ou
GTD

Este post é uma participação especial da amiga e personal organizer Edeltraut Lüdtke, do blog Transformando Espaços. Obrigada, Edel!

Se uma pessoa religiosa não muito atualizada ler este título irá pensar que esse GTD é um novo Deus, e considerá-lo uma grande heresia, pois poderão dizer “mas é Deus quem guia a nossa vida!”! Só que não é nada disso não, você que já conhece um pouco o método de produtividade, ou bastante, sabe que a verdade é que esse GTD poderia quase ser considerado um segundo livro sagrado essencial nos dias em que vivemos! O primeiro é o seu, de acordo com a sua religião, claro, que também deve pregar dicas sábias e interessantes para viver a vida por aqui rumo ao além…

Não entrando nos méritos e deméritos religiosos de qual base doutrinária é melhor, por mais que cada uma ensine o amor, como viver em paz, o que fazer para ser salvo, a gente precisa de dicas mais práticas sobre como sobreviver com sanidade aqui no planeta Terra, como viver a vida dos nossos sonhos, dar sentido ao que fazemos aqui, neste mundo! “Enfim, é isso o que eu quero, mas qual é a próxima ação?!” E aí o método GTD é pura inspiração, ele realmente ensina a solução para viver a vida com mais sabedoria, na prática, no “vamos ver” do dia a dia, em casa, na vida e no trabalho. Mas chega de blá, blá, blá, vamos entender o que esse esquema de volante quer dizer afinal!

O por que do volante do GTD

Num momento inspiração GTD, comecei a refletir que tudo o que fazemos relacionado aos processos de trabalho é trabalho, todos os cinco passos envolvem ações, atitudes, hábitos, não somente o “simplesmente faça” do 5º passo que é o Engajar. Só que dentro do fluxograma de trabalho padrão, onde se encaixaria cada passo? Assim, redesenhei o fluxograma e comecei a circular os processos de trabalho ali dentro e refletir sobre eles.

Entendendo as cores do desenho

Os destaques em verde são as ações (capturar, arquivar e jogar no lixo também são ações!), em vermelho as perguntas, e cinza os “arquivos de trabalho”, e os escritos com caneta verde é onde estão localizados os meus materiais. O que está em amarelo chama atenção para tralha e para as respostas sim e não, pois a partir destas respostas todo o restante se sucede.

O passo capturar e esclarecer na caixa de entrada

Analisando este fluxograma dentro do volante você pode verificar onde está cada um dos 5 passos de trabalho do GTD. No topo temos os passo 1 capturar e 2 esclarecer, pois nem tudo que você pensa, ou chega até você precisa ser capturado, recolhido, para esclarecer depois. Já pode ser descartado antes de entrar na sua roda de análise. Quantas coisas deixamos entrar, e já sabemos que no final não fará sentido para nós? Quantas ideias poderíamos deixar pra trás, em vez de tentar encontrar um lugar para elas, se nada tem a ver conosco? Menos é mais, também aqui!

O passo esclarecer e as perguntas

No meio do volante tem o passo 2 esclarecer mais detalhado, que consiste em dar significado e respostas às perguntas certas e óbvias da produtividade: O que é isto? Demanda ação? Qual é a próxima ação? Demora menos de 2 minutos? É um projeto?

O porém dos projetos

Na lateral esquerda temos a parte dos projetos, quando a resposta é sim, demanda ação, mas tem a ver com um projeto e não se pode resolver com uma ação pontual. Nesta etapa Projetos, para os não muito entendidos, podem surgir algumas dúvidas e eles acreditarem erroneamente que todo este esquema é furada e não funciona de jeito algum. Até eu já desconfiei disso. Só que Projetos não são tão complexos assim, a medida que você vai testando e aprendendo como funciona. Já ouviu falar de aprender com os fracassos e erros? Não precisa fazer certo da primeira vez, nas próximas se pega o jeito.

Plano de projeto nada mais é do que um plano de ação que não tem todas as ações prontas, como nenhum planejamento tem, mas que precisa de revisão. É no passo 4 Refletir que muitos pecam, desistem, e então os planos fracassam! É aqui também que se acertam as engrenagens, se revisam as ações, se mudam os focos, se cancelam as ações desnecessárias. Por isso o plano não é algo pronto, mas algo que se constrói. Ele muda, e não é errado mudar, é simplesmente revisar! O importante é fazer acontecer na hora certa para isso. Esse fazer acontecer é enfim, visualizar o resultado que se esperava alcançar com o projeto, com todas as ações planejadas, remodeladas, realizadas, e curtir essa glória de marcar com um ok de concluído! Ou cancelado, se for o caso! Já todos os projetos em andamento, precisam ser frequentemente visualizados de alguma forma.

Para arquivar já!

Na lateral direita do volante temos quando a resposta é não demanda ação no momento. Então pode ser considerado lixo, além de não demandar ação, como uma propaganda que você recebeu na rua, a lista de supermercado toda rabiscada, um rascunho que você já passou a limpo da reunião, um e-mail spam. Nessa parte entra você ter uma estrutura de arquivos para armazenar a “papelada” física e virtual. O GTD sugere dois tipos diferentes: um que ele chama de algum dia/talvez, que é uma espécie de incubadora de ideias, ou papeis que você precisa ter em mãos num período específico, e retomar num dado momento, e também o arquivo de referência, que simplesmente irá armazenar informações importantes para consulta, que tem a ver com seus interesses.

Luz, câmera, ação!

Na parte inferior do volante está o passo 5, engajar, que é simplesmente: Faça logo (se levar menos de 2 minutos)! Muitas ações podemos eliminar das listas se criamos o hábito de fazer as coisas rápidas e não deixar a bagunça pequena se acumular. Circular pela casa e devolver os itens aos respectivos cômodos. Idem no espaço de trabalho. É um hábito muito produtivo e que dá grandes resultados no dia a dia.

As ações Delegue ou adie! irão envolver os passos 3 organizar, 4 revisar e 5 engajar novamente, pois se delegamos, precisamos de lembretes para lembrar a pessoa da ação, e se adiarmos, também podemos imediatamente agendar no calendário, ou listar nas próximas ações, para fazer assim que por possível.

E se você se perder pelo caminho?!

Tentamos viver segundo nossos valores, porém ás vezes tombamos, saímos dos trilhos, pegamos o caminho errado. Espiritualmente falando, é a coisa mais normal de acontecer, mas sempre voltamos ao nosso centro, ao nosso eixo, as nossas crenças, pois nosso consciente nos chama de volta, mesmo que agimos de forma insensata. No GTD da mesma forma, se bagunçamos nosso sistema por N coisas que temos a fazer, se marcamos bobeira em alguma etapa, se erramos, estamos a um passo de voltar, e corrigir nossos erros. Não precisamos nos sentir derrotados, “realmente não temos jeito pra coisa”, a coisa mais normal é também sair dos trilhos de vez em quando. Só temos de voltar e retomar o volante no caminho certo.

Já me senti exatamente assim, muitas vezes, e desanimada por não conseguir constância nos meus propósitos e valores. Por fazer coisas nada a ver comigo, e achar que “essa sou eu”. Somos o que queremos ser, o que escolhemos fazer. Todos nós temos duas vozes muito fortes e latentes dentro de nossa consciência, qual ouviremos?

Quando você não souber mais o que fazer, e se deparar com a pergunta, “E agora, qual será a próxima ação?!” você lembrará que o GTD tem as respostas práticas, e que você precisará esclarecer o que não gostaria, como deve ser feito. Dizer sim para o que você quer verdadeiramente dizer sim, vivendo os “casamentos” certos e não para o que merece ser dito não.

GTD dá trabalho implementar, dá trabalho manter, dá trabalho vivenciar no dia a dia, mas antes trabalhar com estes hábitos do que sem eles. Por isso, encare o desafio, deixe o volante do GTD guiar a sua vida, escute mais a sua “sabedoria interior”, o que você acredita, o que você realmente é, e seja feliz!  

Thais Godinho
10/05/2017
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Organização atual: agenda + Evernote
Fluxograma do (meu) GTD
Não se trata só de “dicas práticas”

Uma das perguntas que eu mais recebo é sobre como organizar tarefas recorrentes e de rotina, então este post serve para tirar essa dúvida.

Na primeira turma que fiz da minha certificação de GTD em Amsterdam, os instrutores em formação tiveram a oportunidade de fazer perguntas para o David Allen. E eu perguntei isso: “como você organiza tarefas de rotina no GTD?”. E ele respondeu, dando de ombros: “como todo o resto”. Minha reação interna foi um misto de intrigada com irritada, porque ele me deu uma resposta tão vaga! Só depois de passar por todo o processo de certificação que eu percebi que ainda não tinha desenvolvido o mesmo mindset, que é de pegar cada item e esclarecer o que aquilo significa para mim. Então hoje, quando alguém me pergunta “como eu organizo tarefas recorrentes no GTD?”, eu também respondo: “como todo o resto”. rs

Veja: não existem pré-definições no GTD. Você pega cada item, cada coisa que supostamente tem que fazer, e pergunta o que aquilo significa para você. Uma lista de tarefas recorrentes ou o que você chama de rotina deve passar por isso.

De modo geral, sem enrolar, as famosas tarefas de rotina acabam se dividindo, quando analisadas, nas seguintes categorias:

  • Itens de calendário. Se algo precisa ser feito em um horário recorrente (ex: aula na academia ou tomar um remédio) ou em um dia recorrente (ex: toda sexta-feira ou todo dia 15), deve entrar no calendário com recorrência. Simples assim. Eu utilizo a agenda do Google, então inserir uma recorrência em um evento é muito simples e uso bastante.
  • Próximas ações com recorrência, especialmente diárias. Se você tem coisas que precisa fazer mas não precisa ser em um dia específico (essa definição é importante! significa que você pode fazer antes, mesmo que tenha um prazo), insira no contexto apropriado e seja feliz. Dependendo do programa que você utilizar para gerenciar suas próximas ações, você pode inserir a recorrência na própria “tarefa”. Eu uso o Todoist e há essa possibilidade. Hoje tenho apenas uma próxima ação com recorrência assim, que é “escrever o post do dia”, pois posso adiantar para quantos dias eu quiser essa ação (não é porque o post vai ser publicado dia 12 que eu tenho que escrevê-lo apenas no dia 12).
  • Checklists. Aí você pode me perguntar: e itens como escovar os dentes? Arrumar as camas? Lavar a roupa? Sempre que você tiver itens recorrentes que você já faz meio que no piloto automático, ou seja, não precisa ser lembrado de fazer, mas ainda assim quer garantir que estejam sendo feitos adequadamente, você pode criar checklists. Checklists não são lembretes de coisas a fazer (como calendário e próximas ações), mas listas que você usa como referência, só para verificar se aquilo que faz sempre em determinadas frequências ou situações foi realmente feito.

Perceba então que um mesmo item, como por exemplo: “comprar massa para pizza”, pode entrar nos três itens, porque depende de você, da sua vida, da sua situação. Poderia entrar no calendário, caso você combine com um grupo de amigos uma visita ao Eataly no sábado que vem. Poderia entrar na sua lista de próximas ações para comprar quando estiver na rua. Poderia estar na sua checklist de compras padrão no mercado, que você verifica quando sente necessidade. Então o GTD trabalha total naquilo que faz sentido para você – no que você tem que fazer para tirar aquilo da sua mente. Se você precisa se lembrar todos os dias de arrumar a cama porque isso não é um hábito, talvez valha mais apena inserir esse item como um lembrete que dentro de uma checklist. Não tem certo ou errado. Avalie.

E outra, pode mudar. Nada é estático. Frequentemente tenho ações que migram de uma categoria para a outra justamente porque quero me forçar mais a fazer determinadas coisas. Por exemplo: fazer uma revisão fiscal mensal. Tenho uma checklist, mas inseri um item no calendário me lembrando todo dia 28 porque isso me deixou tranquila com relação a essa revisão. Pode ser que no futuro o lembrete já não seja necessário.

O que é fundamental aqui é você pensar um pouco sobre essas coisas todas que você julga como “tarefas de rotina” para ver se são mesmo rotina ou você apenas quer que sejam. “Fazer mais atividades físicas” não é um lembrete de nada – é algo que você tem que esclarecer o que significa e que pode virar até um projeto (“me matricular no clube de tênis”). Por isso, pegue tudo isso que você considera atividades recorrentes ou de rotina e esclareça o que significa para você, organizando nos compartimentos mais adequados.

Thais Godinho
02/05/2017
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Resumo do mês de dezembro 2015 aqui no blog
Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote – Parte 3 – Ações
Respondendo dúvidas dos leitores sobre o GTD
Este post foi uma sugestão do leitor Rodrigo Cristiano. Obrigada!

A experiênca produtiva dentro do GTD se baseia em termos controle e perspectiva das coisas na nossa vida.

O que seria controle? Dentro do GTD, aplicar os 5 passos (capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar) em todos os diferentes níveis de comprometimento que você tem.

E o que seria perspectiva? A aplicação vertical. É compreender que você tem diferentes níveis de prioridades: calendário/ações, projetos, áreas de foco e responsabilidade, metas e objetivos, visão e propósito.

Ou seja, para você ter uma experiência produtiva que te dê prazer, a vida pode ser uma construção de equilíbrio entre essas duas frentes.

Nós precisamos dos dois para ficar numa boa. Ter controle faz sua vida andar. Ter perspectiva te faz ter motivação para andar. Então é como se um fosse o motor do barco, enquanto o outro é o leme.

Prazos no calendário, as próximas ações que você precisa executar, os telefonemas que precisa dar, as reuniões, o tempo que passa processando e-mails, a lista de compras, esvaziar a mente, fazer sua revisão semanal… tudo isso ajuda a dar controle. Mas, a partir do momento que você pensa no propósito das suas ações, dos seus projetos, das áreas da sua vida, você está “verticalizando” o GTD. Está elevando a perspectiva.

Quando você percebe que uma única ação não vai concluir o que você precisa fazer, e se pergunta “qual o resultado desejado?”, está elevando a perspectiva para o campo de projetos e objetivos. E perguntar “por que” você está fazendo qualquer coisa vai te dar perspectiva elevada imediatamente. A resposta a essa pergunta é o que traz motivação, porque é isso o que a perspectiva faz.

Mas como se obtém isso? Existe um roteirinho?

Não. “A vida acontece enquanto a gente está ocupado fazendo outros planos” – John Lennon. O que o GTD faz é justamente lidar com tudo isso o que chega na nossa vida de uma maneira holística, a fim de fazer a gente se engajar naquilo que faz mais sentido, é o mais correto, prioritário – ou o nome que você quiser dar à sua escolha consciente naquele momento.

Existe um teste de auto-conhecimento no site do GTD (apenas em inglês por enquanto) que se chama GTD-Q. Você pode fazer com a ajuda do Google Tradutor. A ideia é refazer esse teste de tempos em tempos. Ele mostra se você precisa mais de controle ou mais de perspectiva no momento em que está vivendo.

De modo geral, a própria prática do GTD no dia a dia vai te guiando sobre aquilo que chama mais a sua atenção. Lembre-se: o mais legal do GTD é que você não precisa estar em um estado “ideal” para começar – você pode começar de onde estiver.

Thais Godinho
27/04/2017
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Organizando o control journal no Evernote
Las Vegas: Staples, Office Depot e Walmart
Como organizar: Projetos no Evernote

Eu sei que vivemos em um mundo corrido e com muitos prazos para ontem, e que “ninguém tem tempo” a perder com listas e “outras complicações”. Mas, estudando sobre produtividade nos últimos onze anos (!), eu também aprendi que esse modus operandi não te leva a sair desse ciclo. O que aconteceu comigo, pelo menos, foi perceber que eu ficaria doente e poderia até morrer se quisesse seguir esse ritmo para sempre. Eu quis ir um pouco mais devagar – o que não significava ser menos eficiente. Eu só acreditava que nem tudo era pra ontem. Também acreditava que as coisas poderiam ser feitas com um pouco mais de antecedência e planejamento. E foi essa “crença” que me fez tomar a decisão de mudar. E aí eu saí do ciclo.

Porque pasme: o mundo não acaba quando você começa a colocar limites. Gera certas dores? Sim. Quantas vezes não fui zoada – “a Thais anota tudo, cuidado com o que fala hein?”. Ou então: “Você planeja demais – nem tudo tem que sair com a qualidade que você espera”. E, quando a gente está no mercado de trabalho, tentando agradar o chefe, bate uma insegurança tremenda. A gente não sabe se confia no próprio coração ou no que o chefe manda ou nos conselhos dos colegas. A grande verdade é que ninguém sabe o que está falando. A única pessoa que sabe é você mesmo. Porque o que é o ritmo de uma pessoa, pode não ser o da outra. E dificilmente será.

Eu lido com isso diversas vezes quando vou ensinar uma pessoa a se organizar a partir do zero. Ela quer que a coisa aconteça rápido. Quer dicas práticas. Não quer que eu dê mais trabalho. Então existe todo um esforço de conscientização para mostrar que não se trata de batucar teclado nem de riscar coisas da lista, mas de ver se você efetivamente está dedicando tempo às coisas certas. E essa pequena frase engloba um mundo de coisas.

O David Allen (autor do método GTD) participou de uma matéria para a tv holandesa onde ele ensina uma apresentadora a usar GTD desde o início. A matéria é incrível. Se você entender inglês, vai gostar muito (veja abaixo ou clique aqui, se não estiver visualizando o vídeo):

Quando ele faz o exercício de coleta com a apresentadora, tem um momento que ela diz que está se sentindo um pouco aflita com o processo. E ele responde: “você só está se dando conta do estresse em que você já vive”. Ou seja, não é o ato de agrupar tudo o que está chamando a atenção que deixa o ser humano aflito. Não é ter listas mostrando tudo o que precisa ser feito. É o fato de essas coisas existirem e você, de certa maneira, não dar a devida atenção que todas elas merecem. Então “se organizar” é dar essa atenção. As coisas não deixam de existir se você não fizer isso. Porém, consciente do que existe, você pode ter mais tranquilidade. “Você só pode se sentir bem sobre o que não está fazendo quando você sabe o que não está fazendo”, o David diz.

O vídeo acima é só a edição para o programa, mas você pode ver a versão completa (15 minutos) aqui.

Todo mundo, sem exceção, acha que se organizar dá trabalho. Então o mecanismo de defesa para evitar entrar nesse ciclo “trabalhoso” é pedir: me dê dicas práticas! Só que “dicas” não resolvem o problema. Quer dicas? Oras, existem aos montes. Digite “dicas de organização” ou “dicas de produtividade” no Google e você terá milhares de resultados. Só que “dicas” não adiantam nada se você não tiver um processo inteiramente seu, um empoderamento interno de estabelecer limites para o mundo com base em suas próprias prioridades, se você não tiver um método que te auxilie a ficar relax o tempo todo.

Produtividade não é fazer mais coisas. É investir tempo nas coisas certas. E “coisas certas” variam muito – tanto quanto variamos como seres humanos. Por isso cada um faz suas escolhas. A pergunta é: as suas escolhas são coerentes? Você está construindo o estilo de vida que você quer ter?

Não me leve a mal: tem pessoas que gostam desse ritmo. Em certo teor psicológico, até dependem disso. Mas, se você está cansada(o), pare de pedir/pesquisar por dicas e procure entender que se trata de um estilo de vida onde você só precisa dar o primeiro passo: decidir que não quer mais viver assim. O “como fazer” depende muito de cada um. A minha abordagem, vocês sabem, é o GTD.

Thais Godinho
22/04/2017
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Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote – Parte 2 – Entendendo os horizontes do GTD
Criando um sistema de arquivos que realmente funcione
Organize sua caixa de entrada de e-mails

Este post é o último da série que explica como conciliar os dois métodos.

FLY Lady é um método de cuidados com a casa – clique aqui para saber mais.
GTD é um método de produtividade – clique aqui para saber mais.

Computador em uma mesa com um caderno ao lado

O que é um control journal?

Trata-se de um fichário, caderno ou programa que você utiliza para inserir todas as rotinas e informações do método FLY Lady.

Eu recomendo sempre ter uma versão impressa, pois o acesso é mais fácil, especialmente se você morar com outras pessoas.

É interessante dividir as seções por cores e personalizar de modo que funcione para você. Que seja bonitinho. Que seja positivo. Essa é a função do control journal: funcionar para você!

Você não pode construir seu control journal em uma única noite. Muita coisa depende da sua própria vivência e você provavelmente irá alterar muitos dados com o passar do tempo. Vá com calma e fazendo o que puder.

Neste link, no site do método, você encontra ideias e modelos (em inglês) para integrar ao seu control journal.

Veja o artigo no blog: Como criar um control journal

O que é o sistema GTD?

Sistema é o conjunto de ferramentas que você utiliza para o gerenciamento integrado da sua vida utilizando o método GTD.

O control journal, então, seria parte desse sistema. Independente da ferramenta que você utilizar. Ele não substitui o sistema GTD – na verdade, faz parte dele.

Veja o artigo no blog: Sistema GTD

Outros textos que podem ser interessantes:

Com este post, contemplamos todos os assuntos que relacionam e mostram como integrar o método FLY Lady ao método GTD. Você pode encontrar todos sob a tag: FLY Lady e GTD.

Espero que essa série tenha sido útil! Se tiverem dúvidas, por favor, usem sempre os comentários, pois suas dúvidas podem ajudar outras pessoas também, ao serem respondidas. Obrigada!

Thais Godinho
19/04/2017
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, FLY Lady, FLY Lady e GTD
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Sua família tem um plano de emergência?

Para o GTD, projeto é todo resultado desejado que leva mais de um passo para concluir, geralmente dentro do período de um ano.

Uma dúvida que eu tive com o passar do tempo usando GTD e que vejo que muitas pessoas ainda têm é sobre “sub-projetos”. Exemplo claro: “Organizar um casamento” pode ser um projeto, mas “Finalizar decoração da igreja” e “Alugar vestido de noiva” podem ser sub-projetos. A dúvida que paira é: devo ter um único projeto com todas essas etapas ou devo ter um projeto separado para cada uma delas? Este post serve para detalharmos mais essa discussão.

O que o David Allen diz é que, na verdade, tanto faz, contanto que você revise com a mesma regularidade todos os seus projetos e garanta que eles estejam atualizados. Não existe uma ferramenta perfeita e completa que gerencie tudo isso (não porque não criaram, mas porque não tem como fazer esse link vertical e horizontal com efetividade – por isso é importante que você conheça o método e, através das revisões, faça essa conexão).

Quando a gente revisa todos os projetos durante a Revisão Semanal, por exemplo, isso serve para que a gente tenha a consciência do todo e que esse todo seja coerente com tudo o que a gente quer concluir em até um ano (horizonte dos projetos). Então “ter uma lista de projetos” significa apenas ter essa visão integrada. Partindo desse princípio, sinceramente tanto faz como você organiza os seus projetos.

Agora, tem pontos importantes que podemos levantar aqui, e isso é muito pessoal. Vou trazer outro exemplo: “Reformar a cozinha”. Para reformar a cozinha, você já definiu que vai trocar o piso, instalar armários embutidos novos, trocar os azulejos, comprar novos eletrodomésticos. Cada uma dessas etapas poderia ser um sub-projeto numa boa. A grande questão aqui é: dá (ou quero) instalar os armários antes de trocar o piso? Às vezes não. Por questão de tempo, prioridade, recursos financeiros, você quer fazer uma coisa de cada vez. Isso significa que você não vai definir uma próxima ação para aquilo que não quer mover agora, mas ao mesmo tempo não quer perder a visão do todo. Afinal, quando você finalizar o piso, já quer ir para os armários. Isso pode significar (e é apenas sugestão) que vale mais a pena ter um único macro-projeto chamado “Reformar a cozinha” e ter cada uma dessas etapas definidas dentro do plano do projeto em vez de tratá-las como projetos individuais. Agora, caso seu projeto seja “Reformar a casa inteira”, pode valer a pena ter “Reformar a cozinha” como um projeto separado, pois você quer definir próximas ações para esse projeto mesmo que outros (como “Reformar o banheiro”) não as tenham.

Outra coisa: seu sistema é dinâmico. O David mesmo dá um exemplo no livro que, quando começou a organizar sua mudança da Califórnia para Amsterdam, ele tinha um único projeto chamado “Mudar para Amsterdam”. Mas, aos poucos, cada frente teve sua necessidade de desdobramento e ele fez com que esse único projeto se “pipocasse” em 15 novos, desde “Abrir conta no banco holandês” até “Terminar de armazenar as obras de arte da casa da Califórnia”. Porque depende do que você quer acompanhar regularmente como resultado. E isso é muito pessoal. O GTD certo é aquele que você molda à sua vida.

O David recomenda: na dúvida, não tenha sub-projetos. Tenha uma lista com todos os seus projetos e, no plano deles, insira essas etapas. Mas o que seria o “plano do projeto”?

O plano do projeto se baseia no Modelo de Planejamento Natural que o David destrincha no capítulo 3 do livro do GTD (“A arte de fazer acontecer”). Mas não é nada mais complicado do que criar uma lista com todas as etapas do projeto. Algo como:

  • Piso
    • Pesquisa de preço
    • Compra
    • Instalação
  • Armários
    • Tirar medidas
    • Pesquisa de preço e orçamentos
    • Compra
    • Instalação
  • Azulejos
    • Pesquisa de preço
    • Compra
    • Instalação
  • Eletrodomésticos
    • Pesquisa de preço
    • Compra
      • Geladeira
      • Microondas
      • Fogão
      • Lava-louça

Só de ter as etapas listadas assim já pode te dar um controle maior sobre o projeto como um todo.

“Mas Thais, onde eu listo isso?”. Depende do programa que você usa. Se você se organiza em papel, pode ser em uma folha de sulfite, em um caderno. Se for no Evernote ou no One Note, na descrição da nota do projeto. Se for no Todoist, você pode inserir uma nota no próprio projeto. Depende, mas em qualquer ferramenta você pode criar uma nota e inserir isso.

Outro ponto importante: os projetos não são iguais, então não adianta querer padronizar todos em um mesmo formato. Alguns terão etapas, enquanto outros serão tão simples quanto definir uma próxima ação depois da outra, enquanto outros terão cronogramas super complexos, que envolvem times de 26 pessoas. Para o GTD, a única coisa que você tem que fazer é ter uma lista completa com os seus projetos, que seja revisada regularmente, de modo que as próximas ações estejam definidas (e alocadas nos lugares apropriados) e funcionando em seu sistema de execução no térreo (calendário, próximas ações, assuntos a tratar e aguardando resposta).

Todo esse material de plano de projeto, além de cronogramas e arquivos diversos, são chamados de suporte / apoio ao projeto e devem ser revisados semanalmente (junto com o projeto) apenas para verificar se você pode identificar novas próximas ações. Eles não são as ações em si.

Thais Godinho
18/04/2017
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