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08 Apr 2014

O que é o tickler e como funciona?

Tenho recebido essa pergunta constantemente, então resolvi escrever um post explicando do que se trata, pois assim pode ficar como referência no blog e ajudar os outros leitores.

Tickler é um termo utilizado pelo David Allen em seu livro “A arte de fazer acontecer” (Getting things done) e uma técnica aplicada ao método GTD de organização.

O que é?

Imagem: homesteadrevival.blogspot.com

Imagem: homesteadrevival.blogspot.com

É um conjunto formado por 43 pastas que representam 12 meses e 31 dias. Você pode ter essas pastas físicas (em um arquivo de pastas suspensas, por exemplo) ou em formato digital (em pastas ou no Evernote). A ideia é colocar dentro da pasta do mês ou do dia arquivos, papéis, contas, pautas de reunião e muitos outros tipos de documentos que você precisará utilizar naquele dia ou mês em questão. Vale lembrar que no livro do David Allen ele explica e mostra direitinho como fazer, então tenha o livro como referência sempre.

Como eu utilizo

Já tive um arquivo físico, mas hoje já não o uso. Utilizo somente a versão digital, que montei no Evernote através de uma estrutura de tags.

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Eu marco as notas com as tags necessárias (do mês ou do dia) sempre que eu precisar acessá-la por qualquer motivo naquela data. Se eu souber o dia específico, já marco com o dia. Se não sei, mas sei o mês em que devo precisar, marco com a tag do mês.

Uso para tarefas, pautas de reunião, contas a pagar, documentos a revisar e muitos outros.

Você precisa ter somente 31 tags para os dias porque, à medida que os dias passam, você as transfere para o mês seguinte. Por exemplo, hoje é dia 8. Eu abri a tag de hoje, peguei o que precisava, e a arrastei para a tag de maio, depois do dia 7, que já coloquei ontem. Agora, minha tag de abril tem somente as tags de 9 a 30, enquanto a tag de maio já tem as tags de 1 a 8.

Quando abril acabar, todas as divisórias do dia estarão já na pasta de maio. E assim vai indo, mês após mês, ano após ano.

Pode parecer complicado mas, na prática, é muito rápido. O GTD tem uma rotina de priorização diária e a primeira coisa é conferir o que precisa ser feito naquele dia, de compromissos a tarefas. No Evernote, esse sistema funciona muito bem para mim porque é muito fácil tagear uma nota que eu vá precisar acessar em determinado dia. Trabalho muito com eventos, então já fui salva diversas vezes tageando a nota com o discurso de abertura, por exemplo, além de outras informações que eu precisaria naquele dia e não ia ter tempo de ficar procurando. Como diz o próprio David Allen, não sei mais viver sem isso!

O David Allen até incentiva o uso para deixar recados para você mesmo, mensagens motivacionais, enfim, coisas que seriam importantes você ver naquele determinado momento que a pasta ou a aba representa. Por exemplo, você pode ter uma prova difícil na faculdade, aí deixa uma nota com uma frase que te motive bastante para você ler naquele dia.

Também pode usar para guardar a lista do supermercado no dia das compras. Ou uma lista das perguntas que você quer fazer para a professora do seu filho no dia da reunião de pais. Ou os exames que precisa levar em uma consulta médica. A lista é infinita!

Como saber o que vai para o tickler

Aí você pode se perguntar como saber o que vai para o tickler. Bom, o GTD também tem a resposta para isso!

Imagem retirada do livro do David Allen

Imagem retirada do livro do David Allen

Toda vez que você for processar alguma informação que estiver dentro da sua caixa de entrada, você vai se perguntar se aquilo demanda uma ação. Por exemplo, limpar a mesa do escritório demanda uma ação. Uma nota sobre como limpar a mesa do escritório não, é uma referência que você vai precisar usar somente no dia em que for limpar a mesa. O exemplo foi meio bobo, mas resume bem porque é essencial no GTD entender o que demanda ação e o que não demanda, pois é separando essas duas coisas que você vai conseguir se organizar no sistema.

Se a info não demanda ação, você tem três opções: ou você descarta, ou você arquiva como algo para fazer algum dia, talvez, ou você joga para uma data específica, lá na frente, pois não é algo que você vai precisar agora, exatamente, mas já sabe quando vai precisar. Se você não sabe quando vai precisar, ela vai para a pasta “algum dia/talvez”.

Aqui eu já estou indo longe demais! Para entender melhor, precisa ler o livro ou conhecer o método inteiro.

Como montar um tickler file?

Imagem: http://demeyere.com

Imagem: http://demeyere.com

Fisicamente - Tenha um arquivo de pastas suspensas e crie 12 pastas para os meses e 31 pastas para os dias. Coloque as pastas dos dias dentro do mês em questão e, a cada dia que passa, cheque-a, esvazie-a, e coloque-a na pasta do mês seguinte. Todo começo de mês, verifique a pasta mensal e distribua os arquivos ao longo dos dias, se necessário. Algumas pessoas preferem manter uma pasta com 12 divisórias para os meses, somente, por ser mais prático. Escolha o que for do seu gosto pessoal mesmo.

Virtualmente - Recomendo usar o Evernote. Crie uma tag chamada “Tickler” e, dentro dela, as tags para os 12 meses. Da mesma forma que com a pasta física, crie tags para os dias. Para ficar na ordem, eu coloco assim as tags: “Dia 01″, “Dia 02″ etc, senão elas ficam fora de ordem. O mesmo vale para os meses (“01 – Janeiro”). Você também pode criar um caderno para o seu tickler file, com a mesma estrutura, mas eu não recomendo, pois cada nota só pode estar dentro de um único caderno e isso pode bagunçar o seu esquema.

O que vai no tickler e o que vai na agenda?

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A agenda é para anotar compromissos.
A agenda é para anotar compromissos.
A agenda é para anotar compromissos.

Você anda com um monte de papéis na agenda? Não né. Ou, pelo menos, não deveria, pois o risco de perder ou esquecer algo é enorme.

Imagine que você abra a sua agenda e tem um monte de papéis grampeados em cada página, com informações que você precisará acessar naquele dia. Isso é o tickler. Mas você não faz na agenda, porque é inviável. Você faz em outro lugar, que pode ser física ou virtualmente. Depende de como você se dá melhor por aí.

Pode colocar tarefas no tickler?

No tickler físico eu não recomendo. No Evernote, sim. Se você gerencia suas tarefas no Evernote, use o tickler para isso. Se utiliza outra ferramenta para gerenciar tarefas, deixe-as onde estão.

Mais alguma dúvida sobre o tickler file? Poste nos comentários!

26 Feb 2014

Faça um mapa mental do que é importante na sua vida

Imagem: Life Hacker

Imagem: Life Hacker

Este texto foi inspirado em um post do Life Hacker, pois é algo que já venho fazendo naturalmente na minha vida, mas percebi que não tinha indicado especificamente aqui no blog. O post me deu a ideia. =)

Em primeiro lugar, veja o que são mapas mentais e como definir as áreas de foco na sua vida. Ler esses dois textos será fundamental para entender o motivo de fazer o que eu vou sugerir a seguir.

Pegue uma folha de papel. No centro, coloque seu nome ou faço um desenho que represente você.

Ao seu redor, escreva cada área de foco na sua vida. Trabalho, família, estudos etc. Quando terminar, ligue cada uma dessas palavras ao centro do papel – você.

Agora você tem uma visão geral da sua vida no momento. Será que está priorizando alguma área mais do que outra? O que você pode fazer para mudar isso?

Estabeleça alguns objetivos que deseja alcançar com cada uma das áreas de foco na sua vida e reflita: o que você está fazendo hoje para alcançá-los? E o mais importante: o que você pode fazer a partir de agora?

Esse exercício é legal de fazer sempre que você estiver se sentindo confuso(a) ou sem saber o que fazer da vida. Eu costumo fazer a cada quatro ou seis meses, para revisar mesmo.

19 Feb 2014

O modelo tríplice para avaliar o seu trabalho diário

Imagem: Cleaner Secrets

Imagem: Cleaner Secrets

Este texto foi inspirado no livro do David Allen, “A arte de fazer acontecer”.

Qualquer coisa que você se comprometa a fazer na vida é um trabalho, não só no contexto profissional.

Em um dia comum, suas ações poderão ser divididas nesses três tipos:

  1. Fazer trabalhos predefinidos
  2. Fazer os trabalhos à medida que aparecem
  3. Definir o seu trabalho

A maioria das pessoas fica no item 2., executando tudo à medida que aparecem. O que acontece é que, assim, você acaba perdendo o senso de importância e trabalhando só em cima do urgente. Talvez, inconscientemente, você acredite que seja mais fácil lidar com demandas e incêndios que organizar seu trabalho, simplesmente porque você não sabe como fazer isso. É fácil ficar no modo “ocupado” porque, para os outros, parece que você é muito eficiente. A realidade é outra: seu trabalho está fora de controle.

As prioridades mudam a cada dia e, sim, muitas vezes precisamos atender urgências. Porém, a partir do momento que isso passa a guiar nosso trabalho diário, quem somos nós? Qual o sentido da vida? Executar sem significado?

Trabalhar em cima da urgência é uma prática comum que, teoricamente, não teria tanto problema. O problema não é os projetos não estarem organizados, mas você estar deixando de fazer algo importante só porque ainda não se tornou urgente. E o problema disso é prejudicar pessoas, perder prazos, dinheiro, além da qualidade que você teria se tivesse se dedicado a isso com um tempo maior. E você tem consciência desse problema – por isso está ansiosa(o) e preocupada(o).

É muito comum culpar as “surpresas” para justificar seu estresse e baixa produtividade. Porque, afinal, se você não tem controle sobre o seu trabalho, as urgências são a única forma de mostrar o que você sabe fazer. É mais fácil se manter ocupado que administrar tudo o que se tem a fazer. No fundo, você sabe que é só uma forma de não lidar com aquela pilha de itens não resolvidos que você não sabe bem como resolver. Você está fugindo.

Isso é um cenário comum no mercado de trabalho porque não somos treinados para gerenciar o nosso tempo e os nossos projetos. Crescemos deixando veios abertos. Como a maioria das pessoas que trabalha conosco também é assim, o ciclo se desenvolve com uma rapidez impressionante, e de repente estamos todos trabalhando em cima do que é urgente.

Quando você desenvolver uma maneira de controlar seu trabalho, vai ficar muito mais fácil confiar nas suas decisões pessoais sobre o que deve fazer em tal dia, justamente porque envolve uma disciplina que você precisa adquirir. É isso em troca de todo o resto. É uma disciplina que beneficia sua tranquilidade.

O legal do GTD é que você tem lá a sua caixa de entrada “acumulando problemas” enquanto você está trabalhando. Você sabe que, na pior das hipóteses, as coisas estão centralizadas ali, e não perdidas em pensamentos, e-mails não respondidos ou posts-its na parede de casa. Quando você tiver um tempo, você processará as informações aos poucos. Esse “tempo que você perde” é MUITO menor que o tempo desperdiçado executando tarefas sem direcionamento no seu dia a dia. Quando você se organiza, seu sistema se torna confiável e, mesmo que algo teoricamente urgente espere um pouco mais, há a confiança de que você não está tirando de foco o que é importante e, uma hora ou outra, tudo vai sendo executado – inclusive as urgências. Mas, se você não tiver esse sistema, como poderá saber o que foi feito ou não? Se o que era importante foi realizado?

Toda a questão sobre o foco é irrelevante se você não sabe o que precisa fazer. Quando as informações estão disponíveis para você de maneira prática e fácil, o foco vem naturalmente. Você pega uma tarefa e executa. Mas você precisa ter um método para isso, além da disciplina de manter seu sistema atualizado, funcionando.

Da mesma forma que as pessoas reclamam das “urgências” que chegam, elas reclamam das interrupções. O mundo não vai parar enquanto você estiver trabalhando, essa é a verdade. Você precisa aprender a se virar. O que não pode é usar isso como desculpa para não se organizar e executar. Ok, talvez a habilidade de “apagar incêndios” seja sua melhor capacidade hoje. Mas será? Às vezes, você simplesmente não experimentou o outro lado.

13 Feb 2014

Por que o Toodledo é a ferramenta perfeita para o GTD

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Ok, o título foi um pouco sensacionalista. =) Não existe ferramenta perfeita e cada um tem sua opinião – acho que isso já está claro para todo mundo. O que escrevo aqui é o que euzinha acho e, para mim, depois de testar muitas, muitas, MUITAS ferramentas, ainda acho que, de todas o Toodledo é a mais incrível para aplicar o GTD, e mostro por quê.

Este post não é um publieditorial. Escrevo porque muitas pessoas me perguntam se eu já testei essa, essa e aquela ferramenta, e não entendem por que eu gosto tanto do Toodledo. Vou fazer esse post meio “definitivo” para explicar a diferença entre o Toodledo para um aplicativo como o Wunderlist, por exemplo.

  • O Toodledo tem uma interface simples e condensada. Uma coisa que eu não gosto nos demais aplicativos é que ou eles têm coisas demais, ou têm coisas de menos. O Wunderlist, por exemplo, me dá “nervoso”, porque perde-se um espaço imenso entre as linhas com as tarefas. Não gosto, e isso é obviamente pessoal. Outros aplicativos, como o IQTell, têm coisas demais. Por fim, simplesmente prefiro a interface do Toodledo.
  • No Toodledo, posso acessar as tarefas de hoje e filtrar pelo parâmetro que eu quiser (prioridade, folder, contexto etc). Isso para mim faz toda a diferença, pois eu me guio por aquilo. Se eu processei as tarefas direitinho ao longo da semana, basta ir executando, simplesmente. E então, todos os dias, faço as tarefas do dia em questão, por ordem de prioridade, seguindo os contextos nos quais estou inserida, e só depois passo para as listas de contexto, também vendo por prioridade. Nenhuma ferramenta tem isso, e para mim é o que faz toda a diferença na execução diária. Produzo MUITO mais e de forma melhor assim.
  • O Toodledo me dá estatísticas das tarefas que venho realizando. Posso verificar se investi mais meu tempo em tarefas de baixa ou alta prioridade, se estou dando mais atenção a uma área que à outra, entre diversos outros dados. Para mim, isso é FUNDAMENTAL para avaliar a própria vida mesmo, sabe? Para saber se estou caminhando em direção do que é coerente para mim, e não só executando coisas sem sentido.
  • Existe uma ferramenta sensacional dentro do Toodledo que é a possibilidade de ele te dar um plano de execução. Basta você entrar na seção Scheduler e colocar quanto tempo você tem disponível e em qual contexto se encontra, qual área quer focar, e ele te sugere tarefas. Para quem trabalha com pomodoros ou períodos de tempo específicos, essa ferramenta é fantástica.
  • O fato de poder visualizar as tarefas no Google Calendar faz muita diferença no dia a dia. A primeira coisa que eu faço quando começo o meu dia é ver a minha agenda, então dá para ter uma visão das tarefas que preciso executar também.
  • Tem alarmes, lembretes, acesso mobile, possibilidade de compartilhamento, anexo de notas e tudo o mais que qualquer aplicativo gerenciador de tarefas têm. Além disso, o gerenciamento de tarefas recorrentes é o melhor que existe de todas as ferramentas que já testei. Tem outros recursos como status, por exemplo, tudo construído com base no GTD.
  • Dá para listar objetivos (goals) de curto, médio e longo prazo que se relacionam (ou seja, um objetivo de curto prazo que se relaciona com um de longo prazo, por exemplo), e você pode inserir na tarefa no ou no projeto com qual objetivo ele/a se relaciona. Isso dá uma boa dimensão do que você está fazendo – se tudo faz sentido. Se eu coloco uma tarefa que não contribui com nenhum objetivo, eu seriamente fico pensando se deveria executá-la! Aí, depois, você pode olhar nas suas estatísticas e ver que objetivo está sendo mais trabalhado que outros, onde deve investir mais tempo.
  • É altamente customizável! Os campos de cada tarefa podem ser customizados maravilhosamente dentro do sistema GTD. Um recurso que costumo usar bastante é associar determinadas tarefas a lugares (diferente de contextos). Por exemplo, tem coisas que só posso fazer no contexto “@rua” quando estiver em São Paulo, então eu coloco essa opção. Os filtros do Toodledo são a melhor coisa da ferramenta!
  • Para quem não quiser usá-lo com outras ferramentas, como o Evernote, dá para criar listas e checklist diversas, com templates já pré-estabelecidos, se precisar.
  • Agora tem aplicativo oficial para o Android também. <3 Já tinha para Mac e iOS.
  • Por último, mas não menos importante: em quase dez anos usando a ferramenta, ela NUNCA teve bug, problema de segurança ou ficou fora do ar. Para pensar com carinho. ;D

Com certeza existem outras razões para amar o Toodledo com o GTD, mas quis escrever esse post-desabafo porque me dói demais o coração quando alguém diz que, entre o Toodledo e o Wunderlist, prefere o Wunderlist, por exemplo. O Toodledo não é um simples gerenciador de tarefas! Ele é muito pouco explorado, e tem muitos, muitos recursos bom demais, todos feitos para fazer o GTD funcionar com foco na execução. Por isso eu recomendo tanto. Não é só afetividade não, viu?

Para quem estiver com dúvidas, eu estou usando NOVAMENTE o Toodledo. Não dá para ficar sem ele. Agora que existe integração com o Evernote, então… imbatível. Só não escrevi um post geral sobre a minha organização atual porque ainda estou trabalhando em alguns pontos, mas em breve escreverei. =)

31 Jan 2014

Ideia do David Allen para usar cadernos no Evernote

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Na verdade, a ideia não é especificamente essa, mas eu me inspirei para escrever esse post porque acho super válida.

A David Allen Co. está vendendo um modelo de planner em .pdf para uso do GTD. Você pode imprimir e usar como quiser. Mas o mais interessante é que ele coloca o índice desse planner, e com ele a gente pode ter uma ideia de como aplicar o GTD no Evernote.

Ou seja: se você imprimisse e utilizasse o planner no papel, seria dessa forma. E tudo o que dá para fazer no papel, dá para fazer no Evernote (praticamente).

Vejam bem: não estou comparando a aplicação no Evernote com ferramentas feitas exclusivamente para gerenciar tarefas, como Wunderlist e Toodledo. O Evernote não é um gerenciador de tarefas. Estou comparando o Evernote a um fichário ou caderno de papel, e assim a comparação fica justa.

São os seguintes cadernos que eu sugiro, com base no planner do David, para você criar no Evernote:

1. Caixa de entrada (caderno default)

2. Calendário 2014

3. Próximas ações

4. Agenda

5. Projetos

6. Suporte a projetos

7. Algum dia / Talvez

8. Áreas de foco e objetivos

9. Referência

10. Contatos

Pense no Evernote como um planner de papel. Não o compare com outras ferramentas de tarefas, onde o manuseio de uma tarefa para outra é simples e rápido.

Quando eu comecei no GTD, eu usava fichas de papel e folhas de sulfite. Para mim, era muito comum juntar todas as tarefas de um projeto na página do projeto e depois distribuir nas listas de ações, de acordo com o contexto. Por que não queremos fazer isso com o Evernote? Continua sendo prático e eificiente da mesma forma, com a diferença que não é necessário levar quilos de papel com você para todos os lugares.

Utilizando os cadernos acima, você fica livre para utilizar as tags da forma que considerar melhor. Eu deixaria de ter uma nota por tarefa e teria uma nota por contexto, por exemplo. Isso tem ganhos e perdas. Cada um deve avaliar o que funciona melhor para si mesmo.

O intuito do post foi dar uma luz a quem queria implementar o GTD no Evernote e vive se perguntando qual a melhor maneira de organizar os cadernos. Não existe maneira perfeita, mas aquela que funciona melhor para você, seja qual for. O legal é ir tentando até descobrir, e não tem importância mudar depois de um tempo, se sentir necessidade.

Boa sorte. =)

18 Jan 2014

Considerações a respeito do GTD, Evernote e Toodledo

Em dezembro, meio confusa sobre qual seria o melhor método de organização para mim, eu voltei a gerenciar minhas tarefas no Toodledo. Todo o restante continuou no Evernote. Fiz isso porque precisei renovar minha assinatura premium do Toodledo e estava decidida a gerenciar tarefas em uma ferramenta separada. Afinal, o próprio David Allen recomenda que não se misture tarefa com arquivo. Pois bem.

Hoje, um mês depois, posso dizer minhas impressões a respeito:

  • Não existem dúvidas de que o Toodledo é um excelente gerenciador de tarefas e projetos para o GTD. Você pode, inclusive, colocar seus Goals lá, notas, listas diversas. Para quem utiliza o Toodledo, portanto, e nunca nem testou o Evernote, recomendo que continue assim. De verdade. O Toodledo é excelente, e mesmo ferramentas novas como o IQTell perdem um pouco para a simplicidade que só o Toodledo oferece, sem dramas. O Toodledo faz você ficar focado na execução, o que é excelente. Logo, não há muitas dúvidas sobre que ferramenta recomendar para quem quer gerenciar suas tarefas.
  • O que me fez não ficar satisfeita com isso foi que… bem, eu não aguento mais ter que usar uma ferramenta para cada coisa. E eu acredito que o grande triunfo do Evernote seja justamente a possibilidade de usá-lo para TUDO: agenda, tarefas, arquivos.

Então analisei cada ferramenta que eu utilizo e fiz as seguintes reflexões:

Google Calendar - É a minha agenda. Poderia ir gerenciar, além de compromissos, tarefas e notas ali? Sim, posso usar o Google Tasks, que é vinculado com a agenda, além dos arquivos no Google Drive. Mas isso me traz uma pequena complicação, que é a vinculação à minha conta (e acho chato ter que fazer logoff o tempo todo para utilizar as tr~es contas que hoje eu tenho). Além disso, não gosto da interface do Google Tasks, nem da do Google Drive. Portanto, não seria uma solução que me atenderia de maneira satisfatória.

Toodledo - Poderia eu inserir minhas notas e compromissos no Toodledo? Sim, é uma ferramenta fantástica. Porém, o editor de notas não suporta tantas coisas assim. Ele é muito menos flexível para edição e anexo de arquivos, por exemplo. Não dá para editar uma nota com links e imagens, além de outras limitações.

Evernote - Poderia eu inserir minha agenda e tarefas no Evernote? Sim, mas não da mesma maneira que nas outras duas ferramentas. Afinal, o Evernote gerencia notas, e não calendários ou tarefas. Para fazer quaisquer das duas coisas, teria que ser um processo gambi, manual, e demandaria muita disciplina da minha parte.

A conclusão final é que não existe ferramenta perfeita.

Então eu penso assim:

  • Ou utilizo três ferramentas e fico dependente das três para gerenciar tudo
  • Ou utilizo uma só e seguro a onda nas dificuldades até me habituar com o novo sistema

Eu sei o que não funciona para mim, que é ter uma coisa em cada lugar. Fico confusa, me perco, deixo de ter uma visão macro e o sistema deixa de ter coerência. Outro dia mesmo eu fui abrir a minha lista de pendências com a minha chefe no Toodledo e, como a conexão estava ruim, demorei um tempão para conseguir. Se a lista estivesse no Evernote, mesmo estando off eu conseguiria visualizá-la. Portanto, essa disponibilidade é importante.

Conta muito também o fato de o Evernote funcionar bem em todos os meus dispositivos. Eu utilizo um PC no trabalho, tenho um celular com Android e, em casa, um computador com iOS. O Toodledo não funciona direito no Android, por exemplo, o que me atrapalha MUITO. Quando eu tinha minhas listas no Evernote, a coisa fluía melhor.

Outro ponto que me deixa extremamente confortável com o Evernote é poder centralizar tudo lá. Tem dúvida? Manda como nota na caixa de entrada e, na hora de processar, se vira. Vira arquivo, vira tarefa, vira projeto, vira o que for. Não posso fazer isso na agenda ou no Toodledo, por exemplo, então o processamento fica complicado – gerenciando três ferramentas.

Por fim, o que estou querendo dizer é que estou decidida novamente a implementar o GTD inteiro no Evernote, abandonando até o G. Calendar. É difícil, é uma mudança DRÁSTICA de hábitos. Porém, ao ficar esse mês no Toodledo, apesar de facilitar na execução, foi terrível ter que gerenciar várias ferramentas de novo quando preciso de alguma informação, ao gerenciar projetos etc. É bem difícil implementar o GTD no Evernote pela questão do “manuseio” das tarefas mesmo mas, acredito que, quando encontrar o jeito certo de fazer isso, vai ser imbatível.

Estava revendo os vídeos do After The Book e identifiquei uma série de melhorias que poderiam ser feitas no sistema dele, mas há bons pontos também. Enfim, estou refazendo o caminho, como se estivesse começando o sistema do zero. A maneira como eu estava fazendo me atendia, mas quero otimizá-la.

Meu objetivo é simplificar e usar somente uma ferramenta. Não aguento mais usar uma ferramenta para cada coisa. E, como uso o Evernote para quase tudo (ele se tornou o backup do meu cérebro, digamos assim), é natural que eu tente centralizar tudo lá.

Mas que é um desafio, isso é. Bom, vou contando minha experiência aqui, a fim de ajudar outras pessoas também, à medida que for mudando…

Dois pontos importantes:

  1. Eu GOSTO de testar ferramentas e métodos de organização, senão não teria criado o blog. Por isso, é comum, para mim, mudar sempre, testar coisas novas e novos jeitos de se fazer tudo. Estou escrevendo isso porque sempre que falo sobre esse assunto recebo comentários como “já mudou?” ou “quer dizer que a ferramenta X é ruim?”. Não é não, gente. E mais:
  2. O que eu incentivo no blog é cada um teste até encontrar o melhor método e as melhores ferramentas que se adequem às suas próprias necessidades. Não espero que ninguém faça igual a mim simplesmente porque cada pessoa tem seu próprio jeito de fazer as coisas. Não vejam o que eu posto no blog como regra, mas como experiência pessoal de uma pessoa que ama métodos de organização e faz sim disso um assunto importante na vida.

Obrigada por acompanharem até aqui. =)

29 Dec 2013

Dúvida respondida: como começar no GTD?

Participando do grupo GTD no Facebook, uma pessoa estava com dúvidas sobre como começar no método GTD. Escrevi tanto na resposta a ele que resolvi transformar o texto em post, pois pensei que talvez outras pessoas pudessem se beneficiar da resposta. Segue:

Dúvida: Então, estou quase chegando no meio do livro e ansioso pra começar a pratica mas não compreendi ainda algumas coisas, por exemplo: em um Caderno (papel) tentei criar alguns contextos como Casa,Trabalho,Rua e supermercado, ai me dei conta que precisava dividir as coisas em casa_telefone Casa_computador Trabalho_computador trabalho_telefone etc, agora me vejo com varias listas do que fazer, no caso agora tenho que todo dia preparar a lista das tarefas a serem executadas do dia seguinte? é isso ?

Resposta: O livro pode parecer confuso, porque tem muita informação ao mesmo tempo! É super normal ficar meio perdido no começo, porque o GTD vai funcionando à medida que você vai amadurecendo no sistema.

O David diz o que vc tem que ter para começar que, se não me falha a memória, é isso:

- uma caixa de entrada
- uma agenda
- um lugar para organizar as listas de ações e projetos
- um arquivo de referência
- um arquivo de suporte a projetos
- uma lista de algum dia / talvez

A caixa de entrada vc pode usar um caderno qualquer para anotar ideias e tarefas que vêm à sua mente. Algumas pessoas usam bloquinhos, outras post-its, outras folhas de sulfite inteiras. Lembre-se que suas caixas de entrada de e-mails também são caixas de entrada.

Você precisa de uma agenda para colocar compromissos, lembretes e tarefas pontuais. Você pode usar uma agenda de papel, a agenda do Google, a do celular, ou mesmo montar uma agenda no Evernote. O David também recomenda uma agenda física, que ele chama de “arquivo de referência rápida”, com 43 pastas, mas já é mais avançado no livro. Não vale a pena entrar na discussão agora.

Um gerenciador de tarefas e projetos, que pode ser tanto em papel como no computador ou no celular. Fica à sua escolha. É aqui que vc vai organizar as tarefas por contextos, tantos quantos necessitar, mas tente não exagerar. Eu tenho um contexto @trabalho que funciona como @computador_trabalho, @escritorio etc. Tudo o que eu faço no trabalho. Se detalhar muito pode ficar complicado nesse começo. Sugiro que tente simplificar o máximo possível enquanto vai pegando o jeito.

Um arquivo de referência são as pastas onde vc guarda a sua papelada. O David recomenda que a gente guarde por assuntos em ordem alfabética, mas também é pessoal. Muita gente usa o Evernote para isso.

O arquivo de suporte a projetos é o mesmo do de cima, mas para projetos em andamento. Ou seja, você não vai arquivar com reportagens de revista a pauta que precisará para uma reunião em breve.

Uma lista de projetos e tarefas que você não quer perder de vista, mas não quer ou não pode fazer no momento, vão para a lista algum dia / talvez.

Diante disso, você trabalha de acordo com as 5 fases do GTD, que são:

1 – Coletar (sempre coletar infos na sua caixa de entrada. quando chega um e-mail, isso é uma coleta)

2 – Processar -> decidir o que fazer com cada item que entra na sua caixa de entrada. O David oferece um fluxograma prático para isso (tem no livro). Vá seguindo as perguntas e colocando no lugar certo. Com o tempo, vc fará rapidamente e de cabeça, não se preocupe.

3 – Organizar -> basicamente, colocar em ordem as informações processadas. Por ex, se vc vai arquivar um papel, vc vai colocar na pasta certa, e não deixar jogada por aí. Se é uma tarefa, vai colocar no seu sistema de tarefas. É só uma extensão do Processar.

4 – Executar -> o que interessa! O David sugere o seguinte para vc executar diariamente:
- Verifique sua agenda. Veja o que tem de compromissos, o tempo livre, as tarefas do dia. Trabalhe nelas.
- Quando acabar as tarefas do dia, trabalhe nas listas de contexto. Se estiver no trabalho, verifique a lista @trabalho ou a que tiver designado para isso.
- Como saber o que fazer primeiro? Veja a lista e selecione rapidamente o que for prioridade e a que dá para fazer no tempo que vc tem disponível. Alguns programas gerenciadores de tarefas, como o Toodledo, já permitem que vc coloque esses dados ao processar cada tarefa, o que facilita muito para filtrar no dia a dia.
Também pode valer a pena saber em que período do dia vc rende mais, e deixar para esse período as tarefas que demandam mais sua atenção. Aí as de rotina vc deixa para os períodos de menor energia. Vc que vai definindo seu ritmo.
Assim funciona a execução. 

5 – Revisão -> parte fundamental da metodologia. A revisão diária vc já faz na parte da execução, acima. Mas o que vai realmente mudar sua vida é a revisão semanal, quando vc vê um panorama geral da sua semana, define prioridades, aloca tarefas para dias em questão, se for o caso etc. Mais para a frente, no livro, vc vai aprender a linkar seus projetos com seus objetivos de vida, o que, para mim, é o grande triunfo do GTD.

Sobre preparar todos os dias as listas, não é assim que funciona. Vc está coletando tarefas o tempo todo. Pode eleger uma vez por dia para processar e organizar essas tarefas. Execução, todo dia. Na revisão semanal que vc dá essa olhada geral e prioriza as tarefas. A ideia é que, no dia a dia, vc esteja tão tranquilo com seu sistema, que basta acessar suas listas de tarefas e ir executando, sem o receio de estar deixando algo para trás.

27 Dec 2013

Como montar uma agenda no Evernote

Descobri que existe um fórum do Evernote e, em um dos tópicos, uma pessoa perguntou como poderia montar uma agenda na ferramenta. Dei uma sugestão que eu mesma fiquei super a fim de fazer, então reproduzo aqui para vocês. Espero que gostem!

Minha sugestão:

Criar uma tag “Agenda” e, dentro dela, sub-tags com os meses.

Então crie as notas para cada dia do ano. “01 Janeiro 2014″, algo assim. Coloque nas tags dos meses.

Crie uma nota para cada mês (“Janeiro 2014″) e coloque as 12 notas na tag “Agenda”.

Linke as notas dos dias nessas notas dos meses.

Nas notas dos dias, você pode bolar o template que servir mais a você. Colocar compromissos por horário, listas de ação (vi que você usa o GTD), notas no geral, até despesas gastas, enfim. O que você quiser.

Pode ser uma boa ideia até para fazer um log das tarefas executadas, atas de reuniões realizadas etc.

Vai dar um trabalhinho? Com certeza, mas o resultado vai ser MUITO legal. Aliás, fiquei até com vontade de fazer. hahaha

Espero ter ajudado.

Tópico original aqui.

Ideia de template para a nota diária, mas a ideia é que cada um personalize como quiser, de acordo com as suas necessidades:

Lembrete!
- Escrever aqui lembrete, se houver! Podem ser frases, aniversários etc.
Frase inspiracional

Compromissos

07:00 – Aula de yoga (link para nota com informações)
11:00 – Reunião X (link para nota com a pauta)
20:30 – Jantar com fulano

Plano geral / Log

06:00 – Acordar
07:00 – Praticar yoga
08:00 – Passar no mercado
09:00 – Limpar a casa
(aqui você pode montar um plano geral do que pretende fazer e ir substituindo, quando possível, por links de notas, formando um log)


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Café – tal coisa
Almoço – tal coisa
Janta – tal coisa
Lanches – tal coisa


FLY Lady
Zona da semana -
Missão do dia -

@online
- Tarefas de projetos que precisam ser feitas nesse dia
(inserir somente contextos que tenham tarefas)


@trabalho
- Tarefas de projetos que precisam ser feitas nesse dia

@rua
- Tarefas de projetos que precisam ser feitas nesse dia


@telefonemas
- Tarefas de projetos que precisam ser feitas nesse dia


Gastos
25,00 – Almoço na Casa da Moqueca
32,75 – Farmácia (remédios)


04 Nov 2013

Rotina diária no GTD: foco na execução

Quando eu escrevi aquele post *nervoso* sobre o ZTD, recebi muitos comentários bacanas de retorno, o que me levou a aprender um pouco mais sobre as necessidades que as pessoas têm com relação ao GTD. Um equívoco comum é que “o GTD não tem foco na execução”, o que não está mais longe da verdade. O que acontece é que essa orientação não está muito clara no livro, ou então (acho mais provável) ela está tão lá na frente que a pessoa já está com a cabeça tão cheia de informações que acaba passando batido.

Basicamente, você precisa fazer uma revisão diária analisando dois pontos bastante simples, mas que orientarão a sua execução de tarefas. São os seguintes:

rotina-diaria-gtd

Chegou no trabalho? Verifique a sua agenda. Você já vê de cara a quantidade de compromissos que tem no dia e a quantidade de tempo disponível para outras tarefas.

A agenda também tem tarefas, lembretes e outras informações que você vai precisar naquele dia. É claro que tudo isso tem que ser organizado antes, quando você processa tal informação quando ela entra na sua caixa de entrada. Veja o fluxograma do GTD para entender como fazer isso.

Além dos compromissos, você verificará na sua agenda as tarefas que precisam ser feitas naquele dia em questão. Comece por elas. Tente não marcar mais de três por dia (por contexto), para não se sobrecarregar – mas isso só vale como recomendação, pois nem sempre temos essa opção quando lidamos com prazos de projetos.

Eu costumo fazer blocos de trabalho de 1h30, então paro um pouco, bebo água, descanso. Se eu “mato” as tarefas agendadas do dia nessa primeira 1h30, fico muito tranquila por ter resolvido o que era pendente e começo a trabalhar nas outras tarefas.

Depois de trabalhar nas tarefas agendadas, que precisavam ter sido feitas de qualquer forma no dia, você pode passar para as suas listas de contextos. Ou seja, se você estiver no trabalho, acesse a lista @trabalho, ou a que você utilizar nessa ocasião. Dentro da lista do contexto, escolha a tarefa por prioridade (TOP primeiro, depois as de alta prioridade, média e baixa na sequência) e por tempo disponível. Não adianta começar uma tarefa que demora 1h30 se você tem somente 25 minutos disponíveis.

Pronto, isso é o GTD. Com esse esquema simples, eu faço tanta, mas tanta coisa no meu dia a dia, que às vezes fico até impressionada. Com as tarefas bem esquematizadas, nada fica complicado ou pesado para fazer. Não tem nem como procrastinar, sabe?

Uma vez por semana, faço uma revisão geral dos projetos (a chamada revisão semanal do GTD), onde vejo se há brechas de tarefas que não tinha identificado antes, sem ver o cenário macro, se há tarefas que se tornaram obsoletas e por aí vai.

Para o dia a dia, no entanto, é somente o esquema acima. Não tem nada de complicado, gente. Nós que complicamos quando o sistema ainda não está implementado direitinho. =)

Dúvidas, sugestões e comentários? Obrigada!

29 Oct 2013

Como fazer a revisão semanal do GTD

Uma das técnicas que mais fazem o GTD dar certo é a revisão semanal. Você deve separar um par de horas em algum dia da semana para fazer isso. O David Allen recomenda que você faça na sexta-feira, pois sua mente ainda está fresquinha com os acontecimentos da semana. Eu costumava fazer nesse dia mas, no meu trabalho, sexta-feira é o dia mais corrido, então eu não estava conseguindo fazer a revisão com a cabeça tranquila. Por esse motivo, mudei o meu dia da revisão semanal para o domingo, pois estou descansada e pronta para me preparar para a semana.

Vejam como eu faço:

1. Coleto tudo na caixa de entrada do Evernote

Notas no meu caderno, e-mails com itens de ação, coisas que estão na minha cabeça: tudo isso vai para o caderno Inbox do meu Evernote.

As notas do meu caderno, depois de passadas para o Evernote, são riscadas. Se havia alguma informação sigilosa nelas (números de telefones ou documentos, por exemplo), eu risco bem forte para não correr o risco de deixar ali quando jogar o caderno fora. Essa ação é bem rápida e leva apenas alguns minutos, dependendo da quantidade de informações que anotei.

Os e-mails com itens de ação vão para a pasta “Itens de ação”, na própria caixa de entrada do e-mail. Também tenho uma pasta chamada “Aguardando”, com toda sorte de itens em espera. Demoro um pouco mais para coletar coisas de e-mails porque tenho quatro caixas de entrada e a ideia é deixá-las vazias. Como faço isso diariamente, na revisão semanal não demora tanto. Porém, há dias em que isso não é possível, então não deixo passar da revisão semanal.

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No meu e-mail do blog, tenho uma pasta extra chamada “Responder”, para e-mails de contato de vocês. Isso facilita bastante porque, quando entro lá para responder esses e-mails, eles estão centralizados em um único lugar, tornando mais fácil a visualização.

É importante ter em mente que, ao longo da revisão, ideias surgirão. Você poderá estar revisando um projeto e lembrar de algo que poderia ser feito dentro dele. Basta inserir na sua caixa de entrada para processar. Não se prenda a este momento da coleta, pois muitas vezes não vem à nossa mente algo que poderíamos fazer a não ser que estejamos lendo sobre o projeto ou a área de foco em si.

Se você utiliza outras caixas de entrada, precisa coletá-las agora. Mensagens de voz no celular, SMSs, enfim, tudo o que você utilizar como recurso para coletar informações.

2. Verifico a minha agenda

Primeiro, vejo a minha agenda da semana anterior, para garantir que tudo foi realizado. Se algo ficou pendente, vai para a caixa de entrada para processar na sequência.

Segundo, vejo minha agenda para a semana seguinte. A ideia é verificar se há tarefas a serem feitas antes dos compromissos. Pautas para reuniões, algum preparativo adicional anterior, presentes para comprar (para aniversários), enfim, providências gerais que precisam ser tomadas. Tudo o que você precisar fazer, deve ser inserido na sua caixa de entrada. Jogue tudo lá!

O legal de ver o que vai fazer durante a semana também é saber quanto tempo você terá disponível em cada dia. Por exemplo, se você precisa entregar um relatório na quarta, mas na terça você tem muitos compromissos, então já pode se planejar para fazer o relatório na segunda!

Terceiro, verifico a minha agenda para as semanas seguintes. Isso ajuda bastante no caso de viagens, férias e outros compromissos que precisam ser planejados com uma antecedência maior.

Com a chegada do final do ano, então, eu já tenho tudo esquematizado até o início de 2014. Algumas coisas, para o ano seguinte também. No geral, o planejamento todo abrange de hoje a dois anos, pois são os projetos que tenho controle hoje. Mas vou falar sobre isso mais adiante.

3. Vejo a minha lista de objetivos

É importante ver o cenário macro antes de mergulhar nas tarefas e projetos cotidianos.

Eu separo meus objetivos (atualmente) em objetivos de vida, objetivos de longo prazo (de 5 anos para cima), objetivos de médio prazo (3 a 5 anos) e objetivos de curto prazo (de hoje a 2 anos).

Objetivos não são projetos. Se você quer emagrecer 10kg, isso é um objetivo, não um projeto. Entrar em um programa de reeducação alimentar é um projeto relacionado a esse objetivo. Se você quer ser promovido na empresa, isso é um objetivo. Fazer a matrícula em um curso de francês é um projeto relacionado a essa objetivo. E por aí vai.

Portanto, é legal revisar esses objetivos, pois eles coordenam os projetos. Para ver como definir objetivos, leia este post.

A melhor coisa de revisar objetivos é vê-los realizados. Na minha última revisão, verifiquei que concluí mais três deles para este ano, e isso compensa todo o esforço. A hora de fazer isso é a revisão semanal.

Quando você define objetivos, automaticamente já consegue pensar em projetos que venham deles. E essa é a parte legal da revisão semanal: descobrir que tem algo que você pode fazer hoje para alcançar objetivos que pareciam mais distantes.

4. Reviso os meus projetos (nível macro)

Eu inicio a revisão pelos projetos em andamento. Também tenho projetos em espera e algum dia/talvez – ou seja, projetos que quero fazer, mas não agora. Ou porque não são prioridade, ou porque não tenho como encaixá-los mesmo, mas não quero perdê-los de vista.

Verifico se todos os projetos têm seu MPN (master project plan, ou plano mestre do projeto, que é uma nota com todas as informações do projeto, objetivo relacionado e organização da lista de tarefas).

Verifico se todos os projetos têm tag própria funcionando.

Verifico se todos os projetos em andamento têm ao menos uma próxima ação. Se não tiverem, eu defino. Se não for possível definir, eles vão para “Algum dia/talvez” ou “Aguardando”. A diferença do “Aguardando” para o “Algum dia/talvez” é o que o “Aguardando” depende de condições externas ou terceiros para acontecer, enquanto que o “Algum dia/talvez” depende somente da minha disponibilidade.

Depois de revisar os projetos em andamento, eu reviso os projetos que estão “Aguardando” ou “Algum dia/talvez”. Vejo se algum deles já pode entrar na lista de “Em andamento”.

5. Processo a caixa de entrada

Tudo aquilo que eu joguei anteriormente na caixa de entrada deve ser processado e organizado nesse momento. Com as tags dos projetos em ordem, fica mais fácil de organizar para onde vai cada nota.

6. Reviso os meus projetos (nível micro)

Aqui é a parte onde a minha revisão demora mais tempo, porém considero uma das mais importantes: reviso as tarefas. Abro cada tag de projeto em andamento e vou revisando as tarefas para ver o que foi concluído, o que se tornou urgente, o que precisa ser feito essa semana, o que estava aguardando algo que já aconteceu etc.

Essa é a parte da revisão semanal onde eu priorizo as tarefas e as distribuo ao longo dos dias da semana, se for o caso.

Depois de revisar as tarefas dos projetos em andamento, dou uma olhada nos projetos concluídos, para verificar se não ficou nenhuma tarefa sem ser arquivada (e, consequentemente, atrapalhando a visualização das tarefas next action).

Em seguida, verifico as tarefas dos projetos “Aguardando” e “Algum dia/talvez”, com a mesma finalidade. Também insiro novas notas para livros que gostaria de ler, filmes etc, da tag “Algum dia/talvez”, caso me tenha vindo à mente alguma dessas coisas.

7. Reviso as tarefas e projetos que foram delegados

Faço uma revisão para saber qual o status e se preciso tomar providências, como cobrar alguém, enviar um e-mail, fazer um telefonema etc.

É isso! A revisão semanal, se feita toda semana sempre, dura pouco tempo e te dá uma visão incrível de todos os projetos. A primeira pode ser mais dolorosa, pois você ainda estará pegando o jeito, mas com o passar do tempo ela durará muito menos tempo e será o suficiente para te deixar on track.