. Você revisa semanalmente para identificar próximas ações. Uma vez identificadas:

  1. Faça na hora, se levar menos de 2 minutos
  2. Delegue, se for para outra pessoa fazer
  3. Adie para você fazer no momento mais apropriado, se não puder delegar – e esse “momento mais apropriado” pode ser 1) em um dia ou horário específico, então você colocaria no seu calendário, ou 2) apenas estar no contexto apropriado, o quanto antes, então você colocaria em uma lista de Próximas Ações por contexto.

Perceba que você não “executa” projetos, mas apenas as ações relacionadas a cada um deles. Então o que vai te dar controle dos cronogramas não é revisar cada um dos seus projetos diariamente (que loucura!), mas sim fazer uma boa Revisão Semanal e garantir que o que já pode ser feito foi destinado ao lugar correto – seja fazendo na hora (< 2 minutos), delegando (lista Aguardando Resposta) ou adiando (Calendário ou Próximas Ações). Uma boa Revisão Semanal te deixa tranquilo até a próxima.

E ei! Nada impede que você acesse um projeto ou outro antes da próxima Revisão Semanal se você sentir necessidade. Só não precisa ser regra ficar preocupado com todos eles todos os dias, ao mesmo tempo.

Essa é a maravilha do GTD: todos os projetos caminham. O que tem prazo você faz, e o que não tem prazo você também faz, com liberdade de escolha. Você não precisa simular prazos nos que não têm. Basta entrar no fluxo de execução.

Thais Godinho
16/02/2017
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Como usar GTD™
(Vídeo) Escritório móvel GTD
Minhas caixas de entrada

Frequentemente eu faço um post mostrando como está o meu sistema GTD. Eu postei em dezembro como estava meu setup e tive poucas mudanças desde então, mas sempre há pedidos dos leitores para que eu mostre como está a versão mais atual, então lá vai.

Para agenda e tickler, eu não utilizo o Todoist, e sim o Google Calendar. Prefiro a forma de visualização. Eu ainda coloco ações com prazo no Todoist e explico a diferenciação direitinho aqui.

Meu setup atual no Todoist está assim:

Pontos importantes a colocar:

  • Não uso mais etiquetas nem filtros. Não sinto necessidade. O objetivo é simplificar cada vez mais.
  • Está em inglês para eu treinar o idioma.
  • O único elemento diferente é a nova lista chamada “Reference lists” (listas de referência), que vou explicar mais para baixo.

Para quem não sabe, eu utilizo o método GTD (Getting Things Done) como método de produtividade pessoal. Você encontra mais sobre o método aqui.

Setup em detalhes:

Enxuguei um pouco os contextos das próximas ações:

Enxuguei um pouco os itens de Aguardando Resposta:

Organizei os projetos por macro-áreas que fazem sentido hoje para mim:

Enxuguei um pouco as listas de Algum dia / Talvez:

Não mudei nada aqui em Horizontes de Foco:

Enxuguei um pouco as checklists:

Criei essa categoria de listas de referências para diferenciar de checklists:

O que são listas de referência e como elas são diferentes de checklists?

Checklists são listas de referência também. Em teoria, elas poderiam ficar todas juntas. Em teoria (2), toda lista é uma checklist. Eu separei (e isso é coisa minha, não do GTD) porque eu queria ter uma visão de listas que eu verifico para saber se tenho feito determinadas coisas em piloto automático com a qualidade que eu espero em cada uma dessas áreas, enquanto as listas de referência são listas que apenas consulto em situações específicas. Vou citar alguns exemplos de checklists e de listas de referência:

Checklists:

  • Meu dia ideal (coisas que eu gostaria de fazer diariamente para ter um dia legal)
  • Contas a pagar todo mês
  • Rotina diária essencial em casa
  • Lista de compras de mercado
  • Manutenção do carro
  • Volta às aulas
  • Como planejar a minha semana
  • Revisão semanal
  • O que levar para uma reunião

Listas de referência:

  • Contatos importantes
  • Tamanhos de roupas da família
  • Livros lidos
  • Horários das aulas do Paul
  • Receitas favoritas
  • Shows que eu já assisti
  • Gadgets que eu tenho e números de série
  • Piadas divertidas
  • Frases preferidas

Faz sentido dando exemplos? Para mim, essa separação tem feito sentido por enquanto.

Rápido glossário para entendimento:

  • Next actions = Próximas ações: O GTD não lida com “tarefas”, mas sim próximas ações claras e visíveis do que você deve fazer. Por exemplo: você não escreve “trocar pneus” em uma lista, mas sim “comparar preços de pneus na web”, que é uma próxima ação.
  • Contextos: As listas de próximas ações no GTD podem (não disse devem, percebam) ser categorizadas por contextos, ou seja, o lugar que você tem que estar para realizar aquela ação. Uma lista de mercado é uma lista por contexto – você tem que estar no mercado para comprar aqueles itens. Para o GTD, a lógica funciona com todo o resto, com coisas que você precisa fazer quando estiver em casa, ao computador, na rua, com um telefone em mãos etc. Dessa forma, você confere agilidade na execução, agrupando ações semelhantes. Por isso, na minha lista de próximas ações, você pode ver as divisões por contextos, que podem ser personalizados para cada pessoa.
  • Waiting for = Aguardando resposta: Tudo aquilo que estou aguardando resposta de terceiros.
  • Projects = Projetos: Tudo o que demanda mais de um passo para ser concluído em até um ano. Você terá projetos simples e complexos, desde “Trocar os pneus do carro” até “Implementar o novo sistema de intranet na empresa”.
  • Someday maybe = Algum dia / talvez: Tudo aquilo que não demanda ação agora, mas pode ser que no futuro sim. Está incubado.
  • Horizons of focus = Horizontes de foco: Maneira holística de dividir nossa vida em camadas, de acordo com os resultados que queremos alcançar dentro de horizontes de foco mesmo. As coisas formam uma escadinha que representa prioridades.
  • Checklists: Listas de verificação, não de lembretes. São coisas que já fazemos no piloto automático, mas valem a pena listar apenas para verificar para quando for fazer novamente. Exemplos: checklists de viagens, processos etc.

Qualquer dúvida, por favor, postem nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
15/02/2017
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Toda mãe precisa de uma caixa de entrada física
O que significa ter um blog profissional
Mente clara como água?

Venho construindo aos poucos um mapa mental no Mind Meister sobre GTD™ e o tornei público para compartilhar com vocês.

Vou adicionar informações aos poucos, mas já tem bastante coisa, especialmente para quem está começando.

Clique aqui para acessar!

Thais Godinho
09/02/2017
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Notícias de uma semana pré-férias
Soluções práticas para quem diz que não tem tempo
Qual a melhor ferramenta para aplicar o GTD?

Um dos maiores aprendizados do GTD para mim, nos últimos dois anos, tem sido o conceito de definir o meu trabalho. Isso é incrivelmente importante porque o trabalho, ou o que quer que você queira ou precise fazer, não é auto-evidente. E, a não ser que você seja um robozinho e alguém digite exatamente o comando que você precisa executar, quando algo chega até você, você precisa esclarecer melhor o que aquilo significa, identificar ações, o que significa definir qual é o seu trabalho.

Vamos falar sobre e-mails. Eu recebo uma grande quantidade diária deles, e cada um é uma surpresa ou alguma coisa que eu preciso fazer, responder ou decidir. Quando eu abro um e-mail, às vezes uma simples pergunta pode significar que, para respondê-la, eu preciso fazer um monte de outras coisas antes. E, se eu não defino claramente, aquilo vai ficar martelando na minha cabeça indefinidamente, porque a mente não tem divisão. Ela não sabe que é para eu me lembrar daquele problema só quando eu abrir o e-mail novamente. Ela vai me lembrar dele quando eu estiver fazendo lição com o meu filho, ou em uma reunião, prestando atenção ao que um cliente está falando. E isso é péssimo, porque me tira o foco, a mente plena no momento. Portanto, definir o meu trabalho é fundamental porque, uma vez definido, eu fico tranquila que o organizei para fazê-lo no momento adequado, e isso me permite deixar a mente livre para focar no que eu quiser ou precisar.

E outra coisa importante que eu aprendi foi que, quando eu pergunto se algo demanda ação ou não para mim, isso é uma decisão. Eu tenho permissão (vejam que palavra forte) de decidir que não, eu não quero fazer nada com relação a isso agora. E esse “poder de dizer não” vem de muitas questões, obviamente, mas vem principalmente do fato de eu saber que estou definindo o meu trabalho e, por isso, não vou abrigar qualquer coisa na minha vida. Quando eu recebo um e-mail me pedindo algo que eu não quero, não concordo, caramba, eu preciso dizer não. Eu parei de pensar no peso do não quando descobri que o custo do sim era muito maior pra mim.

Mas não me entenda mal: eu adoro dizer sim! Adoro dizer sim para coisas que sejam coerentes, que tenham a ver com o meu trabalho, com a minha vida. E justamente porque quero dizer sim para todas essas coisas, e por saber que vida, tempo, tudo é finito, eu preciso deixar espaço na minha vida para elas. Então, quando eu digo não, digo com a certeza de que sei que estou dizendo sim para tantas outras coisas muito legais ou que impactem mais positivamente na minha vida, se assim eu quiser.

Esse poder de dizer não que o GTD traz me ensina que: 1) eu posso desapegar daquilo e simplesmente jogar fora o que eu não preciso; 2) posso guardar numa boa, mesmo se não demanda nenhum tipo de ação, simplesmente porque acho melhor armazenar, quero ou preciso; 3) se eu não tenho como decidir agora, não preciso ficar me martirizando – basta eu incubar esse negócio para pensar depois. Muitas vezes, eu preciso de tempo, dinheiro, outra situação, outra cabeça para decidir. E é tudo bem adiar essa decisão de decidir, contanto que ela esteja ali, guardadinha, e vai voltar para mim em um momento mais apropriado. Cansei de decidir em segundos coisas que eu tinha incubado porque, quando me deparei com elas pela primeira vez, não tinha a menor ideia se demandariam algum tipo de ação ou não.

Recentemente eu estava iniciando meu processo de mestrado, que é algo que quero fazer, mas estava incubado há algum tempo. Este ano, decidi fazer. Porém, ao ingressar no processo como um todo, percebi que eu ainda precisava de um tempo maior para fazer algumas pesquisas e estudar alguns temas se quisesse aproveitar o mestrado com a qualidade que desejo ter. E isso me fez, de maneira super esclarecida para mim, definir que “definir o tema do meu pré-projeto de mestrado” fosse meu projeto em vez de “ingressar no mestrado” este ano, pois assim me sinto mais confortável e mais coerente com a minha vida como um todo. Faz sentido? Para mim, sim.

Ao mesmo tempo, quando eu decido que demanda algum tipo de ação, só decidir não adianta nada. Eu preciso identificar qual é a próxima ação que vai fazer aquele negócio andar. E, por próxima ação, entenda aquela ação que, se o mundo parasse nesse momento e você pudesse dedicar todo o seu tempo para resolver o que você precisa resolver, qual a primeira coisa que você faria? Que não depende de nada? Sempre temos uma próxima ação, nem que ela seja obter mais informações ou conversar com outra pessoa para decidir. Porque, se eu não definir essa próxima ação agora, vou ter que definir depois. Definir qual é a próxima ação é tornar claro o que eu preciso fazer, onde e escrever exatamente a ação. Eu finalizo o pensamento. Não preciso ter o retrabalho de pensar de novo ao analisar a minha lista de coisas a fazer.

E muitas vezes são ações tão rápidas de executar! E é para fazer isso mesmo – se levar menos de 2 minutos, faça na hora. Seja urgente, importante ou menos importante, faça na hora. Porque é justamente esse tipo de “categorização” de menos ou mais importante que faz a gente procrastinar coisas que acabam se tornando urgentes com o tempo. É mais rápido fazer agora e já tirar da sua frente que anotar em uma lista e ter que ficar revisando mais de uma vez.

Se for algo que demore mais tempo, eu sempre me pergunto se eu sou a pessoa mais apropriada para fazer aquilo. Porque, em inúmeros casos, não sou. Mas, se eu inserisse diretamente em uma “lista de tarefas”, eu assumiria aquilo como meu e teria que dar conta, mesmo me xingando eternamente por ter abrigado algo que não tinha nada a ver comigo. Se for o caso, se você tiver uma ação que você não é a pessoa mais adequada, indicada ou capacitada para fazer, delegue. Tire esse peso das suas costas. Eu também aprendi a delegar mais nesses últimos dois anos, porque percebi que abraçar tudo estava me fazendo deixar de lado coisas que eu realmente gostaria de fazer. E, muitas vezes, eu nem era a melhor pessoa para fazer aquilo. Demorava horas a mais para resolver, enquanto outra pessoa mais capacitada e que faz daquilo uma rotina fazia rapidamente. A ação nem entrou na minha lista de coisas a fazer. Foi para outra pessoa.

E sabe, vem muito do seu próprio entendimento do que o seu trabalho realmente é para você pegar algo assim que demande ação e pensar: “quem deve fazer isso é o meu chefe!”. Você não precisa ter uma equipe abaixo de você para delegar coisas – muitas vezes, seu chefe, sua esposa, sua mãe, seu pai, seu irmão, seu colega de equipe é a pessoa mais apropriada que você para fazer aquilo. Eu passei por esse exercício muitas vezes nos últimos dois anos, e tenho cada vez mais aprendido o que faz sentido eu fazer e o que não faz.

Porque eu sei o que vai acontecer com o meu dia se eu enchê-lo de coisas para fazer. Eu sei que minhas atividades não se resumem apenas ao que já defini. Telefones tocam, urgências acontecem, eu tenho novas ideias que preciso processar etc. E quero me manter produtiva, equilibrando essas diferentes atividades.

Se for uma ação que eu mesma preciso fazer, isso sim entra no meu inventário de coisas a fazer. Então vejam que, ao definir o meu trabalho usando esse filtro do GTD, nem tudo vai entrar nessa lista. Muita coisa vou dizer não, muita coisa vou resolver rapidinho, muita coisa vou delegar. E então vou assumir aquilo que defini como o meu trabalho mesmo. Passou pelo filtro. Entrou na minha lista. E quando eu penso que a maioria das pessoas não faz filtro algum e simplesmente coloca direto em suas listas apenas “porque é menos complicado”, eu fico pensando: “mas gente, complicado é abrigar tudo isso”. Eu levo menos de 30 segundos para passar qualquer coisa por esse filtro do esclarecer.

Outro dia escrevi um post divulgando uma ação do Todoist sobre a produtividade de quem usa o aplicativo, fazendo um resumão de 2016. E o Todoist analisa volume, especialmente porque não tem como ir além disso. E as pessoas ainda ficam *chocadas* porque eu não estava, sei lá, entre “os 2% dos usuários mais produtivos”, já que eu faço tantas coisas. Sim, porque eu faço muitas coisas, mas poucas entram lá. E eu faço coisas significativas, não em volume. Eu sei definir uma ação que vai efetivamente mover um projeto adiante, e não algo que só vai enganar meu nível de serotonina ao marcar a tarefa como concluída, como “lavar a louça”. Além das coisas que eu faço porque, justamente por ter tudo sob controle, escolhi fazer sem ter inserido em lista alguma.

Aliás, falando sobre projetos, é uma parte importante ao definir o meu trabalho, e também foi um entendimento crucial ao longo dos anos, que me fez ver o todo daquilo que eu estava trabalhando. Toda vez que uma próxima ação não conclui o que eu preciso fazer – ou seja, depois dela, tem mais coisas – eu tenho um projeto, de acordo com o GTD. E tomar esse tipo de coisa como projeto me ajuda demais a ter um inventário completo de todos esses veios abertos, pois assim eu sei definir as ações e saber para onde eu estou indo. Ou seja, eu defino um resultado desejado e ele vira o meu “alvo”. Afinal, essas ações estão servindo para quê? Para me fazer chegar naquele resultado. E assim vai, uma depois da outra. Mas, se eu não tivesse essa lista de projetos, como poderia saber?

Definir o meu trabalho, então, é mais do que pegar uma anotação na caixa de entrada e me perguntar “o que é isso?”. É o meu empoderamento como ser humano do século XXI que pensa nas coisas que precisa ou quer fazer, de modo que não desperdice o tempo apenas estando ocupada(o) desordenadamente, fazendo coisas sem sentido. E eu realmente acredito que, se todos tivessem esse tipo de comportamento, a vida teria muito mais significado e o propósito seria evidente, pulsante em cada atividade que cada um faça.

Thais Godinho
01/02/2017
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O que eu aprendi sobre produtividade com Tim Ferriss: parte 4

Propósito e princípios

Gosto de revisitar com regularidade meu Horizonte 5, que traz tudo aquilo que remete aos meus valores, minha missão pessoal, princípios e outros relacionados. Ao final de um ano, gosto de fazer essa revisão pensando assim: Será que eles se refletiram em meus projetos? Nas minhas atitudes? Na pessoas que eu quero ser? E, para o ano seguinte, eles realmente me direcionam para todo o resto. Aliás, é para isso que esse Horizonte 5 serve – direcionar quando preciso tomar decisões. E, justamente quando quero decidir como será o ano novo, não faz sentido revisitar isto aqui?

Ler a minha missão pessoal me inspira muito. Ela foi descoberta há pouco tempo, quando fiz o curso de coaching, em julho. Ler a missão do Vida Organizada me ajuda com todas as decisões que preciso tomar com relação ao meu trabalho. É a missão da minha empresa, certo? Mas, mais do que uma empresa, algo que quero no sentido de legado. É maior do que eu. A missão do VO eu descobri entre 2012 e 2013 e foi um processo muito inspirador para mim, como toda missão deve ser.

Eu também gosto de, com o tempo, registrar princípios de vida que fui descobrindo à medida que as coisas aconteciam. Esses princípios também guiam decisões. Outra coisa importante aqui são os meus valores. Tenho os meus pessoais e os do Vida Organizada. Foi um exercício muito interessante chegar a poucos valores para ambos, para reduzir àqueles que eu achava que realmente diziam tudo sobre mim. E esse é um conselho que eu gosto sempre de dar: se você pudesse escolher três ou cinco valores, quais você escolheria? Quais seriam tão intrinsicamente seus que, ao mostrá-los, você se sentiria mais exposto(a) que ao tirar suas roupas?

Toda vez que leia minha missão, meus princípios, meus valores, eu consigo sentir como isso é algo importante, que me guia mesmo. Então, começar essa revisão por eles me ajuda a definir o que vem por aí.

Visão

Visão é tudo aquilo que quero a longo prazo. A visão que eu tenho para a minha vida, seja daqui a 3, 5, 10 anos ou mais. No geral, ficar entre 3 a 5 anos já é o suficiente para a maioria das pessoas, mas o exercício pode ir além.

Aqui é onde eu vejo que realmente estou na direção certa da vida que quero ter, tanto para mim, quanto para a minha família e a minha empresa.

Uma vez fiz um exercício de visão para imaginar como seria um dia ideal de trabalho daqui a 15 anos, e ele foi tão surpreendente! Vi que não queria, em termos de atividades, coisas tão diferentes, mas a estrutura, a logística da coisa, estava mais correta para mim. Isso me ajuda no ajuste de foco. Se quero chegar lá, como posso trabalhar rumo àquilo agora?

Gosto de pensar em quantos anos eu terei, nosso filho terá, meu marido terá, daqui a 3, 5, 10 anos. Pensar em nossos parentes e amigos. Isso influencia muito no planejamento. Por exemplo: se daqui a cinco anos quero morar em outro lugar, o que posso fazer no momento para chegar a esse resultado? Isso aqui é bem interessante, pois nos permite planejar mesmo a vida, guardar dinheiro, parar de investir tempo em coisas que não têm nada a ver. Gosto de ver uma vez por ano, mas sempre que me sinto um pouco chateada e achando que as coisas não estão andando, revisito a minha Visão. E frequentemente preciso fazer ajustes, porque no dia a dia é comum a gente ir dizendo “sim” a muitas coisas.

A coerência da coisa toda é: se eu quero que isso aconteça daqui a 5 anos, o que tenho que alcançar entre 1 e 2 anos para chegar lá? E é aí que entra o horizonte abaixo, relacionado a metas e objetivos.

Metas e objetivos

O que eu quero que seja verdade na minha vida até o final de 2018? (ou seja, daqui a dois anos). Esse “prazo” é variável, e pode mudar para “janeiro 2019” assim que virar o ano para “janeiro 2017”. E a ideia não é que demorará dois anos, mas até dois anos. Pode ser antes. O que eu quero alcançar?

Por exemplo: se eu tenho um objetivo de médio a longo prazo que seja comprar um apartamento, o que quero que seja verdade com relação a isso em até 2 anos? Poderiam ser coisas como “ter 1/3 do valor do imóvel guardado para dar como entrada”. Isso é uma meta. Percebeu?

E você pode ir além aqui, não apenas explorando o horizonte acima (visão), como o horizonte abaixo (áreas de foco). Ao analisar cada área da sua vida, pergunte-se: o que eu quero que seja verdade nessa área em até 2 anos? Putz, certamente várias coisas. O gingado aqui é aprender a diferenciar o que é objetivo do que é projeto, que está em outro horizonte. No final das contas, são todos resultados desejados. Mas pensar que projetos são coisas que você conclui, e objetivos estados que você alcança, pode ajudar. Além do que, o horizonte de projetos é de até um ano.

Aqui, eu gosto de ver meus objetivos pessoais e os objetivos da minha empresa. Adoro fazer esse exercício, porque ele é uma construção. Já aconteceu (este ano, inclusive), de descobrir que eu tinha uma meta que não queria muito bem dizer em voz alta mas, uma vez que eu tenha aceitado essa minha vontade, um monte de outros objetivos caíram por terra. É bem dinâmico. Não servem para engessar, mas para te ajudar a pensar, planejar e chegar lá, fazendo as mudanças que achar necessárias.

Eu reviso os meus objetivos de curto prazo sempre que eu quiser garantir que esteja no caminho certo para conseguir o que eu quero (às vezes bate essa insegurança). Mas, em termos de tempo, geralmente a cada 3 ou 4 meses. Não é algo que fica ali, no meu dia a dia, porque no dia a dia eu olho outras coisas, especialmente relacionadas a eles, mas que efetivamente me colocam no campo da ação.

Gosto de ver os objetivos que concluí no ano que está acabando também. Este foi um ano legal, em que alcancei objetivos bacanas, como lançar meu segundo livro e tirar a minha certificação em coaching.

Os objetivos da empresa foram definitivamente sendo construídos aos poucos, com toda essa análise anterior, e culminados em uma reunião de planejamento 2017 que eu fiz com a Carol. Depois disso, ainda há o trabalho de refinamento, que é para identificar projetos. Afinal, se eu quero alcançar esse estado entre 1 a 2 anos, o que preciso concluir antes disso para chegar lá?

Áreas de foco

As áreas de foco são as áreas da nossa vida que queremos “cuidar”, garantir um padrão X de qualidade esperada. No geral, são duas abordagens: suas áreas de foco pessoal e suas áreas de foco profissional, que trazem suas responsabilidades atuais no trabalho. Como já mostrei aqui no blog, gosto de gerenciá-las através de mapas mentais, especialmente porque acho que o conceito de “mapa” aqui se encaixa perfeitamente. Elas são como um mapa da minha vida.

Reviso minhas áreas de foco sempre que me sinto sobrecarregada ou com a necessidade de fazer mudanças – ou mesmo quando houve alguma mudança significativa (quando mudei de trabalho, por exemplo). E a pergunta-chave aqui é: essa área está com o padrão de qualidade que eu gostaria que ela estivesse? Se não, o que precisa acontecer? Fatalmente, isso me mostrará projetos. E é simples assim.

Para o ano novo, uma abordagem de revisão legal é fazer a mesma pergunta com foco diferente: essa área está com o padrão de qualidade que eu gostaria que ela estivesse nesse ano novo? Se não, eu aguentaria passar mais um ano inteiro desse jeito? Então, o que preciso fazer? E lá vêm projetos.

Claro que nem todos os projetos precisam ser colocados em andamento imediatamente. Isso a gente vai ver a seguir.

Projetos

Os projetos são coisas muito mais no nível tático da coisa que no nível estratégico. De maneira geral, eles são a forma de você colocar em ação aquilo que quer alcançar. São apenas resultados que você quer concluir em até um ano (podem ser semanas…) e que, para isso, certamente haverá mais de um passo para chegar a essa conclusão. No geral, uma pessoa tem entre 30 e 100 projetos em andamento – ela só não sabe disso.

Se você efetivamente parar para pensar em tudo o que gostaria de concluir em sua vida, em todas as áreas, vai identificar muito mais do que 100 projetos. Lembre-se que projeto, para o GTD, vai desde “Implementar um novo sistema de intranet” até “Trocar os pneus do carro”. Por isso são tantos. Vai valer uma análise semanal da sua parte para definir o que deve estar em andamento e o que não deve, que irá para uma lista chamada Algum dia / talvez, que será reavaliada na semana seguinte.

Eu já gostei muito de ver toooodos os projetos que já concluí em um ano, mas hoje vejo apenas os mais significativos. Isso me deixa com um sentimento de realização muito grande, porque eu realmente faço MUITA coisa, graças ao GTD™.

Essa revisão de todos os projetos é semanal, e eu gosto de ver que muitos deles estão contribuindo para que eu alcance objetivos ou aquele padrão de qualidade que acho importante nas diversas áreas da minha vida. E muitas vezes são coisas simples, como “Reformar a cozinha”. Digo simples no sentido de que não há complexidade em definir próximas ações. É diferente de um projeto como “Definir linha de estudo a ser explorada no mestrado”, que demanda raciocínio e ações que demandam mais esforço intelectual.

Após a revisão dos objetivos, eu gosto muito de já definir os projetos imediatos. Muita coisa pode ser concluída em até um ano, mas muitas outras também podem esperar. Então essa revisão é fundamental, porque traz clareza.

Calendário e ações

O dia a dia de forma geral. Como utilizo um calendário eletrônico (agenda do Google), aniversários, vencimentos de contas e outras recorrências já estão lá listadas. O que gosto de fazer, em um ano novo, e fiz para o próximo, é repensar um pouco como gostaria de viver o meu dia a dia, de modo a não deixá-lo tão sobrecarregado.

Sabem, um dia eu pensei que seria ideal trabalhar em home-office. Isso não é algo que simplesmente acontece – eu esclareci melhor o que queria e o que deveria fazer. E hoje estou aqui, podendo reagrupar minhas atividades de acordo com esse modelo de trabalho. Por isso, quando digo que o GTD™ te coloca na cadeira do motorista da sua vida, é por isso mesmo. Ele te tira desse estado de “oh vida, oh azar”, “não tenho tempo pra nada”, “ninguém me ajuda”, para efetivamente tomar providências. E sim, já tive alunos e alunas que, ao fazerem essa análise do dia a dia, identificaram que queriam se divorciar, casar, mudar de emprego, ficar no emprego, mas em outra área. É um processo muito interessante.

Para o ano que vem, eu tomei decisões bem restritas para conseguir abrigar meu trabalho com mais tranquilidade. Isso impactou na minha agenda diretamente, e tenho achado ótimo. Comuniquei as pessoas que agendam compromissos comigo, expliquei como estou fazendo. Há perdas e ganhos, mas a sensação de estar no comando da própria vida é um ganho maior.

As ações em si são revisadas e executadas diariamente, e elas apenas refletem as próximas ações de projetos ou outros resultados. Elas são apenas a parte do “como” fazer – a operacionalização de tudo o que quero, passo a passo.

A grosso modo, a ideia é você saber que a ação que você executa hoje tem a ver com o seu propósito de vida. Que os seus projetos caminham em direção aos seus objetivos e toda essa coerência exista para te fazer aproveitar a vida de maneira melhor e mais feliz. Não é complexo – na verdade, a complexidade já existe. Sua vida já tem todos esses horizontes. O que o GTD™ faz é nos ajudar a gerenciar tudo.

Será que seu ano que vem está coerente com seus valores, princípios e propósito? O que te falta para chegar lá? Qual sua próxima ação?

Thais Godinho
25/12/2016
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Tenho mantido a minha caixa de entrada zerada diariamente, e tem sido ótimo (antes eu deixava alguns e-mails de um dia para o outro, mas agora tenho me disciplinado).

O David Allen (autor do método GTD) diz: “Dá muito menos trabalho manter uma caixa de entrada com zero e-mails que com mil e-mails”, e é verdade. Uma vez que você se acostume a esvaziar a caixa, não deixa acumular de novo se fizer disso um hábito.

Eu antes estava esclarecendo meus e-mails duas vezes por dia, mas o volume me fez aumentar para mais vezes. Hoje, não tenho uma frequência certa (se eu estiver no meu home-office, processo diversas vezes – se não estiver, processo uma vez por dia), mas esvazio todos os dias.

Vale lembrar que esvaziar a caixa de entrada não significa resolver tudo o que está lá – apenas o que leva menos de 2 minutos. Mas, esclarecendo, você delega o que precisa delegar, deleta o que for lixo, arquiva o que for referência, incuba o que não demanda ação agora e adia para o momento apropriado o que ainda precisa fazer.

Quanto tempo você vai levar todos os dias para esclarecer todas as suas entradas, incluindo e-mails, depende da natureza do seu trabalho. Se as capturas estão acumulando, você definitivamente precisa dedicar mais tempo para definir o seu trabalho.

Vamos levar esse hábito para 2017?

Thais Godinho
21/12/2016
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Sistema GTD