GTD

28 Jul 2015

Aprenda GTD – Parte 7: Como fazer o processamento

Nós estamos aprendendo a implementar o GTD passo a passo. Atualmente, nossa série está abordando os 5 passos do GTD com detalhes. No último post, falamos sobre a captura e sobre como coletar. Hoje, vamos ao passo 2: esclarecer, que é quando processamos nossas caixas de entrada (física, e-mails e outras).

O que é e para que serve o processamento?

Processar é pegar o primeiro item da sua caixa de entrada e tomar uma decisão com relação a ele. Você vai se perguntar: O que é isto? Demanda algum tipo de ação? E, a partir daí, encaminhar a informação para o lugar certo.

Este passo é muito importante porque, se ele for feito com pressa ou sem foco, isso certamente vai te prejudicar na execução. Não deixe que suas listas de próximas ações seja uma lista de coisas incompletas, que ainda não foram pensadas. Elas têm que ser pensadas no processamento.

Por que o David mudou o nome do passo de “processar” para “esclarecer”?

O David mudou o nome dos cinco passos porque achou que todos estavam muito mecânicos e menos relacionados aos processos da mente. Agora eles estão mais ligados ao intelectual. No caso específico do processar, acredito que a mudança seja importante porque “processar” parece algo mecânico mesmo. Quando falamos em “esclarecer”, fica mais claro mesmo do que se trata esse processo. Nós analisamos item a item para esclarecer o que é cada um deles.

Como processar?

O David oferece um fluxograma para facilitar a nossa vida ao processar.

Basicamente, ao pegar um item da sua caixa de entrada, você tem SEIS, e apenas seis, opções sobre o que fazer com ele.

Você vai perguntar:

O que é isto?

Demanda algum tipo de ação?

Se NÃO

Lixo – Delete, recicle, jogue fora
Incube – Não demanda ação agora, mas você gostaria de rever isso em outra ocasião, pois pode demandar futuramente
Arquive – Guarde em seu arquivo de referência

Se SIM

Faça na hora – Se levar menos de 2 minutos
Delegue – Se você não for a melhor pessoa para fazer isso (e tiver para quem delegar)
Adie – Para fazer o mais breve possível

Confira o mapa do fluxograma abaixo:

workflow-map-pessoal

O mapa acima mostra todo o fluxo do processamento e para que lugar deve ir cada informação.

Perceba que qualquer item do fluxo pode desencadear um projeto. Você pode descobrir, ao pensar sobre a próxima ação, que a ação faz parte de algo maior ou leva mais de um passo para ser concluída. Logo, para o GTD, isso é um projeto. Nós vamos usar muito o fluxograma acima durante toda a nossa série. Eu inclusive recomendo que você imprima para consultar sempre que quiser.

Vamos examinar os itens que NÃO demandam ação

O que vai para o lixo?

David é bem catedrático nesta questão: na dúvida, guarde; na dúvida, jogue fora. Nao existem regras ou padrões e o que você descarta é muito pessoal. Para ajudar, faça a si mesmo(a) a seguinte pergunta: “Isto aqui é realmente necessário ou útil para que eu mantenha, ou eu posso confiar que essa informação pode ser encontrada facilmente na Internet ou em outra fonte depois, caso eu precise?”. Muitas coisas vão para o lixo, se você pensar dessa forma.

O que será incubado?

Provavelmente você encontrará alguns itens na sua caixa de entrada que te levarão a pensar: “Puxa, isto não demanda ação agora, mas eu gostaria de voltar nisto futuramente, só não quero perder a ideia!”. Alguns exemplos:

  • Acontecerá um café-da-manhã em um cliente, mas será apenas daqui a três semanas, e você não tem certeza se poderá confirmar até uma semana antes, pois terá mais noção das suas prioridades a seguir.
  • Você recebeu um material para ser usado em um treinamento que acontecerá apenas daqui a um mês e precisa guardá-lo em algum lugar.
  • Você comprou ingressos para um show que acontecerá apenas daqui a seis meses e precisa guardá-lo em algum lugar.
  • Na próxima semana acontecerá uma reunião importante e você recebeu a pauta.
  • Enquanto você assistia a um filme no cinema, teve a ideia de viajar para um lugar. Você não tem como viajar agora, mas não gostaria de esquecer dessa vontade para planejar futuramente.

O que você faz com esse tipo de informações? Existem duas alternativas:

  1. Inserir em uma lista chamada “Algum dia / Talvez”, que você revisará semanalmente
  2. Colocar um lembrete em seu calendário em datas específicas ou em um tickler

É ok você não decidir sobre algo neste momento, contanto que você esteja tranquilo(a) sobre isso.

O que vira referência?

Existem informações que não demandam qualquer tipo de ação, mas você acha importante guardar pois podem servir como referência futura para seus projetos, atividades ou mesmo lembrança pessoal. Documentos, referências bibliográficas de trabalhos, contas pagas e uma sorte de outras informações. Criar um arquivo de referência que seja fácil de arquivar e acessar é passo fundamental no GTD.

E agora vamos conhecer os itens que SIM, demandam ação

Faça na hora… se levar menos de 2 minutos

A regra de ouro do GTD é fazer na hora tudo o que leva menos de 2 minutos, para que nada vire um gargalo em você. Essa regra é mágica e muda a vida de muitas pessoas. Fazer em menos de 2 minutos significa desde responder um e-mail a lavar o copo que você deixaria na pia. Você ficará surpreso(a) com a quantidade de coisas que você pode fazer em menos de 2 minutos.

Delegue

Se você não for a pessoa mais adequada para fazer, delegue a ação. Você pode acompanhar o que está aguardando resposta de outras pessoas através de uma lista com todas essas ações que foram delegadas. Uma boa prática é inserir a data desde quando você delegou, para ter controle do tempo. Por exemplo, na sua lista de “Aguardando resposta”, pode ter um item assim:

“Nome da pessoa – Fazer tal ação – desde 12/04/15″

Adie

Se uma ação não pode ser feita em menos de dois minutos nem pode ser delegada, ela fica para depois, mas é importante frisar que é para ser feita assim que puder, o mais rápido possível, para não parecer que se trata de procrastinação. E aqui nós temos duas opções, que dizem respeito às ações que têm prazo e às ações que não têm prazo. Fica assim:

  1. Se tiverem prazo, você insere a data na ação. Todos os programas de tarefas têm a possibilidade de atrelar uma data à ação. Algumas pessoas gostam de colocar a ação com prazo na agenda. Fica a seu critério. O que facilita mais para você?
  2. Se não tiverem prazo, você organiza sua lista de próximas ações como achar conveniente. O David Allen recomenda organizar por contexto.

E projetos?

Qualquer item do seu fluxograma pode servir como um gatilho para desencadear projetos.

Projeto no GTD é tudo aquilo que leva mais de um passo para ser concluído e pode ser feito no período de até um ano.

Se você identificar um projeto, insira-o em sua lista de projetos. Veremos mais no próximo post, sobre organização do sistema.

Existe uma hora específica do dia em que devemos processar?

Não existem regras. Você pode querer dedicar um tempo exclusivo e com foco para essa atividade. Algumas pessoas gostam de processar aos poucos ao longo do dia, enquanto outras gostam de reservar um tempo uma vez por dia para o processamento. Eu já fiz das duas formas e, atualmente, eu gosto de reservar um tempo, no começo ou no final de cada dia, para esclarecer essas informações.

Boas práticas do processamento

  • Não pode devolver nenhum item para a caixa de entrada.
  • Não fique escolhendo o que vai processar. Pegue o primeiro e mande ver.
  • Dedique energia e concentração a esse processo.
  • Não “processe direto” em seu sistema. As informações precisam desse tempo de maturação na caixa de entrada para que você possa tomar as decisões corretas ao processar.

A relação entre o processar e o organizar

Muitos usuários iniciantes têm dúvidas sobre o processar e o organizar, pois eles parecem ser muito parecidos. Processar é esse processo de pensar e tomar decisões. Organizar é quando você coloca as informações nos lugares certos, configura o seu sistema etc. Essa é a diferença.

 

Dúvidas? Poste nos comentários.

06 Jul 2015

Aprenda GTD: Como fazer a coleta

No último post da série Aprenda GTD, eu falei sobre que ferramentas podemos usar para aplicar o GTD. Hoje eu gostaria de continuar na parte prática, explicando sobre como podemos fazer a coleta, que é o primeiro passo do GTD.

O que é e para que serve a coleta

O David Allen gosta de usar o verbo capturar para descrever o processo da coleta. O objetivo de coletar é o seguinte: “Até você ter capturado tudo o que tem a sua atenção, uma parte sua não vai confiar totalmente que você está trabalhando com uma visão geral do seu mundo.”. Em outras palavras: você precisar tirar da cabeça aquilo que está te preocupando de alguma forma, para poder lidar com isso sem que essa ideia fique pipocando na sua mente de tempos em tempos (além de você correr o risco de esquecê-la).

Quando ele fala que a nossa mente é para ter ideias, não para armazená-las, significa basicamente o seguinte:

  • Você já se pegou tendo grandes ideias enquanto está tomando banho, tirando férias ou tentando dormir? Isso acontece porque sua mente está em um estado de relaxamento. Durante o dia, isso não acontece porque você tem sempre muitas preocupações na sua cabeça. O que buscamos, ao fazer a coleta, é esse estado de relaxamento que nos permita pensar durante o dia também.
  • Se você conseguir obter controle no seu nível mais básico de atividades, não precisa gastar conhecimento cognitivo nelas – e pode deixar sua mente liberada para pensar estrategicamente. Ou seja: como você pode conseguir se dedicar a um projeto importante se você está preocupado com a sua caixa de entrada de e-mails cheia de demandas esperando sua resposta?

Quando a gente fala em coletar, muitas pessoas pensam: “Credo, mas vou escrever tudo o que está na minha cabeça? Vou ficar maluco”. Em primeiro lugar, não, você não vai escrever tudo (vou explicar mais para a frente o que você vai escrever). E em segundo, as coisas não deixam de existir apenas porque você não quis escrevê-las e tirar da cabeça. Quando você faz isso, você consegue ter uma ideia da dimensão de coisas que você precisa fazer e cuidar, apenas, o que pode te dar a sensação de tranquilidade por não confiar na sua mente para isso. Você só consegue ficar tranquilo sobre aquilo que não está fazendo quando tem noção do que não está fazendo, e a única maneira de fazer isso é coletando esse material. Nossa mente não tem outra mente interna fazendo essas divisões.

Claro, porque você já deve ter percebido que nem a pessoa com a melhor memória do mundo consegue guardar todas as informações necessárias na cabeça. E a outra questão – a mais importante, no meu ver – é que não precisa. Você não precisa usar a sua cabeça para armazenar informações. É isso o que o David quer dizer quando recomenda que a gente use a cabeça para pensar, não para armazenar. Quando a gente armazena, a cabeça fica muito cheia para pensar.

O que você deve capturar?

No geral, tudo aquilo que chama sua atenção. Você pode estar divagando durante a aula de Economia III na faculdade e reparar que o teto pintado de azul é bonito. Precisa capturar isso? Não. Mas é claro que, se você olhar para o teto azul e descobrir que, um dia, quando tiver sua casa dos sonhos, gostaria de ter um teto azul, pode ser legal não perder essa ideia. Entendem a diferença? Tudo gira em torno da atenção.

Minha regra pessoal é a seguinte: se eu penso em uma coisa que eu sei que não posso esquecer, eu anoto. É mais simples assim! Mesmo que depois eu decida que é uma bobagem, prefiro anotar a esquecer.

De onde vêm essas informações que precisamos coletar?

Fiz um desenho singelo para compartilhar com vocês:

11220100_10153443988217915_3471041189670776769_n

Ideias podem surgir o tempo todo no nosso cotidiano e não é legal perdê-las. Nos meus workshops, eu sempre recomendo que as pessoas capturem suas ideias (mesmo que não usem o GTD), porque nunca se sabe qual é a ideia que pode mudar sua vida. Pessoas como Walt Disney, Mozart e Steve Jobs capturavam suas ideias e, com elas, mudaram o mundo. Um dia eu tive a ideia de criar um blog sobre organização pessoal e poderia simplesmente ter deixado a ideia passar. Você mesmo pode ter uma experiência a respeito de algo que um dia era apenas uma ideia e que depois transformou grande parte da sua vida.

Então, no dia a dia, desde o momento que a gente acorda (já pensando em mil coisas), até chegar no trabalho, conversar com o colega e saber uma novidade sobre um projeto, abrir a caixa de entrada com 112 e-mails novos, ir para a reunião, lembrar de coisas para comprar no mercado, solicitações do chefe, nós estamos recebendo informações. Se não coletarmos aquilo que precisaremos lembrar, podemos fatalmente esquecer algumas delas – por melhor que seja a sua memória. Por isso, a recomendação do GTD é que, se você receber algum tipo de informação que precise ser lembrada, anote em algum lugar.

Onde capturar

No post anterior você já viu algumas sugestões de ferramentas para coleta. Particularmente, eu gosto de coletar no papel, por achar mais rápido escrever que digitar no computador ou no celular. Lembre-se também que não é para processar direto essa informação – passar pelo passo da coleta é importante porque o processar, que veremos no próximo post, deve ser feito com atenção, e não de qualquer jeito. (Veja aqui os principais erros de quem começa a aplicar o GTD)

Algumas ferramentas, como o Todoist e o Evernote, podem ser usadas também como caixa de entrada. Fica totalmente a seu critério escolher o que for melhor para você. O que eu recomendo é que você tenha uma ferramenta digital e outra física para coleta, para nunca ficar na mão. Eu costumo levar meu bloquinho de papel para todo lado mas, se por acaso ele faltar, certamente estarei com meu celular, e então posso coletar (eu uso o Evernote para isso).

Durante muito tempo, usei um único caderno (físico) como caixa de entrada e anotava nele, uma coisa embaixo da outra, tudo aquilo que não poderia esquecer. O problema de fazer assim – percebi com o tempo – é que você não consegue se concentrar em um único item ao processá-lo – o de baixo pode chamar mais atenção e por aí vai. Quando eu coleto em um único papel, consigo me concentrar em cada item coletado e o processamento se torna mais preciso. Quando o David recomendou isso no livro imaginei que fosse um absurdo, anti-ecológico, mas agora entendo o por quê. E, para economizar papel, basta usar folhas de rascunho, reaproveitar os papéis e tudo o mais. Dá na mesma.

A importância de ter uma caixa de entrada

A caixa de entrada é aquele lugar onde você vai centralizar todos os papéis que chegam até você. A ideia é que, se você precisar de alguma informação que ainda não tiver sido processada e organizada, você sabe que fatalmente ela estará na sua caixa de entrada. No outro post, anterior, eu falei mais sobre a importância de ter uma caixa de entrada (e, na verdade, várias, e como fazer).

Na prática, funciona assim: você passará o dia coletando ideias e, quando coletar cada uma, colocará o papel na sua caixa de entrada (se você usar uma caixa de entrada digital, adapte o conceito à sua ferramenta). Depois, você vai processar o que coletou. No post sobre o processamento vou comentar sobre a frequência dele.

A primeira coleta

Quando você começa a implementar o GTD, pode perceber que vai fazer uma coleta bem grandona. O David tem algumas recomendações:

  • Comece pelo seu espaço físico. Olhe para a sua mesa e veja o que você tem de papéis, contas jogadas, post-its, recibos, anotações diversas. Veja um por um para ver a necessidade de coletar. Lembre-se que é muito mais fácil deixar as coisas como estão do que tomar alguma decisão com relação a elas – e isso vale para tudo na vida! O que o GTD faz é, pouco a pouco, solucionar essas coisas. Se você tem uma mesa quebrada no seu escritório, você precisa coletar essa ideia para decidir depois o que vai fazer com ela. E é claro que, se for algo gigantesco como um móvel, você não vai colocar na sua caixa de entrada, mas anotar em um pedaço de papel “mesa quebrada” e colocar na caixa de entrada. Ao processar, você vai se fazer algumas perguntas que vão te ajudar a lidar com aquilo.
  • Depois da sua mesa, vá para as suas gavetas. Depois, as superfícies do seu escritório. Armários, estantes. Como você pode ver, a primeira coleta pode ser trabalhosa. O David recomenda que você tire dois dias para fazer. O que eu particularmente recomendo é que você colete um pouco hoje, um pouco amanhã e por aí vai, porque isso faz parte da minha filosofia de organização – fazer tudo aos pouquinhos, desde que evolua. Depende realmente do que funciona melhor para você. Quando eu comecei a usar o GTD, eu fiz a coleta grandona toda de uma vez e, vez ou outra, gosto de refazer. Ajuda bastante a verificar se falta tomar algum tipo de providência.
  • Aplique a coleta em toda a sua casa. Ande pelos cômodos e veja se algo chama a sua atenção. Comprar um móvel, pintar uma parede, arrumar os cabos atrás do rack. Certamente você coletará muitas ideias.

Fazendo a coleta mental

Uma vez que você tenha feito a coleta física, parta para a coleta mental. E aqui eu já digo que vale muito mais a pena coletar a mais que deixar faltar algo – tenha isso em mente ao capturar ideias. Não é hora de pensar “isso é demais” – se achar importante, colete.

Para fazer a coleta mental, utilize o livro do GTD (“A arte de fazer acontecer”), a partir da página 90, quando ele traz uma lista de possíveis veios abertos na sua vida para inspirar essa coleta.

Depois da coleta

Se você coletou tudo, provavelmente sua cabeça está vazia e sua caixa de entrada está cheia. Depois de coletar, você vai processar esse material. Nosso próximo post será apenas daqui a duas semanas, explicando o processamento, e é provável que você tenha ali coisas que não podem esperar. Eu sugiro que você processe sozinho, seguindo as recomendações do livro e, quando o post novo chegar, você vai refinando seu processamento com o que foi coletando ao longo dos dias. Não deixe sua caixa de entrada acumular, senão processar se tornará chato. E ah, processe aos poucos, senão você vai ficar horas fazendo isso da primeira vez.

Lembre-se que isso deve se tornar um hábito no seu dia a dia. Lembrou de alguma coisa que não pode esquecer, colete! Se esse negócio voltar à sua mente pela segunda vez, é porque você não coletou da primeira – exercite mais.

Boas práticas da coleta

  • Coloque a data em que você coletou aquela informação. Pode ser útil ter essa informação ao processar uma demanda que você tenha que cobrar de alguém, por exemplo, ou para tarefas semelhantes cuja única diferença é o dia que entraram. Na verdade, é um bom hábito datar tudo o que você escreve, não só as coletas do GTD.
  • Se você for coletar algo que é evidentemente lixo, já jogue fora. Não vale a pena colocar na caixa de entrada e só jogar fora ao processar. Isso pode ser especialmente útil para e-mails que são spam.
  • Seja consistente na coleta. Se deixar de coletar uma vez, as coisas já voltam para a sua cabeça e a bagunça se instaura novamente.
  • Coletar ajuda você a lidar com interrupções. Você pode estar trabalhando em um documento importante e lembrar de algo que precisa fazer – em vez de parar e ir fazer, você anota para não esquecer e continua o que está fazendo. O mesmo vale para um telefone que toca ou o chefe que vem na sua mesa e pede um monte de coisas. Se for o contrário e você tiver que parar para atender uma solicitação, consegue coletar onde parou no documento e voltar nele com tranquilidade logo depois de cumprir a demanda.
  • Não insira diretamente a coleta no seu sistema organizado. Insira na caixa de entrada e processe depois com calma. Se processar errado, sua execução falhará. É necessário passar por todos os passos para ser feito da maneira certa.
  • Colete antes que aquilo se torne urgente. Você pode achar besteira coletar algo como “ir ao dentista” mas, quando você estiver morrendo de tanta dor e isso se tornar urgente, vai se arrepender de não ter coletado e lidado com aquilo antes. Isso vale para muitas outras situações em nossa vida, especialmente na vida pessoal, que podemos ter o péssimo hábito de deixar para lá.

Quando você começa a fazer a captura no GTD, na verdade você está dando o primeiro passo para transformar a sua “tralha” em algo que demanda qualquer tipo de ação ou não. Quando você não decide sobre as coisas que aparecem na sua vida, elas ficam ocupando seu espaço mental e te perturbando mesmo que você não saiba.

Percorrer todos os cinco passos do GTD é MUITO importante porque, muitas vezes, as listas que as pessoas têm de coisas a fazer nada mais são do que listas de coisas incompletas, que não foram pensadas, e que continuam ali como um lembrete do que deve ser pensado ainda. Isso não te tira do lugar e você não sabe por quê. O que o GTD faz é tornar a execução de todas as coisas na vida muito mais fáceis para você.

Dúvidas? Poste nos comentários. :)

 

16 Jun 2015

(Vídeo) Escritório móvel GTD

Esta semana estou viajando para fazer um curso com o David Allen e tirar minha certificação como GTD Master Trainer pela Call Daniel. Aproveitando o ritmo, gravei um vídeo mostrando como manuseio o que eu chamo de “escritório móvel” do GTD, com tudo o que levo comigo quando vou trabalhar em outro lugar que não seja meu home-office. Espero que gostem!

Se você não estiver vendo o vídeo, clique aqui.

Você pode trocar ideias sobre GTD no grupo criado no Facebook (aqui!) para ser uma comunidade de usuários brasileiros vinculada à David Allen Company. É importante falar que o grupo não existe para concorrer com ninguém – acreditamos que uma comunidade deva ser composta por pessoas que tenham um bem comum e queiram apenas trocar ideias, tirar dúvidas e fazer amizades. Clique aqui para fazer parte!