GTD

06 May 2015

O fundamental do GTD

O David Allen dividiu recentemente o aprendizado do GTD em três níveis: o fundamental (com base nos 5 passos), projetos e prioridades e foco / direção. Os dois primeiros são cursos que já existem, e ele está trabalhando no terceiro, que deve ser disponibilizado até 2016. Todo esse conhecimento está em seus livros e materiais publicados (não são novidade). Os cursos são uma maneira de ele deixar seu legado nas mãos dos “filhos” – ou seja, instrutores multiplicadores treinados ao redor do mundo para continuar espalhando o GTD depois que ele morrer. Falei um pouco mais sobre isso em um texto anterior (O que eu aprendi com David Allen em Amsterdam).

Por que eu quis comentar sobre essa divisão do GTD em três níveis? Porque ela vai delinear muito esta série que vou postar aqui no blog. O GTD é uma habilidade para toda a vida, com níveis múltiplos de maestria. Existem muitas técnicas para aprender e implementar, e não existe fim onde você pode chegar. No post anterior, eu falei um pouco sobre o caminho do faixa-preta, que pode servir como referência para quem está chegando agora aqui para acompanhar esta série.

O fundamental do GTD, que começaremos a ver hoje, diz respeito ao controle do seu workflow atual: agenda, compromissos, interrupções, e-mails, tarefas, rotinas. É tão a base de tudo que o David chama de ground (chão) – ou seja, não adianta você ter objetivos mais elevados se não consegue pensar neles porque sua mente está ocupada com o e-mail que você deveria ter enviado na sexta-feira. Logo, você precisa colocar primeiro esse nível em ordem, para depois focar no resto.

Vamos conhecer os cinco passos do GTD então:

Passo 1: Capturar

Colete o que tem a sua atenção. Use uma caixa de entrada, um caderno, um bloco de notas ou meios digitais (Evernote, e-mails) para capturar 100% daquilo que tem sua atenção. O objetivo aqui é tirar as coisas da sua cabeça para que ela fique livre para pensar. Pequenas coisas, grandes coisas, pessoais e profissionais.

Passo 2: Esclarecer

Tome uma decisão com relação a cada item que você coletou. Pegue cada item capturado e pergunte-se: isso demanda algum tipo de ação? Se não, jogue fora, incube para referência futura ou arquive. Se sim, decida qual é a próxima ação requerida. Se levar menos de 2 minutos, faça na hora. Se não, delegue se puder. Se você mesmo tiver que fazer, coloque em sua lista de tarefas ou de projetos, se tiver mais de um passo para ser concluído.

Passo 3: Organizar

Coloque cada coisa em seu lugar. Nada de deixar post-its no projetor. Crie listas em categorias que façam sentido para você. Por exemplo: ligações para fazer, coisas para resolver na rua, e-mails para enviar etc. Organize seu arquivo de referência (ex: documentos). Suas informações devem ser organizadas de modo que sejam fáceis de ser encontradas. Perceba que Organizar é apenas um dos passos do GTD. GTD não é uma metodologia de organização, mas de produtividade.

Passo 4: Refletir

Revise frequentemente suas listas para definir prioridades. Assim, você nunca perderá nada de vista. Faça uma revisão semanal para se planejar, atualizar suas listas e recuperar seu foco.

Passo 5: Engajar

Simplesmente execute. Use seu sistema confiável para executar com tranquilidade, sabendo que o que está fazendo é realmente a coisa certa na hora certa. Todo o GTD é voltado para a execução com significado.

Ao longo da série, vamos explorar com calma todos esses cinco passos.

Mão na massa

Este é o nosso terceiro post e eu gostaria de já entrar na parte prática para que vocês não fiquem apenas lendo, lendo e lendo. A ideia é que o aprendizado teórico entre junto em cada fase abordada aqui.

O objetivo desta série é fazer com que você aprenda a usar o método GTD. Primeiro, vamos fazer um passo-a-passo para saber o que você precisa ter para implantar a metodologia, quanto tempo e o que fazer inicialmente. Então, começaremos a trabalhar nos cinco passos descritos acima, de modo que você possa ir se habituando a cada uma das práticas que vamos expôr.

É importante saber que você não precisa de habilidades extraordinárias para ser mais produtivo nem gastar dinheiro com coisas. O que você pode precisar, no entanto, é de um guia encorajador, então é para isso que estou aqui nesse momento. Eu espero que esta série cumpra com seu papel.

Quanto tempo vou precisar investir nesse começo?

A ideia é que você invista de duas a três horas para fazer a sua primeira captura completa. Você pode fazer em um final de semana ou feriado, “se não tiver tempo”. Lembre-se que este é um investimento em você. Se achar que não vale a pena, não é obrigado a fazer.

Depois, você precisará processar todo esse material capturado, o que pode levar de seis a oito horas. O processo demora porque serão muito itens e a ideia é que você pense com inteligência sobre eles. Você quer ter controle sobre a sua vida, certo?

É importante saber que, no dia a dia do GTD, não será necessário gastar tudo isso de tempo. Estamos falando do começo, para quem nunca fez uma coleta na vida. Se você já coleta seus itens habitualmente e está utilizando a série como guia para revisão, não precisa passar novamente por este passo. Por experiência própria, gosto de uma vez por ano repetir esse processo para garantir que não esteja me escapando nada.

Procure não fazer esse processo depois de um dia de trabalho, quando sua mente estará cansada. Você precisa de concentração para lidar com essas informações.

Tente também não deixar passar muito tempo entre a captura e o processamento, porque você pode perder mais informações nesse meio-tempo. Se lembrar de mais coisas, continue capturando.

Que materiais eu vou precisar?

Basicamente, itens rotineiros de escritório:

  • papéis para anotar (muitos)
  • canetas
  • post-its
  • clips
  • grampeador
  • fita adesiva
  • elásticos
  • rotuladora (opcional, mas recomendo pela praticidade)
  • uma agenda ou calendário
  • uma lixeira vazia

Também serão necessárias ferramentas de captura. No geral, as pessoas costumam ter as seguintes ferramentas utilizadas como caixa de entrada:

  • caixa de entrada física, daquelas de plástico, madeira, couro ou qualquer outra similar
  • cadernos, blocos de notas, post-its
  • computador, smartphone, tablet
  • dispositivos de gravaçãod e voz
  • e-mails

O que é importante é que você estabeleça um lugar para ser a sua caixa de entrada. Recomendo que seja um lugar físico, para simplificar.

Providencie os itens citados acima para que possamos começar.

1. Organize seu espaço de trabalho

A primeira coisa que você vai fazer para começar a usar o GTD é organizar o seu espaço de trabalho. Ele precisa estar organizado para começarmos de fato, pois não dá para trabalhar em um lugar bagunçado.

É importante que esse seja um espaço pessoal seu, e não dividido com um colega de trabalho ou membro da família. Não precisa ser um cômodo inteiro ou uma mesa – mas os limites precisam estar definidos.

O que você precisará ter nesse espaço: superfície suficiente para escrever e uma caixa de entrada. Só.

Você também pode querer ter:

  • um telefone
  • um computador
  • uma bandeja para ser a caixa de entrada
  • gavetas para pastas suspensas
  • estantes ou prateleiras

Dica legal: se você trabalha bastante fora ou viaja muito, vale a pena ter (também) um “escritório em trânsito”. Você pode providenciar uma pasta ou mochila com pastas e todos os itens que você precisa.

2. Organize um arquivo de referência

Depois de organizar o seu espaço de trabalho, é fundamental organizar um arquivo de referência, onde você guardará documentos e toda sorte de arquivos que precisam ser mantidos.

Você pode criar esse arquivo digital ou fisico, ou ter os dois. Como o David diz, “quando eu não precisar mais usar cartão de crédito e passaporte, terei um arquivo só digital”. Infelizmente, ainda usamos muitos itens físicos e de papel na nossa vida, mas você pode digitalizar o máximo que você puder.

Dicas para o arquivamento digital

  • Use uma boa ferramenta, como o Evernote, Dropbox ou Google Drive. Procure ter uma única ferramenta de referência para não confundir, mas é importante que faça sentido para você, então faça como achar melhor. Você também pode usar HDs externos, CDs e outros dispositivos. Eu utilizo o Evernote atualmente.
  • Nomeie os arquivos de maneira inteligente, em vez de apenas inserí-los na ferramenta. Nomear direito facilita a busca.
  • Estabeleça rotinas para saber o que entra ali e como será a logística de manutenção. É importante que o arquivo fique atualizado e você descarte o que não precisa mais com uma certa frequência.

Dicas para arquivar papel

  • Digitalize o que puder. Mantenha em papel somente o que precisa ser de papel mesmo. Fica a seu critério, mas no geral são documentos, comprovantes, assinaturas.
  • Estabeleça um lugar para arquivar o que você tem. Pastas suspensas, caixas, pastas em prateleiras, fichários – depende do seu gosto pessoal. Atualmente eu utilizo um móvel com três gavetas para pastas suspensas (uma das gavetas é usada para outra finalidade).
  • Não complique ao arquivar e use um sistema de ordem alfabética. Se você organizar com vários temas, pode se perder na hora de arquivar. Aqui você precisa ser o mais dedutivo possível para você. Também não existe a necessidade de usar cores – isso é complicação.
  • Criar pastas novas deve ser algo muito fácil de se fazer, senão com o tempo seu sistema será chato de atualizar. Por isso eu recomendo você ter uma rotuladora lá em cima – ela facilita bastante no dia a dia. Tenha também pastas reservas prontas para o uso.
  • Uma vez por ano, mais ou menos, revise seu arquivo para jogar fora o que não precisa mais, digitalizar algumas informações e fazer uma atualização geral.
  • Trabalhe com tempo no seu arquivo de referência. Geralmente, quando o montamos pela primeira vez, leva um tempinho até que ele esteja em ordem.
  • Não deixe suas gavetas cheias, senão o manuseio fica difícil e você vai se irritar. Seu sistema deve ser o mais simples possível.
  • Se usar pastas suspensas, facilite o manuseio dos papéis dentro delas também com o uso adicional de pastas em L, clips e elásticos.

Muito bem! Isso é tudo o que você tem que fazer até o próximo post, daqui a duas ou três semanas. Quero dar esse tempo maior para que você consiga organizar tudo o que listei acima, para que possamos finalmente começar a usar o GTD.

Dúvidas, favor postar nos comentários. Obrigada!

27 Apr 2015

Aprenda GTD: O caminho do faixa preta

Continuando a nossa série Aprenda GTD, hoje gostaria de falar um pouco sobre o caminho do faixa-preta, ou seja: onde o GTD pode nos levar e como fazer para chegar até lá. A analogia vem do karatê (que o David Allen praticava), assim como outras analogias à sabedoria ocidental que existem em toda a metodologia GTD.

Nem todo mundo que começa a usar o GTD se encontra no caos. Muitas pessoas, como eu, já eram organizadas ou gostavam do assunto, e por fim acabam se interessando. Assim, o ponto do start, de onde as pessoas começam, é variável. O que podemos estabelecer é um pequeno padrão que o próprio David encontrou observando os praticantes com o passar dos anos. Para uma analogia completa, confira o texto completo no blog da Call Daniel.

É importante conhecer esse caminho porque ele vai guiar bastante a nossa série. Afinal, por onde começar? O que eu tenho que fazer primeiro se eu quiser usar o GTD? Todas essas perguntas serão respondidas ao longo dos textos publicados.

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Quanto tempo leva para uma pessoa implementar o GTD? O David Allen sugere dois dias. Eu já vi de tudo. Tem gente que gosta de ler o livro inteiro e ir fazendo o que ele orienta aos poucos, à medida que for lendo, então pode demorar mais. Outras pessoas preferem ler o livro primeiro, e só então começar. Outras ainda preferem começar seguindo apenas guias e textos que encontrou na Internet, sem ler o livro. Não existe prazo certo para implementar o GTD. A partir do momento que você começa a usar um ou outro recurso da metodologia, já entrou no esquema e pode ir apenas aprimorando com o tempo.

O fato é que o GTD tem um caminho a ser percorrido, que os mais experientes dizem levar aí belos dois anos para você chegar em um estado considerado o de faixa-preta – ou seja, super evoluído na metodologia e com poucos pontos a melhorar sempre, porque é uma eterna construção. Você não precisa mirar nesse ideal – ele é consequência. Não se trata de status, mas de sentimentos com relação à sua produtividade. Prepare-se que tem bastante coisa para fazer! Todas muito legais e que dizem respeito a colocar sua vida em ordem e depois ir além, pensando em projetos, objetivos, áreas de foco e propósito de vida.

Abaixo, a minha releitura das faixas no caminho do faixa-preta no GTD. Os prazos são aproximados e podem demorar mais ou menos dependendo de cada um.

  • Faixa branca (de 0 a 1 mês utilizando o método todos os dias)
    • Você tem um fluxo de atividades consciente através do uso de listas e agenda (ou calendário). Não está totalmente sob controle, mas você consegue identificar quando algo não está bom e precisa melhorar. Já consegue usar efetivamente uma agenda, anotando seus compromissos e lembretes nela.
    • Mesmo que isso não aconteça sempre, você já se sentiu produtivo e tranquilo algumas vezes desde que começou a implementar o GTD.
    • Você está familiarizado com o conceito de caixa de entrada e sabe que o que está ali dentro são materiais ainda não processados. Porém, ainda não sabe com certeza se está processando da melhor maneira.
    • Você tem anotado todas as ideias e lembretes de coisas que tem para fazer e colocado na caixa de entrada.
    • Está testando alguma ferramenta recomendada por outros usuários para organizar as suas listas de tarefas.
  • Faixa verde (de 1 a 8 meses)
    • Suas listas de próximas ações estão sob controle. Você já sabe o que deve entrar em cada uma e consegue executá-las bem ao longo dos dias.
    • Você tem projetos! E sabe diferenciar os projetos ativos dos projetos para algum dia, talvez.
    • Já conseguiu processar toda a sua caixa de entrada algumas vezes e sabe como isso te deixa tranquilo por saber que não tem nada pendente.
    • Você conseguiu montar uma primeira versão de arquivo físico e digital de referência que faz sentido, mesmo que ainda precise melhorar algumas coisas.
    • Alguma área da sua vida que estava chamando a atenção antes de usar o GTD já está com algum projeto em andamento que você estabeleceu depois de começar a usar a metodologia.
    • Você já conseguiu fazer pelo menos uma revisão semanal e, apesar de ter dúvidas sobre se está fazendo da maneira certa, se sentiu tranquilo ao tê-la feito.
    • Você tem aplicado a regra dos 2 minutos no seu dia a dia e confessa que está bastante empolgado com ela!
    • Você tem sempre um bloquinho ou caderno com você para anotar o que lembrar, ou usa algum aplicativo no celular para isso.
    • Você já usa termos do GTD no seu dia a dia (próxima ação, revisão semanal) e tem comentado com as pessoas que a metodologia tem te ajudado muito.
  • Faixa marrom (de 9 a 18 meses)
    • O hábito de coletar faz parte da sua vida. Você não titubeia em anotar qualquer coisa que venha à sua mente, seja uma ideia ou lembrete. As coisas não ficam pipocando na sua cabeça sem que você as anote.
    • Seu trabalho e sua vida pessoal estão razoavelmente sob controle.
    • Criar listas de tarefas e projetos já é uma atividade recorrente para você.
    • Sua caixa de entrada não fica cheia de coisas por muito tempo.
    • Você pode olhar para a sua lista de projetos e saber que pelo menos 80% do que você tem para fazer está ali sob controle.
    • Você consegue aproveitar as janelas de tempo do seu dia a dia para executar pequenas coisinhas, em vez de ficar entediado na fila ou esperando o tempo passar.
    • Você fica extremamente satisfeito quando consegue completar todas as ações que tinha que completar naquele dia.
    • Você começou a ficar um pouco intolerante com as pessoas que são menos organizadas que você.
    • Você já aprendeu a definir uma próxima ação de verdade, sem que ela fique parada ali por ter sido processada errada.
    • Seu foco está em fazer coisas, não pensar nelas.
  • Faixa preta (de 18 a 24 meses)
    • Você já está acostumado a se guiar pelas suas listas para saber o que precisa fazer, para quem precisa ligar e qual tópico precisa ser abordado em determinada reunião. Não consulta mais nada de cabeça.
    • Não existem mais veios soltos. As coisas estão sob controle.
    • A revisão semanal é um hábito. Você fica, no máximo, duas semanas sem fazer uma revisão.
    • Você consegue capturar todas as suas ideias sem tirar a concentração do seu trabalho.
    • Você não diz mais que não tem tempo.
    • Sua caixa de entrada pode estar cheia, mas você está tranquilo porque sabe que tudo aquilo será processado em breve.
    • Você já conseguiu pegar alguns projetos que antes pareciam inviáveis, que estavam em sua lista de algum dia, talvez.
    • Você adora começar novos projetos e tem um esquema para planejamento que facilita as suas ações.
    • Seus sistemas estão facilmente acessíveis. Você consegue encontrar qualquer tipo de informação rapidamente.
    • Você sabe lidar facilmente com imprevistos e interrupções sem que isso atrapalhe o seu fluxo de trabalho.
    • Você não reclama mais da sobrecarga porque sabe que, quando se sente assim, basta tomar providências para voltar ao estado de produtividade tranquila.
  • Faixa preta de 2º grau (depois de 24 meses)
    • O tempo flui para você com tranquilidade.
    • Tem dias que você faz tantas coisas que fica admirado como não se sentiu sobrecarregado um só minuto.
    • Toda vez que você tem dúvidas sobre a vida ou sobre seus projetos, você sabe analisar suas prioridades de acordo com seu propósito e horizontes de foco.
    • Você tem uma vida plena e com significado, tendo muito menos esforço que antes, quando não usava o GTD.

Eu utilizo o método há quase nove anos e errei e acertei muito ao longo do tempo. Hoje, me considero faixa-preta, mas vivo revisitando os níveis menores para promover melhorias.

Apesar de existir esse caminho, você já sente os benefícios do GTD assim que começa a utilizar o método. A melhoria da aplicação não tem fim, porque é uma habilidade para toda a vida, como você leu no primeiro post.

No próximo post, falarei sobre o fundamental do GTD, que é o que você precisa saber para começar. Até mais!

14 Apr 2015

Aprenda GTD: Introdução

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Um dia eu descobri uma metodologia de produtividade que mudou a minha vida. Agora, eu quero que todo mundo mude a sua também.

A ideia desta série é ensinar você a usar o método GTD (Getting Things Done, criado por David Allen) e chegar ao estado de mente tranquila como água. Se eu pudesse resumir o GTD em poucas palavras, diria que sua essência é alcançar um estado mental tranquilo, sem distrações, em qualquer situação, que ensina cada pessoa a aproveitar melhor seu nível de energia e criatividade. Você não se esquecerá mais de enviar convites, não chegará mais atrasado em compromissos nem deixará de passar tempo ao lado de sua família para ficar trabalhando.

O livro original, Getting Things Done, foi publicado no Brasil pela Ed. Campus com o título A arte de fazer acontecer. David Allen, ao escrever essa primeira versão do livro, admitiu ele mesmo ter tentado colocar o máximo possível de informações, o que pode ter sido “demais” para a maioria das pessoas. Quando eu comecei a praticar o GTD, em 2006, tinha somente o livro como referência. Não posso dizer que foi difícil, mas me ajudaria muito se eu tivesse, como temos hoje, uma ampla rede de usuários da metodologia discutindo boas práticas, posts em blog esclarecendo como fazer, vídeos, podcasts, cursos da própria David Allen Co. e da Call Daniel no Brasil. Em 2015, temos uma nova versão do livro, reescrito totalmente pelo David, que busca tornar o caminho mais fácil a todos. O texto flui muito melhor e as informações estão mais fáceis de serem absorvidas.

Por isso, como parte dessa expansão do GTD pelo mundo, e por receber muitos pedidos no blog, eu resolvi criar uma série para iniciantes, mas que também pode ser encarada como uma espécie de revisão para praticantes mais experientes. Nela, quero falar sobre os ensinamentos do David e trazer um pouco da minha experiência com relação ao método. Espero conseguir ser o mais fiel possível e esclarecer todas as dúvidas que surgirem. Na verdade, o que eu quero é que todo mundo use o GTD, porque realmente acredito que seja algo que transforme a vida das pessoas.

Einstein já dizia que a gente tem que buscar fazer as coisas de forma simples, porém não simplista. Eu penso que isso tem muito a ver com o GTD. Tirar as coisas da cabeça, definir as ações que você precisa tomar com relação a elas e organizá-las de forma que consiga revisar frequentemente não são passos difíceis de se fazer, mas são hábitos. Eu sei que hábitos não são fáceis de adquirir. Eu mesma demorei anos para entender a importância de fazer a revisão semanal toda semana, e demorei também para encontrar meu ritmo certo para fazê-la. O GTD é realmente uma habilidade a ser desenvolvida e que a gente vai aperfeiçoando com o tempo. Fazer as coisas acontecerem não é um processo automático – demanda certo esforço de nossa parte. Porém, esse esforço é um compromisso que temos com nós mesmos a partir do dia em que nascemos. Afinal, estamos neste mundo para quê? Para executar sem critério e enlouquecidamente? Eu tenho certeza que não.

O GTD propôe cinco passos para chegarmos a um nível de claridade mental que nos ajude a executar com significado. Nesta série, você aprenderá quais são eles e como funciona esse fluxo que faz do GTD a melhor metodologia de produtividade do mundo. Além dos cinco passos, o GTD tem o nível de complexidade que você quiser. Eu vou começar do básico, porque quero desbravar esse mar de informações que eu mesma contribuí para espalhar ao redor da web. Quis juntar tudo em um guia conciso, fácil e intuitivo, que ajudará aquele que nunca ouviu falar em GTD a implementar.

Meu plano é fazer um novo post a cada 15 dias, para que ele seja criado com qualidade e bom planejamento, mas pode ser que eu encurte ou prolongue essa frequência, de acordo com o grau de complexidade de cada post. Você pode preencher o formulário abaixo e receber as atualizações por e-mail, se preferir.

Seja bem-vindo/a ao caminho da maestria no GTD.

21 Mar 2015

As 7 listas básicas que você precisa ter para gerenciar seu sistema GTD

Muito se pergunta qual a melhor ferramenta para gerenciar o GTD. Não precisa escolher a melhor ferramenta que unifique tudo – escolha boas ferramentas, que você goste, para as listas específicas. Você precisa ter:

1. Uma lista de projetos

Ou ao menos conseguir mensurar a quantidade de projetos em andamento (para ver se não está sobrecarregado) e ter uma visão completa para realizar a sua revisão semanal. Qualquer aplicativo ou ferramenta que suporte texto ou listas com sub-tarefas pode gerenciar projetos.

2. Material de suporte a projetos

O material de suporte a projetos é muito parecido com o que você arquiva como referência – a diferença é que eles estão sendo usados no momento. Você pode manter uma pasta para os papéis, ou uma pasta no Dropbox, por exemplo, ou até mesmo um caderno no Evernote – enfim, faça facilitar mais para você. O importante é que você consiga acessar esse material facilmente quando estiver trabalhando em seus projetos e, ao finalizá-los, você os arquive. É um espaço dinâmico.

3. Informações com data e hora

Um calendário ou uma agenda servem, sejam quais forem – de papel, do celular, do Outlook, do Google, os lembretes do Evernote.

4. Lista de próximas ações

As próximas ações, no GTD, são organizadas por contextos. Qualquer aplicativo ou ferramenta que suporte texto ou listas pode servir para gerenciar próximas ações, de um caderno de bolso a um aplicativo no celular. O que é fundamental é que você possa acessar suas listas de onde estiver. Se houver alguma limitação, talvez seja mais adequado buscar uma alternativa que se adapte melhor a você.

5. Uma lista de “aguardando resposta”

Para conseguir monitorar e cobrar tudo o que você pediu para outras pessoas, é necessário registrar em uma lista tudo o que você solicitou, delegou ou está simplesmente vindo de alguém. Vale a pena colocar a data desde quando você delegou ou está esperando, para referência. Exemplo: Fulana – Enviar documentação para projeto tal – desde 12/03/15. Qualquer aplicativo ou ferramenta que suporte texto ou listas pode servir para gerenciar.

6. Material de referência

É legal ter um arquivo físico e um digital para armazenar ser arquivo de referência. O formato vai depender do volume. Para o digital, indico indiscutivelmente o Evernote. Físico, depende do volume que você tem. Talvez você seja tão digitalizado que tudo o que você tem físico se resume a documentos, passaporte, cartões de crédito, certidões… mesmo sendo pouca coisa, você precisa armazenar em algum lugar. Use pastas em uma estante ou arquivos de pastas suspensas. O fundamental desse arquivo é ser fácil de inserir qualquer coisa ali.

7. Uma lista “algum dia / talvez”

Existem coisas que você quer fazer, mas não agora, ou mesmo não tem tanta certeza assim se quer ou não. Você pode adiar essa decisão de decidir colocando em uma lista de “algum dia / talvez”. Qualquer aplicativo ou ferramenta que suporte texto ou listas pode servir para gerenciar.

“É crítico que essas categorias sejam diferenciadas umas das outras.” – David Allen

Estou quietinha nos últimos dias porque estou totalmente imersa no último livro do David Allen, lendo bastante, estudando e aplicando junto com as recomendações dele. :)

19 Mar 2015

Lançamento do novo livro do David Allen

No último dia 17 foi publicado o novo livro do David Allen – uma edição totalmente reescrita do original “Getting things done”, o livro que dá base à metodologia GTD.
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Estou em 30% da leitura, mais ou menos, mas posso dizer o seguinte: o David reescreveu o livro do começo ao fim, enxugando algumas partes e trazendo muitas explicações às principais dúvidas, trazendo muitos cases de coachings que ele fez com o passar dos anos, além de exemplos atuais, citando recursos tecnológicos.

Alguns leitores me perguntaram:

Vale a pena comprar essa versão?

Sim, com toda certeza! O David fez algumas mudanças na metodologia nos últimos anos (mudanças que já se refletiam em seu último livro, “Making it all work”) e é muito bacana ter todas elas no livro original.

Quando será lançado em português?

Sem previsão próxima. Avisarei no blog quando souber.

Não sei / quero ler em inglês – vale a pena comprar o livro que tem a versão em português?

Vale, claro. A metodologia é a mesma – o livro novo só está atualizado. A essência continua a mesma, pode ir em frente.

Eu comprei a versão para Kindle, mas a Amazon entrega no Brasil o livro físico, se quiser. Você também pode importar em sua livraria local (se ela oferecer esse serviço). Sei que a Livraria Cultura, por exemplo, oferece. Vale lembrar que não é necessário ter um Kindle para comprar – a Amazon tem aplicativo para tablet e celular e uma versão que pode ser acessada via web.
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Boa leitura!

13 Mar 2015

Os erros mais comuns que as pessoas cometem quando começam a usar o GTD

Este post foi uma sugestão da leitora Malu Ribeiro (obrigada!).

O GTD é uma metodologia simples mas, por ter tanto conteúdo no livro base (“A arte de fazer acontecer”, Ed. Campus), isso pode levar as pessoas a ficarem confusas quanto à sua implementação. Eu mesma demorei um tempo em alguns aspectos para implementar e só depois de alguns anos consegui entender de verdade algumas aplicações – não porque seja complicado, mas porque, apenas lendo o livro, falta uma orientação, um “pega na mão e me leva”, que felizmente hoje temos em maior quantidade. Na minha época (cof!), quase não se tinha material sobre o GTD em português disponível na Internet. Eu acredito que, de certa forma, o blog tenha colaborado um pouco com esse cenário. Há seis anos temos também a Call Daniel ministrando cursos, oficialmente certificada pela David Allen Co, o que encurta o caminho para quem estiver a fim de aprender sobre a metodologia.

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Nesses anos todos de estudos e práticas do GTD, eu identifiquei alguns erros comuns que não só eu cometi, como vi outras pessoas cometendo. Gostaria de falar sobre eles para ajudar quem estiver passando por algum dos probleminhas citados aqui, a fim de ajudá-los da melhor maneira possível a ver o GTD como a metodologia simples que é.

Erro nº1: Perder muito tempo organizando o seu sistema

O GTD não é uma metodologia de organização, mas de produtividade. Organizar seu sistema é apenas um dos passos, e todos os outros quatro são importantes. Se você estiver organizando demais e executando de menos, alguma coisa está errada.

Muitas pessoas caem nesse círculo vicioso da organização (é gostoso mesmo organizar, eu sei disso) e desistem do GTD dizendo “eu perdia mais tempo organizando o meu sistema que fazendo as coisas”. Se você passou por esse problema comum (vejam até que ele é o primeiro da lista), a culpa não foi do GTD, mas da sua aplicação. É necessário fazer alguns ajustes.

O David é catedrático no seguinte: cuide do que estiver chamando mais a sua atenção. Execute. Se, na execução, você perceber que gostaria de ter mais informações sobre os projetos, insira informações sobre os projetos. Se você percebe que passou metade do dia apenas organizando seu sistema, pare a vá cuidar das suas listas de execução. O que não pode fazer é usar a organização como desculpa para procrastinar e culpar o David, que está lá ensinando pessoas há mais de 20 anos a usarem uma metodologia que já foi considerada a mais eficaz de produtividade por muitos veículos consagrados.

Vou contar um exemplo pessoal para vocês entenderem como eu já fiz muito isso. Ano retrasado, quando comecei a montar todo o meu sistema no Evernote (veja aqui o guia), eu parei o mundo para organizar minhas informações lá. Foi a melhor maneira de fazer? Com certeza não! As demandas não param de chegar e eu fiquei bastante estressada lidando com tudo enquanto o sistema ainda não estava organizado. E eu me pergunto o motivo, exatamente. Dava pra ter migrado aos poucos. Não preciso parar o mundo durante dois dias para me organizar. Isso é legal, com toda a certeza, mas não podemos nos dar a esse luxo no dia a dia. Se você vai sair de férias e quer fazer, ótimo! De verdade! Mas não é necessário. Dá para organizar seu sistema aos poucos, sob demanda. Ou seja: hoje vou inserir este novo projeto, amanhã passo as informações daquele outro, e por aí vai.

Outro ponto que vale a pena citar é que a organização é parte do GTD e, como os outros passos, deve ser feita diariamente. Se você sempre precisar de um ou dois dias para se organizar, não vai conseguir fazer mais nada! Não caia nessa cilada. A organização é um processo e é feita todos os dias, sempre buscando as melhorias no seu sistema. Nunca vai terminar, pois você sempre encontrará algo que pode otimizar mais e fazer de uma maneira melhor.

Erro nº2: Buscar a ferramenta perfeita que centralize tudo

Essa é praticamente uma unanimidade: todo mundo que usa o GTD já foi mordido pelo bichinho que fica te perguntando mentalmente “qual a melhor ferramenta para usar o GTD?”. A melhor ferramenta não existe. Outro ponto que o David fala também é que você não precisa centralizar tudo em uma ferramenta só – use boas ferramentas que atendam ao propósito que você precisa. Outro ponto extremamente libertador é que você não precisa manter absolutamente tudo em um único sistema. Facilita, claro, mas não é necessário. Isso significa que você pode ter projetos em seu Evernote e outros tipos de projetos no Todoist, por exemplo. Ou checklists nos lembretes do iPhone e outras em um documento do Word que fica na sua área de trabalho no desktop. O formato não importa. O que chama a sua atenção? O que facilitaria para você? O que faz mais sentido? Isso é o GTD aplicado a qualquer ferramenta.

Um ponto que sempre costumo ouvir e ler por aí é sobre a integração entre as diversas ferramentas. A integração quem faz somos nós. Por exemplo, eu utilizo o Toodledo para gerenciar minhas próximas ações. Quando crio um projeto ali dentro, utilizo o recurso de nota dele para inserir URLs de arquivos que estejam em outros lugares, como o Evernote e o Dropbox. Essa integração é ilimitada, porque qualquer arquivo em computador pode ter uma URL vinculada (clique com o botão direito e em “Salvar link” ou “Copiar URL do arquivo”). Se o arquivo estiver na nuvem e você tiver acesso a ele através do seu celular ou outro computador, conseguirá visualizá-lo ou editá-lo de qualquer maneira. Portanto, busque as soluções que façam sentido para você.

Eu acredito que a ferramenta hoje mais completa para utilizar o GTD seja o Evernote, porque já está tudo ali. Aqui no blog você encontra um guia completo para aplicação do GTD na ferramenta, mas a verdade é que o GTD pode ser aplicado em qualquer lugar que suporte listas – até mesmo papel. Aliás, o GTD original foi criado para ser usado com papel. Qualquer aplicativo, programa de e-mail e arquivo de texto pode ser usado. Tem gente que gerencia suas próximas ações em notas.txt. Outras, em planilhas do Excel, com filtros. Se você gosta de papel, use um caderninho. E por aí vai. Não fique em busca da ferramenta perfeita – identifique onde funcionam melhor para você esses recursos.

Erro nº3: Não fazer a revisão semanal ou demorar muito tempo fazendo

Mais uma vez: todos os passos do GTD devem ser levados em conta para fazer a metodologia funcionar, se não não funcionará e abrirá falhas na sua aplicação. A revisão semanal é a cola que une tudo – é quando você analisa seus projetos, define prioridades para as próximas ações, vê se suas áreas de foco estão equilibradas e muito mais. Se você não faz sua revisão semanal toda semana, você não está usando o GTD. Ela é fundamental.

Outro erro que juntei aqui porque é relacionado é demorar muito para fazer a revisão semanal. É extremamente comum ouvir usuários do GTD falando algo como “perco muito tempo na minha revisão semanal então acabo não fazendo!”. Pela minha experiência, se você está demorando, é porque está executando. A revisão semanal é uma análise, não é para sair fazendo as coisas que estão ali. Se seu sistema está organizado, você pode ficar tranquilo/a de que aquilo que é super importante será feito – você não precisa parar tudo para fazer. Lembrou de algo importante durante a revisão semanal? Anote em um papel e lide com aquilo depois, como você faz com todo o resto das suas atividades.

Uma recomendação que pode ajudar é dividir a revisão semanal em blocos. “Ah, mas pode?” Pode! Você pode apenas revisar a agenda da sua próxima semana em um momento, depois revisar seus projetos, depois mudar as prioridades das suas próximas ações, depois revisar a lista de algum dia / talvez…. nada é engessado. O que não pode é deixar de fazer a revisão semanal porque “não tem tempo”. Se você acha que não tem tempo, mais do que nunca você está precisando dela.

Erro nº4: Achar que não pode fazer outras revisões que não a semanal

Cuide do que está chamando a sua atenção. Se você sente que um projeto está meio “solto” entre as suas prioridades, pare e revise o projeto. Não precisa esperar até a revisão semanal para isso.

Programe revisões diferentes além da semanal, como uma revisão mensal (para analisar suas áreas de foco com mais calma), uma revisão sazonal (para verificar se seus objetivos de curto prazo estão sendo alcançados), uma revisão anual, uma revisão de e-mails e por aí vai. As revisões não precisam se resumir à revisão semanal.

Algo que tenho feito atualmente e que tem me ajudado bastante é fazer uma revisão diária das próximas ações com prazo para o dia seguinte, antes do término do meu dia de trabalho. As prioridades podem ter mudado, assim como prazos, ou podem ter havido cancelamentos. Bater o olho na lista de coisas que eu preciso fazer amanhã já me dá uma ideia de como será o meu dia e o que vou ter que priorizar caso tenha muitos imprevistos.

As revisões fazem parte do GTD e não se limitam às revisões semanais. Crie rotinas de revisões para aquilo que funciona para você.

Erro nº5: Desistir de implementar porque não funcionou do dia para a noite

O GTD mastery é uma habilidade, como tocar violino. Assim como ninguém aprende a tocar um instrumento da noite para o dia e demora algum tempo para amadurecer, o mesmo acontece com o GTD. O estudo e prática tornam a sua aplicação cada vez mais confiável e ajustada à sua vida. Precisa insistir, corrigir os erros, buscar soluções para otimizar o que você está fazendo. O GTD não foi eleito como a melhor metodologia de produtividade do mundo por acaso. Dê uma chance.

No mais, é importante atentar para o que o próprio David fala, que é: “o GTD é para todos, mas não é para todo mundo”. Se você não tem absolutamente nada a melhorar em termos de produtividade, não conserte o que não está quebrado. Talvez o GTD te ajude, talvez não. No entanto, se você vê oportunidades para melhorias, busque saber mais. Você só tem a ganhar.

Erro nº6: Acumular coisas na caixa de entrada e tornar o processamento chato

O processamento só fica chato se você fica postergando-o até não querer mais. Isso te prejudica porque, além de você perder um tempão quando for processar, muita coisa importante que você coletou vai se perder ali e você pode esquecer prazos. Encontre seu melhor ritmo para processar. Eu gosto de fazer isso uma hora antes do fim do meu expediente, onde me sento com uma música calma e analiso cada item da minha caixa de entrada para processar e organizar no lugar certo. Se eu fizer isso todos os dias, vou confiar no meu sistema e vou me incentivar a coletar mais (e tirar as coisas da minha cabeça).

Vale pontuar também que processar (ou esclarecer) é um passo do GTD onde você deve investir muita inteligência e foco. Se você processar algo errado, sua execução vai falhar. Logo, vale a pena ter esses minutos de concentração nas suas atividades para definir seu trabalho com significado.

Erro nº7: Se prender ao conteúdo do livro em português

O livro “A arte de fazer acontecer” foi publicado no Brasil pela editora Campus e só. A versão em inglês já foi atualizada e tem mais conteúdo, prints de tela, depoimentos, enfim, mais coisa. A versão em português é a base e tem muito a explorar ali antes de partir para outros lugares, mas o David Allen nunca parou de atualizar o GTD. Ele tem mais dois livros, publicados por enquanto apenas em inglês (dá para baixar na Amazon), chamados “Ready for anything” e “Making it all work”, onde ele expande seus conhecimentos sobre a metodologia. Além disso, ele mantém o site GTD Connect (apenas para membros, pago), com fóruns e muitos materiais riquíssimos em conteúdo como guias, webinars e outros. Ele também promove cursos ao redor do mundo e, no Brasil, há os próprios cursos da Call Daniel. Você também pode trocar ideias com pessoas em grupos no Facebook e buscar depoimentos de quem usa o GTD em blogs pela Internet afora. Há muita coisa para fazer depois de ler o livro – inclusive relê-lo várias vezes. Tem conceitos que a gente só pega quando lê pela segunda ou terceira vez (eu que já li umas 200 vezes ainda me surpreendo com coisas que não tinha me atentado antes).

Erro nº8: Querer subir os níveis antes de ter organizado o básico

O GTD tem níveis de horizonte de foco (leia mais sobre isso aqui). Em resumo, não adianta você querer organizar seus objetivos de vida se sua caixa de entrada de e-mails estiver um caos ou se você estiver esquecendo compromissos. Comece do nível mais baixo e vá subindo, lembrando de sempre voltar se algo estiver chamando a sua atenção.

Erro nº9: Parar de coletar e processar direto

Quando você já usa o GTD há algum tempo, pode achar bobeira coletar tudo no papel para depois processar e pode querer já processar de uma vez. O problema de fazer isso é que você vai ter sempre que parar para processar e, além de perder tempo e o foco, pode processar rápido, sem a inteligência necessária. Processar errado pode atrapalhar na execução e você pode priorizar pelo critério da urgência as suas atividades. Não precisa fazer as coisas de forma afobada: colete ao longo do dia e, ao processar, faça isso com carinho e atenção. Eu juro que compensa.

Erro nº10: Não conseguir usar o GTD, “encontrar” o ZTD e sair falando que o GTD é muito complicado

Por favor, não seja essa pessoa. Corrija os erros acima e continue usando o GTD, se quiser. Se não quiser, por quaisquer motivos que sejam, não culpe o GTD, que é a melhor metodologia de produtividade do mundo. Nem use metodologias baseadas fracamente nele com a desculpa de que são “mais simples”, porque não é bem o caso! Se você não acredita em mim, acredite no Einstein:

einstein-simpler

Dúvidas? Deixem comentários!

Obrigada por tudo, pessoal.

23 Feb 2015

Como estou fazendo a revisão semanal atualmente

Toda vez que preciso fazer alguma referência à revisão semanal aqui no blog, vejo que o último post que escrevi sobre ela era muito centrado no Evernote, então poderia não servir como guia geral para quem utiliza outras ferramentas. Ela também poderia parecer muito extensa para quem está aplicando o GTD inicialmente.

Depois de fazer um pouco do curso do David Allen (veja aqui o que eu aprendi com o DA em Amsterdam), eu passei a ver a revisão semanal como um momento para get clear, get current and get creative (algo como esclarecer, se atualizar e ser criativa). O próprio David disse que essas três fases podem ser divididas ao longo da semana, para não “estafar”. Aliás, a melhor coisa do GTD é essa permissão, né? Às vezes a gente ouve alguém falar “tenho duas revisões semanais” e você fica “qqqqq, e pode?”. Tudo pode, se facilita. As três fases descritas para a revisão semanal nada mais são que o agrupamento dos passos para a revisão semanal que já estão no livro, a saber:

Get clear

  • Colete papéis e materiais avulsos na sua caixa de entrada
  • Processe toda a sua caixa de entrada
  • Esvazie sua mente

Get current

  • Revise suas listas de próximas ações
  • Revise os acontecimentos na semana anterior
  • Revise os próximos acontecimentos na sua agenda
  • Revise a sua lista de coisas que estão aguardando resposta
  • Revise suas listas de projetos
  • Revise quaisquer checklists importantes

Get creative

  • Revise as listas de algum dia / talvez
  • Seja criativa e corajosa!

Quando conversamos com ele, perguntei qual seria o único passo que ele deixaria na revisão semanal, se tivesse que escolher. Ele disse: “revisar os projetos”. Yes! Então eu entendo que revisar os projetos seja aquilo que efetivamente tem que ser feito semanalmente, acima de tudo. Ou seja: se acontecer de eu ter meia hora para fazer a minha revisão semanal, o que eu vou olhar são os projetos, claro.

No livro “Making it all work”, ele dá algumas sugestões de revisões além da semanal. Eu tenho, como já postei aqui uma vez (minhas revisões no GTD), revisões diária, semanal, quinzenal, mensal, sazonal, semestral e anual. Todas elas me ajudam a manter meu sistema funcionando e meu dia a dia mais organizado, com tranquilidade. Portanto, o que eu tenho feito na minha revisão semanal é apenas:

1. Checar a agenda da semana e fazer um descarrego mental

Basicamente, isso significa ver a agenda da semana que estou planejando e ver se falta algum compromisso ali. Às vezes, vejo que tenho uma reunião na quarta das 15 às 17 horas, mas não inseri os períodos em que estarei me deslocando. Eu acho importante inserir esses períodos não só para ter a noção de tempo como para bloquear meu calendário, caso queiram agendar algum compromisso comigo naqueles horários. Ou então eu sei que vou jantar na sexta à noite com uma amiga, mas ainda não tinha colocado na agenda. Esse é o momento de inserir esse tipo de informação.

Outra coisa que gosto de fazer é deixar minha semana “pronta”, fluindo. Isso significa, por exemplo:

  • Segunda de manhã tenho uma reunião em um local que preciso pegar dois ônibus para chegar. Já entro no Google Maps, pego o número dos ônibus e deixo essas informações no meu calendário. Também já deixo separado o material que vou aproveitar para ler na condução (fica na minha pasta).
  • Terça de noite vou a um evento que fica perto do metrô X e dá para ir a pé da estação até lá. Eu salvo um print do percurso que fiz no Google Maps e insiro como anexo na minha agenda do Google, para consultar, se necessário.
  • Quarta eu agendei para fazer as unhas no salão Y. Coloco o nome da manicure e o telefone do lugar, caso precise ligar para reagendar, se tiver um imprevisto.
  • Etc.

Em resumo, o que puder ser providenciado para facilitar a minha semana, eu providencio. Essa etapa costuma durar de 10 a 40 minutos, dependendo da complexidade da minha semana (tem semana que eu tenho mais e semana que eu tenho menos compromissos, como todo mundo).

2. Checar as próximas quatro semanas para ver se algo demanda a minha atenção

É quase como uma visão do mês corrente para saber se tenho que antecipar algumas providências. Por exemplo: se daqui a três semanas farei uma viagem, o que falta? Se na segunda-feira da outra semana eu preciso entregar um trabalho, como vou organizar o meu tempo na próxima semana para me dedicar a ele?

O planejamento no GTD é semanal, mas isso não significa perder de vista o que vem a seguir. Não é para planejar o que vai fazer daqui a quatro semanas, mas para ver o que já está marcado e antecipar o que puder, para não deixar nunca nada de última hora. Se tiver algo a ser feito, eu coleto e coloco na minha caixa de entrada.

Esta etapa dura de 5 a 10 minutos, em média.

3. Revisar meus projetos

É neste momento que eu faço a revisão dos meus projetos. Todo projeto em andamento tem que ter pelo menos uma próxima ação definida. Se não tiver, ele muda de status. Como uso o Toodledo, ele pode ir para Someday, Hold, Waiting, enfim, depende do status do projeto mesmo.

Atualmente eu tenho registrado a quantidade de projetos que tenho ao final de cada revisão semanal. Minha meta é chegar sempre aos 30, mas acabo ficando na média de 50 a 60 (o que considero bastante).

Esta é a parte mais demoradinha da revisão semanal e eu costumo levar de 40 a 60 minutos nela. Faço questão que seja feita com atenção, também.

4. Checar o que está como status “Planning”

No Toodledo, quando eu processo algo que é um projeto, eu coloco como “Planning” (no status), porque assim sei que vou planejá-lo na revisão semanal seguinte. É claro que há projetos que já são processados com várias próximas ações, mas alguns não. Exemplo: comprar uma máquina lava e seca. Isso não é urgente – posso planejar daqui a sete dias, no máximo. Logo, coloco o status “Planning” e, na próxima revisão semanal, eu mudo o status para “Active” e insiro as próximas ações. Desta maneira, ele vira um projeto em andamento.

Em média, quando vou fazer minha revisão semanal, me deparo com 3 ou 4 projetos com o status de “Planning” para inserir as próximas ações, o que costuma durar cerca de 10 minutos.

5. Ver as principais próximas ações da semana para estimar o tempo na minha agenda

Esta é uma etapa que faço somente se já não tiver estourado as minhas duras horas de duração para a revisão semanal. Tem vezes que a revisão semanal dura uma hora, uma hora e meia e até duas horas. Nunca durou menos de uma hora, porque é meu momento de atenção a todos os pontos acima. Portanto, se ainda restar um tempinho, eu dou uma olhada no que tenho planejado de próximas ações (que são tarefas, em resumo) para a semana planejada para estimar o tempo. No geral, sempre sobra esse tempo e consigo fazer.

Funciona assim: no Toodledo, é possível colocar o tempo estimado para cada tarefa que você insere no sistema. É chato de fazer toda vez, mas ajuda muito.

Depois da revisão semanal, clico em “Calendar” no próprio Toodledo e vejo as atividades que tenho planejadas para os dias daquela semana. É aqui que eu posso ver, por exemplo, que tenho umas 6 horas planejadas de atividades para a minha segunda-feira mas, na minha agenda, eu vejo que vou passar a segunda-feira inteira fora, em compromissos! Isso me dá uma visão do tempo que eu tenho e posso tomar providências. Vejo o que pode ficar para terça, adianto algo na sexta, excepcionalmente faço hora extra no dia, enfim. Se eu não fizer esse balanço, como saberei?

Pode inserir atividades “sem data” na agenda?

O David Allen é catedrático sobre o que entra na agenda: o que tem data atrelada. Agenda não é lista de desejos. Porém, muitas pessoas gostam, somente na revisão semanal, de inserir as atividades da semana na agenda, para ficar mais fácil de executá-las no dia a dia.

Algumas pessoas gostam de inserir tais atividades na agenda. Eu às vezes faço isso – tenho fases. Atualmente, estou em um período de não inserir. Quando está na agenda, é fato que o compromisso acaba ficando maior porque a gente confia na agenda – deve ter algo de científico nisso. Portanto, se funciona com você, use. Eu recomendo o sistema de duas cores para organizar suas atividades na agenda, que serve justamente para esse manuseio de próximas ações. Essa “inserção” deve ser feita somente na revisão semanal, e não para um mês inteiro, por exemplo, senão vira bagunça mesmo.

Os critérios para inserir tais atividades (que eu recomendo) são os seguintes:

  1. Por tempo, ou seja, atividades que demoram para ser executadas. Penso que de 30 a 90 minutos seja um tempo considerável. Menos do que isso você consegue encaixar ao longo do seu dia e mais do que isso já pode ser quebrada em duas ou mais tarefas.
  2. Por nível de foco, ou seja, atividades que você precisa estar concentrado totalmente (e aí você coloca naqueles períodos do dia em que você vai estar mais disposto) e atividades que podem ser feitas com o cérebro “morto” (que você coloca naqueles períodos em que você geralmente fica exausto ou sem se concentrar direito, normalmente).

Também há a alternativa de colocar as atividades na agenda para ter uma visão da semana e tirá-las na sequência para não ficar uma coisa opressora (como particularmente me sinto às vezes, quando insiro as atividades).

E se tiver muita coisa para um mesmo dia?

Pode acontecer de você ter atividades para um dia que realmente precisam ser feitas naquele dia e tem tempo de menos? Sim, claro. Aliás, é bastante comum. Aí, para decidir o que fazer (sem ter que trabalhar 30 horas), basta aplicar os níveis do GTD:

  • Nível 0: compromissos, próximas ações
  • Nível 1: projetos
  • Nível 2: áreas de foco
  • Nível 3: objetivos de 0 a 2 anos
  • Nível 4: visão de 3 a 5 anos
  • Nível 5: propósito e princípios

Como fazer isso? Vá batendo uma tarefa com a outra utilizando os níveis como critério de decisão. Se você compara duas tarefas e uma delas diz respeito a um projeto e a outra não, você privilegia a do projeto. Se ambas têm a ver com um projeto, você privilegia aquela que contribui para o sucesso nas suas áreas de foco. Se ambas fazem isso, você privilegia a que tem a ver com seus objetivos. E assim vai. Muitas vezes, o critério de desempate é o último nível – seus princípios. Isso é bem legal! Dificilmente duas tarefas continuarão empatadas mesmo depois de terem passado pelo filtro de todos os níveis. É assim que se decide prioridades no GTD.

Existe dia certo para a revisão semanal?

Eu gosto de fazer na sexta de manhã, mas é flexível. Se por acaso eu tiver compromissos o dia inteiro na sexta, faço na quinta. Procuro não deixar para fazer aos finais de semana para não ficar “pensando em trabalho” quando, na teoria, deveria estar descansando. Já fiz muitas revisões semanais aos domingos e eu sentia que a minha semana mal tinha começado e eu já estava pensando no que ia fazer. Sobre fazer às segundas, não gosto (há quem prefira). Para mim, a semana tem que começar com tudo já planejado.

A pessoa começa a escrever sobre a revisão semanal e quer falar sobre o livro inteiro! Enfim, espero que o post possa servir como referência para a revisão semanal, tenha demonstrado como eu faço atualmente e tenha trazido boas dicas. Dúvidas e depoimentos sobre como vocês fazem, por favor, deixem nos comentários. Obrigada!