GTD

28 Aug 2014

Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote – Parte 5 – Áreas de responsabilidade

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Hoje o post traz a Parte 5 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Hoje falaremos sobre áreas de responsabilidade.

Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

O que são e como definir áreas de responsabilidade?

Nossa vida é uma só. Nós também. Isso não significa, no entanto, que a gente seja somente de um jeito, ou tenha uma única atividade. Todos somos múltiplos – trabalhamos, temos uma família, amigos, hobbies. Exercemos diversos papéis ao longo da vida, mas é importante refletir sobre os papéis que exercemos no momento. São os papéis em andamento. E é sobre eles que falaremos aqui neste post.

A primeira coisa que você deve fazer é listar suas áreas de responsabilidade, que são justamente esses papéis que exercemos. Pegue uma folha de papel. No centro, coloque seu nome ou faço um desenho que represente você. Ao seu redor, escreva cada área de foco na sua vida. Trabalho, família, estudos etc. Quando terminar, ligue cada uma dessas palavras ao centro do papel – você.

Não pense no passado nem no futuro que você gostaria de ter – foque no presente. Por exemplo, eu poderia ter colocado “música”, porque a minha vida inteira eu tive banda. Porém, isso, hoje, não é algo que eu esteja desempenhando, pois não é minha prioridade. Não tenho qualquer projeto de vida em andamento com relação a esse papel. Logo, eu não o incluí, apesar de ele existir. Faça o mesmo. Reflita sobre todos os projetos em andamento na sua vida e liste os papéis que você desempenha.

Essa reflexão pode ser feita constantemente – geralmente, quando você achar que está desempenhando um novo papel ou deixando um deles de lado.

Inserindo as áreas no Evernote

Para gerenciar as áreas de responsabilidade, nós vamos criar tags dentro do Evernote. Assim:

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O caractere especial escolhido para representar as tags de áreas de responsabilidade foi o = (igual). Isso faz com que, quando a gente digitar na nota um “=”, já sejam listadas todas as áreas de responsabilidade que temos na vida.

Como usaremos as áreas de responsabilidade?

Vamos criar uma nota para cada área, assim:

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Em cada nota, falaremos um pouco sobre o que significa aquela área de responsabilidade na nossa vida. Pode ficar à vontade para escrever o que quiser.

Para processá-la, use a tag “20.000 ft – Áreas de responsabilidade”. Isso significa que, quando você clicar nessa tag, terá uma visão completa de todos os seus papéis sem precisar ficar clicando em cada uma das tags.

Com relação às tags de cada área em específico, nós vamos usar nas seguintes notas:

  • Metas e objetivos relacionados à área
  • Projetos da área
  • Tarefas avulsas relacionadas à área

Mais uma vez, o que estamos vendo aqui é a explicação para o uso de cada nível do GTD no Evernote. Quando terminarmos de ver todos os níveis, entraremos na execução, quando veremos como tudo funcionará na prática.

Fica como lição de casa para vocês definirem quais são suas áreas de responsabilidade e já criarem essas tags.

Até o próximo post.

25 Aug 2014

Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote – Parte 4 – Projetos

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Hoje o post traz a Parte 4 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Hoje falaremos sobre o uso das tags para gerenciar projetos.

Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

O que são projetos?

Dentro do GTD, projeto é toda tarefa com mais uma ação para ser concluída. Ou seja, se basta uma ação pontual, é uma tarefa. Se demanda mais de um passo, é projeto. Esse conceito é um pouco diferente do consenso que temos para projetos, mas no GTD essa é a sugestão do David Allen. Então, quando falar sobre projetos, significa que são tarefas que demandem mais de uma ação para serem concluídas e geralmente têm começo, meio e fim. Nós não executamos projetos – executamos as ações relacionadas aos projetos, e ao final da lista teremos um projeto concluído.

Para um entendimento melhor, vale a pena ler os tópicos relacionados no livro do David Allen, “A arte de fazer acontecer” (Ed. Campus Elsevier).

Taxonomia de projetos no Evernote

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Minha taxonomia de projetos ainda está em teste, mas não tem sido muito diferente do print acima. O que mudam são detalhes, que comentarei ao explicar cada uma das tags. Não explicarei na ordem alfabética que aparece acima, mas em uma ordem que acredito que facilite o entendimento por parte do leitor.

Projetos em andamento

Projetos em andamento são todos os projetos em que você está trabalhando no momento, em todas as áreas da sua vida. Para gerenciá-los, eu utilizo o caractere ! antes do nome do projeto, na tag. Assim, quando crio uma nota e clico para adicionar uma tag, basta digitar ! que o Evernote listará todos os projetos em andamento. Fica mais prático.

Para organizar os projetos, estou fazendo testes. No geral, recomendo deixar todos embaixo da tag Projetos em andamento, sem uma categorização, pois assim você pode tê-los sempre em vista. Já tentei separar assim, com os projetos de cada área dentro dessas outras tags:

! Projetos pessoais
! Projetos profissionais

Pode funcionar para você. Para mim, significa um clique a mais para verificar o que tenho em andamento ao fazer a revisão semanal. É bem pessoal e, se você preferir separar, faça e teste para ver se funciona com você.

Outra maneira de categorizar é através das áreas de responsabilidade, assim:

! Casa
! Família
! Trabalho 1
! Trabalho 2

Mais uma vez, teste. O que eu recomendo é que, se você tiver poucos projetos (menos de 60), pode valer a pena deixá-los todos juntos sob a mesma tag. Se forem muitos, categorizar pode ajudar. Mas atenção: cuidado para não dar mais foco a uma categoria do que à outra. Isso pode acontecer especialmente quando separamos em pessoais e profissionais.

Quando crio um novo projeto, eu monto o seu planejamento. Sobre planejamento de projetos, eu farei um post a parte, pois envolve bastante coisa. Hoje, vou apenas explicar o funcionamento das tags.

Por que usar uma tag por projeto?

A ideia aqui é agrupar dentro desta tag tudo o que for relacionado ao projeto, de tarefas a notas de referência. Tudo o que puder auxiliar o projeto pode receber a sua tag. Dessa maneira, quando você precisar acessar as tarefas e arquivos de suporte ao projeto em questão, bastará clicar na tag e verificar as notas selecionadas. Como eu expliquei no post anterior, é possível aplicar filtros nas buscas para que visualizemos apenas tarefas, por exemplo, ou outras notas que desejemos.

Projetos concluídos

Quando um projeto é concluído, a tag deve ser renomeada e ser arrastada para a macro-tag Projetos concluídos.

Eu gosto de categorizar por anos, pois assim consigo visualizar os projetos que foram concluídos este ano, no ano passado e por aí vai. Se você não quiser, pode deixar todos os projetos concluídos embaixo da tag Projetos concluídos e apenas renomear.

Eu renomeio para tirar o ! do começo (que significa que se trata de um projeto em andamento) e substituo pelo ano e mês de conclusão.

Então se um projeto em andamento assim:

! Viagem para Acapulco

For concluído agora em agosto, eu vou renomear a tag assim:

2014 – Ago – Viagem para Acapulco

E arrastar a tag para dentro de Projetos concluídos.

Por que eu coloco o ano e o mês no começo da tag?

Porque, se eu arquivar como “Viagem a Acapulco”, simplesmente, pode acontecer de eu repetir essa tag no futuro como um projeto concluído, e isso me confundir. Também não dá para ter duas tags com o mesmo nome. Eu já trabalhei com muitos projetos com nomes iguais ao longo dos anos e organizar por ano e mês é o que funciona para mim. Na outra empresa onde trabalhava, eu fazia frequentes viagens para as filiais. Se eu arquivasse como 2014 – Viagem para Brasília, como eu arquivaria as outras viagens que fizesse para lá ao longo do ano? Então colocar o mês funciona, mas depende da necessidade de cada um. Talvez, para você, pode valer a pena até colocar o dia, assim: 2014 – Ago – 20 – Viagem X, dependendo do seu trabalho e número de projetos parecidos.

Por exemplo, nós da Call Daniel realizamos muitos treinamentos diferentes na mesma empresa. Suponhamos que, em um mesmo mês, um instrutor tenha oito treinamentos no mesmo lugar. Se ele arquivar a tag como 2014 – Ago – Treinamento Empresa Y, ele “queima” o nome da tag e não teria como arquivar outros treinamentos na mesma empresa e no mesmo mês. Lembrem-se que estamos falando de uma tag por projeto. Nesse caso, se ele tiver treinamentos nos dias 5, 12, 14 e 18, ele deve arquivar assim:

2014 – Ago – 05 – Treinamento Empresa Y
2014 – Ago – 12 - Treinamento Empresa Y
2014 – Ago – 14 - Treinamento Empresa Y
2014 – Ago – 18 - Treinamento Empresa Y

Por que arquivamos projetos? Não é mais fácil excluir quando conclui cada um deles?

Mais uma vez, é pessoal. Eu gosto de arquivar projetos porque eles ficam como referência rápida. Se eu precisar montar um planejamento novo, posso consultar projetos semelhantes anteriores e ver o passo a passo, arquivos relacionados e tudo o mais. Se alguém me pedir algo relacionado a um projeto já concluído, também tenho fácil acesso.

Se você não tiver essa necessidade, pode excluir as notas. Realmente, vai do gosto e das necessidades de cada um. ;D

Projetos a executar

Muitas vezes, existe um projeto em vista, mas que ainda não está em andamento. Ele não se trata de um projeto Algum dia / Talvez (que ainda vou explicar em um futuro post), mas de um projeto que é certeza que acontecerá e que será gerenciado por você.

Por exemplo, eu sabia, lá em abril, que realizaria eventos de lançamento do meu livro na Bienal do Livro de SP em agosto. O projeto estava em andamento? Não, mas eu tinha ele em vista. Assim, eu criei uma nota preliminar para este projeto e inseri nesta tag de Projetos a executar.

Semanalmente, quando faço meu planejamento (falarei sobre ele na revisão semanal), reviso esta pasta e vejo se algum desses projetos já deve entrar nos projetos em andamento, e então posso me planejar.

Atenção: Não crio tags aqui, apenas notas. Porém, está em construção. Nada impede que seja criada uma sub-tag para cada projeto a executar, caso você queira juntar algum material necessário para ele com bastante antecedência. Você pode inserir um (A exec) no início da tag, para nomeá-la e saber que são projetos a serem executados.

Projetos adiados

Aqui eu agrupo todos os projetos em que comecei a trabalhar mas, por algum motivo, foram adiados. É muito comum, quando priorizamos nossas atividades, perceber que temos muito o que fazer e que precisamos adiar alguns projetos e tarefas. Para não perder de vista, eu os agrupo aqui.

Para não perder todos os arquivos e notas que já relacionei ao projeto, eu apenas renomeio a tag para (Ad) Nome do projeto. Diferente do caso acima (de projetos a executar), aqui eu já comecei o projeto e tenho notas relacionadas – às vezes, até tarefas. Por isso, não teria como ter somente uma nota por projeto, pois não quero perder o que já fiz.

Vale lembrar que, quando mudo o status de um projeto para adiado, cancelado ou concluído, as notas de tarefas não podem estar com tags “ativas”, como de próximas ações, contextos e outras comentadas no post anterior. É necessário alterar as tags das tarefas. É bem prático selecionar todas as notas e modificar as tags uma única vez, então este procedimento não dá trabalho algum.

Projetos cancelados

Assim como há projetos adiados, há projetos que infelizmente são cancelados. Eu poderia simplesmente excluí-los – e você pode fazer assim, se preferir. Mas gosto de arquivá-los justamente para verificar quantos projetos eu comecei a planejar e precisei deixar de lado. Muitas vezes, percebo que um projeto importante foi cancelado e, se eu o tivesse excluído, não teria essa log. Com o projeto listado aqui, posso fazer essa verificação. Também pode ser útil em reuniões de planejamento ou de status de equipe, por exemplo. Você pode até inserir os motivos pelos quais um projeto foi cancelado, arquivar um e-mail do seu gestor dizendo que priorizasse outros etc.

Eu costumo renomear a tag como (Cancel) Nome do projeto e arrastá-lo para dentro desta tag.

Projetos em espera (aguardando resposta)

Quem é gestor ou delega projetos sabe como é gerenciar projetos que outras pessoas estão tocando. Como ter controle sobre eles? Eu os agrupo nesta tag para revisar sempre que necessário.

A nomenclatura usada para cada tag de projeto em espera (aguardando resposta) é (Ag) Nome do projeto.

Projetos para acompanhar

Existem projetos que não estão sob a nossa responsabilidade, nem que delegamos a outras pessoas (e precisamos acompanhar, como no item anterior), mas mesmo assim é interessante fazermos uma companhamento.

Por exemplo, um gestor de RH pode acompanhar um projeto da diretoria que definirá a aprovação de orçamento para a contratação de 100 novos funcionários em 2015. Não se trata de um projeto em andamento da responsabilidade dele (do gestor), nem um projeto que ele delegou aos diretores. Trata-se simplesmente de um projeto que deve ficar no radar, para companhar os resultados, pois pode ter qualquer tipo de implicação em seu trabalho em um futuro próximo ou distante.

Da mesma forma como faço em Projetos a executar, aqui eu apenas crio uma nota por projeto, onde insiro as informações, e não tags.

Manuseando projetos e tarefas

Depois de explicar todas as tags dos níveis do GTD, entrarei com mais profundidade no manuseio das tags para tarefas, projetos, metas etc. Essa explicação conceitual anterior é importante para que, depois, o manuseio seja compreendido. Você pode criar as tags citadas e listar seus projetos, enquanto isso. No próximo post, falarei sobre os outros quatro níveis, que são mais simples que os níveis de tarefas e projetos.

Pretendo postar o próximo ainda esta semana, para fechar a explicação da taxonomia de tags. Depois, escreverei outros posts demonstrando como fazer, na prática, o manuseio das notas dentro do GTD. Também pretendo escrever sobre o planejamento e a revisão semanal.

Obrigada por tudo, pessoal. Já sabem: dúvidas, podem deixar comentários.

18 Aug 2014

Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote – Parte 3 – Ações

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Hoje o post traz a Parte 3 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Preparem-se que o post de hoje é grande. :)

Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

Gerenciando tarefas no Evernote

Antes de começarmos a falar sobre gerenciar tarefas no Evernote, precisamos bater um papo sobre expectativas. O Evernote é uma ferramenta fantástica, criada para ser nosso cérebro virtual, de fato. Dá para customizar como a gente quiser e, com isso, conseguimos criar uma estrutura como esta que estamos montando com o GTD aqui. Porém, o Evernote não é uma ferramenta que gerencia tarefas. Ele tem vários recursos para que a gente possa inserir campos de check, lembretes, mas não se trata de um gerenciador de tarefas, mas de notas. Isso precisa ficar claro para entender a dinâmica a seguir.

Tarefas são o que existe de mais mundano

Por outro lado, costumamos dar muita importância às tarefas. Lembra que eu falei sobre os níveis do GTD no post anterior? É justamente para a gente ter um pouco mais de perspectiva sobre o que está fazendo na vida. Gerenciar tarefas não precisa ser um bicho de sete cabeças, e é justamente essa mãozinha que o GTD dá. Com o Evernote, então, dá para fazer muita coisa. Portanto, precisamos lembrar que não devemos burocratizar nossas tarefas, mas elas devem estar em um sistema confiável e prático, e é isso o que veremos aqui.

Uma nota por tarefa

Devo explicar também que utilizarei uma nota por tarefa, em vez de listar as tarefas em uma única nota, por exemplo. O objetivo disso é poder manusear livremente cada nota (ou cada tarefa) através do uso de tags. Ao longo do post, vou explicar melhor.

As tags de tarefas

Mais uma vez, gostaria de lembrar que esta é uma configuração para quem já é usuário tanto do GTD quanto do Evernote. Dúvidas que surgirem aqui podem ser respondidas apenas com vivência do método e da ferramenta, então avalie se não é o seu caso, está bem? Se for, sugiro que primeiramente leia o livro do David Allen, implemente o básico durante algum tempo, para só então tentar uma configuração mais avançada.

As sub-tags que utilizo dentro de 00.000 ft – Ações são:

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Vou explicar uma por uma:

Agendas

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Tudo o que tem um arroba antes significa que estamos falando de um contexto.

O David joga tudo em um caldeirão só, em termos de contextos. Eu prefiro separar. Você pode escolher.

Em Agendas, eu coloco todas aquelas notas sobre assuntos que quero conversar em reuniões periódicas – ou seja, aquelas reuniões que acontecem regularmente. Não é para colocar pauta de reunião específica, mas lembretes de assuntos que quero tratar em determinada reunião. É muito comum termos reuniões semanais, quinzenais, mensais e planejamentos anuais. A ideia aqui é agrupar tudo o que eu lembrei que gostaria de conversar nelas, ou o que me deram de ideia para conversarmos na ocasião.

Faz pouco tempo que comecei a usar desta forma (antes eu agrupava essas informações de maneira bem desordenada) e agora tem me ajudado muito – acho que é o recurso que mais uso em termos de contextos. Basta chegar no dia da reunião, abrir a tag e colocar os assuntos na roda. Assunto discutido? Trato a tarefa como concluída e arquivo (vou mostrar mais adiante como fazer isso).

Falar com

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A ideia do Falar com é agrupar todos os assuntos que preciso tratar com pessoas (Fulano, Sicrano) ou áreas específicas da empresa (RH, produção, engenharia, administrativo, viagens etc). Em termos de pessoas, costumo colocar contextos somente para pessoas com as quais costumo tratar sempre (colegas de trabalho, família) e, em áreas, exatamente os exemplos que eu citei na frase anterior. Muitas vezes, precisamos conversar com alguém da área de RH, por exemplo, mas não precisa ser com uma pessoa específica, então eu agrupo tudo na tag desse contexto (@ RH).

Listas de compras

Não há sub-tags aqui, então por isso não coloquei um print. Ela aparece exatamente como está na figura principal das ações, ali em cima.

Nesta tag, eu agrupo todas as notas com listas de mercado, farmácia, papelaria e outros.

Para ser bem sincera com vocês, ainda não tenho certeza se mantenho esta tag aqui ou em referência geral. Como comprar é uma ação, mantenho aqui e tem funcionado sem dramas. Porém, fica o ponto de interrogação para todos nós irmos testando e encontrar o que for melhor.

Próximas ações

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Bem, meus amigos, é aqui que a coisa pega: na tag de Próximas ações, fica a maioria das nossas tarefas. Eu organizo as próximas ações por contexto, duração e prioridade. Qual a vantagem disso?

O David recomenda que a gente avalie o que executar filtrando pelo contexto em que estamos (exemplo: no trabalho), por ordem de prioridade (o mais importante antes) e a duração estipulada (não vou começar a fazer uma tarefa de uma hora se tenho apenas 20 minutos). A ideia é justamente filtrar o sistema para que ele forneça a resposta para a seguinte pergunta: o que eu devo fazer agora? Assim, seleciono o contexto em que estou + a prioridade que quero trabalhar + o tempo que tenho disponível, e o Evernote me dará uma lista das tarefas que posso fazer naquele momento. Legal? Sim, mas não é magia – é tecnologia. Veja como fazer:

No Windows, eu clico no caderno onde quero pesquisar (Processadas). Vai aparecer a lista de notas que estão dentro daquele caderno.

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Então, cliquei na flechinha que aparece à direita de Processadas no painel do meio. Isso vai abrir uma pop-up de pesquisa.

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Basta clicar na tag que eu quero selecionar primeiro (alguma tag de contexto). Feito isso, basta digitar ao lado da tag selecionada as outras tags que quero colocar: Duração e Prioridade. Selecionadas as tags, o Evernote filtrará todas as notas tageadas com aquelas três que eu selecionei. Também é possível clicar logo abaixo do nome do caderno (no painel central) e clicar para selecionar as etiquetas disponíveis.

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Por fim, como escolher os melhores contextos? Isso é muito pessoal e cada um escolhe o que funciona melhor. Gosto de diferenciar @ Computador de @ Online porque há muitas tarefas que posso fazer enquanto meu computador está offline e gosto dessa condição. Para quem viaja muito, pode ser uma boa usar uma tag @ avião, para revisar textos, estudar, ler um livro etc. Um contexto que gosto bastante e antes não usava é o @ em qualquer lugar, para tarefas que não tenham um contexto específico (exemplo: decidir se vou participar do evento X ou não).

Sobre as minhas durações, já falei em um post específico, mas resumirei aqui: menos de 15 minutos (para tarefas mais rápidas, mas que levam mais de dois minutos – e que eu faço imediatamente, nem registro no sistema), 25 minutos (duração de um pomodoro, quando quero focar em um trabalho específico) e 1h30 (para tarefas mais demoradas, como revisar textos densos, escrever, entre outras). Se passar de 1h30, para mim significa que essa tarefa precisa ser destrinchada em outras menores.

Sobre as prioridades, faço assim: alta (para esta semana), média (para semana que vem) e baixa (assim que possível). Funciona muito bem estabelecer que as de prioridade alta são para esta semana, porque me dá o foco necessário para trabalhar em tarefas que não tenham prazos específicos (essas vão para o tickler, explicado mais adiante).

Revisão pessoal

O meu uso desta tag pode parecer polêmico aos usuários do GTD, mas funciona muito bem para mim. Em vez de deixar essas notas em contextos, prefiro manter aqui porque são ações específicas. Ainda estou estudando se vale a pena fazer dessa maneira, mas por enquanto sim.

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Tudo começou com um contexto do David chamado @ Ler / Revisar. Eu nunca me dei muito bem com ele porque ele ficava gigantesco e eu acabava postergando muito do que tinha lá. Foi quando eu vi que o Matt (do After The Book) usava outros verbos, e achei interessante. Resolvi desenvolver essa ideia e cheguei a alguns verbos que têm me ajudado de forma quase milagrosa a lidar com algumas demandas do dia a dia.

Em Acessar, insiro todos os sites que as pessoas me recomendam, blogs, ferramentas via web, enfim. Eu recebo muitas indicações desse tipo, então foi excelente conseguir centralizar todas para aqueles momentos avulsos em que estou navegando na web sem saber direito o que ver depois. Em Aprovar, ficam materiais que preciso aprovar: orçamentos, prazos, textos, modificações no design e por aí vai. Em Assistir, ficam, todos os vídeos e filmes que me recomendam. Em Baixar, ficam todos os aplicativos que as pessoas me recomendam para conhecer e testar, especialmente para o blog. Em Comprar, fica a minha wishlist, com tudo o que gostaria de comprar (não envolve listas de compras – tá aqui a polêmica). No geral, uso mais da seguinte forma: navegando, vi um produto que achei interessante, salvo ele através do Clearly e o marco com essa tag. Em Decidir, insiro notas com coisas que simplesmente preciso parar durante algum tempo para tomar uma decisão. Não sei vocês mas, no dia a dia, eu não tenho como tomar decisões sem pensar, e elas muitas vezes demandam uma concentração maior. Além disso, não posso esquecer que devo tomá-las. Por isso, criei essa tag e ela funciona lindamente. Em Imprimir, agrupo todos os documentos e notas que preciso imprimir por alguma razão, como comprovantes de check-ins. Em Ler, uso da mesma forma que o David recomenda com o Ler / Revisar – agrupo todos os artigos que achei interessantes e que gostaria de ler depois, em um determinado momento. Com o tablet e o celular, fica muito fácil aproveitar meu tempo em qualquer fila ou percurso de viagem para acessar essa tag e ler o que eu tenho ali. Vou juntando muitos artigos através do Clearly. Em Ligar, coloco todos os lembretes de pessoais para as quais eu preciso telefonar. O David usava @ Telefone como contexto, mas eu uso meu telefone para outras coisas que não só ligar, e isso estava me atrapalhando. Em Ouvir, coloco todos os discos, músicas e experimentos musicais que quero ouvir depois. Gosto muito de música e acompanho os lançamentos, mas não quero perder de vista o que ainda não consegui chegar mais perto. Portanto, agrupo tudo nessa tag. Em Pagar, dispensa explicações – é onde agrupo os boletos e pagamentos que preciso fazer. Em Pesquisar, agrupo todas as notas de coisas que preciso pesquisar para o meu trabalho e vida pessoal. Exemplo: pesquisar sobre receitas de aproveitamento de alimentos para post no blog. Em Revisar, eu coloco todos os textos que preciso revisar antes de irem ao ar, textos para terceiros, de terceiros, que eu aprovo, enfim, tudo o que demanda a minha revisão. Por isso diferencio da tag Ler, porque lá eu deixo o que é menos prioritário, que leio quando tenho um tempinho. Aqui não: são textos que demandam a minha atenção o mais breve possível, e eles não podem estar misturados.

Adendo: o uso de hífen antes dessas tags. Fiz isso apenas para facilitar. Quando crio uma nota e quero usar uma tag dessas, basta digitar o hífen que todas elas são listadas e fica mais fácil de escolher ao processar.

Tarefas adiadas

A partir daqui, falaremos um pouco sobre como manusear notas de tarefas que não são próximas ações, ou seja: têm que ficar sob nosso controle, mas não são ações imediatas, para fazer agora.

Em Tarefas adiadas, costumo arquivar todas as tarefas que, por qualquer motivo, foram adiadas. Precisa ter um registro disso? Na verdade, a gente não precisa ter um registro de nada, mas eu gosto de ter porque isso me ajudar a analisar meus projetos e planejar outros semelhantes. Posso aprender com os meus erros e montar um planejamento mais eficiente.

No geral, as tarefas adiadas precisam ser vistas em algum momento, e eu faço isso quando reviso semanalmente meus projetos.

Quando uma tarefa é adiada, eu apenas edito o seu título, deixando assim:

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Eu colocava a data no próptio título antes, para ter mais controle, mas percebi que isso estava sendo trabalho desnecessário. Com o (Ad) no começo, já dá para entender.

Sim, eu sei que a tag já diz que a tarefa está adiada, mas não quero me confundir quando acessar as notas de um projeto e achar que ela é uma tarefa “próxima ação” antes de filtrar. Prefiro fazer assim!

Tarefas canceladas

Aqui, insiro todas as tarefas que, por qualquer motivo, não precisam mais ser feitas. Pela mesma razão pela qual eu arquivo as tarefas adiadas, gosto de arquivar as canceladas, para registro. Elas ficam assim:

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Tarefas concluídas

Quando concluo uma tarefa, coloco a tag de Tarefas concluídas.

Com o passar do tempo, você pode querer hierarquizar ainda mais, colocando sub-tags de tarefas concluídas por ano:

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Minha opinião pessoal: eu gosto de usar essa hierarquização por anos em tarefas e projetos concluídos, porque gosto de ver o número ao lado de cada uma dessas tags – me dá uma sensação de dever cumprido, sabem? Mas fica a cargo de cada um. Como o Evernote organiza por data, não é necessário.

Quando eu concluo uma tarefa, gosto de colocar a data de conclusão no título, mais ou menos assim: “18/08/14 – Fazer tal coisa”. Como muitas vezes eu mesclo tarefas concluídas (vou falar sobre isso em projetos), assim eu mantenho um histórico de quando fiz aquilo.

Tarefas delegadas

Adoro esta tag, pois ela me faz ter controle do que deleguei para outras pessoas (e preciso cobrar depois).

Faço assim:

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Crio uma tag com parênteses e o nome de cada pessoa para a qual eu delego tarefas. O parêntese facilita porque, ao escrever ( na nota, ele já lista as pessoas para as quais eu costumo delegar coisas.

Com isso, semanalmente posso ver quem está trabalhando em algo e ainda não me entregou. Basta clicar na tag e todas as tarefas que estão delegadas a ela serão listadas.

Tarefas em espera (aguardando resposta)

Há uma leve diferença entre tarefas delegadas e que aguardam resposta.

No geral, em delegadas ficam as tarefas eu eu passei para alguém, mas que ainda são minha responsabilidade. Em Aguardando resposta, eu listo tudo o que passei para outras pessoas, mas aí já não depende de mim. Exemplo: uma marca entra em contato pedindo orçamento para uma ação do blog. Preparo o orçamento, envio e fico aguardando resposta. Não vou ficar cobrando como faço quando delego uma tarefa a alguém da minha equipe de trabalho – é diferente!

Por fim, a nota fica nomeada desse jeito:

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Tarefas recorrentes

Eis um tema polêmico ao falar de tarefas no Evernote: as tarefas recorrentes! Como gerenciar as tarefas de rotina, que acontecem a cada dia ou a cada frequência?

Lembra que lá no começo eu falei que o Evernote não é uma ferramenta de tarefas e, por isso, precisamos baixar nossas expectativas em alguns pontos? Pois é, este aqui é um deles.

Como toda nossa configuração de notas é manual no Evernote, não há como deixar algo “no automático”, como podemos fazer com tarefas recorrentes no Toodledo, por exemplo. Portanto, para lidar com tarefas recorrentes, vamos precisar ter um esforcinho maior de nossa parte, o que também não é nada que atrapalhe (por experiência própria).

Para tarefas recorrentes, eu vou utilizar essa estrutura:

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Coloco os pontinhos no começo para, quando digitar um . na nota, o Evernote logo me listar todas as recorrências.

As frequências gerais (diariamente, semanalmente, quinzenalmente, mensalmente, sazonalmente, semestralmente e anualmente) são recorrências que eu já utilizava no blog para listas de limpeza e outras tarefas de casa. Passei a utilizar para tarefas diversas também, o que deu muito certo. Você pode precisar de menos ou mais frequências – avalie. Essas são as que funcionam comigo.

Dentro da tag .. 2 Semanalmente, insiro as tags de dias da semana específicos, pois há coisas que preciso fazer toda segunda, toda terça, toda quarta… e eu preciso ter isso indexado de alguma maneira que não deixe eu me perder. Para mim, funcionou bem.

E, no corpo da nota, vou fazer um log simples de quando foi a última vez que eu executei a tarefa em questão, só para me localizar:

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No caso acima, uma tarefa com frequência semestral.

Se eu quiser ter ainda mais precisão, posso usar o tickler, que será explicado a seguir. Para isso, eu deverei editar a tag toda vez que realizar a tarefa, mudando para a data certa. É um passo a mais, que não precisa. Porém, fica como opção para uso mais avançado e controle maior.

Tickler

Tickler, para mim, é uma das coisas mais legais do GTD. Se você não sabe o que é, por favor, clique aqui.

Basicamente, vamos criar tags para todos os meses e, depois, para os dias de 1 a 31. A cada dia, verificamos o que tem dentro da tag do dia e, esvaziada, arrastamos a tag para a tag do mês seguinte. E assim vai, igual ao tickler offline.

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Como eu uso o tickler? É super geral – uso como o David recomenda. Para tarefas, para lembretes, para colocar notas que vou precisar acessar mais facilmente no dia, enfim, como um atalho mesmo de cada dia. Funciona super bem! Por exemplo, quando fui dar meu primeiro treinamento com a Call Daniel, eu deixei uma nota com frases de incentivo, para ler pela manhã. Outro exemplo: quando vou viajar, deixo ali todas as notas com informações do hotel, do vôo, do translado, telefones importantes etc. Outro: quando vou participar de uma reunião, já deixo a pauta com a tag do dia. Funciona maravilhosamente bem.

Como agenda, eu utilizo o Google Calendar, pois meu marido e eu compartilhamos nossas agendas. Se não fosse por isso, usaria o Evernote como agenda facilmente, apenas através do tickler. Quem sabe não funcione para você?

Uma dúvida que sempre surge é: não posso criar uma tag por dia e por mês, tipo 27 Dezembro, 15 Outubro? Para mim, isso é desnecessário e gera um trabalhão. Além de ter que criar 365 tags (e ocupar seu espaço de tags), você corta a questão das tarefas recorrentes. Lembre-se que você ainda pode colocar tarefas recorrentes em dias do mês (todo dia 5, por exemplo, em vez de mensalmente ou toda terça-feira). Ao arrastar a tag de um mês para o outro, a nota continua ali, sem perdas. Eu não recomendo, por fim, modificar assim o esquema do David, pois acho que complica muito!

Uma segunda dúvida que já me perguntaram é a seguinte: para que colocar a palavra Dia antes dos números? Não é mais fácil colocar só os números? Pode ser, mas eu uso números para indexar as tags (vejam as tags de tarefas recorrentes, por exemplo). Deixar os dias como números avulsos poderia me confundir. Da mesma forma, ao digitar Dia na nota, já aparecem todos os dias, então é prático selecionar.

E agora eu já vou adiantar o que sei que vem por aí nos comentários:

“Esse sistema é muito complicado”

Pessoal, vamos lá.

Mais uma vez, gostaria de dizer que se trata de um sistema para quem já está careca de saber o que é GTD, o que é processar, já testou mil ferramentas, sabe o que é projeto e o que é tarefa, usa o método há anos, até. Portanto, alguns termos e tags aqui citados são intuitivos pra essa gente, bastando algumas adequações à ferramenta Evernote. Ok?

Para mim, o método não é complicado. Já estou usando há um ano (exatamente), provendo melhorias e aprendendo sempre. A coisa toda se tornou extremamente natural para mim e o tageamento é dedutivo. Não preciso mais pensar ou consultar que tags devo usar, pois já decorei. Isso acontece com qualquer sistema que a gente use até virar um hábito natural. Teve que rolar um esforço leve no começo até decorar as tags que eu usaria em cada nota mas, depois disso, ficou rápido. Demorou apenas algumas aplicações.

Recadinhos:

Sobre o manuseio das notas, vou falar melhor depois que explicar cada nível de tags. Ou seja, o passo a passo ao criar uma nota, processar, definir se é ação ou não, o que fazer se for projeto e por aí vai. Calma que ainda vem essa explicação. Tem que ser uma coisa de cada vez e essa foi a hierarquia de informações que eu escolhi para transmitir como eu faço.

Por favor, não me cobrem novos posts. Sei que vocês ficam ansiosos, mas vocês me deixam ainda mais com essa cobrança toda. Pretendo finalizar o mais rápido possível essa série, mas tive problemas com a Net nas últimas semanas, viajei a trabalho e fiz uma mudança, além das modificações aqui no layout do blog (e não queria mexer nele enquanto isso), então peço que confiem em mim, tá bem?

Fazer um trabalho legal e bem feito demora, e eu quero fazer bem feito. Este post, por exemplo, levou mais de duas horas para ser preparado. É muita dedicação, e preciso conciliar com as minhas outras atividades. Espero que entendam.

Gostaria de agradecer todos vocês pela oportunidade de falar sobre esse tema aqui. Tenho aprendido muito com as perguntas e também ao escrever, porque preciso pensar nas decisões que tomei e promover melhorias. Por tudo isso, muito obrigada!