GTD

17 Dec 2014

Aplicando o GTD ao seu espaço físico – como começar

Imagem: Restart GTD

Imagem: Restart GTD

Eu estava relendo alguns pontos do livro do GTD essa semana e me deparei com uma orientação que o David Allen diz sobre como colocar em prática o GTD no seu espaço físico, especialmente home-office. Achei tão legal que quis escrever um post sobre essas recomendações.

  • Arrume todo o seu espaço de trabalho pessoal. Se você trabalha em casa, seu home-office. Organize a sua estação de trabalho. Deixe nela somente o que você realmente usa – e eu sei que essa é uma dica manjada, mas nem sempre ela é seguida. Gosto de deixar computador, telefone, luminária, caneta, bloquinho e só. Veja o que funciona para você.
  • Providencie caixas de entrada – em casa e no trabalho.
  • Crie um bom sistema pessoal de arquivamento. Digitalize o que puder, livre-se do papel, mas organize direitinho aquilo que ainda precisa manter impresso (certidões, documentos).
  • Utilize, para administrar suas listas de tarefas e projetos, um programa que seja agradável para você, que você goste de usar. Você sabe que a ferramenta é a certa para você porque você fica com vontade de brincar com ela, mexer, descobrir coisas.
  • Rearranje o seu espaço de trabalho, promova mudanças, jogue tralha fora.
  • Reserve um tempinho ao longo da sua semana para atacar uma área específica do seu escritório. Depois, vá aplicando ao resto da casa, até ter organizado tudo. Jogue isso dentro do GTD: colete, processe, organize, revise e execute.
  • Divida com alguém o que você vem aprendendo nesse processo, não só para inspirar outras pessoas e trocar ideias, mas porque ensinar é a melhor maneira de absorver o que aprendeu.
  • Releia o livro do GTD sempre que tiver oportunidade. A cada leitura, com suas experiências, será um novo livro. Por experiência própria, isso é muito verdade.
  • Fique em contato com pessoas que usem o GTD e estão discutindo sobre melhorias da produtividade.

Achei as orientações simples e bem legais, para fazer hoje mesmo. Até me animei a reorganizar o escritório.

15 Dec 2014

Como fazer as revisões no GTD

Olá pessoal,

Tenho há dias trabalhado em algumas revisões para o GTD para que eu pudesse postar aqui para vocês antes de o ano acabar. Afinal, estamos praticamente na última semana “útil” do ano e todo mundo com quem eu converso diz que está só resolvendo pendências! Fazer as revisões dentro do GTD nos ajuda a ter perspectiva sobre o controle que já exercemos no dia a dia, então venho trabalhando em algo que funcione para mim e que talvez funcione para vocês também.

Estas revisões vão de acordo com o Guia definitivo do GTD no Evernote. Estou preparando um curso sobre esta aplicação e esse estudo das revisões faz parte dessa pesquisa. Espero que gostem.

Revisão diária

Esta é uma revisão que faço todos os dias.

1. Verifique sua agenda para o dia com os compromissos e tarefas que estão ali. Foque neles.
2. Verifique seu tickler para o dia.
3. Verifique as tarefas que estão com a tag de prioridade alta, de acordo com seu contexto.
4. Verifique a tag Diariamente e priorize de acordo com o log.
5. Processe sua caixa de entrada (caderno e Evernote).
6. Trabalhe um pouco na pasta de @ Ações da semana do seu e-mail.
7. Atualize as tags do atalho para o dia seguinte.

Revisão semanal

Faço toda sexta-feira.

1. Verifique a agenda da semana que vem e atualize com os compromissos que estão na sua cabeça, mas ainda não estão lá.
2. Insira os tempos de deslocamento e colete providências que precisarão ser tomadas.
3. Veja sua lista de projetos em andamento e se todos têm uma próxima ação.
4. Verifique a lista de tarefas por duração e selecione as que têm duração de até 1h30 e têm prioridade alta. Encaixe essas tarefas na agenda. Se sobrarem tarefas com essas duas tags, reorganize as prioridades.
5. Verifique na lista de tarefas de prioridade alta o que ainda está pendente e precisa ser priorizado antes de a semana acabar.
6. Revise a lista de prioridade média para verificar se alguma tarefa deve ser repriorizada.
7. Verifique na tag Semanalmente se há tarefas pendentes para priorizar.
8. Verifique o que ainda está pendente na pasta de @ Ações da semana do seu e-mail para priorizar.
9. Revise o que está em @ Ações futuras para ver se algo virará @ Ações da semana.
10. Revise o que está na pasta @ Aguardando resposta para arquivar ou cobrar pessoas responsáveis.

Revisão quinzenal

Faço nos dias 1 e 15 de cada mês.

1. Verifique a tag Quinzenalmente e priorize de acordo com o log.
2. Revise a lista de prioridade baixa para verificar se alguma tarefa deve ser repriorizada.
3. Verifique as tags de projetos em espera, em planejamento, adiados e para acompanhar para verificar se precisa tomar providências.
4. Arquive projetos concluídos.

Revisão mensal

Faço no último dia do mês.

1. Atualize suas áreas de responsabilidade. Tire as que não fazem mais sentido, adicione novas áreas, divida uma em duas ou mais.
2. Verifique que áreas estão indo bem e quais áreas estão em desequilíbrio. O que precisa ser feito para mudar esse cenário?
3. Revise sua lista de Algum dia / Talvez para verificar se alguma ideia ali ajudaria no equilíbrio das suas áreas de responsabilidade.
4. Verifique a tag do mês no seu tickler para ver se algo pode ser distribuído para dias específicos.
5. Verifique a tag Mensalmente e priorize de acordo com o log.

Revisão sazonal

Esta é uma revisão que faço a cada mudança de estação.

1. Verifique sua lista de objetivos de curto prazo – de hoje a 2 anos.
2. O que você pretende alcançar em 3 meses?
3. O que você pretende alcançar em 6 meses?
4. O que você pretende alcançar em 12 meses?
5. O que você pretende alcançar em 24 meses?
6. Que projetos são maiores do que você pensava e acabaram virando objetivos?
7. Verifique a tag Hábitos a serem reforçados para ver se você está investindo tempo naquilo que se propôs a incorporar como hábito em sua vida.
8. Verifique se todos os seus objetivos têm projetos relacionados.
9. Arquive os objetivos concluídos.
10.
Verifique a tag Sazonalmente e priorize de acordo com o log.

Revisão semestral

Faço todos os dias 31/01 e 31/07.

1. Verifique a tag Semestralmente e priorize de acordo com o log.

Revisão anual

Faço todo dia 31/12.

1. Verifique sua tag Objetivos de 3 a 5 anos.
2. Calcule quantos anos você e os membros da sua família terão nesse período de tempo. Colete o que tem em mente sobre o que pensa em fazer com relação a essa informação.
3. Crie uma nota para cada área de responsabilidade refletindo sobre o que gostaria de conquistar dentro dela em 3 ou 5 anos. Talvez você perceba que não queira mais aquela área daqui a 3 ou 5 anos. Tudo bem, é só para ter uma visão mesmo.
4. Atualize e unifique as tags de Big picture do ano que está terminando. Crie uma nova tag e as notas para o ano que está começando.
5. Revise seus valores e princípios.
6. Revise seus objetivos de vida / legado.
7. Revise seus Objetivos de hoje a 2 anos para ver se estão adequados aos seus objetivos de vida e objetivos de 3 a 5 anos.
8. Verifique se todos os seus projetos em andamento estão relacionados a esses objetivos. O que precisa ser priorizado?
9. Verifique a tag Anualmente e priorize de acordo com o log.

O que acharam? Tem me ajudado bastante. Venho fazendo alguns testes e acredito que seja um bom modelo. Vou atualizando à medida que for identificando melhorias.

Qualquer dúvida, por gentileza, postem nos comentários. Obrigada por tudo, pessoal.

19 Nov 2014

Como fazer: planejamento de projetos no GTD

Desde que postei o Guia definitivo do GTD no Evernote aqui no blog, muitos leitores disseram sentir falta de um tutorial para montar o planejamento de um projeto no GTD. O post de hoje é sobre esse assunto, então.

O que é importante saber é que um projeto no GTD não é a mesma coisa que estamos habituados como quando falamos em projetos em ambiente corporativo, por exemplo, onde lidamos com cronogramas e outras pessoas. O GTD é, acima de tudo, uma metodologia pessoal de organização. Apesar de times poderem usar o GTD para que falem a mesma linguagem, o GTD serve para cada um organizar seus afazeres.

Por isso, todo o esqueleto de um projeto no GTD é montado a partir da definição da próxima ação. Ou seja: se eu quiser executar esse projeto, qual é a primeira ação relacionada que eu preciso fazer? Essa ação não deve ser dependente de nada e, na maioria das vezes, é muito simples. Exemplo:

Projeto: Ficar fluente em inglês
Próxima ação: Definir objetivo (preciso melhorar para o trabalho, vou montar uma apresentação daqui a 3 meses para um congresso, quero ler o Senhor dos Anéis em inglês)

Percebam que definir o objetivo é muito simples. Depois de decidí-lo, você pode partir para a próxima ação relacionada, que poderia ser “Definir metodologia que funciona para mim (presencial, online, autodidata, professor particular)”. O planejamento de projetos no GTD sempre vai sendo feito através da definição das próximas ações.

Acho isso bem legal porque tendemos a deixar nossos projetos estáticos, nos esperando. No GTD não tem essa – se um projeto existe, ele tem tudo para estar em andamento, definindo a próxima ação. Por isso todo mundo que usa o GTD executa loucamente, antecipa projetos, entrega tudo antes do prazo – porque o método encoraja para a ação.

Palavrinha do David Allen sobre o planejamento:

“Após anos de trabalho com milhares de profissionais na linha de frente, posso dizer com segurança que virtualmente todos nós poderíamos planejar mais os nossos projetos e a nossa vida, de modo mais informal e com maior frequência. E que, se fizéssemos isso, aliviaríamos uma enorme pressão em nossa psique, além de produzirmos uma grande quantidade de resultados criativos, com um esforço mínimo.”

Vamos lá então, passo a passo:

1 – Você coleta em seu caderninho uma coisa que precisa ou quer fazer, junto com tantas outras.

2 – Você vai processar essa informação, ao longo do dia, descobrindo que essa, em questão, se trata de um projeto. Vamos colocar como exemplo de projeto “Organizar o meu home-office”.

3 – Se você estiver utilizando o Guia definitivo do GTD no Evernote, ao processar essa informação (ou seja, definir que se trata de um projeto), você irá criar uma nota MPN (nota master do projeto) e colocar as tags definidas aqui. Se você estiver utilizando qualquer outra ferramenta para se organizar (como o Toodledo), basta criar uma tarefa nova com o nome do projeto.

4 – O único trabalho que você tem que ter ao criar um projeto no GTD é definir a próxima ação relacionada. Ela pode ser “Destrinchar as ações deste projeto” ou “Fazer um brainstorm inicial deste projeto”, caso você ainda não tenha ideia (você verá, ao lidar com projetos, que muitas vezes você já terá umas três ou quatro próximas ações em mente).

5 – Definindo a próxima ação, basta criar uma nota para esta tarefa, atribuindo as tags que já comentamos aqui, ou criar sub-tarefas, se estiver utilizando o Toodledo ou outra ferramenta. Sua próxima ação já fará aprte de sua lista de tarefas, com contextos e tudo o que tem direito. Seu projeto já está em andamento.

Muitas pessoas me perguntaram o que devemos colocar na nota master de cada projeto. Oras, isso varia muito. Tem MPNs que eu deixo somente com as ações destrinchadas (antes de processá-las como tarefas), de tão simples que é o projeto. Lembre-se que, no GTD, se tiver mais de uma ação já é um projeto, então há projetos muito simples e curtos em andamento. Eu já tentei usar um template para projetos mas, para mim, não funcionou, porque ficou engessado. Pode ser que funcione para você. Era algo como:

Título da nota: Nome do projeto

Descrição do projeto

Objetivo do projeto

Arquivos de suporte (e aqui eu linkava as notas – basta selecionar as que têm a ver com o projeto, dar ctrl + c e ctrl + v aqui)

Pessoas envolvidas (se fosse o caso)

Cronograma do projeto (inseria o arquivo do Project, se fosse o caso)

Próximas ações (destrinchava todas as ações)

Reuniões relacionadas (e aqui copiava links de notas com atas e notas de reuniões que tivessem a ver com o projeto)

Definições (o que foi decidido, por quem e quando)

Percebam que é muito pessoal e depende da quantidade de informações que você quer ter.

O que é importante sobre esse controle é você ter uma lista de projetos em andamento que possa acessar e ter uma visão geral de todos os seus projetos sempre que necessário. Não é para complicar, mas para facilitar. Por isso que, hoje, eu prefiro deixar personalizado para cada projeto, porque nem todos eles têm as mesmas informações.

Pergunta que pode surgir: “Thais, você gerencia seus projetos hoje no Toodledo. Como organiza essas MPNs?”. Está aqui um controle que prefiro fazer no Evernote, porque é lá que guardo meus arquivos, notas de reuniões etc. Daria para fazer tudo no Toodledo? Sim, mas prefiro o Evernote. O Toodledo eu deixo para a parte prática, das tarefas destrinchadas mesmo. Portanto, continuo mantendo a mesma estrutura lá. A única coisa que faço diferente é que, se é uma tarefa, gerencio no Toodledo. Apesar de existir uma perda quando usamos duas ferramentas, creio que, para mim, nesse caso, representa uma grande economia de tempo, porque gosto do Toodledo e acho que ele é mais ágil para manusear tarefas. Porém, continuo recomendando o uso do Evernote para tudo, inclusive tarefas. Bato bastante na tecla de que a ferramenta deve servir para cada um e isso é muito pessoal, e nem sempre o que a gente vê como recomendado é o que a gente gosta mais.

Espero que eu tenha esclarecido as dúvidas com relação ao planejamento dos projetos no GTD. Sei que cada fase do planejamento daria um post diferente, então fiquem à vontade para me deixarem dúvidas nos comentários, que posso ir tendo novas ideias para posts a partir delas, para ajudá-los. Obrigada!