GTD

14 Oct 2014

Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote – Parte 10 – Como funciona a execução diária

vidaorganizada-gtd-evernote

Hoje o post traz a Parte 10 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Chegamos ao nosso último post, quando falaremos sobre a execução diária. Ou seja: depois de organizarmos todo o nosso sistema dentro do Evernote e planejarmos a nossa semana, como devemos manusear nossas tarefas diariamente?

Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

O que o GTD fala sobre execução

Todo o GTD existe para melhorar nossa experiência de execução. Não queremos trabalhar apagando incêndios, sem o mínimo de planejamento e perdendo prazos. Queremos saber planejar e fazer a coisa certa na hora certa, sem dúvidas, deixando a nossa mente tranquila como água.

No livro, o David Allen fala que a nossa execução deve ser pautada pelos seguintes critérios (nessa ordem):

  1. Contexto
  2. Tempo disponível
  3. Nível de energia
  4. Prioridade

Quando montei a primeira versão do meu sistema no Evernote, eu coloquei também nível de energia dentro dos parâmetros de próximas ações. Como achei que era uma tag a mais para manusear nas notas de tarefas, acabei tirando. Porém, se você achar que pode te ajudar, talvez valha a pena testar. Eu tinha dois critérios, que eram Energia alta e Energia baixa. Ou seja, aquelas tarefas que demandavam grande atenção da minha parte e aquelas que eu podia fazer mais ou menos no piloto automático.

Portanto, o que o David está dizendo é que, quando a gente estiver procurando alguma coisa para fazer, é para olhar nesta ordem: contexto em que está inserido (por exemplo: @ casa), tempo disponível (ex: 20 minutos), nível de energia (estou disposto ou indisposto?) e prioridade (o que for mais importante vem antes). É assim que a gente decide o que deve ser feito quando tem tanta coisa para fazer a não sabe por onde começar. Essas decisões a gente toma em dois momentos. Primeiro, quando processamos nossas tarefas. Segundo, no planejamento semanal.

Vocês já devem ter percebido que temos grandes chances de decidir que uma tarefa tem prioridade super alta quando a processamos mas, no planejamento semanal, ao compará-la com outras atividades, percebemos que ela tem prioridade média, diante das outras. Isso é super comum, mas só mostra como é importante a gente fazer a revisão semanal. Sem ela, priorizamos de forma equivocada o que precisamos fazer e isso atrapalha a nossa execução. O sinal de alerta de que estamos fazendo o GTD errado é quando vamos executar algo no nosso dia a dia e pensamos “opa, não, eu deveria estar fazendo aquela outra coisa mais importante”. Mas não se cobre tanto. A cada planejamento semanal, aprendemos um pouco sobre nossas prioridades na vida. Eu mesma, depois de mais de oito anos usando o GTD, ainda erro na minha revisão semanal. Justamente porque não existe um modelo certo – a vida muda o tempo todo. Nossas prioridades mudam, e ainda bem. Fico fascinada com essa construção que fazemos em nossa vida.

O David tem três pontos sobre a execução. O primeiro, como falei, foi o de definir o que fazer de acordo com o contexto, tempo, energia e prioridade. O segundo ponto diz respeito ao planejamento e aos imprevistos. No nosso dia a dia, executamos três tipos de trabalhos:

  1. Trabalhos pré-definidos, que planejamos em nossa revisão semanal
  2. Trabalhos que aparecem no dia (urgências, imprevistos)
  3. A definição do seu trabalho (ou seja, o tempo que a gente leva coletando, processando, organizando, planejando etc.)

No post anterior, sobre o planejamento semanal, eu comentei a importância de a gente deixar períodos do dia para esses trabalhos que não foram planejados, porque eles inevitavelmente acontecerão. O que é interessante aqui é que, quanto mais autonomia você tem no seu trabalho, mais consegue planejar os seus dias. Cargos mais operacionais costumam ter que deixar muito mais horas dedicadas a esses trabalhos do tipo 2. Esses são os três tipos de coisas que você acaba fazendo no seu dia a dia. Eles servem para você ter uma ordem de execução – se tiver que escolher o que fazer primeiro, deve antes de qualquer coisa fazer o que você se propôs a fazer naquele dia (ou seja, olhar sua agenda ou seu calendário), depois lidar com os imprevistos ou trabalhos que entraram e só então cuidar da sua organização – processar tarefas, organizar seu sistema e por aí vai. Eu gosto de falar sobre isso porque eu sou aquela pessoa que, se deixar, fico o dia inteiro “organizando o meu sistema”, porque gosto muito de fazer isso. Se eu não tiver disciplina para fazer o que me propus a fazer (e o GTD é todo em cima disso – da disciplina), então milagres não acontecerão. Se eu, no meu planejamento semanal, estabeleci que tal coisa deve ser feita em tal dia, é porque realmente precisa ser feita. Não é uma lista de desejos. E esse é o aprendizado que a gente tira a cada revisão semanal – aprende a distinguir o que tem prazo realmente do que é só vontade.

O terceiro ponto do David é sobre os seis níveis – o GTD vertical. Foi como montamos toda a nossa estrutura do Evernote, porque faz sentido. Este terceiro ponto também serve para a gente tomar decisões de execução. Veja, se você estiver em dúvida se deve ou não executar uma tarefa, ou então decidir entre duas tarefas muito importantes, ou dois projetos que são prioridade, basta “desempatar” pelo critério dos seis níveis. Que, relembrando, são os seguintes:

  • 50 mil pés: Valores e princípios de vida
  • 40 mil pés: Visão a longo prazo
  • 30 mil pés: Objetivos de 1 a 2 anos
  • 20 mil pés: Áreas de responsabilidade
  • 10 mil pés: Projetos em andamento
  • 0 pés: Tarefas (próximas ações)

Suponhamos que você tenha apenas 1 hora sobrando no seu dia e 2 tarefas igualmente importantes: mesmo contexto, mesmo nível de energia, mesma prioridade. Qual delas você deve fazer? Basta passar para o nível seguinte e se perguntar: alguma delas faz parte de algum projeto? Se sim, você faz essa tarefa. Você prioriza a que está um nível acima – ou seja, não é uma tarefa pontual, mas diz respeito a um projeto maior, que tem outras tarefas dependentes desta que você está prestes a fazer.

Agora, suponha que as duas tarefas estejam ligadas a projetos, ou nenhuma das duas esteja. Então você parte para o próximo nível, que é o de áreas de responsabilidade. Quando a gente estuda nossas áreas de responsabilidade, pode perceber que damos mais importância para uma que para outra, gerando um desequilíbrio. Se você estiver buscando esse equilíbrio, deve então executar a tarefa que esteja relacionada a essa área que você quer equilibrar. Veja só que interessante, como o GTD traz qualidade de vida em pequenas decisões como essa.

Mas pode acontecer de ambas as tarefas estarem relacionadas à mesma área de responsabilidade (trabalho, família ou outra). Então você se pergunta se ela está ligada a algum objetivo maior, de 1 a 2 anos. E por aí vai, até chegar ao último nível. No final das contas, pode ser que a tarefa seja decidida por um dilema moral seu, só seu. Ambas as tarefas são importantes, estão relacionadas a projetos, mesma área de responsabilidade, correspondem a objetivos de curto e longo prazo, mas uma delas não contribui em nada para algo que você tem como um grande valor seu, ou princípio. Pode envolver até mesmo questões éticas. Então você saberá decidir. Sua decisão não foi tomada às cegas, mas com respaldo. Você fica com a consciência limpa, sabendo que a escolha que você fez é coerente, e não fica se lamentando por isso. Isso é o GTD.

Na prática

Ao chegar no trabalho, a primeira coisa que você deve não é abrir seus e-mails nem sua lista de tarefas, mas a sua agenda ou calendário. Se você estiver usando a agenda do Google, abra a agenda do Google. Se estiver fazendo a agenda no Evernote, abra a agenda no Evernote. Se estiver usando agenda de papel, abra sua agenda de papel. O mesmo vale para todas as outras agendas.

O que terá ali? Na sua agenda, no dia em questão, terá o que você priorizou quando montou seu planejamento semanal. O que está ali é o que irremediavelmente deve ser feito, independente das condições. “Ah, mas não vou conseguir fazer tudo isso”. Se você acha isso, então você mentou o seu planejamento errado. Fica como lição para o próximo. Colete essa informação para relembrar na próxima revisão e comece a trabalhar.

Na sua agenda, você verá três tipos de tarefas:

  1. Compromissos com data e hora, como reuniões, consultas médicas e jantares
  2. Tarefas que demandam atenção ou levam mais de meia hora para serem feitas
  3. Tarefas e lembretes mais rapidinhos, que você pode fazer encaixando ao longo do dia, nas frestas entre um trabalho e outro

Eu costumo usar duas cores na minha agenda – uma cor padrão para as tarefas de tipo 1 e uma cor de menos destaque para as de tipo 2 (clique aqui para ver como fazer). As de tipo 3, eu deixo como “compromissos de dia inteiro”, o que significa que elas não ocuparão espaço ao longo do meu dia, mas aparecem lá em cima, antes dos horários. Assim:

gtd-evernote-print33

Esse é o print de um dia aleatório pego na minha agenda. Camuflei alguns compromissos para não expôr nomes e lugares, por questão de privacidade. Nesse dia, eu trabalhei em casa, o que foi bom. Eu costumo trabalhar das 8 às 19, porque faço duas horas de almoço para poder levar meu filho na escola, mas isso pode mudar no dia a dia, dependendo dos compromissos. O que eu sabia, nesse dia, é que teria dois compromissos com data e hora: uma reunião de manhã e um almoço combinado. Tive duas tarefas de trabalho mais demoradas (a revisão semanal e a revisão de um documento grande) e duas tarefas pessoais que precisei bloquear um tempo no meu calendário (preparar o jantar e estudar inglês). São tarefas que eu sei que vou fazer, sei que levam tempo, então acho importante colocar na agenda, porque posso dimensionar melhor quanto tempo eu tenho. Percebam que eu inseri também o período em trânsito até a minha casa, depois do almoço, para não correr o risco de alguém marcar uma reunião, por exemplo, achando que eu estavisse livre. Eu também sei que verei meus e-mails duas vezes no dia, então inseri as duas vezes em que isso aconteceria.

Na prática, o que está em azul não pode ser mudado, mas o que está em cinza, sim. Isso significa que aquilo não tem data e hora certa para acontecer – posso manusear à vontade. Por exemplo, eu poderia estudar inglês das 22 às 23, se eu quisesse, ou fazer o jantar mais cedo. Também poderia checar meus e-mails em outros horários, ou trocar a revisão semanal pela revisão do e-book. São eventos que posso manusear. O que está em azul não.

Outra coisa a se observar ali em cima: os lembretes que aparecem antes dos horários. Você pode optar por colocar na sua agenda ou no seu Tickler, no Evernote. Não há certo ou errado – veja o que facilita para você. Dá na mesma.

Por fim, gostaria de chamar atenção para o seguinte fato: vocês estão vendo períodos vazios ao longo do meu dia? Significa que eu fiquei sem trabalhar nesses horários? Não não! Significa apenas que não pré-determinei nenhum trabalho – deixei esse tempo para possíveis imprevistos. Caso não apareçam imprevistos, eu vou ficar sem fazer nada? Óbvio que não. Vou trabalhar nos pontos do David que discuti acima: contexto, tempo, energia e prioridade. E assim vão os meus dias.

Isso significa que eu sigo a seguinte ordem, de acordo com o GTD:

  1. Faço tudo o que tem na minha agenda, que eu planejei para este dia
  2. Vejo o que tem no meu Tickler do Evernote (que nada mais é do que um sistema de agenda, de lembretes), que são as tarefas que preciso executar hoje
  3. Trabalho nas minhas listas de próximas ações de acordo com o contexto, tempo, energia e prioridade

Sem segredo, é assim que a gente vai executando, dentro do GTD. Não perdemos prazos, nem prioridades, nem deixamos de fazer alguma coisa pelo simples fato de esquecê-la ali. Não, para isso temos a nossa revisão semanal, que nos “obriga” a ver tudo o que precisamos fazer e priorizar semanalmente. Nenhum veio fica aberto desse jeito.

Utilizando atalhos no Evernote

Para facilitar sua experiência no Evernote, você não precisa ficar procurando tags enquanto trabalha. O Evernote tem um recurso de atalhos que, para visualizar, basta você clicar em Exibir > Painel esquerdo > Mostrar atalhos. Ele ficará no topo da sua barra lateral esquerda. Ali, você pode colocar atalhos para notas, cadernos e tags específicas. Recomendo que coloque as seguintes:

  • Dia X (tag do dia em que está trabalhando, que está no seu tickler)
  • 00 – Mês (tag do mês em questão, que pode ter ações mensais recorrentes)
  • Dia da semana (tag do dia da semana em que está, pelas tarefas recorrentes)
  • @ Contexto (contexto em que está, ou deixar todos os contextos, se quiser facilitar)
  • Duração – X (tag com a duração das tarefas – eu deixo as três)
  • Prioridade alta (mantenho a tag de prioridade alta até ela zerar – e aí substituo pela de prioridade média)

Dessa maneira, tudo o que preciso saber para executar está facilmente acessível, sem ter que ficar procurando ao longo do dia. Caso eu precise de algo que não esteja ali, é muito fácil de encontrar também – seja pelas tags como pela busca. Porém, com os atalhos, não preciso fazer isso o tempo inteiro.

Para enviar uma nota, tag ou caderno para os atalhos, basta clicar com o botão direito em cima dela e em “Adicionar a atalhos”.

Encerramento

Pessoal, estou encerrando aqui hoje a nossa série sobre o GTD no Evernote. Esta foi uma série para quem já usava o GTD e já conhecia o Evernote, mas buscava um “norte” para configurar o sistema. Espero de verdade que este guia tenha ajudado. Todos os posts deste guia podem ser encontrados na tag: Guia definitivo GTD e Evernote.

Lembre-se que, com o tempo, é muito saudável testar o que funciona melhor para você e ir testando mudanças, sempre no sentido de simplificar e deixar seu sistema mais prático. Pode parecer que tem muita coisa para manusear no começo, e isso requer disciplina até virar algo natural. Para mim, é um modelo que considero simples de seguir, mas no começo tive que conferir minhas próprias orientações muitas vezes. Portanto, se vocês vêem que é um modelo que funciona e que pode trazer benefícios para a sua produtividade, peço que testem com carinho durante algum tempo, porque só assim a gente consegue fazer algo virar hábito mesmo. Se depois de uns dois meses testando (testando de verdade) você achar que pode mudar algo, faça! Promova essas mudanças, mas pelo menos você promoverá mudanças com base em sua experiência do que funciona melhor para você.

Já estou trabalhando em um modelo um pouco mais simples para quem é iniciante tanto no GTD quanto no Evernote e pretendo postar em breve. Uma versão deste modelo será apresentada sábado, na turma aberta da Call Daniel que ministrarei aqui em São Paulo. Quem tiver interesse, então, pode se preparar, que o material está ficando muito bacana. Venho trabalhando intensamente nele. Restam poucas vagas, então vale a pena se inscrever logo.

Além disso, também montei um guia para aplicação do GTD no Toodledo (também a pedido de um aluno da Call Daniel que acompanha o blog), e devo postar nos próximos dias, pois já está pronto.

E é isso! Espero que tenham gostado deste guia. Podem continuar postando perguntas, mesmo nos posts mais antigos, pois vejo todos os comentários.

Obrigada por tudo pessoal.

10 Oct 2014

Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote – Parte 9 – Como fazer a revisão semanal e o planejamento das atividades

vidaorganizada-gtd-evernote

Hoje o post traz a Parte 9 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Os posts até a parte 8 já correspondem a todas a estrutura do guia. As partes 9 e 10 falarão mais sobre conceitos do GTD e como eles conversam com a estrutura que montamos no Evernote. Hoje falaremos sobre como utilizar o Evernote para fazer nosso planejamento semanal de maneira eficaz para facilitar a execução no dia a dia – tema do último post.

Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

O que é o planejamento semanal

Uma das técnicas que mais fazem o GTD dar certo é a revisão semanal. Entende-se que planejar a semana é mais eficaz que planejar o mês ou o dia. Em um mês, as prioridades mudam muito rápido, enquanto que, se planejarmos todos os dias, perderemos muito tempo nisso e tenderemos a focar no que for urgente, perdendo a visão macro.

Você deve separar um par de horas em algum dia da semana para fazer isso. O David Allen recomenda que você faça na sexta-feira, pois sua mente ainda está fresquinha com os acontecimentos da semana. Eu gosto da sexta e faço pela manhã, pois ainda tenho o período da tarde para lidar com outras pendências.

Como fazer

A ideia é que você analise a semana que vem a seguir, todos os seus compromissos, para saber onde investirá o seu tempo e como encaixar as tarefas relacionadas a projetos.

A revisão passo a passo no Evernote é a seguinte:

  1. Verifique sua agenda para a semana seguinte, no dispositivo que for (agenda de papel, do Google, do Outlook ou a agenda montada no Evernote). Veja se todos os compromissos da semana que vem estão inseridos lá (reuniões, consultas, deslocamentos, encontros, jantares, almoços com pessoas, festinhas e tudo o mais que tiver data e hora). Feito isso, verifique quanto tempo você tem disponível em cada dia, tanto no horário comercial quanto nas outras horas. Garanta que cada dia tenha um tempo reservado para imprevistos – de 2 a 3 horas, pelo menos. Ou seja, cada dia, dentro do horário de trabalho, deve ter de 2 a 3 horas livres para atender demandas de última hora e imprevistos. É claro que, se você tiver um dia cheio de reuniões, não há o que fazer. Porém, se você tem os dias livres, lembre-se de deixar sempre essa margem para imprevistos.
  2. Dê uma olhada nos seus objetivos de curso prazo e veja se todos eles têm projetos em andamento. Se algum não tiver, questione o objetivo ou pense em projetos (ou simplesmente designe uma ação chamada “Definir projetos para o objetivo X”, para fazer depois do seu planejamento).
  3. Abra a sua lista de Projetos em andamento. O que você precisará analisar aqui: se todos os projetos em andamento têm uma próxima ação relacionada. Se um projeto não tiver próxima ação definida, ele deve ter outro status que não em andamento (aguardando, delegado, algum dia / talvez, adiado, cancelado e por aí vai). Todo projeto em andamento deve ter uma próxima ação para ser considerado um projeto em andamento.
  4. Veja o seu Tickler no Evernote. Veja primeira se tem alguma ação que ficou atrasada da semana que está acabando. Se está atrasada, ou precisa ser feita ainda hoje (na sexta) ou deve ser priorizada na semana seguinte. Logo, você pode atribuir as tags dos dias novos a elas. Aqui fica uma dica legal: se a tarefa levar mais de 25 minutos para ser realizada ou demandar muita atenção de sua parte, vale a pena encaixar um espaço na sua agenda, ou no seu calendário, mas somente depois de ter colocado tudo o que tem prazo (item 1). Também no Tickler, verifique o que está programado para a semana que virá e faça o mesmo procedimento da agenda/calendário. Isso te dará uma dimensão melhor de quanto tempo tem disponível (ou se não tem, precisando rearranjar suas prioridades). Lembre-se de manter as horas para imprevistos livres.
  5. Eu tenho um hack para a agenda que serve para colocar essas tarefas que podem ser flexibilizadas (eu sei que precisarei de meia hora para tarefa X na próxima semana, mas não sei em que dia). Isso ajuda a verificar o que pode ser alterado o dia e horário ou não. Veja aqui.
  6. Depois de verificar seu Tickler, verifique as tarefas que estão na tag Prioridade alta – ou seja, aquelas que você precisa fazer esta semana. O procedimento é o mesmo do item 2, com relação ao calendário/agenda. Se forem tarefas mais rápidas, de menos de meia hora, ou que não demandem tanta atenção, deixe somente com a tag de Prioridade alta mesmo.
  7. Na sequência, veja as tarefas que estão na tag Prioridade média. Essas são as tarefas que você designou para “a semana que vem” – a semana que estamos planejando. Logo, devem ser vistas agora. Talvez algumas virem Prioridade alta. Este é o momento de analisar e alterar as tags, além de inserir no calendário/agenda, se for o caso (explicado no item 2).
  8. À medida que for revisando as tarefas e projetos, altere as tags para concluídos, cancelados, adiados etc, de acordo com o status atual.
  9. Revise as tarefas e projetos que estão delegados a outras pessoas para verificar se precisa fazer algum tipo de cobrança ou acompanhamento mais próximo. Se precisar, colete como ação para fazer depois do planejamento.
  10. Verifique também sua lista de Algum dia / Talvez para ver se há algum projeto ou tarefa que você pode incorporar à sua vida neste momento.

Muitas pessoas que começam no GTD dizem que demoram muito para montar o planejamento semanal, mas eu aprendi (também demorando para fazer) que, quando demora, é porque começamos a executar coisas enquanto fazemos o planejamento. Por isso, se identificar alguma ação enquanto estiver montando seu planejamento, colete para processar depois – não faça no meio do planejamento, interrompendo-o desnecessariamente.

Não precisa complicar muito a revisão. Procure, sempre que possível, ter processado toda a sua caixa de entrada (inclusive as de e-mails e papéis digitalizados) para fazer essa revisão, porque aí você terá todas as informações possíveis para montar seu planejamento. Por isso, vale a pena ir processando todos os dias, aos poucos, ao longo do dia, nas pequenas janelas de tempo, porque isso ajuda a não acumular.

Feito seu planejamento, encerre sua semana com a cabeça tranquila sabendo que conseguiu analisar seus projetos e priorizar tarefas para a semana que vem. E, quando a semana que vem chegar, bastará chegar e executar. A ordem da execução vocês verão no último post da nossa série, que postarei nos próximos dias.

Dúvidas, favor deixar comentários! Obrigada.

26 Sep 2014

Próxima turma aberta da Call Daniel em outubro

260914-turmaaberta

A próxima turma aberta do treinamento GTD da Call Daniel será no dia 18 de outubro, em São Paulo. Há algumas novidades para esta versão: teremos uma turma exclusiva para quem utiliza o GTD no Evernote comigo ministrando o curso. Portanto, quem tiver interesse, inscreva-se já!

Muitas pessoas me perguntaram se será ensinado o sistema de tags que venho fazendo aqui na série especial do blog. A resposta é: NÃO. A série é para usuários avançados e o curso da Call Daniel é para quem quer aprender mais sobre o GTD e, neste caso, como implementar usando o Evernote. Será utilizada uma outra versão para o GTD no Evernote, mais simples.

Uma das opções para o treinamento é contratá-lo com acompanhamentos. O que isso significa? Se você optar por essa modalidade, ainda teremos algumas conference calls depois do treinamento para ajustar detalhes e, se você tiver interesse em falar sobre o sistema mais avançado que uso no blog, estarei à disposição.

Vejo vocês lá? ;D

16 Sep 2014

Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote – Parte 8 – Gerenciando notas na prática

vidaorganizada-gtd-evernote

Hoje o post traz a Parte 8 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Hoje finalmente falaremos sobre como gerenciar as notas na prática, depois da explicação de todos os níveis e uso das tags.

Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

Como funciona o processamento de notas nesta estrutura

Eu criei uma nota que servia como guia no início do meu uso dentro dessa estrutura. Hoje, o processo já se tornou dedutivo para mim, mas a nota ficou guardada como referência, para ajudar neste post. Portanto, vou falar adiante como eu processo cada tipo de nota: tarefa, projeto, arquivo de suporte a projeto, área de foco, objetivo e lembretes.

Como processar tarefas

A orientação é criar uma nota por tarefa, pois desta forma consegue-se manusear livremente cada tarefa.

Ao processar, cada tarefa deve ter as seguintes tags:

  • Contexto*
  • Prioridade
  • Duração*

Se for uma nota avulsa, tagear também com a tag da Área de foco.
Se fizer parte de um projeto, tagear com a tag do projeto.

Ou seja: ou a nota é avulsa, ou ela faz parte de um projeto. Se for avulsa, a tag deve ser a da área de foco. Se for parte de um projeto, em vez da tag da área de foco, deve ser a tag do projeto.

Nomenclatura título tarefa: “- Fazer tal coisa”. Eu uso o hífen no começo para, visualmente, a tarefa se diferenciar das outras notas. Funciona muito bem para mim, mas é opcional.

* Nem todas as tarefas são próximas ações. Elas podem estar Aguardando resposta ou estar na Revisão pessoal, com tags como “Ler”, “Comprar” etc. Próximas ações são tarefas que não dependem de mais nada para serem realizadas – apenas fazer.

Muitos leitores me perguntaram se eu tageio as notas com “Próximas ações” também. Não acho necessário. Eu prefiro usar o mínimo de tags possível – somente o que for preciso para entender do que se trata a nota mesmo. Se vocês utilizarem o modelo com sete cadernos proposto no post anterior (parte 7), já terão uma lista com todas as suas tarefas. Se usarem o modelo com dois cadernos e quiserem ter uma lista com todas as tarefas, para referência, podem usar a tag Próximas ações. Ok? Fica a critério de cada um. Eu não vejo necessidade de ter uma lista com todas as minhas tarefas (não tem finalidade alguma), mas apenas por contexto, curação, prioridade ou projeto. Algumas notas, como projetos, objetivos, eu gosto de ter todos listados juntos porque são necessários ao fazer a revisão semanal. Tarefas, não. Mas, mais uma vez, trata-se de uma escolha pessoal.

Tarefas concluídas

  1. Quando uma tarefa for concluída, mudar nomenclatura para “00/00/00 – Tarefa X”.
  2. Trocar para a tag “Tarefas concluídas”
  3. Tirar tags de contexto, prioridade e duração
  4. Manter as outras (área de foco ou projeto)

Dentro de um projeto, gosto de mesclar as notas de tarefas concluídas em uma única nota, que chamo “Tarefas concluídas – Projeto X”. A vantagem de colocar a data no início do assunto de cada uma delas é que, ao mesclar, elas ficam como um registro de quando foram feitas.

Como processar projetos

Todo projeto deve ter uma nota master do projeto, que chamo de MPN (master project plan). É nesta nota que você vai inserir as informações sobre o seu projeto (todas as que você quiser e achar necessárias). A ideia da MPN é a seguinte: se alguém (seu gestor, sócio, subordinado ou outra pessoa) quiser saber um status do projeto, você compartilha esta nota com ele, pois ela terá todas as informações necessárias. O que cada um inserirá é pessoal e depende das necessidades do projeto, da equipe, do profissional e por aí vai.

Para cada novo projeto, crie então uma nota master e a tageie com as seguintes etiquetas:

  • 10.000ft – Projetos em andamento – Aqui, o objetivo é ter uma tag que liste todos os seus projetos em andamento. Você precisará dessa relação ao fazer a sua revisão semanal.
  • Área de foco
  • Objetivo relacionado
  • Tag do projeto

Nomenclatura título projeto: “[MPN] Projeto”. Gosto de colocar “[MPN]” no título da nota porque é fácil de identificar visualmente.

Crie uma tag específica para o projeto. Exemplo de tag: “! Projeto”. O uso do ponto de exclamação é aleatório e poderia ser qualquer outro caractere especial. Eu apenas optei pelo ponto.

Projetos concluídos

Ao concluir um projeto, deve-se mudar a tag do mesmo para “2014 – Projeto concluído” e arrastá-la para dentro de “Projetos concluídos”. Ao fazer isso, verifique quais notas deseja tagear como notas de referência, pois muitas delas podem servir no futuro para outra coisa. Notas de reuniões, mapas mentais, arquivos digitalizados e por aí vai. Essas notas deixam de ser arquivos de suporte a projetos para se tornarem referência.

Fundamental entender o que está em andamento e o que está arquivado no GTD. Quando usamos tags, estamos definindo isso. Logo, se uma tag de tarefa tem um contexto, é porque ainda não foi concluída. Ao ser concluída, ela não pode mais ter a tag de contexto, somente a de tarefas concluídas. O mesmo vale para projetos. Não mantenha tags de coisas em andamento para não se confundir. Sempre mude as tags.

Como processar arquivos de suporte a projeto

Quando um projeto está em andamento, tudo o que for relacionado a ele (e não for nem MPN, nem tarefa) é considerado arquivo de suporte a projeto. O David Allen utiliza este termo para diferenciar o que está em andamento do que está arquivado.

Notas que já estão arquivadas em referência geral podem ser usadas como arquivos de suporte a projetos? Claro que sim. Não precisa tirar de referência – apenas coloque nela também a tag do projeto em questão, para ficar fácil de acessá-la junto com os outros arquivos do projeto.

Uma nota que seja arquivo de suporte a projeto deve ter somente a tag do projeto. Quando o projeto for concluído, caso haja interesse em arquivá-la como referência geral, utilize as tags adequadas. Pode manter a tag do projeto concluído, se você achar necessário ter como referência futura. A escolha é sua. Não há regras escritas em pedra aqui, apenas sugestões.

Como processar áreas de foco

Ao definir uma área de foco da sua vida, vale a pena criar uma nota sobre ela, explicando do que se trata. Nada muito complexo – apenas uma definição. Esta nota deve ser tageada com “20.000 ft – Áreas de foco”, pois assim você pode ter uma visão geral ao fazer a sua revisão semanal.

Crie também uma tag para a sua área de foco, dentro da tag citada acima. A tag deve ser assim: “= Família”. O uso do sinal de igual é aleatório e poderia ser qualquer outro caractere especial. Eu apenas optei por ele.

Como processar objetivos

Crie uma nota master para o objetivo. Eu utilizo a nomenclatura com um asterisco na frente apenas para facilitar. Exemplo: * Objetivo Z. Nesta nota, eu escrevo informações que descrevam o objetivo. Nada muito complicado também – é apenas para saber do que se trata, quando pretendo alcançar, o que espero dele etc.

Crie uma tag específica para o objetivo. Falei mais sobre essas tags na parte 6 deste guia. Favor ler, para entender melhor como fazer.

Tagear, além disso, com a área de foco relacionada.

Objetivo concluído

Mantenha somente a nota do objetivo arquivada (exclua a tag). Tageie em “Objetivos concluídos”.

  • Mude título da nota para “2014 + Objetivo concluído”
  • Mantenha as outras tags
  • Linke notas afins (projetos, tarefas avulsas relacionadas)

Nem toda tarefa e nem todo projeto estará relacionado a um objetivo – vale lembrar. Também fazemos coisas que não contribuem com objetivos que temos.

Como processar lembretes

Sempre que precisar inserir algum lembrete no sistema, utilize somente a tag do dia ou do mês dentro do Tickler. Não utilize o sistema de lemberetes do Evernote. Além de ficar poluído visualmente, o GTD não propôe o uso de alertas, mas sim uma revisão diária e semanal para facilitar a execução. Isso será assunto do nosso próximo post.

Pessoal, estamos quase acabando esta série de posts. Espero conseguir concluí-la ainda esta semana. Nos próximos dois posts, falarei sobre como funciona a execução diária e a revisão semanal dentro desse sistema, e então encerraremos.

Obrigada por tudo e espero que muitas das dúvidas de vocês tenham sido esclarecidas com o post de hoje (acredito que sim). Até o próximo.

10 Sep 2014

Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote – Parte 7 – Processando notas e adendo sobre cadernos

vidaorganizada-gtd-evernote

Hoje o post traz a Parte 7 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Hoje falaremos sobre o processamento das notas e farei um adendo quanto ao uso de cadernos.

Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

Entendendo o processamento

Processar é um passo básico do GTD mas, como tenho recebido muitas dúvidas sobre o processo, achei importante fazer uma explicação breve aqui.

Quando nós coletamos informações, sejam quais forem (lembretes, anotações, tarefas, ideias etc), elas devem entrar na nossa caixa de entrada que, no caso do Evernote, é no caderno Entrada. Para fazer isso, não é necessário inserir tag alguma – estamos apenas coletando. A ideia aqui é ser rápido e prático, apenas inserindo as informações ali para que a gente não esqueça nem perca pelo caminho.

Também usamos uma nota por informação para facilitar o manuseio das notas, como veremos a seguir.

Essa coleta é feita durante o dia inteiro. Sempre que tivermos alguma ideia, anotamos para não esquecer. O caderno Entrada também agrupa o que entra enviado através de e-mails ou aplicativos como o Clearly ou Web Clipper do Evernote.

Sempre que tivermos um tempinho, ao longo do dia, devemos processar as notas que estão no caderno Entrada.

O que significa processar? Significa pegar nota por nota e se perguntar: O que é isso? É uma ação (tarefa)? É um projeto? É apenas referência? É um arquivo de suporte a projeto? E por aí vai.

Ao fazer esse processamento, nós vamos classificar cada nota, atribuindo-lhe tags, ou etiquetas. Quando fazemos isso (colocamos tags ou etiquetas), estamos processando uma nota. Logo, quando terminamos de inserir as etiquetas, a nota deve ser transferida para o caderno Processadas.

Não deverá existir nenhuma nota dentro de Entrada com tags. Se você já classificou a nota com tags, significa que ela já foi processada e, portanto, deverá ser transferida para o caderno Processadas.

É assim que você saberá diferenciar o que está processado (e organizado) do que o que ainda não foi e, portanto, precisa da sua análise.

Adendo sobre o uso de cadernos

Ao montar este guia, pude prestar muito mais atenção ao meu sistema e promover melhorias.

Uma melhoria que identifiquei é com relação ao uso de cadernos. Portanto, montei outras duas versões, alternativas ao uso de somente dois cadernos. Com que objetivo? Principalmente, pelo seguinte: o uso de dois cadernos é minimalista e simples, atendendo a maioria dos mortais. Se você trabalha exclusivamente com computador e notebook, deve funcionar lindamente. Porém, para quem utiliza mais dispositivos móveis, pode ficar complicado.

O Evernote tem uma funcionalidade que se trata de escolher alguns cadernos para manter offline no seu dispositivo. No começo, tudo bem manter o caderno Processadas no seu dispositivo como offline, mas o que acontece quando se tem mais de 10 mil notas? Sim, além de ocupar a memória do seu dispositivo, a sincronização fica lenta e ninguém quer perder praticidade esperando o aplicativo sincronizar. Outro ponto é com relação ao compartilhamento. E quando compartilhamos cadernos com outras pessoas? Não dá para compartilhar o caderno Processadas inteiro, porque senão as pessoas terão acesso a todas as nossas informações e ninguém quer isso.

Eu tenho duas soluções para apresentar nesse caso, e então vocês poderão escolher a que mais agrada a vocês dentre as três apresentadas neste guia. Nenhuma delas foge do nosso sistema de organização por tags. Isso nunca vai mudar, independentemente do uso que você fará dos cadernos.

A primeira solução é a seguinte: manter uma pilha (veja o que são pilhas) de cadernos que você pode nomear como “Projetos em andamento” ou “Cadernos compartilhados”, dependendo da sua necessidade. A ideia é manter todos os cadernos compartilhados em uma única pilha, deixando assim, visualmente:

Entrada
Processadas
Cadernos compartilhados (pilha)

Um adendo sobre compartilhamento de cadernos, que descobri somente esta semana: se você compartilhar cadernos que tenham notas com tags, a pessoa com a qual você compartilhou também receberá as tags, bagunçando o sistema dela. Portanto, se for compartilhar um caderno, procure não usar tags, pois gera um bug e não é possível para a pessoa apagar as tags que vieram migradas do seu sistema. Está bem? Ou seja: se compartilhar cadernos, tenha em mente que precisará fazer de forma diferente da apresentada neste guia para as notas que estarão lá dentro. Eu não compartilho cadernos com notas tageadas. Quando preciso compartilhar, minhas notas não têm tags. Eu prefiro criar um caderno com informações novas e que sejam suficientes para a pessoa que estará recebendo, em vez de compartilhar todo um caderno com notas pessoais e outras anotações que eu preferiria manter de modo privado.

Outra ideia é criar cadernos temporários para projetos específicos em que você precisará baixar as notas para deixá-las offline com antecedência, como no caso de viagens (especialmente internacionais). A mesma regra dos cadernos compartilhados se aplica aqui: crie uma pilha para esses cadernos específicos e, quando concluir o que for relacionado, arquive dentro de Referência geral e delete o caderno. Ficará assim:

Entrada
Processadas
Cadernos offline (pilha)
– Viagem para Acapulco
– Viagem para OZ

A vantagem de ter cadernos específicos é a de não precisar baixar todo o conteúdo do seu caderno Processadas para o seu dispositivo. Mais uma vez, isso é opcional. Se sentir essa necessidade, não precisa desfazer todo o seu sistema com tags aprendido neste guia – apenas crie cadernos temporários.

A segunda solução, para mim, se tornou mais viável e confesso que acho a melhor alternativa ao uso de apenas dois cadernos. Lembrem-se: a estrutura de tags continua a mesma. Não estamos mexendo em tags, mas otimizando o uso de cadernos, apenas. É a seguinte estrutura de cadernos:

1. Entrada
2. Tickler
3. Tarefas
4. Projetos
5. Suporte a projetos
6. Big picture
7. Referência geral

Wow, grande mudança, não? Qual a ideia aqui?

Continuamos com um caderno padrão, que é o 1. Entrada. Os cadernos estão numerados para ficarem nessa ordem específica. Tudo o que inserimos no Evernote deverá entrar nesse caderno primeiro, até processamos as notas, como expliquei lá em cima.

Ao processar cada nota, atribuiremos etiquetas de acordo com a sua finalidade, como já fazíamos antes. A diferença aqui é que não teremos um único caderno para guardar tudo, mas outros seis. E o que vai em cada um deles?

Em 2. Tickler, colocaremos tudo o que for lembrete ou informação que não caixa em absolutamente nenhum outro caderno. Se você quiser montar sua agenda no Evernote, pode inserir aqui todos os seus compromissos.

Em 3. Tarefas, colocaremos todas as tarefas, próximos passos. Não é para colocar tarefas concluídas, mas apenas tarefas que você ainda precisa fazer. É fundamental, no GTD, ter a noção do que está ativo e do que está inativo. A ideia aqui é ter uma lista com todas as suas tarefas, facilmente acessível e que você possa deixar offline, se quiser.

Em 4. Projetos, ficarão todos os projetos em andamento. Atenção: quando eu for falar sobre o gerenciamento das notas, no próximo post, introduzirei o conceito de MPN (master project note, ou nota master do projeto), que basicamente é uma nota com todas as informações sobre o projeto. Somente esta nota deve ficar neste caderno, e não todas as notas relacionadas a projetos (arquivos de suporte, tarefas etc). Vai ficar mais fácil de entender no próximo post. Da mesma forma, o objetivo aqui é ter uma lista separada com todos os seus projetos em andamento. Isso facilitará muito quando você fizer a sua revisão semanal ou se precisar compartilhar essas informações com alguém. Uma ideia inclusive é fazer deste caderno uma pilha (uma pilha com o nome 4. Projetos) e, dentro dela, inserir um caderno para projetos compartilhados. Assim, em vez de criar uma pilha para isso, você pode organizar dentro dessa estrutura. Fica a dica!

Em 5. Suporte a projetos, devem entrar todas as notas que são relacionadas a projetos em andamento. Esta é uma alternativa ao uso de um caderno por projeto para deixar off-line. Este caderno não ficará tão pesado quanto um único (Processadas) para você manter offline e ter fácil acesso a todos os seus arquivos de suporte a projetos quando precisar. Também é mais prático que ter um caderno por projeto. Uma nota de suporte a projeto é uma nota que não é MPN nem tarefa, que é útil enquanto você trabalha em um projeto (notas de reuniões, brainstorms, ideias, arquivos digitalizados, planilhas, ppts, relatórios e uma infinidade de opções). São arquivos que, quando você finalizar o projeto, poderão ser arquivados dentro da sua referência geral. Veremos mais sobre essa dinâmica no próximo post.

Em 6. Big picture, vamos inserir todas as notas relacionadas a objetivos, que vimos na parte 6 deste guia.

Em 7. Referência geral, ficarão todas as notas arquivadas – ou seja, que não estão em uso. Basicamente, tudo o que já entra com as tags específicas de referência geral mesmo.

Se você também tiver cadernos compartilhados, pode organizar os sete cadernos acima em uma pilha chamada GTD e deixar outra pilha para os cadernos compartilhados. Assim:

* GTD (use o asterisco para ela ficar como primeira da lista)
Cadernos compartilhados

Pessoal, isto aqui são apenas alternativas para o uso dos cadernos. Em resumo, você pode usar os seus cadernos de três maneiras neste guia:

  1. Apenas dois cadernos, Entrada e Processadas. Formato padrão, que facilita o manuseio. O ponto contra é sobrecarregar um único caderno e, se quiser manter dados offline ou compartilhá-los, teria que fazer essa configuração com o caderno inteiro, o que não é viável. Porém, se você não precisa compartilhar com ninguém nem manter cadernos offline em dispositivos móveis, é o mais indicado.
  2. Manter a estrutura de dois cadernos, mas criar uma pilha para cadernos compartilhados e outra para cadernos offline temporários, para utilizar em dispositivos móveis quando tiver necessidade. Lembre-se sempre do adendo sobre as tags, para não bagunçar o sistema do seu amigo.
  3. Usar a estrutura com sete cadernos, de modo que possa deixar apenas alguns dele offline em seus dispositivos, pesando menos. A estrutura de sete cadernos também possibilita uma visão mais prática do que é tarefa, do que é projeto e por aí vai.

A estrutura de tags nunca muda – ela continua a mesma, com base nos seis níveis, como explicado até então. Achei importante oferecer essas opções para cadernos porque é um gap do sistema, e fatalmente teremos que lidar com essa questão uma hora ou outra, quando estivermos usando intensamente o aplicativo.

No próximo post, vou falar finalmente sobre o gerenciamento das notas e como fazer tudo funcionar na prática. Já estamos finalizando e prevejo somente mais dois ou três posts até o fim da série. Dúvidas, por favor, postem nos comentários. Obrigada!