ou
Produtividade

No post de hoje, vou mostrar como organizo meus horizontes mais elevados em meu sistema atual.

Os horizontes mais elevados são: metas e objetivos (horizonte 3), visão (horizonte 4) e propósito e princípios (horizonte 5).

Como os outros, eu organizo através de pilhas, cadernos e notas no Evernote.

Eu não separava em pessoal e profissional e passei a fazê-lo recentemente só para seguir a mesma linha das áreas de foco (que falei em um post anterior – dê uma olhada). Para mim também é interessante fazer assim porque, quando mostro meu sistema para os alunos nos treinamentos, as coisas pessoais eu não clico para mostrar porque são muito pessoais.

Ainda não fiz o curso de Nível 3 com o David Allen para aprender boas práticas sobre planejamento desses horizontes, então é muito provável que essa organização mude quando fizer o curso, no ano que vem. O que implemento tem a ver com o que aprendi nesses anos, estudando o material já disponível publicado por ele.

Objetivos

Gosto de planejar meus objetivos usando o modelo de planejamento natural para projetos (que explico mais aqui). Como se tratam de resultados desejados também, porém em um horizonte mais elevado (até dois anos), para mim faz sentido e fica legal. Infelizmente não tem como mostrar um exemplo de como eu faço porque objetivo é algo muito pessoal e eu acredito que a gente não deva publicar objetivos até que sejam alcançados. Mas basta ver o modelo que inseri para projetos no post linkado acima, que é a mesma coisa. A única coisa que incluo a mais é o item “projetos relacionados”.

Pode parecer que eu tenho muitos objetivos (e isso soar como algo ruim), mas o fato é que, pra mim, objetivos são como “macro projetos”. Por exemplo: eu tinha um projeto que era traduzir todos os guias de configuração da David Allen Co. para o português. O fato é que isso não levará apenas um ano, e demorei alguns meses para perceber isso. Logo, subi um horizonte. Tenho esse objetivo listado e, nos projetos, tenho o meu projeto em andamento, que é traduzir o guia do Evernote para Mac, assim como tenho projetos delegados, que outras pessoas estão traduzindo (e estão em Aguardando Resposta – Projetos). O objetivo virou “garantir que todos os guias sejam traduzidos”. Me deu mais clareza. Então tenho vários objetivos assim, que não são coisas etéreas.

Aliás, isso é importante. Procuro aplicar a técnica SMART a todos os meus objetivos (isso não é do GTD, mas dá total apoio): S (específico), M (mensurável), A (alcançável), R (realista) e T (tem prazo).

Visão

Em visão, eu tenho um tickler para o Paul (nosso filho) até ele completar 18 anos, que reviso anualmente. A ideia é ir inserindo ideias e informações úteis que posso querer acessar quando ele tiver determinada idade. Por exemplo, para este ano (em que ele completou sete anos), eu tinha anotado que gostaria de colocá-lo nas aulas de futebol, então fiz isso em fevereiro.

O que caracteriza o horionte 4 de maneira geral é o estilo de vida que você está construindo para você mesmo e de que modo isso impacta nos seus objetivos de curto prazo, projetos e ações. É mais fácil de desenhar porque é “a vida ideal”, digamos assim. O mais fantástico é que, à medida que você vai vivendo e envelhecendo, algumas visões também amadurecem, outras mudam, e outras permanecem. Essas, se a gente prestar atenção, denunciam valores, princípios e propósito, que é o horizonte seguinte.

O que eu gostaria realmente de passar para vocês aqui neste post é sobre as infinitas possibilidades que a nossa mente criativa pode dar. Você não precisa escrever as coisas em formato de texto ou mapa mental, por exemplo. Pode desenhar. No caso da visão, eu gosto muito dessa abordagem. De maneira geral, sou uma pessoa muito visual e usar imagens me permite imaginar melhor. E poder de visualização é TUDO.

Por exemplo, eu fiz um mapa com desenhos e expressões que me ajudam a ver qual a vida que eu quero viver daqui a cinco, 10, 15 anos. Fiz esse desenho baseado na ideia de “treasure map” (“mapa do tesouro”) que o David traz no livro “Making it all work” (o terceiro dele, só em inglês). Digitalizei e arquivei nas minhas visões pessoais, no Evernote. Sempre que tenho algo que se enquadre em visão, crio uma nota e insiro, com imagens ou não. Também vale áudio, vídeo etc. Seja criativo!

Você pode desenvolver sua visão para as diversas áreas da sua vida, se quiser. Gosto de pensar assim: “qual a visão da vida que eu tenho ao lado do Paul até ele completar 18 anos?”. O resultado disso entra no horizonte 4 e é incrível, porque isso me permite planejar, pensar sobre as coisas e ter mais coerência nas minhas decisões.

Propósito

Algumas coisas que eu tenho no caderno de propósito pessoal: minha missão (que eu descobri quando fiz coaching), meus princípios pessoais, valores importantes, afirmações pessoais (que leio no meu milagre da manhã), definições que vou tomando ao longo da vida (sempre registro) e imagens inspiradoras, que refletem quem eu sou.

No caderno de propósito profissional, tenho a missão da David Allen Co., a missão do Vida Organizada, valores profissionais e inspirações diversas. Por exemplo, tenho uma frase que o David falou uma vez em um encontro de instrutores que me tocou muito (e ainda toca forte!), e que sempre vejo quando fico meio desanimada ou cansada de algumas coisas, ou precisando tomar decisões importantes.

E não é para isso que o propósito serve? ❤️

Thais Godinho
25/07/2017
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Este post faz parte da série GTD e Estudos. Hoje vamos falar sobre como revisar o que você precisa fazer semanalmente. No GTD, esse processo é chamado de Revisão Semanal.

Pelo menos uma vez por semana, vale a pena você fazer uma espécie de pit-stop, parar durante uma ou duas horas, e revisar todo o seu sistema (que tem as coisas que você precisa fazer) para ficar tranquilo(a) durante os próximos sete dias, até a próxima revisão. O propósito é atualizar as informações e obter perspectiva.

Escolha um dia da semana e um horário que sejam mais tranquilos para você fazer essa revisão. Um dia comum é sexta de manhã (antes de sair para o final de semana). Dependendo de como for a sua rotina (se você trabalha e estuda, por exemplo), talvez o único período disponível seja aos finais de semana. Eu mesma prefiro fazer a minha revisão semanal aos domingos de manhã, quando acordo, porque todos estão dormindo ainda e é um período tranquilo para mim.

Checklist da revisão semanal (passo a passo):

  1. Capture papéis perdidos e materiais diversos e coloque na sua caixa de entrada. Cadernos, notas de aula da semana, notas de reuniões, recibos, coisas que estiverem na sua mochila, papelada no geral que você recebeu nos últimos dias. Aqui não é pra pegar aquela pilha imensa de revistas velhas que você tem e colocar na caixa de entrada – é para lidar apenas com o que for corrente. Quando seu GTD estiver rodando bem, aqui você vai ter praticamente só coisas da semana que ainda não tenha colocado na sua caixa de entrada física porque deixou passar mesmo (acontece!).
  2. Esclareça suas caixas de entrada. A caixa de entrada física, seus e-mails, ferramentas de captura no geral, caixa do What’s App etc. Perceba que o “esclarecer” precisa fazer parte do seu dia a dia, como falei no post anterior. Se não fizer, quando você chegar na revisão semanal, essa parte vai demorar pra caramba. A ideia não é essa! O “ideal”, quando seu GTD estiver rodando bem, é que nessa hora você esclareça apenas as coisas que agrupo no passo anterior e coisas do dia anterior até aqui.
  3. Esvazie sua mente. Será que, depois de ter esclarecido todas as suas caixas de entrada, ainda sobrou alguma pendência ou preocupação na sua mente? Capture, esclareça e organize adequadamente.
  4. Revise suas listas de Próximas Ações. Aqui começa a revisão propriamente dita. Neste passo, você vai revisar suas listas de próximas ações para ver se estão atualizadas, marcar aquelas que já concluiu (caso não tenha marcado à medida que foi concluindo), deixar as ações mais claras etc. Vamos falar em posts futuros sobre cada uma das listas que vamos revisar a partir daqui.
  5. Revise seu calendário passado. Dê uma olhada no seu calendário para a semana que está acabando (e algumas antes) para ver se algo ficou pendente. Se ficou, capture, esclareça e organize adequadamente para repriorizar.
  6. Revise seu calendário futuro. Esta é a parte da revisão semanal que mais se assemelha a um planejamento. Veja seu calendário para a semana que vem e as próximas (até onde sentir necessidade, onde tiver compromissos) para coletar providências com relação aos seus compromissos.
  7. Revise sua lista de Aguardando Resposta. Defina próximas ações para cobrar pessoas, se for o caso.
  8. Revise sua lista de Projetos (e resultados maiores). Garanta que todos os seus projetos tenham pelo menos uma próxima ação definida. Revise planos de projetos e arquivos de suporte em busca de novas próximas ações. Mova os projetos que não estejam em andamento para Algum Dia / Talvez, se achar necessário. Os “resultados maiores” aqui se referem aos outros horizontes do GTD (objetivos, visão etc), que você pode querer revisar (ou não) se já os tiver definidos. Se não tiver, nem se preocupe com eles agora.
  9. Revise checklists relevantes. Se usar checklists, revise-as em busca de próximas ações.
  10. Revise a lista de Algum Dia / Talvez. Será que algum projeto dessa lista pode entrar para a lista de projetos em andamento no momento? Se sim, jogue-o para a lista de projetos e defina pelo menos uma próxima ação. Delete itens que não te interessem mais.
  11. Será que você tem alguma ideia ousada, nova, criativa que ainda não tenha capturado dentro do seu sistema? Sonhar grande dá o mesmo trabalho que sonhar pequeno. Capture essa ideia!

Uma boa maneira de adquirir o hábito da Revisão Semanal é bloquear um tempo no seu calendário, com recorrência semanal, e ir fazendo toda semana. Fazer as revisões semanais é o que vai fazer seu GTD funcionar. Uma semana sem fazer já vai deixar seu sistema desatualizado e você pode desanimar! Portanto, é muito importante buscar estabelecer esse hábito.

Dúvidas, favor postar nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
21/07/2017
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Como organizar: Estudos na faculdade
FLY Lady e GTD: Baby-steps
O que é a técnica Pomodoro e como utilizar

Criei uma série para mostrar meu sistema atual, pois assim cada post não fica tão grande e eu também consigo mostrar direitinho o que tem em cada elemento do meu sistema. Hoje vou mostrar como estou organizando as áreas de foco também dentro do Evernote, e não mais em formato de mapa mental (que usei durante muitos anos).

No fluxo acima, estamos no Demanda ação > Sim > Qual é a próxima ação? > Delegue Demanda ação > Sim > Qual é a próxima ação? > Qual o resultado desejado? >Áreas de Foco.

Áreas de foco e responsabilidade são as áreas da nossa vida pelas quais somos responsáveis em algum sentido.

Ferramenta utilizada:
Apenas Evernote. Geralmente as pessoas me perguntam porque deixei de usar mapas mentais para as áreas de foco. Vejam, tudo são apenas formatos. O importante é a informação. Gostaria de responder simplesmente “porque eu quis” sem que isso parecesse rude, pois não é minha intenção. Eu simplesmente quis ter isso em um formato diferente, sem grandes motivos.

Como é a organização:
Tenho uma pilha de cadernos:

Dentro de cada caderno, tenho uma nota por macro área:

Gosto de usar imagens dentro das notas porque elas me ajudam a ilustrar as áreas de foco.

Basicamente, tenho uma nota por área (no foco pessoal) e, dentro, destrincho “sub áreas”. Um pequeno trecho da área “vida doméstica”:

No foco profissional, tenho uma nota para cada “chapéu” que uso profissionalmente e, dentro de cada nota, as minhas responsabilidades nesse “chapéu”. Exemplo da nota “Escritora / Criadora de Conteúdo”:

Eu tenho adorado esse formato!

Reviso as áreas de foco nas seguintes situações:

  • Quando passo por transições diversas (ex: mudança de emprego, de casa, nascimento do bebê)
  • Quanto me sinto sobrecarregada (para rever minhas prioridades e o que pode/deve ser delegado)
  • Na revisão mensal (ou seja, pelo menos uma vez por mês eu reviso essas áreas)

Com que propósito eu reviso as áreas?

  • Para definir projetos (caso a área não esteja no padrão de qualidade que eu gostaria)
  • Para definir objetivos (caso eu queira alcançar algo além do que tenho naquela área)

Caso tenha alguma dúvida, por favor, poste nos comentários. Obrigada!

Thais Godinho
20/07/2017
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, Meu sistema GTD Julho 2017
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Faça uma pergunta para o David Allen
Qual a melhor ferramenta para aplicar o GTD?
Resumo do mês de dezembro 2015 aqui no blog

Criei uma série para mostrar meu sistema atual, pois assim cada post não fica tão grande e eu também consigo mostrar direitinho o que tem em cada elemento do meu sistema. Hoje vou falar sobre projetos, que é o assunto que mais gera dúvidas.

No fluxo acima, estamos no Demanda ação > Sim > Qual é a próxima ação? > Delegue Demanda ação > Sim > Qual é a próxima ação? > Qual o resultado desejado? > Projetos e arquivos de suporte aos projetos.

Lembre-se da definição de projeto para o GTD: todo resultado desejado que demanda múltiplos passos para ser concluído em até um ano.

Ferramentas utilizadas:
Evernote de modo geral. Porém, tenho muito material de suporte em fontes diversas, em papel e digital. Ao longo do post, vou explorar mais esse assunto.

Como é a organização:
Eu tenho uma pilha de cadernos chamada “Projetos” e, dentro dela, cadernos para os projetos. Eu categorizo de acordo com o que faz sentido visualizar de maneira segmentada. Não categorizo por áreas de foco, por exemplo. Essa categorização muda com frequência, pois o sistema serve justamente para atender minhas necessidades de revisão. No momento, eu uso a seguinte categorização:

Se eu quiser visualizar quantos projetos tenho no total, basta clicar em cima da pilha “Projetos” e selecionar o total de notas.

Uma nota por projeto

Eu uso uma nota por projeto. Faço dessa maneira porque, assim, eu consigo mover facilmente projetos entre os horizontes ou entre a lista de projetos e algum dia / talvez. Esse ponto então é importante: usar o mesmo formato para todos os resultados desejados, para tornar a logística mais fácil.

Eu já usei o formato de um caderno por projeto e não uso mais porque:

  1. Nem todo projeto precisa de um caderno inteiro (tem projeto que não tem nem arquivo de suporte)
  2. Fica muito caderno e o Evernote tem limite de cadernos
  3. Acho que fica ruim a visualização na barra lateral

Atualmente uso uma nota por projeto e funciona bem.

Ainda sobre a categorização

A categorização da sua lista de projetos é algo adicional, que não é necessário, a não ser que você queira. É o tipo de personalização que você aprende fazendo o curso do Nível 2.

No meu caso, para mim faz sentido observar de maneira separada duas coisas em específico: meus processos de coaching em andamento e meus treinamentos em andamento. Vira e mexe crio categorias adicionais, como “eventos” ou “mudança”, como vocês podem conferir desta vez (estou mudando o escritório). Simplesmente pelo fato de que, para mim, faz sentido ver dessa forma (todos os projetos relacionados à mudança em um único lugar, por exemplo). Mas, de maneira geral, uma lista única de projetos funciona bem para a maioria das pessoas e frequentemente eu volto a usar uma lista única, porque é mais simples. O próprio David Allen diz que uma lista única funciona para a maioria das pessoas.

Eu reforço bastante isso porque a categorização precisa fazer sentido. Não fique tentando categorizar se for algo trabalhoso ou que você não esteja conseguindo chegar a um formato ideal. Se isso estiver acontecendo, é melhor usar uma única lista de projetos. Não force uma categorização.

Como planejo os meus projetos

O David Allen apresenta o Modelo de Planejamento Natural, que serve como ferramenta para planejarmos projetos. Existem projetos que não precisam de tanto planejamento, e se desdobram apenas com a identificação das próximas ações. Por isso o Modelo é apenas uma ferramenta, que você pode usar caso precise de mais planejamento. O Modelo é descrito em detalhes no capt. 3 do livro do GTD (A arte de fazer acontecer) e se resume em cinco estágios:

  1. Propósito
  2. Visão
  3. Brainstorm
  4. Organização
  5. Próximas ações

Basicamente, se você quiser planejar um projeto dentro do GTD, pode ser útil “verticalizar” seu pensamento e começar pelo propósito, e aí ir seguindo os estágios seguintes.

Muitas vezes, ao identificar um projeto, minha próxima ação é simplesmente “trabalhar no planejamento do projeto X”, pois efetivamente a primeira coisa que tenho que fazer é montar o planejamento. Essa é uma dúvida que muitas pessoas me perguntam. No momento em que você está esclarecendo sua caixa de entrada, você só deve executar ações que levam menos de dois minutos. Planejar um projeto não leva menos de dois minutos, então as outras opções são delegar ou adiar. Esse fluxo de pensamento precisa entrar em você para fazer as coisas acontecerem. Quando entrar, todo o seu GTD ficará muito mais fluido. Ou seja, “planejar um projeto” é uma ação em si que não dá pra ser feita na hora porque não leva menos de dois minutos. É isso.

Agora, a não ser que você queira (e possa) parar tudo o que você está fazendo para montar o seu planejamento do projeto. O que estou querendo dizer é que não precisa fazer na hora, se isso for mais te distrair e atrapalhar do que ajudar. A escolha deve ser sua, de acordo com as suas opções de coisas a fazer no dia.

Esse planejamento entra no que se chama de plano do projeto e eu coloco na parte de notas dentro do meu projeto. Assim:

A importância da organização do projeto

O estágio da Organização nesse Modelo serve para você saber o status do projeto. Você não controla esse status “pelas próximas ações”, mas sim pela organização.

É aqui na organização que entram cronogramas, listas de coisas a fazer, pipeline de ações e tudo mais o que geralmente as pessoas associam a “planejamento de projetos”.

O MPN (Modelo de Planejamento Natural) serve justamente para dar suporte aos outros itens que normalmente as pessoas não fazem com relação ao projeto (pensar em propósito, visão etc). Ele não substitui planejamentos formais em empresas – tais planejamentos entram dentro do MPN, na parte da organização. Esse entendimento também é importante. Ou seja: essas coisas entram dentro do MPN. Mas o MPN não substitui essas coisas. Elas se complementam. Só ter a parte de cronogramas e organização de modo geral pode não ser o suficiente. Mais uma vezm use o MPN como ferramenta.

Revisar todos esses passos listados na parte da organização dos projetos serve para você identificar as próximas ações. Eu dei um exemplo em um projeto de inglês, em um post anterior aqui no blog:

Na revisão semanal, eu olho essa parte da organização e me pergunto sobre cada item: Posso definir uma próxima ação para isto? E para aquilo? Se sim, eu esclareço a próxima ação e organizo adequadamente (= nas listas por contexto, no calendário, delego e vai pra aguardando resposta ou fazer em menos de dois minutos). O andamento do projeto é acompanhado por aqui (organização). Logo, se um item ainda não foi concluído, eu continuo definindo próximas ações até ele ser. Isso que me dá o controle do projeto. As próximas ações são apenas a operacionalização de cada um desses itens.

Há itens que eu eu já posso definir próximas ações e outros não, porque são itens que dependem da conclusão de outros. Nesse caso, eu não coloco ações que não sejam próximas ações nas minhas listas de próximas ações. Esse entendimento aqui não é apenas importante – ele é chave. Se você inserir nas suas listas de próximas ações ações que não sejam “próximas” (ou seja, que ainda dependam de outros acontecimentos antes), você vai travar suas listas de próximas ações. Então esta parte aqui da organização é essencial por isso – você pode inserir ações futuras e outras categorizações, como sequências, prioridades etc.

Um exemplo de próxima ação baseada na organização do projeto acima:

A ação está lá na lista do contexto em que quero ou preciso estar para executá-la. Como eu reviso as próximas ações antes dos projetos durante a minha Revisão Semanal, eu já sei quais estão definidas quando chego na parte dos projetos.

Pode linkar ações aos projetos?

Essa é uma das perguntas que eu mais recebo. Claro que você pode linkar. No Evernote, por exemplo, você pode copiar o link da nota das próximas ações e colocar no plano do projeto. Assim:

Agora, a pergunta é: Precisa? É necessário? Ou vai te dar mais trabalho? Avalie por aí e veja como funcionaria melhor para você.

Eu às vezes tento fazer isso (apenas para ter um registro das ações dentro do plano do projeto), mas sempre desisto porque não tem necessidade. Como faço o controle pela organização do projeto em si, as próximas ações são coisas muito voláteis e desnecessárias de se manterem registradas. Se cada vez que eu fizer uma alteração na ação (esclarecendo-a melhor, por exemplo) eu tiver que copiar e colar a nota novamente, vou perder mais tempo organizando meus projetos do que efetivamente trabalhando neles. Considere essa questão por aí também.

E linkar os projetos às áreas de foco? Ou aos objetivos relacionados?

Tudo, tudo pode ser feito. Depende apenas de você pensar: Preciso? Qual a necessidade? Vai ser eficiente? Vai dar retrabalho?

No Evernote, se eu fosse fazer, faria por tags (para as áreas de foco). Criaria uma tag para cada área e, no projeto, inseriria a tag. Poderia inserir em outros itens se eu quisesse também (ações, objetivos etc). Isso pode ser legal para dar uma visão do que “existe” para cada uma das áreas. Mas, mais uma vez: eu não faço. As revisões regulares de todo o meu sistema garantem que esteja tudo integrado sem precisar fazer isso por meio de tags ou outros artifícios. Mas, mais uma vez: é como eu faço (e procuro fazer como o David Allen recomenda). Não tem problema nenhum usar tags.

Arquivos de suporte ao projeto

Uma última coisa legal de se falar sobre projetos é sobre os arquivos de suporte.

Os projetos podem ter arquivos diversos de suporte, que servem justamente como apoio. Por exemplo: se eu for realizar uma viagem, as passagens compradas (o documento em si) são arquivos de suporte. Isso tem que ser organizado em algum lugar.

De modo geral, você pode organizar esses arquivos em qualquer ferramenta, tanto em formato de papel quanto em formato digital. Onde você vai listar onde estão esses documentos? Isso mesmo, no plano do projeto.

Exemplo de um projeto que tenho (“reformular a plataforma dos cursos online”):

Eu digitalizo bastante coisa para o Evernote, então copio e colo o link da nota no próprio plano do projeto.

Se o arquivo estiver em outra ferramenta, não há qualquer problema – eu registro onde está. Algo como:

  • Suporte ao projeto:
    • Mapa mental: link
    • Cronograma da equipe no Google Drive: link
    • Caderno no Evernote: Projeto X
    • Pasta: Projeto X
    • Dropbox: Projeto X

Você pode ter arquivos de suporte literalmente em qualquer lugar! Podem ser pastas de plástico cheias de papéis sobre o projeto, podem ser pastas no Dropbox, arquivos no seu e-mail, arquivos no seu Google Drive etc. Contanto que você tenha isso listado para identificar rapidamente (como mostrei no exemplo acima), as informações ficarão organizadas.

Eu trabalho com outras pessoas e, por isso, outras pessoas usam ferramentas diversas que elas compartilham comigo. Por esse motivo, essa organização é essencial. Eu não me obrigo a passar tudo para uma só ferramenta, o que pode dar mais trabalho que apenas linkar ou fazer referência no meu plano do projeto.

Lembre-se que esses arquivos devem ser revisados na Revisão Semanal para garantir que eles em si não desencadeiem próximas ações. Cronogramas de projetos (e outros afins que entram na parte da organização do projeto) também se enquadram como arquivos de suporte aos projetos.

Vale a pena dizer que, no Evernote, tenho uma pilha de “Suporte a projetos”, onde crio cadernos para alguns projetos. Apenas para alguns, por alguns motivos: 1) compartilhar com terceiros ou 2) disponibilizar off-line. Esses são os motivos de criar cadernos a parte. Do contrário, apenas uso tags nas notas, coloco dentro do arquivo de referência normal e linko a nota no plano do projeto.

Para viagens, por exemplo, é muito útil ter o caderno off-line no meu tablet ou celular.

Bom, gente, procurei esclarecer todas as dúvidas neste post. Caso tenham perguntas, sintam-se à vontade para escrever nos comentários. Posso ir complementando o post à medida que as dúvidas forem surgindo. Muito obrigada pela leitura e espero que o post tenha ajudado de alguma maneira.

Thais Godinho
18/07/2017
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Organizando seus estudos na faculdade de acordo com o GTD
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Este post faz parte da série GTD e Estudos. Hoje vamos falar sobre o que fazer com cada uma das coisas que você captura, novos inputs e informações que chegam até você em formato de aulas, textos, notas e outros formatos.

A captura é um processo ativo, que você faz, quando toma notas em sala de aula, registra coisas que não pode esquecer ou traz um novo texto para ler, por exemplo, mas também é algo que acontece por você, quando você recebe e-mails, mensagens, demandas, interrupções etc. Por isso vimos, no primeiro post da série, a importância de ter lugares apropriados para fazer essa captura, através de caixas de entrada. Tenha sempre uma ferramenta de captura com você, que seja um caderninho ou algum aplicativo no celular.

Mas não basta apenas capturar esses inputs. Você precisa processar e esclarecer com uma frequência diária. Esclarecer diariamente é o ideal, pois não deixa que o volume acumule. Esclareça, no máximo, em até 48 horas, caso não consiga esclarecer no dia.

Esvaziar suas caixas de entrada não significa fazer ou resolver tudo o que você capturou. Significa apenas que você pegou cada um dos itens e esclareceu o que ele significa para você, organizando no lugar mais adequado do seu sistema. E como fazer isso?

Como esclarecer qualquer item da sua caixa de entrada

O GTD tem um fluxo que basta seguir e dá tudo certo! Veja a seguir:

Pegue o primeiro item da sua caixa de entrada ou ferramenta de captura e pergunte-se: o que é isso? Ou seja, o que significa para você? Responder, mesmo em voz alta, ajuda a deixar mais claro. Nunca volte nenhum item para a caixa de entrada. Esclareça assim que o pegar.

Depois pergunte-se: demanda ação? Você está comprometido(a) a agir com relação a esse item no momento? Porque isso é uma decisão. Você pode perfeitamente não saber também, ou não querer decidir no momento.

Caso o item não demande ação no momento, você tem três opções:

  1. Jogar fora, porque não vai mais precisar dele
  2. Arquivar, porque você quer guardar como referência
  3. Incubar, caso não demande ação no momento, mas pode ser que no futuro sim

Na sequência eu vou explicar como organizar cada uma dessas opções.

Caso demande ação, você precisa identificar: qual é a próxima ação? Qual é a primeira coisa que eu tenho que fazer para mover esse item adiante? Uma vez definida essa ação, que deve estar super clara, com verbos adequados, você tem também três opções:

  1. Fazer na hora, se levar menos de 2 minutos (mesmo que seja de baixa prioridade)
  2. Delegar, se você não for a pessoa mais apropriada para fazer
  3. Adiar para fazer no momento mais apropriado para você (ou seja, isso sim entra nas suas listas de coisas a fazer)

Na sequência eu também vou explicar como organizar cada uma dessas opções.

Sempre que você se deparar com algum item que por si só não conclua o todo, aquilo que você precisa fazer, é importante você se perguntar: qual o resultado desejado? Porque provavelmente você terá um projeto. Projeto, para o GTD, é todo resultado desejado que demande múltiplos passos para ser concluído, geralmente dentro do período de um ano. Então você vai ter projetos mais simples como “Finalizar disciplina X para o semestre” como projetos mais complexos como “Finalizar o TCC”.

Se você já usa GTD, minha dica aqui é que você pense sempre no cenário maior. Tenha bom-senso ao definir projetos. “Finalizar trabalho para semana que vem da disciplina Y” pode parecer um projeto, mas na verdade ele é um sub-projeto que faz parte do cenário maior, que é “Concluir disciplina Y no semestre”. Usar esse horizonte de um ano ajuda bastante a definir o que é ou não um projeto. Outro critério a se considerar é: preciso revisar esse projeto toda semana na minha revisão semanal? Esse é o acompanhamento dos projetos.

Onde organizar o que foi esclarecido

O post anterior foi uma orientação para a escolha de ferramentas. Use sua ferramenta de escolha então para criar as listas.

Como organizar o que não demanda ação

Lixo = Auto-explicativo.

Arquivo = Use ferramentas de armazenamento (📁 pastas físicas ou eletrônicas). As boas práticas para arquivar são: crie pastas em ordem alfabética, sem muitas sub-pastas. Por exemplo, em vez de fazer assim:

  • 📁 Metodologia
    • 📁 Trabalhos
    • 📁 Provas
    • 📁 Artigos
  • 📁 Português
    • 📁 Trabalhos
    • 📁 Provas
    • 📁 Artigos

A recomendação é fazer assim:

  • 📁 Metodologia – Trabalhos
  • 📁 Metodologia – Provas
  • 📁 Metodologia – Artigos
  • 📁 Português – Trabalhos
  • 📁 Português – Provas
  • 📁 Português – Artigos

Pois assim as coisas não ficam ocultas e você encontra com mais facilidade. Siga esse padrão sempre e mesmo que você tenha ferramentas diferentes será muito fácil arquivar e depois resgatar o que você precisar.

Incubar = Você pode colocar em uma lista chamada 🗒 Algum dia / talvez (se precisar revisar regularmente o item) ou inserir um lembrete dele no 📅 Calendário (se precisar revisar esse item apenas em uma época específica, e não toda semana).

Como organizar o que demanda ação

O que leva menos de 2 minutos = Faça na hora e não precisa organizar em lugar nenhum. O objetivo de fazer na hora é justamente que é mais fácil resolver que inserir em uma lista para resolver depois.

O que você delegou = Insira o item na lista🗒 Aguardando resposta. Uma boa prática é inserir o nome da pessoa, o que foi delegado e desde quando. Assim: Bruno – Finalizar redação do TCC – desde 12/06/17.

O que você adiou para fazer no momento mais apropriado = Se precisar ser feito em um dia ou horário específico, insira no seu 📅 Calendário. Se não tiver que ser feito em um dia ou horário específico, ou seja, só precisa ser feito o quanto antes, insira em uma lista de🗒 Próximas ações organizada por contextos. Por exemplo, se você precisa ter um computador para executar determinada ação, ela entraria na lista @Computador. Essa ação também pode ter um prazo (seja criterioso aqui com os prazos reais). Se não tiver, deixe sem prazo.

Caso você identifique um projeto, insira-o em uma lista de🗒 Projetos.

Em posts futuros, falarei mais sobre outras listas citadas no post anterior, como os resultados maiores e checklists. Por hora, você precisa conhecer as orientações acima para esclarecer tudo o que foi capturado.

Fica de lição de casa então:

  • Esclarecer tudo o que você já capturou
  • Esclarecer diariamente para pegar o hábito
  • Testar a organização das suas ferramentas através das práticas ensinadas neste post
  • Fazer uma super captura (se quiser) para treinar o esclarecer

Até o próximo post, quando falaremos sobre a revisão semanal. Se tiver dúvidas, por favor, poste nos comentários.

Thais Godinho
14/07/2017
Veja mais sobre:
, GTD e Estudos
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Soluções práticas para quem diz que não tem tempo
FLY Lady e GTD: Foco do dia
Dando um fim na papelada

Neste post, vou mostrar como estou usando as minhas listas no Evernote. Criei uma série para mostrar meu sistema atual, pois assim cada post não fica tão grande e eu também consigo mostrar direitinho o que tem em cada elemento do meu sistema.

No fluxo acima, estamos no Demanda ação > Sim > Qual é a próxima ação? > Delegue Demanda ação > Sim > Qual é a próxima ação? > Adie > Listas de próximas ações.

Ferramentas utilizadas:
Apenas Evernote. Usei o Todoist por mais de dois anos e queria mudar um pouco de ferramenta. Como já usava o Evernote para o resto, resolvi voltar. Já estou usando há cerca de dois meses e tem sido satisfatório. A dinâmica para ações é um pouco diferente da de aplicativos para tarefas de modo geral, mas para mim funciona. Neste post, vou falar sobre a estrutura e o fluxo.

Como é a organização:
Neste post, falarei sobre duas categorias funcionais: aguardando resposta e próximas ações por contexto. Gostaria de lembrar os seguintes conceitos:

Quando definimos uma próxima ação, no fluxo do esclarecer (na imagem acima), temos algumas opções do que fazer com essa ação:

  1. Se levar menos de 2 minutos, faça na hora. Porque é mais fácil executar que guardar em qualquer lista para fazer depois. Então não precisa organizar em nenhum lugar – basta fazer.
  2. Se levar mais tempo, pergunte-se se você é a pessoa mais apropriada para executar tal ação. Se não for, delegue para a pessoa certa e insira essa ação em uma lista de aguardando resposta.
  3. Se levar mais tempo e você não puder delegar (ou seja, você mesmo tem que fazer), adie para fazer no momento mais apropriado para você, que pode tanto ser em um dia ou horário específico (então entra no calendário, que já vimos no post anterior) ou o quanto antes, dependendo apenas de estar no contexto apropriado.

Vou mostrar abaixo como eu organizo as minhas listas no Evernote e, nos próximos posts, vou destrinchando todas. Hoje vou falar especificamente do nível “ground”, o térreo.

Eu basicamente trabalho com cadernos e pilhas de cadernos. Caso você não conheça a nomenclatura do Evernote, recomendo o tutorial básico no site da ferramenta.

O caderno “Entrada” é o meu caderno padrão, onde entram todas as coisas que eu capturo: ideias pelo celular, recibos, comprovantes, artigos da web, e-mails que eu envio para a ferramenta etc. Posso falar mais sobre esse fluxo em outro post, se vocês sentirem necessidade.

Hoje vou me ater só à pilha de cadernos para “Próximas ações” e, nos posts seguintes, explicarei o restante.

Esta é a minha pilha de cadernos para próximas ações:

Vale a pena falar que TODAS as listas são muito dinâmicas e eu crio e deleto à medida que sentir necessidade.

Pois bem, para os itens que estão aguardando resposta, eu tenho duas listas: uma padrão e outra para projetos de terceiros. Eu reviso semanalmente e, às quintas-feiras, costumo cobrar quem tem que ser cobrado.

Meu modo padrão de inserir o que está aguardando resposta é seguindo as boas práticas da David Allen Co., que são: nome da pessoa, o que está aguardando resposta e desde quando. Como o Evernote registra quando eu criei a nota, ela me basta para essa informação sobre a data. Caso eu insira depois do dia certo, eu apenas edito a data na própria nota. No exemplo abaixo, eu salvei um e-mail enviado no meu Evernote e ele está na minha lista de aguardando resposta.

Percebam que eu sempre insiro uma ação por nota. Também é recomendação da DAC fazer dessa forma. Toda a minha configuração foi baseada no guia oficial da ferramenta escrito por eles, pois isso me ajuda na hora de ensinar GTD nas turmas que ministro.

Em “Assuntos a tratar”, separo por pessoas e reuniões. Uma nota por pessoa, uma nota por reunião. Então eu basicamente crio uma nota para cada pessoa com a qual frequentemente tenho assuntos a tratar e uma nota para cada reunião recorrente que costumo participar. Isso me ajuda a organizar as ideias que eu possa querer abordar com determinada pessoa ou em determinada reunião. O legal de fazer isso no Evernote é manter um histórico dos assuntos tratados. Como comecei a fazer recentemente, não tem tanta coisa, mas ainda quero organizar melhor essa parte de arquivo de referência.

Os outros cadernos são todos de contextos. Por que eu prefiro usar cadernos em vez de etiquetas? Dois motivos: recomendação da DAC e possibilidade de deixar alguns cadernos offline e outros não. Por exemplo, no meu iPad, que uso quando viajo, eu deixo o caderno “ler/revisar” offline, pois assim aproveito para adiantar algumas leituras. No meu celular, deixo alguns cadernos offline, como “qualquer lugar”, “rua” e “telefonemas”.

A cereja do bolo: prazos

O que entra no ccalendário é o que deve ser feito (ou devo saber) em um dia ou horário específico. No entanto, eu posso ter próximas ações que não precisam ser feitas em um dia específico, mas têm um prazo. Nesse caso, uso o recurso de lembretes do Evernote, editando na nota, quando ela tiver um prazo. E, ao clicar na pilha de próximas ações, o Evernote me mostra tudo o que tem prazo.

Além disso, todo dia eu recebo um e-mail do Evernote com o resumo dos lembretes do dia. É pra não esquecer meeesmo de olhar.

Então meu fluxo de execução é:

  1. Agenda do Google
  2. Lembretes no Evernote
  3. Listas por contexto (se for o caso – tem dias mais lotados em que nem entro nelas)

Perguntas mais frequentes

Tenho mostrado meu novo sistema nos treinamentos e para outras pessoas e tenho recebido perguntas mais frequentes. Achei que seria útil trazer esses questionamentos neste post também, com as minhas respostas.

➡️  O que você faz com as ações concluídas?

Antes eu estava inserindo uma tag “Ações concluídas” na nota da ação e jogando-a para o caderno de “Referência Geral”. Porém, percebi que era besteira guardar essas notas e que isso acabava confundindo os contextos do Evernote (a semântica do programa). Por isso, agora eu simplesmente deleto as ações concluídas.

➡️  Mas você não gosta de manter um log do que você fez?

Mantenho para projetos e resultados maiores. Para ações, não mantenho mais. Isso era uma coisa legal e automática no Todoist, mas não faz diferença para mim atualmente. Eu costumo acompanhar os resultados e entregas maiores na minha vida, e não fazer acompanhamento de log de coisas como “ligar para fulano” ou “revisar documento X”. Mesmo quando eu tinha esse log antes, raramente eu o consultava, porque não é o tipo de acompanhamento que, para mim, faz diferença. Caso faça para você, recomendo fazer como eu citei na resposta anterior.

➡️  Nos cadernos por contexto você mantém as ações avulsas junto com as ações dos projetos?

Sim, são tudo ações, independente de serem avulsas, de projetos, de objetivos…

➡️  Mas como você sabe que uma ação pertence a um projeto?

A descrição da ação é a mais clara possível, de modo que descreva de que projeto ela faz parte. Exemplo: em vez de “comprar passagem”, tenho “comprar passagem para treinamento em Curitiba dia 12/8”. Isso deixa claro que a ação pertence a determinado projeto. Na Revisão Semanal, reviso as próximas ações antes de revisar os projetos, então fica claro que projeto tem próxima ação definida e qual não tem.

➡️  Por que você não usa uma tag para dizer que a ação é de um projeto?

Porque era uma coisa a mais para fazer e eu nunca senti necessidade. Gosto de simplificar cada vez mais meu sistema. Você pode fazer, se quiser. 😉

➡️  Como você controla o andamento do projeto?

Através do Modelo de Planejamento Natural do GTD, onde um dos estágios é a organização do projeto, onde entram listas, cronogramas etc. O acompanhamento do status do projeto no GTD não é feito pelas próximas ações, mas sim dessa forma. As próximas ações são apenas uma maneira física e visível de fazer o projeto (ou cada um dos componentes do projeto) andar.

Veja, algumas pessoas gostam de linkar suas ações aos seus projetos ou duplicá-las (deixar dentro do projeto e nas listas por contexto). Não há problema nenhum – eu apenas não faço dessa maneira. A única recomendação do David Allen é que você tenha as ações onde precisa vê-las – nas listas por contextos. Se você colocar apenas dentro do projeto, terá que entrar em cada projeto para saber o que fazer, e isso não é produtivo. Você revisa seus projetos na Revisão Semanal, e não diariamente. Sugiro a leitura do post sobre listas separadas que escrevi há algum tempo, além do capítulo 3 do livro do GTD (A arte de fazer acontecer), onde ele explica o Modelo.

No próximo post falarei sobre os projetos no Evernote, então algumas definições poderão ficar mais claras. Qualquer dúvida sobre este post de hoje, por favor, deixe um comentário. O objetivo de mostrar meu sistema é demonstrar exemplos reais, como o GTD pode ser adaptado a cada pessoa, e também inspirá-los nessa metodologia maravilhosa.

Thais Godinho
13/07/2017
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