GTD

21 Mar 2015

As 7 listas básicas que você precisa ter para gerenciar seu sistema GTD

Muito se pergunta qual a melhor ferramenta para gerenciar o GTD. Não precisa escolher a melhor ferramenta que unifique tudo – escolha boas ferramentas, que você goste, para as listas específicas. Você precisa ter:

1. Uma lista de projetos

Ou ao menos conseguir mensurar a quantidade de projetos em andamento (para ver se não está sobrecarregado) e ter uma visão completa para realizar a sua revisão semanal. Qualquer aplicativo ou ferramenta que suporte texto ou listas com sub-tarefas pode gerenciar projetos.

2. Material de suporte a projetos

O material de suporte a projetos é muito parecido com o que você arquiva como referência – a diferença é que eles estão sendo usados no momento. Você pode manter uma pasta para os papéis, ou uma pasta no Dropbox, por exemplo, ou até mesmo um caderno no Evernote – enfim, faça facilitar mais para você. O importante é que você consiga acessar esse material facilmente quando estiver trabalhando em seus projetos e, ao finalizá-los, você os arquive. É um espaço dinâmico.

3. Informações com data e hora

Um calendário ou uma agenda servem, sejam quais forem – de papel, do celular, do Outlook, do Google, os lembretes do Evernote.

4. Lista de próximas ações

As próximas ações, no GTD, são organizadas por contextos. Qualquer aplicativo ou ferramenta que suporte texto ou listas pode servir para gerenciar próximas ações, de um caderno de bolso a um aplicativo no celular. O que é fundamental é que você possa acessar suas listas de onde estiver. Se houver alguma limitação, talvez seja mais adequado buscar uma alternativa que se adapte melhor a você.

5. Uma lista de “aguardando resposta”

Para conseguir monitorar e cobrar tudo o que você pediu para outras pessoas, é necessário registrar em uma lista tudo o que você solicitou, delegou ou está simplesmente vindo de alguém. Vale a pena colocar a data desde quando você delegou ou está esperando, para referência. Exemplo: Fulana – Enviar documentação para projeto tal – desde 12/03/15. Qualquer aplicativo ou ferramenta que suporte texto ou listas pode servir para gerenciar.

6. Material de referência

É legal ter um arquivo físico e um digital para armazenar ser arquivo de referência. O formato vai depender do volume. Para o digital, indico indiscutivelmente o Evernote. Físico, depende do volume que você tem. Talvez você seja tão digitalizado que tudo o que você tem físico se resume a documentos, passaporte, cartões de crédito, certidões… mesmo sendo pouca coisa, você precisa armazenar em algum lugar. Use pastas em uma estante ou arquivos de pastas suspensas. O fundamental desse arquivo é ser fácil de inserir qualquer coisa ali.

7. Uma lista “algum dia / talvez”

Existem coisas que você quer fazer, mas não agora, ou mesmo não tem tanta certeza assim se quer ou não. Você pode adiar essa decisão de decidir colocando em uma lista de “algum dia / talvez”. Qualquer aplicativo ou ferramenta que suporte texto ou listas pode servir para gerenciar.

“É crítico que essas categorias sejam diferenciadas umas das outras.” – David Allen

Estou quietinha nos últimos dias porque estou totalmente imersa no último livro do David Allen, lendo bastante, estudando e aplicando junto com as recomendações dele. :)

19 Mar 2015

Lançamento do novo livro do David Allen

No último dia 17 foi publicado o novo livro do David Allen – uma edição totalmente reescrita do original “Getting things done”, o livro que dá base à metodologia GTD.
Clique aqui para comprar na Amazon
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Estou em 30% da leitura, mais ou menos, mas posso dizer o seguinte: o David reescreveu o livro do começo ao fim, enxugando algumas partes e trazendo muitas explicações às principais dúvidas, trazendo muitos cases de coachings que ele fez com o passar dos anos, além de exemplos atuais, citando recursos tecnológicos.

Alguns leitores me perguntaram:

Vale a pena comprar essa versão?

Sim, com toda certeza! O David fez algumas mudanças na metodologia nos últimos anos (mudanças que já se refletiam em seu último livro, “Making it all work”) e é muito bacana ter todas elas no livro original.

Quando será lançado em português?

Sem previsão próxima. Avisarei no blog quando souber.

Não sei / quero ler em inglês – vale a pena comprar o livro que tem a versão em português?

Vale, claro. A metodologia é a mesma – o livro novo só está atualizado. A essência continua a mesma, pode ir em frente.

Eu comprei a versão para Kindle, mas a Amazon entrega no Brasil o livro físico, se quiser. Você também pode importar em sua livraria local (se ela oferecer esse serviço). Sei que a Livraria Cultura, por exemplo, oferece. Vale lembrar que não é necessário ter um Kindle para comprar – a Amazon tem aplicativo para tablet e celular e uma versão que pode ser acessada via web.
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Boa leitura!

13 Mar 2015

Os erros mais comuns que as pessoas cometem quando começam a usar o GTD

Este post foi uma sugestão da leitora Malu Ribeiro (obrigada!).

O GTD é uma metodologia simples mas, por ter tanto conteúdo no livro base (“A arte de fazer acontecer”, Ed. Campus), isso pode levar as pessoas a ficarem confusas quanto à sua implementação. Eu mesma demorei um tempo em alguns aspectos para implementar e só depois de alguns anos consegui entender de verdade algumas aplicações – não porque seja complicado, mas porque, apenas lendo o livro, falta uma orientação, um “pega na mão e me leva”, que felizmente hoje temos em maior quantidade. Na minha época (cof!), quase não se tinha material sobre o GTD em português disponível na Internet. Eu acredito que, de certa forma, o blog tenha colaborado um pouco com esse cenário. Há seis anos temos também a Call Daniel ministrando cursos, oficialmente certificada pela David Allen Co, o que encurta o caminho para quem estiver a fim de aprender sobre a metodologia.

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Nesses anos todos de estudos e práticas do GTD, eu identifiquei alguns erros comuns que não só eu cometi, como vi outras pessoas cometendo. Gostaria de falar sobre eles para ajudar quem estiver passando por algum dos probleminhas citados aqui, a fim de ajudá-los da melhor maneira possível a ver o GTD como a metodologia simples que é.

Erro nº1: Perder muito tempo organizando o seu sistema

O GTD não é uma metodologia de organização, mas de produtividade. Organizar seu sistema é apenas um dos passos, e todos os outros quatro são importantes. Se você estiver organizando demais e executando de menos, alguma coisa está errada.

Muitas pessoas caem nesse círculo vicioso da organização (é gostoso mesmo organizar, eu sei disso) e desistem do GTD dizendo “eu perdia mais tempo organizando o meu sistema que fazendo as coisas”. Se você passou por esse problema comum (vejam até que ele é o primeiro da lista), a culpa não foi do GTD, mas da sua aplicação. É necessário fazer alguns ajustes.

O David é catedrático no seguinte: cuide do que estiver chamando mais a sua atenção. Execute. Se, na execução, você perceber que gostaria de ter mais informações sobre os projetos, insira informações sobre os projetos. Se você percebe que passou metade do dia apenas organizando seu sistema, pare a vá cuidar das suas listas de execução. O que não pode fazer é usar a organização como desculpa para procrastinar e culpar o David, que está lá ensinando pessoas há mais de 20 anos a usarem uma metodologia que já foi considerada a mais eficaz de produtividade por muitos veículos consagrados.

Vou contar um exemplo pessoal para vocês entenderem como eu já fiz muito isso. Ano retrasado, quando comecei a montar todo o meu sistema no Evernote (veja aqui o guia), eu parei o mundo para organizar minhas informações lá. Foi a melhor maneira de fazer? Com certeza não! As demandas não param de chegar e eu fiquei bastante estressada lidando com tudo enquanto o sistema ainda não estava organizado. E eu me pergunto o motivo, exatamente. Dava pra ter migrado aos poucos. Não preciso parar o mundo durante dois dias para me organizar. Isso é legal, com toda a certeza, mas não podemos nos dar a esse luxo no dia a dia. Se você vai sair de férias e quer fazer, ótimo! De verdade! Mas não é necessário. Dá para organizar seu sistema aos poucos, sob demanda. Ou seja: hoje vou inserir este novo projeto, amanhã passo as informações daquele outro, e por aí vai.

Outro ponto que vale a pena citar é que a organização é parte do GTD e, como os outros passos, deve ser feita diariamente. Se você sempre precisar de um ou dois dias para se organizar, não vai conseguir fazer mais nada! Não caia nessa cilada. A organização é um processo e é feita todos os dias, sempre buscando as melhorias no seu sistema. Nunca vai terminar, pois você sempre encontrará algo que pode otimizar mais e fazer de uma maneira melhor.

Erro nº2: Buscar a ferramenta perfeita que centralize tudo

Essa é praticamente uma unanimidade: todo mundo que usa o GTD já foi mordido pelo bichinho que fica te perguntando mentalmente “qual a melhor ferramenta para usar o GTD?”. A melhor ferramenta não existe. Outro ponto que o David fala também é que você não precisa centralizar tudo em uma ferramenta só – use boas ferramentas que atendam ao propósito que você precisa. Outro ponto extremamente libertador é que você não precisa manter absolutamente tudo em um único sistema. Facilita, claro, mas não é necessário. Isso significa que você pode ter projetos em seu Evernote e outros tipos de projetos no Todoist, por exemplo. Ou checklists nos lembretes do iPhone e outras em um documento do Word que fica na sua área de trabalho no desktop. O formato não importa. O que chama a sua atenção? O que facilitaria para você? O que faz mais sentido? Isso é o GTD aplicado a qualquer ferramenta.

Um ponto que sempre costumo ouvir e ler por aí é sobre a integração entre as diversas ferramentas. A integração quem faz somos nós. Por exemplo, eu utilizo o Toodledo para gerenciar minhas próximas ações. Quando crio um projeto ali dentro, utilizo o recurso de nota dele para inserir URLs de arquivos que estejam em outros lugares, como o Evernote e o Dropbox. Essa integração é ilimitada, porque qualquer arquivo em computador pode ter uma URL vinculada (clique com o botão direito e em “Salvar link” ou “Copiar URL do arquivo”). Se o arquivo estiver na nuvem e você tiver acesso a ele através do seu celular ou outro computador, conseguirá visualizá-lo ou editá-lo de qualquer maneira. Portanto, busque as soluções que façam sentido para você.

Eu acredito que a ferramenta hoje mais completa para utilizar o GTD seja o Evernote, porque já está tudo ali. Aqui no blog você encontra um guia completo para aplicação do GTD na ferramenta, mas a verdade é que o GTD pode ser aplicado em qualquer lugar que suporte listas – até mesmo papel. Aliás, o GTD original foi criado para ser usado com papel. Qualquer aplicativo, programa de e-mail e arquivo de texto pode ser usado. Tem gente que gerencia suas próximas ações em notas.txt. Outras, em planilhas do Excel, com filtros. Se você gosta de papel, use um caderninho. E por aí vai. Não fique em busca da ferramenta perfeita – identifique onde funcionam melhor para você esses recursos.

Erro nº3: Não fazer a revisão semanal ou demorar muito tempo fazendo

Mais uma vez: todos os passos do GTD devem ser levados em conta para fazer a metodologia funcionar, se não não funcionará e abrirá falhas na sua aplicação. A revisão semanal é a cola que une tudo – é quando você analisa seus projetos, define prioridades para as próximas ações, vê se suas áreas de foco estão equilibradas e muito mais. Se você não faz sua revisão semanal toda semana, você não está usando o GTD. Ela é fundamental.

Outro erro que juntei aqui porque é relacionado é demorar muito para fazer a revisão semanal. É extremamente comum ouvir usuários do GTD falando algo como “perco muito tempo na minha revisão semanal então acabo não fazendo!”. Pela minha experiência, se você está demorando, é porque está executando. A revisão semanal é uma análise, não é para sair fazendo as coisas que estão ali. Se seu sistema está organizado, você pode ficar tranquilo/a de que aquilo que é super importante será feito – você não precisa parar tudo para fazer. Lembrou de algo importante durante a revisão semanal? Anote em um papel e lide com aquilo depois, como você faz com todo o resto das suas atividades.

Uma recomendação que pode ajudar é dividir a revisão semanal em blocos. “Ah, mas pode?” Pode! Você pode apenas revisar a agenda da sua próxima semana em um momento, depois revisar seus projetos, depois mudar as prioridades das suas próximas ações, depois revisar a lista de algum dia / talvez…. nada é engessado. O que não pode é deixar de fazer a revisão semanal porque “não tem tempo”. Se você acha que não tem tempo, mais do que nunca você está precisando dela.

Erro nº4: Achar que não pode fazer outras revisões que não a semanal

Cuide do que está chamando a sua atenção. Se você sente que um projeto está meio “solto” entre as suas prioridades, pare e revise o projeto. Não precisa esperar até a revisão semanal para isso.

Programe revisões diferentes além da semanal, como uma revisão mensal (para analisar suas áreas de foco com mais calma), uma revisão sazonal (para verificar se seus objetivos de curto prazo estão sendo alcançados), uma revisão anual, uma revisão de e-mails e por aí vai. As revisões não precisam se resumir à revisão semanal.

Algo que tenho feito atualmente e que tem me ajudado bastante é fazer uma revisão diária das próximas ações com prazo para o dia seguinte, antes do término do meu dia de trabalho. As prioridades podem ter mudado, assim como prazos, ou podem ter havido cancelamentos. Bater o olho na lista de coisas que eu preciso fazer amanhã já me dá uma ideia de como será o meu dia e o que vou ter que priorizar caso tenha muitos imprevistos.

As revisões fazem parte do GTD e não se limitam às revisões semanais. Crie rotinas de revisões para aquilo que funciona para você.

Erro nº5: Desistir de implementar porque não funcionou do dia para a noite

O GTD mastery é uma habilidade, como tocar violino. Assim como ninguém aprende a tocar um instrumento da noite para o dia e demora algum tempo para amadurecer, o mesmo acontece com o GTD. O estudo e prática tornam a sua aplicação cada vez mais confiável e ajustada à sua vida. Precisa insistir, corrigir os erros, buscar soluções para otimizar o que você está fazendo. O GTD não foi eleito como a melhor metodologia de produtividade do mundo por acaso. Dê uma chance.

No mais, é importante atentar para o que o próprio David fala, que é: “o GTD é para todos, mas não é para todo mundo”. Se você não tem absolutamente nada a melhorar em termos de produtividade, não conserte o que não está quebrado. Talvez o GTD te ajude, talvez não. No entanto, se você vê oportunidades para melhorias, busque saber mais. Você só tem a ganhar.

Erro nº6: Acumular coisas na caixa de entrada e tornar o processamento chato

O processamento só fica chato se você fica postergando-o até não querer mais. Isso te prejudica porque, além de você perder um tempão quando for processar, muita coisa importante que você coletou vai se perder ali e você pode esquecer prazos. Encontre seu melhor ritmo para processar. Eu gosto de fazer isso uma hora antes do fim do meu expediente, onde me sento com uma música calma e analiso cada item da minha caixa de entrada para processar e organizar no lugar certo. Se eu fizer isso todos os dias, vou confiar no meu sistema e vou me incentivar a coletar mais (e tirar as coisas da minha cabeça).

Vale pontuar também que processar (ou esclarecer) é um passo do GTD onde você deve investir muita inteligência e foco. Se você processar algo errado, sua execução vai falhar. Logo, vale a pena ter esses minutos de concentração nas suas atividades para definir seu trabalho com significado.

Erro nº7: Se prender ao conteúdo do livro em português

O livro “A arte de fazer acontecer” foi publicado no Brasil pela editora Campus e só. A versão em inglês já foi atualizada e tem mais conteúdo, prints de tela, depoimentos, enfim, mais coisa. A versão em português é a base e tem muito a explorar ali antes de partir para outros lugares, mas o David Allen nunca parou de atualizar o GTD. Ele tem mais dois livros, publicados por enquanto apenas em inglês (dá para baixar na Amazon), chamados “Ready for anything” e “Making it all work”, onde ele expande seus conhecimentos sobre a metodologia. Além disso, ele mantém o site GTD Connect (apenas para membros, pago), com fóruns e muitos materiais riquíssimos em conteúdo como guias, webinars e outros. Ele também promove cursos ao redor do mundo e, no Brasil, há os próprios cursos da Call Daniel. Você também pode trocar ideias com pessoas em grupos no Facebook e buscar depoimentos de quem usa o GTD em blogs pela Internet afora. Há muita coisa para fazer depois de ler o livro – inclusive relê-lo várias vezes. Tem conceitos que a gente só pega quando lê pela segunda ou terceira vez (eu que já li umas 200 vezes ainda me surpreendo com coisas que não tinha me atentado antes).

Erro nº8: Querer subir os níveis antes de ter organizado o básico

O GTD tem níveis de horizonte de foco (leia mais sobre isso aqui). Em resumo, não adianta você querer organizar seus objetivos de vida se sua caixa de entrada de e-mails estiver um caos ou se você estiver esquecendo compromissos. Comece do nível mais baixo e vá subindo, lembrando de sempre voltar se algo estiver chamando a sua atenção.

Erro nº9: Parar de coletar e processar direto

Quando você já usa o GTD há algum tempo, pode achar bobeira coletar tudo no papel para depois processar e pode querer já processar de uma vez. O problema de fazer isso é que você vai ter sempre que parar para processar e, além de perder tempo e o foco, pode processar rápido, sem a inteligência necessária. Processar errado pode atrapalhar na execução e você pode priorizar pelo critério da urgência as suas atividades. Não precisa fazer as coisas de forma afobada: colete ao longo do dia e, ao processar, faça isso com carinho e atenção. Eu juro que compensa.

Erro nº10: Não conseguir usar o GTD, “encontrar” o ZTD e sair falando que o GTD é muito complicado

Por favor, não seja essa pessoa. Corrija os erros acima e continue usando o GTD, se quiser. Se não quiser, por quaisquer motivos que sejam, não culpe o GTD, que é a melhor metodologia de produtividade do mundo. Nem use metodologias baseadas fracamente nele com a desculpa de que são “mais simples”, porque não é bem o caso! Se você não acredita em mim, acredite no Einstein:

einstein-simpler

Dúvidas? Deixem comentários!

Obrigada por tudo, pessoal.

23 Feb 2015

Como estou fazendo a revisão semanal atualmente

Toda vez que preciso fazer alguma referência à revisão semanal aqui no blog, vejo que o último post que escrevi sobre ela era muito centrado no Evernote, então poderia não servir como guia geral para quem utiliza outras ferramentas. Ela também poderia parecer muito extensa para quem está aplicando o GTD inicialmente.

Depois de fazer um pouco do curso do David Allen (veja aqui o que eu aprendi com o DA em Amsterdam), eu passei a ver a revisão semanal como um momento para get clear, get current and get creative (algo como esclarecer, se atualizar e ser criativa). O próprio David disse que essas três fases podem ser divididas ao longo da semana, para não “estafar”. Aliás, a melhor coisa do GTD é essa permissão, né? Às vezes a gente ouve alguém falar “tenho duas revisões semanais” e você fica “qqqqq, e pode?”. Tudo pode, se facilita. As três fases descritas para a revisão semanal nada mais são que o agrupamento dos passos para a revisão semanal que já estão no livro, a saber:

Get clear

  • Colete papéis e materiais avulsos na sua caixa de entrada
  • Processe toda a sua caixa de entrada
  • Esvazie sua mente

Get current

  • Revise suas listas de próximas ações
  • Revise os acontecimentos na semana anterior
  • Revise os próximos acontecimentos na sua agenda
  • Revise a sua lista de coisas que estão aguardando resposta
  • Revise suas listas de projetos
  • Revise quaisquer checklists importantes

Get creative

  • Revise as listas de algum dia / talvez
  • Seja criativa e corajosa!

Quando conversamos com ele, perguntei qual seria o único passo que ele deixaria na revisão semanal, se tivesse que escolher. Ele disse: “revisar os projetos”. Yes! Então eu entendo que revisar os projetos seja aquilo que efetivamente tem que ser feito semanalmente, acima de tudo. Ou seja: se acontecer de eu ter meia hora para fazer a minha revisão semanal, o que eu vou olhar são os projetos, claro.

No livro “Making it all work”, ele dá algumas sugestões de revisões além da semanal. Eu tenho, como já postei aqui uma vez (minhas revisões no GTD), revisões diária, semanal, quinzenal, mensal, sazonal, semestral e anual. Todas elas me ajudam a manter meu sistema funcionando e meu dia a dia mais organizado, com tranquilidade. Portanto, o que eu tenho feito na minha revisão semanal é apenas:

1. Checar a agenda da semana e fazer um descarrego mental

Basicamente, isso significa ver a agenda da semana que estou planejando e ver se falta algum compromisso ali. Às vezes, vejo que tenho uma reunião na quarta das 15 às 17 horas, mas não inseri os períodos em que estarei me deslocando. Eu acho importante inserir esses períodos não só para ter a noção de tempo como para bloquear meu calendário, caso queiram agendar algum compromisso comigo naqueles horários. Ou então eu sei que vou jantar na sexta à noite com uma amiga, mas ainda não tinha colocado na agenda. Esse é o momento de inserir esse tipo de informação.

Outra coisa que gosto de fazer é deixar minha semana “pronta”, fluindo. Isso significa, por exemplo:

  • Segunda de manhã tenho uma reunião em um local que preciso pegar dois ônibus para chegar. Já entro no Google Maps, pego o número dos ônibus e deixo essas informações no meu calendário. Também já deixo separado o material que vou aproveitar para ler na condução (fica na minha pasta).
  • Terça de noite vou a um evento que fica perto do metrô X e dá para ir a pé da estação até lá. Eu salvo um print do percurso que fiz no Google Maps e insiro como anexo na minha agenda do Google, para consultar, se necessário.
  • Quarta eu agendei para fazer as unhas no salão Y. Coloco o nome da manicure e o telefone do lugar, caso precise ligar para reagendar, se tiver um imprevisto.
  • Etc.

Em resumo, o que puder ser providenciado para facilitar a minha semana, eu providencio. Essa etapa costuma durar de 10 a 40 minutos, dependendo da complexidade da minha semana (tem semana que eu tenho mais e semana que eu tenho menos compromissos, como todo mundo).

2. Checar as próximas quatro semanas para ver se algo demanda a minha atenção

É quase como uma visão do mês corrente para saber se tenho que antecipar algumas providências. Por exemplo: se daqui a três semanas farei uma viagem, o que falta? Se na segunda-feira da outra semana eu preciso entregar um trabalho, como vou organizar o meu tempo na próxima semana para me dedicar a ele?

O planejamento no GTD é semanal, mas isso não significa perder de vista o que vem a seguir. Não é para planejar o que vai fazer daqui a quatro semanas, mas para ver o que já está marcado e antecipar o que puder, para não deixar nunca nada de última hora. Se tiver algo a ser feito, eu coleto e coloco na minha caixa de entrada.

Esta etapa dura de 5 a 10 minutos, em média.

3. Revisar meus projetos

É neste momento que eu faço a revisão dos meus projetos. Todo projeto em andamento tem que ter pelo menos uma próxima ação definida. Se não tiver, ele muda de status. Como uso o Toodledo, ele pode ir para Someday, Hold, Waiting, enfim, depende do status do projeto mesmo.

Atualmente eu tenho registrado a quantidade de projetos que tenho ao final de cada revisão semanal. Minha meta é chegar sempre aos 30, mas acabo ficando na média de 50 a 60 (o que considero bastante).

Esta é a parte mais demoradinha da revisão semanal e eu costumo levar de 40 a 60 minutos nela. Faço questão que seja feita com atenção, também.

4. Checar o que está como status “Planning”

No Toodledo, quando eu processo algo que é um projeto, eu coloco como “Planning” (no status), porque assim sei que vou planejá-lo na revisão semanal seguinte. É claro que há projetos que já são processados com várias próximas ações, mas alguns não. Exemplo: comprar uma máquina lava e seca. Isso não é urgente – posso planejar daqui a sete dias, no máximo. Logo, coloco o status “Planning” e, na próxima revisão semanal, eu mudo o status para “Active” e insiro as próximas ações. Desta maneira, ele vira um projeto em andamento.

Em média, quando vou fazer minha revisão semanal, me deparo com 3 ou 4 projetos com o status de “Planning” para inserir as próximas ações, o que costuma durar cerca de 10 minutos.

5. Ver as principais próximas ações da semana para estimar o tempo na minha agenda

Esta é uma etapa que faço somente se já não tiver estourado as minhas duras horas de duração para a revisão semanal. Tem vezes que a revisão semanal dura uma hora, uma hora e meia e até duas horas. Nunca durou menos de uma hora, porque é meu momento de atenção a todos os pontos acima. Portanto, se ainda restar um tempinho, eu dou uma olhada no que tenho planejado de próximas ações (que são tarefas, em resumo) para a semana planejada para estimar o tempo. No geral, sempre sobra esse tempo e consigo fazer.

Funciona assim: no Toodledo, é possível colocar o tempo estimado para cada tarefa que você insere no sistema. É chato de fazer toda vez, mas ajuda muito.

Depois da revisão semanal, clico em “Calendar” no próprio Toodledo e vejo as atividades que tenho planejadas para os dias daquela semana. É aqui que eu posso ver, por exemplo, que tenho umas 6 horas planejadas de atividades para a minha segunda-feira mas, na minha agenda, eu vejo que vou passar a segunda-feira inteira fora, em compromissos! Isso me dá uma visão do tempo que eu tenho e posso tomar providências. Vejo o que pode ficar para terça, adianto algo na sexta, excepcionalmente faço hora extra no dia, enfim. Se eu não fizer esse balanço, como saberei?

Pode inserir atividades “sem data” na agenda?

O David Allen é catedrático sobre o que entra na agenda: o que tem data atrelada. Agenda não é lista de desejos. Porém, muitas pessoas gostam, somente na revisão semanal, de inserir as atividades da semana na agenda, para ficar mais fácil de executá-las no dia a dia.

Algumas pessoas gostam de inserir tais atividades na agenda. Eu às vezes faço isso – tenho fases. Atualmente, estou em um período de não inserir. Quando está na agenda, é fato que o compromisso acaba ficando maior porque a gente confia na agenda – deve ter algo de científico nisso. Portanto, se funciona com você, use. Eu recomendo o sistema de duas cores para organizar suas atividades na agenda, que serve justamente para esse manuseio de próximas ações. Essa “inserção” deve ser feita somente na revisão semanal, e não para um mês inteiro, por exemplo, senão vira bagunça mesmo.

Os critérios para inserir tais atividades (que eu recomendo) são os seguintes:

  1. Por tempo, ou seja, atividades que demoram para ser executadas. Penso que de 30 a 90 minutos seja um tempo considerável. Menos do que isso você consegue encaixar ao longo do seu dia e mais do que isso já pode ser quebrada em duas ou mais tarefas.
  2. Por nível de foco, ou seja, atividades que você precisa estar concentrado totalmente (e aí você coloca naqueles períodos do dia em que você vai estar mais disposto) e atividades que podem ser feitas com o cérebro “morto” (que você coloca naqueles períodos em que você geralmente fica exausto ou sem se concentrar direito, normalmente).

Também há a alternativa de colocar as atividades na agenda para ter uma visão da semana e tirá-las na sequência para não ficar uma coisa opressora (como particularmente me sinto às vezes, quando insiro as atividades).

E se tiver muita coisa para um mesmo dia?

Pode acontecer de você ter atividades para um dia que realmente precisam ser feitas naquele dia e tem tempo de menos? Sim, claro. Aliás, é bastante comum. Aí, para decidir o que fazer (sem ter que trabalhar 30 horas), basta aplicar os níveis do GTD:

  • Nível 0: compromissos, próximas ações
  • Nível 1: projetos
  • Nível 2: áreas de foco
  • Nível 3: objetivos de 0 a 2 anos
  • Nível 4: visão de 3 a 5 anos
  • Nível 5: propósito e princípios

Como fazer isso? Vá batendo uma tarefa com a outra utilizando os níveis como critério de decisão. Se você compara duas tarefas e uma delas diz respeito a um projeto e a outra não, você privilegia a do projeto. Se ambas têm a ver com um projeto, você privilegia aquela que contribui para o sucesso nas suas áreas de foco. Se ambas fazem isso, você privilegia a que tem a ver com seus objetivos. E assim vai. Muitas vezes, o critério de desempate é o último nível – seus princípios. Isso é bem legal! Dificilmente duas tarefas continuarão empatadas mesmo depois de terem passado pelo filtro de todos os níveis. É assim que se decide prioridades no GTD.

Existe dia certo para a revisão semanal?

Eu gosto de fazer na sexta de manhã, mas é flexível. Se por acaso eu tiver compromissos o dia inteiro na sexta, faço na quinta. Procuro não deixar para fazer aos finais de semana para não ficar “pensando em trabalho” quando, na teoria, deveria estar descansando. Já fiz muitas revisões semanais aos domingos e eu sentia que a minha semana mal tinha começado e eu já estava pensando no que ia fazer. Sobre fazer às segundas, não gosto (há quem prefira). Para mim, a semana tem que começar com tudo já planejado.

A pessoa começa a escrever sobre a revisão semanal e quer falar sobre o livro inteiro! Enfim, espero que o post possa servir como referência para a revisão semanal, tenha demonstrado como eu faço atualmente e tenha trazido boas dicas. Dúvidas e depoimentos sobre como vocês fazem, por favor, deixem nos comentários. Obrigada!

11 Feb 2015

GTD (Getting Things Done) – ou a melhor metodologia de produtividade que existe

GTD (Getting Things Done) é uma metodologia de produtividade criada por David Allen, um simpático senhor norte-americano que, como todos nós, achava que os métodos existentes eram falhos ou muito complicados. Ele queria algo simples, em que pudesse fazer mais com menos esforço. Com o tempo, reunindo diversos aprendizados e técnicas de produtividade ao longo da vida, ele publicou um livro que deu base à metodologia: “Getting Things Done” (Penguim Books) ou “A arte de fazer acontecer” (Campus), em português. Além deste livro, ele publicou mais dois: “Ready for anything” e “Making it all work”, este último publicado em português pela Editora Gente com o título “Fazendo as coisas acontecerem”, já fora de circulação. Há previsão de que todos os títulos sejam publicados em breve por outra editora brasileira, em português.

Imagem: Divulgação / David Allen Co.

Imagem: Divulgação / David Allen Co.

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28 Jan 2015

A matemática do planejamento no GTD

Eu acho que é muito importante a gente ir buscando melhorias e aprendendo cada vez mais quando diz respeito à produtividade e à gestão do tempo que temos.

Estava estudando sobre a definição do trabalho de acordo com três categorias, que o David Allen ensina no GTD, que são categorias que usamos para dividir o nosso dia. Ou seja, cada um dos nossos dias tem apenas três tipos de atividades e uma execução tranquila depende de um planejamento bem sucedido levando em conta essas particularidades.

Basicamente, qualquer pessoa pode ter suas atividades diárias definidas em:

  1. Atividades pré-definidas - Ou seja, os compromissos que já estão no seu calendário, o que você programou para o seu dia em questão e o que você tem nas suas listas, mesmo que sem data. São tarefas e projetos pré-definidos, já listados.
  2. Demandas do dia - Todos os dias recebemos coisas para fazer e entregar no mesmo dia, ou então temos imprevistos que impactam em nossa rotina de trabalho e em casa.
  3. Processando - Todos os dias precisamos dedicar um tempinho para a nossa organização pessoal. Faz parte. Ser organizado não vem de milagre, mas de disciplina.

Particularmente, quando comecei a dar mais atenção ao processar (ou CLARIFY – esclarecer) no dia a dia, as coisas começaram a fluir de maneira muito melhor. Tenho me sentido na posição do capitão/comandante o tempo todo, sem ser pega de surpresa e com tudo sob controle. O negócio é investir mais inteligência ao processamento.

Nos últimos treinamentos que fiz na Call Daniel, levantei essa necessidade de dividir as atividades das pessoas nesses três tipos para que o planejamento fosse o mais factível possível.

No geral, o que tenho observado (e que aprendi no curso do David em Amsterdam) é que, quanto mais gestor você se torna, mais tempo passará processando. Quando mais júnior você for, mais tempo passará executando as demandas do dia. Isso como regra geral. É claro que há pessoas e pessoas, cada uma com um nível de complexidade de trabalho.

Observação do meu dia a dia

O que eu fiz foi analisar o meu dia a dia, de acordo com as atividades das últimas semanas, e pude perceber que meu padrão tem sido mais ou menos assim:

  1. Atividades pré-definidas – 50% do meu tempo de trabalho
  2. Demandas do dia – 30% do meu tempo de trabalho
  3. Processando – 20% do meu tempo de trabalho

Com isso, eu pude ir além e planejar o meu dia inteiro, não só no profissional.

Tenho como meta dormir nove horas por noite (entre deitar, dormir efetivamente e acordar – o que dá umas oito horas, em média). Por isso, sei que, em uma semana, posso dormir 63 horas no total. Isso significa que, se eu dormir cinco horas em uma noite, terei que compensar essas outras quatro horas em algum momento. (É claro que eu não recomendo isso, porque não é saudável, mas pode acontecer.)

Na prática

Imaginem um dia típico meu que comece às nove e termine à meia-noite. Tenho 15 horas no total. Dessas 15 horas, entende-se que:

  • 7,5 horas são dedicadas a atividades pré-definidas
  • 5 horas são dedicadas às demandas do dia
  • 3 horas são dedicadas ao processamento

Só que, olhando assim, fica confuso. Resolvi dividir entre o horário de trabalho e o horário dedicado a atividades pessoais, então.

Se dessas 15 eu trabalhar 8, tenho:

  • 50% – 4 horas (atividades pré-definidas)
  • 30% – 2 horas (demandas do dia)
  • 20% – 1 hora (processando)

Sobram 7 horas para atividades pessoais:

  • 50% – 3,5 horas (atividades pré-definidas)
  • 30% – 2,5 horas (demandas do dia)
  • 20% – 1 hora (processando)

Ou seja, de hora de trabalho, posso planejar 28 horas por semana (contando final de semana).
De hora pessoal, posso planejar 24,5 horas por semana (contando final de semana).

Preciso dedicar 14 horas da minha semana para demandas do dia no trabalho.
Preciso dedicar 16,5 horas por semana para as demandas do dia em atividades pessoais.

O tempo de processamento total semanal tem que ser de 14 horas (pessoal e profissional).

Qual a utilidade?

Aí você pensa: “Nossa, Thais, que baita complicação! Qual a vantagem prática disso tudo?”. A vantagem é saber quanto da sua semana você pode planejar. Exemplos?

Suponhamos que eu tenha uma segunda-feira com um compromisso profissional que dure oito horas + três horas de deslocamento (11 no total). Isso já “estoura” a cota de atividades profissionais planejadas para o meu dia, que é de quatro horas. Na verdade, eu estou estourando a cota de quase três dias. Isso significa que, ao longo da semana, eu precisarei deixar essa folga de sete horas em alguns dias, já que estou tirando deles essas horas em que estaria trabalhando em atividades pré-definidas.

Peguei um print da agenda desta minha semana, que está bem truncadinha e cheia de compromissos, para usar como outro exemplo.

280115-semana

Total de atividades pessoais pré-definidas já agendadas antes de a semana acontecer: 12,5 horas (sobram 12). Essas atividades que sobraram podem servir para limpar a casa, almoçar, ficar com o Paul, ir ao mercado, ver um filme com o meu marido etc.

Total de atividades profissionais pré-definidas já agendadas antes de a semana acontecer: 34 horas (passei em seis horas a quantidade que poderia! essas horas gerarão um desequilíbrio em algum lugar). Isso mostra que a minha agenda está com compromissos profissionais demais, visto que não está sobrando tempo para lidar com as minhas listas de contextos ou tarefas para o dia, já que estou usando todas as minhas horas de trabalho pré-definido para compromissos, incluindo deslocamentos!

Total de processamento já agendado antes de a semana ocorrer: 13 horas (sobra uma hora).

Das duas uma: ou eu não tenho tenho tanta demanda diária assim para dedicar duas horas (eu trabalho nas minhas listas quando não há demandas do dia; elas servem apenas em caso de imprevistos mesmo) ou estou com atividades pré-definidas demais. Se esse tempo de processamento (20%) é necessário, não posso mexer nele. Tenho que mexer ou na quantidade diária de atividades pré-definidas ou na quantidade de horas diárias livres para as demandas do dia. Também entra outra questão, que é dedicar mais tempo por dia trabalhando e menos tempo para o pessoal? Não sei. Mesmo porque, a quantidade total de horas semanais seria a mesma caso eu trabalhasse mais durante a semana para ter mais atividades pessoais aos finais de semana (para equilibrar).

Meu remanejamento

Decidi dedicar mais horas do meu dia a atividades pré-definidas e deixar menos tempo para as demandas do dia, que são menos frequentes mesmo. Aumentei o tempo de processamento para ter mais controle. Ficou assim:

  1. Atividades pré-definidas – 60%
  2. Demandas do dia – 10%
  3. Processando – 30%

Lembrem-se que, se não houver nenhuma demanda do dia, as horas ficam livres. Em horas, essas porcentagens significam:

15 horas no total em um dia que comece às nove e termine à meia-noite (arredondando):

  • 9 horas são dedicadas a atividades pré-definidas
  • 2 horas são dedicadas às demandas do dia
  • 4 horas são dedicadas ao processamento

Se dessas 15 eu trabalhar 8, tenho:

  • 60% – 5 horas (atividades pré-definidas)
  • 10% – 1 hora (demandas do dia)
  • 30% – 2 horas (processando)

Sobram 7 horas para atividades pessoais:

  • 60% – 4 horas (atividades pré-definidas)
  • 10% – 1 hora (demandas do dia)
  • 30% – 2 horas (processando)

Não sei se é o modelo ideal, mas vou testar. Soa mais realista, pelo menos.

Parece complicado mas, na prática, mostra como a gente está investindo o nosso tempo e gera uma reflexão para que possamos fazer mudanças. É claro que o caminho mais fácil é não fazer nada disso e simplesmente ir montando o planejamento de maneira intuitiva, o que não é errado! É somente outra forma de fazer.

E o seu equilíbrio, como é? Qual sua porcentagem diária de atividades pré-definidas, demandas do dia e processamento?

22 Jan 2015

Como estou organizando meu sistema GTD atualmente

Depois de tudo o que vem acontecendo, muitas pessoas estão chegando no meu blog por causa do assunto GTD, que é um dos meus preferidos. Começaram a aparecer comentários em posts mais antigos com dúvidas sobre como eu tenho utilizado meu sistema atualmente, então achei mais fácil escrever um post explicando de maneira geral.

O GTD trabalha com horizontes de foco, que são:

  • Pé no chão – Agenda / Tarefas
  • Nível 1 – Projetos
  • Nível 2 – Áreas de foco
  • Nível 3 – Objetivos
  • Nível 4 – Visão
  • Nível 5 – Propósito

Para quem quiser saber mais, recomendo a leitura do livro “A arte de fazer acontecer”, que dá origem ao método. Aqui no blog eu passo a minha visão do GTD, como não poderia deixar de ser. Sempre recomendo a leitura na fonte original porque aqui é só um complemento.

Minha organização é pautada messes níveis, então.

Agenda

Como agenda, eu utilizo o Google Calendar, pela facilidade de manuseio e possibilidade de compartilhamento. Meu marido tem uma agenda lá também e, para a gente, facilita muito.

220115-agenda

Já expliquei em outro post como utilizo o esquema de duas cores na agenda, algo que é fundamental na minha organização. Utilizo a minha agenda para:

  • Compromissos com data e hora (reuniões, consultas, aulas, treinamentos, workshops)
  • Lembretes
  • Controle de prazos
  • Vencimento de contas
  • Estimativa de tempo (insiro tempos que passo me deslocando e consigo visualizar quanto tempo tenho todos os dias para trabalhar em outras atividades)

Uma boa prática (funciona para algumas pessoas, outras não) é inserir, durante a revisão semanal apenas, as tarefas que você precisa executar naquela semana que tenham duração de mais de meia hora ou demandam atenção total. Comigo não funciona tão bem porque trabalho com criatividade e prefiro trabalhar com as listas de contextos mesmo e os espaços na agenda, em vez de inserir as atividades nela. Porém, já fiz o teste e funciona bem para a execução, porque tendemos a dar prioridade ao que está na agenda. Abaixo eu mostro como gerencio as minhas tarefas.

Não gosto de habilitar notificações e faço isso somente em situações bem específicas, como quando preciso dar um telefonema em determinado horário ou tomar remédios controlados.

Meu dia de trabalho se divide em média em: 30% para tarefas planejadas, 30% definindo meu trabalho (processando, revisando, organizando) e 40% em tempo dedicado às demandas do dia e outros imprevistos.

Tarefas

Eu utilizo o Toodledo para gerenciar minhas listas de tarefas. No GTD, as listas de ações são organizadas por contextos, ou seja, as situações onde você estará inserido no seu dia a dia para executar aquelas tarefas.

220115-tarefas

Vivo mudando meus contextos para que se adequem às minhas necessidades do momento; às vezes tenho muitos, às vezes prefiro trabalhar com poucos.

No geral, coloco datas (prazos) nas tarefas somente quando esses prazos são reais, e não como “lista de desejos”. Logo, poucas tarefas realmente têm datas.

Minha ordem de execução é a seguinte:

  1. Tarefas do dia (com data)
  2. Tarefas no contexto em que estou inserida, de acordo com meu tempo disponível e nível de energia

Tickler

O tickler é um conceito do GTD que serve para você atribuir dados a dias e meses. Você pode inserir compromissos, tarefas e informações no geral, dependendo de como você preferir utilizar (leia mais aqui). Hoje eu utilizo somente para arquivos de suporte. Exemplo: pauta impressa que tenho que levar em uma reunião no dia X, ingressos para um show que só acontecerá em abril, lista de perguntas para fazer na próxima consulta com o pediatra, documentos que precisarei levar no dia de uma viagem internacional e por aí vai.

220115-tickler

O tickler pode ser tanto digital quanto físico. Eu tenho os dois. O físico, deixo em uma gaveta de pastas suspensas no meu home-office. Apesar de não usar tanto, ainda é útil. O digital, eu mantenho no Evernote. Dá para fazer com a agenda do Google, pois ela suporta o upload de arquivos, mas prefiro centralizar tudo no Evernote mesmo.

Não estou mais usando todo o meu sistema no Evernote e, por isso, minha configuração atual está diferente da do guia. Atualmente, tenho um caderno chamado “Incubate stuff” onde insiro essas notas que posso precisar, e aí sim utilizo as tags para fazer isso. Caso tenha dúvida, por favor, verifique como faço no guia linkado acima, onde explico detalhadamente.

E-mails

Os e-mails fazem parte das demandas diárias e, como tal, são nível pé no chão como as tarefas e a agenda. Depois do curso do Fundamentals, eu estou utilizando somente quatro pastas de e-mails no meu Gmail:

  • @ Action – Para tudo o que demanda ação
  • @ Support – Todos e-mails que, de alguma forma, contêm informações úteis para ações ou projetos
  • @ Waiting for – Todos os e-mails que solicitei algo para alguém e estou aguardando resposta
  • File – Arquivo (todos os e-mails que não demandam qualquer tipo de ação)

É importante perceber que o e-mail acaba virando outra lista de tarefas. Isso foi dito no curso, inclusive. O modo de gerenciar é diferente.

Eu costumo coletar o que está na pasta @ Action e processar como tarefa no Toodledo porque, para mim, esse replique funciona. Quem não sentir necessidade, não precisa e só a pasta é suficiente. O mesmo vale para a pasta de @ Waiting for.

Em @ Support, os e-mails ficam muito rápido. No geral, eles logo são arquivados.

Uma vez por ano, reviso a pasta de arquivo para enviar as informações relevantes para o Evernote e deleto o que não preciso mais guardar. Vale citar que, no dia a dia, se eu receber algo importante de cara que quero guardar, como faturas ou notas fiscais, já encaminho diretamente para o Evernote através da minha conta de e-mail do programa. No geral, o que fica arquivado no e-mail então são somente aqueles e-mails como confirmações, por exemplo. O que é arquivo importante eu já tenho o costume de arquivar direto no Evernote, caso precise em um futuro próximo.

Processo meus e-mails duas vezes por dia (às vezes, somente uma, dependendo dos meus compromissos no dia). Quando estou ministrando um treinamento das 8 às 18h, por exemplo, costumo acessar meus e-mails pelo celular para verificar se há algo urgente. Se sim, respondo ali mesmo ou ligo para a pessoa. Se não, vejo mais tarde, em casa, ou no dia seguinte mesmo.

220115-email

Uma coisa que tem me ajudado bastante no trato com os e-mails é utilizar a caixa de entrada prioritária do Gmail (vá em Configurações > Caixas de entrada > Caixa prioritária). Deixo assim:

  1. Não lidos
  2. @ Action
  3. @ Support
  4. Everything else

Assim, consigo visualizar na caixa de entrada mesmo todos os e-mails que demandam algum tipo de ação e também seus arquivos de suporte. Tem funcionado bem!

Para mim, o fundamental com relação aos e-mails é diferenciar o que demanda ação do que não demanda, assim como ter uma lista de tudo o que eu pedi para outra pessoa (fica mais fácil de cobrar) e um inventário dos arquivos que estou utilizando no momento.

Mensagens e notificações tipo What’s App

Acho que enviar mensagens pelo Facebook, Twitter ou What’s App facilita muito a vida em termos de rapidez e praticidade, mas complica em outros aspectos porque são mais caixas de entrada para verificar.

O que tenho feito e que tem funcionado é estabelecer períodos de checagem, assim como faço com os e-mails. Desabilitei as notificações no meu celular e vejo nas pausas durante o dia de trabalho (What’s App), geralmente a cada 1h30. Nas redes sociais, costumo olhar apenas uma vez por dia.

Só entro no Skype quando tenho alguma reunião específica agendada com alguém. Não atendo chamados, então meu modelo de trabalho me permite fazer isso. Não preciso estar disponível o tempo inteiro.

Projetos

Para gerenciar meus projetos, eu utilizo o Toodledo. Minha conta é Golden, o que me permite acesso a uma série de recursos, como sub-tarefas e denominação de status. Quando crio um projeto, as próximas ações dele são as sub-tarefas e, o status, Active. Assim, se eu clicar para visualizar minhas to-dos no sistema dentro de Status > Active, tenho um inventário de todos os meus projetos. Quando essa tela abre, eu clico também no título da coluna “Folder”, que me mostra os projetos listados de acordo com as áreas de foco.

220115-projetos

Como vocês podem ver no print acima, atualmente eu tenho 54 projetos em andamento. O David fala que uma pessoa normal costuma ter entre 30 e 100 projetos em andamento, então tomo isso como parâmetro de piso e teto. Pela minha experiência pessoal, sei que, se eu estiver com muitos projetos (de 60 a 90), consigo executar bastante coisa, mas a vida fica corrida. Portanto, tento ficar entre 30 e 50, mas às vezes passa. Tenho muitos projetos pequenos também. Enfim, concordo com o David quando ele diz que não importa a quantidade, desde que esteja sob controle.

Porém, citei a coisa dos números porque estou adotando uma estratégia legal: só insiro um projeto novo da lista Algum dia / Talvez se eu estiver com menos de 30 projetos. Na revisão semanal, o David recomenda que a gente seja criativo e revise a lista de Someday / Maybe para ver se algo pode virar um projeto. Pois bem, eu fazia isso sem critério. Logo, meu critério atual é ter menos de 30. Ou seja, se eu tiver 29 projetos, pego UM da minha lista de Algum dia / Talvez para trabalhar. Se estiver com 25, posso pegar mais cinco. No final do ano passado eu cheguei a listar 28, então pude inserir novos projetos.

É claro que há projetos que não temos escolha, especialmente de trabalho, que caem no nosso colo. Por isso mesmo a lista acaba crescendo e indo para 50, 60 projetos. Só que vale a pena cada um encontrar seu limite pessoal para saber quanto se tem muito projeto, revisar e priorizar. Pode ser que algum projeto atual possa ser adiado ou até mesmo cancelado.

A diretriz do David Allen para revisão dos projetos é fazer isso uma vez por semana. Logo, é importante ter uma lista com todos os projetos em andamento para facilitar essa revisão.

Algo que estou estruturando atualmente é o manuseio de arquivos de suporte a projetos e informações de referência. No geral, mantenho as informações no Toodledo (tem um status que é “Reference”) e os arquivos no Evernote, mas ainda não estou satisfeita e estou estudando melhores usos.

Áreas de foco

Depois do curso do David, estou “pirando menos” com relação às áreas de foco. Eu estava utilizando as Notes do Toodledo para escrever a respeito, mas mudei. Hoje, gerencio de duas maneiras:

1. Tenho um mapa mental com minhas áreas de foco, que reviso e atualizo mensalmente (de acordo com a recomendação do David em “Making it all work”):

220115-areasdefoco

Este mapa serve para revisão e reflexão. Será que estou equilibrando todas as minhas áreas de foco? Será que não é hora de dizer adeus a alguma delas ou olá para outra?

A ferramenta utilizada para manusear mapas mentais é o Mind Meister.

2. Utilizo as áreas de foco para organizar meus projetos e tarefas no Toodledo, de acordo com o que o programa chama de “Folder”. Ou seja, se eu clicar na pasta “Casa”, o Toodledo me listará todas as próximas ações, projetos, algum dia / talvez etc que sejam relacionados a essa área de foco. Já organizo assim há muitos anos e é o que funciona para mim.

Objetivos, visão e propósito

Tenho listado meus objetivos no próprio Toodledo, na área de Goals. no momento, estou utilizando somente os “short-terms” para facilitar. Costumo linkar os objetivos aos projetos e tarefas que sejam relacionados.

Visão e propósito estou gerenciando na guia Outlines, com listas.

Os objetivos de curto prazo eu reviso a cada estação (sazonalmente). Visão e propósito, reviso anualmente ou quando sentir necessidade de uma reestruturada.

Referência

No geral, todo o meu sistema pode ser resumido em duas coisas: se demanda ação, está no Toodledo; se é referência, está no Evernote. Todo o meu arquivo de referência está lá. Mudei o caderno “Processed” para o nome “General reference” e, dentro, as notas de referência, organizadas pelas tags dos assuntos.

Outra coisa que está no meu Evernote é um caderno “Read / Review” (o famoso ler / revisar do GTD), que mantenho offline no celular para ler os artigos que coleto do meu Feedly.